INFORMATIEBUNDEL. Niveau D technisch assistent/ assistent en assistent-onthaal. Algemene situering

Transcriptie

1 INFORMATIEBUNDEL De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin voor iedereen die toenadering zoekt tot de Nederlandstalige gemeenschap in Brussel, organiseert een AANWERVINGSEXAMEN VOOR Niveau D technisch assistent/ assistent en assistent-onthaal Algemene situering DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari Op het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in Brussel en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brussels hoofdstedelijk gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft lokale en intermediaire taken, oefent provinciale bevoegdheden uit en vervult gemeentelijke opdrachten als een overkoepeling voor het gewest wenselijk is of als gemeenten hun taken niet ten volle waarmaken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft structurele banden, van institutionele, financiële, politieke en/of inhoudelijke aard, met de Vlaamse Gemeenschap en met het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De politieke organen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn de Raad en het College. De Raad is het beraadslagende orgaan en is samengesteld uit de 17 Nederlandstalige leden van het Brussels Hoofdsteldelijk Parlement. Het uitvoerende orgaan is het College, dat bestaat uit de twee Nederlandstalige ministers en de Nederlandstalige staatssecretaris van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering. Het Brusselse lid van de Vlaamse Regering woont de vergaderingen van het College met raadgevende stem bij. 1/16

2 DE ADMINISTRATIE De administratie vervult een drievoudige taak voor het College: Zij bereidt het beleid voor. Zij voert de beslissingen van het College correct en nauwgezet uit. Zij evalueert de effecten van het gevoerde beleid. ORGANISATIESTRUCTUUR VAN DE ADMINISTRATIE 1 De leidend ambtenaar De leidend ambtenaar staat in voor het aansturen van de VGC-administratie op het gebied van strategie & algemeen management. Onderstaande diensten/cellen/eenheden worden rechtstreeks door de leidend ambtenaar aangestuurd. 1.1 Diensten leidend ambtenaar Kanselarij o secretariaat van het College (beheer collegeprocedure) Centrum voor documentatie, digitaal management en kwaliteitszorg o documentatiecentrum & archiefwerking o (digitaal) informatiemanagement o kwaliteitszorg (of kwaliteitsmanagement). Hiervoor wordt ook een externe consultant aangesteld. Die moet helpen bij de uitwerking en de begeleiding van een externe controle binnen de administratie. Juridische dienst en klachtenbehandeling o adviesverlening o geschillen o klachtenbehandeling o openbaarheid van bestuur 1.2 Cel Stedelijk Beleid De opdrachten van de cel Stedelijk Beleid omvatten: - het versterken van de interne samenwerking binnen de VGC: de cel Stedelijk Beleid is transversaal gepositioneerd binnen de administratie om de transversale dynamiek en werking binnen de VGC te versterken. - de algemene en inhoudelijke coördinatie, monitoring en opvolging van de zakelijke en technische afspraken in het kader van het Stedenfonds. - het actief opvolgen en stimuleren van de samenwerking met andere overheden en coördineren van de participatie van Nederlandstalige gemeenschapsinitiatieven aan stedelijke herwaarderingsprogramma s van andere overheden (Duurzame Wijkcontracten, oproep Stadsvernieuwing, enz). - het versterken van de samenwerking met het Nederlandstalige werkveld: het bevorderen van de participatie in de vorm van transversaal opgezette ontmoetings- en reflectiemomenten of inspraak- en participatietrajecten met het werkveld. - verschillende transversale opdrachten zoals de coördinatie en (co)redactie van strategische beleidsteksten (jaarlijkse regeerverklaring, beleidsnota s, rapport Task Force Brussel) worden door de cel Stedelijk Beleid opgenomen en/of gecoördineerd. Onderzoek naar en mogelijke coördinatie van een strategisch meerjarenplan voor de VGC. - het transversale project m.b.t. de Buurtstewards. 2/16

3 1.3 Meet- en weetcel De Meet- en weetcel / Expertisecentrum staat in voor de wetenschappelijke onderbouw van het VGCbeleid. Haar kerntaken vallen uiteen in drie grote clusters: o wetenschappelijke ondersteuning van het beleidswerk o dataverzameling en -ontsluiting o meten en operationaliseren van (indicatoren in) beleidsplannen De Meet- en weetcel neemt de wetenschappelijke begeleiding op zich van onderzoeken die in opdracht van de VGC worden uitgevoerd. De activiteitencluster 'Dataverzameling' heeft in de eerste plaats betrekking op het ontwikkelen of het herwerken van registratiesystemen door en voor de administratie. Daarnaast is de Meet- en weetcel ook een expertisecentrum: zij verzamelt wetenschappelijke documentatie die relevant is voor de ondersteuning en de omkadering van het beleid. De Meet- en weetcel ondersteunt de meet- en analyseactiviteiten binnen de VGC en verzamelt en verspreidt de resultaten ervan. De Meet- en weetcel kan de administratie ten slotte ook ondersteunen bij de opmaak, de opvolging en de evaluatie van beleidsplannen. Ze legt meetbare indicatoren vast en meet of monitort die volgens de afgesproken timing. 1.4 Communicatie & ICT / Events De dienst Communicatie & ICT / Events staat in voor de ondersteuning, de dienstverlening en de aansturing van: ICT Infrastructuur o beheer informaticapark, ICT-infrastructuur en -architectuur o netwerkbeheer, -conceptualisatie en -advies o hosting (inclusief beleid rond back-up en disaster recovery) o softwareconfiguraties, -installaties en -implementaties o ICT-architectuur o ICT-helpdesk (inclusief technische ondersteuning telewerken) o gebruikersopleidingen Ontwikkeling o beheer ICT-aanvragen en -opportuniteiten (transversaal overlegplatform Klankbordgroep ICT) o ontwikkeling en beheer applicaties en databanken o technisch advies en ondersteuning bij ICT-projecten (inclusief functionele en technische analyse) o technische opvolging ICT-leveranciers o kennismanagement Communicatie (& Events) Interne communicatie o intranet o interne personeelsnieuwsbrief o taalondersteuning (taalrevisor) o aanmaak en beheer adressenbestand op basis van gegevens Rijksregister o grafische vormgeving Bedrijfscommunicatie Externe communicatie van de VGC o publicaties en producten (promotiemateriaal, events, standen...) o taaladvies en copywriting o huisstijl o look & feel en imago o public relations o persrelaties Subsidiedossiers Media Opvolging Muntpunt in samenwerking met de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport Opvolging Wonen in Brussel 3/16

4 1.5 Facilitair beheer Reprografie en huisdrukkerij Onderhoud wagenpark Mobiele ploeg Magazijn / voorraadbeheer Uitleendienst 1.6 Preventiedienst en Welzijn op het werk De preventieadviseur is een onafhankelijke staffunctie die rechtstreeks onder de werkgever (de leidend ambtenaar) ressorteert. De preventieadviseur ondersteunt de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers om de maatregelen uit de welzijnswet toe te passen. De preventieadviseur adviseert de VGC-administratie over: o veiligheid en gezondheid op het werk o ergonomie o psychosociale belasting van het werk o invloed van het leefmilieu op de arbeidsomstandigheden o arbeidshygiëne 2 De algemene beleidsdirecties De algemene beleidsdirecties hebben een centrale positie in het geheel van de organisatie. Ze staan in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het vlak van: - Cultuur, Jeugd en Sport - Welzijn, Gezondheid en Gezin - Onderwijs en Vorming 2.1 De algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (ADCJS) De algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport staat in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het gebied van Cultuur, Jeugd en Sport: Cultuur: o algemeen cultuurbeleid o kunsten o erfgoed, musea, cultureel toerisme o sociaal-cultureel werk o leefmilieu o vorming o streekgericht bibliotheekwerk en lokale bibliotheken Jeugd (& speelpleinen) Sport 2.2 De algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOF) De algemene directie Onderwijs en Vorming staat in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het vlak van Onderwijs en Vorming: o Onderwijs o Vorming - Opleiding tot werken De algemene directie behartigt de aansturing en de opvolging van: de eigen onderwijsinstellingen: o Kasterlinden - basisonderwijs en secundair onderwijs o Kasterlinden - verblijf voor jongeren o Zaveldal Centrum voor Leerlingenbegeleiding 4/16

5 2.3 De algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin (ADWGG) De algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin staat in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het gebied van Welzijn, Gezondheid en Gezin: Welzijn o algemeen o jeugdwelzijn o ouderenwelzijn o personen met een handicap Gezondheid Gezin Integratie- en inburgering De algemene directie omvat ook het Logo en staat in voor de aansturing en de opvolging van de Poolster. 3 De beleidsuitvoerende entiteiten De beleidsuitvoerende entiteiten staan naast de voorbereiding en evaluatie voornamelijk in voor de uitvoering van het beleid. De entiteiten ressorteren elk onder een algemene beleidsdirectie. Ze werken voor alle transversale thema s nauw samen met de cel Stedelijk beleid. 3.1 Entiteit Gemeenschapscentra (ADCJS) De entiteit Gemeenschapscentra staat in voor de coördinatie en de begeleiding van de 22 gemeenschapscentra. Het gaat daarbij zowel om inhoudelijke als om zakelijke processen: communicatie, onthaal en dienstverlening culturele participatie, animatie en spreiding educatie en permanente vorming gemeenschapsvorming 3.2 Entiteit Onderwijscentrum Brussel (ADOV) De entiteit Onderwijscentrum Brussel staat in voor de ondersteuning en de vorming van schoolteams rond: taalbeleid taalvaardigheidsonderwijs (en ICT) omgaan met diversiteit ouder- en buurtbetrokkenheid Het Onderwijscentrum is ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de Brede Scholen. 3.3 Entiteit Gezin (ADWGG) De entiteit Gezin staat in voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het gezinsbeleid: ondersteuning van het Brusselse netwerk van Nederlandstalige opvangvoorzieningen voor kinderen coördinatie van het Lokaal Overleg Kinderopvang ondersteuning van preventieve Brusselse kinderzorg taalondersteuning gezinsvoorzieningen 5/16

6 4 De algemene directie Ondersteuning en Facility De algemene directie Ondersteuning en Facility beheer staat in voor een geïntegreerd zakelijk beheer en bestaat uit drie directies: Personeel, HRM en Onthaal Financiën, Begroting en Aankoop Gebouwen en Patrimonium 4.1 Directie Personeel, HRM en Onthaal Wervingen en personeelsbewegingen o examens en selecties o interne mobiliteit o vervangingspool Een geïntegreerd personeelsbeheer o ziektebeheer o dossierbeheer (verlofvormen ) o salaris en pensioenen o kosten eigen aan de werkgever Personeelsontwikkeling o competentiemanagement o competentieontwikkeling (vorming, loopbaantrajecten, lerende organisatie) o motivatie en valorisatie van de medewerkers o evaluatie o loopbaanbegeleiding o vorming lerende organisatie o diversiteitsbeleid o HR-ontwikkelingen Sociaal overleg o syndicaal overleg o statutaire aangelegenheden Sociale dienst/werking Kennismanagement Onthaal Catering Interne en externe verzending 4.2 Directie Financiën, Begroting en Aankoop Begroting en rekening Financieel beleid Boekhouding Thesaurie Boekhoudkundige inventaris Algemene financiële begeleiding Begeleiding en ondersteuning externe organisaties in de beleidsdirecties Financiële controles van de besteding van VGC-middelen bij externe organisaties en instellingen Aankoopdienst en contractbeheer (voor administratie + eventuele verzelfstandigde diensten) o besteldienst o nazicht facturen en leveringen o contractbeheer (onderhoud, energie, reprografie, verzekeringen) 4.3 Directie Gebouwen en Patrimonium Beheer gebouwenpatriomium Beheer huurcontracten Opvolging verbouwingen en renovaties eigen gebouwen Opvolging verbouwingen en renovaties aan gebouwen van derden Opvolgen infrastructuuraspecten bij investeringssubsidies Opmaak en opvolging investeringsplan 6/16

7 Dynamisch organisatieconcept 7/16

8 HET AANWERVINGSEXAMEN VOOR NIVEAU D 1. De functie technisch assistent 1.1 Algemene beschrijving Als technisch assistent voer je technische en logistieke taken uit ter ondersteuning van de dienst Opdrachten Binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn er verschillende jobs als technisch assistent (klusjeskrachten, poetskrachten, bodes, ). Concrete opdrachten zijn afhankelijk van de functie. 1.3 Competenties Waardegebonden competenties dienstbaar zijn integer handelen betrokken zijn Niveaugebonden competenties Interactief gedrag o mondeling vaardig zijn o samenwerken Probleemoplossend gedrag o resultaatsgericht werken o nauwkeurig en met zin voor orde werken o flexibel reageren Functiegebonden competenties o afhankelijk van de functie 8/16

9 2. De functie assistent en assistent-onthaal 2.1 Algemene beschrijving Als assistent voer je administratief logistieke taken uit ter ondersteuning van de dienst. Als assistent-onthaal verzorg je het ook het onthaal in één van de standplaatsen van de VGC. Je fungeert hierbij als eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je bent verantwoordelijk voor verschillende ondersteunende, administratieve en logistieke taken Opdrachten Assistent: Kopiëren, faxen en verzenden van documenten; Verwerken van gegevens in bestanden; Klasseren van documenten; Bedelen van interne en externe post; Beheren van voorraden (onder meer bureaumateriaal, brochures, keukenmateriaal). Bijkomende opdrachten voor assistent-onthaal: Ontvangen, registreren, informeren en begeleiden van bezoekers; Verzorgen van telefonisch onthaal (fungeren als eerste aanspreekpunt); Logistiek ondersteunen van de werkzaamheden (o.a. zalen reserveren en klaarzetten, machines aanvullen); Onderhouden van de werkomgeving. 2.3 Competenties Waardegebonden competenties dienstbaar zijn integer handelen betrokken zijn Niveaugebonden competenties Interactief gedrag o mondeling vaardig zijn o samenwerken Probleemoplossend gedrag o resultaatsgericht werken o nauwkeurig en met zin voor orde werken o flexibel reageren Functiegebonden competenties voor assistent-onthaal o klantgericht handelen 9/16

10 3. Toelatingsvoorwaarden voor het aanwervingsexamen 3.1 Toelatingsvoorwaarden voor het aanwervingsexamen niveau D: Geen diplomavoorwaarden > maximale getuigschrift van lager secundair onderwijs Wanneer de inschrijvingstermijn verstreken is, wordt via een kandidaturenonderzoek bepaald welke kandidaten voldoen aan de voorwaarden. Kandidaten die voldoen aan alle voorwaarden worden toegelaten tot het examen. 4. Verloop van de examenprocedure De procedure voor een aanwervingsexamen op de verschillende niveaus wordt bepaald door het VGCpersoneelsstatuut. Een aanwervingsexamen bestaat uit: een algemeen examengedeelte; een functiegebonden examengedeelte. Elk examengedeelte kan uit verschillende testen bestaan. Dit wordt, samen met de andere modaliteiten, bepaald door de leidend ambtenaar. 4.1 Het algemeen examengedeelte Het algemeen examengedeelte test de niveaugebonden competenties voor het niveau in kwestie. Als je slaagt in het algemeen examengedeelte, word je opgenomen in een algemene aanwervingsreserve. Een aanwervingsreserve heeft een geldigheidsduur van 4 jaar. De reserve wordt goedgekeurd zonder rangschikking van de geslaagde kandidaten. Om opgenomen te worden in de algemene aanwervingsreserve moet je 55% behalen en op elke competentie 50 % scoren. 4.2 Het functiegebonden examengedeelte Op het moment dat er een concrete vacature op niveau D kan worden ingevuld, worden de beschikbare aanwervingsreserves aangeschreven. Ook personeelsleden die reeds een vaste functie hebben op niveau D kunnen via interne mobiliteit kandideren voor deze concrete vacature. Als de vacature je interesseert, word je uitgenodigd voor het functiegebonden examengedeelte. Dit gedeelte toetst de specifieke functiegebonden competenties die nodig zijn voor die concrete vacante functie. Het functiegebonden examengedeelte kan bestaan uit een mondeling gedeelte, eventueel met schriftelijke voorbereiding. De examenjury bepaalt, binnen de door het VGC-personeelsstatuut opgelegde modaliteiten, de invulling en het gewicht van de proeven. Als je slaagt in het functiegebonden examengedeelte, word je volgens je behaalde resultaten gerangschikt in een functiegebonden reserve. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 4 jaar. 10/16

11 5. Algemeen examengedeelte toelichting testen Het programma voor het algemeen gedeelte van het aanwervingsexamen op niveau D bestaat uit volgende testen: 1. Situationele Beoordelingstest (SJT) 2. Persoonlijkheidsvragenlijst (PAQ) Verder in deze informatiebundel vindt u meer toelichting over de testen. Op de website van Hudson kan u via onderstaande link kennismaken met een gelijkaardige persoonlijkheidsvragenlijst: Persoonlijkheidsvragenlijst (BAQ): 11/16

12 5.1 Situationele Beoordelingstest (SJT) De Situationele Beoordelingstest (kortweg SJT) is een vaak gebruikte manier om na te gaan hoe u in een bepaalde werksituatie zou reageren, en of die reactie correct is. Hieronder vindt u een schermvoorbeeld van een SJT rond Veiligheid: In dergelijke oefening beeldt u zich in dat u werkt voor een welbepaalde organisatie. Er worden een aantal situaties beschreven die kunnen voorkomen. Voor iedere situatie is aangegeven wat uw verantwoordelijkheden zijn. U krijgt eerst een aantal instructies en een voorbeeld van hoe de oefening eruit zal zien. Op die manier kan u zich vertrouwd maken met de verwachte manier van werken. 12/16

13 Bij elke situatie krijgt u 3 mogelijke acties. U wordt gevraagd om een keuze te maken tussen de acties op basis van een 5-puntenschaal aangegeven bij iedere situatie: -- (ik doe dit zeker niet), - (ik doe dit eerder niet), -/+ (neutraal), + (ik doe dit eerder wel) en ++ (ik doe dit zeer waarschijnlijk). 13/16

14 5.2 Persoonlijkheidsvragenlijst (PAQ) Deze vragenlijst meet persoonlijkheidseigenschappen die relevant zijn in de professionele context van medewerkers op niveau D. Hieronder vindt u een voorbeeld: 14/16

15 6. De examenjury De jury voor de aanwervingsexamens op niveau D bestaat uit: - 1 interne voorzitter of plaatsvervanger (leidend ambtenaar of algemeen directeur als plaatsvervanger) - 1 intern jurylid van de directie Personeel en HRM (directeur Personeel en HRM of adjunct van de directeur van de directie Personeel en HRM als plaatsvervanger) - 1 extern jurylid (vertegenwoordiger van HUDSON Belgium nv) Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie keurt, op voorstel van de jury, de aanwervingsreserve goed. 7. Mogelijkheid tot beroep Je hebt de mogelijkheid om tegen de beslissing van de examenjury beroep aan te tekenen bij de Raad van State. Dit kan via een verzoekschrift tot nietigverklaring; je kan tevens een verzoekschrift tot schorsing van de beslissing van de examenjury indienen. Een verzoekschrift tot nietigverklaring en tot schorsing moet per aangetekend schrijven verstuurd worden aan de Raad van State Griffie afdeling bestuursrechtspraak, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel. Dit beroep bij de Raad van State moet ingediend worden binnen de zestig dagen nadat de brief met de beslissing van de examenjury je werd betekend, zoniet zal de Raad van State jouw beroep als onontvankelijk (wegens laattijdige indiening) verwerpen. 8. Timing Algemeen examengedeelte gepland in de week van 21 april 2014 Functiegebonden examengedeelte gepland vanaf mei Ons aanbod Naast een uitdagende functie in een dynamische omgeving biedt de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor de functie van (technisch) assistent een niet-geïndexeerde jaarwedde tussen EUR en EUR (geïndexeerde maandwedde ongehuwd geen personen ten laste 0 jaar anciënniteit: 1 939,46 EUR bruto en 1 412,74 EUR netto), aangevuld met andere voordelen: o gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer; o gratis MIVB-abonnement; o gratis hospitalisatieverzekering; o fietsvergoeding; o maaltijdcheques; o verhuispremie voor werknemers die naar het Brussels Hoofdstedelijk Gewest verhuizen; o stadspremie voor werknemers die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wonen 15/16

16 10. Inschrijving Solliciteren kan door een inschrijvingsformulier volledig en correct in te vullen en je CV toe te voegen uiterlijk op zondag 19 januari 2014 en dit op volgende link via de website van Hudson: Let op: de inschrijving kan enkel via de website van Hudson via het betreffende inschrijvingsformulier en door de online registratie van je inschrijving. Je registratie geldt als indieningsdatum. CV dient als bijlage toegevoegd te worden om als geldig beschouwd te kunnen worden. 11. Meer informatie Voor meer informatie over deze examenprocedure kan je contact nemen met Tom Leyder of tel Voor meer informatie over de inhoud van het examen kan je contact opnemen met Gert Engels van Hudson of tel Voor meer informatie over concrete vacatures die in de loop van 2014 zullen aangeboden worden aan de aanwervings- en bevorderingsreserve kan u terecht bij Tijl De Cooman tijl.decooman@vgc.be of tel Voor meer informatie over de Vlaamse Gemeenschapscommissie, kan u terecht op onze website: 16/16