Directiesecretaresse Veiligheidsregio

Transcriptie

1 Verslag Uitnodiging aan Persoon Dienst / Afdeling Aanwezig Dagelijks Bestuur Dhr. J. Jorritsma Mevr. E. Blanksma Dhr. A. Veltman Dhr. A. Ederveen Dhr. M. Houben Dhr. H. Tuerlings Dhr. R. Brons Dhr. L. Arts Mevr. A. Stevens Dhr. T. Emmen Voorzitter Vicevoorzitter/port.houder P&O Portefeuillehouder Brandweer Portefeuillehouder GHOR en RAV Portefeuillehouder CB, IM en Bev.zorg Portefeuillehouder Financiën Directeur Veiligheidsregio Controller Veiligheidsregio Directeur Publieke Gezondheid Directiesecretaris Veiligheidsregio m.k.a. m.k.a. Vergaderdatum 9 maart 2017 Locatie ROC Aanvangstijd uur Behandeld door mw. E.A.J. Crauwels Telefoon (040) Mevr. E. Crauwels Directiesecretaresse Veiligheidsregio 1. Opening en mededelingen Mevr. Blanksma opent de vergadering. Dhr. Jorritsma is afwezig. Mevr. De Kort is aanwezig voor het bespreken van de jaarrekening. Mevr. Stevens is voor het laatst aanwezig bij de vergadering. 2. Verslag vergadering d.d. 18 november 2016 Agendapunt 4c: Alle GR-en hebben dezelfde methode gebruikt voor het vaststellen van de indexatie. het verslag wordt vastgesteld. 3. Bestuur a. Benoeming mevr. Callewaert tot lid AFB 1. Het Algemeen Bestuur te adviseren in te stemmen met de benoeming van mevrouw Callewaert tot lid van de Adviescommissie Financiën & Bedrijfsvoering. 2. Kennis te nemen van de heroverweging van de Kring van Gemeentesecretarissen ten aanzien van het lidmaatschap van de gemeentesecretaris van Bergeijk. b. Bestuurssamenstelling DB In afwachting van de governancediscussie conformeert het DB zich aan de statuten. Er wordt gesproken over de verdeling van de portefeuilles. 1. In afwachting van de governancediscussie wordt besloten tot de volgende

2 bestuurssamenstelling: Dhr. Jorritsma, voorzitter Mevr. Blanksma, vicevoorzitter en portefeuille personeel, financiën en bedrijfsvoering (duo voorzitterschap Adviescommissie Financiën en Bedrijfsvoering met dhr. Verhoeven) Dhr. Veltman, portefeuille Brandweerzorg. In het najaar wordt een nieuwe portefeuillehouder Brandweerzorg aangedragen uit De Peel Dhr. Ederveen, portefeuille Publieke Gezondheid en Dierziekten Dhr. Houben, portefeuille Risico- en Crisisbeheersing 2. De portefeuilles Dierziekten en Publieke Gezondheid worden samengevoegd. c. Veiligheidsberaad Dhr. Jorritsma zal naar de eerstvolgende vergadering van het Veiligheidsberaad gaan. 1. Het DB neemt kennis van de mededeling dat dhr. Jorritsma het eerstvolgende overleg van het Veiligheidsberaad zal bijwonen. d. Voortgang visitatie Dhr. Houben zal burgemeesters uitnodigen voor de interviews die op 14 en 15 juni plaatsvinden. 1. Het DB neemt kennis van de voortgang van het project Visitatie VRBZO. 2. Dhr. Houben nodigt burgemeesters uit voor de interviews. e. Benoeming mevr. Jeurissen tot directeur RAV VRBZO 1. Het Algemeen Bestuur te adviseren mevrouw Ellis Jeurissen te benoemen tot onbezoldigd directeur RAV VRBZO. f. Verzending informatie aan gemeenten 1. Het Algemeen Bestuur voor te stellen om het overzicht van verzending informatie aan gemeenten vast te stellen. g. Visie 2025 Organisatieontwikkeling en visievorming Naast de bestuurders die al genoemd staan in het stuk zullen de volgende bestuurders worden gevraagd om deel te nemen: Bestuurlijke werkgroep Toekomstvisie VRBZO (voorzitter mevr. Blanksma): Mevr. Eugster en dhr. Van Veen Bestuurlijke werkgroep Innovatie (voorzitter dhr. Jorritsma): Dhr. Van Aert en dhr. Mak. Mevr. Blanksma en dhr. Jorritsma nemen zelf contact op met deze personen, voorafgaand aan de vergadering van het AB. De bestuurlijke werkgroepen worden ambtelijk ondersteund. Er zal ook voor een link worden gezorgd met de visie Crisisbeheersing. 2

3 1. Aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om in te stemmen met het instellen van een bestuurlijke werkgroep Innovatie onder voorzitterschap van de heer Jorritsma. 2. Aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om in te stemmen met het instellen van een bestuurlijke werkgroep Toekomstvisie VRBZO onder voorzitterschap van mevrouw Blanksma. 3. Het DB stemt in met de voorgestelde globale opdrachten aan de beide bestuurlijke werkgroepen en geeft opdracht aan de directeur om deze opdrachten, in nauw overleg met de beide voorzitters, nader uit te werken. 4. Het DB neemt kennis van de voortgang van het (ambtelijk) traject Ontwikkeling Visie Financiën en organisatie a. Werktijden en beoordeling Dhr. Veltman vraagt of deze regelingen ingevoerd kunnen worden, zonder goedkeuring van het DB. Dhr. Arts antwoordt dat het vastligt in de cao, maar bekrachtigd moet worden door het DB. 1. Het DB stemt in met de werktijdenregeling VRBZO per 1 januari Het DB stemt in met de Regeling gesprekscyclus VRBZO per 1 januari b. Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht Het Algemeen bestuur te informeren over het archiefbeheer van 2016 en over het versturen van een afschrift daarvan voor 15 juli aan Gedeputeerde Staten. c. Huisvestingsplan De Ondernemingsraad heeft nog niet ingestemd met het huisvestingsplan. Derhalve stemt het DB in met de voorgestelde investering, onder voorwaarde dat de Ondernemingsraad instemt met de uitvoering van het huisvestingsplan. Dit zal ook zo worden voorgelegd aan het AB. 1. Het DB neemt kennis van de notitie huisvesting. 2. Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd om in te stemmen met de voorgestelde investering en de dekking van de kapitaalslasten uit het beëindigen van de huurovereenkomst met Eindhoven. d. Jaarrekening en jaarverslag 2016 Mevr. De Kort van het accountantsbureau geeft een toelichting op de jaarrekening. Zij constateert dat VRBZO zich weer verder heeft ontwikkeld. De interne controle en de beheersing van de processen hebben stappen voorwaarts gemaakt. De aanbevelingen worden opgevolgd. Zij maakt een compliment richting de organisatie. Het risicomanagement staat goed op de rit Het is belangrijk de processen met betrekking tot inkoop en aanbesteding aan de voorkant te borgen. Contracten afgesloten door gemeenten, die nu bij VRBZO liggen, zijn moeilijk te controleren. 3

4 Tussen realisatie en de begroting zit een grote afwijking. Dit zou tussentijds bijgestuurd kunnen worden middels begrotingswijzigingen (als sturingsinstrument). De afwijking is met name gericht op de kapitaallasten, dit is al een aantal jaren zo. Mevr. De Kort adviseert om kritisch te kijken naar de looptijden van investeringen. VRBZO streeft er naar om middels de bestuursrapportages het bestuur (beter) te informeren. De reservering voor arbeidshygiëne is conform de verslaggevingsvoorschriften. Mevr. De Kort vraagt zich af hoe het nu gaat met de gedane investeringen? Zijn die er al afgehaald? Als aanbeveling voor de toekomst adviseert zij om met ervaringscijfers de werkelijke investering te bepalen. In september vindt uitlevering plaats van de bluspakken en helmen, dan zullen de exacte cijfers bekend zijn. Voor iedereen is er dan een pak en helm beschikbaar. 25% is dan nog niet geleverd, dit is een deel van de reservepakken. Dhr. Brons geeft aan dat voor het eerst in de geschiedenis op 1 maart de jaarrekening al klaar is. Dit is ook een compliment richting de accountant. De oplegnotitie met het advies van de AFB voor het Algemeen Bestuur zal voorgelegd worden aan het DB. 1. Het Algemeen Bestuur te adviseren de jaarrekening 2016 en jaarverslag 2016 van Veiligheidsregio Brabant- Zuidoost definitief vast te stellen. 2. Het Algemeen Bestuur te adviseren in te stemmen met de restitutie aan de gemeenten van het batig exploitatieresultaat 2016 ad overeenkomstig de verdeelsleutel gelijk aan die waarop de bijdrage 2016 is gebaseerd. Dit komt neer op een restitutie aan de gemeenten overeenkomstig de als bijlage van de adviesnota toegevoegde specificatie. e. Inkoopbeleid Het Algemeen Bestuur te adviseren om de volgende documenten vast te stellen: 1. Inkoopbeleid VRBZO Algemene inkoopvoorwaarden 2014 accountancy 3. GIBIT Inkoopvoorwaarden Inkoophandboek VRBZO 2017 f. 1 e begrotingswijziging Het Algemeen bestuur te adviseren om in te stemmen met de 1 e begrotingswijziging g. Tarieven Het Algemeen Bestuur te adviseren in te stemmen met de tarievenlijst h. Jaarplan Het Algemeen Bestuur te adviseren in te stemmen met het jaarplan

5 i. Begroting 2018 en meerjarenbegroting Dhr. Brons en dhr. Arts gaan namens VRBZO naar de informatiebijeenkomsten voor raadsleden. Dit geldt ook voor de andere gemeenschappelijke regelingen (directeur en controller). Mevr. Stevens is ook gevraagd om aan te sluiten. Het DB is van mening dat het belangrijk is dat bij iedere bijeenkomst een DB-lid aanwezig is. 1. De concept begroting 2018 aan te bieden aan de gemeenten, zodat de gemeenten hun zienswijze kenbaar kunnen maken. j. Onderzoek dubbele betalingen 1. Kennis te nemen van het eindrapport dubbele betalingen VRBZO van het NIC. 5. Brandweerzorg a. Implementatie MPSP Dhr. Veltman vraagt naar de sfeer. Dhr. Brons bespeurt een gelaten sfeer. De jongere generatie wacht af en de oudere generatie heeft meer moeite om de wijzigingen te accepteren. 1. Het Algemeen Bestuur voor te stellen om kennis te nemen van de voortgang implementatie van het Materieel- en Personeelsspreidingsplan 6. Publieke gezondheid a. Spreiding en bereikbaarheid ambulancezorg Het is niet duidelijk of er tijdens de vorige vergadering van het Algemeen Bestuur al dan niet een besluit is genomen over het spreidings- en beschikbaarheidsplan. Dit wordt uitgezocht. Dhr. Ederveen heeft een aantal burgemeesters bezocht om toelichting te geven op het plan. Mevr. Stevens geeft aan dat vanuit post Woensel rijtijden getest zijn. Dit zal ook vanuit andere posten gaan plaatsvinden. 1. Kennis te nemen van de nadere toelichting van de consequenties per gemeente. 2. In te stemmen met het opnieuw agenderen van het spreidings- en beschikbaarheidsplan ter vaststelling door het Algemeen Bestuur op 13 april a.s. 7. Multidisciplinaire crisisbeheersing a. Staat van de rampenbestrijding en systeemtest 2016 Staat van de rampenbestrijding: Dhr. Ederveen is van mening dat er juist de afgelopen jaren geïnvesteerd is in afspraken met regio s en grensoverschrijdend. 5

6 1. In te stemmen met de conclusies uit de Staat van de rampenbestrijding/systeemtest 2016 en de maatregelen die daaraan worden verbonden. 2. Het Algemeen Bestuur te informeren over de Staat van de rampenbestrijding/systeemtest 2016 en de voorgenomen maatregelen. b. Tussenrapportage visie Crisisbeheersing Dhr. Houben meldt dat vanuit de ambtelijke organisatie een herinnering (met toelichting) wordt verstuurd over de bijeenkomst op 13 april Kennisnemen en desgewenst commentaar aanreiken c. Voortgang LMO uitwijk meldkamer 1. In te stemmen met het afsluiten van een convenant met de veiligheidsregio s Brabant-Noord, Limburg-Noord en Limburg-Zuid, waardoor de meldkamer Limburg fungeert als uitwijkmogelijkheid voor de meldkamer Brabant- Zuidoost en later de meldkamer Oost-Brabant. 2. Kennis te nemen van een mondelinge terugkoppeling van de laatste ontwikkelingen rond de vorming van de meldkamer Oost-Brabant en de landelijke ontwikkelingen rond de vorming van de LMO door de heer Houben en de heer Brons. 8. Bevolkingszorg a. Rapport Hagelstenen zo groot als tennisballen Er zal een communicatiestrategie worden opgesteld. De directeur zal duiding geven aan de aanbevelingen in de stukken voor de werkconferentie. 1. Kennis te nemen van het rapport. 2. De aanbevelingen uit het rapport inhoudelijk te betrekken bij de geplande werkconferentie van 13 april a.s. over de visie op crisisbeheersing. 9. Rondvraag en sluiting Dhr. Veltman vraagt of het juridisch correct is als vermeld wordt dat de portefeuillehouder opdrachtgever is (visie op Crisisbeheersing). Antwoord: Formeel kan alleen het Dagelijks Bestuur opdrachtgever zijn. Mevr. Blanksma bedankt mevr. Stevens voor haar inbreng en prettige samenwerking. Mevr. Stevens blikt kort terug op haar periode in het Dagelijks Bestuur is constateert dat zij haar rol in het DB heeft zien groeien. verslag is vastgesteld d.d.: Opmerkingen: Handtekening: 6

7 7