INFORMATIEBERICHT Secretaris

Transcriptie

1 INFORMATIEBERICHT Secretaris Decretale graad Klasse 2 Het OCMW van Niel gaat over tot de aanwerving van een (m/v) secretaris (decretale graad voltijdse statutaire functie), met aanleg van een wervingsreserve met een geldigheidsduur van 2 jaar. VOORWAARDEN Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot de functie, moeten de kandidaten: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; De medische geschiktheid van de kandidaat moet, in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente; 4. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, het decreet tot regeling van het bewijs van taalkennis dd. 18 november 2011 en het besluit van de Vlaamse Regering houdende uitvoering van het decreet van 18 november 2011 tot regeling van het bewijs van taalkennis, vereist door de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; De functie van OCMW secretaris is voorbehouden voor Belgen, omdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 1

2 Specifieke voorwaarden Aanwervingsvoorwaarden 1. Als de functie van OCMW secretaris door aanwerving vervuld wordt, moet de kandidaat houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot niveau A. 2. In het bezit zijn van een rijbewijs van tenminste categorie B. Slagen voor een vergelijkende selectieprocedure Slagen in de vergelijkende selectieprocedure en een gunstige beoordeling bekomen na een assessment waarbij de managements- en leiderschapscapaciteiten van de kandidaten worden getoetst. Deze test wordt afgenomen door een extern selectiebureau. Alleen de geslaagden in de selectieprocedure worden toegelaten tot dit assessment. Algemeen profiel - Uitgesproken leidinggevende en organisatorische kwaliteiten - Een bruggenbouwer met een ruime visie - Beleidsondersteunend en proactief ingesteld - Zin voor initiatief, flexibel en sociaal ingesteld - Sterk in netwerken en communicatie Aanbod - Een boeiende en afwisselende functie met een ruime verantwoordelijkheid in een aangename werksfeer, waar klantgerichtheid en samenwerking centraal staan - Ruime opleidings- en ontplooiingsmogelijkheden - Een aantrekkelijk loon: bruto geïndexeerd maandsalaris min ,04 en max ,10 - Bijkomende extralegale voordelen zoals een interessante verlofregeling, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding of tussenkomst openbaar vervoer - Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt in aanmerking genomen - Geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve van 2 jaar nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 2

3 SELECTIEPROGRAMMA Het selectieprogramma werd als volgt vastgesteld: Schriftelijk gedeelte: - Beoordelen van relevante inzichten en vaardigheden inzake management, leidinggeven en juridische vereisten. - De beoordeling gebeurt aan de hand van één of meer gevalstudies die aansluiten bij de functieinhoud. - De kandidaten moeten op de schriftelijke proef ten minste 60 op 100 behalen om toegelaten te worden tot het mondeling gedeelte. Mondeling gedeelte: - In dit gedeelte wordt de werkervaring besproken en gepeild naar zowel het inzicht in de functie en het functioneel domein als bepaalde criteria die specifiek zijn voor deze functie, zoals in de functiebeschrijving opgenomen en vermeld in de competentiematrix. - De mondelinge proef staat op 100 punten. De kandidaten moeten minstens 60% behalen om geslaagd te zijn en toegelaten te worden tot deel 2. - Het mondeling gedeelte wordt uitgevoerd door de jury onder coördinatie van het selectiekantoor zo de procedure volledig aan een extern selectiebureau wordt uitbesteed. Assessmentcenter: management en leiderschapstechnieken: De psychotechnische proef houdt verband met de managements- en leiderschapscapaciteiten op het niveau van de functie. Alleen de vier eerste gerangschikte en geslaagde kandidaten in de selectieprocedure worden toegelaten tot dit assessment. In het assessment center wordt een diversiteit aan instrumenten aangewend om de verschillende competenties te meten die essentieel zijn voor de vermelde functie. Dezelfde competenties worden door verschillende instrumenten gemeten zodat hierdoor de validiteit en voorspellende waarde van de screening verhoogt. Het assessment center bestaat uit ten minste: - een gedragsgericht interview - een plannings- en organisatieoefening - een leidinggevend rollenspel - een analyse- en presentatieoefening - één of meer persoonlijkheidsvragenlijsten Het assessment center resulteert in een beschrijving van het managementprofiel van de kandidaten met een eindbeoordeling zeer geschikt, geschikt of niet geschikt. De niet-geschikt bevonden kandidaten worden uit de rangschikking verwijderd. Het assessment center wordt uitgevoerd door een selectiekantoor, na het toepassen van de wet op de overheidsopdrachten. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 3

4 Verloop selectieprocedure De kandidaten worden van het verloop van de selectieprocedure op de hoogte gebracht. De kandidaten worden ten minste tien kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats, de dag en het uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Als de selectieproef een preselectie bevat, worden de kandidaten daarvan op de hoogte gebracht. De selectiecommissie maakt over elke selectietechniek een gemotiveerd verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Selectiecriteria Elke selectie wordt uitgevoerd op basis van selectiecriteria en met behulp van een of meer selectietechnieken. De selectiecriteria geven aan welke competenties getoetst worden. De selectietechnieken zijn afgestemd op de functiebeschrijving. Voor functies van dezelfde graad zijn de selectietechnieken gelijkwaardig. De kandidaten worden gescreend overeenkomstig de criteria die opgenomen zijn in de functieomschrijving. Bij validatie van de functieomschrijving door de aanstellende overheid zal de selectie gebeuren overeenkomstig onderstaande criteria: - Vaktechnische inzichten - Klantgerichtheid - Samenwerken - Organisatiebetrokkenheid - Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en overtuigingskracht - Netwerken - Visie - Resultaatgerichtheid - Besluitvaardigheid - Plannen en organiseren - Leiding geven: sturen en ontwikkelen. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 4

5 SELECTIECOMMISSIE Samenstelling De selectiecommissie die verantwoordelijk is voor de schriftelijke en de mondelinge proef, bestaat uit 3 personen: - 2 inhoudelijke experten - 1 externe deskundige inzake selectie, bijv. de consultant die ook verantwoordelijk is voor het assessment center. Deze selectie werd integraal uitbesteed aan CC Select, een erkend selectiebureau. Gedragsregels De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1. onafhankelijkheid; 2. onpartijdigheid; 3. non-discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de non-discriminatiewetgeving; 4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; 5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6. verbod op belangenvermenging. Bij familieverwantschap tot in de vierde graad tussen een lid van de selectiecommissie en een kandidaat, worden de passende maatregelen getroffen om de onpartijdigheid van de selectieprocedure te garanderen. Rangschikking De selectieprocedures resulteren in een rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. Wervingsreserve De aanstellende overheid beslist bij de vacantverklaring van een betrekking of een wervingsreserve wordt aangelegd en bepaalt de geldigheidsduur ervan. Na elke selectie kan er een wervingsreserve voor de betreffende functie of graad worden aangelegd voor de duur van twee jaar. De geldigheidsduur is éénmaal verlengbaar voor zover de maximale geldigheidsduur van de wervingsreserve de termijn van drie jaar niet overschrijdt. De duur van de wervingsreserve vangt aan op datum van het besluit van de aanstellende overheid tot nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 5

6 vaststelling van een wervingsreserve. Alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten die niet onmiddellijk worden aangesteld, worden in de wervingsreserve opgenomen, voor de duur ervan, tenzij zij te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij de vergelijkende selectieprocedure worden de kandidaten in de wervingsreserve gerangschikt in volgorde van hun resultaat. De RMW kan voor de leden van het managementteam geen nieuwe aanwervingsprocedure organiseren zolang er voor dezelfde functie of graad nog kandidaten opgenomen zijn in een daarvoor nog geldige wervingsreserve. Na de vergelijkende selectie wordt telkens de eerst gerangschikte kandidaat van de wervingsreserve het eerst geraadpleegd om de vacature te vervullen. Een geraadpleegde kandidaat die een aangeboden betrekking weigert, wordt geschrapt uit de wervingsreserve. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 6

7 FUNCTIEBESCHRIJVING SECRETARIS Hoofddoel van de functie Leiden (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) van de activiteiten van een geheel van diensten teneinde de OCMW raad te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate individuele en collectieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Resultaatgebieden 1. Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, uittekenen en onderhouden van een adequate organisatiestructuur en efficiënte werkingsprocessen inclusief het vaststellen van interne controlesysteem teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Staat in voor de werking van de OCMW-diensten betreffende de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid. Staat in voor de interne controle op de werking van de OCMW-diensten (organisatiebeheersing). Staat in voor het opzetten van systemen om de kwaliteit van dienstverlening te bewaken van de afdelingen/diensten (organisatieverbetering). Evalueren en bijsturen van de ontwikkeling van e-government en stimuleren van het gebruik van informatie en communicatietechnologie om de efficiëntie te verhogen en de dienstverlening naar de klant te verbeteren. Vaststellen van het interne controlesysteem, na overleg met het managementteam en belast met de organisatie en de werking ervan. Al deze voorstellen bespreken met en laten goedkeuren door de OCMW-raad en instaan voor de implementatie ervan. Instaan voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te volgen en te verbeteren (o.a. voor de loketfunctie). nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 7

8 2. Strategische beleidsvoorbereiding: de strategische nota, de meerjarenplanning, het budget Op basis van de prioriteiten van het beleidsorgaan en binnen de budgettaire ruimte, in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor de strategische nota en de meerjarenplanning, de beleidsnota, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen teneinde voor het bestuur en de diensten een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties. Zorgt binnen de BBC voor het voorontwerp van omgevingsanalyse, strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan in overleg met het managementteam. Zorgt voor het voorontwerp van beleidsnota van het budget en de herziening ervan in overleg met het managementteam. Voorstellen rond beleidsthema s naar lange en korte termijn invloed voorleggen en bespreken met de OCMW-voorzitter. Zorgt voor een goede integratie van de voorontwerpen van financiële nota van het meerjarenplan, budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen. Deze voorstellen van plannen en budgetten toelichten op de OCMW-raad, bespreken en, na eventuele bijsturing, laten goedkeuren. 3. Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen Zelf of in overleg met of via de diensthoofden alle documenten die aan de beleidsorganen worden voorgelegd, voorbereiden teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en de wettelijkheid en regelmatigheid te verzekeren. Eventueel met hulp van de medewerkers en in overleg met de OCMW-voorzitter de agenda van het Vast Bureau en de OCMW-raad vastleggen. Een adequate voorbereiding verzekeren van de dossiers die aan de OCMW-raad, de (onder)voorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités worden voorgelegd. De vergaderingen van de raad, van het vast bureau en eventueel ook deze van de bijzondere comités bijwonen (of een personeelslid hiervoor aan te stellen). De raad, het vast bureau, eventuele bijzondere comités en de OCMW-voorzitter op bestuurskundig, beleidsmatig en juridisch vlak adviseren, hen de gevolgen van hun beslissingen op financieel vlak, op vlak van personeel & organisatie, e.a. aantonen - zowel op korte als op lange termijn - en eventueel alternatieven formuleren. Zelf voorstellen of adviezen formuleren om het OCMW beleid te verbeteren of te professionaliseren. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 8

9 4. Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de diensten teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. De uitvoering van de beslissingen van beleidsorganen verzekeren. Stelt een intern communicatieplan op en zorgt dat de interne verslaggeving tijdig verspreid wordt aan alle belang- en rechthebbenden. Belangrijke (strategische, verandering-) projecten opzetten, leiden, Aansturen van de diensten, opvolging van externe audits (controle PBW, veiligheid,..) Coördineren van en bemiddelen bij dienstoverschrijdende dossiers, eventueel zelf moeilijke/probleemdossiers oplossen of vooruit helpen. Instaan voor de voorbereiding en de tijdige verspreiding van de documenten aan alle belang- en rechthebbenden. Instaan voor alle andere wettelijke, statutaire opdrachten (o.a. de organisatie van de briefwisseling en het archief, de notulering bij de zittingen van het vast bureau of van de raadszittingen of het verzorgen van eindredactie, ). Aanspreekpunt burgers en overheidsdiensten o Behandeling, eventuele doorverwijzing telefoonoproepen, , briefwisseling, o Klachtenbehandeling van burgers (uitgezonderd secretaris en financieel beheerder) o Spreekuur (eventueel samen met Voorzitter) Begeleiden, adviseren, ondersteunen sociale dienst o Opvolging individuele dossiers ifv agendering Vast Bureau en RMW o Adviesverstrekking en toetsing juridisch kader/ wettelijke verplichtingen o Coördinatie met/ tussenkomst bij externe actoren o Arbitrage / overleg met voorzitter / burgemeester o Opvolging voortgang dossiers Behandelen / beslissingen bij acute hulpvragen + overleg met externe diensten (oa dringende financiële steun, huisvesting daklozen, crisisopvang,..) Opnamebeleid residentiële zorg (plaatsingen rusthuizen, onderhoudsplicht,..) Activeringsbeleid o Tewerkstelling art 60 7 (oa selectie, opvolging,..) o Externe contacten ifv activering o Trajectbegeleidingen Sociale huisvesting (huisvestingsbeleid, regelgeving, patrimonium) Opvolging/overleg met IMSIR rond uitvoering en doorverwijzing dossiers Opvolging/overleg sociale economie (oa sociale en beschutte werkplaats) Opvolging opdrachten onderhoud patrimonium Voorbereiding, behandeling overheidsopdrachten nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 9

10 5. Human Resources management (hoofd van het personeel) Met respect voor het reglementair kader, het personeelsmanagement aansturen en implementeren, opdat de OCMW diensten steeds zou kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te realiseren. Staat aan het hoofd van het personeel en is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. Uitwerken van een voorstel van rechtspositieregeling, in overleg met het management team, en voorbereiden van een personeelsbeleid binnen dat kader, afgestemd op het gemeentelijk personeelsbeleid. Instaan voor het opzetten van adequate HR processen (selectie & rekrutering, vorming & ontwikkeling, beoordeling, loopbaanmanagement, evaluatie, ). Zorgen voor een voldoende en gemotiveerde personeelsbezetting om de dienstverlening (waaronder continu- en/of commerciële ) te kunnen waarborgen, binnen de specifieke context van werken met doelgroepmensen, verschillende statuten (& subsidies). In overleg met de raad en het managementteam werken aan een geschikte organisatiecultuur (bijv. de organisatiewaarden specificeren, promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen). De eigen medewerkers kansen bieden tot vorming en ontwikkeling. Deelnemen aan het syndicaal overleg en instaan voor een goed sociaal klimaat in de organisatie. Verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn op het werk (stress, pesten, gelijke kansen, ) 6. Financieel management Conform de afspraken met de OCMW-raad, uitwerken, implementeren, uitvoeren en optimaliseren van een financieel management systeem, samen met de financiële beheerder teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. Opmaken van een business plan met een behoeftestudie, voldoende aandacht voor het financieel haalbare (werken met kengetallen, ), onderzoek naar bron van inkomsten ( commercieel activiteiten, subsidies, werkingsmiddelen, ). Budgetonderhandelingen en -beheersing. Interne audit Verantwoordelijk voor de dagontvangsten, provisies, het geven van de betalingsopdrachten aan de financiële beheerder via het plaatsen van de eerste handtekening (en dus bevestigen van de wettelijkheid en de regelmatigheid van de uitgaven) In overleg met de financiële beheerder, (instaan voor het) opzetten van de interne financiële controlemechanismen. In het kader van een efficiënte werking, waar nodig het budgethouderschap en de verantwoordelijkheid hiermee gepaard gaande delegeren en hierover rapporteren. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 10

11 7. Interne contacten Afstemmen van de werking van de OCMW diensten met de verschillende interne actoren teneinde door een goede communicatie een kwalitatieve dienstverlening blijvend uit te bouwen. Op voorhand met de OCMW-voorzitter de agenda van de beleidsorganen bespreken of andere dossiers met hem doornemen. Met de OCMW-voorzitter de agenda van de zittingen bespreken. De besprekingen en beslissingen van de OCMW-raad en van het vast bureau terugkoppelen naar de diensten (en omgekeerd). Een goed overleg en coördinatie met de (eventuele) decentrale diensten verzekeren. Waken over de scheiding tussen politiek en diensten, het respecteren van elkaars rol. Conflicten tussen partijen helpen oplossen. Instaan voor een adequate interne communicatie en voor het communicatiebeleid. De informatie- doorstroming en uitwisseling tussen alle actoren bevorderen, stimuleren. 8. Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen teneinde de OCMW werking te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Goede contacten verzekeren met de subsidiërende en/of toezichthoudende overheid (afstemming, informatie-uitwisseling, verkrijgen van advies). Uitbouwden van een netwerk voor financieel-technische ondersteuning voor subsidies. Zelf of via de medewerkers contacten onderhouden met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, studiebureaus, schuldbemiddelaars, consultants, ). Opnemen van de regierol in het samenbrengen van actoren in het lokale welzijnsbeleid en zorgen voor voldoende afstemming tussen de verschillende spelers (oa samenwerking gemeente, vertegenwoordiging gemeentelijke Welzijnsraad,..). In het algemeen, netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de gemeentelijke overheid (kunnen) betrokken zijn, bijv. VDAB. Instaan voor een adequate externe communicatie en public relations. Het OCMW vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, Participatie Lokale Adviescommissie PIDPA en INFRAX nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 11

12 9. Samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde organisaties Het opzetten, vorm geven en (eventueel) aansturen van samenwerkingsverbanden teneinde de dienstverlening en/of de werking ervan te optimaliseren. Goede contacten onderhouden en opvolging van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarbij het OCMW is aangesloten (CIPAL, KINA,IMSIR, SVK Optrek); Delen van kennis en expertise tussen de samenwerkende OCMW s. Administratief organiseren van een samenwerkingsverband (samenroepen van het orgaan, agenda, notulen, administratief kader, ) Functieprofiel 1. Kennisvereisten Bij aanwerving: inzicht in de OCMW-wet, het OCMW-decreet en het administratief recht van toepassing op de lokale besturen (o.a. wet op de overheidsopdrachten en de belangrijkste uitvoeringsbesluiten); inzicht in het grondwettelijk en burgerlijk recht; inzicht in de wetgeving betreffende de OCMW-financiën, de wet betreffende de openbaarheid van bestuur en de wet betreffende de motiveringsplicht; inzicht in de sociale wetgeving die gehanteerd wordt bij de sociale dienstverlening van het OCMW; kunnen gebruik maken van management-,leidinggevende- en organisatietechnieken in de openbare sector (o.a. HRM-technieken van toepassing op de lokale besturen); goed gebruik kunnen maken van courante toepassingssoftware; inzicht in politieke besluitvormingsprocessen, politieke verhoudingen. Te verwerven tijdens de uitoefening van de functie: grondige kennis van de rechtspositieregeling van het personeel; grondige kennis van de eigen reglementering van het OCMW in verband met de sociale dienstverlening; grondige kennis van de OCMW-wet, het OCMW-decreet, het administratief recht, de wetgeving betreffende OCMW-financiën, de wet betreffende de openbaarheid van het bestuur, de wet op de motiveringsplicht, de sociale wetgeving, enz. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 12

13 2. Competenties Onderstaande competenties worden geconcretiseerd in een aantal gedragscriteria die als voorbeeld dienen voor de definiëring ervan. Klantgerichtheid Onderkent, met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en reageert er adequaat op. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie ten aanzien van klanten te optimaliseren. Stelt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen voorop op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid. Past binnen de entiteit de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. Voorziet voor de eigen afdeling in een systematische bevraging rond klantentevredenheid (procedures). Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. Samenwerken Levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van het bestuur, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Creëert structuren om de samenwerking te verbeteren. Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen diensten te verstevigen. Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde en spreekt anderen daarop aan. Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties. Creëert/benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg. Organisatiebetrokkenheid Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van organisatie. Durft harde standpunten innemen die ten goede komen van de gehele organisatie, zelfs indien die minder populair zijn. Praat over wij in plaats van zij als hij/zij het over de eigen organisatie heeft. Geeft in de eigen aanpak blijk van de belangen van de organisatie te onderkennen en zelf conform te handelen. Identificeert zich naar eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten en/of beslissingen van het beleid. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en overtuigingskracht Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt. Communiceert vlot met verschillende doelgroepen. Bouwt zijn/haar betoog op een gericht gestructureerde wijze op. Past de communicatiestijl (vb. formeel, informeel, meer of minder interactief, ) aan, aan de specifieke relatie met de doelgroep. Communiceert selectief vanuit zijn/haar inzicht en inschatting van de situatie, om zo sneller zijn/haar doel te bereiken. Verkrijgt instemming voor een mening, aanpak of visie door het gebruik van goed onderbouwde argumenten, door de dialoog en het overleg aan te gaan, door het gepast aanwenden van autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) en door het uitbouwen van gepaste strategieën. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 13

14 Enthousiasmeert anderen bij het verdedigen van de eigen voorstellen en ideeën. Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen. Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt hierop in. Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen. Netwerken Ontwikkelt relaties, allianties en coalities binnen en buiten het bestuur en wendt deze aan voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden. Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang. Gaat actief op zoek naar collega s uit andere organisaties omwille van informatie, expertise. Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen en slaagkansen te vergroten. Visie Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers en herformuleert deze naar hanteerbare vragen en visie. Houdt bij zijn/haar analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel. Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als de negatieve kanten. Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema s die hij/zij naar voren brengt. Bekijkt feiten van op een afstand en plaatst ze in een ruimere context en langetermijnperspectief. Brengt een eigen beleid naar voren dat het bestuur op lange termijn beïnvloedt. Anticipeert op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie/entiteit hierop voor te bereiden. Brengt een eigen beleid naar voren gebaseerd op een duidelijke visie m.b.t. de missie en de objectieven van de organisatie/entiteit. Resultaatgerichtheid Onderneemt concrete en gerichte acties met het oog op het behalen en/of overstijgen van doelstellingen. Werkt resultaatgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving. Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen van de afdeling. Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enz. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen in functie van het bereiken van de gestelde objectieven. Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen. Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt. Besluitvaardigheid Zich eenduidig uitspreken over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie en het verzamelen van voldoende informatie om tot een besluit te komen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet altijd even duidelijk in te schatten is. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 14

15 Schat op correcte wijze in of hij/zij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing/voorstel te onderbouwen. Neemt beslissingen waarvoor voldoende, maar nog niet alle informatie aanwezig is. Neemt operationele beslissingen op zelfstandige basis (beperkte en overzienbare gevolgen). Plannen en organiseren Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Concentreert zich in zijn/haar planning op de gehele opdracht, zonder details uit het oog te verliezen. Behoudt het overzicht over de stand van de uitvoering van projecten ten overstaan van de planning. Besteedt aandacht aan een lange termijn planning, en bouwt daarbij voldoende flexibiliteit in om adequaat op veranderingen te kunnen inspelen. Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen en zet ze in zodat ze optimaal benut worden. Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing, enz.) Leiding geven: sturen en ontwikkelen Het aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. Is een stuwende kracht in het team/entiteit (inspireert, neemt initiatief, heeft dynamiek). Geeft richting en/of sturing aan door het uitdragen van een duidelijk en inspirerend beleid (geeft aan waar de organisatie naartoe wil). Zet haalbare, maat uitdagende doelstellingen voor eigen team/entiteit. Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen. Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures, in functie van het realiseren van het beleid. Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van een vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden. Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken. Is in staat om zijn/haar advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers. Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren. Voormelde functiebeschrijving en functieprofiel zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen het OCMW. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 15

16 KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Alle inlichtingen i.v.m. de diploma- en toelatingsvoorwaarden, de functiebeschrijving en het selectieprogramma kan je terugvinden op Voor alle andere inlichtingen kan je contact opnemen met CC Select of marlieskeppens@ccselect.be. Solliciteren kan elektronisch via of door een gemotiveerd schrijven met cv, een uittreksel uit het strafregister, een kopie van het gevraagde diploma of attest, en een kopie van het rijbewijs, uiterlijk tegen 17 juli 2015 (poststempel geldt als bewijs), te sturen naar: P/A CC Select Vliegvelddreef Brussel We garanderen een strikt vertrouwelijke en correcte behandeling van je sollicitatie. nilo-se-doc (informatiebericht secretaris) pagina 16