Gemeente Westerlo. Functiebeschrijving

Transcriptie

1 Functie Graadnaam bestuurssecretaris Beleidsdomein Organisatie Functienaam Dienst - Subdienst Staf - ICT Functionele loopbaan A1a-A3a Doel van de entiteit De ICT dienst zorgt ervoor dat de software en de hardware van gemeente en OCMW optimaal functioneren. De dienst voorziet een helpdeskwerking zodat de collega's van OCMW en gemeente vlekkeloos kunnen werken en beroep kunnen doen op IT ondersteuning. De ICT dienst stroomlijnt, coördineert en ondersteunt de organisatie bij het toekomstgericht inzetten van de IT middelen en faciliteert het automatiseringsgebeuren in de organisatie. Plaats in de organisatie - Geeft leiding aan de personeelsleden van de eigen dienst. - Hij/zij rapporteert aan de gemeentesecretaris. Kernresultaten - Kernresultaat 1 : Algemene leiding o leiding geven aan de medewerkers van de dienst, met inbegrip van de personeelsgerelateerde taken die leiding geven met zich meebrengt, teneinde de personeelsleden te motiveren. o coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst en waken over de uitvoering van de opdrachten o coördinatie verzorgen en zorgen voor uitvoering beleidsbeslissingen in functie van de eigen opdrachten om een optimale werking te garanderen o aandacht besteden aan de ontwikkeling van de competentie van de medewerkers en ze ook motiveren via vorming en evaluatie. Er zorg voor dragen dat de middelen die ter beschikking worden gesteld op een efficiënte en verantwoorde wijze gebruikt worden. Tevens de nodige (organisatorische) maatregelen treffen teneinde de dienst optimaal te laten functioneren. - Kernresultaat 2 : Studie en begrotingswerk o constant voldoende kennis verzamelen teneinde een visie te kunnen ontwikkelen van waaruit beleidsvoorstellen kunnen worden geformuleerd aan College en OCMW- of gemeenteraad. o aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden. o zorgen voor een gefundeerd, samenhangend begrotingsvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren. Tijdig en nauwkeurig het begrotingsontwerp en -de wijzigingen opstellen teneinde een efficiënt en doeltreffend financieel beheer dienaangaande mogelijk te maken. - Kernresultaat 3 : Communicatie o instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten en het beleid, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen uitvoeren. o de nodige externe contacten onderhouden met instanties die impact hebben op de eigen opdracht teneinde de werking van de eigen dienst te optimaliseren

2 - Kernresultaat 4 : Uitwerking van projecten - Uitvoeren van ICT- projecten in alle gemeentelijke en OCMW diensten teneinde een efficiëntere werking te bekomen - Ondersteuning geven voor het beheer van het GIS en algemene databanken - Kernresultaat 5 : Verrichten van polyvalente taken o verrichten van alle niet vermelde, in overeenstemming met de functie, opgedragen taken die nodig zijn voor een correcte werking van de dienst, zodat de personeelsleden en de burgers steeds op een vlotte en efficiënte wijze geholpen worden. - In samenspraak met de direct leidinggevende kan er een takeninventaris opgesteld worden. Functieprofiel Technische competenties - grondige kennis van de wetgeving m.b.t. de functie - kennis van de gemeentewet en de werking van het gemeentebestuur - grondige kennis van de procedures, de werkmiddelen en de werking van de eigen opdracht Gedragscompetenties 1. Waardegebonden gedrag Klantgerichtheid Wil anderen helpen en dienen Toont begrip voor de klanten, is vriendelijk en voorkomend Houdt in acties en beslissingen steeds rekening met de behoeften en vragen van de klant Neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar concrete oplossingen Vraagt feedback en zorgt voor follow-up naar de klant I Onderzoekt gericht de wensen en behoeften van de klant Zoekt uit eigen beweging mogelijkheden om de dienstverlening te verbeteren Integriteit Handelt correct en respecteert de collega s en de burgers. Heeft ook respect voor het gebruikte materiaal Heeft een voorbeeldfunctie en handelt er ook naar. Tracht het team te motiveren om respectvol samen te werken. I Creëert de randvoorwaarden van een deontologische code en brengt deze ook in de praktijk Discretie Kan het onderscheid maken tussen vertrouwelijke en niet vertrouwelijke informatie Zal info van burgers en collega s vertrouwelijk behandelen

3 Zal dossiers die in behandeling zijn enkel ten gepaste tijde naar buiten brengen I Zal vertrouwelijke randinfo zoals uitspraken tijdens vergaderingen, vertrouwelijk behandelen Tracht steeds de juiste context weer te geven waarbinnen info moet geplaatst worden 2. Informatieverwerkend gedrag Kwaliteit en accuraatheid Zet zich in met de capaciteiten die hij/zij bezit Voert de gemaakte afspraken en de opgelegde taken uit Stelt vragen indien de taken en opdrachten niet begrepen worden Verzorgt een taak tot in de kleinste details. Levert verzorgd werk af Controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden Streeft naar duidelijke afspraken en taakomschrijvingen Neemt acties om orde, structuur, kwaliteit te behouden I Kent de geldende kwaliteitsnormen en werkt aan processen en systemen om de kwaliteit van data en info te optimaliseren Streeft continu naar initiatieven om de werking te verbeteren Inzet voor de gemeentelijke organisatie Steeds bereid om zich in te zetten voor de organisatie Toont bereidheid om collega s te helpen hun doel te bereiken Eigen interesses tijdens de werkuren zijn ondergeschikt aan de organisatienoden Zal in gesprekken binnen en buiten de gemeente de belangen van de organisatie op een positieve wijze verdedigen Respecteert de afspraken, procedures en waarden binnen de gemeentelijke organisatie I Zoekt op een pro actieve en continue manier om de organisatiebelangen te dienen Flexibiliteit Stelt zich open voor kritiek en beantwoordt aan de gevraagde veranderingen Past zich aan in verschillende situaties, omstandigheden en met diverse personen ook indien deze veranderen Levert een extra inspanning voor de goede werking van de dienst Kan regels soepel interpreteren en hanteren binnen de juiste context I Is in staat om verschillen en tegengestelde perspectieven te begrijpen en te accepteren Visie ontwikkelen Denkt kritisch en onafhankelijk en weet zich een eigen mening te vormen Ziet onderliggende kernoorzaken in complexere situaties Kan verbanden leggen tussen verschillende situaties en problemen Kan een probleem definiëren, interpreteren en conclusies trekken Komt met plannen en ideeën die een lange termijn impact hebben

4 Houdt vast aan een lange termijnvisie ondanks de dagelijkse gebeurtenissen 3. Interactief gedrag Coaching (vanaf niveau II inclusief voortgangscontrole en delegeren) Geeft opbouwende commentaar en geeft suggesties om te verbeteren. Kan zijn medewerkers motiveren ook in moeilijkere omstandigheden Deelt eigen kennis en ervaring met anderen Begeleidt de medewerkers dagelijks bij de uitvoering van hun werk Evalueert de evolutie van de mensen die hij begeleidt Begeleidt de medewerkers zodat ze zo maximaal mogelijk zelfstandig kunnen werken Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in Wijst medewerkers op hun planning of afspraken Draagt welomlijnde taken over aan medewerkers Geeft aan op welk tijdstip en hoe de resultaten van de uitgevoerde opdrachten moeten bekend gemaakt worden I Wijst opdrachten en taken toe aan medewerkers volgens hun kennis, ervaring en motivatie Weet waar de sterke kanten van de medewerkers zijn en durft daarop te vertrouwen Kan bepalen welke kwalificaties, welk talent, welke competenties noodzakelijk zijn Formuleert opleidingsnoden Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen Definieert duidelijke criteria ten aanzien waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces zal beoordeeld worden Mondelinge communicatie, assertiviteit en overtuigingskracht Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden Is goed verstaanbaar Antwoordt doelgericht en beknopt Past de communicatiestijl aan naargelang de situatie (formeel, informeel, meer of minder interactief, ) Geeft eigen standpunten op een respectvolle en diplomatische wijze weer Gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd Voorziet zijn / haar standpunten van concrete argumenten Reageert adequaat, constructief en niet defensief op negatieve reacties I Weet tegenargumenten op een positieve wijze om te buigen in de eigen argumenten Gaat adequaat om met onaangepaste reacties, verbale agressie en provocaties Bouwt zijn/haar betoog op een gerichte en constructieve wijze op Schriftelijke communicatie Hanteert een correcte spelling en grammatica Handhaaft de huisstijl en de afspraken die hieromtrent gemaakt werden Schrijft in een toegankelijke taal brieven en nota s Levert teksten met een duidelijke structuur Stelt eenduidige documenten op, beknopt en ter zake Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (formeel, informeel, informatief, )

5 Gebruikt een taal die aangepast is aan het doelpubliek (bijv. licht jargon bij een niet technisch onderlegd publiek) I Maakt een heldere, correcte en leesbare synthese van een complexe situatie Maakt concrete afspraken met de medewerkers hoe nota s en brieven opgemaakt moeten worden Slaagt erin om een document technisch maar toch aantrekkelijk wat stijl, taal en vormgeving betreft, op te stellen Empathie Voelt aan wat de burger of medewerkers wensen Kan een probleem dat wordt aangebracht juist inschatten Is geduldig en luistert naar de vragen en wensen Kan door actief te luisteren en te observeren situaties begrijpen en erop inspelen Houdt rekening met de invloed van het eigen gedrag op anderen Gaat op een juiste en correcte wijze in op persoonlijke en/of emotionele boodschappen I Geeft er blijk van de gevoeligheden en reacties van het veld goed te kunnen inschatten. Is gevoelig voor de noden die andere entiteiten hebben om hun opdrachten te kunnen realiseren Voelt aan wat de opdrachtgever belangrijk vindt en speelt hier op in 4. Persoonsgebonden gedrag Resultaatgericht en efficiënt werken (incl. plannen en organiseren) Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de eigen opdrachten zullen uitgevoerd worden Evalueert regelmatig of de opdrachten op tijd kunnen afgewerkt worden en onderneemt acties als er bijsturingen noodzakelijk zijn. Kan inschatten welke opdrachten dringend en belangrijk zijn Gaat actief op zoek om de opdrachten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en tracht de werkmethoden te verbeteren en onderneemt hiertoe de nodige acties Doet actieve inspanningen om meer informatie te kunnen bekomen om optimaal de opdracht te vervullen Organiseert zich zo dat hij/zij overzicht over de situatie bewaart Voorziet bij een meer omvangrijke opdracht in een actieplan met de benodigde middelen, budgetten en personeel. Houdt bij het plannen van werkzaamheden rekening met deadlines en geeft op een duidelijke manier aan wat de prioriteiten zijn Maakt afspraken met de medewerkers om de gestelde doelstellingen te bereiken Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan zijn medewerkers en zijn hiërarchische chefs I Ontwikkelt een concreet en doelgericht actieplan met de benodigde middelen, budgetten en personeel. Anticipeert op het eigen werk en dat van anderen Besteedt aandacht aan een lange termijn planning Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestaties en de behaalde kwaliteit Ontwikkelt procedures en werkmethodes om de doelen te bereiken ook in onvoorziene omstandigheden

6 5. Probleemoplossend gedrag Initiatief Doet meer dan gewoon zijn job, zet zich op een positieve wijze in voor de organisatie Signaleert indien hij/zij heeft opgemerkt dat een gemeentelijke dienst moet actie ondernemen Is niet tevreden met gemiddelde resultaten en levert extra inspanningen Neemt op eigen initiatief actie om problemen op te lossen I Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Besluitvaardigheid Weet wanneer en tot waar hij/zij zelf kan beslissen en wanneer hij/zij beter zijn hiërarchische chef contacteert Durft een standpunt in te nemen, zal dit verdedigen en zal zich hieraan houden Onderneemt acties in gevallen waarin de situatie gemakkelijk en eenduidig in te schatten is Neemt operationele beslissingen die een beperkt en overzienbaar gevolg hebben, op zelfstandige basis Kan een situatie inschatten en de juiste acties ondernemen, ziet dat hij/zij over voldoende informatie beschikt I Onderneemt acties in gevallen waarin de situatie niet gemakkelijk in te schatten is Kan in moeilijke situaties de diverse opties afwegen om dan een juiste beslissing te nemen Neemt cruciale beslissingen die een lange termijn impact hebben Creativiteit Staat open voor nieuwe ideeën Ziet hoe hij nieuwe werkmiddelen of machines optimaal kan gebruiken in zijn werksituatie Is nieuwsgierig en informeert zich Komt met nieuwe ideeën en oplossingen voor de dag Stelt alternatieven voor wanneer hij met weerstanden of problemen geconfronteerd wordt Bekijkt een probleem vanuit diverse oogpunten en komt van daaruit tot nieuwe oplossingen en ideeën I Komt met weinig voor de hand liggende, originele oplossingen en voorstellen Durft te breken met tradities Stelt bestaande situaties voortdurend in vraag, met het oog op vernieuwing en verbetering