Gewestelijke Overheidsdienst Brussel

Transcriptie

1 Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Kruidtuinlaan 20, 1035 BRUSSEL Overheidsopdracht voor diensten geplaatst via een open offerteaanvraag (onderworpen aan de Europese bekendmaking) Prestaties van kassier voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en diverse instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Bestek ref. GOB/BFB/kassier

2 DEEL I ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 A. BEPALINGEN BETREFFENDE DE GUNNING VAN DE OPDRACHT AANBESTEDENDE OVERHEID DEFINITIES VOORWERP VAN DE OPDRACHT... 7 a. Inhoud van de opdracht... 7 b. Toepassingsgebied... 8 c. Duur van de opdracht WETTELIJKE EN REGLEMENTAIRE CONTEXT VAN DE OPDRACHT a. Normatieve teksten betreffende overheidsopdrachten b. Normatieve teksten ter regeling van de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen en de Gewesten GUNNINGSWIJZE EN VERLOOP VAN DE GUNNINGSPROCEDURE WIJZE VAN PRIJSBEPALING a. Type opdracht wat de prijs betreft b. Samenstellende elementen van de prijs c. Prijsherziening d. Borgtocht OPDRACHTDOCUMENTEN VARIANTEN EN VRIJE OPTIES TOEGANGSRECHT, VOORWAARDE VOOR DEELNAME, KWALITATIEVE SELECTIE EN REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES a. Toegangsrecht tot de opdracht i. Voorwaarden bedoeld in artikel 61 1 en ii. Niet-betaling van de sociale zekerheidsbijdragen (artikelen 61, 2, 5 en 62 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011) iii. Niet-betaling van belastingen en taksen (artikelen 61, 2, 6 en 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011) b. Kwalitatieve selectie i. Vergunning als kredietinstelling ii. Economische bekwaamheid iii. Technische bekwaamheid c. Regelmatigheidsvoorwaarden van de offertes GUNNINGSCRITERIA EN WEGING a. Gunningscriterium nr. 1: kredietlijn en debetrentevoet op het saldo van de rekening-courant i. Volume van de kredietlijn ii. Debetrentevoet op rekening-courant b. Gunningscriterium nr. 2: aangeboden diensten en kwaliteit (technisch en informatica) c. Gunningscriterium nr. 3: transactiekosten d. Gunningscriterium nr. 4: rating van de inschrijver e. Gunningscriterium nr. 5: creditrentevoet op het saldo van de rekening-courant 30 f. Gunningscriterium nr. 6: valutadatum van de ontvangsten INLICHTINGEN VOOR DE INSCHRIJVERS FORMALITEITEN BETREFFENDE DE OPSTELLING VAN DE OFFERTES FORMALITEITEN BETREFFENDE DE INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES WIJZIGINGEN AAN OF INTREKKING VAN EEN REEDS VERZONDEN OF AFGEGEVEN OFFERTE WETTELIJKE REGELING INZAKE ONVERENIGBAARHEDEN VERBINTENISTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS

3 B. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT VERTEGENWOORDIGER VAN DE CONTRACTPARTIJEN a. Leidende ambtenaar van de aanbestedende overheid b. Vertegenwoordiger van de dienstverlener CONFORMITEIT EN TOEZICHT OP DE UITVOERING a. Algemene bepalingen b. Controle van de hoeveelheden c. Begeleidingscomité TAALGEBRUIK VOORSCHOTTEN ONDERAANNEMING INTELLECTUELE RECHTEN VERTROUWELIJKHEID OPLEVERING BETALINGEN INTERESTEN VOOR ACHTERSTALLIGE BETALINGEN UITVOERINGSINCIDENTEN EN CONTRACTWIJZIGINGEN RECHTSMIDDELEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER GESCHILLEN DEEL II - TECHNISCHE BEPALINGEN VAN DE OPDRACHT A. MATERIELE UITVOERING VAN DE ONTVANGST- EN UITGAVENVERRICHTINGEN AARD VAN DE VERRICHTINGEN BANKKAARTEN VALUTERING EN TRANSACTIEKOSTEN VAN DE OPDRACHTEN a. Valutadatum van de opdrachten b. Transactiekosten verbonden aan de opdrachten UITVOERINGSMODALITEITEN UITVOERINGS- EN ANNULERINGSTERMIJNEN DE NIET-UITGEVOERDE OPDRACHTEN VERRICHTINGEN MET BETREKKING TOT HET BESTAANDE MTN PROGRAMMA VERRICHTINGEN MET BETREKKING TOT DE AANKOOP VAN THESAURIEBEWIJZEN B. BIJHOUDEN VAN DE REKENINGEN ALGEMENE BEPALINGEN ORGANISATIE VAN DE REKENINGEN HET OPENEN, WIJZIGEN EN AFSLUITEN VAN DE REKENINGEN DE KOSTEN DE BEVEILIGDE ELEKTRONISCHE HANDTEKENINGEN ONLINE TOEGANG TOT DE REKENINGEN a. De rekenplichtigen b. De centraliserende rekenplichtige van de uitgaven c. De centraliserende rekenplichtige van de ontvangsten d. De rekenplichtige van de geschillen e. De rekenplichtige van de liggende gelden f. De rekenplichtige van de ontvangsten g. De beheerder van voorschotten h. De economische en handelsattachés i. De rekenplichtigen voor rekening van derden DE REKENING(EN) MET TERMIJNBELEGGINGEN HET FINANCIEEL COÖRDINATIECENTRUM VOOR HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST (FCCB)

4 9. DE GLOBALE STATEN DE REKENING-COURANT DE CREDIT- EN DEBETINTERESTEN DE DEBETPOSITIE VAN BEPAALDE REKENINGEN OPMERKING : HUURWAARBORG C. MODALITEITEN VAN DE WEDERZIJDSE GEGEVENSOVERDRACHT ALGEMEEN GEGEVENSOVERDRACHT VAN DE DIENSTEN VAN DE REGERING NAAR DE KASSIER a. Vormen van betalingen b. Voorwaarden inzake timing van betalingen GEGEVENSOVERDRACHT VAN DE KASSIER NAAR DE DIENSTEN VAN DE REGERING 58 a. CODA b. Rekeningafschriften c. Collectieve debetberichten d. Online informatie-en communicatietool (ICT) i. De rekeningen ii. De globale staten iii. Bestandsoverdracht en rapportering iv. Parameters v. Diversen e. De kassier zal de volgende financiële gegevens verstrekken aan de Diensten van de Regering D. FINANCIEEL BEHEER VAN DE DIENSTEN VAN DE REGERING DE REKENING-COURANT a. De kasfaciliteit b. De financiële voorwaarden BELEGGINGEN EN ONTLENINGEN TOT MAXIMUM 1 MAAND E. ALGEMENE ONDERSTEUNING BIJ HET FINANCIEEL BEHEER ALGEMENE ELEMENTEN STEUN AAN DE DIVERSE REKENPLICHTIGEN OPLEIDINGEN TECHNISCHE EVOLUTIE OP DE BETALINGS- EN BANKMARKT F. SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT) VERBINDINGEN VOOR DE TRANSACTIES TUSSEN DE DIENSTEN VAN DE REGERING EN DE KASSIER DIENSTEN AANGEBODEN DOOR DE KASSIER SYSTEMEN BUSINESS USER Schema

5 DEEL I ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN A. BEPALINGEN BETREFFENDE DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 1. AANBESTEDENDE OVERHEID De aanbestedende overheid van de onderhavige opdracht is: het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vertegenwoordigd door de heer Guy VANHENGEL, Minister van Financiën en Begroting, voor de behoeften van de onderhavige opdracht gesitueerd op de hoofdzetel van de Diensten van de Regering, Kruidtuinlaan, 1035 Brussel. De Algemene Directie "Brussel Financiën en Begroting" (BFB) van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB) waarvan de kantoren gelegen zijn te CCN, Vooruitgangstraat 80, bus 1 te 1035 Brussel, werd belast met de gunning en opvolging van de uitvoering van de onderhavige opdracht. Alle communicatie betreffende de onderhavige opdracht, met uitzondering van de toezending van offertes, dient per gericht te worden tot mevrouw Julie Fiszman, algemeen directrice van BFB (jfiszman@gob.brussels). 2. DEFINITIES Voor een goed begrip van dit bestek hebben de onderstaande begrippen de volgende betekenis: Gewest: het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met inbegrip van de Hoofdstedelijke Regering en de Diensten van de Regering; Diensten van de Regering: het bestuur waar de Hoofdstedelijke Regering zelf over beschikt in de zin van de artikelen 87 en volgende van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen en van artikel 40 van de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse Instellingen; Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB): alle Diensten van de Regering, met uitzondering van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Fiscaliteit; Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Fiscaliteit (GOB Fiscaliteit): de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Fiscaliteit opgericht door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 december 2016 houdende de oprichting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Fiscaliteit; 5

6 Consolidatieperimeter: de lijst van eenheden van de publieke sector opgesteld door het Instituut voor de Nationale Rekeningen (INR) met het oog op de productie van statistieken betreffende de procedure bij buitensporige tekorten krachtens de artikelen 108, eerste lid, j, en derde lid van de wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen zoals gewijzigd bij de wet van 28 februari 2014 voor zover ze beschikken over een eigen rechtspersoonlijkheid, onderscheiden van die van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Autonome bestuursinstellingen (ABI): de instellingen vermeld met code S.1312 onder de titel "Brussels Hoofdstedelijk Gewest" in de lijst van eenheden van de publieke sector opgesteld door het Instituut voor de Nationale Rekeningen (INR) met het oog op de productie van statistieken betreffende de procedure bij buitensporige tekorten krachtens de artikelen 108, eerste lid, j, en derde lid van de wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen zoals gewijzigd bij de wet van 28 februari 2014 voor zover ze beschikken over een eigen rechtspersoonlijkheid, onderscheiden van die van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Gewestelijke entiteit: de boekhoudkundige vereniging van de Diensten van de Regering, de Regering en de autonome bestuursinstellingen; Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (FCCB): het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in de zin van artikel 68 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2016 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle; Globale staat: het totaal van de saldi van een geheel van bankrekeningen bij de kassier krachtens de onderhavige opdracht; Globale staat van het Gewest: het totaal van de saldi van alle bankrekeningen van de Regering en van de Diensten van de Regering geopend bij de kassier; Globale staat van het FCCB: het totaal van de saldi van alle bankrekeningen geopend bij de kassier door de ABI s die deelnemen aan hetfccb, met uitzondering van de rekeningen die niet zijn opgenomen in de centralisatie van de thesaurieën (bv.: huurwaarborgrekeningen); Saldo van de rekening-courant: de som van de globale staat van het Gewest en van de globale staat van het FCCB; Europees Systeem van Rekeningen 2010 (ESR 2010): het systeem van nationale rekeningen vastgelegd door bijlage A bij de Europese Verordening (EU) van het Parlement en de Raad nr. 549/2013 van 21 mei 2013 betreffende het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie of, in geval van vervanging van een nieuwe Europese Verordening bij de voormelde Verordening nr. 549/2013, de methodologische bijlage bij deze nieuwe Europese Verordening betreffende het Europees Systeem van Rekeningen; Europees Systeem van Rekeningen 1995 (ESR 1195): het systeem van nationale rekeningen vastgelegd door de Verordening (EG) nr. 2223/96 van de Raad van 25 juni 1995 betreffende het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen in de Gemeenschap; OOBBC: de organieke ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle; 6

7 Wet van 15 juni 2006: de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, alsook de bijhorende wijzigingsbesluiten; Wet van 17 juni 2013: de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Koninklijk besluit van 15 juli 2011: het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, alsook de bijhorende wijzigingsbesluiten; Koninklijk besluit van 14 januari 2013: het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Alle verwijzingen naar de wetgeving vermeld in het huidige bestek zijn van de wetgeving zoals later bij hun aanneming gewijzigd tot op de dag van publicatie van het huidige bestek. 3. VOORWERP VAN DE OPDRACHT De onderhavige opdracht is een overheidsopdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 2 van de wet van 15 juni Zonder afbreuk te doen aan het detail van de opdracht vermeld in deel II van dit bestek betreffende de technische bepalingen, zijn de opdracht van de aannemer, het toepassingsgebied en de duur de volgende. a. Inhoud van de opdracht De opdracht heeft de volgende prestaties als hoofddoel: 1. de bij de kassier geopende financiële rekeningen bijhouden; 2. de uitvoering van alle verrichtingen die gedaan zijn door tussenkomst van de rekenplichtigen en die betrekking hebben op de inning van de ontvangsten en op de betaling van de uitgaven; 3. de dagelijkse kastoestand bijhouden; 4. het beheer van de thesaurie, dit is de toekenning van kasfaciliteiten (zie hieronder punt 7, kredietlijn) en beleggingsfaciliteiten gebonden aan de dagelijkse schommelingen van de ontvangsten en van de uitgaven evenals de belegging op korte termijn (maximum 1 maand) van het thesaurieoverschot en de financiering op korte termijn (maximum 1 maand) van het thesaurietekort; 5. de rekening-courant van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bijhouden; 6. globale staten ter beschikking stellen, meer bepaald overeenkomstig artikel 68, 7 van de OOBBC; 7

8 7. een kredietlijn van minimaal EUR en maximaal EUR toekennen; 8. de werking van het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (FCCB) verzekeren, waarvan de hoofdopdracht erin bestaat de thesaurieën van autonome bestuursinstellingen (ABI s) te centraliseren en te coördineren; 9. vóór de dagelijkse afsluiting de automatische transfer garanderen van een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangewezen rekening die deel uitmaakt van de rekening-courant naar een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangewezen financiële rekening die al dan niet deel uitmaakt van de rekeningcourant, ten bedrage van het negatief saldo van de tweede rekening op het einde van de dag; 10. een functie van dagelijkse nivellering verzekeren van een rekening die al dan niet deel uitmaakt van de rekening-courant naar een rekening die deel uitmaakt van de rekening-courant, indien de houder van de eerste rekening daartoe de opdracht geeft; 11. een functie van notionele cash pooling verzekeren op het saldo van de rekeningcourant; 12. een ondersteunings- en opleidingsopdracht verzekeren ten behoeve van de aanbestedende overheid. b. Toepassingsgebied De begunstigden van de prestaties voorzien in de onderhavige opdracht zijn de volgende: van de prestaties opgesomd in punt 3.a hierboven, worden de prestaties genummerd van 1 tot 6 uitgevoerd ten behoeve van het Gewest en alle ABI s die deelnemen aan het FCCB 1 ; de opdracht hierboven met nummer 7 zal enkel ten behoeve van het Gewest worden uitgevoerd; de opdrachten hierboven met de nummers 8, 9 en 10 die erin bestaan toezicht te houden op de werking van het FCCB, komen van nature zowel ten voordele aan het Gewest als aan de ABI sdie deelnemen aan het FCCB, met uitzondering van de ABI s die er niet aan deelnemen; de functies 9 en 10 kunnen eveneens ten voordele komen aan andere instellingen die over een transitrekening beschikken op name van het Gewest. De volgende instellingen zijn momenteel opgenomen in het FCCB: 1. Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG); 2. Het Brussels Instituut voor Milieubeheer (BIM); 1 Onder voorbehoud van de uitzondering voorzien in artikel 68 5 van de OOBBC, volgens welke "Het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan mits gemotiveerde aanvraag van een instelling de toelating verlenen tot het houden of het openen van een rekening bij een andere door het Centrum aangewezen kredietinstelling dan de kassier". 8

9 3. Het Gewestelijk Agentschap voor Netheid (Net Brussel); 4. De Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (DBDMH); 5. Het Instituut ter Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel (Innoviris); 6. De Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling (Actiris); 7. De Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (ESRBHG); 8. De Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (GOMB); 9. Het Brussels Agentschap voor de Onderneming vzw (Impulse); 10. De Maatschappij voor Intercommunaal Vervoer te Brussel (MIVB); 11. De Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij (BGHM); 12. De Gewestelijke Vennootschap van de Haven van Brussel (de Haven van Brussel); 13. BRUGEL, de Brusselse energieregulator; 14. De vzw IRISteam; 15. De vzw Atrium; 16. De vzw Visit.brussels; 17. Het Woningfonds van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; 18. Het Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; 19. Brussel Preventie & Veiligheid; 20. Brussels Planningsbureau. c. Duur van de opdracht i. Hoofdprestaties De uitvoeringsperiode van de onderhavige opdracht loopt van 1 april 2018 tot 30 september ii. Voorbereidende prestaties De dienstverlener moet ervoor zorgen dat het systeem dat op 1april 2018 wordt ingevoerd, daadwerkelijk operationeel is en moet vanaf de sluiting van de onderhavige opdracht te dien einde alle nuttige schikkingen treffen. Een eerste oplevering van het betalingssysteem zal plaatsvinden op woensdag 20 december 2017 (zie hieronder de technische bepalingen, deel I.B.9). Artikel 42 van het koninklijk besluit van 11 januari 2013 zal worden toegepast, zonder afwijking betreffende de mededelingstermijnen van de beslissing tot aanvaarding door de aanbestedende overheid. 9

10 iii. Prestaties na afloop van het contract Indien er van dienstlener wordt veranderd na afloop van het contract (in 2022), dient de aannemer te zorgen voor de uitvoering van de prestaties zoals die voortvloeien uit de uitvoering van de onderhavige opdracht en dit onder dezelfde voorwaarden gedurende een termijn van zes maanden te rekenen vanaf het einde van de uitvoeringsperiode van de onderhavige opdracht, dus tot 31 maart Na afloop van de opdracht dient hij er, in voorkomend geval, tevens voor te zorgen dat de overgang naar de volgende dienstverlener geleidelijk en ononderbroken gebeurt. 4. WETTELIJKE EN REGLEMENTAIRE CONTEXT VAN DE OPDRACHT De wettelijke en reglementaire context van de onderhavige opdracht bestaat uit normatieve teksten ter regeling van: de overheidsopdrachten (a); de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen en de Gewesten (b). Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen vermeld in de volgende wet- en regelgevende teksten te kennen en te aanvaarden. a. Normatieve teksten betreffende overheidsopdrachten De wetgeving die van toepassing is op overheidsopdrachten in de klassieke sectoren is van toepassing op de onderhavige opdracht, en in het bijzonder: de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, alsook de bijhorende wijzigingsbesluiten; de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en de bijhorende wijzigingsbesluiten; de bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken toepasselijk gemaakt door het huidige bestek (artikel 6, 1, 2 en 3 van het voornoemde besluit). b. Normatieve teksten ter regeling van de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen en de Gewesten Krachtens artikel 52 van de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de 10

11 financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten organiseren de Gemeenschappen en de Gewesten sinds 1 januari 1991 hun eigen thesaurie, volgens modaliteiten bepaald bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit, na akkoord van de Regeringen. Dit koninklijk besluit houdende bepaling van de modaliteiten van de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen, van de Gewesten en van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie werd aangenomen op 6 augustus 1990 en voorziet meer bepaald in de benoeming van een kassier door elke Gemeenschap en elk Gewest. De OOBBC regelt eveneens de materie voor wat het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreft en belast de Regering met het aanwijzen van de kassier. Artikel 63, tweede lid van de OOBBC bepaalt: De Regering duidt een kassier aan, dit is de kredietinstelling die de dagstaat van de thesaurie van de Diensten van de Regering bijhoudt, onder toezicht van een door haar aangestelde ambtenaar. Naast de wettelijke, reglementaire en dwingende bepalingen die van toepassing zijn op kredietinstelling naar Belgisch recht, dient de kassier in al zijn handelingen de wettelijke, reglementaire en dwingende bepalingen na te leven die de organisatie regelen van de eigen thesaurie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of er een invloed op hebben en met name: de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten; het Koninklijk Besluit van 6 augustus 1990 tot vastlegging van de modaliteiten voor de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen, de Gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie; de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle (OOBBC), met inbegrip van de besluiten tot uitvoering van voornoemd besluit; het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering (BBHR) van 15 juni 2006 houdende de analytische componenten van de algemene boekhouding; het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 juni 2006 betreffende de herverdelingen en overschrijdingen van uitgavenkredieten; het besluit van de Brussels Hoofdstedelijke Regering van 15 juni 2006 inzake de boekhoudkundige vastlegging, de vereffening en de controle van de vastleggingen en de vereffeningen; het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 13 juli 2006 betreffende de begrotingscyclus, de structuur van de begrotingsordonnantie, de algemene toelichting bij de begroting en de verantwoordingen bij de begroting; het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 13 juli 2006 betreffende de administratieve en begrotingscontrole evenals de begrotingsopmaak; het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 19 oktober 2006 betreffende de financiële actoren; het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 18 oktober 2007 met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle, de boekhoudkundige controle en de controle van het goede financiële 11

12 beheer; het ministerieel besluit van 25 maart 2009 houdende richtlijnen voor de mandatarissen; iedere Europese richtlijn die of ieder Europees reglement dat een invloed kan hebben op haar opdracht; het ministerieel besluit houdende delegatie inzake het beheer van de gewestschuld; elke latere wijziging van voornoemde teksten door bepalingen die van kracht worden uiterlijk op de dag vóór de laatste dag voor de indiening van de offertes. Voorts moet de kassier rekening houden met het feit dat de specifieke toepassing van het thesauriebeheersysteem moet worden aangepast aan elke wettelijke of reglementaire wijziging. Door hun deelname aan de onderhavige opdracht verbinden de inschrijvers zich ertoe de eventuele wijzigingen van deze normatieve teksten die tijdens de duur van het contract zullen worden aangenomen, na te leven, alsook iedere nieuwe tekst die van toepassing is geworden tijdens de duur van het contract voor de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen en de Gewesten, met inbegrip van iedere nieuwe tekst die door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt aangenomen. 5. GUNNINGSWIJZE EN VERLOOP VAN DE GUNNINGSPROCEDURE De opdracht wordt via een open offerteaanvraag geplaatst. Het tijdschema van de gunningsprocedure is als volgt: publicatie van de aankondiging van de opdracht: maandag 8 mei 2017; blijk van de belangstelling van inschrijvers: uiterlijk op maandag 15 mei 2017; mededeling van de vragen van de inschrijvers: vrijdag 26 mei 2017; vraag- en antwoordsessie: vrijdag 9 juni 2017 om 14 u. (CCN, Vooruitgangstraat 80, 1035 Brussel, 8 ste verdieping, zaal 8.151); mededeling van de notulen van de vraag-en antwoordsessie: vrijdag 16 juni 2017; datum van ontvangst van de offertes en openingszitting van de offertes: vrijdag 30 juni 2017 om 14 u. (CCN, Vooruitgangstraat 85, 1035 Brussel, 8 ste verdieping, zaal 8.151). De beslissingen bedoeld in artikel 8 van de wet van 17 juni 2013 worden gericht tot de inschrijvers die binnen de wettelijke termijn een offerte hebben ingediend. 12

13 6. WIJZE VAN PRIJSBEPALING a. Type opdracht wat de prijs betreft De onderhavige opdracht is een opdracht met prijslijst (art. 2, 1, 5 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). De inschrijver kan de prijsbepalingswijze zoals die door de aanbestedende overheid werd vastgelegd, niet wijzigen op straffe van nietigverklaring van zijn offerte. b. Samenstellende elementen van de prijs De prijzen zijn inclusief alle kostenelementen overeenkomstig de artikelen 13 tot 28 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, en in het bijzonder de elementen bedoeld in artikel 27 1, 2 : voor de bankdiensten en andere financiële diensten, de honoraria, het commissieloon, de intresten alsmede alle andere vormen van vergoeding. Het huidige bestek voorziet niet in een afwijking in dit opzicht en staat dit evenmin toe. Er zal geen extra prijs dan die voorzien door de offertes worden gevraagd aan de aanbestedende overheid noch door deze worden betaald. De prijzen worden steeds exclusief btw vermeld. Overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, gesteld dat de btw van toepassing is op bepaalde diensten die in uitvoering van dit contract moeten worden uitgevoerd, zullen de offertes de eventuele toepasselijkheid en het toepasselijk tarief op de betreffende diensten vermelden. Ten aanzien van de intellectuele eigendomsrechten moeten de offertes spontaan vermelding maken van alle gebruikslicenties van de bestaande intellectuele eigendomsrechten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, zelfs indien ze niet worden vermeld door het huidige bestek. Bijgevolg, zijn de vergoedingen verschuldigd aan de inschrijvers voor het gebruik, in dit kader, van een intellectueel eigendomsrecht waarvan ze titularis zijn of waarvoor ze van een derde een gebruikslicentie moeten verkrijgen voor het geheel of een deel van die prestaties, inbegrepen in de eenheidsprijzen ( ) van de opdracht. ( ) In geen geval zijn zij gerechtigd om van de aanbestedende overheid schadevergoeding te eisen op grond van de schending van de intellectuele eigendomsrechten in kwestie. (art. 17 van het besluit van 15 juli 2011). Met andere woorden moeten de eenheidsprijzen geformuleerd door de inschrijvers de vergoedingskosten voor iedere informaticalicentie bevatten. De eenheidsprijzen geformuleerd door de inschrijvers zullen eveneens alle kosten van informatieontwikkeling bevatten die gegenereerd zouden worden door de aanpassing van de software-informaticastructuur van de aanbestedende overheid of van die van de aannemer. Er kan geen enkele specifieke facturatie van de aanpassing van het software-informaticasysteem van de aanbestedende overheid of van de aannemer naar de aanbestedende overheid worden gestuurd, noch door de aanbestedende overheid worden betaald. Alle kosten die verband houden met de toegang en het gebruik van de internetapplicatie die door de kassier ter beschikking wordt gesteld, zijn ten laste van de kassier. 13

14 Alle kosten die verband houden met de overdacht van alle bestanden (onder andere de betalingsbestanden, de bevestiging van betalingsbestanden, CODA-bestanden, pdfbestanden, enz.) tussen het Gewest en de kassier, evenzeer van server naar server, als via het downloaden en het laden door gebruik te maken van de internetapplicatie ter beschikking gesteld door de kassier, zijn ten laste van de kassier. Alle reële kosten die verband houden met de aanpassingen van informaticasystemen van de Diensten van de Regering, aanpassingen die absoluut noodzakelijk zijn om de normale werking met de kassier mogelijk te maken, zijn ten laste van de kassier. c. Prijsherziening Het huidige bestek voorziet in twee prijstypes: enerzijds de prijzen geformuleerd in de vorm van rentevoet, en anderzijds de andere prijzen die namelijk de eenheidsprijzen zijn. Er is voor elk van deze categorieën een eigen mechanisme van prijsherziening voorzien. i. Prijsherziening uitgedrukt in de vorm van rentevoet Op straffe van nietigverklaring zijn de prijzen uitgedrukt in de vorm van rentevoet op basis van de EONIA-referentierentevoet (Euro Overnight Index Average), die op dagbasis zelf variabel is. Op straffe van nietigverklaring van de offerte, is de schommeling van de EONIA-rentevoet de enige bron van herziening van prijzen uitgedrukt in de vorm van rentevoet, met uitzondering van elke andere herzieningsbron. ii. Andere prijzen (eenheidsprijzen) De prijzen verschillend van de prijzen geformuleerd in de vorm van rentevoet, kunnen, op vraag van de aannemer, onderworpen worden aan de volgende prijsherzieningsformule, met het oog op eventuele schommelingen in de lonen en sociale lasten van de bedienden van de dienstverlener: P = Po x (s x 0,80) + 0,20 S P = herziene prijs; Po = prijs op basis van het bedrag van de offerte (eventueel gecorrigeerd door de aanbestedende overheid); s = index van de loonkosten (lonen en sociale lasten inbegrepen) zoals die gangbaar zijn op de datum waarop de prijsherziening wordt toegepast; S = index van de loonkosten (lonen en sociale lasten inbegrepen) zoals die gangbaar zijn 10 dagen voor de opening van de offertes. De hierboven gebruikte indexen s en S betreffen algemene, conventionele loonindexen 14

15 voor bedienden in het Koninkrijk België (NACEBEL), bekendgemaakt door de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (beschikbaar op de website: Deze prijsherziening kan zowel bij een stijging als bij een daling worden uitgevoerd. Ze zal op initiatief van de aanbestedende overheid en/of de dienstverlener worden toegepast. De toepassing van deze prijsherzieningsformule kan slechts eenmaal per jaar worden aangevraagd door de aannemer of de aanbestedende overheid op basis van de indexen die geldig zijn op de laatste verjaardag van het sluiten van de opdracht. Op straffe van nietigverklaring van de offerte zal elke andere bron van prijsherziening verschillend van die uitgedrukt in de vorm van rentevoet, worden uitgesloten. d. Borgtocht In het kader van de onderhavige opdracht hoeft er geen borgtocht te worden gesteld. 7. OPDRACHTDOCUMENTEN De documenten van de opdracht zijn, met uitsluiting van alle andere: a) de opdrachtdocumenten; het huidige bestek; de aankondigingen van de opdracht en de verbeterende of aanvullende berichten, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie die op deze opdracht betrekking hebben; b) de offerte van de inschrijver, zoals deze eventueel door de aanbestedende overheid werd verbeterd. Al deze documenten tezamen vormen het "protocol" als bedoeld in artikel 1, 5, van het koninklijk besluit van 6 augustus 1990 tot vastlegging van de modaliteiten voor de organisatie van de thesaurie van de Gemeenschappen, de Gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. De inschrijver wordt geacht alle verplichtingen te kennen die voortvloeien uit voornoemde algemene teksten alsmede uit de bijzondere bepalingen die het voorwerp uitmaken van het huidige bestek. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat hun offerte geen algemene verkoopsvoorwaarden mag bevatten, noch hiernaar mag verwijzen op straffe van nietigverklaring. Om iedere betwisting betreffende de regelmatigheid van de offertes te vermijden, dienen de inschrijvers dientengevolge enkel rekening te houden met de voorschriften van het huidige bestek en erop toe te zien dat ze aan hun offerte geen eventuele algemene voorwaarden toevoegen. 15

16 8. VARIANTEN EN VRIJE OPTIES Vrije varianten zijn verboden. Bij wijze van vrije opties worden de inschrijvers uitgenodigd om in een afzonderlijk deel van hun offerte een lijst op te stellen van bijkomende prestaties die niet in het huidige bestek zijn voorzien en die de aanbestedende overheid kunnen interesseren in het kader van de uitvoering van de onderhavige opdracht. De eenheidsprijs van ieder van die prestaties moet duidelijk opgegeven worden en verbindt de inschrijver gedurende de volledige uitvoeringsperiode van de onderhavige opdracht, onverminderd de toepassing van de herzieningsformule voorzien in artikel I.B.5 van het huidige bestek. Eén of meer van deze opties kunnen eventueel uitgeoefend worden op het ogenblik waarop de opdracht wordt gesloten of tijdens de uitvoering van de opdracht al naargelang de behoeften van de aanbestedende overheid zich ontwikkelden. 9. TOEGANGSRECHT, VOORWAARDE VOOR DEELNAME, KWALITATIEVE SELECTIE EN REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES a. Toegangsrecht tot de opdracht i. Voorwaarden bedoeld in artikel 61 1 en 2 Door eenvoudigweg een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver expliciet op erewoord dat hij/zij zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt, bedoeld in de paragrafen 1 en 2 van artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om volgende verantwoordingsattesten te vragen op elk ogenblik van de procedure, tenzij ze zelf via elektronische middelen gratis toegang heeft tot die inlichtingen of documenten. ii. Niet-betaling van de sociale zekerheidsbijdragen (artikelen 61, 2, 5 en 62 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011) De inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn bijdragen aan de sociale zekerheid overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het koninklijk besluit van 15 juli ) In toepassing van de bepalingen van artikel 60, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, is de (Belgische of buitenlandse) inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, vrijgesteld van de overlegging van een RSZ-attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal via elektronische weg overgaan tot de verificatie van de situatie van de als aannemer in aanmerking komende inschrijver alvorens een beslissing tot toewijzing te nemen. 16

17 2) Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid voegt de inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en die hierboven niet wordt bedoeld, bij zijn offerte een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien het hierboven bedoelde attest niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst. 3) Indien de inschrijver personeel tewerkstelt zowel bedoeld door punt 1 als punt 2 hierboven, zijn de bepalingen van deze twee punten van toepassing. iii. Niet-betaling van belastingen en taksen (artikelen 61, 2, 6 en 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011) De inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake de betaling van belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit van 15 juli ) In toepassing van de bepalingen van artikel 60, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2001 is de Belgische inschrijver vrijgesteld van het voorleggen van het fiscaal attest uitgereikt door de FOD Financiën. De aanbestedende overheid zal binnen de 48 uur na de openingszitting van de offertes via elektronische weg overgaan tot de verificatie van de situatie van alle inschrijvers. 2) Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid legt de buitenlandse inschrijver een recent attest voor (uitgereikt door de bevoegde overheid in het betrokken land ten vroegste zes maanden vóór de datum van de openingszitting van de offertes) waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien het hierboven bedoelde attest niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of, in landen waar zo'n eed niet bestaat, door een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst. iv. Faillissement of gelijkaardige situatie (artikel 61, 2, 1 en 2 ) De inschrijver mag zich in geen van de volgende gevallen bevinden: in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden gestaakt hebben, een gerechtelijke reorganisatie ondergaan of in een vergelijkbare toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die 17

18 bestaat in andere nationale reglementeringen; aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Bijgevolg, 1) In toepassing van de bepalingen van artikel 60, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt de Belgische inschrijver vrijgesteld van de voorlegging van een uittreksel uit het strafregister of een equivalent document uitgereikt door een Belgische juridische of administratieve overheid waaruit blijkt dat aan die voorwaarden voldaan is. De aanbestedende overheid zal via elektronische weg overgaan tot de verificatie van de situatie van de als aannemer in aanmerking komende inschrijver alvorens een beslissing tot toewijzing te nemen. 2) Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid dient de buitenlandse inschrijver een recent getuigschrift over te leggen (ten hoogste 6 maand oud te rekenen vanaf de datum van de openingszitting van de offertes) van de gerechtelijke of bestuurlijke overheid van het betrokken land, waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan. Indien het hierboven bedoelde attest niet uitgereikt wordt in het betrokken land of daarin niet alle in artikel 61, 2, 1 en, 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 bedoelde gevallen worden vermeld, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. Opmerkingen: Wanneer een offerte wordt ingediend door een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid die opgericht werd tussen meerdere rechtspersonen, gelden voornoemde vereisten inzake de persoonlijke toestand van de inschrijvers voor ieder lid van deze vereniging. Indien de inschrijver een rechtspersoon is of met name opgericht werd door één of meerdere rechtspersonen, zijn deze vereisten van toepassing op iedere rechtspersoon in wiens naam de offerte wordt ingediend (en niet op de bestuurders of zaakvoerders van deze rechtspersonen). b. Kwalitatieve selectie i. Vergunning als kredietinstelling Om geselecteerd te worden, moeten de inschrijvers: - hetzij een vergunning als kredietinstelling verkregen hebben in de zin van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen (zoals gewijzigd op de dag van de publicatie van de aankondiging van de 18

19 onderhavige opdracht); - hetzij een kredietinstelling zijn die ressorteert onder het recht van een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte die de toestemming heeft bankactiviteiten via de vestiging van bijkantoren uit te oefenen, met naleving van artikel 65 van de voornoemde wet van 22 maart De inschrijver verstrekt de aanbestedende overheid iedere informatie of ieder attest waaruit blijkt dat deze voorwaarde vervuld is. ii. Economische bekwaamheid Om geselecteerd te worden, moeten de inschrijvers beschikken over een langetermijnrating die ten minste gelijkwaardig is aan het niveau BBB+ (Standard & Poors) op de openingsdatum van de offertes. De aanbestedende overheid zal zelf het ratingniveau, eigen aan iedere inschrijver, nagaan op de website van het agentschap Standard & Poors. iii. Technische bekwaamheid De technische capaciteit van de inschrijver zal worden aangetoond door de overlegging van documenten waaruit blijkt dat de inschrijver prestaties heeft verricht gelijkaardig aan die beschreven in punt 3.a hierboven (inhoud van de functie) tijdens de laatste drie jaar voorafgaand aan de publicatie van de aankondiging (ofwel de jaren 2014, 2015 en 2016) voor rekening van minstens drie particuliere bedrijven waarvan minstens één een jaaromzet heeft van meer dan 100 miljoen euro of openbare instellingen waarvan minstens één een jaarlijkse begroting heeft van meer dan 100 miljoen euro. Deze gelijkaardige prestaties zullen op zijn minst de volgende prestaties omvatten: 1. financiële rekeningen bijhouden; 2. de dagelijkse kasttoestand bijhouden; 3. het beheer van de thesaurie, dit is de toekenning van kasfaciliteiten en beleggingsfaciliteiten gebonden aan de dagelijkse schommelingen van de ontvangsten en van de uitgaven; 4. kortetermijnbelegging (maximaal 1 maand) van het overschot van de schatkist; 5. kortetermijnfinanciering; 6. de rekening-courant bijhouden; 7. globale staten ter beschikking stellen; 8. notionele cash poolingfunctie voor minstens één van de drie referenties (iedere referentie inzake notionele cash pooling van het type capital compensation of interest enhancement is geldig). Elk van deze referenties dient te worden vergezeld van een technische fiche waarop minstens de volgende informatie vermeld wordt: 1. aard en doel van de prestaties (de meegedeelde informatie moet het mogelijk 19

20 maken te bevestigen of te ontkrachten dat er in termen van het type van prestaties aan de bovengenoemde eis wordt voldaan); 2. financieel volume gedekt door de prestaties; 3. uitvoeringsperiode; 4. identiteit van de inschrijvers (openbaar of privé) en contactpersoon. Iedere referentie moet vergezeld zijn van de volgende bewijsstukken: - indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; - indien het diensten aan particulieren betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverrichter dat hij de diensten heeft uitgevoerd. Bij ontsteltenis daaraan wordt de betrokken referentie door de aanbestedende overheid niet in aanmerking genomen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om contact op te nemen met de inschrijver of met ieder van de gerefereerde personen om meer inlichtingen te bekomen over de inhoud of de uitvoering van de gepresteerde diensten. - Documenten die in het kader van de kwalitatieve selectie bij de offerte moeten worden gevoegd en door een officiële instantie in een andere taal werden uitgereikt, mogen in deze taal worden ingediend. De aanbestedende overheid behoudt zich evenwel het recht voor om, zo nodig, er een beëdigde vertaling in één van de twee officiële talen ven het Gewest (het Frans of het Nederlands) van te vragen. c. Regelmatigheidsvoorwaarden van de offertes In toepassing van artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dienen de offertes, op straffe van nietigverklaring, te voldoen aan elk van de eisen vermeld in de onderstaande tabel, die alle als wezenlijk worden beschouwd. Enkele van die eisen worden in het desbetreffende hoofdstuk herhaald. 1 Alle betalingsopdrachten worden in eerste compensatie uitgevoerd 2 Verwerking en uitvoering van de betalingsopdrachten in eerste compensatie tot uur 3 Kosteloosheid van de betalingen en bevestigingen via elektronische weg en op een beveiligde manier 4 Gratis handtekening via elektronische weg en op een beveiligde manier voor elektronische betalingsopdrachten 5 Gratis alternatieve procedure op papier voor de elektronische betalingen 6 Uitgifte en beheer van circulaire cheques voor de volledige duur van het contract 7 Gratis terbeschikkingstelling van overschrijvings- of stortingsformulieren voor de Diensten van de Regering en iedere ABI 8 Verwerking van de domiciliëringen door de belastingplichtigen inzake fiscale inkomsten 9 Terbeschikkingstelling van een reeks van bankrekeningen volgens een ononderbroken nummering met de volgende structuur: BExx yyyy yyyz zzxx waar z zz varieert van 000 tot 999 (zie deel 2 punt B.2) 20

21 10 Gratis bijhouden van de bankrekeningen 11 Gratis nivelleringsprocedure op de laatste werkdag van het jaar 12 Gratis bijhouden van de rekening-courant 13 Gratis beheer van de door de kassier beheerde globale staten 14 Berekening van de intresten op de rekening-courant 15 CODA-bestanden in alle interbancaire formaten (zie deel 2 punt C.3) 16 Digitale rekeningsuittreksels en collectieve debetberichten in pdf-formaat 18 Gratis tweetalige 2 (NL/FR) bankrekeningen en verwante documenten en/of lijsten 19 Gratis tweetalige 2 (NL/FR) pdf-bestanden voor de rekeninguittreksels en debetberichten 20 Gratis dagelijkse transmissie op Fileserver van de CODA-bestanden vóór 3u Gratis dagelijkse transmissie op Fileserver van de rekeninguittreksels en debetberichten in pdf-formaat in de twee talen (NL en FR) vóór 6u Beschikbaarheid bij de kassier van de pdf-bestanden van de rekeninguittreksels en debetberichten gedurende minstens 5 jaar 21 Gratis voorzien van back-upprocedures voor de transmissie van bestanden tussen de Diensten van de Regering en de kassier. 24 Compatibiliteit met het Gewestelijk Data Center in geval van hosting van de applicatie (zie bijlage 1) 25 Gratis terbeschikkingstelling van de tools voor het online uitvoeren en raadplegen van financiële verrichtingen 26 Alle toegangen, raadplegingen en verrichtingen die online worden uitgevoerd, moeten gratis van een beveiligde elektronische handtekening worden voorzien 27 Online raadplegen, in reële tijd, 3 van de bewegingen op en de saldi van de bankrekeningen alsook van hun historiek 28 Online raadplegen van alle globale staten op valutadatum en op boekingsdatum (de globale staten van J-1 moeten beschikbaar zijn op dag J) 29 Online raadplegen van het saldo van de rekening-courant (het saldo van de rekening-courant van dag J-1 moet beschikbaar zijn op dag J) 30 Online opvolgen van de status van de betalingsbestanden 31 Export van de historiek van één jaar van de financiële verrichtingen per bankrekening in een formaat dat compatibel is met het rekenblad van Office (bv..xls of.csv) 32 De werking van hetfccb garanderen (opdracht 8, deel I.A, punt 3.a) 33 Organiseren van de automatische transfer van een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangewezen rekening die deel uitmaakt van de rekening-courant naar een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangewezen financiële rekening die al dan niet deel uitmaakt van de rekeningcourant, ten bedrage van het negatief saldo van de tweede rekening op het einde van de dag (opdracht 9, deel I.A, punt 3.a) 2 Alle bankrekeningen moeten zowel in het NL als in het FR bestaan (onder andere de naam, het adres enz.). Hetzelfde geldt voor de gerelateerde documenten. De bestanden met de rekeninguittreksels en de debetberichten moeten eveneens afzonderlijk in het NL en het FR beschikbaar zijn. De online raadpleging van de rekeningen, van de gerelateerde documenten, van de rekeninguittreksels en van de debetberichten moet eveneens zowel in het FR als in het NL mogelijk zijn. 3 Raadplegen via een webapplicatie waarin het resultaat onmiddellijk zichtbaar is 21

22 34 Organiseren van de functie van dagelijkse nivellering van een rekening die al dan niet deel uitmaakt van de rekening-courant naar een rekening die deel uitmaakt van de rekening-courant, indien de houder van de eerste rekening daartoe de opdracht geeft (opdracht 10, deel I.A, punt 3.a) 35 Bij de kassier een SPOC 4 aanwijzen voor de betalingen, een SPOC voor het beheer van de rekeningen, een SPOC voor de financiering (marktzaal) en een SPOC voor electronic banking (informatica-applicatie) 36 Een totale score van ten minste 45/60 behalen na evaluatie van de offerte op basis van het gunningscriterium nr De inschrijver kan de prijsbepalingswijze zoals die door de aanbestedende overheid werd vastgelegd, niet wijzigen (opdracht met prijslijst) 38 Geen andere oorzaak van herziening van prijzen geformuleerd in de vorm van rentevoet dan de schommeling van de EONIA-rentevoet 39 De kredietlijn op de globale staat van het Gewest moet een bedrag van minimaal 800 miljoen EUR en maximaal 1200 miljoen EUR omvatten (gunningscriterium 1.1) 40 Alleen de volgende kredietlijnbedragen zullen worden toegestaan: EUR, EUR, EUR, EUR en EUR. 41 Indien de kredietlijn niet gebruikt wordt, zal er geen reserveringscommissie kunnen worden voorzien 42 Formulering van de gebruiksprijs van de kredietlijn in de vorm van rentevoet berekend op basis van de EONIA-index 43 Formulering van de creditrentevoet op het saldo van de rekening-courant in de vorm van rentevoet berekend op basis van de EONIA-index 44 Formulering van de gebruiksprijs van de kredietlijn in de vorm van rentevoet eigen aan iedere schijf van de kredietlijn vermeld onder gunningscriterium Naleving van de maximale en minimale margeniveaus gespecificeerd voor iedere schijf van de kredietlijn zoals gespecificeerd onder gunningscriterium De inschrijver dient zijn offerte in met behulp van het offerteformulier bijgevoegd bij het huidige bestek 47 De offertes zullen de termijn, in aantal kalenderdagen, vermelden waarbinnen de verrichtingen hernomen in de tabel van het criterium nr. 6, zullen worden uitgevoerd 4 SPOC: aanwijzing binnen de kassier van één persoon (+ backup) die dagelijks tijdens de kantooruren bereikbaar is via telefoon of 22

23 10. GUNNINGSCRITERIA EN WEGING De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die economisch gezien de interessantste regelmatige offerte heeft ingediend op basis van de onderstaande gewogen gunningscriteria: 1 Kredietlijn en debetrentevoet 55 punten 2 Aangeboden diensten en kwaliteit (technisch en 30 punten informatica) 3 Transactiekosten 8 punten 4 Rating van de inschrijver 2,5 punten 5 Creditrentevoet op rekening-courant 2,5 punten 6 Valutadatum van de ontvangsten 2 punten De aan de inschrijvers toegekende punten worden desgevallend afgerond tot twee cijfers na de komma. a. Gunningscriterium nr. 1: kredietlijn en debetrentevoet op het saldo van de rekening-courant De offertes zullen, op straffe van nietigverklaring, een kredietlijn uitsluitend ten gunste van het Gewest voorleggen, alsook een debetrentevoet berekend op het saldo van de rekening-courant (ofwel de som van de globale staat van het Gewest en de globale staat van het FCCB). Het volume van de kredietlijn en de debetrentevoet op het saldo van de rekening-courant vormen de twee subcriteria van gunningscriterium nr. 1. De totale score van de inschrijver voor gunningscriterium nr. 1 zal de som zijn van de punten behaald voor de twee subcriteria en mag niet hoger zijn dan 55 punten. Ter informatie, er is een rekenmachine in excel voor criterium 1 bijgevoegd bij het huidige bestek. In geval van afwijking is het huidige bestek bepalend. i. Volume van de kredietlijn Er wordt op gewezen dat de volgende elementen met betrekking tot de kredietlijn beschouwd worden als regelmatigheidsvoorwaarden waarvan de schending een reden is van absolute nietigverklaring van de offerte: 1. de kredietlijn moet een bedrag van minimaal 800 miljoen EUR en maximaal 1200 miljoen EUR omvatten; 2. alleen de volgende bedragen zullen worden toegestaan: EUR, EUR, EUR, EUR en EUR; 3. de offerte zal geen enkele reserveringscommissie mogen voorzien (dit betekent geen enkele vergoeding indien de kredietlijn niet gebruikt wordt). De notering van het subcriterium met betrekking tot de kredietlijn volgt de volgende regels: 23

24 1. de basiskredietlijn van 800 miljoen euro (vereiste minimumlijn) komt overeen met 100 punten; 2. elk volume van 100 miljoen euro bijkomend bijgevoegd bij het basisbedrag van 800 miljoen euro wordt beloond met 20 punten (zie de verklarende tabel hieronder); 3. het totale aantal punten toegekend aan de inschrijver die de beste score heeft behaald voor dit subcriterium wordt teruggebracht tot 20 punten; 4. de andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten bij toepassing van de volgende formule: 20 punten x aan de betrokken inschrijver toegekende totale score de beste totale score toegekend voor dit subcriterium Onderstaande tabel geeft een overzicht van de puntentoewijzing van de twee eerste noteringsetappes. Gunningscriterium 1.1 Volume van de kredietlijn Volume Toegekende punten ii. Debetrentevoet op rekening-courant Als kosten voor het gebruik van de kredietlijn zullen de offertes, op straffe van nietigverklaring, een rentevoet voor elk van de twee eerste schijven van de kredietlijn vermelden, alsook voor de derde schijf indien er voor deze schijf een volume door de inschrijver werd geboden: 1. eerste schijf: van 0 tot ,00; 2. tweede schijf: van ,01 tot ,00; 3. derde schijf: van ,01 tot ,00. Op straffe van nietigverklaring van de offerte zullen alle drie de rentevoeten geformuleerd worden op basis van de EONIA-index (= Euro Overnight Index Average), en in de volgende vorm: EONIA-rentevoet + x basispunten, met x negatief, nul of positief Het verschil in basispunten in vergelijking met de EONIA-rentevoet komt overeen met de geboden marge. 24

25 Op straffe van nietigverklaring van de offerte, zullen de geboden marges voor elk van de schijven van de kredietlijn de minimale en maximale geaccepteerde marges, naleven. Deze marges zijn vastgelegd in onderstaande tabel. Indien één van de geboden marges deze limieten niet naleeft, zal de offerte als nietig worden beschouwd. Voor de derde schijf zullen de punten enkel worden toegekend in het geval dat de offerte een volume voorlegt dat hoger is dan het minimale volume van 800 miljoen euro. De punten zullen aan iedere offerte worden toegekend volgens de onderstaande tabel: Schijf van 0 tot van ,01 tot van ,01 tot Spilmarge Geaccepteerde marge Van EONIA - 10 bp tot EONIA + 10 bp Van EONIA - 5 bp tot EONIA + 15 bp Van EONIA + 0 bp tot EONIA + 50 bp Totaal - - Toekenningsformule van de punten 10 punten + (Spilmarge - Geboden marge) * 1 punt 5 punten + (Spilmarge - Geboden marge) * 0,5 punt 2,5 punten + (Spilmarge - Geboden marge) * 0,1 punt Optelsom van de toegekende punten voor iedere schijf De inschrijver die, in totaal, de beste score behaalt voor dit subcriterium krijgt 35 punten. De andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten toegekend volgens de volgende formule: 35 punten x aan de betrokken inschrijver toegekende totale score de beste totale score toegekend voor dit subcriterium b. Gunningscriterium nr. 2: aangeboden diensten en kwaliteit (technisch en informatica) De vergelijking van de offertes zal gebeuren op basis van de elementen opgesomd in onderstaande tabel. Ieder element van de offerte krijgt een aantal punten toegekend tussen 0 en het maximum aangegeven voor elk element. ID Elementen onderworpen aan de evaluatie Max. score 1 Beheer van transactieplafonds voor bankrekeningen 3 2 Beheer van transactieplafonds voor debetkaarten 3 3 Beheer van transactieplafonds voor kredietkaarten 3 4 Online beheer van het openen, wijzigen en afsluiten van bankrekeningen 5 Online beheer van de gevolmachtigden op de bankrekeningen

26 6 Terbeschikkingstelling van kredietkaarten die niet gekoppeld zijn aan een bankrekening (met niet-automatisch debiteren van de rekening) 2 7 Gratis automatische boekingen wat het MTN-programma betreft, ongeacht de dealer 8 Verwerking en uitvoering van de betalingsopdrachten in eerste compensatie tot 14u00 9 Verwerking en uitvoering van de betalingsopdrachten in eerste compensatie na 14u00 en minstens tot 15u00 10 Terbeschikkingstelling van een reeks van rekeningen volgens een ononderbroken nummering met de volgende structuur: BExx yyyy yyyz zzxx waar yyyy yyy een identieke sectie is, 'z zz' varieert van 000 tot 999, 'xx' kan vrij worden bepaald 11 Duur van online gratis beschikbaarheid van de pdf-bestanden van minimum 5 jaar 12 Duur van online gratis beschikbaarheid van de pdf-bestanden van minimum 10 jaar 13 Online beheer van de globale staten gecreëerd door het bestuur (zie deel II. B.9) 14 De digitale rekeninguittreksels en collectieve debetberichten in een gecertificeerd pdf-formaat 15 Gratis dagelijkse transmissie op Fileserver van de CODA-bestanden vóór middernacht 16 Gratis dagelijkse transmissie op Fileserver van de rekeninguittreksels en debetberichten in pdf-formaat in de twee talen (NL en FR) vóór middernacht De inschrijvers voegen bij hun offerte elk document of elke inlichting dat/die van aard is het voor de aanbestedende overheid mogelijk te maken een kwantitatieve en kwalitatieve evaluatie te maken van hun voorstellen betreffende het geheel van de elementen in de bovenstaande tabel. Ze zullen in hun offertes een duidelijk onderscheid maken tussen elk element en ze zullen systematisch naar de bovenstaande ID-nummers verwijzen. De inschrijvers worden erop gewezen dat hun offertes in dit stadium van de analyse een totale score van minimaal 45/60 punten moeten behalen om niet wezenlijk onregelmatig te worden verklaard. Notering van de offertes: de inschrijver die, in totaal, de beste score behaalt, krijgt 30 punten voor dit criterium. De andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten bij toepassing van de volgende formule, namelijk: 30 punten x aan de betrokken inschrijver toegekende totale score de beste totale score toegekend op basis van dit criterium 26

27 c. Gunningscriterium nr. 3: transactiekosten De vergelijking van de offertes zal gebeuren op basis van de elementen opgesomd in onderstaande tabel. Hoewel de regering en de betrokken ABI s eveneens gebruikers zijn van deze diensten, zijn de vermelde vermoedelijke hoeveelheden enkel geldig voor de Diensten van de Regering, met uitzondering van de ABI s. ID Soort transactie Vermoedelijke hoeveelheden per jaar 1 Verrichtingen in EUR in de SEPA-zone 1.1 Overschrijvingen - via een elektronische drager 1.2 Overschrijvingen - via een 150 papieren opdracht/fax 1.3 Dringende (*) 200 overschrijvingen - via een elektronische drager 1.4 Dringende (*) 50 overschrijvingen - via een papieren opdracht/fax 1.5 De ontvangsten - in de SEPA-zone 1.6 Uitgifte van een circulaire 1 cheque overgemaakt aan de opdrachtgever 1.7 Uitgifte van een circulaire cheque overgemaakt aan de begunstigde 1.8 Uitgifte van een circulaire cheque tarifering ten laste van de begunstigde 1.9 Inning van nationale domiciliëringen (per verrichting) Eenheidsprijs excl. btw Totaalprijs excl. btw 2 Verrichtingen in deviezen in de SEPAzone 2.1 Overschrijvingen - via een elektronische drager 2.2 Overschrijvingen - via een papieren opdracht/fax 2.3 Dringende (*) overschrijvingen - via elektronische drager 2.4 Dringende (*) overschrijvingen - via een

28 papieren opdracht/fax 3 Verrichtingen in EUR buiten de SEPA-zone 3.1 Overschrijvingen - via een elektronische drager 3.2 Overschrijvingen - via een papieren opdracht/fax 3.3 Dringende (*) overschrijvingen - via een elektronische drager 3.4 Dringende (*) overschrijvingen - via een papieren opdracht/fax 3.5 Ontvangsten - buiten de SEPA-zone Verrichtingen in deviezen buiten de SEPA-zone 4.1 Overschrijvingen - via een elektronische drager 4.2 Overschrijvingen - via een papieren opdracht/fax 4.3 Dringende (*) overschrijvingen - via een elektronische drager 4.4 Dringende (*) overschrijvingen - via een papieren opdracht/fax Kaarten 5.1 Debetkaarten Kredietkaarten Prepaid debetkaarten Prepaid kredietkaarten Depositokaart Muntstukken (per gedeponeerde zak) 7 Biljetten (per gedeponeerd biljet) 8 Onderzoekskosten 8.1 Betalingen in EUR in de SEPA-zone 8.2 Betalingen in deviezen in de SEPA-zone 8.3 Betalingen in EUR buiten de SEPA-zone

29 8.4 Betalingen in deviezen buiten de SEPA-zone 9 Prijs van 1 overschrijvings- of stortingsformulier per entiteit boven de (evaluatie per entiteit) Totaal excl. btw Totaal incl. btw (*) dringende overschrijvingen = opdrachten verzonden na de op voorhand vastgestelde termjn, die dezelfde dag bij de begunstigde moeten aankomen. Notering van de offertes: de inschrijver die, in totaal, de laagste totale prijs behaalt, krijgt 8 punten voor dit criterium. De andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten bij toepassing van een regel van drie, namelijk: 8 punten x Totale laagste prijs Totale prijs van de betrokken inschrijver d. Gunningscriterium nr. 4: rating van de inschrijver De in overweging genomen rating is de langetermijnrating ("notch" genoemd) toegekend door het bureau Standard & Poor s. De puntenscore wordt voor iedere inschrijver volgens de onderstaande tabel berekend: ID Rating Score 1 AAA AA AA AA A A 20 7 A BBB+ 0 Notering van de offertes: de inschrijver die, in totaal, de beste score behaalt, krijgt 2,5 punten voor dit criterium. De andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten bij toepassing van een regel van drie, namelijk: 2,5 punten x aan de betrokken inschrijver toegekende score de beste toegekende score 29

30 e. Gunningscriterium nr. 5: creditrentevoet op het saldo van de rekening-courant De offertes zullen, op straffe van nietigverklaring, een unieke creditrentevoet vermelden die van toepassing is op het saldo van de rekening-courant. Op straffe van nietigverklaring van de offerte zal deze creditrentevoet geformuleerd worden op basis van de EONIA-index (= Euro Overnight Index Average), en in de volgende vorm: EONIA-rentevoet + x basispunten, met x nul, positief of negatief Op straffe van nietigverklaring van de offerte, zal de geboden marge een minimumniveau van -10 bp naleven, zodat de toegekende punten voor een gegeven offerte minstens 0 punten bereiken. Het verschil in basispunten in vergelijking met de EONIA-rentevoet komt overeen met de geboden marge. De notering van de offertes voor dit criterium zal volgens de volgende regels verlopen: 1. iedere regelmatige offerte krijgt in dit stadium van de analyse 50 punten; 2. de offertes krijgen een extra aantal punten (positief of negatief) overeenkomstig met de geboden marge (uitgedrukt in basispunten) vermenigvuldigd met 5. De onderstaande tabel geeft voorbeelden van deze twee eerste noteringsetappes: Geboden rentevoet (voorbeelden) Spilrente Verschil bp Meerv. Coëff. Toegekende punten Toegekende punten Totaal EONIA - 10 bp EONIA - 2 bp EONIA - 1 bp EONIA EONIA EOIA + 1 bp EOIA + 2 bp EOIA bp de inschrijver die, in totaal, de beste score behaalt, krijgt 2,5 punten voor dit criterium. De andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten bij toepassing van een regel van drie, namelijk: 2,5 punten x aan de betrokken inschrijver totale aantal toegekende punten het grootste totale aantal toegekende punten aan een inschrijver 30

31 f. Gunningscriterium nr. 6: valutadatum van de ontvangsten Op straffe van nietigverklaring zullen de offertes de termijn, in aantal kalenderdagen, vermelden waarbinnen de verrichtingen hernomen in de tabel hieronder, zullen worden uitgevoerd. De notering van de offertes zal de regels samengevat in de volgende tabel naleven. Type Ontvangsten van derden bij dezelfde kassier Score als valuta op dag D Score als valuta op dag D+1 Score als valuta op dag D Ontvangsten van derden, niet bij de kassier Ontvangsten afkomstig van financiële transacties Ontvangsten via domiciliëringen Notering van de offertes: de inschrijver die, in totaal, de beste score behaalt, krijgt 2 punten voor dit criterium. De andere inschrijvers krijgen een proportioneel aantal punten bij toepassing van een regel van drie, namelijk: 2 punten x aan de betrokken inschrijver toegekende totale score de beste totale score toegekend op basis van dit criterium 11. INLICHTINGEN VOOR DE INSCHRIJVERS Tot ten laatste vrijdag 26 mei 2017 kunnen de kandidaat-inschrijvers vragen stellen betreffende de administratieve en technische aspecten van deze opdracht. Deze vragen dienen per gericht te worden tot mevrouw Julie Fiszman, algemeen directrice van BFB (jfiszman@gob.brussels). Andere vragen worden niet beantwoord. Ze zorgen ervoor dat hun eventuele vragen gegroepeerd worden in één en dezelfde communicatie en ze identificeren de artikelen van het huidige bestek of van de betrokken opdrachtaankondigingen. Op vrijdag 9 juni 2017 wordt er om 14 u. een informatiesessie georganiseerd door de aanbestedende overheid op het volgende adres: Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB), Brussel Financiën en Begroting, CCN, Vooruitgangstraat 80 te 1035 Brussel zaal (8 ste verdieping). Na een korte voorstelling van het doel en de context van de opdracht zal de aanbestedende overheid er mondeling de vragen beantwoorden die binnen de gestelde termijn en in de juiste vorm werden ingediend. De deelnemers kunnen dan, zo nodig, over sommige antwoorden nog bijkomende ophelderingen vragen. Van de op deze informatiesessie verstrekte inlichtingen wordt een verslag opgesteld dat per wordt verstuurd naar al wie het bestek bij de aanbestedende overheid heeft aangevraagd. 31

32 12. FORMALITEITEN BETREFFENDE DE OPSTELLING VAN DE OFFERTES De inschrijver dient zijn offerte in met behulp van het offerteformulier bijgevoegd bij het huidige bestek De documenten die krachtens het huidige bestek dienen te worden opgesteld, worden als bijlage aan het offerteformulier toegevoegd. Met name: - de gevolmachtigden voegen aan de offerte de authentieke akte of de onderhandse akte (ondertekend met één of meerdere originele handtekening(en)) toe die hen deze bevoegdheden toekent of een kopie die de conformiteit van hun volmacht met het origineel aantoont. Een eenvoudige verwijzing naar het nummer van de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad waarin die bevoegdheden werden bekendgemaakt, volstaat; - een eensluidend verklaard afschrift van het onderhavig bestek, gedateerd en ondertekend door de aangewezen persoon, met de vermelding "gelezen en goedgekeurd"; - vereiste documenten in het kader van de selectie (toegangsrecht, voorafgaande voorwaarde voor deelname en kwalitatieve selectie); - documenten die nodig zijn voor de controle van de regelmatigheid van deze offerte, met name op basis van de minimale vereisten gedefinieerd in het huidige bestek; - documenten die nodig zijn voor de evaluatie van deze offerte op basis van de gunningscriteria; bij wijze van vrije optie(s), een lijst bijkomende prestaties die in het huidige bestek niet zijn vermeld maar die voor de aanbestedende overheid interessant kunnen zijn in het kader van de uitvoering van de onderhavige opdracht; - ieder ander document of informatie die krachtens het huidige bestek dient te worden overgemaakt; - een nota die duidelijk aangeeft welke informatie als vertrouwelijk dient te worden behandeld en/of welke informatie technische of commerciële geheimen bevat en dus niet door de aanbestedende overheid mag/mogen worden bekendgemaakt. De documenten, met inbegrip van de bijlagen, worden door de inschrijver of zijn gevolmachtigde gedateerd en ondertekend (originele of elektronisch gewaarmerkte handtekening). Dit geldt eveneens voor iedere doorhaling of toevoeging die een invloed heeft op de wezenlijke voorwaarden van de opdracht zoals de prijzen, de uitvoeringstermijnen, de minimale vereisten of de technische voorwaarden. Op de offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden wordt de naam van de opdrachtgever(s) duidelijk vermeld. Tevens worden de inschrijvers er attent op gemaakt dat wanneer de inschrijver een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid is, opgericht door verscheidene natuurlijke en/of rechtspersonen, de offerte door elk van hen dient te worden ondertekend. De leden van deze vereniging dienen zich hoofdelijk te verbinden en in hun offerte diegene onder hen aan te duiden die belast wordt met de vertegenwoordiging van de vereniging jegens de aanbestedende overheid. De offertes dienen in hun geheel in de Nederlandse of de Franse taal te worden opgesteld. De verschillende delen van een offertedossier worden genummerd en ieder dossier bevat een 32

33 inhoudsopgave. 13. FORMALITEITEN BETREFFENDE DE INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES Iedere offerte wordt ingediend op drie papieren exemplaren (op één exemplaar staat de vermelding ORIGINEEL en op de twee andere AFSCHRIFT ) en één gestandaardiseerd elektronisch exemplaar (op USB-stick of cd-rom). In geval van verschil tussen de exemplaren van eenzelfde offerte is alleen het papieren exemplaar waarop de vermelding ORIGINEEL staat, rechtsgeldig. De ingediende offertes moeten in een definitief gesloten omslag worden gestoken waarop duidelijk de volledige gegevens van de inschrijver staan vermeld en waarop de volgende vermelding staat: "OFFERTE - Kassier - Open offerteaanvraag - NIET OPENEN, de datum van de openingszitting van de offertes en de referentie van het bestek (GOB/BFB/kassier ). Naargelang de keuze van de inschrijver, kunnen ze - worden afgegeven tegen ontvangstbewijs bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, Brussel Financiën en Begroting, ter attentie van mevrouw Julie Fiszman, algemeen directrice, CCN, Vooruitgangstraat 80 te 1035 Brussel; - worden verzonden naar Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, Brussel Financiën en Begroting, ter attentie van mevrouw Julie Fiszman, algemeen directrice, CCN, Vooruitgangstraat 80 te 1035 Brussel. In geval van verzending, al dan niet aangetekend, moet deze verzegelde omslag in een tweede gesloten omslag worden gestoken met daarop dezelfde vermelding als op de eerste omslag. Uiterste datum en uur voor de ontvangst van de offertes: vrijdag 30 juni 2017 om uur. Iedere offerte moet bij de voorzitter van de openingszitting toekomen vooraleer hij de zitting voor geopend verklaart. Desalniettemin wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover de aanbestedende overheid aan de begunstigde nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing en de offerte ten laatste vier kalenderdagen voor de dag van de opening van de offertes bij de post per aangetekende zending werd verstuurd. Plaats van de openingszitting van de offertes (openbare zitting): zie opdrachtaankondiging. 14. WIJZIGINGEN AAN OF INTREKKING VAN EEN REEDS VERZONDEN OF AFGEGEVEN OFFERTE In dit verband wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op de bepalingen van artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. 33

34 15. WETTELIJKE REGELING INZAKE ONVERENIGBAARHEDEN In dit verband wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op de artikelen 8 en 9 van de wet van 15 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en op de artikelen 22 en 23 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. 16. VERBINTENISTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS De inschrijver verbindt zich door zijn offerte, zoals deze eventueel door de aanbestedende overheid werd aangepast, gedurende een termijn van180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de dag van de openingszitting van de offertes. B. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT 1. VERTEGENWOORDIGER VAN DE CONTRACTPARTIJEN a. Leidende ambtenaar van de aanbestedende overheid In het kader van de uitvoering van de opdracht wordt de aanbestedende overheid vertegenwoordigd door de volgende leidende ambtenaar: Mevrouw Julie Fiszman Algemeen directrice van Brussel Financiën en Begroting, CCN Vooruitgangstraat, Brussel Tel.: Fax: jfiszman@gob.brussels De aannemer krijgt enkel instructies van de leidende ambtenaar of van diens afgevaardigde. Iedere officiële briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht dient te worden overgemaakt aan de leidende ambtenaar op het voornoemde adres. b. Vertegenwoordiger van de dienstverlener De dienstverlener deelt in zijn offerte de identiteit mee van de persoon/personen die verantwoordelijk is/zijn voor de uitvoering van de opdracht alsook zijn/hun adjunct. Deze persoon/personen zal/zullen de bevoorrechte gesprekspartner zijn voor de contacten met de aanbestedende overheid (SPOC). 34

35 2. CONFORMITEIT EN TOEZICHT OP DE UITVOERING a. Algemene bepalingen Overeenkomstig artikel 34 van het besluit van 14 januari 2013 moeten de verstrekte diensten op alle vlakken in overeenstemming zijn met alle opdrachtdocumenten. Zelfs bij ontstentenis van technische specificaties in de opdrachtdocumenten, voldoen ze op alle punten aan de regels van de kunst. De opdrachtnemer is verplicht om elke in het bestek of in de offerte voorziene uitvoeringstermijn na te leven. Overeenkomstig artikel 39 van het besluit van 14 januari 2013, is de opdrachtnemer verplicht om de gemachtigden van de aanbestedende overheid alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten te verstrekken voor het vervullen van hun taak. De opdrachtnemer kan zich op het door de aanbestedende overheid uitgevoerde toezicht of controle niet beroepen om van zijn aansprakelijkheid te worden ontheven wanneer de prestaties uit hoofde van één of ander gebrek naderhand zouden worden geweigerd. Overeenkomstig artikel 152 van het besluit van 14 januari 2013, is de dienstverlener volledig aansprakelijk voor de fouten of gebreken bij de uitgevoerde diensten, meer bepaald in de studies, de berekeningen, de plannen en alle andere documenten die door hem moeten worden voorgelegd in uitvoering van de opdracht. b. Controle van de hoeveelheden De verbruikte hoeveelheden worden door de opdrachtnemer als bijlage bij elke betaalaanvraag meegedeeld. Wanneer geen akkoord bereikt wordt of zolang de partijen geen akkoord hebben bereikt, stelt de aanbestedende overheid, overeenkomstig artikel 40 van het besluit van 14 januari 2012, ambtshalve de hoeveelheden vast die ze gerechtvaardigd acht, met behoud van alle rechten van de opdrachtnemer. c. Begeleidingscomité De technische opvolging van de prestaties wordt verzorgd door een begeleidingscomité, dat bestaat uit: - de Minister van Financiën en Begroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die er het voorzitterschap van waarneemt en/of diens afgevaardigde; - de leidende ambtenaar van de huidige opdracht of zijn gemachtigden; - minstens twee afgevaardigden van de kassier; - de directeur van de directie Thesaurie van BFB en/of zijn gemachtigden; - de directeur-diensthoofd van het Agentschap van de Schuld en/of zijn gemachtigden; - een vertegenwoordiger van het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; - de directeur van de directie financiële controle en/of zijn gemachtigden; - in voorkomend geval, deskundigen die door de één of andere partij worden 35

36 uitgenodigd. Het begeleidingscomité zorgt tijdens de volledige duur van de opdracht voor de administratieve coördinatie, de controle op de uitvoering van de opdracht en verstrekt geregeld advies over de vorderingsstaten en de opvolging van de taken van de kassier. Dit begeleidingscomité kan tevens deskundigen of technici uitnodigen om deze vergaderingen bij te wonen. De vergaderingen van het begeleidingscomité worden georganiseerd op initiatief van de aanbestedende overheid of de opdrachtnemer. De wijze waarop deze vergadering wordt georganiseerd wordt in onderling overleg afgesproken. Het begeleidingscomité kan beslissen om bijkomende vergaderingen bijeen te roepen of om werkgroepen op te richten, indien dit omwille van bijzondere omstandigheden of projecten nodig zou zijn. 3. TAALGEBRUIK Tijdens de uitvoering van deze opdracht drukt men zich op de vergaderingen die worden bijgewoond door afgevaardigden van de opdrachtnemer en van de aanbestedende overheid zonder onderscheid uit in het Frans en/of het Nederlands. Bijgevolg zullen de afgevaardigden van de opdrachtnemer actief (mondeling en schriftelijk) moeten kunnen communiceren in deze twee talen. 4. VOORSCHOTTEN Er wordt aan de dienstverlener geen enkel voorschot toegekend. 5. ONDERAANNEMING Behoudens voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid, mag de dienstverlener de in het onderhavig bestek beschreven opdracht noch geheel noch gedeeltelijk aan een onderaannemer toevertrouwen. Het bestaan van een dergelijke toestemming wordt verondersteld als de opdrachtnemer in zijn offerte heeft vermeld dat hij van plan is een beroep te doen op onderaanneming en daarbij overigens de identiteit van zijn onderaannemers en hun eventuele rol bij de uitvoering van de opdracht meedeelt. Wanneer de volledige opdracht of een deel ervan aan één of meer onderaannemers wordt uitbesteed, blijft de opdrachtnemer, in ieder geval, de enige verantwoordelijke t.a.v. de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer neemt hiervan de leiding en de coördinatie op zich en draagt de kosten van hun honoraria, evenals alle bijkomende kosten. 36

37 6. INTELLECTUELE RECHTEN Met toepassing van de bepalingen van artikel 3, 3, van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten bevestigt de inschrijver door de loutere indiening van zijn offerte, dat hij alle eigendomsrechten die verbonden zijn aan de intellectuele rechten op het geheel van de werken die het voorwerp uitmaken van de onderhavige opdracht (met inbegrip van de teksten, documenten, handleidingen, brochures, grafische voorstellingen die er zijn aan vastgehecht of aan toegevoegd, alle voorbereidende werken, enz.) die door hem of door zijn team werden opgemaakt aan de aanbestedende overheid overdraagt. Mochten zij door derden zijn opgemaakt, dan waarborgt de inschrijver dat hij ter zake op exclusieve wijze alle rechten heeft verworven en deze aan de aanbestedende overheid kan overdragen. De kostprijs voor de overdracht van die rechten voor alle afgestane gebruikswijzen en - vormen moet integraal inbegrepen zijn in de prijzen van de opdracht. Deze overdracht wordt uitsluitend toegekend voor alle landen en voor de periode van wettelijke bescherming en dit voor elke exploitatiewijze, ongeacht of het nu gaat om het reproductierecht op elk medium van grafische of numerieke of andere gegevens, om het recht tot openbaarmaking aan het publiek alsook om het aanpassingsrecht en afgeleide rechten. Met name de volgende rechten worden overgedragen: - Het exclusieve recht om te bepalen wanneer en op welke wijze de werken geheel of gedeeltelijk worden geëxploiteerd en of ze wel degelijk worden geëxploiteerd. - Het exclusieve recht om deze te (doen) wijzigen en aanpassen (door alle door hem gekozen derden) voor zover de aanbestedende overheid dit nodig acht, onverminderd het recht van de concessiehouder om zich te verzetten tegen elke misvorming, verminking of andere wijziging, dan wel tegen enige andere aantasting van het werk maar enkel en alleen wanneer deze zijn eer of reputatie kunnen schaden. - Het exclusieve recht om deze te reproduceren, inclusief het exclusieve recht om toestemming te verlenen tot het bewerken of het vertalen van het werk, op welke manier dan ook en in ongeacht welke vorm op alle media, met name papier, internet, dvd en in welke elektronische vorm dan ook en dit met name in het kader van alle publicaties of commerciële of andere exploitaties; - Het exclusieve recht om ze mee te delen aan het publiek of om de toestemming hiertoe te verlenen; - Het exclusieve recht om ze openbaar te maken, te publiceren of te verspreiden onder het publiek. De aanbestedende overheid behoudt voornoemde afgestane rechten zelfs in geval de elementen van alle of een deel van de werken in verband met de uitvoering van de opdracht niet zouden zijn geëxploiteerd of openbaar gemaakt. Zij kan deze rechten naar eigen goeddunken aan iedere derde van haar keuze verlenen. De inschrijver ziet uitdrukkelijk af van de vermelding van zijn naam op de werken waarvan hij auteur of medeauteur is en dit ook bij de exploitatie van deze werken. De inschrijver vrijwaart de aanbestedende overheid tegen alle eisen van derden inzake de uitoefening van hun literaire of artistieke eigendomsrechten bij de uitvoering van de prestaties en het gebruik van de resultaten ervan in zoverre deze rechten aan de aanbestedende overheid werden overgedragen, met name voor de uitoefening van het recht tot reproductie 37

38 en mededeling. 7. VERTROUWELIJKHEID Alle informatie die op eender welke wijze verband houdt met de aanbesteding of de uitvoering van de huidige opdracht wordt vertrouwelijk behandeld. De inschrijvers verbinden er zich toe, louter door hun aanvraag tot deelneming, om deze vertrouwelijkheid absoluut na te leven. In de veronderstelling dat de opdrachtnemer zich in het kader van de kwalitatieve selectie van een andere overheidsopdracht wil beroepen op de uitvoering van de huidige opdracht, zal hij hiervoor de toelating vragen aan de aanbestedende overheid en verbindt hij zich ertoe, door zijn loutere deelname aan de huidige opdracht, om de bepalingen van de toelating of de weigering na te leven. 8. OPLEVERING Overeenkomstig artikel 42 van het besluit van 14 januari 2013, mogen de producten in regel niet worden verwerkt vooraleer zij door de leidend ambtenaar of zijn gemachtigde zijn opgeleverd. De technische oplevering kan tijdens verschillende productiestadia van de voorbereiding of de uitvoering van de huidige opdracht worden verricht. In het geval van de huidige opdracht, zal er op 20 december 2017 in alle geval een eerste oplevering plaatsvinden. Gedurende de periode vanaf de dag na het sluiten van de opdracht tot de dag voor de start van de uitvoering van deze opdracht, kunnen er testen worden uitgevoerd. Deze testen zullen toelaten om de goede werking van de informaticaoplossing te controleren. Tijdens deze testen worden alle informatica-functionaliteiten, die toelaten om de in deel I.A van het huidig bestek voorziene opdrachten, uit te voeren volgens de in deel II van het huidig bestek voorziene modaliteiten, aan een controle onderworpen. De producten die in een bepaald stadium niet aan de opgelegde controles voldoen, worden beschouwd zich niet in een staat te bevinden om voor technische oplevering te worden aangeboden. Op verzoek van de opdrachtnemer onderzoekt de aanbestedende overheid, overeenkomstig de bepalingen van de opdrachtdocumenten in hoeverre de producten aan de kwaliteitseisen voldoen of op zijn minst aan de regels van goed vakmanschap en aan de voorwaarden van de opdracht beantwoorden. Wanneer de aanbestedende overheid vaststelt dat het ter oplevering aangeboden product niet in de voorwaarden verkeert om te worden onderzocht, wordt het verzoek van de opdrachtnemer als niet bestaande beschouwd. De aanvraag wordt opnieuw gesteld van zodra het product klaar is voor oplevering. Producten die voorafgaandelijk opgeleverd werden, kunnen later nog worden geweigerd. Ze worden door de opdrachtnemer onmiddellijk vervangen wanneer uit een nieuw onderzoek zou blijken, hetzij vóór of bij het in gebruik nemen, hetzij na de uitvoering van de opdracht maar vóór de definitieve oplevering, dat zij gebreken of beschadigingen vertonen die bij het eerste 38

39 onderzoek niet werden opgemerkt of beschadigingen die achteraf zijn ontstaan. De volgende diensten moeten absoluut ten laatste tegen 28 februari 2018 uitgevoerd zijn, vooraleer er kan begonnen worden met de kassier: 1. De invoering van een elektronisch systeem dat is beveiligd met de elektronische en beveiligde handtekening en het voorzien van de nodige opleidingen 2. Het bestaan van een alternatieve procedure bij problemen met het elektronisch betaalsysteem 3. Het bestaan van een reeks van 1000 bankrekeningen met doorlopende nummering volgens een bepaalde structuur; 4. De bankrekeningen en de bijhorende documenten, de rekeninguittreksels en de debetberichten moeten in de 2 talen (NL/FR) beschikbaar zijn 5. Bestaan en beheer van de door de kassier beheerde globale staten 6. Het bestaan van de CODA-bestanden volgens de besproken formaten 7. Het bestaan van rekeninguittreksels en digitale debetberichten 8. Het bestaan en het beheer van de rekening-courant 9. BETALINGEN De prestaties die het voorwerp uitmaken van de onderhavige opdracht worden betaald door maandelijkse voorschotten, op vertoon van een factuur en een gedetailleerde staat van de diensten die werden gepresteerd tijdens de duur van de te factureren periode en dit voor zover de aanbestedende overheid in het bezit werd gesteld van de documenten en/of de te leveren stukken die eventueel krachtens dit bestek vereist zijn. Elk factuurbedrag wordt uitgedrukt in euro s. Voor de btw geldt een afzonderlijke post. Enkel de correct uitgevoerde en als dusdanig door de aanbestedende overheid erkende diensten geven recht op betaling. De facturen verwijzen naar het vastleggingsvisumnummer dat op de kennisgeving van het sluiten van de opdracht staat vermeld en dienen volgens de volgende modaliteiten te worden verstuurd: - hetzij per post worden opgestuurd naar het volgend adres: Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Brussel Financiën en Begroting Directie Boekhouding CCN 8 e verdieping lokaal Vooruitgangstraat 80 bus Brussel - Via op het volgend adres: invoice@gob.brussels In geval van overdracht of inpandgeving van schuldvorderingen t.a.v. de aanbestedende overheid moet de opdrachtnemer de cessionaris verplicht op de hoogte brengen van de verplichting de overdracht of inpandgeving te betekenen, hetzij bij deurwaardersexploot, hetzij 39

40 bij aangetekend schrijven op het volgende adres: Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Brussel Financiën en Begroting Directie Boekhouding CCN 8 e verdieping lokaal Vooruitgangstraat 80 bus Brussel In geval van het aanmaken of wijzigen van bankgegevens dient een schriftelijk attest van begunstigde per aparte post naar volgend adres te worden gestuurd: Master Data - Brussel Financiën en Begroting CCN - 8 ste verdieping (bureau 8119) Vooruitgangstraat 80, bus 1 Brussel: 10. INTERESTEN VOOR ACHTERSTALLIGE BETALINGEN In dit bijzondere bestek wordt uitdrukkelijk afgeweken van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek betreffende de toerekening van de betalingen. Elke betaling moet dus bij voorrang besteed worden aan de kwijting van de hoofdsom. Artikel 69 van het besluit van 14 januari 2013 is van toepassing. 11. UITVOERINGSINCIDENTEN EN CONTRACTWIJZIGINGEN De uitbreiding van de begunstigden van de in het huidig bestek voorziene prestaties tijdens de uitvoering van de opdracht, in het bijzonder tot de ABI die zich bij het FCCB zouden hebben gevoegd, geeft geen recht op enige schadevergoeding van de opdrachtnemer en vormt geen contractwijziging. De diensten die aan deze instellingen verleend worden, zullen in voorkomend geval wel gefactureerd kunnen worden op basis van de eenheidsprijzen zoals vermeld in deel I.A van dit bestek. De artikelen 37 en 151 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 zijn van toepassing. 12. RECHTSMIDDELEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID De artikelen 44 tot 53 en 155 van het besluit van 14 januari 2013 zijn van toepassing, met uitzondering van artikel 47 3, lid 2. Er is: een speciale boete van EUR voorzien per (begonnen) dag wanneer, op ongeacht welk moment: 40

41 - enerzijds, niet alle van de taken van de basisopdracht van de functie van kassier worden uitgevoerd zoals aangeduid in artikel I.A. punt 3a van het onderhavige bestek; - anderzijds, de uitvoering van de opdracht niet voldoet aan het geheel der wezenlijke technische vereisten vermeld in artikel I.A. punt 9c van het onderhavige bestek; een speciale boete van EUR voorzien per (begonnen) dag in geval van nietnaleving van de verbintenissen in de offerte die in aanmerking werden genomen bij de vergelijking van de offertes met het oog op de gunning van de opdracht; 13. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER Overeenkomstig artikel 152 van het besluit van 14 januari 2013, draagt de dienstverlener de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is wegens vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van de niet-uitvoering in hoofde van de dienstverlener. Overeenkomstig artikel 153 van het besluit van 14 januari 2013, worden de diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet volgens de regels van de kunst werden uitgevoerd, door de dienstverlener herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel op bevel van de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de in artikel 155 vermelde rechtsmiddelen. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. 14. GESCHILLEN De partijen verbinden zich ertoe mekaar niet voor de rechtbank te dagen zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. 41

42 DEEL II - TECHNISCHE BEPALINGEN VAN DE OPDRACHT A. MATERIELE UITVOERING VAN DE ONTVANGST- EN UITGAVENVERRICHTINGEN De kassier voert alle opdrachten van de daartoe gemachtigde rekenplichtigen en economische en handelsattachés uit. De kassier draagt hierbij geen enkele verantwoordelijkheid inzake de wettelijkheid en regelmatigheid van de hem voorgelegde en uitgevoerde betaalopdrachten, voor zover deze regelmatig zijn ondertekend. 1. AARD VAN DE VERRICHTINGEN De betaalopdrachten worden elektronisch en beveiligd doorgegeven en de ontvangst van een betaalopdracht wordt eveneens elektronisch bevestigd. Deze betaalopdrachten kunnen onder andere de volgende verrichtingen bevatten: - SEPA-overschrijvingen in euro of in deviezen; - buitenlandse overschrijvingen in euro of in deviezen; - interne transfers tussen rekeningen; - circulaire cheques. De rekenplichtigen mogen betalingen uitvoeren op hun financiële rekening door gebruik te maken van circulaire cheques op naam van de begunstigde. Voor het jaar 2016, hebben de Diensten van de Regering ongeveer 1000 circulaire cheques uitgegeven. Voor het jaar 2017, zullen de Diensten van de Regering ongeveer circulaire cheques uitgeven. De offerte van de kassier moet de uitgifte en het beheer van circulaire cheques toelaten gedurende de volledige duur van het contract. Indien er geen elektronische overdracht mogelijk is, moet de kassier back-up procedures voorzien. Met betrekking tot de ontvangsten, moet het in de toekomst mogelijk zijn om domiciliëringen van klanten te verwerken. 2. BANKKAARTEN Op 1 januari 2017 beschikken de Diensten van de Regering over 10 debetkaarten van het type Bancontact/Mistercash, 5 kredietkaarten van het type Visa Gold, 5 kaarten van het type Mastercard prepaid business, 10 depositokaarten en 50 prepaid debetkaarten. De kassier stelt, binnen een termijn van 3 werkdagen, debetkaarten en klassieke kredietkaarten ter beschikking van de rekenplichtigen, economische attachés en handelsattachés van de Diensten van de Regering en van de autonome bestuursinstellingen 42

43 (ABI s) die hierom vragen, voor geldafhalingen aan automatische loketten of voor de betaling van goederen/diensten bij handelaars in België of in het buitenland en op het internet. Dit soort kaarten moet het ook mogelijk maken om het saldo van de rekening te raadplegen, de uittreksels af te drukken, een overschrijving uit te voeren als daarvoor toestemming verleend is, enz. Om eurobiljetten op een bankrekening te kunnen storten via een systeem van self banking, stelt de kassier depositokaarten op naam ter beschikking die enkel gebruikt kunnen worden voor deze verrichting op de automaten. Er zullen prepaid debetkaarten - uitgerust met een geheime code - ter beschikking worden gesteld. Deze kaarten kunnen gebruikt worden als eenmalige of terugkerend betaalmiddel, zonder gekoppeld te zijn aan een bankrekening. Deze kaarten kunnen vanop afstand met een bedrag naar keuze gecrediteerd of gedebiteerd worden. De houders van deze kaarten kunnen rechtstreeks via het informaticaplatform geïdentificeerd worden. Er zullen prepaid kredietkaarten - uitgerust met een geheime code - ter beschikking worden gesteld. Deze kaarten kunnen gebruikt worden als eenmalige of terugkerend betaalmiddel en kunnen vanop afstand met een bedrag naar keuze gecrediteerd of gedebiteerd worden. De houders van deze kaarten kunnen rechtstreeks via het informaticaplatform geïdentificeerd worden. Het moet mogelijk zijn om de werkelijke verrichtingen en de start- en eindsaldi voor de prepaid debetkaarten en de prepaid kredietkaarten op eender welk ogenblik online te raadplegen. Een kaart en kaartlezer zullen eveneens, samen met een toegang tot een informaticaplatform, ter beschikking worden gesteld om informatie met betrekking tot de rekeningen te kunnen raadplegen en elektronisch te kunnen bankieren. Aangezien alle financiële rekeningen van de Diensten van de Regering, met uitzondering van de centrale uitgavenrekening, de rekening(en) waarvan debetintresten afgehouden word(t)(en) en de rekening(en) voor termijnbeleggingen, geen negatief saldo mogen vertonen, moet de kassier er voor de kredietkaarten op toezien dat de gebruikte bedragen niet direct afgehaald worden van de rekeningen waaraan de kaarten verbonden zijn, maar dat hij regelmatig een factuur indient bij de Diensten van de Regering. Alle aanvragen voor (klassieke en prepaid) betaalkaarten en depositokaarten worden ingediend door de directie Financiële Controle van de GOB en naar behoren goedgekeurd door de leidende ambtenaar van Brussel Financiën en Begroting, met uitzondering van de aanvragen die betrekking hebben op de autonome bestuursinstellingen (ABI s). Als de leidende ambtenaar afwezig of verhinderd is, worden de aanvragen goedgekeurd door de Adjunct-secretaris-generaal of door de Secretaris-generaal. De kassier stelt 100 debetkaarten, 100 kredietkaarten, 100 prepaid debetkaarten, 100 prepaid kredietkaarten en 100 depositokaarten ter beschikking van de Diensten van de Regering. De kassier bezorgt de directie Financiële Controle van de GOB ten laatste op 31 januari van elk jaar de nominatieve lijst van alle afgeleverde betaalkaarten en depositokaarten en de lijst van de toegangskaarten tot het informaticaplatform. De terbeschikkingstellingstermijn van de betaalkaarten en de depositokaarten bedraagt maximum 3 werkdagen. Elke overhandiging van betaal- en depositokaarten die niet volgens de hierboven beschreven 43

44 procedure gebeurt, wordt niet erkend door de Diensten van de Regering. 3. VALUTERING EN TRANSACTIEKOSTEN VAN DE OPDRACHTEN a. Valutadatum van de opdrachten Inkomende kasstromen In het offerteformulier zal de kassier per type ontvangst onderstaande tabel invullen. Soort Ontvangsten van derden bij dezelfde kassier Ontvangsten van derden, niet bij den kassier Ontvangsten afkomstig van financiële transactiesnciële verrichtingen Ontvangsten via domiciliëringen Uitvoeringsdatum Valutering opdrachtgever Valutering begunstigde Uitgaande kasstromen De kassier moet alle betaalopdrachten uitvoeren in eerste compensatie. b. Transactiekosten verbonden aan de opdrachten De kassier vermeldt in het offerteformulier voor elk type opdracht de transactiekosten per verrichting, op basis van de inventaris voor gunningscriterium nr. 3. Bij wijze van vrije opties worden de inschrijvers uitgenodigd om, in een afzonderlijk deel van hun offerte, een lijst op te stellen van bijkomende prestaties die niet in het huidige bestek zijn voorzien en die de aanbestedende overheid kunnen interesseren in het kader van de uitvoering van de onderhavige opdracht. 4. UITVOERINGSMODALITEITEN De kassier zal altijd de betalingsopdrachten (zowel betalingsbestanden als individuele orders) exact uitvoeren volgens de gegevens in de betalingsopdrachten. Indien de hierboven beschreven bepaling niet gerespecteerd wordt, heeft de opdrachtgever het recht om de terugkeer te eisen naar de toestand die de niet-toegelaten verrichting voorafgaat. Op vraag van de rekenplichtige moet een betalingsbestand dat reeds overgemaakt en/of ondertekend werd, geannuleerd kunnen worden. De kassier zal hiervoor, in samenspraak met de rekenplichtige, een procedure voorzien. 5. UITVOERINGS- EN ANNULERINGSTERMIJNEN 44

45 De kassier verbindt zich ertoe om de betaalopdrachten uit te voeren die het van de diverse rekenplichtigen van de rekeningen heeft ontvangen en dit binnen de hierna beschreven termijnen. Opdrachten aangeboden vóór 12u worden verwerkt en verrekend met andere banken de dag van verzending (d.w.z. uitgevoerd in 1ste compensatie). Behoudens een specifieke verbintenis van de opdrachtnemer in die zin (cf. gunningscriterium nr. 2) worden opdrachten die de bank na 12u bereiken de dag nadien uitgevoerd. In uitzonderlijke gevallen kan een correcte opdracht die de bank na 12u bereikt, de dag zelf worden uitgevoerd na contactname met de SPOC (= Single Point Of Contact). Een uitvoeringsdatum in de toekomst (memo-datum) kan voor alle betalingen worden aangevraagd, mits vermelding van de datum op de daartoe voorziene plaats. De totale annulatie van een collectieve of individuele opdracht kan in functie van de status van verwerking. De kassier zal hiervoor een procedure voorzien. 6. DE NIET-UITGEVOERDE OPDRACHTEN Niet-uitgevoerde betaalopdrachten ten gevolge van foutieve niet te verwerken gegevens worden bij ontvangst van het bestand onmiddellijk elektronisch gedetecteerd en gesignaleerd. De opdrachten betreffende éénzelfde bestand worden slechts uitgevoerd na ontvangst van het verbeterde bestand. De partiële uitvoering van een bestand wordt niet aanvaard. 7. VERRICHTINGEN MET BETREKKING TOT HET BESTAANDE MTN PROGRAMMA De Diensten van de Regering beschikken over een MTN-programma dat actief gebruikt wordt, zowel voor emissies op korte looptijd ( 1 jaar) als voor emissies op middellange en lange looptijd (> 1 jaar). De kassier zal ervoor zorgen dat de Domiciliary & Paying Agent van het programma automatisch boekingen kan uitvoeren op de daartoe bestemde financiële rekeningen geopend bij de kassier, zowel voor de hoofdsommen als voor de interesten en de eventuele kosten. Hij zal zorgen voor een vlotte verwerking van alle verrichtingen en voor de naleving van de correcte boekings- en valutadata. De kassier zal de nodige documenten en procedures voorzien om dit alles mogelijk te maken. 8. VERRICHTINGEN MET BETREKKING TOT DE AANKOOP VAN THESAURIEBEWIJZEN Bij de aankoop van thesauriebewijzen, moet de kassier instaan voor de uitvoering van de automatische boekingen op de hiertoe bij de kassier geopende financiële rekeningen, zowel 45

46 voor de nominale waarde als voor de interesten en eventuele kosten. Hij zal zorgen voor een vlotte verwerking van alle verrichtingen en voor de naleving van de correcte boekings- en valutadata. De kassier zal de nodige documenten en procedures voorzien om dit alles mogelijk te maken. B. BIJHOUDEN VAN DE REKENINGEN 1. ALGEMENE BEPALINGEN De Gewestelijke Overheidsdienst Brussel beschikt op 1 januari 2017 over 148 bankrekeningen. Alle rekeningen moeten geopend zijn ten laatste op de begindatum van de uitvoeringsperiode van de onderhavige opdracht. Alle bankrekeningen moeten zowel in het NL als in het FR bestaan (onder andere de naam, het adres,.). Hetzelfde geldt voor de gerelateerde documenten. De bestanden met de rekeninguittreksels en de debetberichten moeten eveneens afzonderlijk in het NL en het FR beschikbaar zijn. De online raadpleging van de rekeningen, van de gerelateerde documenten, van de rekeninguittreksels en van de debetberichten moet eveneens zowel in het FR als in het NL mogelijk zijn. 2. ORGANISATIE VAN DE REKENINGEN Alle transacties rond ontvangsten en uitgaven zullen worden doorgevoerd via de rekeningen bij de kassier. De eventuele uitzonderingen op deze regel zullen worden beperkt en zullen altijd vooraf worden meegedeeld aan de kassier. Thans worden volgende gevallen beschouwd als uitzonderingen op dit principe: - De opening van rekeningen die verbonden zijn aan de leningen waarnaar verwezen wordt in artikel 54 2 van de bijzondere financieringswet van 16 januari 1989; - De rekeningen van de mandatarissen (economische en handelsattachés) geopend in het buitenland; - De soorten rekeningen die niet in de wetgeving voorzien zijn. De Diensten van de Regering kunnen vragen om specifieke bankrekeningen te openen voor de boeking van speciale verrichtingen, zoals bijvoorbeeld ontvangsten, belastingen,... De kassier voorziet voor de Diensten van de Regering één reeks van 1000 zichtrekeningen, 46

47 met een ononderbroken nummering volgens de volgende structuur: BExx yyyy yyyz zzxx waarbij - yyyy yyy bij voorkeur een identiek gedeelte is (cf. toekenningscriterium nr. 2), - z zz van 000 tot 999 varieert (met ononderbroken nummering) en - xx vrij te bepalen is. De Diensten van de Regering kunnen uit deze reeks vrij kiezen welke rekeningen ze openen. De kassier zal ambtshalve elke wettelijke of reglementaire aanpassing, die het voldoende aantal noodzakelijke rekeningen wijzigt, integreren. Behoudens andersluidende bepalingen, zijn de rekeningen in euro. Indien nodig, zullen er deviezenrekeningen geopend worden op vraag van de Diensten van de Regering. Bepaalde rekeningen zullen moeten worden voorzien van specifieke voorwaarden, in het bijzonder inzake de toegelaten maxima van de transacties, het al of niet toelaten van een negatief saldo en/of inzake de identiteit van de rekening van de begunstigde. De kassier zal instaan voor het dagelijks beheer van alle rekeningen die bij hem geopend zijn en voor het toezicht op de specifieke voorwaarden die aan deze rekeningen verbonden zijn. Elk jaar bezorgt de kassier vóó 31/01 een lijst aan BFB met een overzicht van de toestand (naam van de rekeninghouder, naam van de vervanger(s), specifieke voorwaarden, ) van alle rekeningen op 31/12 van het vorig jaar. De kassier stelt op verzoek één of meer globale staten ter beschikking in valutadatum en boekingsdatum, binnen één werkdag. 3. HET OPENEN, WIJZIGEN EN AFSLUITEN VAN DE REKENINGEN De financiële rekeningen worden geopend, gewijzigd en afgesloten op uitdrukkelijke vraag van de directie financiële controle van de GOB via de gepaste standaardformulieren of via een beveiligde internetlijn die de kassier ter beschikking stelt. Bij gebruik van een internetlijn worden de gegevens bevestigd met behulp van een papieren formulier dat bezorgd wordt door de kassier, en dat formulier wordt mee ondertekend door de leidende ambtenaar. Als hij afwezig of verhinderd is, wordt de aanvraag goedgekeurd door de Adjunct-secretaris-generaal of de Secretaris-generaal. De kassier moet binnen een termijn van 2 werkdagen overgaan tot de opening, wijziging en sluiting van een rekening te rekenen vanaf de online ingediende aanvraag. Bij gebrek aan een online toegang, wordt de voormelde termijn gebracht op 3 werkdagen. De rekeningnummers moeten minstens drie maanden voor het begin van de uitvoeringsperiode van de onderhavige opdracht bekend zijn teneinde de nodige testen te kunnen uitvoeren. Geen enkele aanvraag mag rechtstreeks behandeld worden door de kassier zonder het visum van bovenvermeld bestuur of, in het geval van online toegang, door andere personen dan deze die tewerkgesteld zijn bij de directie financiële controle en die hiervoor specifiek aangeduid werden. Wanneer een financiële rekening afgesloten wordt, kan het overeenstemmend rekeningnummer enkel opnieuw gebruikt worden na een periode van minimum 6 maanden. 47

48 De bovenstaande verrichtingen kunnen betrekking hebben op alles wat verband houdt met de gegevens van de rekening: de eigenschappen van de rekening, de titelvoerende en/of vervangende mandatarissen die volmacht van handtekening hebben over de rekening, personeelsleden van de gewestelijke entiteit die een volmacht hebben om de rekening te raadplegen, opname in een Coda-bestand en in een globale staat, bovengrenzen van de toegestane bedragen, enz. De aard van de toegang tot een rekening moet eveneens beheerd worden: uitsluitend toegang om te raadplegen of toegang om te raadplegen en verrichtingen uit te voeren. De activeringstermijn voor een online toegang is maximum 2 werkdagen wanneer de aanvraag gebeurt via online toegang en maximum 3 werkdagen wanneer de aanvraag gebeurt zonder online toegang. De financiële rekeningen, geopend door de houders van rekeningen die geopend zijn bij de kassier in uitvoering van onderhavige opdracht en de desbetreffende documenten, zijn in twee talen: in het Frans en het Nederlands. De praktische organisatie van de structuur van de rekeningen en van de werking ervan wordt vastgelegd in onderlinge overeenstemming tussen Brussel Financiën en Begroting en de kassier. De kassier dient ervoor te zorgen dat de houders van rekeningen, geopend bij de kassier in uitvoering van onderhavige opdracht, op elk ogenblik in staat zijn het bestand met de bankrekeningen in te zien en te controleren, in de staat waarin het zich op dat moment bevindt en voorzien van een uittreksel van de doorgevoerde transacties. De kassier zal ook een belangrijke informatiebron vormen voor de thesaurie. Het is zeer belangrijk dat de kassier in staat is een dagelijkse stand van zaken op te maken van de kastoestand, zowel voor elke rekening afzonderlijk als voor alle rekeningen samen. De nodige administratieve en technische voorzieningen zullen getroffen worden opdat alle rekeningen uiterlijk op de aanvangsdatum van het contract geopend zijn. Om de nodige testen te kunnen uitvoeren, moeten de nummers gekend zijn, uiterlijk 3 maand voor de aanvang van het contract. 4. DE KOSTEN De opening, wijziging, afsluiting en het bijhouden van de rekeningen zal in geen geval specifieke kosten veroorzaken die niet begrepen zijn in de prijzen, vermeld in deel A van onderhavig lastenboek. Dit geldt eveneens voor de terbeschikkingstelling van toestellen, kaarten en/of software voor het uitvoeren en/of consulteren van verrichtingen. 5. DE BEVEILIGDE ELEKTRONISCHE HANDTEKENINGEN De beveiligde elektronische handtekeningen kunnen gebruikt worden door elke rekenplichtige of economische en handelsattaché die dat vooraf aanvraagt bij de directie financiële controle. Die directie beheert de aanvragen met betrekking tot apparaten, kaarten of elk ander materiaal nodig om een elektronische handtekening te plaatsen bij de kassier volgens de instructies van deze laatste en ziet erop toe dat de aanvraag naar behoren goedgekeurd 48

49 wordt door de leidende ambtenaar. Als hij afwezig of verhinderd is, wordt de aanvraag goedgekeurd door de Adjunct-secretaris-generaal of de Secretaris-generaal. Geen enkele aanvraag mag rechtstreeks door de kassier behandeld worden zonder het visum van voornoemd bestuur. De kassier doet het nodige opdat de gebruikers meteen het materiaal en wachtwoorden en/of de usercodes ontvangen om toegang te krijgen tot de toegestane rekeningen. De kassier moet, ten laatste op 31 januari van elk jaar, aan de directie financiële controle van de GOB een bijgewerkte lijst bezorgen van de mandatarissen en van het geleverde materiaal. De offerte van de kassier moet op het vlak van de beveiligde elektronische handtekeningen overeenstemmen met het aantal personeelsleden dat online toegang heeft. 6. ONLINE TOEGANG TOT DE REKENINGEN Op1 januari 2017 tellen de Diensten van de Regering 146 personen die toegang hebben tot de financiële rekeningen, die als volgt zijn opgedeeld: - 39 rekenplichtigen van de Diensten van de Regering; - 47 personeelsleden van de Diensten van de Regering; - 14 rekenplichtigen van de ministeriële kabinetten; - 46 personeelsleden van de autonome bestuursinstellingen. De offerte van de kassier moet rekening houden met 300 personeelsleden die mogelijk dagelijks toegang tot de rekeningen van de Diensten van de Regering moeten hebben, elk met verschillende toegangsmogelijkheden volgens het type gebruiker. De aanvragen tot online toegang worden door de directie financiële controle van de GOB ingediend via de gepaste standaardformulieren of via een beveiligde internetlijn die de kassier ter beschikking stelt. Bij gebruik van een internetlijn worden de gegevens bevestigd met behulp van een papieren formulier dat bezorgd wordt door de kassier; dat formulier wordt mee ondertekend door de leidende ambtenaar. Als hij afwezig of verhinderd is, wordt de aanvraag goedgekeurd door de Adjunct-secretaris-generaal of de Secretaris-generaal. De kassier moet binnen een termijn van 2 werkdagen, te rekenen vanaf de online ingediende aanvraag, overgaan tot de activering van de gevraagde toegangen. Bij gebrek aan een online toegang, wordt de voormelde termijn gebracht op 3 werkdagen. Geen enkele aanvraag mag rechtstreeks behandeld worden door de kassier zonder het visum van bovenvermeld bestuur of, in het geval van online toegang, door andere personen dan deze die tewerkgesteld zijn bij de directie financiële controle en die hiervoor specifiek aangeduid werden. a. De rekenplichtigen Krachtens artikel 69, 1, lid 3, van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, "zijn de rekenplichtigen belast, onder hun eigen handtekening, manueel of elektronisch, met de uitvoering van de thesaurieverrichtingen op één of meerdere rekeningen geopend op hun naam bij de kassier. De thesaurieverrichtingen omvatten enkel de verrichtingen, op bevel, van invordering en betaling, alsook de inschrijving ervan in de boekhouding". Indien gewenst zal de kassier de rekenplichtigen begeleiden bij de installatie van de nodige 49

50 software (voor het plaatsen van een beveiligde elektronische handtekening) en een opleiding voorzien. Mandatarissen van de financiële rekeningen van de Diensten van de Regering Op 1 januari 2017, tellen de Diensten van de Regering zowat 51 titelvoerende rekenplichtigen (waaronder 6 economische en handelsattachés) en 26 vervangende rekenplichtigen. De vervangende rekenplichtigen beschikken over dezelfde handtekeningsbevoegdheid als de titelvoerende rekenplichtigen en bijgevolg over dezelfde fysieke of elektronische hulpmiddelen die hen ter beschikking worden gesteld door de kassier. Met uitzondering van de beheerders van voorschotten van de ministeriële kabinetten en van de economische en handelsattachés beschikt geen enkele rekenplichtige over de toelating om online betalingsverrichtingen uit te voeren. De offerte van de kassier moet rekening houden met een potentieel dagelijks beheer door 150 rekenplichtigen en economische en handelsattachés. De rekenplichtigen worden onderverdeeld in verschillende categorieën: b. De centraliserende rekenplichtige van de uitgaven De centraliserende rekenplichtige van de uitgaven wordt ermee belast, binnen de grenzen van de beschikbare liquide middelen, en in overeenstemming met de bevelen van de bevoegde ordonnateurs, het volgende aan de kassier te bezorgen: a) ten laste van de centrale uitgavenrekening: - de betalingsbevelen, ofwel rechtstreeks ten gunste van de schuldeisers en andere crediteuren, ofwel ten gunste van de andere rekenplichtigen van de Diensten van de Regering; - de bevelen tot interne overschrijving van gelden die nodig zijn voor het beheer van de globale thesauriestaat bij de kassier; - de bevelen tot externe overschrijving die voortvloeien uit begrotingsverrichtingen waarvoor bedragen tijdelijk op bij de kassier geopende rekeningen werden geplaatst. b) ten laste van de rekeningen die geopend zijn voor de verrichtingen in verband met de begrotingsfondsen, de betalingsbevelen die rechtstreeks ten gunste zijn van de schuldeisers en andere crediteuren. Hij is ook belast met de termijnverrichtingen en beheert de rekeningen die nodig zijn voor de inschrijving van transacties in verband met de opbrengsten van leningen of beleggingen van overschotten, evenals de rekeningen die geopend zijn voor de boeking van de interesten. c. De centraliserende rekenplichtige van de ontvangsten De centraliserende rekenplichtige van de ontvangsten is belast met de inning en de registratie van de aan de boekhoudkundige entiteit verschuldigde bedragen waarvoor er geen invorderingsbevel aan een rekenplichtige van ontvangsten werd gericht en die, zonder het voorwerp te hebben uitgemaakt van een voorafgaand vastgesteld recht, gestort werden op de centrale ontvangstenrekening. Hij maakt die ontvangsten over aan de gewestelijke 50

51 boekhouder voor de boeking van het contant recht. Hij is ook belast met de inning en registratie van de bedragen gestort op de rekeningen, geopend voor verrichtingen in verband met de begrotingsfondsen. Als er voor die ontvangsten geen recht werd vastgesteld, dan maakt hij die over aan de gewestelijke boekhouder voor de boeking van het contant recht. Deze rekenplichtige kan de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven zijn. d. De rekenplichtige van de geschillen De rekenplichtige van de geschillen is belast met het beheer van betalingsbevelen waarbij de voorwaarde inzake de identiteit van de schuldeiser voor de bepaling van het vastgestelde recht niet langer vervuld is bij de betaling of van betwiste betalingsbevelen, met name in geval van arrest, beslag, verzet, endossement of afstand. De met een geding bezwaarde betalingsbevelen worden hem door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven overgemaakt, die, via zijn rekening, de rekening van de rekenplichtige van de geschillen met het overeenkomstige bedrag crediteert. Deze laatste rekening wordt bijgevolg gedebiteerd op het ogenblik van de effectieve betaling aan de rechthebbenden. e. De rekenplichtige van de liggende gelden De rekenplichtige van de liggende gelden is belast met het beheer van de betalingsbevelen die niet zijn uitgevoerd, inzonderheid omdat de crediteur of de begunstigde niet bekend is, bij overlijden of bij adreswijziging. De bovenstaande betalingsbevelen worden hem door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven overgemaakt, die, via zijn rekening, de rekening van de rekenplichtige van de liggende gelden met het overeenkomstige bedrag crediteert. Deze laatste rekening wordt bijgevolg gedebiteerd op het ogenblik van de effectieve betaling aan de schuldeisers. Deze rekenplichtige kan de rekenplichtige van de geschillen zijn. f. De rekenplichtige van de ontvangsten De rekenplichtige van de ontvangsten is belast met de invordering van de vastgestelde rechten en met de inning van de ontvangsten die er betrekking op hebben. Inzake uitgaven kan hij enkel het volgende aan de kassier geven: 1. periodieke bevelen tot overschrijving naar de centrale uitgavenrekening; 2. bevelen tot overschrijving naar de rekening van een andere rekenplichtige van de ontvangsten; 3. betalingsbevelen met betrekking tot terugbetalingen van ten onrechte geïnde ontvangsten. De rekenplichtige van de ontvangsten stort de opbrengst van zijn ontvangsten, verminderd met de uitgaven bedoeld in punten 2 en 3 hierboven, op de centrale uitgavenrekening. 51

52 g. De beheerder van voorschotten De beheerder van voorschotten van de Diensten van de Regering voert, op basis van een voorschot dat hem werd toegekend door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven, de betaling uit, in speciën of met een betaalkaart, van kleine werkingsuitgaven voor een bedrag dat niet hoger ligt dan 500 EUR, btw inbegrepen, onder voorbehoud van afwijkingen toegestaan door de Minister van Financiën en Begroting. De voorschotten die de beheerder krijgt, mogen niet hoger liggen dan EUR. De beheerders van voorschotten van de ministeriële kabinetten geven aan de kassier betalingsbevelen met betrekking tot werkingsuitgaven die het bedrag van de aan het visum van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen onderworpen uitgaven niet overschrijden, conform de door de Regering ter zake bepaalde modaliteiten. Op 1 januari 2017, ligt de bovengrens voor de betalingen op euro, exclusief btw. De voorschotten die ze krijgen, mogen niet hoger zijn dan EUR. Het op het einde van het begrotingsjaar niet-gebruikte saldo van het voorschot wordt door de beheerder van voorschotten teruggestort op de centrale ontvangstenrekening. De kassier voert deze procedure voor de automatische nivellering van de rekeningen uit op de laatste werkdag van elk jaar. De kassier zal daarom ook een oplossing voorzien om deze specifieke bepalingen te kunnen aanwenden. h. De economische en handelsattachés De economische en handelsattaché en de handelssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden door de Minister van Financiën en Begroting aangewezen als mandatarissen voor de financiële rekeningen die op naam van de Diensten van de Regering zijn geopend voor het uitvoeren van alle courante verrichtingen die zijn bestemd om de werkingsuitgaven te dekken van het economisch en handelsvertegenwoordigingskantoor van het Gewest. Dergelijke rekeningen kunnen worden geopend in België en/of in het buitenland. Wanneer ze in België geopend worden, is onderhavig bestek erop van toepassing. i. De rekenplichtigen voor rekening van derden De rekenplichtige voor rekening van derden, aangewezen door de Minister van Financiën en Begroting, kan verrichtingen doen inzake ontvangsten en uitgaven voor rekening van derden, in het kader van de activiteiten, gespecificeerd door de Minister van Financiën en Begroting, op voorwaarde echter dat deze financiële stromen geen invloed hebben op de begroting. 7. DE REKENING(EN) MET TERMIJNBELEGGINGEN Overeenkomstig artikel 63, tweede lid van de OOBBC "duidt de Regering een kassier aan, d.i. de kredietinstelling die de dagstaat van de thesaurie van de Diensten van de Regering bijhoudt, onder toezicht van een door haar aangestelde ambtenaar. Die ambtenaar kan beleggingen doen. Daartoe mag hij rekeningen met termijnbeleggingen openen". Een rekening met termijnbeleggingen strekt zich uit over hoogstens 1 maand en is in euro of 52

53 in deviezen. 8. HET FINANCIEEL COÖRDINATIECENTRUM VOOR HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST (FCCB) Krachtens de toepassing van artikel 68 van de OOBBC, zal de kassier er ambtshalve toe belast zijn financiële rekeningen te openen voor de autonome bestuursinstellingen opgenomen in artikel 68, 3, voor de instellingen van openbaar nut, zoals bedoeld in artikel 68, 8, alsook voor elke andere instelling waaraan de specifieke toepassing van het beheerssysteem van de thesaurie zich zou aanpassen ten gevolge van wettelijke, reglementaire of verplichte wijzigingen. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest belast de kassier met: 1. het zeker stellen van de werking van het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (FCCB), zoals beschreven in de artikelen 68 en volgende van de OOBBC en in haar uitvoeringsbesluiten; 2. de terbeschikkingstelling van de globale staten op alle financiële rekeningen bepaald door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Een globale staat komt overeen met alle transacties en alle saldo s op een groep van financiële rekeningen bij de kassier, bepaald door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in bedrag en in waarde; 3. het aanbieden van een overdrachtssysteem om het beheer van de thesaurie te optimaliseren. Dit houdt in dat voor een welbepaalde financiële rekening, door de instelling aangeduid als hoofdzichtrekening, waarop niet voldoende middelen beschikbaar zouden zijn, de gevraagde betalingsopdracht toch zou worden doorgevoerd voor zover voldoende middelen beschikbaar zijn op een andere, te bepalen financiële rekening, genaamd transitorekening (= een rekening geopend op naam van de Diensten van de Regering, waarop bedragen tijdelijk gestort worden en waarvoor de werkelijke uitbetaling later zal gebeuren: bv. subsidies aan ABI, RSZ-bijdragen, bedrijfsvoorheffing, BTW, enz.). Bij het uitvoeren van de begrotingsverrichting, wordt er een betaling uitgevoerd vanaf de centraliserende uitgavenrekening naar de betreffende transitorekening: vanuit financieel oogpunt is deze verrichting binnen de rekening-courant een neutrale verrichting. 4. de dagelijkse overdracht verzorgen van de transitorekening naar de hoofdzichtrekening en meer bepaald ten belope van het vereiste bedrag. 9. DE GLOBALE STATEN De kassier stelt zoveel globale staten ter beschikking als het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vraagt. De saldi van alle globale staten moeten de eerstvolgende werkdag beschikbaar zijn, zowel volgens valuta- als volgens boekingsdatum. Een (tijdens de uitvoering te bepalen) aantal globale staten moeten ambtshalve door de kassier gecreëerd en geactualiseerd worden. 53

54 Brussel Financiën en Begroting moet de mogelijkheid hebben om zelf globale staten te creëren. 10. DE REKENING-COURANT De kassier is belast met het bijhouden van de rekening-courant van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Artikel 65 van de OOBBC voorziet dat "de ontvangsten- en uitgavenrekeningen verbonden zijn met een rekening-courant". De rekening-courant is de som van de globale staat van het Gewest en van de globale staat van het FCCB. Op vraag van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan de rekening-courant uitzonderlijk gewijzigd worden na overleg met de kassier, zonder afbreuk te doen aan art. 68 van de OOBBC. Het uitvoeren van de centralisatieverrichtingen die hiervoor eventueel nodig zijn, mogen geen kosten teweegbrengen. 11. DE CREDIT- EN DEBETINTERESTEN Overeenkomstig artikel 66 van de OOBBC "worden de creditinteresten op de vervaldag gestort op de daartoe bestemde rekening(en) van de Diensten van de Regering. De debetinteresten worden ambtshalve door de financiële instelling aangerekend op de daartoe bestemde rekening(en) van de Diensten van de Regering. ". 12. DE DEBETPOSITIE VAN BEPAALDE REKENINGEN Overeenkomstig artikel 67 van de OOBBC "mag, met uitzondering van de centrale uitgavenrekening en de rekening(en) voorzien in artikel 66, 2e lid [d.i. de rekeningen van de Diensten van de Regering waarop ambtshalve de debetinteresten worden aangerekend], en de rekeningen met termijnbeleggingen, geen enkele rekening van de Diensten van de Regering een negatief saldo vertonen". Domiciliëringen en doorlopende opdrachten betreffende de uitgaven zijn in geen enkel geval toegelaten op de financiële rekeningen van de Diensten van de Regering. 13. OPMERKING : HUURWAARBORG Het is mogelijk dat de rekenplichtigen een rekening moeten openen waarop een huurwaarborg gestort wordt. Deze rekening blijft geblokkeerd tot het ogenblik van teruggave in onderling akkoord op het einde van de huurovereenkomst. 54

55 C. MODALITEITEN VAN DE WEDERZIJDSE GEGEVENSOVERDRACHT 1. ALGEMEEN De wederzijdse gegevensoverdracht zal geautomatiseerd gebeuren tussen de kassier en de Diensten van de Regering. Het aantal rekenplichtigen dat gebruik zal maken van de geautomatiseerde gegevensoverdracht wordt bepaald door dediensten van de Regering. De lijnverbinding tussen de kassier en de Diensten van de Regering is voorzien voor de volgende functies: - het verzenden van de betalingsbestanden (in xml-formaat) opgesteld door de rekenplichtigen van de Diensten van de Regering, al of niet voorafgaand voorzien van een elektronische handtekening; - het onmiddellijk terugzenden door de kassier van automatische ontvangstbevestigingen of foutmeldingen bij problemen; - het verzenden van gecodeerde dagafschriften door de kassier via één of meerdere CODA-bestanden. De manier van groeperen van de rekeningen in de verschillende CODA-bestanden, wordt door de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel bepaald; - het verzenden van alle rekeninguittreksels en debetberichten in digitale vorm, nl. in pdfformaat. Gelet op het belang van de gegevens die doorgestuurd worden, moet aan de technische vereisten inzake kwaliteit, snelheid en veiligheid voldaan zijn om alle verbindingen vlot te laten verlopen: - Online: reactiesnelheid end to end van 4 seconden. - De modaliteiten, voorzien door de kassier om de veiligheid te verzekeren, zullen beschreven worden. Indien de kassier voor dezelfde uitvoeringsdatum en voor dezelfde financiële rekening 2 betalingsbestanden ontvangt met hetzelfde totaal bedrag en hetzelfde aantal overschrijvingen, dan moet het laatste bestand tijdelijk geblokkeerd worden en dient de SPOC onmiddellijk contact op te nemen met de betrokken rekenplichtige om een bevestiging te vragen voor het al of niet uitvoeren ervan. Voor elk van de hierboven beschreven punten moet worden voorzien in één of meerdere technische back-upoplossingen. Van de kassier wordt verwacht dat hij tijdens de hele duur van de overeenkomst de technologische evolutie volgt en deze, na overleg met de Diensten van de Regering, zo snel mogelijk implementeert. De modaliteiten ter zake dienen in een SLA (Service Level Agreement) gespecifieerd te worden (cf. punt F van dit deel van het bestek). 55

56 De kassier moet ermee akkoord gaan om achteraf een technisch protocol (i.v.m. de verzending van gegevens tussen de kassier en de Diensten van de Regering) met alle betrokken partijen (Diensten van de Regering, CIBG) te ondertekenen waarin de gevraagde minimale technische vereisten zijn opgenomen. De gegevens waarvan de kassier kennis krijgt in het kader van de uitvoering van de opdracht, blijven op elk ogenblik eigendom van de aanbestedende overheid. Beide partijen waarborgen het respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens door hun eigen personeel. De gegevens nodig voor de uitvoering van de opdracht, delen zij uitsluitend mee aan die personeelsleden die direct hierbij betrokken zijn. Bij de automatische gegevensoverdracht dient de beveiliging van de netwerken van de Diensten van de Regering tegen misbruik of beschadiging van de gegevensbestanden gerespecteerd te worden. De kassier zal de nodige maatregelen nemen om met zijn configuraties volledig compatibel te kunnen werken met de huidige en toekomstige configuratie van het informaticacentrum. (zie bijlage 1 BB GDC ter informatie indien de kassier een applicatie zou willen onderbrengen in het Gewestelijk Data Center). De controle van de doorgestuurde gegevens en de opmaak van de records zal gebeuren op basis van het interbankenprotocol. De nieuwe kassier zal vanuit een technisch standpunt beschrijven hoe de overgang van de huidige kassier naar de door hem voorgestelde situatie zal verlopen, alsook de mate waarin hij deze overgang zowel financieel als technisch op zich zal nemen. Van de kassier wordt verwacht dat hij de nodige maatregelen neemt in het kader van de strijd tegen fraude bij de uitvoering van de betalingsbestanden. De kassier moet enerzijds de stappen beschrijven die hij heeft gezet om fraude op te sporen en eventueel te voorkomen en anderzijds meedelen welke diensten hij in dit kader aanbiedt aan de Diensten van de Regering. 2. GEGEVENSOVERDRACHT VAN DE DIENSTEN VAN DE REGERING NAAR DE KASSIER De Diensten van de Regering zullen de volgende financiële gegevens verstrekken aan de kassier: - Zodra ze beschikbaar zijn, de jaarlijkse goedgekeurde begrotingscijfers; - Iedere week, een kalender van de te verwachten ontvangsten en uitgaven voor de lopende week en de komende vier weken; - Iedere maand, een indicatieve kalender van de te verwachten ontvangsten en uitgaven voor de komende drie maanden; - In onderlinge afspraak kunnen nog andere gegevens overgemaakt worden. Iedere substantiële wijziging zal onmiddellijk worden meegedeeld. 56

57 a. Vormen van betalingen Betaalopdrachten kunnen worden overgemaakt in de volgende vormen: - Via een lijnverbinding, al of niet op voorhand beveiligd met een elektronische handtekening en met onmiddellijke bevestiging van de ontvangst van het gegevensbestand via de lijn; - Via een rechtstreeks online-systeem voor betalingen, steeds beveiligd met elektronische handtekeningen, maar alleen toegelaten voor rekeningen aangeduid door de Diensten van de Regering; - Op papier of per fax: enkel in dringende gevallen of in noodgevallen en alleen door de rekenplichtigen waarvoor dit toegelaten is. Ongeacht de gegevensdrager kan een welbepaalde in de toekomst liggende bankwerkdag (memodatum) als uitvoeringsdatum worden meegegeven. Niet-uitgevoerde betalingsopdrachten ten gevolge van foutieve, niet te verwerken gegevens, worden als volgt meegedeeld: - Lijn: foutieve records worden bij ontvangst van het bestand onmiddellijk gedetecteerd en als dusdanig gesignaleerd via de lijn. De opdrachten betreffende eenzelfde bestand worden slechts uitgevoerd na ontvangst van het verbeterde bestand. De partiële uitvoering van een bestand is niet toegelaten. - Rechtstreeks online-systeem: fouten moeten onmiddellijk gedetecteerd worden door het online-systeem. - Papier of fax: de niet-uitvoering wordt schriftelijk bevestigd. Indien het gaat over wedden of grote bedragen, neemt de kassier onmiddellijk telefonisch contact op met de rekenplichtige. Indien de betalingsopdrachten niet kunnen worden uitgevoerd omdat er onvoldoende provisie is op de betreffende rekening, zal de kassier onmiddellijk telefonisch contact opnemen met de rekenplichtige. b. Voorwaarden inzake timing van betalingen - Behoudens een specifieke verbintenis van de opdrachtnemer (cf. gunningscriterium nr. 2) moeten alle betalingsbestanden aangeboden via de lijnverbinding vóór 12u dezelfde dag nog uitgevoerd en gevaluteerd worden op de door de Diensten van de Regering bepaalde uitvoeringsdatum. In uitzonderlijke gevallen kan een correcte opdracht die de kassier bereikt na 12u, de dag zelf worden uitgevoerd na contactname met de SPOC. - Annulatiemogelijkheden, als uitzonderingsprocedure, moeten voorzien worden in onderling overleg met de kassier. 57

58 3. GEGEVENSOVERDRACHT VAN DE KASSIER NAAR DE DIENSTEN VAN DE REGERING De inschrijver zal duidelijk de rapporteringstypes meedelen (rapporten, lijsten, stand van zaken, formulieren, enz.) die hij ter beschikking stelt van de aanbestedende overheid, evenals de modaliteiten volgens dewelke deze types zullen worden overgedragen en ter beschikking gesteld. De kassier stelt geavanceerde informaticatechnologie ter beschikking en biedt bovendien de mogelijkheid om gegevens via telecommunicatie te versturen. a. CODA Momenteel werkt de aanbestedende overheid met CODA versie 2.3. De gegevens die vermeld staan op de traditionele rekeningafschriften en op de bijlagen worden in gecodeerde vorm overgemaakt voor alle rekeningen van de Diensten van de Regering. De manier van groeperen van de rekeningen in de verschillende CODA bestanden en het aantal CODA-bestanden zal worden bepaald door de Diensten van de Regering. Alle formaten die bestaan volgens de protocollen van Febelfin, moeten beschikbaar zijn. De Diensten van de Regering eisen dat er per groep van rekeningen vier CODA-bestanden zouden kunnen worden bezorgd: - Een gedetailleerd CODA-bestand in txt formaat; - Een globaal CODA-bestand in txt formaat; - Een gedetailleerd CODA-bestand in xml formaat; - Een globaal CODA-bestand in xml formaat. Alle CODA-bestanden betreffende dag D moeten dagelijks op dag D+1 en vóór 3u worden verzonden naar de Diensten van de Regering. In geval van problemen met één of meerdere CODA-bestanden (die momenteel vóór 4u verwerkt worden door de Diensten van de Regering) moet er dezelfde dag (D+1) vóór 12u een gecorrigeerd bestand geleverd worden voor elk foutief CODA-bestand. Opmerking: Tijdens de voorbereidingsfase van de opdracht bezorgt de kassier de beschrijving van de gebruikte CODA-bestanden aan de Diensten van de Regering. b. Rekeningafschriften De kassier stelt de dag van de uitvoering van een verrichting een passend rekeningafschrift op. Het afschrift bevat een opgave van alle debet- en creditverrichtingen, alsook het saldo van de rekening. Deze rekeningafschriften worden voor elke rekening zowel in het Nederlands als in het Frans geleverd. Ze kunnen eveneens een financiële bijlage bevatten met hierin alle details van de verrichting. In het geval van weigering zal ook de reden van niet-uitvoering meegedeeld worden. De rekeningafschriften worden gratis bezorgd in elektronische vorm (pdf-formaat). Deze bestanden (één per rekening, per taalrol en per dag) moeten kunnen worden gedownload. De rekeningafschriften van dag D moeten elke dag vóór 6u van dag D+1 verstuurd worden, zodat ze ter beschikking zijn van de Diensten van de Regering en automatisch opgeslagen 58

59 kunnen worden op een file server, zonder dat het nodig is om deze manueel te downloaden. Deze bestanden dienen gedurende ten minste 5 jaar beschikbaar te zijn bij de kassier. c. Collectieve debetberichten De kassier stelt op de dag van uitvoering van een collectief order een passend collectief debetbericht op dat het detail bevat van elke individuele betaling van dit order. Voor elke rekening worden deze debetberichten in het Nederlands en het Frans opgemaakt. De collectieve debetberichten worden gratis bezorgd in elektronische vorm (pdf-formaat). Deze bestanden (één per rekening, per taalrol en per dag) moeten kunnen worden gedownload. De collectieve debetberichten van dag D moeten elke dag vóór 6u van dag D+1 verstuurd worden, zodat ze ter beschikking zijn van de Diensten van de Regering en automatisch opgeslagen kunnen worden op een file server, zonder dat het nodig is om deze manueel te downloaden. Deze bestanden dienen gedurende ten minste 5 jaar beschikbaar te zijn bij de kassier. d. Online informatie-en communicatietool (ICT) De kassier zal gratis een online tool ter beschikking stellen, waarin informatie in real time kan worden geconsulteerd, waarbij de historiek van bepaalde informatie gedurende een bepaalde periode beschikbaar blijft en waarin bepaalde vooraf overeengekomen verrichtingen kunnen worden gedaan. Hierna volgt een niet-exhaustief overzicht van de verschillende mogelijkheden: i. De rekeningen - De individuele toestand van de rekeningen in real time kunnen raadplegen en eveneens de historische gegevens i.v.m. het saldo en de verrichtingen voor een periode van 6 maand kunnen opvragen; - Een overzicht van de geboekte verrichtingen per rekening in real time kunnen opvragen via verschillende selectiecriteria; - De mogelijkheid om gedetailleerde informatie van een bepaalde verrichting (mededeling, begunstigde) te consulteren; - De mogelijkheid om deze gegevens te exporteren in xls- of csv-formaat; ii. De globale staten - Het saldo van elke globale staat en het detail van de saldi van de individuele rekeningen die ervan deel uitmaken, kunnen consulteren voor de voorafgaande werkdag en voor een periode van 3 maand in het verleden, en dit zowel volgens boekingsdatum als volgens valutadatum; - De mogelijkheid om deze gegevens te exporteren in xls- of csv-formaat; 59

60 - De beweging van het saldo van elke globale staat tussen 2 opeenvolgende dagen kunnen raadplegen voor de voorafgaande werkdag en voor een periode van 6 maand in het verleden; - Voor elke globale staat een overzicht kunnen raadplegen van alle individuele rekeningen die ervan deel uitmaken; - De mogelijkheid om zelf globale staten aan te maken, te wijzigen en te schrappen. iii. Bestandsoverdracht en rapportering - Het online kunnen consulteren en opvolgen van de overgemaakte betalingsbestanden en de weergave van meer gedetailleerde informatie per betalingsbestand (status, uur van verzending ); - Eventueel de mogelijkheid voorzien tot het ondertekenen van betalingsbestanden door een rekenplichtige; - Een overzicht van alle voor de Diensten van de Regering aangemaakte CODAbestanden kunnen opvragen, ongeacht het formaat, en de mogelijkheid om deze bestanden in het oorspronkelijk formaat te kunnen downloaden. Deze bestanden moeten voor een periode van 1 maand beschikbaar blijven; - De mogelijkheid om via verschillende selectiecriteria de elektronische rekeninguittreksels en debetberichten te kunnen consulteren en downloaden. Deze bestanden moeten voor een periode van vijf jaar beschikbaar blijven; - De mogelijkheid om bepaalde bestanden over te maken aan de kassier; - De details en de historiek (van minimum 1 jaar) van de bewegingen op alle financiële rekeningen bezorgen of ter beschikking stellen via een webtoepassing, en dit zowel volgens boekingsdatum als volgens valutadatum, via een bestand in een formaat.xls of.csv. iv. Parameters De instellingen die bepalen naar welke folder(s) bepaalde bestanden geëxporteerd of gedownload worden, moeten aanpasbaar zijn. v. Diversen - Het voorzien van verschillende rapporteringsmogelijkheden met mogelijkheid tot exporteren van de opgevraagde data. - De historische gegevens van de belangrijkste rentevoeten kunnen opvragen. Al deze mogelijkheden moeten voorzien worden voor de Diensten van de Regering en een aantal ervan moet eveneens voorzien worden per entiteit van het FCCB. De kassier moet aan bepaalde personen de toegang tot bepaalde rubrieken verlenen of verhinderen op vraag van de Diensten van de Regering. 60

61 e. De kassier zal de volgende financiële gegevens verstrekken aan de Diensten van de Regering - In de eerste week volgend op de afgelopen maand, lijsten van de rekeningen met hun bewegingen en saldi. - In de eerste week volgend op de afgelopen maand, het detail van de interestberekening van de afgelopen maand. - Maandelijks stelt de kassier, indien gewenst, onder elektronische vorm een beheerrapport op met een overzicht van de dagelijkse reële kastoestand van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en een detail van ontleningen en beleggingen met de overeenkomstige kosten en opbrengsten. D. FINANCIEEL BEHEER VAN DE DIENSTEN VAN DE REGERING 1. DE REKENING-COURANT a. De kasfaciliteit De kassier stelt op de globale staat van het Gewest een permanente kredietlijn van minstens EUR ter beschikking van het Gewest, en dit zonder reserveringscommissie voor de bedragen die niet opgenomen worden. Elke instelling die deelneemt aan het FCCB dient over haar eigen kredietvoorwaarden te onderhandelen met haar eigen bankinstelling(en). Dit punt maakt het voorwerp uit van gunningscriterium nr. 1 (cf. deel I van het bestek). b. De financiële voorwaarden De interesten worden als volgt berekend: In deze formule is: (Xn (EONIA n + marge))/( ) n - Xn = het saldo van dag n van de rekening-courant op de valutadatum - De index n = is de periode waarop de interesten betrekking hebben. Ze begint op de eerste kalenderdag van de maand en eindigt op de laatste kalenderdag van dezelfde maand. - EONIAn = Het EONIA-tarief, uitgedrukt in procent, is het tarief van dag n waarvoor de interesten worden berekend. Is er geen EONIA-index bekend op een valutadag, dan wordt de laatst gekende EONIA-index gebruikt. Het EONIA-tarief wordt uitgedrukt in procent. - Marge = de marge uitgedrukt in procent zoals voorgesteld door de opdrachtnemer. 61

62 Desgevallend worden verschillende debetrentevoeten toegepast in functie van het volume van de kredietlijn zoals gebruikt door de aanbestedende overheid. De interesten worden berekend op de eerste bankwerkdag van de maand die volgt op de maand waarop de interesten betrekking hebben. Daarna worden ze ter kennis gebracht van de aanbestedende overheid die haar goedkeuring moet verlenen. In het geval die EONIA-referentierentevoet zou wegvallen, zal hij vervangen worden door een andere equivalente referentierentevoet, op voorstel van de kassier en na goedkeuring van de leidende ambtenaar. Alleen voor de berekening van de debetrente zal een floor (een minimale rentevoet), vastgesteld op 0%, toepasselijk zijn indien de EONIA-referentierentevoet, verhoogd met de marge die overeenstemt met de bewuste schijf, lager is dan 0%. Zijn er meerdere rentevoeten toepasselijk op de verschillende schijven van de gebruikte lijn, dan zijn de interesten berekend op een rentevoet (EONIA + marge) gelijk aan of hoger dan 0,00% verschuldigd, zelfs wanneer er voor een andere schijf geen enkele rente is verschuldigd bij toepassing van de floor. Voor de creditrente zal geen enkele floor toepasselijk zijn. 2. BELEGGINGEN EN ONTLENINGEN TOT MAXIMUM 1 MAAND De toekenning van kasfaciliteiten en beleggingen in verband met de dagelijkse schommelingen van de opbrengsten en de uitgaven evenals de beleggingen op termijnrekening van de kasoverschotten voor maximum 1 maand en de voorschotten op vaste termijn ter financiering van een kastekort voor maximum 1 maand verlopen uitsluitend via de kassier, behoudens het bestaande MTN-programma en de beleggingen in handelspapier met een looptijd van meer dan 7 dagen. In zijn offerte moet de inschrijver, bij wijze van informatie, de referentierentevoet en de formule van de interesten vermelden voor de verschillende vormen van financiering van maximum 1 maand. De aanvangs- en vervaldatum van een termijnverrichting (zowel de voorschotten op vaste termijn als de belegging op een termijnrekening) moeten steeds een bankwerkdag zijn. De interesten worden vastgesteld met als valutadag de vervaldag. De interesten worden op de vervaldag ambtshalve gecrediteerd of gedebiteerd door de kassier, afzonderlijk van het nominaal bedrag, zonder voorafgaande machtiging van de betrokken rekenplichtige. Eventuele verwijzingen naar referentierentevoeten moeten consulteerbaar en controleerbaar zijn door de personen die bevoegd zijn voor dit type verrichtingen, bij voorkeur via een erkende leverancier van marktgegevens. In het geval de referentierentevoet zou wegvallen, zal hij vervangen worden door een andere equivalente referentierentevoet, op voorstel van de kassier en na goedkeuring van de leidend ambtenaar. 62

63 Termijnverrichtingen bedoeld voor punt 4.2. mogen telefonisch uitgevoerd worden. De kassier dient ze via te bevestigen aan de bevoegde personen. Bijzonderheid voor beleggingen tot één maand: de aanbestedende overheid dient de roerende voorheffing te betalen. Ze is evenwel vrijgesteld van de roerende voorheffing indien ze de overschotten belegt in effecten van de overheidsschuld van de Staat en in effecten van de schuld van de Gemeenschappen en Gewesten (KB van 15 december 1995 B.S. van 23/12/1995). E. ALGEMENE ONDERSTEUNING BIJ HET FINANCIEEL BEHEER 1. ALGEMENE ELEMENTEN De kassier verbindt zich ertoe alle evoluties van de wettelijke, reglementaire en technologische bepalingen inzake thesauriebeheer op te volgen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op de hoogte te brengen van die evoluties, de opportuniteiten en van hun impact op zijn thesauriebeheer. 2. STEUN AAN DE DIVERSE REKENPLICHTIGEN De kassier zal de nodige vorming voorzien om de rekenplichtigen in te lichten over de te gebruiken systemen nodig voor de verrichtingen die zij uitvoeren. De kassier zal deze rekenplichtigen ook ter plaatse bijstaan indien nodig. 3. OPLEIDINGEN De kassier organiseert ten minste jaarlijks opleidings- en informatiesessies voor de werknemers van de aanbestedende overheid. De onderwerpen worden vastgelegd in overleg met de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde. 4. TECHNISCHE EVOLUTIE OP DE BETALINGS- EN BANKMARKT De kassier kan de Diensten van de Regering bijkomend begeleiden in verband met verschillende producten en diensten die op de betalings- en bankmarkt beschikbaar zijn. De kassier zal daarom de Diensten van de Regering op regelmatige basis informeren over de evolutie en over de opportuniteiten / impacten ervan voor de Diensten van de Regering. De Diensten van de Regering kunnen eventuele producten/diensten vragen die ze graag zouden willen gebruiken. 63

64 F. SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT) Met het oog op een goede coördinatie van de communicatie tussen de Diensten van de Regering en de kassier moet deze laatste binnen zijn diensten een aantal unieke contactpersonen (SPOC = single point of contact) aanwijzen wier taak erin zal bestaan de vragen van de Diensten van de Regering te centraliseren, ze door te sturen naar de bevoegde personen of diensten en ze op te volgen. Er moet een vervanger worden aangewezen voor de bovenvermelde personen en voor de SPOC s. De kassier dient op werkdagen en tijdens de kantoortijden permanent ter beschikking te zijn van de directie Thesaurie, het Agentschap van de Schuld, de directie Financiële Controle en het FCCB, om zo spoedig mogelijk elk probleem op te lossen dat zich voordoet met betrekking tot de goede uitvoering van deze opdracht. De kassier (= de SPOC en/of andere vertegenwoordigers) moet de halfmaandelijkse vergaderingen bijwonen die plaatsvinden in de kantoren van de GOB. Voor de GOB nemen volgende personen deel aan die vergaderingen: - de ambtenaar aangewezen overeenkomstig artikel 63, tweede lid, van de OOBBC; - de verantwoordelijke ambtenaar van de directie Thesaurie; - vertegenwoordigers van de directie Thesaurie; - de verantwoordelijke ambtenaar van het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en/of een afgevaardigde; - de verantwoordelijke ambtenaar van de directie Financiële Controle en/of een afgevaardigde; - eventueel personen uitgenodigd door de kassier of de GOB. Deze vergaderingen hebben meer bepaald tot doel: - verstrekken van financiële gegevens aan de kassier; - bespreking in verband met de dagelijkse uitvoering van de taken verbonden aan de opdracht van de kassier; - communicatie/ opvolging / oplossing van problemen; - communicatie van informatie en/of belangrijke wijzigingen in het kader van het kassierscontract, uitgaande van de GOB of van de kassier; - planning van andere vergaderingen, opleidingen, testen, implementatie van nieuwe programma s, enz. De kassier (= de SPOC en/of andere vertegenwoordigers en hun betrokken informatici) dient de vergaderingen Electronic Banking bij te wonen die op verzoek van de GOB georganiseerd worden. Voor de GOB nemen volgende personen deel aan die vergaderingen: - de verantwoordelijke ambtenaar van de directie Thesaurie en/of zijn afgevaardigden; - indien nodig de verantwoordelijke ambtenaar van het Financieel Coördinatiecentrum voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en/of een afgevaardigde; - indien nodig de verantwoordelijke ambtenaar van de directie Financiële Controle en/of een afgevaardigde; - vertegenwoordigers van de administratieve eenheden die bij het besproken onderwerp betrokken zijn; 64

65 - de betrokken informatici van de Diensten van de Regering. Onderwerp van de vergaderingen: - bespreking van de technische en/of informaticaproblemen en planning voor het implementeren van een oplossing; - bespreking van de testverzoeken in verband met technische en/of informaticawijzigingen bij de kassier en/of de Diensten van de Regering en planning van de opvolging; - planning van de implementatie van nieuwe programma s; - enz. De kassier zal ten kosteloze titel moeten deelnemen aan de Commissie Financiële Strategie volgens de modaliteiten voorzien door de toepasselijke regelgeving. 1. VERBINDINGEN VOOR DE TRANSACTIES TUSSEN DE DIENSTEN VAN DE REGERING EN DE KASSIER Dit gedeelte heeft tot doel om de verschillende verbindingen tussen de business user, de systemen en de diensten aangeboden door de kassier, voor te stellen. 2. DIENSTEN AANGEBODEN DOOR DE KASSIER De kassier biedt twee diensten aan: - Gebruik van een webapplicatie waarmee de gebruikers onder meer verrichtingen kunnen uitvoeren in verband met de betalingen (raadplegen wijzigen verwijderen betalen elektronische handtekening rekeningafschriften raadplegen) alsook in verband met de overdracht van bepaalde bestanden (pdf-bestanden, CODA-bestanden, betalingsbestanden) in beide richtingen tussen de Diensten van de Regering en de kassier. - een protocol voor de overdracht van bestanden, server-to-server, dat de mogelijkheid biedt bestanden uit te wisselen met beveiliging van de transacties tussen klant en kassier. Deze diensten worden gratis ter beschikking gesteld. 3. SYSTEMEN De verbinding komt tot stand via een internettoegang, die voorzien is van een firewall. Een communicatieserver wordt gebruikt om de bestanden automatisch naar hun bestemmingen te leiden via scripts. Op deze communicatieserver is een veiligheidscertificaat geïmplementeerd. 65

66 4. BUSINESS USER Naast de dienstverlening via de webapplicatie ontvangt de aanbestedende overheid: - elektronische rekeningafschriften en collectieve debetberichten in pdf-formaat, - rekeningafschriften (CODA) van alle bankrekeningen van de Diensten van de Regering in de verschillende formaten zoals beschreven in punt C.3.a van deel 2. Via de SAP-toepassing zijn volgende functies in gebruik: - verzending van het betalingsbestand in xml-formaat, - ontvangst van de ontvangstbevestigingen in elektronische vorm en in tekstvorm; - weergave van de opvolging van de betalingen via bestanden in elektronische vorm en in tekstvorm; - boeking en weergave van de rekeningafschriften voor alle financiële rekeningen van de Diensten van de Regering. Deze rekeningafschriften worden gebundeld in één enkel bestand in tekstformaat. 66

67 5. Schema 67