De economie van outsourcing

Transcriptie

1 De economie van outsourcing Ondernemen is geen sinecure. Behalve de aansturing van de dagelijkse praktijk wordt van een ondernemer verwacht dat hij een visie heeft over de strategische ontwikkelingen van zijn onderneming. Core Competence van Prahalad Een belangrijke management tool die vanaf het begin van de jaren 90 veel invloed heeft op strategisch denken, is de visie over Core Competence van Prahalad en Hamel (beschreven in het boek Competing for the Future). Iedere ondernemer, groot of klein, kent de fase waarin hij of zij zich realiseert dat de onderneming maar een of enkele dingen heel goed kan doen, de kernvaardigheden, en dat zaken daaromheen beter afgestoten kunnen worden naar gespecialiseerde ondernemingen. Dit uitbesteden of outsourcen kan op vele manieren en niveaus. Eenvoudige of tijdrovende functies maar ook zeer complexe zaken als bijvoorbeeld Informatie Technologie of hoogwaardig technologische productie kunnen door derden worden uitgevoerd (in ons eigen land is Philips hiervan een goed voorbeeld). De visie over Core Competence heeft grote invloed op het strategisch denken van veel bedrijven. Succes blijkt niet primair gebaseerd op omvang van de onderneming maar in focus op de kernvaardigheden. Voor veel ondernemers betekent dit een aanpassing van hun denkwijze: doe alleen de dingen waar je zelf heel goed in bent en besteed de rest uit. Specialisatie en concurrentie houden de markt open Welke voorwaarden spelen een rol voor een succesvolle uitbesteding? Het allerbelangrijkste is een goed ontwikkelde markt waar meerdere gespecialiseerde bedrijven in onderlinge concurrentie opereren. Dit maakt dat de uitbesteder niet afhankelijk wordt van een monopolist die de prijzen bepaalt. Verder moeten organisaties waaraan wordt uitbesteed de specialisatie in huis hebben om zodanig efficiënt te zijn dat daadwerkelijk een kostenvoordeel ontstaat voor de uitbesteder. Sommige ondernemers kunnen het vaak moeilijk geloven, maar uitbesteden kan kostenreducties van soms tientallen procenten opleveren! Waarbij de kunst van het goed onderhandelen is om het kostenvoordeel zoveel mogelijk ten bate van de eigen organisatie te brengen. Outsourcing is dus economisch zeer attractief wanneer kostenbesparing optreedt door werkzaamheden dáár te laten verrichten, waar door specialisatie efficiënter kan worden gewerkt. De kunst van goed ondernemersschap is hiervoor open te staan! Bart van Halder In het dagelijks leven is Bart van Halder hoogleraar Management Control aan de Universiteit van Amsterdam. Hij werkte jarenlang bij een grote multinational waar hij op directieniveau verantwoordelijk was voor kostenbeheersing.

2 Verbouwing bij Nextprint Recent is gestart met een ingrijpende verbouwing in het pand van Nextprint aan de Colofon Maart 2004 Nextnews is het perio dieke informatiebulletin van Nextprint. Meer informatie over onze producten en diensten kunt u vinden op onze website Nextprint Postbus AD Rosmalen info@nextprint.nl Vormgeving Sjors Obbens Redactie René Roza BG Communicatie BV Aan dit nummer werkten mee: Giel van Boxtel Bart van Halder Marieke Koks Wendy Sluis Eikenburg laan in Rosmalen. Het was dringend nodig om meer ruimte te scheppen, volgens Sales Manager René Roza. We barstten echt uit onze voegen. Nextprint is de laatste jaren onstuimig gegroeid; bovendien vraagt de klant om meer flexibiliteit en wilden wij onze toch al korte communicatielijnen verder optimaliseren. Daarbij kwam ook nog dat we de interne logistiek beter wilden stroomlijnen, dus het kwam zeer goed uit dat het pand naast onze huidige locatie vrij kwam. In januari is begonnen aan de verbouwing, medio maart wordt het vernieuwde pand in gebruik genomen. Het ene gedeelte van de gebouwen is geheel gereserveerd voor de afdeling verkoop, het bedrijfsbureau, de prepress-afdeling en de printafdeling, de andere gedeelten worden gebruikt voor de after-press activiteiten (afwerken en distributie) en magazijnen. Verder is een deel gereserveerd als cursusruimte. Onze klanten profiteren ook van deze uitbreiding, aldus Roza. We kunnen nu nog meer materiaal voor onze opdrachtgevers op voorraad houden, zowel grondstoffen als gereed product. Bovendien is er nu meer plaats voor onze cursusruimte, Medio maart is het klaar de plaats waar (toekomstige) gebruikers van Nextstore opgeleid worden om efficiënt met het boekbestelsysteem te werken. De ruimte wordt eveneens gebruikt voor het structureel geven van trainingen aan het eigen personeel van Nextprint. Nextprint bv Eikenburglaan 11E 5248 BJ Rosmalen Postbus AD Rosmalen T +31 (0) F +31 (0) E info@nextprint.nl W Spread the Word.

3 NextNews is een viermaandelijkse uitgave van NextPrint Nummer 1, Maart 2004 In this issue 1 Klanttevredenheidsonderzoek 2 Research makes you smart 2 Pilot: Stichting Pro en Nextprint 3 Nextprint-on-line 4 Hogeschool Diedenoort 5 De economie van outsourcing 6 Nextprint verbouwt Klanten tevreden over Nextprint Suzan Keijzers, student aan de Hogeschool s-hertogenbosch, heeft recent een klanttevredenheidsonderzoek gedaan in opdracht van Nextprint. In verband met de voorgenomen ISO-certificering wilde Nextprint weten hoe relaties Nextprint als leverancier en als zakelijk partner beoordelen. Het is een leuke en leerzame periode geweest, zo vertelt Suzan. Nextprint is een dynamisch bedrijf, waar steeds wordt gezocht naar nieuwe producten en diensten waar de markt op dat moment om vraagt. Bovendien wordt iedere dag weer het uiterste gedaan om de klanten tevreden te houden. Deze houding wordt dan ook zeer gewaardeerd, blijkt uit het onderzoek. Nextprint scoort zeer hoog bij relaties als het gaat om tevredenheid, productaanbod, afwerking en logistiek. Het gemiddelde cijfer is zelfs een 7,8! Het is heel bijzonder dat een onderneming zo positief wordt beoordeeld, aldus Suzan. Het valt alleen op dat veel klanten niet op de hoogte zijn van wat Nextprint allemaal kan bieden. niet op de hoogte van het unieke on-line bestelsysteem bij Nextprint genaamd Nextstore, dat door klanten zeer positief én als kostenbesparend wordt beoordeeld. De aanbevelingen die door Suzan Keijzers zijn gedaan naar aanleiding van de ingevulde enquêtes, worden in Nextprint biedt méér dan veel relaties weten Het feit dat Nextprint kan printen en kopiëren weten de meesten wel, maar het feit dat Nextprint de volledige productie van jaarverslagen, rapporten, verkoop mappen, cursusmateriaal, boeken en Direct Mail-acties overneemt, weten de klanten niet. Ook zijn veel relaties Joep van Boxtel en René Roza gebruiken de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek voor verdere uitbreiding van de dienstverlening de loop van de komende weken tot uitvoer gebracht. Via Nextnews zullen de klanten hierover op de hoogte worden gehouden. Nextprint. Spread the Word.

4 Pilot: Auteursrecht-beschermer Stichting Pro en Nextprint gaan samenwerken Universiteiten, Hogescholen en BVE s produceren jaarlijks syllabi en readers, waarin regelmatig gekopieerd wordt uit andere weten schappelijke publicaties. De Stichting Pro voert een centrale administratie van overnames uit auteursrechtelijk Research makes you smart Regelmatig ontvangt de redactie berichten over onderzoeken, gedaan door diverse (school-) instel- lingen; onderzoeken die misschien niet direct bij- dragen aan een betere wereld maar wél heel erg leuk zijn om te lezen. Zo ook dit volgende onderzoek. Het bevestigt de gevoelens die mannen vaak hebben als ze de discussie aangaan met vrouwen, maar of dat altijd klopt?!?! Hoe onderzoekers het volgende onderzoek verricht hebben wordt niet vermeld; dat is misschien maar goed ook. Lees en oordeelt u zelf. Mannen hebben vaker gelijk Mannen kunnen gerust de discussie aangaan met vrouwen; in meer dan 75% van de gevallen heeft de man namelijk gelijk. Dit blijkt uit een onderzoek dat werd verricht in zowel de zakelijke als de huise- lijke sfeer. Het bleek dat mannen in discussies met vrouwen vaker aan het langste eind trekken. Onder andere omdat mannen in discussies beter het hoofd koel kunnen houden en ze minder snel domme dingen zeggen. De redactie doet geen uitspraak over de juistheid van dit onderzoek. Volgende keer nog meer (on-)zinnige onderzoeken. beschermde werken in onderwijspublicaties, in opdracht van het Nederlands Uitgeversverbond. Bij het samenstellen van een reader of syllabus dient de samensteller opgave te doen aan de Stichting Pro omtrent de hoeveelheid overgenomen auteursrechtelijk beschermd materiaal en wordt bovendien opgave gedaan van het aantal te produceren publicaties. Vervolgens stelt de Stichting Pro de hoogte van het te betalen auteursrecht vast. Een aantal onderwijsinstellingen brengt sinds een aantal jaren de productie van syllabi, readers en examenbundels onder bij Nextstore. Door specialisatie kunnen onderwijspublicaties hier sneller en goedkoper geproduceerd worden. Vooral ook op basis van het digitale boekbestelsysteem van Nextprint, waarbij de productie plaatsvindt aan de hand van realistische vraagcijfers (printing-ondemand) kan efficiënter geproduceerd worden. Dit kan tot aanzienlijke kostenbesparingen leiden bij ROC s, hogescholen en universiteiten. Om binnen het printing-on-demandsysteem auteursrecht niet meer vooraf, maar naar rato van het geproduceerde aantal publicaties te kunnen vaststellen, is recent een pilot-project van start gegaan: de oprichting van de Stichting Pro-Next Derdengelden. In deze stichting, een samenwerking tussen de Stichting Pro en Nextprint, is de afdracht van auteursvergoedingen naar rato van de oplage (geproduceerde aantal) geregeld. De Stichting Pro-Next Derdengelden incasseert de betalingen van alle via het digitale boekbestelsysteem bestelde publicaties, waarna o.a. de desbetreffende auteursrechtvergoedingen titelspecifiek uitgekeerd worden aan de uitgevers. Wendy Sluis, accountmanager bij de Stichting Pro, is blij met de ontwikkeling. Door deze stichting en de auteursrechtenafdracht per verkochte publicatie maken we het systeem toegankelijker voor de onderwijsinstellingen. Omdat slechts geproduceerd wordt hetgeen daadwerkelijk besteld is, kunnen onderwijsinstellingen hun productie- en hun Pro-kosten reduceren (hetgeen tot een lagere prijs voor de student leidt); bovendien krijgen wij als Stichting Pro meer inzicht in het gekopieerde onderwijsmateriaal.

5 Nextprint-on-line productontwikkeling NextStore: maximale koste door digitale toepassingen Veel mensen zijn nog onbekend met de toepassingen die de informatietechnologie kan bieden. Waar velen nog documenten laten kopiëren die met knip- en plakwerk tot stand zijn gekomen, ontwikkelt zich binnen onderwijsinstellingen een groep gebruikers die de kracht en de kostenbesparingen van digitale toepassingen onderkent. Dit zijn de klanten van Nextstore. Nextprint De beste keuze om uw repro-afdeling compleet te outsourcen printen of kopiëren (z/w of kleur) in diverse formaten afwerking distributie digitaal boekbestelsysteem Voor de productie van onder andere cursusmateriaal readers syllabi examenbundels mailings boekwerken jaarverslagen rapporten reclamemateriaal Nextstore is de virtuele winkel van Nextprint. Op een unieke wijze kan de opdrachtgever (bijvoorbeeld een onderwijsinstelling) leerlingen rechtstreeks readers, publicaties, examenbundels etcetera laten bestellen vanaf een boekenlijst die vooraf door de opdrachtgever is samengesteld. De student logt met zijn eigen naam en password in op de site van Nextstore en krijgt direct toegang tot de boekenbestellijsten van de onderwijsinstelling. Met slechts enkele handelingen bestelt de student de gewenste publicaties en bepaalt de betalingswijze. Dan wordt de bestelling verwerkt, geproduceerd en rechtstreeks bij de student afgeleverd. Complete vorm van outsourcing Dit systeem van Nextstore is uniek in Nederland. Door het volledig geautomatiseerde bestelsysteem, maar vooral door de complete vorm van outsourcing die wordt nagestreefd en waarbij parameters volledig door de opdrachtgever worden bepaald, zoals de samenstelling van de boekenlijst en de verkoopprijs. Waar vroeger

6 nbesparing Hogeschool Diedenoort: on-line bestelsysteem biedt alleen maar voordelen Marieke Koks is verbonden aan de Hogeschool Diedenoort in Wageningen als Hoofd Facilitaire Dienst. Hogeschool Diedenoort werkt sinds 2001 samen met Nextprint, waarvan de laatste anderhalf jaar met de on-line toepassingen van Nextstore. een arbeidsintensieve repro-afdeling door de school onderhouden moest worden, wordt dit nu door het gespecialiseerde Nextprint volledig overgenomen, waarmee de kostprijs per publicatie daalt. De onderwijsinstelling heeft daarmee direct invloed op de marge! Compleet pakket We zijn nu zo n 2 jaar live met een aantal particuliere en overheidsonderwijsinstellingen, tot grote tevredenheid van alle partijen. Door de recente samenwerking met de Stichting Pro kunnen we ook de laatste fase van Dit systeem is uniek in Nederland het productproces aanbieden, namelijk de auteursrechtenafdrachten. Nextstore biedt hiermee opdrachtgevers een uniek totaalpakket vanaf de tailor-made bestellijst, productie, levering (met track-and-trace mogelijkheid), rechtenafdracht tot en met facturatie. Volledig geautomatiseerd en zonder kosten voor de opdrachtgever! In het volgende nummer wil ik dieper ingaan op de technische aspecten van het digitale boekbestelsysteem en andere nieuwe ontwikkelingen! Giel van Boxtel Manager productontwikkeling Voor mijn vak ben ik dagelijks bezig met ondersteunende diensten binnen een onderneming en met de wijze hoe daar structuur en kostenbeheersing in aan te brengen, vertelt Marieke. In 2001 besloten we, na een uitgebreide kostenanalyse, de productie van onderwijsmateriaal uit te besteden. We zijn gaan samenwerken met Nextprint, vooral vanwege de prijs-kwaliteitverhouding, leverbetrouwbaarheid, service en snelheid. Op dat moment was de productontwikkeling binnen Nextprint al bezig met het on-line boekbestelsysteem en werden wij als onderwijsinstelling natuurlijk op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Geen voorraden onverkochte publicaties meer Medio 2002 zijn we ingestapt. Onze gehele boekenlijst verscheen digitaal op een speciaal voor ons gebouwd gedeelte van de Nextstore-site. Er ontstond direct meer structuur bij docenten en studenten; de eerste groep moest voortaan hun readers op tijd inleveren en studenten moesten rekening houden met een productietijd van enkele dagen. Alle betrokkenen waren direct zeer enthousiast over het systeem, met name over de kostenbesparing die het oplevert. De investeringen voor de interne productie van onderwijsmateriaal (machines én mensen) verviel, maar ook de grote voorraden onverkochte publicaties die soms op de schappen bleven liggen. Het enige dat niet verviel was onze marge, want de verkoopprijs bepalen we zelf! Een uniek systeem, vindt Marieke. Gebruiksvriendelijk, snel en met voordeel voor zowel de student als de onderwijsinstelling. Ik kan het van harte aanraden bij al mijn collega s!