VERLONEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 VERLONEN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Introductie... 4 Wat is verlonen?... 5 Overzicht verkrijgen... 6 Verloningsrapportage uitvoeren... 7 Vakantie- en compensatiesaldo...11 Onderdelen op het compensatiescherm...12 Vakantiepotjes en compensatiesaldo inrichten: belangrijke algemene informatie16 PLB uren inrichten Het instellen van een automatische uitbetaling van compensatiesaldo per medewerker Vakantie- en PLB potjes inrichten...29 Vakantiepotjes aanmaken en bewerken...32 Handmatig startwaarde vakantiepotjes invoeren...36 Berekening van het compensatiesaldo bij wijziging van een contract...39 Wat is het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof?...40 Uitbetaling van het compensatiesaldo via beaufortexport (DPIA 100)...41 Niet overal is de regel 'overgebleven vakantiesaldo: [jaar]' te zien, hoe kan dit?...42 Uurloon van een medewerker vastleggen...43 Uitleg over het Levensfasebudget (LFB)...46 Uitleg over de weekurensystematiek en jaarurensystematiek...50 Journaliseren (boekhoudpakket)...52 Exact-, Bomas en Twinfield boekhouding...53 AFAS...60 Export: AFAS verloning Instellingen verloning en CAO...66

3 Uitleg CAO's Standaard CAO instellen CAO aan de medewerker koppelen...80 Feestdagen aanmaken en instellen...82 Jaarurensystematiek of weekurensystematiek per CAO instellen...84 Startdatum nieuwe bereikbaarheidsdienstberekening...86

4 Introductie Pagina 4 / 86

5 Wat is verlonen? Verlonen is de processtap waarbij de verloning met de medewerkers geregeld wordt. Via diverse exportprofielen is het mogelijk om gegevens uit Ons te exporteren naar uw boekhoud / verloningspakket. Pagina 5 / 86

6 Overzicht verkrijgen Pagina 6 / 86

7 Verloningsrapportage uitvoeren Navigeren Ga naar Rapporten --> Medewerker --> Verloningsrapportage (onder medewerker productie) Gegevens invoeren Het maken van de rapportage kan zeer uitgebreid. Omdat echter vaak slechts een beperkte hoeveelheid informatie benodigd is kan hierop gefilterd worden. Belangrijk daarbij is om altijd een uursoortgebaseerd filter te gebruiken. De optie "Inclusief niet verloonde cliënttijd" behoeft verduidelijking: Indien in het weekkaartprofiel de optie "splits cliënttijd en werktijd" is ingeschakeld, zal, bij uitschakeling van deze optie alleen de werktijd in de rapportage getoond worden. Indien deze optie is ingeschakeld, zal ook niet verloonde (cliënttijd) in de rapportage getoond worden. Pagina 7 / 86

8 Voer de gegevens in waarop de rapportage op van toepassing moet zijn. Voortgang Afhankelijk van de omvang duurt het maken van de rapportage enige tijd. U kunt in de tussentijd de applicatie gewoon blijven gebruiken en later terugkeren. Bestand opslaan of openen Wanneer de rapportage voltooid is verschijnt een pop-up. U kunt hierin aangeven de rapportage te openen of op te slaan. Pagina 8 / 86

9 Voltooid In het Excel-bestand zijn per medewerker alle details te zien, zoals gewerkte uren, gewerkte dagen, en kilometers. Inhoud van de verloningsrapportage Medewerkergegevens Medewerker: Naam van de medewerker. MedewerkerId: Identificatienummer van de medewerker. Team: Het team waar de medewerker onderdeel van uitmaakt. Deskundigheidsniveau: Het deskundigheidsniveau van de medewerker. Uit dienst: De datum waarop de medewerker uit dienst is gegaan (indien van toepassing). Directe en indirecte uren 1003 (uren): Het aantal uren dat is geboekt op deze code (ingesteld via het filter) (uren): Het aantal uren dat is geboekt op deze code (ingesteld via het filter). ORT 38% (uren): Het aantal uren waarover de medewerker recht heeft op 38% ORT berekening. Dit zijn dus niet de werkelijke ORT uren. Die moeten nog berekend worden. ORT 60% (uren): Het aantal uren waarover de medewerker recht heeft op 60% ORT berekening. Dit zijn dus niet de werkelijke ORT uren. Die moeten nog berekend worden. Verdeling dagen De medewerker boekt in in een periode op verschillende dagen. In het voorbeeld heeft de medewerker op 19 dagen uren geboekt. Een dag wordt gekenmerkt als dagen gewerkt, vakantiedagen of ziektedagen. Een dag is gekenmerkt als dag gewerkt, Pagina 9 / 86

10 vakantiedag of als ziektedag. Indien een medewerker een dag zowel gewerkt heeft als vakantie heeft opgenomen, dan wordt dit in deze rapportage beschouwd als een vakantiedag en niet als werkdag. De optelsom van de verschillende dagen is dus het aantal dagen waarop de medewerker uren heeft geboekt. Dagen gewerkt (dagen): Het aantal dagen waarop een medewerker gewerkt heeft. Vakantiedagen (dagen): Het aantal dagen waarop een medewerker vakantie heeft opgenomen. Ziektedagen (dagen): Het aantal dagen waarop de medewerker ziekteverzuim heeft geboekt. Pagina 10 / 86

11 Vakantie- en compensatiesaldo Pagina 11 / 86

12 Onderdelen op het compensatiescherm Op het compensatiescherm bij de medewerker kunnen diverse gegevens geraadpleegd worden. De functionaliteit van de blauwe linkjes 'Corrigeren' en 'Uitbetalen' staat uitgelegd in een aparte handleiding. Daarnaast is er een overzicht te zien van diverse gegevens. Sommige gegevens zijn worden altijd weergegeven. Andere gegevens zijn alleen zichtbaar als de bijbehorende functionaliteit hiervoor is ingeschakeld. Altijd weergegeven worden: 1. Huidig saldo: hier is het totale compensatiesaldo te vinden dat berekend is tot en met de datum die staat achter 'Berekend op'. 2. Berekend op: hier staat wanneer het totale saldo berekend is. Bij een medewerker die een contract heeft met een variabel gedeelte, verschijnen ook de volgende gegevens in beeld: 1. maand: dit betreft de maand waarover de saldi op grond van de automatische uitbetaling uitbetaald zullen worden. 2. contract: het aantal op grond van het contract totaal te werken uren binnen de genoemde maand (bij min-max contract zal het eerste getal de minimaal te werken uren weergeven en het tweede getal het maximaal te werken uren volgens contract). 3. gewerkt: het totaal aantal gewerkte uren in de genoemde maand. Pagina 12 / 86

13 4. boven min: de uren die in de genoemde maand gemaakt zijn bovenop het minimum aantal uren bij een min-max contract. Deze informatie is relevant als de optie ' Bereken compensatie boven het minimum van het contract' ingesteld staat. 5. tussen min en max: de uren die in de genoemde maand gemaakt zijn tussen het minimum en het maximum aantal uren bij een min-max contract. 6. saldo eind van maand: het saldo dat aan het einde van de eerstvolgende uitbetalingsmaand geldig is. 7. volgende uitbetaling: het saldo dat bij de eerstvolgende uitbetaling uitbetaald wordt. 8. huidig saldo na uitbetaling: het saldo dat blijft staan nadat de eerstvolgende uitbetaling heeft plaatsgevonden. Daarnaast zijn er nog diverse kopjes te zien met daaronder gegevens. 1. Ingangsdatum: de datum vanaf wanneer de uren en het saldo geldig zijn. 2. Uren: het aantal compensatie-uren berekend over de desbetreffende periode. 3. Saldo: het totale saldo op het moment vanaf de ingangsdatum, berekend door de meest recente uren op te tellen bij de eerder berekende uren. 4. Reden: de aanleiding waardoor de uren en het nieuwe saldo tot stand gekomen zijn. De regel onder 'Reden' kan via het uitklapicoontje verder uitgeklapt worden om specifieke informatie over de aangemaakte saldoregel naar voren te brengen (zie de volgende stappen). Door nogmaals op hetzelfde driehoekje te klikken, klapt het scherm weer dicht en verschijnt het overzicht met alle saldoregels weer. Uitklappen regel onder 'Reden': informatie per component Pagina 13 / 86

14 De regel onder 'Reden' kan via het driehoekje uitgeklapt en ook weer ingeklapt worden (alleen regels vanaf begin 2016 kunnen uitgeklapt worden). Na het uitklappen verschijnt aanvullende informatie over het aangemaakte compensatiesaldo: op welke dag en op welk tijdstip de berekening is gedaan het aantal uren dat er volgens het contract gewerkt moet worden (Contract). Deze contracturen staan altijd in de min, omdat deze uren opgevuld moeten worden met werkuren om uiteindelijk tot een compensatiesaldo te kunnen komen. De minuren bij 'Contract' vormen het startpunt voor een optelling van werkuren, die verdeeld worden over diverse mogelijke componenten: Gewerkt: het aantal uren dat er is geboekt op een uursoort van de categorie 'Werktijd' Ziekteverlof: het aantal uren dat geboekt is op een uursoort van de categorie 'Ziekte' Vakantie: het aantal uren dat geboekt is op een uursoort van de categorie 'Vakantie' Feestdag: (deze categorie verschijnt alleen als er gebruik gemaakt wordt van de jaarurensystematiek) De totale optelling bepaalt uiteindelijk het aantal compensatieuren dat bij- of afgeteld gaat worden. Als de totale optelling meer uren oplevert dan het aantal contracturen dat opgevuld moet worden, ontstaan er compensatieuren. Handmatige correctie en handmatige uitbetaling Bij een handmatige correctie of een handmatige uitbetaling is de datum en het tijdstip te vinden waarop deze is aangemaakt. ook is de naam en het medewerkernummer van de medewerker te zien die de correctie of uitbetalingsopdracht heeft aangemaakt. Pagina 14 / 86

15 Zichtbaarheid mutaties na fiatteren in overzicht Als er mutaties in de gewerkte uren zijn doorgevoerd nadat deze al gefiatteerd waren, is dat in het compensatie-overzicht terug te vinden onder de regelnaam 'Berekend en correctie over [week en jaar]'. Eerst wordt de oorspronkelijke berekening weergegeven zoals die als eerste gefiatteerd is (1). Daaronder is de gecorrigeerde berekening te vinden, waar per component de eventueel gemuteerde aantallen te vinden zijn. Dit leidt tot een nieuw totaal, dat verrekend wordt met het vorige totaal. Uiteindelijk resulteert dit in een nieuw huidig totaal, dat omget wordt in een neutrale, positieve danwel negatieve bijdrage aan de compensatieuren. Pagina 15 / 86

16 Vakantiepotjes en compensatiesaldo inrichten: belangrijke algemene informatie Alvorens bezig te gaan met de inrichting van de vakantiedagen, is het van noodzakelijk belang kennis te nemen van de informatie in deze handleiding. Soorten potjes Er zijn drie soorten vakantiepotjes te onderscheiden: Wettelijk Dit is het wettelijk geregelde maximale verlof. Doorgaans is dit bij een fulltime werkweek, jaarlijks 20 dagen. De geldigheid van de uren in dit potje is maximaal 6 maanden tot na het einde van het huidige jaar. Dus wanneer een medewerker op 31 december 2011 nog 10 dagen over heeft, moeten deze 10 dagen zijn opgenomen voor 30 juni. Bovenwettelijk Dit betreft aanvullende afspraken zoals deze tussen de werknemer en medewerker zijn overeengekomen, eventueel volgens de CAO. De geldigheid van dit saldo is 5 jaar, gemeten vanaf het einde van het jaar waar de bovenwettelijke uren zijn toegekend. Persoonlijk Levensfase Budget (PLB) Dit potje is bedoeld om de werknemer op lange termijn verlof te kunnen geven. Afhankelijk van de interpretering van de wettelijke regels, is hier geen geldigheid aan verbonden. De manier waarop Ons Administratie is samengesteld houdt in dat er 1 wettelijk potje, 1 bovenwettelijk potje en 1 PLB potje aanwezig is. Wanneer er meerdere potjes zijn geconfigureerd kan dit verregaande gevolgen hebben wat tot een inconsistente berekening kan leiden. Belangrijk: Wat te weten voordat met de inrichting begonnen wordt Voordat met de inrichting begonnen wordt, is het van belang dat de berekening van het vakantiesaldi uitgeschakeld is! Doe vervolgens de inrichting en schakel pas wanneer deze correct is, de berekening van het vakantiesaldi in. Pagina 16 / 86

17 Dit is te doen bij Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen --> Verloningsinstellingen. Met terugwerkende kracht de berekening inschakelen Schakel de berekening niet met terugwerkende kracht in, tenzij voor de betreffende periode het doelbewust is uitgeschakeld om de inrichting gereed te maken. Wanneer de berekening dus is uitgeschakeld op een bepaald moment en de inrichting is gedaan, dan pas kan de berekening ingeschakeld worden met terugwerkende kracht, tot uiterlijk de datum tot wanneer de berekening is uitgeschakeld. Voor elk ander scenario geldt dat de berekening pas ingeschakeld kan worden vanaf een recente datum (uiteraard nadat de inrichting correct en gereed is). Overgebleven saldo uit lopend jaar In het geval van een positief saldo in het wettelijke vakantiepotje aan het eind van het lopende jaar, is het mogelijk om de uren over te hevelen naar het bovenwettelijk potje. De regelgeving hieromtrent is hierin ietwat onduidelijk en laat daardoor hier ruimte voor. Het meest eenvoudige en logische is om het resterende saldo van het wettelijke potje van het voorgaande jaar dat in het systeem op 1 januari van het huidige jaar is neergezet. Voorbeeld het overgebleven saldi van 2011 staat als een berekende waarde op in het systeem. Deze informatie kan via OnsDB voor alle medewerkers worden verkregen. Vervolgens moet een XML gemaakt worden waarbij het saldo of een deel daarvan van het wettelijk potje als toevoeging geldt voor het saldo van het bovenwettelijk potje. Om het wettelijk saldo te corrigeren dient ook hiervoor via het XML bestand een afboeking worden gedaan. Tot slot moet de XML geïmporteerd worden. Dit heeft tot gevolg dat de overgebleven uren van het wettelijk potje toegevoegd worden aan het wettelijk potje door middel van de aangegeven correcties in de import. Het is erg belangrijk dat bij een XML import de importcode van het potje moet overeenkomen! Moment van berekening Pagina 17 / 86

18 De berekening van het vakantiesaldi gebeurt, afhankelijk van de instelling, aan het einde van de week, of aan het einde van de week en aan het einde van de maand. Dit houdt in dat eventueel ingevoerde vakantietijd in de weekkaart tijdens een lopende week, nog geen effect heeft op het bij de medewerker zichtbare saldo. Of de berekening aan het einde van de week of aan het einde van de week en maand moet plaatsvinden, is in te schakelen onder Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen --> Verloningsinstellingen. Voorbeeld als berekening op einden van weken en einden van maanden is ingeschakeld: Op wordt een saldo berekend over oktober. Dit gebeurt als volgt: (Gewerkte uren) - (contracturen / 7 * dagen van de maand) = Compensatie saldo. In dit voorbeeld is er 110 uur gewerkt in oktober (van t/m ). Het contract is 22 uur per week, oktober heeft 31 dagen, dus: (22 / 7 * 31) = 12,58 uur. Dat komt overeen met 12 uur en 34 minuten. Er is geen andere manier om dit per maand te berekenen omdat de contracturen per week ingevoerd worden en een berekening per maand gedaan wordt. Automatische uitbetaling van het compensatiesaldo Onder beheer - instellingen - overige instellingen - verloningsinstellingen zijn de instellingen voor het automatisch uitbetalen van compensatiesaldo te vinden. Afhankelijk van de keuze voor optie 1 of 2, verschijnt er een ander instellingsveld. Beide opties worden hieronder nader toegelicht. Let op: het wijzigen van deze instellingen kan grote gevolgen hebben. Het is daarom raadzaam deze en andere handleidingen over dit onderwerp te raadplegen en bij onduidelijkheid contact op te nemen met de businesspartner. In basis zijn er twee opties beschikbaar: 1. Betaal het complete positieve saldo van het compensatiesaldo uit. Pagina 18 / 86

19 2. Betaal alleen dat deel van het saldo uit dat tussen de min en de max van het contract van de laatste verloningsperiode ligt. (indien deze optie is ingeschakeld, is bij de medewerker de optie om automatisch uit te betalen, niet zichtbaar). Deze instellingen hebben betrekking op de wijze waarop wordt omgegaan met het automatisch uitbetalen van het compensatiesaldo. Om het voorbeeld uit te leggen worden per optie voorbeelden gegeven. Stel: Een medewerker heeft een contract van minimaal 15 uur en maximaal 20 uur. De medewerker heeft echter 22 uur gewerkt. 1. Bij de eerste optie wordt 22 uur (dus +2) uitbetaald (afhankelijk van het minimumsaldo dat ingesteld kan worden in de optie hieronder). 2. Bij de tweede optie wordt slechts 20 uur (dus +0) uitbetaald. Hier wordt namelijk tot het maximum van het contract uitbetaald en niet meer. Stel dat in de volgende verloningsperiode deze medewerker 16 uur heeft gewerkt (dus nog 4 uur over heeft) dan wordt het overgebleven saldo (+2) die keer wel uitbetaald. Betaal het complete positieve saldo van het compensatiesaldo uit Indien er gekozen wordt voor de eerste optie verschijnt het veld 'het minimumsaldo waarboven het compensatiesaldo automatisch uitbetaald wordt'. In dit veld kan aangegeven worden boven welk saldo er automatisch uitbetaald wordt. Indien er geen saldo ingevoerd wordt, zal per medewerker het openstaande compensatiesaldo uitbetaald worden. Betaal alleen dat deel van het saldo uit dat tussen het minimum en maximum van het contract van de laatste verloningsperiode ligt Indien er gekozen wordt voor de tweede optie verschijnt het veld 'sta automatisch negatieve uitbetalingen van het compensatiesaldo toe'. Dit veld is hieronder nader toegelicht. Toestaan van negatieve uitbetalingen van het compensatiesaldo Pagina 19 / 86

20 Bij een min-max-contract is er sprake van een vast deel en een variabel deel. Stel, we hebben een min-max-contract van 5-8 uur per week. Dan vallen de eerste 5 gewerkte uren van dit contract onder het vaste deel. De 0-3 uur daarboven vallen onder het variabele deel. Uren die eventueel meer gewerkt worden dan het vaste deel plus het maximale variabele deel worden omgezet in compensatie-uren (het compensatiesaldo). Het compensatiesaldo ook negatief zijn, bijvoorbeeld doordat er meer vrije dagen opgenomen worden dan er beschikbaar zijn als verlof- en/of compensatiesaldi, of door een handmatige correctie. Normaliter wordt het compensatiesaldo alleen verhoogd als er uren boven het variabele deel gewerkt worden. Met een negatief compensatiesaldo wordt geen automatische verrekening gedaan. Echter, als bovenstaande vinkje aanstaat en het compensatiesaldo is negatief, dan wordt dit negatieve compensatiesaldo verrekend met gewerkte uren uit het variabele deel. Er vindt geen verrekening plaats met het vaste deel. Ter illustratie: Medewerker Boom heeft een min-max-contract van 5-8 uur per week. De eerste 5 uur van dit contract noemen we dus het vaste deel. De 3 uur daarna het variabele deel. Als medewerker Boom meer dan 8 uur werkt, dan wordt er compensatiesaldo opgebouwd. Werkt medewerker Boom echter minder dan 5 uur, dan wordt er compensatiesaldo in mindering gebracht. Stel nu dat medewerker Boom een compensatiesaldo heeft van -1 en in een week 7 uur werkt. Als bovenstaande vinkje uit staat, dan krijgt medewerker Boom voor deze week gewoon 7 uur uitbetaald (5 uur vast deel en 2 uur variabel deel). Staat het bovenstaande vinkje aan, dan krijgt medewerker Boom voor deze week 6 uur uitbetaald (5 uur vast deel, en 2 uur variabel deel minus 1 uur negatief compensatiesaldo). Het compensatiesaldo van medewerker Boom is hierna 0 uur. Werkt medewerker Boom echter 5 uur in deze week, dan zal er ook gewoon 5 uur uitbetaald worden (5 uur vast deel en 0 uur variabel deel). Het compensatiesaldo van medewerker Boom blijft hierdoor -1 uur. Er vindt dus uitsluitend verrekening van het negatieve compensatiesaldo plaats met het variabele deel van de contracturen. Voorbehoud Het kan zijn dat regelgeving in de tussentijd wordt aangepast en daarmee conflicteren met de gegeven tips. De verantwoordelijkheid over de inrichting van het vakantiesaldi ligt bij de zorginstelling. Voor de implementatie raden wij het aan om hiervoor contact op te nemen met een businesspartner van Ons. Pagina 20 / 86

21 PLB uren inrichten Er zijn twee manieren om de werking van het opnemen van PLB uren in te richten. Een manier is om de uren van en PLB potje over te hevelen naar een wettelijk potje. Een andere manier is om een aparte uursoort aan te maken. In dezel les worden beide methoden besproken, te beginnen met het overhevelen van het PLB potje naar het wettelijk potje. Methode 1: PLB uren van de medewerker overhevelen naar het wettelijk potje Navigeer naar de medewerker. Klik vervolgens op het tabblad 'Uren'. Vervolgens zijn de verschillende potjes te zien. Klik op de naam van het PLB potje Het overzicht is te zien. Klik op corrigeren om een correctie uit te voeren. Pagina 21 / 86

22 1. Selecteer of er afgeboekt of bijgeboekt moet worden. In dit voorbeeld willen we 8 uren van het PLB potje naar het Wettelijk potje overhevelen. 2. Geef het aantal uren / minuten in en geef commentaar. 3. Klik op corrigeren om de correctie uit te voeren. Te zien is dat er een correctie is geweest (1) en dat het huidige saldo is gewijzigd (2). Klik op terug. Op dit moment zijn er 8 uren uit het PLB potje gehaald. Deze uren moeten nu nog toegevoegd worden bij het Wettelijk potje. Klik op het Wettelijk potje. Pagina 22 / 86

23 Klik nu hier op corrigeren. In dit voorbeeld moeten uren worden bijgeboekt (1). Voer hier de 8 uren in en geef commentaar aan. Klik tot slot op corrigeren (2). In het overzicht is te zien dat er 8 uren zijn toegevoegd (1) en dat het totale huidige saldo ook is toegenomen (2). Klik op terug. Pagina 23 / 86

24 In het overzicht is te zien dat er bij het PLB potje 8 uren minder zijn en in het wettelijk potje 8 uren meer. Methode 2: PLB als uursoort aanmerken Navigeer naar Beheer --> Instellingen --> Uursoorten en klik onderaan op 'Nieuwe uursoort toevoegen'. Kies vervolgens voor het toevoegen van een Indirecte uursoort. 1. Voer een naam en verkorte naam in, zoals bijvoorbeeld PLB vakantie, of iets dergelijks. 2. Selecteer een uursoortcategorie. In dit voorbeeld hebben we en categorie met indirecte activiteiten. 3. Selecteer het soort 'werktijd' voor deze uursoort. Deze instelling moet staan als PLB Vakantie. Pagina 24 / 86

25 Klik tot slot op opslaan. De PLB vakantie uursoort is toegevoegd. Nu is bij het invoeren van een weekkaart, als uursoort PLB te kiezen. Bij de eerstvolgende berekening wordt het PLB saldo hierdoor verminderd. Pagina 25 / 86

26 Het instellen van een automatische uitbetaling van compensatiesaldo per medewerker Via medewerker - tabblad uren - instellingen compensatiesaldo is het mogelijk per medewerker instellingen met betrekking tot het compensatiesaldo vast te leggen. Er is wel een verschil tussen een medewerker met een vast contract (1) en een medewerker met een min-max contract (2). 1. Compensatiesaldo instellingen voor een medewerker met een vast contract. Op het tabblad Uren bij de medewerker staat de optie Instellingen compensatiesaldo. Eerst dient de optie Bereken compensatie-uren te worden geactieveerd, daarna een begindatum invullen. (Let op! Schakel de berekening NIET met terugwerkende kracht in.) Wordt er een vinkje geplaatst bij de optie Betaal automatisch positief saldo uit bij salarisexport, verschijnt het volgende scherm: Pagina 26 / 86

27 Standaard wordt het saldo boven 0:00 uur wordt automatisch uitbetaald. Hiervan kan naar wens per medewerker worden afgeweken. 2. Compensatiesaldo instellingen voor een medewerker met een min-max contract. Standaard wordt de bovenstaande optie bij een medewerker met een min-max contract niet getoond. Deze optie is alleen aanwezig, indien bij algemene verloningsinstellingen (menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen) de volgende optie is ingeschakeld "Betaal het complete positieve saldo van het compensatiesaldo uit". Meer informatie over de instellingen die in het bovenstaande scherm gedaan kunnen worden, is te vinden in deze handleiding. Pagina 27 / 86

28 Bij de medewerker wordt de optie Betaal automatisch positief saldo uit bij salarisexport nu ook getoond en kunnen keuzes worden gemaakt: Default staat het vinkje bij 1 uit en maken medewerkers geen gebruik van de algemene instelling die is gedaan bij de verloningsinstellingen. Door 1 aan te vinken, kan worden aangegeven dat deze medewerker mee wil met deze standaard instellingen. Indien er sprake is van een persoonlijke afspraak, kan men hiervan afwijken. In dat geval wordt het vinkje bij 2 aangevinkt en een ander aantal uren ingegeven. Voor deze medewerker zal boven het minimumsaldo (het aangepaste) compensatiesaldo worden uitbetaald. Dit is per medewerker in te stellen. De optie 'Wijk van deze instelling af' wordt dus beschikbaar wanneer bij een medewerker vinkje 1 aangevinkt wordt, en wanneer aan één van de volgende voorwaarden wordt voldaan: - Wanneer onder 'verloningsinstellingen' onder het kopje 'Automatische uitbetaling compensatiesaldo' de optie 'Betaal het complete positieve saldo van het compensatiesaldo uit' wordt gekozen. In dat geval wordt vinkje 2 voor alle medewerkers beschikbaar (wanneer vinkje 1 is aangevinkt). - Wanneer onder 'verloningsinstellingen' onder het kopje 'Automatische uitbetaling compensatiesaldo' de optie 'Betaal alleen dat deel van het saldo uit dat tussen het minimum en maximum van het contract van de laatste verloningsperiode ligt' wordt gekozen, verschijnt vinkje 2 alleen voor die medewerkers die in hun contract 'variabele uren' hebben. Pagina 28 / 86

29 Vakantie- en PLB potjes inrichten Deze les beschrijft de inrichting van de daadwerkelijke potjes. Dit moet alleen vooraf gedaan worden en mag niet tussentijds gewijzigd worden. Navigeren Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> Verloningsinstellingen. 1. Met deze knop kan de berekening van het vakantiesaldo ingeschakeld worden. Let op: doe dit pas wanneer de gehele inrichting gereed is! (meer informatie). 2. Met deze link zijn de vakantiepotjes in te richten. Klik op deze link. Soorten potjes Een overzicht met de soorten potjes verschijnt. Het bovenste gedeelte omvat de wettelijke en bovenwettelijke potjes > De reguliere vakantiepotjes. Het onderste gedeelte omvat de speciale potjes (PLB of LFB). Let op: Het is erg belangrijk dat het soort potje in het juiste gedeelte staat! Wij raden ten zeerste aan dat er maar 1 wettelijk potje, 1 bovenwettelijk potje en 1 PLB/LFB Pagina 29 / 86

30 potje aanwezig is. Andere configuraties kunnen verregaande gevolgen hebben. Door op de naam van het betreffende potje te klikken zijn details aan te passen. Door op 'Voeg Potje toe' is een (boven)wettelijk potje toe te voegen. Door op 'Voeg speciaal vakantiepotje toe' te klikken, is een PLB- of LFB potje toe te voegen. Algemeen vakantiepotje 1. Hier moet de naam van het potje ingevoerd worden. 2. De importcode is belangrijk i.v.m. het importeren middels XML. 3. De vervalperiode moet hier geselecteerd worden. De te selecteren periode is de periode gemeten vanaf het eind van het lopende jaar. Dus wanneer een medewerker op een willekeurige datum in 2011 bijvoorbeeld 10 vakantiedagen heeft, betekent dit dat deze (bij een instelling van een half jaar) nog geldig zijn t/m 30 juni Klik wanneer gereed, op opslaan. Speciaal type Pagina 30 / 86

31 Indien een speciaal potje wordt toegevoegd van het onderste type, kan bij de configuratie een aanvullende keuze gemaakt worden. Daar moet worden bepaald of het potje van het type PLB of LFB is. Vakantie opnemen Nu is bij het invoeren van een weekkaart, door het uursoort Vakantie te kiezen, het vakantiesaldo aangepast. Bij de eerstvolgende berekening wordt het nieuwe vakantiesaldo zichtbaar. Pagina 31 / 86

32 Vakantiepotjes aanmaken en bewerken Er zijn drie soorten vakantiepotjes te onderscheiden: Wettelijk verlof (20 dagen wettelijk verlof) Bovenwettelijk verlof (tussen de werkgever en werknemer bepaald aanvullend verlof) Persoonlijk Levensfase Budget (PLB) (Alleen geldig binnen de VVT CAO) Deze les geeft aan hoe vakantiepotjes zijn aan te maken en in te stellen. (Vakantiepotjes worden ook wel verlofmandjes of verlofpotjes genoemd). Navigeren Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen en kies voor Verloningsinstellingen. Navigeren Kies boven in beeld voor 'Bewerk vakantiedagen potjes'. Dit is uiteraard alleen van toepassing wanneer in de applicatie het vakantiesaldi wordt berekend, zoals aan te geven is met de vink boven in beeld. Pagina 32 / 86

33 Overzicht In het bovenste gedeelte zijn de wettelijke en bovenwettelijke vakantiepotjes te zien, in het onderste gedeelte de PLB potjes. Klik in het bovenste gedeelte op 'Voeg potje toe' om een Wettelijk of Bovenwettelijk potje toe te voegen, of in het onderste deel voor PLB potjes. Potje toevoegen (wettelijk of bovenwettelijk) 1. De naam voor het verlofpotje moet ingevoerd worden. In dit geval noemen we deze 'wettelijk'. 2. De importcode kan gebruikt worden voor de naamgeving naar een ander (verlonings)pakket. 3. Het verlof kan vervallen: In het geval van wettelijk verlof is het verlof na het jaar waar het verlof is opgedaan, nog een half jaar geldig (stel er zijn nog 20 wettelijke vakantiedagen over op 31 december 2012, dan blijven deze dagen geldig t/m juni Daarna vervallen ze). In het geval van PLB kunnen de uren niet vervallen; kies in dat geval voor "onbeperkt". Pagina 33 / 86

34 4. Met een start- en einddatum kan worden aangegeven in welke periode een potje gebruikt mag worden om uren vanaf te boeken. Buiten deze periode wordt het potje genegeerd. Indien een vakantiepotje niet meer gebruikt mag worden kun je deze afsluiten door een einddatum in te vullen. Klik op Opslaan om de invoer op te slaan. Volgorde van afboeken De applicatie maakt automatisch de keuze welk verlof als eerste wordt afgeboekt. Dit is afhankelijk van de vervaltijd: het potje met de kortste vervaltijd wordt als eerste afgeboekt. Omdat het wettelijk verlof een vervaltijd heeft van een half jaar, zal deze altijd als eerste worden afgeboekt. Aparte uursoorten voor PLB De afboeking van PLB uren gaat anders dan bij wettelijk of bovenwettelijk verlof. In het geval van PLB uren moeten aparte uursoorten aangemaakt worden. Dit is enkel het geval wanneer in de CAO bepaald is dat de PLB uren zijn op te nemen. Ga naar Beheer --> Instellingen --> Uursoorten Kies vervolgens onder aan de pagina voor 'Toevoegen'. Kies voor het aanmaken van een indirecte activiteit. Voer een naam in, kies een uursoortcategorie en kies voor het soort werktijd voor 'PLB vakantie'. Klik tot slot op 'Opslaan'. De PLB uursoort is toegevoegd en wanneer uren afgeboekt moeten worden van het PLB potje, zal de betreffende PLB uursoort geselecteerd moeten worden. Pagina 34 / 86

35 Uursoort aanmaken in weekkaartprofiel De uursoort is nu toegevoegd. Maak het uursoort aan in het weekkaartprofiel: 1. Ga naar Beheer > Instellingen > Weekkaart > Selecteer weekkaart profiel 2. Voeg eventueel de betreffende uursoort(en) toe onder 'Weekkaart uursoorten' (klik op Uursoort toevoegen). 3. Geef aan waarmee deze uursoort geregistreerd mag worden. Koppel vervolgens het weekkaartprofiel aan de medewerker. Overzicht Onder het tabblad 'Uren' bij een betreffende medewerker zijn de vakantiepotjes en het saldo te zien. Pagina 35 / 86

36 Handmatig startwaarde vakantiepotjes invoeren Indien een nieuwe medewerker in dienst is, kan een beginsaldo voor vakantieuren ingevoerd worden. Ook bij het overzetten van een medewerker van een ander systeem naar Ons Administratie kunnen vakantiesaldi worden overgenomen. Let op: dit kan per vakantiepotje slechts 1x ingevuld worden. Als alle potjes op deze manier gevuld zijn, verdwijnt de knop 'Beginsaldo vakantie'. Navigeren Ga naar de betreffende medewerker, via het menu-item 'Medewerker' Klik op het tabblad 'Uren' en vervolgens onder het kopje 'Vakantie- en compensatiesaldi' op 'Beginsaldo vakantie'. Pagina 36 / 86

37 Gegevens invoeren Er verschijnt een scherm, met bovenaan een toelichting. 1. De beschikbare vakantiepotjes zijn zichtbaar. 2. Om een invulveld te activeren, klik je het vinkje aan bij het selectievierkantje. 3. In de volgende kolom kan de invoer gedaan worden. Let op: dit zijn minuten. In dit voorbeeld zijn er ruwweg 10 dagen in het geval van een fulltime werkweek (8 uur X 60 minuten per uur X 10 dagen), oftewel 4800 minuten, ingevoerd. 4. Eventueel kan nog commentaar worden toegevoegd. 5. Controleer alle gegevens zorgvuldig en klik op opslaan. Pagina 37 / 86

38 Overzicht Je keert nu weer terug naar het overzichtsscherm van de medewerkeruren. Hier zie je dat er 80 uren beschikbaar zijn in het betreffende vakantiepotje. Levensfasebudget-uren (LFB) kunnen niet handmatig ingevoerd worden; deze kunnen alleen via een XML-bestand geïmporteerd worden. Pagina 38 / 86

39 Berekening van het compensatiesaldo bij wijziging van een contract Compensatie wordt berekend in Ons per dag en vervolgens per week opgeslagen. Op het moment dat een contract gedurende de week wijzigt dan is de vraag hoe moet worden gerekend. Stel: Het contract verandert op donderdag van 16 naar 20 uren per week. Hoe ga je dan de compensatie uren tellen? Ons weet namelijk niet of de medewerker op woensdag al 20 uren heeft gewerkt of dat deze pas later in de week worden gewerkt. Vandaar dat we de compensatie per week opslaan, omdat dit een duidelijke relatie heeft met contracturen (die nooit per dag zijn). In de praktijk betekent dit dat handmatig wellicht de compensatie moet worden aangepast op het moment dat: een medewerker gedurende de week in dienst komt een medewerker gedurende de week een contract wijziging (uren) heeft. Pagina 39 / 86

40 Wat is het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof? Er wordt afgeboekt van het wettelijk saldo totdat wettelijk "op" is. Op dat moment wordt er van bovenwettelijk afgeboekt. Bijvoorbeeld: je neemt 26 dagen op en je hebt 25 dagen wettelijk saldo. De resterende dag wordt dan van bovenwettelijk afgeboekt. De reden van deze volgorde is dat wettelijk korter houdbaar is, dus die wordt eerst aangesproken. Wanneer om wat voor reden dan ook het wettelijk saldo in de min duikt, wordt dit NIET automatisch van bovenwettelijk overgeheveld. In dergelijke gevallen zal er inderdaad een handmatige actie uitgevoerd moeten worden. Neem in dat geval contact op met Nedap healthcare support via een ticket. Pagina 40 / 86

41 Uitbetaling van het compensatiesaldo via beaufortexport (DPIA 100) Het uitbetalen van het compenstatiesaldo gaat via de beaufortexport. Bij het tabblad 'uren' van de medewerker is te zien dat het compensatiesaldo de eerstvolgende export meegenomen wordt. Dat betekent dat de uitbetaling van het compensatiesaldo niet gestuurd kan worden in een bepaalde periode. Ook al heb je bij het starten van de export de mogelijkheid een periode te kiezen; dit heeft geen invloed op de uitbetaling van het compensatiesaldo. Compensatieuren die klaar staan om uitbetaald te worden, worden in de eerstvolgende productieexport meegenomen (ook al liggen die uren buiten de periode die je in die export kiest). Dit kan de volgende praktijksituatie opleveren: Je maakt op 30 september om uur een productieexport t/m augustus; hierbij wordt een DPIA 100 bestand aangemaakt waarin de uitbetaling van alle compensatieuren die klaar stonden voor verloning, meegenomen worden. Hierin zal de export ook de compensatieuren van september meenemen. Je maakt op 30 september om uur een productieexport t/m september: hierbij wordt een DPIA 100 bestand aangemaakt, welke leeg zal zijn. Alle compensatieuren die uitbetaald moesten worden, zijn in de vorige export meegenomen in het DPIA 100 bestand. Pagina 41 / 86

42 Niet overal is de regel 'overgebleven vakantiesaldo: [jaar]' te zien, hoe kan dit? Alleen voor de vakantiesaldi, wordt de regel ''Overgebleven vakantiesaldo: [jaar]" geplaatst in het urenoverzicht van de medewerker. Dit heeft te maken met het feit dat het vakantiesaldi beperkt houdbaar is. Voor het compensatiesaldo wordt geen regel toegevoegd, aangezien hier geen houdbaarheid aan verbonden is. Pagina 42 / 86

43 Uurloon van een medewerker vastleggen Voor het op een juiste wijze kunnen berekenen van het compensatiesaldo middels het Levensfasebudget (LFB) is het nodig om het uurloon van de medewerker vast te leggen. Autorisatie Om het uurloon bij een medewerker te kunnen beheren is het nodig dat de medewerkers die dit moeten kunnen inzien of doen, over een rol met daarin het recht "Medewerkersalarisbeheer" beschikken. Dit is geen standaardrol maar is via de autorisaties in te richten. Navigeren Ga naar een medewerker en het tabblad Financieel. Op de pagina is het huidige uurloon zichtbaar. In dit voorbeeld is nog geen uurloon bekend en wordt deze niet getoond. Uurloon toevoegen Door op het kopje Uurloon te klikken wordt het overzicht zichtbaar. Ook hier is te zien dat er geen uurloon van deze medewerker bekend is. Pagina 43 / 86

44 Klik op het plus-icoon om en nieuw uurloon vast te leggen. 1. Vul het uurloon in dat voor de medewerker geld. 2. Vul de begindatum van dit uurloon in. 3. Vul de einddatum van dit uurloon in. Indien geen einddatum gevuld wordt, zal deze (totdat wel een einddatum ingevuld wordt) oneindig geldig blijven. De uurlonen mogen elkaar niet in tijd overlappen. En sla tot slot de wijzigingen op. Het uurloon van de medewerker is zichtbaar. Pagina 44 / 86

45 Indien meerdere uurlonen bekend zijn (na elkaar) wordt dit getoond. In dit voorbeeld is te zien dat het loon van 43,25 geen einddatum heeft. Uurloon aanpassen of verwijderen Het aanpassen van een uurloon (of de datum daarvan) kan door op het uurloon te klikken. In het scherm zijn de aanpassingen door te voeren. Ook is het uurloon te verwijderen. Pagina 45 / 86

46 Uitleg over het Levensfasebudget (LFB) Binnen de GGZ wordt gewerkt met het Levensfasebudget (LFB). Deze systematiek is van toepassing op het vakantiesaldo van de medewerker. Het LFB is vergelijkbaar met het PLB, met het verschil dat voor het LFB gewerkt wordt met het indexeren van uurlonen. Dit houdt in dat aan de hand van het uurloon van een medewerker teruggerekend wordt hoeveel vakantie de medewerker heeft en nog kan opnemen. Deze indexatie wordt conform CAO voor 5 jaar vastgezet. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: Het saldo wordt in een specifiek LFB-potje vastgelegd. Het saldo wordt bepaald aan de hand van het uurloon van de medewerker. Het saldo is 5 jaar waardevast. - De telling begint aan het einde van het jaar met de eerste LFB-opbouw. - De uren uit 2010 worden eind 2015 geïndexeerd, met het salaris dat eind 2015 bekend is. Er kan standaard 35 uur per jaar worden opgebouwd. Er wordt van 1 potje uitgegaan (LFB), dat in de GGZ-CAO omschreven is als "sparen". Het potje "verlof" is niet geïmplementeerd. Er wordt gewerkt conform het FIFO-principe (First in - First out). LFB saldo vastleggen Pagina 46 / 86

47 Voordat het saldo vastgelegd kan worden dient een LFB-potje te zijn aangemaakt en het uurloon van het medewerker bekend te zijn. Indien überhaupt geen uurloon bekend is, wordt de tijd in de verhouding 1:1 opgenomen. Indien een uurloon bekend is, maar niet in de specifieke periode, wordt van het dichtsbijzijnde uurloon uitgegaan Het saldo kan niet handmatig worden ingevoerd. Dit kan alleen via een XML-importbestand geïmporteerd worden. Zodra het saldo is geïmporteerd, is dit te zien bij de medewerker > uren. In het overzicht in de afbeelding is een overzicht per jaar te zien. LFB saldo opnemen Het opnemen van vakantie met dit saldo gebeurt op basis van een indirecte uursoort van het type LFB vakantie. Door deze uursoort te registreren via de weekkaart van de medewerker, wordt tijd afgeboekt. Een beschrijving hiervan is te vinden in de uitleg waar PLB uren worden afgeboekt. Voorbeeld Gegevens In 2010 heeft Medewerker Jansen 2100 minuten (35 uren) LFB saldo opgebouwd. Hij wil in 2016, 480 minuten (8 uur) opnemen. Het uurloon van hem bedraagt eind ,00. Zijn huidige uurloon is 15,00. Berekening 480 minuten x (15 (euro) / 10 (euro)) = 720 minuten. Dit zorgt ervoor dat een mutatie van het saldo wordt gedaan over 2010: er zal 720 minuten in mindering worden gebracht. Dit zorgt er tegelijkertijd ook voor dat een mutatie van het saldo in 2016 wordt gedaan: daar zal 480 uur in mindering worden gebracht. Hierbij zal in het mutatie-overzicht van het LFB-potje een referentie getoond worden naar de mutatie van Pagina 47 / 86

48 Levensfasebudgetafspraken Daarnaast is het mogelijk om afspraken omtrent het opnemen en sparen van het LFB vast te leggen. Per jaar kan per medewerker worden vastgelegd welke afspraken zijn gemaakt over het te sparen en op te nemen LFB. Deze gegevens kunnen gebruikt worden om een prognose te maken. De gegevens kunnen alleen vastgelegd worden en heeft geen invloed op het saldo van een medewerker. Ook is er geen rapportage van beschikbaar. In het LFB-potje is een link zichtbaar dat naar de afspraken van deze medewerker verwijst. Het vastleggen kan eenvoudig gedaan worden door op het plusje te klikken. Een bestaande afspraak kan ook gewijzigd worden. Pagina 48 / 86

49 LFB-saldomutaties Onder in beeld zijn de mutaties van het LFB-saldo te zien. Per jaar zijn de mutaties open te klappen. Per mutatie wordt getoond op welk moment de mutatie plaatsvond, wat de mutatie is geweest en aan de hand van welk uurloon deze tot stand is gekomen. Pagina 49 / 86

50 Uitleg over de weekurensystematiek en jaarurensystematiek In de jaarurensystematiek wordt de arbeidsduur uitgedrukt in een totaal aantal te werken uren per jaar in plaats van een (gemiddeld) aantal arbeidsuren per week. Hier worden de gewerkte uren van afgetrokken. Ook feestdagen en vakantiedagen worden van deze te werken dagen op jaarbasis afgetrokken. Hoe is dit terug te zien in de applicatie? De applicatie houdt geen overzicht bij van nog te werken uren. In plaats daarvan is in het compensatiesaldo te zien of medewerkers met hun uren op schema zitten. Hier wordt namelijk per week berekend of medewerkers conform hun contract gewerkt hebben. Te weinig gewerkt betekent dat er min-uren in het compensatiesaldo opgenomen worden. Te veel gewerkt leidt tot plusuren. In feite werkt dit dus niet anders dan het normale compensatiesaldo. Wel geldt dat er geen inzage is bij medewerkers waar het compensatiesaldo niet aanstaat. Hier moet de inzage volledig uit het eigen verloningspakket gehaald worden. De systematiek heeft geen gevolgen voor de inhoud van verloningsexports. Hier worden de uren op dezelfde manier als in de weeksystematiek geëxporteerd. Voorbeeld Deze medewerker heeft een contract van 32 uur. In dit geval is te zien dat deze medewerker 32 uur heeft gewerkt en waarbij een feestdag is opgegeven. Deze feestdag geldt als percentage, wat in dit geval uitkomt op 6 uur en 24 minuten. Configuratie Het instellen behelst twee stappen: Instellen voor welke CAO welke systematiek geldt. Pagina 50 / 86

51 Feestdagen instellen + verwijzing van en naar dit artikel Pagina 51 / 86

52 Journaliseren (boekhoudpakket) Pagina 52 / 86

53 Exact-, Bomas en Twinfield boekhouding De Exact- Bomas- en Twinfield koppeling is niets meer dan een bestand dat geëxporteerd wordt uit Ons Administratie en geimporteerd kan worden in Exact, Bomas of Twinfield. De gegevens die meegenomen worden zijn afhankelijk van het filter waarop de export van toepassing is. In principe is de output hetzelfde als een excel-export, enkel het bestandsformaat is anders. De invulvelden zijn voor de Exact-, Bomas en Twinfield boekhoudkoppeling nagenoeg gelijk. Het uitvoerbestand verschilt echter wel. Selecteer dus het juiste type. Exportprofiel toevoegen Om de Exact-koppeling toe te voegen dient te worden genavigeerd naar de exportprofielen: Beheer -> Export Een lijst is zichtbaar met bestaande exportprofielen. Klik vervolgens op Toevoegen. Pagina 53 / 86

54 1. Vul een naam in die je wilt gebruiken voor het exportprofiel. 2. Selecteer het betreffende type, in dit voorbeeld Exact Boekhouding 3. Geef de datum op per wanneer er geëxporteerd dient te worden met dit exportprofiel. Let op, dit kan later niet meer veranderd worden! 4. Klik vervolgens op Opslaan Het exportprofiel is nu aangemaakt. Deze dient echter nog wel geconfigureerd te worden. Exportprofiel configureren Kies in de lijst met exportprofielen de koppeling die zojuist is gemaakt. Vervolgens wordt het scherm met de instellingen van de betreffende koppeling geopend. Pagina 54 / 86

55 Type en Naam Type en naam zijn overgenomen bij het aanmaken van het exportprofiel Filter Selecteer het gewenste filter waarop de export van toepassing is Begindatum profiel Dit is de begindatum van wanneer exportgegevens worden meegenomen. Bestandsnaam Vul een gewenste bestandsnaam in. Standaard wordt bijvoorbeeld een datum meegeven zodat duidelijk is van wanneer de export is. Bedrijfsnummer Hier kan een bedrijfsnummer ingevoerd worden, zodat in Exact te achterhalen is vanuit welk pakket het betreffende bestand is geïmporteerd. Kies bijvoorbeeld voor het gebruik van Ons Administratie het getal 1, voor een ander pakket getal 2, etc. Dagboeknummer Hier dient het dagboeknummer of 'journal number' ingevuld te worden. Let op, dit is een verplicht veld! Dagboektype Vul het gewenste dagboektype in. Let op, kies één letter! Pagina 55 / 86

56 I: Inkoopboek V: Verkoopboek K: Kasboek B: Bankboek G: Giroboek M: Memoriaal Vervaldagen Het aantal vervaldagen dat hier wordt ingevuld, bepaalt wat de vervaldatum wordt in de export. De vervaldatum is de factuurdatum plus vervaldagen. Neem alleen gefactureerde debiteuren op in het masterdebtorbestand Selecteer of alleen gefactureerde debiteuren in het masterdebtorbestand moeten staan. Gebruik (en reserveer) een nieuw factuurnummer voor retour-boekingen en exporteer dit als boekstuknummer Deze optie zorgt er voor dat een nieuw factuurnummer gereserveerd en gebruikt dient te worden als boekstuknummer voor retourberichten. Hierdoor is inzichtelijk wat de debetboeking en de retourboeking is. Factuur splitsen op periode geleverde zorg Hiermee kan aangegeven worden of de geleverde zorg wel of niet per periode dient te worden opgesplitst. De periode die hier wordt bedoeld, en ook als kolom 'periode' in het exportbestand terechtkomt, is de tijdseenheid die hieronder bij "Financiele periode" wordt gekozen. Financiele periode Selecteer de gewenste financiele periode: maand, vier weken of week. Kostenplaats Hier kan gekozen worden welke kostenplaats het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostenplaats - Kostenplaats: de kostenplaats uit de Organisatorische Eenheid (OE) (standaard) - Product: niet van toepassing Vaste waarde kostenplaats Indien bij Kostenplaats is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostenplaats te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Kostendrager Hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostendrager - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de kostendrager gebasseerd op de productcode uit het filter (standaard) Pagina 56 / 86

57 Vaste waarde kostendrager Indien bij Kostendrager is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Grootboekrekening Hier kan gekozen worden welke grootboekrekening het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde grootboekrekening - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de grootboekrekening gebasseerd op de productcode uit het filter. Let op, vul in het betreffende filter alle grootboekrekeningnummers per product in. Vaste waarde grootboekrekening Indien bij Grootboekrekening is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende grootboekrekening te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Indien gevuld alleen facturen van de opgegeven AGB-codes exporteren Hiermee is het mogelijk om alleen de facturen van opgegegeven AGB-codes te exporteren. Dit is handig indien de organisatie meerdere juridische entiteiten heeft. Eén of meerdere AGBcodes kunnen opgegeven worden (kommagescheiden). Het kan daarvoor nodig zijn om meerdere exportprofielen te maken. Bijvoorbeeld AGB-codes en in het ene exportprofiel, en in het andere exportprofiel. Wanneer de keuzes zijn gemaakt, dienen deze vervolgens te worden opgeslagen middels de knop 'Opslaan'. Het exportprofiel is nu aangemaakt en gereed om te gebruiken. Pagina 57 / 86

58 Twinfield Voor de Twinfield-export zijn de invoervelden beperkter. Een aantal komen overeen met de instellingen van de Afas-export. De volgende invoervelden zijn echter extra: Project/activa Hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft in andere exports. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde project/activa - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de kostendrager gebasseerd op de productcode uit het filter (standaaard) Vaste waarde project/activa (indien van toepassing) Indien bij Project/activa is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Vaste waarde grootboekrekening kopregels (indien van toepassing) Het is mogelijk om een standaard waarde voor de grootboekrekening in de kopregel van de boeking in te voeren. Formaat van de datumvelden Het is instelbaar op welke wijze de datum geëxporteerd wordt. De enige mogelijke waarden zijn Pagina 58 / 86

59 yyyy, MM, dd. (jaar, maand, dag). Let op: deze waardes zijn hoofdlettergevoelig; gebruik voor de maand (MM) altijd hoofdletters. De volgorde van de waardes is zelf te bepalen. Ook zijn koppeltekens ( - / ) toe te voegen. Bomas Voor de Bomas-export zijn de invoervelden nagenoeg gelijk aan die van de Afas-export. De volgende invoervelden zijn extra: Instellingsnummer Hier kan een instellingsnummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden). Subadministratienummer Hier kan een subadministratienummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden). Pagina 59 / 86

60 AFAS Pagina 60 / 86

61 Export: AFAS verloning De AFAS verloning export vanuit Ons Administratie maakt het mogelijk om verloningsgegevens te exporteren. Deze koppeling vindt niet automatisch plaats, maar zal indien wenselijk/nodig handmatig gedaan moeten worden. Dit is te doen via beheer --> export --> start export. Vervolgens kan het geëxporteerde bestand in AFAS geïmporteerd worden. Verloningsgegevens van Ons Administratie naar AFAS Profit In de koppeling van Ons naar AFAS worden loonmutaties geëxporteerd. Het is mogelijk de volgende gegevens te exporteren: Direct uit te betalen geregistreerde uren alle geregistreerde uren van 0 uren contracten gewerkte dagen, dagen ziek Verlofopnames Bereikbaarheidsdienst ORT uren Kilometers Reisdagen Handmatige uitbetalingen van het compensatiesaldo Automatisch berekende uitbetalingen van het compensatiesaldo Handmatige uitbetalingen van het vakantiesaldo Inrichting van de koppeling Om de koppeling in te richten is het eerst nodig dat de koppeling aangezet wordt in uw applicatie. Neem daarvoor contact op met onze helpdesk. Dit gebeurt zonder extra kosten. Pagina 61 / 86

62 Exportprofiel inrichten Is de koppeling aangezet, dan kan deze ingericht worden. Voeg hiervoor eerst een exportprofiel toe. Ga naar beheer -> export. Klik op 'Toevoegen'. Kies AFAS en vul de eerste datum in waarover geëxporteerd moet worden. Selecteer het nieuwe exportprofiel. Hier moet de koppeling juist ingesteld worden. Algemene instellingen Er moet ingesteld worden of de export per maand of per vier weken verloopt. Verder kan een bestandsnaam worden gekozen. %timestamp% in de bestandsnaam wordt bij export vervangen door de huidige datum en tijd. De ondersteunde bestandsformaten zijn CSV en HrCompMutXML. Kies hier CSV. Exportfilter In het exportfilter staat welke codes als welke looncomponent worden geëxporteerd. Exporteer altijd alle uursoorten die als werktijd gelden, ook als ze niet geëxporteerd moeten worden bij medewerkers die alleen hun contract en extra uitbetalingen uit het saldo krijgen uitbetaald. Dit kan later gefilterd worden. Als niet alle relevante uursoorten worden geëxporteerd, zal de ORTberekening, de bereikbaarheidsberekening en de werktijd voor 0-uren contracten niet correct berekend worden. Zie voor meer informatie over het inrichten van filters, het kenniscentrum. ORT De applicatie kan de ORT volgens een aantal CAO's berekenen op basis van de gewerkte tijd (bekijk de volledige lijst van CAO's en ORT-percentages). In het exportprofiel moeten de Pagina 62 / 86

63 looncomponenten van alle gebruikte ORT-percentages worden ingevuld. De ORT-berekening kan uitgezet worden. Het is mogelijk bepaalde uursoorten uit te sluiten van ORT. Exportcode directe tijd Als een exportcode directe tijd gevuld is, wordt alle tijd bij een cliënt, ongeacht de code in het exportfilter, onder deze code geëxporteerd. 0-uren contracten Om te zorgen dat mensen met een 0-uren contract correct worden verloond, zijn twee instellingen van belang: 1. De direct te exporteren registraties 2. De code werktijd van de oproeper Direct te exporteren looncomponenten uit het filter worden altijd geëxporteerd, ongeacht wie ze registreert. Dit is bijvoorbeeld handig voor verlofopnames, of ziekte. Hier moeten ook de eerder ingevulde codes voor ORT en bereikbaarheid ingevuld worden. Als deze lijst niet ingevuld wordt, worden alle exportcodes uit het filter direct geexporteerd en deze functionaliteit uitgeschakeld. De code werktijd van de 0-uren contracten is de code waaronder werktijd voor 0-uren contracten worden geëxporteerd. Alle uren die geëxporteerd worden met een code die niet in de direct te exporteren registraties staat, wordt bij een persoon met een contract dat direct uren uitbetaald geëxporteerd als deze code. Bereikbaarheid De applicatie kan geregistreerde tijd in bereikbaarheid omrekenen naar uit te betalen tijd. Wordt de bereikbare tijd geregistreerd, zet dan de bereikbaarheidsberekening aan in het profiel. Wordt in plaats daarvan de direct uit te betalen tijd geregistreerd in de weekkaart, zet de bereikbaarheidsberekening dan uit en voeg de looncomponent van de uit te betalen bereikbaarheid toe aan de lijst met direct te exporteren codes. Vul het componentnummer van de bereikbaarheidsdienst en eventueel aanwezigheidsdienst in, zoals in het exportfilter. De geregistreerde uren worden tijdens de export vanzelf omgerekend naar uit te betalen uren. Overwerk Vanaf versie kunnen met de Afas-export ook overwerk-uren (een speciaal indirecte uursoort) geëxporteerd worden. De code hiervoor kan ingevuld worden achter 'Code voor compensatie van overwerk'. Indien hiervan gebruik wordt gemaakt moet het vinkje achter 'bereken bereikbaarheid' aan staan. Wanneer er geen overwerk-uren geëxporteerd moeten worden, maar er worden wel andere bereikbaarheids-uursoorten geëxporteerd, kan voor de 'Code voor compensatie van overwerk' een fictieve code worden ingevuld. Pagina 63 / 86

64 Uitbetalingen Als uitbetalingen geëxporteerd moeten worden, zet dan de uitbetaling aan en vul de codes in. Kilometers/reisdagen Kilometers en reisdagen worden geëxporteerd met de codes te vinden onder beheer -> instellingen -> Declaratie soorten. De export van kilometers kan worden uitgezet. Lijst met contracttypes Op deze plek zijn contracttypes uit te sluiten. Waardes zijn kommagescheiden in te voeren. Lijst met OE's Op deze plek zijn teams uit te sluiten van de export. Voorgaande team van de medewerker Indien ingeschakeld zal het vorige team van de medewerker geëxporteerd worden, in het geval de medewerker op het moment van het doen van de export geen team heeft én is aangegeven dat het betreffende team uitgesloten wordt van de export. Voorbeeld: Stel medewerker E zit in Team 1 van t&m Er is een (na)betaling voor medewerker E op Ik doe een AFAS verloning-export van , maar daarbij wil ik dat Team 1 NIET wordt geëxporteerd (ingesteld via Uit te sluiten OE's). Dan, indien je de checkbox (gebruik het vorige team van de medewerker (...)) NIET aanvinkt, dan zal deze WEL geexporteerd worden, omdat E geen team heeft die ook niet overgeslagen wordt. Dan, indien je de checkbox (gebruik het vorige team van de medewerker (...)) WEL aanvinkt, dan zal deze NIET geexporteerd worden, omdat E s laatste team, Team 1 is en Team 1 wordt overgeslagen. Mutaties met terugwerkende kracht Het exportprofiel houdt een historie bij van eerder aangeleverde uren. Als een productieexport wordt gestart, wordt deze export vastgelegd. Bij een volgende export over dezelfde periode worden dan alleen nog mutaties aangeleverd. Bij een testexport wordt niets vastgelegd. Verder zijn de resultaten van de export identiek. Bij het aanleveren van mutaties wordt een volledige herberekening gedaan. Dat betekent dat de berekening van de export volledig opnieuw wordt uitgevoerd. Verschillen met de vorige export worden bepaald en als mutatie aangeleverd. Voorbeeld: Als er bij de eerste export voor dezelfde medewerker 2 uur gewerkt was, en nu 4, wordt er bij de tweede export +2 uur geëxporteerd. Let op: Een verandering van de instellingen van het exportprofiel betekent ook een verschil in berekening. Als bijvoorbeeld de kilometerexport wordt uitgezet, en een nieuwe export met mutaties gestart wordt, zal de export proberen alle eerder opgestuurde kilometers weer te Pagina 64 / 86

65 verwijderen. Maak in zo'n wijziging van de instellingen een nieuw exportprofiel vanaf de datum van de ingang van de wijzigingen aan. Direct uit te betalen contracten Binnen de zorg werken de meeste mensen met een contract en een compensatie in vrije tijdregeling. Dat betekent dat zij elke periode uitbetaald krijgen: de uren in het contract de onregelmatigheidstoeslag (ORT) en bereikbaarheidsdienst de extra uitbetalingen Eventuele extra gewerkte tijd wordt als compensatie in vrije tijd bij een saldo bijgewerkt. Hier zijn uitbetalingen van mogelijk. Dit wordt ondersteund in deze export. Mensen met een 0-uren contract echter, moeten al hun gewerkte uren meteen uitbetaald krijgen. Er is een extra inrichtingsstap hiervoor nodig. Contracttypes inrichten Via beheer - instellingen - overige instellingen - contracttypes zijn de contracttypes in aan te maken. Meer informatie is te vinden in deze handleiding. Pagina 65 / 86

66 Instellingen verloning en CAO Pagina 66 / 86

67 Uitleg CAO's In de applicatie is in te stellen welke CAO van toepassing is voor de medewerker. Dit geldt alleen voor de uren en heeft enkel gevolgen voor salaris-exports en verloningsrapportages. Typen CAO's De volgende CAO's worden ondersteund: Geen ORT Gehandicaptenzorg GGZ HV (Thuiszorg zonder reistijd) HV (Thuiszorg zonder reistijd) - overgangsregeling Intramuraal met reistijd Jeugdzorg - regelmatige diensten Jeugdzorg - wisselende diensten Thuiszorg (extramuraal) Thuiszorg (extramuraal) - overgangsregeling Thuiszorg (extramuraal) - t/m 2013 V&V - intramuraal Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening - A Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening - B Ziekenhuis Onderdelen waarop berekeningen worden gedaan Elke CAO in Ons zorgt voor enkele berekeningen. De berekeningen van de volgende onderwerpen worden gedaan (sommige berekeningen komen niet in alle CAO's voor): Bereikbaarheidsregels Pagina 67 / 86

68 Aanwezigheidsdienst (intramuraal) Reistijd Onregelmatigheidstoeslag (ORT) (let op: feestdagen dienen handmatig ingesteld te worden!) Slaapdienst Overwerk Per CAO wordt aangegeven wat er berekend wordt: Dit is in het geval van bereikbaarheden en dergelijke (slaapdienst) een deel (als voorbeeld: bij 1/ 4 is het 25% vergoeding). Bij toeslagen wordt een percentage aangegeven dat bij het normale loon wordt opgeteld (als voorbeeld: wanneer er 30% staat, betekent dit een toeslag van 30% waardoor het loon dus 130% wordt). Feestdagen Let op! Het is nodig om handmatig feestdagen vast te leggen. Als er geen feestdagen zijn ingericht wordt er geen toeslag berekend. Feestdagen zoals Kerst kunnen eenmalig ingevoerd worden omdat dit altijd op dezelfde datum valt. Feestdagen zoals Pasen en Pinksteren vallen elk jaar op een andere datum en moeten jaarlijks opnieuw ingevoerd worden. Herzie deze instellingen dus jaarlijks. Bekijk hier hoe je de feestdagen kunt inrichten. Verpleging en verzorging (intramuraal) Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/18 Weekend: 2/18 Feestdagen: 3/18 Aanwezigheidsdienst Reistijd van 0:00 t/m 06:00 - doordeweeks: 3/18 van 0:00 t/m 06:00 - weekend: 6/18 van 0:00 t/m 06:00 - feestdagen: 7/18 van 06:01 t/m 23:59 - doordeweeks: 2/18 van 06:01 t/m 23:59 - weekend: 4/18 van 06:01 t/m 23:59 - feestdagen: 5/18 Binnen deze CAO wordt geen reistijd berekend. Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Pagina 68 / 86

69 Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 44% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 44% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-49% Zaterdag - 06:00 t/m 08:00-38% Zaterdag - 08:00 t/m 12:00-0% Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-38% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-49% Zon-en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 00:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) Slaapdienst 25% vergoeding 19,- per dienst Overwerk De berekening hangt af van de duur en het tijdstip van het overwerk. Voor de precieze berekening verwijzen wij door naar de CAO-VVT , Artikel Thuiszorg (extramuraal) - t/m 31 december 2013 Bereikbaarheidsregels Als iemand meer dan 12 uur binnen een etmaal bereikbaar is geweest, wordt dit geteld als 24 uur. Doordeweeks: 1/16 Weekenden en feestdagen: 2/16 Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen aanwezigheid en bereikbaarheid. Reistijd Reistijd wordt wel berekend. Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 07:00: 40% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 00:00: 40% Weekend en feestdagen: 40% Slaapdienst 30% vergoeding Pagina 69 / 86

70 19,- per dienst Thuiszorg (extramuraal) - per 1 januari 2014 De wijziging in deze CAO ten opzicht van de CAO t/m 2013 is de ORT. Bereikbaarheidsregels en reistijd blijven onveranderd. Voor een medewerker die vanaf 1 januari 2014 in dienst treedt, zijn onderstaande regels van toepassing. Bereikbaarheidsregels Als iemand meer dan 12 uur binnen een etmaal bereikbaar is geweest, wordt dit geteld als 24 uur. Doordeweeks: 1/16 Weekenden en feestdagen: 2/16 Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen aanwezigheid en bereikbaarheid. Reistijd Reistijd wordt wel berekend. Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 44% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 44% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-49% Zaterdag - 06:00 t/m 08:00-38% Zaterdag - 08:00 t/m 12:00-0% Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-38% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-49% Zon-en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 00:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) Medewerkers reeds in dienst op 1 januari 2014 (overgangsregeling): Voor medewerkers reeds in dienst gaat de nieuwe ORT ook gelden, echter is voor hen de eerste 5 jaar een overgangsregeling van toepassing op onderstaande regels (bij de niet genoemde tijden zijn de nieuwe bovengenoemde percentages van toepassing): Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 40% (i.p.v. 22%) Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 40% (i.p.v. 22%) Zaterdag - 06:00 t/m 8:00-40% (i.p.v. 38%) Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-40% (i.p.v. 38%) Na 5 jaar wordt de overgangsregeling afgebouwd. Pagina 70 / 86

71 Slaapdienst 30% vergoeding 19,- per dienst Gehandicaptenzorg Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/18 Weekend: 2/18 Feestdagen: 3/18 Aanwezigheidsdienst Dit uursoorttype wordt gebruikt om de slaapdienst te implementeren in Ons Administratie. Alle uren die op uursoorten van het type aanwezigheidsdienst worden geregistreerd worden voor 50% meegeteld. van 0:00 t/m 23:59-9/18 Reistijd Reistijd wordt wel berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 44% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 44% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-49% Zaterdag - 06:00 t/m 08:00-38% Zaterdag - 08:00 t/m 12:00-0% Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-38% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-49% Zon-en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 00:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) Slaapdienst / Nachtaanwezigheidsdienst 50% vergoeding HV (thuiszorg zonder reistijdberekening) - t/m 31 december 2013 Bereikbaarheidsregels Pagina 71 / 86

72 Als iemand meer dan 12 uur binnen een etmaal bereikbaar is geweest, wordt dit geteld als 24 uur. Doordeweeks: 1/16 Weekenden en feestdagen: 2/16 Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen aanwezigheid en bereikbaarheid. Reistijd Binnen deze CAO wordt geen reistijd berekend. Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 07:00: 40% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 00:00: 40% Weekend en feestdagen: 40% HV (thuiszorg zonder reistijdberekening) - vanaf 1 januari 2014 De wijziging in deze CAO is de ORT, bereikbaarheidsregels en reistijd blijven onveranderd. Voor een medewerker die vanaf 1 januari 2014 in dienst treedt, zijn onderstaande ORT regels van toepassing. Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 44% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 44% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-49% Zaterdag - 06:00 t/m 08:00-38% Zaterdag - 08:00 t/m 12:00-0% Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-38% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-49% Zon-en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 00:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) Medewerkers reeds in dienst op 1 januari 2014 (overgangsregeling): Voor medewerkers reeds in dienst gaat de nieuwe ORT ook gelden, echter is voor hen de eerste 5 jaar een overgangsregeling van toepassing op onderstaande regels (bij de niet genoemde tijden zijn de nieuwe bovengenoemde percentages van toepassing): Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 40% (i.p.v. 22%) Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 40% (i.p.v. 22%) Zaterdag - 06:00 t/m 8:00-40% (i.p.v. 38%) Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-40% (i.p.v. 38%) Pagina 72 / 86

73 Na 5 jaar wordt de overgangsregeling afgebouwd. Ziekenhuis Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/18 Weekend: 2/18 Feestdagen: 3/18 Aanwezigheidsdienst van 0:00 t/m 06:00 - doordeweeks: 3/18 van 0:00 t/m 06:00 - weekend: 6/18 van 0:00 t/m 06:00 - feestdagen: 7/18 van 06:01 t/m 23:59 - doordeweeks: 2/18 van 06:01 t/m 23:59 - weekend: 4/18 van 06:01 t/m 23:59 - feestdagen: 5/18 Reistijd Reistijd wordt wel berekend. Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00-06:00: 47% Maandag t/m vrijdag - 06:00-07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 20:00-22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00-00:00: 47% Zaterdag - 00:00-06:00: 52% Zaterdag - 06:00-08:00: 38% Zaterdag - 08:00-12:00: 0% Zaterdag - 00:00-06:00: 38% Zaterdag - 00:00-06:00: 52% Zondag en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 00:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) Intramuraal met reistijd Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/18 Weekend: 2/18 Feestdagen: 3/18 Aanwezigheidsdienst Pagina 73 / 86

74 van 0:00 t/m 06:00 - doordeweeks: 3/18 van 0:00 t/m 06:00 - weekend: 6/18 van 0:00 t/m 06:00 - feestdagen: 7/18 van 06:01 t/m 23:59 - doordeweeks: 2/18 van 06:01 t/m 23:59 - weekend: 4/18 van 06:01 t/m 23:59 - feestdagen: 5/18 Reistijd Reistijd wordt wel berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 44% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 44% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-49% Zaterdag - 06:00 t/m 08:00-38% Zaterdag - 08:00 t/m 12:00-0% Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-38% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-49% Zon-en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 00:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) Slaapdienst 25% vergoeding 19,- per dienst Overwerk De berekening hangt af van de duur en het tijdstip van het overwerk. Voor de precieze berekening verwijzen wij door naar de CAO-VVT , Artikel Welzijn en maatschappelijke dienstverlening - A Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/24 Weekend en feestdagen: 2/24 Aanwezigheidsdienst van 0:00 t/m 06:00 - doordeweeks: 3/18 van 0:00 t/m 06:00 - weekend: 6/18 van 0:00 t/m 06:00 - feestdagen: 7/18 Pagina 74 / 86

75 van 06:01 t/m 23:59 - doordeweeks: 2/18 van 06:01 t/m 23:59 - weekend: 4/18 van 06:01 t/m 23:59 - feestdagen: 5/18 Reistijd Reistijd wordt niet berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m zaterdag - 00:00 t/m 07:00: 20% Maandag t/m zaterdag - 07:00 t/m 19:00: 0% Maandag t/m zaterdag - 19:00 t/m 24:00: 20% Zon-en feestdagen: 50% Welzijn en maatschappelijke dienstverlening - B Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/24 Weekend en feestdagen: 2/24 Aanwezigheidsdienst van 0:00 t/m 06:00 - doordeweeks: 3/18 van 0:00 t/m 06:00 - weekend: 6/18 van 0:00 t/m 06:00 - feestdagen: 7/18 van 06:01 t/m 23:59 - doordeweeks: 2/18 van 06:01 t/m 23:59 - weekend: 4/18 van 06:01 t/m 23:59 - feestdagen: 5/18 Reistijd Reistijd wordt niet berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m zaterdag - 00:00 t/m 07:00: 30% Maandag t/m zaterdag - 07:00 t/m 19:00: 0% Maandag t/m zaterdag - 19:00 t/m 24:00: 20% Zon-en feestdagen: 50% Jeugdzorg - regelmatige diensten Bereikbaarheidsdienst Doordeweeks: 1/24 Weekend / feestdagen: 5/48 Pagina 75 / 86

76 Reistijd Reistijd wordt niet berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 45% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 20:00: 0% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 25% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 45% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-45% Zaterdag - 06:00 t/m 20:00-30% Zaterdag - 20:00 t/m 22:00-30% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-45% Zon-en feestdagen: 45% Slaapdienst 50% vergoeding Jeugdzorg - wisselende diensten Bereikbaarheidsdienst Doordeweeks: 1/24 Weekend / feestdagen: 5/48 Reistijd Reistijd wordt niet berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 45% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 25% Maandag t/m vrijdag - 07:00 t/m 19:00: 0% Maandag t/m vrijdag - 19:00 t/m 22:00: 25% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 00:00: 45% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-45% Zaterdag - 06:00 t/m 22:00-30% Zaterdag - 22:00 t/m 00:00-45% Zon-en feestdagen: 45% Slaapdienst 50% vergoeding Pagina 76 / 86

77 GGZ Bereikbaarheidsregels Doordeweeks: 1/18 Weekend: 2/18 Feestdagen: 3/18 Aanwezigheidsdienst van 0:00 t/m 06:00 - doordeweeks: 3/18 van 0:00 t/m 06:00 - weekend: 6/18 van 0:00 t/m 06:00 - feestdagen: 7/18 van 06:01 t/m 23:59 - doordeweeks: 2/18 van 06:01 t/m 23:59 - weekend: 4/18 van 06:01 t/m 23:59 - feestdagen: 5/18 Reistijd Reistijd wordt wel berekend Onregelmatigheidstoeslag (ORT) Maandag t/m vrijdag - 00:00 t/m 06:00: 44% Maandag t/m vrijdag - 06:00 t/m 07:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 07:00 t/m 20:00: 0% Maandag t/m vrijdag - 20:00 t/m 22:00: 22% Maandag t/m vrijdag - 22:00 t/m 24:00: 44% Zaterdag - 00:00 t/m 06:00-49% Zaterdag - 06:00 t/m 08:00-38% Zaterdag - 08:00 t/m 12:00-0% Zaterdag - 12:00 t/m 22:00-38% Zaterdag - 22:00 t/m 24:00-49% Zon-en feestdagen: 60% 24 en 31 december - 18:00 t/m 24:00: 60% (rest van de dag normale ORT regels) CAO zonder ORT berekening Bij deze CAO wordt er geen ORT-berekening uitgevoerd. Pagina 77 / 86

78 Standaard CAO instellen Navigeren Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> CAO-instellingen. Selecteer de standaard CAO Onder aan de pagina is in te stellen welke CAO als standaard wordt ingesteld. Wanneer bij een medewerker een andere CAO van toepassing is, heeft die prioriteit boven de standaard CAO. Pagina 78 / 86

79 Opslaan Maak uw keuze en klik onder aan de pagina op Opslaan. Pagina 79 / 86

80 CAO aan de medewerker koppelen Navigeren Ga naar de betreffende medewerker en klik op het tabblad 'uren' en klik op de blauwe tekst 'CAO's'. CAO overzicht en CAO toevoegen Het overzicht met CAO's is zichtbaar. Deze zijn te wijzigen of verwijderen (1) of toe te voegen (2). Wij kiezen in onderstaand voorbeeld om een CAO toe te voegen. Pagina 80 / 86

81 Selecteer de CAO 1. Selecteer de gewenste CAO. 2. Selecteer de datum wanneer de betreffende CAO bij de betreffende medewerker in werking moet treden; de begindatum is verplicht. Wanneer geen einddatum bekend is, laat het 't/m' veld dan leeg. Klik tot slot op opslaan. Voltooid In het overzicht is te zien welke CAO op welke periode van toepassing is. Pagina 81 / 86

82 Feestdagen aanmaken en instellen Om toeslagen op feestdagen door te laten berekenen in de applicatie, is het nodig om de feestdagen vast te leggen. Dit moet handmatig gebeuren. Omdat de datums waarop feestdagen plaatsvinden, jaarlijks kunnen verschillen, moeten feestdagen elk jaar opnieuw ingevoerd worden. Feestdagen die elk jaar op dezelfde datum vallen, zoals Kerstmis, kunnen eenmalig ingevoerd worden. Wij raden aan om deze instellingen jaarlijks opnieuw door te nemen. Let op: Indien geen feestdagen zijn vastgelegd zal er geen ORT berekend worden. Hieronder staat beschreven waar de instellingen om feestdagen vast te leggen, te vinden zijn en hoe de feestdagen daar vastgelegd kunnen worden. Feestdagen in de applicatie Ga naar Beheer -> Instellingen -> Overige instellingen. Klik onder het kopje 'Beleidsprofielen' op 'Feestdagen' Pagina 82 / 86

83 Feestdagenscherm Het scherm geeft een korte uitleg in welke situaties de feestdagentoeslag doorberekend zal worden. Onder in beeld zijn de vastgelegde feestdagen te zien. Deze zijn te bewerken of te verwijderen. Ook zijn nieuwe feestdagen toe te voegen. Feestdagen toevoegen/bewerken Vervolgens kun je een feestdag aanmaken. 1. Vul bij 'Naam' de gewenste naam van de feestdag in. 2. Vul bij 'Datum' de datum van de feestdag in. 3. Op deze plek dient het aantal minuten ingevoerd te worden waarmee gerekend wordt voor de jaarurensystematiek. Deze optie heeft alleen invloed indien aan de medewerker een CAO is gekoppeld waarvan is ingesteld dat deze gebruik maakt van de jaarurensystematiek. 4. Klik vervolgens op 'Opslaan'. De feestdag is toegevoegd danwel gewijzigd. Pagina 83 / 86

84 Jaarurensystematiek of weekurensystematiek per CAO instellen Per CAO kan ingesteld worden van welke systematiek (jaaruren danwel weekuren) gebruik gemaakt dient te worden. De uitleg hoe deze opties zijn in te stellen wordt op deze pagina getoond. Achtergrondinformatie wordt hier gegeven. Navigeren Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > CAO-instellingen. Instellingen toepassen Pagina 84 / 86

85 Per CAO is de systematiek instelbaar. 1. De standaard systematiek wordt in de eerste kolom getoond. Voor de GGZ geldt dat de jaarurensystematiek is ingesteld. Voor alle andere CAO's geldt dat de weekurensystematiek is ingesteld. 2. In de tweede kolom wordt getoond wat de (eventueel) nieuwe ingestelde systematiek is. Deze is actief vanaf de datum die in de derde kolom is ingevoerd. 3. Indien de systematiek gewijzigd dient te worden, dient een startdatum in de toekomst te worden ingevoerd. Belangrijke aandachtspunten Er gelden een aantal belangrijke uitgangspunten bij het instellen van de systematiek: Er kan maar 1x per CAO een andere systematiek ingesteld worden. Dit geldt alleen indien de datum die is ingesteld op moment van bekijken is verstreken. Het aanpassen van een reeds ingevoerde datum is niet mogelijk en daarmee het opnieuw aanpassen van de systematiek ook niet. De datum mag niet in het verleden liggen. Pas als de gegevens gecontroleerd zijn dienen de wijzigingen op de pagina opgeslagen te worden. Feestdagen instellen Ook dient per feestdag ingesteld te worden hoeveel minuten geboekt moeten worden bij een 100% contract. Zie daarvoor deze handleiding. Pagina 85 / 86

86 Startdatum nieuwe bereikbaarheidsdienstberekening Navigeren Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > CAO-instellingen. Toelichting Indien bereikbaarheidsdiensten ingevoerd worden, met een duur groter dan 16 uur aaneensluitend, dan geldt dat deze, afhankelijk van de CAO, bepaalde regels toepast. Deze regels bestaan uit een bepaald deel (bijvoorbeeld 3/18e) van de tijd. Er geldt echter een maximum (per cao, zoals bijvoorbeeld 3 uur). Indien er 24 uur werd ingevoerd, met 3/18e deel in compensatie, dan houdt dat 4 uur in. Omdat de CAO stelt dat 3 uur maximaal is, zou deze ook 3 uur moeten zijn. De reden hiervan is dat Ons Administratie deze uursoorten start om 08:00 uur. En bij meer dan 24 uur worden deze om middernacht gesplitst. Deze instelling houdt in dat vanaf de ingevoerde datum, de juiste regels voor bereikbaarheidsdiensten langer dan 16 uur, toegepast worden. Standaard staat de ingevulde datum op de eerste dag van de eerstvolgende maand waarop de versie met deze optie is toegevoegd ( ). Mocht het nodig zijn om deze met terugwerkende kracht aan te passen, dan kan dat gedaan worden via deze instelling. Pagina 86 / 86