Communicatieplan voor interne communicatie bij Norma MPM

Transcriptie

1 Stage opdracht Norma MPM 2012 Communicatieplan voor interne communicatie bij Norma MPM Naam: Opleiding: Instituut: Anne Vormelchert Integrale Veiligheidskunde Saxion Hogeschool Enschede, Kenniscentrum Design en Technologie Begeleiders Schoolcoach: Praktijkcoach: Mevr. Bernadette Holtkamp Dhr. Johannes de Boer 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Analyse Knelpunten Communicatiekanalen en - middelen Communicatiedoelen Doelgroepen Primaire doelgroep Secundaire doelgroep Communicatiestrategie Kernboodschap Inzet van de communicatiekanalen en - middelen Inleiding Inzetmogelijkheden van de communicatiemiddelen en - kanalen KAM- voorlichting Werkoverleg SharePoint Gesprekken E- mail Telefoon Trainingen / Cursussen Bedrijfsblad / Nieuwsbrief VIB s / Risicomatrices Overzicht van communicatiemiddelen per gevaarlijkheidscategorie van de stoffen Evaluatie en effectmeting Verklaring gebruikte hulpmiddelen Bronnenlijst

3 1 Inleiding De communicatie binnen het bedrijf zal verbeterd worden. Vooral de communicatie met betrekking tot de juiste omgang met gevaarlijke stoffen en de veiligheid op de werkvloer. Door middel van effectieve communicatie dient de veiligheid op het werk verhoogd te worden. Aanleiding hiervoor was de opvatting vanuit het management dat verstrekte informatie niet bij de medewerkers aankomt. Het management het gevoel dat informatie niet zoals bedoeld aankwam bij de medewerkers. Daarnaast is uit het gedane veiligheidscultuuronderzoek en literatuuronderzoek naar voren gekomen, dat communicatie voor de veiligheidscultuur binnen een onderneming een belangrijke rol speelt. Het gaat bij het plan alleen om interne communicatie niet om externe. Door middel van een veiligheidscultuuronderzoek binnen Norma MPM en de resultaten ervan is een communicatieplan opgesteld. Een tijdskader over de geldigheid van het communicatieplan is door het bedrijf niet aangegeven. Buiten beschouwing gelaten zijn ook de mogelijke kosten. Er is alleen kort beschreven dat de inzet van communicatiemiddelen tijd kost en tijd in termen van geld definieert wel kosten veroorzaakt. 3

4 2 Analyse Op basis van indrukken, verzamelde achtergrondinformatie, interviews en theoretische kaders is er onderzoek gedaan naar de veiligheidscultuur binnen Norma MPM. De resultaten hiervan leverden onder andere de input voor het communicatieplan. Het doel dat bereikt zal worden is een verandering in de manier van communiceren gericht op de verbetering van werkveiligheid door betere communicatie. Het gaat om verandering van gedrag, kennis en houding bij de doelgroep. De doelgroep/en is/zijn de medewerkers op de werkvloer binnen de verschillende afdelingen. Gedrag omdat veiliger werken alleen gerealiseerd kan worden indien ook volgens de overgedragen informatie gewerkt wordt. 2.1 Knelpunten Binnen het bedrijf bestaan geen schriftelijk vastgelegde communicatieprocedures. Over de communicatie zelf zegt men dat de communicatie meestal informeel en persoonlijk verloopt. De doelgroep zelf heeft geen mogelijkheid om aan het communicatieplan mee te werken. Maar het idee dat achter een communicatieplan staat is dat men ideeën bij elkaar kan brengen om deze te bespreken. Indien meer mensen bij het ontwikkelen van nieuwe concepten betrokken zijn, des te groter is de kans dat het gestelde doel bereikt wordt (Pijlman). Betrokkenheid is ook volgens Cialdini een voorwaarde voor het succesvol beïnvloeden van mensen om hun gedrag zoals gewenst te veranderen (Netherlands Television Interview with Robert Cialdini, 2010). Er bestaat voor de medewerkers binnen Norma MPM alleen achteraf de mogelijkheid via groepsoverleg, de ondernemingsraad of de afdeling leidinggevende inspraak te doen over verbetertrajecten. Dat kan het lastig maken voor het verbetertraject en het bereiken van de doelen die gesteld zijn. Door de medewerkers niet actief tijdens het opstellen van het communicatieplan te betrekken is er mogelijkerwijs niet voldoende draagvlak voor het traject (Pijlman). De toegevoegde waarde of bedoeling van een communicatieplan is namelijk dingen met allen bespreekbaar te maken en zo commitment bij iedereen die betrokken is op te roepen. Bovendien wil de bedrijfsleiding geen extra budget vrij maken voor het opstellen van het communicatieplan. Ook voor de inzet van nieuwe communicatiemiddelen wil men geen geld investeren. Het is begrijpelijk eerst alle aanwezige communicatiemiddelen en - kanalen te gebruiken om geen extra investeringen te moeten doen. Maar indien blijkt dat het ook handig kan zijn of zelfs noodzakelijk, is het problematisch direct vooraf te zeggen dat er geen extra geld voor vrij gemaakt kan worden. Men moet wel in het achterhoofd houden, dat onvoorziene dingen kunnen gebeuren zoals de mogelijkheid dat met de al bestaande communicatiemiddelen het doel niet bereikt kan worden. Verder dient duidelijk te zijn dat zelfs indien geen investeringen in nieuwe communicatiemiddelen gedaan worden de inzet van de bestaande middelen tijd kost. Als men tijd in termen van geld definieert, kost dus elke communicatieplan en de uitvoering ervan al wel geld. 4

5 Problematisch is, dat de bedrijfsleiding geen tijdskader aangeeft waarin de verbeteringen bereikt moeten zijn. Dat maakt bijvoorbeeld een gefaseerde aanpak lastig. Als er geen tijdskader voor het hele traject bestaat kunnen ook geen fasen ingericht worden. Een gefaseerde aanpak kan helpen om eerst een beperkt aantal middelen bewust in te zetten voor de informatieoverdracht en daarna overgaan tot andere of meer middelen. Meer nog is een duidelijk tijdskader van belang omdat het noodzakelijk is ook tussentijdse evaluaties te doen om mogelijkerwijs het communicatieplan aan te passen. Voor het succesvol voeren van een nieuw en effectief communicatiebeleid moet een periode aangegeven worden waarbinnen de gewenste eindsituatie bereikt moet zijn (J. HJ. van den Heuvel, 2005). Daarnaast moet men de oorzaken vaststellen, waarom de communicatie ten opzichte van veiligheidsinstructies verbeterd dient te worden. Een oorzaak zou kunnen zijn dat leidinggevenden niet altijd een goed voorbeeld geven aan de medewerkers als het om het juiste en consequente gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen gaat. In hoofdstuk 4 is geconstateerd: het valt medewerkers op indien leidinggevenden of personen van het management op de werkvloer langs komen de veiligheidsinstructies niet in voldoende mate opvolgen. Indien de leidinggevende aan zijn medewerkers in ondergeschikte positie wil opeisen de veiligheidsinstructies te volgen, moet door de leiding consequent de instructies gevolgd worden. De normen die door de leiding namelijk bij de werknemers zichtbaar zijn, zijn dan ook de normen die de werknemers overnemen. ( Norm leidinggevende is norm medewerkers.pdf ) Andere oorzaken van ondoelmatige communicatie op dit moment zijn dat indien medewerkers met verbetervoorstellen komen deze niet gewaardeerd worden. Door het niet waarderen of zelfs geen aandacht te schenken, voelen medewerkers zich niet betrokken, en wie zich niet betrokken voelt is minder gemotiveerd te werken en vooral minder gemotiveerd veilig te werken. (Jos van de Werker, Koninklijke Metaalunie, interview september 2011). Daarnaast is het ook mogelijk, als medewerkers opmerken dat het bedrijf te weinig opdrachten heeft zodat mensen worden ontslagen, medewerkers met hun gedachten niet met hun werk bezig zijn maar met zorgen over hun toekomst binnen het bedrijf. Het is noodzakelijk in economisch moeilijke tijden duidelijk te communiceren naar de medewerkers dat zij hun hoofd vrij hebben voor hun werk. Vooral indien men bedenkt dat het bedrijf de filosofie van openheid en eerlijkheid wil representeren. Arbeidsongevallen gebeuren snel indien werknemers niet opletten omdat ze afgeleid zijn door iets anders. Daarom heeft de financiële situatie wel invloed op veiligheidsgedrag binnen het bedrijf en daarom is het wel noodzakelijk voor een effectief communicatieplan duidelijkheid te hebben over de financiële positie. 5

6 2.2 Communicatiekanalen en - middelen Tijdens de bedrijfsbezoeken en desktop research op internet zijn volgende communicatiekanalen en - middelen naar voren gekomen. Aanwezige communicatiemiddelen en - kanalen binnen Norma MPM zijn: SharePoint VIB s (Op SharePoint) Werkoverleg Borden (met veiligheidsinstructies) KAM- voorlichtingen Trainingen Cursussen Gesprekken Bedrijfsblad Telefoon E- mail Nieuwsbrief Website Rondleiding voor nieuwkomers en externen Bedrijfsfeest Kantine gesprekken Deze lijst met aanwezige communicatiemiddelen is opgesteld om duidelijk te maken, welke middelen er al zijn. Dingen als kantinegesprekken en momenten zoals een bedrijfsfeest kunnen ook een communicatieve functie vervullen, die voor het bereiken van gewenste resultaten van belang zijn. De manier hoe men de communicatiemiddelen en - kanalen in kan zetten wordt nader beschreven in hoofdstuk Communicatiedoelen doelgroep weet: welke mogelijke schade zij op kunnen lopen bij de omgang met gevaarlijke stoffen indien persoonlijke beschermingsmiddelen niet altijd gebruikt worden doelgroep (en zender) is bereid: mee te werken aan een verbetering van de veiligheidscultuur vooral een veilige omgang met gevaarlijke stoffen doelgroep: organiseren hun werk anders; letten erop persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken; spreken medewerkers op onveilig gedrag aan en letten op medewerkers; indien onzekerheid bestaat over een bepaalde gevaarlijke stof worden de informatiebronnen geraadpleegd die ter beschikking staan Doel voor Norma MPM: "Medewerkers informeren over de gevaarlijkheid van chemische stoffen en het niet gebruiken van persoonlijke beschermingsmiddelen en verbetering van de veiligheidscultuur binnen de hele onderneming" 6

7 2.4 Doelgroepen Primaire doelgroep De primaire doelgroep is de groep mensen die bereikt moet worden. De groep krijgt de meeste aandacht bij het formuleren voor de doelstelling en het beleid is op deze groep gericht. In het geval van Norma MPM zijn het de medewerkers uit de afdelingen die met gevaarlijke stoffen omgaan. Het verschil tussen primaire en secundaire doelgroepen verdient bij het opstellen van communicatiebeleid een rol omdat met de primaire doelgroep anders gecommuniceerd moet worden dan met de secundaire doelgroep(- en). De informatie die aan de primaire doelgroep verstrekt wordt dient specifieker en gedetailleerder te zijn dan de informatie die aan de secundaire doelgroep verstrekt wordt omdat de verandering voornamelijk bij de primaire doelgroep bereikt zal worden. (Huib Koeleman, 2002; J. HJ. van den Heuvel, 2005) Secundaire doelgroep In de secundaire doelgroep zijn allen inbegrepen die naast de primaire doelgroep wel aanwezig zijn en de primaire doelgroep in hun werk ondersteunen en daarom ook informatie nodig hebben over het gevoerde (nieuwe) beleid. Omdat de doelstelling niet op de secundaire doelgroep toegespitst is dient de secundaire doelgroep op een breder manier benaderd te worden of alleen met algemene informatie voorzien. Intermediaire doelgroep: ICT beheer, uitgever van personeelsblad, onderhouders van SharePoint. (Huib Koeleman, 2002; J. HJ. van den Heuvel, 2005) 7

8 3 Communicatiestrategie De strategie is dat bij de medewerkers een verandering op kennis-, houdings- en gedragsniveau plaatsvindt. Ze moeten weten welke risico s aan het werken met gevaarlijke stoffen verbonden zijn. Daarna kan men overgaan dat de houding tegenover de omgang met gevaarlijke stoffen veranderd. Als deze eerste veranderingen gebeurd zijn kan men over gaan het gedrag van de medewerkers dusdanig te beïnvloeden, dat zij volgens de verstrekte informatie en instructies, de kennis, handelen en zo veilig werken. De strategie voor de communicatie dient zowel actief als passief plaats te vinden. Een actieve en passieve strategie kunnen elkaar het beste ondersteunen. Actieve communicatie zal vooral in gesprekken, werkoverleg, voorlichtingen, cursussen, trainingen, bedrijfsfeesten, telefonisch en via e- mail plaats vinden. Passieve communicatie wordt dan gebruikt ter ondersteuning van de actieve communicatie. Voor de passieve kant van communicatie werd informatie ter beschikking gesteld die medewerkers altijd kunnen raadplegen indien zij daar behoefte aan hebben. De meeste aandacht zal volgens het management op de groepsgewijze en actieve benadering liggen. Dus op de communicatiemiddelen voorlichtingen, trainingen, cursussen en werkoverleg. Bij deze communicatiemiddelen wordt namelijk direct informatie verstrekt door de zender aan de ontvanger. Omdat daarnaast het accent op de communicatie over gevaarlijke stoffen zal liggen wordt aanbevolen van de risicomatrices gebruik te maken en voor nieuw binnenkomende gevaarlijke stoffen de methode voor de gevaarlijkheidinschatting toe te passen en het overzicht per afdeling aan te vullen. De algemene tone of voice was tot nu toe informeel. Omdat het niet geloofwaardig zal overkomen als men nu op eens naar een heel strenge en strikte tone of voice over zou gaan wordt aanbevolen de informele manier van communiceren te behouden. Een verandering bij de tone of voice zou tot verwarring kunnen leiden bij de medewerkers. Een ander punt dat is dat ook de leidinggevenden en managers hun gedrag aan moeten passen. Omdat het bij de gewenste verandering vooral gaat om het aanpassen van het gedrag van medewerkers in de omgang met gevaarlijke stoffen, is het te veel gevraagd aan managers en leidinggevenden ook nog te vragen een heel andere manier van communiceren te vorderen. Echter moet het management op enige andere manier de verandering ondersteunen door voorbeeldgedrag te vertonen ten opzichte van veiligheid dat dit gedrag door medewerkers over wordt genomen. content/uploads/2008/04/communicatieplan_verbetertraject.pdf [ ] De manier van communicatie zal volgens het management vooral groepsgewijs gebeuren. Dat betekent dat mondelinge en schriftelijke communicatie zich het meest aanbieden om dit te realiseren. Door middel van welke communicatie- instrumenten wordt nader beschreven in paragraaf 5.3. (Huib Koeleman, 2002; Waardenburg, 1999) 8

9 4 Kernboodschap De kernboodschap is het cruciale onderdeel van een communicatieplan. Het gaat om het doel dat bereikt zal worden, de verandering binnen het bedrijf. content/uploads/2008/04/communicatieplan_verbetertraject.pdf[ ] Een mogelijke kernboodschap bij de gewenste verandering binnen Norma MPM zou kunnen zijn: "De chemische stoffen zijn gevaarlijk omdat ze een aantal gezondheidsschadelijke gevolgen hebben. Om dit te voorkomen dienen persoonlijke beschermingsmiddelen volgens de voorschriften gebruikt en algemeen veilig met de stoffen omgegaan te worden. Wij als onderneming willen een hoogwaardige veiligheidscultuur bereiken zodat veiligheid een vast onderdeel is van de hele onderneming. " (Huib Koeleman, 2002) 9

10 5 Inzet van de communicatiekanalen en - middelen 5.1 Inleiding De middelen die men binnen Norma wil inzetten voor de verbetering van de communicatie zijn de al bestaande middelen. De al aanwezige middelen en kanalen voor communicatie binnen de onderneming zijn al opgenoemd in paragraaf 2.2. In deze paragraaf wordt eerst een nadere uitleg gegeven hoe men de betreffende middelen en kanalen kan gebruiken in paragraaf 5.2. In paragraaf 5.3 wordt dan een overzicht gegeven via welke kanaal of met welk communicatiemiddel welke doelgroep bereikt zal worden. 5.2 Inzetmogelijkheden van de communicatiemiddelen en - kanalen KAM- voorlichting De KAM- voorlichtingen worden regelmatig gehouden en er wordt geregistreerd wie van de medewerkers bijwoonde. De voorlichtingen werden tot nu toe in kleine groepen gehouden met medewerkers uit verschillende afdelingen. Het houden van de presentaties zou wel levendiger kunnen zijn en niet altijd volgens de standaardprocedures. Beginnen met een kleine brainstormsessie trekt de aandacht van de groep. Ook het achterhalen of mensen iets uit de presentatie hebben opgepikt is belangrijk voor de evaluatie van de voorlichting. Met een korte test na een week zou wel voor gezorgd kunnen worden dat medewerkers meer waarde aan KAM- voorlichtingen hechten en met betrekking tot arbeidsveiligheid en vooral de omgang met gevaarlijke stoffen het gewenste (veilige) gedrag vertonen. Om het bewustzijn bij de medewerkers te versterken dat zelfs de gering gevaarlijke stoffen wel persoonlijk letsel kunnen veroorzaken moeten alle categorieën van de stoffen aan bod komen (zie afbeelding 1). Aan het eind van de KAM- voorlichting is het inbouwen van een korte reflectie een mogelijkheid de in de voorlichting naar voren gebrachte onderwerpen te verstevigen. Door direct aan de medewerkers te vragen welke impact de voorlichting nu heeft voor hun werk en welke indruk ze zelf van het gevoerde KAM- beleid van de verantwoordelijken hebben zijn medewerkers gedwongen om na te denken over de thematiek. Een eerlijke terugkoppeling over de doelmatigheid van de KAM- voorlichtingen zou wel binnen de bedrijfscultuur van openheid en eerlijkheid van Norma MPM passen. 10

11 Tabel 1) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: KAM- voorlichting Aandachtspunten Mogelijke aanpak Manier van presenteren Presentator moet staan => trekt omgeving van presenteren meer de aandacht interactiviteit Extra ruimte reserveren, voor goede reflectie achteraf verlichting zorgt, koffie bereidt stelt evaluatie na een tijd (bijdrage aan goede sfeer) aan het begin brainstormfase => aandacht trekken inhoud van presentatie reflecteren check doen bij medewerkers over de inhoud van de presentatie (na een week of een aantal dagen; onaangekondigd) na verhuizing naar ander terrein over nieuwe opmaak van de presentatie nadenken en concept veranderen Werkoverleg Aan de afdelingsleiders moet duidelijk gecommuniceerd worden welke veranderingen bij de communicatie gewenst zijn, welke verandering ten opzichte van de veiligheid op de werkvloer en de veranderingen om tot een hoger niveau te komen wat de veiligheidscultuur binnen het bedrijf betreft. Afdelingsleiders zijn de schakel tussen management en werknemers op de werkvloer en moeten daarom zowel bottom- up communiceren als ook top- down. Voor beide richtingen is het werkoverleg per afdeling het beste communicatiekanaal om de medewerkers te benaderen. Werkoverleg past ook het beste bij het voorstel van het management de communicatie van instructies of algemene informatie de werknemers groepsgewijs te benaderen. Het regelmatige werkoverleg kan ook gebruikt worden om specifieke aandacht te schenken aan de veilige omgang met de gevaarlijke stoffen. Tabel 2) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: Werkoverleg Aandachtspunten Mogelijke aanpak afdelingsleiders zijn schakel tussen werkvloer en management vaste bijeenkomstmomenten tussen afdelingsleiders en management regelmatigheid (kan per afdeling frequentie van overlegmomenten verschillen individueel bepalen of afhankelijk maken van urgentie SharePoint SharePoint is het intranetsysteem waartoe iedereen in het bedrijf van Norma MPM toegang heeft. Omdat er, volgens de medewerkers, regelmatig gebruik van gemaakt wordt biedt het zich aan om informatie over alle bedrijfsinterne en bedrijfsexterne dingen hier beschikbaar te stellen. De risicomatrices die voor alle gevaarlijke stoffen gemaakt zijn kunnen bijvoorbeeld op SharePoint geplaatst worden. Zo kunnen medewerkers in één tabel zien welke gevaarlijkheidscategorie een bepaalde stof heeft. Een andere koppeling die men nog 11

12 zou kunnen maken is alleen het nummer van een gevaarlijke stof in de PC in te voeren om dan via een digitaal archief over de gevaarlijke stoffen geleid te worden naar de belangrijke informatie over de stof. Tabel 3) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: SharePoint Aandachtspunten Mogelijke aanpak iedereen heeft toegang tot het systeem/moet toegang hebben indien medewerkers niet in kunnen loggen moet er een telefoonnummer op andere plekken verwijzen dat veel informatie over werk gerelateerde zijn naar de ICT afdeling die het probleem op kan lossen dingen op SharePoint te vinden zijn afdelingsleiders mondeling laten meest recente informatie kenbaar maken communiceren dat SharePoint veel belangrijke informatie bevat; ook in het kader van arbeidsveiligheid Meest recente informatie is vaak belangrijker voor medewerkers omdat ze oude dingen al weten; door pop ups of e- mailberichten verwijzen naar nieuw bijgekomen bestanden op SharePoint Gesprekken In gesprekken met medewerkers is het beter om individuele dingen te bespreken die alleen de persoon betreffen met wie het gesprek wordt gevoerd. Daarom is in het overzicht (zie tabel 10) bij het communicatiekanaal "gesprekken" geen kruis gemaakt bij de verschillende categorieën. Gesprekken meer over individuele dingen te laten gaan past ook bij het voorstel vanuit de bedrijfsleiding om de communicatie over gevaarlijke stoffen liever groepsgewijs te willen doen. Tabel 4) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: Gesprekken Aandachtspunten Mogelijke aanpak met medewerkers individuele afspraak proberen te maken met dingen bespreken de betreffende persoon met afdelingsleiders ook persoon ook echt individueel algemene dingen bespreken; spreken; ervoor zorgen dat bepalen of deze verder niemand luistert / kan luisteren gecommuniceerd worden aan de medewerkers E- mail Via e- mail kan men medewerkers groepsgewijs benaderen. Voordeel bij een e- mail is dat men zowel alleen schriftelijk kan communiceren maar ook door het meesturen van afbeeldingen, tabellen en bijvoorbeeld cijferoverzichten. Met het versturen van e- mails kunnen regelmatig updates gemaakt worden over wat er in het bedrijf gebeurd en om het bedrijf heen. Niet zo goed is de e- mail in te zetten voor informatieverstrekking over de gevaarlijke stoffen omdat dit beter via SharePoint te communiceren is. Daarom wordt ook aanbevolen alleen over de twee eerste gevaarlijkheidscategorieën ook via e- mail te communiceren omdat het twijfelachtig is of deze door de medewerkers in een e- mail 12

13 gelezen wordt. Om te controleren of de mail ontvangen en gelezen wordt zou men een elektronische check kunnen doen, bijvoorbeeld dat de verzender van de mail een mededeling krijgt indien zijn mail ontvangen en gelezen wordt of indien de mail juist niet wordt gelezen. Het algemene beeld dat men normaliter bij een e- mail heeft is het door te lezen en dan niet meer hoeven te raadplegen. Maar omdat op lange termijn over de gevaarlijke stoffen gecommuniceerd dient te worden zijn e- mails daar niet geschikt voor. Toch word in tabel 10 aanbevolen ook via e- mail te communiceren als het om gevaarlijke stoffen gaat met de twee hoogste gevaarlijkheidscategorie. Omdat deze categorieën de gevaarlijkste zijn wordt aanbevolen de gevaren ook met elk beschikbaar communicatiemiddel aan de medewerkers door te geven. Zodat zij overal geconfronteerd worden met informatie over de gevaarlijke stoffen en de mogelijke risico s die aan deze stoffen verbonden zijn. Tabel 5) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: e- mail Aandachtspunten Mogelijke aanpak kan groepsgewijs worden ingezet informatie per afdeling in een e- mogelijkheid van regelmatige mail versturen; ondersteund updates over het groepsgewijze benadering van bedrijfsgebeuren medewerkers geen informatie verstrekken die via de ICT- afdeling een check op lange termijn ter beschikking systeem inrichten dat een moet staan bevestigen aan de verzender van de mail stuurt of de mail ontvangen en gelezen wordt alleen informatie verstrekken die kort geformuleerd kan worden; anders blijft de informatie niet in het hoofd van de lezer informatie die op lange termijn ter beschikking moet staan niet via mail versturen; op een moment wordt het te onoverzichtelijk en te lastig om voor de informatie eerst lang in het e- mail postvak na betreffende informatie te zoeken alternatief instrument voor lange termijn informatie: SharePoint Telefoon Via telefoon kan het beste alleen op een bepaald moment belangrijke en individuele informatie gesproken worden. Individuele informatie omdat meestal alleen met één persoon gesproken wordt. Informatie die voor en groep van medewerkers van belang is kan dan het beste door de afdelingsleider door worden gegeven om de hiërarchische structuur te volgen. Een telefoongesprek verloopt vaak snel en men vergeet dingen achteraf indien men te lang praat. Voor belangrijke dingen is het dus beter om in gesprek daarover te gaan, de informatie op SharePoint te plaatsen (indien voor hele groep van toepassing) of de 13

14 informatie via e- mail te verstrekken. Omdat schriftelijke informatie die digitaal wordt verzonden langer ter beschikking staat dan informatie uit een telefoongesprek. Een groot voordeel van telefonisch bemiddelde informatie is dat deze direct door het andere wordt ontvangen en dat men als zender niet eerst op een antwoord dient te wachten. Door de omstandigheid dat na een telefoongesprek vaak dingen worden vergeten is het voeren van gesprekken via telefoon over gevaarlijke stoffen en de veilige omgang daarmee iets ongeschikt. Toch kan men een telefoongesprek voeren om dingen kort aan te kondigen tegenover iemand anders om te verwijzen naar SharePoint, een al verzonden e- mail of de wens in een individueel gesprek te gaan. Hier ziet men al dat het in sommige gevallen geschikt kan zijn verschillende instrumenten te combineren om een zo groot mogelijk effect te bereiken. Tabel 6) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: Telefoon Aandachtspunten Mogelijke aanpak korte termijn informatie telefoonlijst altijd ter beschikking verstrekken hebben niet te lang via telefoon voor het gesprek nadenken of het communiceren echt alleen maar telefonisch kan alleen individuele informatie worden gecommuniceerd en of verstrekken; indien het een groep niet een ander instrument een medewerkers betreft => groter effect zou hebben communiceren via afdelingsleider Trainingen / Cursussen Praktische oefeningen in het kader van veiligheid, bijvoorbeeld de juiste omgang met gevaarlijke stoffen en gereedschappen, of het kunnen verstrekken van eerste hulp dient de theoretische kennis van de medewerkers door praktijkoefening te versterken. Omdat oefeningen in de juiste omgang met gevaarlijke stoffen belangrijk zijn voor elke categorie is er ook voorgesteld om voor elke categorie regelmatig te trainen en cursussen te volgen. Deze communicatiemiddelen dienen als vervolg gezien te woorden van de KAM- voorlichtingen. In de voorlichtingen verworven kennis dient door praktijkoefeningen gevestigd te worden. Daarbij is dan een fasering en goede planning noodzakelijk waarbij ervoor gezorgd wordt dat medewerkers eerst de voorlichting volgen en daarna trainingen en cursussen. Tabel 7) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: Trainingen / Cursussen Aandachtspunten Mogelijke aanpak eerst theorie bespreken na verhuizing naar het nieuwe goede organisatie/planning nodig vanwege de tijdsplanning en de groepsindeling terrein zo snel mogelijk met de trainingen en cursussen beginnen 14

15 Bedrijfsblad / Nieuwsbrief Het bedrijfsblad en nieuwsbrieven zijn zeker wel voor de interne communicatie over bijvoorbeeld lange termijn projecten, maar niet voor specifieke informatie zoals de vertaling van de belangrijkste informatie uit de veiligheidsinformatiebladen naar de risicomatrices. Toch moet de ondernemingsleiding zich wel van alle mogelijke communicatiemiddelen bewust zijn om deze ook gericht in te kunnen zetten. Bedrijfsblad en nieuwsbrief worden hier alleen kort opgenoemd in het kader van interne communicatie omdat bedrijfsblad en nieuwsbrief ook voor de externe omgeving informatie verstrekken. Tabel 8) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: Bedrijfsblad / Nieuwsbrief Aandachtspunten Mogelijke aanpak op lange termijn verantwoordelijke inschakelen informatie verstrekking dient ook voor externe partijen niet alleen voor eigen medewerkers die het bedrijfsblad ontwerpt en kennis delen over de inhoud van het bedrijfsblad niet geschikt voor alleen interne in regelmatige afstanden informatie over specifieke verwijzen naar nieuwe omgang met gevaarlijke stoffen ontwikkelingen bij de risicocommunicatie VIB s / Risicomatrices Voor de medewerkers op de werkvloer staat de belangrijkste informatie over de gevaarlijke stoffen in de veiligheidsinformatiebladen (VIB s). De belangrijkste informatie is in kaart gebracht in de risicomatrices die per afdeling zijn opgesteld. Door middel van de eigen ontwikkelde methode is het ook mogelijk aan de gevaarlijke stoffen scores toe te kennen die voor een bepaalde categorie staan om deze categorieën op een eenvoudige en intuïtieve manier te verduidelijken zijn aan de categorieën kleuren van groen (gering gevaarlijk) tot rood (zeer gevaarlijk) toegekend. Er wordt aangeboden de eigen ontwikkelde methode voor de gevaarlijkheidscategorieën voor de toekomst ter beschikking te stellen om ook voor nieuwe gevaarlijke stoffen waarmee gewerkt wordt deze gevaarlijkheidbeoordeling te kunnen doen. Tabel 9) Belangrijkste punten voor het communicatie instrument: VIB s / Risicomatrices Aandachtspunten Mogelijke aanpak stand van de risicomatrices is van koppeling van nieuw binnen oktober; dus niet meer heel actueel komende gevaarlijke stoffen aan een ICT- systeem dat automatisch per afdeling bestaat er één de methode voor elk VIB toepast overzicht per maand het overzicht kan worden aangevuld door actualiseren door medewerker toepassing van eigen ontwikkelde die de methode toepast; methode met behulp van de VIB s verantwoordelijke zou hiervoor degene kunnen zijn die de stoffen inkoopt 15

16 5.3 Overzicht van communicatiemiddelen per gevaarlijkheidscategorie van de stoffen Voor de inzet van de communicatiemiddelen is het praktisch per afdeling dezelfde middelen en instrumenten in te zetten om een eenduidige en gestructureerde aanpak te kunnen tonen tegenover de medewerkers. Een eenduidige aanpak zorgt bij de afdelingen voor het gevoel dat elke afdeling dezelfde status heeft qua communicatie zoals de andere. Door de eenduidige structuur heeft het nieuwe communicatiebeleid ook eerder de kans om te slagen dan bij een verschillende aanpak per afdeling. Tabel nr. 10) Overzicht communicatiemiddelen per gevaarlijkheidscategorie Middel Gevaarlijkheid stof: Gering (groen) Gevaarlijkheid stof: Middel (geel) Gevaarlijkheid stof: Groot (oranje) Gevaarlijkheid stof: Zeer groot (rood) KAM- X X X X Voorlichting Werkoverleg X X X X SharePoint X X X X Gesprekken X E- mail X X Telefoon X X Trainingen X X X X Cursussen X X X X Bedrijfsblad Niet geschikt Niet geschikt Niet geschikt Niet geschikt Nieuwsbrief Niet geschikt Niet geschikt Niet geschikt Niet geschikt VIB s X X X X Risicomatrices X X X X 16

17 6 Evaluatie en effectmeting Om te inventariseren of het communicatieplan enig effect heeft gehad, zowel positief als ook negatief is het noodzakelijk het plan na een bepaalde periode te evalueren. Het kan ook handig zijn om tussentijdse beoordelingen van de effecten uit te voeren om bij te kunnen sturen. Zonder evaluatie kan niet worden vastgesteld of de gestelde doelen bereikt zijn. Bij een grondige evaluatie kan dan ook nagegaan worden waarom dingen verbeterd zijn of niet en welke dingen men voor de toekomst in acht moet nemen. Mogelijke vraagstellingen voor een evaluatie kunnen zijn: wie van de medewerkers heeft de informatie gekregen en wat is er van blijven hangen? Is er een verandering in gedrag, houding en kennis bij de medewerkers te constateren en hoe ziet deze eruit? Wat vinden de medewerkers van het communicatieplan en de uitvoering ervan? Praten medewerkers over het traject? Er moeten vragen worden gesteld die de mogelijke impacts naar voren kunnen brengen. Daarom moeten zowel positieve als negatieve effecten worden belicht. Een mogelijkheid ervoor zou kunnen zijn het communicatiebeleid door een komende stagiaire te laten onderzoeken of het de gewenste effecten heeft en waar nog verbeterpunten liggen. 17

18 Verklaring gebruikte hulpmiddelen Hierbij verklaar ik, dat ik het voor u liggende werkstuk/project zelfstandig en zonder gebruik van andere dan de aangegeven hulpmiddelen geschreven heb; De uit andere bronnen direct of indirect overgenomen teksten zijn op enigerlei wijze in de door mij geschreven tekst expliciet met bronvermelding verantwoord. Het werkstuk werd tot nu toe nog niet in dezelfde of in vergelijkbare vorm aan een examinator of examencommissie voorgelegd. Ook is het werkstuk niet eerder in het openbaar verschenen. Naam, achternaam: Plaats, datum: Handtekening: 18

19 Bronnenlijst Huib Koeleman. (2002). Interne communicatie bij verandering. Alphen aan den Rijn: Kluwer. J. HJ. van den Heuvel. (2005). Beleidsinstrumentatie - Sturingsinstrumenten voor het overheidsbeleid (tweede druk.) Leren.nl. Budget in het communicatieplan. (Z.D.). Geraadpleegd op 17 november, 2011, via vaardigheden/communicatieplan/budget.html Netherlands Television Interview with Robert Cialdini. (2010). Abgerufen von Pijlman, R. (z. d.). Waarom een communicatieplan? Geraadpleegd op 17 november, 2011, via vaardigheden/communicatieplan/waarom.html Vijf Keer beter. Laat medewerkers zelf nadenken. (Z.D.). Geraadpleegd op 3 oktober, 2011, via Vijf Keer beter. Norm leidinggevende is norm medewerkers. (Z.D.). Geraadpleegd op 3 oktober, 2011, via dewerkers.pdf Waardenburg, M. (1999). Het communicatieplan: opzet en uitvoering in 8 stappen. Kluwer. ZorgVoorBeter. Een communicatieplan maken. Geraadpleegd op 2 september, 2011, via content/uploads/2008/04/communicatieplan_verbetertraject.pdf 19