Bijlage 3. Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht. Ontwerp-Jaarrekening 2013

Transcriptie

1 Bijlage 3 Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht Ontwerp-Jaarrekening 2013

2 Inhoudsopgave Voorwoord p. 3 1 Inleiding p Algemeen p Resultaat p. 5 - Indeling en opzet jaarrekening 2013 (leeswijzer) p. 5 2 Programmaverantwoording p Doel en taken van het RHC p. 6 - Programma 1: Beheer en behoud p Programma 2: Toezicht en advisering p Programma 3: Dienstverlening en cultuureducatie p Paragrafen p Inleiding p Weerstandsvermogen p Financiering en treasury p Bedrijfsvoering p Onderhoud kapitaalgoederen p Verbonden partijen p Grondbeleid p Jaarrekening p Uitgangspunten samenstelling jaarrekening p Programmarekening p Balans per 31 december 2013 p Toelichting op de balans p Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen p Controleverklaring accountant p Vaststellingsbesluit p Bijlage 1: Verdeelsleutels (op basis van de begroting) en specificatie van de nabetalingen p Bijlage 2: Specificatie van de kosten p. 39 Foto voorblad: Vrijwilligers, medewerkers, bestuurders en donateurs van het RHC Zuidoost Utrecht en de Vriendenstichting luisteren geïnteresseerd naar restaurator Willem Hoogduin tijdens de excursie naar Hoogduin Papierrestauratoren in Delft op 27 juni Op tafel liggen stukken die bij de overstroming eind 2002 zijn beschadigd en nu hersteld worden (foto Winfried Leeman) 2

3 Voorwoord Voor u ligt de ontwerp-jaarrekening 2013 van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht. De rekening geeft een overzicht van het reilen en zeilen van dit intergemeentelijke samenwerkingsverband op het gebied van de historische informatie. Het afgelopen jaar was het vierde sinds de instelling van de gemeenschappelijke regeling tussen de vijf gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede op 1 januari Dit jaar stond vooral in het teken van de voorbereidingen op de aansluiting van de gemeente Vianen bij het RHC Zuidoost Utrecht, het beleid ten aanzien van de acquisitie van particuliere archieven en de uitvoering daarvan voor met name de lokale kerkarchieven. De belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2013 betroffen: - de goedkeuring door het bestuur van de toetreding van de gemeente Vianen per 1 januari 2014; - de ambtelijke voorbereiding van deze uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling RHC Zuidoost Utrecht; - de vaststelling van het Acquisitieplan en het Inspectieplan ; - de besluitvorming over de beperking van de openstelling van de studiezaal vanaf 1 april 2014; - de afronding van de inventarisatie van de jongere gemeentelijke archieven; - de inventarisatie en restauratie van het archief van het Stadsgerecht Rhenen uit de jaren ; - de uitbreiding van de website van het RHC met het archievenoverzicht en de eerste toegangen; - de bruikleengeving van de kaarten- en boekencollectie Deys door de Vriendenstichting aan het RHC; - de schenking van foto s en andere afbeeldingen door vader en zoon Van Nijendaal; - de activiteit voor vrijwilligers, medewerkers, bestuurders en donateurs van het RHC en de Vriendenstichting; - de detachering per 1 december 2013 van een nieuwe deeltijdmedewerker. 3

4 Hoofdstuk 1: Inleiding - Algemeen Deze jaarrekening is de vierde van het op 1 januari 2010 van start gegane RHC Zuidoost Utrecht. De oude gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Kromme- Rijngebied - Utrechtse Heuvelrug hield op die datum feitelijk op te bestaan en is eind 2011 ook formeel door alle gemeenten ingetrokken. In verband met de voorgenomen toetreding van Vianen zal vanaf 1 januari 2014 een nieuwe gemeenschappelijke regeling van kracht worden. Het algemeen en dagelijks bestuur van het RHC Zuidoost Utrecht kwam in 2013 tweemaal in vergadering bijeen, en wel op 18 april en 4 december. Voorafgaand daaraan vond ambtelijk overleg plaats. De belangrijkste onderwerpen betroffen de financiële jaarstukken, de aansluiting van de gemeente Vianen, het Acquisitieplan , het Inspectieplan , de gevolgen van de bezuinigingen voor de openstelling van de studiezaal vanaf 1 april 2014 en het verzekeren van de collectie in de archiefbewaarplaats. De decembervergadering werd bijgewoond door de heer W.M. de Jong, als nieuwe bestuurder namens Houten, en de heer W. Groeneweg, als toekomstig bestuurder namens Vianen. Het eind 2013 vastgestelde Beleidsplan bepaalt de koers voor de komende jaren. Digitalisering vervult daarin een sleutelrol voor vrijwel alle taakonderdelen. In de - hiervoor genoemde - in 2013 tot stand gekomen deelplannen voor de taken acquisitie en inspectie komt dat duidelijk tot uiting. In een afzonderlijk plan zal in 2014 het totale digitaliseringsbeleid, ondermeer ten aanzien van het zogenaamde e-depot, met de financiële consequenties van dien worden uitgewerkt. Op 20 juni 2012 stelde het algemeen bestuur de oorspronkelijke programmabegroting vast. In de bestuursvergadering van 4 december 2013 werd de eerste begrotingswijziging 2013 vastgesteld. Het ging om een voor de aangesloten gemeenten budgettair neutrale wijziging, waarin de incidentele extra inkomsten van Vianen ad en de daar tegenover staande extra uitgaven in 2013 werden verantwoord. Met ingang van 2011 is de nieuwe kostenverdeling, gebaseerd op inwoneraantallen en hoeveelheid archief per gemeente, volledig toegepast. Vanaf dat jaar is de jaaromzet van het RHC belangrijk gestegen, als gevolg van: - de huur van de nieuwe archiefbewaarplaats; - de volledige betaling van de overheadkosten; - de volledige bezetting van de functie van archiefinspecteur/adjunctstreekarchivaris. Het bestuur heeft in mei 2012 besloten om de twee kostenverdeelsleutels eenmaal per vijf jaar aan te passen aan de werkelijke situatie met terugwerkende kracht vanaf 2010/2011. Begin 2015 zal dit voor het eerst gebeuren, met mogelijke financiële gevolgen voor de bijdragen van de deelnemers vanaf Jaarlijks wordt al wel inzichtelijk gemaakt hoe de inwoneraantallen en de aantallen strekkende meters archief (m 1 ) zich ontwikkelen (zie de tabel). 4

5 Gemeenten Inwoners 1 Archief 2 Inwoners Archief Inwoners Archief Inwoners Archief Bunnik m ,4 Houten m ,4 Rhenen m ,4 Utrechtse m ,4 Heuvelrug Wijk bij m ,4 Duurstede Totaal m m - Resultaat Het jaarrekeningresultaat bedraagt 0. De kosten zijn hoger uitgevallen dan begroot, waardoor ook de bijdragen van de gemeenten over 2013 iets hoger worden. Een nadere toelichting op de verschillen tussen begroting en rekening wordt gegeven op p. 27 (hoofdstuk 4, jaarrekening). Een specificatie van de nog door de gemeenten te betalen kosten over 2013 (variërend van 182 tot 1273) staat op p Indeling en opzet jaarrekening 2013 (leeswijzer) Het verslag over het jaar 2013 is ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en bestaat uit de volgende onderdelen: - voorwoord; - inleiding; - programmaverantwoording 2013; - verplichte paragrafen; - jaarrekening 2013, het financieel verslag 2013 bestaand uit de programmarekening, - de balans en toelichting; - vaststellingsbesluit; - bijlagen (verdeelstaat, specificatie nabetalingen en specificatie kosten). De programmaverantwoording (hoofdstuk 2) bevat de inhoudelijke en cijfermatige verantwoording over de vastgestelde programma s, te weten: 1. Beheer en behoud 2. Toezicht en advisering 3. Dienstverlening en cultuureducatie In de voorschriften (hoofdstuk 3) wordt een aantal paragrafen verplicht gesteld. Deze bieden een dwarsdoorsnede van de jaarrekening. De jaarrekening (hoofdstuk 4) geeft na de balans en daarbij horende toelichting een overzicht van de resultaten van de programma s. Daarbij hoort een verschillenanalyse tussen de begroting 2013 en de werkelijke baten en lasten De jaarrekening bevat, naast de bovengenoemde elementen, ook het jaarverslag van de archiefdienst. 1 Het inwoneraantal is dat per 1 januari van het nieuwe jaar volgens opgave van het CBS. 2 Het betreft alleen de hoeveelheid daadwerkelijk naar het RHC overgebracht archief in strekkende meters per 1 januari van het nieuwe jaar, exclusief de geëxtrapoleerde aanwas en de nog over te brengen openbare bouwvergunningen per gemeente. Deze laatste twee componenten zijn wel meegeteld voor de bijdrage in de kosten. 5

6 Hoofdstuk 2: Programmaverantwoording - Doel en taken van het RHC Het doel van het RHC Zuidoost Utrecht wordt in artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht omschreven als: het in het samenwerkingsgebied - uitvoering geven aan de Archiefwet 1995, - alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek. Artikel 5 van de regeling omschrijft vervolgens de taken van het RHC: - de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; - het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; - het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. De activiteiten van het RHC die voortvloeien uit dit doel en deze taken laten zich in drie hoofdtaken of programma s onderbrengen: 1 Beheer en behoud 2 Toezicht en advisering 3 Dienstverlening en cultuureducatie. De verdeling van de kosten over deze programma s vindt hoofdzakelijk plaats op basis van geschatte percentages. Per programma worden de verschillende onderdelen inhoudelijk en financieel toegelicht. - Programma 1 Beheer en behoud De beheer- en behoudstaak heeft betrekking op de oudere (ook wel genoemd statische, historische of openbare) archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en op die van particuliere organisaties. Hierbij kunnen de volgende onderdelen worden onderscheiden: - Inventarisatie en digitalisering: het toegankelijk maken en verpakken van de archieven en collecties; - Acquisitie: het verwerven van voor de historie en cultuur van de regio waardevolle archieven en collecties van particulieren; - Depotbeheer: het zorgen voor een schoon, opgeruimd, overzichtelijk ingericht en klimatologisch goed functionerende en veilige archiefbewaarplaats met voldoende ruimte voor aanwinsten en een actueel archievenoverzicht; - Conservering en restauratie: het voorkomen of stopzetten van verval of verlies, dan wel het terugbrengen in de oorspronkelijke staat van beschadigde archiefstukken. 6

7 Inventarisatie In het verslagjaar besteedden de drie archiefmedewerkers 60% van hun tijd aan de inventarisatie van overheidsarchieven en 40% aan de inventarisatie van particuliere archieven. Mede dankzij de inzet van enkele vrijwilligers werd op beide gebieden flinke vooruitgang geboekt. Het verbeteren van de toegankelijkheid van de archieven en collecties en het zoveel mogelijk wegwerken van bestaande achterstanden is een van de speerpunten uit het Beleidsplan Daarin past ook, hoewel niet gepland, de inventarisatie van 30 particuliere archieven uit Vianen. - Overheidsarchieven: In juli 2013 werd de bewerking van het Houtense bestuursarchief (286) 3 voltooid. Daarmee kwam een eind aan dit omvangrijke, al sinds 2006 voor en in de gemeente Houten uitgevoerde project, waarbij in totaal 191 m 1 archief werd bewerkt, waarvan 140 m 1 voor bewaring en overbrenging in aanmerking komt. In de gemeente Rhenen werd voor het derde en laatste jaar gewerkt aan de sanering van het numerieke archiefbestand Van de 100 m 1 archief werd 12,5 m 1 geselecteerd voor bewaring, in dossiers verwerkt en beschreven. Met de voltooiing van deze twee projecten heeft het RHC volgens de planning zijn oneigenlijke taak, het inventariseren van de jongere, nog niet overgebrachte gemeentelijke archieven in 2013 beëindigd. Niet gepland was de voortzetting van de inventarisatie van het archief van het Stadsgerecht Rhenen, (66). Omdat de toegangen en nadere toegangen op dit veel geraadpleegde archief anders niet op de website konden worden gepubliceerd en vanwege de dringend noodzakelijke restauratie van veel stukken (zie hierna, p. 9 en 14) werd hieraan in het verslagjaar voorrang gegeven. Vanaf juli 2013 werden in totaal 2472 civiele en criminele procesdossiers geordend en beschreven. Naar verwachting zal dit belangrijke archief medio 2014 optimaal toegankelijk zijn voor onderzoekers. Voor de gemeente Bunnik werden, volgens plan, de papieren toegangen op de bestuursarchieven vanaf 1596 tot 1964 ( ) gedigitaliseerd, waarbij hulp werd verkregen van een nieuwe vrijwilliger. De verwerking van de aanvullingen en het corrigeren van de toegangen zal in februari 2014 worden voltooid. Van de gemeente Utrechtse Heuvelrug werd in het verslagjaar ruim 8 m 1 aan aanvullingen op de recente bestuursarchieven van de vijf rechtsvoorgangers ontvangen en verwerkt. Bovendien bleek aan de inventarissen van de voormalige gemeenten Amerongen uit de jaren (73) en (263) toch nog het een en ander te moeten gebeuren. De in 2012 gestarte verbetering van de toegangen op de bestuursarchieven van Maarn-Maarsbergen vanaf 1711 tot en met 2005 ( en 264) werd in 2013 voortgezet en zal begin 2014 klaar zijn, iets later dan gepland. Conform de planning werd voor de gemeente Wijk bij Duurstede in het verslagjaar de inventaris op het archief van het voormalige gemeentebestuur Cothen (29) gecorrigeerd, waarbij 4,4 m 1 aanvullingen werd verwerkt. Dankzij de inzet van een vrijwilliger werd de chartercollectie Rhenen beter toegankelijk gemaakt. 3 De cijfers tussen haken achter de archieven en collecties geven de archiefbeheersnummers aan. 7

8 - Particuliere archieven: Wat de particuliere archieven en collecties betreft, werden in 2013 geïnventariseerd: het archief van de Vereniging Maarn-Maarsbergen Natuurlijk, (345), de Collecties van de Stichting Historie Grofkeramiek, (373), vijf kleine Bunnikse archiefjes uit de jaren ( ), alsmede 30 van de gemeente Vianen afkomstige particuliere archieven uit de periode ( ). Het laatste was niet gepland. Daarnaast werden grote en kleine aanvullingen verwerkt op de Collectie Losse Aanwinsten (22), op het archief van de Lieve Vrouwe Broederschap te Houten, (123), het archief van de Nederlands Hervormde Gemeente Amerongen vanaf 1578 (377) en van de Nederlands Hervormde Gemeente Odijk vanaf 1626 (383). De werkzaamheden werden uitgevoerd door medewerkers van het RHC met behulp van een aantal vrijwilligers. Een zestal vrijwilligers maakte, deels onder begeleiding, nadere toegangen op de archieven in de vorm van digitaal raadpleegbare transcripties en regesten op verschillende archiefstukken uit Amerongen, Bunnik, Darthuizen, Doorn, Driebergen, Hardenbroek, Leersum, Nederlangbroek, Sterkenburg, Werkhoven en Wijk bij Duurstede. Deze nadere toergangen zullen vanaf medio 2014 op de website van het RHC worden gepubliceerd. - Beeldmateriaal Wat het beeldmateriaal betreft tenslotte, werden in 2013 de afbeeldingen van Bunnik fysiek geordend, verpakt en globaal beschreven. Bovendien werd een van de gemeente Utrechtse Heuvelrug afkomstige aanvulling op de Topografisch Historische Atlas (THA) Driebergen-Rijsenburg (151) verwerkt. Voor het herordenen, beschrijven en digitaal beschikbaarstellen van de THA Houten (353) werd door de heer O.J. Wttewaall een eerste plan gemaakt, met de uitvoering waarvan door hemzelf en een vrijwilligster werd gestart. - Bibliotheek en documentatie Voordat met de geplande catalogisering kon worden begonnen, bleek het nodig om de Houtense bibliotheek, die in 2012 uit Houten naar Wijk bij Duurstede is verhuisd, te saneren. Anders dan voorzien ook werd in 2013 nog niet begonnen met het ordenen en beschrijven van de monografieën uit de bibliotheek van het Koninklijk Nederlandsch Genootschap voor Geslacht- en Wapenkunde (KNGGW). Wel werd de catalogisering van de seriematige werken voltooid. De Documentatie Cothen uit de periode (32) werd in het verslagjaar geïnventariseerd. Bij de werkzaamheden betreffende het beeldmateriaal en de bibliotheek en documentatie speelden de vrijwilligers ook dit jaar weer een belangrijke rol. Daarnaast werden de jaarlijkse aanvullingen (zie hierna onder acquisitie) op deze collecties door de medewerkers van het RHC verwerkt. Digitalisering In maart 2013 werd de website van het RHC uitgebreid met een onderdeel archieven. Hierop werd het archievenoverzicht geplaatst, dat sindsdien steeds is bijgehouden. Bovendien werd de eerste serie toegangen op de overheidsarchieven op de site gepubliceerd. Door het tijdsbeslag dat met name de niet geplande werkzaamheden voor de gemeente Vianen legden, zullen de overige digitale toegangen en nadere toegangen niet in 2013 maar in 2014 volgen. 8

9 De beeldbank kon niet worden uitgebreid met nieuwe afbeeldingen, zoals wel was voorzien voor Houten, Driebergen-Rijsenburg en Wijk bij Duurstede. De oorzaak hiervan lag vooral in het ontbreken van daarvoor geschikte vrijwilligers en de vereiste voorbereiding en begeleiding vanuit het RHC. In 2013 werd de website keer bezocht, vrijwel gelijk aan het jaar ervoor ( keer). De zoekpagina telde hits (in 2012: ), het krantenonderdeel (in 2012:11.002), de beeldbank (in 2012: 3.317) en de Doornse bronnen (in 2012: 3.515). Het sinds maart 2013 gepubliceerde archievenoverzicht werd keer geraadpleegd. Opvallend was dat de regionale brochure voor de Open Monumentendag 2012 in het verslagjaar nog zo n keer werd bekeken. Verwacht wordt dat het gebruik van de website pas weer zal groeien wanneer alle digitale toegangen en nadere toegangen daarop zullen zijn gepubliceerd. Zoals in het Beleidsplan uiteengezet, wordt vooral gewerkt aan de uitbouw en verbetering van de eigen website. Met de publicatie van een actueel archievenoverzicht en alle beschikbare toegangen en nadere toegangen wordt een belangrijk stap gezet wat betreft de digitale toegankelijkheid voor het publiek van de door het RHC beheerde archieven en collecties. De vraag of in de toekomst nog tijd en geld zal worden geïnvesteerd in het met behulp van het programma MaisFlexis van De Ree Archiefsystemen bijhouden van de gegevens van en over het RHC op de twee provinciale en landelijke websites waarin het RHC participeert, zal in een digitaliseringsplan in april 2014 aan het bestuur worden voorgelegd. De door het RHC gefaciliteerde, maar door vrijwilligers beheerde, genealogische website voor het zuidoosten van de provincie Utrecht ( werd voorzien van nieuwe informatie. Betreffende Dwarsdijk, Houten, Schalkwijk en Werkhoven werden circa 2045 inschrijvingen van dopen, huwelijken en begrafenissen uit de jaren 1694 tot 1811 ingevoerd. Bovendien werden de gegevens van 1062 trouwakten uit 1932 tot 1937 van Driebergen-Rijsenburg, Langbroek, Leersum, Maarn, Odijk, Rhenen, Tull en t Waal en Wijk bij Duurstede toegevoegd. In 2013 kwamen er in totaal bezoekers, waarvan unieke, die dus dit jaar voor het eerst de website raadpleegden. Daarbij werden pagina s bekeken op deze populaire site (in 2012 waren dat respectievelijk: bezoekers waarvan unieke en pagina s). Er is dus sprake van een daling. Ten behoeve van het meerjarenproject Doop-, Trouw- en Begraafboeken provincie Utrecht digitaal, dat door de Kring van Utrechtse Archivarissen wordt uitgevoerd, werden vooral eind 2013 de nodige werkzaamheden verricht. Begin 2014 zijn de DTB-registers van het RHC Zuidoost Utrecht aan de beurt om te worden gescand en geïndexeerd, zodat deze naar verwachting eind 2014 voor het publiek beschikbaar zullen zijn. In het overleg met de gemeenten over de digitalisering van de bouwvergunningen, zodat de papieren dossiers in de komende jaren naar het RHC kunnen worden overgebracht, werden opnieuw enkele stappen gezet (zie hierna, p. 17). 9

10 Acquisitie Eind 2013 stelde het bestuur het Acquisitieplan vast. Hierin wordt de aanzet gegeven voor een planmatig, stimulerend en op inhoudelijke criteria en praktische eisen gebaseerd beleid voor het verwerven en afstoten van archieven van particulieren. Vooruitlopend op dit nieuwe beleid werd begin 2013 een eerste themabijeenkomst georganiseerd voor de eigenaren van lokale kerkarchieven. De geslaagde bijeenkomst leidde er ondermeer toe dat in het afgelopen jaar aanvullingen werden verkregen op de protestantse kerkarchieven van Amerongen uit de periode (377) en Houten uit de jaren (381). Daarnaast werden op drie avonden, georganiseerd door de afdeling Utrecht van de Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer van de Protestantse Kerken in Nederland, lezingen gegeven over ons nieuwe beleid inzake de acquisitie van kerkarchieven. Ook werd aan de vergroting van de naamsbekendheid van het RHC als beheerder van historische informatie gewerkt door met twee belangrijke aanwinsten de publiciteit te zoeken (zie ook p. 14 en20). De belangrijke acquisitie van de kaarten- en boekencollectie van de heer Deys en van de collecties van de Stichting Historie Grofkeramiek werd in juni en september 2013 feestelijk gevierd en met veel publiciteit omgeven (foto s Winfried Leeman) In het verslagjaar 2013 werden in totaal zeven nieuwe particuliere, archieven en collecties geacquireerd en veertien aanvullingen ontvangen. Het ging hierbij ondermeer om drie archiefjes van Kiesverenigingen van de Staatkundig Gereformeerde Partij op de Utrechtse Heuvelrug uit de jaren (391, 392 en 393), het archief van de Molen Oog in t Zeil in Darthuizen, (116),het archief van de Atletiekvereniging Arena te Rhenen, (307) en zes aanvullingen op de Collectie Losse Aanwinsten (22), waarbij twee notulenboeken van de Sint Paulusvereniging te Driebergen-Rijsenburg uit en de Collectie L.C.J.M. Rouppe van der Voort. Aan de archiefbibliotheek van het RHC werden in 2013 door aankoop of schenking 101 boeken toegevoegd, waardoor het aantal geregistreerde boektitels toenam tot Hieronder waren enkele tientallen publicaties over de streek die geschonken werden door de heer A.A.B. van Bemmel uit Wijk bij Duurstede en over de Tweede Wereldoorlog door de heer C. Vernooy uit Cothen. 10

11 Twee van de 131 aan het RHC Zuidoost Utrecht geschonken foto s van J.R. van Nijendaal. Links de gesloopte molen Oog in t Zeil in Darthuizen - waarvan in 2013 ook het archief werd verworven - en rechts de Schalkwijkerwetering. De foto s zijn van vóór 1912 en gedigitaliseerd door Winfried Leeman in 2013 De collecties beeld- en geluidsmateriaal die het RHC beheert, konden met vele honderden stuks worden aangevuld. Het betrof vooral foto s en kaarten, analoog en digitaal, maar ook negatieven, kalenders, affiches, tekeningen, prenten en enkele schilderijen, alsmede geluids- en bewegend beeldmateriaal. Het meest bijzonder was de verwerving in langdurige bruikleen van de Stichting Vrienden van het RHC Zuidoost Utrecht van de collectie van ruim 600 kaarten en boeken afkomstig van de heer H.P. Deys uit Rhenen (zie ook p. 14). Ook van belang waren de schenking van een grote collectie foto s, tekeningen, aquarellen en enkele schilderijen door vader en zoon Van Nijendaal uit de jaren en de bruikleen door Museum Flehite in Amersfoort van 139 prenten uit de Atlas Coenen van s Gravesloot. Voorts werden door aankoop of schenking ondermeer verworven: foto s en dia s van de NV Hamebo uit Amerongen uit de jaren , negatieven en foto s van spoor- en tramlijnen uit de regio, foto s door H. Bol uit ca 1995 van raadhuizen in de provincie Utrecht, recente giclees door P. Hogenbirk van Wijk bij Duurstede en de ets van de Wijkse molen Rijn en Lek door Cees Bolding uit Bovendien werden, grotendeels in opdracht, door W.L. Leeman en H. Dirksen vele foto s gemaakt van en voor gebeurtenissen en projecten waarbij het RHC betrokken was in 2013, zoals de Open Monumentendag, de restauratie van Kasteel Duurstede en de presentatie van een boek over Wijk bij Duurstede in de jaren 50 en 60. Een substantieel deel van de materiaalkosten is elk jaar bestemd voor de aankoop van boeken en afbeeldingen. Bij uitzondering werd in 2013 ook voor enkele archiefstukken, die in de handel waren geraakt, betaald. Uiteraard was met het verwerken van al deze aanwinsten weer de nodige tijd gemoeid. 11

12 Links: Gezicht op de Cuneratoren in Rhenen door J.R. van Nijendaal (foto van vóór 1912 en gedigitaliseerd door Winfried Leeman in 2013) Rechts: Een van de foto s die in opdracht van het RHC Zuidoost Utrecht in 2013 door Hans Dirksen gemaakt zijn van de restauratie van Kasteel Duurstede Depotbeheer Voor het tweede achtereenvolgende jaar trad een langdurige storing op in de klimaatbeheersingsapparatuur van de nieuwe archiefbewaarplaats in Wijk bij Duurstede, dit maal vanaf eind mei tot half oktober Net als in 2012 duurde het veel te lang voordat afdoende maatregelen werden getroffen. Als gevolg van een defecte koelunit liep de temperatuur op tot 26 graden Celsius. Gelukkig heeft dit niet geleid tot een archiefcalamiteit (schimmelexplosie) omdat de relatieve luchtvochtigheid binnen de wettelijk vereiste waarden bleef. Het contract voor het onderhoud van de klimaatapparatuur is nog altijd niet definitief geregeld. Dit is een urgente kwestie die geen uitstel duldt. Het digitale archievenoverzicht werd geregeld bijgewerkt en aan het eind van het jaar werden de hoeveelheden archief per gemeente en de bezettingsgraad van de archiefbewaarplaats gemeten. De seriematige werken uit de bibliotheek van het KNGGW werden schoongemaakt en vanuit de Quarantaineruimte naar de bibliotheekstellingen in het Parterredepot overgebracht. Van de strekkende meter planklengte in de twee archiefdepots en de quarantaineruimte was aan het eind van het verslagjaar meter gevuld, een bezettingsgraad derhalve van 60%. Eind 2012: was dat meter of 59%, en eind 2011: meter of 51%. Er was dus sprake van een kleine stijging van de bezettingsgraad met 0,9% (50 m 1 ). De Viaanse archieven die in 2013 al naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, zijn hierbij niet meegerekend. In maart 2014 vindt de grote verhuizing plaats van de archieven uit Vianen en Het Utrechts Archief. Daardoor zal de bezettingsgraad van het depot in 2014 weer behoorlijk stijgen. 12

13 Gemeenten Archief Archief Archief Archief Archief Bunnik 465 m 473,4 Houten 421 m 429,4 Rhenen 541 m 549,4 Utrechtse 1185 m 1201,4 Heuvelrug Wijk bij 706 m 714,4 Duurstede Totaal m m Door langdurige ziekte van de daarmee belaste medewerkster werd in het verslagjaar maar weinig voortgang geboekt met het etiketteren van de archiefdozen en omslagen. Van de 133 meter per jaar die in het beleidsplan als streefgetal wordt genoemd, werd maar 19 meter (14%) gerealiseerd. Ook de geplande oefening met het Collectie Hulpverleningsplan vond niet plaats, maar wordt naar 2014 doorgeschoven. Zowel vanwege het feit dat door de aansluiting van Vianen de archiefbewaarplaats eerder vol zal zijn dan bij de bouw is voorzien, de verwachte fiscale complicaties van verhuur aan derden tot 2021 en de ongunstige vastgoedmarkt, is in het verslagjaar niet actief naar onderverhuur van de leegstaande ruimte in de archiefbewaarplaats gezocht. Conservering en restauratie Het jaar 2013 was het derde van de in totaal zes jaar ( ) die zijn uitgetrokken voor de restauratie van de 20% van de beschadigde archiefstukken die nog een tweede herstelfase moeten ondergaan na de archiefcalamiteit van oktober Door twee restauratiebedrijven is dit jaar voor circa gerestaureerd. Dat bedrag is onttrokken aan de bestemmingsreserve herstel waterschade, waarvan voor de komende drie jaar nog ruim resteert. Acht archieven werden volledig of grotendeels hersteld en uit twee archieven en collecties werden bestanddelen gerestaureerd. Het ging hierbij om zowel particuliereals overheidsarchieven uit Houten, Driebergen, Langbroek, Leersum, Rhenen en Wijk bij Duurstede. Bovendien werd de schade aan de oudste notariële archieven tot 1896, die de gehele streek betreffen, hersteld en werden verschillende DTBregisters, die begin 2014 worden gedigitaliseerd (zie p. 9) daarvoor gereed gemaakt. Ook dit derde restauratiejaar is goed verlopen, zowel wat betreft de kwaliteit van de restauratie en de behaalde resultaten, als wat betreft de organisatie en de voortgang. De werkelijke restauratiekosten bleven in 2013 voor het eerst niet binnen het in de schade-inventarisatie begrote bedrag, maar overschreden dat. Dit was vooral een gevolg van het feit dat het belangrijke en grote archief van het Stadsgerecht Rhenen, (66), dat momenteel geïnventariseerd wordt (zie p. 7), veel stukken bleek te bevatten met ernstige oude schades, die niet het gevolg waren van de archiefcalamiteit, maar die wel hersteld moesten worden. Deze restauratiekosten waren niet, dan wel veel lager begroot. Verwacht wordt dat het totale budget voldoende ruimte biedt om deze overschrijding op te vangen. In het Beleidsplan is vastgelegd dat eind 2015 aan het bestuur duidelijkheid zal worden verschaft over het resterende restauratiebudget, mede met het oog op een schadeinventarisatie van de overige archieven en collecties. Voor de nieuwe deelnemer, de gemeente Vianen, zal al in 2014 een schade-inventarisatie voor de in het voorjaar 13

14 van 2014 vanuit Utrecht en Vianen naar Wijk bij Duurstede te verhuizen archieven en collecties worden uitgevoerd. Het RHC faciliteerde ook dit jaar de werkzaamheden van de, in maart 2011 opgerichte, Vriendenstichting van het RHC, die zich vooral bezighoudt met het verwerven van fondsen voor de restauratie als gevolg van de archiefcalamiteit. Eind 2013 telde de stichting in totaal 33 organisaties en personen die voor ruim aan eenmalige of meerjarige bijdragen hebben betaald. Dit geld wordt beheerd door het bestuur van de Vriendenstichting en maakt dus geen deel uit van deze jaarrekening. Door langdurige ziekte moest de heer H.J.F Reeringh als bestuursvoorzitter terugtreden; hij werd opgevolgd door de heer G.K Swillens. In juni 2013 organiseerden de Vrienden samen met het RHC een feestelijk dagje uit voor donateurs, vrijwilligers, bestuurs- en personeelsleden. Daarbij werd zowel aandacht besteed aan de schenking eind 2012 van de kaarten-en boekencollectie van H.P. Deys en de bruikleen daarvan aan het RHC, als aan de restauratie van onze waterschade door Hoogduin Papierrestauratoren uit Delft. In de media (ondermeer RTVU) werd hieraan ruim aandacht gegeven. Daarnaast werden in het verslagjaar speciale ontvangsten georganiseerd voor enkele donateurs, waaronder het bestuur van de Willem van Abcoude Stichting. Vanwege de status van Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) en de door de Belastingdienst daaraan gestelde eisen vanaf 1 januari 2014, werden eind 2013 de financiële jaarstukken door een vrijwilliger geprofessionaliseerd en, samen met andere vereiste informatie, aan het Vriendenonderdeel op de website van het RHC toegevoegd. De boekband met akten over vrijwillige rechtszaken van het Dorpsgerecht Doorn (64) uit de jaren vóór en na de restauratie in 2013 (foto s Restauratie-atelier Helmond) In 2009 heeft de provincie aan het RHC een projectsubsidie van voor de restauratie van de waterschade toegekend, uit te betalen in vier termijnen vanaf Op basis van de afgelopen december ingediende derde voortgangsrapportage is begin 2014 de derde tranche van over 2013 toegekend en betaald. Tot en met 2013 is ruim 44% van het project uitgevoerd. Op basis van het deel voor 2013 (18,6%) van dit percentage is een baat van verantwoord in de jaarrekening. 14

15 Het zwaar beschadigde transport- en hypotheekregister van het Dorpsgerecht Nederlangbroek (64) uit de periode vóór en na de restauratie in Het herstel van de schade door intensief gebruik, vervilting en vocht kostte Het archiefstuk is nu, voor het eerst na tientallen jaren, weer raadpleegbaar voor onderzoekers (foto s Restauratie-atelier Helmond) Rekening 2012 Begroting 2013 Wijziging 2013 Rekening 2013 Verschil LASTEN 1. Beheer en behoud Inventarisatie Digitalisering Acquisitie Depotbeheer Restauratie Materiaalkosten Depotopslag-/ huurkosten Subtotaal De totale kosten worden via percentages verdeeld over de drie programma s en de onderdelen per programma. Als er een wijziging is in de kosten, wijzigen de percentages ook. Derhalve zijn de verschillen op de onderdelen per programma lastig toe te lichten. Wij verwijzen u daarom naar de toelichting in hoofdstuk 4 bij de programmarekening. 15

16 - Programma 2 Toezicht en advisering Een van de wettelijke kerntaken van een archiefdienst waaraan met ingang van 2011 aandacht wordt besteed, is de gemeentelijke archiefinspectietaak. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, dus de archieven die nog niet zijn overgebracht naar de archiefdienst. Versterking van deze wettelijke taak is noodzakelijk door de toenemende digitalisering van gemeentelijke werkprocessen en het effect daarvan op de informatievoorziening, alsmede door de verandering van specifiek naar generiek provinciaal archieftoezicht. Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht heeft de gemeentelijke archiefinspectie met ingang van 2013 een grotere rol in de interne, horizontale controle- en verantwoordingscyclus van de gemeente gekregen, met name voor wat betreft het informatiebeheer. De door de VNG voorgeschreven invulling van deze rol heeft consequenties voor de opzet en inrichting van de inspectierapporten, die voortaan op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) worden opgesteld. Programma 2 bestaat uit de volgende onderdelen: - Integrale inspecties, aspectinspecties, vervolginspecties, monitorinspecties en incidentinspecties van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, inclusief het adviseren over verbeterplannen en relatiebeheer; - Het begeleiden van de invulling van de Kritische Prestatie Indicatoren (archiefkpi s) waarmee het college verantwoording aflegt over het gevoerde informatiebeheer aan de raad; - Het opstellen van wettelijke adviezen in de vorm van kaderstellende en beleidsmatige initiatieven inzake archivering; - Het begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven; - Afhandelen van meldingen ex artikel 20 respectievelijk 13 van de gemeentelijke archiefverordeningen; - Het beoordelen van de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen; - Het begeleiden van archiefbewerkingen door de eigen organisatie of externe bureaus; - Het schrijven van een jaarverslag en geven van informatie en voorlichting. Inspecties De inspectiewerkzaamheden in 2013 zijn uitgevoerd op basis van het, in april 2011 door het bestuur vastgestelde, Inspectieplan In het verslagjaar is het Inspectieplan, mede door de invoering van het nieuwe interbestuurlijk toezicht, geheel herzien en door het bestuur goedgekeurd voor de periode De, als gevolg van de opleiding Internal Auditing, vertraagde integrale archiefinspectie in de gemeente Wijk bij Duurstede is, in goed overleg, afgebroken vanwege van de voorgenomen organisatiewijzigingen ( regiegemeente en taken op afstand ). De gemeenschappelijke regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland zal met ingang van 2017 worden opgeheven en als aparte organisatie worden ondergebracht bij het Landschap Erfgoed Utrecht. De aspectinspectie is daarom 16

17 omgezet in een begeleidingstraject voor de bewerking, schoning en overbrenging van de archieven van deze gemeenschappelijke regeling naar het RHC. De eerste stappen hiertoe zijn gezet. Bij twee gemeenten zijn aspectinspecties uitgevoerd. Deze hadden betrekking op de digitale duurzaamheid van het zaaksysteem Mozard (gemeente Bunnik) en het archiveringsproces van de omgevingsvergunningen WABO (gemeente Rhenen). Adviezen, beleids- en kaderstellende activiteiten etc. De gemeenten is geadviseerd om de bewaartermijn van vervallen cliëntendossiers te verkorten van 20 jaar naar 7 jaar. In 2013 hebben de colleges van twee gemeenten hiertoe besloten. De archiefinspectie heeft de Leidraad voor de vervanging van archiefbescheiden. Voorwaarden procedure en stappenplan opgesteld. In dit stuk is vastgelegd aan welke archiefwettelijke eisen de vervanging van analoge door digitale documenten moet voldoen. In 2013 zijn van alle gemeenten vernietigingsvoorstellen ontvangen en beoordeeld, met uitzondering van de gemeente Houten. De gemeente Rhenen heeft een flinke inhaalslag uitgevoerd voor wat betreft het vernietigen van de archiefbescheiden uit de periode In Bunnik is de archiefinspectie betrokken bij de aanschaf van een zaaksysteem. Dit systeem, Mozard, werd in juni 2013 geïmplementeerd. Daarnaast is de archiefinspectie betrokken bij de aanbesteding van de digitalisering van de bouwvergunningen en is geadviseerd over de invoering van een digitale handtekening. In Houten is de archiefinspectie betrokken bij het opstellen van een businesscase inzake de digitalisering van de bouwvergunningen, een handboek vervanging in het kader van de aanschaf en implementatie van het zaaksysteem PerfectView en is geadviseerd over de ter beschikking stelling van cliëntendossiers aan de nieuwe gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom. Voor twaalf DIVmedewerkers van Houten werd een workshop vernietiging georganiseerd. In Rhenen is het project archiefbewerking , dat is uitgevoerd door een medewerker van het RHC, afgerond en beoordeeld. In december 2013 is, samen met de provinciale archiefinspectie, de nieuwe archiefruimte en archiefopslag van de gemeente Utrechtse Heuvelrug in Doorn definitief beoordeeld en goedgekeurd. In Wijk bij Duurstede is geadviseerd over de aanbesteding van een zaaksysteem, het onderhoudscontract van de klimaatapparatuur voor de archiefbewaarplaats en is de archiefinspecteur betrokken bij het project taken op afstand. Met de coördinator DIV werd een pilot uitgevoerd voor het invullen van de KPI s volgens de door de VNG ontwikkelde methode. Bij de gemeenschappelijke regelingen Regionale ICT Dienst (RID) en Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is geadviseerd over de tekst van de archiefparagraaf in de regeling en over de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer en met de directeur van de regeling Welstand Monumenten Midden Nederland (WMMN) is overleg gevoerd over de archiefbewerking en overbrenging als deze regeling met ingang van 2017 wordt opgeheven. 17

18 De werkgroep digitalisering, waaraan het RHC en DIV-medewerkers van alle vijf gemeenten deelnemen, vergaderde drie keer. Speerpunten in dit verslagjaar waren het nieuwe interbestuurlijk toezicht en de archiefkpi s, zaaksystemen, digitalisering van bouwvergunningen en substitutie (vervanging van analoge documenten door digitale). Voor de deelnemers aan de werkgroep werd een workshop vernietiging georganiseerd. In 2013 werd door de gemeentelijk archiefinspecteur van het RHC drie keer regulier overleg gevoerd met de provinciale archiefinspectie. Verder werden de volgende symposia, studiedagen en vergaderingen bijgewoond: Voorjaars- en najaarsvergadering Sectie Inspectie BRAIN, Inspecteursoverleg provincie Utrecht (tweemaal), voorlichtingsbijeenkomst over het nieuwe interbestuurlijk toezicht en de archiefkpi s door de provincie en vergaderingen van de Bouwcommissie (driemaal). Daarnaast nam de archiefinspecteur als penningmeester deel aan de bestuursvergaderingen van de Kring van Utrechtse Archivarissen (tweemaal) en aan de algemene ledenvergadering in Veenendaal. LASTEN 2. Toezicht en advisering Rekening 2012 Begroting 2013 Wijziging 2013 Rekening 2013 Verschil Subtotaal De totale kosten worden via percentages verdeeld over de drie programma s en de onderdelen per programma. Als er een wijziging is in de kosten, wijzigen de percentages ook. Derhalve zijn de verschillen op de onderdelen per programma lastig toe te lichten. Wij verwijzen u daarom naar de toelichting in hoofdstuk 4 bij de programmarekening. 18

19 - Programma 3 Dienstverlening en cultuureducatie De transformatie van de archiefdienst tot een historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting in de grotere aandacht voor publieke dienstverlening en voor culturele en educatieve activiteiten. Dit programma is als volgt onder te verdelen: - Het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal van het RHC; - Dienstverlening op afstand (via internet, en telefoon); - Cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten, bij voorkeur samen met musea, historische verenigingen, bibliotheken en dergelijke. Dienstverlening In 2013 brachten externe klanten 1314 keer een bezoek aan de studiezaal van het RHC in Wijk bij Duurstede. Dit betekende een onverwachte flinke stijging met 24% in vergelijking met 2012 (1056 bezoeken). Het aantal individuele bezoekers steeg licht van 193 in 2012 naar 208 personen in Overzicht aantal bezoeken en bezoekers studiezaal Aantal Bezoeken Aantal bezoekers NB Vanaf 18 oktober 2002 tot januari 2004 was de studiezaal gesloten vanwege de archiefcalamiteit. Zoals uit het staatje hierboven blijkt, bleef het aantal studiezaalbezoeken de afgelopen vijf jaar met aantallen tussen de 1008 (in 2008) en 1160 (in 2010) redelijk stabiel op een lager niveau dan voorheen, ondanks de groei van de collectie. Dit is ook bij veel andere archiefdiensten het geval en vrijwel zeker te verklaren uit de verschuiving van de fysieke dienstverlening via de studiezaal naar de dienstverlening op afstand, met name digitaal via de eigen website, de genealogische website en e- mail. Of de stijging in het verslagjaar 2013 incidenteel is of het begin is van een nieuw, structureel hoger aantal studiezaalbezoekers, zal in de komende jaren moeten blijken. Als bezoekdag waren de donderdag, woensdag en zaterdag ongeveer even goed bezocht met tussen de 18 en 20%. De maandag en dinsdag waren goed voor elk 15% van de bezoeken en het minst populair was dit jaar de vrijdag met 13%. Al met al gaat het om kleine verschillen. In opdracht van het bestuur werd in het najaar een enquête onder de 24 meest frequente studiezaalbezoekers gehouden. Daaruit bleek dat er geen overwegende bezwaren bestonden tegen sluiting van de studiezaal op maandag en dinsdag zonder voorafgaande afspraak en reservering van stukken. Deze maatregel maakt het mogelijk om structureel te voldoen aan de 5% bezuinigingstaakstelling die het RHC vanaf 2012 vrijwillig heeft aanvaard, door de functie van studiezaalmedewerker na pensionering van de huidige functionaris per 1 april 2014 terug te brengen van 1,0 19

20 naar 0,4 fte. Door twee van de zes dagen alleen op afspraak te werken, wordt bovendien de efficiency vergroot. Belangrijk is wel dat alle digitaal beschikbare toegangen tegen die tijd op de website staan en dat er een klantvriendelijke reserveringsmogelijkheid wordt geboden. De studiezaal (foto Winfried Leeman, 2012) De verschillende digitaliseringsprojecten van het RHC kwamen hiervoor al ter sprake (p. 8-9). Zoals in het beleidsplan is vastgelegd, is de verbetering van de digitale dienstverlening een van de speerpunten van het RHC. Het aantal uitleningen aan de deelnemende gemeenten uit hun overgebrachte recente archieven daalde iets. In totaal ging het om 510 uitgeleende dossiers (in 2012: 533 dossiers). Het grootst was opnieuw het aantal uitgeleende archiefstukken aan de gemeente Utrechtse Heuvelrug met 358 dossiers (in 2012: 368). De gemeente Wijk bij Duurstede vroeg in het verslagjaar 116 dossiers op (in 2012: 63), Bunnik 24 (in 2012: 69), Rhenen 10 (in 2012: 52) en Houten slechts 2 dossiers (in 2012: 1). Cultuureducatie Voor een begin 2013 aangeboden cursus paleografie bestond onvoldoende belangstelling. In het verslagjaar werden, behalve voor de Vriendenstichting (zie hiervoor p. 14) presentaties en rondleidingen gegeven voor een groep van oudgemeentesecretarissen, de gemeentearchivaris van Vlaardingen, de Lionsclub Bunnik, en de burgemeester, griffier, raadsleden en enkele ambtenaren van de gemeente Vianen Voor de gemeente Wijk bij Duurstede werd ook in het verslagjaar meegewerkt aan de jaarlijkse Open Monumentendag. Een belangrijke onderdeel daarvan waren de publieksactiviteiten op de voormalige Steenfabriek De Bosscherwaarden, waar de landelijke Stichting Historie Grofkeramiek officieel haar collectie aan het RHC overdroeg, wat de nodige publiciteit opleverde. 20

21 De activiteiten die op Open Monumentendag 2013 in de oude steenfabriek De Bosscherwaarden in Wijk bij Duurstede waren georganiseerd trokken veel ouders met kinderen. In totaal bezochten zo n 350 mensen op zaterdag 13 september 2013 deze locatie (foto Winfried Leeman) In oktober 2013 nam het RHC weer deel aan een boekenmarkt op Kasteel Duurstede. Ook werden bijeenkomsten bijgewoond van Landschap Erfgoed Utrecht over cultuurhistorische kaarten, samenwerking met musea, sociale media en het publieksbereik van beeldbanken. Voorts werd deelgenomen aan een workshop fundraising van de Sesam Academie en een studiedag over torens van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Over verschillende zaken werd overlegd met Museum Dorestad, Museum t Rondeel en de Nederlandse Kastelen Stichting. Ook was de archivaris bestuurslid van een fonds voor Indische genealogie en lid van de Wijkse straatnamencommissie. Als eindredacteur van het regionale tijdschrift Het Kromme-Rijngebied werd opnieuw het nodige werk verricht. Daarbij behoorde ook het, samen met de auteur, regelen van de financiering en presentatie van het boek De Wederopbloei van Wijk. Een plan dat was gemaakt voor een fotoboek over de restauratie van Kasteel Duurstede kwam niet tot uitvoering. Rekening 2012 Begroting 2013 Wijziging 2013 Rekening 2013 Verschil LASTEN 3. Dienstverlening en educatie Dienstverlening Cultuureducatie Huurkosten kantoor en studiezaal Subtotaal

22 Drie (oud-) burgemeesters van Wijk bij Duurstede en vele anderen bezochten op 16 november 2013 de presentatie van het boek De Wederopbloei van Wijk door Wim van Amerongen in Theater Calypso (foto s Hans Dirksen) De totale kosten worden via percentages verdeeld over de drie programma s en de onderdelen per programma. Als er een wijziging is in de kosten, wijzigen de percentages ook. Derhalve zijn de verschillen op de onderdelen per programma lastig toe te lichten. Wij verwijzen u daarom naar de toelichting in hoofdstuk 4 bij de programmarekening. 22

23 Hoofdstuk 3: Paragrafen - Inleiding Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is niet relevant voor het RHC en ontbreekt daarom. Dit betreft de onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden partijen en Grondbeleid. - Weerstandsvermogen Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RHC beschikt om niet begrote risico s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het RHC heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt. De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico s en de hoge verzekeringskosten. Zodra de stukken de archiefbewaarplaats verlaten, wordt een transportverzekering afgesloten. Eind 2013 heeft het bestuur, op basis van een notitie, besloten om geen reconstructieverzekering af te sluiten. Momenteel is er een geschil met de leverancier van de klimaatbeheersing. Het geschil bestaat uit het feit dat er een reparatie aan het klimaatsysteem heeft plaats gevonden en die volgens de gemeente Wijk bij Duurstede (die eigenaar is van het pand) en het RHC nog onder de garantiebepaling horen te vallen. - Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RHC kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage. In mei 2012 stelde het algemeen bestuur van het RHC een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet. Dit zorgde in 2013 voor extra inkomsten. Sinds de invoering van het zogenaamde schatkistbankieren is deze mogelijkheid echter aanzienlijk verkleind en zullen de renteopbrengsten dan ook dalen. - Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting. Overheaddienstverlening: Gezien de geringe omvang van de organisatie wordt voor de bedrijfsvoering overwegend gebruik gemaakt van de faciliteiten van de gemeente Wijk bij Duurstede, waar het RHC in het gemeentehuis is gehuisvest. Omdat het personeel in dienst is 23

24 getreden van de gemeente Houten, verleent deze gemeente de bijbehorende personeelsfaciliteiten. Voor deze overheaddienstverlening worden door Wijk bij Duurstede en Houten vanaf 2012 jaarlijks aan kosten doorberekend aan het RHC, als onderdeel van de nieuwe kostenstructuur. Tot een echte evaluatie van de in 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede gesloten dienstverleningsovereenkomst kwam het in 2013 niet. De uitvoering verliep bevredigend, met uitzondering van de veelvoudige storingen op ICT-gebied. Dit laatste zou in de eerste helft van 2014 moeten zijn verbeterd. Huisvesting: Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is in een nieuwe archiefbewaarplaats voor het RHC gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RHC. De aansluiting van Vianen maakt het nodig en mogelijk om de kantoorruimte met 36 m 2 te vergroten. Eind 2013 werd met de gemeente Wijk bij Duurstede overeenstemming bereikt over de eenmalige verbouwingskosten en de aanpassing van de huurovereenkomst vanaf februari Personeel, vrijwilligers en stagiairs: In het personeelsbestand van het RHC kwam eind 2013 verandering. Om de incidentele en structurele werkzaamheden voor de gemeente Vianen te kunnen verrichten, stemde het bestuur in met het aantrekken van twee deeltijdfunctionarissen voor inventarisatie, digitalisering en cultuurhistorie. De eerste daarvan, de projectleider archieven (0,2 fte), startte zijn werkzaamheden op 1 december Hij wordt een jaar lang door zijn werkgever, de Jacobus Fruytier scholengemeenschap in Apeldoorn, aan het RHC gedetacheerd en daarna in dienst genomen. Het aantal medewerkers bedroeg eind 2013 zeven (dit was: zes) en de formatieomvang (tijdelijk) 5,8 fte (dit was: 5,6 fte). Financieel worden zij gewaardeerd in salarisschaal 4, 5, 9 (tweemaal), 10 en 11 (tweemaal). De leeftijd van de personeelsleden varieert thans tussen de 44 jaar (dit was: 53) en 66 jaar. Behalve de nieuwe medewerker, zijn alle personeelsleden in vaste dienst van de gemeente Houten en worden zij langdurig gedetacheerd bij het RHC. De salariskosten worden volledig door het RHC betaald, behalve voor één medewerkster, waarvan de gemeente Bunnik de helft voor haar rekening neemt. Deze medewerkster was in 2013 langdurig ziek. De archiefinspecteur slaagde in maart 2013 voor het examen van de post HBOopleiding internal auditing van de Haagse Hogeschool. Voor deze opleiding werden tien lesdagen en vier coachingsdagen bijgewoond en is, samen met twee andere cursisten, een praktijkopdracht uitgevoerd. De archivaris volgde de jaarlijkse herhalingscursussen Bedrijfshulpverlening. In het verslagjaar waren tweeëntwintig vrijwilligers voor het RHC werkzaam, thuis of op de studiezaal. Twee vrijwilligers haakten, door hun vergevorderde leeftijd af, en drie nieuwe meldden zich aan. De meesten komen uit Wijk bij Duurstede en Driebergen-Rijsenburg. Zij ontvangen een reiskostenvergoeding en kerstpakket. 24

25 Zo n 40 vrijwilligers, stagiairs, personeelsleden, bestuurders en donateurs van het RHC Zuidoost Utrecht en de Vriendenstichting waren aanwezig bij de uitgaansdag op 27 juni Vertrekkend vrijwilligster Nolly van Aarnhem werd door de vice-voorzitter van de Vriendenstichting, Ad van Bemmel, bedankt voor haar jarenlange inzet (foto s Winfried Leeman) Voorts waren er drie stagiair(e)s bij het RHC werkzaam:een stagiaire van de opleiding archiefassistent aan de Hogeschool Amsterdam (die na de succesvolle beëindiging van haar stage en opleiding vanaf augustus 2013 als vrijwilligster op de maandagen studiezaaldienst deed), een stagiair (kunst)geschiedenis van de Universiteit Utrecht en een maatschappelijk stagiair van Mariëndael uit Arnhem. De beide eerste stages waren van langere duur. Bovendien werd de senior-medewerker DIV van de gemeente Rhenen begeleid bij twee praktijkopdrachten voor de cursus archiefbewerking van de Archiefschool. Tenslotte kan worden vermeld dat in de bestuursvergadering van april 2012 het (ongewijzigde) Normenkader 2013 werd vastgesteld. - Onderhoud kapitaalgoederen Deze paragraaf is niet van toepassing. - Verbonden partijen Deze paragraaf is niet van toepassing. - Grondbeleid Deze paragraaf is niet van toepassing. 25