Het feit dat er nog zoveel andere organisatorische en administratieve taken komen kijken, waar je veelal geen tijd voor hebt, wordt vaak onderschat.

Transcriptie

1 100 taken die een virtueel assistente voor je kan doen. Als manager van een afdeling of als succesvol zelfstandig ondernemer heb je een droom die je graag wilt verwezenlijken. Je bent creatief, hebt allerlei plannen en bent vol enthousiasme aan de slag. Het feit dat er nog zoveel andere organisatorische en administratieve taken komen kijken, waar je veelal geen tijd voor hebt, wordt vaak onderschat. Het uitbesteden van taken is niet iets waar snel aan gedacht wordt. Misschien vind jij ook dat je alles zelf moet kunnen doen, of heb je er nog niet eerder aan gedacht om bepaalde taken uit te besteden. Om de groei van je bedrijf te stroomlijnen zijn 3 onderdelen van belang: 1. Het inrichten van processen 2. Tools toepassen en waar mogelijk automatiseren 3. Een team opbouwen Samenwerken met een persoonlijk / virtueel assistente is een eerste stap om een team te vormen en hulp te krijgen bij processen en tools. Wat is een virtueel assistente (VA)? Een VA is een professional die op virtuele basis, online vanuit huis of eigen kantoor, ondersteuning biedt aan managers, directieleden en zelfstandige ondernemers. De focus van een VA ligt op de uitvoering van alledaagse taken of specifieke projecten en is degene die het werk daadwerkelijk, op een goede wijze en op het afgesproken tijdstip uitvoert. Een VA is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen werk. Het doel van een VA is om jou te ontzorgen, zodat je niet langer bezig bent met allerlei taken die jou veel tijd en energie kosten. Ondernemers willen vaak te veel zelf doen. Wil je echter een bloeiend bedrijf opbouwen, of je afdeling laten groeien, dan is het slim om tijdig samen te werken met een persoonlijk / virtueel assistente, zodat zaken gestroomlijnd worden. Een VA is zelf ook ondernemer en weet dus wat er komt kijken bij het ondernemerschap en begrijpt waar jij mee worstelt. Een VA huur je in voor specifieke klussen of voor telkens terugkerende werkzaamheden met als doel om de continuïteit van jouw afdeling of organisatie te waarborgen. Dat kan al voor een aantal uren per week of per maand. Het werken op afstand alsook het kunnen inhuren van een gericht aantal uren, maakt het samenwerken enorm flexibel. Je koopt dus precies in waar jij behoefte aan hebt. Extra voordelen: - Geen extra kosten voor werkplek, computer, apparatuur. - Een VA komt niet op de loonlijst, dus geen sociale lasten, vakantiegeld en reiskosten. - Een VA gaat na instructies van de opdracht zelfstandig en op eigen gelegenheid aan de slag.

2 Virtueel werken wil overigens niet zeggen dat je elkaar nooit persoonlijk ziet en spreekt. Een combinatie werkt het meest succesvol. Meer inspiratie nodig wat een virtueel assistente precies voor je zou kunnen doen? Onderstaand vind je 100 taken die je zou kunnen uitbesteden. Andere taken? Laat het me gerust weten, ik bespreek graag met je of ik iets voor je kan betekenen. Regelmatig verschijnen er op mijn website nieuwsberichten met ook daarin handige tips en tools. Schrijf je vandaag nog in: Wil je graag persoonlijk contact? Bel of mail me gerust. Veel inspiratie toegewenst! PS. Waar sta jij met de bedrijf? Als extraatje ontvang je hierbij ook mijn checklist. Vul hem in en ontdek of jij toe bent aan een VA. Hartelijke groeten, Nicole Boonman Profiel van Nicole Boonman weergeven

3 Dagelijks management 1. lezen en beantwoorden van algemene mailbox 2. lezen en beantwoorden van manager / ondernemer 3. ordenen en opschonen 4. Agenda beheren, afspraken maken, bevestigingen sturen 5. Lunch/diner afspraken maken en restaurant boeken 6. Zakelijke reizen organiseren (vlucht/auto/hotel/visum) 7. Digitaal archief opzetten en digitaal archiveren 8. Back up draaien van bestanden 9. Taken prioriteren 10. Planning maken t.b.v. deadlines 11. Bewaken van deadlines 12. Versturen van s, brieven, brochures etc. 13. Kantoorbenodigdheden bestellen 14. Uitwerken en redigeren van teksten 15. Stukken scannen en archiveren 16. Telefonisch informatie opvragen Financiën 17. Bonnen verzamelen en registreren 18. Facturen en bonnen in boekhoudsysteem inboeken 19. Facturen maken en versturen 20. Checken of facturen betaald zijn 21. Aanmaningen versturen 22. Openstaande facturen nabellen 23. Bij termijnbetalingen overzicht maken en betaalstatus bijhouden 24. Online betalingssysteem implementeren 25. Vervaldatum inkoopcontracten bewaken 26. Nieuwe inkoop uitzoeken, offertes aanvragen 27. Financieel archief bijhouden 28. Budgetbewaking bij projecten bijhouden (Online) marketing 29. Website teksten redigeren 30. Website teksten updaten 31. Nieuwe blog op website plaatsen 32. Nieuw artikel/whitepaper op website plaatsen 33. Plaatjes/foto s zoeken ter illustratie bij blog/artikel 34. Video op website plaatsen 35. marketing versturen (blog/nieuwsbrief) 36. Verwerken van teksten voor specifieke marketing acties in het marketing systeem 37. Social media profielen/groepen aanmaken 38. Social media berichten plaatsen 39. Webinars en teleseminars inplannen

4 40. Teksten t.b.v. aankondiging webinars/teleseminars redigeren en plaatsen op website 41. Opnames van webinars en teleseminars auditen en op de website plaatsen 42. Uitzoeken waar live presentaties gegeven kunnen worden 43. Afspraken maken voor presentaties 44. Presentaties uitwerken 45. Presentaties op website plaatsen 46. Brochures/flyers redigeren 47. Brochures, flyers, visitekaartjes etc. bestellen 48. Teksten in een e-book lay out gieten 49. Netwerkbijeenkomsten zoeken die interessant zijn 50. Beurzen opzoeken waar je je dienst/product kunt profileren 51. Voorbereidingen treffen voor een beurs, evenement, workshop 52. Banners, flyers (laten) ontwerpen en bestellen 53. PR acties; teksten redigeren, naar juiste personen sturen 54. Presentatie, training of bijeenkomst organiseren 55. Trainingsruimte, vergaderzaal reserveren, uitnodigingen versturen, facilitaire zaken regelen 56. Promotiekalender maken en deadlines bewaken Statistieken bijhouden / resultaten meten 57. Aantal website bezoekers bijhouden 58. Aantal nieuwe aanmeldingen nieuwsbrief/blog bijhouden 59. Aantal klanten bijhouden 60. Aantal social media volgers bijhouden 61. ROI: kosten bijhouden vs. omzet bij promotie acties 62. ROI: wat kost het leveren van diensten en hoeveel levert het op 63. De voortgang bijhouden van je financiële doelen Communicatie 64. Afhandelen vragen van leads, klanten (in vreemde talen indien gewenst) 65. Afstemmen met leveranciers over uitbesteding, levering 66. Telefoon beantwoorden 67. Skype afspraken inplannen/organiseren 68. Social media berichten beantwoorden 69. Reacties op blog beantwoorden 70. Afspraken maken intern/extern 71. FAQ vragen bijhouden en op website plaatsen 72. CRM systeem bijhouden en visitekaartjes hierin verwerken 73. Zakelijke correspondentie verzorgen (in vreemde talen indien gewenst) 74. Contacten, visitekaartjes via LinkedIn connecten 75. Standaard lay out maken voor alle documentatie

5 Sales 76. Verkoopafspraken met klanten inplannen 77. Opzetten van online kalender systeem om afspraken te maken 78. Online verkooppagina (landing page) maken en publiceren 79. Aanvragen nieuwe domeinnamen 80. Stappen vastleggen en standaard documentatie maken benodigd om deal te sluiten 81. Offertes opstellen en versturen 82. Algemene voorwaarden bijhouden 83. Garantieverklaringen bijhouden 84. Nabellen / opvolgen van leads Diensten/producten leveren 85. Contract opstellen en versturen 86. Bewaken dat contracten getekend retour komen 87. Alle documentatie t.b.v. leveren van diensten uniform maken en vastleggen 88. Follow up in werking stellen; wat is de volgende stap bij ontvangen van getekend contract? 89. Product toesturen, levering in gang zetten 90. Bij levering diensten 1-op-1; afspraken inplannen 91. Bij levering diensten online; het inregelen van alle online stappen/processen op de website 92. Bij training/workshop/evenement; alles organiseren en facilitair regelen 93. Bij training/workshop/evenement; aanwezig zijn als rechterhand/organisatorisch zaken regelen 94. Materiaal t.b.v. training/workshop/evenement printen of laten drukken 95. Jaarplanning maken 96. Bij einde dienstverlening; afronding in gang zetten (bv. evaluatie, eindgesprek etc) 97. Klanten service: vragen van klanten beantwoorden 98. Klachten van klanten voorleggen en beantwoorden/oplossen 99. Referenties bij klant opvragen 100. Referenties op website plaatsen

6 CHECKLIST: WAAR STA IK MET MIJN BEDRIJF? Stel vast of de werkdruk opweegt tegen het resultaat wat je nu bereikt. Wat is het juiste moment om een virtueel assistent in te huren voor de uitvoering van operationele taken? Kan je een project beter uitbesteden om dit eindelijk snel geïmplementeerd te krijgen? Weegt het geld dat je nu bespaart - door het zelf te doen - op tegen het resultaat wat je behaalt? Word je geleefd door de dagelijkse werkzaamheden? Kom je niet toe aan die taken waar je werkelijk je tijd aan wilt (en zou moeten) besteden? Vul onderstaande checklist in en ontdek wat de uitkomst voor jou betekent. Veel succes!

7 Besteed jij teveel tijd aan de dagelijkse operatie? Of is het allemaal goed te behappen? Vink aan wat voor jou herkenbaar en/of van toepassing is. Tel het aantal vinkjes op en lees de toelichting over de score. TAKEN Ik ben de hele dag bezig met allerlei dagelijkse (terugkerende) bezigheden. Mijn overvolle inbox krijg ik niet weggewerkt. Ik werk me uit de sloffen maar het eind is niet in zicht. Ik merk dat ik continu brandjes blus. Weet niet hoe dit om te buigen. Ik heb niemand om taken aan over te dragen, dus ik moet wel alles zelf oppakken. Ik word door mijn agenda geleefd. Ik heb zoveel klanten dat ik gewoonweg geen tijd heb om met andere zaken bezig te zijn. Ik merk dat ik onvoldoende werk aan de doelen en strategie waar ik naar toe wil met mijn bedrijf. Ik wil zeker weten dat het goed gaat, daarom kan ik taken beter zelf uitvoeren. Ik heb een virtueel assistent, maar het loopt nog niet zo lekker waardoor mijn inbreng is gewenst. Ik ben een chaotisch type en merk dat sommige zaken tussen wal en schip vallen. Mijn mobiele telefoon ligt continu binnen handbereik; ik kan niets missen. Ik ben vandaag al weer vergeten te lunchen. Ik werk s avonds thuis door omdat ik het werk anders niet af krijg. Ik heb stapels met projecten en ideeën, maar kom er gewoonweg niet aan toe. Ik ben te vaak met last minute acties bezig. Ik sta onder hoogspanning om verwachtingen van klanten waar te kunnen maken. Ik ben oververmoeid omdat ik zoveel werk. Ik ga nooit op vakantie zonder mijn laptop en/of mobiele telefoon mee te nemen zodat ik mijn werk kan bijhouden. Mijn partner en kinderen vragen regelmatig wanneer ik tijd voor hen vrij maak.

8 Wat zegt de score? 0-5: In control Kijk hoe je deze paar aandachtspunten kunt aanpakken om het tij te keren, verder doe je het prima. 5-10: Te overzien Het lukt je waarschijnlijk nog aardig om het te behappen, maar pas op dat deze zaken jou niet gaan inhalen. 10+: Crisis Je moet echt kijken hoe je zo snel mogelijk deze zaken kunt veranderen, voordat jouw bedrijf/werk je helemaal leegzuigt. Wat zijn de voordelen van het inhuren van een persoonlijk / virtueel assistente? Als jouw score hoog uitvalt, is het raadzaam om te kijken hoe je de zaken kunt veranderen. Wat is het voordeel van het inhuren van een persoonlijk / virtueel assistent (VA) voor de uitvoering van allerlei operationele taken? Wat kan je op korte termijn bereiken door - al dan niet tijdelijk - expertise in te huren? Op het gebied van uitvoering krijg je vanaf dag 1 al meer lucht. Een virtueel assistente wacht niet af, maar neemt taken uit handen. Continuïteit is geborgd, facturen worden geïnd, servicelevel gaat omhoog. Het werken met een VA dwingt je om een doel vast te stellen, waardoor er gericht aan de voortgang/groei gewerkt wordt en planningen gehaald worden. Systemen worden geïmplementeerd; de uitvoering kan door een VA worden gedaan. Er wordt orde op zaken gesteld; terugkerende brandjes kunnen voorkomen worden door structurele oplossingen. De VA staat als sparringpartner naast jou en denkt mee over de volgende stap. Je hebt doelen voor ogen: eindelijk kan je het doel verwezenlijken door projecten uit te (laten) voeren. Balans werk/privé kan eindelijk worden gevonden; voorkom een burn-out! Free to focus: op klanten, strategie en bedrijfsgroei.