Hoogheemraadschap van Delfland

Transcriptie

1 Hoogheemraadschap van Delfland Evaluatie belastingproces 2005 en 2006 Beleidsveld: Aard voorstel: Heffing en Invordering Ter kennisname Agendapunt: Kenmerk VV: Aantal bijlagen: Aan de verenigde vergadering van Delfland, Kennis te nemen van de notitie Evaluatie belastingproces 2005 en ["ProBlëèfhstëllingT-; i.^-:^! i...'n'.r..*.t.,., > j-.v-...r-..?<'- z^-> J Vanuit de Verenigde Vergadering is gevraagd om een evaluatie van de gevolgen van zelfstandig heffen en invorderen van de aanslagen verontreinigingsheffing en ingezetenenomslag en het in gebruik nemen van een nieuw belastingsysteem. l'bebogci effect: Informeren van de leden van de Verenigde Vergadering. Evaluatie belastingproces 2005 en 2006 Het Hoogheemraadschap van Delfland legt vanaf 1 januari 2005 zelf de aanslagen verontreinigingsheffing en ingezetenenomslag op (ruim aanslagen WVO-W/IO) en vordert vanaf dat moment ook zelf de aanslagen in. Tot 2005 werd meegelift met energiebedrijven. Gelijktijdig heeft Delfland in het kader van het zelfstandig heffen en invorderen ook een nieuw belastingsysteem (IBS) in gebruik genomen. Tot slot is te vermelden dat team Belastingen eind 2005 is verhuisd naar de Informaticalaan. De belangrijke overweging bij de besluitvorming door de VV op 24 juni 2004 (kenmerk ) om de belasting heffing en invordering in eigen beheer uit te voeren, was het verwachte positieve bedrijfseconomische effect van ongeveer 1,0 min (structureel) en een betere kwaliteit van het heffing en invorderingsproces. Na twee jaar wordt met deze notitie een beeld gegeven van de gevolgen van de veranderingen. Kader

2 Kenmerk VV: Toelichting Terugblik algemeen De invoering van het nieuwe proces van heffen en innen heeft een aantal onvoorziene gevolgen met zich meegebracht die nog voelbaar waren in Hierbij moet met name gedacht worden aan een enorme toename aan telefonische vragen (van naar bijna per jaar) en aan een toename in het aantal kwijtscheldingsverzoeken (van naar per jaar). Als gevolg hiervan is ook het toegekende bedrag aan kwijtschelding sterk toegenomen, en zijn er verder meer invorderingsacties nodig dan verwacht. De toegenomen aandacht hangt direct samen met de nieuwe manier van heffen waarbij een burger direct een aanslag krijgt van Delfland en aan Delfland moet betalen, in plaats dat het een onderdeel is van de energienota. Hoewel voorafgaand aan de ingebruikname van het nieuwe systeem cursussen zijn georganiseerd, heeft het toch enige tijd geduurd voordat de medewerkers dezelfde routine en snelheid hebben als met het oude systeem. Heffen Na de eerste aanslagoplegging in de nieuwe situatie in februari 2005 is de meeste aandacht uitgegaan naar het verwerken van de ingekomen correspondentie rondom de hoofdbewonerproblematiek. Veel mensen waren gewend aan de tenaamstelling van het nutsbedrijf. Daarnaast is gewerkt aan problematiek in het nieuwe systeem bij de geautomatiseerde koppeling met de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA); met die koppeling is het mogelijk om dagelijkse mutaties van de gemeenten automatisch in te lezen in het IBS. Na uitgebreide testen en het oplossen van de nodige problemen is de GBA-koppeling pas per augustus 2005 gerealiseerd. Als gevolg van de problematiek met de koppeling zijn bezwaarschriften blijven liggen en konden er ambtshalve geen verminderingen verstuurd worden. Daarnaast was afhandeling van correspondentie onmogelijk i.v.m. verouderde GBAgegevens. Dit leverde forse werkvoorraden op over Nu loopt de GBA-verwerking wekelijks, zodat er vanuit een actueel bestand correspondentie uitgaat waarmee het aantal onbestelbaar retour stukken afneemt en het invorderingsproces soepeler verloopt. Overigens is uit de verzending van januari 2006 al gebleken, dat het bestand een betere kwaliteit kent dan het heffingsjaar Het aantal bezwaren is afgenomen (van in 2005 naar in 2006) evenals het aantal onbestelbaar retourstukken. Daarnaast wordt half 2007 programmatuur uitgeleverd waarmee de uitval van het GBA sneller kan worden verwerkt. Deze programmatuur is in opdracht van Delfland, Waternet en Rivierenland ontwikkeld samen met de leverancier GetronicsPinkRoccade. Zoals eerder vermeld heeft het team belastingen te kampen gehad met een onverwachte toename in het aantal telefonische reacties ten opzichte van de meeliftsituatie. Dit probleem is voor de eerste helft van 2006 tijdelijk opgelost met een extern callcenter dat een fors percentage van inkomende telefonische vragen heeft ondervangen. Er heeft inmiddels een Europees aanbestedingstraject gelopen om ook voor een langere periode een contract aan te gaan. Op 1 juli 2006 is het nieuwe callcenter volledig operationeel geworden. De kosten voor het callcenter bedragen ongeveer euro per jaar\ Bij de invoering van het call-center is besloten om het aantal formatieplaatsen per 1 januari 2007 te verlagen met 2 fte. ^ Omdat de verwachting bestaat dat na gewenning aan de nieuwe wijze van heffen en invorderen het aantal telefoontjes in de toekomst zal afnemen, zullen ook de kosten in de toekomst afnemen.

3 Kenmerk VV: Deze onverwacht grote hoeveelheid telefoontjes heeft ook bijgedragen aan de opgelopen werkvoorraden. Teneinde deze weg te werken is er gebruikt gemaakt van extra tijdelijke arbeidskrachten. Tijdelijke extra arbeidskrachten zijn ingezet op de afhandeling van correspondentie en bij de aanslagoplegging 2005 en 2006 voor etagewoningen. Bij de etagewoningen zit veel onverwacht uitzoekwerk, omdat het GBA van met name de gemeente Den Haag onvoldoende informatie verschaft over etagebewoning^. Aan de hand van andere bronnen, zoals de WOZbank, energiebedrijf, waterleidingbedrijf, is met een eenmalige actie bekeken aan wie de aanslag gezonden dient te worden en voor hoeveel vervuilingseenheden de aanslag moet worden opgelegd. Nu deze administratie is opgezet, kunnen mutaties voortaan grotendeels geautomatiseerd worden verwerkt. De bewoners van etagewoningen zijn ondertussen aangeslagen voor beide heffingsjaren 2005 en Binnen het WVO-bedrijventeam is extra ondersteuning ingezet om alle machtigingsbedrijven te regelen, evenals de aanslagoplegging aan tuinbouwbedrijven. Om de werkvoorraden bij de bedrijfsaanslagen over de heffingsjaren 2003, 2004 en 2005 weg te werken wordt ook hier gebruikt gemaakt van tijdelijke extra ondersteuning^ door een externe gespecialiseerde partij. Tevens wordt er voor het eerst gewerkt met BeMus; programmatuur waarmee mutaties vanuit bestanden van de Kamer van Koophandel, in het bedrijvenbestand van Delfland ingelezen en verwerkt kunnen worden. Inmiddels is gebleken, dat de levering van dergelijke mutaties toegevoegde waarde kent doordat daardoor aanslagen kunnen worden opgelegd aan bedrijven die voorheen niet in beeld waren. Bij de waterschapsomslagen zijn er geen noemenswaardige veranderingen opgetreden. De volledige aanslagoplegging heeft zich volgens planning voltrokken en de bezwaarafhandeling verloopt volgens planning. Betalingsverkeer In 2005 is "betaling via automatische incasso" ingevoerd. In het eerste jaar hadden ruim belastingplichtigen een machtiging afgegeven voor periodieke afschrijving van het aanslagbedrag. Na de aanslagrun voor 2006 verontreinigingsheffing en ingezetenenomslag (WVO-W/IO) is dit aantal toegenomen naar ruim Ter bescherming van de burgers wordt bij elke verwerking van de girobetalingen bij de Postbank een naam-nummer controle uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat ten onrechte geld van burgers van de rekening wordt gehaald. De praktijk leert dat dit tot behoorlijk wat uitval leidt (bij een onjuiste naam en/of nummer wordt de machtiging onmiddellijk ingetrokken), maar uiteindelijk wel tot een optimalisatie van het bestand en dus tot beter betalingsverkeer. In de loop van 2005 is vastgesteld dat er geen goede aansluiting was te maken tussen IBS en het financiële systeem (FMS) van Delfland als gevolg van foutieve journalisering vanuit IBS. De aansluiting is inmiddels gerealiseerd. Naast de technische aandachtspunten had de organisatie problemen met procedures om de aansluiting vast te stellen. Omdat er onvoldoende naar de samenstelling van tussenrekeningen is gekeken zijn er daardoor tijdens het opstellen van de jaarrekening 2005 en 2006 fluctuaties in de opbrengstverantwoording opgetreden; in 2005 negatief 0,8 min en over ,7 min positief. ^ ^ Deze kosten zijn eenmalig.

4 Kenmerk VV: Vergaderdatum: Kwijtschelding Het aantal kwijtscheldingsverzoeken over het jaar 2005 was een veelvoud van de aantallen ten tijde van het meeliften. Ook de daaruit voortkomende onvoorziene werkzaamheden zijn opgepakt met extra tijdelijke arbeidskrachten. Ook de afhandeling van de beroepschriften kwijtschelding is voor 80% uitbesteed aan een externe partij. In juni 2006 zijn de laatste verzoeken en beroepschriften kwijtschelding over 2005 verwerkt"*. De verwachting is dat het totaal aantal kwijtscheldingsverzoeken over 2006 zal oplopen tot verzoeken. Deze verzoeken over 2006 worden allen beoordeeld op volledigheid. Onvolledige verzoeken worden eenmaal retour gezonden, om ze bij herhaalde onvolledigheid af te wijzen. Dwanginvordering Als gevolg van het zelf invorderen van de aanslagen WVO-W/IO is ook hier de werkvoorraad aanzienlijk toegenomen. Door de eerder geschetste problemen met de GBA-koppeling van IBS in 2005 is de grootste drukte voor de dwanginvordering pas begin 2006 ontstaan. In 2006 is extra ondersteuning ingezet voor de verwerking van vooraankondigingen beslaglegging ( stuks) en loonvorderingen. Verder zijn er tijdelijk extra deurwaarders van Schieland en van de gemeente Den Haag ingezet. De vooraankondigingen beslaglegging hebben geresulteerd in ruim tienduizend beslagleggingen. Half 2006 is in het nieuw systeem de loonvorderingmodule beschikbaar gekomen waarmee het aantal beslagleggingen kan worden gefilterd voordat de deurwaarder wordt ingezet. Uiteindelijk blijkt volgens verwachting dat "zelf heffen" leidt tot grotere aantallen oninbare vorderingen. Financiën Ontwikkeling Organisatiekosten Heffen en Invorderen Totale organisatiekosten (Jaarrekening 2004) (obv prognose besluitvorming 24 juni 2004) (Jaarrekening 2005) (obv concept jaarrekening 2006) Tabel 1 (het betreft kosten exclusief interne doorbelasting van ondersteunende afdelingen) Toelicfiting prognose 2005 Bij de besluitvorming door de VV op 24 juni 2004 (kenmerk ) om de heffing en invordering in eigen beheer uit te voeren is uitgegaan van de volgende financiële veranderingen: Extra baten bij eigen beheer: Geen meeliftkosten meer aan energiebedrijven Ontvangen vergoeding voor invorderingskosten Extra lasten bij eigen beheer: Meer personeelskosten (6,5 fte invordering) Meer organisatiekosten (afschrijving systeem, porto, drukwerk) Toename oninbaarheid (betreft belasting effect I) ''Ook deze kosten zijn eenmalig.

5 Kenmerk VV: Per saldo is uitgegaan van een financieel voordeel van ongeveer 1,0 min. De organisatiekosten alleen (zonder oninbaar maar met opbrengst invorderingskosten) werden verwacht met te dalen ten opzichte van de De 2005 is ten opzichte van 2004 met naar beneden bijgesteld. Voor een deel als gevolg van het overstappen naar "eigen beheer" voor een deel komt dit voort uit reguliere aanpassingen van de begroting zoals lagere WOZ-kosten. Er werd een groei verwacht van het aantal aanvragen om kwijtschelding van naar Verondersteld werd dat het aantal toegekende verzoeken om kwijtschelding niet veel zou veranderen. Rentebaten als gevolg van snellere invordering bij eigen beheer zijn bij de besluitvorming niet meegewogen. Deze financiële uitgangspunten zijn opgenomen in de begroting 2005 (zie middelste kolom van tabel 1) en 2006 De eerste jaren zijn zoals eerder geschetst gekenmerkt door onverwachte tegenvallers. Er zijn aanmerkelijk meer kosten voor porto en drukwerk gemaakt dan begroot en tevens zijn de kosten van telefoonafhandeling hoger dan verwacht. Door het vertraagde op gang komen van het heffings- en invorderingsproces in 2005 zijn werkvoorraden ontstaan waar in 2005 en 2006 extra personeel op is ingezet. Voor de begroting 2007 is ervan uitgegaan dat de daarmee samenhangende kosten in 2007 lager zullen zijn. Verder zijn externe partijen ingehuurd voor afhandeling van opgelopen werkvoorraden bij kwijtschelding, aangifte regeling WVO-b, bezwaarschriften afhandeling, uitzoeken etageproblematiek.

6 Kenmerk VV: Vergaderdatum: Wegvallen kosten van meeliften Ontvangen vergoeding invorderingskosten Meer vast personeelskosten Meer kosten inhuur Meer kosten: afschrijving systeem, porto, drukwerk Meer organisatiekosten: ondersteuning en advies derden Kosten call-centre Totaal resultaat organisatie kosten Toename oninbaarheid (betreft belasting effect) Prognoses voordeel bij besluitvorming 24 juni voordeel over voordeel over h C Inschatting omdat de dwang invordering nog niet was afgerond Totaal resultaat Tabel 2 ("-I-" is voordeel/baten, "-" is nadeel/lasten) C Inschatting + C Bij de analyse van het behaalde voordeel zijn de kosten/opbrengsten die geen betrekking hebben op het "zelf heffen" buiten beschouwing gelaten. Denk bijvoorbeeld aan projectkosten van volledigheid aanslagen of administratieve aansluitingen. Ontwikkeling Heffen Invorderen Totaal H&I Formatie (in fte) (obv prognose besluitvorming 24 juni 2004) Formatie per 1 januari Bij de besluitvorming in 2004 over "zelf heffen" is rekening gehouden met 6,5 fte extra formatie. Tot op heden is dit, mede in verband met onduidelijkheden over toekomstige ontwikkelingen (o.a. kwijtscheldingsnorm, loonvordehng), vooral ingevuld met uitzendkrachten. Formatiewijzigingen (vanaf 1/1 2005) zijn voortgekomen uit de reorganisatie van de afdeling Financiën en Belastingen per 1 januari 2006 o.a. met inzet belastingcoördinatoren (+1,9), extra bezetting kas (+lfte) en inzet call-centre (-2 fte). Per 1 januari 2007 zijn er 8,7 fte vacatures en zijn er 11 fte tijdelijke inhuurkrachten ingezet.

7 Kenmerk VV: Vergaderdatum: Ontwikkeling heffingsgrondslag WVO-W in verontreinigingseenheden (v.e.) WVO-W bruto Af: Kwijtschelding Af: Oninbaar WVO-W netto Gerealiseerd over Gerealiseerd over Gerealiseerd over De hoeveelheid bruto verontreinigingseenheden over 2006 is sterk afgenomen ten opzichte van de gerealiseerde hoeveelheid in Bij het zelf heffen met een koppeling aan het GBA wordt leegstand niet meer dubbel meegeteld. Bij verhuizing lopen namelijk twee energieaansluitingen gelijktijdig en werden waterschapslasten dubbel meegeteld. Ook wordt nu, als dit uit het GBA blijkt, één bewoner direct aangeslagen voor één v.e. in plaats van de standaard drie v.e. door het meeliften. Ondanks de jaarlijkse kennisgeving werd hiertegen in het verleden niet altijd bezwaar gemaakt. Delfland kon geen vergelijking maken tussen energiecontracten en gezinssamenstelling door verschillende tenaamstelling. Door een directe koppeling met het GBA speelt dit niet meer. Verder is het aantal aanslagen WVO-W verminderd doordat de energieaansluitingen van bedrijven met code "woning" geen basis meer zijn voor een aanslag. Ondanks dat de kwijtscheldingsnorm in 2005 en 2006 dezelfde is gebleven ten opzichte van 2004 is het aantal verzoeken om kwijtschelding sterk toegenomen. Dit is een direct gevolg van het zelfstandig heffen. Deze toename tot 3,2 min in 2006 was niet voorzien bij de besluitvorming. De heffingsgrondslag voor de ingezetenenomslag (het aantal "huishoudens") kent relatief weinig fluctuatie. Door de afname van de heffingsgrondslag (prognose 2005 t.o.v. realisatie 2006) met ongeveer v.e. is de belastingopbrengst van 5,9 min herverdeeld uitgaande van het tarief over 2006 van 65,10 per v.e. Vergelijking met andere waterschappen In de rapportage "Waterschappen zoeken fiscale partners" (Unie van Waterschappen, november 2005) is geconcludeerd dat waterschappen hun perceptiekosten binnen 5 jaar moeten kunnen terugbrengen van nu gemiddeld 6,3% naar 4%. Op basis van de Beleidsbegroting 2007 zijn de perceptiekosten van Delfland 4,1% t.o.v. de belastingopbrengsten (inclusief kosten ondersteuning en exclusief de opbrengsten van grensoverschrijdend afvalwater). Conclusie De kwaliteit van de bestanden is door het zelfstandig heffen en invorderen verbeterd waardoor er minder fouten in de heffing optreden zoals onbestelbaar-retour en bezwaren. Door de aparte heffing is de nota veel zichtbaarder geworden voor de burger hetgeen resulteert in meer kwijtscheldingsbeschikkingen. Door deze toename van kwijtscheldingsbeschikkingen en door correctie van fouten uit het verleden is de heffingsgrondslag echter lager geworden. De verwachte efficiency-verbetering is voor een deel niet gerealiseerd door onverwachte tegenvallers zoals de telefonische belasting die weer heeft geresulteerd in extra kosten voor een call-center. Het belastingproces loopt momenteel volgens planning.

8 Kenmerk VV: Risico's en beheersmaatregelen Personele en organisatorische consequenties Overige consequenties Besluitvormingstraject/vervolgtraject en communicatie Bijlage(n) Advies Over dit stuk is advies gevraagd aan de.commissie Financiën. Dijkgraaf en Hoogheemraden van Delfland, de Secretaris, de Dijkgraaf, F.P. Spaak drs. P.H. Schoute