Web2Print Systeembeschrijving

Transcriptie

1 HIFLEX Web2Print

2 2

3 Web2Print Systeembeschrijving

4 4

5 Inhoud Inleiding 01. Bedrijfsprofiel Redenen voor Web2Print Referenties: Web2Print van HIFLEX 10 Web2Print voor drukwerkinkopers 04. Productmatrix en calculatie Online ontwerpen Offerte en orderomschrijving Winkelwagen Account beheer Data-upload en preflight check Gesloten Webshop voor zakelijke klanten 26 Web2Print voor drukkerijen 11. Administratie en ontwerp Configuratie van de productmatrix Afhandeling aanvullende diensten / Orderboek Klantendatabase Distributie aan productiepartners Drukvrijgave Online betaalsystemen Integratie van verzenddiensten Job tracking Afroep uit voorraad en fulfillment Doelgroepgerichte marketing Promotiecode-generator Partner- en affiliateprogramma s Drukken van verzamelvormen 48 Implementatie 25. Implementatie en support Tien strategieën voor het succes van Web2Print 51 5

6 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 01 Bedrijfsprofiel HIFLEX is een wereldwijd opererende softwareleverancier, gespecialiseerd in de grafimedia industrie. Tot de producten van HIFLEX behoort het Web2Print systeem»hiflex Webshop«,»HIFLEX MIS«en het»hiflex Print Support«. Automatisering van commerciële en productieprocessen De naam»hiflex«staat als geen ander voor dé softwareoplossing van automatisering van commerciële- en technische processen in de grafische industrie. Als technologie- en marktleider is het onze plicht er voor te zorgen dat, onze klanten altijd kunnen rekenen op een duurzame voorsprong op de concurrentie. HIFLEX stelt de klant centraal en garandeert snelle service, betrouwbaarheid, deskundigheid en innovatie. We zorgen voor actieve ondersteuning van onze klanten bij het optimaal benutten van kansen en uitdagingen die de markt aanbiedt. Meer dan 100 gemotiveerde en hooggekwalificeerde medewerkers staan klaar om hun specialistische kennis van onze awardwinnende technologie en softwareoplossing:»hiflex Webshop«,»HIFLEX MIS«, en»hiflex Print Support«te delen met onze klanten.»hiflex WebshopHIFLEX MISHIFLEX Print SupportHIFLEX Webshop«en»HIFLEX Print Support«zijn twee professionele online producten, die een revolutionaire verbetering van het webgebaseerde bestel- en inkoopproces tot stand hebben gebracht.»hiflex Webshop«is een specifiek voor de grafische industrie geoptimaliseerd online bestelsysteem. Het omvat een geïntegreerde functie waarmee producten kunnen worden samengesteld en maakt het mogelijk online offertes te genereren met afwijkende formaten in elke gewenste oplage.»hiflex Print Support«is een hoogwaardig webgebaseerd inkoopsysteem, dat drukwerk- en mediainkopers van digitaal tools voorziet om de organisatie van hun inkoopprocessen efficiënterte maken.»hiflex MIS«(Management Informatie Systeem) is een krachtig en zeer veelzijdig management systeem, dat alle processen in de grafische industrie afdekt en ondersteunt. Meervoudig winnaar van de internationale CIP4 Innovations Awards /02 HIFLEX is partnerlid van de CIP4 organisatie, een wereldwijd consortium dat de integratie van de prepress-, druk- en afwerkprocessen nastreeft. Het grote aantal internationale CIP4 Innovation Awards (CIPPI Awards), dat HIFLEX inmiddels in ontvangst heeft genomen voor buitengewoon succesvolle JDF implementaties vormt het beste bewijs voor de daadwerkelijke praktische en economische voordelen die met JDF bereikt kunnen worden. In 2008 ontving HIFLEX bijvoorbeeld onderscheidingen van de CIP4 organisatie in de categorieën»meest innovatieve gebruik van procesautomatiseringstechnologie Wereldwijd«en»Beste implementatie van procesautomatisering Europa«voor de projecten met online drukwerkleverancier PrintPlaza ( PrintPlaza is een HIFLEX Webshop die op 6

7 één website de producten van verschillende gespecialiseerde drukkerijen aanbiedt, met een breed scala aan keuzemogelijkheden en productvarianten. De CIP4 jury schreef:»dit is een fantastisch Web2Print project, ver voor op de concurrentie!«in hetzelfde jaar ontving HIFLEX als eerste MISleverancier de InterTech Award in de categorie MIS en Web2Print systemen. De InterTech Award juryleden waren met name onder de indruk van de managementfuncties en de superieure JDF integratie van de gecertificeerde HIFLEX producten. Marktleiderschap dankzij toonaangevende technologie HIFLEX claimt zijn positie als wereldwijd marktleider in»mis systemen«voor de grafische industrie en heeft als bedrijfsfilosofie dit marktleiderschap te behouden en te verstevigen door middel van toonaangevend technologie. Daarom wordt zo n 30 procent van de jaarinkomsten opnieuw geïnvesteerd in eigen onderzoek en productontwikkeling. De softwareontwikkelaars spannen zich tot het uiterste in om geen inbreuk te maken op patenten die bij andere bedrijven berusten. Tegelijkertijd breidt HIFLEX het eigen portfolio aan internationale patenten voortdurend uit. Er zijn inmiddels meer dan 20 aanvragen ingediend. Op deze manier is HIFLEX Webshop beschermd tegen imitatie en tegen patentclaims van andere Web2Print leveranciers. Patenten beschermen Web2Print producten tegen imitatie en andere leveranciers Web2Print is geen extra verkoopkanaal. Web2Print is mainstream. 7

8 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 02 Redenen voor Web2Print DTP, PDF, CTP, digitaaldruk en JDF: de grafische industrie onderging de afgelopen dertig jaar voortdurend ingrijpende veranderingen. Een van de belangrijkste veranderingen is de overgang van traditionele drukwerkorders naar Web2Print. Marktonderzoekers voorspellen dat op korte termijn meer dan eenderde van alle drukwerkorders via Internet zal worden afgehandeld. Web2Print is niet alleen voor specialisten, ook voor traditionele commerciële-drukkerijen tot aan verpakkingsdrukkers toe Web2Print is veel meer dan een extra verkoopkanaal en wordt inmiddels al op brede schaal toegepast. Internet is niet langer het exclusieve domein van gespecialiseerde online drukwerkleveranciers. Steeds meer»conventionele«drukkerijen richten hun aandacht op online mogelijkheden om beter in te kunnen spelen op het veranderende inkoopgedrag van hun klanten. Web2Print oplossingen bieden drukkerijen vele nieuwe kansen en mogelijkheden aan. Onderzoek bevestigt het toenemend belang van Web2Print Een rapport van Nielsen Media research geeft aan, dat meer dan 85 procent van alle Internetgebruikers al ervaring heeft met het plaatsen van online bestellingen. Consumenten en bedrijven kiezen duidelijk steeds vaker voor het gemak van Internet en regelen hun inkoop van producten en diensten liever online. Deze voorkeur wordt nog eens onderstreept door het feit, dat 66,5 procent van alle ondervraagde drukwerkinkopers bevestigen dat ze gebruik maken van Web2Print diensten. Steeds meer drukkerijen gebruiken Web2Print Het aantal opdrachtgevers, dat drukwerkorders geheel of gedeeltelijk via het web afhandelt groeit enorm. Onlangs nog meldde een Duitse Web2Print specialist dat het bedrijf haar miljoenste Web2Print order had geboekt. Volgens onderzoek zal in 2012 meer dan eenderde van alle drukwerkorders via het Internet worden afgehandeld. HIFLEX Webshop is geschikt voor iedere drukkerij HIFLEX Webshop biedt een compleet Web2Print systeem dat exact op de grafische industrie is afgestemd. Gebruikers kunnen hun portaal geheel naar eigen wens inrichten. Achter het front-end werkt een geïntegreerd MIS pakket dat alle klant-, opdracht- en productgegevens in de achtergrond beheerd. HIFLEX Webshop is ontwikkeld als een eenvoudig Web2Print portaal dat door elke drukkerij kan worden geïmplementeerd dus ook door drukkerijen die nog geen HIFLEX-product inzetten. 8

9 Kenmerken van HIFLEX Web2Print: Eenvoudige product configuratie: Met slechts 25 selectiecriteria kunnen meer dan verschillende eindproducten worden samengesteld. Op die manier kan een drukkerij haar complete productmatrix snel en efficiënt presenteren. HIFLEX Webshop is s werelds eerste Web2Print systeem dat het bestellen van drukwerk in elk gewenst formaat mogelijk maakt. De klant kan dus producten specificeren die afwijken van de standaard formaten. Online ontwerpen: Voortbouwend op het basispakket biedt HIFLEX een breed assortiment van aanvullende modules die in de Webshop kunnen worden geïntegreerd. De klant kan op die manier zijn drukwerk zelf online ontwerpen en aanpassen. Automatische ingangscontrole: Direct na het uploaden van een bestand worden de ontvangen gegevens onderworpen aan een geïntegreerde preflight controle. Zo wordt voorkomen dat klanten nog op het allerlaatste moment hun onvolledige bestanden moeten corrigeren. Winkelwagen met veilige betaling: Bij opdrachten die via de bank of per creditcard worden betaald, wordt het verschuldigde bedrag direct bij de klant afgeschreven via een beveiligd betaalsysteem. HIFLEX Webshop handelt betalingen af via bekende en veilige online betaalsystemen als PayPal, Ogone en PayOne.»Drupal«content management systeem: HIFLEX Webshop is als module geïntegreerd in het wereldwijd leidend content management systeem»drupal«. Professionele websites kunnen hiermee eenvoudig worden ontworpen en onderhouden. Zelfs meerdere webshops onder verschillende domeinnamen inrichten en deze vervolgens aan dezelfde back-end koppelen. Automatisering in de back-office: De administratie wordt automatisch verwerkt. Het creeren van offertes, orders, facturen, job tickets, afleverbonnen en verzendingslabels, zijn enkele voorbeelden die in de HIFLEX Webshop volledig geautomatiseerd gegenereerd worden. Het systeem biedt tevens een bi-directionale XML interface om systeemen van derden te koppelen. Drukken van verzamelvormen: Online bestellingen bieden de drukkerij interessante mogelijkheden om de verschillende producten in één drukvorm te combineren om efficiënter gebruik te maken van de beschikbare productiecapaciteit. Kleine oplages kunnen tegen aantrekkelijke prijzen worden geproduceerd. De integratie met Metrix is optioneel. Promotionele acties: HIFLEX Webshop beschikt over een scala aan nieuwe marketing kanalen. Een geïntegreerde»promotiecode-generator«maakt het mogelijk snel en eenvoudig te adverteren op websites van partners. De marketing functionaliteit stelt de drukkerij in staat om alle bestaande en potentiële klanten te informeren over speciale aanbiedingen en nieuwe mogelijkheden. Zoekmachine marketing: De grootste uitdaging voor Web2Print systemen is effectieve marketing. HIFLEX Webshop is zoekmachine vriendelijk geprogrammeerd zodat gebruikers hun online concurrenten verslaan. De configuratie met Google Analytics is standaard geconfigureerd. Grotere klantloyaliteit: Door klantspecifieke portalen beschermt met een wachtwoord in te richten, waar CI-conform drukwerk als ook afroep kan plaats vinden, vergroot men de klantenloyaliteit. Hetgeen tijd en geld spaart! 9

10 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 03 Referenties: Web2Print van HIFLEX HIFLEX Webshop biedt een compleet Web2Print systeem, exact afgestemd op de behoefte van de grafische industrie en volledig naar eigen inzicht in te richten en vorm te geven. Een geavanceerd back-end houdt op de achtergrond alle informatie bij van elke klant, iedere opdracht en alle producten. Webshop kan door elke drukkerij worden toegepast HIFLEX Webshop is ontworpen om moeiteloos door elke drukkerij te worden toegepast zelfs door drukkerijen die nog geen HIFLEX product inzetten. Krijg toegang tot nieuwe markten en verhoog uw efficiency bij het vervaardigen van drukwerk. Het award-winnend HIFLEX Webshop systeem helpt u op alle onderdelen snel, kosteneffectief en met behoud van topkwaliteit te produceren. De bestaande HIFLEX Webshop implementaties geven een goed beeld van de uitgebreide mogelijkheden en de manier waarop het systeem aan de eigen wensen en eisen kan worden aangepast: Printello.de PrintBeyond.com De HIFLEX Webshop portaal kan naar eigen wens worden ingericht. PrintPlaza.com FlyerPara.de 10

11 Software is altijd enigszins ongrijpbaar, en de voor- en nadelen kunnen eigenlijk alleen goed worden beoordeeld door er zelf ervaring mee op te doen. Daarom biedt HIFLEX op Internet een demo portaal aan van haar Webshop. Op kunt u de HIFLEX Webshop zo vaak mogelijk uitproberen als u maar wilt. Demo Webshop beschikbaar op Internet Het demo portaal bevat een volledige versie van de Webshop; u kunt alle functies van HIFLEX Webshop zonder enige beperking testen en bestellen. Geen zorgen u ontvangt geen factuur er worden geen daadwerkelijke orders geplaatst, de Webshop is niet verbonden met een drukkerij. Ervaar HIFLEX Webshop zelf. Op kunt u een volledige versie van de Webshop online uitproberen. 11

12 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 04 Productmatrix en calculatie Een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier om producten samen te stellen vereenvoudigt het online selecteren en specificeren van drukwerk. Slechts een beperkt aantal opties is in de achtergrond nodig om een gevarieerd productaanbod te kunnen presenteren: op basis van 25 product specificaties kunnen meer dan verschillende eindproducten worden samengesteld. Eenvoudige productmatrix De eenvoudige structuur is een van de kenmerken waarmee HIFLEX Webshop zich onderscheidt. Drukwerk wordt volledig ontleed tot alle benodigde elementen, en elk onderdeel kan vervolgens afzonderlijk worden geselecteerd en gespecificeerd. De drukwerkinkoper kan het gewenste eindproduct helemaal online samenstellen. De gebruikersbegeleiding van HIFLEX Webshop is eenvoudig: alle producteigenschappen zoals het formaat, het aantal pagina s, de kleuren, het papier, afwerking en veredeling, worden stap voor stap gedefinieerd. Het systeem calculeert vervolgens automatisch een offerteprijs op basis van de geselecteerde gegevens van de gebruiker. Bovendien kunnen zelfs afwijkende formaten en oplages worden aangevraagd. Op basis van slechts enkele componenten is een breed portfolio beschikbaar Ondanks de grote verscheidenheid aan mogelijkheden, heeft de drukker op de achtergrond toch slechts een beperkt aantal opties nodig. Een vouwfolder bijvoorbeeld telt slecht 25 componenten, maar die kunnen tot maar liefst verschillende uitvoeringen worden gecombineerd. Op basis van het complete productportfolio is er keuze uit verschillende soorten drukwerk. De drukwerkinkoper kan het gewenste eindproduct helemaal online samenstellen = 25 4 * 8 * 1 * 6 * 2 * 2 * 2 =

13 Tijdens het configuratieproces worden onmogelijke combinaties automatisch uit het keuzemenu weggelaten terwijl noodzakelijke bewerkingen (zoals bijvoorbeeld het rillen van 200 grams papier) juist direct worden toegevoegd. Indien van toepassing kunnen producten ook uit meerdere onderdelen bestaan, zoals bijvoorbeeld een omslag en een binnenwerk. Onmogelijke combinaties worden automatisch uit het keuzemenu weggelaten De mogelijkheid om eindproducten te configureren met een afwijkend formaat van de standaard, is nieuw in de Web2Print wereld. Het gewenste formaat kan bij HIFLEX Webshop tot op de millimeter nauwkeurig worden gespecificeerd. Web2Print wereldpremieré: afwijkende formaten Wijzigingen in de componenten kunnen uiterst eenvoudig worden doorgevoerd voor alle producten waar de correctie betrekking op heeft. Als bijvoorbeeld de prijs van een bepaalde papiersoort verandert, dan hoeft die nieuwe prijs slechts op een plaats in het systeem te worden aangepast (zie hoofdstuk 12:»Configuratie van de productmatrix«). De nieuwe papierprijs is vanaf dat moment direct van toepassing op alle producten, die dat papier gebruiken. Eenmalige invoer van prijswijzigingen Zodra een productomschrijving compleet is, wordt direct een offerteprijs getoond voor verschillende oplages. Als de gewenste oplage niet in dat rijtje voorkomt, kan de klant een prijs voor zijn specifieke bestelhoeveelheid aanvragen. Het systeem calculeert alle offertes direct online. Directe online prijsopgave De direct gecalculeerde offertes voor verschillende oplages worden onmiddellijk weergegeven. 13

14 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 05 Online ontwerpen HIFLEX Webshop is een open systeem dat de integratie met derden systemem toelaat. Naast de inmiddels ingebouwde PDF Online Designer is het mogelijk om extern ontwikkelde tools te integreren, dat webshopgebruikers professionele DTP mogelijkheden biedt. Op die manier kan snel en eenvoudig eigen drukwerk worden vormgegeven. Online ontwerp mogelijk door profesionele tools De basisversie van HIFLEX Webshop bevat door derden ontworpen tools voor het online professioneel vormgeven van drukwerk op basis van templates: PDF-Online: PDFlib is een geavanceerde toepassing voor het aanmaken van een PDF bestand. Het is een standaard module in HIFLEX Webshop en ondersteunt het dynamisch genereren van een drukgereed PDF bestand. PDF bestanden met teksten, vector illustraties en bitmap afbeeldingen worden online aangemaakt met de Webshop. PDFlib heeft geen andere software nodig en is al geïnstalleerd bij het geleverde softwarepakket. PDFlib wordt gebruikt om eigen drukwerk te ontwerpen. Alle geselecteerde onderdelen en ingevoerde tekst wordt automatisch gecombineerd tot een drukgereed PDF bestand. 14

15 Kroppr: Deze grafische module kan worden geïntegreerd met HIFLEX Webshop. Kroppr wordt gebruikt om beeldmateriaal te schalen, te roteren en de uitsnede te bepalen. Deze afbeeldingen kunnen worden ge-upload, waarna ze online worden bewerkt en in bestaande layouts kunnen worden gebruikt allemaal zonder aanvullende software te installeren. Met het geïntegreerde grafische tool Kroppr kan men online selecteren, rotateren en schaling. Het resultaat kan worden ingebed in de bestaande templates. Tom * 1. januari

16 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 05 PageFlip: Het PageFlip effect een functie waarmee het omslaan van pagina s wordt gesimuleerd maakt de weergave van boeken of tijdschriften mogelijk. Met deze module zien klanten direct op hun beeldscherm het te produceren eindresultaat. Bent u van plan een tijdschrift of boek online te laten drukken? Met PageFlip kunt u het eindresultaat vooraf zien. 16

17 De ontwerpmogelijkheden van HIFLEX Webshop kunnen worden uitgebreid met een breed assortiment van aanvullende modules, die allemaal naadloos met het systeem kunnen worden geïntegreerd. Via external tools verschaffen Webshop gebruikers een meerwaarde voor klanten Hieronder vindt u een beknopte weergave van typische producten: XMPie: Deze software optimaliseert het online creëren van gepersonaliseerd drukwerk. In plaats van statische beelden, combineert XMPie variabel beeldmateriaal met verschillende teksten en afwisselend kleurgebruik. Het is het perfecte tool voor het genereren van persoonlijke brochures, mailings, kalenders, catalogi en een verscheidenheid aan ander geïndividualiseerd drukwerk. Pageflex: Met Pageflex is het eenvoudig CI-conform drukwerk te creëren. Online te werken, zonder dat er professionele ontwerpers moeten ondersteunen om uw drukwerk te produceren. De technologie achter Pageflex maakt het op basis van WYSIWYG mogelijk om binnen de bestaande layout tot op typografisch niveau wijzigingen aan te brengen. Tegelijkertijd maakt de»data Merge«optie, het mogelijk om dynamische beelden vanuit een database te gebruiken en volledig geïndividualiseerd versies van elk document te vervaardigen. InDesign-Server: Het internationaal befaamde layout programma Adobe InDesign is ook als een server versie beschikbaar. Eenmaal op een webserver geïnstalleerd voorziet het programma in uitgebreide mogelijkheden en een zeer breed assortiment van layout en typografische opties, voor de creatie van drukwerk. Geef uw creativiteit de ruimte bij het ontwerpen van uw drukwerk. Teksten, kleuren en beeldmateriaal kunnen steeds naar wens worden aangepast. 17

18 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 06 Offerte en orderomschrijving HIFLEX Webshop genereert automatisch een offerte en een orderomschrijving in de vorm van een PDF. De orderomschrijving geeft een overzicht van het geselecteerde product met alle relevante gegevens en geeft informatie over de layout en de benodigde databestanden, ervan uitgaande dat de klant ervoor heeft gekozen zijn bestanden te uploaden. Configuratiemogelijkheden voor de klant Klimaatneutraal drukwerk Als het kiezen en samenstellen van een product is voltooid, ontvangt de klant onmiddellijk een offerte met een specificatie van de drukkosten van zijn aanvraag. Deze kosten komen tot stand op basis van een breed scala aan keuzemogelijkheden en extra opties. In onze»bestprint24«demonstratieversie van de Webshop kan de klant bijvoorbeeld kiezen voor klimaatneutraal drukwerk, voor een online proef of voor aflevering per koerier. Ook kan de klant aangeven in welk bestandsformaat de data worden aangeleverd die keuze resulteert namelijk in meer of juist minder werk voor de drukkerij en dat vertaalt zich direct in een hogere of juist lagere prijs. Offerte voor het gekozen eindproduct. Het systeem berekent automatisch de afleverdatum en verzendkosten Behalve de prijs berekent HIFLEX Webshop ook automatisch de vroegst mogelijke afleverdatum, en het systeem geeft direct de uiterste deadline aan voor het ontvangen van de bestanden om die afleverdatum te kunnen realiseren. Als die deadline niet haalbaar is, stelt het systeem automatisch een latere datum voor. Tenslotte worden ook de verzendkosten aan de calculatie toegevoegd, op basis van het aantal verpakkingen en het berekende totaalgewicht. 18

19 De offerte van HIFLEX Webshop gaat vergezeld van een orderomschrijving in de vorm van een PDF, die eenvoudig door de klant kan worden geopend en afgedrukt. De omschrijving vat alle relevante gegevens van het aangeboden drukwerk nog eens samen en informeert de klant over belangrijke voorwaarden waar de layout aan moet voldoen, zoals afloop, kleurruimte, minimale beeldresolutie, etc. Orderomschrijving vat de opdracht samen De automatische gegenereerde orderomschrijving geeft een overzicht van alle voor de klant relevante informatie. Naast ordergegevens zijn ook de voor het order benodigde databestanden omschreven. 19

20 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 07 Winkelwagen Klanten hebben in de HIFLEX winkelwagen steeds een overzicht van de producten die zij hebben geselecteerd. Via de checkout-pagina kunnen levering- en facturatieadressen worden gespecificeerd. Ook de betalingswijze kan worden gekozen. Producten toevoegen aan de winkelwagen Nadat de klant het configureren van het gewenste drukwerk heeft voltooid, wordt alle informatie bewaard in de HIFLEX winkelwagen. Hier kan de drukwerkinkoper nog uit verschillende opties kiezen. Indien er meer dan een product moet worden besteld, kan er een ongelimiteerd aantal andere producten worden geconfigureerd en aan de winkelwagen worden toegevoegd. Als een klant van gedachte verandert en besluit een product toch niet te bestellen, dan kan dat item eenvoudig uit de winkelwagen worden verwijderd. Cookies bewaren de inhoud van de winkelwagen HIFLEX Webshop bewaart alle geselecteerde producten en specificaties in de vorm van cookies op de computer van de klant. Hierdoor blijven die producten altijd beschikbaar op de website, zelfs als de browser tussen verschillende bestelsessies wordt afgesloten. Promotionele actiecodes Als u een marketingcampagne voert die gebruik maakt van de promotionele actiecodes (zie hoofdstuk 22:»Promotiecode-generator«), dan kan de klant zijn actiecode invullen in de daarvoor bestemde invoervelden. Het systeem verifieert de geldigheid van de actiecode en brengt de waarde automatisch in mindering op het totaalbedrag. Aanmaken van een account is verplicht Tot op dit moment bevindt de klant zich in het open gedeelte van de Webshop waar hij producten kan kiezen en samenstellen. Om het order daadwerkelijk te kunnen plaatsen moet de klant zich eerst registreren. Als de klant niet is ingelogd, of als er nog geen account bestaat, dan is de volgende stap in het bestelproces het aanmaken van een uniek account (zie hoofdstuk 8:»Account beheer«). Opgeven van facturatieen leveringadres Om het order af te ronden moet de klant een leveringadres en een facturatieadres opgeven. Als deze klant in het verleden al eens orders heeft geplaatst, kunnen ook eerder opgegeven adressen worden geselecteerd. HIFLEX Webshop maakt onderscheid tussen levering- en facturatieadressen. Op deze manier is het mogelijk voor een bureau om drukwerk voor zijn klanten te bestellen en de orders direct bij de eindklant laten afleveren. 20 Erkende betaalsystemen Op deze pagina selecteert de klant ook de betalingswijze. Het is mogelijk om dat via een erkend online betaalsysteem te doen (zie hoofdstuk 17»Online betaalsystemen«), maar ook de eigen bankgegevens kunnen hier worden gespecificeerd. Alle klantinformatie moet goed worden beschermd tegen ongewenst gebruik door derden. Daarom gebruikt HIFLEX Webshop een optioneel PCI-certificeerbaar online betaalsysteem.

21 De checkout pagina geeft het geselecteerde product weer. Ook het leverings- en factuuradres als de betalingswijze worden hier vastgelegd. 21

22 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 08 Account beheer Het account beheer in HIFLEX Webshop biedt mogelijkheden om de bedrijfsgegevens en persoonlijke informatie van drukwerkinkopers in te voeren en te beheren. Een bedrijfsaccount geeft meerdere inkopers van een bedrijf toegang tot eenzelfde account. Nieuwe klanten moeten zich aanmelden Een klant moet een account aanmaken om orders te kunnen plaatsen in HIFLEX Webshop. Als er nog geen account bestaat, dan kan de klant dat via het account beheer zeer eenvoudig zelf aanmaken. Voor het account zijn naam, adres, telefoonnummer en nodig, en een gekozen online gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord. Alle informatie wordt opgeslagen in de klantendatabase (zie hoofdstuk 14»Klantendatabase«), waar de gegevens later eventueel ook weer kunnen worden bijgewerkt. Behalve de eerder genoemde verplichte gegevens kan er ook aanvullende informatie worden ingevoerd, zoals bijvoorbeeld een faxnummer of een mobiel nummer. Bedrijfsaccounts Als de nieuwe gebruiker het keuzevakje»bedrijf / Vereniging / Organisatie«aanvinkt, wordt er een bedrijfsaccount aangemaakt waarop een onbeperkt aantal medewerkers kan worden aangemeld. Omdat bedrijven de BTW over hun bestellingen mogen aftrekken van de belasting, voorziet HIFLEX Webshop ook in de mogelijkheid om het BTW-nummer in te voeren. De geldigheid van het ingegeven BTW-nummer wordt automatisch geverifieerd bij de Europese Commissie. Netto bedragen voor zakelijke gebruikers Het BTW nummer wordt later vermeld op de factuur. Bovendien kunnen alle prijzen op deze zakelijke facturen worden weergegeven als netto bedragen met de toevoeging dat er BTW op van toepassing is. Daarbij wordt er direct rekening gehouden met verschillende BTW-tarieven die bijvoorbeeld van toepassing zijn als er naar het buitenland wordt geleverd. 22

23 Invulformulier om een nieuw account aan te maken. Op een bedrijfsaccount kan een onbeperkt aantal medewerkers worden aangemeld. 23

24 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 09 Data-upload en preflight check HIFLEX Webshop bevat een gebruiksvriendelijke uploadfunctie met optionele preflight check. Die vervolgens direct na aanlevering controleert of de bestanden geschikt zijn om te verwerken. Verschillende upload mogelijkheden HIFLEX Webshop biedt drukwerkinkopers een uiterst eenvoudige methode aan om hun bestanden naar uw server te versturen. Dit kan door de bestanden direct te uploaden, of door gebruik te maken van de uploadlink, die de klant per ontvangt. Comfortable data-upload Als de bestanden direct worden aangeleverd, hoeft de klant alleen maar zijn printklare bestanden op zijn computer te selecteren en te uploaden. De grootte van de bestanden en uploadtijd die nodig is om ze te versturen wordt automatisch berekend en door het systeem weergegeven, zodat de klant een permanent overzicht heeft van de voortgang. Preflight check controleert geschiktheid bestanden Als het uploaden gereed is, start het systeem de optionele preflight check (zoals Callas PDF Toolbox) om te controleren of de ge-uploade bestanden voldoen aan alle voorwaarden. Op deze controle kunnen specifieke regels worden toegepast. Als een bestand ongeschikt is om te drukken, wordt de klant geïnformeerd over de onjuiste onderdelen. Geen telefoonverkeer met klant om probleembestanden te herstellen De eenvoudige uploadfunctie en de preflight check voorkomen dat er nog op het laatste moment voor productie met de klant moet worden gebeld over problemen met een bestand. Bij gebruik van online templates is geen aparte upload van data nodig Als het drukwerk is ontworpen met de online product designer (zie hoofdstuk 5»Online ontwerpen«), dan is deze stap in het proces onnodig, omdat het systeem al automatisch printklare bestanden aanmaakt. 24

25 Bestandselectie: de klant selecteert de bestanden die moeten worden aangeleverd. 2. De optionele preflight check controleert direct na aanlevering of de bestanden geschikt zijn om te verwerken. 3. Een voorvertoning van het bestand dat is aangeleverd. 4. De klant moet bevestigen dat het uploaden is voltooid. 25

26 HIFLEX Web2Print Hoofdstuk 10 Gesloten Webshop voor zakelijke klanten Een gesloten Webshop biedt de mogelijkheid een klantspecifieke portaal voor het bestellen van huisstijldrukwerk in te richten. Deze duurzame verbetering van de communicatie met uw klant zorgt voor betere klantbinding, bespaart tijd en verlaagt kosten. Gesloten Webshop voor vaste klanten Een gesloten HIFLEX Webshop verbetert de communicatie tussen een drukkerij en zijn zakelijke klanten en garandeert een soepele verwerking van alle binnenkomende opdrachten. De toegevoegde waarde van een gesloten Webshop is hoog omdat de klant er zijn hele inkoopstructuur op kan aanpassen. CI (Corporate Identity) wordt nauwkeurig omschreven en kan met slechts een paar muisklikken worden besteld. Personaliseren van standaard producten Met een exclusieve zakelijke webshop kunnen grafische leveranciers aan specifieke klanten de mogelijkheid bieden producten te bestellen in hun eigen huisstijl. Na het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord, krijgt de klant toegang tot een bedrijfseigen webpagina waar hij een overzicht aantreft van alle standaardproducten met een vaste layout en vormgeving volgens de geldende bedrijfshuisstijl. Deze producten kunnen eenvoudig worden geselecteerd en besteld. 26