Huishoudelijk Reglement. van de

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement van de Raad voor Dierenaangelegenheden (RDA) Vastgesteld tijdens de Raadsvergadering van 11 november 2015 RDA Huishoudelijk Reglement 1

2 INHOUD 1. Positionering Wettelijke grondslag Missie Kernwaarden Producten Voor wie Leden Onafhankelijkheid Ondersteuning Opdrachtgevers Herzien Huishoudelijk Reglement Raadsleden Benoeming Termijn Ledenregister Voortzetten of beëindigen lidmaatschap Taken, aanwezigheid en deelname Afstemming functioneren RDA Werkwijze om te komen tot Advies en/of Zienswijze Opdracht Gevraagde zienswijze Ongevraagde zienswijze Beoordeling Traject, planning en coördinatie Forumprocedure Zienswijze Vertrouwelijkheid en openbaarheid Fora Samenstelling Instellen Voorzitterschap Beëindiging, Evaluatie RDA-team Samenstelling Taken en verantwoordelijkheden Aansturing Raadsvergaderingen Planning Inhoudelijk... 8 RDA Huishoudelijk Reglement 2

3 1. Positionering 1.1 Wettelijke grondslag De Raad voor Dierenaangelegenheden (RDA) is ingesteld op grond van artikel 10, achtste lid van de Wet Dieren. De taakopdracht wordt verder geconcretiseerd in hoofdstuk 3 van het Besluit Handhaving en Overige Zaken Wet Dieren. In artikel 3, vijfde lid, onder 1 staat vastgelegd dat de Raad zijn werkwijze nader vaststelt in een reglement. Dit Huishoudelijk Reglement van de RDA is de uitwerking van dit artikel. 1.2 Missie De Raad voor Dierenaangelegenheden (RDA) is een onafhankelijke raad van deskundigen die de staatssecretaris van Economische Zaken gevraagd en ongevraagd adviseert over multidisciplinaire vraagstukken op het gebied van dierenwelzijn inclusief diergezondheid en ethische vraagstukken. De RDA bestaat uit maximaal 50 leden met zeer uiteenlopende achtergrond en deskundigheid, die er op persoonlijke titel en zonder last of ruggenspraak zitting in hebben. De missie is als volgt geformuleerd: De Raad voor Dierenaangelegenheden adviseert minister en staatssecretaris van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie over vraagstukken betreffende dierenwelzijn en diergezondheid. De Raad baseert zich daarbij op de meest recente wetenschappelijke, maatschappelijke en ethische ontwikkelingen. 1.3 Kernwaarden De kernwaarden van Raad voor Dieraangelegenheden zijn integriteit, duurzaamheid en gebalanceerdheid van de adviezen. De Raad en zijn leden streven naar zienswijzen die zich kenmerken door een integrale afweging van alle betrokken invalshoeken en belangen. Deze zienswijzen hebben een lange levensduur en onthechten zich van de waan van de dag. 1.4 Producten De Raad bespreekt complexe, lange termijn vraagstukken en geeft daarover zijn zienswijze. Deze zienswijzen kunnen op verschillende manieren gepresenteerd worden. Een belangrijke basis hiervoor zijn de discussies in verschillende fora. 1.5 Voor wie De Raad voor Dierenaangelegenheden adviseert ten principale ten behoeve van de minister en staatssecretaris van Economische Zaken. Naast haar wettelijke adviestaak aan de Minister en staatssecretaris van Economische Zaken kan de Raad zich ook richten op andere partijen die zich bezig houden met dieraangelegenheden inclusief de georganiseerde publieke opinie, de Gedeputeerde Staten en het parlement. 1.6 Leden De Raad voor Dierenaangelegenheden (RDA) is een onafhankelijke multidisciplinaire deskundigenraad. Raadsleden kunnen zitting hebben in de Raad op grond van hun wetenschappelijke expertise, hun kennis van en/of hun netwerk in een bepaalde diergerelateerde sector. Daarnaast zijn zij in staat om vakgebied overstijgend te werk te gaan. Allen hebben op persoonlijke titel en zonder last of ruggespraak zitting in de Raad. Deelname aan de Raad is onbezoldigd. Leden ontvangen kunnen wel vacatiegeld en reiskostenvergoeding voor deelname aan Forumbijeenkomsten ontvangen. RDA Huishoudelijk Reglement 3

4 1.7 Onafhankelijkheid De leden van de Raad treden in een Forum op als onafhankelijk expert op persoonlijke titel en zonder last of ruggespraak. Een forumlid mag geen direct persoonlijk of financieel belang hebben bij een advies. De Raad zorgt ervoor dat mogelijke belangen transparant zijn. Altijd vindt een bewuste afweging plaats of er geen belangenconflict kan ontstaan en of er voldoende tegenwicht is voor eventuele belangen binnen een commissie. 1.8 Ondersteuning De Raad wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk bureau: het RDAteam. (Zie hoofdstuk 5) 1.9 Opdrachtgevers De verschillende Directies en het Bureau Bestuursraad (BBR) van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) kunnen optreden als gedelegeerd opdrachtgever namens de minister en staatssecretaris van EZ. De afstemming over de adviesvragen en de adviestrajecten zal dan met de gedelegeerde opdrachtgever plaatsvinden. De RDA is inhoudelijk onafhankelijk: de opdrachtgever heeft, na de vraagstelling en opdrachtformulering, nadrukkelijk geen invloed op de aard en de inhoud van een zienswijze van de RDA en de werkwijze waarlangs deze tot stand komt. Naast deze gevraagde adviezen kan de Raad ook ongevraagde adviezen initiëren Herzien Huishoudelijk Reglement Op voordracht van secretaris in overleg met de voorzitter kunnen wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement ingebracht worden in een plenaire raadsvergadering. De Raad beslist over de wijziging bij meerderheid van stemmen. 2. Raadsleden 2.1 Benoeming De raadsleden worden door de minister (staatssecretaris) van Economische Zaken benoemd. De voorzitter doet desgevraagd een voorstel voor de benoeming van één of meerdere nieuwe raadsleden. 2.2 Termijn Raadsleden worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Deze termijn kan eenmaal met een nieuwe termijn van vier jaar verlengd worden. De Raad streeft naar een minimale vernieuwing van 10 % van de leden per jaar. 2.3 Ledenregister Het RDA-team houdt een ledenregister bij. Het register bevat informatie die bedoeld voor communicatie binnen de Raad (bijvoorbeeld NAW gegevens), de financiële afhandeling van de vacatie- en reisgelden (bijvoorbeeld paspoort gegevens) en voor een duidelijk beeld van de samenstelling van de Raad (bijvoorbeeld (neven)functies. De informatie is alleen voor intern RDA gebruik en wordt niet aan derden verstrekt. Op de website van de RDA worden kunnen leden vermeld worden, met foto en korte achtergrond. 2.4 Voortzetten of beëindigen lidmaatschap Het lidmaatschap van de Raad kan eindigen na elke termijn van vier jaar na raadpleging en/of op initiatief van de voorzitter van de Raad. RDA Huishoudelijk Reglement 4

5 Na het aflopen van de termijn kan het lid maximaal één maal herbenoemd worden voor een termijn van vier jaar. Overwegingen hierbij zijn: De wens van het lid zelf Geleverde bijdragen aan zienswijzen en andere producten van de Raad Toekomstige ontwikkelingen in de Raad en de daarbij noodzakelijke kennis en netwerk Het lidmaatschap kan in overleg met de voorzitter tussentijds beëindigd worden. Indien een raadslid het lidmaatschap op eigen verzoek beëindigt stelt hij/zij de staatssecretaris hiervan schriftelijk in kennis. 2.5 Taken, aanwezigheid en deelname Raadsleden worden verwacht deel te nemen aan de plenaire vergaderingen van de Raad. De Raad komt tweemaal per jaar voltallig bijeen. Van Raadsleden wordt verwacht dat zij gedurende een termijn van 4 jaar minimaal twee keer deel te nemen aan een Forum of andere activiteit van de Raad. Een raadslid verplicht zich in alle redelijkheid en billijkheid deel te nemen aan werkzaamheden voor de Raad wanneer dat van hem/haar gevraagd wordt. 2.6 Afstemming functioneren RDA Het RDA team draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de afstemming met het ministerie van Economische Zaken. Het RDA team plant hiertoe overleg met minister en/of staatssecretaris, en betrokken DG en directeuren. De secretaris en/of voorzitter overleggen minimaal eenmaal per jaar met de directeur van de directie waar de RDA formatief onder valt. 3. Werkwijze om te komen tot Advies en/of Zienswijze 3.1 Opdracht Gevraagde zienswijze De vragen om advies aan de RDA komen ten principale van de minister en/of staatssecretaris van Economische Zaken. Derden (bijvoorbeeld de leden van de Tweede Kamer) kunnen de RDA eveneens, via de minister en/of staatssecretaris, om advies vragen. De (Beleids)Directies of het Bureau Bestuursraad zijn kunnen over het algemeen gedelegeerd opdrachtgever zijn namens de minister en staatssecretaris Ongevraagde zienswijze De Raad kan ook zelf besluiten een zienswijze aan de minister en/of staatssecretaris voor te leggen: de Raad heeft hiermee een signalerende functie Suggesties voor adviesvragen kunnen door de raadsleden aan het RDA-team worden voorgelegd. Het bureau meldt deze activiteiten, in overleg met de voorzitter, aan het Ministerie van Economische Zaken. 3.2 Beoordeling van de gevraagde zienswijze Een verzoek om een zienswijze door de RDA wordt getoetst aan de volgende criteria: Zijn met het vraagstuk dierenaangelegenheden -in het bijzonder dierenwelzijn of diergezondheid-gemoeid? Is er vraag naar expertise die in het ministerie van Economische Zaken niet voldoende voorhanden is of wil het ministerie een onafhankelijk, lange termijn advies over een complex onderwerp? RDA Huishoudelijk Reglement 5

6 Betreft het een adviesvraag waarvoor de minister en/of staatssecretaris van Economische Zaken specifiek een multidisciplinaire deskundigengroep nodig heeft? Wordt aan alle criteria voldaan, dan kan de Raad besluiten het onderwerp in behandeling nemen. 3.3 Traject, planning en coördinatie Voor elke adviesvraag zal het RDA team een procesmatige afstemming met de opdrachtgever plaatsvinden over de planning van het adviestraject, de opleverdatum van de zienswijze en de samenhang met lopende projecten. Binnen een maand na definitieve vaststelling van de adviesvraag wordt een opleverdatum met de opdrachtgever afgesproken. De gemiddelde doorlooptijd van een adviesvraag is zes tot negen maanden. In overleg met de opdrachtgever kan deze termijn aangepast worden. Elk adviestraject wordt omschreven in een startdocument. Het RDA-team verzorgt de (project)planning van de adviesvragen en de afstemming met de opdrachtgever(s). 3.4 Forumprocedure Een zienswijze wordt in principe voorbereid door een Forum (zie hoofdstuk 4). Het Forum stelt een conceptzienswijze vast. Dit concept wordt in de eindfase aan alle raadsleden voorgelegd voor een zgn. Horizontale Toetsing. De reactietijd bedraagt in principe 2 weken. De reacties uit de horizontale toets worden geanonimiseerd in een verzameldocument bijeen gebracht. De manier waarop het Forum en de voorzitter van de raad met deze reacties zijn omgegaan wordt daarbij weergegeven. Dit verzameldocument wordt per mail naar alle raadsleden verstuurd. Het is de keuze van het Forum om reacties al dan niet te verwerken in de eindversie. De zienswijze wordt vastgesteld door de voorzitter van de Raad in overeenstemming met de voorzitter van het Forum. De namen van de forumleden, geconsulteerde deskundigen en betrokken medewerkers van het RDA team worden vermeld op de zienswijze. 3.5 Zienswijze Streven naar consensus is geen hoofddoel: een advies (wij gebruiken de term zienswijze) bevat in ieder geval een inventarisatie van de wetenschappelijke feiten, het huidige beleid, het maatschappelijk krachtenveld en de daaruit volgende beleidsalternatieven. Daar waar mogelijk worden ook de ethische aspecten van een vraagstuk nader uitgewerkt. In een zienswijze kan wel een beleidsvoorkeur geduid worden, maar het maken van beleidskeuzes is aan het ministerie en de politiek. Belangrijke minderheidsstandpunten inclusief onttrekkingen aan de gehele zienswijze worden in een bijlage opgenomen in de zienswijze. Een raadslid kan zich met naam en toenaam onttrekken aan een zienswijze, waarbij zij aangetekend dat dit uitgebreid gemotiveerd, zeer terughoudend en slechts bij uitzondering met vermelding van de naam van het raadslid zou moeten gebeuren. De zienswijze wordt zo mogelijk door de voorzitter van de Raad persoonlijk aan de minister en/of staatssecretaris aangeboden. 3.6 Vertrouwelijkheid en openbaarheid Een zienswijze van de Raad wordt uiterlijk vier weken na oplevering aan de bewindspersoon openbaar gemaakt, tenzij de voorzitter daartoe anders besluit. De RDA Huishoudelijk Reglement 6

7 voorzitter van de Raad kan bepalen dat in bijzondere omstandigheden gegevens en adviezen als vertrouwelijk dienen te worden beschouwd. In de Fora moet vrijelijk gediscussieerd kunnen worden. De beraadslagingen van Fora zullen daarom niet openbaar gemaakt worden. Vergaderstukken, mailwisselingen en persoonlijke mededelingen worden als vertrouwelijk beschouwd en zijn niet openbaar. Van de raadsleden en aanvullende forumleden wordt verwacht dat zij het vertrouwelijke karakter van het groepsproces respecteren en over dat proces geen mededelingen doen aan derden. Verslaglegging van vergaderingen en beraadslagingen vindt zo veel mogelijk geanonimiseerd plaats. De verslagen worden ten principale beschouwd als interne werkdocumenten van de Raad. De Raad doet verslag van zijn beraadslagingen in zienswijzen, jaarverslagen, publieksversies van zienswijzen en signaleringen. Daarnaast zijn de verslagen van de Raadsvergaderingen ook openbaar. Alle openbare documenten worden door de RDA actief openbaar gemaakt door plaatsing op de website en toezending aan geïnteresseerden. Mededelingen namens en over de Raad worden uitsluitend gedaan door de voorzitter van de Raad en de RDA-secretaris. Mededelingen namens en over een Forum worden uitsluitend gedaan door de voorzitter van de Raad, door de voorzitter van het Forum in overeenstemming met de voorzitter van de Raad en door de RDA-secretaris. De RDA is geen bestuursorgaan en valt als zodanig niet onder de Wet Openbaarheid Bestuur. 4. Fora 4.1 Samenstelling Een Forum bestaat over het algemeen uit vijf tot tien personen. Een Forum bestaat uit raadsleden met voor de adviesvraag relevante expertise, eventueel aangevuld met experts van buiten de Raad. Allen hebben op persoonlijke titel en zonder last of ruggespraak zitting in het Forum. 4.2 Instellen Per zienswijze wordt door de voorzitter van de Raad een Forum ingesteld. Bij het opstarten van een adviestraject wordt de adviesvraag met een voorstel voor de inhoudelijke opzet en de samenstelling van het Forum (per mail) aan de Raadsleden voorgelegd. De Raadsleden kunnen hierop aangeven of zij niet of juist wel aan dit Forum willen deelnemen. Ook kunnen de raadsleden aanvullende suggesties voor samenstelling van het Forum doen. De RDA-voorzitter stelt uiteindelijk de samenstelling van het Forum vast. 4.3 Voorzitterschap Een Forum wordt voorgezeten door een raadslid. De voorzitter van een Forum is de trekker van de zienswijze en het eerste inhoudelijke aanspreekpunt. De voorzitter van de Raad wijst de voorzitter van het Forum aan. 4.4 Beëindiging, Evaluatie Nadat het Forum een zienswijze heeft vastgesteld kan de voorzitter besluiten om het Forum in stand te houden om vinger aan de pols te houden met betrekking tot het onderwerp van de zienswijze. RDA Huishoudelijk Reglement 7

8 Na afronding van de forumwerkzaamheden vindt een evaluatie plaats. Indien de evaluatie daartoe aanleiding geeft zal de voorzitter van de Raad, de voorzitter van het Forum en de secretaris de evaluatie in gesprekken verder uitwerken. 5. RDA-team 5.1 Samenstelling De RDA wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk bureau: het RDAteam. Dit team bestaat onder andere uit een secretaris en zijn plaatsvervanger(s), de adjunctsecretaris(sen) en de management- en bureauondersteuners. Het RDA-team valt formatief onder de Directie Agro- en Natuurkennis (DANK)het DG Agro en Natuur van het Ministerie van Economische Zaken. 5.2 Taken en verantwoordelijkheden Het RDA-team verzorgt de secretariële ondersteuning van alle Raads- en forumactiviteiten. Dit kan onder meer bestaan uit voorbereidend onderzoek, het voorbereiden van agenda s voor de Raad en Fora en het ondersteunen bij het opstellen van concept-zienswijzen. Per Forum wordt bekeken welke ondersteuning van het RDAteam nodig is. Het RDA-team onderhoudt een relevant netwerk en bewaakt de samenstelling van de Raad. Daarnaast houdt ze een vinger aan de pols voor wat betreft de consistentie van de adviezen. Het RDA-team verzorgt de planning en coördinatie van de adviesvragen en forumactiviteiten en de afstemming daarvan met de opdrachtgever, in samenspraak met de voorzitter. Het RDA-team verzorgt de interne en externe communicatie van de Raad en de Fora. Het RDA-team beheert de website. Alle perscontacten betreffende de Raad en de Fora worden door de RDA-secretaris gecoördineerd. Het RDA-team verzorgt de financiën van de Raad en de Fora. 5.3 Aansturing De secretaris is verantwoordelijk voor het functioneren van het RDA-team. De secretaris is, conform de AmvB, artikel 3.2 lid 3, alleen verantwoording schuldig aan de RDA. Alle leden van het RDA team rapporteren aan de secretaris. 6. Raadsvergaderingen 6.1 Planning De Raad komt tweemaal per jaar voltallig bijeen, bij voorkeur in het voorjaar (tweede week april) en het najaar (tweede week november). De voorzitter stelt in overleg met het RDA-team de vergaderdatum, de locatie en het agenda van de vergadering vast. Direct na het vaststellen hiervan, wordt de datum, de locatie en het centrale thema van de vergadering door het RDA-team aan de raadsleden gecommuniceerd. 6.2 Inhoudelijk De inhoudelijke werkzaamheden van de Raad vinden vooral plaats in zgn. Fora. RDA Huishoudelijk Reglement 8

9 In de raadsvergaderingen zullen forumoverstijgende inhoudelijke onderwerpen behandeld worden en zal de langetermijnvisie van de Raad besproken worden. Indien een nieuwe adviesvraag is ontvangen zal deze direct (via de mail) aan de Raadsleden worden voorgelegd. RDA Huishoudelijk Reglement 9