september 2014 Gebruikershandleiding toetsleider ExamenTester MBO /99

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding toetsleider ExamenTester MBO /99

2 ICT-helpdesk Telefoon rechtstreeks: Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2014) Niets uit dit werk mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling worden openbaar gemaakt en/of verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie, scanning, computersoftware of andere elektronische verveelvoudiging of openbaarmaking, microfilm, geluidskopie, film- of videokopie of op welke wijze dan ook. Versie: 2/99

3 Inhoud Inhoud Inleiding Leeswijzer Begrippenlijst Basisbegrippen Iconenlijst Instructie per stap Overzicht stappen Werken met TestManager TestManager opstarten Packages installeren Toetsleiders invoeren Leerlingen invoeren Groepen aanmaken Leerlingcategorieën aanmaken Examenafnames inplannen Afnameplanningen aanmaken Afnameplanningen groeperen en sorteren Afnameplanningen bewerken Afnameplanningen vrijgeven Overzicht leerlinggegevens maken Afname-overzicht Afnameplanningen archiveren Afnameplanningen verwijderen Examens afnemen TestCenter opstarten Geplande afname Oefentoets Niet-geplande afname Beheer afnameplanningen Afnamestatus leerlingen controleren Leerlingen toevoegen Leerlingen verwijderen Uitvoeren dataretour Overzicht dataretour Dataretour voor meerdere afnameplanningen /99

4 8.3 Dataretour per afnameplanning Opvragen Rapport Leerlingscores Storingen Technische storingen bij examenafname Handmatig afbreken vastgelopen afname ExamenTester en multimediasoftware Bijlage 1 Overzicht gebruik ExamenTester Bijlage 2 Importeren van Toetsleiders, Leerlingen of Groepen Bijlage 3 Rollen en rechten in ExamenTester /99

5 1 1.1 Inleiding Leeswijzer Dit is de handleiding bij ExamenTester MBO 2.11 voor de werkzaamheden van de toetsleider op scholen. De toetsleider gebruikt bij zijn of haar werkzaamheden de modules TestManager en TestCenter. Deze handleiding bestaat uit de volgende hoofdstukken: 2 Begrippenlijst: een overzicht van belangrijke begrippen en iconen. 3 Instructie per stap: een overzicht van de taken van de toetsleider. 4 Werken met TestManager: het invoeren van basisgegevens. 5 Examenafnames inplannen: afnameplanningenn maken in TestManager. 6 Examens afnemen: het gebruik van TestCenter. 7 Beheer afnameplanningen: controleren afnamestatus leerlingen. 8 Uitvoeren dataretour: versturen afnamegegevens naar Cito. 9 Inzienn afnameresultaten: rapportage scores en cijfers. 10 Storingen: richtlijnen voor acties bij systeemuitval en dergelijke. Voor informatie over de installatie van ExamenTester MBO 2.11 verwijzen we naar de installatiehandleiding voor de systeembeheerder. Dit icoon geeft aan dat u efficiënter met ExamenTester MBO 2.11 kunt werken als u deze opmerking in acht neemt Dit icoon geeft een waarschuwing. De gegeven informatie is van belang voor een correcte afhandeling van de examens < > Deze pijl naar rechts geeft aan dat u een handeling in de software doet. Met tekst tussen deze tekens wordt een toets op uw toetsenbord bedoeld, zoals <delete>. 5/99

6 2 Begrippenlijst 2.1 Basisbegrippen TestManager TestCenter GlobalServer LocalServer LocalServer Agent Datamap Packages Synchronisatie Dataretour TestManager is de module die de toetsleider gebruikt om examens te plannen, om leerlingen en docenten toegang te geven tot deze examens, en om afnameresultaten in te zien en te versturen. TestManager communiceert met de LocalServer. TestCenter is de module die de leerlingen gebruiken om een examen te maken. TestCenter communiceert met de LocalServer. De GlobalServer staat bij Cito. Via een beveiligde internetverbinding vindt gegevensuitwisseling plaats met de servers van onderwijsinstellingen waarop de LocalServer is geïnstalleerd. De LocalServer staat bij de onderwijsinstelling. Deze module bestaat uit twee onderdelen: het programma LocalAgent en de Datamap. De LocalServer communiceert met TestManager, TestCenter en de GlobalServer. De LocalServer communiceert met TestManager, TestCenter en de GlobalServer. De LocalAgent (ook wel LocalServer Service genoemd) is een onderdeel van de LocalServer. Deze Windowsservice regelt het dataverkeer en de dataopslag in het netwerk van de onderwijsinstelling. De Datamap van de LocalServer bevat alle gegevens van de examens van de onderwijsinstellingen versleutelde vorm. Deze gegevens hebben onder andere betrekking op afnameplanningen, toetsleiders, antwoorden en scores van leerlingen. Het dataverkeer van en naar de Datamap loopt via de LocalServer (LocalAgent). Een Package bevat één of meer toetsen in versleutelde vorm. Bij het installeren van packages in TestManager worden de packages in de datamap geplaatst. Tijdens synchronisatie worden de gegevens uitgewisseld tussen de LocalServer op de onderwijsinstelling en de GlobalServer bij Cito. Synchronisatie wordt onder andere automatisch uitgevoerd bij het opstarten en afsluiten van TestManager. Bij dataretour worden de afnameresultaten van de onderwijsinstelling via een beveiligde internetverbinding naar de Global Server (Cito) gestuurd. De gegevens worden daarmee opgeslagen in een centrale database. Dataretour kan via TestManager worden uitgevoerd. 6/99

7 2.2 Iconenlijst Dit is het icoon van de setup bestanden voor de modulen TestManager en TestCenter. Deze setup bestanden worden aangemaakt bij de installatie van de LocalServer. Dit icoon wordt geplaatst op het bureaublad bij installatie van de modulen TestManager en TestCenter. Voor alle modulen zijn de iconenn identiek, alleen de benaming verschilt. U start de module TestManager via de icoon met de tekst TestManager ExamenTester MBO Dit icoon wordt geplaatst in de taakbalk waarop de LocalServer geïnstalleerd is. Hiermee kan de LocalServer Agent benaderdd worden. 7/99

8 3 Instructie per stap 3.1 Overzicht stappen Het afnemen van examens met ExamenTester MBO 2.11 is een samenspel tussen de toetsleider, de systeembeheerder, docenten (surveillanten) en leerlingen. Dit samenspel wordt nader toegelicht in bijlage 1 'Overzicht gebruik ExamenTester'. Als toetsleider bent u de regisseur van de digitale examens die met ExamenTester worden afgenomen. In TestManager legt u alle zaken vast die voor de examens relevant zijn, zoals: 1. welk examen wordt aangeboden; 2. welke kandidaten aan het examen deelnemen; 3. op welke dag/dagen de kandidaten dit examen kunnen maken. Kandidaten maken het examen in de module TestCenter. Zij kunnen pas een examen maken als u dit in TestManager heeft ingepland en voor afname heeft vrijgegeven. Na een examenafname kunt u in TestManager zien welke leerlingen de afname hebben afgerond, wat de voortgang is en welke resultaten de leerlingen hebben behaald. 8/99

9 De werkzaamheden die u als toetsleider uitvoert worden in de volgende hoofdstukken nader toegelicht. 4 Werken met TestManager 4.1 TestManager opstarten 4.2 Packages installeren 4.3 Toetsleiders invoeren 4.4 Leerlingen invoeren 4.5 Groepen aanmaken 4.6 Leerlingcategorieën aanmaken 5 Examenafnames inplannen 5.1 Afnameplanningen aanmaken 5.2 Afnameplanningen bewerken 5.3 Afnameplanningen groeperen en sorteren 5.4 Afnameplanningen vrijgeven 5.5 Overzicht leerlinggegevens maken 5.6 Afname-overzicht 5.7 Afnameplanningen archiveren 5.8 Afnameplanningen verwijderen 6 Examens afnemen (TestCenter) 6.1 TestCenter opstarten 6.2 Geplande afname 6.3 Oefentoets 6.4 Niet-geplande afname 7 Beheer afnameplanningen 7.1 Afnamestatus leerlingen controleren 7.2 Leerlingen toevoegen 7.3 Leerlingen verwijderen 8 Uitvoeren dataretour 8.1 Overzicht dataretour 8.2 Dataretour voor meerdere afnameplanningen 8.3 Dataretour per afnameplanning 9 Inzien afnameresultaten 9.1 Opvragen Rapport Leerlingscores 9/99

10 4 Werken met TestManager 4.1 TestManager opstarten Op het bureaublad van de computer waarop de module TestManager is geïnstalleerd, is de onderstaande snelkoppeling geplaatst. Dubbelklik op dezee snelkoppeling om TestManager te starten of klik op Start > Programma s > ExamenTester MBO 2.11 > TestManager ExamenTester MBO Gebruik nooit meerdere TestManagerss tegelijk. Wij adviseren u om TestManager op niet meer dan één computer te installeren. Als TestManager gebruikt wordt tijdens een examenafname of als er meerdere TestManagers tegelijkertijd gebruikt worden, kan dit ertoe leiden dat wijzigingen die in TestManager zijn aangebracht niet worden opgeslagen in de datamap van de LocalServer. Wel kunt u in TestManager de functie Afname-overzicht gebruiken tijdens een examenafname. Deze nieuwe functie leest alleen de gegevens van de LocalServer om de actuele status van de afnames op te vragen. Meer over dit nieuwe Afname-overzicht kunt u vindenn in paragraaf 5.6 Afname-overzicht. Het venster Aanmeldenn toetsleider verschijnt: Tijdens de installatie van TestManager heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord ingevuld waarmeee u als toetsleider TestManager voortaan kunt opstarten. Voer gebruikersnaam en het wachtwoord in. 10/99

11 Het venster TestManager Hoofdmenu verschijnt: Alle informatie in TestManager (Leerlingen, Groepen, Toetsleiders, Packages, Afnameplanningen, Categorieën) wordt opgeslagen in de datamap van de LocalServer. Rescan Bij het opstarten en afsluiten van TestManager worden de gegevens in TestManager en de datamap van de LocalServer automatisch gescand en uitgewisseld, zodat altijd wordt gewerkt met de meest actuele informatie. Er is ook een optie 'Rescan' beschikbaar in diversee submenu's van TestManager, zoals Beheer Leerlingen, Beheer Toetsleiders, Beheer Packages en Beheer Afnameplanningen. Met dezee optie kunt u er handmatig voor zorgen dat bijvoorbeeld wijzigingen in een afnameplanning direct, zónder TestManager te verlaten, worden bijgewerkt in en opgehaald uit de datamap van de LocalServer. Synchroniseren Bij het opstarten en afsluiten van TestManager worden de gegevens in de datamap van de LocalServer automatisch gesynchroniseerd met de Global Serve bij Cito. Dit kan enige minuten duren. Na synchronisatie bevat de GlobalServer bij Cito een kopie van de meeste recente gegevens in de datamap van uw onderwijsinstelling. Er is ook een optie 'Synchroniseren' beschikbaar in diverse submenu's van TestManager, zoals Beheer Leerlingen, Beheer Toetsleiders, Beheer Packages en Beheer Afnameplanningen. Met dezee optie kunt u zelf tussentijdss doorgevoerde wijzigingen handmatig synchroniseren met de GlobalServer zónder TestManager te verlaten. Synchronisatieconflict Bij het synchroniseren kan een synchronisatieconflict ontstaan als de gegevens op de GlobalServer afwijken met de gegevens van de LocalServer of andersom, waarbij de versiee van het synchronisatie bestand hetzelfde is. Dit kan voorkomen bij de synchronisatie bestanden: Leerlingen, Groepen, Toetsleiders, Afnameplanningen, Categorieën en Resultaten. Een synchronisatieconflict kan optreden als er meerdere LocalServers gebruikt worden met eenzelfdee ToetsNet Portal account binnen uw instelling, waarbij op eenzelfde moment aan hetzelfdee bestand gewerkt wordt (bijvoorbeeld het bijwerken van leerlinggegevens). 11/99

12 TestManager geeft bij een synchronisatieconflict aan of het conflict opgelost moet worden door: 1. het lokale bestand met het bestand van de LocalServer te overschrijven, 2. het bestand op de GlobalServerr te overschrijven met het bestand dat lokaal staat (LocalServer), of 3. het conflict voorlopig over te slaan. Als u twijfelt bij het nemen van een juiste beslissing, neem dan contact op met onze ICT examenhelpdesk. Bij de eerste twee opties worden gegevens namelijk overschreven. We bevelen u aan om TestManager na gebruik altijd direct af te sluiten. U weet dan zeker dat alle wijzigingenn ook in de LocalServer en GlobalServer zijn verwerkt en door de andere module TestCenter kan worden gebruikt 4.2 Packages installeren Overzicht Packages Een package bevat één of meer digitale examens. De packages zijn door Cito aan u geleverd en door de systeembeheerder in een aparte map in het netwerk van uw onderwijsinstelling geplaatst. Een package bestaat uit een afzonderlijke (sub)map met een gecodeerde naam met de extensie.pkg, bijvoorbeeld: {25B583CF-A0A C1-E94E0A8B865D}.pkg. Dit type zip-bestand is uitsluitend bedoeld voor distributie en is beveiligd met een sterk wachtwoord. Bij het installeren in TestManager wordt een gedeelte van de inhoud gekopieerd naar de datamap door de LocalServer. De codering maakt deel uit van de beveiliging van ExamenTester MBO Informeer bij de systeembeheerder op welke netwerklocatie de map met packages staat. de optie Packages in het venster TestManager Hoofdmenu. Het venster Beheer Packages verschijnt. Dit venster geeft een overzicht van de packages die al geïnstalleerd zijn: 12/99

13 4.2.2 Packages installeren Voordat u examenafnames kunt plannen, installeert u de packages. Installeer nieuw in het venster Beheer Packages. De wizard Package Installeren start. Het volgende venster verschijnt: Volgende. Vervolgens verschijnt het venster waarin de bestandslocatie van de te installeren packages kan worden opgegeven: 13/99

14 de knop selecteren verschijnt: om de map te selecteren waarin de packages staan.het venster Map Selecteer de map waarin de packages staan en niet het package zelf. De packages hebben een gecodeerdee map aanduiding die begint en eindigt met een accolade en ziet er als volgt uit: Kies hierbij de bovenliggende map! OK. In het invulveld verschijnt de bestandslocatie van de te installeren packages, bijvoorbeeld: 14/99

15 Volgende. De verwerking kan enige tijd duren: Vervolgens verschijnt een overzicht van de packages die op de aangegeven locatie zijn aangetroffen: Dit venster bevat alleen een overzicht van nieuw te installeren packages. Packages die op de opgegeven locatie worden aangetroffen en die al eerder zijn geïnstalleerd, worden niet opnieuw getoond. Selecteer de packages die u wilt installeren (deze worden aangevinkt) U kunt met de knop 'Alles aan' alle packages tegelijkertijd aanvinken. Met de knop 'Alles uit' maakt u de keuze ongedaan. Alle packages zijn beveiligd met een wachtwoord. Deze wachtwoorden zijn aan u verstrekt door Cito. de aanduiding: 'Type hier uw wachtwoord' achter elke geselecteerde package en vul het bijbehorende wachtwoord per package in. 15/99

16 Volgende om de installatie van de package(s) te starten. Afhankelijk van de grootte van de packages kan dit enkele minuten duren. In het venster verschijnt een indicatie van de voortgang: Vervolgens krijgt u de gelegenheid aan te geven of u nog meer packages wilt installeren: Selecteer Nee (of Ja), en klik op Volgende. Het laatste venster bevat een bevestiging dat de package(s) is/zijn toegevoegd: 16/99

17 Sluiten. U komt terug in het venster Beheer Packages. De nieuwe packages zijn toegevoegd in het overzicht: 17/99

18 Controleer toetspacka age Als u er zeker van wilt zijn dat alle onderdelen van het package juist en volledig zijn geïnstalleerd, gebruik dan Controleer toetspackage. Door gebruik te maken van de functie Controleer toetspackage kan voor één of meer van de packages gecontroleerd worden of het package correct en compleet is geïnstalleerd op uw systeem. ExamenTester voert hiervoor een technische controle uit en kijkt of alle onderdelen die bij het package horen correct geïnstalleerd zijn. Bij deze onderdelen kunt u denken aan bijvoorbeeld plaatjes, flashes, mp3, etc. U kunt een dergelijke controle op elk gewenst moment uitvoeren. De volgende melding zal verschijnenn als het package juist is geïnstalleerd: Packages verwijderen Selecteer één of meer packages die u wilt verwijderen in het venster Beheer Packages. Met de SHIFT- of CTRL-toets kunt u verschillende packages tegelijkertijd uit de lijst selecteren: Klik op De-installeren in het linkerdeel van het venster (of gebruik de <delete>- toets). 18/99

19 Per package wordt gevraagd om een bevestiging: De betekenis van de opties is als volgt: Ja of Nee : u kunt per geselecteerde package aangeven of deze wel/niet verwijderd moet worden. Ja op alles : alle packages in de selectie worden verwijderd. Nee op alles : géén van de geselecteerde packages wordt verwijderd. een van deze opties. Als u een package de-installeert, in TestManager geen rapporten meer opvragen met een blijv ven de antwoord den bestaan. U kunt daarna overzicht van de antwoorden tenzij u het package opnieuw installeert.. In dat geval verschijnt de volgende melding, bijvoorbeeld: U kunt het betreffende package pas verwijderen als aan onderstaande voorwaarden is voldaan: de leerlingen die de examenafname nog niet hebben afgerond, doen dit alsnog; de leerlingen die de examenafname nog niet hebben afgerond, worden handmatig uit de betreffende afnameplanning verwijderd; Het is niet mogelijk een package te verwijderen als het package een examen bevat waarvoor leerlingenn zijn ingepland die de examenafname nog niet hebben afgerond of de status bezig/afgebroken hebben. Na het verwijderen van één of meer packages komt u terug in het venster Beheer Packages. Sluiten huidige venster om terug te keren naar het TestManager Hoofdmenu. De opties Groeperen op status en Downloaden in het venster Beheer Packages zijn in deze versie van TestManager niet in gebruik 19/99

20 Afnameplanningen waarvan het bijbehorende package is verwijderd zijn in het venster Beheer Afnameplanningen te vinden onder de titel Package niet beschikbaar! 20/99

21 4.3 Toetsleiders invoeren Overzicht Toetsleiders De toetsleider kan andere gebruikers in TestManager toevoegen als Toetsleider met de rol van beheerder of toetsleider. De toetsleider voert de basisgegevens van de betreffende docenten in via de optie Toetsleiders in TestManager. Toetsleiderss in het venster TestManager Hoofdmenu. Het venster Beheer Toetsleiders verschijnt met een overzicht van de verschillende toetsleiders en hun rollen: U kunt op twee manieren nieuwe toetsleiders invoeren: handmatig. via import van een CSV-bestand Handmatig toetsleiderss toevoegen Toevoegen in het linkerdeel van het venster Beheer Toetsleiders. De wizard Toevoegen Toetsleider start. 21/99

22 Volgende. Het venster Toetsleidergegevens verschijnt. Hier kunt u handmatig een nieuwee gebruiker invoeren: Het wachtwoord van de toetsleider dient minimaal uit 6 karakters te bestaan, en moet in ieder geval de volgende tekens te bevatten:1 cijfer, 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 bijzonder teken. Bijzondere tekens zijn: ~!@#$^*( ()_+={} :;?,. Een geldig wachtwoord is bijvoorbeeld 1Aa2B@ Voer de gevraagdee gegevens in. Volgende. 22/99

23 Het venster Rollen en Rechten verschijnt: Naast de rol van Supervisor kunt u in TestManager aan een toetsleider een van de volgendee rollen toewijzen: - Examensecretaris - Beheerder - Surveillant De betekenis van dezee rollen wordt in de volgendee tabel nader toegelicht: Supervisor Deze rol is bestemd voor een toetsleider die supervisor is binnen ExamenTester. De rol Supe ervisor heeft dezelfde rechten als de rol Examensecretaris. Het enige verschil is dat er minimaal 1 toetsleider in ExamenTester moet zijn met de rol Supervisor om altijd met alle rechten ExamenTester te kunnen beheren. Examensecretaris Een examensecretaris heeft in TestManager alle rechten, en kan o.a. nieuwe toetsleiders aanmakenn (bijv. docenten, systeembeheerders en/of een nieuwe examensecretaris). Wijs deze rol eventueel toe aan de functionaris op uw onderwijsinstelling met wie u de taken en verantwoordelijk- heden als examensecretaris wilt delen. Wanneer verschillende gebruikers rechten hebben op het hoogste niveau (de rol supervisor en de rol examensecretaris) bent u zelf verantwoordelijk voor het maken van concrete afspraken over wie welke handelingen mag uitvoeren. Beheerder Deze rol is bestemd voor de systeembeheerder(s) van uw onderwijsinstelling. Surveillant Deze rol heeft in deze versie van ExamenTester geen speciale functie. Selecteer de gewenste rol voor de nieuwe gebruiker. TestManager kent automatisch bepaalde rechten toe die horen bij de gekozen rol. Bijlage 3 geeft een overzicht van de rechten per rol. Volgende. 23/99

24 Het venster Samenvatting verschijnt: Klik op Volgende. Het laatste venster voor toevoegen van toetsleider verschijnt: Sluiten. U komt terug in het venster Beheer Toetsleiders. De nieuwe gebruikers zijn toegevoegd aan het overzicht: 24/99

25 4.3.3 Toetsleiders importeren In plaats van de gegevens van nieuwe toetsleiderss handmatig toe te voeren, kunt u deze gegevens ook importeren. U dient in dat geval de gegevens van de nieuwe toetsleiders vooraf in een (CSV-)bestand klaar te zetten. De werkwijzee voor het importeren van gegevens is nader beschreven in bijlage 2. Importeer nieuwe toetsleiders met een CSV-bestand. Na het importeren zijn de nieuwe toetsleiders zichtbaar in het venster Beheer Toetsleiders: Wanneer u toetsleiders importeert, worden de rollen en rechten van deze nieuwe gebruikers niet automatisch toegekend. U moet de rollen na het importeren handmatig aan elke gebruiker toekennen. Dubbelklik op een Toetsleider die nog geen rol heeft gekregen in het venster Beheer Toetsleiders. 25/99

26 De wachtwoorden in het CSV-bestand moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden. Bij het wijzigen van de toetsleider wordt ook een controle uitgevoerd op de validatie van het wachtwoord (zie paragraaf Handmatig toetsleiders toevoegen ) Gegevens toetsleider bewerken Selecteer de betreffende toetsleider in het venster Beheer Toetsleiders. Bewerken in het linkerdeel van het venster om de gegevens van de geselecteerde toetsleider te bewerken of dubbelklik daarvoor op de toetsleider. Het venster Bewerken Toetsleider verschijnt: Hier kunt u de gegevens van de toetsleider wijzigen, zoals het wachtwoord of de gewenste rol. Kik op het tabblad Rechten. Selecteer de gewenste rol voor deze toetsleider. OK. 26/99

27 U komt terug in het venster Beheer Toetsleiders. De nieuwe toetsleiders en hun rollen zijn toegevoegd aan het overzicht Toetsleiders verwijderen Selecteer één of meer toetsleiders die u wilt verwijderen in het venster Beheer Toetsleiders. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende toetsleiders tegelijkertijd te selecteren. Verwijderen in het linkerdeel van het venster om de geselecteerde toetsleider(s) uit de lijst te verwijderen (of gebruik de <delete>-toets). Vervolgens verschijnt de melding om het verwijderen van de toetsleider(s) te bevestigen: Ja (of Nee). U komt terug in het venster Beheer Toetsleiders. Sluiten huidige venster om terug te keren naar het TestManager Hoofdmenu. 27/99

28 4.4 Leerlingen invoerenn Overzicht Leerlingen Leerlingen moeten in TestManager zijn ingevoerd voordat zij met de module TestCenter een examen kunnen maken. De toetsleider voegt leerlingen toe in TestManager via de optie 'Leerlingen'. Leerlingen in het venster TestManager Hoofdmenu. Het venster Beheer Leerlingen verschijnt. Direct na de installatie van ExamenTe ester zijn nog geen gegevens van leerlingen bekend. Het venster ziet er dan als volgt uit: U kunt op twee manieren leerlingen invoeren: - handmatig, via een wizard; - via import van een CSV-bestand Handmatig leerlingen toevoegen Toevoegen in het linkerdeel van het venster Beheer Leerlingen. De wizard Toevoegen Leerling start. 28/99

29 Volgende. Vervolgens verschijnt het scherm waarin de algemene gegevens van de leerling kunnen worden ingevoerd: Voer de gegevens van de nieuwee leerling in, en klik op Volgende. Bij de import van leerlingen voert TestManager een controle uit op de juiste volgorde van de geboortedatum (dd-mm-jjjj). Bij een onjuiste import volgt een foutmelding en wordt de import afgebroken. 29/99

30 Het venster Overige Leerlinggegevens verschijnt: Vul in dit venster een voor deze leerling uniek leerlingnummer en wachtwoord in. Het invullen van een wachtwoord is optioneel, maar wordt sterk aangeraden voor de beveiliging. Selecteer eventueel de groep waar de betreffende leerling bij hoort. Via de optie 'Groepen' in het hoofdmenu van TestManager kunt u nieuwe groepen aan de keuzelijst toevoegen (zie paragraaf 4.6). Het is mogelijk hier zelf een groepsnaam in te vullen in het veld Groep, in plaats van deze te selecteren in de keuzelijst. U dient van deze mogelijkheid geen gebruik te maken. De groepsnaam wordt in dit geval namelijk niet toegevoegd aan de keuzelijst. MBO-instellingen vullen ook de volgende velden in: - Selecteer de leerweg (ex is examenkandidaat zonder BOL of BBL) - Vul het Crebonummer in - Vul de postcode in - Vul de vooropleiding in, deze bestaat uit maximaal 2 posities - Vul het MBO-niveau in (1, 2, 3 of 4) Volgende. Het venster Samenvatting verschijnt: 30/99

31 Controleer de gegevens, en klik op Volgende. Sluiten. U komt terug in het venster Beheer Leerlingen. De nieuwe leerlingen zijn toegevoegd aan het overzicht. Sluiten huidige venster om terug te keren naar het TestManager Hoofdmenu Leerlingenn importeren U kunt de gegevens van nieuwe leerlingen importeren als u dezee vooraf in een bestand heeft klaargezet. De werkwijze voor het importeren van gegevens is beschreven in bijlage 2. Na het importeren van leerlinggegevens zijn de leerlingen die voor examens ingepland kunnen worden zichtbaar in het venster Beheer Leerlingen. Na het importeren zijn de nieuwe leerlingen zichtbaar in het venster Beheer Leerlingen: 31/99

32 Het is belangrijk dat alle leerlingen een uniek leerlingnummer hebben. In de kolom 'Uniek ID' rechts in het venster is dit aangegeven met het icoon (groen vinkje) Leerlinggegevens bewerken Selecteer de leerling in het venster Beheer Leerlingen. Bewerken in het linkerdeel van het venster Beheer Leerlingen om de gegevens van de geselecteerde leerling uit de lijst te bewerken of dubbelklikk hiervoor op de leerling Leerlinggroepen weergeven U kunt in TestManager leerlingen toewijzen aan zelf gekozen groepen. In paragraaf 4.6 wordt het aanmaken van groepen nader toegelicht. U kunt de leerlingenlijst vervolgens groepsgewijs weergeven. Groeperen op groep bovenaan in het linkerdeel van het venster Beheer Leerlingen. Een gegroepeerdee lijst ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: 32/99

33 U kunt elke groep uitklappen en inklappen door op de (+) en (-) voor de betreffende groepsnaam te klikken. Klik nogmaals op Groeperen op groep in het venster Beheer Leerlingen De oorspronkelijke weergave wordt hersteld Leerlingenn verwijderen Selecteer één of meer leerlingen die u wilt verwijderen in het venster Beheer Leerlingen. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende leerlingen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Verwijderen in het linkerdeel van het venster Beheer Leerlingen om een geselecteerde leerling uit de lijst te verwijderen (of gebruik de <delete>-toets). Vervolgens verschijnt de melding om het verwijderen van de leerling(en) te bevestigen: een van de opties 'Ja', 'Ja op alles', 'Nee' of 'Nee op alles'. Na afloop is de leerlingenlijst in het venster Beheer Leerlingen bijgewerkt. Een leerling kan alléén worden verwijderd als dezee niet is ingepland voor een examenafname. Als een leerling niet kan worden verwijderd, verwijdert u de leerling dan eerst uit de afnameplanning voor het betreffende examen indien gewenst. Sluiten huidige venster om terug te keren naar het TestManager Hoofdmenu. 33/99

34 4.5 Groepen aanmaken Overzicht groepen Een groep is een aantal leerlingen met hetzelfde kenmerk. Dat kan bijvoorbeeld een klas zijn. Door groepen van leerlingen aan te maken, kunt u bij het maken van afnameplanningen op een eenvoudige wijze direct een gehele groep leerlingen selecteren. Groepen in het venster TestManager Hoofdmenu. Het venster Beheer Groepen verschijnt. Direct na installatie zijn nog geen gegevens van groepen bekend. Het venster ziet er dan als volgt uit: U kunt op twee manieren nieuwe groepen invoeren: handmatig. via import van een CSV-bestand Handmatig groepen toevoegen Toevoegen in het linkerdeel van het venster Beheer Groepen. De wizard Toevoegen Groep start: 34/99

35 Volgende. Daarna verschijnt het venster waarin u de naam en omschrijving van de groep kunt invullen: Voer de naam en omschrijving van de nieuwee groep in, en klik op Volgende. Het volgende venster bevat een samenvatting van de ingevoerde gegevens: Volgende. 35/99

36 Het laatste venster bevat een bevestiging dat de groep is toegevoegd: Sluiten. U komt terug in het venster Beheer Groepen Groepen importeren U kunt de gegevens van nieuwe groepen importeren als u deze vooraf in een bestand heeft klaargezet. De werkwijze voor het importeren van gegevens is beschreven in bijlage 2. Na het importeren zijn de nieuwe groepen zichtbaar in het venster Beheer Groepen: 36/99

37 4.5.4 Groepen bewerken Selecteer een groep in het venster Beheer Groepen Bewerken in het linkerdeel van het venster Beheer Groepen om de gegevens van de geselecteerde groep te bewerken of dubbelklik op de betreffende groep. Als u de naam van een groep verandert of verwijdert, wordt dezee wijziging niet doorgevoerd bij de leerlingen die al eerder aan deze groep zijn toegewezen Groepen verwijderen Selecteer één of meer groepen die u wilt verwijderen in het venster Beheer Groepen. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende groepen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Verwijderen in het venster Beheer Groepen om een geselecteerde groep uit de lijst te verwijderen (of gebruik de <delete>-toets). Vervolgens verschijnt de melding om het verwijderen van de groep(en) te bevestigen: Ja (of Nee). De groep is verwijderd uit het overzicht in het venster Beheer Groepen. Sluiten huidige venster om terug te keren naar het TestManager Hoofdmenu. 37/99

38 4.6 Leerlingcategorieën aanmaken Overzicht categorieën Een categorie is een leerlingkenmerkk dat u kunt gebruiken bij het maken van afnameplanningen om leerlingen te selecteren. Een categorie kan bijvoorbeeld zijn Vakkenpakket, met de waarden Engels, Nederlands, Wiskunde, etc. Categorieën in het venster TestManager Hoofdmenu.. Het venster Beheer Categorieën verschijnt. Dit venster geeft een overzicht van de categorieën die al zijn aangemaakt: Categorieën toevoegen Toevoegen in het venster Beheer Categorieën. De wizard Toevoegen categorie start: Volgende. 38/99

39 In het volgende venster kunt u de naam van de nieuwe categoriee invullen: Voer een Categorienaam in en klik op Volgende. Selecteer Ja (of Nee) en klik op Volgende. U dient elke waarde afzonderlijk in te voeren. Volgende. Nadat u alle gewenste waarden hebt ingevoerd, verschijnt een samenvatting. 39/99

40 Volgende. Sluiten. U komt terug in het venster Beheer Categorieën. De nieuwe categorie is met de bijbehorende waarden toegevoegd aan het overzicht: 40/99

41 4.6.3 Categorieën bewerken U kunt de naam van een categorie veranderen en afzonderlijke waarden aan een categorie toevoegen of deze verwijderen. Selecteer een categorie in het venster Beheer Categorieën. Bewerken categorie in het linkerdeel van het venster of dubbelklik op de categorie. Vervolgens verschijnt het venster Details Categorie: Voeg alle gewenstee waarden toe (of verwijder waarden) en klik op OK. Alle ingevoerde waarden verschijnenn in het venster Beheer Categorieën: 41/99

42 4.6.4 Leerlingenn koppelen Nadat de categoriewaarden bij een categorie zijn opgegeven, kunt u leerlingenn koppelen aan elke afzonderlijke categoriewaarde. Koppelen leerlingen in het venster Beheer Categorieën. Het venster Categoriewaarden en leerlingen verschijnt: Selecteer de waarde waar u leerlingen aan wilt gaan koppelen. Koppelen. Vervolgens verschijnt een lijst met alle leerlingen: Het is mogelijk de lijst met leerlingen te filteren op Groep. 42/99

43 Wanneer u leerlingen uit verschillende groepen wilt koppelen, kunt u meerdere malen achtereenvolgens: - een groep selecteren; - één of meer leerlingen van deze groep selecteren. Selecteer de leerlingen die u wilt koppelen aan de eerder gekozen waarde, en klik op OK Categorieën verwijderen Selecteer één of meer categorieën die u wilt verwijderen in het venster Beheer Categorieën. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende categorieën tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Verwijderen in het venster Beheer Categorieën (of gebruik de <delete>- toets). Vervolgens verschijnt de melding om het verwijderen van de categorie(ën) te bevestigen: Ja (of Nee). De geselecteerde categorieën zijn verwijderd uit het overzicht in het venster Beheer Categorieën. Sluiten huidige venster om terug te keren naar het TestManager Hoofdmenu. 43/99

44 5 Examenafnames inplannen Leerlingen kunnen pas een examen maken nadat u een examenafname in TestManager heeft ingepland. In een afnameplanning legt u de volgende gegevens vast: 1. welkee leerlingen gaan deelnemenn aan de examenafname; 2. welk examen wordt aan deze leerlingen aangeboden; 3. op welke dag gaan deze leerlingen dit examen maken; 4. in welke toetsruimtee vindt de afname plaats (optioneel). Maak voor elke afname van een examen in een bepaalde toetsruimte op een bepaald moment, een aparte afnameplanning aan. ExamenTester kan zo de toegang tot de examens beter bewaken en voorkomen dat een eventuele afnamestoring gevolgen heeft voor een afname in een andere ruimte of op een ander moment. 5.1 Afnameplanningen aanmaken Afnameplanningen in het venster TestManager Hoofdmenu. Het venster Beheer Afnameplanningen verschijnt. Direct na installatie van Exam mentester zijn er nog geen examenafnames gepland. Het venster ziet er dan als volgt uit: 44/99

45 Toevoegen onder de aanduiding 'Nieuw' in het linkerdeel van het venster Beheer Afnameplanningen. De wizard Toevoegen Afnameplanning start: Volgende. Het venster Kies een toets verschijnt met de examens waarvan de packages zijn geïnstalleerd: het examen waarvoor u een afname wilt plannen (deze wordt aangevinkt), en klikk vervolgens op Volgende. Indien u voor dezelfde leerlingen op dezelfde dag ook andere examens wilt inplannen, kunt u in dit venster ook de andere examens aanvinken. N.b.: Voor elk examen dat u kiest, wordt een aparte afnameplanning aangemaakt. 45/99

46 Vervolgens verschijnt een venster met alle leerlingen die in TestManager zijn ingevoerd: In dit venster kunt u de leerlingen selecteren die gaan deelnemen aan het betreffende examen/ de betreffende examens. de te selecteren leerlingen in de lijst (deze worden aangevinkt). U kunt ook leerlingen filteren op groep en categoriee als u die heeft gedefinieerd. de keuzelijst achter Groep en selecteer de gewenste groep. de keuzelijst achter Categorie en selecteer de gewenste categorie. de keuzelijst achter Waarde en selecteer de gewenste waarde. Een overzicht van de leerlingen die tot de geselecteerde groep/categorie behoren, verschijnt: Met de knoppen Alles aan of Alles uit kunt u in één keer alle leerlingen in de (gefilterde) lijst selecteren of deselecteren. elke leerling die u wilt inplannen voor het examen (wordt aangevinkt), of klikk op Alles aan om alle leerlingen te selecteren. Door herhaald kiezen kunt u leerlingen van verschillende groepen cumulatief selecteren. Volgende. 46/99

47 Als u een of meer leerlingen heeft geselecteerd die al eerder zijn ingepland voor de betreffende toets, verschijnt hiervan een waarschuwing: Klik in dat geval op Annuleren om te voorkomen dat dezelfde examentoets meerdere malen wordt aangeboden aan de betreffende leerling(en). Nadat u de leerlingen heeft geselecteerd die deelnemen aan het examen, verschijnt het venster waarin u kunt u aangeven op welke dag / in welke periode de leerlingen de examenafname gaat plaatsvinden: Geef aan op welke dag of in welke periode het examen gemaakt mag worden. Een examen heeft een formele geldigheidsduur. Deze formele geldigheidsduur is vastgelegd in het package. Het is niet mogelijk een begin- of einddatum te kiezen die buiten de formelee geldigheidsduur valt. In dat geval verschijnt volgende melding: Als deze melding verschijnt, dient u het afnamemoment zo aan te passen, dat deze binnen de formele geldigheidsduur van het package valt. Volgende. 47/99

48 Vervolgens verschijnt het venster waarin u de toetsruimte kunt invullen waar het examen wordt afgenomen. Het invullen van de toetsruimte is optioneel: Vul de gewenste toetsruimte in en klik op Volgende. Daarna verschijnt het venster waarin de afnameplanning 'op slot' kunt zetten. Als de afnameplanning is vrijgegeven ('niet op slot staat') kunnenn de leerlingenn op de door u geplandee datum/data de examenafname op ieder gewenst moment starten. Standaard is de afnameplanning vrijgegeven. Indien u de afnameplanning 'op slot zet', hebben de leerlingen op de door u geplande afnamedatum/data géén toegang tot het examen. U kunt het moment waarop de leerlingen de examenafname kunnen starten, zelf bepalen door op de dag van afname op het gewenste moment de afnameplanning alsnog vrij te geven. Selecteer desgewenst het slotje van de afnameplanning en klik op Volgende. In het volgende venster is een standaard naam aan de afnameplanning toegekend. U kunt hier desgewenst uw afnameplanning een andere, meer herkenbare naam geven (bijvoorbeeld 'Ned2F groep4d 23 mei' ). 48/99

49 Voer eventueel een nieuwe naam in voor de afnameplanning en klik op Volgende. Geef elkee afnameplanning een unieke naam waarmee een goede sortering van afnameplanningenn gemaakt kan worden. Dat is belangrijk bij grote aantallenn planningen. Als u bij het maken van de afnameplanning meerdere examens heeft aangevinkt, wordt voor elk examen een aparte afnameplanning aangemaakt. In dat geval wordt aan de afnameplanning voor elk examen automatisch een standaardnaam toegekend, en verschijnt bovenstaand venster niet. U kunt de naam van elke afnameplanning naderhand handmatig wijzigen in het venster afnameplanningen (zie paragraaf 5.2). Tot slot verschijnt het venster Samenvatting: Volgende. 49/99

50 Het laatste venster bevat een bevestiging dat de afnameplanning is toegevoegd: De nieuwe afnameplanning is klaar. Sluiten. U komt terug in het venster Beheer Afnameplanningen. 5.2 Afnameplanningen groeperen en sorteren In deze versie van ExamenTester kunt u de weergave van de afnameplanningen instellen. De afnameplanningenn kunnen worden gegroepeerd op de kolominhoud, bijvoorbeeld op Toets of op Geldig vanaf. Toets (kolomtitel). Sleep vervolgens het blokje Toets naar de ruimte boven de kolommen. De afnameplanningenn staat nu gegroepeerd op Toets: 50/99

51 Bij groeperen kan gebruik worden gemaakt van subgroepen tot op 4 niveaus diep (zie afbeelding): De ingestelde groepering wordt door ExamenTester onthouden per toetsleider. maken. of om verderee details van groeperingen wel of niet zichtbaar te Naast groeperen van afnameplanningen kunnenn afnameplanningen ook gesorteerd worden op alfabetische of numerieke volgorde. Sortering kan worden toegepast op de verschillende kolommen, maar ook op de ingestelde groepering. 51/99

52 een kolomtitel of op een ingestelde groepering, bijvoorbeeld Toets. De alfabetische of numerieke volgorde van de kolom of groepering wordt nu omgedraaid. In de kolomtitel of het blokje van de groepering is te zien welke sortering staat ingesteld op de betreffende kolom/groepering: Volgorde A-Z Volgorde Z-A 52/99

53 5.3 Afnameplanningen bewerken Selecteer een afnameplanning in het venster Beheer Afnameplanningen U ziet dat de linkerkant (het menu) van het venster is uitgebreid met extra functies. de optie Bewerken in het linkerdeel van het venster of dubbelklik op de betreffende afnameplanning. Het venster Details Afnameplanning verschijnt, met nadere informatie over de betreffende afnameplanning: 53/99

54 Bovenaan in het rechterdeel van het venster Details Afnameplanning staan de algemene gegevens van de betreffende afnameplanning, met onder andere: de naam van de toetsleider die de afnameplanning heeft aangemaakt; de dag/dagen waarop de afname is gepland; de toetsruimte (indien opgegeven); de beschikbaarheid van de afnameplanning ('op slot' of 'niet op slot'); Daaronder is de lijst zichtbaar met leerlingen die zijn ingepland voor de examenafname. Naast de naam van elke leerling is in de laatste kolom aan de rechterkant de afnamestatus van de betreffende leerling aangegeven. In dit scherm kunt u de gegevens van de afnameplanning aanpassen (zie ook hoofdstuk 7 voor meer informatie over het beheer van afnameplanningen). 5.4 Afnameplanningen vrijgeven In het rechterdeel van het venster Beheer Afnameplanningen wordt in de kolom 'Be...' ('Beschikbaarheid') naast elke afnameplanning met een icoon ('slotje') aangegeven of die afnameplanning 'op slot' staat of 'vrijgegeven' is. U kunt in dit venster het slotje van elke afnameplanning openen of sluiten. Selecteer een afnameplanning in het venster Beheer Afnameplanningen. Klik vervolgens op de optie Beschikbaarheid veranderen onder de aanduiding 'Vrijgeven / Sluiten' in het linkerdeel van het venster Beheer Afnameplanningen. Het icoon naast de afnameplanning wordt bijgewerkt ('slotje open' / 'slotje dicht'). U kunt een afnameplanning ook vrijgeven / sluiten in het venster Details Afname-planning door bovenaan in dit venster het open / gesloten slotje te selecteren. Door een afnameplanning vrij te geven ( slot open ) kunt u op de dag van afname zelf regelen op welk moment de leerlingen toegang kunnen krijgen tot het examen. 54/99

55 5.5 Overzicht leerlinggegevens maken U kunt een rapport opvragen met de inloggegevens van de leerlingen die u heeft ingepland voor het examen (inlognaam en wachtwoord). Dit rapport kunt u afdrukken op papier. Gebruik dit overzicht om leerlingen of surveillantenn vóór de afname te informeren over de wachtwoorden van de leerlingen. Selecteer een afnameplanning in het venster Beheer Afnameplanningen. Klik vervolgens onder de aanduiding 'Rapporten' in het linkerdeel van het venster op de optie Overzicht leerlinggegevens. Het venster Overzicht Leerlinggegevens verschijnt: Stel zo nodig de weergavegrootte van het rapport in met de zoomfuncties in de menubalk bovenin het venster om het rapport beter te kunnen bekijken. Maak desgewenst een afdruk van het rapport met de gegevens van de leerlingen via de printfunctie linksboven in de menubalk. Sluit het venster Overzicht Leerlinggegevens. 55/99

56 5.6 Afname-overzicht Om instellingen tegemoet te komen binnen het planning- en afnameproces, is een extra overzicht gemaakt in TestManager genaamd Afname-overzicht. In dit overzicht worden alle leerlingen getoond die in een afnameplan voorkomen met de bijbehorende afnamestatus niet gestart, bezig, afgebroken en ingeleverd. In TestManager is wel een overzicht leerlingen en de aangemaakte afnameplanningen aanwezig, maar is er geen zoekopdracht mogelijk om een leerling snel op te sporen over alle afnameplannen heen. Het Afname-overzicht is een totaaloverzicht met alle afnames van de leerlingenn die voorkomen in een afnameplan met de bijhorende informatie. Binnen dit overzicht kunt u zoeken met behulp van filters, sorteren en groeperen op afnames over alle afnameplanningen heen. Bij het starten van het overzicht worden alle gegevens van de LocalServer opgehaald en de relevante gegevens aan elkaar gekoppeld. Afhankelijk van de performance van het werkstation en de hoeveelheid te verwerken data kan het verwerken van de gegevens enigee tijd duren. Het Afname-overzicht ziet er als volgt uit: De volgende velden zijn als kolom aanwezig in het overzicht en in het filter te selecteren Afnameplanning, Archief, Crebonr., Dataretour, Dtr datum, Eind toets, Geldig t/m, Geldig van, Groep, Leerling, Leerlingnr, Leerweg, MBO-niveau, Op Slot, Package, Start toets, Status 56/99

57 afname, Toets, Toetsruimte, Vak en Vooropleiding. Als u op de filterlijst klikt dan kan u de velden selecteren. In de Filterwaarde kan tekst ingevoerd worden waarop binnen het geselecteerde filter(veld) gefilterd wordt. Er zijn maximaal vijf filters in te voeren. Door op de betreffendee velden te filteren met de juiste zoekopdracht, stelt het Afname- Controle op planning Nadat u leerlingen heeft ingepland in TestManager kunt u voorafgaand aan de afnames overzicht u bijvoorbeeld in staat om u te helpen met de volgendee processtappen: controleren of alle leerlingen (over alle afnameplanningen heen) goed ingepland zijn. U kunt filteren op een specifieke leerling, leerlingnummer, groepsnaam, specifieke afnameplanning, package, toets of vak, toetsruimte, leerweg, of een afnameplanning op slot staat of niet, etc. Controle tijdens examen Tijdens de examens zelf, kunt u controleren welkee leerlingen nog niet gestart of juist bezig zijn, of een afgebroken afname hebben tijdens een examen. Dit kunt u doen met het veld Status afname en te zoeken op één van de vier voorkomende statussen: Niet gestart, Bezig, Afgebroken en Afgerond. U kunt wederom filteren op een groep, toets, leerling of een ander voor u relevante filter en waarde voor uw zoekopdracht. Let op: een afnameresultaat krijgt pas een Start toets en Einde toets datum-tijd, als de afname (examen) is ingeleverd. Let op: als u een toets van te voren voor de leerling in TestCenter inlaadt en langer dan vijf minuten wacht voordat u (of de leerling) op Start klikt, kent de LocalServer een status Afgebroken toe aan de betreffendee afname. Dit is een normaal mechanismee van de LocalServer. Zodra de leerling op Start klikt, zal de status automatisch veranderen in Bezig. Ook als tijdens een afname meer dan 5 minuten geen activiteit is (er wordt niet genavigeerd naar een andere vraag) of bijvoorbeeld bij een storing of crash van het werkstation, zal de LocalServer de status Afgebroken toekennen. Als de leerling navigeert naar een vraag of als na een storing de afname weer is hervat, zal de afname automatisch de statuss Bezig toegekend krijgen. Dit is belangrijk om te weten bij het gebruik en interpreteren van deze nieuwe functionaliteit van het Afname-overzicht! Controle na examen Na de afnames (examens) kunt u direct en snel een controle uitvoeren of alle aanwezige leerlingenn het examen hebben ingeleverd of dat er nog leerlingen zijn die een afgebroken afname (examen) hebben. Dit kunt u doen door in het Afname-overzicht de filter Status te kiezen en de filterwaarde in te stellen op Afgerond of Afgebroken. Let op: het is belangrijk om als leerlingen nog een afname hebben met de status Afgebroken (of dit nu een voorbeeldtoets of een echt examen was), het examen zo snel mogelijk af te laten ronden. Dergelijke afnames zijn of niet goed ingeleverd en moet de afname als nog zo snel mogelijk ingeleverd worden, of de afgebroken afname is niet meer relevant en de betreffende afname moet, met goedkeuring van de examensecretaris, teruggezet worden. Let op: een examen moet met dataretour verstuurd worden naar Cito voor de verwerking van de leerlingrapportages. Na een examen kan via het Afname-overzicht gefilterd worden of een examen al met dataretour verstuurd is of niet. U kunt bijvoorbeeld een filter aanbrengen met het filterveld Dataretour. Als u hier een filter waarde invoert met Nee, dan krijgt u alle afnames (examens) die nog niet met dataretour zijn verstuurd. Als u nog een afname vergeten 57/99

58 bent, wordt u verzocht zo snel mogelijk dataretour uit te voeren van de betreffende afnameplanningen. Met de knop Reset worden de filters en filterwaarde verwijderd en leeggemaakt. De checkbox Rescan gegevens, staat standaard aangevinkt. Als de checkbox aangevinkt is worden bij elke zoekopdracht de gegevens steeds opnieuw van de LocalServer gehaald. Als deze checkbox uit gevinkt is, zal de zoekopdracht over de laatst opgehaalde gegevens uitgevoerd worden. Dit kan een voordeel zijn als het steeds opnieuw ophalen van gegevens van de LocalServer onnodig tijd in beslag neemt en er gegevens gezocht moeten worden uit afnameplannen die op het moment van zoeken niet veranderen. Met de knop Exporteren kunnen de gegevens van het overzicht naar een csv-bestand geëxporteerd worden. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Als u geen filter heeft gebruikt, krijgt u deze melding niet, maar worden alle gegevens in het csv-bestand in een bestand opgeslagen. In het csv-bestand dat u exporteert, staan een aantal extra velden, namelijk: Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Geboortedatum, Geslacht, Postcode en Gebruikersnaam. U kunt het csv-bestand openen in het programma Excel. Dit csv-bestand kunt u openen in een bepaald formaat (zie onderstaand voorbeeld). U opent Excel en kiest voor een nieuw werkblad. Vervolgens gaat u naar het tabblad Gegevens. Daar kiest u Van tekst : U krijgt dan het veld waarin u kunt bladeren naar het bestand dat u wilt importeren. Vervolgens komt u bij Stap 1 van de Wizard Tekst importeren: 58/99

59 Klik op volgende U komt nu bij Stap 2 van 3. Kies bij scheidingstekens voor: Overige en zet in het invulvak het scheidingsteken: In het veld van Tesktindicator selecteert u: Klik op volgende U komt nu bij Stap 3 van 3 59/99

60 Zoals u ziet zijn de kolommen al verdeeld. Voltooien. Het volgende veld verschijnt: OK Het csv-bestand is nu compleet en in kolommen verdeeld. 60/99

61 5.7 Afnameplanningen archiveren TestManager bevat een archieffunctie die u de mogelijkheid geeft om afname-planningen in het venster Beheer afnameplanningen te verbergen. Open het venster Beheer Afnameplanningen. Dubbelklik op de afnameplanning die u wilt archiveren (u komt in het venster Details Afnameplanning ). Het venster Details Afnameplanning verschijnt: aangevinkt). de functie linksboven in het menu (wordt daarna rood Klik vervolgens op Opslaan en sluiten. U komt terug in het venster Beheer Afnameplanningen. De betreffende afname-planning is nu in het archief geplaatst, en wordt in dit venster niet meer getoond. In het venster Beheer Afnameplanningen kunt u met de optie 'In archief tonen' de gearchiveerde afnameplanning(en) zichtbaar maken, zoals in onderstaand venster: Klik op de optie In archief tonen linksboven in het menu van het venster Beheer Afnameplanningen (wordt rood aangevinkt). Als in het linkerdeel van het venster Beheer Afnameplanningen de optie In archief tonen is aangevinkt, zijn alleen de gearchiveerde afnameplanningen zichtbaar. 61/99

62 Om de niet-gearchiveerde afnameplanningen weer te zien, klikt u opnieuw op de optie In archief tonen (het rode vinkje verdwijnt). Deze instelling wordt door TestManager bewaard, zodat u de volgende keer het vinkje niet opnieuw aan of uit hoeft te zetten. 5.8 Afnameplanningen verwijderen U kunt één of meer (oude) afnameplanningen verwijderen uit TestManager. Als u een afnameplanning verwijdert, verwijdert u alle antwoorden van de leerlingen die gekoppeld zijn aan deze afnameplanning, inclusief de toegekende scores. U kunt daarna in TestManager geen rapport meer oproepen met een overzicht van deze gegevens. Selecteer in het venster Beheer Afnameplanningen de afnameplanning(en) die u wilt verwijderen. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende afnameplanningen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Klik vervolgens onder de aanduiding 'Bewerken / Verwijderen' in het linkerdeel van het venster Beheer Afnameplanningen op de optie Verwijderen. De volgende melding om het verwijderen te bevestigen, verschijnt: Ja (of Nee). Een afnameplanning mag niet worden verwijderd als er leerlingen zijn met de status 'status 'afgebroken' of bezig. In dat geval verschijnt de volgende melding: In paragraaf 7.1 Afnamestatus leerlingen controleren is uiteengezet wat u in zo n geval kunt doen. 62/99

63 6 Examens afnemen 6.1 TestCenter opstarten Tijdens de installatie van TestCenter is onderstaande snelkoppeling op het bureaublad van de afnamecomputers geplaatst. Dubbelklik op deze snelkoppeling om TestCenter op te starten of klik op Start > Programma s > ExamenTester MBO 2.11 > TestCenter ExamenTester MBO 2.11 Maak tijdens een afname van een examen in TestCenter géén gebruik van TestManager. Belast tijdens de afname van digitale examens de server(s) waarop de LocalAgent en de datamap staan ook zo min mogelijk met andere applicaties, zoals bijvoorbeeld de onderwijsinstellingadministratie. Het venster TestCenter Hoofdmenu verschijnt. Het hoofdmenu van TestCenter bevat de volgendee opties: Geplande Afname Met deze optie kan de afname van een examen waarvoor de leerling vooraf is ingepland, worden gestart of hervat. 63/99

64 Oefentoets Sommige examens worden als oefentoets uitgegeven. Met deze optie kan een oefenexamen worden gestart, zónder dat de leerling daarvoor is ingepland. Een oefenexamen bevat vaak eerderr gebruikte opgaven die niet meer geheim zijn. U hoeft als toetsleider geen afnameplanning te maken om leerlingen met dezee examens te laten oefenen. Tijdens het maken van een oefentoets worden de antwoorden niet opgeslagen, en kunnen dus ook niet worden nagekeken. Wilt u dat toch, dan dient u het oefenexamen voor de betreffende leerlingen wél vooraf in te plannen. Het is in dat geval nodig het oefenexamen te starten via de optie 'Geplandee Afname'. Niet-geplande Afname De optie 'Niet-geplande Afname' kunt u als toetsleider gebruiken om ervoor te zorgen dat een leerling een examen altijd kan starten, ook als deze daarvoor vooraf niet is ingepland. Als u gebruikt maakt van deze optie, wordt automatisch een nieuwe afnameplanning voor dit examen met deze leerling aangemaakt in TestManager. U heeft hiervoor de inloggegevens nodig die u als toetsleider ook gebruikt om in te loggen in TestManager. De optie 'Niet-geplande afname' is bijzonder krachtig en dient uitsluitend te worden gebruikt in bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer bij het begin van het examen blijkt dat een leerling onterecht geen toegang heeft tot een examen. Bij gebruik van deze optie dient u er op toe te zien dat leerlingen geen kennis kunnen nemen van uw wachtwoord. Bij twijfel dient u uw wachtwoord naderhand in TestManager te wijzigen in een nieuw wachtwoord. Ondersteuning Via deze optie krijgt u achtergrondinformatie over TestCenter, bijvoorbeeld het versienummer, systeeminformatie, en welkee flashversie geïnstalleerd is op de computer. Zo kunt u bijvoorbeeld (laten) controleren of de geïnstalleerde flashversie voldoet aan de minimale systeemeisen. 6.2 Geplande afname Een leerling kan een geplande afname starten als aan de volgende voorwaarden is voldaan: - de leerling is ingepland voor de examenafname; - de afnamestatus van de leerling is 'Niet Gestart' (zie paragraaf 7.1) of afgebroken. Geplande Afname in TestCenter Hoofdmenu. De wizard Start een geplande afname start: 64/99

65 Volgende. Het venster voor het aanmelden van de leerling verschijnt: Voer het leerlingnummer in OF om het leerlingnummer uit een lijst te selecteren: 65/99

66 Via het uitrolmenu boven in het venster kan uit een groep leerlingen geselecteerd worden: het betreffende leerlingnummer (wordt aangevinkt), en klik op OK. De leerling moet nu het wachtwoord invoeren dat voor hem/haar is aangemaakt (paragraaf 4.4.2): Voer het wachtwoord in, en klik op Volgende. Vervolgens verschijnt het venster waarin is aangegeven voor welk examen de leerling op dat moment is ingepland en waarvoor de afnameplanning in TestManager is vrijgegeven (niet 'op slot' staat). In dit venster zijn meerdere examens zichtbaar als de leerling voor meerdere examens is ingepland. 66/99

67 Er zijn uitsluitend examens zichtbaar die voldoen aan de volgende voorwaarden: Het tijdstip van de afname valt binnen de begin- en einddatum van de formele geldigheidsperiode Het examen is voor afname vrijgegeven (open slotje bij de afnameplanning) De leerling heeft bij de afnameplanning van het examen de status Niet gestart of Afgebroken. Als een leerling met de status 'Afgebroken' zich aanmeldt, wordt dat door TestCenter direct gesignaleerd. In dit geval is er een toets ingepland die wel eerder is gestart maar niet correct is afgerond, en verschijnt de volgende melding: De leerling met de status 'Afgebroken', dient de eerder afgebroken toets te selecteren en af te ronden voordat een andere toetsafname gestart kan worden. De afname wordt voortgezet vanaf het punt waar de leerling was gebleven toen de toetsafname werd afgebroken, met behoud van alle eerder gegeven antwoorden. de gewenstee toets (examen). Het vinkje voor de geselecteerde toets wordt aangezet. Volgende. Hierna kan het venster Geluidscontrole verschijnen, afhankelijkk van het examen. De leerling kan in dit venster controleren of het geluid goed werkt door op de knop Geluid afspelen te klikken. Ook kan het volume op het gewenste niveau worden ingesteld. Het is ook mogelijk gedurende het examen het volume te wijzigen door boven in. het opgavenscherm op het symbool te klikken. de checkbox Geluid is goed indien er geen problemen zijn met het geluid (checkbox wordt aangevinkt), en klik op Volgende. 67/99

68 Het volgen nde venster bevat een samenvatting van de ingevoerde gegevens: De leerlingen kunnen in dit venster controleren of de gegevens correct zijn. Volgende. Het volgende venster bevat een bevestiging dat de toets is klaargezet, en gereed staat om te worden ingeladen op het werkstation van de leerling: Laden. TestCenter maakt vervolgens tijdelijke bestanden aan die nodig zijn voor de examenafnamee en voert een aantal controles uit. De voortgang is zichtbaar in het venster Toetscontrole : 68/99

69 De afname kan pas starten als de vier voortgangsbalken volledig zijn gevuld. Zodra alle controles zijn afgerond, wordt dit onderin het venster gemeld en kan de knop Start Toets worden aangeklikt. De leerlingen dienen er van op de hoogte te zijn dat het verkleuren van de vier balken enige tijd in beslag kan nemen. Als een examen veel grote (multimedia-) bestandenn bevat, en een groot aantal leerlingen gelijktijdig deelneemt aan het examen, kan dit enkele minutenn duren. Dit is voor het starten van digitale examens een noodzakelijke procedure. Op deze wijze wordt voorkomen dat tijdens het examen storingenn kunnen ontstaan als bijvoorbeeld de kwaliteit van de netwerkverbinding ( tijdelijk) terugvalt. Start Toets. Tijdens het maken van het examen kan de leerling de computer niet meer voor een ander doel gebruiken. De mogelijkheden om andere programma's te starten zijn door TestCenter tijdelijk uitgeschakeld. Als een leerling een opgave heeft beantwoord, wordt dit antwoord bewaard in de centrale datamap van de LocalServer. Elk antwoord wordt opgeslagen zodra de leerling navigeert naar een volgende of vorige opgave. Als de leerling een opgave heeft beantwoord en naar een volgende vraag gaat, zal het vakje van de beantwoorde opgave onder in het scherm verkleuren (lichter). Niet beantwoordde opgaven blijven de oorspronkelijke donderblauwe kleur houden. De leerling kan hierdoor snel zien welke vragen nog beantwoord moet worden. Voor het examen rekenen is het mogelijk gemaakt om naar de vorige opgaven terug te navigeren. Om onderscheid te maken tussen tweee deeltoetsen (deeltoets zonder rekenmachine en deeltoets met rekenmachine), zijn de opgaven waar de leerling mee bezig is gekenmerkt met een dubbel/dikke witte rand. De opgaven van de deeltoets die niet actief zijn, worden gekenmerkt met een enkel/dunne rand. Het scherm ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: 69/99

70 De navigatiebalk van de afbeelding hierboven verder Ingezoomd, ziet er als volgt uit: In de navigatiebalk worden de opgaven tot en met opgave 9 met een witte dikke rand weergegeven. Alleen deze actievee opgaven zijn benaderbaar door de leerling. Opgave 2 is in het voorbeeld niet beantwoord en de opgave waar de leerling mee bezig is, is opgave 4. De opgaven 5 t/m 9 zijn nog niet benaderd door de leerling. De opgaven (i, 10 t/m 39, i) van de volgende deeltoets zijn nog niet benaderbaar (de leerling kan niet navigeren naar de opgaven van de volgende deeltoets). Pas als de leerling gekomen is bij de laatste opgave van het eerste deel van de toets (opgave 9 in dit voorbeeld), kan de leerling naar het volgendee deel van de toets. In bovenstaand voorbeeld betekent dit dat de leerling via opgave 9 naar de informatie opgave (i) navigeert met de rechter pijl knop. Als de leerling niet alle opgaven heeft beantwoord, verschijnt de volgende melding: Als de leerling wel alle opgaven beantwoord heeft, verschijnt hetzelfde scherm alleen zonder de eerste zin. (voorbeeld invoegen) 70/99

71 Let op: Als de leerling op Verder klikt, sluit de leerling formeel het huidige deel van de toets en kan de leerling niet meer terug naar de deeltoets die verlaten wordt. Na deze bevestigingg wordt de huidige reeks opgaven inactief gemaakt en de reeks opgaven van het volgende deel van de toets actief gemaakt, bijvoorbeeld: De balk verder Ingezoomd: Binnen deze deeltoets geldt weer hetzelfde qua functionaliteit en weergave zoals eerder beschreven. De leerling kan heen en terug navigeren binnen de deeltoets die actief is, maar kan niet meer terug naar de eerder gemaakte deeltoets. Let op: bovenstaande functionaliteit geldt alleen voor rekenen in verband met het niet en wel kunnen gebruiken van de computer based rekenmachine van ExamenTester. Het kan voorkomen dat door een technische storing de examenafname van een leerling voortijdig wordt afgebroken (bijvoorbeeld, verbreken van de netwerkverbinding, stroomuitval, een storing van de afnamecomputer, etc.). In dat geval krijgt de betreffende leerling bij de betreffende afnameplanning in TestManager de status 'Afgebroken' (zie paragraaf 7. 1). De eerder gegeven antwoorden zijn opgeslagen in de datamap van de LocalServer. Zodra de storing is hersteld of een andere computer beschikbaar is gemaakt, kan de leerling zich opnieuw aanmelden in TestCenter en de afname voortzetten. Als een examenafname is afgebroken, kan deze direct op dezelfde of na 5 minuten op een andere computer worden hervat. Als de leerling moet overstappen op een andere computer, moet rekening worden gehouden met een wachttijd van ongeveer 5 minuten. Deze wachttijd heeft de LocalServer nodig om onomstotelijk vast te stellen dat 71/99

72 de leerling op de oorspronkelijke computer niet meer actief is. Indien deze wachttijd nog niet is verstreken, kan de leerling zich niet aanmelden in TestCenter op een andere computer. In dat geval verschijnt de melding dat de betreffende leerling nog 'bezig' is met het examen. De leerling sluit het digitale examen af met een klikk op het kruis rechtsboven in het afnamescherm. TestCenter controleert vervolgens of alle opgaven zijn beantwoord. Als de leerling één of meerdere opgaven nog niet heeft beantwoord, verschijnt de volgende waarschuwing: de knop Terug om de betreffende opgaven alsnog te beantwoorden. Als de leerling alle opgaven wel heeft beantwoord, verschijnt het venster Inleveren toets: de knop Inleveren om de examenafname definitief te beëindigen. Op dat moment verandert de status van de leerling in de afnameplanning naar 'Afgerond' (zie paragraaf 7.1). U dient erop toe te zien dat alle leerlingen die gestart zijn met het examen, het examen ook weer inleveren met een klik op het kruis rechtsboven in het afnamevenster (zelfs als zij niet alle vragen hebben beantwoord). Alleen op deze wijze verandert de status van de afname van de betreffende leerling naar 'Afgerond'. Als een leerling het laatste scherm van TestCenter open laat staan en het lokaal verlaat zonder het examen in te leveren, krijgt deze leerling de status Afgebroken op het moment dat de stroom wordt uitgeschakeld of de computer wordt gereset. Zolang de status Afgebroken niet is hersteld, kan de leerling niet deelnemen aan andere examenafnames deze worden in dat geval automatisch geblokkeerd. 72/99

73 Controleer na afloop van de afname in TestManager of er geen leerlingen zijn met de status afgebroken. Mocht dat toch voorkomen, zorg er dan voor dat deze status zo snel mogelijk wordt hersteld (zie hiervoor ook paragraaf 7.1) Oefentoets De optie 'Oefentoets' in het venster TestCenter Hoofdmenu is bedoeld om de leerling te laten oefenen met digitale examens. Een oefenexamen bevat eerder gebruikte opgaven die niet meer geheim zijn. Als de leerling klikt op de optie 'Oefentoets', verschijnen dezelfdee vensters als bij de optie 'Geplande Afname'. Er zijn twee belangrijkee verschillen: 1. De leerling is niet verplicht zich aan te melden voor het maken van de oefentoets. Ook als de inloggegevens (naam leerling en bijbehorend wachtwoord) niet worden ingevuld, kan de leerling doorgaan naar het volgende venster om een oefenexamen te selecteren. 2. In het venster met de te selecteren examens verschijnen uitsluitend oefenexamens waarvan de packages zijn geïnstalleerd. Een examen is een oefenexamen als dit in het package als zodanig is geregistreerd. U kunt de registratie van oefenexamens niet zelf instellen of aanpassen. Tijdens het maken van een oefentoets worden de antwoorden niet opgeslagen, en kunnen dus ook niet worden nagekeken. Wilt u dat toch, dan moet u het oefenexamen voor de betreffende leerlingenn wél vooraf inplannen. In dat geval is het nodig het oefenexamen te starten via de optie 'Geplande Afname'. Een oefentoets kan niet in de data retour terug gestuurd worden naar Cito. Ook niet bij een geplande afname. 6.4 Niet-geplandee afname Het kan voorkomen dat bij het starten van een examenafname blijkt dat een leerling (per abuis) niet voor het betreffende examen is ingepland. Deze leerling heeft dan geen toegang tot het examen. In dat geval kan de toetsleider de optie 'Niet-geplande Afname' gebruiken om de leerling op dat moment alsnog aan het examen laten deelnemen. Als u gebruikt maakt van deze optie, wordt automatisch een nieuwe afnameplanning voor dit examen met deze leerling aangemaakt. U heeft hiervoor de inloggegevens nodig die u als toetsleider ook gebruikt om in te loggen in TestManager. Niet-geplande Afname in het venster TestCenter Hoofdmenu. De wizard Start een niet-geplande afname verschijnt: 73/99

74 Volgende. Een inlogvenster voor de toetsleider verschijnt: Voer de juiste inloggegevens in (inlognaam toetsleider en bijbehorend wachtwoord). N.b.: de optie 'Niet-geplande afname' is bijzonder krachtig en dient uitsluitend te worden gebruikt in bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer bij het begin van het examen blijkt dat een leerling onterecht geen toegang heeft tot een examen. Bij gebruik van deze optie dient er op toe te zien dat leerlingen geen kennis kunnen nemen van uw wachtwoord. Bij twijfel dient u uw wachtwoord naderhand in TestManager te wijzigen in een nieuw wachtwoord. Volgende. Het venster Aanmeldenn leerling verschijnt. In dit venster kunt u de leerling selecteren die alsnog voor het examen moet worden ingepland: 74/99

75 Selecteer de juiste leerling, en klik op Volgende. In het volgende venster kunt u het examen selecteren dat de leerling gaat maken: Selecteer de juiste toets (examen), en klik op Volgende. Als de betreffende leerling al eerder is ingepland voor de gekozen toets dan krijgt u de volgendee waarschuwing: ExamenTester zal nu een nieuwe afnameplanning aanmaken met een naam die u kunt aanpassen. Het venster Start een niet-geplande afname verschijnt: 75/99

76 Pas eventueel de naam van de nieuwe afnameplanning aan. Elke ongeplande afname voor een leerling leidt tott een nieuwe afnameplanning in TestManager. Geef daarom een herkenbare naam aan de afnameplanning! U vindt de afnameplanning terug in het venster Beheer Afnameplanningen (in TestManager). Volgende. Een samenvatting van de gegevens verschijnt: Controleer de gegevens en klik op Volgende. 76/99

77 Laden De examenafname voor de betreffende leerling start op dezelfdee wijze als een geplande afname. Als een niet-geplande wordt afgebroken, bijvoorbeeld door een netwerkstoring of een crash van de client, kan de afname hervat worden door dezee te hervatten via geplande afname, zie ook paragraaf /99

78 7 Beheer afnameplanningen 7.1 Afnamestatuss leerlingen controleren Zodra een examenafname is beëindigd (en er op dat moment geen andere afnames plaatsvinden), kunt u TestManager starten. In het venster Details Afnameplanning is zichtbaar welke leerlingen de betreffende afname hebben afgerond. Dubbelklik op de betreffende afnameplanning in het venster Beheer Afnameplanningen. Het venster Details Afnameplanning verschijnt, met nadere informatie over de betreffende afnameplanning: In dit venster is de lijst zichtbaar met leerlingen die zijn ingepland voor de examenafname. Naast de naam van elke leerling is in de laatste kolom aan de rechterkant de afnamestatus van de betreffende leerling aangegeven. Als u in het venster Details Afnameplanning één of meer leerlingen ziet met de status Bezig, zijn deze leerlingen nog bezig met het beantwoorden van vragen. Het is aan te bevelen in dat geval het venster Details Afnameplanning te verlaten zonder wijzigingen aan te brengen, en TestManager direct af te sluiten 78/99

79 Bovenaan in het rechterdeel van het venster Details Afnameplanning staan de algemene gegevens van de betreffende afnameplanning, onder andere: de naam van de toetsleider die de afnameplanning heeft aangemaakt; de dag/dagen waarop de afname is gepland; de toetsruimte (indien opgegeven); de beschikbaarheid van de afnameplanning ('op slot' of 'niet op slot'). Een leerling heeft altijd één van de volgende vier statussen: Status Niet gestart Betekenis De leerling is nog niet gestart met de afname van het examen. Als u zeker weet dat de betreffende leerling het examen niet ( meer) gaat maken, kunt u de leerling uit de afnameplanning verwijderen (zie paragraaf 7.3). Bezig De leerling is gestart met de afname, maar heeft het examen nog niet ingeleverd. Sluit TestManager af als deze status zichtbaar is en sla de gegevens niet op. Gebruik vantestmanager tijdens examenafnames kan ertoe leiden dat wijzigingenn niet worden opgeslagen in de datamap van de LocalServer. Afgerond De leerling is klaar en heeft het examen ingeleverd. Afgebroken Door een technischee storing is de afname van een examen afgebroken. De leerling heeft hierdoor het examen niet kunnenn afmaken en inleveren. Dit is een ongewenste situatie. Normaal gesproken zal de leerling zo snel mogelijk (direct na het verhelpen van de technische storing) het examen alsnog moeten afmaken en inleveren. Alle tott dan toe gegeven antwoorden van de leerling zijn wel bewaard. Zodra de leerling zich opnieuw aanmeldt voor het maken van het examen, kan de afname worden voortgezet vanaf het punt waar de leerling was toen de storing optrad. Bij herstart kan het examen op dezelfde computer direct hervat worden, op een andere computer geldt een wachttijd van maximaal vijf minutenn (gerekend vanaf het moment waarop de storing optrad). Een leerling moet het afgebroken examen eerst hervatten en inleveren voordat een ander examen afgenomenn kan worden. Controleer na een afname of er leerlingen zijn met de statuss Afgebroken. Indien de status 'Afgebroken' voorkomt. zorg er dan voor dat élke leerling met de status 'Afgebroken', de eerder gestarte toets alsnog afmaakt en inlevert. Zodra een leerling met de statuss 'Afgebroken' zich (opnieuw) aanmeldt in TestCenter, verschijnt de mededeling dat er nog een afgebroken toets voor de leerling klaarstaat. Het is voor de betreffende leerling op dat moment alléén mogelijk de eerder afgebroken toets alsnog af te maken. De afname kan dan worden voortgezet vanaf de opgave waar de leerling mee bezig was toen de storing optrad. 79/99

80 In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat een leerling een afgebroken toets niet hoeft af te maken. Bijvoorbeeld in de volgende situaties: De status is per ongeluk veroorzaakt, doordat de leerling voor een verkeerde toets is ingepland en de surveillant direct na de eerste vraag de computer heeft gereset. De leerling heeft zich halverwege het examen ziek gemeld en hoeft het examen niet af te maken omdat hij/zij in aanmerking komt voor deelname aan de herkansing, etc. In deze gevallen kunt u overwegen de status Afgebroken handmatig terugzetten in de status 'Niet gestart'. Daarbij gaan alle gegeven antwoorden verloren. Bij het terugzetten van de status worden alle antwoorden van de leerling en alle eventueel toegekende scores onherroepelijk verwijderd. Maak van deze optie alleen gebruik in de hierboven beschreven situaties! Raadpleeg bij twijfel de ICT-examenhelpdesk. Om de afnamestatus van een leerling terug te zetten naar de status 'Niet gestart' maakt u gebruik van de optie 'Terugzetten'. Als u de optie 'Terugzetten' gebruikt direct na een andere wijziging in de afnameplanning (bijvoorbeeld na het verwijderen van leerlingen met de status 'Niet gestart') zónder deze wijzigingen eerst op te slaan, worden de eerder aangebrachte wijzigingen ongedaan gemaakt en niet opgeslagen in de datamap van de LocalServer. Klik in het venster Details Afnameplanningen eerst op Opslaan en sluiten om eventueel eerder aangebrachte wijzigingenn in de afnameplanning op te slaan. Open het venster Details Afnameplanningen. en selecteer vervolgens de leerling(en) waarvan u de status wilt terugzetten in 'Niet gestart'. Klik vervolgens op Terugzetten onder de aanduiding 'Status' in het linkerdeel van het venster Details Afnameplanningen. N.B. Bij het terugzetten van de status worden alle antwoorden en eventueel toegekende scores van de leerling in de betreffende afname onherroepelijk verwijderd. De afnamestatuss van de betreffende leerling(en) wordt vervolgens teruggezet naar 'Niet gestart'. Uiteraad kunt u ook met de nieuwe functionaliteit Afname-overzicht in TestManager filteren op afnamestatus, zie paragraaf 5.6 Afname- overzicht. 80/99

81 7.2 Leerlingen toevoegen Leerlingen die u in eerste instantie niet heeft ingepland voor een examenafname, kunt u ook later (maar wel voor de start van het examen) nog toevoegen aan de afnameplanning in het venster Details Afnameplanning. Toevoegen leerlingen onder de aanduiding 'Toevoegen' in het linkerdeel van het venster Details Afnameplanning.. Vervolgens verschijnt het venster met de (in TestManager beschikbare) leerlingen die u kunt toevoegen aan de afnameplanning: elke leerling die u wilt toevoegen aan de afnameplanning (deze worden aangevinkt), of klikk op Alles aan om alle leerlingen te selecteren. Desgewenst kunt u aan de hand van de uitrolmenu's Categorie en Waarde leerlingen filteren en selecteren: OK. 81/99

82 7.3 Leerlingen verwijderen U kunt één of meer leerlingen die eerder zijn toegevoegd aan de afnameplanning verwijderen als zeker is dat zij geen examen gaan maken en niet de status heeft bezig of afgebroken. Selecteer één of meer leerlingenn die u wilt verwijderen in het venster Details Afnameplanning. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende leerlingen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Leerlingen Verwijderen in het linkerdeel van het venster om een geselecteerde leerling uit de lijst te verwijderen (of gebruik de <delete>-toets). De volgende melding om het verwijderen van de leerling(en) te bevestigen, verschijnt: Ja. De leerlingen zijn uit de lijst verwijderd. 82/99

83 8 Uitvoeren dataretour 8.1 Overzicht dataretour Na afname van de examens dienen de scores/antwoorden per vraag naar Cito te worden gezonden. Cito analyseert de gegevens per examen. Wij advise eren elke dag na een afname de gegevens met dataretour naar Cito te versturen in verband met de verwerking van de gegevens. Het terugzenden van gegevens naar Cito kunt u automatisch afhandelen door te klikken op de optie 'Dataretour'. U kunt op elk gewenst moment dataretour uitvoeren. Het venster Beheer Afnameplanningen geeft een overzicht van de dataretour zendingen die voor de verschillende afnameplanningen zijn uitgevoerd. Open het venster Beheer Afnameplanningen Bovenstaand venster geeft een overzicht van de dataretour zendingen die voor de verschillende afnameplanningen zijn uitgevoerd. In de kolom 'Dataretour' aan de rechterkant van het venster is per afnameplanning aangegeven op welke datum de afnamegegevens naar Cito zijn gestuurd. Als u nog geen dataretour heeft uitgevoerd, is de kolom 'Dataretour' leeg. 83/99

84 Als er een! (uitroepteken) staat voor deze datum, dan zijn de data van de afnameplanning na de laatste dataretour gewijzigd, en dus verouderd. Zo n wijziging kan bijvoorbeeld zijn dat een extra leerling aan het examen heeft deelgenomen, of dat er definitieve scores beschikbaar zijn gekomen. In deze gevallen zal een nieuwe dataretour ervoor zorgen dat ook de laatste informatie naar Cito wordt verzonden. Hierna is de dataretourr weer up-to-date en zal in de rechterkolom een nieuwe datum verschijnen zonder uitroepteken. U kunt als toetsleider de dataretour op twee manieren uitvoeren: voor meerdere afnameplanningen vanuit het venster Beheer Afnameplanningen; per afnameplanning vanuit het venster Details Afnameplanning. 8.2 Dataretour voor meerdere afnameplanningen U kunt in het venster Beheer Afnameplanningen in één keer voor meerdere afnameplanningen tegelijkertijd een dataretour uitvoeren. de optie Dataretour naar Cito in het linkerdeel van dit venster De wizard Dataretour naar Cito start. Volgende. Daarna verschijnt het venster met de afnameplanningen waarvoor de dataretour wordt uitgevoerd. Dit venster ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: 84/99

85 In dit venster zijn automatisch alle afnameplanningen geselecteerd waarvoor nog niet eerder een dataretour is uitgevoerd (of waarvan de gegevens sinds de laatste dataretourr zijn gewijzigd). Door te klikken op de knop Volgendee kunt u er eenvoudig voor zorgen dat de dataretour voor alle afnameplanningen van uw onderwijsinstelling weer up-to-date is. U kunt de selectie afnameplanningenn desgewenst wijzigen. Wijzig eventueel de selectie van afnameplanningen waarvoor u een dataretour wilt Uitvoeren. Volgende om door te gaan met de dataretour. U krijgt onderstaande melding alleen als er niet gestarte of afgebroken afnames worden gevonden: U kunt in dat geval gewoon doorgaan: klik op Ja, en daarna op Volgende. Een voortgangsvenster verschijnt: Volgende. 85/99

86 De data worden verzonden naar Cito. Dit kan enigee tijd duren. Als voor alle geselecteerde afnameplanningen de dataretour is uitgevoerd, verschijnt het venster Samenvatting: Volgende. Tot slot verschijnt een venster met een bevestigingg van het verloop van het dataretour-traject: Sluiten, de dataretour is hiermee afgerond. 8.3 Dataretour per afnameplanning Indien nodig kunt u ook voor een bepaalde afnameplanning apart een dataretour naar Cito uitvoeren. Dubbelklik in het venster Beheer Afnameplanningen op de afnameplanning waarvoor u een dataretour wilt uitvoeren. Het venster Details Afnameplanning verschijnt. de optie Dataretour naar Cito in het linkerdeel van dit venster 86/99

87 Indien er voor het betreffende examen geen dataretour van toepassing is, dan is de optie Dataretour naar Cito niet zichtbaar. De wizard Dataretour naar Cito start: Volgende. Het venster voor de controle op internetcommunicatie verschijnt: Volgende. Vervolgens vindt een controle plaats van de inhoud van de afnameplanning: 87/99

88 Volgende. Een voortgangsvenster verschijnt: Volgende De data worden verzonden naar Cito. Dit kan enigee tijd duren. Zodra voor de betreffende afnameplanningen de dataretour is uitgevoerd, verschijnt het venster Samenvatting: 88/99

89 Volgende en daarna op Sluiten. U komt terug in het venster Details Afnameplanningen. In de titelbalk van het venster en de statusbalk onderin is de datum/tijd waarop de dataretour is uitgevoerd zichtbaar: Inzien afnameresultaten In TestManager kunt voor elke afnameplanning een overzicht opvragen genaamd Rapport Leerlingscores. Dit is een overzicht van de antwoorden en de itemscores die een leerling heeft behaald voor elk van de verschillendee vragen afzonderlijk. 8.4 Opvragen Rapport Leerlingscoress In het venster Details Afnameplanning kunt u van een leerling een rapport opvragen met een overzicht van de gegeven antwoorden en behaaldee scores per vraag. Deze functionaliteit is niet geschikt voor de MBO COE afnames. NB: Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de getoonde leerlingscore in ExamenTester. De rapportages, apart aangeleverd door Cito zijn de daadwerkelijke genormeerde leerlingscores. Open het venster Beheer Afnameplanningen en dubbelklik op een afnameplanning. Het venster Details Afnameplanning verschijnt: 89/99

90 Selecteer de leerling waarvan u het Rapport Leerlingscores wilt opvragen. Leerlingscores onder de aanduiding Rapporten in het linkerdeel van het venster. Stel de weergavegrootte van het rapport zonodig in met de zoomfuncties in de bovenbalk om het rapport beter te kunnen bekijken op het beeldscherm. 90/99

91 9 Storingen 9.1 Technische storingen bij examenafname Hieronde worden een aantal mogelijke storingen en de oplossing ervoor beschreven. De te ondernemen acties kunnen op het werkterrein van de systeembeheerder of van de toetsleider liggen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de internetpagina van de helpdesk. U vindt daar een actueel overzicht van veelgestelde vragen over ExamenTester en informatie over de bereikbaarheid van de ICT-examenhelpdesk. Het kan voorkomen dat het examen van de leerling voortijdig wordt afgebroken, bijvoorbeeld bij stroomuitval, het verbreken van de verbinding met het netwerk van de onderwijsinstelling, een crash van de afnamecomputer, etc. In dat geval krijgt de betreffende leerling bij de betreffende afnameplanning in TestManager de status 'Afgebroken' (zie paragraaf 7.1). De eerder gegeven antwoorden zijn opgeslagen en beschikbaar in de datamap van de LocalServer. Zodra de technische storing is hersteld of een andere computer beschikbaar is gemaakt, kan de leerling zich opnieuw aanmelden in TestCenter en de afname voortzetten (zie ook paragraaf 6.2 Geplande afname) ). Als een examenafname is afgebroken, kan deze op direct op dezelfde computer of op een andere computer worden hervat. Als de leerling moet overstappen op een andere computer, moet rekening worden gehouden met een wachttijd van ongeveer 5 minuten. Deze wachttijd heeft de LocalServer nodig om onomstotelijk vast te stellen dat de leerling op de oorspronkelijke computer niet meer actief is. Indien deze wachttijd nog niet is verstreken, kan de leerling zich niet aanmelden in TestCenter. In dat geval verschijnt de melding dat de betreffendee leerling nog 'bezig' is met het examen. 9.2 Handmatig afbreken vastgelopen afname Bij sommige technischee problemen wordt de afname niet automatisch afgebroken. Dit kan voorkomen wanneer het toetsenbord of de muis niet meer reageert op input of wanneer tijdens de toetsafname blijkt dat de geluidskaart niet (meer) goed werkt. In dergelijke situaties kunt u de afname handmatig afbreken door de resetknop van de computer langer dan 6 seconden ingedrukt te houden. Zodra de technische storing is verholpen of voor de leerling een andere computer beschikbaar is, kan de leerling zich opnieuw aanmelden voor een examenafname via de optie 'Geplande Afname' en de toets hervatten. 91/99

92 9.3 ExamenTester en multimediasoftware TestCenter sluit af bij aanpassen volumeregeling Dit probleem kan worden veroorzaakt door de multimediasoftware van de geluidskaart. Bij het aanpassen van het geluid vanuit TestCenter wordt de multimediasoftware aangeroepen. Hierdoor kan bijvoorbeeld een grafische balk gepresenteerd worden op het scherm. TestCenter beschouwt dit als onveilig en breekt de afname direct af. De afname kan wel worden hervat TestCenter sluit af bij aanpassing via multimediatoetsenbord Dit probleem kan worden veroorzaakt door de multimediasoftware van het toetsenbord. Bij het gebruik van multimediatoetsen op het toetsenbord, zoals het volume aanpassen, zal de multimediasoftware van het toetsenbord worden aangeroepen. Hierdoor kan bijvoorbeeld een grafische balk gepresenteerd worden op het scherm. TestCenter beschouwt dit als onveilig en breekt de afname direct af. De afname kan wel worden hervat. Bij het gebruik van TestCenter zijn alleen de functies die bij de afname van de toets zijn toegestaan, ingeschakeld. Omdat zich complicaties kunnen voordoen met software voor ondersteuning van het toetsenbord (zoals itouch bij Logitech toetsenborden), moet deze software voorafgaand aan het gebruik van TestCenter zijn uitgeschakeld. 92/99

93 Bijlage 1 Overzicht gebruik ExamenTester Het voorbereiden en afnemen van examens in ExamenTester is een samenspel tussen de systeembeheerder, de toetsleider, docenten, surveillanten en leerlingen. In grote lijnen ziet dit samenspel er als volgt uit: ExamenTester installeren (systeembeheerder) Installatie voorbereiden (oude versie verwijderen, netwerk instellen); LocalServer installeren; TestManager en TestCenter installeren; Modules gebruiksklaar maken en map examenpackages maken. Examenafnames inplannen in TestManager (toetsleider) Gebruikers aanmaken, zoals surveillanten en leerlingen Installeren examenpackages Aanmaken afnameplanningen (koppelen leerlingen aan examens en afnamedata). Alle exameninformatie wordt opgeslagen in de datamap van de LocalServer en gesynchroniseerd naar de GlobalServer (Cito). Geplande examens maken in TestCenter (leerling) Starten geplande afname. Examenopgaven bekijken en beantwoorden. Afsluiten en Inleveren examen. Alle afnameresultaten worden opgeslagen in de datamap van de LocalServer en gesynchroniseerd naar de GlobalServer (Cito). Examen afronden in TestManager (toetsleider) Benaderen rapporten met de door leerlingen behaalde resultaten (voor zover van toepassing). Uitvoeren Dataretour (verzending resultaten naar Cito). 93/99

94 Bijlage 2 Importeren van of Groepen Toetsleiders, Leerlingen In TestManager heeft u de mogelijkheid gegevens van Toetsleiders, Leerlingenn of Groepen te importeren als deze gegevens vooraf (in CSV- of in Edex-formaat) zijn klaargezet in een apart bestand. De tabel hieronder bevat een overzicht van de te importeren gegevens. In verband met unieke identificatie zijn sommige gegevens verplicht. Hieronder is dat aangegeven met een asterisk ('*'). Uw importbestand dient minimaal deze gegevens te bevatten. Te importeren gegevens Toetsleiders - - Voornaam* Achternaam* - Tussenvoegsel - Gebruikersnaam* - Wachtwoord* Leerlingen - - Voornaam* Tussenvoegsel - Achternaam* - Groep - Leerlingnummer* - Geboortedatum - Geslacht - Gebruikersnaam - Wachtwoord - Leerweg - Crebonr - Vooropleiding - Postcode - MBO-niveau Groepen - - Naam* Omschrijving * = verplicht veld Bij het invoeren van toetsleiders wordt een controle uitgevoerd op het wachtwoord. Het wachtwoord voor toetsleiders moet voldoen aan de voorwaarden voor een sterk wachtwoord (zie hoofdstuk Handmatig toetsleiders toevoegen). Voor kandidaten worden deze voorwaarden niet afgedwongen. TestManager heeft als eigenschap dat de hoofdletters van de wachtwoorden voor leerlingen bij de invoer/import getransformeerd worden naar kleine letters. Het gebruik van tekens en cijfers is natuurlijk wel te gebruiken. Voor de toetsleiders en leerlingen is in TestManager de voornaam of achternaam verplicht. Er wordt geadviseerd wel alle beschikbare velden in te voeren. De importfunctie is voor Toetsleiders, Leerlingen of Groepen nagenoeg gelijk. Hieronde is beschreven hoe het importeren van leerlinggegevens met een CSV- bestand in zijn werk gaat. Voor het importeren van Groepen en Toetsleiders geldt een vergelijkbare werkwijze. 94/99

95 Klik in het Hoofdmenu TestManager op Leerlingen. Klik in het venster Beheer Leerlingen op Importeren. De wizard Importeren Leerlingen start: Volgende. U kiest nu het bestandsformaat van het importbestand: Kies CSV (standaard geselecteerd). U kunt een aantal specificaties van het CSV-bestand opgeven: Veld scheidingsteken: welk teken wordt in het bestand gebruikt om de velden te scheiden. Veldnamen: bevat de eerste rij (of record) van het te importeren bestand veldnamen. Tekst scheidingsteken: op welke manier staat de tekst in het veld: tussen puntkomma s, komma s of een ander teken. Geef de specificaties van het CSV-bestand op, en klik op Volgende. 95/99

96 Het venster Bestandslocatie verschijnt: om de locatie van het importbestand op te geven, en klik op Volgende. Het venster Importeren uit CSV-bestand verschijnt: Bij een CSV-bestand moet u de naam en de volgorde van de velden opgeven. In bovenstaand venster koppelt u aan elk veld ('field ') een gegevenstype (bijvoorbeeld Voornaam ). ExamenTester neemt automatisch de header over van het csv-bestand, indienn deze herkenbaar is. een kolomaanduiding 'field ' (bijvoorbeeld field2 ). De geselecteerde kolom wordt vervolgens vet weergegeven. Kies uit de keuzelijst bovenin het venster het bij dit veld behorende gegevenstype (bijvoorbeeld Achternaam ). In de keuzelijst staan de mogelijke gegevenstypen die gelden voor respectievelijk Leerlingen, Groepen of Toetsleiders. De gekozen naam uit de keuzelijst verschijnt in de kolomaanduiding. Velden waarvoor geen gegevenstype is bepaald, blijven buiten de import. 96/99

97 Klik in het linkerdeel van het venster op de optie Doorgaan met import: Klik vervolgens op Volgende. Elk nieuw record wordt toegevoegd. ExamenTester controleert elk te importeren record op basis van de volledige naam (voornaam, tussenvoegsel en achternaam). Deze controle resulteert in een Preview Rapport:. De gebruikte symbolen hebben de volgende betekenis: Symbool Betekenis Een nieuwe leerling, groep of toetsleider wordt vanuit het importbestand aangemaakt en toegevoegd. Alle gegevens van de leerling, groep of toetsleider met uitzondering van de identificatie worden vanuit het importbestand automatisch bijgewerkt. De leerling, groep of toetsleider in het importbestand wordt tijdens de verwerking overgeslagen. Wanneer een Leerling, Groep of Toetsleider al voorkomt, verandert u de actie 'Toevoegen' in de actie ' Overslaan' of 'Bijwerken' via het uitklapmenu. Als u een leerling selecteert en vervolgens klikt op de optie 'Raadplegen' in het linkerdeel van het venster (of op het icoon, verschijnt het ) venster Import details. 97/99

98 Het venster Import details ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: Dit venster geeft een volledig overzicht van de importgegevens van het geselecteerde record, en de eventueel al bestaande gegevens in TestManager (indienn een record met hetzelfde leerlingnummer al in TestManager voorkomt). Na de preview van het importbestand en het eventueel aanbrengen van wijzigingen, voert u de import van het bestand uit. Start Import. De gegevens worden geïmporteerd. U komt terug in het venster Beheer Leerlingen: In de laatste kolom 'Uniek ID' rechts in het venster is de status van de identificatie van elke leerling aangegeven. De symbolen hebben de volgende betekenis: Het leerlingnummer is uniek. Er is al een andere leerling met hetzelfdee leerlingnummer. Verwijder de leerlingen zonder uniek identificatienummer. Klik op Synchroniseren om de statusverandering zichtbaar te maken en de import af te ronden. 98/99