Nadere toelichting bij raadsvoorstel

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Inboeknummer 17bst01040 B&W beslisdatum 18 juli 2017 Dossiernummer Nadere toelichting bij raadsvoorstel Onderwerp: Jaarstukken 2016 Aanleiding aanpassing boekwerk concept-jaarstukken 2016 Op 24 mei hebben wij u de concept-jaarstukken 2016 aangeboden. Op 4 juli zijn uw technische vragen beantwoord en op 11 juli heeft u dit concept tijdens uw raadsbijeenkomst behandeld. Onze accountant heeft de jaarrekening 2016 gecontroleerd en een rapport van bevindingen opgeleverd. In het raadsvoorstel hebben we opgemerkt dat het controleproces van de accountant EY vertraging heeft opgelopen. Terugkijkend is dat dit jaar door diverse oorzaken een moeizaam proces geweest en dat heeft er helaas toe geleid dat de definitieve jaarrekening niet tijdig ten opzichte van de wettelijke termijnen door uw raad kon worden vastgesteld. Wij willen deze situatie volgend jaar voorkomen en in dat kader zijn ook afspraken met de accountant gemaakt. Een ander aspect van de langere doorlooptijd van de controle is dat de ontwikkelingen niet hebben stil gestaan. Zo hebben we in juni in het stedelijk gebied Eindhoven overeenstemming bereikt over het regionale aanbod aan bedrijventerreinen. De correctie van deze ontwikkeling heeft een belangrijk negatief financieel effect; met doorvoering van alle correcties komt het negatieve jaarresultaat 2016 uit op 19,6 miljoen. In deze nadere toelichting gaan we op hoofdlijnen in op de bevindingen van de accountant. De definitieve jaarstukken 2016 en een herzien Ontwerp Raadsvoorstel treft u hierbij aan. Voorstel Hieronder treft u alle voorstellen aan. De wijzigingen ten opzichte van het raadsvoorstel zijn cursief/vet weergegeven. 1 Kennisnemen van: a de bevindingen van de accountant b de vervolgacties naar aanleiding van de bevindingen van de accountant 2 Vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening 2016 onder de voorwaarden dat wordt ingestemd met: a het conform Kadernota 2017 en najaarsbericht 2016 inzetten van 3,4 miljoen uit het Eigen Kapitaal als achtervang BUIG b de uitgaven boven de begroting in lijn met bestaand beleid c het instellen van de volgende voorzieningen:

2 1 voorziening onderhoud Catharinakerk met de volgende criteria Doel en functie: Voor het onderhoud aan de objecten zijn financiële middelen noodzakelijk. Deze voorziening dient ter dekking van de onderhoudskosten Catharinakerk Voeding: Eenmalig vanuit de algemene middelen ( verwerkt in rekeningresultaat 2016) en vanaf 2017 jaarlijkse stortingen vanuit de exploitatie Criteria voor onttrekkingen: conform Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Maximum hoogte: nvt Minimum hoogte: 0 Looptijd: Gekoppeld aan eigendom object 2 voorziening onderhoud Muziekgebouw met de volgende criteria Doel en functie: Voor het onderhoud aan de objecten zijn financiële middelen noodzakelijk. Deze voorziening dient ter dekking van de onderhoudskosten Muziekgebouw. Voeding: jaarlijkse stortingen vanuit de exploitatie Criteria voor onttrekkingen: conform Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Maximum hoogte: nvt Minimum hoogte: 0 Looptijd: Gekoppeld aan huurperiode object 3 conform BBV een voorziening verliesgevende projecten facilitair Grondbedrijf in te stellen: Doel en functie: Dekking van verwachte nadelige resultaten op facilitaire projecten omdat (toekomstige) kosten van het project niet allemaal kunnen worden verhaald op een derden. Voeding: Vanuit collegeproduct grond (vanaf 2018: taakvelden 3.2 Fysieke bedrijfsinfrastructuur en 8.2 Grondexploitaties Niet bedrijventerreinen) als bij het opstarten van het project kosten niet volledig verhaalbaar blijken te zijn Criteria voor onttrekkingen: Bij het maken van de niet verhaalbare kosten Maximum hoogte: n.v.t Minimum hoogte: 0 Looptijd: onbeperkt d het verlenen van een krediet voor de ondergrond van de bio-energiecentrale Meerhoven voor en het verhogen van het krediet voor de bioenergiecentrale Meerhoven (bouw en installatie) met (budgettair neutraal) waarbij de extra kapitaallasten al zijn opgevangen binnen de herijking van de investering 3 Kennisnemen dat het negatieve resultaat van 19,6 miljoen ten laste wordt gebracht van het eigen kapitaal

3 Toelichting 1.1 Samenvatting oordeel van de accountant EY De accountant komt tot het oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft uitgezonderd de mogelijke effecten van de gerapporteerde onzekerheden voor getrouwheid. Voorts is het oordeel dat de verantwoording rechtmatig tot stand is gekomen uitgezonderd de mogelijke effecten van de gerapporteerde onzekerheden voor rechtmatigheid en uitgezonderd de gevolgen van de fouten zoals opgenomen in het verslag van de accountant. Het oordeel ten aanzien van getrouwheid (en rechtmatigheid) met beperking op onzekerheden is gelegen in het feit dat de Sociale Verzekeringsbank (SVB) opnieuw een afkeurende verklaring heeft gekregen en dat een aantal zorginstellingen geen (goedkeurende) controleverklaring of bestuursverklaring heeft ingediend ( 33,5 miljoen). Hierdoor kan er geen zekerheid over prestatielevering worden vastgesteld. De onzekerheid met betrekking tot aanbestedingen ( 1,7 miljoen) zorgt voor een grotere onzekerheid op het gebied van rechtmatigheid. Het oordeel ten aanzien van rechtmatigheid met beperking op fouten is gelegen in geconstateerde fouten op inkoop ( 5,8 miljoen), kredietoverschrijdingen ( 3,1 miljoen) en de voorziening frictiekosten ( 1,4 miljoen). De accountant is van mening dat in de jaarrekening een voorziening van 1,4 miljoen voor frictiekosten moet worden opgenomen als gevolg van het sociaal plan behorend bij de exploitatie-overeenkomst met Sportfondsen in het kader van overname personeel van de IJsbaan. Deze melding kwam op een zodanig moment dat het niet meer mogelijk was deze nog mee te nemen in de aangepaste jaarrekening. Bovendien is voor de afgesproken compensatie een jaarlijks budget beschikbaar in de begroting, waardoor deze kosten dus regulier geraamd zijn en een voorziening in onze ogen overbodig is. De accountant heeft deze post opgenomen in het overzicht ongecorrigeerde controleverschillen. 2.1 De bevindingen van de accountant leiden tot het doorvoeren van diverse correcties. Enkele correcties leiden tot een negatief financieel effect op het resultaat van circa 5 miljoen In een regulier proces vindt de controle door de accountant tijdens het proces van opstellen van de jaarrekening plaats, worden bevindingen van de accountant tijdens dat proces besproken en worden correcties naar aanleiding van bevindingen in de jaarrekening doorgevoerd alvorens deze aan uw raad worden aangeboden. Dat is door de lange duur van het proces dit jaar niet mogelijk gebleken. Daarom bieden wij u nu een definitieve jaarrekening aan waarin correcties zijn verwerkt. Hier wordt kort ingegaan op de belangrijkste correcties. Ten overvloede: correcties in cijfers beïnvloeden veel onderdelen van de jaarstukken en aanpassingen zitten dan ook door de hele jaarstukken. Daarom ontvangt u naast het definitieve boekwerk tevens een document waar de wijzigingen in zijn aangegeven. De aanscherping van de accountantscontrole op verslagleggingsvoorschriften in combinatie met wijzigingen in regelgeving leiden tot een aantal technische correcties.

4 Die zijn allen verwerkt. Zoals in de inleiding aangegeven leiden de volgende ontwikkelingen tot een correctie met een financieel effect op het resultaat. Afspraken Stedelijk Gebied Eindhoven rondom bedrijventerreinen ( ) Op 20 juni 2017 is met de 9 regiogemeenten in het stedelijk gebied Eindhoven overeenstemming bereikt over marktgericht en dienend aan onze Brainport ambities bindende aanbod van bedrijventerreinen in het stedelijk gebied. Uw raad heeft daar op 11 april 2017 een besluit over genomen. Het resultaat van dit akkoord voor Eindhoven is dat de ontwikkeling van Park Forum Oost definitief is geschrapt. Het schrappen van de ontwikkeling was in de conceptjaarstukken2016 benoemd als risico. Nu besluitvorming rond is, zorgt de regionale overeenstemming met terugwerkende kracht voor een afwaardering van de grondexploitatie Park Forum Oost. Dit is een negatieve correctie van Deze correctie hadden we anders in 2017 verwerkt. Te laag verantwoorde lasten bij een zorgaanbieder ( ) Één van de zorgaanbieders had een deel van haar verantwoording op een andere wijze gecategoriseerd waardoor dit deel van geleverde diensten in 2016 met een omvang van in eerste instantie niet zichtbaar werd. Omdat deze diensten wel zijn geleverd en niet pasten in de lumpsum-afspraak, is dit gecorrigeerd. Dat leidt tot een negatieve correctie van Voorziening frictiekosten ombuigingen ( ) De voorziening frictiekosten ombuigingen is bedoeld om salariskosten van medewerkers op te vangen die boventallig zijn geworden binnen Route2014. Voor het bepalen van hoogte van de voorziening 2017 zijn enkele medewerkers meegenomen waarvan nu bekend is dat ze in 2017 tijdelijk werkzaamheden verrichten in het kader van hun Van Werk naar Werk traject (VWNW). De salariskosten van deze medewerkers (totale omvang van ) moeten in 2017 vanuit de reguliere personele budgetten worden gedekt in plaats van uit de voorziening. De dotatie aan de voorziening frictiekosten is daarmee in 2016 te hoog geweest. Dit leidt nu tot een positieve correctie van maar in 2017 verwachten we een even groot nadeel omdat deze kosten niet binnen de reguliere personele budgetten zijn geraamd. 2.2 De adviezen van de accountant dragen bij aan het verbeteren van de interne beheersing. Deze aanbevelingen zijn cq worden met hoge urgentie opgepakt De accountant besteedt in het verslag van bevindingen veel aandacht aan de interne beheersing, en is op onderdelen kritisch van aard. Wij delen het beeld dat er verbetering noodzakelijk is en dit is met hoge urgentie opgepakt. Verbetering van de interne beheersing is een proces van stappen. Meerdere verbetertrajecten zijn al eerder in gang gezet en daarop zal vanaf nu versneld op worden doorgepakt. Zo is op het financieel afsluitproces het afgelopen jaar al geïnvesteerd en daar zijn ook stappen vooruit gezet maar dat is nog niet voldoende. Daar komt bij dat de scherpere richtlijnen meer voorbereiding en dus ook veel capaciteit vragen. De toenemende dossiervorming binnen het controleproces legt daarmee druk op de hele organisatie. De bevindingen vanuit de evaluatie van het proces van de jaarstukken 2016 zullen

5 betrokken worden bij de voorbereidingen van het jaarrekeningproces Ook de introductie van het maandelijks afsluiten moet bijdragen aan een beter proces. Inkoop is al meerdere jaren een proces dat onvoldoende op orde is. Ook hier geldt dat de organisatie daar aan werkt en er zijn diverse maatregelen in gang gezet die het proces verbeteren, zoals het stellen van scherpere kaders en een wijziging van werkwijze. Hierbij wordt door middel van zogenaamde lead buyers het inkoopproces geïntegreerd in de primaire processen, waardoor de kaders beter kunnen worden bewaakt. Daarnaast wordt een bestelsysteem geïmplementeerd, wat zal leiden tot verbeterde procesbeheersing. Deze maatregelen vragen echter tijd, en zullen naar verwachting eerst in 2018 de gewenste revenuen opleveren. Ook zijn er bevindingen ten aanzien van kredietoverschrijdingen. De formele autorisatie van kredieten voor investeringen is niet overal goed op orde. Waar initiële besluitvorming over de investeringen zelf op correcte wijze plaatsvindt, is de administratieve verwerking middels besluitvorming alsmede tijdig voorleggen van bijstellingen niet altijd correct. Dit proces moet strakker en daar worden maatregelen op getroffen. Hiertoe is reeds een project opgestart om te komen tot verbetervoorstellen en de implementatie hiervan. Dit proces heeft hoge prioriteit. De bevindingen ten aanzien van het Grondbedrijf en Vastgoed zijn verbeterd ten opzichte van de vorige jaren; we zien hier dat de ingezette verbetertrajecten tot resultaat hebben geleid. Daarentegen zijn de opmerkingen ten aanzien van de beheersing in het Sociaal Domein stevig. De accountant adviseert om maatregelen te treffen waardoor de afhankelijkheid van zorgaanbieders ten aanzien van vaststelling van levering van zorg afneemt, duidt op de noodzaak van versterking op de beheersing van de stichting Wijeindhoven (invoeren controleprotocol), adviseert strakkere processen en versterking van de interne analyses waarmee de contracten kunnen worden verbeterd. Wij nemen deze aanbevelingen met prioriteit mee in de verbeteringen die wij voorstaan in de beheersing binnen het Sociaal Domein. De accountant staat ook stil bij de financiële positie van de gemeente Eindhoven. Daarbij wordt de ontwikkeling van de reservepositie uitgelicht, met nadruk op de afname. Het weerstandsvermogen neemt af en daar ligt ook een relatie met de risicoparagraaf met het advies om de risico's te kwantificeren. Dat is reeds zo veel mogelijk gebeurd en is ook de intentie, maar is niet in alle gevallen mogelijk. In het verlengde van de afname van de reservepositie groeit de vreemd vermogenspositie (schuldenpositie). Middels de kengetallen volgen wij de stand van zaken. Tegelijkertijd zien we dat de exploitatie (begroting) onder druk staat, met name door de resultaten op het Sociaal Domein. Wij zetten in op versterkte sturing in 2017 en de maatregelen die wij voor ogen hebben om die positie te verbeteren zullen terugkomen bij de aanbieding van de begroting 2018.

6 2.3 In de voorziening voor nadelige resultaten grondexploitaties moeten we onderscheid maken tussen grondexploitaties die we als gemeente zelf uitvoeren en grondexploitaties die door derden worden uitgevoerd en waar we het project faciliteren In het kader van de nieuwe BBV regelgeving is het voor grondexploitaties vanaf 2016 noodzakelijk om een onderscheid aan te brengen in projecten in het kader van actief grondbeleid (de gemeente voert hierbij zelf alle fasen uit van de grondexploitatie) en projecten in het kader van facilitair grondbeleid (de bouwkavel is in bezit van een private partij en de gemeente faciliteert de plannen als daarvoor een bestemmingswijziging noodzakelijk is). Dit onderscheid dient ook aangebracht te worden in de voorziening voor nadelige resultaten grondexploitaties die gevormd wordt als bij aanvang van een project een negatief resultaat wordt verwacht. Om deze uitsplitsing te kunnen maken, dient voor facilitaire projecten een nieuwe voorziening te worden ingesteld. 3.1 Het negatieve resultaat wordt opgevangen binnen het eigen kapitaal. Daarmee zakken we voor 10,4 miljoen onder de (eigen) norm van het weerstandvermogen. Voorstel hoe hiermee om te gaan wordt meegenomen bij de behandeling van de begroting 2018 Voor het weerstandsvermogen hanteren we een (eigen) norm van 10% van het begrotingstotaal. Voor 2016 is de norm vastgesteld op 88 miljoen. Door afboeking van het negatieve rekeningresultaat zakt het weerstandsvermogen naar 77,6 miljoen. Dit is 10,4 miljoen onder de norm. Zodra het weerstandsvermogen zakt tot onder de norm moet een voorstel tot aanvulling worden gedaan. Dit voorstel zal integraal onderdeel uitmaken van de Begroting 2018 die we u in september van dit jaar aanbieden. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, secretaris

7 Herzien Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 2017; besluit: 1 Kennisnemen van: a de bevindingen van de accountant b de vervolgacties naar aanleiding van de bevindingen van de accountant 2 Vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening 2016 onder de voorwaarden dat wordt ingestemd met: a b c het conform Kadernota 2017 en najaarsbericht 2016 inzetten van 3,4 miljoen uit het Eigen Kapitaal als achtervang BUIG de uitgaven boven de begroting in lijn met bestaand beleid het instellen van de volgende voorzieningen: 1 voorziening onderhoud Catharinakerk met de volgende criteria Doel en functie: Voor het onderhoud aan de objecten zijn financiële middelen noodzakelijk. Deze voorziening dient ter dekking van de onderhoudskosten Catharinakerk Voeding: Eenmalig vanuit de algemene middelen ( verwerkt in rekeningresultaat 2016) en vanaf 2017 jaarlijkse stortingen vanuit de exploitatie Criteria voor onttrekkingen: conform Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Maximum hoogte: nvt Minimum hoogte: 0 Looptijd: Gekoppeld aan eigendom object 2 voorziening onderhoud Muziekgebouw met de volgende criteria Doel en functie: Voor het onderhoud aan de objecten zijn financiële middelen noodzakelijk. Deze voorziening dient ter dekking van de onderhoudskosten Muziekgebouw. Voeding: jaarlijkse stortingen vanuit de exploitatie Criteria voor onttrekkingen: conform Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Maximum hoogte: nvt Minimum hoogte: 0 Looptijd: Gekoppeld aan huurperiode object 3 conform BBV een voorziening verliesgevende projecten facilitair Grondbedrijf in te stellen: Doel en functie: Dekking van verwachte nadelige resultaten op facilitaire projecten omdat (toekomstige) kosten van het project niet allemaal kunnen worden verhaald op een derden. Voeding: Vanuit collegeproduct grond (vanaf 2018: taakvelden 3.2

8 d Fysieke bedrijfsinfrastructuur en 8.2 Grondexploitaties Niet bedrijventerreinen) als bij het opstarten van het project kosten niet volledig verhaalbaar blijken te zijn Criteria voor onttrekkingen: Bij het maken van de niet verhaalbare kosten Maximum hoogte: n.v.t Minimum hoogte: 0 Looptijd: onbeperkt het verlenen van een krediet voor de ondergrond van de bio-energiecentrale Meerhoven voor en het verhogen van het krediet voor de bioenergiecentrale Meerhoven (bouw en installatie) met (budgettair neutraal) waarbij de extra kapitaallasten al zijn opgevangen binnen de herijking van de investering 3 Kennisnemen dat het negatieve resultaat van 19,6 miljoen ten laste wordt gebracht van het eigen kapitaal Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van, voorzitter., griffier.