Leeswijzer. Zorginspectie houdt toezicht op de naleving van regelgeving. Zo kan Zorginspectie bijdragen aan de kwaliteit in de voorzieningen.

Transcriptie

1 Zorginspectie Koning Albert II-laan 35 bus Brussel T F Leeswijzer Waarom toezicht? Zorginspectie houdt toezicht op de naleving van regelgeving. Zo kan Zorginspectie bijdragen aan de kwaliteit in de voorzieningen. We gaan na of voorzieningen voldoende maatregelen nemen om voortdurend de nodige kwaliteit van hulp- en dienstverlening aan te bieden. We willen uitsluiten dat kwaliteit eerder toevallig is, en gaan daarom na of de geleverde kwaliteit voldoende verankerd zit in de werking van een voorziening. Waarop is de inspectie gebaseerd? Volgende basisregelgeving is van toepassing op de Diensten voor Maatschappelijk Onderzoek inzake interlandelijke adoptie - Decreet van 20 januari 2012 houdende regeling van de interlandelijke adoptie van kinderen - Besluit van de Vlaamse Regering van 12 oktober 2012 betreffende de voorbereiding en de nazorg bij interlandelijke adoptie - Ministerieel besluit van 18 december 2013 betreffende de kwaliteitszorg in het Steunpunt Adoptie en de diensten voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie Deze regelgeving vindt u op Wat is het doel van het inspectieverslag? Het doel van een inspectieverslag is: - het weergeven van de vaststellingen in welke mate de Dienst Maatschappelijk onderzoek voldoet aan de geïnspecteerde regelgeving; - rapporteren aan het Vlaams Centrum voor Adoptie - informeren van andere betrokken lezers, o.a. burgers die verslagen willen raadplegen in het kader van de openbaarheidswetgeving. Hoe leest u het inspectieverslag? De inspecteur stelt een verslag op over het inspectiebezoek. Dat verslag bestaat uit verschillende rubrieken. Enkel rubrieken die aan bod kwamen tijdens het bezoek, neemt de inspecteur op in het verslag. Per rubriek vindt u de regelgeving die van toepassing is. De inspecteur noteert per rubriek of hij al dan niet tekorten vaststelde. Bij elk rubriek wordt er eveneens een duiding of toelichting genoteerd. Daarnaast kan pagina 1 van 11

2 Zorginspectie aandachtspunten formuleren in het kader van good practice. Omdat het niet om regelgeving gaat, kan de overheid u niet verplichten deze aandachtspunten weg te werken. Wat na de inspectie? Na het inspectiebezoek ontvangt u het ontwerpverslag met de vaststellingen. Als u opmerkingen heeft bij het verslag kan u binnen een termijn van veertien kalenderdagen reageren op het inspectieverslag. In de begeleidende bij het inspectieverslag vindt u meer informatie over het opzet van de reactiemogelijkheid. Het Vlaams Centrum voor Adoptie spreekt zich vervolgens uit over mogelijke gevolgen van de inspectie. Het is dan ook bij het VCA waar u terecht kan met vragen over het eigen dossier of om eventuele verbeterplannen te bezorgen. U vindt alle verdere informatie over onze organisatie op

3 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Inspectiebezoek Diensten voor Maatschappelijk Onderzoek inzake interlandelijke adoptie /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// INSPECTIEPUNT Naam: Dienst Maatschappelijk Onderzoek Interlandelijke Adoptie Adres: Visserij Gent Telefoon: 09/ Coördinator: Elly Pieters (teambegeleider) Dossiernummer: INRICHTENDE MACHT Naam: CAW Oost-Vlaanderen Juridische vorm: vzw Adres: Visserij Gent Telefoon: 09/ Verantwoordelijke inrichtende macht: Chris Coenegrachts INSPECTIEBEZOEK Soort: Aangekondigd inspectiebezoek op 30 april 2015 van 09:30 tot 12:55 Inspecteurs : Ann Dewachter Annelies Vandenberghe Gesprekspartners: Karin Van Maldergem, coördinator regio Gent-Eeklo Céline Evrard, teamlid Liesbet Denys, teamlid Elle Rosier, teamlid pagina 3 van 11

4 Decreet Art Om erkend te worden, moet de dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie aan de volgende voorwaarden voldoen : 1 beschikken over een team dat is samengesteld zoals bepaald door de Vlaamse Regering; BVR Art. 33. Om erkend te worden, moet de dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie : 1 voldoen aan de voorwaarden, vermeld in artikel 11, 2, van het decreet van 20 januari 2012; 2 beschikken over een coördinator en een multidisciplinair team dat minstens bestaat uit twee psychologen en twee maatschappelijk assistenten of uit personen met een gelijkgesteld diploma. Gesprek met coördinator en teamleden, overzicht organogram CAW Oost-Vlaanderen, inzage dossiers, inzage kwaliteitshandboek Vaststellingen Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving geen tekort vastgesteld. Toelichting: Het team bestaat uit volgende personen: Elly Pieters, teambegeleider (op datum van bezoek met bevallingsverlof, start terug november 2015) Haribert Govaerts, psycholoog Céline Evrard, psycholoog Elle Rosier, licentiaat in de criminologische wetenschappen (functie van maatschappelijk assistent ) Liesbet Denys, maatschappelijk assistent Vera Gypens, psycholoog (op datum van bezoek met tijdskrediet, start haar activiteiten opnieuw eind 2015) Inspectie verneemt dat de term coördinator zoals regelgevend is vastgelegd, in de dienst DMO Oost- Vlaanderen niet gebruikt wordt. De teambegeleider oefent deze functie uit. Karin Van Maldergem is coördinator voor het de regio Eeklo-Gent waaronder de Dienst Maatschappelijk Onderzoek valt. Medewerkers werken in principe deeltijds. Hier wordt naar inspectie verneemt flexibel mee omgegaan in functie van de werklast. Gesprekspartners delen mee dat een taakverdeling werd opgemaakt om de periode van het bevallingsverlof van de teambegeleider te overbruggen. Daarnaast werden er afspraken gemaakt om als nodig meer uren te presteren. De coördinator deelt mee dat aan mevrouw Gypens gevraagd werd om tijdens deze periode de teamvergaderingen te leiden en als zodanig ook de dossiers te lezen. pagina 4 van 11

5 MB Art. 4. Het steunpunt adoptie en elke dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie beschrijven de maatregelen die genomen worden om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten. Daarvoor beschrijft de voorziening onder meer : 1 hoe ze haar personele middelen inzet. Dat wordt onder meer geconcretiseerd in de manier waarop de voorziening haar teamleden en medewerkers evalueert en ondersteunt; Gesprek met coördinator en teamleden, overzicht organogram CAW Oost-Vlaanderen, inzage kwaliteitshandboek Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving een tekort vastgesteld. Er is op datum van het inspectiebezoek geen procedure uitgewerkt. Duiding: De coördinator deelt mee dat de procedure m.b.t evaluatie en ondersteuning in principe mee gevat wordt in het kwaliteitshandboek van het CAW. Door de fusie wordt dit handboek herwerkt en zal het luik voor de dienst maatschappelijk onderzoek hier op termijn ook in vervat worden. De coördinator deelt verder met betrekking tot bovenstaand artikel het volgende mee. De teambegeleider heeft bij haar start als teambegeleider in mei 2014 kennismakingsgesprekken gevoerd met de verschillende teamleden. Functioneringsgesprekken zijn voorzien eens mevrouw terug komt uit bevallingsverlof. Deze worden naar inspectie verneemt gepland om de achttien maanden, een evaluatiegesprek wordt voorzien om de vijf jaar. Verder wordt aangegeven dat via vorming, teamdagen, individuele gesprekken, vorm gegeven wordt aan de coaching en ondersteuning van de teamleden. pagina 5 van 11

6 MB Art. 7.De dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie beschrijft de maatregelen die genomen worden om het dienstverleningsproces te beheersen. Daarvoor beschrijft de dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie onder meer : 1 hoe een maatschappelijk onderzoek uitgevoerd wordt conform de richtlijnen van het Vlaams Centrum voor Adoptie; 2 hoe een verslag wordt opgesteld over de geschiktheid van de kandidaat-adoptant, conform de richtlijnen van het Vlaams Centrum voor Adoptie. Gesprek met coördinator en teamleden, inzage draaiboek voor alle DMO, inzage eigen concrete uitwerking draaiboek, inzage leidraad bevraging bij eerste adoptie, inzage dossier eerste adoptie negatief advies en inzage dossier n.a.v. aanvraag bijkomend onderzoek, inzage dossier tweede adoptie Vaststellingen : Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving een tekort vastgesteld. Duiding: In de procedure ontbreekt: -de eigen werkwijze voor wat betreft tweede adopties, aanvragen bijkomend onderzoek en verlenging geschiktheidsvonnis -de wijze waarop de dienst een verslag opstelt over de geschiktheid van de kandidaat-adoptant In de procedure is een luik opgenomen rond de eigen verslaggeving, dit geeft evenwel niet weer hoe een verslag dient opgemaakt te worden. Men verwijst naar het algemene draaiboek, een verwijzing in het kwaliteitshandboek ontbreekt evenwel. Gesprekspartners delen mee dat een leidraad werd opgemaakt voor de verschillende DMO s in samenspraak met Kind en Gezin en dit voor eerste adopties. Men werkt met het semi gestructureerd interview als werkwijze voor de gespreksvoering. Deze werkwijze vertaalt zich ook in de opmaak van het verslag, waar de termen risico-en protectieve factoren niet meer opgenomen worden, zoals in het verleden het geval was. Voor tweede adopties, aanvullende onderzoeken, is deze leidraad er niet wat volgens gesprekspartners niet altijd eenvoudig is bijvoorbeeld voor de opmaak van de verslaggeving. Tijdens het inspectiebezoek werden meerdere dossiers (cf bronnen ) doorlopen aan de hand van de werkwijze voor het uitvoeren van een maatschappelijk onderzoek die beschreven wordt in het draaiboek, opgemaakt door het Vlaams Centrum voor Adoptie in samenwerking met de diensten maatschappelijk onderzoek. De dossiers werden doorlopen van bij de aanmelding tot en met de eindbespreking en/of het adviesgesprek. Tevens werd in elk dossier het verslag inzake de geschiktheid van de kandidaat-adoptant nagegaan Aandachtspunten: Zorginspectie formuleert in dit kader volgende aandachtspunten: -belang om in de procedure te verwijzen naar de eigen werkdocumenten/instrumenten die gebruikt worden -belang om in de procedure de werkwijze verder uit te diepen ( inhoudelijk gesprek ) pagina 6 van 11

7 Decreet Art Om erkend te worden, moet de dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie aan de volgende voorwaarden voldoen : 3 de vraagstelling beperken tot de informatie die relevant is voor het bekomen van een beginseltoelating tot interlandelijke adoptie; 4 naleven van wetenschappelijk onderbouwde criteria; Decreet Art De erkenning wordt verleend voor minimaal twee jaar en maximaal vijf jaar en kan voor dezelfde termijnen worden verlengd. De erkende dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie moet, om erkend te blijven of opnieuw erkend te worden, de volgende verplichtingen naleven : 3 de vraagstelling beperken tot de informatie die relevant is voor het bekomen van een geschiktheidsvonnis tot interlandelijke adoptie; 4 de werking continu bijsturen in functie van wetenschappelijk onderbouwde criteria, conform de richtlijnen van het Vlaams Centrum voor Adoptie; Gesprek met coördinator en teamleden, inzage document interview/leidraad, inzage document validatie van de toetsingscriteria en het semi gestructureerd interview van de dienst maatschappelijk onderzoek ism VCA en K&G van december Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving geen tekort vastgesteld. Toelichting Met betrekking tot art 11 3, 3 stelt het team dat dit bepaald wordt door het semi-gestructureerd interview, de eigen professionaliteit, de tijdsduur, men licht dit toe aan de hand van een voorbeeld en de teambespreking hierover. Met betrekking tot art 11 3, 4 geven gesprekspartners aan dat er in 2014 met het team een proces gegaan werd rond de nieuwe werkwijze met intensieve vormingsactiviteiten. Op een teamdag eind 2014 werd het geheel in detail overlopen met alle teamleden. pagina 7 van 11

8 Decreet Art De erkenning wordt verleend voor minimaal twee jaar en maximaal vijf jaar en kan voor dezelfde termijnen worden verlengd. De erkende dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie moet, om erkend te blijven of opnieuw erkend te worden, de volgende verplichtingen naleven : 1 de discretie en het beroepsgeheim in acht nemen ten aanzien van de informatie die over de adoptanten wordt verkregen; 2 iedereen die zich voor het maatschappelijk onderzoek aanbiedt, registreren; Gesprek met coördinator en teamleden, papieren overzicht kandidaat-adoptanten, toelichting bij database (registratie) Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving geen tekort vastgesteld. Toelichting: Gesprekspartners delen mee dat digitale dossiers enkel toegankelijk zijn voor teamleden via een code. Papieren dossiers worden bewaard in een afgesloten kast. Verder geeft men aan dat er afspraken gemaakt zijn dat documenten niet rondslingeren, zo ook bij thuiswerk. Zorginspectie verneemt dat bij het digitaal doorsturen van verslagen naar de Jeugdrechtbank dit onbeveiligd gebeurt. Gesprekspartners delen mee vragende partij te zijn geweest om dit beveiligd te doen maar de systemen op de Jeugdrechtbank laten dit volgens hen niet toe. Alle kandidaat- adoptanten die zich aanmelden worden geregistreerd in een database. Een van de teamleden is hier volgens de coördinator voor verantwoordelijk. pagina 8 van 11

9 Decreet Art Om erkend te worden, moet de dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie aan de volgende voorwaarden voldoen : 5 zich engageren om regelmatig in het overleg tussen de verschillende actoren interlandelijke adoptie te participeren. Gesprek met coördinator en teamleden Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving geen tekort vastgesteld. Toelichting: Gesprekspartners delen geven aan op regelmatige basis te participeren aan overlegmomenten met de andere actoren interlandelijk adoptie (VCA, het VAG, Steunpunt Adoptie, de andere DMO s,..). Het gaat in deze zowel over formeel overleg als informeel overleg wat door hen wordt toegelicht. MB Art. 5. Het Steunpunt Adoptie en elke dienst voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie beschrijven : 6 hoe de klachtenprocedure aan de gebruiker bekendgemaakt wordt; Gesprek met coördinator en teamleden, inzage kwaliteitshandboek, folder CAW Ben je ontevreden?, document klachtenformulier VCA Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving geen tekort vastgesteld. Toelichting: Gesprekspartners delen mee de klachtenprocedure steeds toe te lichten tijdens het eerste gesprek dat doorgaat met de kandidaat-adoptanten. Men geeft aan naar de kandidaten te benadrukken om ontevredenheden, ongenoegens, rechtstreeks bespreekbaar te stellen, wat volgens gesprekspartners ook gebeurt. Volgens de coördinator is er op datum van bezoek nog geen nieuwe klachtenprocedure opgemaakt. Ze verwijst naar de fusie binnen het CAW en het gegeven dat de procedure nog opnieuw moet uitgewerkt worden. Deze procedure zal ook de werkwijze beschrijven voor klachten over de dienstverlening van de Dienst Maatschappelijk Onderzoek. pagina 9 van 11

10 MB Art. 8.In het onderdeel zelfevaluatie, vermeld in artikel 1, 3, worden minstens de volgende aspecten opgenomen : 1 hoe de voorziening op systematische wijze gegevens verzamelt en registreert over de kwaliteit van de dienstverlening en over de gebruikerstevredenheid. Daarbij gaat de adoptiedienst minstens na of de beschreven dienstverleningsprocessen zijn verlopen zoals werd vooropgesteld; Gesprek met coördinator en teamleden, document CAW tevredenheidsbevraging (proef) Tijdens het inspectiebezoek werd er m.b.t bovenstaande regelgeving een tekort vastgesteld: -de voorziening verzamelt en registreert niet op systematische wijze gegevens over de gebruikerstevredenheid en dit in het kader van de zelfevaluatie. Duiding: Gesprekspartners delen mee dat hier op niveau van het kwaliteitshandboek niet rond gewerkt is. Het luik zelfevaluatie waartoe dit onderdeel behoort, is nog niet uitgewerkt. De coördinator deelt mee dat op niveau van het CAW een vragenlijst inzake tevredenheid is ontwikkeld en op datum van bezoek een testfase heeft doorlopen. Het gaat om een algemene bevraging over de dienstverlening van het CAW. Mevrouw deelt mee dat de resultaten op datum van bezoek worden verwerkt. Als dit goed bevonden wordt zal de bevraging in gebruik genomen worden. Voor de DMO geeft mevrouw aan dat bekeken zal moeten worden hoe dit in het geheel past en of er een eigen, specifieke bevraging moet uitgewerkt worden. Gesprekspartners delen mee dat er algemeen rekening gehouden wordt met opmerkingen van gebruikers en zaken waar men vanuit het team tegen aan loopt om de werking bij te sturen. Ze geven hiervan meerdere voorbeelden (opmaak planning, inrichting gespreksruimte, ). Verder verneemt Zorginspectie dat er vanuit VCA een bevraging is doorgegaan bij alle kandidaten die een feedback gesprek gehad hebben in functie van de evaluatie hiervan. In dit kader verneemt Zorginspectie dat steeds meer kandidaten ingaan op de uitnodiging tot een feedback gesprek. pagina 10 van 11

11 Bijkomende vaststellingen Tijdens het bezoek komt aan bod dat er op de website van CAW, voor het luik DMO geen informatie terug te vinden is. Mevrouw geeft dat de website in opbouw is, gelet op de fusie binnen het CAW. Mevrouw geeft verder aan het belangrijk te vinden dat er informatie wordt opgenomen die gezamenlijk is voor alle DMO s zodat kandidaten over gans Vlaanderen dezelfde informatie krijgen. Ze deelt tenslotte mee dat het een bewuste keuze is om alle vragen binnen het CAW Gent via de onthaalfunctie te laten verlopen. Verder verwijst ze naar het gegeven dat kandidaten de folder van het DMO meekrijgen vanuit Kind en Gezin op het moment dat de voorbereiding is afgerond en kandidaten worden doorverwezen naar de DMO. Zorginspectie verneemt dat op het moment van de fusie tussen de diensten van West -en Oost-Vlaanderen twee medewerkers van de dienst van West-Vlaanderen opgenomen zijn in het team van Oost-Vlaanderen. Men geeft aan dat in de beginperiode sterk ingezet werd op de nieuwe samenwerking, het samenbrengen van verschillende werkwijzen in de praktijk van de screening,. Op datum van bezoek geeft men aan beide eigenheden te hebben verenigd tot een nieuwe, goed lopende samenwerking. 16 juni 2015 Ann Dewachter, inspecteur Annelies Vandenberge, inspecteur pagina 11 van 11