BEGROTING EN REKENING. De eerste jaaropgaaf BTW compensatiefonds

Transcriptie

1 BEGROTING EN REKENING De eerste jaaropgaaf BTW compensatiefonds Het BTW-compensatiefonds (BCF) heeft ingrijpende gevolgen voor het financiële beleid en beheer van gemeenten. Het houdt eveneens een administratieve verzwaring in voor de organisatie. Gemeenten staan voor vragen als: Wat zijn de consequenties voor de (meerjaren)begroting? Hoeveel BTW kan worden gedeclareerd? Zijn de administratie en de administratieve organisatie goed ingericht? Met de vierde kwartaalopgaaf 2003, die eind januari moet zijn ingediend, wordt opgave gedaan van de compensabele BTW over het jaar 2003, en de hoogte van de minimumuitkering bepaald. Het is belangrijk dat gemeenten nagaan of deze opgaaf aansluit op hun administratie en de gemaakte afspraken. In dit artikel wordt aangegeven op welke wijze kan worden vastgesteld of de opgave van de compensabele BTW goed is en waarom deze noodzakelijk is voor het bepalen van de minimumuitkering. DRS. S.F. KNEPPERS RA en MR. DRS. R. BROUWER resp. manager Deloitte Accountants, partner Deloitte Belastingadviseurs Gemeenten hebben belang bij een goede Opgaaf BCF vanwege de invloed daarvan op het resultaat en hun financiële positie. De risico s die spelen, zijn dat te weinig of teveel compensabele BTW wordt opgegeven en dat, indien van toepassing, een te hoge of te lage minimumuitkering wordt verkregen door het onjuist invullen van gegevens. Gemeenten moeten om die reden ervoor zorgen dat de Opgaaf BCF goed is. Om te waarborgen dat de Opgaaf BCF goed is, is het nodig dat gemeenten de juiste (hoeveelheid) interne controlemaatregelen treffen. Interne controlemaatregelen kunnen worden onderscheiden in preventieve maatregelen en repressieve maatregelen. Onder de preventieve maatregelen vallen: het doorvoeren van functiescheidingen in het proces; het afbakenen van bevoegdheden; het geven van instructies; het inrichten van de administratie en het gebruik maken en beveiligen van computers. In het kader van de Opgaaf BCF gaat het hierbij om preventieve maatregelen rondom het proces van verwerken van inkoopfacturen. De administratieve organisatie moet zodanig zijn ingericht dat alle compensabele BTW zichtbaar en controleerbaar in de administratie wordt opgenomen. Repressieve maatregelen betreffen onder meer de interne controlewerkzaamheden in het proces zelf. Hierbij kan men denken aan inhoudelijke controle van facturen door budgethouders, controle op bevoegdheden en codering door de afdeling financiën en interne controle op de betaling van facturen. Deze interne controlemaatregelen zijn een waarborg voor de juiste verwerking van de BTW-component van inkoopfacturen in de financiële administratie. Het kan voorkomen dat de interne controlemaatregelen in het proces zelf gedurende het jaar niet altijd goed hebben gewerkt. Zeker in het eerste jaar is immers nog geen sprake van uitgekristalliseerde routines. Dit kan tot gevolg hebben dat de BTW-component niet (of niet juist) in de administratie is verwerkt. Hieruit voortvloeiende eventuele (materiële) fouten in de Opgaaf BCF kunnen pas veel later worden ontdekt door externe partijen, zoals de belastingdienst en de externe accountant, met alle gevolgen vandien. Gemeenten zullen dus door aanvullende controlewerkzaamheden moeten vaststellen dat de Opgaaf BCF goed is. De BTW-aansluiting Voor het vaststellen van de volledige verwerking 26

2 van de BTW-component in de Opgaaf BCF zijn cijferbeoordeling en verbandscontroles effectieve maatregelen. Gemeenten kunnen door het uitvoeren van cijferanalyse op verschillen tussen de gerealiseerde kosten en de begrote kosten in de rekening van baten en lasten eventuele belangrijke fouten of tekortkomingen signaleren. Daarnaast hebben gemeenten bij het netto maken van de begroting inzicht gekregen in de te verwachte vordering BCF. Deze verwachte vordering kan worden afgezet tegen de gerealiseerde vordering. Met cijferbeoordeling krijgt men een indicatie over de juistheid en volledigheid van de opgegeven BTW in de Opgaaf BCF. Om (meer) zekerheid te krijgen over de juistheid en volledigheid van de opgave moet gebruik worden gemaakt van verbandscontroles. Verbandscontroles gaan een stap verder dan cijferbeoordeling. Bij verbandscontroles worden gegevensreeksen met elkaar vergeleken uitgaande van een veronderstelde relatie tussen deze gegevensreeksen. Voor de vaststelling van de volledigheid van de opgegeven compensabele BTW in de Opgaaf BCF kan gebruik worden gemaakt van de relatie tussen de BTW en de inkoopfacturen. De totale som van de in de financiële administratie verwerkte inkoopfacturen met compensabele BTW vormt de grondslag voor de compensabele BTW in de Opgaaf BCF. Via de grondslag voor de compensabele BTW kan in feite aansluiting worden verkregen tussen de Opgaaf BCF en de financiële administratie. Deze grondslag voor de compensabele BTW is echter niet opgenomen in de Opgaaf BCF in tegenstelling tot wat gebruikelijk is bij de reguliere aangifte voor de omzetbelasting. Bij de reguliere aangifte BTW maakt de belastingdienst gebruik van deze grondslag BTW, oftewel de kostprijs van de omzet, om de aansluiting vast te stellen tussen de reguliere aangifte BTW en de commerciële jaarrekening. De grondslag voor de compensabele BTW is echter eenvoudig uit te rekenen vanuit de diverse tussenrekeningen die worden gebruikt voor het administreren van de BTW. Een voorbeeld is gegeven in tabel 1. Voorwaarde is uiteraard dat minimaal gebruik wordt gemaakt van afzonderlijke tussenrekeningen voor 6%-facturen, 19%- facturen en facturen voor gemengde kostenrekeningen (waarbij gebruik wordt gemaakt van forfaitaire percentages). De grondslag voor de compensabele BTW die op deze manier wordt berekend, moet zijn ontdaan van de BTW. De reden hiervoor is dat deze grondslag compensabele BTW wordt afgestemd met het deel van de financiële administratie waarin de facturen exclusief BTW zijn verantwoord. De relatie met de verzamel- en consolidatiestaat Voor het maken van de aansluiting tussen genoemde berekende grondslag compensabele BTW en de financiële administratie is het mogelijk gebruik te maken van de verzamel- en consolidatiestaat welke gemeenten elk jaar als bijlage bij hun jaarrekening moeten voegen. De verzamelen consolidatiestaat geeft een totaaloverzicht van de gehele administratie enerzijds onderscheiden naar de jaarlijkse exploitatie, de kostenverdeelstaat en de balansrekeningen en anderzijds onderscheiden naar diverse kostencategorieën. Een voorbeeld van een gecomprimeerde verzamel- en consolidatiestaat is gegeven in tabel 2. De voor de aansluiting van belang zijnde categorie betreft categorie 3 leveringen en diensten. In principe worden namelijk alle inkoopfacturen onder deze categorie verwerkt. Dit laatste zal dan wel eerst moeten worden vastgesteld. De volledigheid van categorie 3 kan worden vastgesteld door controle uit te voeren op de juistheid van de overige categorieën. De juistheid van de overige categorieën wordt onder meer gewaarborgd door de interne controlemaatregelen in de processen verbonden aan deze overige categorieën. Daarnaast is een eenvoudige en snelle manier om fouten in de overige categorieën op te sporen door aansluitingen vast te Tabel 1 Relatie tussen BTW op tussenrekeningen en grondslag BCF Tussenrekening Te vorderen BTW Grondslag BCF ex. BTW Grondslag BCF incl. BTW 6%-exploitatie %-exploitatie %-heffingen %-heffingen %-investeringen %-investeringen %-gemengde kosten (forfaitaire %) %-gemengde kosten (forfaitaire %).... BTW GR s Totaal Opgaaf BCF

3 stellen tussen deze categorieën en de subadministraties die daaraan zijn verbonden. Categorie 1 salarissen en sociale lasten bijvoorbeeld dient aan te sluiten op de staat van personeelslasten oftewel de salarisadministratie. Normaliter is het onmogelijk inkoopfacturen via de salarisadministratie te verwerken. Op deze manier krijgt men dus snel zekerheid dat geen inkoopfacturen onder categorie 1 zijn verantwoord. Voor de overige categorieën kan aansluiting met subadministraties worden vastgesteld via de staat van geldleningen, de staat van kapitaaluitgaven, de staat van reserves en voorzieningen, de kostenverdeelstaat, de staat van verstrekte subsidies en specifieke subsidieverantwoordingen, zoals de kostenopgaven Abw, Ioaw en Ioaz (zie tabel 3). De volledige grondslag BCF Nadat zekerheid is verkregen over de volledigheid van categorie 3, zal vanuit categorie 3 de grondslag BCF, dat wil zeggen de massa facturen met compensabele BTW, moeten worden bepaald. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de zogenaamde labelingstabel waarin op product- of (sub)functieniveau onderscheid is gemaakt in de compensabele en niet-compensabele activiteiten. Bij het maken van dit onderscheid moet rekening worden gehouden met de mogelijke verstoringen als gevolg van het voor het BCF van toepassing zijnde factuurstelsel. In beginsel mag alleen de BTW van facturen die in 2003 door de leverancier zijn uitgereikt in de Opgaaf BCF 2003 worden meegenomen. Onder bepaalde voorwaarden gelden uitzonderingen voor facturen die in 2002 zijn uitgereikt maar deels betrekking hebben op het jaar Een belangrijke aanvullende eis is verder dat facturen die in 2003 zijn uitgereikt maar betrekking hebben op het jaar 2002 niet mogen worden meegenomen in de Opgaaf BCF Voor de aansluiting van de Opgaaf BCF 2003 met de financiële administratie vormt dit laatste geen probleem, omdat deze kosten van 2002 niet in de administratie 2003 zijn opgenomen. De in 2002 vooruitbetaalde kosten zijn wel opgenomen in de administratie 2003, maar deze zijn eenvoudig te achterhalen vanuit de balanspositie ultimo Rekening houdend met de mogelijke verstoringen kan categorie 3 (zie tabel 4) worden gesplitst in de massa facturen die in de grondslag BCF zijn opgenomen, facturen die niet in de grondslag BCF zijn opgenomen en overige posten (b.v. vooruitbetaalde kosten). Aansluiting Opgaaf BCF met administratie De aansluiting van de Opgaaf BCF met de financiële administratie kan worden verkregen door de grondslag BCF berekend vanuit de tussenrekeningen BTW af te stemmen met de grondslag BCF bepaald vanuit categorie 3 van de verzamel- en consolidatiestaat (zie tabel 5). Tabel 2 Grondslag BCF en financiële administratie Verzamel- en consolidatiestaat Cat. 0 Cat. 1 Cat. 2 Cat. 3 Cat. 4 Cat. 5 Cat. 6 Totaal Exploitatie Kostenverdeelstaat Balans Totaal Tabel 3 Overzicht mogelijke aansluitingen Categorie Omschrijving Aansluiting met 1 Salarissen en sociale lasten salarisadministratie 2 Rente en afschrijving staat van kapitaaluitgaven staat van geldleningen 4 Inkomens- en vermogensoverdrachten staat van verstrekte subsidies uitkeringsadministratie subsidieverantwoordingen 5 Kredietverlening en deelnemingen staat van kapitaaluitgaven staat van geldleningen 6.0 Reserveringen staat van reserves en voorzieningen 6.1 Kapitaallasten staat van kapitaaluitgaven 6.2 Kostenplaatsen kostenverdeelstaat 28

4 Tabel 4 Grondslag BCF vanuit categorie 3 Functie Categorie 3 Compensabele Niet-compensabele Overige posten facturen/posten facturen etc Kostenplaatsen Balans Totaal Tabel 5 Opgaaf BCF Administratie Aansluiting Opgaaf BCF en administratie Aanvullende controle volledige grondslag BCF Om nog meer zekerheid te krijgen over het gegeven dat alle inkoopfacturen in categorie 3 zijn verwerkt, zou het verband kunnen worden gelegd tussen de uitgaande geldbeweging en de inkoopfacturen. In de praktijk is het echter veelal onmogelijk dit verband zichtbaar te maken, zeker op totaalniveau. Als alternatief kan worden gekozen om de aansluiting van categorie 3 met de crediteurenadministratie op totaalniveau zichtbaar te maken. De verwerking en betaling van inkoopfacturen verloopt namelijk bij vrijwel alle gemeenten volledig via de crediteurenadministratie. De aansluiting met de crediteurenadministratie of het dagboek inkopen is nog wel relatief eenvoudig te verkrijgen. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de analyse van categorie 3 (zie tabel 4). De som van de facturen die wel en niet in de grondslag zijn opgenomen (categorie 3 minus overige posten) en de BTW verantwoord op de tussenrekeningen BTW dient aan te sluiten op de opboeking in de crediteurenadministratie. Juistheid Opgaaf BCF Grondslag BCF = Compensabele posten Op vorenstaande manier heeft men zekerheid gekregen over de volledigheid van de compensabele BTW in de Opgaaf BCF. Echter nog niet over de juistheid. Voor het vaststellen van de juistheid van de opgegeven BTW kan overigens wel gebruik worden gemaakt van het verband tussen de inkoopfacturen en de opboeking in de crediteurenadministratie. Het kan voorkomen dat facturen waarvan de BTW is opgenomen in de Opgaaf BCF (uiteindelijk) niet worden betaald en dat gemeenten dat wisten of hadden kunnen weten op het moment van het doen van de opgave. Deze BTW mag (uiteraard) niet worden gedeclareerd. Vertrouwend op een goede werking van de administratieve organisatie en interne controle rondom de verwerking (en betaling) van facturen in de crediteurenadministratie kan worden uitgegaan dat de compensabele BTW van betaalde facturen terecht is opgenomen in de Opgaaf BCF. Het crediteurensaldo dat ultimo het boekjaar resteert, zal kritisch op aanvaardbaarheid moeten worden beoordeeld om vast te stellen dat de compensabele BTW van de facturen in dit saldo terecht is opgenomen in de Opgaaf. De controle op de juistheid van de Opgaaf BCF is daarmee nog niet voltooid. Opboekingen op de tussenrekeningen BTW vinden namelijk niet alleen plaats via crediteuren maar ook door memoriaalboekingen. Gemeenten moeten van deze memoriaalboekingen vaststellen dat zij zijn onderbouwd met facturen met compensabele BTW. De belastingdienst en de accountant zullen dit zeker doen. Een ander aandachtspunt betreft de ontvangsten van creditnota s van leveranciers. Het kan zijn dat deze ontvangsten (voorlopig) zijn verantwoord op tussenrekeningen. Een tijdige en goede analyse van de tussenrekeningen door gemeenten is om die reden ook van belang voor de opgave. Tot slot is het belangrijk dat de labeling van producten en de forfaitaire percentages voor de gemengde kosten worden afgestemd met de afspraken met de belastingdienst. Wanneer nacalculatie van de forfaitaire percentages moet plaatsvinden, is het vanwege de complexiteit en de financiële belangen belangrijk dat interne controle op deze nacalculatie wordt uitgevoerd. Geconcludeerd kan worden dat gemeenten ook voor de juistheid van de Opgaaf BCF dus niet alleen kunnen vertrouwen op de interne controlemaatregelen in het proces, maar aanvullende controlewerkzaamheden moeten uitvoeren. Belastingdienst en externe accountant Met vorenstaande interne controlewerkzaamheden kunnen gemeenten vaststellen dat de opgave van de compensabele BTW in de Opgaaf BCF goed is. Een goede opgave is niet alleen van belang voor gemeenten vanwege de financiële belangen die daaraan zijn verbonden, maar ook 29

5 om discussie met de belastingdienst en de externe accountant te voorkomen. De belastingdienst zal bij haar controle van de Opgaaf BCF gebruik maken de interne aansluiting van de Opgaaf BCF met de financiële administratie, net als bij de reguliere aangifte omzetbelasting. De externe accountant zal vanwege de relatief grote financiële belangen jaarlijks een fiscale audit uitvoeren op de Opgaaf BCF. De Opgaaf BCF is namelijk de onderbouwing van de vordering op de balans en de accountant heeft deze onderbouwing nodig voor het verkrijgen van een deugdelijke grondslag voor het afgeven van een accountantsverklaring bij de jaarrekening. De fiscale audit houdt in dat de accountant in samenwerking met fiscalisten de juistheid en volledigheid van de Opgaaf BCF vaststelt. De fiscalisten richten zich daarbij op de wetstechnische aspecten, waaronder het beoordelen of activiteiten terecht als compensabele activiteiten zijn aangemerkt, de zogenaamde labeling. De accountant beoordeelt onder meer de aansluiting tussen de Opgaaf BCF en de financiële administratie, toetst de interne controlemaatregelen en voert detailcontrole uit op de opgevoerde BTW-posten in de opgave. Het moge duidelijk zijn dat vanwege de omvang van de financiële risico s zonder de fiscale audit geen accountantsverklaring bij de jaarrekening kan worden afgegeven. Gemeenten kunnen de daaraan verbonden controlekosten zoveel mogelijk beperken door het uitvoeren en documenteren van de interne controlewerkzaamheden. De minimumuitkering In de vierde kwartaalopgave BCF moeten gemeenten ook voor het eerst de gegevens invullen voor het bepalen van de minimumuitkering. Deze gegevens betreffen de uitname uit het gemeentefonds, de BTW op gemeenschapsvoorzieningen, de BTW openbaar vervoer en de BTW van samenwerkingsverbanden (die vanaf 1 januari 2003 BTW in rekening moeten brengen doordat paragraaf 8, lid 4 en paragraaf 10 van de Toelichting Gemeenten zijn ingetrokken). Een goede opgave van deze gegevens is niet alleen van belang voor de individuele minimumuitkering waarop een gemeente eventueel recht heeft maar ook voor het bepalen van het vereveningspercentage en de totale uitname uit het gemeentefonds voor de komende jaren. Het vereveningspercentage is het percentage van de opgegeven compensabele BTW dat niet aan gemeenten wordt uitgekeerd. Het niet uitgekeerde bedrag wordt gebruikt voor het beroep dat gemeenten doen op de minimumuitkering. Het vereveningspercentage wordt bepaald op basis van het feitelijke beroep op de minimumuitkering van alle gemeenten gezamenlijk. De totale uitname voor de komende jaren is afhankelijk van het beroep dat gemeenten doen op het BTW-compensatiefonds en de toevoegingen aan dit fonds van de BTW op gemeenschapsvoorzieningen, openbaar vervoer en samenwerkingsverbanden. Het niet volledig opvoeren van genoemde BTW-posten betekent dat gemeenten zich individueel en collectief tekort doen. Met uitzondering van de zogeheten saldo-btw van de samenwerkingsverbanden zijn de benodigde gegevens te ontlenen aan de administratie van gemeenten. Voor het opvoeren van de saldo- BTW van de samenwerkingsverbanden in de Opgaaf BCF zijn gemeenten echter afhankelijk van de opgave van deze samenwerkingsverbanden. Het is om die reden nodig dat gemeenten tijdig actie ondernemen voor het verkrijgen van de opgave van samenwerkingsverbanden. Met dank aan P. Klop RA, partner Public Sector Deloitte. (Pklop@deloitte.nl) Gemeenten hebben belang bij een goede Opgaaf BCF vanwege de invloed daarvan op het resultaat en de financiële positie van de gemeente. Gemeenten moeten daarom interne controle uitvoeren op deze Opgaaf. In dit artikel is aangegeven op welke manier gemeenten kunnen vaststellen dat hun opgave van de compensabele BTW in de Opgaaf BCF 2003 volledig en juist is en de noodzaak benadrukt van een juiste opgave van de gegevens voor het bepalen van de minimumuitkering. Hiermee is hopelijk een praktische bijdrage geleverd voor het doen van een goede Opgaaf BCF