SHL-LINK: VERKOPEN Via programma 209 worden de gegevens van verkoopdocumenten vanuit een bestand gelezen en boekhoudkundig verwerkt.

Transcriptie

1 SHL-209/1 Programma: 209 Datum: 24/11/2010 SHL-LINK: Via programma 209 worden de gegevens van verkoopdocumenten vanuit een bestand gelezen en boekhoudkundig verwerkt. Een aantal controles worden uitgevoerd, bvb. op een geldige klantrekening, correcte BTW-codes (zie verder: Uitgevoerde controles). Het resultaat van de verwerking kan via het scherm of via een controlelijst geraadpleegd worden. Eventuele nieuwe of gewijzigde klantenrekeningen kunnen eveneens vanuit het invoerbestand in SHL worden aangemaakt of aangepast. WERKING Het gegevensbestand CnnnnLNK.TXT (nnnn is het dossiernummer) moet toegankelijk zijn. Vooraf kan een testrun gelanceerd worden, zonder boekhoudkundige verwerking. Het programma kan rechtstreeks of via jobverwerking uitgevoerd worden. Na de printerkeuze worden de gegevens van het tussenbestand gecontroleerd en boekhoudkundig verwerkt. De documentdatum bepaalt in welke lopende verwerkingsperiode geboekt wordt. Documenten met een datum vóór de begindatum van het huidig boekjaar of verder dan de einddatum van de tweede boekingsperiode worden niet opgenomen. Na de verwerking kan men de controlelijst raadplegen via het beeldscherm of via een controlelijst. Het controlebestand (CnnnnCTR) kan naar keuze worden verwijderd of bewaard. De niet-verwerkte gegevens blijven in het tussenbestand CnnnnLNK.TXT bewaard. UITGEVOERDE CONTROLES - Iedere code in het tussenbestand (BTW-code, deviezencode, rekeningcode, enz.) moet voorkomen in SHL - Alle bedragen in het tussenbestand worden eerst afgerond volgens de ingestelde afronding van de dossiermunt in SHL. Vervolgens wordt per document een debetcredit controle uitgevoerd: A = totaal document (record documentgegevens, 129) B = totaal belastbaar (documentgegevens, 87) + bedrag vrijgesteld van BTW (documentgegevens, 115) + bedrag BTW (btw-records, 68 en 82) C = som alle tegenboekingen (tegenboekingen, 34) + bedrag BTW (btwrecords, 68 en 82) D = totaal belastbaar (documentgegevens, 87) - betalingskorting (documentgegevens, 101)

2 SHL-209/2 SHL-LINK E = belastbaar totaal (btw-records, 40 en 54) F = totaal belastbaar document (documentrecord, 87) Controles: A = B A = C B = C D = E of E = F BESTANDSNAMEN GEGEVENSBESTAND Alle gegevens m.b.t. verkopen, klanten of adresgegevens worden ondergebracht in een bestand met naam CnnnnLNK.TXT. nnnn is hierin te vervangen door het nummer van het SHL-dossier. CONTROLEBESTAND In het controlebestand CnnnnCTR.TXT (nnnn: het SHL dossiernummer) worden de niet-geboekte verrichtingen aangeduid. RECORDS De records hebben een variabele lengte en zijn van elkaar gescheiden door middel van een CRLF (Hex 0D0A). De volgorde van de records is van belang. Per verkoopdocument zijn er minstens 3 records vereist, ieder aangeduid via een record-identifier: Record-identifier 1 Documentgegevens, zoals documentnummer, -datum, klantrekening, totaalbedrag, enz. Record-identifier 2 BTW-gegevens van het document: BTW-code, belastbare basis, BTW. Record-identifier 3 De imputatiegegevens: grootboekrekening, boekingswaarde,... De documentgegevens worden verzameld in één record, gevolgd door één of twee records voor de BTW-gegevens. De BTW-gegevens worden per TWEE codes gegroepeerd in één record. Omdat er in SHL vier verschillende BTWcodes per document kunnen voorkomen, zullen er één of twee BTW-records kunnen voorkomen. Na 1 of 2 BTW-records volgen de imputatiegegevens: één record per tegenboeking. Deze records volgen elkaar op via een lijnnummer dat start vanaf 3. Records voor het aanmaken of aanpassen van klantenrekeningen plaatst men uiteraard best vooraan in het bestand, hetzij vóór de documenten van de klant.

3 SHL-209/3 NUMERIEKE VELDEN De inhoud van numerieke velden wordt rechts aangesloten. Eventuele overblijvende posities worden opgevuld met 0 of spaties. Numerieke velden voor bedragen bevatten steeds twee decimalen. Deze bestemd voor hoeveelheden bevatten drie decimalen. Scheidingstekens (komma of punt) worden niet opgenomen. Het teken (- of +) bevindt zich steeds in de uiterst rechtse positie van het veld. De bedragen in dossiermunt worden tijdens de verwerking herberekend volgens de afrondingsgraad van de basismunt in SHL. Dit geldt echter niet voor de bedragen in vreemde munt. Voorbeelden van de notatie van numerieke velden : ALFANUMERIEKE VELDEN , De inhoud van alfanumerieke velden wordt links aangesloten. Eventuele overblijvende posities opvullen met spaties. DATUMVELDEN Datumvelden kunnen nu op meerdere manieren worden doorgegeven via het linkbestand. Volgende formaten worden erkend : dd.mm.jjjj dd.mm.jj Ddmmjjjj Ddmmjj waarbij dd = dag ; mm = maand ; jj of jjjj = jaar Het (optionele) scheidingsteken tussen dag, maand en jaar is willekeurig Voor.de formaten dd.mm.jj en ddmmjj geldt dat jaartallen < 80 worden vervangen door 20xx en jaartallen tussen 80 en 99 worden vervangen door 19xx. Op ieder datumveld wordt een grondige controle uitgevoerd (documentdatum, vervaldatum, einddatum contantkorting) RECORDTYPES Recordtype 8 Verkoopdocumenten: documentrecords, BTW-records en imputatierecords.

4 SHL-209/4 SHL-LINK Recordtype 2 Records voor het aanmaken van een nieuwe klantrekening of het aanpassen van een bestaande klantrekening. Recordtype 44 Adresrecords voor het bewaren van optionele adresgegevens van een klantrekening. RECORDSTRUCTUUR De eerste twee kolommen in de beschrijving tonen respectievelijk de begin- en eindpositie van elk veld in het record. De derde kolom toont het vereiste dataformaat. Dit formaatgegeven begint met 9 voor een numeriek veld, X voor een alfanumeriek veld, of is dd.mm.jjjj voor een datumveld. Het getal tussen haakjes - bij numerieke of alfanumerieke velden - toont het aantal posities. Voorbeeld: 9(2) is een numerieke zone (rechts aangesloten) tot 2 cijfers; X(14) is een alfanumerieke zone (links aangesloten) tot 14 tekens. Tenslotte kan een numeriek formaat eindigen op +, hetgeen beduidt dat er een teken + of - in de laatste positie vereist is. Voorbeeld: 9(13)+ is een numeriek veld van 13 cijfers, eindigend met plus- of minteken. N.B. velden voor bedragen bevatten steeds 2 decimalen, deze voor hoeveelheden 3 decimalen. De boekingszijde van de bedragen wordt bepaald aan de hand van de documentsoort. Men hoeft dus geen negatieve bedragen in het bestand op te nemen, tenzij uitzonderlijke gevallen (bvb. factuur met negatief eindtotaal).

5 SHL-209/5 DOCUMENTGEGEVENS Bestandsnaam: CnnnnLNK.TXT, nnnn is het dossiernummer SHL (2) Recordtype: (4) Nummer van het verkoopdagboek in SHL Record-identifier: (4) 0000 of spaties (7) Documentnummer (verschillend van 0) (5) of spaties X(10) Code centralisatierekening: dit is de met de klantenrekening overeenstemmende grootboekrekening, bvb Handelsvorderingen. N.B. een lege zone wordt automatisch vervangen door de centralisatierekening vermeld bij de SHL klantenrekening (cfr. programma 101) Documentsoort: 1: factuur 2: creditnota Alle hiernavolgende bedragen zijn positief (ook voor een creditnota), tenzij het een negatieve factuur of creditnota betreft X(14) Code van de SHL klantrekening. N.B. deze klantrekening moet voorkomen in het SHL klantenbestand. Nieuwe klantrekeningen kan men eventueel eerst aanmaken via een record met linktype dd.mm.jjjj Documentdatum. N.B. de documentdatum moet binnen het boekjaar en binnen één van beide lopende boekhoudperiodes vallen. Een blanco datumveld wordt automatisch vervangen door de in SHL gekozen verwerkingsdatum dd.mm.jjjj Vervaldatum. N.B. bij een lege zone wordt de vervaldatum automatisch berekend aan de hand van de betalingstermijn van de klantenrekening X(18) Referentie (optioneel) (13)+ Totaal belastbaar bedrag NB:2 decimalen opnemen (13)+ Bedrag betalingskorting NB: 2 decimalen opnemen (13)+ Bedrag vrijgesteld van BTW NB: 2 decimalen opnemen (13)+ Totaalbedrag NB: 2 decimalen opnemen X(3) Deviezencode (optioneel) (13)+ Totaalbedrag in deviezen (optioneel) NB: 2 decimalen opnemen X(1) Gereserveerd X(1) Gereserveerd dd.mm.jjjj Vervaldatum korting contant. Wordt deze rubriek niet ingevuld of is de vervaldatum kleiner dan de documentdatum, dan wordt de vervaldatum korting contant eerst berekend op basis van de kortinggegevens van de klantenrekening. Ontbreken deze dan gebeurt de berekening op basis van de dossiergegevens (12) Gestructureerde mededeling (10 +2, digit 97) X(10) Memocode X(76) Memotekst X(10) Code dossier (SPX)

6 SHL-209/6 SHL-LINK BTW-GEGEVENS 1 2 9(2) Recordtype: (4) Nummer van het SHL verkoopdagboek Record-identifier: (4) 0000 of spaties (7) Documentnummer (verschillend van 0) (5) 1 voor het eerste BTW-record, 2 voor het tweede BTW-record X(10) Spaties X(3) Eerste BTW-code in dit record. Verplicht in te vullen NB: deze BTW-code moet bestaan in SHL (cfr. programma 109) X(3) Tweede BTW-code in dit record. Verplicht in te vullen NB: deze BTW-code moet bestaan in SHL (cfr. programma 109) (13)+ Belastbaar bedrag voor de eerste BTW-code in dit record NB: 2 decimalen en - tenzij uitzonderlijke gevallen - een positieve waarde opnemen (13)+ Belastbaar bedrag voor de tweede BTW-code in dit record NB: 2 decimalen en - tenzij uitzonderlijke gevallen - een positieve waarde opnemen (13)+ Bedrag BTW voor de eerste BTW-code in dit record. NB: 2 decimalen en tenzij in uitzonderlijke gevallen een positieve waarde opnemen (13)+ Bedrag BTW voor de tweede BTW-code in dit record. NB: 2 decimalen en tenzij in uitzonderlijke gevallen een positieve waarde opnemen. De BTW-records waarin enkel BTW-codes voorkomen met alle bedragen gelijk aan nul worden geweigerd. Wanneer de deviezencode in het linkbestand overeenstemt met de dossiermunt, worden er geen vreemde muntwaarden opgenomen.

7 SHL-209/7 IMPUTATIEGEGEVENS 1 2 9(2) Recordtype: (4) Nummer van het SHL verkoopdagboek Record-identifier: (4) 0000 of spaties (7) Documentnummer (verschillend van 0) (5) Volgnummer record. Vanaf drie en opgaand met 1 per tegenboeking X(10) Code tegenboekingsrekening, bvb Verkopen N.B. een lege zone of een onbestaande rekeningcode wordt automatisch vervangen door de tegenboekingsrekening van de SHL klantenrekening (cfr. programma 101) of door de standaardrekening Verkopen (cfr. programma 110). N.B. bij een analytisch dossier wordt een lege zone of een onbestaande rekeningcode automatisch vervangen door de aan de analytische rekening (zie posities ) toegewezen grootboekrekening (13)+ Bedrag van de boeking naar de tegenboekingsrekening. N.B. Dit bedrag steeds positief opnemen, tenzij het werkelijk gaat om een boeking in min (bvb. Toegestane handelskorting) X(3) Deviezencode (optioneel) N.B. deze code moet voorkomen in de SHL deviezentabel (13)+ Bedrag van de boeking in de hiervoor opgenomen deviezencode X(18) Omschrijving (optioneel) X(3) Eenheidscode (optioneel) bij hoeveelheidopvolging (13)+ Hoeveelheid (optioneel) N.B. 3 decimalen opnemen (5) Nullen of spaties X(10) Analytische plaats N.B. enkel bij een analytisch dossier X(10) Analytische soort N.B. enkel bij een analytisch dossier X(3) BTW-code tegenboeking (optioneel) X(72) Algemene toelichting X(72) Analytische toelichting

8 SHL-209/8 SHL-LINK KLANTENGEGEVENS 1 2 9(2) Recordtype: (5) Nullen of spaties 8 21 X(14) Code van de klantrekening (vereist) X(15) Spaties X(4) Bedrijfsvorm X(30) Naam (vereist) X(25) Straat, nummer X(7) Postcode X(20) Woonplaats X(3) Landcode N.B. de landcode moet voorkomen in de SHL landentabel X(3) Deviezencode (optioneel) N.B. de code moet voorkomen in de SHL deviezentabel Taalcode: 1 Nederlands, 2 Frans, 3 Engels, 4 Duits N.B. een blanco of ongeldige taalcode wordt automatisch vervangen door de taalcode van het dossier (cfr. programma 111) BTW-regime: 0 BTW-plichtige, (1 egalisatie), 2 vrijgesteld, 3 export, 4 intracom, 5 particulier, 6 medecontractant X(18) BTW-nummer N.B. Er wordt een controle uitgevoerd in combinatie met de landcode. Zie ook de documentatie bij programma SHL-101. Belgische BTW-nummers: 9 cijfers of 10 cijfers (zonder punten). Het programma vult automatisch het ondernemingsnummer op op basis van deze informatie X(3) Betalingswijze Deze code moet voorkomen in de SHL tabel van de betalingwijzen (5) Betalingstermijn: de drie cijfers links bepalen de termijn in dagen, de twee cijfers rechts de aanvangsdatum (zie ook programma SHL-101) Voorbeelden dagen factuurdatum 0099 einde maand de dag van de maand X(22) Banknummer (cfr. programma SHL-101).Belgische rekeningnummers: 12 cijfers zonder liggende streepjes X(10) Code van de centralisatie-grootboekrekening. Deze rekening moet voorkomen in het SHL rekeningenplan. Een blanco code, een onbestaande of extracomptabele grootboekrekening wordt automatisch vervangen door de standaardrekening Klanten (cfr. Programma SHL-110) X(10) Code van de tegenboekingsrekening. Deze rekening moet voorkomen in het SHL rekeningenplan. Een blanco code, een onbestaande of extracomptabele grootboekrekening wordt automatisch vervangen door de standaardrekening Verkopen (cfr. Programma SHL-110). N.B. voor een analytisch dossier kan men dit veld met de code van een analytische plaats invullen X(10) Voor een analytisch dossier kan men in dit veld de code van een analytische soort invullen Aard van de tegenboeking: 0 grootboekrekening, 1 analytische rekening X(12) Referentie (optioneel) : klant manen; elke ander waarde: geen maningen X(20) RPR X(44) IBAN X(11) BIC

9 SHL-209/9 ADRESGEGEVENS KLANT 1 2 9(2) Recordtype: (6) Nullen X(14) Code van de klantenrekening N.B. de klantenrekening moet voorkomen in SHL (5) Nullen X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn 6

10 SHL-209/10 SHL-LINK HET CONTROLEBESTAND CnnnnCTR.TXT (nnnn=het dossiernummer) : Het controlebestand bevat gegevens over de geweigerde documenten en is als volgt opgebouwd 1 2 9(2) Recordtype: 2 (klantgegevens), 8 (verkoopdocumenten), 44 (adresgegevens) 3 6 9(4) Nummer verkoopdagboek (recordtypes 8) Record-identifier (recordtypes 8) 8 9 9(2) Toestandscode (verschillend van nul): 1:dit document bestaat reeds 2:onbestaande klantcode 3:ongeldige BTW-code 4:ongeldige deviezencode 5:ongeldige documentdatum (vóór boekjaar of na lopende periodes) 6:ongeldig verkoopdagboek 7:ongeldige analytische rekening 9 document is niet in evenwicht (7) Documentnummer X(14) Klantcode Voorbeeld : koppelen van een factuur Gegevens afkomstig van het facturatiepakket: Klantcode Factuurnummer Factuurdatum Artikel 1 nettoprijs 33,59 Artikel 1 BTW bedrag 7,05 Artikel 1 BTW-code 21 Artikel 1 - grootboekrekening Artikel 2 nettoprijs 13,25 Artikel 2 BTW bedrag 2,78 Artikel 2 BTW-code 21 Artikel 2 grootboekrekening Totaal Belastbaar 46,84 Totaal BTW 9,83 Totaal factuur 56,67 Vervaldatum

11 SHL-209/11 Record #1 Documentrecord * * * * * * * * * * * * * * Record #2 BTW-record * * * * * * * * Record #3 Imputatierecord (artikel 1) * * * * Record #3 Imputatierecord (artikel 2) * * * *