Commissie Beheer Reglementen

Transcriptie

1 Commissie Beheer Reglementen Nederlandse Bowling Federatie Aan: Onderwerp: Bondsvergadering en NBF-bestuur Statuten Datum: 23 maart 2013 Geachte bondsafgevaardigde, bestuurslid, Nadere onderbouwing CBR-standpunten Naast enkele andere vragen is er in de bondsvergadering van november 2012 veel gesproken over de artikelen 8, 14, 15 en 20. De CBR heeft bij de stukken voor die bondsvergadering een toelichting meegestuurd, waarin onze motivatie niet voor iedereen overal even duidelijk naar voren is gekomen. Daarom heeft de CBR in deze brief nadere motiveringen en onderbouwingen van haar standpunten opgenomen, met als doel om in de vergadering van 1 juni 2013 snel en duidelijk tot besluitvorming te kunnen komen. Na de bondsvergadering kwam in januari de wens van het bondsbestuur naar voren om de Stichting Instituut Sportrechtspraak ( ISR ) de rechtspraak te laten verzorgen betreffende doping en seksuele intimidatie. NOC*NSF ziet graag dat zoveel mogelijk bonden zich aansluiten bij het ISR. De CBR staat hier niet afwijzend tegenover, met als argument dat hiermee een deskundige behandeling van dat soort complexe tuchtzaken verzekerd is. Een aantal jaren geleden is aansluiting bij het ISR ook in beeld geweest, doch onduidelijkheid en vrees voor hoge kosten hebben de NBF toen weerhouden van aansluiting. Nu de kostendekking van het ISR is gewijzigd in betaling per zaak en de NBF weinig zaken verwacht, vormen de financiële aspecten geen beletsel meer. Bovendien kan de NBF geen of onvoldoende waarborg afgeven dat er permanent een hoge mate van kennis aanwezig zal zijn om zaken op het gebied van doping en seksuele intimidatie zelf te behandelen. Aansluiting bij het ISR brengt een ingrijpende aanpassing van de Statuten met zich mee, hetgeen voor de CBR een aanzienlijk grotere werklast met zich mee bracht dan voorzien. De wijziging van de Statuten zal bovendien nog gevolgd worden door aanpassing van het Tuchtreglement en het Algemeen Reglement; deze staan voor de eerstvolgende bondsvergadering gepland. Dubbelleden, artikel 3 en artikel 9 (oud 7) In de bondsvergadering van november 2012 zijn er opmerkingen gemaakt over het dubbellidmaatschap en de vermelding daarvan in de statuten. De CBR is van mening, dat het dubbellidmaatschap niet in de statuten geregeld hoort te worden, maar in het Algemeen Reglement. Voor de NBF(statuten) maakt het niet uit of een lid aangemeld is bij één of meerdere verenigingen. Men is lid van de NBF. Hetzelfde geldt voor de opzegging als dubbellid (artikel 9); men meldt zich af bij één vereniging maar blijft lid van de NBF bij de andere vereniging. Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 1

2 Artikel 4, 6, 7 en 8 In deze artikelen komt het ISR aan bod. De bepalingen inzake het ISR worden dwingend voorgeschreven door het ISR en kunnen inhoudelijk niet gewijzigd worden. De importantie en omvang van de wijzigingen zijn voor de CBR aanleiding geweest om de complete statuten af te stemmen met een terzake kundige jurist van Baker & McKenzie te Amsterdam. Artikel 10, Organisatie In artikel 10 is bij lid 2 de Reglementscommissie verwijderd en hetzelfde is gebeurd in artikel 16 (oud 14). Dit artikel (de beschrijving van de reglementscommissie) is geheel vervallen. De jurist van bureau Baker & McKenzie, gespecialiseerd in verenigingsrecht, heeft het dringende advies gegeven de bevoegdheid van de Reglementscommissie om bindende uitspraken te doen over de interpretatie van bepalingen in de statuten en reglementen te laten vervallen. De achtergrond is, dat de rechtsprekende macht is belegd bij de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep. Het ligt dan in de rede om bij die commissies ook de bevoegdheid tot het doen van bedoelde bindende uitspraken neer te leggen. Dat volgens de geldende regels het bondsbestuur de bindende uitspraken van de Reglementscommissie kon overrulen past al helemaal niet volgens de jurist, omdat er een strikte scheiding behoort te zijn tussen de uitvoerende macht, de rechtsprekende macht, en de wetgevende macht. De CBR kan zich vinden in dit advies. CBR-motivatie In een correct fungerende verenigingsorganisatie behoort een duidelijke scheiding te zijn tussen de wetgevende, de uitvoerende en de rechterlijke macht; de zogenaamde Trias Politica. Binnen de NBF ligt de wetgevende macht bij de bondsafgevaardigden, de uitvoerende macht bij het bestuur ondersteund door het bondsbureau, en de rechterlijke macht bij de Tuchtcommissie en de Commissie van beroep. Aangezien de Reglementscommissie zich niet bezig houdt met het geven van advies over en evaluatie van wijziging van de statuten en reglementen is de conclusie dat er voor die commissie geen bestaansrecht meer is. Daarom stellen wij voor de reglementscommissie op te heffen. Dit voorstel is afgestemd met het bondsbestuur. De dagelijkse interpretatie van artikelen in de statuten en reglementen wordt gedaan door het bondsbestuur, zo nodig ondersteund door de CBR als zijnde een adviescommissie ingesteld door het bondsbestuur. In voorkomende gevallen ligt de toetsing van deze interpretatie bij de Tuchtcommissie en de Commissie van beroep, die hierover een bindende uitspraak doen. De verdere uitwerking van een en ander wordt opgenomen in het Tuchtreglement van de NBF. Onverenigbare functies In artikel 10 is de onverenigbaarheid van functies samengebracht. Tot nu toe stonden deze bepalingen verspreid in de statuten. De discussie gaat over het wel of niet toestaan dat afgevaardigden van de Bondsvergadering ook gelijktijdig lid kunnen zijn van een in lid 2 genoemd orgaan. Het voorstel van de CBR is eigenlijk geen nieuw voorstel, want in artikel 19 van de statuten versie juni 2000 stond deze scheiding duidelijk aangegeven. Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 2

3 In de bondsvergadering van juni 2010 zijn deze onverenigbaarheden ter sprake geweest, mede omdat een van de bondsafgevaardigden uit een kleinere vereniging zitting had in de Financiële commissie en problemen had met het feit dat niet beide functies uitgeoefend konden worden. In deze bondsvergadering is besloten de onverenigbaarheid van diverse commissies te laten vervallen met het zijn van bondsafgevaardigde. Op basis hiervan zijn de statuten aangepast en vastgelegd in de notariële akte van 12 januari Hier en in artikel 16 (oud 15) komt onder andere de positie van de Financiële commissie aan de orde. Die commissie heeft een bijzondere positie. Zij krijgt van de uitvoerende macht (het bestuur) alle informatie op financieel gebied en daartoe behoort mogelijk vertrouwelijke informatie. Deze commissie heeft naast een adviestaak ook een controlerende taak en rapporteert zij haar bevindingen aan de bondsvergadering. Die taken moet zij in alle onafhankelijkheid en objectiviteit kunnen uitoefenen, hetgeen met zich meebrengt dat een combinatie met de genoemde andere functies in artikel 10 ongewenst is. De CBR is van mening dat het creëren van situaties waarin belangenverstrengeling zou kunnen ontstaan voorkomen moet worden. Die situaties zouden zich kunnen voordoen tussen de organen en functies die in artikel 10 zijn vermeld. Bijvoorbeeld, een lid van de financiële commissie heeft een gedetailleerd inzicht in de financiële situatie en heeft al dan niet vertrouwelijke informatie gekregen van het bondsbestuur. Deze informatie dient slechts één doel het informeren van de bondsafgevaardigden, die mede op grond van deze informatie een besluit nemen. Het kan dan niet zo zijn dat de leden van de financiële commissie ook nog eens deelnemen aan de stemming. Anders zouden immers de bestuurders en de werknemers van het bondsbureau ook wel bondsafgevaardigden kunnen zijn, zij zijn immers ook allemaal lid van de NBF. Zo zijn er talrijke voorbeelden te geven voor alle genoemde organen en functies in artikel 10. Ook zou dan een relatief kleine groep mensen alle belangrijke functies kunnen gaan bekleden waarmee dan nog slechts een kleine groep invloedsbepalende beslissers overblijft. Dat is binnen de optiek van het CBR vragen om problemen en dus ongewenst. Er blijven voor alle personen die zich nauw betrokken voelen bij de NBF en voldoende tijd hebben om meer dan één vrijwilligerstaak op zich te nemen voldoende activiteiten in of buiten commissies over, die niet leiden tot onverenigbaarheden. Op basis van de bovenstaande argumenten onderschrijft de CBR haar voorstel nog steeds om de functiescheiding zoals verwoord in artikel 10 in te stand houden. Artikel 16 (oud 14), Reglementscommissie Voor onze motivatie om de reglementscommissie op te heffen verwijzen wij naar onze tekst bij artikel 10 lid 2. Artikel 16 (oud 15), Financiële commissie Uit de notulen van november blijkt, dat het bestuur de door haar aangedragen tekst over de taakomschrijving van de Financiële commissie prefereert. Echter, de CBR, de Financiële commissie, en de Stichting tot bevordering van de bowlingsport zijn voorstander van het herstellen van de oude situatie van juni In de CBR-toelichting aan de bondsvergadering van november 2012 heeft de CBR dit standpunt reeds verwoord. Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 3

4 De motivatie is simpel. De bondsafgevaardigden hebben diverse keren, mede op basis van het rapport van de Task Force, aangegeven dat zijn van mening zijn dat de situatie van juni 2010 hersteld zou moeten worden. De Financiële commissie is benoemd door de bondsvergadering en aan die commissie werden in het voorstel van het bestuur beperkingen opgelegd. Inmiddels heeft het bondsbestuur in haar bestuursvergadering van maart besloten akkoord te gaan met de oude tekst, zoals die was beschreven in de situatie van 2010 en zoals nu omschreven in het nieuwe artikel 16 lid 6. De CBR heeft nog wel aan het bondsbestuur voorgesteld om uit praktische overwegingen een drempelbedrag in te voeren voor het raadplegen van de Financiële commissie, maar het bestuur had daar geen behoefte aan. Artikel 20, Aantal bondsvergaderingen In de bondsvergadering van november 2012 kwamen de volgende argumenten naar voren waarom er vastgehouden moet worden aan 2 bondsvergaderingen per jaar: - er is ruimte voor discussies; - er worden soms workshops gehouden; - vinger aan de pols en mee kunnen praten; - tijdstip vaststellen contributie; - wedstrijdkalender wordt vastgesteld in november; - concentratieverlies in de late middag. De CBR heeft de voor- en nadelen van één of meerdere bondsvergaderingen per jaar tegen elkaar afgewogen en is tot de conclusie gekomen dat één bondsvergadering de voorkeur heeft. Het is beter op één dag alle onderwerpen thematisch en/of in hun onderlinge verband te behandelen (b.v. financiële verantwoording, direct gevolgd door de begroting in relatie tot jaarplan/evenementenplan). Nu zijn er twee vergaderingen die nauwelijks een halve dag duren. Veel verenigingen (bondsafgevaardigden) bekijken de agenda en vinden dan dat de onderwerpen niet interessant genoeg zijn om de kostbare vrije zaterdag er aan te besteden. Mede daardoor is er een voortdurende teruggang in het aantal aanwezige bondsafgevaardigden. Door alle onderwerpen in één dag te behandelen is het meer aantrekkelijk om er een dag aan op te offeren. De ruimte voor discussie zal er natuurlijk zijn, en een workshop/presentatie is een onderdeel van een vergadering waarmee de concentratie van deelnemers vast gehouden kan worden. De vinger aan de pols richting bondsbestuur is er altijd. De CBR ziet op dit punt geen verschil tussen de huidige situatie en de voorgestelde situatie. Het argument van het vaststellen van de contributie is de CBR natuurlijk niet ontgaan. De tijdige contributievaststelling kan echter prima ingepast worden in het schema van één bondsvergadering per jaar. 1. Wanneer de contributie alleen wordt aangepast met de index is geen toestemming nodig van de bondsvergadering. Een schrijven van het bestuur in november met de herziene contributiebedragen is dan voor elke vereniging ruimschoots op tijd. 2. Bij een verhoging van de contributie die boven de index ligt zullen verenigingen minimaal dezelfde tijd moeten hebben als nu. (Uitgaande van het argument van verenigingen, dat vaststelling in juni te laat is voor invoering in september 2013). Dit is minder moeilijk dan het lijkt. In de bondsvergadering van bijvoorbeeld juni 2013 Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 4

5 wordt een voorstel gedaan om de contributie te verhogen. Deze verhoging wordt aangenomen en gaat vervolgens in het contributiejaar dat start op 01 september Tot slot is er - als het beslist noodzakelijk is - altijd nog de mogelijkheid om een extra bondsvergadering te houden over een contributieverhoging. De hele procedure rond de wedstrijdkalender is in vergelijking met het verleden al drastisch gewijzigd. Op de bondsvergadering (van november) worden de data van de nationale- en regionale leagues en de NBF evenementen bekend gemaakt. Hier zijn zelden opmerkingen op. De organisatoren van toernooien geven na de bekendmaking van deze kalender via het bondsbureau hun data op. Ook deze aanmeldingen worden regelmatig gepubliceerd op de website van de NBF. Als de aanmeldingstermijnen zijn verstreken stelt het bestuur de kalender vast. Het CBR is van mening dat het vaststellen van de kalender, gezien het feit dat hier zelden opmerkingen op zijn niet meer op de bondsvergadering behandeld hoeft te worden. Ook hiervoor kan de website van de NBF gebruikt worden, door op een vooraf vastgestelde datum (bijvoorbeeld 15 oktober) de kalender met alle NBF activiteiten te publiceren. Eventuele zwaarwegende redenen om hier verandering in aan te brengen moeten dan binnen 14 dagen bij het bondsbureau zijn. Op basis hiervan kan het bestuur besluiten of er een wijziging moet worden aangebracht. Dan is dus ook op 01 november de kalender met NBF evenementen voor iedereen beschikbaar. Een belangrijk argument is, dat één bondsvergadering het bestuur aanzienlijk meer ruimte en tijd geeft om te besturen. In plaats van het bijna alleen maar bezig te zijn met de voorbereiding en uitwerking van de voorjaarsvergadering en de najaarsvergadering. Een duidelijk voorbeeld is deze wijziging van de statuten. De bondsvergadering van november is geweest en dan moet er gewacht worden op het eerste ruwe verslag van de vergadering, dat is half december beschikbaar. Daaruit worden de actiepunten gehaald en deze worden doorgegeven aan de medewerkers en commissies. In januari gaan zij hiermee aan de slag en hebben daarvoor niet langer de tijd dan tot eind februari. Daarna moet het bestuur haar zegen aan de voorstellen geven en moet worden zorggedragen voor tijdige verzending aan de afgevaardigden en bowlingverenigingen. Een laatste maar zeker niet onbelangrijk - argument is het efficiency/kosten-argument. Met één bondsvergadering wordt de helft bespaard op de kosten van het vergaderen en personeel van de NBF en kan er meer tijd besteed worden aan het vele werk wat moet worden verricht, door een relatief kleine groep mensen. Bovendien besparen ook de bondsafgevaardigden op reiskosten en tijd. Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 5

6 Onderstaand zijn de veranderingen in de concept-statuten op een rij gezet die de CBR na de bondsvergadering van november 2012 in haar voorstel heeft aangebracht Artikel 2 lid 4 De tekst voorzien van volledige benamingen en afkortingen in plaats van alleen de afkortingen, zoals FIQ, dit om de tekst consistent te maken met latere artikelen. Artikel 3 leden 1 tot en met 4 en lid 8 hebben andere tekst op voorspraak van de geraadpleegde jurist. Artikel 4 lid 1 en 2 Verplicht aangepast in verband met de invoering van de Stichting Instituut Sportrechtspraak (ISR) Artikel 4 lid 6 Naar aanleiding van de vraag van Geert Langhorst over de opgave van leden per 30 maart heeft de CBR lid 6 aangepast. In lid 6 staat nu dat de NBF bevoegd is het aantal aangesloten leden-natuurlijke-personen te controleren. Motivatie Deze zin was opgenomen in de tijd dat er nog geen computer-ledenadministratie was, de opgave was nodig om het aantal stemmen per vereniging in de Bondsvergadering te bepalen. Nu geschiedt dat via de NBF-computer. Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 lid 5 (oud Artikel 7 lid 6) Wederom naar aanleiding van de vraag van Geert Langhorst heeft de CBR het artikel bekeken en aangepast door onderstaande zin te verwijderen. Is ten onrechte met onmiddellijke ingang opgezegd, dan eindigt het lidmaatschap op het vroegst toegelaten tijdstip volgend op de datum waartegen was opgezegd. Motivatie Het wordt veel duidelijker zonder deze zin. Artikel 9 lid 6 Artikel 9 lid 7 De procedure is uit de statuten gehaald omdat deze ook omschreven staan in het Algemeen reglement. Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 6

7 Artikel 10 lid 2f Tevens is hier de Reglementscommissie verwijderd, zie hiervoor op bladzijde 1, artikel 10 en op bladzijde 2 artikel 16 Reglementscommissie. Artikel 11 lid 1 Is reeds omschreven in het oude artikel. Het besluit van de bondsvergadering was ten hoogste 7 leden, dit besluit is weer opgenomen in de concept statuten. Een oneven aantal bestuursleden is ingevoerd op aanraden van de jurist. Artikel 11 lid 3 Bloedverwanten en aanverwanten kunnen niet gelijktijdig zitting hebben in het bondsbestuur. Wij hebben de wel gemeend dat hier een beperking op dient te zitten en gekozen voor bloedverwantschap en aanverwantschap tot en met de derde graad (zie ook schema op de laatste pagina). Artikel 11 lid 5 (oud Artikel 9 lid 5) Geert Langhorst merkte schriftelijk op, dat hier nog wordt uitgegaan van twee Bondsvergaderingen per jaar. De CBR heeft dit aangepast aan haar voorstel om één Bondsvergadering per jaar te houden. Artikel 15 lid 6 (oud artikel 13 lid 6) Geert Langhorst merkt schriftelijk op, dat hier nog wordt uitgegaan van twee Bondsvergaderingen per jaar. De CBR heeft dit aangepast aan haar voorstel om één Bondsvergadering per jaar te houden. Artikel 16 De CBR heeft na afstemming met het bondsbestuur - de Reglementscommissie uit de Statuten gehaald. Zie hiervoor op bladzijde 1, artikel 10 en op bladzijde 2 artikel 16 Reglementscommissie. CBR-kanttekening bij artikel 16 (oud 15) Financiële Commissie De CBR attendeert er voor de volledigheid op, dat volgens de thans geldende wetgeving, i.c. het Burgerlijk Wetboek, Boek 2 Rechtspersonen, Titel Verenigingen (art. 48), het hebben van een financiële commissie niet meer wettelijk is voorgeschreven. Dat zou anders zijn als geen controle door accountants zou plaatsvinden en geen accountantsverklaring wordt afgegeven. Zo heeft bijvoorbeeld de KNVB geen financiële commissie meer. Overigens ligt afschaffing van de financiële commissie bij de NBF naar de opvatting van de CBR niet direct in de rede. Gezien het standpunt van het NBF-bestuur in haar vergadering van maart 2013 wordt de tekst aangepast aan het voorstel van de CBR en de voorkeur van de vergadering naar de tekst zoals opgenomen in de statuten van Diversen Artikel 9 lid 3 oud artikel 7 lid 3 Geert Langhorst stelde schriftelijk nog de vraag hoe een vereniging kan weten, dat een natuurlijk persoon of aangeslotene niet geaccepteerd mag worden (lidmaatschap ontnomen door NBF). Op dit moment is dat niet te zien, maar bij aanmelding in mijn NBF zal dit feit naar voren moeten komen. De CBR stelt in het gerenoveerde tuchtreglement voor, dat er een sanctieregister komt dat inzichtelijk is voor de verenigingen/stichtingen. Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 7

8 Bloedverwantschap en aanverwantschap Wellicht ten overvloede onderstaand het staatje met de graden van bloedverwantschap en aanverwantschap waar in artikel 11 lid 3 naar wordt verwezen. Tabel: Graden van bloedverwantschap en aanverwantschap Graad Bloedverwantschap Aanverwantschap 1e graad 2e graad 3e graad - uw (adoptie)ouder(s); - uw (adoptie)kind(eren). - uw grootouder(s); - uw kleinkind(eren); - uw broer(s) en zus(sen). - uw overgrootouder(s); - uw achterkleinkind(eren); - uw neef en nicht (de kind(eren) van uw broer(s) en zus(sen); - uw oom(s) en tante(s) (de broer(s) en zus(sen) van uw ouder(s). - de (adoptie)ouder(s) van uw partner; - de (adoptie)kind(eren) van uw partner; - de partner van uw (adoptie) kinderen (schoonzoon of schoondochter). - de grootouder(s) van uw partner; - de kleinkind(eren) van uw partner; - de broer(s) en zus(sen) van uw partner. - de overgrootouder(s) van uw partner; - de achterkleinkind(eren) van uw partner; - de neef en nicht van uw partner (de kind(eren) van de broer(s) en zus(sen) van uw partner; - de oom(s) en tante(s) van uw partner (de broer(s) en zus(sen) van de ouder(s) van uw partner. Met vriendelijke groet, De Commissie Beheer Reglementen, Paul Douw Hans Smit Lia Fievet Willem Dieteren Toelichting & motivatie wijziging Statuten CBR 23 maart 2013 Pagina 8