MobielinBedrijf. Handleiding MobielBedrijf Assistent - telecombeheerder Handleiding 2.indd :33:49

Transcriptie

1 MobielinBedrijf Handleiding MobielBedrijf Assistent - telecombeheerder 6956 Handleiding 2.indd :33:49

2 Inhoudsopgave Introductie 1 Aan de slag Voorwaarden Inloggen Funties Overzichtsscherm Uitloggen Invoeren telefoonnummers 6 2 Bedrijfsinstellingen Bedrijf Meldteksten Bedrijfsnummer (algemeen toegangsnummer) Huntgroepen Huntgroepen activeren en instellingen wijzigen Uitgaande Blokkeringen Algemeen Toevoegen van nummer en gespreksbeperkingen Wijzigen van nummers Verwijderen van nummers 14 3 Telefoongids Algemeen Zoeken in de telefoon gids Interne gids - Gebruikers Contactgegevens Gebruikersrollen Huntgroepen Uitgaande blokkeringen Nummerpresentatie Wachtwoorden Doorschakelinstellingen Beschikbaarheidsinstellingen Externe telefoongids Persoonlijke telefoongids 20 4 Beheren van Huntgroepen Handleiding 2.indd :33:50

3 Introductie Deze handleiding beschrijft het gebruik van het programma MobielinBedrijf Assistent Telecombeheerder. Dit is een geavanceerde softwaretoepassing die u in staat stelt op een gebruiksvriendelijke wijze via uw PC of laptop uw MobielinBedrijf omgeving te beheren. 1 Aan de slag 1.1 Voorwaarden Om gebruik te kunnen maken van het programma MobielinBedrijf Assistent is het noodzakelijk dat uw computer is voorzien van minimaal Internet Explorer 6.0. Indien uw gebruikersnaam en wachtwoord correct heeft ingevuld dan verschijnt het volgende scherm met verschillende gebruiksfuncties. Kies de gebruiksfunctie waarvoor u geautoriseerd bent en log in. Tip: Indien u alleen geautoriseerd bent voor één functie dan opent het programma automatisch met die specifieke gebruiksfunctie. Selecteer TELECOMBEHEERDER en het openingsscherm van het programma verschijnt. 1.2 Inloggen Start het programma MobielinBedrijf Assistent door het volgende adres in te voeren: en klik op inloggen Tip: Sla deze pagina op bij uw internetfavorieten Het volgende inlogscherm verschijnt: Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daarvoor bestemde velden. Tip: Het programma kan zo worden ingesteld dat als u de volgende keer start, uw gebruikersnaam automatisch wordt ingevuld Handleiding 2.indd :33:51

4 1.3 Functies De belangrijkste functies van het programma, nadat u op TELEFOONGIDS heeft geklikt, zijn als volgt: 1. Bedrijfsnaam 2. Zoekmenu met de volgende zoekopties Naam beginnend met Nummer beginnend met beginnend met 3. Zoekveld: het zoekveld gebruikt u door een zoekterm in te vullen. 4. Zoeken: voert een zoekopdracht uit. 5. Wis zoekveld: verwijdert alle informatie uit het zoekveld. 6. Doorschakelen: toont het scherm met doorschakelinstellingen. 7. Beschikbaarheid: toont het scherm met beschikbaarheidinstellingen. 8. Log uit 9. Hoofdscherm: toont de inhoud van een geselecteerde optie, bijvoorbeeld uw telefoongids of informatie over Huntgroepen. 10. Sluiten: sluit het scherm met gegevens van een geselecteerde gebruiker of contactpersoon. 11. Wijzig: toont het scherm om wijzigingen bij een geselecteerde gebruiker of contactpersoon door te voeren. 12. Detailscherm: toont gedetailleerde informatie van de geselecteerde gebruiker of contactpersoon. 13. Beschikbaarheidsymbool: toont de beschikbaarheidstatus van iedere gebruiker: Gegevens over een huntroep en hun groepsnummers zijn ook zichtbaar in deze kolom: 14. Symbool welke de geselecteerde contactpersoon aanduidt, het is mogelijk om meerdere contactpersonen te selecteren. 15. Overzichtsscherm: toont alle menu mogelijkheden in de verschillende mappen. Selecteer de van toepassingzijnde map om toegang te krijgen tot benodigde informatie Handleiding 2.indd :33:53

5 1.4 Overzichtsscherm Om één of meerdere submappen op uw scherm te krijgen klikt u op het [+] symbool naast het menu of dubbelklik op de van toepassing zijnde map. Na eenmaal klikken op de map of submap verschijnen de standaardinstellingen in het hoofdscherm. 1.5 Uitloggen Klik op LOG UIT rechts boven in het scherm om uit te loggen. Het volgende bevestigingsscherm verschijnt in beeld. 2 Bedrijfsinstellingen 2.1 Bedrijf De bedrijfsinstellingen worden als volgt gewijzigd: Selecteer de bedrijfsnaam in het overzichtsscherm en de bedrijfsinstellingen verschijnen Klik op OK en sluit het programma af. Nadat het programma is afgesloten verschijnt het inlogscherm in beeld en kan een andere gebruiker inloggen. U wordt automatisch uitgelogd op het moment dat u uw internetverbinding afsluit of het programma 30 minuten niet gebruikt. 1.6 Invoeren telefoonnummers Telefoonnummers die u in het programma invoert moeten voldoen aan de volgende richtlijnen: Nationaal: [telefoonnummer] bijvoorbeeld: Voer uw bedrijfsnaam in het tekstveld. Selecteer uit het menu Uitgaande blokkeringen de blokkeringen die worden toegewezen aan al uw medewerkers voor uitgaande oproepen. Klik op TOEPASSEN om de instelling op te slaan en te activeren. 2.2 Meldteksten U kunt instellen welke meldteksten voor het algemene toegangsnummer (Bedrijfsnummer), huntgroepen en groepsgesprekken gebruikt moeten worden. Hierbij kunt u een keuze maken tussen uw eigen meldteksten of de meldteksten die door KPN ter beschikking worden gesteld. Klik op AANPASSEN naast IVR MELDTEKSTEN en het toegangsscherm voor IVR meldteksten wordt geopend. Internationaal: [+] [landencode] [telefoonnummer zonder 0] bijvoorbeeld: Internationaal: [00] [landencode] [telefoonnummer zonder 0] bijvoorbeeld: Verkort (intern): [verkort nummer of extensie] bijvoorbeeld: 5678 Klik op AANPASSEN om het overzichtsscherm van de IVR meldteksten te openen Handleiding 2.indd :33:54

6 Klik op UPLOAD om het bestand te uploaden naar de MobielinBedrijf server. Tip: Een audiowave bestand wordt gevalideerd tijdens het uploaden naar de server. Als het bestand correct is, wordt het geaccepteerd en gebruikt. Als er een problemen zijn met het bestand of het uploaden, dan verschijnt er een foutmelding met een probleemomschrijving. Tip: Voor meer informatie over de instellingen van de meldteksten, klik op HELP om de online helpdesk te raadplegen. Selecteer een meldtekst uit het menu MELDTEKSTEN. Klik op SELECTEER om de instellingen van de door u gekozen meldtekst te openen. Om de standaard meldteksten van MobielinBedrijf te gebruiken, volg dan de volgende stappen: Klik op GEBRUIK STANDAARD en het toegangsscherm wordt geopend U kunt ook uw eigen meldteksten gebruiken. Volg hiervoor de volgende stappen: Klik op UPLOAD NIEUW en zoek naar een meldtekst (wave) bestand. Klik op RESET STANDAARD om te bevestigen en sluit het scherm af. Om een geselecteerde meldtekst af te spelen, klik op SPEEL AF. Klik op TERUG NAAR HET VORIGE SCHERM om het scherm te sluiten. Klik op TERUG om naar het hoofdscherm te gaan. Klik op SLUITEN om de IVR-instellingen af te sluiten. Klik op TOEPASSEN om de instellingen op te slaan en te activeren. 2.3 Bedrijfsnummer (algemeen toegangsnummer) Tip: Het Bedrijfsnummer wordt door KPN aan u verstrekt. Het nummer kan niet worden gewijzigd of verwijderd. De instellingen voor dit Bedrijfsnummer kunnen als volgt worden gewijzigd: Klik op het [+] teken naast uw bedrijfsnaam of dubbelklik op uw bedrijfsnaam in het overzichtsscherm om de submappen zichtbaar te maken. Klik op het [+] teken naast uw Bedrijfsnummer of dubbelklik op uw Bedrijfsnummer in het overzichtsscherm om het nummer te tonen. Selecteer dit Bedrijfsnummer en de instellingen worden weer gegeven Handleiding 2.indd :33:56

7 2.4.1 Huntgroepen activeren en instellingen wijzigen Om de instellingen van de huntgroepen te wijzigen, volgt u de volgende stappen: Indien u wilt dat het Bedrijfsnummer ook via een verkorte kiescode (intern) beschikbaar is voert u het verkorte nummer in het tekstveld in. Voor het doorschakelen buiten de kantoortijden (wanneer er geen telefonisten meer zijn ingelogd) selecteert u één van de volgende mogelijkheden: Bedrijf gesloten meldtekst. Voic . Ander nummer: Als deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een tekstveld waar het nummer kan worden ingevoerd. Voer het algemene adres van het bedrijf in het tekstveld. Klik op TOEPASSEN om de instellingen op te slaan en te activeren. 2.4 Huntgroepen Tip: De telefoonnummers van huntgroepen wordt door KPN verstrekt. Deze groepsnummers kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd. Een Huntgroep is een groep medewerkers die bereikbaar zijn onder één en hetzelfde telefoonnummer (bijvoorbeeld: helpdesk, magazijn of beveiliging). Wanneer naar dat nummer gebeld wordt dan wordt automatisch doorgeschakeld naar een ingelogde mobiele aansluiting in die groep. Klik op het [+] teken naast uw Bedrijfsnaam, of dubbelklik op uw Bedrijfsnaam in het overzichtsscherm, om de submappen te tonen. Klik op het [+] teken naast INSTELLINGEN HUNTGROEPEN, of dubbelklik op INSTELLINGEN HUNTGROEPEN in het overzichtsscherm, om de verschillende huntgroepen te tonen. Selecteer een huntgroep en het scherm met instellingen voor die huntgroep wordt zichtbaar. Voer de gewenste naam voor de huntgroep in het tekstveld in. Door middel van verschillende algoritmes kan de verdeling van inkomende oproepen naar het groepsnummer over de actief ingelogde huntgroepleden worden bepaald: Willekeurig: deelnemers worden willekeurig gekozen. Meest ervaren: de oproep wordt naar de meest ervaren gebruiker gestuurd. Langste vrij: de eerstvolgende oproep wordt naar de gebruiker die het langste vrij is gestuurd. De administratieve onderbreking is de tijd die ieder lid van een huntgroep krijgt na elk gesprek voordat een nieuwe inkomende oproep wordt doorverbonden. Selecteer de beantwoordtijd via het keuzemenu. Dit is de tijd dat een oproep naar een volgende beschikbare gebruiker wordt doorgeschakeld als er binnen de ingestelde tijd niet wordt beantwoord. Selecteer Automatisch uitloggen bij niet beantwoorden als u wilt dat een gebruiker automatisch wordt uitgelogd indien deze niet binnen de gestelde tijd de oproep beantwoord. Selecteer HUNTGROEP ACTIVEREN om de huntgroep te activeren. Selecteer bij NUMMERPRESENTATIE hoe een inkomende oproep gepresenteerd wordt. De volgende opties zijn mogelijk: HUNTGROEPNUMMER: laat het gekozen groepsnummer zien. INKOMENDNUMMER: laat het nummer van de beller zien Handleiding 2.indd :33:57

8 2.5.2 Toevoegen van nummers en gespreksbeperkingen Om telefoonnummers en gespreksblokkeringen in een lijst op te nemen, volgt u de volgende stappen: Klik op het plus teken [+] naast uw bedrijfsnaam of dubbelklik op uw bedrijfsnaam in het overzichtsscherm om de submappen zichtbaar te maken. Klik op het plus teken [+] naast UITGAANDE BLOKKERINGEN of dubbelklik op UITGAANDE BLOKKERINGEN in het overzichtsscherm om verschillende uitgaande blokkeringslijsten weer te geven. Selecteer een lijst en de instellingen van die lijst worden weergegeven. Bij Overloopnummers kunt u voor een huntgroep telefoonnummers invoeren voor de verschillende overloopsituaties: Overloopnummer wanneer alle huntgroepleden in gesprek zijn. Overloopnummer wanneer alle huntgroepleden niet beschikbaar zijn. Overloopnummer wanneer de huntgroep niet (meer) geactiveerd is. Als alle instellingen zijn ingevoerd, klik op TOEPASSEN om de instellingen op te slaan en te activeren. 2.5 Uitgaande blokkeringen Algemeen U kunt verschillende lijsten met blokkeringen voor uitgaande gesprekken definiëren. Bij het definiëren van deze lijsten kunt u kiezen uit door KPN vastgestelde bestemmingen (binnen bedrijf, alle nationale gesprekken of alle internationale gesprekken) of zelf een lijst met nummers of nummerranges aanmaken. Het toestaan of blokkeren van telefoonnummerranges wordt eenvoudig aangegeven met een Asterix [*] in het nummer. Wilt u bijvoorbeeld alle uitgaande gesprekken naar Denemarken blokkeren (landcode 45) dan voert u het nummer +45* of 0045* in. Selecteer de gespreksbestemmingen die geblokkeerd moeten worden. Selecteer de gespreksbestemmingen die toegestaan worden. Om specifieke telefoonnummers of nummerranges te blokkeren, voer het telefoonnummer in het tekstveld links van TOEVOEGEN onder BLOKKEER NUMMERS in. Klik daarna op TOEVOEGEN om het nummer toe te voegen. Om specifieke telefoonnummers of nummerranges toe te staan, voer het telefoonnummer in het tekstveld links van TOEVOEGEN onder TOESTAAN NUMMERS in. Klik daarna op TOEVOEGEN om het nummer toe te voegen. Tip: Telefoonnummers of nummerranges in de lijst TOESTAAN NUMMERS zijn uitzonderingen op de lijst beperkingen. Ga verder met invoegen van telefoonnummers tot dat de lijst compleet is, daarna op TOEPASSEN klikken om de wijzigingen op te slaan Handleiding 2.indd :33:59

9 2.5.3 Wijzigen van nummers Om telefoonnummers te wijzigen of aan te passen, moeten de telefoonnummers EERST verwijderd worden en daarna opnieuw worden ingevoerd Verwijderen van nummers Om telefoonnummers van de lijst te verwijderen, volgt u de volgende stappen: 3 Telefoongids 3.1 Algemeen Selecteer TELEFOONGIDS in het overzichtsscherm om alle contactgegevens in het hoofdscherm te openen. Klik op het plus teken [+] naast uw bedrijfsnaam of dubbelklik op uw bedrijfsnaam in het overzichtsscherm om de submappen zichtbaar te maken. Klik op het plus teken [+] naast de UITGAANDE BLOKKERINGEN of dubbelklik op UITGAANDE BLOKKERINGEN in het overzichtsscherm om de verschillende uitgaande blokkeringslijsten weer te geven. Selecteer een lijst en de instellingen van de lijst worden weergegeven. Klik op het X teken rechts naast het nummer om het nummer te verwijderen van de lijst. Zet een vinkteken bij gespreksbestemmingen die niet meer geblokkeerd moeten worden. Zet een vinkteken bij gespreksbestemmingen die niet meer toegestaan worden. Klik op TOEPASSEN om de wijzigingen op te slaan. De TELEFOONGIDS is in drie onderdelen verdeeld: Intern alle MobielinBedrijf gebruikers binnen uw bedrijf Extern externe contacten van uw bedrijf Persoonlijk uw persoonlijke contacten Klik op het [+] symbool naast TELEFOONGIDS in het overzichtsscherm of dubbelklik op TELEFOONGIDS om de submappen van de TELEFOONGIDS te openen. Selecteer een van de submappen in het overzichtsscherm en alle contactgegevens uit die map verschijnen in het hoofdmenu. Door bijvoorbeeld de Interne TELEFOONGIDS te selecteren worden alleen de contactgegevens van MobielinBedrijf gebruikers binnen uw bedrijf getoond Handleiding 2.indd :34:00

10 3.2 Zoeken in de telefoongids Contactpersonen of contactgegevens binnen de TELEFOONGIDS kunnen gevonden worden door te zoeken op naam, nummer of adres. Indien de TELEFOONGIDS in het hoofdscherm is geopend dan wordt gezocht in alle mappen, indien een van de submappen is geopend, dan wordt alleen gezocht binnen die submap. U kunt als volgt een contactpersoon of contactgegevens zoeken: Selecteer het zoektype uit de beschikbare mogelijkheden in het zoekmenu Vul de zoekcriteria in en klik op enter om de zoekopdracht te starten 3.3 Interne gids Gebruikers Gegevens en instellingen van uw medewerkers kunt u in de Interne gids raadplegen en wijzigen. Dit doet u als volgt: Klik op het plus teken [+] naast TELEFOONGIDS of dubbelklik op TELEFOONGIDS om de submappen zichtbaar te maken in het overzichtsscherm. Selecteer INTERN om de gegevens van al uw medewerkers in het detailscherm te tonen. Dubbelklik op de gewenste gebruiker voor de details van die gebruiker. Een zoekopdracht kan ook worden uitgevoerd worden met twee letters gescheiden door een spatie. Er wordt dan gezocht naar gebruikers of contactpersonen met een voor- of achternaam die begint met één van de twee ingevoerde letters. Indien u zoekt met het zoektype NAAM BEGINNEND MET, dan worden alle naamvelden doorzocht op voor- en achternamen die beginnen met die lettercombinatie. Indien u zoekt met het zoektype NUMMER BEGINNEND MET, dan worden alle numerieke velden doorzocht op nummers die beginnen met die cijfercombinatie. Indien u zoekt met het zoektype BEGINNEND MET, dan wordt het veld doorzocht op adressen die beginnen met die lettercombinatie. Klik op WIJZIG om het WIJZIGEN CONTACTGEGEVENS scherm te tonen Handleiding 2.indd :34:02

11 3.3.3 Huntgroepen Vink de Huntgroepen aan waarvoor u deze gebruiker wilt autoriseren. Klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen op te slaan Uitgaande blokkeringen Selecteer een uitgaande blokkeringslijst uit het menu UITGAANDE BLOKKERINGEN die specifiek voor deze gebruiker van toepassing is. Klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen op te slaan. Tip: Afgezien van uitgaande blokkeringen die u op bedrijfsniveau voor al uw medewerkers heeft geactiveerd kan op individueel niveau slechts één blokkeringslijst worden geselecteerd Nummerpresentatie Selecteer uit het menu INTERNE NUMMERPRESENTATIE hoe het telefoonnummer van deze gebruiker bij interne gesprekken getoond wordt. Selecteer uit het menu EXTERNE NUMMERPRESENTATIE hoe het telefoonnummer van deze gebruiker bij externe gesprekken getoond wordt. Klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen op te slaan. De volgende gegevens en instellingen gewijzigd kunnen worden: Wachtwoorden Klik op WIJZIG WACHTWOORD om het wachtwoord van deze gebruiker te wijzigen Contactgegevens Wijzig waar nodig de informatie in de verschillende tekstvelden en klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen op te slaan Gebruikersrollen Al uw medewerkers hebben de gebruiksrol Gebruiker. U kunt uw medewerkers autoriseren voor additionele gebruikersrollen: Telefonist(e) Telefoongidsbeheerder Telecombeheerder Klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen op te slaan. Voer een nieuw wachtwoord in en herhaal het wachtwoord om het te bevestigen. Klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen op te slaan en het WIJZIG WACHTWOORD scherm te sluiten. Klik op TOEPASSEN om alle wijzigingen in het WIJZIGEN CONTACTGEGEVENS scherm op te slaan Handleiding 2.indd :34:03

12 3.3.7 Doorschakelinstellingen Voor meer informatie over het instellen van doorschakelingen van uw medewerkers zie, de handleiding MobielinBedrijf Assistent Gebruiker Beschikbaarheidsinstellingen Voor meer informatie over het instellen van de beschikbaarheidstatus van uw medewerkers, zie de handleiding MobielinBedrijf Assistent Gebruiker. 4 Beheren van Huntgroepen Klik op het plus teken [+] naast HUNTGROEPEN of dubbelklik op HUNTGROEPEN in het overzichtsscherm om de verschillende groepsnummers zichtbaar te maken. Klik op het groepsnummer van een huntgroep om de informatie van die groep te tonen. 3.4 Externe telefoongids Voor meer informatie over het toevoegen, wijzigen of verwijderen van externe contactpersonen, zie de handleiding MobielinBedrijf Telefonist(e). 3.5 Persoonlijke telefoongids Voor meer informatie over het toevoegen, wijzigen of verwijderen van externe contactpersonen, zie de handleiding MobielinBedrijf Gebruiker. In het keuzemenu PRIORITEIT kunnen de kwalificaties voor ieder lid van de huntgroep worden aangepast. Deze kwalificaties zijn bepalend voor de verdeling van de inkomende oproepen naar het groepsnummer Zet een vinkteken bij VERWIJDER om een gebruiker permanent uit de huntgroep te verwijderen. TIP: Het verwijderen van alle gebruikers van de groep, betekent niet dat de groep zelf verdwijnt. Het groepsnumer van de huntgroep wordt door KPN verstrekt en kan niet worden verwijderd. Klik op de TOEPASSEN om de wijzigingen voor de groep op te slaan Handleiding 2.indd :34:04

13 Meer weten? Kijk voor meer informatie op kpn.com of bel met de klantenservice op AD-3911/ Handleiding 2.indd :34:04