Studenten met een bijzonder statuut: facultair beleidskader

Transcriptie

1 Studenten met een bijzonder statuut: facultair beleidskader 30 augustus Situering Het bijzonder statuut wordt beschreven in artikel 25 van het onderwijs- en examenreglement (OER). Dit statuut kan aan studenten worden toegekend omwille van een van volgende omstandigheden: - functiebeperking - uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden - topsporter - student-ondernemer of professioneel kunstbeoefenaar - mandaat in een centraal bestuurs- of adviesorgaan - mandaat in faculteitsraad. Dit facultair beleidskader betreft enkel het bijzonder statuut omwille van functiebeperking of uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden. 1 Studenten met een bijzonder statuut kunnen, in functie van de reden van het bijzonder statuut, één of meerdere faciliteiten krijgen. Mogelijke faciliteiten zijn: het vrijgesteld worden van onderwijsactiviteiten (met eventueel een vervangende taak); het verplaatsen van examens naar een ander tijdstip binnen hetzelfde academiejaar; feedback op een alternatief tijdstip; of andere modaliteiten met betrekking tot de concrete onderwijsmethode en evaluatie. Onder de diversiteitsacties van het Facultair Diversiteitsplan (goedkeuring Faculteitsraad 7 oktober 2015) is het volgende opgenomen in verband met studenten met bijzonder statuut: Het aanvragen en toekennen van een bijzonder statuut (onderwijs- en examenfaciliteiten) gebeurt via de centrale diensten: het aanspreekpunt student en functiebeperking Charlotte De Lange en de Directie Onderwijsaangelegenheden UGent. Docenten aan onze faculteit vragen naar meer transparantie en informatie over de specifieke selectiecriteria voor het toekennen van een bijzonder statuut bij studenten rechten en criminologische wetenschappen vanuit deze centrale diensten. Het aanspreekpunt Charlotte De Lange kan de procedure komen toelichten op de faculteit. Het uitwerken van een facultair beleid t.a.v. studenten met een bijzonder statuut verdient bijzondere aandacht binnen de faculteit. Door het ontbreken van een dergelijk facultair beleidskader, worden nu hoofdzakelijk ad hoc beslissingen genomen. De faculteit acht het uitdenken en implementeren van een dergelijk beleid als noodzakelijk. 1 Voor studenten die minstens 80 uur per maand tewerkgesteld zijn of een zelfstandige activiteit uitoefenen, bestaat er een apart statuut. Dit is het werkstudentenstatuut, omschreven in artikel 26 OER. Dit statuut wordt hier niet verder besproken. 1

2 Docenten worden aangespoord om studenten met een bijzonder statuut discreet te benaderen tijdens examens (bv. plaatsaanduiding tijdens examens vooraf via mail doorsturen naar betrokken studenten). Uit de focusgroep kwam naar voor dat studenten met een bijzonder statuut uit angst voor stigmatisering vaak voor het examen geen bijzonder statuut durven aanvragen. Deze nota wil een facultair beleidskader aanreiken, waarin de aandacht vooral gaat naar transparantie en informatie enerzijds en het wegwerken van stigmatisering anderzijds. Zoals gezegd beperkt deze nota zich tot twee groepen binnen het bijzonder statuut: 1) de functiebeperking en 2) de uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden. Het zijn vooral die twee groepen waarover veel onduidelijkheid bestaat. 2. Bijzonder statuut omwille van functiebeperking a) Wat? Een student met een functiebeperking is een student bij wie er een langdurige uitval (er is minstens 12 maanden uitval geweest en/of er is uitval van 12 maanden in de toekomst te voorzien) of een blijvende uitval is op één of meerdere lichaamsfuncties. 2 We onderscheiden volgende subgroepen: motorische functiebeperking auditieve functiebeperking visuele functiebeperking chronische ziekte ontwikkelingsstoornissen: - leerstoornis (dyslexie of dyscalculie) - autismespectrumstoornis - aandachtsdeficiëntie/hyperactiviteitsstoornis - ticstoornis - coördinatieontwikkelingsstoornis - ontwikkelingsdysfasie - ontwikkelingsstotteren - combinatie ontwikkelingsstoornissen psychiatrische functiebeperking overige functiebeperkingen meervoudige functiebeperkingen 2 Zie 2

3 Studenten moeten hun functiebeperking attesteren. Het attest moet afkomstig zijn van de juiste bevoegde persoon en het moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, afhankelijk van de functiebeperking. Bij een blijvende aandoening volstaat een eenmalig bewijs. In het geval van een tijdelijke uitval, moet de student zich jaarlijks aanmelden bij het Aanspreekpunt Student en Functiebeperking met het oog op het heractiveren van zijn aanvraagdossier bijzonder statuut. Volgende documenten zijn geldig als bewijs: Een inschrijvingsbewijs Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH); Een erkenning van handicap door het Directie-generaal voor Personen met een handicap. Beschikt de student niet over één van de vorige documenten of een ander geldig bewijs, wat bij vele studenten het geval is, dan hangt de verdere procedure af van het type functiebeperking. Voor meer info: Bij een student met een leerstoornis ongeveer 40% van de aanmeldingen volstaat een gemotiveerd verslag afgeleverd door het CLB of een ander centrum. Een gemotiveerd verslag bevat naast de conclusies van het onderzoek ook een anamnese, een overzicht van de afgenomen testen en de behaalde resultaten. Het Aanspreekpunt beoordeelt de geldigheid van het verslag aan de hand van de drie basiscriteria van dyslexie/dyscalculie resp. achterstands-, hardnekkigheids- en exclusiecriterium. Indien het verslag niet voldoet, wordt een gratis hertesting geadviseerd. b. De aanvraagprocedure bijzonder statuut omwille van functiebeperking Studenten die in aanmerking komen voor een bijzonder statuut omwille van een functiebeperking moeten eerst contact opnemen met het Aanspreekpunt Student en Functiebeperking. De aanvraag moet gebeuren bij aanvang van het semester (art. 25, 2 OER); een uitzondering geldt indien uitzonderlijke omstandigheden dit zouden verhinderen. Het bijzonder statuut kan bijgevolg op elk moment van het academiejaar aangevraagd worden indien zich een acute overmacht voordoet (bv. plotse ziekte, overlijden naaste, ). Op basis van een gesprek met de student en de nodige attesten, wordt door het Aanspreekpunt een aanvraagdossier samengesteld en ter formele goedkeuring bezorgd aan de directeur Onderwijsaangelegenheden. De student wordt via mail op de hoogte gebracht van zijn beslissing. Bij goedkeuring wordt de geldigheidsduur van het statuut vermeld. 3

4 De toekenning van de onderwijs- en examenfaciliteiten veronderstelt dat de student steeds het bijzonder statuut via deze procedure heeft bekomen. 3 c. Onderwijs- en examenfaciliteiten Tijdens het gesprek met de student en het Aanspreekpunt wordt nagegaan in welke mate de functiebeperking een impact heeft op onderwijs en examens en wat mogelijke redelijke aanpassingen zijn. Redelijke aanpassingen bewaren een evenwicht tussen de opleidingsvereisten, de draagkracht van de opleiding en de mogelijkheden/noden van de student. Mogelijke onderwijsfaciliteiten zijn het aanpassen van deadlines, een vervangende taak, Het aanvragen van onderwijsfaciliteiten moet bij voorkeur gebeuren zodra de onderwijsactiviteit aanvangt waarvoor men gebruik wil maken van faciliteiten. Mogelijke examenfaciliteiten zijn extra tijd voor het afleggen van een examen, het gebruik van een laptop, een apart lokaal, Het Aanspreekpunt bezorgt zijn advies met mogelijke examenfaciliteiten aan de lesgevers en aan het monitoraat. In dit advies worden geen medische diagnoses vermeld om de privacy te garanderen (cf. artikel 25, 6 OER). Studenten die gebruik wensen te maken van hun examenfaciliteiten, moeten voor de praktische regeling de lesgevers contacteren vóór aanvang van de examenperiode. Dit uiterlijk voor de week met inhaalactiviteiten. Concrete data worden vermeld in de adviesbrieven die het Aanspreekpunt opmaakt (bv. voor : vóór aanvang van de inhaalweek, uiterlijk op 13/05/16 voor de tweedesemesterexamens en uiterlijk op 01/08/16 voor de tweedekansexamens). Het monitoraat zal hieromtrent ook telkens een herinnering versturen via Minerva. Indien de examenfaciliteit niet voor de vooropgestelde deadline bij de lesgevers is aangevraagd, zal deze worden geweigerd tenzij uitzonderlijke omstandigheden. De studenten nemen naar het examen eveneens een geprinte versie mee van het advies van het Aanspreekpunt en melden zich hiermee aan op het examen. Een lesgever kan een faciliteit weigeren wanneer deze raakt aan de essentiële leerresultaten van de opleiding (zoals opgenomen in de ECTS-fiche) of wanneer deze praktisch niet haalbaar is. Indien nodig bemiddelt het Aanspreekpunt, het monitoraat of de ombudspersoon. 3 Zie evenwel art. 51, 2 OER: op basis van ernstige redenen kan de student, na voorafgaandelijk overleg met de betrokken lesgever, van de decaan de toestemming krijgen om ondervraagd te worden op een andere wijze dan de voorgeschreven vorm. Van belang is dat de decaan hier niet de mogelijkheid heeft om examens te verplaatsen buiten de reguliere examenperiode, noch om examenfaciliteiten toe te kennen. 4

5 In het kwaliteitshandboek 4 dat recent werd opgesteld in het kader van de instellingsreview wordt vermeld dat de faculteit ervoor dient te zorgen dat het personeel voldoende op de hoogte is van de procedures en de gevolgen van het bijzonder statuut en dat men in de mate van het mogelijke met deze faciliteiten rekening houdt. De faculteit/opleiding moet ook zorgen voor een goede organisatie en communicatie omtrent deze faciliteiten en een adequate argumentatie indien het krijgen van bepaalde faciliteiten niet mogelijk is. d. Toekomst: tool in Oasis In academiejaar wordt in samenwerking met het OASIS-team een project opgestart waarbij de aanvraagprocedures van de verschillende types bijzondere statuten, inzonderheid het statuut van werkstudent, in één tool geïntegreerd worden. De achterliggende processen worden zoveel mogelijk geüniformiseerd en geoptimaliseerd. De tool beoogt (1) het verhogen van de transparantie en gebruiksvriendelijkheid van de aanvraagprocedures voor studenten, (2) het verlagen van de taakbelasting van de betrokken personeelsleden, (3) het terugdringen van doorlooptijd van aanvragen, (4) een meer adequate registratie (en accuratere rapporteringsmogelijkheden) van bijzondere statuten en faciliteiten. Het OASIS-team engageert zich om de tool ontwikkeld te hebben tegen eind 2016, zodat alle processen vanaf academiejaar binnen de nieuwe omgeving geoperationaliseerd kunnen worden. 3. Bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden De aanvraagprocedure bijzonder statuut omwille van individuele en bijzondere omstandigheden verloopt gelijkaardig aan de aanvraagprocedure van het bijzonder statuut omwille van functiebeperking. Een student die meent aanspraak te kunnen maken op het bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden, dient bij de aanvang van het semester een gemotiveerde aanvraag in bij de directeur Onderwijsaangelegenheden via statuut@ugent.be, middels het daartoe ter beschikking gestelde aanvraagformulier. Het OER (art. 25, 2) bepaalt momenteel dat dit statuut bij aanvang van semester moet worden aangevraagd. In de realiteit is dit nauwelijks haalbaar. Het OER voorziet ook dat dit in uitzonderlijke omstandigheden op een later tijdstip kan aangevraagd worden (art. 25, 2). Hierdoor is er voldoende flexibiliteit om met de uitzonderlijke sociale en individuele omstandigheden rekening te houden. Deze studenten moeten geen contact opnemen met het Aanspreekpunt Student en Functiebeperking. Het aanspreekpunt maakt enkel een advies op voor de studenten met een functiebeperking. Dit verklaart waarom lesgevers soms de formele goedkeuring van het 4 Kwaliteitshandboek versie 18/11/2015, p

6 bijzonder statuut ontvangen vanuit het rectoraat/dowa (en dus niet van het Aanspreekpunt Student en Functiebeperking). Studenten nemen voorafgaandelijk wel vaak contact op met het monitoraat om hun uitzonderlijke situatie te bespreken. Vandaar dat het verdere verloop van de procedure ook meestal via het monitoraat verloopt. Het monitoraat overlegt in samenspraak met de betrokken lesgever en student wat de gewenste faciliteiten en mogelijkheden zijn. Het bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden kan om diverse redenen worden toegekend, bijvoorbeeld: Zwangerschap Ziekte (geen langdurige ziekte, bv. klierkoorts), ziekenhuisopname, ongeval Overlijden van een naaste. Hiervoor moet men tot op heden de procedure van art. 51, 2 OER volgen (zie hoger, voetnoot 3). Opgelet: deze procedure laat de decaan niet toe om erin toe te stemmen examens te verplaatsen naar een tijdstip buiten de reguliere examenperiode. Voor studenten waarbij dit toch noodzakelijk is, adviseert het monitoraat dan om een bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden aan te vragen. 4. Cijfers 1 ste Bachelor in de Rechten AJ N % totale populatie 1ste bachelor Slaagpercentage Bijz. Statuut Slaagpercentage totale populatie AJ ,20% 9,10% 22,50% AJ ,20% 38,30% 38,10% AJ ,20% 30,30% 29,10% AJ ,60% 24% 33,70% AJ ,80% 32,10% 29,10% 1 ste Bachelor in de Criminologische Wetenschappen AJ N % totale populatie 1ste bachelor Slaagpercentage Bijz. Statuut Slaagpercentage totale populatie AJ ,60% 25% 37% AJ ,20% 36,40% 40,20% AJ ,10% 53,90% 45,10% AJ ,60% 46,20% 38,50% AJ ,50% 53,90% 48,70% 6

7 Uit de cijfers blijkt dat het aantal studenten met bijzonder statuut niet stijgt en dus over de jaren heen constant blijft. Ook al is de perceptie soms anders, het gaat hier niet om een groeiend probleem. Uit de cijfers blijkt ook dat de slaagpercentages van studenten met een bijzonder statuut niet hoger (ook niet lager) liggen dan die van andere studenten. Conclusie: de cijfers op zich signaleren geen problemen. Toch blijkt uit diverse bronnen (ombudspersoon, monitoraat, Aanspreekpunt Student en Functiebeperking, individuele studenten en lesgevers) dat er vele vragen, onduidelijkheden en problemen zijn. 5. Facultair beleidskader De procedure is duidelijk, maar de modaliteiten van de uitvoering moeten scherper en duidelijker. Wat begrijpt men bijvoorbeeld onder faciliteiten die praktisch niet haalbaar zijn? Wat betekent in de mate van het mogelijke rekening houden met de toegekende faciliteiten? Wat houdt het in wanneer een student meer tijd moet krijgen voor het examen? Valt de duur van een examen onder essentiële leerresultaten op grond waarvan een lesgever een faciliteit kan weigeren, bv. omdat een student rechten onder tijdsdruk een examen moet kunnen afleggen? Als algemeen principe geldt dat de lesgevers de plicht hebben om de aan een student toegekende examenfaciliteiten toe te passen. De diversiteitscommissie heeft een aantal modaliteiten van uitvoering voorgelegd aan de OC Rechten en OC Criminologie en de faculteitsraad. Deze uitvoeringsmodaliteiten werden grondig doorgenomen met het monitoraat en Charlotte De Lange. De hierna volgende uitvoeringsmodaliteiten zijn een weergave van deze besprekingen en de daaruit voortvloeiende goedkeuring door de faculteitsraad: Indien faciliteit extra tijd (20-30%) wordt geadviseerd, dan moet de lesgever dit advies steeds volgen. De duur van een examen valt niet onder de essentiële leerresultaten. Er wordt geadviseerd studenten langer te laten doorwerken in plaats van vroeger te laten beginnen. De toekenning van de faciliteit extra tijd moet derhalve worden toegekend. Aan lesgevers wordt gevraagd studenten met bijzonder statuut zoveel als mogelijk in één auditorium te plaatsen. Toezichthouders op het examen krijgen vooraf een lijst van studenten met bijzonder statuut die aan het examen zullen deelnemen. Studenten zijn verplicht zich vóór de start van het examen vooraan bij de toezichthouder aan te melden waarna deze de student een plaats toewijst en 1-op-1 praktische afspraken maakt. Zo wordt vermeden dat studenten met bijzonder statuut zich voor de ganse examengroep kenbaar moeten maken. Indien het niet mogelijk/praktisch haalbaar is om de studenten met een bijzonder statuut in één auditorium te plaatsen, wordt gevraagd aan de betrokken lesgevers en 7

8 toezichthouders de nodige maatregelen te nemen om te vermijden dat studenten met een bijzonder statuut zich voor de volledige groep kenbaar moeten maken. Dit moet stigmatisering vermijden. Het afroepen van deze studenten voor de volledige groep is niet wenselijk. De verplichting voor de betrokken studenten om zich voor de start van het examen met de nodige documenten te melden bij de toezichthouder, kan dit opvangen. De faciliteit schriftelijk examen afleggen in een aparte ruimte, wordt op vakgroepniveau geregeld. Wanneer er geen ruimte beschikbaar is, wordt overlegd met de onderwijsdirecteur. In geval van mondelinge examens zonder schriftelijke voorbereiding wordt voorgesteld de mogelijkheid tot schriftelijke voorbereiding toe te voegen als specifieke faciliteit. Dit wordt vermeld op het advies verstrekt door het Aanspreekpunt en moet gevolgd worden. De faciliteit verplaatsen van examen binnen reguliere examenperiode geeft de mogelijkheid tot het verplaatsen van een examen naar een datum in overleg met de betrokken lesgever, evenwel binnen de reguliere examenperiode. Dit kan de datum van het inhaalexamen voor zieke/afwezige studenten zijn, maar moet niet noodzakelijk dezelfde datum zijn. Deze faciliteit mag evenwel geen middel zijn om te komen tot een individueel examenrooster op maat, gecreëerd door de betrokken student. In geval van faciliteit mondelinge toelichting bij schriftelijk examen, moet de student de kans krijgen om zijn/haar schriftelijke antwoorden te verduidelijken zonder dat er extra examenvragen worden gesteld. Daarbij kunnen wel verdiepende vragen worden gesteld om het antwoord op de examenvraag te verduidelijken, maar geen bijkomende vragen over een ander onderwerp. De faculteit bekijkt of de mogelijkheid bestaat een laptop met voorleessoftware aan te kopen op facultair niveau. De facultaire IT-dienst volgt de reservaties van deze laptop op. Om stigmatisering te vermijden en de privacy van studenten met een bijzonder statuut te garanderen, wordt aan de betrokken lesgevers en toezichthouders geadviseerd om ervoor te zorgen dat de aanwezigheidslijsten die ter ondertekening op de dag van het examen aan de studenten worden voorgelegd, geen vermelding bevatten van de bijzondere statuten. (Nu worden de lijsten vaak uit Oasis getrokken waarop dit wel wordt aangegeven). De hierboven vermelde uitvoeringsmodaliteiten zorgen ervoor dat de individuele lesgever niet langer moet uitzoeken hoe de centraal toegekende faciliteiten uitvoering moeten krijgen. Lesgevers kunnen dit facultair minimumkader gebruiken om de toegekende faciliteiten uit te voeren. De lesgever kan enkel ten voordele van de student afwijken van de centraal toegekende faciliteiten en het facultair beleidskader. 8