HANDLEIDING ERFGOEDBANK NOORDERKEMPEN

Transcriptie

1 HANDLEIDING ERFGOEDBANK NOORDERKEMPEN Erfgoedcel Noorderkempen Grote Markt Turnhout info@erfgoedcelnoorderkempen.be Projectvereniging Erfgoed Noorderkempen, 2011 Erfgoedbank Noorderkempen is een initiatief van Erfgoedcel Noorderkempen, i.s.m. Erfgoedcellen Kempens Karakter, Meetjesland en Waasland en kwam tot stand met steun van de Vlaamse Overheid. 1

2 Handleiding Erfgoedbank Noorderkempen Inleiding De rijkdom aan waardevolle erfgoedcollecties in onze regio is nauwelijks te onderschatten. Deze collecties zijn echter ook kwetsbaar en strategieën om ze te bewaren ontbreken vaak. Met het oog op het toekomstige behoud van de collecties startte Erfgoedcel Noorderkempen daarom in 2008 met het digitaliseren van analoog fotomateriaal uit het Stadsarchief van Turnhout (TRAM 41). Later kwamen ook filmspoelen uit het Stadsarchief, de heemkundige collecties en uit privéarchieven aan de beurt. Digitaliseren op zich is een eerste stap in de goede richting maar is niet voldoende. De beelden (en in een latere fase ook museale en heemkundige objecten, documenten, geluidsopnamen, enzovoort) spreken pas echt tot toekomstige generaties wanneer ze voorzien zijn van een degelijke beschrijving. Bovendien lenen gedigitaliseerde beelden en objecten er zich uitermate goed toe om te ontsluiten naar een breed publiek. In het cultureel-erfgoedconvenant dat de Vlaamse Gemeenschap sloot met Projectvereniging Erfgoed Noorderkempen is in de doelstellingen overeengekomen dat de erfgoedcel zich engageert om cultureel erfgoed te digitaliseren en deze digitale gegevens blijvend toegankelijk en leesbaar te maken. De erfgoedcel hanteert hierbij op collectie- en stukniveau internationaal erkende inhoudelijke en technische standaarden zodat de gegevens uitwisselbaar worden met de gegevens van andere cultureel-erfgoedorganisaties. Ze houdt rekening met eventuele wettelijke beperkingen met betrekking tot copyright en privacy. Maar ook vanuit de lokale erfgoedhouders kwam de vraag naar een uniforme en gebruiksvriendelijke registratie- en ontsluitingsmodule. De erfgoedcel luisterde nauwkeurig en op regelmatige basis naar hun verzuchtingen en kon op die manier een instrument op maat ontwikkelen. Dat instrument is Erfgoedbank Noorderkempen geworden. Het is een multifunctioneel platform, dat niet alleen de erfgoedhouders in staat stelt hun collectie digitaal te beheren maar in eenzelfde beweging deze ook te tonen aan het publiek via de daarvoor ontwikkelde website: In deze handleiding willen we de basiskenmerken van de Erfgoedbank en de algemene afspraken rond de werking ervan uiteenzetten. Het is bedoeld voor iedereen die een erfgoedcollectie op een verantwoorde manier wil beheren. 2

3 Inhoud Deel I: De Erfgoedbank Noorderkempen Basisprincipes Doelstelling en materiaal Het systeem Voor publiek gebruik of voor eigen gebruik? Objectregistratie Ontsluiting Downloaden Garanties? Belangrijke afspraken met partners Wie digitaliseert? Wie beschrijft? Wie beheert de website? Wie betaalt? Minimale beschrijving Werkgroep van partners Deel 2: Selecteren en digitaliseren Selecteren Digitaliseren van (vlak) materiaal Deel 3: Invoeren en beschrijven van objecten Enkele algemene principes Basiskenmerken CollectiveAccess Object, collectie, entiteit, plaats, gebeurtenis, opslagplaats Algemene principes voor het beschrijven van objecten Noteren van data Importmogelijkheden Inloggen, startpagina en navigatie naar een bestaand document

4 3. Een collectie of deelcollectie beschrijven Een persoon of organisatie (entiteit) beschrijven Een object beschrijven: de basisfiche Collectie Wie voert registratie uit Status Inventarisnummer Ander nummer Objecttype Titel Inhoudelijke beschrijving Georeferentie van de inhoud Plaatsen die verwant zijn met de inhoud Fysieke beschrijving Media Datering van de productie Vervaardigers Verwerving van Standplaatsen Trefwoorden De overige tabbladen Identificatie Inhoud Fysieke Beschrijving Media Opschriften/merktekens Productie Beheer Locatie

5 6.9 Toestand Bruikleen Ontsluiting

6 DEEL I: DE ERFGOEDBANK NOORDERKEMPEN 1. BASISPRINCIPES 1.1 DOELSTELLING EN MATERIAAL Erfgoedbank Noorderkempen is enerzijds een collectiebeheersysteem waarin de erfgoedcollecties van de regio kunnen worden beschreven en anderzijds een website waarop het cultureel erfgoed van de regio kan worden ontsloten voor het publiek. De erfgoedbank richt zich op de beschrijving en ontsluiting van verschillende soorten erfgoed: foto s, voorwerpen, kranten, tijdschriften, archiefdocumenten, brieven, affiches, kaarten, boeken, geluidsfragmenten, filmfragmenten enzovoort. Via het collectiebeheersysteem krijgen de erfgoedhouders uit de streek de kans om hun collecties te beschrijven, een essentiële stap in de richting van een goede werking, zowel op het vlak van behoud en beheer als op het vlak van publiekswerking. Registratie vergt een grote inspanning van erfgoedhouders, maar het is een tijdsinvestering die rendeert! Via de website wil de erfgoedbank een divers publiek aanspreken: jongeren, gezinnen, senioren en medioren, erfgoedkenners en leken. Het materiaal wordt op een eenvoudige maar visueel aantrekkelijke manier weergegeven, doorzoekbaar gemaakt via meerdere toegangen (via thema s, collecties, vrij en uitgebreid zoeken, los browsen, zoeken op kaart ) Op die manier wil de erfgoedbank het Kempens erfgoed beter kenbaar maken bij het publiek. Erfgoedbank Noorderkempen is een instrument dat zowel door de erfgoedhouders van de regio als door de erfgoedcel kan ingezet worden om hun werking te versterken. Belangrijk is hierbij dat elke organisatie de erfgoedbank op maat kan gebruiken: als collectiebeheersysteem (enkel voor basisregistratie of meer), als platform voor de ontsluiting van de eigen collectie of als beide. 1.2 HET SYSTEEM De erfgoedbank werd ontwikkeld door de firma Kunstmaan nv. De ontwikkeling gebeurde gezamenlijk door de Erfgoedcellen Kempens Karakter, Meetjesland, Noorderkempen en Waasland. De vier erfgoedbanken draaien volledig onafhankelijk van elkaar maar zijn wel gebaseerd op dezelfde software en vormgeving. Het systeem achter de erfgoedbank bestaat uit drie luiken: Collectiebeheer met CollectiveAcces (CA): de achterzijde van de erfgoedbank en de kern van de hele werking ervan, is de Open Source collectiebeheersoftware CollectiveAccess. Deze gratis 6

7 beschikbare software, die speciaal werd ontwikkeld voor museumbeheer en intussen uitgebreid wordt voor toepassing op erfgoedcollecties in het algemeen, wordt hier gebruikt om registratiefiches in te vullen en er digitale beelden aan te koppelen. Publieksontsluiting via Hier zullen de toegankelijke documenten zichtbaar zijn, doorzoekbaar via trefwoorden, algemene zoekopdrachten, locaties, via virtuele tentoonstellingen, Gebruikers kunnen commentaren achtergelaten, trefwoorden toekennen aan de objecten, personen op foto identificeren, bestanden downloaden in lage resolutie en rechtstreeks contact opnemen met de collectiebeheerder. Website Content Management System (CMS) Drupal : de publieke website wordt beheerd met Drupal, een Open Source CMS. Hier worden tentoonstellingen samengesteld en wordt de inhoud van de webpagina s opgemaakt. Het beheer van de website is in handen van Erfgoedcel Noorderkempen. Partners van de erfgoedbank zullen wel kunnen instaan voor de inhoud van specifieke pagina s. 1.3 VOOR PUBLIEK GEBRUIK OF VOOR EIGEN GEBRUIK? De erfgoedbank kan gebruikt worden als collectiebeheersysteem (enkel voor basisregistratie of meer), als platform voor de ontsluiting van de eigen collectie of als beide. Sowieso hoeft niet alle materiaal dat in CollectiveAccess wordt ingevoerd, ook publiek zichtbaar te zijn. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een collectie met 75 publieke en 25 niet-publieke objecten in zijn geheel wordt gedigitaliseerd en beheerd via de erfgoedbank. De partners zijn vrij te kiezen wat ze wel of niet op de publieke website zetten, hoewel we uiteraard hopen dat er vooral gestreefd wordt naar openheid. Voor het publiek is dit immers vaak een eerste kennismaking met het Kempens erfgoed. We willen de mensen graag een mooi beeld voorschotelen van de vele interessante collecties in de streek. 1.4 OBJECTREGISTRATIE De erfgoedbank is in de eerste plaats ontwikkeld om te registreren en ontsluiten op objectniveau. In CollectieveAccess beschrijven we dus in de eerste plaats het voorwerp, de foto, het document, het boek, het geluidsfragment, enzovoort. De beschrijving van de collecties en deelcollecties staat vooral in het teken van de registratie van de objecten. Binnen eenzelfde collectie kunnen wel meerdere deelcollecties worden aangemaakt, wat beheer en ontsluiting bevordert. 1.5 ONTSLUITING De ontsluiting van het materiaal in de erfgoedbank verloopt via de website Hier kan de bezoeker browsen via onderwerpen, trefwoorden, plaatsen, 7

8 persoonsnamen, op kaart enzovoort. Het gericht zoeken naar objecten worden aangemoedigd. Hoe meer gegevens ingevoerd worden bij het beschrijven van het materiaal, hoe dynamischer het publiek aan de slag zal kunnen met dit digitale erfgoed. Tegelijk is het wenselijk om rond bepaalde onderwerpen regelmatig een virtuele tentoonstelling op te zetten. In die tentoonstellingen kan materiaal uit verschillende collecties, gemeenten en periodes worden samengebracht. Een begeleidende tekst kan zorgen voor de nodige inhoudelijke duiding. Via publieksoproepen kan ook het publiek een bijdrage leveren tot de virtuele tentoonstellingen, die zowel een lokale als een regionale insteek kunnen hebben. Via de tentoonstelling kan de erfgoedbank alleszins goed inspelen op de lopende activiteiten en wensen van de partners en van de erfgoedcel. Concreet heeft dit twee gevolgen: Voor online tentoonstellingen kan gericht materiaal gezocht worden en kunnen digitaliseringrondes georganiseerd worden. Daarnaast kan de erfgoedcel ook digitaliseringrondes organiseren rond bijvoorbeeld een bepaald onderwerp, objectsoort, periode Daarnaast is er veel soepelheid om gewoonweg interessante beelden, teksten, digitaal toe te voegen aan de bank. Dit digitaliseren en invoeren kan door de partners zelf gebeuren, volgens de afspraken opgenomen in deze handleiding, maar voor grotere hoeveelheden materiaal kan altijd even overlegd worden met de erfgoedcel. De erfgoedcel waakt erover dat de bank voldoende leeft en publieke aandacht krijgt. Partners die eigenhandig materiaal toevoegen aan de bank kunnen natuurlijk ook zelf actie ondernemen om dit nieuws binnen hun eigen netwerk te verspreiden. De erfgoedbank is er niet alleen door maar uiteraard ook vooral voor jullie! 1.6 DOWNLOADEN In het systeem worden liefst bestanden opgeladen van een goede kwaliteit. Zo heb je meteen alle nuttige informatie én een goede afbeelding bij de hand. Deze bestanden worden voor de website automatisch omgezet zodat ze enkel aan een lage resolutie (75 dpi) gedownload kunnen worden. Dergelijke resolutie is normaal gezien niet bruikbaar voor verdere kwaliteitsvolle verspreiding of voor publicatie. Bij andere beeldbanken werd in dit kader trouwens ook nooit misbruik ondervonden. Gebruikers die beelden aan hogere resolutie willen downloaden, kunnen dit rechtstreeks aanvragen bij de collectieverantwoordelijke in kwestie. Deze bepaalt zelf of hij dit toelaat. In de nabije toekomst zal de printversie van een object, net als de opgeslagen variant, voorzien worden van een copyright-vermelding onderaan de afbeelding. Deze vermelding zal niet te zien zijn op de objectpagina (de pagina van de erfgoedbank waarop het object getoond wordt) en blijft ook onzichtbaar bij het inzoomen. 8

9 1.7 GARANTIES? Er werd gekozen voor CollectiveAccess vanuit de hoop dat dit ook in de toekomst de beste mogelijkheden biedt tot koppeling met andere databanken en beheersystemen, en dat dit extra zekerheid geeft voor omzetting van het materiaal naar een eventueel ander systeem in de verdere toekomst. Ook wordt er de nodige aandacht geschonken aan back-up van het materiaal in de erfgoedbank, om ook dit zo veilig mogelijk te stellen. De erfgoedcel kan echter geen beloftes doen over het beschikbaar blijven van het systeem op lange termijn. Partners blijven ultiem verantwoordelijk voor hun eigen collecties. Daarom raadt de erfgoedcel hen aan om minstens een veilige kopie te bewaren van alle gedigitaliseerde bestanden die in de erfgoedbank terechtkomen en om occasioneel een export te maken van de beschrijvingsfiches in de bank. Neem hiervoor bij voorkeur steeds contact op met de erfgoedcel. 2. BELANGRIJKE AFSPRAKEN MET PARTNERS 2.1 WIE DIGITALISEERT? We stellen voor dat de partners zo veel mogelijk zelf hun beeldmateriaal digitaliseren wanneer ze dit kunnen, en dat dit gebeurt als deel van de vaste werking (bijvoorbeeld als men de documenten ter hand neemt voor een tentoonstelling, publicatie, onderzoek of evenement). Wel kunnen enkele malen per jaar digitaliseringrondes plaatsvinden. Deze kunnen zich bijvoorbeeld richten op afgesproken thema s, een type materiaal, een inhoudelijke leemte in de erfgoedbank, In de praktijk zal dit wellicht ook gekoppeld worden aan projecten van de erfgoedcel of van erfgoedbankpartners. Ten slotte blijft het ook mogelijk om voor specifieke situaties per partner te bekijken of (co-)financiering door de erfgoedcel mogelijk is, bijvoorbeeld voor het digitaliseren van thematisch belangrijke deelcollecties. 2.2 WIE BESCHRIJFT? De erfgoedcel kan slechts in heel uitzonderlijke gevallen instaan voor het beschrijven van objecten op de erfgoedbank en dit ook enkel indien hiervoor een vrijwilliger of stagiair ter beschikking kan worden gesteld. We willen er immers op drukken dat dit niet in het dagelijkse werk van de erfgoedcel kan worden ingepast. Partners beschrijven hun eigen materiaal dus zelf. Wel stelt de erfgoedcel voor dat ze, eventueel in overleg met de erfgoedbankpartner, kleine aanpassingen kan maken aan de beschrijvingen van objecten. Dit zou dan vooral gebeuren om eenvormigheid in de hand te 9

10 werken, om optimale beschrijving te bekomen en om eventuele fouten te verwijderen. Bijvoorbeeld: het toekennen van tijdsperiodes aan beelden die niet officieel gedateerd zijn, het aanvullen van een naam van een persoon op foto, het toekennen van een extra trefwoord... Per partner wordt een verantwoordelijke aangeduid voor het beschrijven van het materiaal. Deze persoon is aanspreekpunt wanneer er ev. opleidingen voorzien worden, als er opmerkingen zouden zijn bij de beschrijvingen, vragen van het publiek e.d. 2.3 WIE BEHEERT DE WEBSITE? De erfgoedcel beheert de website. Partners van de erfgoedbank zullen wel kunnen instaan voor de inhoud van specifieke pagina s. We hopen zeker op hun inbreng voor de rubriek verhalen. In principe kan elke foto, document, kaart, die voldoet aan een aantal basiscriteria meteen op de website, zonder te hoeven aansluiten op een thema, online tentoonstelling of digitaliseringronde. Het volstaat om in CollectiveAccess aan te geven of een object al dan niet online mag verschijnen. Toch is niet al het materiaal dat bewaard wordt in de collecties in onze regio geschikt om op de website geplaatst te worden. Daarom heeft de erfgoedcel een aantal criteria opgesteld waarmee makkelijker besloten kan worden wat nu precies voldoende waarde heeft om publiek te verschijnen. In Deel 2 wordt uitgelegd welke selectiecriteria men in acht moet nemen. Hoewel we ervan uitgaan dat de selectie van dit materiaal vlot zal lopen, kan de erfgoedcel na overleg met de collectiebeheerder toch beslissen dat bepaalde beelden minder geschikt zijn en deze weer van de website halen. Bij twijfel is het sowieso best even te overleggen met de erfgoedcel. 2.4 WIE BETAALT? De erfgoedbank wordt gratis ter beschikking gesteld van de erfgoedhouders in Arendonk, Baarle-Hertog, Beerse, Kasterlee, Hoogstraten, Merksplas, Oud-Turnhout, Rijkevorsel, Turnhout en Vosselaar. Erfgoedcel Noorderkempen draagt naast de ontwikkelingskost van het systeem ook de kosten die verbonden zijn aan het onderhoud en de hosting van de databank en de website. 2.5 MINIMALE BESCHRIJVING Zoals gezegd, kunnen de erfgoedhouders zelf bepalen hoe ver ze willen gaan in het beschrijven van hun collectie. Ze kunnen alle beschikbare velden invullen, zich beperken tot de basisfiche of iets daartussen. Toch is het essentieel dat er per object een basishoeveelheid informatie wordt ingevuld. Enkel op die manier 10

11 worden de erfgoedobjecten minimaal vindbaar en begrijpbaar, zowel in de databank (voor de beheerder) als op de website (voor het publiek). De volgende gegevens moeten voor elk object worden ingevoerd: Naam van collectie van herkomst, incl. deelcollectie/fonds Inventarisnummer (of een afgesproken nummering) Objecttype: dit kan gekozen worden uit een thesauruslijst (bvb. fotopositief, diapositief, krant, menukaart ). Indien het type object niet in de lijst voorkomt, dan wordt dit open gelaten. Titel Korte beschrijving van de inhoud. Voor beelden waarover erg weinig geweten is, kan deze rol eventueel reeds ingenomen worden door de titel. Een link met tijd en/of ruimte: o een precieze datering of een tijdsperiode o een locatie (op niveau gemeente, straat of huisnummer) o een geografische referentie (via aanduiding op kaart) Graag altijd invullen, indien dit kan! Minstens drie trefwoorden Materiaal dat onvoldoende beschreven is, kan niet op de website verschijnen. 3. WERKGROEP VAN PARTNERS Om de werking van de Erfgoedbank Noorderkempen te overlopen, noden en wensen te bespreken en eventuele grootschaliger acties en digitaliseringronden te plannen, wordt er een gebruikersgroep van partners opgericht. Die werkgroep zal enkele malen per jaar overleg plegen. Voor concrete ideeën en plannen rond tentoonstellingen, deelthema s, acties op maat van een partner, digitaliseringacties enzovoort kan tussendoor met de betrokken partners afzonderlijk verder afgesproken worden. De erfgoedcel kan hier zelfstandig partners over contacteren, zonder dat de volledige gebruikersgroep hiervoor dient bijeen te komen. De partners worden aangespoord om ook zelf initiatief te nemen en de erfgoedcel te contacteren. Partners kunnen uiteraard ook op eigen initiatief materiaal toevoegen en beschrijven, los van geplande grotere acties. Enkel voor het uploaden van grote hoeveelheden materiaal kan vooraf best even contact genomen worden met de erfgoedcel. 11

12 DEEL 2: SELECTEREN EN DIGITALISEREN 1. SELECTEREN Aangezien de erfgoedhouders veel vrijheid hebben om op eigen initiatief materiaal op de website te plaatsen, stelden we een reeks vragen op die helpen bepalen of een object voldoende erfgoedwaarde heeft om publiek toegankelijk te worden. Doorloop de volgende vragen één voor één; als op alle vragen positief geantwoord kan worden, dan mag het materiaal online: 1. Heeft het materiaal een publieke waarde? Voorbeelden hiervan zijn: lokaal bekende personen of belangrijke gebeurtenissen; regionaal/nationaal bekende personen gefotografeerd binnen een Kempense setting; elementen van het dagelijks leven (interieur, gebruiken, bepaalde voorwerpen of kledij, ); afbeeldingen van intussen verdwenen of gewijzigde gebouwen, dorpsgezichten, landschappen e.d. 2. Foto s van individuen worden enkel geselecteerd als ze een publieke waarde of een zekere ouderdom hebben. Voorbeelden zijn: bekende personen, specifieke klederdracht, tradities of gewoonten uit de tijd, thematisch belang, visueel opmerkelijk, foto s genomen tijdens de wereldoorlogen of vóór 1914, 3. Groepsfoto s (meer dan drie personen) beschouwen we automatisch als van publieke waarde. De publieke waarde van een foto of document is vaak subjectief. Ze hangt ook af van de reden waarom een document gedigitaliseerd wordt (vormt het bijvoorbeeld een aanvulling op een specifiek thema?) en of er ander materiaal uit de erfgoedbank aan kan gekoppeld worden. We gaan ervan uit dat partners doorgaans zelf het best kunnen inschatten welk materiaal echt relevant is. 4. Is het materiaal origineel? Fotokopieën van foto s, van bidprentjes, van archiefstukken, worden in principe niet opgenomen in de erfgoedbank, behalve als het gaat om materiaal waarvan het origineel intussen verloren is gegaan of niet langer op te sporen is. Foto s uit boeken komen nooit in de erfgoedbank om reden van auteursrecht. 5. Is er voldoende informatie beschikbaar? Het heeft weinig nut om materiaal op te nemen ook al is het visueel opmerkelijk waarover we vervolgens niets kunnen zeggen. Een zekere minimale informatie moet daarom zeker ingevuld kunnen worden: a) Naam van collectie van herkomst, incl. deelcollectie/fonds b) Inventarisnummer (of een afgesproken nummering) 12

13 c) Objecttype: dit kan gekozen worden uit een thesauruslijst (bvb. fotopositief, diapositief, krant, menukaart ). Indien het type object niet in de lijst voorkomt, dan wordt dit open gelaten. d) Titel e) Korte beschrijving van de inhoud f) Een link met tijd en/of ruimte: a. een precieze datering of een tijdsperiode b. een locatie (op niveau gemeente, straat of huisnummer) c. een geografische referentie (via aanduiding op kaart) Graag alledrie invullen indien dit kan! g) Minstens drie trefwoorden We gaan ervan uit dat een object van publieke waarde minstens deze gegevens kunnen ingevuld worden. Uitzonderingen op deze regel kunnen gemaakt worden voor materiaal van een eerder uitzonderlijk karakter, zoals foto s pre-1918, opmerkelijke archiefstukken waarover verder weinig geweten is, bijzondere stukken waarvoor men de hulp van het publiek wil inschakelen etc. Ook de context speelt hierbij een rol: als er in een volledige archiefdoos met interessante foto s slechts een paar foto s zitten waarover men niets weet, dan kan het voor de ontsluiting van het archief toch nuttiger zijn om meteen alles te digitaliseren. Je weet ook nooit dat een bezoeker op de site nog informatie kan toevoegen. Het is echter niet de bedoeling dat dit soort lege stukken een te grote plaats inneemt in de publieke site. 6. Hoe oud is het materiaal? Omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt best geen al te recent materiaal op de website geplaatst. a) Foto s en teksten (affiches, brieven, archiefdocumenten ) moeten minstens 25 jaar oud zijn. Heb je toch recenter materiaal, ga dan na of het niet te gevoelig is om publiek te maken! b) Archiefstukken na 1945 moeten bovendien bij voorkeur gekoppeld kunnen worden aan beeldmateriaal dat reeds in de bank zit. c) Originele foto s van tijdens de wereldoorlogen en van vóór 1914 kunnen meteen op de website, omdat we ervan uitgaan dat deze sowieso niet zoveel voorkomen en dus een hogere erfgoedwaarde hebben. d) Bidprentjes moeten minstens 50 jaar oud zijn. e) Documenten van de burgerlijke stand moeten minstens 100 jaar oud zijn. Beelden jonger dan 25 jaar kunnen slechts uitzonderlijk meegenomen worden, wanneer er een koppeling kan gelegd worden tussen oude en jongere objecten (bvb. recente foto s van 13

14 reuzenoptochten) of als ze in een specifiek project passen (bvb. foto s van mensen met hun favoriete erfgoed). Uiteraard komen documenterende foto s van oude objecten wel in aanmerking. Raadpleeg bij twijfel de erfgoedcel. 7. Rusten er met grote waarschijnlijkheid nog rechten op het object? Wanneer er duidelijk nog rechten rusten op een object, dan wordt dit niet op de website geplaatst. Dit geldt vooral voor afbeeldingen van kunstwerken, commerciële geluids- en beeldopnamen, foto s die na 1945 gemaakt werden door bekende fotografen, gepubliceerde teksten (incl. kranten) jonger dan Bevindt zich reeds veel gelijkaardig materiaal op de website? De website wordt bij voorkeur niet overladen met tientallen vergelijkbare beelden van dezelfde kermis of dezelfde dorpsstraat. Daarom wordt gevraagd om, zeker bij grote collecties, zelf te kijken welk materiaal nuttig is en wat eventueel kan weggelaten worden. 9. Voor bidprentjes, die bijzonder talrijk zijn en die emotioneel gevoeliger liggen dan andere objecten, nemen we enkele bijzondere extra criteria op: a. bidprentjes van publieke figuren kunnen online. b. bidprentjes van niet-publieke figuren kunnen enkel online indien deze personen minstens 50 jaar geleden overleden zijn. c. Er moet een duidelijke link bestaan met andere objecten in de Erfgoedbank waarop dezelfde persoon reeds te zien is d. Wanneer bidprentjes op de erfgoedbank komen (al dan niet publiek) dan wordt in de databank meteen ook de informatie over deze persoon aangevuld. e. Uitzondering zijn bidprentjes van voor 1918, die sneller op de website mogen omwille van hun grotere zeldzaamheid en uit genealogische overwegingen. Maar ook hier gaat de voorkeur toch uit naar prentjes die visueel opmerkelijk zijn of waarop een foto staat. 10. Kan het materiaal binnen redelijke termijn beschreven worden? Materiaal dat niet beschreven is, wordt niet online geplaatst. Dit materiaal is immers niet zoekbaar voor het publiek. Uitzonderingen zijn te bespreken met de erfgoedcel. 2. DIGITALISEREN VAN (VLAK) MATERIAAL Zoals ook vermeld in Deel 1, alinea 2.1, verloopt digitalisering in de praktijk op twee pistes. Enerzijds voorziet de erfgoedcel digitaliseringsrondes. Hierbij wordt een bestand in hoge kwaliteit (TIFF) en een bestand in lagere kwaliteit (JPEG) aangemaakt. De erfgoedcel bewaart een back-up van de digitale bestanden. De partners slaan bij voorkeur het grote bestand op een schijf op, zodat goed geweten is waar de hoge- 14

15 kwaliteitsbestanden zich bevinden. Dit bestand kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld publicatie, voor toegang tot de collectie op hoge kwaliteit etc. Voor de erfgoedbank en voor eigen intern gebruik wordt het kleinere bestand gebruikt, omdat dit makkelijker hanteerbaar is. Aan partners die hun materiaal extern laten digitaliseren kan een soortgelijke tweedeling voorgesteld worden. Daarnaast is er de digitalisering door partners zelf. Hier moet een compromis gevonden worden tussen een haalbare praktijk die tegelijk voldoende kwaliteit oplevert, om te vermijden dat men in de nabije toekomst opnieuw moet gaan digitaliseren. Hiervoor worden de volgende algemene principes voorgesteld: Het document Zorg dat het object zo recht mogelijk op de scanner ligt en zorg dat de scanner stofvrij is. Vermijdt schuine scans, plooien en vouwen, stof e.d. Zo vermijdt je dat de scan opnieuw moet gebeuren of dat het digitale bestand achteraf nog moet gecorrigeerd worden. Vergeet niet dat de achterzijde van een stuk ook interessante informatie kan bevatten: teksten op postkaart, versierde reclame voor fotografen op de achterzijde van oude foto s, aantekeningen of zegels op de achterzijde van documenten In de erfgoedbank worden deze verschillende bestanden samen aan dezelfde objectfiche toegevoegd. Scan ruim genoeg: zorg dat het volledige object geregistreerd wordt. Voor oude foto s betekent dit dus dat ook de randen van de dragende kaart, de gekartelde rand van de foto e.d. gescand worden, in plaats van enkel het beeld. Voor teksten worden ook beschadigde of verkleurde randen mee gescand e.d. Zo krijgt de gebruiker het beste voeling met het uitzicht van het origineel. Zorg voor een witte achtergrond. Als je kan, scan dan samen met het object ook een kleurenbalk mee in. Hierdoor kan altijd gecontroleerd worden of de kleuren op scan afwijken van de werkelijke kleuren (bijvoorbeeld door belichting) en kan kleurcorrectie uitgevoerd worden. Scanner-instellingen Scan altijd in kleur, op een kleurdiepte van minstens 16 bit maar bij voorkeur 24 bit ( kleuren). Dit komt min of meer overeen met het door de mens zichtbare kleurenspectrum. Het aantal kleuren kan je meestal aanduiden voordat het scannen begint. We scannen NOOIT in zwart/wit, zelfs niet als de originele foto in zwart/wit is. Kleine kleurnuances, vlekjes e.d. maken immers deel uit van het beeld. 15

16 Pas de resolutie aan naargelang de grootte van het te scannen object: o diapositief of negatief => 1200 dpi o kleiner dan een postkaart (15 x 9 cm) => 600 dpi o even groot als een postkaart => 400 dpi o groter dan een postkaart => 300 dpi De minimumresolutie is dus 300 dpi. Bij twijfel neem je steeds het grootste getal, want hoe meer dpi (dots per inch), hoe beter de kwaliteit. De Erfgoedbank stelt geen eisen voor wat betreft de afmetingen van het bestand. Bestandsformaten en naamgeving Sommige scanners geven je de optie om in verschillende bestandsformaten te scannen. Je hebt de keuze tussen TIFF, JPEG, JPEG2000. Waar TIFF alle gescande informatie zuiver opslaat en dus grote bestanden oplevert, voeren JPEG en JPEG2000 een compressie uit die kleinere bestanden oplevert maar waarbij ook een (soms grote) hoeveelheid visuele informatie verloren gaat. We stellen voor steeds te digitaliseren in TIFF. Zolang deze bestanden maximaal 5 à 10 MB groot zijn, kunnen deze ook meteen zo op de Erfgoedbank. Gebruikers van de website kunnen zelf enkel een versie van het bestand in lage resolutie downloaden, maar als er op de erfgoedbank een TIFF bestand staat, kunnen ze meer inzoomen. Als de resulterende bestanden te groot zijn voor praktisch gebruik, kies dan voor JPEG in de hoogste kwaliteit die haalbaar is voor je systeem. UITZONDERING: Sommige erfgoedhouders (bijvoorbeeld heemkringen) beschikken over een uitgebreid archief van gedigitaliseerd materiaal, waarvan de originelen vaak niet in bezit zijn van de organisatie of vereniging. Deze beelden worden uiteraard wel meegenomen in de erfgoedbank ook al voldoen zij niet aan de strikte vereisten met eventuele uitzondering van visueel al te sterk aangetaste exemplaren. Ook als je werkt met een digitale camera, dan trekt je bij voorkeur TIFF-foto s en geen JPEG-foto s! Voor de naamgeving van het bestand stelt de Erfgoedbank geen eisen voor wat betreft lengte, spaties in de naam e.d. Je gebruikt als naam best het inventarisnummer van het object, zodat het bestand makkelijker op te sporen is en te koppelen aan het eigen collectiebeheer. 16

17 Als je geen inventarisnummers hebt, gebruik dan een code bestaande uit: o Een vaste lettercombinatie voor de collectie o de datum van digitalisering of invoer in het systeem o een nummering voor alle bestanden die op deze dag gedigitaliseerd werden Bijvoorbeeld: HKAG _12.tiff -> een bestand uit de collectie Heemkring Adriaen Ghys, gedigitaliseerd op 18 april 2011, als 12 de in de rij die dag. De codes voor de verschillende collecties vind je in deel 3, alinea

18 DEEL 3: INVOEREN EN BESCHRIJVEN VAN OBJECTEN Deze handleiding leidt je stap voor stap doorheen het beschrijven van erfgoedobjecten uit je collectie in de CA-module van Erfgoedbank Noorderkempen. De handleiding is gestructureerd volgens de tabbladen en invulvelden in CollectiveAccess. Als je een vraag hebt bij het beschrijven van een object, dan zoek je in de handleiding naar het desbetreffende tabblad en veld. De handleiding bevat verder ook afspraken voor taalgebruik, schrijfwijzen e.d. die van toepassing zijn op alle velden. 1. ENKELE ALGEMENE PRINCIPES 1.1. BASISKENMERKEN COLLECTIVEACCESS Alle aanklikbare elementen zijn aangegeven in het blauw en onderlijnd. Door erop te klikken kom je elders in het collectiesysteem terecht: bij een objectfiche, een collectiefiche, een locatiefiche e.d. Als je de informatie op de pagina nog niet hebt opgeslagen, dan zal het systeem steeds vragen of je de pagina wel degelijk wenst te verlaten. Als je dit doet zonder op te slaan, dan gaan de wijzigingen opnieuw verloren. Navigeren door de website doe je zoveel mogelijk via de menu s. Dit werkt beter dan terug te keren via het pijltje in je internetbrowser. Tijdens het invoeren van objecten, locaties e.d. of na het zoeken naar objecten verschijnen in de grijze linkerbalk bovenaan ook vooruit- en achteruit pijltjes, die je kan aanklikken om te navigeren doorheen de verschillende fiches. Als je op enter drukt (om het even waar op de pagina) zal het systeem de ingevoerde gegevens opslaan. Pas hiermee dus op: velden die nog niet correct werden ingevoerd, worden weer leeg gemaakt. Druk dus niet op enter nadat je een veld hebt ingevuld of nadat je een term gekozen hebt uit een drop-down menu, maar druk op tab om naar het volgende veld te gaan of klik dit aan met je muis OBJECT, COLLECTIE, ENTITEIT, PLAATS, GEBEURTENIS, OPSLAGPLAATS De erfgoedbank is ontworpen om aan objectregistratie te doen. Om dit op een optimale manier mogelijk te maken, laat het systeem echter ook toe om op een systematische manier collecties, entiteiten (personen en organisaties), plaatsen, gebeurtenissen en opslagplaatsen te beschrijven en doorzoekbaar te maken. De beschrijving van objecten wordt uitgebreid toegelicht in het vervolg van de handleiding. Ook aan de beschrijving van collecties en entiteiten wordt afzonderlijk aandacht besteed. 18

19 1.3. ALGEMENE PRINCIPES VOOR HET BESCHRIJVEN VAN OBJECTEN Het basisprincipe om een goede erfgoedbank te krijgen is ervoor te zorgen dat iedereen op eenzelfde manier te werk gaat. Coherente, duidelijke en uniforme beschrijvingen zijn nodig om het materiaal optimaal vindbaar te houden. Tracht dus steeds op dezelfde manier tewerk te gaan in het beschrijven van je materiaal. Beschrijvingen wijken niet te veel af van het object dat je beschrijft. Een korte uitleg over de historiek van een gebruik of voorwerp dat op een foto staat is bijvoorbeeld wel mogelijk om de foto beter te begrijpen, maar lange zinnen met historische faits-divers of stukjes tekst uit een boek e.d. horen niet thuis in een beschrijving. Vermijd bij het beschrijven ook verwijzingen naar andere objecten uit de collectie. Deze kan je ingeven in het tabblad Inhoud, bij het veld gerelateerde objecten. Zo koppel je objecten ook echt aan elkaar. Beschrijvingen gebeuren steeds in het algemeen Nederlands. De algemene afspraken hiervoor vind je in deel 3 alinea 5, maar hier sommen we toch nog even kort enkele aandachtspunten op: - Geen punt aan het einde van een titel - Geen spaties voor leestekens - Geen dubbele spaties na punt, dubbelpunt e.d. - De inhoudelijke beschrijving eindigt steeds met een punt. De titel eindigt nooit met een punt - Gebruik steeds dubbele aanhalingstekens - Afkortingen zoals nv, vzw bij verenigingen worden weggelaten. - Kies bij groepsnamen voor de officiële schrijfwijze, inclusief hoofd- en kleine letters en laat inleidende lidwoorden weg (bvb. Sint-Sebastiaansgilde) tenzij deze bij de groepsnaam horen (bv. De Standaard). - Plaatsnamen worden voluit geschreven, gebruik dus geen afkortingen. Kies altijd voor de huidige schrijfwijze van de plaats. Bij gelijke plaatsnamen noteer je de gemeente/stad/provincie waartoe de plaats behoort tussen ronde haakjes NOTEREN VAN DATA Data kunnen in het systeem genoteerd worden als getallen, als maand en jaar, intervallen van jaren, of decennia. Aanduidingen vandaag en gisteren worden automatisch omgezet tot een datumnotering. Onzekerheid kan worden aangeven als ca. Deze data kunnen op verschillende manieren ingegeven worden: - JJJJMMDD, bvb (voor 5 december 1999) 19

20 - DD MM JJJJ, bvb DD maand JJJ, bvb. 05 december Tijdsperiodes zijn in te geven op dezelfde wijze, met een liggend streepje (-) of het woord tot tussen de begin- en einddatum, bvb ; mei 1985-juni Let op: als je een interval noteert op basis van maanden, dan zet het systeem dit automatisch om naar een interval van de eerste dag van de beginmaand, tot de laatste dag van de eindmaand. - Decennia zijn aan te duiden als een interval, bvb , of met een liggend streepje als wildcard. bvb. 192_ (voor de jaren 1920). Dit kan ook voor eeuwen: 19 is de 20ste eeuw - Onzekerheden worden genoteerd als ca., bvb. ca Ook als je slechts tot op een paar decennia zeker bent van de datering, vul je hier toch best iets in bvb , Ook al lijkt dit te algemeen, door het ingeven van een tijdsperiode maak je de objecten toch veel beter vindbaar. Bovendien help je de gebruikers veel sneller door de collecties te zoeken naar wat hen interesseert. Als je een voor het systeem ongeldige datum ingeeft, verschijnt er bij het bewaren een rood waarschuwingstekstje naast de ingegeven fout. Deze ongeldige informatie wordt niet opgeslagen: als je het tabblad verlaat zonder de fout te corrigeren, zal het systeem terugvallen op de laatste opgeslagen correcte notering IMPORTMOGELIJKHEDEN Het opladen van digitale beelden en het invullen van de invoervelden gebeurt in principe object per object door de erfgoedhouders zelf. CollectieveAccess laat echter wel toe om ook digitale beelden en beschrijvingen in groep te importeren, bijvoorbeeld uit al bestaande databanken. Indien je al een databank met digitale beelden en/of beschrijvingen hebt, dan neem je best even contact op met de erfgoedcel. Op die manier kan er samen gekeken worden naar importmogelijkheden. 20