Eindverslag Archief 2020 over

Transcriptie

1 Eindverslag Archief 2020 over Terugblik op een inspirerende, innovatieve en succesvolle periode Inleiding Na vier jaar, op 31 december 2016, eindigde het innovatieprogramma Archief Het programma startte in 2013 met het formuleren van gezamenlijk gedragen programmadoelen om met de sector en overheidskoepels te komen tot een toekomstvaste archieffunctie. Archiefinnovatie staat nu op de agenda. Er is kennis ontwikkeld en veel geleerd in nieuwe netwerken, via nieuwe manieren van werken. In het finale jaar 2016 is die energie doorgegeven aan de uitvoeringspartners was het jaar waarin de opbrengsten en effecten van meer dan 100 uiteenlopende projecten en activiteiten samenkwamen; en waarin de sector op zoek ging naar nieuwe oplossingen voor duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie. Na vier jaar aanjagen is het tijd voor de volgende fase in archiefinnovatie: kennis blijven delen in actieve communities die zijn ontstaan, en gezamenlijk zorgen voor doorontwikkeling en implementatie in de sector. Die gedachte stond ook centraal op de Archief 2020-manifestatie Archiefinnovatie gaat door op 1 december Bij het leren en borgen van resultaten van Archief 2020 hoort ook het beheer van ontwikkelde instrumenten en levend houden van de banden tussen decentrale overheden en hun archiefinstellingen en het Nationaal Archief. Met name de branchevereniging BRAIN, het Nationaal Archief en enkele streekarchieven en regionale historische centra (RHC s) hebben in hun beleidsplannen Archief 2020-opbrengsten meegenomen. En de drie overheidskoepels hebben in oktober 2016 aan leden van de Tweede Kamer hun ideeën voor lokale implementatie gepresenteerd. De afgelopen periode heeft duidelijk gemaakt dat men door lokaal, regionaal en landelijk samen te blijven werken, de innovatiekracht levend te kunnen houden in het landelijke innovatienetwerk. Het innovatieprogramma Archief 2020 heeft met financiering van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de archief- en informatiesector in beweging gebracht. Het ministerie gaf het Nationaal Archief in 2012 opdracht om een innovatieprogramma te starten en de landelijke kennisfunctie te versterken. Het programmabureau dat sinds november 2012 bij het Nationaal Archief gehuisvest was is eind 2016 opgeheven. De laatste Archief 2020-projecten worden begin 2017 afgerond. Ook projecten van de decentrale overheidskoepels onder de vlag AIDO (Archiefinnovatie Decentrale Overheden) zijn afgerond. Deze projecten waren complementair aan die van Archief Leeswijzer: Dit verslag beschrijft kort de veranderingen waar Archief 2020 aan bijgedragen heeft; het bereik, de effecten en resultaten op hoofdlijnen; de behaalde mijlpalen uit het vierde programmajaar; en lessen die te leren zijn uit de gekozen programma-aanpak. Het bevat aandachtspunten voor alle (uitvoerings)partners voor hun vervolgactiviteiten. Specifieke projectinformatie is te vinden op de website Programmabureau Archief 2020 p/a Prins Willem-Alexanderhof BE Den Haag T contact@nationaalarchief.nl Contact A. Baving PROGRAMMAMANAGER ARCHIEF 2020 T anouk.baving@nationaalarchief. nl Datum 1 februari 2017 Auteur Anouk Baving Kopie aan / Afgestemd met Bijlage (pag ) Project- en activiteitenoverzicht Archief 2020 en AIDO Pagina 1 van 14

2 1. Veranderopgaven en effecten In de aanpak van het programma Archief 2020 stond samenwerken en leren centraal. Sturen op effecten had prioriteit ten opzichte van sturen op resultaten. Dit vanuit de filosofie dat archiefinnovatie gaat om het uitvinden en doorgeven van nieuwe manieren van werken. Het programma nodigde uit tot experimenteren, lering trekken daaruit, formuleren van generieke lessen en anderen inspireren om daarmee zelf ook aan de slag te gaan. Ontwikkeling van handreikingen en standaarden is daar onderdeel van, maar nadrukkelijk was het voor Archief 2020 geen doel op zich. Door mensen uit te dagen om werk te maken van digitaal archiveren ontdekken ze dat ze zaken anders moeten én kunnen aanpakken dan ze gewend zijn. Vanuit die gedachte ontstaat ook draagvlak voor nieuwe instrumenten. Het programmabureau stimuleerde archief- en informatieprofessionals te communiceren en inzichten te delen; om de ramen en deuren op te zetten! Archief 2020 heeft professionals en overheidsmanagers uitgedaagd om op een nieuwe manier tegen archivering aan te kijken; om vanuit verschillende maatschappelijke belangen de digitale archieffunctie al bij vorming en inrichting van systemen en werkprocessen aandacht te geven: archiveren by design. Met gesprekken over de toekomst van de archieffunctie in de digitale samenleving stimuleerde Archief 2020 hen ook om verder te denken dan de dilemma's van vandaag. Met als effect dat de betrokkenen er nu aan gewend zijn om samen het gesprek aan te gaan, te onderzoeken, uit te proberen, en over de eigen grenzen heen te kijken. Die open manier van werken is nu gemeengoed. Terwijl in 2013 slechts enkele grote archiefinstellingen aan het pionieren waren met e- depots en digitale duurzaamheid, hebben de afgelopen vier jaar enkele tientallen koplopers een bredere groep volgers geïnspireerd om werk te maken van (met name digitale) archiefinnovatie. Er is een landelijk kennisnetwerk gegroeid, waarbinnen ook de kennisfunctie van het Nationaal Archief goed zichtbaar is. Nieuwe kennisplatforms zorgen voor laagdrempelige kennisuitwisseling. De Mid-term review maakte in 2015 duidelijk dat Archief 2020 effectief bijdraagt aan modernisering van de archiefsector. Maar ook dat de brug tussen archiefinstellingen en archiefvormers nog maar ten dele is geslagen als het gaat om digitale opgaven. Ook meer managementaandacht bij de decentrale overheden werd genoemd als aandachtspunt. Na vier jaar mag worden gezegd dat programma Archief 2020 de sector in beweging gekregen heeft. Met z n allen hebben we gezorgd dat de moderne archivaris beter toegerust is om samen te werken met I- en ICT-professionals die vergelijkbare uitdagingen hebben om informatie vindbaar, bruikbaar en houdbaar te houden in de digitale informatiesamenleving. Bewustwording is nodig voordat partijen instrumenten willen gaan gebruiken. In de landelijke discussies en projecten heeft Archief 2020 de deelnemers geholpen om aandacht te besteden aan het waarom van archiefinnovatie, naast het hoe en wat. Daarnaast leverden de overheidskoepels via AIDO een belangrijke bijdrage aan bewustwording bij bestuurders, terwijl ze ondertussen eigen instrumenten ontwikkelden. Hiermee droegen allen bij aan de strategische innovatiedoelen die OCW met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Pagina 2 van 14

3 InterProvinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW) hadden afgesproken in het Archiefconvenant Deze ontwikkeling wordt geïllustreerd door het feit dat het in 2013/2014 nog niet mogelijk was om een kwantitatieve nulmeting uit te laten voeren. Er waren niet alleen onvoldoende gegevens beschikbaar, maar er was ook geen draagvlak voor een brede uitvraag vanwege de onbekendheid met het onderwerp. Eind 2016 kon via ICTU en de overheidskoepels wel een landelijke meting naar digitaal archiveren bij decentrale overheden worden uitgevoerd. 2. Netwerk: landelijk bereik Archief 2020 heeft veel bruikbare kennis en producten opgeleverd. Een bijzonder waardevol resultaat is dat een landelijk netwerk rondom innovatie in de archief- en informatiesector is ontstaan. Door nieuwe en vaak zeer intensieve samenwerkingen, op een veelheid van onderwerpen. Dit netwerk van mensen gaat ook na 2016 door met innoveren. Het boekje Het Innovatienetwerk vier jaar Archief 2020 en AIDO brengt dit netwerk in beeld en laat zien hoeveel expertise is samengebracht en vooral met hoeveel plezier is samengewerkt aan de archieffunctie van de toekomst. In de periode zijn door of met steun van het programmabureau Archief 2020 in totaal 135 projecten en activiteiten uitgevoerd. De Stuurgroep AIDO was verantwoordelijk voor 11 daarvan. Er zijn 36 zogenoemde decentrale pilotprojecten uitgevoerd op initiatief van archief- en overheidsorganisaties door het hele land. Bij al deze pilots waren meerdere overheden betrokken en altijd ten minste één (lokale of regionale) archiefinstelling. Er is zoveel mogelijk gestreefd naar pilots met leerdoelen die complementair waren aan elkaar. Daarnaast bestonden landelijke projecten uit o.a. verkenningen en onderzoeken, interactieve productie van handreikingen, onderwijsateliers, creatieve bootcamps en korte (animatie)films. En er waren vele bijeenkomsten zoals: summerschools, kennisbijeenkomsten, werkconferenties, managementconferenties met archiefdirecteuren, (regionale) AIDO-bijeenkomsten en twee mastercourses. De oogst van 4 vier jaar archiefinnovatie in Nederland blijft in 2017 beschikbaar via thematische ingangen op de website Pagina 3 van 14

4 3. Programmadoelen Het programma had twee hoofddoelen. Ten eerste het herdefiniëren en moderniseren van de archieffunctie in de digitale samenleving. In proefprojecten is onderzocht wat er bij komt kijken om digitale overheidsinformatie beter duurzaam toegankelijk te houden voor de samenleving en de overheden zelf. En ten tweede was de uitdaging om lokaal en regionaal nieuwe bruggen te slaan tussen doelen en ambities van de archiefsector en de I-/ICT-ontwikkelingen bij overheden. Archivarissen hebben kennisgemaakt met architectuurprincipes en ontdekt hoe belangrijk het is andermans taal te leren spreken. Dat bleek ook uit nieuwe functies die in de sector ontstonden op het snijvlak tussen archiefinstellingen en archiefvormers (zoals Adviseurs Digitale Informatievoorziening/ ADI s). In het programmaplan zijn vijf ambitieuze programmalijnen geformuleerd met diverse subdoelen. Ze houden verband met de strategische innovatieagenda uit het Archiefconvenant dat OCW, VNG, IPO en UvW eind 2012 sloten. Programmalijn 1: Overheidsbreed werken archiefvormers en beheerders aan betere en efficiëntere borging van duurzame toegankelijkheid, betrouwbaarheid en veiligheid van digitale informatie. Programmalijn 2: Overheden hebben beter overzicht van hun (digitale) informatie en werken aan snellere, actievere openbaarheid van daarvoor geschikte informatie. Programmalijn 3: Verbetering van het maatschappelijk rendement van de archiefcollectie NL op het gebied van vindbaarheid, toegankelijkheid en gebruiksmogelijkheden via ICT en samenwerking. Programmalijn 4: Betere en meer efficiënte veiligstelling van behoudenswaardige particuliere archieven. Programmalijn 5: De archiefsector vormt een netwerk van robuuste organisaties, gericht op samenwerking en kennisuitwisseling, zowel onderling als met de archiefvormers. Hierna de resultaten en effecten van het programma in een notendop: De 135 projecten droegen bij aan een of meerdere programmadoelen. Op lijn 1 (digitale duurzaamheid) en 5 (kwaliteitszorg en bestelversterking) zijn de grootste stappen gezet in de afgelopen vier jaar. Lijn 2 (openbaarheid en selectie) en 4 (documenteren van de samenleving) kregen minder prioriteit. Op lijn 3 (open toegankelijkheid) is Archief 2020 juist agendasettend geweest in de sector. (Zie de afbeelding op pagina 5.) De meeste onderliggende programmadoelen zijn bereikt, zij het nog niet altijd met een landelijke dekking. Wat ook opvalt is dat begin 2013 nog sterk uitgegaan werd van instrumentontwikkeling en implementatie. Archief 2020 heeft juist uitgedragen dat bewustwording, activeren, leren leren en kennisdelen cruciaal zijn voor een nieuwe manier van werken. Na pioniers en koplopers volgde de rest niet altijd even snel. Dat was vanaf het begin duidelijk. De bewustwording over het belang en de kansen van archiefinnovatie is wel landelijk gegroeid. Pagina 4 van 14

5 Afbeelding: de vijf programmalijnen en het aantal projecten dat daar aan bijgedragen heeft. Lijn 1/Digitale duurzaamheid kreeg van het begin af aan van alle uitvoeringspartners de meeste prioriteit. Hierop is veel bereikt. E-depot was voor veel overheden het sleutelwoord in de afgelopen jaren. Archief 2020 heeft helpen duiden dat dat meer is dan opslag. Het rijksprogramma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) en de ontwikkeling van de landelijke infrastructuur heeft de uitvoering van decentrale pilots bij RHC s helpen versnellen. Regionale samenwerking is op gang gekomen. Koplopers bij archiefinstellingen lijken nu zelfs voorop te lopen ten opzichte van hun collega s bij overheden. Archief 2020 heeft een basis gelegd voor landelijke werkafspraken en richtlijnen over metadata, vervanging en videoverslaglegging. Aandachtspunten: Archivering van geo-data staat nog in de kinderschoenen. Rond geo-data is een eerste experiment uitgevoerd in Flevoland. Ook de archiefvraag bij ketenprocessen zoals de Omgevingswet is nu in beeld. Kant en klare oplossingen zijn er nog niet. Pagina 5 van 14

6 Overheidsmanagers of CIO s weten nog relatief weinig van archiefinnovatie en sturen zeer beperkt op visievorming of gebruik van instrumenten 1. Hier liggen kansen voor de opleiding van (overheids)managers en adviseurs. Lijn 2/Openbaarheid en selectie bleek minder makkelijk tastbaar te maken in Archief 2020 en kreeg minder innovatie-aandacht. De thema s figureerden soms als nevendoel in e-depot pilots. Wel was het eerste archiefatelier over actieve openbaarheid van WABO-dossiers 2 i.s.m. archiefinstellingen, archiefvormers en de archiefopleidingen zeer succesvol, evenals de kennisbijeenkomsten van het Nationaal Archief. Ondertussen hebben ontwikkelingen buiten Archief 2020 voor beweging gezorgd, zoals het actieplan open overheid en het politieke debat over open overheid. Selectielijsten van decentrale overheden werden buiten het kader van Archief 2020als instrumenten in bestaande processen doorontwikkeld,. De handreiking Belangen in balans (door het NA opgesteld voor t rijk) krijgt begin 2017 een aanvulling specifiek voor decentrale overheden. Aandachtspunt: Waardering en selectie verloopt nog grotendeels langs geijkte paden. Wel beginnen de nieuwe waarderingsmethodieken ook bij decentrale overheden geleidelijk aan ingang te vinden. In gesprekken over de toekomst van de archieffunctie is ook het concept selectie (en dus de lijst) stof voor discussie. Lijn 3/Toegankelijkheid kreeg vanaf 2015 door het project Open Toegang meer aandacht in de sector. Architectuur, open- en linked data zijn geen onbekende begrippen meer. Archief 2020 is hierin agendasettend geweest. Van standaardisering is nog geen sprake. Er is wel meer aandacht gekomen voor het gebruik van open standaarden en het hergebruik van overheidsinformatie of (open) collectiedata van archieven. Vanuit pilots zijn verkenningen uitgevoerd en stappenplannen ontwikkeld. De term open toegang bleek niet voor iedereen even duidelijk door o.a. sterke associatie met archieftoegangen (een beschrijvingsvorm van archieven). In de loop van de tijd is Archief 2020 dan ook meer nadruk gaan leggen op toegankelijkheid, en zijn facetten van actieve openbaarheid, hergebruik en open data verkend. Er valt als het gaat om de toegankelijkheid van (archief)informatie voor publiek nog veel te winnen in de archief- en informatiesector. Aandachtspunten: De roep uit de Archiefvisie 2011 om een landelijk portal voor de archiefcollectie NL is aan herziening toe. Het gaat meer om ketensamenwerking, koppelen, delen en vindbaar maken van informatie. De Archives Portal Europe (APE) is bekend bij archiefinstellingen. Voor beschikbaarstellen van overheidsinformatie blijken andere mogelijke platforms nog weinig gebruikt te worden bij overheden. Als het gaat om randvoorwaarden voor (open) toegankelijkheid en interoperabiliteit blijkt opdrachtgeverschap richting ICT-leveranciers in het algemeen zwak. Linked data wordt effectief in archiefland, wanneer er ook aandacht is voor de (beleids)keuzes die organisaties daarvoor moeten maken. De online tool Hoe open zijn wij? kan hen hier bewuster van maken. Meer kennis over semantiek is nodig voor verrijking en thematische ontsluiting van collectiedata in context. Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) kan hier een rol in spelen. Lijn 4/ Documenteren van de samenleving vonden de koepels in 2013 het minst urgent. Daarop zijn de activiteiten ook het geringst gebleven. Er is vooral ingezet op de vorming van een landelijke coalitie of the willing voor veiligstelling van particuliere archieven van landelijk belang. Het project Particuliere archieven op de kaart leverde een werkbare aanpak, werksessies, publicaties en een 1 De landelijke meting van ICTU die in december 2016 is gepubliceerd levert meer informatie over digitaal archiveren en informatiebeheer bij decentrale overheden en gebruik van instrumenten. Waterschappen starten in december 2016 een roadshow voor hun managers. 2 Vergunningsdossiers op basis van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Pagina 6 van 14

7 actief kennisplatform. Daarnaast worden praktische tips voor digitaal archiveren voor particulieren verzameld. Opgave is om de ontstane bottom-up-beweging in volgende jaren breder op te stuwen en top-down te borgen. BRAIN/KVAN heeft aangegeven dat zij ambieert daarbij een actieve rol op zich te nemen. Aandachtspunt: De vraag is of de prille coalitie rond het veiligstelling van particuliere archieven voldoende zelforganiserend vermogen heeft om effectief te zijn. Door bezuinigingen is de capaciteit voor acquisitieactiviteiten bij collectiebeherende instellingen klein. Lijn 5/Kwaliteit en bestelversterking werd vanaf het begin door partners gezien als een lijn die speciale aandacht behoefde. Archief 2020 organiseerde nieuwe vormen van (landelijk) strategisch overleg. De kennisfunctie van het NA is versterkt én zichtbaarder geworden. Veel projecten hebben direct of indirect bijgedragen aan professionalisering en bestelversterking; variërend van de jaarlijkse managementconferentie tot mastercourses. Curriculumontwikkeling voor bijscholing bleek nog een brug te ver. Wel is in de praktijk een sterker verhaal ontstaan over wat archivering by design betekent. Vernieuwing van archiefonderwijs viel buiten de scope van Archief Energie is gestoken in versterking van de landelijke kennisfunctie van het Nationaal Archief. Het NA is zichtbaar actiever geworden richting de community van archiefinstellingen en adviseurs bij decentrale overheden. En het blijft zich na Archief 2020 inzetten voor ontwikkeling van kennis en samenwerking in (online) kennisplatforms. Aandachtspunt: BRAIN/KVAN wil meer werk maken van deskundigheidbevordering en een leven lang leren voor de digitale archivaris. Vraagarticulatie vanuit de branche alleen is onvoldoende om te sturen op innovatieve aanbodontwikkeling van bij- en nascholing, waarvan de kwaliteit nu sterk wisselt. Vernieuwing en flexibilisering van (hoger) archiefonderwijs en nieuwe marktordening of monitoring vraagt om een stimulerende en coördinerende rol van OCW. Koepels kunnen een sterkere rol pakken als het gaat om het stimuleren van curriculumvernieuwing voor overheidsmanagers. Met een toekomstscenario Op weg naar 2020 en verder, het essay Het experimentele archief, twee ontwerp-bootcamps en ondersteuning van Archiknowmads alles onder de noemer Archieflab heeft Archief 2020 de discussie gevoed over de archieffunctie van de toekomst. Het belang van toegankelijkheid en betrouwbaarheid van data kwam daarin naar voren als een maatschappelijke uitdaging waar de archieffunctie een belangrijke rol in kan blijven vervullen, op moderne wijze. Individuele organisaties zijn daar wellicht nog niet voor geëquipeerd. Kennisontwikkeling en een nieuwe aanpak betekenen dan ook veel voor de sector. Het besef is gegroeid dat experimenteren met e- depots etc. wel zorgt voor bestaande processen in een modern jasje, maar nog niet voor een fundamentele vernieuwing van de archieffunctie in Nederland die wellicht nodig is. Het scenario onderstreept dat sprake is van een transitiefase die nodig is om met z n allen stap voor stap de archieffunctie van de toekomst vorm te geven en los te komen van een analoog denkkader. Aandachtspunten: Vernieuwing in het bestel wordt nog gedreven vanuit het hier en nu. De kunst is dat te combineren met een lange-termijnvisie. Pagina 7 van 14

8 Zet naast de verbetering van de digitale archieffunctie met nieuwe tools van vandaag, ook in op debat en innovatie voor de archieffunctie van de toekomst; om instellingen/organisaties uit te dagen te werken in netwerken en nieuwe rollen en functies. 4. Mijlpalen 2016 Jaarlijks is in uitvoeringsplannen gereflecteerd op de voortgang. In het uitvoeringsplan 2016 van Archief 2020 zijn met de partners vijf mijlpalen geformuleerd. Op mijlpaal 4 (curriculumontwikkeling) na zijn alle mijlpalen bereikt. 1: In 2016 is voor decentrale overheden én hun archiefdiensten helder en concreet welke opties er zijn voor duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven. Zij weten wat ze gezamenlijk moeten regelen om aan te sluiten op het publieke en private aanbod van diensten en digitale infrastructuren. Realisatie: Handreiking en stappenplan voor voorbereiding en aansluiting op een e-depot zijn goed ontvangen. Pilots met zowel rijksinfrastructuur als oplossingen uit de markt zijn voltooid. AIDO-projecten op specifieke (financieel-juridische) aspecten van e-depots zijn afgerond. De uitvoerders van pilots hebben actief lessen met anderen gedeeld. 2: In 2016 maakt Archief 2020 helder welke stappen overheden en hun archiefbeherende instellingen kunnen zetten om (overheids)informatie in de digitale collectie Nederland zichtbaar, toegankelijk en herbruikbaar te maken. Realisatie: Projecten op het gebied van Open Toegang kwamen op stoom in de laatste 2 jaar. Verschuiving van focus van beheer naar gebruiker en hergebruik. Verkenningen en pilots hebben stappenplannen opgeleverd en een online toets- en leermodel waarmee organisaties zelf kunnen bepalen hoe open ze zijn. 3: In 2016 is de kennisfunctie in, van én door de sector operationeel (kennis- en innovatieagenda) en wordt ingezet voor verbreding (nieuwe allianties) en verbetering van instrumenten (bruikbaarheid). Realisatie: Regelmatige kennis- of themabijeenkomsten vanuit Archief 2020, AIDO of het Nationaal Archief zorgen voor laagdrempelige kennisdeling in communities die breder zijn dan de koplopers van Archief Het Nationaal Archief is voor overheden zichtbaar geworden als landelijke kennispartner, die na 2016 de digitale samenwerkruimte op Pleio 3 blijft ondersteunen. Verschillende andere partners hebben zich opgeworpen als trekker van een kennisthema. 4: In 2016 hebben de convenantpartners een curriculum rond digitaal duurzaam archiveren en ontsluiten laten ontwikkelen voor groepen van professionals en managers, dat innovatief en aansprekend is en de kloof tussen archivaris, informatiemanager en ICT er overbrugt. Realisatie: Uit een verkenning naar de behoefte bij overheden aan een curriculum voor overheidsmanagers bleek dat daarvoor op dit moment nog geen belangstelling is. De vraag is nog te klein om voor commerciële aanbieders interessant te zijn. Overheidskoepels geven prioriteit aan implementatie-ondersteuning van handreikingen en instrumenten. De branche wil niet zelf ontwikkelen, maar wel input leveren voor de opleiding van archiefmanagers. 5: Eind 2016 zijn de resultaten (beheer) en aanpak (werkwijze) van het programma geborgd in de sector: bij het Nationaal Archief, (kennis)partners en branche- en beroepsorganisaties. Realisatie: Van enkele Archief 2020-producten zal na 2016 het beheer worden voortgezet door het Nationaal Archief. De interactieve, open aanpak van Archief 2020 klinkt door in beleidsplannen van het Nationaal Archief en BRAIN/KVAN. De brancheorganisatie wil 3 Pagina 8 van 14

9 verder bouwen op Archief 2020 en zich inzetten voor o.a. strategische conferenties voor managers en professionalisering. Samen met het Nationaal Archief blijft ze netwerken ondersteunen en invulling geven aan de landelijke Kennis & Innovatieagenda. Het Programmaberaad adviseert de algemene rijksarchivaris (ARA) om in 2017 een nieuwe vorm van landelijk strategisch archiefoverleg te organiseren. 5. Lessen uit de programma-aanpak De werkwijze van Archief 2020 was geïnspireerd op die van het programma InAxis 4 waarin kennisdeling vanuit experimenten en praktijk-pilots centraal staat. Zogenoemde kennisagenda s en de vraag Wat werkt in de praktijk? dragen bij aan actie, diffusie en adoptie. Ervaringen opdoen kwam daardoor enigszins los te staan van institutionele belangen, hetgeen samenwerking tussen organisatie veelal makkelijker maakte. De jaarlijkse uitvoeringsplannen van Archief 2020 werden met uitvoeringspartners vastgesteld. En samen met het gepubliceerde afwegingskader voor pilots bood dit goede handvatten om te bepalen op welke projecten werd ingezet. Voor grote landelijke projecten waar decentrale overheden in samenwerkten, werd met de partners VNG, IPO, UvW en Nationaal Archief een Stuurgroep landelijke projecten gevormd, voorgezeten door de programmamanager van Archief Effectief was dat het programmabureau Archief 2020 met één been in het Nationaal Archief stond en met één been buiten in de sector van decentrale overheden en hun archiefinstellingen. Verschillende belangen in het landelijke stelsel konden zo met elkaar worden verbonden. En het gaf de mogelijkheid om het programma te positioneren met een eigen logo, huisstijl en beeldmerk. Dit zorgde voor herkenbaarheid voor de partners in het netwerk en gaf de mogelijk om efficiënter te communiceren. Communicatie was een belangrijk onderdeel van de aanpak. Alle projectleiders in den lande werden uitgedaagd om inzichten te delen, waar mogelijk ondersteund door het programmabureau. De website als primair communicatiemiddel en podium voor breed gebruik over meerdere bestuurslagen droeg bij aan de herkenbaarheid en gaf kwaliteit aan de uitingen van de vele projecten. Het aantal gebruikers van de website groeide gestaag. In 2016 stond de teller op Naast vaste onderdelen nieuws, webagenda en projecten waren downloads Handreiking vervanging en TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) erg populair. De maandelijkse nieuwsbrief had 470 abonnees. De samenwerking tussen programmabureau en decentrale overheidskoepels was in het begin zoekend, en is onderling uitgebreid besproken en verbeterd. Dit had o.a. te maken met verschillen in verwachtingen en zienswijze op programmasturing (beweging creëren t.o.v. handreikingen maken en implementeren). De open aanpak van Archief 2020 was voor velen even wennen (wat wil je leren i.p.v. hoe moet ik het doen). Niet wat mag, maar wat kan werd het vertrekpunt in een sector die traditiegetrouw veel behoefte had aan richtinggevende kaders voor uitvoering. Deze aanpak werkte heel activerend. 4 Van april 2002 tot en met december 2008 stimuleerde de commissie InAxis innovatie en leren binnen het openbaar bestuur. Pagina 9 van 14

10 Voorbereiding van projecten kostte soms echter wel veel tijd. Met name cofinanciering via publiek-publieke samenwerking was soms een traag proces (zie ook 6.), maar eenmaal afgerond leverde het veelal positieve (leer)ervaringen. 6. Lessen uit de financieringssystematiek Kenmerkend voor het programma waren de publiek-publieke samenwerkings-overeenkomsten (SWO). In het Archiefconvenant hadden OCW en de koepels bepaald dat overheden alleen via cofinanciering financieel konden samenwerken met een programmabureau. Was deze vorm van financiering de meest handige? Het aantal decentrale activiteiten valt verhoudingsgewijs tegen in de hele programmaportefeuille. Strategisch had de financieringsvorm een goed effect vanwege verplichte inzet van de eigen lokale mensen. Het stimuleerde betrokkenheid en lokaal eigenaarschap. Cofinanciering van een zzp er om een project te leiden was niet mogelijk. Veel samenwerkende partijen vroegen hier aanvankelijk wel om. Deze letterlijke, gejuridificeerde uitwerking van de principes zorgde voor vertraging bij de start van projecten. Het bracht operationeel voor alle partijen veel werk met zich mee om tot een overeenkomst te komen (hoge administratielast bij programmabureau en projectleiders). Het programmabureau zorgde voor zowel inhoudelijke koers en advisering als administratieve afwikkeling. Dit was anders dan bij programma InAxis waar men werkte met een subsidieregeling voor pilotprojecten. Aandachtspunt voor andere programma s: Zoek voor financiële ondersteuning een vorm waarin (meer) flexibiliteit mogelijk is in een combinatie van samenwerkingsovereenkomsten, inkoop, subsidieregeling, etc. Overigens bleek cofinanciering niet altijd nodig als prikkel, of stimulerend te werken. Bijvoorbeeld wanneer provincies actief meewerkten aan het project, zoals in Utrecht, Flevoland en Overijssel, deden ze dat vooral met eigen middelen. Archief 2020 richtte zich in zulke gevallen op het stimuleren van kennisdeling en communicatie. Waterschappen maakten nauwelijks gebruik van financieringsmogelijkheden. En financiering bleek voor provincies geen prikkel om tot actie over te gaan. Bij gemeenten was dat wel het geval. Aanbestedingsregels bij het rijk maakten het niet altijd makkelijk om op een flexibele manier samenwerking tot stand te brengen. Naast de samenwerkingsovereenkomsten met overheden was alleen inkoop mogelijk van commerciële partijen of inhuur van zzp ers. Daardoor was steunen van verenigingen en stichtingen moeilijk. Het programmabureau kon dikwijls niet anders dan namens hen inkopen. In de loop van de tijd moest het programmabureau extra capaciteit inzetten om de uitvoering van deze procedures soepeler en sneller te laten lopen en vertraging van de innovatieenergie te voorkomen 7. Realisatie en afronding van projecten De jaarlijkse uitvoeringsplannen zijn vrij nauwgezet uitgevoerd. Circa 130 projecten en activiteiten zijn in totaal uitgevoerd en afgerond door of in opdracht van het programmabureau. Daaronder vallen ook communicatieactiviteiten zoals bijeenkomsten en drie korte animatiefilms. Enkele tientallen andere initiatieven zijn met partners verkend, maar vervolgens niet of zonder steun van Archief 2020 tot stand gekomen. Dikwijls had dit te maken met verandering van prioriteiten bij de initiatiefnemer. Voor de cofinanciering van de 36 decentrale pilots is een publiek-publieke samenwerkingsovereenkomst gesloten met de algemene rijksarchivaris in het kader van Archief De voortgang van alle projecten werd in een omvangrijk dashboard gedeeld met het Beleidsteam van OCW, VNG, IPO en UvW. Landelijke projecten leidden soms tot Pagina 10 van 14

11 productontwikkeling. Diverse verkenningen en onderzoeken leverden voer voor discussie en kennisdeling. De totale begroting van Archief 2020 voor vier jaar bedroeg 8,2 mln. Daarvan is slechts 5% over. Over de besteding van dit resterende deel beslist de opdrachtgever OCW. De financiële verantwoording van het programma is onderdeel van de begrotingsverantwoording van het Nationaal Archief aan het ministerie. De afrekening van de publiek-publieke samenwerkingsovereenkomsten (voor decentrale pilots) is in januari 2017 gereed. De afrekening van enkele andere projecten loopt door in Afsluiting Programmabureau De voorbereiding van de manifestatie op 1 december 2016, herordening van de website en de eindpublicatie hebben de laatste maanden veel aandacht gevraagd van het team. Daarnaast is een exit-strategie voor communicatie-uitingen en lopende verplichtingen van het programmabureau opgesteld, zodat het programmabureau per 1 januari 2017 kon stoppen. Het team groeide in de loop van de periode van manager met secretaris naar een stevige basis van 6 mensen naast de programmamanager. Aangevuld met enthousiaste tijdelijke krachten voor projecten telde het bureau in 2015 en 2016 gemiddeld tussen de 10 en 15 mensen. De eerste collega s zijn in het najaar van 2016 uitgestroomd, zowel naar buiten als binnen het Nationaal Archief. Voor de afronding is tijdelijk een extra programmasecretaris aangetrokken. Per 1 januari zijn alle medewerkers in vaste dienst weer ingestroomd bij het Nationaal Archief. Voor enkele collega s eindigde de tijdelijke aanstelling. De overleggen van het Beleidsteam Archiefconvenant en het Programmaberaad Archief 2020 stopten per december Dat maakt de weg vrij voor de algemene rijksarchivaris om naar nieuwe vormen van strategisch overleg met de sector te zoeken. Omdat ook het Archiefconvenant is afgelopen moeten ook OCW en de koepels van decentrale overheden een nieuwe vorm van overleg vinden. Daarbij is BZK sinds de mid-term-review eind 2015 in beeld gekomen als een belangrijke partner. De koepels werken ondertussen verder aan implementatie van ontwikkelde instrumenten en hun eigen strategische digitale agenda s op weg naar Pagina 11 van 14

12 Afbeelding: Homepage van de vernieuwde website Colofon Nationaal Archief, Programmabureau Archief 2020, Januari 2017 Dit eindverslag is opgesteld door de programmamanager Archief 2020, Anouk Baving, in samenwerking met collega s van het programmabureau, het Beleidsteam Archiefconvenant en uitvoeringspartners. Programmabureau Archief 2020 bestond van 2013 tot en met 2016 en was gehuisvest bij het Nationaal Archief. Het verslag wordt door de algemene rijksarchivaris Marens Engelhard aangeboden aan de opdrachtgever van het programma, het ministerie van OCW (DGCM en Directie M&C). Voor meer informatie over de vele projecten die uitgevoerd zijn, tips & tricks van betrokkenen en de genoemde publicaties kunt u in 2017 nog terecht op Daar vindt u ook het programmaplan waar dit verslag naar verwijst. Informatie over de deelnemende organisaties en hun ervaringen is te vinden in de slotpublicatie Het Innovatienetwerk vier jaar Archief 2020 en AIDO (december 2016), die ook online op de website staat. Archief 2020 was een samenwerkingsprogramma van: Pagina 12 van 14

13 Bijlage: Project- en activiteitenoverzicht Archief 2020 en AIDO ( ) Voor meer informatie zie Projecten en onderzoek: Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (fase 1, 2 en 3) TMLO Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (fase 1 en 2) Katern NORA duurzame toegankelijkheid/ Samenwerking Nationaal Archief & ICTU Handreiking waardering en selectie ('Belangen in balans') Handreiking waardering en selectie ('Belangen in balans') vertaling naar decentrale Overheden (AIDO) Handreiking en Stappenplan aansluiting (any) e-depot; oogst uit pilots gebundeld Handreiking Videoverslaglegging duurzaam toegankelijk (Videotulen) Workshop keteninformatisering met oa inspecties en Omgevingsdienst (met Doxis) Probleemverkenning van archieffunctie bij keteninformatisering (door PBLQ, 2015) Productie- en Kennisplatform Duurzame Toegankelijkheid (PKDT) Handreiking Overdracht Digitale Informatie (PKDT 2014) Preservation Policy (PKDT 2014) Project APEx implementatie in Nederland (2015) Samenwerking Archieven.nl toegangen beschikbaar als open data Verkenning Curriculum ontwikkeling Managers overheden Advies adoptiestrategie voor Archief2020 producten door opleiders (bevorderen gebruik) Verkenning Leerbehoefte Archiefbranche; vernieuwing beroepsprofiel digitale archivaris/informatiemanager (met BRAIN) Ondersteuning samenwerkingstraject KVAN en BRAIN Verkenning raakvlakken GDI - Digitaal Archiveren (door ICTU, 2016) Vertaling NESTOR-seal certificering e-depots (via NCDD) Doorontwikkeling Producten Diensten RHC's decentraal (2015) Project doorontwikkeling Kwaliteitsmonitor BRAIN digitale diensten Bestuurlijk ambassadeur decentrale overheden & factsheet handelingsperspectief e-depot (AIDO) Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) (AIDO) Functioneel ontwerp e-depot (AIDO) Rapport e-depotvoorziening decentrale overheden (AIDO) Programma van eisen aanbesteding e-depot (AIDO) Handreiking SIO / strategisch informatieoverleg (AIDO) Handreiking toekomstbestendige archieven (AIDO) Archieflab: Toekomstscenario "Op weg naar 2020 en verder" (2015) ArchiefLab: Onderzoek Future of Archives & essay (Universiteit Utrecht, 2016) ArchiefLab: Bootcamps (met Waag Society, 2016) ArchiefLab: Archiknowmads Decentrale projecten: Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem met Noord-Hollands Archief Pilot e-depot Utrechts Archief - gemeente Utrecht Pilot e-depot Het Utrechts Archief en provincie Utrecht Pilot Provincie Limburg: verkenning gemeenschappelijk e-depot (2013) Pilots aansluiting op e-depot Amsterdam Pilot duurzaam digitaal archiveren en beheren / Alkmaar - Waterland - Midden Holland Pilot gemeenschappelijke e-depot voorziening Overijssel en functioneel ontwerp Pilot e-depot Westfries Archief Pilot Archieven van het Noorden (fase 1 en 2) Pilot archief-audit archiefvormer gemeente Den-Bosch Pilot Archief Eemland en samenwerkende archiefdiensten Midden Nederland Pilot e-depot RHC Limburg en gemeente Maastricht Pilot provincie Noord-Holland met Noord-Hollands Archief Pilot e-depot Provincie Zeeland met Zeeuws Archief (fase 1 en 2) Pilot Provincie Zeeland - samenwerkende gemeenten: flying information doctors Pilot Gelders Archief Arnhem (fase 1 en 2) Pilot e-depot BHIC met provincie Noord-Brabant Pilot e-depot Achterhoek (fase 1 en 2) Pilot audiovisueel archief Den Helder en Alkmaar Pilot streekarchieven SALHA en West-Brabant met gemeenten Etten-Leur en Waalwijk: 3 leertrajecten Pilot e-depot Schiedam/Delft Pilot: verkenning proof of concept Geoinformatie en e-depot (Provincie Flevoland) E-depot monitor(verkenning) Vereniging Zeeuwse Gemeenten Pilot Kenniscentrum Oorlogsbronnen: van portal naar kenniscentrum (via NIOD) Roadshows waterschappen/ project bewustwording waterschappen (AIDO) DUTO/KIDO scans met decentralen overheden Pilot Volautomatische Archiefontsluiting OCR Pilot Vierdaagse Nijmegen Linked Open Data Pagina 13 van 14

14 Project Digitaal Samenwerken / ECHOES2 Onderwijsateliers met decentrale overheden en instellingen: Ontwikkeling methode Onderwijsateliers en 3 projectplannen (decentraal) Atelier Actieve openbaarheid WABO dossiers Atelier Documenteren van de samenleving Archiefatelier Digitale onderzoeksomgeving & dienstverlening (DOD) Open Toegang onderzoek en deskundigheidsbevordering: Verkenning Open Toegang tot Archiefcollecties (2014) Werkconferentie Archiefcollecties Open 2015 Open brief "Pleidooi voor open toegang en open data" (2015) Onderzoek Informatiebehoefte (2015) Strategische Verkenning Open Data, Hergebruik & Vraagbehoefte (door Open State Foundation, 2016) Stappenplan ICT Opdrachtgeverschap (via BRAIN) Verkenning Platforms Overheid voor Toegang Open Collectiedata (2016) Inventarisatie Semantiek & Linked Data (kennisbundeling) Mastercourse Open Data & Hergebruik (door The Green Land) Mastercourse Architectuur Scoremodel & Monitor (verkenning fase 1) Online Toets- en leermodel "Hoe open zijn wij?" Themadag linked data (2016) Verkenning Platforms Overheid voor Toegang Open Archiefdata (2016) Kennissessies open overheid en archieven Factsheet Open Data (Nationaal Archief) Kennisbijeenkomst Notarieel Archief SAA Archiefontologie Nadere Toegangen (NA ism NDE) Netwerk particuliere archieven (Documenteren van de samenleving): Particuliere archieven op de kaart /Netwerkvorming Toolkit particulier archief: workshops (2015) Toolkit particulier archief: vorming community en kennisontwikkeling (2016) Versterking kennisfunctie Nationaal Archief : Versterking kennisfunctie Nationaal Archief / Ontwikkeling kennis-en innovatieagenda Quickscan kennisbehoefte (2013) Vervolgonderzoek kennisbehoefte & ontwikkeling landelijk (digitaal) kennisnetwerk (2015) Ondersteuning van kennisplatforms oa. via Pleio Algemeen Onderzoek: Nulmeting Archiefbeheerders (door DEN) Nulmeting Archiefvormers (door ICTU) Mid-term review Archiefconvenant (door Ecorys, 2015) Kwantitatief onderzoek Beleidsinformatie archiveren bij decentrale overheden (door ICTU) Positioneringsmodel archiefdiensten tbv managementconferentie (door Berenschot, 2014) Bijeenkomsten algemeen: Managementconferentie voorjaar 2014 (met BRAIN) Managementconferentie 2015 (met BRAIN) Managementconferentie 2016 (door BRAIN) Summer School september 2014 Summer School september 2015 AIDO Congres 2015 AIDO Congres 2016 Bijdrage Archief 2020 op KVAN-dagen 2015 Werkconferentie 2015: zichtbaar maken vorming digitale infrastructuren Strategische programma-analyse Archief 2020 met Convenants-en uitvoeringspartners (2014) Slotmanifestatie Archief 2020 (1 december 2016) Communicatie: Ontwikkeling website Archief 2020 (start 2013) Infographic Tussenstand Archief 2020 (2015) Film over e-depot tbv conferentie Provincie Limburg/Roermond (2013) Film "Duurzame toegang tot overheidsinformatie" (2014) Bijdrage aan Documentaire "Alles is informatie" (door SOD, 2015) Film "Op weg naar duurzame toegankelijkheid" met bestuurders decentrale overheden (2016) Animatiefilm E-depot Animatiefilm Open Toegang Animatiefilm Waardering & Selectie Slotpublicatie Het innovatienetwerk; 4 jaar Archief 2020 en AIDO (2016) Pagina 14 van 14