Financieel jaarverslag der Studievereniging. i.d. tweeduizend elf tweeduizend twaalf

Transcriptie

1 Financieel jaarverslag der Studievereniging i.d tweeduizend elf tweeduizend twaalf

2 2 Voorwoord Voor je ligt het financieel jaarverslag zoals opgesteld door Mathijs Broekhuizen, penningmeester van het negenendertigste bestuur der Studievereniging i.d Voor een groot deel bestaat het verslag uit de financiële exploitatie van het collegejaar , bestaande uit i.d-algemeen en haar commissies. Daarnaast wordt het verslag ingeleid met een samenvatting van de financiële structuur van Studieverening i.d en een kort verslag van belangrijke financiële gebeurtenissen en veranderingen binnen de vereniging afgelopen jaar. Ik heb zo goed mogelijk geprobeerd een zo compleet mogelijk en foutloos verslag op te stellen. Om het verslag leesbaar te maken is echter gekozen om het zo bondig mogelijk te houden. Mochten er bij het lezen toch vragen rijzen sta ik altijd open voor vragen. Mathijs Broekhuizen

3 Inhoudsopgave Bijlagen 30 Printhandleiding 4 Financiele organisatie 4 Organisatie 4 Administratie 5 Partners 6 Rabobank 6 Unit4 - Multivers 6 Exact 6 Reeleezee 6 TU Delft 6 Wijzigingen 8 Biercontract 8 Boekhoudsysteem 8 Bus 9 Cases on tour 9 i.d-profession 9 KVC 9 Balans 11 Exploitatie i.d-algemeen 13 Overhead 13 Publiciteit 16 Verenigingskosten 17 Investeringen 20 Uitvoering 21 Inkoop 22 Reserveringen 23 Verschillen/Verliezen 24 Opbrengsten 25 Slotwoord 29 3

4 4 Printhandleiding Alvorens je dit verslag uitprint, denk even aan het milieu. Afhankelijk van wat je nodig hebt kun je de volgende delen van dit document printen: Pagina 1 t/m 13: Het financieel verslag zonder exploitaties Pagina 1 t/m 31: Het financieel verslag met i.d- Algemeen exploitatie Pagina 1 t/m 50: Het financieel verslag met alle bijlagen, dus alle exploitaties Financiële organisatie Organisatie Op dagelijkse basis is de penningmeester van de vereniging verantwoordelijk voor het geld. De penningmeester van i.d bepaalt dus wanneer er hoeveel geld wordt uitgegeven aan wat, en draagt er zorg voor dat deze uitgaven geadministreerd worden. Binnen commissies wordt deze taak gedeeltelijk uitbesteed aan commissiepenningmeesters. Alle commissies met een budget hebben hun eigen penningmeester, die verantwoording aflegt aan het bestuur van de vereniging. ondergetekende). Dit drietal houdt in de gaten of alles op koers loopt, en stuurt bij waar nodig. Op de ALV legt de penningmeester de jaarlijkse begroting voor, waarover gestemd dient te worden. Ook grotere onverwachte uitgaven die zich voordoen tijdens het jaar moeten worden goedgekeurd door de leden. Ten slotte wordt ook de eindafrekening, die je nu leest, voorgelegd aan de leden. ALV Penningmeester i.d bestuur i.d KVC Commissiepenningmeesters Financieel organogram Maar de penningmeester is niet onfeilbaar, en de financiën worden daarom op regelmatige basis gecontroleerd door twee instituten: de Kas Verificatie Commissie (KVC) en de Algemene Ledenvergadering (ALV). De KVC bestaat traditioneel uit drie personen: de huidige penningmeester en de twee laatste voorgangers (dit jaar dus Mitra Smit, Joost van Leeuwen en

5 5 Administratie Studievereniging i.d is al vele jaren belastingplichtig. Dat betekent ook dat de begrotingen waarmee i.d werkt exclusief BTW zijn. Die BTW wordt dus bij de poort gescheiden van de administratie. De verenigingsuitgaven worden in twee belangrijke delen gehakt: i.d-algemeen (i.d-a) en de commissiebegrotingen. Onder i.d-algemeen valt de boekverkoop, de ledencontributie, onderhoudskosten, buskosten et cetera. Uitgaven BTW Inkomsten BTW i.d-algemeen excl. BTW excl. BTW Commissies De rest wordt bij de commissie ondergebracht die het geld uitgeeft. Elke commissie heeft een eigen begroting. Deze staan in verbinding met i.d-a, doordat winsten, verliezen, bijdragen en afdrachten tussen de vereniging en de commissie op i.d-a terechtkomen. Hieronder een voorbeeld met twee commissies (en willekeurige getallen) om het duidelijk te maken. Van commissies wordt aan het eind van de rit de balans opgemaakt, en het verschil komt terecht bij i.dalgemeen. i.d-algemeen Cases on Tour EXid X Commissie inkomsten 1200,- Commissie bijdragen 1500,- Commissie- winsten/verliezen 25,- Commissie afdracht 1200,- i.d-bijdrage 0,- Commissieverlies 50,- Commissie afdracht 0,- i.d-bijdrage 1500,- Commissiewinst 75,-

6 Partners Rabobank De samenwerking met de Rabobank is altijd soepel geweest afgelopen jaar. Wel is gebleken dat ieder jaar een volmacht voor de huidig penningmeester en voorzitter moet worden afgegeven. Toen de betaallimiet voor de pinpas omhoog gezet moest worden om voor de nieuwe bus te betalen bleek dat deze nog op naam van Klaas Toemen en Jules Weijdema stonden. Dit is overgezet naar Kasper en mijzelf en ik heb overgedragen dat dit voortaan jaarlijks moet gebeuren. Unit4 - Multivers Afgelopen jaren is het boekhoudsysteem dat gebruikt werd; Unit4 Multivers, een administratief doolhof geworden waarin niet alle gegevens correct terug te vinden waren. Vooral de overstap van Windows XP naar Windows 7 heeft voor veel problemen gezorgd. Omdat er geen goed overzicht meer te vinden was van crediteuren en debiteuren heb ik dit in mijn jaar handmatig bijgehouden; iets wat niet nodig zou moeten zijn als je een boekhoudprogramma gebruikt. Naast het feit dan sommige informatie niet klopt in het systeem, is ook het overzicht over deze informatie niet groot genoeg om op elk moment een goed beeld te hebben van de huidige stand van zaken. Dit is juist essentieel om te beoordelen of bijvoorbeeld een bepaalde uitgaven wel of niet gedaan kunnen worden. Tot slot heeft Unit4 een vrij hoge learning curve, wat ook niet heel praktisch is voor een programma waar ieder jaar iemand opnieuw mee moet leren werken. Exact Op de computer bij de i.d-balie staat een verouderde versie van Exact om de verkopen te administreren. Dit stamt nog uit de periode dat er dagelijks meerdere transacties plaatsvonden aan de balie vanwege de boekenverkoop. Afgelopen jaar is ons abonnement bij Exact opgezegd omdat de kosten niet opwegen tegen de functionaliteit. Reeleezee Omdat Unit4 niet meer voldoet aan de eisen is gekozen om een nieuw boekhoudprogramma te gaan gebruiken. Hier zit ook een kassa functie in die de functie van Exact over kan nemen. Het programma lijkt veelbelovend en er moet in de loop van het jaar nog het een en ander gebeuren om de hele administratie over te zetten vanuit Unit4. Onder wijzigingen staat het nieuwe programma iets uitgebreider toegelicht. TU Delft De TU is een grote financiële partner van ons; we krijgen jaarlijks een geldelijke bijdrage voor organisatie van activiteiten, laten ons grotendeels kosteloos van faciliteiten op de faculteit gebruik maken en er worden vaak borrels in i.d-kafee gehouden door verschillende partijen binnen de TU. Naast deze goede samenwerking zijn er een aantal punten die regelmatig voor problemen zorgen. Dit zijn voornamelijk betaling van facturen en het interne betalingssysteem van de TU. Facturen dienen sinds het eind van het jaar van Bestuur 38 naar een centraal factuuradres gestuurd te worden waar de administratie kosten door boekt op verschillende afdelingen. In theorie zou dit voor 6

7 een snellere betaling moeten zorgen, maar aangezien aan het begin van het jaar facturen nog rechtstreeks naar afzonderlijke afdelingen gestuurd werden leverde betaling vaak juist veel vertraging op of bleef geheel achterwege. Halverwege het jaar is zelfs doorgevoerd dat een foutief geadresseerde factuur niet betaald kon worden. Van nog achterstallige betalingen is een overzicht gemaakt en de openstaande bedragen zullen alsnog geïnd worden. Het centrale factuuradres is nu bekend en wordt als het goed is nu op alle facturen die naar de TU gestuurd worden gezet. Naast facturatie geeft ook het interne betalingssysteem van de TU problemen. Voornamelijk kosten die door gebouwbeheer worden gemaakt voor activiteiten die wij organiseren worden op onze interne rekening geboekt. Het probleem is echter dat deze rekening niet inzichtelijk is. De gemaakte kosten moeten opgevraagd worden bij de Finance & Control afdeling, die dit niet gewend zijn omdat wij schijnbaar de enige zijn binnen de hele TU zijn die geen toegang tot het systeem hebben. Nu is dat voor de meeste kosten geen heel groot probleem omdat van schoonmaak- en beveiligingskosten een relatief goede schatting gemaakt kan worden. Problemen geeft het echter als er een pinautomaat van de TU geleend wordt voor bijvoorbeeld de kaartverkoop van IO Festival en de opbrengsten hiervan bekend moeten zijn voor het exploiteren van de commissie. Vorig jaar is voorgesteld met regelmaat een afrekening plaats te laten vinden om zoveel mogelijk inzicht te verschaffen over het saldo op de rekening. In de praktijk blijkt dit moeilijk voor zowel de penningmeester als de TU. Het loont om volgend jaar naar een nieuwe oplossing te zoeken, voor F&C is dit namelijk ook geen goed systeem. 7

8 Wijzigingen Biercontract Afgelopen jaar liep het contract met Grolsch af en moest er een nieuw contract afgesloten worden met een bierleverancier. Na met verschillende leveranciers om de tafel te hebben gezeten is er voor gekozen om bij Grolsch te blijven. Omdat ze simpelweg de beste deal hadden en natuurlijk omdat het goed bier is. Het nieuwe contract is op 1 mei 2012 ingegaan. De bonus (kwantumkorting) zelfs al vanaf 1 januari Het nieuwe contract brengt een aantal grote wijzigingen met zich mee. Allereerst zijn de staffelkortingen fiks omhoog gegaan. Een staffel is een hoeveelheid bier in hectoliters waarover wij als grootverbruiker een kwantumkorting over krijgen. Afhankelijk van in welke staffel we zitten (bijvoorbeeld tussen de 151 en 200 hl) krijgen we een andere korting; hoger hoe meer we verbruiken. In het nieuwe contract zijn we er in de korting bijna een factor 4 op vooruit gegaan ten opzicht van het oude contract. Daarnaast zijn er nog een aantal andere zaken omtrent algemene sponsoring en sponsoring in evenementenmaterialen en glaswerk e.d. veranderd. Voor alle details verwijs ik graag naar het contract dat bij de huidig penningmeester in bewaring is. Concreet heeft het contract een aantal financiële gevolgen voor i.d-kafee en de rest van de vereniging. Hoewel de bonus al geldt vanaf 1 januari van dit boekjaar wordt de korting pas aan het eind van het jaar uitgekeerd (deze wordt onder andere pas uitgekeerd aan het einde van het jaar omdat dan pas duidelijk is hoeveel verbruikt is en dus hoe hoog de korting is). Omdat het boekjaar niet gelijk loopt met de kalenderjaren wordt de volledige bonus altijd op het boekjaar erna geboekt. In dit geval komt de hogere bonus dus volledig aan bestuur 40 ten goede hoewel het grootste deel (januari t/m juli) in het boekjaar van 39 valt. Hierdoor wordt er dus in dit boekjaar nog niet van de hogere korting geprofiteerd hoewel deze al wel geldt. Daarnaast is wel de bierprijs, zoals bijna ieder jaar, weer gestegen, wat resulteert in een hoge inkoopprijs. Administratief is dit de eenvoudigste oplossing. Gevolgen voor komende jaren Komende jaren zal er dus veel meer geld bij i.d-kafee binnenkomen. Ik raad aan om de korting ook aan andere commissies door te rekenen zodat ook deze van de korting profiteren. Dit werd voorheen niet gedaan. Daarnaast zal er waarschijnlijk alsnog meer winst gemaakt worden; het verhogen van de afdracht naar i.d-algemeen is hierbij een voor de hand liggende optie. Hoe de financiële constructie er precies uit komt te zien is nog niet besloten. Dit zal in de loop van het jaar van Bestuur 40 besloten worden in samenspraak met de KVC. Boekhoudsysteem Eerder is al genoemd dat Unit4 niet meer aan de eisen die wij als vereniging hebben voldoet. Om deze redenen is met de KVC besloten om over te stappen op een nieuw boekhoudprogramma dat in ieder geval bovenstaande problemen oplost. Na ons verdiept te hebben in verscheidene boekhoudprogramma s die beschikbaar zijn, is gekozen om vanaf de aanvang van het jaar van Bestuur 40 over te stappen naar Reeleezee. Dit is een online boekhoudprogramma dat vanaf alle 8

9 computers die over een internetverbinding beschikken toegankelijk is, in tegenstelling tot Unit4 dat alleen op de computer van de penningmeester geopend kan worden. Daarnaast biedt het meer, en een up-to-date overzicht over in en inkomsten en uitgaven en kunnen debiteuren en crediteuren beter gevolgd worden. Tevens lijkt het programma makkelijker onder de knie te krijgen, mede door een visuelere weergave van de administratie. Komend jaar zal er nog tijd nodig zijn om Reeleezee in te richten naar onze boekhouding. Hierbij zal de KVC een actieve rol in vervullen. Bus Aan het begin van het jaar is de i.d-bus in een aanrijding terecht gekomen en daardoor total-loss. Er is een nieuwe bus aangeschaft die iets kleiner is dan de vorige bus en waar plaats is voor één bijrijder. Naast de reservering van 2500,- heeft Marketing & Communicatie 1833,33 bijgedragen in ruil voor het sporadisch gebruik van de bus. Hiervoor is een contract afgesloten. Daarnaast heeft VPS de bestickering van de bus voor rekening genomen. Ook heeft de oude bus nog 1300,- (incl. BTW) opgeleverd. Inclusief het geld dat bij aanvang van het jaar begroot stond als reservering heeft de nieuwe bus zelf wat geld opgeleverd. Tot slot is er een nieuwe verzekering afgesloten bij AON waarbij we meeliften op de collectiviteitskorting van de TU, die haar voertuigen daar ook verzekerd heeft. Dit zorgt voor een lagere premie. Cases on tour Aan het begin van het jaar is besloten om per case 300 meer te vragen waardoor Cases on Tour een afdracht van 1200,- kreeg. Dit is goed bevallen aangezien het niet moeilijker bleek dan andere jaren om cases te verkopen. Wel was er enige verwarring bij de SpoRa waardoor het bedrag, naast een afdracht naar i.d-algemeen, ook op de SpoRa begroting terecht is gekomen. De verwarring is ontstaan omdat het vierde bedrijf ook door de SpoRa binnengehaald is. Op de exploitatie staat het bedrag als afdracht en is dus niet op de SpoRa exploitatie terug te vinden. i.d-profession Sinds het september 2011 is i.d weer een commissie rijker. i.d-profession kreeg in eerste instantie geen i.d-bijdrage omdat verwacht werd dat door de hoge betrokkenheid van bedrijven de commissie prima in staat zou zijn zichzelf van inkomsten te voorzien. Dit is inderdaad gebleken en daarnaast is de commissie ook voor de SpoRa erg lucratief geweest. Veel van het door de commissie binnengehaalde geld is naar netwerkborrels gegaan. Volgend jaar kan hier nog meer uitgehaald worden, en met een duidelijker activiteitenplan kan een concretere begroting opgesteld worden dan dit jaar het geval was. De producten die de commissie verkoopt zijn zeker de toekomst voor i.d als het om inkomsten gaat. KVC Aan het begin van het jaar is in het financieel beleid gezegd dat de KVC een actiever orgaan zal worden binnen de vereniging. Afgelopen jaar is dat voornamelijk te zien geweest is de meetingen met afzonderlijke commissiepenningmeesters om hun begroting na te lopen, tevens omdat dit niet meer op de ALV gebeurt. Dit is goed bevallen. Daarnaast zijn er regelmatig meetings geweest over onder andere het boekhoudprogramma en 9

10 het biercontract zoals hierboven genoemd is. Het doel is om deze lijn volgend jaar vast te houden en voornamelijk ondersteuning te bieden bij het implementeren van het nieuwe boekhoudsysteem en er zal geprobeerd worden zoveel mogelijk informatie uit Unit4 te halen om debiteuren van de afgelopen jaren te achterhalen. 10

11 11 Balans Balans Activa Passiva Vaste activa 3000 Liquide middelen 12576,29 Bestuurskas 0 Grootgeldkas 3240 Kleingeldkas 467,52 Lunchkas 56,8 Kafeekas 324,2 Back-upkas Kafee 2462 IOF-Kaartverkoop 0 Bankrekening i.d (1) 5160,24 Bankrekening i.d (2) 823,43 Spaarrekening 42,1 Debiteuren 11619,46 BTW 2905 Te vorderen 6% 38 Te vorderen 19% 2867 Kruisposten 0 Voorraden 2460,8 Drank 1628,4 Emballage 832,4 Openstaande dossiers 53791,76 Oud-bestuur 6984,2 Commissies 46807,56 Resultaat i.d-algemeen 3667,45

12 12 Balans Activa Passiva Eigen vermogen 63790,41 Crediteuren 6704,35 BTW 4803 Af te dragen btw 6% 0 Af te dragen btw 19% 4803 Reserveringen Advieskosten 2500 Lustrum 4000 Research Project 0 i.d-folder 0 RP-begeleiders 0 i.d-bus 0 Dutchcups 200 Voorplein 1000 Computers 6513 Spring Trip 0 Ledenpasjes 350 Stickers 0 Briefpapier 160 Totaal 90020, ,76 Vaste activa Dit is de waarde van de nieuwe bus. De rest van de inventaris is al volledig afgeschreven maar voldoet nog prima! Liquide middelen Dit is de inhoud van de kassen op het moment van eiken, 31 juli. Debiteuren Zoals al eerder genoemd is het overzicht van debiteuren in Unit4 niet betrouwbaar. Het komt voor dat er staat dat een factuur nog niet betaald is terwijl dit wel het geval is en vice versa. Ik heb mijn debiteuren afgelopen jaar handmatig bijgehouden. Het bedrag op de balans bestaat voor een groot deel uit nog openstaande facturen van i.d-kafee en Research Project. Het merendeel hiervan is op dit moment al betaald.

13 13 Met de KVC is besloten om debiteuren tot 3 jaar terug nog te achterhalen en laten betalen. Alle debiteuren van daarvoor zullen we helaas af moeten schrijven. BTW Deze post spreekt redelijk voor zich. Onder activa is dit de BTW die we betaald hebben maar nog terug moeten krijgen van de Belastingdienst. Onder passiva is het de BTW die we over inkomsten geheven hebben en nog moeten betalen. De nog af te dragen BTW bestaat voornamelijk uit de belasting over de toegangskaarten voor IO Festival. Openstaande dossiers De oud-bestuur post bestaat uit de Persoonlijke Kredieten van oud-bestuursleden. Deze worden gedurende het jaar afgelost om plaats te maken voor de kredieten van de volgende besturen. Onder de post commissies staan de commissies die nog niet worden afgesloten in het jaar waarin ze opgestart zijn, hier het Jaarboek, Turn The Page en Research Project. Commissies die nog geen kosten hebben gemaakt staan vanzelfsprekend ook niet op de balans. Crediteuren Dit zijn facturen die op de eik-datum nog betaald dienden te worden. Het gaat hier om een aantal laat binnengekomen facturen van IO Festival en kosten gemaakt voor het Eerstejaarsweekend. Reserveringen Tot slot staan onder reserveringen de hoogte van de reserveringen na het afsluiten van het boekjaar.

14 14 Exploitatie i.d-algemeen Overhead Kantoorartikelen Uitgaven Het voornaamste verschil met de begroting zit hier in de kopieer- en printkosten. Deze zijn aan het begin van het jaar verlaagd terwijl we voor het maken van kopieën geld moesten gaan betalen terwijl dit voorheen gratis was. De verwachting was dat het feit dat voor kopiëren nu betaald moet worden zwaarder zou wegen dan de prijsverlaging. Achteraf is wel iets meer aan printkosten uitgegeven, maar niet zoveel als verwacht. Verzekeringen Overhead 5354, , ,27 Kantoorartikelen 1594, , ,43 Enveloppen 26,33 100,00 96,89 Briefpapier 83,43 0,00 0,00 Kopieer en printkosten 1278, , ,12 Mappen 99,91 100,00 112,89 Overige kantoorartikelen 106,83 200,00 238,53 Verzekeringen 1523, ,00 784,49 Verzekering i.d-bus 528,38 600,00 472,99 Reisverzekering 311,50 600,00 311,50 Verzekering Pakket Ondernemer 683,54 680,00 0,00

15 15 Zoals genoemd is er van verzekering gewisseld met de aanschaf van de nieuwe bus, deze verzekering is aanzienlijk goedkoper. Daarnaast heb ik aan het begin van het jaar het begrote bedrag voor de reisverzekering van de begroting van 38 overgenomen gezien de exploitatie toen nog niet gemaakt was. Naderhand bleek er in het jaar van 38 ook slechts de helft van het begrote bedrag uitgegeven te zijn aan deze post. Er was voorheen blijkbaar een extra of duurdere verzekering die in het jaar van 37 (of zelfs daarvoor) opgehouden is te bestaan of goedkoper geworden is. Tot slot hebben we een verzekeringspakket dat ons als vereniging voor verschillende veelvoorkomende risico s dekt. Hier heb ik afgelopen jaar geen factuur van gehad noch gebruik van gemaakt. Of dit betekent dat we afgelopen jaar onverzekerd waren is niet duidelijk. Doorgaans wordt in de loop van het jaar een factuur gestuurd voor dergelijke verzekeringen. Dus toen aan het einde van het jaar nog steeds geen factuur ontvangen was merkte ik pas dat er misschien iets niet in de haak was. Ik heb in ieder geval overgedragen dat hier naar gekeken moet worden. Abonnementen Abonnementen 720,90 695,00 569,96 Inschrijving Kamer van Koophandel Uittreksel Handelsregister 26,64 26,00 24,08 11,00 11,00 11,00 Websitekosten 27,88 28,00 39,73 Abonnementskosten pinautomaat Abonnementskosten Unit4 en Exact 160,00 160,00 0,00 495,38 470,00 495,15

16 16 Geschenken Geschenken 117,54 125,00 90,13 Geschenken afstuderende oudbestuursleden Bedankjes voor portiers en onderwijsmensen zijn grotendeels ondergebracht in de algemenere post bedankjes. Transactiekosten Transactiekosten 1065, ,00 923,19 Transactiekosten 1065, ,00 923,19 Ondanks Research Project zijn deze lager uitgevallen dan verwacht. Mogelijk zien we een deel hiervan nog terug op de exploitatie van Bestuur 40. Verbruik 42,54 50,00 31,05 Bedankjes 25,00 25,00 59,08 Bedankjes portiers 25,00 25,00 0,00 Bedankjes onderwijsmensen 25,00 25,00 0,00 Verbruik 331,60 300,00 473,07 Verbruik Non-Food 31,17 100,00 47,69 Verbruik Food 300,43 200,00 425,38 Net als vorig jaar is er minder aan Non-Food uitgegeven dan begroot. De hoogte van Verbruik Food zit voornamelijk in koffie.

17 17 Publiciteit Promotie Publiciteit 2699, , ,42 Promotie 866, , ,33 Commissiepromotie 0,00 0,00 0,00 Maandposters 0,00 100,00 19,45 Commissiemarkt 100,93 300,00 101,63 Promotiepennen (schrijfgerei) 454,81 500,00 513,00 Promotie eerstejaars 0,00 600,00 472,50 i.d Folder 0, ,00 671,85 Posters 0,00 150,00 153,53 Flyers 125,00 83,80 Spontane promoacties 49,63 200,00 239,19 Stickers 0,00 200,00 210,73 Relatiegeschenken 224,73 300,00 316,95 Mediakit 0,00 0,00 0,00 Agendastickers 36,70 200,00 36,70 Na een aantal maanden hebben we een grote kliklijst in i.d-kafee opgehangen waar iedere maand het activiteitenprogramma op te zien was. Dor het ontwerp kon deze altijd in zwart -wit geplot worden op bouwkunde en waren we hier alles bij elkaar geen 100,- aan kwijt. Als de vergelijking met vorig jaar getrokken wordt blijkt dat het moeilijk is om binnen het huidige concept van de i.day veel meer dan honderd euro in een jaar uit te geven. Gezien het beperkte publiek dat op de i.day afkomt en de ruimte in het budget is dan ook aan Bestuur 40 overgedragen om hier een andere insteek aan te geven. De i.d-folder van 5 jaar geleden was een prijzig stukje papier waar ieder jaar braaf weer een reservering voor gemaakt werd. Echter omdat deze snel verouderd hebben we gekozen om een iets kortere termijnsoplossing toe te passen in de vorm van een wervende commissieposter. Deze heeft alleen geen 2000,- gekost. Met de rest van het geld wilden we insteekhoezen van i.d bestellen om aan sponsoren mee te geven of op te sturen. Dit hebben we echter niet meer gerealiseerd tijdens ons jaar en is overgedragen aan Bestuur 40.

18 18 Tijdens de oud-besturenborrel kwam Ivo Nederpelt met de vraag of we misschien mee wilden werken aan een evenement dat hij organiseerde. Het ging om een College Tour-achtig concept waarbij de CEO van Microsoft Nederland vragen zou beantwoorden in een lunchpauze. Hiervoor hebben wij de lunch bekostigt en dit is onder spontane promoacties geboekt. Foto s Foto s 18,24 17,25 34,09 Archief-/promotiefoto s 18,24 17,25 34,09 Met het verlengen van het Flickr abonnement bleek dat het vele malen gunstiger was om voor twee jaar een abonnement af te sluiten. Hierdoor zal volgend jaar niet nodig zijn hier geld voor te begroten. Representatie Representatie 1814, , ,00 Ledenpasjes 55,00 120,00 52,00 Bijdrage bestuurskleding 350,00 350,00 350,00 i.d-shirts 1409, , ,00 Het bedrag voor ledenpasjes is wederom overgenomen van de begroting van het voorgaande jaar. En bleek naderhand vorig jaar al lager uitgevallen te zijn. Aankomend jaar is hier minder geld voor neergezet.

19 19 Verenigingskosten Kosten i.d-bus Verenigingskosten 33314, , ,27 Kosten i.d-bus 2268, , ,29 Lidmaatschap ANWB 90,75 91,00 93,50 Wegenbelasting 334,00 360,00 379,00 APK-keuring 107,00 65,00 0,00 Los onderhoud 968,58 700,00 954,42 Dieselkosten i.d-bus 767, , ,37 Afgelopen jaar heeft geen APK-keuring plaats gevonden omdat bij aanschaf van de nieuwe bus deze zojuist gekeurd was. Los onderhoud bestaat uit de kosten voor een schade rapport aan de oude bus en de reparatie van een kapotte zijspiegel van de nieuwe bus. Dieselkosten zijn iets hoger uitgevallen, maar hier is dan ook meer geld van binnengekomen. Kosten commissies Kosten commissies 27720, , ,93 Commissielunches 80,40 150,00 127,20 Commissie-uitjes 972, ,00 703,65 Afsluitende activiteit 800, ,00 190,00 Commissiebijdragen 22650, , ,00 Commissieverliezen 2991,95 0, ,35 Commissiebedankje 224,73 300,00 279,70 Workshops 0,00 100,00 36,03

20 20 De afsluitende activiteit hoewel gepromoot niet goed gebruikt. Sterker; het gat tussen de begrote 1200,- en de daadwerkelijk besteedde 190,- aanzienlijk. De commissiebijdragen zijn anders uitgevallen door een dubbele reservering voor het lustrum. Er was in de begroting die tijdens onze wissel-alv gepresenteerd geld voor het lustrum gereserveerd terwijl er ook geld naartoe ging als bijdrage en er geen geld voor opgenomen werd uit de reserveringen. Dit is in de exploitatie recht gezet door de commissiebijdrage te schrappen. Voor de commissieverliezen verwijs ik graag naar de bijlage. De voornaamste commissies die verlies hebben gemaakt zijn IO Festival en i.d-kafee. Beide voornamelijk door de onvoorspelbaarheid van drankverkoop en voor IO Festival ook een enigszins tegenvallende kaartverkoop. PR PR 968, , ,88 Verenigingsborrels 327,72 400,00 655,13 Ereledenetentje 200,15 325,00 790,38 Verenigingslunches 33,92 50,00 111,59 Medewerkerskennismaking 3,60 50,00 0,00 Kerstkaart 199,80 80,00 83,80 Verjaardagskaart 41,00 42,00 34,95 Constitutiebericht 109,61 50,00 84,60 Visitekaartjes 52,40 70,00 80,43 Het was een bijzondere ervaring om onze ereleden te ontmoeten; stuk voor stuk hebben deze mensen zoveel ervaring en zitten vol inspirerende verhalen. Aan het einde van de avond bleek dat het ook een stel wijnleuten zijn die de dure flessen rood en wit die door de uitgekookte bediening constant bijgevuld werden in record tempo ledigden. Het is goed om het contact met de ereleden te onderhouden en door het etentje is nog een connectie met een afdeling van Philips in Brazilië gelegd voor Research Project. Hier is helaas niets uitgekomen; voor deze prijs is dus eigenlijk veel te weinig resultaat te zien geweest gedurende het jaar.

21 21 Sociale Hygiëne Sociale Hygiene 252,00 307,50 324,60 Sociale Hygiene 252,00 246,00 259,50 Boeken SH 0,00 61,50 65,10 Ik ben bang dat ik bij het begroten van de boeken voor SH een soort spontane aanval van dyscalculie had. Wisselkosten Wisselkosten 2105, , ,57 Wisseldag 1873, , ,62 Lichting nieuw bestuur 231,65 300,00 193,95 Van de wisseldag is geen factuur voor de constitutieborrel van i.d-kafee gekomen. De kosten die hiervoor gemaakt zijn liggen hoogstwaarschijnlijk zo rond de 800,- Het correct administreren van de wisseldag zou resulteren in een verlies van 800,- minder op de i.d-kafee begroting. Dit heeft geen resultaat voor de algemene exploitatie (zie de tabel op pagina 5).

22 22 Investeringen Inrichting en onderhoud Investeringen 1613, , ,22 Inrichting en onderhoud Inrichting en onderhoud Commissiewerkplekken herinrichten Projectplan Inspiratiehoek 1543, , ,90 372,84 700,00 530,37 154,74 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Projectplan Boekenhok 1015,93 0,00 0,00 Projectplan Kafee 0,00 750,00 80,82 Projectplan Bestuurshok 0, , ,71 Opknappen i.d-kafee 0,00 0,00 0,00 Structuurherziening website 0,00 0,00 0,00 Voorplein 0,00 0,00 0,00 Advieskosten 0, ,00 0,00 Dutchcups 0, De twee grootste uitgaven op de algemene post Inrichting en onderhoud zijn een nieuwe ladder en een boormachine die vooral tijdens IO Festival intensief gebruikt is. Bij nader inzien hadden deze kosten ook als investering geboekt kunnen worden. Voor i.d-kafee bestonden grote plannen die helaas niet uitgevoerd zijn wegens de mogelijke komst van een Espresso lounge op de plek van i.d-kafee in de faculteit. Om deze rede is hier slechts weinig geld naartoe gegaan. Van dit geld zijn een aantal kliklijsten voor in i.d-kafee gekocht. Voor ons Projectplan Bestuurshok is een spandoek voor op de gevel van het bestuurshok aan de faculteitszijde gekocht alsmede bestickering voor op de ramen van het bestuurshok, i.d-kafee en het commissiehok. Van een belastingadvies is het afgelopen jaar niet gekomen; er is op dit moment al een gesprek met BDO, een

23 23 adviesbureau dat ook het vorige advies heeft uitgebracht, geweest en er zijn stukken opgestuurd aan de hand waarvan het advies uitgebracht zal worden. Hardware en software Hardware en software 0,00 0,00 0,00 Computers 0,00 0,00 0,00 Overige investering Overige investering 70,13 300, ,32 Overige investering 70,13 300, ,32 Dit bedrag is uitgegeven aan de nieuwe i.d-bus. De inkomsten van de verkoop van de oude bus, de bijdrage van Marketing & Communicatie en opname van de reservering zijn onder inkomsten terug te vinden. Uitvoering Reiskosten Uitvoering 124,14 300,00 167,30 Reiskosten 124,14 300,00 167,30 Reiskosten bestuur 124,14 300,00 167,30 Een aantal SpoRa bezoekjes naar onder andere PEZY, een rit naar de Amsterdam Rai voor Horecava in het kader van het nieuwe biercontract en de reiskosten voor de SH cursus hebben bijgedragen aan het bedrag dat aan reiskosten uitgegeven is afgelopen jaar.

24 24 Inkoop Kostprijs verkopen Inkoop 5714, , ,77 Kostprijs verkopen 5714, , ,77 Kostprijs verkoop studieboeken Kostprijs verkoop leuke boeken Kostprijs verkoop tijdschriftabonnementen Kostprijs verkoop gadgets 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 117, ,00 30, , , ,10 Kostprijs verkoop lunch 148, ,00 201,08 Kostprijs merchandise 0,00 750,00 890,00 De bedragen die hier begroot worden zijn altijd enigszins willekeurig omdat de hoogte ervan voor de begroting niet uitmaakt; hetzelfde bedrag komt namelijk bij inkomsten weer binnen gezien alle producten één op één doorverkocht worden. Om die rede kunnen begrote bedragen fiks afwijken van de daadwerkelijk bestede bedragen. We hebben afgelopen jaar slechts één tijdschrift abonnement verkocht. Hoewel halverwege het jaar nog posters opgehangen zijn om tijdschriftverkoop te promoten en dit altijd op de monitor aan de i.d-balie heeft gestaan is deze passieve vorm van promotie kennelijk niet genoeg geweest dit van de grond te krijgen. Gadgets zijn voornamelijk Wacom tablets die ingekocht zijn, maar ook stond er sinds dit jaar in iedere Turn the Page een gadget dat aan de balie verkocht werd. Aan het einde van het jaar zijn nieuwe dassen en bretels gekocht. Dit is de enige post waar ieder jaar een beetje geld binnenkomt in plaats van in één klap de hele kostprijs terugverdient wordt.

25 25 Reserveringen Reserveringskosten Reservering 8128, , ,50 Reserveringskosten 6160, , ,00 Reservering Lustrum 1000, , ,00 Reservering Computers 1000, , ,00 Reservering Research Project Vanwege de aanschaf van de nieuwe i.d-bus is er geen reservering gemaakt voor de bus. Voor de advieskosten is juist wel een reservering gemaakt omdat het advies niet is uitgevoerd. Bijdrage eigen vermogen Dit bedrag is gelijk gebleven aan het begrote bedrag. 1000,00 0,00 0,00 Reservering Spring Trip 1000,00 0,00 0,00 Reservering Folder 400,00 0,00 0,00 Reservering Nieuwe bus 1000, ,00 0,00 Reservering Advieskosten Reservering Ledenpasjes 500,00 0,00 500,00 0,00 350,00 350,00 Reservering Briefpapier 160,00 160,00 160,00 Reservering Stickers 100,00 0,00 0,00 Bijdrage eigen vermogen Bijdrage eigen vermogen 1968, , , , , ,50

26 26 Verschillen/Verliezen Verschillen/ Verliezen 0,00 0,00 0,00 Kasverschillen 0,00 0,00 0,00 Kasverschil i.dalgemeen 0,00 0,00 0,00 Kasverschil boekenhok 0,00 0,00 0,00 Kasverschil commissies 0,00 0,00 0,00 Rekenverschil 0,00 0,00 0,00 Rekenverschil 0,00 0,00 0,00 Voorraadverschil 0,00 0,00 0,00 Voorraadverschil 0,00 0,00 0,00 Incidentele winsten en verliezen Incidentele winsten en verliezen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

27 27 Opbrengsten Inkomsten van leden Inkomsten Opbrengsten Inkomsten van leden 16132, , ,85 Lidmaatschappen 16132, , ,85 De inkomsten van lidmaatschappen zijn een stuk hoger dan vorig jaar. Mogelijk komt dit omdat ik mislukte incasso s meerdere malen opnieuw uit heb gevoerd waardoor het geld dat hierdoor misgelopen is geminimaliseerd is. Inkomsten van derden Inkomsten van derden 32455, , ,82 Bijdrage faculteit 10890, , ,75 Sponsoring 21565, , ,07 Battle of Concepts De jaarlijkse bijdrage van de faculteit en het bedrag dat de SpoRa binnen heeft gehaald. In dit laatste bedrag zit tevens de M&C bijdrage voor de nieuwe i.d-bus en de bekostiging van de bestickering door VPS. Voor een uitsplitsing van dit bedrag verwijs ik naar de SpoRa exploitatie in de bijlagen.

28 28 Inkomsten van commissies Inkomsten van commissies De inkomsten van de commissieafdrachten in 100,- minder dan begroot omdat er van Cases on Tour maar 1200,- binnen is gekomen. In de begroting was rekening gehouden met de volledige prijs van één case á 1300,- Voorheen was er echter geen afdracht en betaalden bedrijven 1000,- per case. Om Cases on Tour alsnog evenveel inkomsten als voorheen te laten krijgen is de afdracht op 1200,- gezet. Voor commissiewinsten verwijs ik naar de bijlagen. Inkomsten van verkopen Inkomsten van verkopen 6126, , ,97 Verkoop studieboeken 0,00 0,00 0,00 Verkoop leuke boeken 0,00 0,00 0,00 Verkoop tijdschriftabonnementen 22647, , ,83 Kilometerheffing i.d-bus 1091, , ,75 Commissieafdrachten 7150, , ,00 Commissiewinsten 14405,79 0, ,08 117, ,00 30,59 Verkoop gadgets 148, , ,10 Verkoop lunch 5859, ,00 226,28 Verkoop merchandise - 757,50 85,00 Dit zijn de opbrengsten van de verkopen afgelopen jaar. Toelichting hierop is te vinden onder Kostprijs verkopen.

29 29 Opname reserveringen Opname reserveringen 0, , ,00 Stickers 0,00 100,00 100,00 Folder 0, , ,00 Dutchcups 0,00 0,00 0,00 Inrichting voorplein 0,00 0,00 0,00 Computers 0,00 0,00 0,00 Onderzoeksreis RP 0, , ,00 Bus 0,00 0, ,00 Lustrum 0,00 0,00 0,00 Advieskosten ,00 0,00 Spring Trip , ,00 Uit de balans uit het jaarverslag van Bestuur 38 bleek de reservering voor de folder op slechts 1200,- te staan in plaats van de 1600,- die ik afgeleid had uit de begrotingen van voorgaande jaren. Vanwege de aanschaf van de nieuwe i.d-bus is de reservering hiervoor opgenomen. Omdat er geen advies uitgevoerd is, is de opname die begroot stond niet gedaan. Zoals eerder vermeld is hier een extra reservering voor gemaakt. Rente Rente 535,24 500,00 289,48 Rente 535,24 500,00 289,48 De rente die in januari ontvangen is over 2011; het grootste deel van dat jaar was nog tijdens Bestuur 38. Ik verwacht dat komend jaar de rente nog lager zal zijn omdat sinds april heel weinig geld op de spaarrekening heeft gestaan door betalingen voor Research Project.

30 30 Resultaat Resultaat Winst/verlies 20948,34 0,00 0,00 0, ,20 0,00 Totaal 77897, , , , , ,95 In totaal is er onder de streep iets meer dan vijfduizend euro meer binnengekomen dan dat er uitgegeven is. In het licht van de resultaten die afgelopen jaren geboekt zijn is dit een zeer gunstig resultaat. Er is meer uitgegeven dan afgelopen jaren en hoewel er iets minder binnengekomen is dan vorig jaar is er nog steeds winst gemaakt. Het is goed als dit komende jaren vastgehouden wordt; een kleine winst ieder jaar is goed voor het eigen vermogen van de vereniging dat gebruikt kan worden om eventuele grote financiële klappen op te vangen.

31 Slotwoord De conclusie van het Financieel Jaarverslag van vorig jaar was dat er meer geld uitgegeven moet worden omdat dat het tweede jaar achtereen was dat er veel winst gemaakt was. Dit jaar is dat terug gebracht naar enkele duizenden euro s, een bedrag dat prima binnen de marges van, wat door de belastingdienst acceptabel geacht wordt voor een vereniging zonder winstoogmerk, valt. Een kanttekening hierbij is dat een aantal commissies groter dan normale verliezen hebben geleden. Van een commissie als bijvoorbeeld i.d-kafee werd dit niet verwacht. Project, IO Festival en het Lustrum door te kunnen laten gaan is een solide financiële situatie cruciaal. Er zijn sinds de bestuurswissel afgelopen september al een aantal van deze veranderingen in gang gezet. Zoals het er nu uitziet wordt deze trend voortgezet en maakt i.d ieder jaar weer een slag vooruit! Mathijs Broekhuizen Penningmeester der Studievereniging i.d Bestuur Vooral van bier verbruikende commissies als IO Festival en i.d-kafee was vaak al lastig in te schatten hoeveel omzet er gemaakt gaat worden; met het nieuwe biercontract zal dit opnieuw uitgevonden moeten worden. Mijn aanbevelingen voor de komende jaren zijn om commissiepenningmeesters meer verantwoordelijkheden in de administratie te geven om zo werkzaamheden van de bestuurspenningmeester te verlichten waarbij deze een meer controlerende functie heeft dan nu het geval is. Op die manier zal er actiever toezicht op de financiën van afzonderlijke commissies zijn. Hierdoor zullen uitschieters in winsten en verliezen hopelijk kleiner zijn. Hopelijk zal ook het nieuwe boekhoudsysteem zorgen voor meer overzicht over zowel commissie- als algemene uitgaven en bovendien debiteuren. Ook is het nodig om de liquiditeit van de vereniging te vergroten. In de aanloop naar Research Project werd het financieel nog wel eens krap. Als er een jaar geen grote winst gemaakt wordt voelt i.d dat gelijk. Om in de toekomst grote risicovolle commissies zoals Research 31

32 32 Bijlagen Hierachter zijn alle exploitaties van de verschillende commissies, die dit jaar afgesloten zijn, te vinden.

33 33 Actid Alle bedragen exclusief BTW Begroting Exploitatie In euro's debet credit debet credit Uitgaven Overhead 40,00 29,57 Promotie 20,00 2,07 Flyers 0,00 0,00 Reiskosten i.d-bus 20,00 27,50 Activiteiten Informele activiteiten 40,00 140,88 Kerstontbijt 40,00 116,78 Weerwolven 24,10 Formele activiteiten 120,00 135,16 Bedrijfsbezoek 20,00 0 Externe Lezingen 20,00 9,54 Pezy 9,54 Workshops 30,00 24,64 Lasworkshop 50,00 7,49 Tekenworkshop 0,00 17,15 Ontwerpwedstrijden 0,00 21,57 Krukkenontwerpwedstrijd 0,00 Ontwerpwedstrijd 21,57 Symposium 400,00 79,41 Masterclass Cool Symposium 79,41 Inkomsten Bijdragen 200,00 274,00 i.d-bijdrage 200,00 200,00 Kerstontbijt bijdrage 74,00 Resultaat Winst/Verlies 31,61 Totaal 200,00 200,00 305,61 305,61

34 34 Actid - familiedag Alle bedragen exclusief BTW In euro's debet credit debet credit Uitgaven Overhead 10,00 47,65 Promotie (afgedrukte foto's) 0,00 47,65 Flyers 0,00 0,00 Reiskosten i.d-bus 10,00 0,00 Gebouw 2010,00 37,80 Openstellen i.d-kafee 10,00 37,80 Openstellen gebouw 2000,00 0,00 Eten en drinken 800,00 887,34 Broodje Leo 700,00 550,00 Koffie en thee zet apparatuur 100,00 35,06 Boodschappen Makro (Bedankjes, Lunch) + AH (krentenbollen) 302,28 Workshops 400,00 264,35 Markers en markerpapier Waltman 50,00 80,23 Markers Harolds 280,00 153,87 Papier 60,00 7,20 Bedankjes 10,00 23,05 Inkomsten Bijdragen 3220, ,00 i.d-bijdrage 400,00 400,00 M&C bijdrage 2000,00 0,00 Oudersbijdrage 820,00 790,00 Resultaat Winst/Verlies 47,14 Totaal Begroting Exploitatie 3220, , , ,14

35 Cases on Tour Begroting 1011 Exploitatie Begroting 2012 Exploitatie 2012 Bedragen in euro's mrt-11 mei-11 dec-12 mei-12 Bedragen exclusief btw Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Uitgaven Kantoorartikelen Wit papier 0,00 0,00 0,00 0,00 Kopieer- en printkosten 0,00 2,40 0,00 0,00 Overige kantoorartikelen 0,00 0,00 0,00 0,00 Geschenken Bedankjes 25,00 1,50 100,00 56,32 Relatiegeschenken 75,00 52,83 0,00 0,00 Verbruik Verbruik Non-Food 0,00 0,00 0,00 43,23 Promotie Posters 0,00 0,00 0,00 0,00 Flyers 0,00 0,00 0,00 0,00 Representatie Fotocd's 30,00 0,00 0,00 0,00 Accessoire (mokken) 0,00 0,00 0,00 0,00 Napublicatie 300,00 341,03 300,00 168,76 Programmaboekje 10,00 0,00 0,00 0,00 Reiskosten Kilometerheffing i.d-bus 5,00 0,00 0,00 65,75 Reiskosten ter plaatse 1.400, , , ,34 Reiskosten commissie 75,00 0,00 0,00 0,00 Verblijfskosten Overnachtingskosten 2.300, , , ,71 Catering Ontbijt 0,00 51,83 60,00 126,07 Diner 900,00 0,00 800,00 470,68 Versnaperingen 100,00 0,00 80,00 145,66 Overige dranken 150,00 0,00 20,00 127,77 Programma Reunie 250,00 305,80 100,00 125,00 Kennismaking 110,00 0,00 100,00 116,21 Materialen 100,00 60,31 78,24 154,18 Overige uitvoering 0,00 0,00 0,00 1,85 Gadget deelnemers gadget 50,00 38,00 50,00 10,89 Afdracht studievereniging i.d. 1200, ,00 Inkomsten Inkomsten van leden Deelnemersbijdragen 1.588, , , ,24 Drankkosten deelnemers Inkomsten van derden Fondsengeld 0,00 0,00 Sponsoring 4.000, , , ,00 Inkomsten van verkopen Verkoop publicaties 0,00 0,00 0,00 0,00 Verschillen/Verliezen Winst/Verlies 0,00 0,00 0,00 684,83 Totaal 5.880, , , , , , , ,24 35

36 36 Eerstejaarscommissie 1 Begroting 10/11 Exploitatie 10/11 Begroting 11/12 Exploitatie 11/12 Bedragen excl. BTW debet credit debet credit debet credit debet credit UITGAVEN Print kosten 15,00 0,00 0,00 0,00 Gebruik i.d-bus 20,00 0,00 14,35 Publiciteit Posters en flyers 0,00 0,00 0,00 0,00 Stunt 40,00 0,00 50,00 0,00 Feest Huur lokatie 0,00 0,00 0,00 0,00 DJ's 15,00 6,45 15,00 43,06 Welkomstcadeau 75,00 67,58 75,00 0,00 Prijzen 0,00 0,00 10,00 0,00 Drankinkoop feest 550,00 759,78 650,00 713,95 Inkoop Food 50,00 16,92 35,00 52,65 Decoratie 100,00 52,84 150,00 113,33 Bewaking 50,00 51,20 55,00 0,00 Licht&Geluid 200,00 142,13 200,00 168,07 Activiteit Eten&Drinken 10,00 0,00 10,00 0,00 Spellen/Bezigheden 0,00 0,00 0,00 0,00 Aankleding 0,00 0,00 0,00 0,00 Jaartruien Inkoop jaartruien 1600, , , ,00 INKOMSTEN Bijdrage i.d 250,00 250,00 250,00 250,00 Drankomzet feest 800, , ,00 785,00 Omzet eten feest 75,00 0,00 0,00 0,00 Drinken&Eten omzet act. 0,00 0,00 0,00 0,00 Verkoop jaartruien 1600, , , ,34 Resultaat Winst/Verlies 0,00 514,10 0,00 450,07 TOTAAL 2725, , , , , , , ,41

37 EXid X 1112 Begroting Kopenhagen Exploitatie Kopenhagen Bedragen in euro's okt-11 dec-11 bedragen incl. btw debet credit debet credit Uitgaven Transactiekosten - 7,50 Transactiekosten - 7,50 Promotie - - Poster - - Flyers - - Representatie 40,00 59,25 Napublicatie 20,00 16,95 Relatiegeschenk 20,00 18,40 Programmaboekje - 23,90 Telefoonkosten 10,00 - Telefoonkosten 10,00 0,00 Reiskosten 2.800, ,27 Kosten vervoer naar bestemming 2.350, ,00 Reiskosten ter plaatse 450,00 510,27 Verblijfskosten 1.460, ,55 Overnachtingskosten 1.460, ,55 Catering - - Ontbijt - - Lunch - - Diner - - Programma 160,00 163,52 Excursies 160,00 163,52 Reunie - - Onvoorziene uitgaven - - Onvoorziene uitgaven - - Inkomsten Deelnemersbijdragen 2.970, ,00 i.d bijdrage 1.500, ,00 Resultaat - Winst/verlies - 110,09 Totaal 4.470, , , ,09 37

38 EXid Y 1112 Begroting München Exploitatie München Bedragen in euro's apr-12 bedragen incl. btw debet credit debet credit Uitgaven Transactiekosten - - Transactiekosten - - Promotie - - Poster - - Flyers - - Representatie 70,00 156,17 Napublicatie 30,00 136,42 Relatiegeschenk 20,00 19,75 Programmaboekje 20,00 - Telefoonkosten - - Telefoonkosten - - Reiskosten 3.816, ,52 Kosten busmaatschappij 3.052, ,82 Kosten buschauffeur 230,00 - Reiskosten ter plaatse 533,70 533,70 Verblijfskosten 402,00 520,00 Overnachtingskosten 402,00 520,00 Catering 81,48 81,48 Ontbijt 81,48 81,48 Lunch - - Diner - - Programma 100,00 90,00 Excursies 90,00 90,00 Reunie 10,00 - Onvoorziene uitgaven - - Onvoorziene uitgaven - - Inkomsten Deelnemersbijdragen 2.970, ,00 i.d bijdrage 1.500, ,00 Resultaat - - Winst/verlies - 35,83 Totaal 4.470, , , ,00 38

39 39 Exposid² 1112 Alle bedragen exclusief btw Alle bedragen in euro's debet credit debet credit Uitgaven Reiskosten Kilometerheffing i.d-bus 20,00 - Promotie Spandoek Exposid 45,00 45,00 Posters 10,00 - Exposities Bedankjes ed. 30,00 - Materialen 85,00 72,61 Uitvoering 30,00 29,19 Speerpunt Interactie Materialen 30,00 4,37 Workshops 50,00 - Inkomsten Budget i.d - 300,00-300,00 Resultaat Begroting winst/verlies - 148,83 Exploitatie Totaal 300,00 300,00 300,00 300,00

40 IOB Type begroting 2011 begroting oktober Exploitatie Januari 2011 euro's (excl. btw) debet credit debet credit Uitgaven 1. Geschenken 400,00 478, Bedankjes 50,00 42, Relatiegeschenken 350,00 436,19 2. Promotie 492,00 504, Posters 200,00 293, Flyers 62,00 99, Uitnodiging (brief 1e en 2e jaars) Websitekosten Stickers 30,00 32, Overige promo 200,00 78, Bus naar Enschede Bus naar Eindhoven Representatie 1.219,00 386, Programmaboekje 1.219,00 386, Overige representatie Kosten commissies 2.000, , Commissieafdracht 2.000, ,00 5. Reiskosten 200,00 52, Kilometerheffing i.d-bus 100,00 52, Reiskostenvergoeding 100,00-6. Catering 1.850, , Eten vrijwilligers 350,00 373, Drank inkoop 500,00 438, Lunch 1.000,00 908, Uitzendkrachten Programma 200,00 38, Band 50, Promotie spreker Nevenactiviteiten 150,00 38,14 8. Inrichting evenementen 7.192, , Stands (trussen, hout & staaldraad) 3.500, , Aankleding 600,00 719, Vloerbedekking 2.200, , Licht en geluid 400,00 704, Extra materiaal 492, Quooker bar 86, Helpdesk 125,38 9. Materiaal 197,00 419, Tape - 342, Enveloppen - 0, Overige kantoor kosten 197,00 76,57 Inkomsten Inkomsten van derden , ,00 Sponsoring stand 1 dag 3.600, ,00 Sponsoring stand 2 dagen 7.000,00 Sponsoring lezing 800,00 Sponsoring speeddaten 1.350,00 SpoRa stands 1 dag 0,00 SpoRa stands 2 dagen 0,00 Inspiratie lezingen 0,00 Lounge 0,00 Doorverkoop Tapijt 1.000,00 85,00 Bar inkomsten 0,00 Resultaat Winst/Verlies 0, ,99 Totaal , , , ,

41 Exploitatie IOF 1112 IO Festival 1112 Industries Ignited Exploitatie IOF 0910 Begroting IOF 1011 Exploitatie IOF 1011 Begroting IOF 1112 Exploitatie IOF betalende bezoekers 1800 betalende bezoekers 1800 betalende bezoekers 1600 betalende bezoekers 1600 betalende bezoekers Alle bedragen exclusief btw (m.u.v. eten/drinken) Alle bedragen in euro's debet credit debet credit debet credit debet credit debet credit Uitgaven 1 Kantoorartikelen 0,00 0, Kantoorartikelen 20,76 25, Verzekeringen 320,00 302, Verzekering evenementen 360,52 380,00 318,96 320,00 302,51 3 Abonnementen 41,34 41, Websitekosten 41,34 45,00 41,34 41,34 41,34 4 Vergunningen 67,50 67, Ontheffing Drank- en horecawet - 200,00 66,20 67,50 67,50 5 Promotie 595,23 591, Poster 250,90 202,00 206,04 248,00 247, Flyer 32,00 28,00 30,58 54,70 54, Stickers 52,00 49,00 53,00 41,00 41, Stunt 18,15 200,00 193,53 189, Spandoek 58,00 58,02 6 Representatie 1.526, , Programmaboekje 910,00 910,00 913,50 336,16 336, Breekmuntjes 144,50 550,00 550,00 479,00 479, Vouchers breekmunten 36,38 36, Shirts 693,00 700,00 715,00 674,75 674, Gridkaarten 6.6 Polsbandjes - 7 Ondersteunende commissies 220,00 119, Inter-commissieuitje 137,82 150,00 145,96 120,00 119, Commissiebedankje 100,00-8 Reiskosten 352,00 321, Kilometerheffing i.d-bus 109,60 250,00 234,00 300,00 269, Huur aanhangwagen 32,34-52,00 51,98 9 Catering , , Ontbijt & Lunch 276,08 280,00 341,23 350,00 404, Diner 566,04 570,00 643,95 615,00 589, Drank inkoop 7.862, , , , , Catering Bandcontest 100,00 100,00 100,00 101, Catering Artiesten 159,85 150,00 192,07 360,00 283, Catering Medewerkers IOF 288,22 300,00 291,61 300,00 295, Overige catering 100, Kosten derden 712,50 784, BHV'ers Security 1.469, , ,00 412,50 512, EHBO'ers 243,50 270,00 291,15 300,00 271,35 11 Programma 8.704, , Bands & Acts 7.697, , , , , Licentie BUMA 1.232, , , ,00 905, Materialen/overig - 248, Inrichting , , Aankleding 526, , , , , Impregneer 525, Huur gereedschap 34,00 33, Prestigeobject i.d-fix 133,50 250,00 128,20 200,00 203, Huur tenten 585,20 580,00 579,00 670,00 663, Buitenpodium 524, Garderobe 180,00 240,00 255,47 197,00 196, Licht en geluid , , , , , Toiletten 510,00 570,00 570,00 570,00 570, Hekwerk en steigerbuizen 1.404, , , , , Porto's 184,85 200,00 196,80 200,00 196, Overige uitvoering 552,06 666, Verkoop derden tijdens festival 3.500, , Eetstand 1 (Tosti House) 1.097, , , , , Eetstand' 2 (Breeze-Bar) 971, ,00 500,00 816, Eetstand 3 (Pizza Dennis; Patat) 971, , ,71 14 IOF Week 600,00 593, Actid 340,00 341, Exposid 165,00 156, Lezing Spandoek IOF Week 95,00 95,11 Inkomsten 15 Inkomsten van derden 7.909, , Sponsoring 8.046, , , , , Spora-verkoop 1.000, ,00 250,00 300, Fondsen 2.000, ,00 600, Eetstands 700,00 850,00 850, , ,00 16 Inkomsten van verkopen , , Eetverkoop 2.250, , , Drankverkoop , , , Bonnen/muntenverkoop , , Kaartverkoop i.d-leden 5.374, , , , , Kaartverkoop niet i.d-leden , , , , Kaartverkoop deur 1.254, , , , Garderobe Bandjescontest 136,05 136, Garderobe Festival 459,54 450,00 382,50 Resultaat 1 Winst/verlies 167,45 500, ,12 2 Totaal , , , , , , , , , ,51 41