Collegevoorstel. Onderwerp. Samenvatting. Voorstel. Reg. nr.: Afdeling: Concern en Dienstverlening

Transcriptie

1 Reg. nr.: Onderwerp Archivering digitale agenda's portefeuillehouders Samenvatting In een brief van 19 augustus 2013 vraagt de provincie aandacht van uw college voor het adequaat archiveren van de digitale agenda's van de leden van het college. Aanleiding hiervoor is een gericht WOB verzoek geweest om de agenda van een of meerdere leden van het college in te kunnen zien. Dit bleek niet mogelijk omdat die agenda's niet bewaard zijn. Voorstel 1. de digitale agenda's van de leden van het college en de gemeentesecretaris per jaar op een DVD te kopiëren en 7 jaar toegankelijk te houden in het archief. Akkoord Bespreken Naam Datum Burg. & Weth. Burg. Comm. vergadering op Weth. W Dorpsraad Agenda nr. Weth. M OR Portef. houder B Weth. L Raad P/C stuk Secr. Overige 1 Openbaar ja Overige 2 1

2 Inleiding De provincie heeft in 2012 een onderzoek gedaan onder gemeenten naar beleid op het bewaren van agenda s van bestuurders. Nagenoeg geen gemeente heeft hier beleid voor ontwikkeld. De provincie geeft drie methoden aan om de agenda s te bewaren Beoogd effect Aan de hand van de bewaarde digitale agenda s transparantie en bewijs kunnen bieden op het door de gemeente gevoerde beleid Argumenten Waarom agenda s bewaren? Bij de meeste overheden worden bestuurders en ambtenaren geacht de centraal beschikbaar gestelde digitale agenda (Outlook in ons geval) te gebruiken voor het bijhouden van zakelijke afspraken. Er zijn volgens de provincie verschillende redenen waarom deze agenda s bewaard zouden moeten worden. 1. Allereerst omdat de agenda s in veel gevallen de onkostendeclaraties (bij voorbeeld reiskosten of maaltijdvergoedingen) onderbouwen. Op dat moment maken agenda s deel uit van de financiële administratie van de ambtenaar en de gemeente. 2. Een andere reden waarom agenda's bewaard zouden moeten worden is dat ze een cruciale rol kunnen spelen in de reconstructie van bijvoorbeeld langslepende zaken of calamiteiten. Met behulp van de agenda s kan antwoord worden gegeven op de vraag: wie heeft op welk moment met wie overlegd? 3. Tenslotte kunnen de agenda s van burgemeesters en wethouders een waardevol beeld schetsen van de manier waarop een bestuurder zijn taken heeft uitgevoerd. Het advies pragmatisch opvolgen De provincie geeft in haar brief en bijgevoegde brochure drie methoden aan waarop de agenda s kunnen worden opgeslagen en in bewaartermijnen uiteenlopend van 7 jaar tot permanent bewaren. Aangezien dit item nieuw is en er binnen de gemeenten op een specifiek WOB verzoek na, nog geen ervaring is met de noodzaak om agenda s te bewaren wordt voorgesteld om het advies vooralsnog pragmatisch te volgen en de agenda s jaarlijks naar een DVD te kopiëren en gedurende 7 jaar in het archief te bewaren. Kanttekeningen NVT Uitvoering De aanwezige agenda s na besluitvorming zo mogelijk met twee jaren terug op een DVD te kopiëren 2

3 Planning 1. Als u instemt met dit advies zal aan Systeembeheer verzocht worden om de digitale agenda s jaarlijks te kopiëren op DVD en de DVD s voor 7 jaar ter archivering bij Informatievoorziening aan te bieden Communicatie 1. De maatregel intern communiceren naar Systeembeheer en Informatievoorziening 2. De secretaris te vragen dit beleid uit te dragen aan nieuwe bestuurders. Bijlagen 1. Brief en brochure van de Provincie Noord-Brabant Ter inzage 1. Brief en brochure van de Provincie Noord-Brabant 3

4 Financiële consequenties Voorzien in begroting: n.v.t. Voorzien in investeringsprogramma: n.v.t. Begrotingswijziging: n.v.t. Akkoord afdelingscontroller: n.v.t. Functie nr: Kostenplaats: Wijz. nr.: Ondertekening Steller: Johan Michielsen Datum: Paraaf afdelingshoofd: Bij voorbereiding betrokken functionarissen / afdeling: Klaartje Vingerhoets, Tim Verhoof 4

5 Collegebesluit Reg. nr.: Datum: Onderwerp Archivering digitale agenda's portefeuillehouders Besluit Conform advies. 1