INHOUD. 3.2 Individuele contacten via het onthaal Informatieve opdrachten voor de stad Leuven Dienst wegwijs

Transcriptie

1 INHOUD Voorwoord... 3 Visie en missie van Seniorama... 4 Opdrachtverklaring... 5 Voorstelling en structuur Voorstelling van de werking Dienstverlening Sociaal-culturele activiteiten Ondersteuning voor de deelwerkingen Werking met en door vrijwilligers Organisatieschema en toelichting Communicatie door Seniorama Externe communicatie Interne communicatie Vrijwilligersbeleid Opdracht Organisatie Vrijwilligers Cel vrijwilligersbeleid Dienstverlening Centrumraad Advies en ondersteuning Registratie van vragen Dienst wegwijs Woon-, zorgcentra en assistentiewoningen De Babbellijn Psychologisch advies Spreekuur senioreninspecteur Leuvense politie Voetverzorging Hulp bij GSM Hulp bij digitaal fototoestel Hulp bij laptopgebruik Informeren en verwijzen Lezingen psychisch en fysisch welzijn Individuele contacten via het onthaal Informatieve opdrachten voor de stad Leuven Dienst wegwijs Inhoud 1

2 4 Middagmaaltijden Restorama Seniorama oppas- en gezelschapsdienst Dankwoord Realisaties Vrijwilligers van de oppas- en gezelschapsdienst Samenwerking met project Nachtzorg Samenwerking met project Vergeten naar buiten te komen Stagiaires Buurthulp en boodschappendienst De werking Organisatie van beide diensten Wie doet op de dienst beroep? Het sociaal-cultureel aanbod Lezingen Culturele lezingen Open venster op de wereld Levensbeschouwingen Themacursussen Talen Engels Spaans Duits Italiaans Frans Computergestuurde technologie Computercursussen Tabletcursussen Sport en beweging Creatieve ateliers Aquarel Bloemschikken Mandala Filmclub Buurt- en zomeractiviteiten Recreatie Weekeindekriebels Daguitstappen Overige activiteiten Seniorama is lid en werkt actief mee Stagebegeleiding Inhoud 2014

3 Voorwoord De meeste organisaties en dus ook de vzw's publiceren een jaarverslag, een overzicht van wat er in het betreffende jaar is gebeurd met een financiële verantwoording. In de sociale sector geeft een jaarverslag vaak een goed beeld van de algemene en specifieke werking, het soort cliënten, de personeelsformatie en de doelstellingen van de organisatie. In het dagelijkse taalgebruik wordt echter de term jaarverslag als aanduiding voor het gehele boekwerk gehanteerd en wordt het puur financiële deel met budget en jaarrekening aangeduid. Beide verantwoordingsstukken worden op onze algemene vergadering voorgesteld en ter goedkeuring voorgelegd. De grote kracht van onze organisatie blijft de intense betrokkenheid van de vrijwilliger die creatieve ideeën aanbrengt, implementeert en participeert gedurende het hele wordingsproces vanaf het embryonale stadium tot de definitieve programmering en concretisering. In 2014 zijn tweehonderd en zes vrijwilligers en drie beroepskrachten erin geslaagd de voornaamste doelstellingen van onze werking dagelijks gestalte te geven en te optimaliseren. Dit is het hoogste aantal vrijwilligers actief in onze vereniging dat we in de geschiedenis van Seniorama mogen noteren. Het lijkt me dan ook passend dit indrukwekkend aantal even cijfermatig te situeren in een beperkt en niet limitatief overzicht: de dienstverlenende taken van Seniorama worden opgenomen door 85 vrijwillige en 3 professionele medewerkers. De verschillende taken worden begeleid, gepland en georganiseerd vanuit de respectieve werkgroepen. de sociaal culturele werking steunt organisatorisch en administratief volledig op vrijwilligers. In totaal zijn hier 61 vrijwilligers werkzaam. de omvang van Seniorama, het groot aantal deelwerkingen, de respectieve activiteiten die jaarlijks georganiseerd worden, de vergaderingen en ad hoc werkgroepen maken een doorgedreven en intense coördinatie noodzakelijk. Deze essentiële opdracht wordt gedragen door 75 vrijwilligers. Een dynamische organisatie zoals Seniorama zal steeds een vinger aan de pols moeten houden. De noodzakelijke groei van onze vereniging vereist een sterkere professionalisering zonder echter de draagkracht en de drijfkracht van onze werking te hypothekeren. We beseffen dat binnen een organisatie met een complexe structuur, communicatie onze grootste aandacht behoeft, vandaar ook onze intense en gefocuste zorg hiervoor. Ook in de toekomst blijft onze prioriteit de leef- en werkvreugde van de vrijwilligers en dit ten dienste van onze talrijke klanten en zorgbehoevenden. Het moet een verhaal blijven van heel veel geven maar ook heel veel terug krijgen. Het is altijd passend een voorwoord af te sluiten met een dankwoord aan alle enthousiaste medewerkers. Met fierheid mag ik als lid van deze gilde schitterende mensen, ieder vrijwilliger, klant en personeelslid danken voor zijn engagement en deskundige inzet. Steeds weer treft het mij dat het centrum een ontmoetingsruimte is waar zowel occasionele bezoekers als habituees graag komen en een plaats vinden om zich te ontplooien en te ontspannen. Het is goed er weer te keren Marc Ruysen, Voorzitter raad van bestuur 2014 Voorwoord 3

4 Visie en missie van Seniorama Met zijn werking wil Seniorama het groeiend aantal ouderen in onze samenleving zowel van de derde als vierde leeftijd ondersteunen. De derde leeftijd heeft vandaag de wind in de zeilen. Steeds meer mensen leven langer, de jonge senioren hebben nog veel potentieel om het niveau van hun lichamelijke en mentale fitheid te verbeteren. De opeenvolgende generaties worden alsmaar fitter, de intelligentie en de specifieke deskundigheden die iemand doorheen het leven verworven heeft blijven bewaard. Meer en meer mensen worden succesvol ouder, ze bereiken hoge niveaus van welbevinden en weten hoe ze efficiënt moeten omgaan met winst- en verlieservaringen op oudere leeftijd. Over de vierde leeftijd is er minder goed nieuws. Hoogbejaarden verliezen veel van hun intellectuele mogelijkheden en ze zijn steeds minder in staat om iets nieuws te leren. Ze ervaren meer en ook vaker stress (ze kunnen minder tegen nieuwe en onbekende situaties). De kans om dement te worden neemt enorm toe (rond de 50% bij 90 jarigen). Hoogbejaarden worden lichamelijk steeds brozer (frailty), ze functioneren niet meer zo goed en hebben vaak meerdere ziekten. De wetenschappers Baltes en Smith (2003) stellen vast dat hoe ouder men wordt, hoe groter de kans dat de jaren voor het overlijden nog weinig kenmerken hebben van succesvol ouder worden. Het hangt er natuurlijk van af wat men verstaat onder succesvol ouder worden. Een veel gehoorde omschrijving is: gezond en mentaal alert zijn en een actief leven leiden (Rowe & Kahn, 1997). Maar er zijn hoogbejaarden die niettegenstaande alle achteruitgang, met een positieve ingesteldheid en adequate zorg uit hun omgeving, een waardevol en voldoening gevend leven leiden. Eigenlijk is gelukkig leven op hoge leeftijd een kunst. Het spreekt vanzelf dat de grens tussen de derde en de vierde leeftijd vloeiend is. Seniorama richt zich op mensen uit beide leeftijden en zal om beiden van dienst te zijn ook speciale aandacht moeten geven aan diegenen die langzaam maar zeker van de ene levensfase in de andere overgaan. Van een toestand van succesvol ouder worden evolueren naar een toestand van zinvol en waardig oud zijn in het aanschijn van de dood is geen kleine opgave. Mensen in deze overgangsfase dreigen wel eens onzichtbaar te worden (want huisgebonden), tenzij de sociale banden die in de fase van het succesvol ouder worden gegroeid zijn, hecht blijken te zijn en deel van de mantel van zorg worden. Door het hulp- en vormingsaanbod van Seniorama worden dagelijks ouderen in de gelegenheid gesteld en aangespoord om nieuwe vaardigheden aan te leren en oude te onderhouden (denk aan het computergebruik, vreemde talen, genieten van literatuur, schilderen). Daarnaast vinden velen hier sociale, psychologische en spirituele diensten die in tijden van fysieke achteruitgang en ziekte het verschil kunnen maken tussen vereenzaming en depressie enerzijds en dankbare aanvaarding en gelatenheid anderzijds (de oppas- en gezelschapsdienst, de buurthulp en boodschappendienst, de babbellijn, de informatie over diensten). Ook tegenover andere leeftijdscategorieën heeft Seniorama met zijn lokaal dienstencentrum en oppasdienst een belangrijke preventieve en thuis ondersteunende functie. Dat Seniorama als vzw achter deze visie staat blijkt uit de opdrachtverklaring die door de algemene vergadering wordt goedgekeurd. 4 Opdracht 2013

5 Opdrachtverklaring Seniorama is een Leuvense sociale pluralistische beweging met bijzondere maar niet uitsluitende aandacht voor de positie van de ouderen in de maatschappij. De werking omvat dienstverlenende en socio-culturele activiteiten waarmee Seniorama een sociale mix aan doelgroepen wil bereiken en waar ontmoeting en sociale contacten een centrale rol innemen. Seniorama wil hulp en activiteiten ontwikkelen die bijdragen tot meer zelfstandigheid en deze actief aanbieden aan zorgbehoevende personen en allen die er bij betrokken zijn. Zo kan men bij Seniorama terecht voor aanvullende ondersteuning bij mantelzorg, een buurt- en boodschappendienst, informatie over thuiszorg, rusthuizen en serviceflats en een oppas- en gezelschapsdienst. Met haar socio-culturele activiteiten biedt Seniorama de actieve ouderen in een vriendschappelijke sfeer de mogelijkheid om zich te vormen en te ontplooien via lessen, lezingen, uitstappen en sport. Seniorama bestaat dankzij een uitgebreid netwerk van vrijwilligers die worden ondersteund door beroepskrachten. Seniorama wil dan ook al haar vrijwilligers optimale participatie- en ontplooiingkansen aanbieden. Om haar doel optimaal te bereiken streeft Seniorama naar overleg en samenwerking met andere organisaties, diensten en officiële instanties Visie en missie van Seniorama 5

6 Voorstelling en structuur 1 Voorstelling van de werking Binnen Seniorama zijn er twee grote deelwerkingen. Met de dienstverlenende activiteiten willen we mensen ondersteunen om langer thuis te blijven wonen. Seniorama biedt diensten aan met vrijwilligers die een aanvulling betekenen op de thuiszorgdiensten die met professionele medewerkers actief zijn. De socio-culturele activiteiten richten zich naar ouderen die actief willen blijven, willen leren en hun sociaal netwerk willen uitbouwen. 1.1 Dienstverlening De dienstverlenende taken van Seniorama worden opgenomen door 85 vrijwillige en 3 professionele medewerkers. De verschillende taken worden begeleid, gepland en georganiseerd vanuit werkgroepen waarin vrijwillige en professionele medewerkers tijdens vergaderingen overleggen en afspraken maken. Het lokaal dienstencentrum (LDC) van Seniorama werkt in de Leuvense binnenstad in het gebied begrensd door de Tiensestraat, Brusselsestraat en de vesten, het oostelijk deel van de Leuvense binnenstad. Het LDC is erkend door de Vlaamse overheid en deze erkenning is onderhevig aan een aantal voorwaarden. Hierna volgt een overzicht van deze voorwaarden en een verwijzing naar de plaats waar de beschrijving binnen het jaarverslag terug te vinden is. Het lokaal dienstencentrum organiseert activiteiten van algemeen-informatieve aard. Voor advies over thuiszorg, premies en dienstverlening kunnen gebruikers van het lokaal dienstencentrum bij de dienst wegwijs (p. 21, 27-28) terecht. Deze dienst verzamelt en verwerkt informatie die voor thuiszorggebruikers, ouderen en hun familie nuttig zijn. Samen met de onthaalvrijwilligers en langs diverse kanalen wordt deze informatie aan hulpvragers gegeven en verduidelijkt. De brochure Woonzorgcentra en assistentiewoningen (p. 21) wil gebruikers en hun familie helpen bij de keuze van een plaats in een woonzorgcentrum of in een assistentiewoning. De onthaalvrijwilligers (p ) zijn iedere werkdag aanwezig op het onthaal en geven klanten informatie over de diensten en activiteiten van Seniorama, basisinformatie over diensten in de thuiszorg en activiteiten voor ouderen in Leuven. Het personeel (p. 14) ondersteunt de vrijwilligers bij deze taken en staat klaar om gespecialiseerde informatie te geven over hulp- en dienstverlening. 10 lezingen en 5 themacursussen worden georganiseerd over psychisch en fysisch welzijn (p. 25, 36-44). 6 Voorstelling en structuur 2014

7 Op een aantal andere manieren wordt informatie gegeven over de werking. Het gaat om geschreven informatie: het tijdschrift Senioramanieuws, folders, brochures, wegwijsfolders, affiches in culturele gebouwen en winkels van Leuven en in de gebouwen van Seniorama, aankondigingen in kranten en advertentiebladen. Daarnaast is er de eigen website en wordt op verschillende manieren informatie verleend zoals in seniorenraad, bij seniorenverenigingen en tijdens infobeurzen. Ook is er wekelijks een uitgebreide communicatie naar verschillende persorganen en naar de online en schriftelijke cultuuragenda van de stad Leuven (p ). Seniorama heeft met de stad Leuven een samenwerkingscontract om een aantal informatieve opdrachten te vervullen naar senioren. In 2014 wordt gewerkt aan een project rond eenzaamheid en wordt een samenwerking uitgebouwd rond innovatie in de ouderenzorg. (p ). Het spreekuur van de Leuvense politie geraakt stilaan ingeburgerd in de werking. Eén keer per maand heeft de senioreninspecteur van de Leuvense politie spreekuur in de cafetaria van het lokaal dienstencentrum (p. 23). Mensen die vragen hebben, kunnen bij de senioreninspecteur terecht. Het lokaal dienstencentrum organiseert activiteiten van recreatieve aard. De recreatieve activiteiten die Seniorama aanbiedt zijn zeer uitgebreid en verscheiden. We vinden deze terug bij de creatieve ateliers, sport en beweging, de zomeractiviteiten, de uitstappen en reizen (p ). Eén keer per week is er een namiddag met gezelschapsspelen. In de cafetaria zijn gezelschapsspelen ter beschikking van de gebruikers en ligt een krant ter inzage. Het lokaal dienstencentrum biedt activiteiten van algemeen vormende aard aan. Deze vormende activiteiten zijn taalcursussen, computer- en tabletcursussen, GSM initiatie, lezingen over cultuur, open venster op de wereld, levensbeschouwingen en godsdiensten, themacursussen, culturele uitstappen (p.36-44, 44-48). Het lokaal dienstencentrum verricht specifieke werkzaamheden. Dagelijks worden warme maaltijden aangeboden. (p ). Seniorama beschikt over een boodschappendienst waar vrijwilligers zowel de coördinatie als de boodschappen op zich nemen (p ). De boodschappendienst staat klaar om noodzakelijke boodschappen te doen voor zorgbehoevende, alleenstaande en mindermobiele personen. De dienst voor buurthulp verleent kleine diensten aan buurtbewoners. Het gaat hier om taken voor de personen die hiervoor geen beroep kunnen doen op familie of buren (p ). In het kader van de activiteiten van het dagelijks leven is er een gezondheidsconsult en een pedicure die ter plaatse komt. Eén keer per maand kan een afspraak gemaakt worden met een psycholoog (p ) van het centrum geestelijke gezondheidszorg en eveneens één keer per maand is de pedicure aanwezig in het dienstencentrum (p. 23). Om gebruikers te ondersteunen om mobiel te blijven is er een samenwerkingscontract met de vzw Mobiel afgesloten Voorstelling en structuur 7

8 Centrumleider: Marlies Van Mechelen In de loop van het jaar nam de centrumleider deel aan verschillende vormingsmomenten. 28 februari Belevingservaring dementie in WZC Ter Vlierbeke 25 april Euthanasie, spreken over het levenseinde. Commissie Juridische bijstand 13 november Vermaatschappelijking van de zorg, Vlaamse vereniging voor dienstencentra 18 november Oud en eenzaam, voor een cliché-vrije aanpak, Gemeente Arendonk en Vormingplus Kempen De centrumraad komt in 2014 zes keer samen (p. 20). Evaluatie kwaliteitsplanning Iedere welzijnsinstelling in Vlaanderen moet beantwoorden aan het kwaliteitsdecreet. Het decreet bepaalt dat een welzijnsinstelling een kwaliteitshandboek opstelt en dit ook gebruikt in de dagelijkse werking. Het handboek bevat naast de beschrijving van de situatie in de organisatie een aantal procedures die moeten garanderen dat aan de kwaliteit gewerkt wordt. Op vraag van de inspectie van de Vlaamse Gemeenschap wordt de procedure voor het functioneren van het personeel aangevuld en verfijnd. Het handboek is door iedereen te raadplegen in Seniorama. Op het onthaal en in het lokaal van het personeel bevindt zich een exemplaar. Bij iedere jaarplanning hoort ook een kwaliteitsplanning en de evaluatie. In 2014 wordt gewerkt aan de uitbreiding van de onthaalfunctie tijdens de middaguren(p.26). Daarnaast wordt gewerkt aan het opstellen van een meerjarenplan dat de basis vormt voor de tweejaarlijkse zelfevaluatie.(p. 14) De oppas- en gezelschapsdienst zet vrijwilligers in om zorgend aanwezig te zijn bij bejaarden, langdurig zieken en mensen met een beperking. Deze dienst functioneert zowel overdag als s nachts. De activiteiten zijn enerzijds een ondersteuning van zorgbehoevende personen die vaak alleen zijn, anderzijds geeft het de mantelzorger de kans tijd vrij te maken voor zichzelf. De oppas- en gezelschapsdienst heeft een samenwerkingscontract met het OCMW van Leuven, Herent en Oud-Heverlee en is als dienst voor oppashulp erkend door de Vlaamse Gemeenschap. Coördinator oppas- en gezelschapsdienst: Bianca Pisera In de loop van het jaar nam ze deel aan volgende vormingsmomenten. 28 februari Belevingservaring dementie in WZC Ter Vlierbeke 19 maart Veiligheidsbeleid te Brussel 25 april Euthanasie, spreken over het levenseinde. Commissie Juridische bijstand 13 november Vermaatschappelijking van de zorg, Vlaamse vereniging voor dienstencentra 18 november Oud en eenzaam, voor een cliché-vrije aanpak, Gemeente Arendonk en Vormingplus Kempen 8 Voorstelling en structuur 2014

9 1.2 Sociaal-culturele activiteiten Deze werking steunt organisatorisch en administratief helemaal op vrijwilligers. In totaal zijn hier 61 vrijwilligers werkzaam. De centrumleider neemt deel aan de teamvergaderingen van deze afdeling om de coördinatie tussen de verschillende delen van de Senioramawerking te verzekeren. Iedere deelactiviteit van deze werking wordt gepland en uitgevoerd door een stuurgroep van vrijwilligers. De vrijwilligers vergaderen regelmatig om een planning vast te leggen. De activiteiten die georganiseerd worden zijn zeer verscheiden. Naast taalcursussen zijn er de cursussen die senioren wegwijs maken in computer- en tabletgebruik. Lezingen met nabespreking willen onderwerpen rond cultuur, open venster op de wereld en levensbeschouwingen telkens tijdens één namiddag behandelen. Themacursussen en creatieve ateliers besteden één of meerdere namiddagen om een onderwerp uit te diepen. Een uitgebreid gamma sportactiviteiten staat eveneens op de agenda. De uitstappen die vanuit Seniorama georganiseerd worden kennen veel succes, zowel de halve dag- en daguitstappen als meerdaagse reizen. Deze laatste gebeuren in samenwerking met een externe organisator. 1.3 Ondersteuning voor de deelwerkingen Deze ondersteuning wordt gedragen door 75 vrijwilligers. De omvang van Seniorama, door het groot aantal deelwerkingen, het aantal activiteiten dat jaarlijks georganiseerd wordt, de vergaderingen en werkgroepen ad hoc die in de loop van het jaar binnen de gebouwen van Seniorama plaatshebben, maakt een intense coördinatie noodzakelijk. Binnen Seniorama steunt deze administratieve coördinatie op een netwerk van computers dat beheerd wordt door Piet Tallon, Aimé Feys, en Jaak Burg. De gegevens over dienstverlening en activiteiten zijn vervat in databestanden die door Jaak Burg en Raymond Van Den Broeck geactualiseerd worden en aangepast aan de noden van de organisatie. Voor de uitvoering van de administratie kan beroep gedaan worden op een groep vrijwilligers die de meest uiteenlopende taken opnemen en die actief zijn, soms in verschillende deelwer Voorstelling en structuur 9

10 kingen: Mariette Vandenbosch, Mariette Sweevers, Jan Larivière, Lilliane De Brouwer, Marie Hanssens, Daniel Bollaerts, Mia Vanden Bossche, Miriam Kindt, Mia Sermeus, Anne Versnick, Greta Duchateau, Chris Van de Vyver, Agnes Peetroons. Een aantal vrijwilligers is actief op financieel-administratief en op boekhoudkundig gebied: Anne Aerts, Irène Verstrepen, Mia Sioen, Louise Somers, Daniel Bollaerts, Chris Van de Vyver, Adrienne Elsen, Mia Sermeus. Daarnaast wordt beroep gedaan op een boekhoudkundig bureau voor opvolging van de wettelijke verplichtingen en ter ondersteuning van de vrijwilligers van de boekhouding. Communicatie is een sleutelwoord voor een organisatie met een groot aantal vrijwilligers en met een voortdurende evolutie en toename van activiteiten en dienstverlening. De interne communicatie gebeurt binnen overlegvergaderingen per werkgroep, via nieuwsbrieven en persoonlijke contacten. Dit onderwerp krijgt aandacht van de cel vrijwilligersbeleid dat over dit thema een vorming heeft voorbereid. De externe communicatie wordt op verschillende manieren gerealiseerd: website, Senioramanieuws, verspreiden affiches en folders, activiteiten doorspelen aan verschillende perskanalen. Het jaarverslag is zowel belangrijk voor interne als externe communicatie. Dit wordt verzorgd door Chris Van de Vyver. De cafetaria vormt binnen Seniorama een ruimte waar mensen terecht kunnen voor een babbel en een drankje, waar de cursisten pauzeren en waar het gezellig is om iemand te ontvangen of een kleine vergadering te houden. In de cafetaria wordt ook de middagmaaltijd geserveerd. In het kader van het lokaal dienstencentrum wordt er een leeshoekje ingericht met de krant. Daarnaast zijn er gezelschapsspelen beschikbaar voor liefhebbers. Voor de goede werking en de gezelligheid in de cafetaria kunnen we beroep doen op een grote groep vrijwilligers: Veerle Aerts, Nicole Schets, Greta Duchateau, Liliane Lefebure, Paul Wolfs, Liliane Hugaerts, Marie Smets, Mariette Sweevers, Maria Wauters, Roger Cumps, Alberte Dekeyzer, Liliane Janssens, Leen Verheyden, Marthe Goossens, Danielle Verbinnen, Noella Thirion, Carine Van Espen, Daniel Bollaerts, Johan Vanackere, Celeste Verbiest, Bram Riemis, Greet Peeters, Chris Van Aerschot, Margarita Venegas, Sandra Derycke, Marie-José Vandegaer. Voor de technische problemen waarmee we binnen onze lokalen regelmatig geconfronteerd worden, kunnen we terecht bij een aantal vrijwilligers: Armand Kamers, Aimé Feys, Roger Cumps, Paul Verheyen, Marc Ruysen, Johan Vanackere, Daniel Bollaerts. 1.4 Werking met en door vrijwilligers In 2014 zijn er 206 vrijwilligers actief binnen Seniorama, 39 van hen zijn psychisch kwetsbaar. 29 vrijwilligers (19 vrouwen en 10 mannen) zijn in 2014 gestart binnen Seniorama. Drie actieve vrijwilligers zijn in de loop van het jaar overleden. Daar de werking van Seniorama maar mogelijk is dankzij de vrijwilligers is de waardering voor en de ondersteuning van de vrijwilligers erg belangrijk. De verzekering van de vrijwilligers tegen burgerlijke aansprakelijkheid is een wettelijke verplichting. Seniorama gaat echter verder en verzekert de vrijwilligers ook voor lichamelijke schade en voorziet rechtsbijstand. Elke vrijwilliger bij Seniorama krijgt maandelijks Senioramanieuws, kan gratis naar de lezingen 10 Voorstelling en structuur 2014

11 komen op maandagnamiddag, krijgt een gratis consumptie in de cafetaria en ontvangt de nieuwsbrief voor vrijwilligers De Klepel. Indien de vrijwilliger wil deelnemen aan een activiteit of cursus van Seniorama dan betaalt hij het ledentarief. In 2014 organiseert Seniorama activiteiten die de vrijwilligers de gelegenheid bieden elkaar beter te leren kennen en die een blijk van waardering geven voor hun inzet. De medewerkersreceptie op 7 maart en de uitstap op 16 juni die dit jaar naar Doornik gaat. In 2013 wordt een werkgroep opgestart rond het thema psychische kwetsbaarheid. De kwetsbare vrijwilligers krijgen de mogelijkheid om op iedere maandagvoormiddag een gesprek te hebben met een vrijwilliger. Hier wordt enkele malen beroep op gedaan door een tweetal vrijwilligers. Een vastgelegd gesprek blijkt echter onvoldoende toereikend te zijn. Dit moment wordt niet meer georganiseerd. Nieuwe vrijwilligers - Verdeling per werkgroep Werkgroep Oppas- en gezelschapsdienst Buurt- en boodschappendienst Cafetaria Senioramanieuws Babbellijn Fietsen Algemene administratie Wandelen Onthaal Daguitstappen Vrijwilligers Totaal Voorstelling en structuur 11

12 2 Organisatieschema en toelichting Algemene vergadering vzw Raad van bestuur voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, centrumleider, budgetbeheerder, penningmeester, financieel verantwoordelijke, vertegenwoordigers van verschillende werkgroepen Dagelijks bestuur personeelsleden, voorzitter, penningmeester, budgetbeheerder, vertegenwoordiger activiteiten Dienstverlening Opdrachten Centrumraad Lokaal Dienstencentrum Babbellijn Boodschappendienst Buurtdienst Middagrestaurant Restorama Advies en ondersteuning Wegwijs Informatie en verwijzing Lezingen Welzijn Onthaal Psychologisch spreekuur Spreekuur politie Voetverzorging Woonzorgcentra en assistentiewoningen Oppas- en gezelschapsdienst Samenwerking: Mobiel vzw Ondersteunende functies Cafetaria Communicatie Intern: De Klepel Extern: Seniorama Nieuws Website Public relations Computerbeheer Financies Boekhouding Budget Kwaliteitszorg Secretariaat Administratieve coördinatie Vrijwilligersbeleid Socio-cultureel vormingswerk activiteiten Organisatie en coördinatie Stuurgroep activiteiten Beweging en sport Buurt- en zomeractiviteiten Computercursussen Creatieve ateliers Digitaal fototoestelgebruik GSM-gebruik Laptopgebruik Lezingen Reizen en uitstappen Taalcursussen Tabletcursussen Themacursussen 12 Voorstelling en structuur 2014

13 Dit organisatieschema geeft een zicht op de structuur en manier van werken binnen de vzw Seniorama. Als vzw heeft Seniorama een statutaire algemene vergadering en een raad van bestuur. Ze hebben de financiële en beleidsmatige verantwoordelijkheid binnen de vereniging. De verschillende verantwoordelijkheden en functies worden hieronder beschreven. Algemene vergadering De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan van de vzw. Volgens het huishoudelijke reglement wordt er een onderscheid gemaakt tussen de medewerkers en de leden van de vzw. Alle vrijwilligers kunnen lid worden. Alleen de in het ledenregister ingeschreven medewerkers worden uitgenodigd op de algemene ver-gadering. Op 31 december 2014 zijn er 47 leden geregistreerd. Deze vergadering komt minimum eenmaal per jaar samen om de voorstellen, de belangrijke beleidslijnen, de begroting en de afrekening door de raad van beheer voorgesteld, te aanvaarden of bij te sturen. In 2014 wordt de algemene vergadering bijeengeroepen op 4 april. De raad van bestuur De raad is representatief samengesteld met leden uit de verschillende werkgroepen. Deze raad werkt de grote lijnen van het beleid uit en neemt de nodige beslissingen op financieel en organisatorisch vlak. In 2014 vergadert de raad vier keer. De centrumleider woont als verantwoordelijk personeelslid de vergaderingen van de raad van bestuur bij. De andere beroepskrachten kunnen steeds uitgenodigd worden. De taak van secretaris wordt opgenomen door Anne Aerts. De samenstelling van de raad ziet er als volgt uit: Marc Ruysen (voorzitter), Paula Dudal, Jos Bombart, Anne Aerts, Hubert Cossey, Lieve Hillewaere, Jan Bauwens, Jaak Kusters, Caroline Ballegeer, Guido Thirion, Louise Somers, Agnes Peetroons. Voor de dagelijkse werking en de coördinatie van de hele werking zijn twee werkgroepen verantwoordelijk, namelijk het dagelijks bestuur en het team van beroepskrachten. Om die taak waar te nemen is het noodzakelijk dat ze frequent samenkomen. Het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur voert de beslissingen van de raad van bestuur uit. Eén van de belangrijke taken van dit bestuur is de dagelijkse bewaking van het budget. In 2014 vergadert het dagelijks bestuur tien keer. Leden: Marlies Van Mechelen, Bianca Pisera, Marc Ruysen, Irène Verstrepen, Jos Bombart 2014 Voorstelling en structuur 13

14 Werkgroep zelfevaluatie Tijdens de raad van bestuur van 24 februari wordt beslist een werkgroep op te richten die de werking van Seniorama doorlicht. De bedoeling van deze doorlichting is een meerjarenplanning op te stellen die de basis vormt van de tweejaarlijkse zelfevaluatie die de Vlaamse Gemeenschap aan de lokale dienstencentra oplegt. De werkgroep komt 7 keer samen in 2014 om een document op te stellen. Als referentiekader voor deze zelfevaluatie gebruikt de werkgroep het wettelijk kader: het besluit van de Vlaamse Regering van 24/7/2009 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidiëring voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzorgers. Meer concreet wordt vertrokken van 4 verschillende soorten voorwaarden: voorwaarden voor hulp- en dienstverlening (inhoudelijke werking), voor de omkadering: personeel en vrijwilligers, voor de werking (doelstellingen, organisatie, intern en extern overleg, gebruikers, middelen) en voorwaarden voor infrastructuur. Voor elk van de erkenningsvoorwaarden voorziet de werkgroep 4 stappen: eerst is er een beschrijving van elke categorie voorwaarden. Dan wordt de feitelijke situatie binnen Seniorama weergegeven van elke categorie. Na het zien komt het oordelen : voor elke categorie schat de werkgroep dan de sterke en zwakke kanten in. Dit gebeurt op basis van o.m. tevredenheidsmetingen, beoordelingen en groepsoverleg. Een laatste stap is dan handelen, conclusies trekken: de werkgroep formuleert verbeterpunten, stelt prioriteiten en werkt een actieplan uit. Het document van de werkgroep wordt in het voorjaar 2015 aan de raad van bestuur voorgelegd om een actieplan voor de volgende 2 jaren op te stellen. Het team van beroepskrachten In 2014 werken bij Seniorama vier personeelsleden. Marlies Van Mechelen neemt de coördinatie en de dagelijkse leiding van het centrum waar. Bianca Pisera staat in voor de coördinatie van de thuisdiensten van Seniorama en voor de selectie, rekrutering en ondersteuning van vrijwilligers. Agnes Peetroons is gedetacheerd vanuit Riso Vlaams-Brabant en staat in voor de administratieve ondersteuning, ze gaat vanaf 1 februari met pensioen. Fatimatou Ahmat Gadjama is vanaf september actief als logistiek medewerker en wordt gedetacheerd vanuit het OCMW. Het team van beroepskrachten bespreekt, samen met de stagiaires in opleiding, op regelmatige basis een aantal inhoudelijke en praktische elementen van de werking. De basis van de werking ligt bij de 34 werkgroepen die binnen onze organisatie actief zijn en in het organisatieschema ondergebracht zijn in drie basisdelen: de dienstverlenende taken, de ondersteunende functies en de socio-culturele activiteiten. Hoewel de opdrachten en concrete taken per werkgroep verschillend zijn, is de methode van werken binnen iedere werkgroep gelijklopend. Iedere werkgroep komt regelmatig in vergadering samen om na te denken en te bespreken hoe de planning en organisatie van hun opdracht best kan verlopen. Hierdoor voelen vrijwilligers zich sterk betrokken bij hun taak. Ze voeren die immers niet alleen uit maar bepalen zelf de voorwaarden van hun werking. Ieder onderdeel van de werking is het resultaat van bespreking tussen de vrijwilligers verantwoordelijk voor dit deel. In een aantal werkgroepen is een personeelslid aanwezig bij de vergaderingen, in een aantal andere evenwel niet. Dit brengt met zich mee dat voorstellen van onderuit groeien en gedragen worden door de basis van de werking: de vrijwilligers. Het feit dat vrijwilligers in hun werk ontplooiingskansen ervaren en in een aangename werk 14 Voorstelling en structuur 2014

15 sfeer terechtkomen, werkt motiverend. Eén en ander brengt mee dat beslissingen niet altijd even snel kunnen genomen worden maar na de overlegfase steeds gesteund worden door de betrokken vrijwilligers. 3 Communicatie door Seniorama 3.1 Externe communicatie Senioramanieuws Senioramanieuws is het maandelijks contactblad voor de belangstellenden en de medewerkers van Seniorama. De maandelijkse oplage bedraagt ongeveer 1300 exemplaren. De redactie bekijkt tijdens de maandelijkse bijeenkomsten de inhoud en lay-out van de voorbije maand en doet voorstellen voor het tijdschrift dat in de maak is. Vooral de logische indeling, lengte van de artikels, illustraties en lay-out van het tijdschrift, naast de inhoud van het voorwoord is onderwerp van het gesprek tijdens deze vergaderingen. Het jaarprogramma dat in 2014 voor het eerst begin juli verschijnt, heeft het handig A5-formaat dat daardoor in het geheel ook opvalt als start van het nieuwe werkjaar. Naast het jaarprogramma verschijnen 10 nummers van het maandblad om op die manier voldoende informatie te verspreiden over activiteiten van iedere maand. Vanaf het nieuwe werkjaar dat in september start is door de redactieraad gekozen om op een andere manier het tijdschrift in te delen. Hiermee wil de redactie voorkomen dat er te veel herhaling in het tijdschrift komt. Nieuw is de rubriek In de kijker waar elke maand zowel een activiteit als een dienst van de Senioramawerking wordt voorgesteld. De reacties op deze vernieuwing zijn goed onthaald. Voor de tot standkoming van ieder nummer kunnen we rekenen op een brede groep vrijwilligers: om teksten te schrijven, deze tekst te lay-outen, ze na te lezen en te verbeteren, het intypen van teksten op de computer en verzendklaar maken van de tijdschriften. Ook het rondbrengen van een groot aantal nummers gebeurt door vrijwilligers. Redactie: Jos Bombart, Roos Vercaemst, Piet Vanbergen, Henri Gielen, Agnes Peetroons, Rita De Bock, Marlies Van Mechelen Vormgeving en tikwerk: Agnes Peetroons Versturen: Adrienne Elsen, Fernande Bullekens, Gaby Mergits, Denise Declercq, Thérèse Vandermotte, Eddy D Haene, Mia Bertels, Celeste Verbiest, Marcus Vandecauter, Jet Peeters, Renilde Vancom Rondbrengen: Mariette Vandenbosch, Denise Declercq, Lucas Gellynck, Eddy DHaene, Josée Holemans, Hetty Passenier, Frieda Van Den Herreweghe, Armand Kamers, Guy Simonet, Thérèse Vandermotte, Mia De Kelver, Frans Bruyninckx, Gaston Bruyninckx, André Wauters, Mon Bakelants, Anita De Witte, Lieve Sinnaeve, Germain Vanderbruggen, Vic Vanderick, Louis Beelen, Godelieve Cockx, Mia Luyckx, Gilbert Meyers, Marcus Vandecauter, Rita De Bock Public relations langs diverse kanalen Het verzorgen van externe communicatie is erg belangrijk voor Seniorama. De activiteiten en dienstverlening variëren ieder jaar en nemen ook steeds toe Voorstelling en structuur 15

16 Herhaling bij de communicatie is erg belangrijk zeker als het gaat om dienstverlening die nog niet erg lang bestaat en waarvan het doelpubliek niet steeds gemakkelijk bereikt wordt. Heel wat paden worden door Seniorama bewandeld om de diverse activiteiten binnen de werking bekend te maken. Een aantal gemeenschappelijke initiatieven wordt ondernomen om Seniorama als geheel voor te stellen. Informatieve artikels en aankondigingen over activiteiten worden regelmatig aan advertentiebladen en dagbladen aangeboden en verschijnen afhankelijk van de beschikbare plaats. Affiches over lezingen worden verspreid in openbare gebouwen en winkels. De socio-culturele activiteiten verschijnen op de cultuuragenda van de stad Leuven. In de buurt rond Seniorama worden regelmatig folders gebust, om de algemene werking maar ook specifieke activiteiten bekend te maken. Op maandag 18 en dinsdag 19 augustus organiseert Seniorama twee opendeurvoormiddagen. Nieuwsgierigen kunnen kennismaken met de verschillende aspecten van de werking. Zowel de socio-culturele activiteiten als de dienstverlening en het vrijwilligerswerk stellen zich voor met infostands, PowerPointpresentaties, persoonlijke gesprekken. Om het geheel aantrekkelijk te maken worden demonstratielessen gegeven. Als bijzondere aantrekking is er een stand met hapjes die verzorgd wordt door de vrijwilligers van Seniorama. Om de kas wat extra te spijzen wordt een rommelmarkt en tombola georganiseerd. Meer dan 300 geïnteresseerden en vrijwilligers komen met het centrum en zijn activiteiten kennis maken. Op 27 september wordt deelgenomen aan de braderie van de Tiensestraat. Naast informatie over de werking heeft Seniorama er ook een stand met tweedehandsspullen. Tijdens de seniorenweek in november heeft Seniorama zich op verschillende momenten voorgesteld aan het seniorenpubliek. 14 november LDC Ruelenspark in Heverlee 15 november LDC Ter Vlierbeke in Kessel-Lo 16 november Ter Putkapelle in Wilsele 19 november Buurtcentrum Sint Maartensdal Website Seniorama beschikt al een aantal jaren over een website met een grote functionaliteit. Daarmee willen we een zo groot mogelijk segment van onze doelgroepen bereiken met accurate en actuele informatie over de vele luiken van onze werking. Via de website kan zeer vlug en soepel ingespeeld worden op de actualiteit: plotse veranderingen, rechtzettingen, bijkomende informatie, dringende berichten. Gezien Seniorama zich specifiek op ouderen richt, voor wie het werken met een computer niet altijd vanzelfsprekend is, wordt geopteerd voor een zeer gebruiksvriendelijke bediening. Zowel hoofd- als submenu s zijn zeer overzichtelijk opgesteld en eenvoudig te bedienen. Daarnaast wordt ook het uitzicht van de website zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt. Binnen de mogelijkheden van de huisstijl van Seniorama wordt regelmatig de achtergrond, kleurnuances van menu s en linken aangepast aan nieuwe public art-tendensen. De tekstgedeelten worden, waar mogelijk, geïllustreerd met eigen fotomateriaal of internetafbeeldingen. Van heel wat activiteiten worden fotoreportages op de site gezet. 16 Voorstelling en structuur 2014

17 De website voorziet ook in een contactmogelijkheid. Geïnteresseerden kunnen via de website een sturen naar de verschillende afdelingen van Seniorama. Op onze website is ook een ruimte (prikbord) gemaakt voor aankondigingen van non-profit-organisaties die via onze site een seniorenpubliek willen bereiken. Naast de voor iedereen zichtbare menu s heeft onze website ook een vrijwilligersmenu. De informatie daarop is enkel zichtbaar voor vrijwilligers bij Seniorama. Om daar toegang toe te hebben, krijgen de vrijwilligers een gebruikersnaam en bijhorend wachtwoord. Dit menu geeft informatie die alleen vrijwilligers aanbelangt namelijk De Klepel, het informatieblad voor de vrijwilligers van Seniorama, kan daar gelezen worden. Niet alleen die van de lopende maand, maar ook die van de vorige jaren. Webmasters: Aimé Feys, Danny De Wulf en Patrick Ruytings Actueel houden: Rita De Bock en de webmasters Onze website is gebouwd met Drupal. Sinds 2009 wordt er gewerkt met versie 6 van Drupal. Aangezien Drupal op termijn de versie 6 niet meer zal ondersteunen, hebben we in de loop van 2014 een volledige nieuwe site gebouwd met versie 7. Deze biedt meer mogelijkheden dan de vorige versie. Ook een aantal publicaties zijn te lezen op de website: het jaarprogramma van het lopende werkjaar, de brochure over assistentiewoningen en wooncentra, de jaarverslagen en de folders die de dienst wegwijs opstelt Digitaal infoscherm in de cafetaria In 2014 wordt gestart met het digitaal brengen van de activiteiten die de daar opvolgende week door Seniorama georganiseerd worden. Dit gebeurt op een groot scherm dat in de cafetaria staat. De presentatie wordt ondersteund met foto s van voorbije activiteiten en met achtergrondmuziek. Samensteller van de presentatie: Rita De Bock 3.2 Interne communicatie In 2014 wordt De Klepel vier keer verspreid bij alle medewerkers van Seniorama. Langs de Klepel worden de medewerkers op de hoogte gebracht van nieuwe ontwikkelingen, belangrijke weetjes over Seniorama, stand van zaken van nieuwe projecten, kennismaking met één van de vele werkgroepen. De nieuwsbrief maakt het mogelijk vrijwilligers voor een vergadering of activiteit uit te nodigen. Ook nieuws over de vrijwilligers wordt in de Klepel opgenomen. Om kosten te sparen wordt de nieuwsbrief zoveel mogelijk via aan de vrijwilligers bezorgd Voorstelling en structuur 17

18 Toch worden nog steeds bijna 30% van de nieuwsbrieven via print bezorgd. De teksten voor de klepel worden door de professionele medewerkers en stagiaires van Seniorama in onderling overleg geschreven. De lay-out en het versturen gebeurt door Chris Van de Vyver, Bianca Pisera en Marlies Van Mechelen. 4 Vrijwilligersbeleid 4.1 Opdracht Seniorama is een Leuvense sociale pluralistische beweging met bijzondere maar niet uitsluitende aandacht voor de positie van ouderen in de maatschappij en steunt op een uitgebreid netwerk van vrijwilligers die worden bijgestaan door beroepskrachten. 4.2 Organisatie Seniorama is een organisatie waar vrijwilligerswerk een essentieel onderdeel vormt van de werking. Vrijwilligers zijn altijd een sterkte geweest van Seniorama en hebben steeds hun stempel gedrukt op de werking. Bij Seniorama is er een cultuur van overleg en gedeelde verantwoordelijkheid. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de raad van bestuur en het team van beroepskrachten. De vrijwilligers bepalen in samenspraak met de beroepskrachten hun engagement. 4.3 Vrijwilligers Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde voor Seniorama om het vele werk en de hoeveelheid van taken aan te kunnen. Vrijwilligers kunnen zich bij Seniorama engageren binnen alle structuren van de organisatie. Hierdoor vormen ze het visitekaartje van de organisatie. Seniorama biedt haar vrijwilligers een maatschappelijk relevante tijdsbesteding, een ruime diversiteit aan sociale contacten, ontplooiingskansen en waardering. Seniorama vergoedt de kosten van de vrijwilliger binnen haar budgettaire beperking en volgens de gemaakte afspraken. 4.4 Cel vrijwilligersbeleid De cel vrijwilligersbeleid neemt een aantal taken op zich ter ondersteuning van het vrijwilligerswerk: de opvang van nieuwe vrijwilligers, opvolgingsgesprekken, het organiseren van opleiding en vorming, het bijhouden van een database met de interesse en competenties van vrijwilligers. De cel ziet het als haar taak om initiatieven te nemen om de werking met en samenwerking tussen de vrijwilligers zo goed mogelijk te laten verkopen. In 2014 vergadert de cel vijf keer. De initiatieven die door de cel genomen worden in 2014 stellen zich tot doel het medewerkersbeleid effectiever te maken in het kader van het algemeen beleid van Seniorama en de tevredenheid van de medewerkers te versterken. Deze initiatieven kaderen in de kwaliteitsplanning. Een van de realisaties van de cel die zichtbaar wordt is het organisatieschema van Seniorama. De drie grote delen van Seniorama nl de dienstverlening, de ondersteunende activiteiten 18 Voorstelling en structuur 2014

19 en de socio-culturele activiteiten worden op groot formaat in de cafetaria van Seniorama uitgehangen. Per deel worden de verschillende werkgroepen met de betrokken vrijwilligers aanschouwelijk gemaakt. De eerste bedoeling is om de vrijwilligers te laten zien waar ze in het geheel van de organisatie thuis horen. Op de tweede plaats is dit ook een goede manier om buitenstaanders met de organisatie te laten kennismaken. Een tweede punt waaraan gewerkt wordt is de organisatiecultuur. In een organisatie met een groot aantal vrijwilligers is het belangrijk te werken aan de motivatie van de vrijwilligers maar ook aan een duidelijke taakverdeling en daardoor tevredenheid. De cel werkt een voorstel uit om in de verschillende werkgroepen te laten bespreken om zo tot een optimale communicatie en taakverdeling binnen de eigen werkgroep te komen. Als derde groot punt werkt de cel na 5 jaar werking aan een zelfevaluatierapport. Leden van de cel vrijwilligersbeleid: Paul De Smedt, Lieve Hillewaere, Wim Fierens, Vic Vanderick, Jaak Kusters, Lou Matheus, Roos Haepers, Jos Bombart, Caroline Ballegeer, Paula Dudal, Johan Vanackere, Bianca Pisera, Marlies Van Mechelen 2014 Voorstelling en structuur 19

20 Dienstverlening 1 Centrumraad De centrumraad geeft advies over de werking van het dienstencentrum, zowel over de dienstverlening als over de activiteiten en organiseert de zomeractiviteiten. Het jaarverslag wordt met de leden van de centrumraad doorgenomen. In 2014 vergadert de centrumraad zes keer. De inhoud van de vergaderingen betreft de werking van het dienstencentrum. Binnen- en buitenactiviteiten voor de zomerperiode worden gepland. De leden van de centrumraad nemen ook een taak op bij het organiseren en begeleiden van deze activiteiten. Iedere week wordt tijdens de maanden juni tot september minstens één activiteit georganiseerd. De centrumraad buigt zich ook over de manier waarop de werking van het centrum in de ruimere buurt bekend gemaakt kan worden. Leden van de centrumraad: Jos Bombart, Mon Bakelants, Agnes Boeckx, Greta Duchateau, Paul De Smedt, Reinilde Van Com, Philippe Maertens, Loes Stroobants, Anita De Witte, Lieve Sinnaeve, Marlies Van Mechelen 2 Advies en ondersteuning Seniorama neemt een aantal adviesopdrachten waar als dienstencentrum. Zowel vrijwilligers als personeelsleden nemen een deel van deze adviesverstrekking op zich. Ondersteuning is heel dikwijls een inherent onderdeel van advies. Hulpvragers zijn immers niet altijd in staat om de stappen van een advies zelfstandig op te volgen. Dit advies wordt niet alleen verstrekt aan klanten die naar het LDC komen. Mensen die niet in staat zijn om hun vraag binnen het centrum te bespreken, krijgen advies over hun vraag tijdens een huisbezoek van de coördinator thuisdiensten van Seniorama. 2.1 Registratie van vragen Categorie Warme maaltijden Boodschappendienst Babbellijn Gezelschapsdienst Buurthulp Brochure Woonzorgcentra/Assistentiewoningen Aanbod vrijwilligers Informatie allerhande Doorverwijzing Aantal Dienstverlening 2014