Verwerking en opvolging van LAC-dossiers

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Verwerking en opvolging van LAC-dossiers"

Francisca de Vries
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 11 de Cevi Klantendag 1 Verwerking en opvolging van LAC-dossiers Hoe kan de Cevi/Logins toepassing u hierbij ondersteunen? Leen Declercq, Johan Lannoo (OCMW Oostende) Veronique Waeytens (Cevi) Inleiding Vele OCMW s worstelen met de administratieve verwerking van de LAC-dossiers Gas / elektriciteit (meestal 1x per maand) Water (meestal per kwartaal of 2x per jaar) Eigen database Case Oostende, uitgewerkt op basis van de bestaande COTtoepassing Leen Declercq, voorzitter LAC (Lokale Adviescommissie) en intensieve gebruiker Johan Lannoo, technische kant en invoer toepassing

2 11 de Cevi Klantendag 2 Nadelen voorheen Verouderde Access-database Uitnodigingsbrieven LAC Notulen en kennisgevingsbrieven pas later, vb pas na een week Het LAC zelf gebeurde door invullen van bladen manueel Voordelen administratie / maatschappelijk werk Op basis van RRnr dadelijk te zien of LAC-cliënt al gekend is in het OCMW MW ziet het volledige dossier Herhaaldelijke verschijning bij LAC is te zien Opvraging via KSZ om domicilieadres op ticket op punt te zetten Notulen en brieven dadelijk geprint dag na LAC via RTF absolute winst voor de administratieve medewerker

3 11 de Cevi Klantendag 3 Voordelen tijdens LAC Aanwezigen alfabetisch gesorteerd Via 2 pc s wordt dadelijk alles ingevoerd in COT (afwisselende ingave) Beslissing inbrengen via motivatieboom Na LAC, op de avond zelf worden de notulen dadelijk naar de maatschappij doorgestuurd De volgende dag worden brieven naar cliënten gestuurd. Indien men niet aanwezig is, heeft men één maand de tijd om te reageren. Als men vroeger de brief krijgt, heeft men hier meer tijd voor. Voorwaarden Verantwoordingsdocumenten met vermelding RRnr Indien dit niet beschikbaar is, werken op basis van naam en geboortedatum Vermelden ook adres en openstaande schuld Motivatieboom goed opbouwen RTF-documenten

11 de Cevi Klantendag 4 Gebruik binnen de toepassing COT (1) Bijkomende antenne LAC BackOffice voorzien Ticket aanmaken voor alle mensen die vermeld worden op de verantwoordingsdocumenten Op basis

4 11 de Cevi Klantendag 4 Gebruik binnen de toepassing COT (1) Bijkomende antenne LAC BackOffice voorzien Ticket aanmaken voor alle mensen die vermeld worden op de verantwoordingsdocumenten Op basis van RRnr * Gekende cliënt heeft ID-nr * Niet gekende cliënt moet geen ID-nr hebben Tabblad Dienstverlening toont aanvragen LAC (actief/passief) RRnr is niet vermeld: via naam / geboortedatum in KSZ opvragen Hulpvraag: LAC Eandis, LAC Fays, LAC Watergroep Komt voor: LAC Datum invoer of datum verantwoordingsdocument Tickets worden in groep afgesloten na LAC-comité Voorbeeld van ticket

5 11 de Cevi Klantendag 5 Gebruik binnen de toepassing COT (2) Aanvraag registreren Hulpvraag uitgebreid. Bijvoorbeeld: * LAC Gas: wegens niet betalen facturen gas * LAC Gas: weigering toegang tot woning voor plaatsing budgetmeter * LAC Gas: geen toegang tot woning voor plaatsing budgetmeter Contactpersoon koppelen Zittingsdatum = LAC-datum * Specifiek type aanmaken, verschillend van BCSD (Bijzonder Comité Sociale Dienst) Checklist: bedrag openstaande schuld (van belang voor brief) Tabblad met bv contractnummer, zakenpartner, gegevens die van belang zijn voor brief, maar nergens anders worden vermeld Opvolging naar MW die cliënt opvolgt Voorbeeld aanvraag

6 11 de Cevi Klantendag 6 Gebruik binnen de toepassing COT (3) Uitnodigingsbrief cliënt via RTF Zittingsdatum en uur Door gekoppelde contactpersoon weet men ook over welke firma het gaat Uitnodigingsbrief leden: standaard Word-document Voorbeeld uitnodigingsbrief

7 11 de Cevi Klantendag 7 Gebruik binnen de toepassing COT (4) Verwerking tijdens LAC zelf: Dienstverlening, selectie op LAC-comité, alfabetische sortering Tabblad Motivatie Indien cliënt aanwezig (minderheid): soort contact aanvullen met aanwezig en vertegenwoordigd door Voorbeeld dienstverleningsscherm

11 de Cevi Klantendag 8 Voorbeeld verwerking motivatie Gebruik binnen de toepassing COT (5) Notulen maatschappij: dadelijk na LAC via RTF Zelfde gegevens als beslissingsbrief Beslissingsbrief cliënt:

8 11 de Cevi Klantendag 8 Voorbeeld verwerking motivatie Gebruik binnen de toepassing COT (5) Notulen maatschappij: dadelijk na LAC via RTF Zelfde gegevens als beslissingsbrief Beslissingsbrief cliënt: dag na LAC Reden = hulpvraag Aanwezig of niet uit historiek contact Vertegenwoordigd door uit historiek contact Contactnummer: tabblad Vaststelling Openstaande schuld: checklist documenten Geen advies omwille van: Z-code Advies LAC: motivering verschillend van Z-code

9 11 de Cevi Klantendag 9 Voorbeeld kennisgevingsbrief

Vergelijkbare documenten

Cliëntenonthaal en trajectopvolging. Varianten in gebruik bij opstart (1)

Cliëntenonthaal en trajectopvolging Veronique Waeytens (Cevi) Varianten in gebruik bij opstart (1) OCMW Leuven: centraal onthaal met centrale spreekkamers Geen onthaal en geen balie: tickets worden gemaakt