GEWIJZIGD. categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA A 27 06/908

Transcriptie

1 GEWIJZIGD o~~çëîççêëíéä= jaar stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA A 27 06/908 låçéêïéêéw= Toetreding tot de coöperatieve vereniging Dimpact Portefeuillehouder: Concernstaf Frank te Winkel, telefoon ((0591) ) = ^~å=çé=öéãééåíéê~~ç= sççêöéëíéäç=äéëäìáí= Onder voorbehoud van goedkeuring door de Provincie over toetreding tot de coöperatieve vereniging Dimpact, in te stemmen met de voorgestelde gemeentelijke verordening digitale dienstverlening en deze in werking te laten treden op een nader door het college van B&W te bepalen datum. p~ãéåî~ííáåö= In het door uw raad in 2006 vastgestelde informatie meerjaren ontwikkelingsplan (imop) staan de ambities en uitgangspunten geformuleerd voor digitale dienstverlening aan de burgers. Om het imop uit te voeren wordt samenwerking met andere gemeenten gezocht. Gezamenlijk optrekken biedt grote voordelen in de vorm van kennisdeling, standaardisatie, kostenbesparing en continuïteit van ICT-oplossingen. Na oriëntatie is het publiekrechtelijke samenwerkingsverband Dimpact, als meest geschikt bevonden. Dimpact is een coöperatieve vereniging (in oprichting), waarvan (momenteel) de gemeenten Enschede, Zwolle, Heusden, Oldenzaal en Hellendoorn deel uitmaken. Op grond van artikel 160 Gemeentewet wordt uw raad gevraagd wensen en bedenkingen in te brengen omtrent het voorgenomen besluit van het college, om toe te treden tot de coöperatieve vereniging Dimpact. Indien het college definitief besluit tot toetreding tot Dimpact dient ook het exclusieve recht voor ontwikkeling en levering van oplossingen voor digitale dienstverlening van de gemeente aan Dimpact te worden toegekend. Voor het toekennen van dit exclusieve recht dient uw raad de voorgestelde verordening digitale dienstverlening vast te stellen, die in werking zal treden op een nader door het college te bepalen datum, nadat van de Provincie goedkeuring is verkregen. Bijlagen: - akte van oprichting - brief: het toetreden tot een gezamenlijke overheidsgedomineerde Coöperatieve vereniging Dimpact Stukken ter inzage: Het collegevoorstel en de daarop betrekking hebbende stukken.

2 -2- jaar stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA A 27 06/908 NK ^~åäéáçáåö=îççê=üéí=îççêëíéä= In het Informatie Meerjaren Ontwikkelingsplan (imop) staan de ambities en uitgangspunten beschreven voor digitale dienstverlening aan de burgers. De raad is begin dit jaar akkoord gegaan met de beleidsinhoudelijke kant en de financiering van dit plan. Inmiddels is gestart met het onderdeel Gegevenshuis van het IMOP, dat gericht is op het stroomlijnen van de basisgegevens in de organisatie. Voor de overige bouwstenen zijn de voorbereidende werkzaamheden gedaan, zoals het maken van functionele ontwerpen en specificaties. Momenteel staan wij vlak voor de fase van realisatie, waarbij ICT-oplossingen moeten worden aangeschaft. Daarbij staan twee wegen open. De gemeente kan eigenstandig middels openbare aanbesteding de inkoop realiseren. Een andere optie is om te participeren in een samenwerkingsverband met andere gemeenten en gezamenlijk ontwikkelde ICT-oplossingen te gaan gebruiken. Die laatste optie geniet de voorkeur. De voordelen ervan zijn o.a. standaardisatie, kostenbesparing, kennisdeling, sterkere onderhandelingspositie door vraagbundeling richting leveranciers en betere garanties op doorontwikkeling van software. Samenwerking ligt in lijn met de uitgangspunten van het imop: namelijk niet proberen zelf het wiel opnieuw uit te vinden, maar zoveel mogelijk hergebruik van reeds ontwikkelde ICToplossingen. De afgelopen maanden heeft de Gemeente Emmen zich georiënteerd op samenwerkingsverbanden op dit terrein, waarbij ze mogelijk kan aansluiten. Het samenwerkingsverband Dimpact is als meest geschikt bevonden. Dimpact bestaat uit de gemeenten Enschede, Zwolle, Heusden, Hellendoorn en Oldenzaal. Medio dit jaar hebben deze gemeenten een gezamenlijke aanbesteding gedaan voor ICT-oplossingen voor elektronische dienstverlening. Die oplossingen worden momenteel bij de deelnemende gemeenten geïmplementeerd. De samenwerkend gemeenten binnen Dimpact richten binnenkort een coöperatieve vereniging op. Aan de keuze voor deze rechtsvorm ligt juridisch onderzoek ten grondslag. De afweging is gebaseerd op organisatorische, financiële en fiscale aspecten. De coöperatie Dimpact staat open voor deelname van nieuwe leden (gemeenten en overige publiekrechtelijke lichamen). Op grond van artikel 160 Gemeentewet wordt uw raad gevraagd wensen en bedenkingen in te brengen omtrent het voorgenomen besluit van het college om toe te treden tot Dimpact. Als het college definitief besluit om toe te treden, dient ook het exclusieve recht voor ontwikkeling en levering van oplossingen voor digitale dienstverlening van de gemeente aan Dimpact te worden toegekend. De overdracht van dit exclusieve recht moet door middel van een door uw raad vast te stellen verordening worden geregeld. In dit voorstel wordt uw raad gevraagd in te stemmen met de bijgaande conceptverordening digitale dienstverlening. Deze verordening zal dan definitief in werking treden op een nader door ons college van B&W te bepalen datum, nadat de Provincie goedkeuring heeft verleend aan toetreding tot Dimpact. OK ^êöìãéåí~íáéläéççöç=éññéåí= De ICT-oplossingen die Dimpact biedt, voldoen aan de functionele specificaties die de gemeente Emmen in het imop heeft gedefinieerd ten aanzien van de bouwstenen voor digitale dienstverlening: * producten en dienstencatalogus * Mijn Loket * Klantverwijzing/agendafunctie * Beslisbomen

3 * DigiD (elektronische authenticatie) * Dynamische formulierenserver * Content management systeem * Internetkassa * Koppelvlakken -3- De softwaretoepassingen die Dimpact inzet voor de komende vier jaar, zijn deels gebaseerd op open-source en daarmee het eigendom van Dimpact en haar leden. Voor zover gebruik wordt gemaakt van closed-source software, is gekozen voor een constructie waarbij Dimpact het eigendomsrecht krijgt over de toepassingen die daarmee specifiek voor haar (en haar leden) gemaakt worden. Daarmee voldoet Dimpact ook aan het uitgangspunt van de gemeente Emmen om zoveel mogelijk gebruik te maken van open source software. Momenteel worden bij de leden van Dimpact ICT-toepassingen geïmplementeerd, waarmee eind van dit jaar 35 gemeentelijke producten zo volledig mogelijk elektronisch worden aangeboden op het Internet. In 2007 streeft men naar een aanbod van 90 gemeentelijke producten en diensten. De uitvoering wordt gekenmerkt door een vergaande vorm van standaardisatie, hetgeen tot overdraagbaarheid en efficiencyvoordelen leidt. De gemeente Emmen hanteert dezelfde top 35 producten als Dimpact, die het eerst voor digitalisering in aanmerking komen. Een deelname aan Dimpact betekent dat Emmen tempo kan maken met de realisatie van het imop programma. Deelname aan Dimpact voorkomt bovendien dat de gemeente Emmen aanbestedingsplichtig is voor de realisatie van het imop. Deelname aan Dimpact leidt tot een kostenvoordeel ten opzichte van een aanpak, waarbij de gemeente Emmen eigenstandig het imop realiseert. Er wordt dan namelijk gebruik gebruik gemaakt van de schaalvoordelen van Dimpact (vraagbundeling van meerdere gemeenten). Op basis van het scenario waarin Emmen niet samenwerkt en middels openbare aanbesteding ICT toepassingen aanschaft, zijn de jaarlijkse kosten van het imop geraamd op ongeveer (kapitaallasten plus exploitatiekosten). Deelname aan Dimpact (inclusief afname van de daar beschikbaar gestelde ICT toepassingen kost éénmalig excl btw ( 1,00 per inwoner); dit is de zogenaamde instap fee. Structureel wordt jaarlijks een bijdrage gevraagd van excl. btw ( 1,42 per inwoner). De verwachting is dat de jaarlijkse kosten voor het imop programma door de samenwerking per saldo ongeveer lager uit zullen komen dan aanvankelijk geraamd. Deelname aan Dimpact biedt ook het voordeel van standaardisatie van bedrijfs- en klantprocessen. Op deze terreinen worden gemeenten gekenmerkt door een grote mate van gelijkenis. Gemeenten kunnen tijd en geld besparen door oplossingen voor elektronische dienstverlening gezamenlijk te ontwikkelen en het hergebruik ervan te stimuleren Ook de burger heeft voordelen van het gebruik van oplossingen die elders hun waarde al hebben bewezen. De uniformiteit en herkenbaarheid van het aanbod van elektronische diensten wordt groter. Gemeenten staan voor de uitdaging om een bijdrage te leveren aan de ambities van het rijksprogramma Andere Overheid. De komende jaren wordt gestreefd naar innovaties op het gebied van elektronische dienstverlening en de communicatie met burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties. Ook de gegevensuitwisseling tussen de overheidsinstellingen onderling kan beter. Standaardisatie, kennisuitwisseling en krachtenbundeling zijn daarvoor essentieel. De coöperatieve vereniging Dimpact biedt een platform voor een dergelijk ontwikkelperspectief. Dimpact streeft naar een groei van het aantal leden, om zo de schaalvoordelen optimaal te kunnen benutten. In de toekomst kan Dimpact eventueel opgaan of integreren met andere samenwerkingsverbanden.

4 -4- PK oéä~íáé=ãéí=äéëí~~åç=äéäéáçlééêçéê=öéåçãéå=äéëäìáíéå= * Het vastgestelde Informatie Meerjaren Ontwikkelings Plan (imop) (2e tranche) * Het vastgestelde deelproject Gegevenshuis in casu Adressen en Gebouwen (1e tranche) * Het besluit om een krediet van beschikbaar te stellen voor extra personele inzet voor het imop QK ^ÑëíÉããáåÖ=ãÉí=ÉñíÉêåÉ=é~êíáàÉåLÅçããìåáÅ~íáÉ= Voorbereiding tot toetreding in overleg met Dimpact. Over dit voorstel is overleg gepleegd met de dienst Publiek en de dienst Ondersteuning. Verder is juridisch advies beschikbaar gesteld, zowel intern als extern. De OR wordt over dit besluit geïnformeerd. RK gìêáçáëåüé=åçåëéèìéåíáéë= De huidige deelnemers van Dimpact gaan samenwerken in de vorm van een coöperatieve vereniging. Aan de gekozen rechtspersoon, coöperatieve vereniging, liggen de volgende overwegingen ten grondslag: Op grond van de Europese aanbestedingsregels moet inbesteding van levering en diensten rondom het digitaal loket aan de aangesloten gemeenten mogelijk zijn, dat wil zeggen dat opdrachten van de gemeenten aan Dimpact niet Europees aanbesteed hoeven te worden. De gemeenten moeten voldoende inspraak hebben over de ontwikkelingen rondom het digitaal loket en toezicht kunnen uitoefenen Het op te richten samenwerkingsverband moet flexibel zijn, een beperkte aansprakelijkheid hebben en grote slagkracht bezitten. De onderneming opereert in een private commerciële markt. De oprichting van een samenwerkingsverband moet daarom bijzonder aangewezen geacht worden voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Een rechtspersoon, die alle bovengenoemde vereisten in zich verenigt is de coöperatieve vereniging. Dit is een privaatrechtelijke rechtspersoon, een speciale vorm van een vereniging, te weten een vereniging die een onderneming voert. Alle voordelen van een vereniging in combinatie met de mogelijkheid om een onderneming te voeren. Deze onderneming heeft tot doel om in de stoffelijke behoeften van de aangesloten leden te voorzien. Die stoffelijke behoeften bestaan uit het opbouwen, uitbouwen en ontwikkelen van een digitaal loket en andere elektronische dienstverlening, in gezamenlijkheid met producten en diensten die uit de commerciële markt gehaald worden. Deze bijzondere verenigingsvorm moet het mogelijk maken, dat toetreding van nieuwe gemeenten tot Dimpact eenvoudig en laagdrempelig is. De gemeente Emmen heeft haar voornemen om als nieuw lid toe te treden tot Dimpact laten toetsen door een extern juristenkantoor op de juridische consequenties. De conclusie daarvan is, dat toetreding is toegestaan. Verder is niet ondubbelzinnig vastgesteld, dat gebruik gemaakt kan worden van de uitzonderingsbepalingen van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Er dient een uitsluitend recht bij gemeentelijke verordening te worden verleend en bekend gemaakt om te voldoen aan de voorwaarden die door de Europese regelgeving worden gesteld. Een concept raadsvoorstel treft u bijgaand aan. SK cáå~ååáøäé=åçåëéèìéåíáéëlîççêöéëíéäçé=çéââáåö= De kosten voor toetreding tot Dimpact bedragen (exclusief btw): * Eénmalig ( 1,00 per inwoner, de zogenaamde instapfee). * contributie per jaar ( 1,42 per inwoner per jaar). De kosten van toetreding tot Dimpact kunnen gedekt worden uit de kredieten, die uw gemeenteraad dit jaar reeds beschikbaar heeft gesteld voor de uitvoering van het imop. De verwachting is dat - na aftrek van interne beheerkosten - de kosten van samenwerking in

5 Dimpact verband zo n per jaar minder zullen zijn, dan in het geval de Gemeente Emmen geheel zelfstandig het imop realiseert. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 21 november 2006 Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, -5- A.J. Mewe C. Bijl

6 -6- jaar stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA A 27 06/908 o~~çëäéëäìáí= De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 november 2006, nummer: 06/908; gelet op het bepaalde in artikel 149 en artikel 108 Gemeentewet; overwegende dat: De CV Dimpact, gelet op haar statuten, anders dan een reguliere onderneming op de vrije markt, een bijzondere functie vervult op het gebied van gemeentelijke digitale dienstverlening; De gemeentelijke dienstverlening een publieke, gemeentelijke verantwoordelijkheid is dat; Het belang van een doelmatige besteding van overheidsbijdragen aan de ontwikkeling van het digitaal gemeentelijk loket; En dientengevolge het laten ontwikkelen en leveren van oplossingen voor de gemeentelijke digitale dienstverlening een publieke, gemeentelijke taak is; b e s l u i t : Vast te stellen de navolgende Verordening gemeentelijke digitale dienstverlening: Artikel 1. Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. College : College van burgemeester en wethouders van Emmen; b. CV : Coöperatieve vereniging; c. Dimpact : Coöperatie Dimpact U.A. cq diens rechtsopvolger(s) d. Gemeentelijke digitale : Alle producten en diensten op het dienstverlening gebied van de gemeentelijke digitale dienstverlening; e. Imop : Informatie Meerjaren Ontwikkelingsplan ;

7 -7- f. Raad : De gemeenteraad van Emmen. Artikel 2. Reikwijdte. a. Deze verordening is van toepassing op gemeentelijke digitale dienstverlening als bedoeld in artikel 1. b. Aan de CV Dimpact wordt een uitsluitend recht voor het laten ontwikkelen en leveren van oplossingen voor de gemeentelijke ditale dienstverlening als bedoeld in het eerste lid toegekend. c. Het aan de CV Dimpact verleende recht vervalt in geval van beeindiging lidmaatschap door of namens het college. d. Het college kan, passend binnen wettelijke kaders, op grond van bijzondere omstandigheden afwijken van één of meer bepalingen van deze verordening. Artikel 3. Bevoegdheidsverdeling a. Het college is belast met de uitvoering van deze verordening; b. Het college kan de uitvoering van de in deze verordening aan hen toegekende bevoegdheden, uit naam van en onder verantwoordelijkheid van het college opdragen aan gemeenteambtenaren. Artikel 4. Uitvoering a. Bij de uitvoering van haar taak handelt de CV overeenkomstig de door de raad vastgestelde gemeentelijke kaders zoals vastgesteld in het Imop; b. Op grond van bijzondere omstandigheden kan van deze bepaling afgeweken worden. Artikel 5. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op een nader door het college te bepalen tijdstip. Artikel 6. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening gemeentelijke digitale dienstverlening. Vastgesteld in de openbare vergadering van 21 december 2006 de wnd.griffier, de voorzitter, G. Marissen C. Bijl