Efficiënt werken met Windows XP

Transcriptie

1 Efficiënt werken met Windows XP ICT-Kantoor Dienst Administratieve informatieverwerking (AIV)

2

3 Inhoud i Inhoud 1 Kennismaking met Windows Windows XP starten Windows XP afsluiten De functionaliteiten van <Ctrl+Alt+Delete> Computer vergrendelen Wachtwoord wijzigen Taakbeheer Afmelden Gebruik van de muis Het Bureaublad Pictogrammen schikken Eigenschappen Taakbalk Elementen van de taakbalk Manipulatie van de taakbalk Het menu van de taakbalk Vensters Soorten vensters Opbouw van vensters Manipulatie van vensters Schakelen tussen vensters Vensters schikken Vensters sluiten Menu s en snelmenu s Menu Snelmenu Uitvoeren van opdrachten Werken met mappen Structuur Weergave Weergave pictogrammen Weergave balken Navigeren De adresbalk Navigatieknoppen op de standaardbalk Favorieten De Windows Verkenner (Windows Explorer) Sorteren en groeperen Sorteren Groeperen Maken Manipuleren Werken met bestanden Basistechnieken Bestandsmanipulaties Verwijderen Verplaatsen Kopiëren Naam wijzigen Niet geopend(e) bestand(en) afdrukken Bestand(en) per verzenden Bestandseigenschappen...31

4 ii inhoud 4 Documenten maken Werkwijze Sjabloon Leeg document Sjabloon Huisstijl K.U.Leuven Bestaand document Bestandsnamen Snel toegankelijk maken van veelgebruikte mappen en bestanden Gebruik van Historiek om snel te openen Menu Start in Windows (Onlangs geopend) Menu Bestand in Office Gebruik van Favorieten Gebruik van Snelkoppelingen Maken van een snelkoppeling van een bestand of map Maken van een snelkoppeling van een programma Maken van een snelkoppeling in een dialoogvenster Zoeken Werkwijze Voorbeelden Optimaliseren van Windows Schijfopruiming Automatische Schijfopruiming Manuele Schijfopruiming Schijfcontrole Defragmentatie...50

5 Kennismaking met Windows 3 1 Kennismaking met Windows Windows is het meest gebruikte computerprogramma ter wereld en Windows XP (afkorting van experience ) is de nieuwste versie van Windows. Windows Xp is de opvolger van de consumentenversies van Windows 95, 98 en Me, maar ook van de zakelijke en serverversies (Windows NT en 2000). Windows is een besturingssysteem, dat wil zeggen een programma dat uw hele computer bestuurt, inclusief het beeldscherm, het toetsenbord, de schijfstations, het geheugen en de processor. Windows maakt gebruik van een grafische gebruikersinterface (Graphical User Interface of GUI), zodat u de computer kunt bedienen met een muis en via vensters en pictogrammen. U kunt bovendien ook het toetsenbord gebruiken om opdrachten te geven. Sommige functies in Windows XP zijn volledig nieuw, andere zijn een verbetering ten opzichte van eerdere Windows versies. 1.1 Windows XP starten Na het opstarten van de pc krijgt u automatisch een opstartscherm te zien, waarbij u gevraagd wordt de toetsencombinatie <Ctrl+Alt+Delete> in te drukken. 1. Klik vervolgens op uw gebruikersnaam (als u de enige gebruiker bent, is dit niet nodig). 2. Voer het wachtwoord in. 3. Druk op <Enter>. Deze procedure is noodzakelijk om de pc met uw persoonlijk profiel op te starten; via de pc toegang te krijgen tot het netwerk van het bedrijf. 1.2 Windows XP afsluiten 1. Klik op de knop 2. Klik op Het venster Windows afsluiten (Shut down Windows) verschijnt. 3. Kies de optie Afsluiten (Shut down). 4. Klik OK. Opmerking Als de instellingen van de taakbalk zodanig gedefinieerd zijn, dat bestanden van eenzelfde toepassing gegroepeerd worden onder eenzelfde knop, dan kunt u heel snel die bestanden sluiten. Klik met de rechter muisknop op het bewuste pictogram in de taakbalk. In het snelmenu klikt u vervolgens op Groep Sluiten (Close Group). Voor het wijzigen van de instellingen van de taakbalk, zie Eigenschappen van de taakbalk). 1.3 De functionaliteiten van <Ctrl+Alt+Delete> Ter verbetering van de beveiliging van Windows XP is het aan te raden dat alle gebruikers zich aanmelden door op <Ctrl+Alt+Delete> te drukken. Dit is de gebruikelijke manier van inloggen op een netwerk. Na aanmelding verschijnt het dialoogvenster Windows beveiliging (Windows Security) met volgende opties: Computer vergrendelen (Lock Computer) Wachtwoord wijzigen (Change Password) Afmelden (Log Off) Taakbeheer (Task Manager) Systeem afsluiten (Shut Down) Annuleren (Cancel)

6 4 Kennismaking met Windows Computer vergrendelen Deze optie wordt gebruikt om uw pc af te schermen voor onbevoegden. De toegang tot uw werkomgeving wordt immers geblokkeerd door middel van een schermbeveiliging met paswoord. 1. Druk <Ctrl+Alt+Delete>. 2. Kies Computer vergrendelen (Lock Computer). Om de blokkering af te zetten, doet u het volgende: 1. Druk <Ctrl+Alt+Delete>. 2. Voer uw paswoord in (hetzelfde paswoord waarmee u inlogt) Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen gaat u als volgt te werk: 1. Druk <Ctrl+Alt+Delete> 2. Kies Wachtwoord wijzigen (Change Password). 3. Voer het oude paswoord in. 4. Voer tweemaal het nieuwe paswoord in. 5. Bevestig met OK. Opmerking Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig Taakbeheer Deze functionaliteit is nodig wanneer de pc is vastgelopen tengevolge van een fout in een actief programma. Activeer het taakbeheer als volgt: 1. Druk <Ctrl+Alt+Delete>. 2. Kies Taakbeheer (Task Manager). Het venster Windows Taakbeheer (Windows Task Manager) verschijnt. 1. Selecteer het tabblad Toepassingen (Applications). 2. Selecteer het programma waarvan de Status gelijk is aan Reageert niet (Not Responding). 3. Klik op de knop Taak beëindigen (End Task). 4. Herhaal de vorige stappen voor de programma s die niet meer reageren Afmelden In Windows XP Professional is het delen van een computer makkelijker dan ooit, omdat u voor iedere gebruiker persoonlijke instellingen en voorkeuren kunt opslaan. U kunt het uiterlijk van het scherm aanpassen en opslaan, bestanden beveiligen met een wachtwoord en een eigen lijst met webfavorieten en onlangs bekeken sites weergeven.wanneer verschillende gebruikers eenzelfde pc gebruiken, kan men zich afmelden zonder Windows XP te beëindigen. Dit gebeurt als volgt: 1. Druk <Ctrl+Alt+Delete> 2. Kies Afmelden (Log Off). Het aanmeldingsscherm verschijnt opnieuw zodat een nieuwe gebruiker zich met zijn gebruikersnaam kan aanmelden.

7 Kennismaking met Windows 5 Of volg de volgende stappen: 1. Klik op de start-knop. 2. Kies Afmelden (Log Off). 3. Activeer x afmelden (x Log Off) (indien u de enige gebruiker bent, slaat u deze stap over). 4. Bevestig met OK. Een andere gebruiker kan nu de pc gebruiken zonder eerst alles af te sluiten en te herstarten. In de afbeelding hieronder vindt u een voorbeeld van mappen en bestanden met informatie die voor elke gebruikersaccount afzonderlijk wordt opgeslagen. Gebruikersaccounts Dit zijn mappen en bestanden die voor elke gebruikersaccount afzonderlijk worden opgeslagen. Opmerking Ook stand-alone systemen en gebruikers van kleine peer-to-peer netwerken kunnen de veilige <Ctrl+Alt+Delete> aanmeldmethode afdwingen. Een handige manier om het aanmelden op deze wijze in te schakelen is de volgende: 1. Kies Start/Uitvoeren. 2. Typ Control userpasswords2 3. In het venster Gebruikersaccounts selecteert u het tabblad Geavanceerd. 4. Zet een vinkje bij de optie Gebruikers moeten op CTRL+ALT+DELETE drukken. 5. Bevestig met OK. Vanaf nu moet elke gebruiker van deze pc op <CTRL+ALT+DELETE> drukken en vervolgens een naam en een wachtwoord opgeven.

8 6 Kennismaking met Windows 1.4 Gebruik van de muis De muis werkt volgens het principe dat u eerst de muiswijzer op een item op het scherm plaatst (aanwijst) en dan met een muisknop klikt, dubbelklikt of sleept om een actie met dat item uit te voeren. De muiswijzer kan, afhankelijk van de plaats waar hij staat, verschillende vormen aannemen. In de volgende tabel worden de gebruikelijke muisacties beschreven. Actie Term Beschrijving Aanwijzen Schuif met de muis zodat de pijlvormige aanwijzer over het scherm beweegt. Klikken Kortstondig eenmaal linkermuisknop indrukken en loslaten. Rechts Klikken Dubbelklikken Slepen Selecteren Kortstondig eenmaal rechtermuisknop indrukken en loslaten. Er verschijnt een snelmenu. De linkermuisknop tweemaal snel na elkaar indrukken en loslaten. Druk de linker- of rechtermuisknop in en verplaats de muiswijzer. Aaneengesloten bestanden: Shift + klik Niet aaneengesloten bestanden: Ctrl + klik Lasso: Klik op een lege ruimte en sleep over meerdere items Alles selecteren: Bewerken/Alles selecteren (Edit/Select all) of <Ctrl-A> Alles behalve de geselecteerde bestanden selecteren: Bewerken/Selectie omkeren (Edit/Invert selection) Opmerking Bent u linkshandig, dan heeft Windows XP een functie om linker- en rechtermuisknop te verwisselen (Start//Configuratiescherm/Printers en andere hardware/muis) (Start//Control Panel/Printers and Other Hardware/Mouse).

9 Kennismaking met Windows Het Bureaublad Nadat het welkomstscherm verdwenen is verschijnt het Bureaublad (Desktop). Het Bureaublad is de werkruimte die op het scherm wordt weergegeven en waarin u werkt. Op het Bureaublad ziet u vensters, pictogrammen en de taakbalk. Wanneer u Windows XP pas hebt geïnstalleerd is het Bureaublad bijna leeg. Op de volgende afbeelding ziet u een voorbeeld van een Bureaublad van Windows XP. Afhankelijk van de wijze waarop uw computer is ingericht, kunnen de pictogrammen op het Bureaublad (Desktop) afwijken van die op de afbeelding. Onder het Bureaublad vinden we de Taakbalk met de knop Start en de werkbalk Snelstarten (Quick Launch). In de rechterbenedenhoek hebt u een Systeemvak, waarin pictogrammen verschijnen van toepassingen die op dat moment actief zijn. Links op het Bureaublad staan verschillende pictogrammen. Elk pictogram vertegenwoordigt een object, zoals een document, een map of een programma. De pictogrammen die standaard aanwezig zijn op het bureaublad zijn: Prullenbak (Recycle Bin), Internet Explorer en Microsoft Outlook. Prullenbak Mail Programma Venster Deze Computer Snelkoppeling naar Acrobat Reader Zelfgemaakte map Startknop Werkbalk Snelstarten (Quick Launch) Berichtgebied Taakbalk (Taskbar) Opmerking De balk Snel starten (Quick Launch) bevat standaard de knoppen: Bureaublad weergeven (Show Desktop), Internet Explorer Browser, Microsoft Outlook en Windows Media Player. Als de balk niet in de taakbalk verschijnt, activeert u die als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op de Taakbalk. 2. Kies Werkbalken (Toolbars). 3. Selecteer Snel starten (Quick Launch).

10 8 Kennismaking met Windows Pictogrammen schikken Om de pictogrammen op het Bureaublad (Desktop) te schikken gaat u als volgt te werk: 1. Klik met de rechtermuisknop op het Bureaublad (Desktop). 2. Wijs naar Pictogrammen schikken op (Arrange Icons By). 3. Klik op een van de opdrachten van het submenu Eigenschappen Om de eigenschappen van het Bureaublad (Desktop) te wijzigen, werkt u als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op een vrije ruimte op het Bureaublad (Desktop). 2. Klik op de opdracht Eigenschappen (Properties). 3. Het dialoogvenster Eigenschappen voor Beeldscherm (Display Properties) verschijnt. 4. Selecteer een van de volgende tabbladen: Thema s (Themes) Bureaublad (Desktop) Schermbeveiliging (Screen Saver) Vormgeving (Appearance) Instellingen (Settings) Tabblad Thema s (Themes) Een thema is een set visuele elementen waarmee u het bureaublad een bepaald uiterlijk kunt geven. Een thema bepaalt het uiterlijk van de verschillende grafische elementen op het bureaublad zoals de vensters, pictogrammen, lettertypen, kleuren en afbeeldingen voor de achtergrond en schermbeveiliging. U kunt met een thema zelfs bepalen welke geluiden er worden afgespeeld wanneer u bijvoorbeeld een programma opent of sluit Tabblad Bureaublad (Desktop) Selecteer een van de beschikbare achtergrondontwerpen of klik op Bladeren (Browse) om een afbeelding als achtergrond te gebruiken. Als u op het knopje Bureaublad aanpassen (Customize Desktop) klikt, kunt u in het tabblad Algemeen (General) de Bureaubladpictogrammen, Mijn documenten (My Documents), Deze Computer (My Computer) en Mijn netwerklocaties (My Network Places) weergeven. Standaard zijn die nl. niet te zien op het Bureaublad. Zorg ervoor dat het vakje Elke 60 dagen de wizard Bureaublad opruimen uitvoeren (Run Desktop Cleanup Wizard every 60 days) uitgevinkt is, zoniet plaatst hij de ongebruikte bureaubladitems bij het opruimen in een map Tabblad Schermbeveiliging (Screen Saver) De schermbeveiliging is een bewegend beeld of patroon dat op uw beeldscherm verschijnt wanneer u de muis of het toetsenbord gedurende een bepaalde tijd niet meer gebruikt hebt. In dit dialoogvenster kunt u gebruik maken van de items in de lijst, maar u kunt ook eigen foto s als schermbeveiliging gebruiken.

11 Kennismaking met Windows 9 Opmerking Eigenschappen kunnen ook gewijzigd worden via Start/Configuratiescherm/Vormgeving en thema s/beeldscherm (Start/Control Panel/Appearance and Themes/Display). De instellingen in het tabblad Vormgeving (Appearance) laat u best ongewijzigd! Wenst u de weergave van tekst en menu s te vergroten, selecteer dan het tabblad Instellingen (Settings) en klik op de knop Geavanceerd (Advanced). In het tabblad Algemeen (General) selecteert u onder het item Weergave (Display) een optie in het vakje DPI-instelling (Setting). 1.6 Taakbalk Standaard bevindt zich de taakbalk onder aan het Bureaublad (Desktop). Aan de knoppen op de taakbalk kunt u altijd zien welke vensters geopend zijn, ook als de vensters zijn geminimaliseerd of worden bedekt door andere vensters. Met de knoppen op de taakbalk kunt u gemakkelijk schakelen tussen programma s. Wanneer u een venster sluit, verdwijnt de bijbehorende knop van de taakbalk. De taakbalk bestaat uit vier elementen: De Start knop De balk Snel starten (Quick launch) De Taakbalk zelf Het Systeemvak Elementen van de taakbalk Start knop Als u op Start klikt, wordt er een menu weergegeven waarmee u eenvoudig toegang kunt krijgen tot de meestgebruikte items op de computer. U kunt echter ook het menu Start aanpassen. Ga hiervoor als volgt te werk: 1. Klik met de rechtermuisknop op de Start knop. 2. Klik op Eigenschappen (Properties). 3. Het tabblad Menu Start (Start Menu) is geselecteerd. 4. Klik op het knopje Aanpassen (Customize). 5. In het tabblad Algemeen (General) kunt u onder het item Programma s (Programs) het aantal (meest gebruikte) programma s weergeven of de lijst wissen via het knopje Lijst wissen (Clear List). De lijst bevat snelkoppelingen, het wissen ervan leidt er dus niet toe dat u de programma s wist. 6. In het tabblad Geavanceerd (Advanced) kunt u de map Onlangs geopend (Recent documents) leegmaken door te klikken op het knopje Lijst wissen (Clear List). Hiermee verwijdert u de documenten niet van de computer. U kunt ook het vakje Onlangs geopende bestanden in een lijst weergeven (List my most recently opened documents) aan- of uitvinken.

12 10 Kennismaking met Windows Snel starten Het Snel starten (Quick Launch) balkje bevindt zich rechts van de Start knop. In het Snel starten (Quick Launch) balkje kunt u pictogrammen weergeven van programma s die u veel gebruikt. Om pictogrammen aan de Snel starten balk (Quick Launch) toe te voegen, gaan we als volgt te werk: 1. Klik in de desbetreffende map op het programmapictogram dat u wenst toe te voegen. 2. Sleep het pictogram met de rechtermuisknop naar het Snel starten-gedeelte van de taakbalk naast de knop Start Systeemvak Het systeemvakje is het gedeelte van de Taakbalk waarin zich de klok bevindt en een reeks actieve (hulp)programma s. Het taalbalkje geeft de standaardtaal aan waarmee u werkt; NL staat voor Nederlands, EN staat voor Engels. Met het knopje kunt u de verborgen pictogrammen weergeven. In het systeemvak is er ruimte voor meldingen vanuit toepassingen die op dat moment actief zijn. Afhankelijk van de taak die u verricht, kunnen er indicatoren in het systeemvak van de taakbalk verschijnen, bijvoorbeeld een afbeelding van een printer wanneer er iets wordt afgedrukt, een batterij wanneer uw laptop is ingeschakeld, de virusscan etc. Uiterst rechts in het systeemvak is permanent een klok zichtbaar. Als u de instellingen wilt bekijken of wijzigen, gaat u als volgt te werk:

13 Kennismaking met Windows Dubbelklik op het pictogram van de klok 2. Het dialoogvenster Eigenschappen voor Datum en tijd (Date and Time properties) verschijnt. Pas eventueel datum en tijd aan. Pas eventueel datum en tijd aan 3. Klik op het tabblad Tijdzone (Time Zone). Hier wordt een lijst weergegeven met alle beschikbare tijdzones (Greenwich Mean Time +?) ² Manipulatie van de taakbalk Verplaatsen Als de taakbalk niet vergrendeld is kunt u hem als volgt verplaatsen: 1. Plaats de muiswijzer op een plaats op de taakbalk waar zich geen knoppen bevinden, onder of tussen de knoppen. 2. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de muiswijzer naar de kant van het scherm waar u de taakbalk wilt plaatsen (boven, onder, links of rechts). 3. Laat de linkermuisknop los Vergroten Als de taakbalk niet vergrendeld is kunt u hem ook vergroten. De grootte van de taakbalk wordt aangepast om plaats te maken voor een groter aantal knoppen of om de omschrijving op de knoppen gemakkelijker te kunnen lezen. 1. Plaats de muiswijzer aan de rand van de taakbalk. De muiswijzer wordt een tweepuntige aanwijzer. 2. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep totdat de taakbalk de gewenste grootte heeft (kan tot maximum de helft van het scherm). De taakbalk werd hier vergroot tot twee rijen knoppen

14 12 Kennismaking met Windows Het menu van de taakbalk Als u met de rechtermuiknop in de taakbalk klikt, verschijnt een snelmenu met de volgende opdrachten: Werkbalken (Toolbars) Vensters trapsgewijs schikken (Cascade Windows) Vensters onder elkaar schikken (Tile Windows Horizontally) Vensters naast elkaar schikken (Tile Windows Vertically) Bureaublad weergeven (Show the Desktop) Taakbeheer (Task Manager) Taakbalk vergrendelen Lock the Taskbar) Eigenschappen (Properties) Klik met de rechtermuisknop op een vrije ruimte in de taakbalk Kies een opdracht in het snelmenu. Hieronder worden de verschillende opdrachten besproken Werkbalken Volgende werkbalken kunnen aan de Taakbalk worden toegevoegd: Werkbalk Adresbalk (Address) Koppelingen (Links) Taalbalk (Language bar) Bureaublad (Desktop) Snel starten (Quick Launch) Nieuwe werkbalk (New Toolbar) Functie Webpagina s, mappen of documenten openen en programma s starten. Standaard wordt op de adresbalk uw huidige locatie weergegeven. Dit kan zowel een map als een webpagina zijn. U kunt naar een andere locatie gaan door een adres te typen. Dit kan een URL, een pad of zelfs een programmanaam zijn. Als u een adres begint te typen dat u al eerder hebt getypt, wordt dit dankzij de voorziening Automatisch aanvullen automatisch verder ingevuld. Naar de pagina s gaan die standaard worden aangeboden, zoals de website Beste van het Web, of naar pagina s waarnaar u zelf koppelingen hebt toegevoegd. De knoppen zijn alleen beschikbaar op de taalbalk als u meerdere talen of meerdere toetsenbordindelingen hebt toegevoegd in Configuratiescherm/Landinstellingen (Control Panel/Regional Settings). De letters op de taalknop geven de actieve taal aan. EN staat bijvoorbeeld voor Engels. De pictogrammen op uw Bureaublad, worden nu weergegeven op deze balk. Standaard staat deze balk aan. Hiermee start u programma s waarmee u het web kunt verkennen, lezen, kanalen bekijken of het Bureaublad (Desktop) met één muisklik naar de voorgrond haalt. U kunt gemakkelijk een nieuwe werkbalkknop toevoegen door een programmapictogram naar de werkbalk Quick Launch te slepen. Hiermee maakt u een nieuwe balk. U kunt bijvoorbeeld een map of het adres van een Internetsite als werkbalk weergeven.

15 Kennismaking met Windows Vensters trapsgewijs, onder elkaar en naast elkaar rangschikken Kies een van bovengenoemde opdrachten om vensters te rangschikken. In het voorbeeld hieronder zijn de vensters trapsgewijs gerangschikt Taakbeheer Met Windows Taakbeheer (Task Manager) kunt u programma s of processen beëindigen, programma s starten en een dynamische weergave van de prestaties van de computer bekijken Vergrendelen Wanneer u de taakbalk vergrendelt, kan deze niet worden verplaatst op het bureaublad Eigenschappen van de taakbalk Nadat u op Eigenschappen van de taakbalk (Properties) hebt geklikt verschijnt een dialoogvenster dat uit twee tabs bestaat, nl. Taakbalk (Taskbar) en Menu Start (Start Menu). De tab Menu Start (Start Menu) werd besproken in Start knop

16 14 Kennismaking met Windows Nadat de tab Taakbalk (Taskbar) werd geselecteerd, kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden: Taakbalk vergrendelen (Lock the taskbar): hiermee voorkomt u dat de taakbalk kan worden aangepast of verplaatst; zie Vergrendelen Taakbalk automatisch verbergen (Auto hide the taskbar): als u wilt dat de taakbalk onzichtbaar blijft tot u er de muis naar toe beweegt, dan zet u deze optie aan. Taakbalk altijd op Voorgrond (Keep the taskbar on top of other windows): als deze optie aan staat ziet u altijd de taakbalk. Gelijksoortige knoppen gegroepeerd weergeven (Group similar taskbar buttons): Wanneer u meer dan een document opent met hetzelfde programma en vervolgens elk document minimaliseert zodat het als een knop op de taakbalk verschijnt, worden alle knoppen voor dat programma op de taakbalk gegroepeerd onder één knop. Op de knop wordt de naam weergegeven van het document en van het programma waarmee het is gemaakt. Als u op de knop klikt, kunt u het gewenste document openen. Als u met de rechtermuisknop op de knop klikt, kunt u alle gewenste documenten sluiten. Werkbalk Snel starten weergeven (Show Quick Launch): Op de balk Snel starten (Quick Launch) worden pictogrammen weergegeven waarop u kunt klikken om snel programma's te openen, het bureaublad weer te geven of andere taken uit te voeren. Met deze optie kunt u de balk weergeven of verbergen. Klok weergeven (Show the clock): Hiermee geeft u een digitale klok op de taakbalk weer. De klok geeft de tijd weer die door de interne klok van de computer wordt aangegeven. Als u de klok aanwijst, wordt de datum weergegeven. Als u de tijd of de datum wilt wijzigen, dubbelklikt u op de klok. Niet-actieve pictogrammen opruimen (Hide inactive icons): Hiermee voorkomt u dat in het systeemvak van de taakbalk niet-gebruikte pictogrammen worden weergegeven.

17 Kennismaking met Windows Vensters Soorten vensters Een venster is een rechthoekig kader waarin een toepassing, document, map of Opties (Dialoogvenster) wordt weergegeven. Er zijn vier soorten vensters. Toepassingsvenster: een programma draait in een toepassingsvenster. Documentvenster: draait binnen een toepassingsvenster. Een toepassingsvenster kan één of meerdere documentvensters bevatten. Mapvenster: geeft een overzicht van alle documenten en/of submappen die de map bevat. Dialoogvenster: verschijnt na het klikken op een opdracht in een menu en dient om opties of instellingen te wijzigen. Het verschil met de andere vensters is dat dit venster niet groter of kleiner kan worden gemaakt, het geen systeemmenu bevat maar wel een Help-knop Toepassingsvenster Documentvenster Dialoogvenster mapvenster

18 16 Kennismaking met Windows Opbouw van vensters Een venster bestaat uit de volgende onderdelen: Titelbalk (standaardkleur is blauw bij actieve vensters): bevat de volgende knoppen: Knop Naam Functie Systeemmenu Minimaliseren (Minimize) Maximaliseren (Maximize) Vorig formaat (Restore Down) Sluiten (Close) bevat opdrachten voor het manipuleren van het venster Een venster verkleinen tot pictogram. Een geminimaliseerd venster is nog steeds geopend en wordt op de Taakbalk als knop weergegeven. Een venster zo groot mogelijk maken. Het vorige formaat van een venster herstellen. Een venster sluiten. Menubalk Werkbalken Adresbalk Verticale en horizontale schuifbalken Statusbalk Systeemmenu Titelbalk Werkbalk Menubalk Adresbalk Sluiten (Close) Maximaliseren (Maximize) Minimaliseren (Minimize) Liniaal (Ruler) Bureaublad (Desktop) Verticale schuifbalk Horizontale schuifbalk Statusbalk (Statusbar)

19 Kennismaking met Windows Manipulatie van vensters Venster verplaatsen: Klik in de titelbalk en sleep het venster naar de nieuwe locatie (linkermuisknop ingedrukt laten terwijl u de muis verplaatst). Venstergrootte verticaal of horizontaal aanpassen: Plaats de muiswijzer op de vensterrand tot de tweepuntige pijl verschijnt. Klik en sleep naar links, rechts, boven of onder. Venster aanpassen: Sleep de rechteronderhoek (slepen kan ook in andere hoeken) Schakelen tussen vensters Er zijn verschillende manieren om van het ene gestarte programma naar het andere te schakelen: Klik in de Taakbalk op de knop van het gewenste programma. Klik in het gewenste venster; Hou de <Alt> toets ingedrukt en druk herhaaldelijk op <Tab>. Bij het gewenste programma laat u de twee toetsen los; Klik op de knop Bureaublad weergeven in de werkbalk Snelstarten (Quick Launch) om te schakelen tussen vensters en het Bureaublad; In dit voorbeeld werden twee programma s opgestart: Rekenmachine (Calculator) en Microsoft Word. Het mapje Mijn documenten (My documents) was reeds geopend. 1. Kies Start/Alle programma s/bureau-accessoires/rekenmachine (Start/All Programs/Accessories/Calculator). 2. Kies Start/Onlangs geopend (My Recent documents) en klik op een bestand (hier: Word document). Word document = actieve venster Titelbalk is blauw Rekenmachine activeren

20 18 Kennismaking met Windows Rekenmachine = Actieve venster Titelbalk is blauw Mijn Documenten activeren Mijn documenten = actieve venster Vensters schikken Om de vensters op het Bureaublad (Desktop) te schikken klikt u met de rechtermuisknop op de Taakbalk. Kies vervolgens een van de volgende opdrachten: Vensters trapsgewijs schikken (Cascade Windows), Vensters onder elkaar schikken (Tile Windows Vertically), Vensters naast elkaar schikken (Tile Windows Horizontally), Bureaublad weergeven (Show the Desktop) Vensters sluiten Om een venster te sluiten kunt u gebruik maken van de knop Sluiten (Close) die zich in elk venster bovenaan rechts bevindt, maar er is ook een andere manier: 1. Klik met de rechtermuisknop op de overeenkomstige knop in de taakbalk. 2. Kies Sluiten (Close) om een venster te sluiten of Kies Sluiten Groep (Close Group) om verschillende vensters (gegroepeerd in één knop) te sluiten.

21 Kennismaking met Windows Menu s en snelmenu s Menu Start Word op. Als u met de linkermuisknop in de menubalk op een willekeurig item klikt, verschijnt een menu met opdrachten. In onderstaande afbeelding wordt het menu Beeld (View) getoond: Opdrachten in lichtere kleur: zijn op dat ogenblik niet beschikbaar (Voetnoten) Opdrachten met vinkje voor: opdracht staat aan; klikt u op de opdracht, dan zet u ze uit (Liniaal) Opdrachten gevolgd door een pijltje: een submenu verschijnt (Werkbalken) Opdrachten gevolgd door drie puntjes: een dialoogvenster verschijnt (In-/uitzoomen ) Menubalk Menu Beeld (View) Snelmenu Als u met de rechtermuisknop op een willekeurig item op het scherm klikt, wordt het snelmenu voor dat item weergegeven. Dit menu bevat de meest gebruikte opdrachten voor het item waarop u hebt geklikt. Als u bijvoorbeeld met de rechtermuisknop op een bestand klikt, wordt een menu weergegeven waarmee u dit bestand kunt openen, kopiëren of verwijderen. Snelmenu bestand Snelmenu Prullenbak (Recycle Bin) Snelmenu Bureaublad (Desktop)

22 20 Kennismaking met Windows 1.9 Uitvoeren van opdrachten In Windows kunt u taken op meerdere manieren uitvoeren. Als u bijvoorbeeld een bestand dat zich in een map bevindt wilt kopiëren, dan selecteert u dit bestand. Vervolgens kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden: Menubalk Bewerken/Kopiëren (Edit/Copy) en Bewerken/Plakken (Edit/Paste) Werkbalk en De knoppen zijn standaard niet aanwezig maar kunnen wel toegevoegd worden, zie Standaardbalk (Standard Buttons). Sneltoetsen <Ctrl-C> (Kopiëren/Copy) en <Ctrl-V> (Plakken/Paste) Er is ook nog een sneltoet waarmee u knipt: <Ctrl-X> (Knippen/Cut) Snelmenu Klik met de rechtermuisknop op het te kopiëren bestand Selecteer de opdracht Kopiëren (Copy) Ga vervolgens naar de doellocatie Klik met de rechtermuisknop Selecteer de opdracht Plakken (Paste) of Sleep het bestand met de rechtermuisknop ingedrukt naar de gewenste locatie, en kies Hierheen kopiëren (Copy here) Algemene Takenlijst Deze werkbalk laat de meeste bestandsmanipulaties toe. Voor de werkwijze, zie 3.1 Basistechnieken

23 Werken met mappen 21 2 Werken met mappen 2.1 Structuur Wanneer u uw documenten en gegevens elektronisch verwerkt moet u een goed gestructureerd klasseersysteem uitwerken om uw gegevens op te slaan zodat u ze later ook snel terugvindt. De mappenstructuur zelf zorgt voor de nodige beheersbaarheid en toegankelijkheid. Hoe duidelijker de structuur, hoe gemakkelijker het gebruik, zowel wat betreft plaatsen als terugvinden. Hoe gaat u te werk? Probeer eerst een overzicht te krijgen van de bestaande documenten in uw klassieke archief. Zoek aan de hand hiervan naar relevante indelingscriteria die als basis kunnen dienen om uw elektronisch klassement te structureren. Maak vervolgens een overeenkomstige mappenstructuur aan op uw lokale schijf of netwerkschijf en breng systematiek in de naamgeving van de mappen en bestanden. Enkele tips bij het structureren van mappen: Hou programma's gescheiden van gegevens. Hou gegevens gescheiden volgens thema, aard, project... Een projectmanager die verantwoordelijk is voor tal van projecten kan klasseren per project en dan het dossier verder opsplitsen in verschillende onderdelen. Alle samenhorende documenten zitten gegroepeerd in een map. Werk een systeem uit dat met uw werk meegroeit. Klasseer documenten zonder eigenlijke bestemming in een map diversen. Een mapvenster geeft een overzicht van alle documenten en/of submappen in die map en bestaat uit verschillende onderdelen: Titelbalk (standaardkleur is blauw bij actieve vensters) Menubalk Werkbalk Adresbalk Algemene Takenlijst Pictogrammen Verticale en horizontale schuifbalken Statusbalk

24 22 Werken met mappen 2.2 Weergave Weergave pictogrammen Met het knopje op de werkbalk wijzigt u heel snel de weergave van de pictogrammen. Hieronder vindt u een lijst met verschillende mogelijkheden: Miniatuurweergaven (Thumbnails): in deze weergave worden de sjablonen en afbeeldingen in een map weergegeven op het pictogram van de map, zodat u in een oogopslag ziet wat de inhoud van de map is. Standaard worden maximaal vier afbeeldingen op het mappictogram weergegeven. Tegels (Tile): in de tegelweergave worden bestanden en mappen als pictogrammen weergegeven. Onder de naam van het bestand of de map wordt de geselecteerde sorteerinformatie weergegeven. Pictogrammen (Icons): toont kleine pictogrammen met daaronder de naam van het bestand gerangschikt in rijen onder elkaar. Lijst (List): toont kleine pictogrammen met daarnaast de naam van het bestand gerangschikt in kolommen naast elkaar. Details (Details): toont de bestandsnaam met detailinformatie over de grootte, het type en de datum en tijdstip van laatste wijziging. Deze weergave kan uitgebreid worden via Beeld/Details kiezen (View/Choose Details). Filmstrip: De filmstripweergave is beschikbaar in mappen die afbeeldingen bevatten. In deze weergave verschijnen de afbeeldingen als een enkele rij miniaturen. U kunt door de afbeeldingen bladeren met de pijlen naar links en rechts. Als u op een afbeelding klikt, wordt een grotere versie boven de andere afbeeldingen weergegeven. Dubbelklikt u op een afbeelding dan kunt u deze bewerken, afdrukken of in een andere map opslaan. Opmerking Wenst u de weergave van een map toe te passen op alle mappen, dan kan dit via het menu Extra/Mapopties/Weergave/Op alle mappen toepassen. Kies Extra/Mapopties/Weergave/Verborgen bestanden en mappen weergeven om alle mappen en bestanden weer te geven.

25 Werken met mappen Weergave balken Standaardbalk (Standard Buttons) Bevat knoppen om veelgebruikte opdrachten uit te voeren. Standaard verschijnen de zes volgende knoppen: Werkbalken kunnen ook aangepast worden. In dit voorbeeld voegen we knoppen toe aan de standaard werkbalk: 1. Klik met de rechtermuisknop in de werkbalk. 2. Selecteer de opdracht Aanpassen (Customize) in het snelmenu. 3. Kies de gewenste knoppen in het linkergedeelte en klik op de knop Toevoegen (Add). en Selecteer een knop Klik op Toevoegen 4. Klik op de knop Sluiten (Close) Adresbalk (Adress Bar) Voor meer uitleg, zie De adresbalk Statusbalk (Status Bar) Kies Beeld/Statusbalk (View/Statusbar) om de statusbalk onderaan het scherm aan of uit te zetten. De statusbalk kan handig zijn bij de opkuis als je meteen een idee wil hebben over de omvang van de mappen die je moet bekijken.

26 24 Werken met mappen 2.3 Navigeren De adresbalk De adresbalk is beschikbaar in elk Windows venster. De werkbalken en de menu s van het venster passen zich automatisch aan de nieuwe locatie aan. Met de adresbalk kunt u navigeren om webpagina s, mappen of documenten te openen. Standaard wordt op de adresbalk de huidige locatie weergegeven. Dit kan zowel een map als een webpagina zijn. U kunt naar een andere locatie gaan door een locatie te kiezen door op het pictogram rechts van de adresbalk te klikken. een adres te typen (URL of pad) en te bevestigen met <Enter> of het knopje Navigatieknoppen op de standaardbalk Door de integratie van Windows met de Internet Explorer kunt u uw mappen en schijven op uw computer doorbladeren als een website. Hiervoor vindt u in elk venster een standaardbalk met de volgende navigatieknoppen: Terug naar (Back): één venster terug. Met het knopje kan de historiek van de bezochte locaties worden weergegeven. Vooruit naar (Forward): één venster verder bladeren. Met het knopje kan de historiek van de bezochte locaties worden weergegeven Bovenliggende map (Up): één map omhoog bladeren Startpagina (Home Page): hiermee krijgt u de startpagina van Internet Explorer te zien (deze knop is standaard niet aanwezig maar kan worden toegevoegd. Zie Standaardbalk (Standard Buttons) Favorieten U kunt mappen of webpagina s die u regelmatig consulteert, markeren als Favorieten (Favorites). Deze Favorieten (Favorites) verschijnen in een menu, waardoor u ze onmiddellijk kunt oproepen. Als u systematisch de voor u belangrijke webpagina s of mappen markeert als Favoriet, bespaart u uzelf heel wat zoekwerk Favorieten toevoegen en indelen Om een map te markeren als Favoriet, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de map die u als Favoriet wilt markeren. 2. Klik op de knop (deze knop is niet standaard aanwezig maar kan worden toegevoegd. Zie uitleg Standaardbalk (Standard Buttons) ) In het linkergedeelte van het scherm verschijnt de Favorieten takenlijst. 3. Klik op het knopje Selecteer de map waarin u uw favoriet wenst te bewaren. 4. Klik op het knopje In dit venster kunt u een nieuwe map maken, favorieten verplaatsen of verwijderen, en de naam van favoriete koppelingen wijzigen. Selecteer eerst een favoriet, vervolgens kiest u een van de vier mogelijkheden. 5. Klik op de knop OK.

27 Werken met mappen Favorieten gebruiken Mappen die u als Favoriet gedefinieerd heeft, roept u als volgt op: 1. Klik op de knop 2. In het linkergedeelte van het scherm verschijnt de Favorieten takenlijst. 3. Klik op een van de favorieten om die te activeren. Dit is ook handig om snel naar de juiste locatie te gaan bij het bewaren van bestanden Favorieten verwijderen Om favorieten te verwijderen gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop 2. Klik op het knopje Selecteer het te verwijderen item en klip op de knop Verwijderen. Opmerking De knop Favorieten kan ook in Microsoft Office gebruikt worden in de dialoogvensters Openen en Opslaan als De Windows Verkenner (Windows Explorer) Binnen Windows XP maakt de Windows Verkenner nu integraal deel uit van elk venster. Nadat op de knop geklikt werd, verschijnt de Windows Verkenner. In de linkerhelft van het venster verschijnt de hiërarchische structuur van stations, mappen en bestanden. Onderliggende niveaus kunt u al of niet weergeven door te klikken op de knoppen of De rechterhelft van het venster bevat de inhoud van de geselecteerde map. Met de Windows Verkenner kunt u mappen en bestanden kopiëren, verplaatsen, verwijderen en de naam wijzigen. Klik op Mappen Kies Beeld/Details kiezen om Auteur toe te voegen aan de detailweergave Mappen zijn in dit voorbeeld gegroepeerd volgens naam

28 26 Werken met mappen 2.4 Sorteren en groeperen Sorteren Bestanden kunnen zeer snel als volgt worden gesorteerd: 1. Klik op het knopje Weergave 2. Selecteer Details om de bestanden of mappen in Details weer te geven. 3. Klik op de grijze kolomkoppen om oplopend of aflopend te sorteren op naam, grootte, type of datum (voor uitbreiding van de details kies Beeld/Details kiezen). In onderstaande map werden de bestanden gegroepeerd en volgens Type gesorteerd. Bestanden zijn in dit voorbeeld gegroepeerd volgens type Opmerking Als u met de rechtermuisknop klikt in (de witte ruimte van) een map, kunt u sorteren via de opdracht Pictogrammen schikken op (View/Arrange icons). De weergave van de mappen op een netwerkstation stelt u best niet in op Miniatuurweergaven (Thumbnails) omdat dit belastend is voor de server en bijgevolg vertragend werkt. Bij het sorteren worden eerst mappen en vervolgens bestanden gesorteerd Groeperen Bestanden kunnen zeer snel als volgt worden gegroepeerd: 1. Kies Beeld/Pictogrammen schikken op/in groepen weergeven (View/Arrange Icons/Show in Groups). 2. Klik op een kolomkop om de verschillende items te groeperen. Opmerking Het groeperen van bestanden gaat niet in de lijstweergave.

29 Werken met mappen Maken Mappen kunnen op verschillende locaties worden gemaakt. Volg onderstaande stappen: 1. Dubbelklik op de map waarin u een submap wenst aan te maken. 2. In de lijst Bestands- en maptaken (File and Folder Tasks) klikt u op Een nieuwe map maken (Make a new folder) of Klik met de rechtermuisknop in de witte ruimte van de map en kies Nieuw/Map (New/Folder). 3. Volgend pictogram verschijnt 4. Typ de naam van de nieuwe map. De voorlopige naam Nieuwe map wordt overschreven door de nieuwe naam. 5. Druk <Enter> om te bevestigen. Het loont zeker de moeite wat tijd uit te trekken om een efficiënte structuur uit te werken om uw schijf in te delen. Denk aan de tijd die u al verloren hebt met het zoeken naar iets dat lukraak is weggelegd of weggeschreven. Maar het komt er niet alleen op neer een goed systeem te creëren, het moeilijkste zal zijn u consequent aan dit systeem te houden zodat uw mappen en documenten goed georganiseerd blijven. Hou daarom rekening met volgende tips: Eén opslagplaats: bewaar eenzelfde document op één plaats en maak op vaste tijdstippen reservekopieën. Grote kuis: neem uw schijf regelmatig onder handen, reorganiseer en wis wat u niet meer nodig hebt. Pas op: Mappen met Access-toepassingen of sjablonen mogen niet zomaar van naam noch van plaats veranderd worden, anders werken de linken en dus ook de applicatie niet meer. Naamgeving: Om praktische redenen bevelen we korte namen aan (het volledige pad mag maximum 256 tekens bevatten). Speciale tekens zoals < > / \? : * mogen niet in de naam voorkomen. Archief: breng oudere documenten die niet meer regelmatig geconsulteerd worden over naar een archiefklassement. Bureaublad: beperk het aantal snelkoppelingen en pictogrammen op uw bureaublad om het overzichtelijk te houden zoniet wordt het snel een puinhoop. De map Mijn documenten: is het vertrekpunt van al uw zelfgemaakte documenten (tenzij u op de netwerkschijf werkt). Volledig pad: om het volledige pad te zien van een bestand (handig bij lange paden) opent u een map (bv. Mijn documenten), ga naar Extra/Mapopties/Weergave, selecteer bij Geavanceerde Instellingen 'Het volledige pad in de titelbalk weergeven'. USB-stick: werk niet op een USB-stick (traag!) maar op uw harde schijf (of een netwerkschijf). De USB-stick is een transportmiddel voor het verplaatsen van gegevens van de ene locatie naar de andere. 2.6 Manipuleren De basistechnieken voor het manipuleren van mappen zijn dezelfde als die van de bestanden. Hiervoor verwijzen we naar de hoofdstukken 3.1 Basistechnieken en 3.2 Bestandsmanipulaties

30

31 Werken met bestanden 29 3 Werken met bestanden 3.1 Basistechnieken Hieronder de voornaamste technieken voor het selecteren van bestanden: <Ctrl+A> <Shift> + klik <Ctrl> + klik Alle bestanden en submappen selecteren uit eenzelfde map Selecteren aaneengesloten bestanden en submappen Selecteren niet aaneengesloten bestanden en submappen Hieronder de techniek voor het manipuleren van bestanden: 1. Bronlocatie Selecteer het/de bestand(en) Klik op om te verplaatsen of Klik op om te kopiëren (in principe enkel nodig bij het kopiëren naar externe opslagplaats, bv. USB-stick, netwerkstation) 2. Gebruik de adresbalk of de mappenstructuur om naar de doellocatie te gaan 3. Doellocatie Open de map waarin de bestanden moeten terechtkomen Klik op om te plakken. 3.2 Bestandsmanipulaties Vanuit elke map kunnen bestanden gemanipuleerd worden Hierbij is het handig om de mappenstructuur weer te geven. Klik hiervoor op het knopje Voor het manipuleren van bestanden kunt u gebruik maken van: de knoppen Knippen, Kopiëren en Plakken op de werkbalk, de Algemene Takenlijst die zich aan de linkerkant van elke map bevindt, Extra/Mapopties/Algemeen/Algemene taken in mappen weergeven (Tools/Folder options/general/show common tasks in folder) sneltoetsen. Vanuit de dialoogvensters Openen en Opslaan als kan men ook bestanden manipuleren. Hierbij maakt men gebruik van de rechtermuisknop, Indien tijdens het manipuleren iets fout zou lopen (bijvoorbeeld een bestand werd niet in de juiste map verplaatst) dan kunt u nog altijd die handeling ongedaan maken met het knopje Ongedaan maken Verwijderen 1. Selecteer het bestand. 2. Druk op <Delete>. 3. In een berichtvenster wordt om bevestiging gevraagd. 4. Klik op de knop Ja.

32 30 Werken met bestanden Opgelet! Bestanden of mappen die u van lokale stations (b.v. C:\ of D:\) verwijdert komen in de Prullenbak (Recycle Bin) terecht. Deze kunt u leegmaken door met de rechtermuisknop op het pictogram te klikken en Prullenbak leegmaken te kiezen. Bestanden of mappen die u van een netwerkstation (b.v. I:\ of J:\ ), een diskettestation (A:\) of een USB-stick verwijdert komen niet in de Prullenbak terecht, maar worden gewist! Voor de I:\ en de J:\ blijft de laatste versie van verwijderde bestanden tot 60 dagen bewaard. Het verwijderen van bestanden van een netwerkschijf (bv. de I- of de J-schijf) kunt u niet ongedaan maken. Bestanden of mappen waarvan u de oorsprong niet kent verwijdert u best niet. Misschien zijn het wel programmabestanden Verplaatsen 1. Selecteer het bestand. 2. Klik op het knopje Knippen (Cut). 3. In de mappenstructuur selecteert u de map waarnaar het bestand moet worden verplaatst. 4. Klik op de knop Plakken (Paste). Het bestand wordt verwijderd van de oorspronkelijke locatie. Opgelet! Kijk uit bij het verplaatsen van databanken of sjablonen (naar samenvoeging toe, eventuele macro s, koppelingen met andere databanken etc.). Om bestanden te verplaatsen wordt slepen ten zeerste afgeraden. Het is een techniek waarbij de doellocatie niet in de adresbalk verschijnt en de controle over de bestemming gering is. Met in het verleden talrijke problemen als gevolg. De absolute voorkeur gaat naar Knippen en Plakken (controleer steeds de locatie in de adresbalk) Kopiëren 1. Selecteer het bestand. 2. Klik op het knopje Kopiëren (Copy). 3. In de mappenstructuur selecteert u de map waarnaar het bestand moet worden gekopieerd. 4. Klik op de knop Plakken (Paste). Opgelet! Haal nooit een diskette uit het diskettestation als het lampje van het diskettestation brandt!. Haal nooit zomaar een USB-stick uit de USB-poort. Klik eerst in het berichtvenster (onderaan rechts) op het pictogram Hardware veilig verwijderen en klik vervolgens op het berichtvenster USB Mass Storage Device Station (X:) veilig verwijderen. U krijgt dan het bericht te zien, dat de hardware veilig verwijderd kan worden. Verwijder nu pas de USB-stick uit de USB-poort Naam wijzigen 1. Selecteer het bestand. 2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies Naam wijzigen. 3. Typ onmiddellijk de nieuwe naam. 4. Druk <Enter> om te bevestigen.

33 Werken met bestanden Niet geopend(e) bestand(en) afdrukken 1. Zorg dat de takenlijst aanstaat (als u zich in de mappenstructuur bevindt, klikt u op het knopje om deze uit te zetten). Selecteer het bestand. 2. In de lijst Bestands- en maptaken (File and Folder Tasks) selecteert u Dit bestand afdrukken (Print this file). 3. Het volledige bestand wordt onmiddellijk afgedrukt Bestand(en) per verzenden 1. Zorg dat de algemene takenlijst weergegeven is (als de mappenstructuur is weergegeven, klikt u op het knopje om deze uit te zetten). Selecteer het/de bestand(en). U kunt enkel bestanden selecteren die zich in eenzelfde map bevinden. 2. In de lijst Bestands- en maptaken (File and Folder Tasks) selecteert u Dit bestand per verzenden ( this file). 3. Uw standaard programma wordt opgestart. Voer het adres in van de geadresseerde en klik op Verzenden (Send). In het menu Extra/Internet-opties/Programma s (Tools/Internet options/programs) van Internet Explorer kunt u bij het item aflezen welk programma standaard is ingesteld. Belangrijke opmerking bij het openen van een bijlage Om het risico te vermijden dat een bijlage verdwijnt naar een moeilijk traceerbare tijdelijke locatie, is het af te raden om ze via dubbelklikken te openen en te bewaren. Werk als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op de bijlage. 2. In het snelmenu kiest u: - Opslaan als (indien het slechts één bijlage is) - Alles opslaan (indien er verschillende bijlagen zijn) 3. Bepaal de locatie waar u de bijlage wenst te bewaren. Merk op dat bestanden in algemeen publieke shares niet meer intern moeten worden doorg d (bv. verslagen van vergaderingen). Iedereen kan er sowieso aan en het niet toevoegen als attach neemt het risico op dubbel bewaren weg. Een mailtje met de bestandslocatie is in deze gevallen voldoende. 3.3 Bestandseigenschappen Bestandseigenschappen zijn details over een bestand waarmee het bestand geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld een beschrijvende titel, de auteursnaam, het onderwerp en trefwoorden. U kunt deze invullen in Word, Excel en PowerPoint via het menu Bestand/Eigenschappen/tabblad Samenvatting. Als een bestand geselecteerd is, kunt u in de Details onderaan in het Taakvenster aflezen wanneer het gewijzigd werd, hoe groot het is en wie de auteur is. Deze informatie is vooral nuttig bij het kopiëren van documenten of bestanden. Aan de hand van het aantal vermelde bytes kunt u o.m. controleren of er nog voldoende ruimte op schijf of diskette beschikbaar is. U kunt echter ook via het snelmenu de eigenschappen opvragen. Ga hiervoor als volgt te werk:

34 32 Werken met bestanden 1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand waarvan u eigenschappen wenst op te vragen. 2. In het snelmenu klikt u op Eigenschappen (Properties). 3. Het dialoogvenster Eigenschappen voor ( Properties) verschijnt. Deze eigenschappen omvatten bijkomende parameters die kunnen worden gebruikt om extra op te sorteren (Beeld/Details kiezen ). Bijv. Informatiebeheer wil van het veld categorie in de samenvatting gebruikmaken om output bijkomend te sorteren/groeperen op de klant. Klik met de rechtermuisknop op het bestand Klik op Eigenschappen (Properties)

35 Documenten maken 33 4 Documenten maken Er zijn verschillende manieren om een Word document te maken. Zo kunt u documenten maken: Op basis van een sjabloon op basis van een bestaand document (via het taakvenster). Een sjabloon is een speciaal type document dat de basis vormt voor het uiteindelijke document. 4.1 Werkwijze Sjabloon Leeg document 1. Indien Word reeds is opgestart. 2. Klik op het pictogram Nieuw leeg document. Dit document is gebaseerd op de sjabloon Normal.dot en bevat de standaardinstellingen voor standaarddocumenten Sjabloon Huisstijl K.U.Leuven Als u een document (bijv. brief, verslag) wilt maken op basis van een sjabloon in de huisstijl van de K.U.Leuven gaat u als volgt te werk: 1. Klik op Bestand/Nieuw (File/New). 2. In het taakvenster klikt u op de opdracht Selecteer het tabblad Algemeen (General). 3. Selecteer de gewenste sjabloon. 4. Klik op OK. 5. Klik op het knopje Opslaan (Save) Bestaand document Het maken van documenten op basis van bestaande documenten kan handig zijn. Hou rekening met de huisstijl. Het risico op gebruik van oude sjablonen/stijlen neemt namelijk toe wanneer u op deze manier werkt. Opmerking Save regelmatig terwijl u werkt. Maak op vaste tijdstippen een back-up. Controleer vreemde documenten vóór gebruik met een recent anti-virus programma. In Office XP (2002) wordt ervan uitgegaan dat u uw documenten zult opslaan op een bepaalde locatie, namelijk in de map 'Mijn documenten'. In elk Office-programma wordt standaard de inhoud van deze map getoond. Wij raden u aan uw bestanden niet op te slaan op allerlei verschillende locaties op uw harde schijf maar om deze standaardlocatie als vertrekpunt te gebruiken. U deelt de map Mijn documenten uiteraard verder onder in submappen zodat u de gegevens die bij elkaar horen ook samen kunt plaatsen. Eén vertrekpunt is niet alleen handig bij het bewaren maar ook bij het terugvinden en het maken van een back-up van uw documenten. In Windows vindt u de map Mijn documenten terug in het Start menu. Als u werkt in een netwerkomgeving, bewaart u uw gegevens best op de netwerkschijf.