Verenigingsadvisering Integrale Kwaliteits-meting LTC Wijnandsrade

Transcriptie

1 Verenigingsadvisering Integrale Kwaliteits-meting LTC Wijnandsrade Projectnummer: Datum: 6 december 2014 / 11 maart

2 Inhoudsopgave Inleiding 1 1: Algemeen 4 2: Belangrijkse aanbevelingen 5 3: Strategische planning & marketing management 6 4: Procedure & interne communicatie 7 5: Externe communicatie / image building 8 6: Clubsfeer & cultuur / nevenactiviteiten 9 7: Bestuur / management & structuur 10 8: Human resource management 11 9: Effectiviteit teamsporten 12 10: Accommodatie 13 11: Kantine 14 Bijlage 1: Contactgegevens Bijlage 2: Scores Bijlage 3: Verslag van de vereniging Dit rapport is een uitgave van Huis voor de Sport Limburg, Sittard, december Huis voor de Sport Limburg Niets uit deze publicatie mag gekopieerd of anderszins overgenomen worden zonder overleg met Huis voor de Sport Limburg of de opdrachtgever.

3 Inleiding De Opdracht De gemeente Nuth heeft begin 2014 aan Huis voor de Sport Limburg gevraagd om een vitaliteitsonderzoek te doen onder alle tennisverenigingen in de gemeente. Hierbij is door de gemeente aangegeven dat het onderzoek somber en doelmatig moet zijn. Dit onderzoek richt zich op het functioneren van de vereniging sec. Het voorgestelde onderzoek is op 12 november 2014 besproken met zowel de gemeente als de vertegenwoordigers van de tennisvereniging. Zowel de tennisverenigingen als de gemeente zijn akkoord gegaan met het voorstel om een Integrale Kwaliteitsmeting (IK-Sport) gecombineerd met een onderzoek naar de ledenontwikkeling te gaan doen. Hierbij is afgesproken dat er gebruikt gaat worden van het instrument: IK- Sport. Dit instrument is op 12 november jl. uitgelegd aan alle aanwezigen. Integrale Kwaliteitszorg Sport (IKSport) is een computergestuurd model waarmee (sport)verenigingen een objectief beeld kunnen krijgen van hun functioneren. IKSport is ontwikkeld omdat er steeds hogere eisen aan de verenigingen worden gesteld. Leden worden steeds mondiger en kieskeuriger. Er is steeds meer concurrentie in het vrijetijdsaanbod. Daarnaast zijn er de toenemende eisen van de overheid, bijvoorbeeld wat betreft kantinebeheer, arbovoorschriften of een calamiteitenplan. Door middel van een computergestuurd model wordt een objectief beeld verkregen van het functioneren van de vereniging op basis van de gegevens van de vereniging zelf. De club wordt niet alleen een spiegel voorgehouden. De evaluatie reikt ook concrete handvatten aan om bepaalde zaken op te pakken. Concreet levert de IKSport-audit (het vraaggesprek) een verslag op met daarin de resultaten/scores van de club en een analyse. Daarnaast helpen de uitkomsten van de audit bijvoorbeeld ook om naar derden aan te tonen waar (wellicht reeds eerder gemelde) knelpunten echt zitten. De analyse levert verder ideeën en tips op waarmee de vereniging aan de slag kan om (nog) beter te functioneren. Na de analyse kan de nodige ondersteuning geboden worden om de vereniging ook echt verder te helpen. De vereniging wordt breed doorgelicht aan de hand van vragen over zeven verschillende thema s. De zeven aandachtgebieden zijn: 1. Strategische planning & marketing management Heeft de vereniging een duidelijke missie of visie over de te volgen koers en is dit ook bij iedereen bekend? Beschikt de vereniging over een beleidsplan en wordt de effectiviteit ervan regelmatig geëvalueerd en bijgesteld? Wordt bij de samenstelling van het activiteitenprogramma of de toekenning van de middelen aan de diverse groepen rekening gehouden met de missie van de vereniging, de vrijwilligers, de leden en de wensen en behoeften van de leden? 2. Procedures & interne communicatie Hoe is de informatie naar leden, vrijwilligers en trainers binnen de vereniging georganiseerd? 3. Externe communicatie Wordt er voldoende aandacht besteed aan het creëren van het gewenste imago? Wordt er voldoende aandacht besteed aan externe relaties? Is er sprake van een eenduidige en herkenbare identiteit? 1

4 4. Clubsfeer & cultuur Is er sprake van een wij gevoel? Kenmerkt de vereniging zich door een voor en door leden cultuur? Eigen waarden en normen. Nevenactiviteiten. Symbolen en tradities. 5. Bestuur (management) & structuur Hoe is de verdeling van administratieve en organisatorische functies, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en wat is de effectiviteit en efficiëntie ervan? Welk oordeel wordt geveld over de intrinsieke waarde van het bestuur en commissies? 6. Human resources management, Vrijwilligersbeleid Personeelsbeleid Welke voorzieningen zijn getroffen voor de vrijwilligers en het personeel? Informatiedoorstroming naar instructeurs. Werkklimaat en tevredenheid instructeurs. Evaluatie prestaties en erkenning. 7. Effectiviteit team en-of regelmatige competitie Zijn de resultaten positief? Middelen verwerven (rekrutering leden, instructeurs, sponsors). Interne gezondheid (financieel, instructeur verloop, ledenbehoud). Realisatie doelstellingen (prestaties, continuïteit en / of progressie). Algemeen activiteitenniveau (pers, stabiliteit leden). Bij vereniging die gebruik maken van een (eigen) accommodatie is er nog een achtste onderdeel: accommodatie en kantine. Bij dit onderdeel komende de volgende onderwerpen aan de orde. Algemeen geldende criteria / richtlijnen. Bereikbaarheid / toegankelijkheid. Veiligheid. Onderhoud. Bij het onderdeel onderhoud moet vermeld worden, dat het hierbij gaat de ervaring van de vereniging en niet een technische beoordeling. Hoe verloopt de audit? De scan wordt afgenomen middels een vraaggesprek. Bij dit vraaggesprek zitten 6-8 personen van de vereniging, dit zijn diverse mensen die deel uit maken van de club, zoals leden, kader, ouders van jeugdleden en bestuur. Bij de vraagstelling is er veel aandacht voor de tevredenheid van leden. Een IKSport-evaluatie duurt ongeveer twee uur. De aanwezigen moeten op elke vraag met elkaar 1 antwoord geven. Daar waar mogelijk dient de vereniging het antwoord te onderbouwen met documenten, zoals de jaarlijkse begroting, beleidsplan etc. De adviseur bekijkt deze documenten tijdens de audit of neemt deze mee om later tijdens het maken van de verslag te beoordelen. Deze antwoorden worden tijdens het gesprek al ingevoerd in de computer. Aan het einde van de sessie kunnen de resultaten meteen bekeken worden. In de bijlage bij dit verslag zijn alle vragen met antwoorden toegevoegd. Aanvullend verwerkt de auditeur (diegene die het vraaggesprek leidt) de resultaten, analyse en aanbevelingen in een verslag en stuurt dit naar de vereniging. Deze kunnen in een adviesgesprek met de vereniging besproken worden. De vereniging kan daarbij een vraag om ondersteuning aan de orde stellen. Per aandachtsgebied worden scores gegeven. Hierbij wordt de volgende indeling gebruikt: < 55% slecht Vanaf 55% voldoende Vanaf 75% goed Opgemerkt wordt dat er sprake is van een gewogen gemiddelde per onderdeel.

5 1 Algemeen LTC Wijnandsrade scoort van de acht onderwerpen driemaal zeer goed, tweemaal goed en driemaal voldoende. De hoogste score wordt behaald op de aandachtsgebieden, strategische planning & marketing management (98) en externe communicatie.(93) Dat LTC Wijnandsrade in al haar geledingen vergeleken kan worden met een normale (bal)sportvereniging, moge duidelijk zijn. Het gaat hier om een tennisvereniging, die duidelijk het accent legt op een evenwicht tussen recreatie en prestatie. De samenstelling van de vereniging bestaat hoofdzakelijk uit volwassenen. De vereniging kenmerkt zich middels optreden op een semiindividuele sport waarbij de competitie en toernooien belangrijk zijn. De ledenontwikkeling van de vereniging is weergegeven in onderstaand schema, hierbij is gebruik gemaakt van : Totaal jaar jaar jaar jaar De vereniging kent geen ledenstop en heeft 118 leden verdeeld over senioren (108) en jeugd (10). Vorig jaar waren dat er nog 120 waarvan 108 senioren- en 12 jeugdleden. Vijf jaar geleden telde de vereniging nog 151 leden. De vereniging geeft aan voor het nieuwe seizoen 25 nieuwe leden te hebben. Dr. Krimp laat een leden verloop zien die gezien de demografische ontwikkelingen voor het gebied normaal zijn. De voorspelling van 2030 gaat uit van 98 leden, 87 senioren en 11 jeugd. De vereniging is zich terdege bewust van het ledenverloop en heeft ledenwerving als speerpunt in haar beleidsplan staan. Mede daarom hecht de vereniging aan een vergaande samenwerking met zowel sport gerelateerde verenigingen als niet sport gerelateerde verenigingen denk hier aan onderwijs, ouderenorganisaties en Nuth beweegt Nuth. Ze zijn zich bewust van hun sportieve en sociale verantwoordelijkheid m.b.t. de leefbaarheid in hun woonkern Wijnandsrade. De vereniging is, op financieel gebied, gezond te noemen. De jaarlijkse begroting kent een positief resultaat en ze heeft een eigen reserve van ongeveer ,=. De zeven aandachtsgebieden met de daarbij behorende score zijn: Score Strategische Planning & marketing management 98 Procedures & interne communicatie 78 Externe communicatie 93 Clubsfeer & cultuur 64 Bestuur & structuur 74 Human resources management 64 Effectiviteit teamsporten 60

6 gemiddeld ligt de score op 75,9, dat is een goed resultaat toch zijn er wat aandachtspunten voor verbetering vatbaar. De accommodatie waar de vereniging gebruik van maakt wordt als volgt beoordeeld: Accommodatie 83 Kantine 100 Hierbij wordt opgemerkt dat deze scores sec de bevindingen van de vereniging weergeven.

7 2 Belangrijkse aanbevelingen De belangrijkste aanbevelingen op een rijtje: Maak werk van meer jeugdleden en zorg dan voor een goed jeugdbeleid o.l.v. een jeugdcommissie. Zorg dat je ledenaantal gaat groeien of/en dat je vergaande samenwerking zoekt, Bekijk in een breed perspectief de verzekeringen, wat is noodzakelijk en wat is wenselijk. Communiceer met je leden over het hoe en wat m.b.t. de diverse verzekeringen. De vereniging kan zich verbeteren door meer in te steken op het gebied van gezond sporten en leven. Geef ook weer hoe de warming-up gedaan moet worden, dit om blessures te voorkomen Laat blessures ook melden zodat er ook eens geadviseerd kan worden als het bij herhaling voorkomt. Kijk hoe je diensten van een school ten goede voor de vereniging kunt laten komen, denk hier aan sportstudenten of andere studierichtingen waar de student een stage opdracht vervult. Maak een waarderings- en PR-beleid voor de vrijwilligers en leden. Stel de jeugd in de gelegenheid om op hun wijze te communiceren op de website Creëer een vrijwilligerscommissie/coördinator waarvan de voorzitter in het algemeen bestuur zit. Benoem een vertrouwenspersoon, VPSI, en zorg voor de bekendheid binnen de vereniging. ( Creëer een klankbordgroep / oudercomité / adviesraad. Kijk of een prestatiebeloning voor de trainers mogelijk is. Maak een RIE. (risico inventarisatie evaluatie, Arbo) Is wettelijk verplicht. zie Arbo) Maak een functiebeschrijving voor de trainers. Blijf voortdurend in de pers om aandacht vragen, onbekend is onbemind Kijk naar je vrijwilligers in relatie met Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) (zie; Controleer of er een calamiteitenplan bestaat. Alle bovengenoemde punten zijn adviserend. Het is aan de vereniging om een keuze te maken. Het staat u vrij om van alle zeven aandachtsgebieden de aanbeveling over te nemen, echter prioriteer ze en zet het in de tijd m.b.t. uitvoerbaarheid. In de volgende paragrafen worden de zeven kwaliteitsaandachtsgebieden apart doorgenomen, waarbij conclusies worden getrokken en aanbevelingen gedaan. De allerbelangrijkste worden hierboven reeds vermeld, dat neemt niet weg dat met het blokje minder positief ook iets gedaan moet worden.

8 3 Strategische planning & marketing management Score 98 Positief Het hebben van zowel een beleidsplan lange als korte termijn. Voor het afgelopen jaar zijn er concrete doelstellingen geformuleerd m.b.t. het sportieve- en jeugdsportbeleid Er zijn voor dit jaar concrete beleidsdoelstellingen geformuleerd m.b.t het sportieve en administratieve beleid. Er wordt jaarlijks een begroting gemaakt en minimaal tweemaal per jaar gecontroleerd, het geheel ziet er financieel goed uit. Het hebben van een goed (verspreid)document, m.b.t. doelstelling niveau elk team/groep. Het houden van een jaarlijkse evaluatie m.b.t. functioneren, peilen van wensen en tevredenheid. Iedereen kan zich bij de club aansluiten. Personen met een handicap kunnen er sporten. Het deelnemen aan externe ( niet competitieve) activiteiten. Minder positief Het niet hebben van een mogelijkheid om ideeën en/of klachten door te spelen, zoals de oude ideeën- of klachtenbus. Aanbeveling Kijk of je op de website een mogelijkheid kunt creëren om de vereniging te voorzien van ideeën. Dit zou je ook voor klachten moeten overwegen, maar laat het geen pagina worden waarop iedereen ongezouten kritiek kan leveren waarbij zowel vereniging als personen beschadigd kunnen worden.

9 4 Procedures & interne communicatie Score 78 Positief De vereniging is voor nieuwe leden snel te bereiken en ze krijgen op korte termijn respons. Alle leden beschikken over informatie, uurrooster, contributie, activiteitenkalender. Tijdens de eerste training kan men zich laten inschrijven. Alle kaderleden worden geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de vereniging Het hebben van een website met een regelmatige verschijning met relevante informatie Het hebben van een geautomatiseerde ledenadministratie. Belangrijke bestanden zijn voor meerdere personen bereikbaar. Iedereen beschikt over de voor hem of haar relevante gegevens zoals adressen etc. Iedereen beschikt over de gegevens van een vertrouwenspersoon. Het hebben van een jaarkalender. Oudere leden krijgen informatie m.b.t. trainerscursussen/ bijscholing. Minder positief Geef in je informatiebrochure iets weer over richtlijnen voor trainingen. De vereniging heeft geen ongevallenverzekering en communiceert ook niet over de mogelijkheden. M.b.t. de gezondheid zijn er geen huisregels c.q. informatie over gezond/verantwoord sporten en een gezonde leefstijl, wordt er niets aan blessuremeldingen gedaan en wordt er ook niet naar een gezondheidsverklaring gevraagd. Aanbeveling Communiceer met je leden over het hoe en wat m.b.t. de diverse verzekeringen. Zo heeft de gemeente voor alle vrijwilligers in het kader van ongevallen en aansprakelijkheid een secundaire verzekering. Secundaire verzekering wil zeggen, eerst je eigen verzekering aanspreken en als er dan nog wat overblijft de verzekering bij de gemeente benaderen. De vereniging kan zich verbeteren door meer in te steken op het gezond sporten en leven. Geef ook weer hoe de warming-up gedaan moet worden, dit om blessures te voorkomen. Laat blessures ook melden zodat er ook eens geadviseerd kan worden als het bij herhaling voorkomt.

10 5 Externe communicatie / image building Score 93 Positief Bij de vereniging is duidelijk sprake van een herkenbare huisstijl die bij alle communicatiemiddelen. gebruikt wordt. Logo wordt consequent gebruikt. Er wordt van gedrukte affiches gebruik gemaakt De vereniging houdt regelmatig een evenement. Door de vereniging wordt deelgenomen aan gecoördineerde en open dagen en houdt ze zelf. Samenwerking van diensten aan scholen. Lokale media wordt op de hoogte gehouden. Bestuur vertegenwoordiging bij externe activiteiten. Het hebben van een verzorgde website. Sportactiviteiten worden aangemeld bij de bond. Het hebben van een sponsordossier. Het hebben van een PR functionaris. Het kunnen volgen van proeftrainingen zonder goed verzekerd te zijn. Er wordt samengewerkt met andere (sport)verenigingen. Subsidie verstrekker en sponsoren worden bij het verenigingsgebeuren betrokken. De website wordt actueel gehouden Minder positief Er wordt geen gebruik gemaakt van de diensten van een school voor de vereniging. Aanbeveling Kijk hoe je diensten van een school ten goede voor de vereniging kunt laten komen, denk hier aan sportstudenten of andere studierichtingen waar de student een stage opdracht vervult.

11 6 Clubsfeer & cultuur / nevenactiviteiten Score 64 Positief Ten aanzien van de clubsfeer worden er voldoende mogelijkheden geboden om je er thuis te voelen, zoals clubfestiviteiten en andere activiteiten. Bepaalde tradities binnen de vereniging worden in eren gehouden. Voorbeeldig gedrag wordt gestimuleerd c.q. beloond Ouders en leden helpen als vrijwilliger bij nevenactiviteiten. Het hebben van een website. Voldoende aandacht voor historisch besef, fotoboek, krantenknipsels. Het hebben van een plaats waar de sportieve resultaten/standen kunnen worden bekeken Minder positief Het niet houden van een jaarlijkse clubuitstap, sportkamp of stage. Het merendeel van de trainers komt van buiten de vereniging De vereniging heeft geen clubtenue, T-shirts, sweaters of trainingspak met logo Het niet hebben van een waarderingsbeleid voor de vrijwilligers en of leden Geef de jeugd op de website een eigen pagina. Aanbeveling Maak een waarderings- en PR-beleid voor de vrijwilligers en of leden. Kijk of je in het kader van herkenbaarheid een clubtenue kunt aanschaffen. Stel de jeugd in de gelegenheid om op hun wijze te communiceren op de website.

12 7 Bestuur / management & structuur Score 74 Positief De vereniging beschikt over een organogram. De vereniging heeft functiebeschrijvingen voor de bestuursleden. De vereniging heeft functiebeschrijvingen van de commissies op papier. De vergaderstructuur m.b.t. de agenda is goed. Van alle vergaderingen wordt verslag gemaakt. Het hebben van eigen hard- en software van de vereniging Het hebben van een technische commissie. Het hebben van een verantwoordelijke voor PR/promotie/werving/marketing Het hebben van een verantwoordelijke m.b.t. sponsoring. De kaderleden zijn allen aangesloten bij een bond. Het hebben van een organisatie-/activiteiten-/feest comité. Het hebben van een verantwoordelijke m.b.t. sponsoring/fondsenwerving. Het hebben van een vrijwilligerscoördinator. Minder positief De vereniging beschikt niet over een bestuurdersaansprakelijkheid en WA verzekering. Het niet hebben van een jeugdcoördinator/commissie, de gehele jeugdstructuur ontbreekt. Het niet hebben van een kwaliteitsverantwoordelijk persoon/commissie. Het niet hebben van een vertrouwenspersoon. (seksuele intimidatie, VPSI) Aanbeveling Controleer het hebben van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, mogelijk via de koepel? Creëer een jeugdcommissie waarvan de voorzitter in het algemeen bestuur zit. Creëer een vrijwilligerscommissie/coördinator waarvan de voorzitter in het algemeen bestuur zit. Benoem een vertrouwenspersoon (algemeen en of VPSI) en zorg voor de bekendheid binnen de vereniging van deze persoon. Creëer een klankbordgroep / oudercomité / adviesraad.

13 8 Human Resource Management Score 64 Positief De vergoeding voor de gemaakte onkosten en cursussen. Cursussen en bijscholing worden betaald door de vereniging. Onkostenvergoeding van medewerkers worden regelmatig en volgens afspraak uitbetaald Het verstrekken aan nieuwe trainers van een informatiepakket van de vereniging Trainers worden betrokken bij de (sportieve) beleidsuitvoering. Het peilen van wensen en behoeften van alle trainers. De medewerkers c.q. trainers worden in de bloemetjes gezet. Afvaardiging bestuur bezoekt regelmatig alle groepen Er zijn gedragsregels m.b.t begeleiders vastgesteld Er is een lijst met potentiële vrijwilligers bij (eenmalige) activiteiten. Er wordt jaarlijks een inventaris van het materiaal gemaakt. Minder positief Trainers worden niet vergoed voor hun prestaties. Trainers krijgen via de club geen informatie m.b.t. bijscholing/clinics, trainingscursussen/kadervorming van bond, gemeente etc. De vereniging beschikt niet over een ARBO-risico inventarisatie en evaluatie. (RIE) De vereniging heeft geen algemeen opleidingsplan De trainers beschikken niet over een algemeen opleidingsjaarplan (POP) Geen functiebeschrijving voor de trainer. Medesporters worden niet ingezet als hulptrainer Aanbeveling Kijk of een prestatiebeloning voor de trainers mogelijk is. Zorg dat trainers alles te lezen krijgen over cursussen/opleidingen. Maak een RIE. (risico inventarisatie evaluatie, Arbo) Zorg voor een algemeen opleidingsjaarplan, wie volgt wat waar en wanneer.(pop) Maak een functiebeschrijving voor de trainers. Kijk of je leden zover kunt krijgen dat ze een keer meelopen met de trainer om zo de stap te kunnen maken als trainer.

14 9 Effectiviteit teamsporten Score 64 De effectiviteit komt uit voorliggende gegevens. Positief De continuïteit / stabiliteit op de korte termijn is goed m.b.t. het ledenbestand. Werving van leden op korte termijn is goed. Het hebben van minstens een team per leeftijdscategorie en het behouden van teams. De vereniging is financieel gezond. De verhouding van het aantal vrijwilligers t.o.v. het ledenaantal is goed te noemen. Het hebben van een trainer/coach per team. De hoofdcoach heeft een erkend diploma. Alle trainers beschikken over een erkend sport- en EHBOdiploma. Het hebben van voldoende verenigingssponsors. Minder positief Ledenaantal, de stabiliteit op lange termijn is niet goed, vooral het ledenbehoud. Ledenaantal, de progressie op lange termijn is niet goed. Het ledenbehoud op lange termijn is niet goed De stabiliteit, loyaliteit en toename van gediplomeerde trainers. Persaandacht is onvoldoende Aanbeveling Doe iets aan ledenwerving en ledenbehoud, zorg voor meer jeugd Zorg dat er meer eigen jeugdleden de selectie halen. Blijf voortdurend in de pers om aandacht vragen, onbekend is onbemind.

15 10 Accommodatie Score 83 Over de accommodatie waar de vereniging gebruik van maakt kunnen de volgende opmerkingen gemaakt worden. Hierbij dient te worden opgemerkt dat daar waar er opmerkingen worden gemaakt over technische zaken van de accommodatie dat dit de mening / beleving is van de vereniging. Er is geen technisch onderzoek naar de staat van de accommodatie gedaan. Er is niet altijd een toezichthouder aanwezig als er gesport wordt. Er is geen aparte EHBO ruimte. De sportinfrastructuur wordt niet goed onderhouden Er worden onvoldoende maatregelen genomen om de staat van het sportterrein te garanderen. De tennisbanen voldoen niet aan de huidige wedstrijdvoorschriften, te weinig uitloop aan de baselijn. Het ontbreken van lockers of kastjes voor het veilig opbergen van waardevolle spullen van de medewerkers/trainers. Het ontbreken van een calamiteitenplan. Stem dit af met de voetbalvereniging en het moet ook jaarlijks beoefend worden.

16 11 Kantine Score 100 M.b.t. tot de kantine zijn er geen opmerkingen te maken

17 Bijlage 1 Contactgegevens In onderliggende rapportage zijn de gegevens verwerkt van: Naam vereniging Contactpersoon Adres Postcode & plaats Telefoon Datum audit Auditeur LTC Wijnandsrade De heer R. Laumen Jan Maenenstraat AG Wijnandsrade Ltcwijnandsrade.secretaris@gmail.com 4 december 2014 Joseph Majoie Sittard, 6 december 2014 Joseph Majoie Verenigingsadviseur Huis voor de Sport Limburg

18 Bijlage 2 Scores

19