KORTE MANUAL FIDELIO WEBSUITE

Transcriptie

1 KORTE MANUAL FIDELIO WEBSUITE

2 Inhoud Inleiding Het hoofdscherm van Fidelio Websuite Het maken van een profiel Het maken van een kamerreservering Het bevestigen van een kamerreservering Het inchecken van een gast Het opboeken van kosten Het omleiden van kosten middels rekeninginstructies Het uitchecken van een gast De dagafsluiting van Fidelio Websuite Rekening herstellen om correcties te doen Geadresseerde op rekening bij uitchecken wijzigen Pagina - 2 -

3 Inleiding Fidelio Websuite is een relatief eenvoudig reserveringssysteem waarin de meest voorkomende receptiewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd, zoals het in- en uitchecken van een gast, het opboeken van kosten op een kamerrekening, etcetera. Deze manual dient als hulpmiddel bij het uitvoeren van de bovenstaande handelingen. Er zijn nog talloze andere handelingen die u in Fidelio Websuite kunt doen, maar daarvoor verwijs ik u naar de Helpfunctie in het programma (rechtsboven in het hoofdscherm). Pagina - 3 -

4 Het hoofdscherm van Fidelio Websuite Na het inloggen in Fidelio Websuite zult u een soortgelijk scherm zien als het onderstaande voorbeeld: Vanuit dit scherm zijn er verschillende menu s te benaderen, met name te vinden in de grijze balk. Er wordt geen gebruik gemaakt van sneltoetsen omdat dit een zogenaamde Web applicatie is; het programma wordt vanuit internet opgestart en dan gelden de functietoetsen van Mozilla Firefox. Pagina - 4 -

5 Het maken van een profiel Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio Websuite naar profielen: 2) Kies vervolgens voor: 3) Kies het type profiel: Individueel 4) Vul in het profielscherm minimaal de volgende zaken in: - Achternaam - Voornaam (voorletter) - Geslacht (M/V) - Taal - Adresaanhef (briefaanhef wordt dan automatisch ingevuld) 5) Voeg 1 adres toe met de knop Toevoegen: Vul daarbij de benodigde velden in: Straatnaam, Woonplaats, etc. 6) Voeg 1 communicatietype toe (bv. telefoonnummer) met de knop Toevoegen: 7) Sla het profiel op: Pagina - 5 -

6 Het maken van een kamerreservering Misschien zullen een groot aantal reserveringen via de boekingssites automatisch in Fidelio terecht komen, maar er zullen toch ook reserveringen handmatig in Fidelio gezet moeten worden. Denk aan reserveringen die telefonisch of per worden gemaakt. Wijzigingen in reserveringen zullen doorgaans ook handmatig worden gedaan. Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio Websuite naar reserveringen: 2) Kies vervolgens voor: U ziet altijd eerst het profiel zoekscherm. Immers, Iedere kamerreservering behoort bij een person. 3) Zoek de naam van de gast voor wie de kamerreservering moet worden ingevoerd. Staat de gast in de lijst? Klik dan op Selecteer : Staat de gast niet op de lijst? Klik dan op NIEUW PROFIEL en doorloop de stappen van het vorige hoofdstuk. Pagina - 6 -

7 Vul in het reserveringsscherm minimaal de volgende zaken in: - Aankomstdatum - Aantal nachten - Aantal kamers - Aantal volwassenen (per kamer) - Kamertype - Prijscode - Marktcode - Bron - Kanaalcode 8) Sla het profiel op: Pagina - 7 -

8 Het bevestigen van een kamerreservering Na het aanmaken of wijzigen van een kamerreservering wilt u de gast per een bevestiging sturen. Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio Websuite naar reserveringen: 2) Klik de betreffende reservering éénmaal aan en klik op Meer -> Bevestigingsbrieven : Pagina - 8 -

9 3) Klik in het scherm wat in beeld staat op 4) In het scherm kunt u het adres van de ontvanger nog wijzigen of een extra adres toevoegen en vervolgens klikt u rechts onderin op Verzenden : Pagina - 9 -

10 Het inchecken van een gast Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio via het menu Reserveringen naar Aankomsten : 2) Klik bij de betreffende gast op het incheck icoontje: Pagina

11 Het opboeken van kosten Iedere nacht boekt Fidelio Websuite automatische alle omzetonderdelen op die in de prijscode van de reserveringen zijn opgenomen. Maar u moet ook de mogelijkheid hebben om handmatig kosten op te boeken of te corrigeren. Daarvoor bestaat het gedeelte Kassa in Fidelio Websuite. Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio Websuite naar Kassa > Rekening: 2) Kies een reservering van een gast die nu in huis is en klik op Rekening : 3) Het kassanummer is 1 en het wachtwoord is gelijk aan het wachtwoord bij inloggen in Fidelio Websuite: 4) In het rekeningscherm kunnen o.a. de volgende handelingen worden gedaan: = op- of tegenboeken van kosten = op- of tegenboeken van betalingen = verplaatsen van kosten naar een ander scherm of kamer = bekijken van de reservering = uitchecken van een gast Pagina

12 Het omleiden van kosten middels rekeninginstructies Als een gast aangeeft dat bepaalde verblijfskosten op rekening van zijn/haar bedrijf zijn, dan kunt u in Fidelio Websuite instellen, dat de kosten automatisch worden omgeleid naar een apart rekeningscherm of een andere rekening. Bij afslaan van de gastennota zal de gast dan enkel zijn/haar verblijfskosten betalen. Voor de omgeleide kosten wordt een aparte nota afgeslagen t.b.v het bedrijf. Hoe werkt het? In onderstaand voorbeeld heet de verblijvende gast E. Verlaan en mogen de logieskosten op rekening van Van Hessen BV. 1) Koppel de bedrijfsnaam aan de reservering van de gast: Pagina

13 2) Kies onder Optie voor de keuze Rekeninginstructies. U ziet het volgende schermpje: 3) Klik op het groene plusje om een omleiding van kosten toe te voegen. Pagina

14 Scherm : als de kosten naar een ander scherm binnen het rekeningvenster moeten worden getransfereerd, naar welk schermnummer is data dan (doorgaans nr. 2) Datum : als standaard worden de begin- en einddatum van de reservering overgenomen. U kunt dat wijzigen, zolang de begin- en einddatum maar binnen de reserveringsdata vallen. Omzetcodes : Door op het pijltje te klikken kunt u bepalen WELKE Kosten omgeleid dienen te worden. Zelfde kamer: Aangevinkt = kosten gaan naar het schermnummer wat bij Scherm is ingevuld Niet aangevinkt = kosten gaan naar een andere kamer of Ander account (PM kamer) Andere naam: In combinatie met het vinkje bij Zelfde kamer. Geef hierbij aan naar wie de rekening van de omgeleide kosten gestuurd moet worden. In het voorbeeld is dat dus Van Hessen BV. 4) Sla de omleiding op met de knop Opslaan. 5) Op het moment dat de omleiding is ingesteld voor Zelfde kamer, zal er een tweede scherm in het rekeningvenster worden geopend, op naam van de geadresseerde voor omgeleide kosten: NOTE: als u na het klikken op Opslaan nog niet direct 2 schermen ziet, sluit dan eerst het rekeningscherm en heropen het weer. Dan zult u het wel zien. Pagina

15 6) Kosten kunnen op allerlei momenten worden omgeleid: Automatisch als de rekeninginstructies zijn aangemaakt voordat de gast incheckt. Op het moment dat de rekeninginstructies worden aangemaakt op de dag dat de gast is ingecheckt. U zult wel zelf de reeds geboekte kosten moeten transfereren. Op het moment dat de rekeninginstructies worden aangemaakt op de dag dat de gast uitcheckt. U zult wel zelf de reeds geboekte kosten moeten transfereren. Het uitchecken van een gast Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio Websuite naar Kassa > Rekening: 2) Kies een reservering van een gast die nu in huis is en klik op Rekening : 3) Het kassanummer is 1 en het wachtwoord is gelijk aan het wachtwoord bij inloggen in Fidelio Websuite: Pagina

16 4) Klik op de knop Uitchecken 5) 6) Kies de gewenste betaalwijze, controleer het bedrag en klik op Boeken : 7) Vanuit het volgende scherm kan een rekening rechtstreeks, g d, geprint of bekeken worden: Pagina

17 De dagafsluiting van Fidelio Websuite Fidelio Websuite zal s nachts niet uit zichzelf van datum veranderen. Hiervoor moet u een dagafsluiting draaien. Als dit is voltooid zal Fidelio alle vaste kosten van alle kamerreserveringen opboeken, van de gasten die op dat moment in het hotel verblijven. Daarnaast wordt de dag aangepast naar de volgende dag. Er zijn wel enkele zaken die moeten gebeuren voordat u de dagafsluiting start: 1) Zijn alle aankomsten van vanavond ingecheckt? 2) Zijn alle vertrekkers van vanochtend uitgecheckt? 3) Hebben alle gasten een landcode in hun profiel? 4) Is de kassa gesloten? Hoe werkt het? Kies in het hoofdscherm in de grijze balk voor Algemeen > Dagafsluiting. Er zijn vier opties beschikbaar: Start = Hiermee start u de dagafsluiting en voert Fidelio Websuite alle handelingen automatisch uit. Controleer = Hiermee kunt u Fidelio Websuite laten controleren of de bovenstaande vier punten zijn uitgevoerd, zonder dat de dagafsluiting daadwerkelijk draait. Annuleren = Hiermee annuleert u de dagafsluiting. Sluiten = Hiermee sluit u dit scherm. Pagina

18 Rekening herstellen om correcties te doen Als een gast is uitgecheckt en het blijkt dat er achteraf toch nog correcties gedaan moeten worden op de rekening, dan kan de rekening dezelfde dag nog heropend worden. Na de dagafsluiting is dit niet meer mogelijk. Hoe werkt het? 1) Ga in het hoofdscherm van Fidelio Websuite naar Kassa > Rekening: 2) Zet een vinkje bij Uitgecheckt en klik op Verversen : De uitgecheckte kamers zijn nu zichtbaar. Selecteer de rekening die u wilt heropenen en open het rekeningscherm. 3) Onderin staan nu 2 velden: Reservering en Optie. Kies voor Optie > Herstellen. Fidelio Websuite bevestigt de herstelactie: 4) U kunt nu de gewenste aanpassingen doen en de nota opnieuw uitchecken. Pagina

19 Geadresseerde op rekening bij uitchecken wijzigen Als een gast bij uitchecken aangeeft dat de nota op naam van het bedrijf uitgeprint dient te worden en u heeft geen tijd om hiervoor rekeninginstructies aan te maken, dan kan dat ook sneller. Hoe werkt het? Stel dat u een gast wilt uitchecken en de bedrijfsnaam is al aan de reservering gekoppeld: En stel dat u de nota wilt afslaan op bedrijfsnaam, niet op gastnaam. Dan doet u het volgende: 1) Klik op het groene plusje om een nieuw rekeningscherm aan te maken: 2) Klik 1 x op de bovenbalk van het tweede rekeningscherm te activeren (de naam etc. worden dikgedrukt) 3) Klik nu op het potloodje van het tweede rekeningscherm: Pagina

20 Een nieuw schermp wordt geopend: 1) U kiest het profiel van het bedrijf 2) U bevestigt met OK 3) U sluit het schermpje met de knop Opslaan 4) U ziet nu bij scherm 1 alle kosten op naam van de gast en bij scherm 2 geen kosten op naam van het bedrijf 5) Versleep nu alle kosten naar het tweede scherm en check alles uit. Pagina