JUNI 2010 BESTUURS- EN DIRECTIEREGLEMENT STICHTING JEUGDSPORTFONDS NEDERLAND

Transcriptie

1 CLIFFORD CHANCE LLP ADVOCATEN SOLICITORS NOTARIS BELASTINGADVISEURS Datum: 30 juni 2010 JUNI 2010 BESTUURS- EN DIRECTIEREGLEMENT STICHTING JEUGDSPORTFONDS NEDERLAND

2 INHOUDSOPGAVE Clausule Pagina 1. Begripsbepalingen Algemeen Functie indeling en omschrijving Bestuur en Directie Taakverdeling Bestuur en Directie Bestuursvergaderingen en Secretariaat Informatievoorziening Geheimhouding Belangenverstrengeling...9

3 1. BEGRIPSBEPALINGEN 1.1 In dit Reglement wordt verstaan onder: Bestuur: het statutaire bestuur van de Stichting; Bestuursvergadering(en): vergadering(en) van het Bestuur; Reglement: dit bestuurs- en directiereglement; Directie: de (dagelijkse) directie van de Stichting; Statuten: de statuten van de Stichting, laatstelijk gewijzigd op [ ]; Stichting: Stichting Jeugdsportfonds Nederland, een stichting opgericht naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Diemen en gevestigd te Herengracht 218, 1016BT Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer ; Franchise Overeenkomst: een franchiseovereenkomst tussen de Stichting en een lokaal opgerichte Stichting Jeugdsportfonds; Handboek: een leidraad waarin richtlijnen naar aanleiding van het uitgestippelde beleid van het Jeugdsportfonds zijn opgenomen; Vertrouwelijke Informatie: informatie die redelijkerwijs en in het belang van de Stichting moet worden geacht vertrouwelijk te zijn en die niet noodzakelijkerwijs in het belang van de Stichting naar anderen kenbaar behoeft te worden gemaakt. 2. ALGEMEEN 2.1 Het Bestuur is het statutair bevoegde orgaan dat het beleid van de Stichting bepaalt en belast is met het besturen van de Stichting, waarbij zij de Stichting naar buiten toe kan vertegenwoordigen alsmede volmachten kan verlenen aan leden van de directie en andere medewerkers van de Stichting om de Stichting te vertegenwoordigen binnen de grenzen van dergelijke volmachten. Volmachten aan de leden van de Directie vereisen een besluit dat door het Bestuur met unanimiteit genomen wordt 2.2 Het Bestuur bestaat uit ten minste vijf natuurlijke personen. 2.3 Naast het Bestuur kent de Stichting een Directie. Conform dit Reglement is de dagelijkse leiding van de Stichting opgedragen aan de Directie. Onder dagelijkse leiding wordt tenminste verstaan het intern en extern uitvoering geven aan het door het Bestuur vastgestelde beleid en realiseren van de door het Bestuur bepaalde doelstellingen. 2.4 De Directie bestaat uit ten minste een en maximaal 3 natuurlijke personen, die al dan niet een arbeidsovereenkomst met de Stichting zijn aangegaan. De leden van de Directie dragen de persoonlijke titel 'Directeur'. Zij hebben geen statutaire of wettelijke - 1 -

4 bevoegdheid om de Stichting te vertegenwoordigen doch slechts de bevoegdheid die hen van tijd tot tijd bij volmacht door het Bestuur verstrekt wordt. 2.5 De taken en bevoegdheden van zowel het Bestuur als de Directie zijn in onderlinge samenhang omschreven in de Statuten en dit Reglement. Indien deze documenten tegenstrijdig zijn, geldt de volgende rangorde: de Wet; de Statuten; dit Reglement. 2.6 Benoeming en ontslag van de leden van het Bestuur geschiedt conform de Statuten en de wet. 2.7 Benoeming van de leden van de Directie alsmede schorsing en ontheffing van leden uit hun functie van Directeur geschiedt door het Bestuur. 3. FUNCTIE INDELING EN OMSCHRIJVING BESTUUR EN DIRECTIE 3.1 Functie-indeling: Binnen het Bestuur worden ten minste de volgende vijf functies apart ingevuld (al dan niet door verschillende bestuursleden): (a) (b) (c) (d) (e) Voorzitter; Penningmeester; Uirvoering en Organisatie; PR en Communicatie; Fondsenwerving. De functie Voorzitter en Penningmeester kunnen niet worden uitgevoerd door één en dezelfde persoon. Daarnaast mogen de functies onder (c) tot en met (e) ook niet door één en dezelfde persoon worden uitgevoerd. Wel is het mogelijk dat bijvoorbeeld de functie Voorzitter en Uitvoering en Organisatie door één en dezelfde persoon wordt uitgevoerd, zolang er in totaal ten minste vijf natuurlijke personen in het Bestuur zitting nemen Als de Directie uit meer dan een persoon bestaat dan bestaan binnen de Directie ten minste de volgende twee functies: (a) (b) Algemeen Directeur; Directeur Fondsenwerving

5 3.2 Functieomschrijving Bestuur (a) Voorzitter: de primaire aandachtsgebieden zijn de algemene beleidsvorming en het onderhouden van kontakten met vertegenwoordigers van politiek, de sportwereld, overheden en het bedrijfsleven. De Voorzitter houdt toezicht op het functioneren van de overige Bestuursleden en ziet met de andere Bestuursleden toe op de voortgang in de uitvoering van het beleid door de Directie en ziet tevens toe op de taakuitvoering van de medebestuursleden. Daarnaast voert d Voorzitter al dan niet gezamenlijk met een ander bestuurslid jaarlijks functionerings-gesprekken met al diegenen op wier taakuitoefening hij/zij toezicht houdt. (b) Penningmeester: de primaire aandachtsgebieden zijn de financiële beleidsvorming en het toezicht op de financiële processen; het voorbereiden van de begroting, het voorbereiden van de jaarrekening en superviseren van de activiteiten van de Directie waar het betreft naleving op financieel gebied door de lokale en provinciale jeugdsportfondsen van de Franchise Overeenkomst en het Handboek voor zover die betrekking hebben op het terrein van de financiën. Daarnaast dient hij/zij definitieve voorstellen van de Directie ter verdeling van centraal geworven fondsen over de lokale en provinciale jeugdsportfondsen goed te keuren alvorens deze aan het Bestuur worden voorgelegd. (c) Uitvoering en Organisatie: primair aandachtsgebied is de beleidsvorming op het terrein van de operationele organisatie van de Stichting alsmede de organisatorische interactie van de Stichting met andere organisaties. Binnen deze taak valt het beoordelen van organisatorische processen waaronder het begeleiden van IT projecten, het begeleiden en goedkeuren van ondertekening van nieuwe Franchise- en samenwerkingsovereenkomsten en het bevorderen van de organisatie van het bureau van de Stichting. (d) (e) PR en Communicatie: primair aandachtsgebied is de beleidsvorming op het terrein van de PR en Communicatie. Superviseert alle pr en communicatieve uitingen van de Stichting en bevordert waar wenselijk uniformiteit van communicatie binnen de gehele Jeugdsportfonds organisatie. Binnen deze functie valt supervisie van de inhoud van de Website van de Stichting. Fondsenwerving: primair aandachtsgebied is de beleidsvorming van de Stichting op het gebied van fondsenwerving, het superviseren van de activiteiten van de Directie op dit terrein, het ondersteunen van de - 3 -

6 3.2.2 Directie Datum: 30 juni 2010 Voorzitter in (het leggen en onderhouden van) contacten met Politiek, Overheid, Sportwereld en Bedrijfsleven alsmede het adviseren van lokale en provinciale Jeugdsportfondsen op het terrein van Fondsenwerving. (a) (b) Algemeen Directeur: hij/zij draagt de algemene verantwoordelijkheid voor het dagelijkse reilen en zeilen van het uitvoerend bureau van de Stichting, coördineert de werkzaamheden van de Directeur Fondsenwerving, die van eventueel in de toekomst andere aan te stellen directeursfuncties alsmede die van alle andere medewerkers en adviseurs van de Stichting, waakt over de nakoming door de lokale en provinciale Jeugdsportfondsen van de bepalingen van de Franchise Overeenkomst en het Handboek en doet van tijd tot tijd voorstellen aan het Bestuur voor aanpassingen in de Franchise Overeenkomst en het Handboek. Daarnaast heeft hij/zij het primaire contact met het Bestuur, waarbij hij/zij zo nodig dit verder bespreekt met de Directeur Fondsenwerving en met de overige medewerkers van de Stichting. Tevens overlegt hij/zij met en rapporteert aan het Bestuur van de Stichting op een zodanige wijze en een frequentie als door het Bestuur van tijd tot tijd wordt gevraagd. Directeur Fondsenwerving: hij/zij heeft de verantwoordelijk voor het formuleren van beleidsvoorstellen op het terrein van fondsenwerving alsmede voor het uitvoeren van die voorstellen die door het Bestuur zijn geakkordeerd. Daarnaast overlegt de Directeur Fondsenwerving met en rapporteert aan de Algemeen Directeur op een zodanige wijze en een frequentie als door deze van tijd tot tijd wordt gevraagd en staat de Directeur Fondsenwerving de Algemeen Directeur met raad en ondersteuning terzijde. 4. TAAKVERDELING BESTUUR EN DIRECTIE 4.1 Conform de Statuten zal de Stichting, ter uitvoering van de aan de Directie opgelegde taken, een adequate volmacht verlenen aan de leden van de Directie die gedeponeerd zal worden bij de Kamer van Koophandel. Naast voorgaande volmacht(en) kunnen leden van de Directie een bijzondere volmacht krijgen ter uitvoering van specifieke door het Bestuur vastgestelde rechtshandelingen. Bestuur 4.2 Het Bestuur heeft tot taak het vaststellen van het beleid van de Stichting alsmede het houden van toezichtop het functioneren van de Directie en op het vervullen van de aan haar opgedragen taken. Bij de vervulling van deze taak richt het Bestuur zich naar het belang van de Stichting

7 4.3 Het Bestuur is steeds bevoegd aanwijzingen te geven aan de Directie of een of meerdere van haar leden en zullen door de (leden van de) Directie worden uitgevoerd. Dergelijke aanwijzingen worden bij voorkeur schriftelijk verstrekt en vermeld in de eerstvolgende bestuursvergadering. 4.4 Het Bestuur nodigt de Directie minstens 3 maal per jaar uit voor een informele bespreking. 4.5 Eenmaal per jaar wordt een Bestuursvergadering gehouden waarin het functioneren van het Bestuur en de Directie wordt geëvalueerd. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen het Bestuur en de Directie betrokken. De Directie is bij deze Bestuursvergadering nietaanwezig. De voorzitter van het Bestuur verzoekt ieder van de leden van de Directie tevoren of er aandachtspunten in de evaluatie zowel ten aanzien van het eigen functioneren als ten aanzien van het functioneren van het Bestuur zijn die in de evaluatie betrokken dienen te worden. 4.6 De evaluatie geschiedt onder andere op basis van de doelstellingen in het jaarplan, opmerkingen gemaakt in eerdere evaluaties en de verantwoordelijkheden die voor de (leden van de) Directie zijn vastgelegd in hen arbeidscontracten. 4.7 Na de Bestuursvergadering genoemd in artikel 4.5, voert de Voorzitter van het Bestuur tezamen met tenminste een ander Bestuurslid een functioneringsgesprek met (de leden van) de Directie en zij betrekken daarin tevens de uit de evaluatie voortkomende aandachtspunten. 4.8 In de jaarlijkse evaluatie genoemd in artikel 4.5 wordt tevens geëvalueerd of dit Reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet c.q op onderdelen gewijzigd zou moeten worden. Het Bestuur vraagt daarover tevoren de mening van de Directie. Over een voorgenomen wijziging van dit Reglement wordt tevoren het advies van de Directie ingewonnen. Een dergelijk wijziging kan slechts worden doorgevoerd krachtens schriftelijk besluit van het Bestuur en zal onverwijld aan de Directie worden medegedeeld. 4.9 De onderlinge taakverdeling onder de leden van het Bestuur laat hun gezamenlijke verantwoordelijkheid jegens de Stichting onverlet. Directie 4.10 De Directie stelt jaarlijks voorstel voor een plan op waarin de korte termijn doelstellingen zijn omschreven, een zogenaamd jaarplan, hetgeen uiterlijk in december van ieder kalenderjaar voorafgaand aan het jaar dat wordt beschreven dient te worden geakkordeerd door het Bestuur. In dit jaarplan neemt zij in ieder geval, maar niet uitsluitend, de volgende gegevens op: (a) beleid met betrekking tot fondsenwerving; - 5 -

8 (b) (c) (d) (e) (f) beleid met betrekking tot de besteding van de middelen; het beleid van de Stichting ten aanzien van intermediairs en de manier waarop de Stichting zich ten doel stelt om in contact te komen met doelgroepkinderen; beleid met betrekking tot sportorganisaties, politiek, overheden en bedrijfsleven; samenwerking met lokale en provinciale Jeugdsportfondsen middels de Franchise Overeenkomst; het beleid met betrekking tot het Jeugdcultuurfonds en andere organisaties gericht op participatie in brede zin door doelgroepkinderen 4.11 Naast dit jaarplan stelt de Directie, ter uitvoering van de aan de Directie opgelegde taken, een meerjarenplan op waarin de meerjarige doelstellingen van de Stichting nader worden ingevuld Op basis van het vastgestelde jaarplan en meerjarenplan stelt de Directie jaarlijks een begrotingsvoorstel op, inclusief investeringsbudget hetgeen uiterlijk in oktober van ieder jaar aan het Bestuur wordt voorgelegd. De begroting voor een bepaald kalenderjaar wordt uiterlijk in de maand december van het daaraan voorafgaande jaar vastgesteld door het Bestuur. Slechts nadat het Bestuur de begroting heeft vastgesteld is de Directie bevoegd om de Stichting op basis van de aan haar leden verstrekte volmacht te committeren. Met betrekking tot al hetgeen waarvoor niet in de begroting is voorzien kan de Directie de Stichting slechts committeren na aparte schriftelijke toestemming door het Bestuur De Directie is niet bevoegd tot het doen van uitgaven die weliswaar binnen de aan een der leden verstrekte volmacht valt, doch die de begroting in enig opzicht te boven gaan, zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring aan het Bestuur De Directie draagt zorg voor het opstellen van een balans en verlies en winst rekening van de Stichting jaarlijks binnen 6 maanden na het einde van het afgelopen boekjaar en legt deze aan het Bestuur ter akkordering voor, tezamen met zodanige financiele verantwoordingen betreffende de lokale en provinciale Jeugdsportfondsen als door het Bestuur aan de Directie wordt opgedragen Voor bedragen hoger dan de hiervoor aangegeven grenswaarden moet een aparte volmacht worden gevraagd aan het Bestuur De onderlinge taakverdeling onder de leden van de Directie laat hun gezamenlijke verantwoordelijkheid jegens het Bestuur onverlet

9 5. BESTUURSVERGADERINGEN EN SECRETARIAAT. 5.1 Het Bestuur vergadert zo vaak als één of meer van de bestuursleden dit nodig achten. Vergaderingen worden (al dan niet op verzoek van een van de overige leden) door de Voorzitter uitgeschreven. Ieder der leden ontvangt aankondiging van de te houden vergadering alsmede een agenda van de te bespreken onderwerpen ten minste een week voorafgaand aan de dag der vergadering. Indien de Voorzitter niet binnen twee weken na daarom te zijn verzocht een vergadering uitschrijft, te houden op een zodanige termijn als in het verzoek is opgenomen, is ieder der bestuursleden gerechtigd een vergadering van het Bestuur bijeen te roepen met inachtneming van de bepalingen van dit reglement. De vergaderingen worden voorgezeten door de Voorzitter van het Bestuur. Bij afwezigheid van de Voorzitter wijst de vergadering een vergadervoorzitter aan. Alle bestuursleden kunnen tot ten minste 3 dagen voorafgaand aan de dag der vergadering onderwerpen voor bespreking doen agenderen. 5.2 Behoudens in de gevallen bedoeld in artikel 4.5 alsmede indien ten minste twee leden van het Bestuur daarom vragen, is de Directie aanwezig bij Bestuursvergaderingen en draagt zij bij aan de beleidsvorming. De Directie doet aan de voorzitter van het Bestuur op diens verzoek een voorstel voor de agenda van Bestuursvergaderingen 5.3 De Algemeen Directeur draagt zorg voor de notulering van de Bestuursvergaderingen. Indien de Algemeen Directeur bij een Bestuursvergadering niet aanwezig kan zijn wijst deze in overleg met het Bestuur iemand anders aan die notuleert. 5.4 In het secretariaat van het Bestuur wordt voorzien door of vanwege de Directie, die tevens zorgdraagt voor een adequate archivering van de bescheiden van het Bestuur. Het archief van het Bestuur is slechts en ten alle tijde toegankelijk voor de leden van het Bestuur. 6. INFORMATIEVOORZIENING 6.1 De Directie verschaft het Bestuur tijdig de voor een adequaat functioneren van het Bestuur benodigde informatie. In de regel zal dit geschieden als voorbereiding van, dan wel tijdens, de Bestuursvergaderingen. Daarnaast verschaft de Directie alle specifiek door het Bestuur gevraagde informatie en zal, indien daarvoor aanleiding is, de Directie het Bestuur tussentijds op eigen initiatief en tijdig van relevante informatie voorzien. 6.2 De Directie stuurt wekelijks een overzicht van de vertegenwoordigingshandelingen (uitgaven en anderszins) die zij namens de Stichting hebben verricht. Daarnaast rapporteert zij het Bestuur maandelijks over de actuele realisatie van de begroting en eventuele afwijkingen daarvan. 6.3 In ieder geval zal de Directie het Bestuur op hoogte houden ten aanzien van: - 7 -

10 6.3.1 ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van de Stichting; onderwerpen aangaande de besluitvorming door het Bestuur; problemen en conflicten van materiële betekenis in de Stichting of in de relatie met derden, zoals overheid, sportbonden, samenwerkingspartners; gerechtelijke procedures; kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen; en de ontwikkeling van de financiële positie en het vermogen van de Stichting. 6.4 Het Bestuur ziet er op toe dat de Directie regelmatig rapporteert over: de realisering van de maatschappelijke functie, de strategie inclusief de daaraan verbonden risico's en mechanismen tot beheersing ervan en de omgang met ethische vraagstukken; zijn beoordeling van de interne beheersystemen, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de Stichting; en de actuele realisatie van de begroting, conform het in artikel 4.11 bepaalde. 6.5 Indien de Stichting op enigerlei wijze in de publiciteit komt zal de Directie, zo mogelijk tevoren, de leden van het Bestuur daarvan in kennis stellen. Publicaties door derden zal de Directie achteraf in kopie aan het Bestuur doen toekomen. 6.6 Ieder lid van het Bestuur zal alle informatie en documentatie die hij/zij in het kader van de uitoefening van de bestuursfunctie krijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten het Bestuur en de Directie openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. 6.7 De fondsenwervende instelling verantwoordt zich publiekelijk over de bezoldiging van de directeur (-en). De instelling benoemt tevens op welke grondslag de beloning is vastgesteld. De bezoldiging van de directie dient in een redelijke verhouding te staan tot de omvang van organisatie en de aard van de werkzaamheden 7. GEHEIMHOUDING 7.1 De Directie is geheimhouding opgelegd met betrekking tot alle Vertrouwelijke Informatie die hem in de uitoefening van zijn werkzaamheden of in verband daarmede ter kennis is gekomen, zowel gedurende zijn functieperiode als daarna. De Directie zal Vertrouwelijke Informatie slechts mededelen aan derden of openbaar maken dan na schriftelijke toestemming van het Bestuur

11 8. BELANGENVERSTRENGELING 8.1 De Directie is integer en stelt zich toetsbaar op ten aanzien van het eigen functioneren. Elke vorm en schijn van persoonlijke bevoordeling dan wel belangenverstrengeling tussen enig lid van de Directie en de Stichting dan wel een van de leden van het Bestuur wordt vermeden. 8.2 Een lid van de Directie geeft inzicht aan het Bestuur in de door hem of haar uitgeoefende nevenfuncties. 8.3 Een lid van de Directie zal zonder de toestemming van het Bestuur geen betaalde of onbetaalde nevenfunctie aanvaarden of continueren, als deze nevenfunctie, al dan niet in samenhang met andere betaalde of onbetaalde nevenfuncties, naar de mening van het Bestuur strijdig kan zijn met de belangen van de Stichting. *** - 9 -