Bestuur en Toezicht. Beperking aantal toezichtfuncties Evenwichtige zetelverdeling m/v. Introductie. juni 2011

Transcriptie

1 juni 2011 Bestuur en Toezicht Beperking aantal toezichtfuncties Evenwichtige zetelverdeling m/v Introductie De Wet Bestuur en Toezicht is onlangs aangenomen en zal waarschijnlijk op 1 januari 2012 in werking treden. Daarom willen wij u informeren over: de beperking van het aantal toezichtfuncties van bestuurders en commissarissen; de streefcijfers voor een evenwichtige zetelverdeling tussen mannen en vrouwen. Deze beperking en streefcijfers gelden alleen voor wie een bestuurs- of toezichtfunctie vervult bij een grote vennootschap of stichting (voor de definitie van groot, zie verderop in deze publicatie). De nieuwe wet geeft tevens regels over de wijze waarop bestuur en RvC moeten omgaan met tegenstrijdige belangen en nieuwe regels over de one-tier board. Deze onderwerpen komen in deze publicatie niet aan bod. Joyce Leemrijse Tel +31 (0) Robert Jan Lijdsman Tel +31 (0) Christiaan Stokkermans Tel +31 (0) Gerbrand Visser Tel +31 (0)

2 Beperking aantal toezichtfuncties MAXIMUM AANTALLEN Op grond van de nieuwe wet, gelden voortaan de volgende beperkingen voor bestuurders en commissarissen van een grote vennootschap of stichting. (Uitvoerend) bestuurders: maximaal 2 zware toezichtfuncties; geen voorzitter van de RvC of one-tier board bij een andere grote vennootschap. Commissarissen/niet-uitvoerend bestuurders: maximaal 5 zware toezichtfuncties; voorzitterschap telt dubbel. De positie van niet-uitvoerend bestuurder in een one tier board wordt gelijkgesteld met die van een commissaris. De positie van lid van de raad van toezicht (of anders genaamd toezichthoudend orgaan) bij een grote stichting dient te worden gelijkgesteld met die van een commissaris. In de praktijk fungeert een bestuurder soms feitelijk als niet-uitvoerend bestuurder, maar is dat juridisch niet duidelijk vastgelegd. In dat geval valt de bestuurder onder de regeling voor uitvoerend bestuurders. Het kan raadzaam zijn om de formele positie van betrokkene in overeenstemming te brengen met de feitelijke, zodat hij of zij wél als niet-uitvoerend bestuurder geldt. Hiervoor kan een statutenwijziging nodig zijn. WAT IS EEN ZWARE TOEZICHTFUNCTIE? Als zware toezichtfuncties hebben te gelden de positie van commissaris, niet-uitvoerend bestuurder of lid van een bij statuten ingesteld toezichthoudend orgaan (bijv. raad van toezicht) bij een grote vennootschap (NV of BV) of stichting. De beperkingen zijn vergelijkbaar met die voor beursvennootschappen uit de Governance Code (best practice bepalingen II.1.8 en III.3.4). Het verschil is dat de nieuwe wettelijke beperkingen niet alleen zien op functies bij beursgenoteerde vennootschappen, maar ook op andere zware toezichtfuncties. De volgende toezichtfuncties tellen niet mee: bij groepsmaatschappijen van de grote vennootschap of stichting; bij buitenlandse vennootschappen/rechtspersonen; en bij verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen De situatie waarin een natuurlijk persoon niet rechtstreeks, maar via een management BV de functie van bestuurder bekleedt, is niet geregeld. Zolang geen sprake is van misbruik, zal op zo n natuurlijk persoon de limitering van twee toezichtfuncties niet van toepassing zijn. 2

3 Beperking aantal toezichtfuncties BESTAANDE SITUATIES WORDEN NIET AANGETAST Bestuurders en toezichthouders van grote vennootschappen of stichtingen die bij inwerkingtreden van de wet het maximum aantal toezichtfuncties overschrijden, hoeven geen functies neer te leggen. Bij (her)benoemingen na inwerkingtreding, tellen functies aangegaan vóór inwerkingtreding wél mee. Op basis van interpretaties die de minister heeft gegeven, mag voorts het volgende worden aangenomen: Indien door een benoeming of herbenoeming het maximum aantal toezichtfuncties wordt overschreden, is (alleen) de benoeming in die laatste toezichtfunctie nietig; Als een kleine vennootschap of stichting groeit en daarmee groot wordt, worden bestaande posities niet aangetast. Ook niet wanneer aldus een situatie ontstaat waarin iemand meer dan het toegelaten aantal posities bekleedt. Voor herbenoeming zal het aantal toezichtfuncties dan echter wel tot het wettelijke maximum moeten worden teruggebracht. 3

4 Evenwichtige zetelverdeling m/v HOOFDREGELS De wet bevat tijdelijke regels over een evenwichtige zetelverdeling tussen mannen en vrouwen in besturen en raden van commissarissen van alle grote vennootschappen, ook niet-beursgenoteerde. De regeling is tijdelijk en zal in beginsel vervallen per 1 januari Uitgangspunt is: ten minste 30% mannen en ten minste 30% vrouwen. Op (her)benoemingen na inwerkingtreding is de regeling zonder meer van toepassing; herbenoemingen zullen dan ook zorgvuldig moeten worden bekeken. Het kan wenselijk of nuttig zijn om bestaande profielschetsen waar nodig aan te passen aan de nieuwe regeling. Ook zoekopdrachten voor kandidaten voor bestuurs- en toezichtfuncties bij grote vennootschappen kunnen op de nieuwe regeling worden afgestemd. Als een grote vennootschap wordt bestuurd door een andere vennootschap (NV of BV) dan gelden de regels voor evenwichtige zetelverdeling (ook) voor die andere vennootschap. Ook als die andere vennootschap zelf niet een grote vennootschap is. SANCTIES BIJ NIET-NALEVING De wettelijke percentages voor evenwichtige zetelverdeling hebben het karakter van streefcijfers. De tekst van de wet verplicht niet tot uitbreiding van het aantal bestuurders of commissarissen; of ontslag van zittende bestuurders of commissarissen om aan de regels van een evenwichtige zetelverdeling te voldoen. Het zal afhangen van de algemene vergadering of de bestaande samenstelling moet worden gewijzigd. Slaagt een grote vennootschap er niet in de zetels met inachtneming van de streefcijfers ter verdelen, dan moet in het jaarverslag worden uitgelegd: waarom dat niet is gelukt; hoe de vennootschap heeft geprobeerd tot een evenwichtige verdeling te komen; en hoe in de toekomst een evenwichtige verdeling gerealiseerd zal worden. 4

5 Grote vennootschappen en stichtingen HOOFDPUNTEN De beperking van het aantal toezichtfuncties is uitsluitend van toepassing op grote vennootschappen en stichtingen. De regeling inzake de evenwichtige zetelverdeling is uitsluitend van toepassing op grote vennootschappen. Een vennootschap of stichting kwalificeert als groot indien wordt voldaan aan ten minste twee van de volgende criteria: Deze criteria zijn ontleend aan artikel 2:397 lid 1 BW (jaarrekeningenrecht). Bij een rechtspersoon die aan het hoofd staat van een groep, gaat het om de geconsolideerde gegevens van de groep. Hoewel de wet op dit punt niet duidelijk is, moet worden aangenomen dat de criteria steeds worden toegepast op de meest recente vastgestelde jaarstukken. (i) de waarde van de activa volgens de balans met toelichting bedraagt, op de grondslag van verkrijgings- en vervaardigingsprijs meer dan Euro 17,5 miljoen; (ii) de netto-omzet over het boekjaar bedraagt meer dan Euro 35 miljoen; (iii) het gemiddeld aantal werknemers over het boekjaar bedraagt ten minste 250. BIJZONDERHEDEN Wat betreft vennootschappen tellen alleen NV s en BV s die groot zijn mee. Bijvoorbeeld coöperaties, commanditaire vennootschappen en buitenlandse vennootschappen tellen niet mee. Het maximum aan toezichtfuncties bij stichtingen heeft volgens de minister uitsluitend betrekking op stichtingen die verplicht onder het jaarrekeningenrecht vallen. Stichtingen primair gericht op bijvoorbeeld kerkelijke, charitatieve en culturele doelstellingen, vallen hierdoor buiten de regeling. De minister heeft aangegeven dat hij om misverstanden te voorkomen dit gaat opnemen in een reparatiewet, die hij nog voor de zomer aan de ministerraad wil voorleggen. Dit zijn: stichtingen met een onderneming (artikel 2:360 lid 3 BW); en stichtingen die op grond van bijzondere wetgeving verplicht zijn om het jaarrekeningenrecht toe te passen, zoals ziekenhuizen en woningbouwcorporaties. 5

6 Allen & Overy LLP Tijdelijk adres Van 10 januari 2011 tot eind 2011 is ons bezoekadres: Barbara Strozzilaan HN Amsterdam The Netherlands Tel Fax Allen & Overy maintains a database of business contact details in order to develop and improve its services to its clients. The information is not traded with any external bodies or organisations. If any of your details are incorrect or you no longer wish to receive publications from Allen & Overy, please publications.amsterdam@amsterdam.allenovery.com. Links to third party websites in this document are not monitored or maintained by Allen & Overy. We do not endorse these websites and are not responsible for their content. We accept no responsibility for any damage or loss you may suffer arising out of access to these websites. Please read all copyright and legal notices on each website prior to downloading or printing items to ensure that such actions are permitted under the third party website s copyright notices, legal notices and/or terms of use. In this document, Allen & Overy means Allen & Overy LLP and/or its affiliated undertakings. The term partner is used to refer to a member of Allen & Overy LLP or an employee or consultant with equivalent standing and qualifications or an individual with equivalent status in one of Allen & Overy LLP s affiliated undertakings. Allen & Overy LLP or an affiliated undertaking has an office in each of: Abu Dhabi, Amsterdam, Antwerp, Athens, Bangkok, Beijing, Bratislava, Brussels, Bucharest (associated office), Budapest, Doha, Dubai, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Hong Kong, Jakarta (associated office), London, Luxembourg, Madrid, Mannheim, Milan, Moscow, Munich, New York, Paris, Perth, Prague, Riyadh (associated office), Rome, São Paulo, Shanghai, Singapore, Sydney, Tokyo, Warsaw. Allen & Overy LLP This document is for general guidance only and does not constitute definitive advice. DP