Communicatieafdeling verbouwen: 6 stappen naar een geïnspireerd en effectief communicatieteam

Transcriptie

1 c o m m u n i c a t i emix mei 2008 Communicatieafdeling verbouwen: 6 stappen naar een geïnspireerd en effectief communicatieteam Communicatieassessments van Projactive en Van der Hilst Innovatie én communicatie bij de TU/e Van der Hilst Communicatie > Adviseren > > >

2 Verrassende en kansrijke communicatiestrategieën Voortgaan op ingeslagen paden. Dagelijks dezelfde patronen en rituelen. Oplossingen voor problemen die nieuwe problemen veroorzaken. Opdrachten die eindelijk eens om een andere aanpak vragen, een andere benaderingswijze met verrassende en kansrijke oplossingen. Maar hoe doe je dat? De training Verrassende en kansrijke communicatiestrategieën reikt nieuwe handvatten en methodieken aan om jouw gereedschapskist uit te breiden. Met het 4q-model en het Communicatiebord leer je om vraagstukken anders te bekijken en kansrijke openingen te vinden. Met de 15 ways to handle a dilemma leer je nieuwe strategieën om de kansrijke openingen te benutten. Voorbeelden van dergelijke strategieën zijn paradoxaal interveniëren (als je haast hebt is tijd nemen de oplossing; het niet logische geeft nieuwe invalshoeken en beweging), patroondoorbreking (een vergadering met de rondvraag beginnen geeft aan de deelnemers nieuwe energie) en heretiketteren (verander het etiket weerstand tijdens veranderingsprocessen in betrokkenheid en je ziet ineens geheel andere oplossingen). Kijk op voor meer informatie. d e k u n d e v a n c o m m u n i c a t i e i s b a l a n c e r e n Van der Hilst Summerschool Communicatietalent 2007 De locatie is aan de kust, want zee en zon geven energie en elan. Met workshops die een tikje eigenwijs, spannend en net van een iets ander karakter zijn. Om in jezelf en ons vakgebied nieuwe kracht en passie te vinden. Om je meerwaarde en plezier te vergroten. De summerschool bestaat uit twee keer een tweedaagse cursus, apart en samen te volgen. De kunde van het scoren kunnen solisten en teamplayers zich eigen maken. Eigenzinnige maar ook loyale personen kunnen meedoen met De kunst van het afwijken. Neem deze zomer deel aan de Van der Hilst Summerschool en ervaar nieuwe bevlogenheid en passie in ons mooie vak. Bel Gerald Morssinkhof (033) voor meer informatie of kijk op Ivo Nederpelt is sinds 11 december jl. alom bekend in Communicatieland. Die dag is hij door beroepsvereniging Logeion uitgeroepen tot het Communicatietalent van Hij heeft een opleidingscheque van Van der Hilst ontvangen. Hij start dit jaar met de C-opleiding. Nogmaals gefeliciteerd, Ivo! communicatie nummer 15, mei 2008 mix Dit is een uitgave van Van der Hilst Communicatie, Softwareweg 2, 3821 BP Amersfoort Postbus 1242, 3800 BE Amersfoort Telefoon: (033) Fax: (033) info@hilst.nl Internet: D I R E C T I E : Tjalling Damming en Hans Dorreboom R E D A C T I E Marloes Homminga, Hans Dorreboom T e k s t e n Van der Hilst Communicatie, André Driessen, Rijk van Ark, Jan Christiaan van Hellendoorn, Fieke van Casteren, Wouter Langeveld F o t o g r a f i e / b e e l d m at e r i a a l Getty Images, Van der Hilst Communicatie, O n t w e r p & p r o d u c t i e Script unlimited, Utrecht D r u k Drukkerij USP, Utrecht c o l o f o n p a g i n a 2

3 COLUMN C o m m u n i c a t i e a s s e s s m e n t t o e t s t z o w e l v a k i n h o u d a l s p e r s o o n l i j k h e i d We maken een soort röntgenfoto van communicatieprofessionals Kruisbestuiving tussen twee aanverwante disciplines werpt soms smaakvolle vruchten af. De vruchtbare samenwerking tussen Projactive HR-Services en Van der Hilst Communicatie is daarvan een sprekend voorbeeld. Het resultaat van deze bundeling van kracht luistert naar de naam communicatieassessment. En is volgens de aanstichters Jan Marijne (Projactive) en Tjalling Damming (Van der Hilst) een ideaal instrument om de vakinhoud en persoonlijkheid van communicatieprofessionals in kaart te brengen om gericht aan te geven waar ontwikkeling moet plaatsvinden. Vier jaar geleden bracht een gezamenlijke opdracht beide organisaties met elkaar in contact. De samenwerking leidde tot synergie, waarbij het geheel meer is dan de som der delen. Projactive miste bij de toetsing van kandidaten de vakinhoudelijke kennis, vertelt Jan Marijne, Van der Hilst had behoefte aan een objectieve toetsing van iemands persoonlijkheid. Met het communicatieassessment maken we nu als het ware een röntgenfoto en geven zo een compleet en objectief beeld. Tjalling Damming knikt instemmend. Dat is in de samenwerking met opdrachtgevers een prima basis om op voort te borduren. Ideaal zou zijn als het assessment uitgroeit tot vast onderdeel van onze dienstverlening. Onzekerheden uitsluiten Niet alleen bij werving en selectie kan het communicatieassessment een doorslaggevende rol spelen. Ook bij de ontwikkeling van individuen of teams en bij de reorganisatie van een complete afdeling heeft het inmiddels zijn toegevoegde waarde bewezen. Het wezenlijke kenmerk van een assessment is om zoveel mogelijk onzekerheden boven water te krijgen. Waar staat iemand nu, waar moet hij heen om goed te functioneren en hoe komt hij daar?, vervolgt Jan Marijne. Daarbij is de doelstelling van de opdrachtgever richtinggevend voor onze werkwijze. Daarom starten we altijd met een uitgebreide intake. Daarna stellen we vast welke competenties we gaan meten. De vraag rijst natuurlijk welke competenties cruciaal zijn voor een communicatieprofessional? Gekoppeld aan vakinhoud vind ik het belangrijk dat kandidaten overtuigingskracht hebben, flexibel en proactief zijn en initiatief durven te nemen, antwoord Tjalling Damming. Daarnaast moeten zij een antenne hebben voor wat er in de organisatie en daarbuiten speelt. Strategisch of uitvoerend Het communicatieassessement duurt één dag en omvat in totaal zes verschillende componenten. Projactive meet eerst op objectieve wijze de competenties en persoonlijkheid. Dat gebeurt met een persoonlijkheidsvragenlijst, een motivatieonderzoek en een aantal capaciteitentesten. Van der Hilst Communicatie neemt vervolgens het wat meer subjectieve, vakinhoudelijke deel voor zijn rekening. Wat kunnen kandidaten verwachten? Tjalling Damming: Allereerst geeft een diepte interview, aan de hand van het CV en van te voren toegestuurd werk van de kandidaat, duidelijkheid over de kennis en ervaring. Vervolgens toetsen we aan de hand van een aantal praktijkvraagstukken of iemands kwaliteiten op strategisch of uitvoerend vlak liggen. In een rollenspel met acteurs kijken we tenslotte hoe kandidaten zich in concrete praktijksituaties in een actuele communicatiesetting gedragen. De uitkomsten van alle onderdelen worden verwoord in een helder rapport met een concreet en onderbouwd aanname- of ontwikkeladvies. Prijskaartje Behalve een helder en objectief inzicht in talenten geeft het communicatieassessment ook een impressie van de ontwikkelingsmogelijkheden van professionals en communicatieafdelingen. Nadeel is dat er aan het assessment op het eerste gezicht een behoorlijk prijskaartje hangt. Volgens Jan Marijne valt die prijs wel mee. Het ligt er maar aan waarvoor een opdrachtgever kiest. Een niet optimaal functionerende medewerker is duurder. Bovendien is een ketting zo sterk als haar zwakste schakel. Dat geldt zowel voor individuele professionals als voor communicatieafdelingen. Met een grondige toetsing en gerichte ontwikkeling wordt die ketting veel sterker. Kijk op voor meer informatie. Posters Recentelijk was ik op gesprek bij een cultuurinstelling voor studenten. Probleem: ze kampten met een hoge terugval in het aantal bezoekers. Of ik wilde meedenken over publiciteit zodat weer meer mensen naar de lezingen, films en voorstellingen komen. Om me op weg te helpen kreeg ik alvast wat suggesties mee. Postertje hier, nieuwsbriefje daar. U raadt het al: daar ben ik niet van. Waarmee het gesprek eindigde? Met de afspraak dat we beginnen met een strategische sessie over de vraagstukken die er werkelijk toe doen. Wat is het primaire doel en bestaansrecht van deze organisatie? Waar willen we over 5 jaar staan? Sluit de behoefte van de buitenwereld wel aan bij het soort en de kwaliteit van de huidige voorstellingen? Kun je de culturele vorming van studenten ook op andere manieren bevorderen dan met de huidige producten? Moeten we ons als gesubsidieerde instelling alleen richten op studenten, of zijn niet-studenten ook welkom? Deze vragen hadden ze niet verwacht, en al helemaal niet van een communicatieadviseur. Toch zijn dit wezenlijke kernvragen die je als adviseur vanuit de afdeling communicatie moet stellen. Een goede communicatieadviseur begeleidt bij de interpretatie van de veranderende omgeving en legt een verbinding met de organisatie-identiteit. Weet als communicatieadviseur waar je wel en niet van bent, maar schroom niet om je vanuit communicatieoogpunt met beleidsbesluiten te bemoeien. Met een dergelijke benadering groeit de zichtbaarheid en toegevoegde waarde van de communicatieafdeling. En mocht de conclusie zijn dat er een poster moet komen, wil ik deze met alle liefde regelen. Dan weet ik in elk geval zeker dat er iets zinnigs op staat. David van Dongen Van der Hilst Communicatie p a g i n a 3

4 Twee D-cursisten aan het woord De beroepsopleiding Communicatiemanager heeft op allerlei manieren een impact op de cursisten. Twee cursisten uit heel verschillende organisaties vertellen hun ervaringen: Fieke van Casteren, Communicatieadviseur Rabobank Land van Cuijk en Maasduinen Na 5 van de 6 modules wijkt mijn beeld van de D opleiding enigszins af van de verwachtingen toen ik eraan begon. Natuurlijk doe ik veel kennis op van ons vak en van managementtheorieën; Natuurlijk is er een goede interactie in de groep en leren we van elkaar. Maar de opleiding krijgt meerwaarde door de intensieve nadruk op ons eigen leiderschap en meesterschap. Ik krijg voortdurend een spiegel voorgehouden die me aan het denken zet en me uitdaagt. Het stimuleert bovendien dat ik in mijn werk bij de Rabobank al het nodige heb kunnen toepassen. Ik ben erg enthousiast over de opleiding! Wouter Langeveld, Hoofd marketing en communicatie Altrecht GGZ Het maakt je echt tot een ander mens, zo werd mij enthousiast voorgehouden tijdens het intakegesprek bij Van der Hilst voor de D-opleiding. Ach, dacht ik, iedereen heeft recht op zijn eigen werkelijkheid, en waarom zou Van der Hilst ook niet een beetje aan window-dressing mogen doen? Met enige scepsis op dit vlak, maar verder met een grote drive om het beste uit deze opleiding te halen, stapte ik in september in de trein van de D-opleiding. Niet wetende dat het voertuig meer weg zou hebben van een roller-coaster. Verandering door verwondering was voor mij de rode draad, die ik in de vaart van de opleiding probeerde vast te houden. En dat is gelukt! Ben ik ook een ander mens geworden? Vraag dát maar eens aan mijn collega s of aan mijn gezin! p r o d u c t e n Beroepskwalificerende opleidingen Kennis, inzicht en vaardigheden in één inspirerende mix. Steun en inspiratie van vakgenoten. Het zit allemaal in onze beroepsopleidingen. Onze vier beroepsopleidingen zijn door Logeion, vereniging voor communicatie, getoetst en gecertificeerd. Beroepsopleiding Assistent Communicatiemedewerker (beroepsniveau A) De AC-opleiding laat je in drie maanden in de breedte kennismaken met het fascinerende vakgebied. Je leert om vakkundig te assisteren bij veel voorkomende communicatiewerkzaamheden zoals het organiseren van bijeenkomsten en ontvangsten, distributie van voorlichtingsmateriaal, tekstcorrectie, opstellen van medialijsten en contacten met journalisten, vormgevers en drukkers. Ook oefenen van de vaardigheden schrijven en presenteren komen aan bod. De opleiding vindt plaats in het midden van het land. Enkele lessen vinden plaats op locatie (bv. Telegraaf en Concertgebouw in Amsterdam). startdatum: 15 september 2008, kosten: e 1.545,- Beroepsopleiding Communicatiemedewerker/Junior Adviseur (beroepsniveau B) Deze opleiding kwalificeert je in tien maanden tot allround communicatiemedewerker. Theoretische onderwerpen zoals interne en externe communicatie, organisatie en maatschappij, identiteit, imago en huisstijl worden afgewisseld met vaardigheden als schrijven, presenteren en het verdedigen van een advies. Daarnaast is er o.a. aandacht voor de inzet van communicatie-instrumenten, mediacontacten, persberichten schrijven en de organisatie van een evenement. De opleiding vindt plaats in het midden van het land en op enkele locaties bij gastbedrijven. startdata: 11 en 16 september 2008, kosten: e 3.385,- Beroepsopleiding Senior Communicatiemedewerker/Senior Adviseur (beroepsniveau C) In de SC-opleiding leer je complexe communicatievraagstukken effectief aanpakken. U traint uw analytisch vermogen en adviesvaardigheden. Met de opleiding, die tien maanden duurt, kan je een adequate communicatiestrategie ontwerpen en beschik je over persoonlijke vaardigheden om je opdrachtgever effectief te adviseren. De begrippen organisatie, communicatie en strategie worden in hun onderlinge samenhang uitgewerkt. Ook besteden wij veel aandacht aan persoonlijke vaardigheden als luisteren, omgaan met weerstanden en onderhandelen. De opleiding vindt plaats in het midden van het land. startdata: 18 en 23 september 2008, kosten: e 3.845,- Beroepsopleiding Communicatiemanager (beroepsniveau D) De beroepsopleiding Communicatiemanager richt zich op communicatieprofessionals op managementniveau, in een beleids- en/of leidinggevende functie. In deze opleiding staan de vakinhoudelijke en de managementgerichte taken centraal. De opleiding bestaat uit zes modules, elk bestaande uit zes of zeven aaneengesloten dagdelen. Het eerste blok focust direct op de analyse, visieontwikkeling en realisatie van het communicatiebeleid. Vervolgens komen verschillende onderwerpen aan de orde. Denk aan: communicatie in een dynamische organisatie, management van geïntegreerde communicatie, leidinggeven en adviseren en integratie van de inzichten en vaardigheden uit de voorgaande modules via de presentatie van je eigen communicatiestrategie. De opleiding (duur 10 maanden) vindt plaats in een conferentiecentrum in het midden van het land. startdatum: 1 oktober 2008, kosten: e 8.545,- Meer informatie: telefoonnummer (033) Voor alle prijzen geldt een BTW 0% tarief. Prijswijzigingen voorbehouden. p a g i n a 4

5 Nieuwe trainingen voor effectiever communiceren en adviseren Van der Hilst Communicatie brengt komend najaar negen nieuwe trainingen in de Open Inschrijving. Trainingen op het gebied van interpersoonlijke communicatie en één compleet nieuw masterprogramma voor communicatieadviseurs. Daarmee geven wij nieuwe input om mensen en organisaties communicatiever te maken. Van der Hilst Communicatie speelt een belangrijke rol bij het communicatiever maken van medewerkers in organisaties, dit geldt ook voor de niet-communicatieprofessionals. Zo organiseren en ontwikkelen wij al jaren maatwerk incompany communicatietrainingen voor medewerkers, middelmanagers en topmanagement die effectiever willen worden in onderling contact, hun interpersoonlijke communicatie. Een aantal van deze trainingen gaat Van der Hilst Communicatie dit najaar ook aanbieden in de Open Inschrijving. Er zijn aparte trainingen voor medewerkers die: de belangrijkste communicatieve basisvaardigheden onder de knie willen krijgen beter willen waarnemen, echt goed te luisteren en contact te maken beter willen presenteren makkelijker willen kunnen omgaan met kritiek, slecht nieuws, negatieve feedback of manipulaties effectiever willen zijn in feedback geven, slecht nieuws gesprekken voeren of lastige opdrachten communiceren effectiever willen worden in conflicten onderhandelingsssituaties bondig en helder willen communiceren en sneller to the point willen komen beter een verborgen appel willen onderkennen en onthullen met meer durf en daadkracht willen communiceren. Ben je op zoek naar een korte, krachtige training die een verschil voor jou maakt op een van bovenstaande thema s, dan moet je dit najaar bij Van der Hilst Communicatie zijn. Nieuwe leergang Master-Communicatie Adviseur Ben jij een ervaren senior communicatieadviseur die wil bijtanken en nieuw elan aan je adviseursrol wil geven? Hou je agenda voor dit najaar dan open voor een compleet nieuw en uitdagend masterprogramma waarin je sterker wordt op alle dimensies van het communicatieadviesvak. Dat betekent een stevige oriëntatie (en confrontatie) op: jouw patronen van waarnemen en betekenisgeving de omgeving waarin jouw eigen organisatie zich beweegt en die jou uitdaagt met effectieve communicatieadviezen te komen. je eigen (geconditioneerde?) opvattingen over het communicatievak en je eigen rol daarin je klanten en hun context. Wat zie jij en zie je het wel goed? je eigen (helpende en belemmerende) overtuigingen en jouw patronen van contact maken. Tijdens deze leergang zul je (vaak vastgeroeste) patronen doorbreken. Na de leergang zul je beschikken over meer zelfvertrouwen en nieuwe handelingsperspectieven waardoor jij een stuk effectiever zult zijn als communicatieadviseur en meer plezier aan je werk beleeft. Meer informatie De volledige informatie over het nieuwe trainingsaanbod staat op Wil je persoonlijk geïnformeerd worden over een van bovenstaande trainingen (inhoud, data, prijzen), laat dat dan even weten: of (033) Je krijgt dan de volledige informatie zo snel mogelijk toegestuurd. p r o d u c t e n Trainingen 2008 Van der Hilst Communicatie biedt een gevarieerd aanbod trainingen. Er zijn trainingen met een open inschrijving (zie hieronder), maar Van der Hilst ontwikkelt ook in-company trainingen. Deze zijn geheel op maat gemaakt. Inhoud, omvang, aantal deelnemers, duur en werkvormen stemmen we af op uw vraag en wensen. Adviesvaardigheden 5 dagdelen:10 en 11 september 19 en 20 november Prijs: e 1.435,- (excl. overn/diner) Locatie: Kaap Doorn, Doorn De Adviseur met Impact 12 dagdelen:24, 25 en 26 september 22, 23 en 24 oktober Prijs: e 2.830,- (ecxl. overn/diner) Locatie: Kaap Doorn, Doorn Effectief Schrijven voor communicatiespecialisten 6 dagdelen: 18 sept, 2 en 16 oktober 4, 18 nov. en 2 december Prijs: e 1.230,- Locatie: Regardz, Amersfoort Interne Communicatie bij Veranderingen 8 dagdelen: 10 sept, 1 en 22 oktober coachingsgesprek: 12 november Prijs: e 1.625,- Locatie: Kaap Doorn, Doorn Leergang realiseren van dialoog en draagvlak ( 3 blokken van 2 dagen) 15 dagdelen: 2, 3 oktober, 6, 7, 27 en 28 nov Prijs: e 3.135,-(excl.overn/diner) Locatie: Hotel t Paviljoen, Rhenen Marketingcommunicatie voor non-profitorganisaties en overheidsorganisaties 5 dagdelen: 6 en 20 november Prijs: e 1.435,- Locatie: Kaap Doorn, Doorn Mediatraining 4 dagdelen: 14 en 21 oktober Prijs: e 1.465,- Locatie: De Wereldomroep, Hilversum Productie Redactie van Bedrijfsbladen 7 dagdelen: 7, 8 en 22 oktober Prijs: e 1.335,- (exl. overn/diner) Locatie: Kaap Doorn, Doorn Schrijven voor Internet en Intranet 2 dagdelen: 6 november Prijs: e 600, Locatie: CPS, Amersfoort Verrassende en Kansrijke Communicatiestrategieën Slim spelen op het Communicatiebord 10 dagdelen: 17, 18 sept, 8, 9 en 29 oktober Prijs: e 2.365,- (excl. overn/diner) Locatie: Kaap Doorn, Doorn Follow-up Leergang realiseren van dialoog en draagvlak 2 dagdelen: voorjaar 2009 Prijs: e 405,- Locatie: nader te bepalen Follow-up Effectief Schrijven 2 dagdelen: nader te bepalen Prijs: e 435,- Locatie:nader te bepalen Meer informatie: telefoonnummer (033) p a g i n a 5 Voor alle prijzen geldt een BTW 0% tarief. Prijswijzigingen voorbehouden.

6 Communicatieafdeling verbouwen 6 stappen naar een geïnspireerd en effectief communicatieteam Kon ik de tent maar een tijdje dichtgooien of woorden van soortgelijke strekking, hoor ik communicatiemanagers regelmatig verzuchten. Ze zien dat het anders moet en dat het bedrijf een ontwikkeling doormaakt waarop de communicatieafdeling moet aansluiten. Maar tegelijkertijd zien ze zichzelf geconfronteerd met een aantal dilemma s en spagaten die hun manoeuvreerruimte wel heel beperkt maken. Impasse Herken je het volgende scenario? Je winkel is nodig aan een verbouwing toe, maar ondertussen moet de verkoop wel doorgaan. Het assortiment moet flink worden aangepast. Dan kan het een echte speciaalzaak worden met een kwalitatief hoogwaardig aanbod. Het winkelpersoneel moet verkoopadviseur worden maar mist daarvoor nog de competenties. Een deel van uw mensen zit eigenlijk helemaal niet te wachten op een andere rol en voelt zich nogal onzeker over de toekomst. Ondertussen komt een deel van je vaste klanten nog steeds met p a g i n a 6

7 adviseren coachen trainen opleiden hetzelfde boodschappenlijstje. Ze hebben geen behoefte aan een ander assortiment of een verkoopadviseur. Een grote supermarkt die zich in de buurt heeft gevestigd, biedt dezelfde en nog veel meer diensten tegen een aantrekkelijke prijs. En het management is daar niet ongevoelig voor. Het management heeft trouwens ook nog zo zijn eigen wensenlijstje. Kortom: de druk op uw afdeling om het anders te doen neemt toe. U worstelt met een aantal vragen: - Welke toegevoegde waarde moet mijn afdeling leveren? - Hoe maak ik dat helder naar mijn klanten? - Hoe maak ik dit in de praktijk waar met mijn team? U heeft het gevoel met uw afdeling in een impasse te zitten. 6-Stappenaanpak Er is een snelle en goede uitweg uit deze impasse. In een 6-stappenaanpak hebben we inmiddels tal van communicatieteams kunnen helpen hun richting en inspiratie terug te vinden en zichzelf professioneel op de kaart te zetten. We beschrijven het proces hier in hoofdlijnen. Stap 1 Vooronderzoek We voeren enkele gesprekken met stakeholders (klanten), we analyseren bestaande beleidsstukken, voeren een Quick Scan uit op het bestaande communicatie-instrumentarium, praten met medewerkers van de communicatieafdeling en doen een schriftelijke intake bij alle communicatiemedewerkers. Opbrengst: een goed beeld van de uitgangssituatie. Een soort 0-meting. Stap 2 Waar staan we? Waar gaan we heen? In een workshop van een dag met het communicatieteam verkennen we het huidige takenpakket, de verwachtingen van de klanten, de ervaringen in het dagelijks werk. Wat doen we en doen we dat goed (Ist)? Maar we kijken ook vooruit. Wat zouden we eigenlijk moeten doen (Soll)? We schetsen nieuwe taken en perspectieven voor de afdeling en leggen een link met het strategisch beleid. Vervolgens leggen we de link tussen Ist en Soll. Doen we wel de goede dingen? Wat moeten we veranderen in ons werk? Wat doen we wel en wat niet (meer)? Opbrengst: een helder perspectief voor de afdeling. De basis voor een nieuwe koers en nieuwe rollen. Stap 3 Wat hebben we nodig om onze nieuwe rol waar te maken? Nu duidelijk is wat we zouden moeten doen (stap 2) speelt de vraag wat daarvoor nodig is. Het gaat daarbij om de vraag van capaciteit en competenties. Hoeveel capaciteit hebben we nodig om onze (nieuwe) taken uit te voeren? Hoe kunnen we die capaciteit het beste orga niseren (taken, functies, verantwoordelijkheden). Welke competenties hebben we nodig om die taken goed uit te voeren (kennis, ervaring, vaardigheden, professionele attitude, realiserend vermogen). In een workshop van een dag komen deze zaken aan de orde. Opbrengst: een uitgewerkt organisatie- en competentieplaatje van de communicatieafdeling. Stap 4 Wat hebben we al in huis op individueel niveau? Nu het organisatieplaatje en de benodigde competenties helder zijn speelt de vraag: wat hebben mijn mensen eigenlijk al in huis aan capaciteit en competenties. Van der Hilst heeft een methodiek ontwikkeld om een quick scan te maken van de competenties, de ambities en het ontwikkelingsvermogen van communicatieprofessionals. Dat gebeurt in een gesprek van ± 1 uur per persoon aan de hand van Van der Hillst CommPas (8 competentiegebieden). Opbrengst: per medewerker een schriftelijke rapportage. Die bevat een beschrijving van de kwaliteiten van de betrokken medewerker en een advies over nog te ontwikkelen competenties. Dit met het oog op een goede fit met het nieuwe organisatieplaatje. Stap 5 Professionaliseringsadvies voor de afdeling Op basis van de individuele gesprekken met de medewerkers maakt Van der Hilst een analyse van de huidige situatie afgezet tegen de gewenste situatie. Welke gewenste competenties zijn al aanwezig binnen de afdeling? Welke competenties kunnen ontwikkeld worden binnen het huidige team? Waar zitten witte vlekken die op een andere wijze ingevuld moeten worden (aantrekken nieuwe medewerkers)? Hoe kunnen de gewenste competenties ontwikkeld worden in de vorm van opleiding, training of coaching? Opbrengst: een concreet professionaliseringsadvies met desgewenst een financieel plaatje en een tijdlijn. Stap 6 Professionalisering In stap 6 maken we de feitelijke slag naar een competent communicatieteam. Van der Hilst ontwikkelt en verzorgt in nauwe samenspraak met de opdrachtgever maatprogramma s om de afdeling te professionaliseren. Dat kan zijn op inhoud (vakmatige bijscholing op B-, C- of D-niveau), vaardigheden (ambachtelijk, persoonlijk) of op professionele attitude (houding, gedrag, positie, persoonlijke effectiviteit). De vorm waarin die professionalisering wordt gegoten is geheel maatwerk. Het kan gaan om individuele scholings- of coachingstrajecten, maar ook om groepstrainingen, begeleide intervisie, workshops en dergelijke. Tijd, beschikbaar budget en scholingsbehoefte zijn de variabelen waarbinnen vrijwel altijd een maatoplossing mogelijk is. Opbrengst: goed toegeruste medewerkers. Optioneel: Stap 7: Ondersteuning bij de implementatie In principe heb je met stap 6 de belangrijkste fasen doorlopen naar een effectieve communicatieafdeling. Toch kunnen er in de praktijk nog knelpunten of aanvullende vragen zijn. Bijvoorbeeld: Hoe krijgen we de organisatie (management, interne klanten) mee in dit proces? Of hoe vul ik de witte plekken in binnen mijn team? Hoe maken we de transitie in ons werk van Ist naar Soll? Hoe voorkomen we dat we ontevreden klanten krijgen als we anders gaan werken? Uiteindelijk is jouw en ons doel: effectieve communicatie voor de organisatie en een communicatieafdeling die de goede dingen doet en de dingen goed doet. We denken mee, ontwikkelen, organiseren, klankborden, werven, toetsen en nemen desgewenst dingen uit uw handen. Ook hier geldt: u bepaalt de ondersteuning binnen de beschikbare randvoorwaarden. Een onsje minder..? Zit ik nu gelijk vast aan een heel traject van 6 of 7 stappen? Nee. Hier zijn de stappen geschetst die in de praktijk blijken te werken als een team vanuit een impasse in een nieuwe rol moet groeien. Maar dat neemt niet weg dat u met bijvoorbeeld stap 1 (analyse) en 2 (visie) ook al een hele slag kunt maken. Het wordt helder waar het nu wringt en waar u naar toe wilt. De stappen daarna kunt u ook in eigen beheer uitvoeren. Of misschien wilt u een beeld van de huidige kwaliteiten, ambities en het ontwikkelingspotentieel van uw mensen. In dat geval volstaat alleen stap 4 (professionaliseringsgesprekken). Maar u kunt ook direct bij ons aankloppen voor ondersteuning in een transitieproces (stap 7). Een onsje minder kan dus ook. En smaakt het, dan koopt u gewoon een onsje bij. Want ook bij ons is de winkel open terwijl we permanent aan het verbouwen zijn. Tjalling Damming p a g i n a 7

8 V e r n i e u w d e c o m m u n i c a t i e a f d e l i n g w e r k t a a n p r o f i l e r i n g e n p r o f e s s i o n a l i s e r i n g Van een relatief uitvoerende afdeling naar een klantgerichte en adviserend expertise centrum, dat was de kern van het reorganisatieplan van Van der Hilst Communicatie voor de communicatieafdeling van de Technische Universiteit Eindhoven. Iedereen vond het tijd dat we de communicatie anders gingen aanpakken. zegt Brigitte Rijshouwer, directeur van het Communicatie Expertise Centrum. Sommige communicatiemedewerkers zaten bij de corporate afdeling en andere bij de verschillende faculteiten; er was een scheiding tussen beleid en uitvoering. Dat werkte niet. Van der Hilst Communicatie maakte een nieuwe structuur voor de afdeling. Een frontoffice met accountmanagers die de verschillende faculteiten pro actief adviseren en een backoffice met experts voor specialistische ondersteuning en productie van communicatiemiddelen. In de backoffice zit ook de afdeling specialistische diensten met experts op het gebied van marketing, interne communicatie en onderzoek. Van oud naar nieuw Rijshouwer beseft dat het een grote stap is om van de oude naar de nieuwe situatie te veranderen. Er is een flinke cultuurverandering voor nodig om naar de nieuwe structuur en functies te groeien. We moeten anders gaan denken, anders met communicatie omgaan en klantgericht werken. De accountmanagers moeten nu pro actief op zoek gaan naar de achterliggende communicatieproblemen van de faculteiten en daarover hun advies geven en vragen uitzetten bij de backoffice. De afdeling wil verder professionaliseren, maar tegelijkertijd moet de winkel wel open blijven. Om de continuïteit te behouden geeft interimmer David van Dongen, Senior Adviseur bij Van der Hilst, leiding aan de afdeling Specialistische Diensten. Hij vormt het nieuwe team, helpt de medewerkers hun Innovatie én communicatie bij de TU/e De Technische Universiteit Eindhoven, Where innovation starts. Een organisatie waar veel meer gebeurt dan we denken, klaar om zich sterker te profileren naar de buitenwereld. Daar zit een vernieuwde en sterke communicatieafdeling achter. Van der Hilst gaf daarvoor de eerste aanzet, het Communicatie Expertise Centrum van de TU werkt hard aan de verdere ontwikkeling ervan. individuele competenties te ontwikkelen en is de inhoudelijke sparringpartner. De juiste mensen de juiste dingen laten doen Van der Hilst Communicatie heeft, bij de invulling van de afdeling, gekeken naar de mensen die de functies moeten vervullen. Daarvoor zijn communicatieassessments afgenomen. Door assessments wordt duidelijk welke competenties er nodig zijn voor welke functies en welke personen daarvoor het meest geschikt zijn. Rijshouwer is blij met deze menselijke aanpak: De kracht van Van der Hilst is dat ze de juiste mensen toetsen op de juiste competenties zodat ze de juiste dingen kunnen doen. Wie past het best op welke functie en wat zijn de taken en verantwoordelijkheden. Zo kregen we een heel concreet advies. TU/e communicatiever maken Maar niet alleen het Communicatie Expertise Centrum moet een cultuurverandering ondergaan. De hele TU/e moet leren werken met de nieuwe structuur. Rijshouwer ziet het als een veranderproces voor de hele organisatie: Van der Hilst heeft de randvoorwaarden geschapen om de TU/e communicatiever te maken. Wij gaan dat nu zelf verder uitvoeren. Nu de juiste mensen aanwezig zijn, is het tijd om een corporate communicatieplan op te stellen. Hierin wordt extra aandacht besteed aan het communicatiever maken van de hele organisatie. Ook wordt er voor elke faculteit een communicatiebeleidsplan opgesteld. Communiceren is vooral een kwestie van je ogen en oren goed open houden om te ontdekken wat je doelgroep wil. Dit is niet iets wat het Communicatie Expertise Centrum alleen doet, alle faculteiten moeten zelf communiceren. Ze mogen laten zien hoe trots en enthousiast ze zijn over onze universiteit. Wij helpen ze daarbij. p r o d u c t e n Adviseren Onze adviseurs kunnen je helpen met: Visieontwikkeling Effectieve communicatie start met een heldere visie. Van der Hilst kijkt wat in de organisatie speelt, onderzoekt wat de buitenwereld verwacht en helpt je tot een visie te komen. Met - waar nodig - (markt)onderzoek, visieworkshops, managementsessies en interne bijeenkomsten. Relatie en reputatie Een goede reputatie komt tot stand door eraan te werken. Door de kernopgave van de organisatie tot op de werkvloer tastbaar te maken. Van der Hilst heeft een methodiek ontwikkeld die dat mogelijk maakt. Met visieworkshops, invoeringstrajecten en parallelle communicatie. Organisatie van de communicatie Van der Hilst weet communicatie in de organisatie te verankeren. Met respect voor alle partijen. Door inventarisaties van wensen en middelen, afdelingscans en ontwikkelingsassessments komen wij tot een concreet voorstel voor de organisatie van uw communicatie. Uitvoering Van der Hilst helpt bij het omzetten van beleid in praktijk. Met interim- of veranderingsmanagers. Maar ook met specialistische tekstschrijvers, bladmanagers en organisatoren die oog hebben voor het ambacht en de realiteit van deadlines en budgetten. Tijdelijk ondersteuning Heb je tijdelijk een capaciteitsprobleem? Bij Van der Hilst kan je terecht voor ondersteuning op de werkplek. Dat kunnen wij met onze eigen medewerkers en adviseurs. Daarnaast beschikken wij over een groot netwerk van ervaren en deskundige freelancers. Kort en snel Professional Support Wil je je kort en snel laten bijstaan bij een praktisch vraagstuk? En mis je in je directe omgeving daarvoor een professioneel klankbord? Dan is professional support wellicht iets voor jou. Kort en inhoudelijk en vooral gericht op concrete problemen. Meer informatie: telefoonnummer (033) p a g i n a 8

9 Groeien met een coach Een communicatieadviseur belt me op. Ze vertelt me dat ze graag met iemand van gedachten wil wisselen over de aanpak van communicatiebeleid op haar afdeling. De directie heeft haar gevraagd een strategisch communicatieplan te schrijven, maar ze weet niet goed waar ze moet beginnen. Als ik even doorvraag blijkt er een vraag achter de vraag te zitten: Hoe zorg ik ervoor dat ik in gesprekken met mijn directeur blijf doorvragen wat hij precies bedoelt, in plaats van met een half verhaal zijn kamer weer te verlaten? p r o d u c t e n Van der Hilst Communicatie biedt verschillende producten op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Professionaliseringsgesprek Inzicht krijgen in jouw ambitie en ontwikkelingsmogelijkheden in het communicatievak aan de hand van een diepte-interview en ons CommPas -model. CommPas geeft een beeld van competenties, niet alleen van individuele professionals, maar ook van een afdeling. Assessment Optimaliseer je communicatieafdeling op team- en individueel niveau. We toetsen vakinhoud, adviesvaardigheden en functiegerelateerde competenties voor ontwikkelen selectieassessments. Coaching van communicatieprofessionals Een ervaren coach als klankbord voor het bespreken van vraagstukken rondom communicatie en persoonlijke groei. Een sparring partner en spiegel om van tijd tot tijd bewust te worden van jezelf. Professional Support Een second opinion. De blik van een buitenstaander. De deskundigheid van een ervaren professional. Laat je concepten, plannen of middelen toetsen door een adviseur van Van der Hilst. Deze vraag raakt de persoon in haar dagelijkse werkzaamheden. Coaching kan dan een goede oplossing zijn om te kijken hoe ze haar gedrag kan aanpassen om effectiever te worden in de omgang met haar leidinggevende. Coaching is een doelgerichte methode van begeleiding van het leren (of begeleidend leren) van individuen. Van der Hilst Communicatie biedt een traject van gemiddeld zes gesprekken aan. Een gesprek duurt circa anderhalf uur en vindt plaats op ons kantoor in Amersfoort of bij de klant op kantoor. Elk coachingstraject begint met een helder omschreven leerdoel van de coachee, waarna deze samen met de coach kijkt naar de aanpak die voor hem of haar het beste werkt. De coach begeleidt het proces, creëert een passende leeromgeving en bewaakt de voortgang. De rest is aan de coachee zelf. Is elke vraag op te lossen met coaching? Nee, niet altijd. Daarom proberen we binnen Van der Hilst vragen van communicatieprofessionals zo goed mogelijk te beantwoorden met maatwerk. Als de adviseur had gevraagd: Wil of kan ik wel strategische beleidsplannen schrijven? dan zou een professionaliseringsgesprek meer passend zijn. In zo n gesprek van circa twee uur hanteren we ons CommPas -model om te zien waar iemand staat en naar toe wil binnen het vakgebied. Het kan ook zijn dat de communicatieadviseur meer zelfvertrouwen zou krijgen als ze haar theoretische kennis zou bijspijkeren. Onze communicatieopleidingen op B-, C- of D-niveau kunnen daarbij helpen. Wil ze liever op korte termijn haar adviesvaardigheden verder ontwikkelen? Dan biedt Van der Hilst Communicatie een paar keer per jaar de trainingen Interne Communicatie bij Veranderingen, Adviesvaardigheden en De Adviseur met Impact aan. Heb je ook een vraag die jouw groei binnen het vakgebied communicatie raakt? Bel ons dan voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij kunnen je helpen vooruit te komen. En daarbij kan coaching ook een mooi cadeau voor jezelf zijn. Meer informatie? Bel Annett Keizer, (033) of keizer@hilst.nl. Intervisie Een gestructureerde manier om met collega s te leren van vragen en problemen uit de praktijk. Begeleid door een ervaren adviseur van Van der Hilst Communicatie. Ben je benieuwd hoe Van der Hilst de professionaliteit van jouw communicatie kan helpen verbeteren? Kijk dan op voor meer informatie of bel met een van onze adviseurs voor een vrijblijvend advies: (033) p a g i n a 9

10 Opheffen die communicatieafdeling! (?) Vaak wordt de communicatieafdeling als onnodig gezien. De organisatie moet zelf leren communiceren. We vragen twee professionals uit het communicatievak hun mening hierover: Jan Christiaan van Hellendoorn, Hoofd in- en externe communicatie Albert Heijn NIET opheffen die communicatieafdeling. In organisaties wordt de bijdrage van een communicatieafdeling soms onderschat. Dat kan leiden tot de idee dat een organisatie ook zonder die afdeling kan. Het is daarom van belang dat communicatieprofessionals zichtbaar maken wat hun bijdrage is aan de doelstellingen van de organisatie, als het enigszins kan kwantitatief meer zeker kwalitatief. Ook het evalueren van communicatie-activiteiten leidt vaak tot het inzicht binnen organisaties wat de waarde is (geweest) van de bijdrage van een professionele afdeling communicatie. Organisaties zijn het meest gediend met de adviserende en regisserende rol van een communicatieafdeling maar ook in de uitvoering van overeengekomen communicatie-activiteiten kan een communicatieafdeling binnen de organisatie het verschil maken. Rijk van Ark, Directeur Communicatie Bestuursdienst Gemeente Amsterdam Geen onzin doen! Bij veel dingen die we in organisaties en bedrijven doen, neem communicatie, is een gezonde vraag of ze nodig en nuttig zijn. In het verlengde daarvan liggen vragen als creëer ik niet zelf een behoefte, geef ik geen antwoorden op ongestelde vragen of Moet ik de organisatie niet zelf leren communiceren en dan wegwezen en de ultieme vraag die de andere samenvat: Doe ik geen onzin. Wat blijft over na deze kritische zelfbeschouwing? Twee dingen: 1. De meer strategische kant: Wat organisaties van nature neigen te laten liggen in de bredere belangenafweging. Namelijk hoe producten of beleid door de beoogde buiten- of binnenwereld worden gezien, en in welke mate dat het bedoelde effect belemmert, en of en hoe we dat willen, mogen en kunnen beïnvloeden. Een niet-communicatiespecialist kan een heel eind komen, maar het blijft een vak dat vraagt om professionals met voldoende theoretische en praktische kennis en ervaring. 2. De ambachtelijke kant: zoals oude en nieuwe media effectief inzetten, toegankelijk kunnen vormgeven, verwoorden en schrijven, excellent organiseren, de pers goed bedienen, krachtenvelden goed kunnen beoordelen en daarop reageren. En tenslotte: strategie en ambacht niet uit elkaar trekken maar verbinden. Deze functies verspreiden over de organisatie leidt tot mist. Dat rechtvaardigt een eigen strategische plek voor communicatie boven in de organisatie, en ontdaan van alle onzin! Geslaagd! Assistent Communicatiemedewerker/ Petra Angelone-van Arnhem Stowa Evelien van Beveren SABIC Innovative Plastics Ellen van der Burg- Romijn BV Recreatiemaatschappij Rivierengebied Josette Custers-Borra RACM Francina Eijkelenboom Ministerie van Defensie Ellen Elzinga-Kor Politie Drenthe Margo Heddema-de Vries Ineke Holkenborg Gemeente Winterswijk Anja Houben-Habets Provincie Limburg Conny Jansen Stichting Groenhuysen Simone Kastelein Universiteit Utrecht Natascha Kleyn-Sterks Huis & Erf Thea de Langh- Meints Provincie Drenthe Renske Massier Regio IJssel Vecht Hedwig Meesters SABIC Innovative Plastics Patricia van der Nat-Deenekamp Belastingdienst CICT Angela Panchoe Inspectie voor de Gezondheidszorg Dithje Patje- Romijn Belastingdienst CICT Cornelie von Schmidt auf Altenstadt Lies Schmidt- Punt Belastingdienst / CPP Brenda Smit Belastingdienst CICT Maggie Smith- van Dun KLPD dienst Waterpolitie Letty Spieker RACM Opleiding Communicatiemedewerker Doreen Arnoldus Universiteit Leiden Faculteit der Letteren Erny Baars Akzo Nobel Chris Bernasco Reader s Digest Onderstaande cursisten hebben in het voorjaar van 2008 hun opleiding succesvol afgerond. Van harte! Helen Bouwmeester Gemeente Zaanstad Jeannine Christiaansen Provincie Zeeland Indra van Deemter Hogeschool Utrecht Dees Derks Zorgverzekeraar VGZ Simone Dorreboom Van der Hilst Communicatie Liesbeth Draaijer Woningstichting Eigen Haard Dinanda Fidder Ine Frencken WSD Astrid de la Fuente Utrechts Conservatorium, Hogeschool voor de kunsten Utrecht Laura van Gorp BCOU Asma Gribi Stadsdeel De Baarsjes Anja van Grinsven KLPD- Bureau Communicatie Peter Grotens Ministerie van Defensie, Landmacht Sylvia van Halderen RWS Dienst Weg- en Waterbouwkunde Guido Hallie GlaxoSmithKline Consumer Healthcare b.v. Karen Halmingh Waterschap Velt en Vecht Evert Haverkamp Jose Haverkort Gemeente Dordrecht Amba Helder Gemeente Leiden, afdeling Milieu en Beheer Henriet van Heusden Regio IJssel-Vecht Renate Heuvelman Belastingdienst Kim Hiddink Staatsbosbeheer Agnes Honings- Timmermans Rabobank Altena Gerda Huitema TNO Mary Kemper Kindercentrum t Kempske Bert Kleiboer Agrifirm b.v. Marie-Jose Korenromp Interpolis N.V. Estella Kuppens GGD Zuid-Limburg Sylvie de Leeuw Gemeente Tilburg Ciska van der Lugt Van der Horst Bouwgroep Renee Nitters Vereniging Natuurmonumenten Maureen Ovink WonenCentraal Joyce Parag Raad voor Verkeer & Waterstaat Bianca van Putten Belastingdienst CICT Joke van der Schaaf Gemeente Veenendaal Annemarie Schipper- de Boer N.V. EPZ Diana Schrik Jeroen Bosch Ziekenhuis Claudia Sedney Rabobank Noord Gooiland Petra Timmer SPD Amstel en Zaan Suheyla Tunc Provincie Gelderland Annelies van Unen Nedtrain Maud Veldkamp UWV Rowitha Volten Universiteit Utrecht Frederique de Vries Vts Politie Nederland Nicole van Wetten Stichting Health Base Stefan Wigger KWF Kankerbestrijding Opleiding Senior Communicatiemedewerker Marlies Anthonisse PGGM Susan van Benten Lian Berenpas Politie Rotterdam-Rijnmond, RRD Martine Beuken Waternet Marente Brouwer Rijkswaterstaat Sabine Duinstra Rijkswaterstaat Jeanine Elders Politie Gooi en Vechtstreek Hannie de Groot Woningstichting HhvL Joost Maltha Philips Applied Technologies Suzanne Monster Politie Rotterdam-Rijnmond Marloes Neeskens Waterschap Regge & Dinkel Marjolijn van der Stel CDA Partijbureau Silvia Vazquez Belon Nuon, Nuon ICT Katrien Westendorp SenterNovem p a g i n a 1 0

11 D e m e e r w a a r d e v a n d e r e f l e c t i e v e r o l v a n d e c o m m u n i c a t i e s p e c i a l i s t Ik zie, ik zie wat jij niet ziet Het vergroten van het communicatief vermogen van organisaties. Een thema dat geregeld opduikt in beleidsplannen of vakliteratuur en waar je geen nee tegen kunt zeggen. Als communicatiespecialist al helemaal niet. Het is makkelijk gezegd, geschreven of zelfs gepredikt. Maar wat bedoelen we met het communicatief vermogen? En welke rol speelt de communicatiespecialist? Communicatie als mentaliteit Het communicatief vermogen van een organisatie wordt bepaald door de heersende mentaliteit van die organisatie en de mensen die er werken. Communicatie als mentaliteit gaat over het bewustzijn dat we als mens en dus als organisatie afhankelijk zijn van elkaar en van anderen buiten de organisatie. We moeten met elkaar communiceren om verbinding tot stand te brengen en te onderhouden. Dat vraagt om de wil en het vermogen zich in de ander te verplaatsen, te weten hoe zijn of haar rugzakje eruit ziet. Hoe zien anderen onze organisatie, ons beleid, onze producten en diensten? Dat klinkt simpel, maar blijkt in de praktijk erg moeilijk te zijn. Dat komt vooral omdat beleidsmakers, bestuurders en managers (en zij niet alleen) zichzelf als de norm nemen, in de theorie aangeduid met het begrip zelfreferentialiteit. Het betekent simpel gezegd: wat ik zeg is juist, de manier waarop ik een probleem aanpak is de juiste aanpak, wat ik belangrijk vind is voor iedereen belangrijk, enzovoorts. En vervolgens is het aan de communicatiespecialist deze overtuigingen te verkopen. De wereld is zo groot, als de wereld die je kent Als je dagelijks bezig bent met het realiseren van beleidsdoelen uit een regeerakkoord. Of als je dagelijks wordt belaagd door oppositie of pers. Als collega s en vrienden je voortdurend complimenteren of als je door je vijanden wordt afgerekend op de resultaten van dat werk, dan wordt dat de wereld waarin je leeft, waarin je denkt en handelt. Het wordt steeds moeilijker je voor te stellen dat er andere lees verder op pagina 12 Ik durf de afdeling communicatie op te heffen ;-) Soms loop je in een boekwinkel tegen een boek aan waarvan je denkt: dit boek wil ik lezen, al was het alleen maar vanwege de titel. Wie durft... de afdeling communicatie op te heffen?, van Birgitta van Loon vind ik zo n boek. De logica die erin schuil gaat is een open deur van het eerste uur. De schrijfster slaat de spijker op z n kop. Wanneer je op de deur van een kamer het bordje afdeling communicatie hangt creëer je eigenlijk al het probleem. Je wekt hiermee de suggestie alsof alleen de mensen in die kamer gaan over de communicatie. En dat is natuurlijk niet zo. Haal het bord van de deur en laat de mensen uit deze ruimte een plek zoeken direct naast de managers van het bedrijf. Maak communicatie ieders pakkie an, schrijft Van Loon. Manager als linking-pin Het zijn de leiders in de organisatie die de verbinding maken met de medewerkers. De manager als linking-pin. Het gelijknamige model bewijst goede diensten in organisaties is mijn ervaring. Kunnen de leiders dit nog niet zo goed? Train ze, haal een acteur in huis en ga oefenen in bijvoorbeeld effectief feedback geven en luisteren. Roep de secretaresses bij elkaar en leer ze nieuwsbrieven maken. Pimp een zitje Oh ja, wat doen we met de oude ruimte van de afdeling communicatie. Ook hier geeft de schrijfster een zeer goede raad. Pimp de ruimte om in een zitje, met communicatieboeken en tijdschriften. Rust de ruimte uit met de laatste hightech op het gebied van computers en andere verbindingsmiddelen zoals touchscreens, digitaal papier en andere narrowcasting equipment. De afdeling communicatie nieuwe stijl is een soort verbindingshangplek van ikeameubelen met lekkere koffie. Een workshopfloor waar de woorden: communicatie, emotie, verbinding, leiderschap en creativiteit de boven toon voeren. Senior beeldhouwer In het hoofdstuk over inzet van creativiteit citeert Van Loon Michelangelo: Het beeld zit al in het marmer, ik hoef het er alleen maar uit te halen. Deze metafoor valt door te trekken naar je rol als verbindingsadviseur. In elke manager of leidinggevende zit een geweldige communicator, je hoeft het er alleen maar uit te halen. Na het lezen van dit boek weet ik het, ik verlaat de kamer van de communicatieafdeling. Ik nestel mij in de directe omgeving van de manager. Ik laat nieuwe visitekaartjes maken en verander mijn functienaam van senior communicatieadviseur in senior beeldhouwer! Wouter van Halen p a g i n a 1 1

12 vervolg van pagina 11 werelden bestaan. Werelden waarin mensen leven die volstrekt onverschillig tegenover jouw doelen, opvattingen of ambities kunnen staan. Of er andere betekenissen aan verlenen. En hoe je ze ook probeert te informeren of te overtuigen, de boodschap komt niet over. Ze leven in een andere wereld, spreken en verstaan een andere taal. Kijk maar eens naar het vragenuurtje in de Tweede Kamer. Zodra de camera s draaien verdringen de kamerleden zich voor de microfoon. Het is soms koddig om te zien. Het is een wereld in zichzelf, die alleen betekenis heeft voor degene die er in leven: de politici, de ambtenaren, de parlementaire pers. Dit verschijnsel geldt niet alleen voor de wereld van een politicus, hier als voorbeeld gebruikt. Het geldt ook voor de voorzitter van een stadsdeelraad. Of voor de directeur van een koekjesfabriek. Voor de CEO van een multinational, die zich moeilijk kan voorstellen dat niet iedereen zich even betrokken voelt bij het beleid dat hij net heeft uitgestippeld. Die zich niet kan voorstellen dat mensen om heel verschillende redenen bij zijn organisatie werken. Zo kwam ik als adviseur eens bij een fietsenfabriek, waar een man niets anders deed dan spaken in een wiel steken. Ik vroeg die man of hij het niet vreselijk vond de hele dag die stomme spaken in zo n wiel te steken. De man keek me verbaasd aan en zei: kijk, ik ben filosoof. Ik vind dit werk prettig omdat ik zo alle tijd heb om na te denken. Zo n man moet je niet lastigvallen met nieuw beleid. Je moet hem niet willen overtuigen van de noodzaak van variabilisatie van de vaste kosten als remedie tegen de prijsdruk vanuit de markt, zoals ik laatst eens een bevlogen manager vanaf de zeepkist hoorde verkondigen. En wat doet Van der Hilst? Van der Hilst werkt al een aantal jaren aan het uitdiepen en ontwikkelen van de rol van de communicatieprofessional in het communicatiever maken van organisaties. We gaan daarbij verder dan methodieken om echt verbinding te maken met relevante groepen en zicht te krijgen op wat hen bezig houdt. Het gaat er ook om deze inzichten te vertalen in je adviesrol. Hoe kun je werkelijk toegevoegde waarde bieden aan je interne klanten, aan het management. Want daar ligt tenslotte de sleutel voor de communicatieve organisatie. Wat betekent dat voor je rol, je positie, je optreden, je vaardigheden en je professionele attitude? En last but not least: hoe vertaal je dit in communicatiebeleid en communicatieactie? Geconstrueerde werelden De wereld waarin mensen dagelijks werken wordt soms een wereld in zichzelf. We construeren een werkelijkheid die alleen in ons hoofd bestaat. Het bepaalt ons denken, ons handelen, onze manier van waarnemen, onze werkelijkheid. Zo kwam een vriendin haar paspoort ophalen bij het stadhuis van de gemeente waar zij woont. Haar gegevens werden ingetoetst en de ambtenaar keek vervolgens naar het beeldscherm voor hem. Toen schudde hij mistroostig zijn hoofd en zei: ik kan u geen nieuw paspoort geven, want u bestaat niet. Mijn vriendin keek de man verbijsterd aan. Ik besta niet???, stamelde ze. De ambtenaar keek nog een keer. Niet naar mijn vriendin, maar naar het scherm voor hem. Volgens de computer niet, sorry. Het zijn voorbeelden van hoe mensen gevangen zitten in een wereld die alleen bestaat voor henzelf. Een wereld die geconstrueerd is. We doen dat deels onbewust, omdat we in de hectiek van alledag geen tijd hebben om te reflecteren op ons eigen gedrag, op onze waarnemingen. En we doen dat deels bewust, omdat we onder druk van het moeten presteren, voorbijgaan aan de enorme diversiteit aan betekenissen en opvattingen van talloze groepen mensen waar we direct of indirect mee te maken hebben. In ons streven naar beheersing reduceren we complexiteit en proberen meervoudige vraagstukken aan te pakken met enkelvoudige, veelal instrumentele oplossingen. De reflectieve rol van de communicatiespecialist Het vakgebied hunkert naar een meer procesmatige rol, een meer interactieve invulling van onze adviesrol. Het is evenwel een rol die pas waarde krijgt als we onze opdrachtgevers helpen te reflecteren op wat er om hem of haar heen gebeurt. Binnen en buiten de organisatie. Het vraagt van de communicatiespecialist om een open blik zodat we herkennen wat anderen bezighoudt. Zodat we de valkuilen van onze bestuurders of managers herkennen en hen zo helpen nieuwe invalshoeken of oplossingen te vinden. Het betekent dat wij, communicatiespecialisten, ons los moeten maken van de organisatie waar we werken. Dat we achter ons bureau vandaan moeten. Dat we ons zo objectief mogelijk verdiepen in wat de groepen mensen met wie we relaties onderhouden of willen onderhouden bezig houdt. We moeten ze opzoeken. Goed kijken naar wat hen beweegt. Met ze praten, dat vooral. En uiteraard, goed naar ze luisteren. Pas dan zijn we in staat onze adviesrol goed in te vullen en kunnen we een wezenlijke bijdrage leveren het communicatief vermogen van onze organisatie te vergroten. Guus Kok Softwareweg BP Amersfoort telefoon (033) fax (033) info@hilst.nl website p a g i n a 1 2