Conceptverslag UKB-CAT overleg d.d. 24 april 2008 te Wageningen

Transcriptie

1 Conceptverslag UKB-CAT overleg d.d. 24 april 2008 te Wageningen Aanwezig: Afwezig: Yvonne van den Broek (UB Maastricht), John Engels (TU Eindhoven), Dien Giltjes (vz.) (Wageningen UR), Erwin Goldman (UB Rotterdam), Roswitha Heyn (UB UvA/HvA), Anneke Houtkamp (UBVU), Graham Jefcoate (UKB), Jan Lahmeyer (not.) (UB Utrecht), Ineke Schmetz (UB Maastricht), Madeleine de Smaele (TU Delft), Johan Stapel (KB), Cherry Taylor (UB Tilburg), Bobby de Vos (Wageningen UR), Ge Wassenburg (UB Leiden), Lida Zoutewelle (KB) Jan Willem Hoepman (UB Groningen), Wim Karreman (UB Utrecht), Lineke Klunder-Roepers (UB Twente), Jacques Spaapen (UBVU), Johan van Wyngaerden (UB Nijmegen) 1. Opening We worden door voorzitter Dien Giltjes welkom geheten in het praktisch nieuwe gebouw Forum van de Wageningen Universiteit en Researchcentrum waarin ook de bibliotheek is gehuisvest. 2. Vaststelling datum en plaats volgende vergadering De volgende vergadering zal worden gehouden op donderdag 25 (!) september 2008 te Rotterdam. 3. Vaststelling agenda De voorgestelde agenda wordt aangevuld met punt 3.a: dagelijks bestuur en vergaderfrequentie. 3.a Instelling van een dagelijks bestuur en frequentie van vergaderen van UKB-CAT Bij de opening stelde de voorzitter direct een belangrijke kwestie aan de orde: 1. Hoe denkt men over de frequentie van de vergaderingen: kan/moet dit vaker of vindt men 2x per jaar voldoende? Johan Stapel zegt dat vergaderen in de huidige frequentie het moeilijk maakt om te reageren op nieuwe of plotseling belangrijke zaken op ons vakgebied. Het CHUB (Convent Hoofden Uitleenbureaus) komt standaard twee weken na de UKB-vergadering bijeen en kan daardoor sneller reageren de actualiteit. Vergaderen in dagdelen is in de praktijk voor de meesten iets lastiger dan de huidige manier. De afstand voor bibliotheken als Groningen en Maastricht kan bezwaarlijk zijn met het verhogen van de vergaderfrequentie. Er wordt gesuggereerd gebruik te gaan maken van een weblog. Conclusie: Drie keer per jaar (1 e, 2 e en 4 e kwartaal) wordt door de meerderheid als hoogst haalbaar beschouwd, waarbij de plek van vergaderen blijft rouleren, actuele zaken via de weblog aan de orde kunnen worden gesteld, maar moet worden voorkomen dat die zaken tijdens de vergadering opnieuw diepgaand worden besproken. 2. Hoe denkt men over een vaste voorzitter en een vaste secretaris i.p.v. roulatie. Hierbij komt dan ook de instelling van een dagelijks bestuur om de voortgang van afspraken en processen te bewaken Dat bestuur formeert indien nodig ook werkgroepen. Bobby de Vos merkt op dat een dagelijks bestuur efficiënter werkt als die goed contact met elkaar houden. Voorzitter vast en secretaris wisselend is ook niet gelukkig. Er valt een voorlopig besluit voor de instelling van een dagelijks bestuur ad interim met als voorzitter Dien Giltjes, secretaris/notulist Jan Lahmeyer en als bestuurslid Johan Stapel en een vergaderfrequentie van drie keer per jaar. 1

2 4. Ingekomen en uitgegane stukken Alle ingekomen en uitgaande stukken staan intrinsiek als onderwerp binnen een punt op de agenda en komen zodoende in het verloop van de vergadering aan de orde. 5. Verslag UKB-CAT d.d. 26 oktober 2007, gehouden bij de VU Amsterdam - pag. 1: het deselectiebeleid is aangehouden. Secretaris heeft geen reactie ontvangen van mevr. J. Mateboer op een brief d.d. 18 oktober Bron van dit beleid is UKB collectie management; contact daar mee opnemen, via mevr. Mateboer zegt Graham Jefcoate. - de stand van zaken over de weblog zou Jan Willem Hoepman hebben kunnen meedelen. - pag. 2: 2b punt 2 was niet Ge Wassenburg maar Astrid Chaudron. Bij punt 6 onderaan: Jan Willem Hoepman: iets voor een actiepuntenlijst. - pag. 3 bij punt 8 2 e streepje: over de v-status van records in GGC. Bibliotheken die menen bibliografisch volledig en taalkundig/technisch foutloze records hebben ingevoerd in GGC kunnen die records voorzien van de zogeheten v-status zodat de meeste onderdelen (in kenmerkcodes, kmc s) in die beschrijving niet meer door andere bibliotheken kunnen worden gemuteerd. Dit geeft soms aanleiding tot irritatie en problemen met onnodig berichtenverkeer via de Picamail. Elke wijziging in het bibliografisch gedeelte van een beschrijving met een v-status hoort via de Picamail te worden geïnitieerd. Anneke Houtkamp: gemiddeld stuurt UBVU ca. 5 mails per week over geconstateerde fouten in recente records met een v-status. Zij meent dat als je het nut van de v-status wilt handhaven je ook extra controles moet blijven uitoefenen om te voorkomen dat er enkel vanwege tikfouten moet worden g d. De KB geeft aan vrijwel al haar titels de v-status. De vraag is of het gewenst is dat dit zo moet blijven, te meer omdat de KB de integrale kwaliteitscontrole heeft afgeschaft. Johan Stapel geeft aan dat de KB vanuit haar haar depotfunctie (ruim 95% van de Nederlandse boekproductie staat in de KB) verantwoordelijk is voor een consistente Nederlandse Bibliografie en daarom hieraan de v-status toekent. Naast de depotcollectie heeft de KB een wetenschappelijke collectie. Johan wil zich beraden over het eventueel opheffen van de v-status voor de wetenschappelijke collectie, aangezien de KB daarin niet wezenlijk verschilt van de andere GGCdeelnemers. - pag.7: Nijmegen: LBS4 is: no go beslissing geworden: het nieuwe programma voldeed niet aan de eisen, de functionaliteit leverde volgens hen weinig meer op dan LBS3 (KB is redelijk tevreden over LBS4, ondanks het lange traject van in gebruik neming). -pag.7: Tilburg: bij de herinrichting is meer aan de hand: er is twee jaar voor uitgetrokken. -pag.9: Over metadata en zoekmachines (okt. 2006) staat het verslag van de werkgroep innovatie op de UKBwebsite, is er een toegang via een wachtwoord dat mensen van UKB-CAT ook mag gebruiken? Over deselectiebeleid: het aanbieden van overtollig materiaal aan andere bibliotheken kost veel tijd door uitzoekwerk (het is trouwens de vraag is of de in GGC vermelde bezitsopgave up-to-date en geheel te vertrouwen is. Voor rekening van wie zijn de transportkosten en heeft de ontvangende partij wel voldoende opslagruimte? 6. Internationale standaarden Een stuk hierover van de Taskforce Implementatie is ons door Roswitha Heyn toegezonden. Door UKB zal dit als project worden aangepakt. Anja Smit is door het UKB aangewezen om een Taskforce samen te stellen. Deze Taskforce zal als taak krijgen om een projectleider te zoeken en een project met "work packages" te formuleren. Met de overgang is door UKB ten principale ingestemd. Internationale regels van de IFLA zullen niet meer in het Nederlands worden vertaald. Onze buurlanden doen dit ook al niet meer, we zouden wel contact met DNB Deutschland kunnen leggen voor ondersteuning. Vraag is waar de knelpunten liggen. 2

3 Uit FCO bericht Johan Stapel over RDA. Aan de hand van een schema geeft hij een toelichting over de situatie in Nederland ten opzichte van de Anglo-Amerikaanse sfeer. FCO zal standpunt bepalen over wat gaan we nu doen. Lastig is dat nog niet duidelijk is hoe RDA er gaat uitzien? Volgens de berichten is er nog veel discussie en is er kritiek van de Library of Congress over de beperkte invloed van FRBR op de nieuwe regels. Het is daarom zeker ook afwachten wat de dynamiek in het Anglo- Amerikaanse stuk is voordat we kunnen vaststellen wat RDA in de praktijk gaat betekenen? Wat betekent RDA bijvoorbeeld voor het hoofdwoord - voor zo ver dat nog een begrip met toekomst is - en het aantal ingangen dat we opnemen in titelbeschrijvingen? Gaan we, zoals in de notitie van de Groep van Amsterdam is bepleit volledig aansluiten op internationale standaarden? Gaan we werken vanuit RDA of maken we aanpassingen op de oude regels? En wat zijn de consequenties van het overgaan op RDA-Worldcat-MARC21 ten opzichte van de drie-eenheid RT-GGC-Pica+? Graham Jefcoate benadrukt het opbouwen van een Nederlands profiel binnen de internationale regelgeving, definieer wat belangrijk is voor Nederlandstalige beschrijvingen. Taak in work packages voor de conversie van Pica+ (GGC) en MARC21. Ook conversie van ontvangen metadata in ONIX naar MARC21 en van ONIX naar Pica+; is die conversie terug naar MARC21 ook mogelijk? Graham Jefcoate merkt op dat het voormalige Pica nu is opgegaan in OCLC EMA (Europe/Middle East/Asia) en hij Nederland vertegenwoordigt in de OCLC Members Council. Vertegenwoordiging van UKB-CAT in deze Taskforce Implementatie is van belang. 7. Catalogiseerkwesties 7.1. Titelbreuken bij tijdschriften Toelichting door Anneke Houtkamp, zij neemt ook deel aan de Werkgroep Seriële Publicaties (WESP); deze kwestie is daar in de bijeenkomst van 9 april jl. aan de orde geweest. Bij gedrukte tijdschriften is het constateren en behandelen van een titelbreuk meestal geen probleem, maar bij de elektronische seriële publicaties duiken er wel moeilijkheden op. Als een titelbreuk bij een e-journal wordt opgelost binnen een integrated resource dan blijkt dit afhankelijk te zijn van de aanbieder: is de presentatie bij titelwijzigingen een verzamelbak (alle titels in één record met annotaties en zonodig extra titelingangen) of is er gekapt en gehakt (voor elke titel die is gewijzigd bestaat een eigen record)? Beide methodes hebben voor- en nadelen. Bovendien zijn online aanbieders niet stabiel, bij verkoop van een (deel van een) product is de situatie soms weer anders. Het lijkt vooralsnog een onoplosbaar probleem, het is onoverzichtelijk door de vele verschillen. Bij bulk aanlevering van een aangekocht bestand gaat er veel tijd zitten in controle. John Engels vraagt zich af of er een ad hoc oplossing denkbaar is. Altijd titelbreuken maken om latere herzieningen in opsplitsing met extra administratieve handelingen voor te zijn? Is dan het bij elkaar vegen later makkelijker? Het is sterk afhankelijk van hoe een bestand van elektronische tijdschriften door een uitgever wordt aangeboden. Toekenning van ISSN verloopt soms traag en het gebeurt vaak niet synchroon met de markt. Vraag van Johan Stapel of ISBD(CR) voldoende ingang heeft gekregen. Nee, in de praktijk van catalogiseren eigenlijk niet, men heeft er wel naar gekeken. De FCO heeft de nieuwe regels onvoldoende geïntroduceerd en de gevolgen van die nieuwe regels zijn ook nog niet in de GGC richtlijnen vastgelegd. Het is in elk geval voor de goede praktijk raadzaam bepaalde hoofdstukken uit ISBD(CR) wel in het Nederlands beschikbaar te stellen. Een taakgroep binnen de WESP bereidt een advies aan de FCO voor Overige catalogiseerkwesties ISBD: wat is het standpunt van de Fobid over ISBD(CR)? Men is benieuwd naar reacties van o.a. UKB-CAT en WESP De Fobid studiedag vorig jaar was een succes en dit verdient navolging. In de herfst van 2008 staat op de rol: de catalogus: diversiteit in aanbieding van systemen voor gebruikers. Er wordt 3

4 ook gedacht aan regionale bijeenkomsten voor uitwisseling van kennis en informatie, zoals over aanpassingen in de workflow Ge Wassenburg heeft een vraag over kmc 0199 in GGC titels. Anneke Houtkamp meent dat het een oud administratief gegeven is dat te maken heeft met deel uit een serie of een meerdelige publicatie, de MP/SP conversie. Dit kmc zal op termijn worden verwijderd. Ge meldt ook nog dat de taalcode voor Oezbeeks niet oes hoort te zijn maar oez. Dat is iets voor de redactie richtlijnen van GGC. 8. Ontwikkelingen: lokaal, regionaal, nationaal en internationaal UB Amsterdam: De vooraankondiging voor de Europese aanbesteding van/voor het nieuwe lokale bibliotheeksysteem (project NBS) is inmiddels op de daarvoor voorgeschreven website gepubliceerd. Zie: r.htm&docnumber= &docid= &statlang=en Momenteel loopt ook de Europese aanbesteding van het RFID-project. Dit project richt zich op de invoering van zelfservice bij het uitlenen van materiaal uit de open opstelling én het magazijn voor alle vestigingen van de UBA. Voorwaarde daarvoor is o.m. dat al het uitleenbare materiaal van RFID-tags wordt voorzien en dat er op de bibliotheeklocaties uitleenstations worden geïnstalleerd. Het RFID-project voorziet, na de keuze voor een leverancier, voor een gefaseerde invoering van deze zelfservice. In het kader van de Europese aanbesteding is er inmiddels een zgn. schouw geweest voor geïnteresseerde bedrijven; zij konden ter plaatse (d.i. in de UB) kennis nemen van de Amsterdamse bibliotheekorganisatie en daarover vragen stellen. Binnen twee weken na de schouw moeten bedrijven via een offerte hun daadwerkelijke interesse kenbaar maken. In de offerte moet aan alle voorwaarden voldaan zijn die in het programma van eisen zijn geformuleerd. Uit de ingediende offertes zal door de projectgroep RFID een keuze gemaakt worden. Op 21 april vond de start plaats van de manifestatie Amsterdam Wereldboekenstad met een congres in de Openbare Bibliotheek over het boek in het internet tijdperk. Een jaar lang zullen er tentoonstellingen, congressen, discussiebijeenkomsten, etc. worden georganiseerd. Alle informatie daarover is terug te vinden op de website van AWBS: Zie ook het bericht in UBA E-informatie: Amsterdam-VU: Aan de tijdens de vorige vergadering genoemde ontwikkelingen is weinig toe te voegen. Ze lopen allemaal nog. Wel kan als nieuwe ontwikkeling gemeld worden dat er onderzoek plaatsvindt naar een nieuw Electronic Resources Management System (ERM-systeem), waarbij vooral het programma V- Sources van Infor onder de loep genomen wordt. 4

5 Eindhoven: Mede in het kader van de reorganisatie van de bibliotheek is de functie Hoofd Catalogusverzorging gewijzigd in: Kwaliteitsbeheerder, voor Vubis (catalogussysteem), VSources (ERM-systeem), VLink (link-resolver), Metis, en Informa (een lokaal archiveringssysteem). De bibliotheek heeft ook een nieuwe naam gekregen: Informatie Expertise Centrum. VSources is nu een jaar in gebruik; Eindhoven gaat ook de verwerking van de Digitale tijdschriften voor Delft op zich nemen. Groningen: Het belangrijkste nieuws is dat het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit heeft besloten tot een voornemen tot reorganisatie van de universitaire bibliotheekvoorziening. Dezer dagen wordt dit voorlopig besluit met allerlei betrokkenen, waaronder de universiteitsraad, besproken. Kerndoel van het reorganisatieplan is de uitgaven voor collectievorming enerzijds en personeel- en exploitatiekosten anderzijds ten gunste van de collectievorming om te buigen. Hiertoe zal een personeelsreductie tot stand moeten worden gebracht. Er zullen geen gedwongen ontslagen vallen. Het personeel komt bovendien onder één organisatie te werken. Het primaat bij de collectievorming komt bij de faculteitsbibliotheken te liggen. Aan de andere kant krijgt de UB meer regie over de beheersmatige en ontwikkelingsaspecten. Voor het overige kan ik melden dat dezer dagen/weken nu eindelijk ACQ4 in productie wordt genomen. Dat gaat overigens met horten en stoten. Verder wordt er in samenwerking met een tweetal faculteitsbibliotheken geëxperimenteerd met collectievorming via bookplans. Ook dit verloopt nog niet geheel soepel, vooral met betrekking tot het inpassen van deze nieuwe vorm van workflow in de bestaande procedures. Leiden: 1. De werving van het beoogde nieuwe sectorhoofd VOM is in de eindfase. Er wordt nog onderhandeld over arbeidsvoorwaarden. 2. In de afd. VOM beginnen binnenkort besprekingen over een andere afdelingsopzet. Door medewerkers van de afdelingen Acquisitie en Catalogisering gaat gekeken worden of in clusters kan worden gewerkt: Boeken, tijdschriften, des. online etc. 3. Afd. Catalogisering gaat naast de basisclassificatie ook de "persoon als onderwerpcodering" (kmc 5601) invoeren. Maastricht: Nieuwe directeur Vanaf 1 januari is Anja Smit directeur van de UB Maastricht LBS4 Maastricht stapt in de tweede helft van 2008 over op OUS4 en in het voorjaar 2009 op ACQ4. Streaming video: De UB Maastricht is op dit moment actief bezig met het plaatsen van streaming video s op de Surfnet Videoportal. Doel is om het huidige VHS en dvd bestand zoveel mogelijk te vervangen door streaming 5

6 video. De streams worden gekoppeld aan metadata van Qualified Dublin Core. Vervolgens is de volgende stap om de streams tevens in het GGC te ontsluiten. Hiervoor nemen we contact op met OCLC/Pica om dit door middel van een script over te zetten van QDC naar GGC (tip van de UKB- CAT vergadering!). Tevens heeft de UB een driejarige (t/m 2008) licentie op de Academia content. Academia is een product van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (= content) en Surfnet (= streaming server en techniek). In Academia worden de programma s van de publieke omroep als streaming video aangeboden. Hiervan zijn de auteursrechten voor onderwijs en onderzoek geregeld. Tevens zijn deze programma s permanent aanwezig en worden ze door middel van QDC metadata ontsloten. Opname in het GGC gebeurt door de omvang van de collectie niet. E-books: De UB Maastricht is bezig met een pilot e-books om kennis en ervaring met de aanschaf en ontsluiting van losse e-books hiervan op te doen. Rotterdam: Onder andere vanwege een tekort aan magazijnruimte zal er een saneringsoperatie worden uitgevoerd. De gedrukte tijdschriften die ook online aanwezig zijn, zullen worden gesaneerd. De UB is zich aan het oriënteren op een opvolger voor Iport. Er zal in dat verband onder andere worden gekeken naar Livetrix en naar het systeem van OCLC. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden van RFID voor de zelfservice bij uitlenen en voor magazijnplaatsing Utrecht: De volgende versie van het bibliotheeksysteem Aleph zal in de loop van volgend jaar worden ingevoerd, we gaan van versie 16 naar 20, we slaan 18 over. Muscat is doorzoekbaar gemaakt met Autonomy, muziek cd s en dvd s worden overgebracht naar Aleph en die gegevens zijn dan landelijk doorzoekbaar. Er is een begin gemaakt met de invoer van het bestand van games in de Letterenbibliotheek, die zijn daar alleen intern raadpleegbaar ( bespeelbaar ). Saneren van oud (tijdschriften)materiaal: de gedrukte versies vanaf 2000 worden verwijderd, volgens de UKB afspraken moet UBU gedrukt serieel materiaal van de vakgebieden astronomie, biologie en wiskunde behouden. Hoe staan de andere bibliotheken daar nu voor? Handschriften gaat de UBU archiveren en ontsluiten met behulp van Electrical Arcndeal Description. Er is een onderzoekje geweest hoe we de voormalige systematische catalogus konden converteren naar de basisclassificatie, dat bleek geen haalbare kaart omdat in de loop van het gebruik van het oude systeem er teveel mutaties in de ordening hadden plaatsgevonden. Wanneer komt de volgende editie van de NBC uit? Volgens het in de 3 e editie beoogde 5-jaarlijkse herzieningstraject zou dat toch al moeten zijn verschenen? Weet de FCO hier meer soms van? Een pilot zal worden gehouden voor de invoer van RFID als vervanging van de huidige barcodelabels. Wageningen: Vanwege het nieuwe Forum organiseerde de bibliotheek een openingscongres van één dag ( Rethinking the library ), dat in februari van dit jaar plaatsvond en ongeveer 200 bezoekers trok. Ook de jaarlijkse ELAG-conferentie (European Library Automation Group) vond in het Forum plaats. Gedurende drie dagen in april werden er afwisselend voordrachten gehouden en kon men aan workshops deelnemen. 6

7 Voor bibliotheekmedewerkers van Wageningen was het mogelijk om naar keuze voordrachten bij te wonen. Omdat afdeling Catalogiseren zich momenteel verdiept in de mogelijkheden van FRBR, was het leuk om enkele voordrachten, die dat onderwerp behandelden, bij te wonen. Bij een aantal projecten, die momenteel door de bibliotheek uitgevoerd worden is Catalogiseren betrokken, zoals: - In het kader van het project Digitaal magazijn wordt er bekeken hoe de gang van het elektronische document vastgesteld kan worden. Anders dan bij het gedrukte document, waar een vaste route geen probleem is, komen elektronische documenten tot nu toe langs allerlei wegen en in verschillende vormen bij ons binnen: vanaf Mediaverwerking, Documentatie en Informatiespecialisten, via mail, zowel afdelingsaccount als persoonlijk, en via elektronische formulieren; met of zonder verzoek om ze lokaal te plaatsen. - In het project Scripties online wordt een prototype gemaakt voor een scriptiesite. Er vindt een inventarisatie plaats van de benodigde metadata; behalve de gebruikelijke velden is er bijvoorbeeld ook een embargoveld nodig en velden voor het opslaan van een waarderingscijfer. Onderdeel van het project is ook om te bekijken wie de scripties zullen invoeren: afd. Catalogiseren, de leerstoelgroepen of de studenten zelf. De workflow moet aansluiten bij die van het digitaal magazijn. In de aanlevering van seriële beschrijvingen aan de GGC -maandelijks per file- is een stagnatie opgetreden sinds de verhuizing naar het Forum en het ongeveer terzelfder tijd- in gebruik nemen van het nieuwe Content Management Systeem. Nu bekijken we hoe we de tijdschriften op eenzelfde manier kunnen behandelen als de monografieën, die we zelf invoeren in de GGC en vervolgens overhalen naar onze eigen catalogus. Onderhouden van de catalogus vergt nog steeds veel tijd. Hoewel verhuizing en operatie nieuw CSM al (bijna) een jaar achter ons liggen, worden we nog steeds geconfronteerd met verborgen fouten uit het oude Agralin-systeem, die om verbetering vragen. Afdeling Catalogiseren is bezig zich in te werken in de aanmaak van DAI s voor Metis (Metis behoort in Wageningen tot de afdeling Documentatie en Publicatie Services) en heeft besloten in de GGC te gaan thesaureren; om te beginnen de Wageningse auteurs. 9. Rondvraag en sluiting 9.1. Johan Stapel deelt mee dat op de KB in het kader van het project STITCH experimenten plaatsvinden om onderwerpsontsluitingssystemen met elkaar te verbinden. Er wordt o.m. gekeken naar een koppeling tussen GOO-trefwoorden en Brinkman-trefwoorden Roswitha vraagt of ieder kan nagaan hoe catalografen van kaartmateriaal zijn ingeschaald Graham Jefcoate: er is een project gaande tussen KB, UvA en Leiden over ontsluiting op collectieniveau ( collection level to description ) Ge Wassenburg: er gaat soms iets mis met de vervanging door middel van bijv. $3000 in kmc 4000 (titel), de auteursnaam wordt niet op de juiste wijze herhaald weergegeven.. De vergadering vindt dat dit meer iets is voor de GGC helpdesk. Ge meldt verder dat er onnodige mails rondgaan over het ombouwen van afgesloten meerdelige publicaties. Bij de MP/SP-conversie is afgesproken dit niet te doen. 10. Forum Na de afsluiting van de vergadering volgt een uitleg over de bouw van het Forum waar we te gast zijn, met daarna een interessante rondleiding door het fraaie multifunctionele nieuwe gebouw. 7