ONLINE DIENST VERHUIZEN EN EMIGREREN

Transcriptie

1 ONLINE DIENST VERHUIZEN EN EMIGREREN Handreiking pilotfase September 2017 Versie 1.0

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Achtergrond Collectieve financiering 4 3 Aangifte verhuizen Inloggen Verificatie GBA-V Verhuisdatum Verificatie BAG LV Meeverhuizende gezinsleden Wijze van bewoning (lokale keuze binnen de standaard) Aantal personen (lokale keuze binnen de standaard) Feedback (lokale keuze binnen de standaard) Aangifte downloaden 6 4 Aangifte emigreren Meeverhuizende gezinsleden Verhuisdatum 7 5 Afhandeling van aangifte door de gemeente Ontvangst van de aangifte en eventuele bewijsstukken 8 6 Randvoorwaarden Aanschaf eherkenningsmiddel Overeenkomsten bij aansluiten Aansluiten bij de pilot online dienst verhuizen en emigreren 9 2

3 1 Inleiding Gemeenten kunnen gratis gebruik maken van de landelijke online dienst verhuizen en emigreren. Deze dienst bestaat uit een formulier waarmee inwoners 24/7 hun verhuizing of emigratie online door kunnen geven. In deze handreiking leest u hoe u het formulier beschikbaar stelt voor inwoners, hoe een online aangifte en de afhandeling daarvan werkt en wat de randvoorwaarden zijn om op termijn aan te sluiten. KING is verantwoordelijk voor het beheer van de landelijke online dienst verhuizen en emigreren. Voor gemeenten zijn daarbij geen extra kosten gemoeid: de ontwikkeling en het beheer worden bekostigd uit het gemeentefonds. De dienst Verhuizen en emigreren is onderdeel van een reeks landelijke online diensten die ontwikkeld worden. KING helpt met de aansluiting op de dienst. Deze handreiking is gemaakt tijdens de uitbreiding van de pilotfase van de dienst. De dienst is samen met gemeenten ontwikkeld en wordt door een aantal gemeenten uitvoerig getest. Hun bevindingen leiden tot voortdurende verbeteringen. De online dienst is gebaseerd op de GEMMA eformulier standaarden. De bevindingen in het ontwikkelproces zijn vertaald in een geactualiseerde versie van de specificaties voor eformulieren. 3

4 2 Achtergrond 2.1 Collectieve financiering De landelijke online dienst verhuizen en emigreren is één van de speerpunten in de visie Overheidsbrede dienstverlening 2020 van de Vereniging Publieksdirecteuren (VDP). Daarnaast is de kracht van het lokale niveau versterken door op collectief niveau zaken te regelen, een belangrijk uitgangspunt van de Digitale Agenda In 2016 heeft de Algemene Ledenvergadering van de VNG ingestemd met het uitwerken van een uitvoeringsstructuur op coöperatieve basis voor Collectieve Informatievoorzieningen en Dienstverlening (inclusief governance en financiering door een uitname uit het gemeentefonds). In dit kader worden de landelijke online diensten ontwikkeld. Deelname brengt daarom geen extra kosten met zich mee voor gemeenten. Met uitzondering van de implementatie van een koppelvlak met de eigen backoffice (optioneel), aanschaf van een eherkenningsmiddel en aansluiting op een internetkassa. 4

5 3 Aangifte verhuizen In Nederland is iedere burger wettelijk verplicht zijn woonadres door te geven aan de gemeente. Binnen vier weken vóór of uiterlijk vijf dagen na verhuizing dient de adreswijziging bij de gemeente te zijn gemeld. Hoe de burger hierbij gebruik maakt van de online dienst, leest u hieronder. 3.1 Inloggen De burger logt eenmalig in met DigiD (niveau laag) via mijn.overheid.nl of kiest voor aangifte verhuizen via de gemeentelijke website. Eenmaal ingelogd wordt de bezoeker automatisch doorgeleid naar het online formulier op Via mijn.overheid.nl hoeven burgers dan niet meer opnieuw in te loggen. Ook via de gemeentewebsite kan Single-Sign-on worden geïmplementeerd. Op de eerste pagina van het formulier kiest de burger voor verhuizing binnen Nederland. Vervolgens selecteert hij de gemeente waar hij naartoe verhuist. Is de gemeente niet aangesloten bij de online dienst, dan krijgt de burger dit te zien in een mededeling. Daarin volgt ook het advies om de verhuizing direct te regelen bij de gemeente waar hij of zij naartoe verhuist. 3.2 Verificatie GBA-V Eenmaal ingelogd met DigiD wordt in de Gemeentelijke Basisregistratie Personen Verstrekkingsvoorziening (GBA-V) geverifieerd of de aangever van de verhuizing: minimaal 16 jaar oud is, niet onder curatele staat, niet in het buitenland woont niet overleden is Vervolgens worden de volgende gegevens vooringevuld op het formulier: burgerservicenummer naam geboortedatum (oude) adresgegevens adres 3.3 Verhuisdatum De burger geeft vervolgens de datum van verhuizing op. Een verhuisdatum kan uiterlijk 28 dagen in de toekomst liggen of vijf dagen in het verleden. Als de verhuizing pas na vijf dagen wordt doorgegeven, geldt de aangiftedatum als verhuisdatum. Hierover wordt de burger geïnformeerd in het online formulier. 3.4 Verificatie BAG LV Het nieuwe adres wordt op basis van postcode-huisnummercombinatie opgezocht, zoals burgers gewend zijn bij het invullen van formulieren op internet. Hiervoor wordt de Basisregistratie Adressen en Gebouwen Landelijke Voorziening (BAG LV) geraadpleegd. Het volledige adres wordt op deze wijze correct gepresenteerd. Als het adres niet bij gemeente bekend is (het staat bijvoorbeeld niet in de BAG), of als het adres geen woonbestemming heeft (een bedrijfspand bijvoorbeeld), ziet de burger een waarschuwing. Het formulier kan dan wel verder ingevuld worden. 5

6 Voor dit laatste is gekozen omdat het volgens de wet mogelijk is een verhuizing door te geven, ook als het adres niet bekend is of de locatie geen woonbestemming heeft. Het kan wel een signaal zijn voor de gemeente om de aangifte met extra aandacht te controleren. 3.5 Meeverhuizende gezinsleden Is de burger (volgens verificatie in de GBA-V) minimaal 18 jaar, dan wordt de mogelijkheid geboden om aan te geven welke gezinsleden meeverhuizen. Het betreft hier uitsluitend eerstegraads familieleden die voor de verhuizing op hetzelfde adres woonden. Hun namen, leeftijden en de relatie tot degene die de aangifte doet (kind, partner of ouder) worden automatisch opgehaald uit de GBA-V en getoond. Andere leden van het huishouden die op hetzelfde adres wonen en meeverhuizen, moeten dit apart doorgeven. 3.6 Wijze van bewoning (lokale keuze binnen de standaard) Gaat het om een verhuizing naar een woning waar niemand anders woont, dan kan de gemeente ervoor kiezen een huur- of koopcontract te verlangen. Gaat het om verhuizing naar een instelling of kamerhuur dan kan de gemeente ervoor kiezen daarvoor bewijs te vragen. In het online formulier kan bijvoorbeeld een huurovereenkomst of verklaring van de eigenaar of huidige bewoner worden toegevoegd. Ook kan de huiseigenaar, ter bewijs, inloggen met DigiD. 3.7 Aantal personen (lokale keuze binnen de standaard) Tot slot kan de gemeente ervoor kiezen de burger te laten invullen hoeveel mensen er achterblijven op het huidige adres en hoeveel mensen er meeverhuizen naar het nieuwe adres. 3.8 Feedback (lokale keuze binnen de standaard) De gemeente kan ervoor kiezen de burger feedback te vragen over de online dienst verhuizen en emigreren. 3.9 Aangifte downloaden Na het afronden van de aangifte kan de ontvangstbevestiging direct gedownload worden. Bij toestemming vooraf, voor digitaal ontvangst van berichten van overheidsinstanties op MijnOverheid, krijgt de burger een bevestiging van de verhuisaangifte in zijn Berichtenbox. 6

7 4 Aangifte emigreren In geval van emigratie kiest de burger op de eerste pagina van het online formulier voor een aangifte verhuizen naar het buitenland. Vervolgens kiest hij zijn eigen woonplaats en logt hij in met DigiD. 4.1 Meeverhuizende gezinsleden Na verificatie van gegevens in de landelijke basisregistraties, wordt gevraagd of er leden van het huishouden achterblijven op het adres. Is dit het geval, dan wordt de online aangifte afgebroken. De burger wordt verzocht contact op te nemen met de gemeente. 4.2 Verhuisdatum De burger geeft vervolgens de datum van verhuizing aan. Deze kan maximaal vijf dagen in het verleden liggen. Als de emigratie na verhuizing wordt doorgegeven dan krijgt de burger de waarschuwing dat de aangiftedatum als verhuisdatum wordt geregistreerd. Verder dient de burger het nieuwe woonland op te geven. Verstrekken van aanvullende adresgegevens is mogelijk, maar niet verplicht. Na een laatste check op het meeverhuizen van alle gezinsleden kan de aangifte afgerond en gedownload worden. Ook kan de aangifte via de Berichtenbox worden ontvangen. 7

8 5 Afhandeling van aangifte door de gemeente 5.1 Ontvangst van de aangifte en eventuele bewijsstukken Een medewerker van de gemeente kan met eherkenning (niveau 2) inloggen op het portaal van de online dienst. In het portaal zijn alle aangiften en bewijsstukken beschikbaar en te downloaden. Ook kunnen voorkeurinstellingen opgegeven worden. Bijvoorbeeld: Attendering per op binnengekomen verhuismeldingen, dagelijks of per aangifte. Statistieken over aantallen binnengekomen aangiften en frequentie waarmee de aangiften door de medewerker van de gemeente gedownload worden. Als de gemeente kiest voor de implementatie van een koppelvlak, dan kunnen aangiften ook direct in het eigen backoffice- of zaaksysteem worden ontvangen. Het koppelvlak om dit mogelijk te maken is nog in ontwikkeling. 8

9 6 Randvoorwaarden 6.1 Aanschaf eherkenningsmiddel De gemeente dient een eherkenningsmiddel niveau 2 aan te schaffen voor de medewerkers die de aangiftes uit het portaal ophalen. Bij het aanvragen van een eherkenningsmiddel dient u voor deze medewerkers tegelijk een machtiging aan te vragen voor de dienstverlener Gemeenten.nl en dienst Transactievoorziening. Wilt u bovendien gebruik maken van de mogelijkheid om op afstand mee te kijken met de burger. dan heeft u eherkenning niveau 2+ nodig. U kunt dan ondersteuning bieden bij het invullen van het formulier. Een eherkenningsmiddel is persoonsgebonden en kost voor niveau 2 tussen de 15 en 30 euro per jaar. Prijzen verschillen per aanbieder van eherkenningsmiddelen. Aanbieders en hun tarieven vindt u op de website eherkenning.nl. Mogelijk heeft uw gemeente al eherkenningsmiddelen. Het is verstandig om hiernaar te informeren. Let op! U heeft niet de dienst eherkenningsmakelaar nodig die de leverancier aanbiedt, maar alléén een eherkenningsmiddel. Op de website DA2020 vindt u in het document 7 tips voor eherkenning praktische informatie over de aanschaf, het machtigen en beheer van eherkenning. 6.2 Overeenkomsten bij aansluiten Zodra de online dienst beschikbaar is, wordt de aansluiting bekrachtigd met het ondertekenen van een aantal overeenkomsten: Aansluitovereenkomst met KING Aansluitovereenkomst met Rijksdienst van Identiteitsgegevens (RvIG) voor een tweede GBA-V aansluiting Bewerkersovereenkomst met de leverancier van de online dienst: Decos Toestemmingsverklaring DigiD-groepsaansluiting van Decos 6.3 Aansluiten bij de pilot online dienst verhuizen en emigreren Meedoen met de pilot, verloopt in een aantal stappen Aanmelden: 1. De gemeente meldt zich aan via 2. Na aanmelding ontvangt de gemeente een informatiepakket en relevante documentatie zoals een bewerkersovereenkomst (van de gemeente met leverancier DECOS), een aansluitovereenkomst voor een additionele GBA-V-aansluiting en een toestemmingsverklaring DigiD Kick-off 3. KING organiseert een (telefonische) kick-off meeting Tekenen 4. De gemeente vraagt eherkenning niveau 2 aan voor collega s 5. De gemeente verzorgt de ondertekening van overeenkomsten (zie paragraaf 6.2) 9

10 Proefdraaien 1. KING stuurt de gemeente een testscript toe. Op basis daarvan test de gemeente de dienst in een testomgeving: en koppelt de resultaten terug aan KING. 2. De gemeente test de ontvangst van de aangifte in het gemeenteportaal via 3. De gemeente test de bevestiging in MijnOverheid Berichtenbox: 4. KING zorgt dat eventuele problemen opgelost worden. 5. De gemeente kiest de lokale instellingen van het formulier (zie hoofdstuk 3). 6. De gemeente maakt interne werkafspraken De online dienst in productie nemen 7. De gemeente maakt interne werkafspraken en plant een productiedatum in. 8. KING coördineert het in productie plaatsen van het gemeentelijk formulier. 9. De gemeente voert tests uit op de productie-omgeving. 10. De gemeente geeft akkoord op het in productie zetten van het formulier. 10

11 KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN JS DEN HAAG POSTBUS GK DEN HAAG T F INFO@KINGGEMEENTEN.NL 11