OP ESF Vlaanderen Oproep Opleidingsprojecten voor werkzoekende werklozen en inactieven naar knelpuntberoepen Limburg.

Transcriptie

1 OP ESF Vlaanderen Prioriteit 1, Investeringsprioriteit 8i Loopbaanbeleid curatief Oproep Opleidingsprojecten voor werkzoekende werklozen en inactieven naar knelpuntberoepen Limburg. Oproepfiche 1 Waarover gaat de oproep? Beleidskader Wie behoort tot de finale doelgroep van de oproep? Welke resultaten wil de oproep bereiken? Wie kan een project indienen? Promotor en partners Ontvankelijkheidscriteria Hoe maak je een projectvoorstel op? Inhoudelijke analyse Op te leveren product Beoordelingscriteria Projectplanning Begroting en financiering Op te leveren product Hoe kan je de kosten financieren Ontvangsten Bijdragen in natura DAEB steun Overheidsopdrachten Hoe dien je een projectvoorstel in? Registratie in de ESF-applicatie Indienen projectvoorstel Ondersteuning bij de opmaak en het indienen van het projectvoorstel Selectie van de projecten Selectieprocedure Projectbeslissing Herkansing Wat zijn de verdere stappen na goedkeuring van het project? Project- en partnerschapsovereenkomst Voorschot Coachingbezoek Pagina 1 van 29

2 7.4. Rapportering Thematische werking Controle Monitoring van de ESF-indicatoren Tijdlijn met verloop van het project Digitale archiefruimte Pagina 2 van 29

3 Korte samenvatting van de oproep Wat? De doelstelling van de oproep is om in Limburg acties op te zetten voor werkzoekende werklozen en inactieven. Meer specifiek betreffen deze acties het aanbieden van opleidingen naar knelpuntberoepen. Deze acties dienen vraaggericht opgevat te worden. Meer concreet betekent dit dat de werkzoekende werklozen of inactieve eerst bemiddeld dienen te worden naar een knelpuntberoep en vervolgens ernaartoe opgeleid moeten worden. Voor wie? De oproep richt zich naar organisaties werkzaam in Limburg die beschikken over voldoende infrastructuur en expertise om opleidingen naar knelpuntberoepen te organiseren. De finale doelgroep van deze oproep zijn werkzoekende werklozen en inactieven in Limburg. Dit wil zeggen dat zij bij de start van de opleiding gedomicileerd moeten zijn in de provincie Limburg. Acties? Deze oproep subsidieert beroepsopleidingen die leiden tot het invullen van knelpuntberoepen. De acties die in aanmerking komen moeten voldoen aan de volgende kenmerken: - De opleidingen zijn arbeidsmarktgericht en beroepstechnisch van aard en leiden rechtstreeks naar een knelpuntberoep. Het kan niet gaan om generieke opleidingen. De aangeboden opleidingen dienen als knelpuntberoep erkend te zijn door de VDAB. Een volledige lijst hiervan vindt u in bijlage van deze oproep (Limburgspecifiek). - De promotor moet kunnen aantonen dat het om een knelpuntberoep gaan. Ofwel wordt deze opgenomen in de lijst knelpuntberoepen van de VDAB (zie bijlage), ofwel moet kunnen worden aangetoond dat het een knelpuntberoep betreft aan de hand van de Limburgse Pagina 3 van 29

4 economische situatie. Het is de VDAB die hier als regiseur zal optreden. - De aangeboden opleidingen dienen additioneel te zijn aan de reguliere VDAB programma s en opleidingen. VDAB kan deelnemers toeleiden, indien zij de gepaste opleiding zelf niet organiseren. - De aangeboden opleidingen dienen gelinkt te zijn aan duidelijke vacatures, bij prioriteit bij Limburgse werkgevers - Het betreft vaktechnische opleidingen die gebaseerd zijn op een duidelijke analyse van de vraag tot deze competenties op de arbeidsmartkt, die onderbouwd zijn met een op een analyse van de vereiste competenties gebaseerd opleidingsprogramma en uitgevoerd worden door een deskundige opleidingsinstantie - De opleidingen zijn uitgeschreven in de vorm van een competentiematrix. - De cursisten Kunnen worden toegeleid door VDAB of de organisatie kan zelf deelnemers rekruteren en selecteren. - De cursisten ontvangen een attest met een vermelding van de verworven competenties, de inhoud van de opleiding en de duurtijd van de opleiding. - Duur opleiding: de aangeboden opleidingen moeten ten minste 4 weken duren én omvatten minstens 20u/week én vinden overdag plaats. Dit conform de bepalingen van de RVA ikv vrijstelling voor een werkloze werkzoekend. - De lesgevers hebben ervaring in het beroep. Ze kennen de dagelijkse praktijk en zijn op de hoogte van de nieuwe tendensen. - Deze opleidingen kunnen indien gewenst gecombineerd worden met training in arbeidsattitudes en begeleiding naar de jobs. Hoeveel? Het oproepbudget voor de oproep Opleidingsprojecten voor werkzoekende werklozen en inactieven naar knelpuntberoepen bedraagt ,00 euro. Hiervan wordt er ,00 euro ESF middelen voorzien (40%) en ,00 euro middelen uit het Vlaams Cofinancieringfonds (30%), aangevuld met ,00 euro middelen van de provincie Limburg (30%). Hoe? Pagina 4 van 29

5 Organisaties kunnen een projectvoorstel indienen via de online ESFapplicatie. Een projectvoorstel bestaat uit een inhoudelijk en een financieel luik. Pagina 5 van 29

6 Wanneer? De oproep wordt opengesteld op 1 oktober Een projectvoorstel indienen kan tot en met vrijdag 17 november Het goedgekeurde project kan van start gaan vanaf 01/01/2018 en eindigt op 31/12/2019. Projecten kunnen maximaal 24 maanden duren. De oproep wordt vanaf 1 januari 2018 per kwartaal opnieuw opengesteld zolang middelen beschikbaar zijn. De einddatum van latere projecten blijft ook 31/12/2019. Waarover gaat de oproep? 1.1. Beleidskader De oproep kadert binnen de doelstellingen van de strategie Europa 2020 m.b.t. het verhogen van de werkzaamheidsgraad. Het Vlaams hervormingsprogramma heeft deze doelstelling opgenomen en wil de werkzaamheidsgraad doen stijgen tot 76% in Deze oproep kadert eveneens binnen punt 7 van de beleidsnota Werk, Economie, Wetenschap en Innovatie (het activeren van talenten). De oproep kadert binnen het ESF operationeel programma Prioriteit 1 curatief loopbaanbeleid 8.1: toegang tot werkgelegenheid voor werkzoekende werklozen en niet-actieven, met inbegrip van langdurig werklozen en personen die ver van de arbeidsmarkt af staan, mede door middel van plaatselijke werkgelegenheidsinitiatieven en ondersteuning van de arbeidsmobiliteit binnen de geïntegreerde territoriale investering (GTI) Limburg Wie behoort tot de finale doelgroep van de oproep? De finale doelgroep van deze oproep zijn werkzoekende werklozen en inactieven in Limburg. Dit wil zeggen dat zij bij de start van de opleiding gedomicileerd moeten zijn in de provincie Limburg. Pagina 6 van 29

7 1.3. Welke resultaten wil de oproep bereiken? Via deze projecten wordt ernaar gestreefd de competenties van de deelnemers te bevorderen zodat ze toegeleid kunnen worden naar knelpuntberoepen (deze moet volledig passen binnen het traject naar werk). Als minimaal resultaat wordt ingesteld dat 60% van de deelnemers naar werk uitstroomt zes maanden na afloop van de actie. ESF zal via de MLP-rapporteringen maandelijks een overzicht bezorgen aan de promotoren met een stand van zaken van de aantallen deelnemers en resultaten. De einddoelstelling van deze oproep is om tegemoet te komen aan onderstaande vaststellingen en deze zo veel mogelijk te verminderen/weg te werken: - Het feit dat de werkloosheidscijfers in de provincie Limburgn nog steeds iets hoger liggen dan het Vlaamse gemiddelde (al wordt deze kloof steeds kleiner) - Het feit dat heel wat werkgevers bepaalde vacatures niet ingevuld krijgen wegens onvoldoende technische vaardigheden, gebrek aan beschikbare kandidaten en een gebrek aan ervaring van deze kandidaten. 2. Wie kan een project indienen? 2.1. Promotor en partners De oproep richt zich naar organisaties werkzaam in Limburg die beschikken over voldoende infrastructuur en expertise om opleidingen te organiseren voor werkzoekende werklozen en inactieven. Een partnerschap is in deze oproep niet verplicht. Indien men kiest voor een partnerschap neemt één organisatie de rol van promotor op Pagina 7 van 29

8 zich. De promotor sluit -na goedkeuring van het project- een projectovereenkomst af met ESF Vlaanderen waarin alle contractuele bepalingen zijn opgenomen. De overige organisaties nemen deel aan het partnerschap en worden de partners genoemd. De promotor en de partners ondertekenen een partnerschapsovereenkomst waarin de inhoudelijke en financiële afspraken worden vastgelegd. Een partnerschapsovereenkomst is slechts nodig voor organisaties die subsidiëring wensen van de projectkosten. Organisaties die meewerken maar geen kosten aanbrengen ter subsidiëring worden samenwerkende organisaties genoemd maar hoeven niet te worden gevat door een partnerschapsovereenkomst. Document: ESF Projectovereenkomst / Partnerschapsovereenkomst 2.2. Ontvankelijkheidscriteria De promotor moet aan volgende ontvankelijkheidscriteria op organisatieniveau voldoen: - De promotor en de partners moeten over rechtspersoonlijkheid beschikken (tenzij de promotor of partner een vakbond is) De promotor moet daarnaast bij het opmaken van het projectvoorstel ook volgende ontvankelijkheidscriteria op projectniveau respecteren: - Het projectvoorstel moet opgesteld zijn in het Nederlands. - Het projectvoorstel moet opgeladen worden in de ESF-applicatie. - Het projectvoorstel moet tegen de deadline ingediend zijn. De promotor moet zich registreren in de ESF-applicatie. Een project indienen kan enkel via de ESF-applicatie. De toegang daartoe is mogelijk met een elektronische ID-kaart of het federaal token. Via volgende link kan je de software voor de eid installeren of het federaal token aanvragen: Pagina 8 van 29

9 De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen. Hiervoor levert de promotor als bijlage bij het projectvoorstel een attest op. In tegenstelling tot eerdere ESF oproepen is de minimale kwaliteitsvereiste geen ontvankelijkheidscriterium. Echter, de minimale kwaliteitsvereiste is een voorwaarde om van start te kunnen gaan met het project en een goedgekeurd budget te krijgen. Zie bijlage ESF en kwaliteit. Mogelijkheden voor de minimale kwaliteitsvereiste zijn: Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole Vooraleer een organisatie een project kan indienen bij het ESF Vlaanderen, moet je bewijzen dat je organisatie aan een aantal kwaliteitsvereisten voldoet. Volgende kwaliteitsbewijzen zijn geldig: Het ESF label Kwaliteitslabels: ACS, ISO TS 16949, AHM 804, ISO 22000, Blik op Werk Keurmerk, ISO 9001, BRC Global Standard Food, K2a, K2b, K2c,C2E, R4E, EFQM Excellence Award, IiP (Investors in People), Cedeo, Prose +, Effective CAF User, Qfor Cliëntscan of Processcan, GMP-standaard, Qualibouw, IFS Kwaliteitsinspectieverslagen: Inspectieverslag onderwijs, Inspectieverslag geestelijke gezondheidszorg, Inspectieverslag welzijn, Visitatierapport hogescholen / universiteiten, Inspectieverslag ziekenhuizen Kwaliteitsopstap De promotor moet over de capaciteit beschikken om het project uit te voeren. Organisatoren en partners die een project wensen in te dienen, beschikken minimaal over een ESF-kwaliteitsopstap of een gelijkwaardig kwaliteitsbewijs en voldoen aan de voorwaarden gesteld door het Europees Sociaal Fonds (ESF) betreffende kwaliteitsvereisten. Mogelijkheden zijn: Voor lokale en openbare besturen kan het inspectie-/visitatierapport gelden. Actueel gemandateerde dienstverleners door VDAB (mandaat kosteloze competentieversterking) en/of SYNTRA VLAANDEREN Erkende dienstverleners voor de KMO-portefeuille Een kwaliteitslabel of -certificaat uit de lijst van gelijkgestelde labels, erkend door ESF Vlaanderen. (zie bovenstaande lijst). ESF Kwaliteitsopstap die geldig was eind september 2013 of later (Deze geldigheid werd namelijk verlengd tot eind 2017). Pagina 9 van 29

10 ESF Kwaliteitsopstap op basis van een gevalideerde Quickscan QWSE Je kan per mail aan de oproepbeheerder ook vlot de geldigheid van jouw vroegere kwaliteitsopstap bij ESF navragen. Indien je geen geldende ESFkwaliteitsopstap bezit, nog niet ge-audit werd door Audit Vlaanderen en geen gelijkgesteld kwaliteitslabel bezit, kan je alsnog aan deze kwaliteitsvereiste voldoen via het invullen van een Quickscan (zie bijlage) In het document is ook de korte handleiding terug te vinden met betrekking tot deze Quickscan. Bij elk projectvoorstel dat u indient, voegt u één van bovenstaande mogelijkheden van kwaliteitsopstap bij waarna wij dit meenemen tijdens onze beslissingsprocedure. Het ESF beoordeelt de quick scans enkel in het kader van ESF-projecten. Voor het behalen van een kwaliteitsbewijs voor andere diensten/mandaten/ moeten organisaties zich wenden tot de private markt. Document: Quickscan Koolstofarme economie Binnen de investeringsprioriteit 8i kunnen ook acties opgezet worden ter ondersteuning van de koolstofarme economie in alle bedrijfstakken, vb. de financiering en organisatie van opleidingen voor werkzoekende werklozen die in deze sectoren werkzaam zullen zijn; vb. de voorlichting over werkgelegenheidsmogelijkheden op lange termijn als gevolg van structurele verschuivingen in de arbeidsmarkt, zoals de overgang naar een digitale,koolstofarme en hulpbronnenefficiënte economie met een groot belang voor zorg- en gezondheidszorgsector. Pagina 10 van 29

11 3. Hoe maak je een projectvoorstel op? Om een ESF-projectvoorstel in te dienen moet je de volgende documenten opmaken: 1. Een inhoudelijke analyse 2. Een projectplanning 3. Een begroting 3.1. Inhoudelijke analyse Op te leveren product De promotor toont aan dat het projectvoorstel voldoet aan de doelstellingen en verwachtingen van de oproep. Het sjabloon voor deze inhoudelijke analyse wordt ter beschikking gesteld via de ESF-applicatie. De promotor moet deze vragen in het sjabloon zo volledig mogelijk beantwoorden (max. 20 pagina s). Document: Inhoudelijke vragen bij projectvoorstel Beoordelingscriteria Het projectvoorstel wordt door een evaluatiecollege beoordeeld op basis van volgende beoordelingscriteria: Aanpak en methodiek (60%) Deskundigheid en ervaring (40%) Per beoordelingscriterium vullen de evaluatoren dezelfde beoordelingsvragen in om een zo objectief mogelijke evaluatie te garanderen. Document: ESF Beoordelingscriteria bij projectvoorstel Pagina 11 van 29

12 3.2. Projectplanning De promotor levert een projectplanning op conform de acties die werden opgenomen in deze oproepfiche. Daarnaast moet de promotor per voorziene opleiding een fiche opmaken. Deze opleidingsfiche omvat onderstaande elementen: - Naam opleidingen - Beschrijving van opleidingsinhoud - Het aantal lesgeversuren per opleiding - Het aantal deelnemers per opleiding - Het aantal deelnemersuren per opleiding - Categorisatie interne of externe opleidingen - Verworven competenties 3.3. Begroting en financiering Op te leveren product Na opmaak van de projectplanning, maakt de promotor een projectbegroting op. Dit is een overzicht van de geraamde kosten. Hiervoor is een EXCEL-document beschikbaar waarin de kosten kunnen worden weergegeven. Deze geeft volgens het aangeboden format een overzicht van de geraamde kosten. De promotor vult dit Excel-document zo volledig mogelijk in en voegt het bij het indienen van het projectvoorstel als bijlage toe in de applicatie. Het moet alle kosten (directe en indirecte kosten) van de opleidingen duidelijk bevatten en omschrijven. Welke kosten kan je inbrengen: Er wordt binnen deze oproep gewerkt met vaste bedragen voor het bepalen van de subsidiabele kosten van de concrete acties binnen een project. Hierbij wordt een maximale overheidsfinanciering voorzien van ,00 EUR per project (waarvan maximaal 40% ESF). Pagina 12 van 29

13 Bij het projectvoorstel wordt door de promotor een gedetailleerde ontwerpbegroting waarin per actie een bedrag wordt voorgesteld. Tevens wordt een onderbouweing/ kostenverantwoording bezorgd van deze ontwerpbegroting. Na de initiele inhoudelijke goedkeuring van het projectvoorstel door de afdeling ESF wordt er een begrotingsoverleg gepland met de afdeling ESF. Mits akkoord van beide partijen over de ingediende begroting volgt de definitieve goedkeuring van de projectaanvraag. De resultaten van de onderhandeling worden vastgelegd in de projectovereenkomst. Wanneer slechts een beperkt deel van de vooropgestelde prestatie en/of resultaten werden gerealiseerd, dan zal de subsidie à rato van de werkelijke prestatie en/of resultaten worden teruggebracht. De wijze van het aantonen van de prestaties en/of resultaten maken deel uit van de onderhandeling tussen de promotor en de afdeling ESF. Voorbeeld van een ontwerpbegroting De promotor wil 2 opleidingen organiseren voor in totaal 10 werkzoekende werklozen. Het ontwerpbegroting ziet er als volgt uit: Aard van de kost Prijs Onderbouwing Loonkost intern personeel (interne lesgevers) 2500 euro Loonfiche lesgever, arbeidsovereenkomst personeel,.. Facturen extern personeel (alles inbegrepen) 5000 euro offerte, mailcommunicatie met prijsvermelding, eerdere factuur, Andere te specifiëren 1000 euro andere kosten van de opleidingen (factuur, Goederen in huur 1500 euro offerte, mailcommunicatie met prijsvermelding, eerdere factuur, Goederen in afschrijving 1000 euro offerte, mailcommunicatie met prijsvermelding, factuur, Niet afschrijfbare verbruiksgoederen 500 euro Totaal euro De ontwerpbegroting wordt besproken en overeengekomen tussen de afdeling ESF en de promotor. Tevens wordt overeengekomen hoe na afloop aangetoond moet worden dat de concrete actie (opleiding) uitgevoerd werd. Pagina 13 van 29

14 Document: Ontwerpbegroting Hoe kan je de kosten financieren Het oproepbudget voor de oproep Opleidingsprojecten voor werkzoekende werklozen en inactieven naar knelpuntberoepen bedraagt ,00 euro. Hiervan wordt er ,00 euro ESF middelen voorzien (40%) en ,00 euro middelen uit het Vlaams Cofinancieringfonds (30%), aangevuld met ,00 euro middelen van de provincie Limburg (30%). De ESF subsidie bedraagt maximaal 40% van de totale subsidiabele kost (totale kost eventuele ontvangsten). De ESF-steun is steeds additioneel. Dit wil zeggen dat het ESF-bedrag pas berekend kan worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen, zoals bijvoorbeeld publieke cofinanciering, privaatrechtelijke financiering, Met andere woorden: de andere financieringsbronnen moeten eerst berekend en benut worden. Uitstroom % naar werk Totaalbedrag 60% of meer uitstroom 100% van de kost <60% tot en met 45% 80 % van de kost <45% tot en met 30% 60 % van de kost Minder dan 30% uitstroom Acties niet subsidiabel Ontvangsten Ontvangsten/Inkomsten die verworven worden door de uitvoering van een ESF project tijdens de projectlooptijd dienen te worden ingebracht. Ontvangsten ontstaan uit de verkoop van diensten of goederen en kunnen bijvoorbeeld inschrijvingsgelden, de verkoop van syllabi of andere zijn. Alle in te brengen ontvangsten moeten, in de financiering eerst in mindering gebracht worden op de totale subsidiabele kosten. Dit betekent dat de financieringsregels, met betrekking tot de private en Pagina 14 van 29

15 publieke cofinanciering en de subsidiëring die beheerd wordt door ESF Vlaanderen, zoals hoger vermeld slechts daarna gelden. De geldende financieringspercentages worden dus berekend op de totale subsidiabele kosten verminderd met de ontvangsten. Ter verduidelijking, bijdragen die vanuit de private sector aan het ESF-project worden toegekend als medefinanciering van het project, zijn geen ontvangsten maar private cofinanciering Bijdragen in natura Bijdragen in natura zoals het leveren van inbreng in de vorm van arbeid, goederen, diensten of andere zijn niet subsidiabel Staatssteun De verleende steun die aan de goedgekeurde projecten wordt toegewezen is geen staatssteun. Het betreft opleidingen naar knelpuntberoepen voor werkzoekenden waarvoor slechts een redelijke financiering zal worden voorzien en er geen overcompensatie zal worden uitbetaald Overheidsopdrachten Promotoren die een organisatie zijn in de zin van artikel 2, WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 17 juni 2017 zijn gebonden om de wetgeving overheidsopdrachten toe te passen binnen het project voor aankopen van werken, diensten en leveringen. De wetgeving op overheidsopdrachten geldt voor volgende organisaties: - De overheid - Organisaties die aan volgende 3 voorwaarden voldoen: Doel is algemeen belang: terug te vinden in de doelomschrijving van de statuten. ( opgericht met het specifieke doel om ) Rechtspersoonlijkheid hebben Overwegende overheidsinvloed heeft - Privaatrechtelijke organisaties voor bepaalde gesubsidieerde opdrachten - Privaatrechtelijke universitaire instellingen Pagina 15 van 29

16 Meer informatie is terug te vinden in de handleiding overheidsopdrachten die toegevoegd is als bijlage aan deze oproep en via Pagina 16 van 29

17 4. Hoe dien je een projectvoorstel in? 4.1. Registratie in de ESF-applicatie Een project indienen kan enkel via de ESF-applicatie. De toegang daartoe is mogelijk met een elektronische ID-kaart of het federaal token. Via volgende link kan u de software voor de eid installeren of het federaal token aanvragen: Indienen projectvoorstel Nadat je hebt vastgesteld dat je aan de ontvankelijkheidscriteria voldoet kan je het projectvoorstel indienen via de ESF-applicatie. Om in te loggen heb je je ondernemingsnummer nodig. Op volgende webpagina vind je alle informatie: Na het aanmelden vind je onder het tabblad Oproep de gewenste openstaande oproep. U kunt ook het oproepnummer intikken en zoeken. Onder het tabblad Bijlagen vind je alle nodige informatie: de oproepfiche een sjabloon voor het kosten- en financieringsschema, etc. Lees al deze documenten goed door vooraleer het projectvoorstel in te dienen. Pagina 17 van 29

18 CHECKLIST VAN DOCUMENTEN BIJ INDIENING VAN HET PROJECTVOORSTEL: Naam document Type document Vink Inhoudelijke analyse ESF-Word sjabloon Begroting Partnerschapsovereenkomsten ESF-Excel sjabloon ESF-Word sjabloon Pagina 18 van 29

19 5. Ondersteuning bij de opmaak en het indienen van het projectvoorstel Tot en met de deadline voor indiening van je projectaanvraag kun je bij de medewerkers van ESF Vlaanderen terecht voor volgende ondersteuningsvormen: - Inhoudelijke en financiële ondersteuning: hewa.mikaeli@wse.vlaanderen.be eveline.vernest@wse.vlaanderen.be - De ESF-applicatie (IT-ondersteuning): esfsupport@vlaanderen.be Maak gerust een afspraak voor inhoudelijke en financiële ondersteuning. De data van de geplande infosessies zullen via de ESF-Website bekendgemaakt worden. Departement Werk en Sociale Economie - Afdeling ESF Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Pagina 19 van 29

20 6. Selectie van de projecten 6.1. Selectieprocedure Projecten worden gelezen en geanalyseerd door 3 onafhankelijke evaluatoren (ESF, VDAB en de provincie Limburg). De evaluatoren maken elk een voorstel van beslissing op basis van de volgende beoordelingscriteria: Aanpak en methodiek (60%) Deskundigheid en ervaring (40%) Een projectvoorstel wordt door een individuele evaluator als positief geëvalueerd wanneer het een minimale score van 60% behaalt. De evaluatoren bespreken deze evaluaties op het evaluatiecollege dat wordt voorgezeten door de programmamanager. Congruente evaluaties worden, behoudens manifeste onjuiste interpretaties, omgezet in gelijklopende ontwerpen van beslissing. Bij niet-congruente evaluaties wordt naar consensus gestreefd. Indien echter geen consensus tussen de evaluatoren kan worden bereikt, worden alle meningen en argumenten opgenomen in het verslag van het evaluatiecollege. In dit verslag wordt ook gedocumenteerd hoe de procedure en de criteria zijn toegepast. Dit verslag wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan het Managementcomité. Deze bekrachtiging vormt het advies aan de managementautoriteit die daarna beslist. De managementautoriteit motiveert zijn beslissingen en deelt deze mee aan het Managementcomité. Nadat het advies is uitgebracht, beraadslaagt het Managementcomité over de projecten waarvoor geen consensus werd bereikt onder de evaluatoren. Het Managementcomité brengt, bij consensus, een advies uit over elke aanvraag. Pagina 20 van 29

21 Indien er geen consensus over het ontwerp van beslissing bestaat, worden alle meningen met hun argumenten opgenomen in het verslag van het Managementcomité. Daarna beslist de Managementautoriteit en motiveert zijn beslissing. Het Managementcomité geeft daarnaast een gemotiveerd advies over de gevolgde beslissingsprocedure. Indien er onvoldoende middelen zijn om alle positief gescoorde projecten te subsidiëren, wordt een rangschikking gemaakt van de projecten. Het gemiddelde van de totaalscores van de evaluatoren vormt de basis bij de rangschikking. Indien er sprake is van gelijke gemiddelde totaalscores wordt tussen deze projecten een bijkomende rangschikking aangebracht op basis van het gemiddelde van de evaluatoren op het criterium relevantie voor de provincie Limburg. Het Managementcomité adviseert de finale rangschikking van de projecten. De Managementautoriteit beslist en motiveert en licht het Managementcomité in over de beslissing Projectbeslissing De selectieperiode eindigt met een projectbeslissing. ESF Vlaanderen maakt de beslissing elektronisch bekend aan de promotoren. De beslissing kan positief of negatief zijn: Wanneer een project is goedgekeurd, ontvangt de promotor een e- mail van de projectbeheerder. Dit is de ESF- contactpersoon voor het verder verloop van het project. Het project gaat van start op de voorziene begindatum van het project. Zie hoofdstuk 7 van deze oproepfiche voor meer informatie over de start van het project. Pagina 21 van 29

22 Wanneer een project is afgekeurd, ontvangt de promotor een e- mail van de oproepbeheerder met een motivering van de negatieve beslissing. De geanonimiseerde evaluaties van de projectvoorstellen worden opgeladen bij het project in de ESF-applicatie en zijn daar raadpleegbaar. Opgelet: Voor gemaakte en bewezen technische fouten is een herziening mogelijk en kan je binnen de 15 kalenderdagen reageren via de ESFapplicatie Herkansing Bij deze oproep is het mogelijk om te herkansen zolang er middelen beschikbaar zijn. Projectvoorstellen die negatief beslist worden, krijgen dus de mogelijkheid om te herkansen binnen de oproep. ESF Vlaanderen zal hen hiervan op de hoogte stellen bij de beslissing. Bij de herkansing is het verplicht om alle opmerkingen bij de eerdere beslissing in rekening te nemen. De verwerking moet grondig worden aangegeven in het nieuwe projectvoorstel. Een bespreking met de ESFoproepbeheerder van de oproep wordt ten zeerste aangemoedigd. De looptijd van de projecten die na herkansing worden goedgekeurd wordt ingekort, de einddatum van alle projecten blijft 31/12/2019. Indien er na deze herkansing opnieuw een negatieve beslissing volgt, kan het projectvoorstel niet meer opnieuw ingediend worden. Pagina 22 van 29

23 7. Wat zijn de verdere stappen na goedkeuring van het project? 7.1. Project- en partnerschapsovereenkomst Nadat de promotor via de ESF-applicatie een positieve beslissing heeft gekregen van de oproepbeheerder kan de projectovereenkomst worden opgesteld. Die wordt elektronisch ondertekend door de promotor en nadien door de algemeen directeur van ESF Vlaanderen. De promotor en de partners ondertekenen een partnerschapsovereenkomst waarin de inhoudelijke en financiële afspraken worden vastgelegd. De promotor laadt deze partnerschapsovereenkomsten op als bijlage bij het project in de ESF-applicatie Voorschot In deze oproep kan geen voorschot worden uitbetaald. Er is geen voorschot voorzien in deze oproep Coachingbezoek ESF Vlaanderen kan de projecten bezoeken na de start van het project. Tijdens dit bezoek wordt een kwalitatieve monitoring uitgevoerd. Het projectverloop wordt besproken en aan de hand van een aantal deelnemersdossiers wordt de kwaliteit van de trajecten nagegaan. Deze opvolging is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de MLP-registratie. Ze heeft tot doel na te gaan in welke mate de effectieve realisatie van het project beantwoordt aan de engagementen (naar aanpak, doelgroepen, uitstroom, ) aangegaan vanuit de oproep en in het voorstel. Pagina 23 van 29

24 7.4. Rapportering Na de looptijd van een project wordt er gevraagd te rapporteren over de uitvoering van het project, zowel inhoudelijk als financieel. Deze rapportering gebeurt via de ESF-applicatie. Er wordt gerapporteerd analoog aan onderstaand tijdsschema als voorbeeld: START: 01/01/2018 Rapportperiode Deadline voor indiening Tussentijdse 01/01/ /12/ /03/2019 rapportering Eindrapportering 01/01/ /12/ /03/2020 Met de rapportering stelt de promotor ESF Vlaanderen op de hoogte stelt van het verloop van het project. Het bestaat uit: 1 MLP-saldobijlage. De promotor vult op vraag de MLPmonitoringtabel aan voor opmaak van de MLP saldobijlage bij rapportering. 2 Inhoudelijke rapportering. Het ESF Vlaanderen geeft een WORDdocument mee met vragen over de uitvoering van het project. De promotor moet deze vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden en het WORD-document in te dienen bij de rapportering. Document: ESF vragen bij rapportbeoordeling 3 Financiële rapportering. Hiervoor wordt opnieuw het EXCELdocument kosten en financiering gehanteerd. De promotor moet de onderliggende bewijsstukken voor de gemaakte kosten opladen in de ESF-archiefruimte. Pagina 24 van 29

25 7.5. Thematische werking Deelname aan deze oproep houdt ook een engagement in om deel te nemen aan de thematische werking rond de oproep. Bij opzet van een themawerking zal de promotor hiervan op de hoogte gesteld worden Controle De controle van uw activiteiten door ESF Vlaanderen gebeurt door uw projectbeheerder. Deze controle verloopt voor de meeste rapporten on desk. Steekproefsgewijs worden een aantal rapporteringen ook ter plaatse gecontroleerd. Na de uitbetaling van uw rapport kunt u ook nog controle krijgen van de inspectiediensten van de Vlaamse Gemeenschap en van de Europese instanties Monitoring van de ESF-indicatoren ESF Vlaanderen krijgt de gegevens die de promotor invoert in MLP maandelijks toegestuurd van VDAB. Die gegevens zal ESF Vlaanderen elke maand doorsturen naar de promotor in een monitoringtabel. In deze maandelijkse lijst moet de promotor de te bevragen ESF-indicatoren aanvullen. Hierin zullen ook de resultaten gemonitord worden. Onderstaande ESF-indicatoren zijn door de promotor aan iedere deelnemer verplicht te bevragen bij start van de actie. De definiëring van deze indicatoren wordt jullie bezorgd bij start van het project: - Indicator 12: deelnemer uit huishoudens waarin niemand werk heeft, - Indicator 13: deelnemers uit huishoudens met afhankelijke kinderen waarin niemand werk heeft, - Indicator 14: deelnemers uit eenoudergezinnen met afhankelijke kinderen, - Indicator 15: migranten, deelnemers met een buitenlandse achtergrond, minderheden (waaronder gemarginaliseerde gemeenschappen zoals de Roma), Pagina 25 van 29

26 - Indicator 17: andere kansarmen, - Indicator 18: daklozen of mensen die van de woningmarkt uitgesloten zijn, We adviseren u graag deze bevraging in het intakeformulier met de klant op te nemen. Onderstaande ESF-indicatoren zijn door de promotor aan iedere deelnemer verplicht te bevragen bij einde van de actie: - Indicator 25: deelnemers die na de deelname onderwijs/opleiding volgen, - Indicator 26: deelnemers die na de deelname een kwalificatie behalen. De promotor vult maandelijks de lijst van indicatoren aan en stuurt de aangevulde tabel daarna terug naar maandtabellen@wse.vlaanderen.be. Pagina 26 van 29

27 8. Tijdlijn met verloop van het project ESF Promotor 1/10/2017 Openstellen oproep 17/11/2017 Afsluiting indiening projectvoorstellen 22/12/2017 Uiterlijke datum bekendmaking projectbeslissingen 01/01/2018 Start project 31/12/2018 Einde tussentijdse projectperiode 31/03/2019 Indiening tussentijdse rapportering (TR) 31/12/2019 Einde projectperiode 1/01/ /12/ /03/2020 Indiening eindrapportering (ER) Pagina 27 van 29

28 9. Digitale archiefruimte Bij de start van het project zal voor elk goedgekeurd project een ruimte aangemaakt worden in de digitale archiefruimte van ESF Vlaanderen ( Om hierop in te loggen, krijgt u bij de start van het project een gebruikersnaam en wachtwoord. Op deze ruimte moeten alle bewijsstukken opgeladen worden ter onderbouwing van het project. De bewijsstukken moeten opgeladen zijn bij indiening van de rapportering. De archiefruimte zal voor elk project bestaan uit volgende mappen: Bewijsstukken tijdsregistratie deelnemers + verwerking Opladen van de handgetekende registratielijsten door lesgever(s) en deelnemers (sjabloon afdelingesf) in één PDF-bestand pér opleidingscode met als bestandsnaam de desbetreffende opleidingscode Opladen in reeds bestaande mapjes per opleidingscode Naam: Opleidingscode MLP-tabel Hier laadt u na elke rapportperiode de saldobijlage op die u ontvangt van ESF. Op te laden als oproepnr_projectnr_mlp-tabel Cofinancieringsattesten persoonsgebonden deelnemers en/of intern personeel Indien u voor deelnemers en/of interne personeelsleden een vorm van loonkostfinanciering ontvangt, laadt u hier de attesten op die u hiervoor ontvangt van de andere subsidiegever. Het deel van de loonkost dat al gesubsidieerd wordt door een andere subsidiebron wordt ingebracht als publieke cofinanciering. Op te laden als oproepnr_projectnr_cofinanciering naam personeelslid (aangevuld met maand of extensie afrekening) Cofinancieringsattesten niet-persoonsgebonden Pagina 28 van 29

29 Indien u voor de acties binnen het project een andere subsidie ontvangt, laadt u hier het attest op dat u hiervoor ontvangt van de andere subsidiegever. Het deel van het project dat al gesubsidieerd wordt door een andere subsidiebron wordt ingebracht als publieke cofinanciering. Op te laden als oproepnr_projectnr_cofinanciering benaming Bewijsstukken ontvangsten Indien u bij het uitvoeren van de projectactiviteiten inkomsten genereert, moeten de bewijsstukken hiervan hier opgeladen worden. De ontvangsten zullen afgetrokken worden van de totale subsidiabele kosten alvorens de subsidie berekend wordt. Het betreft hier bijvoorbeeld middelen uit de verkoop van goederen of diensten, inkomgelden bij een event en overige. Op te laden als oproepnr_projectnr_ontvangsten Overheidsopdrachten Indien uw organisatie onder de wetgeving overheidsopdrachten valt, laadt u hier de bewijsstukken op van het aankopen van diensten of goederen voor het project (opdracht, offertes en gunningsverslag). Overige marktraadpleging Indien uw organisatie niet onder de wetgeving overheidsopdrachten valt maar u selecteert bij het aankopen van diensten of goederen, laadt u hier de bewijsstukken op van deze marktraadpleging. Overige documenten projectuitvoering: Hier laadt u de inhoudelijke bewijsstukken op die worden opgevraagd door de oproepbeheerder. Het betreft hier bijvoorbeeld verslagen van stuurgroepen, deelnemersactiviteiten, etc. Op te laden als oproepnr_projectnr_naam document Pagina 29 van 29