Jaarverslag 2011/2012 van de Bestuurssectie Financiële Zaken, T.V. P.A.F. te Zwolle

Transcriptie

1 Jaarverslag 2011/2012 van de Bestuurssectie Financiële Zaken, T.V. P.A.F. te Zwolle Bijgaand doen wij u de balans per 31 oktober 2012, de resultatenrekening over 2011/2012 en de begroting 2012/2012 toekomen. Voorafgaand aan de presentatie van de cijfers geven wij u een korte toelichting op de belangrijkste ontwikkelingen. Toelichting op de balans en resultaten rekening van het afgelopen boekjaar Het resultaat over 2011/2012 komt uit op bijna euro en wordt op hoofdlijnen gerealiseerd door twee oorzaken: de grote besparingen op de kosten van de redactie commissie en het flink terug lopen van de te plegen afschrijvingen op de banen. Activa Kunstgrasbanen Alle banen worden in 8 jaar afgeschreven conform het advies van de KNLTB. In 2004 zijn de banen 5 en 10 nieuw aangelegd en deze zijn in de loop van 2012 geheel afgeschreven. Gegeven de goede kwaliteit van alle banen is vervanging in het komend jaar niet aan de orde. Medio 2013 zal er weer een herbeoordeling plaatsvinden door de park en beheer commissie. Clubhuis t Pafiljoen De afschrijvingstermijn voor de verbouwing in 2000/2001 (sanitair in de kleedkamers) bedraagt 15 jaar. In het verslagjaar 2007/2008 is de stroomvoorziening gewijzigd van klein- naar grootverbruik. De kosten hiervan bedroegen EUR Het bedrag wordt in 15 jaar afgeschreven. Inventaris clubhuis In 2008 is het clubhuis gerenoveerd en er is nieuw meubilair aangeschaft. Het meubilair wordt in 5 jaar afgeschreven. In 2009 is een Automatische Externe Defibrillator (AED) aangeschaft t.w.v. EUR De AED wordt in 5 jaar afgeschreven. In 2011 werd de centrale verwarmingsinstallatie vervangen voor een bedrag van EUR Deze wordt in 15 jaar afgeschreven. Daarnaast werd een bladblazer aangeschaft voor EUR (afschrijving in 5 jaar). De in 2012 aangeschafte geluidsinstallatie is rechtstreeks van het resultaat geboekt en zal dus niet leiden tot verhoging van de afschrijvingslasten. Passiva Onderhoud clubhuis Een bedrag van EUR is bedoeld voor onder andere het onderhoud van het dak en overig groot onderhoud van het clubhuis. Groot onderhoud Jaarlijks wordt een bedrag van EUR toegevoegd aan de voorziening. Toelichting op het resultaat van het afgelopen boekjaar Zoals uit bijgaande jaarrekening blijkt, is het boekjaar per saldo afgesloten met een positief resultaat van EUR (vorig boekjaar een verlies van EUR 823). Oorzaken voor de verschillen in de betreffende rubrieken worden hierachter in de toelichting weergegeven. Contributie-inkomsten De contributie-inkomsten zijn t.o.v. vorig jaar met EUR gedaald. Het ledenaantal daalde met ruim 5% (van 870 naar 825). 1 van 12

2 Exploitatie clubhuis De omzet van de kantine steeg met bijna 4%. De doelstelling is een marge te realiseren tussen verkoop en inkoop van 50 tot 55%. Deze doelstelling is behaald en flink gestegen t.o.v. vorig jaar naar 53,2%. Daarnaast heeft de pacht opbrengst substantieel bijgedragen aan het resultaat van het clubhuis dat per saldo vrijwel uitkomt op het niveau van vorig jaar De directe kosten van het clubhuis hebben te maken met de afdrachten aan muziek en videogebruik (BUMA, VIDEMA en SENA), het onderhoudscontract van de kassa, het geregistreerd eigen gebruik van kantinediensten en directe schoonmaakkosten. Commerciële Commissie: advertenties, sponsoring In het verslagjaar 2011/2012 zijn de sponsorinkomsten in lijn met die van vorig jaar maar nog wel lager dan begroot. Een deel van de geplande inkomsten is niet gerealiseerd. Telstar voor het Telstar Paf-Open en Reuvers voor het Reuvers Open jeugd PAF toernooi bleven belangrijke sponsoren. De ambitie van de nieuwe commissie is in de nieuwe begroting vastgelegd. Diverse opbrengsten De oorzaak de daling van deze opbrengsten wordt veroorzaakt door tegenvallende opbrengsten uit verhuur van banen en de lagere bij de leden in rekening gebrachte clubhuisdiensten. Park- en Beheer De onderhoudskosten zijn t.o.v. het boekjaar 2010/2011 gestabiliseerd. De uitgestelde vervanging (langer bestaan dan de afschrijvingsperiode)van banen heeft niet geleid tot hogere kosten. De kwaliteit van de banen blijft, mede door de grote inzet van de Park- en Beheercommissie, onveranderd goed. Clubhuis t Pafiljoen De kosten zijn lager dan begroot en dit vindt zijn oorzaak in het succesvol indienen van een bezwaarschrift dat heeft geleid tot een teruggave. De energielasten stegen maar door het afsluiten van een nieuw contract lijkt verlaging hiervan in de komende jaren kansrijk. Technische commissie De subsidie t.b.v. verbetering speelsterkte(7 naar 6) kende zijn laatste jaar. Andere begrootte uitgaven op basis van het beleidsplan zijn niet besteed. Vrijwel alle georganiseerde toernooien bleven royaal binnen de begroting. Jeugdcommissie De kosten van de jeugd wintercompetitie (ruim EUR 1.800) zijn verantwoord als kosten op basis van het beleidsplan. Daarnaast daalde de bijdrage aan de trainingen voor de jeugd. Redactiecommissie De kosten zijn spectaculair gedaald als gevolg van het digitaal gaan van het clubblad. Zowel flinke daling van de drukkosten en de kosten van verspreiding verklaren de daling van ruim 6 duizend Euro. Algemene kosten De algemene kosten wijken marginaal af van die van vorig jaar. Alleen de vrijwilligersavond was wat duurder dan vorig jaar maar bleef wel binnen de begroting 2 van 12

3 Ledenbestand Het verloop van het ledenbestand over de periode oktober 2003 tot en met oktober 2012 is als volgt: Jaar Aantal aanmeldingen Aantal opzeggingen Aantal leden per ultimo Toelichting op de begroting voor het komende boekjaar Afschrijvingen De banen zullen afgeschreven worden in 8 jaar. In de begroting is rekening gehouden met het feit dat de banen 5 en 10 in de loop van 2012 geheel zijn afgeschreven. Park- en Beheer De toename in de opgestelde begroting wordt verklaard door een voorgesteld onderhoud/renovatie aan gebouw delen(sanitair) Clubhuis t Pafiljoen De verwachting is, dat er in 2012/2013 geen bijzondere kosten zich zullen voordoen. Technische commissie De Technische commissie heeft voor het komend jaar nog een bedrag van euro beschikbaar voor uitvoering van het beleidsplan en heeft zich bescheiden opgesteld ten gunste van activiteiten door de JC. Voor het overige is evenals vorig jaar het budget bedoeld voor tennisgerichte activiteiten zoals toernooien e.d. en dient het ter dekking van een eventueel tekort op inschrijfgelden na aftrek van bijdragen KNLTB, gratis verstrekte consumpties aan zowel de organisatoren als aan deelnemers, ballen, prijzen, bloemen etc. Per activiteit/toernooi wordt een begroting evenals een verantwoordingsverslag ingediend. KNLTB Bondsbijdrage De bijdrage per lid wordt geïndexeerd met de CPI (consument prijs index) evenals de loonkostenindex in De verwachting is dat het leden aantal licht zal dalen. Jeugdcommissie Om de jeugd extra te motiveren en voor de vereniging te behouden blijft er in 2013 royaal extra ruimte in de begroting conform het beleidsplan. Naast continuering van de Jeugd Winter Competitie zal ook de training voor jeugd worden verhoogd en is er een bedrag voor kleding gereserveerd. Redactiecommissie Er is eenmalig ruimte gemaakt in de begroting voor de ontwikkeling van een nieuw logo en aanpassing van de huisstijl Algemene kosten Er is wederom een royaal bedrag gereserveerd voor de vrijwilligersavond. De verwachting is dat deze overige kosten stabiel zullen blijven. 3 van 12

4 Aanschaf klein inventaris Kleine investeringen worden in redelijkheid direct ten laste van de exploitatie gebracht. Er is een bescheiden bedrag van opgenomen Zwolle, 7 december 2012 Voorzitter Bestuurssectie Financiële Zaken Roel Veeninga 4 van 12

5 BALANS PER 31 OKTOBER 2012 (in ) ACTIVA 31 oktober oktober 2011 VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Kunstgrasbanen Clubhuis t Pafiljoen Inventaris clubhuis VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen Diverse vorderingen en vooruitbetalingen Liquide middelen Bank Kas TOTAAL PASSIVA 31 oktober oktober 2011 EIGEN VERMOGEN Saldo per 1 november Resultaat boekjaar VOORZIENINGEN Onderhoud clubhuis Groot onderhoud KORTLOPENDE SCHULDEN (ten hoogste 1 jaar) Sleutelgeld Diverse schulden TOTAAL van 12

6 RESULTATENREKENING OVER 2011/2012 (in ) ONTVANGSTEN Begroting Werkelijk 2012/ / / /2011 Contributies en inschrijfgelden Exploitatie clubhuis Rente bank Advertenties,sponsoring,etc Diverse opbrengsten TOTALE ONTVANGSTEN UITGAVEN Park en Beheer Afschrijvingen Clubhuis t Pafiljoen Technische commissie KNLTB bondsbijdrage Jeugdcommissie Recreatiecommissie,jubileum Redactiecommissie Ledenadministratie Bestuurskosten Algemene kosten Aanschaf klein inventaris Bankkosten Onvoorzien 410 TOTALE UITGAVEN RESULTAAT van 12

7 TOELICHTING OP DE RESULTATENREKENING (in ) Contributies en inschrijfgelden 2011/ /2011 Senioren Junioren Ondersteunende leden Inschrijfgelden Totaal Aantal leden (per ultimo boekjaar) Senioren Junioren Ondersteunende leden Totaal Exploitatie clubhuis Bruto winst Pachtopbrengst clubhuis Directe kosten clubhuis Resultaat clubhuis Verkopen Kostprijs verkopen -/ / Bruto winst In % 53,2% 50,4% Advertenties, sponsoring etc. Advertenties Diverse opbrengsten Clubhuisdiensten Ecotaksrestitutie Baanverhuur Overige opbrengsten Park en Beheer Onderhoud tuin, hekwerk, verlichting e.d Schelpenpad Onderhoud Oranjewoud Netten, intern onderhoud, gratis verstrekkingen e.d van 12

8 Reservering lichtinstallatie en onderhoud banen Clubhuis t Pafiljoen 2011/ /2011 Elektriciteit en gas Water Verontreinigingsheffing Verzekeringen Onroerende zaakbelasting Overige kosten Technische commissie Competitie PAF Open -/-116 -/ toernooi Clubkampioenschappen Zwolse Masters 602 Subsidie t.b.v. project Overige kosten KNLTB bonds- en districtsbijdrage Bondsbijdrage Verenigingsbijdrage Jeugdcommissie Subsidie training jeugdleden KNLTB competitiebijdrage incl. boetes Kleding jeugd Jeugd winter competitie Overige kosten (waaronder toernooien) Redactiecommissie Porti verzending Website Kopieerkosten en van 12

9 drukwerk advertentiepagina's Bestuurskosten 2011/ /2011 Bestuur- en commissievergaderingen en diversen Verzekeringen Representatie, bloemen e.d Algemene kosten Telefoon/ADSL Porto, incasso- en kopieerkosten Administratiekosten Vrijwilligersavond Overige algemene kosten (incl. declaraties) Aanschaf klein inventaris Upgrading clubhuis Divers van 12

10 BIJLAGE BIJ DE BEGROTING 2012/2012 Het bestuur stelt voor de contributie voor het seizoen niet op basis van het consumentenindex cijfer te verhogen. Dit op basis van de resultaten van het afgelopen jaar en de ontwikkeling van de kosten. Contributies (inclusief KNLTB bonds- en districtbijdrage) en inschrijfgelden Het contributiejaar loopt van 1 maart tot en met 28 februari van het volgende jaar. Lidsoort: In Senioren 104, -- Dagleden: 76,50 Speelgerechtigd: maandag tot en met vrijdag uur, op wekelijkse tossavond en op toernooien Studerende leden 76,50 Juniorleden jaar 53, -- Juniorleden jaar 43, -- Juniorleden 8-10 jaar 33, -- Juniorleden 0-7 jaar 17, -- Tenniskids 17, -- Korting Tweede junior uit één gezin ** 5, -- Korting Derde junior uit één gezin ** 5, -- Toeslag bij betaling na 1 maart 12,50 Ondersteunende leden (zonder speelrecht) 18, -- ** De korting op tweede en derde junior uit één gezin is niet van toepassing op het lidsoort Tenniskids en juniorleden 0-7 jaar. Inschrijfgelden nieuwe leden: In Seniorleden 20, -- Juniorleden 12,50 Contributie-inning geschiedt op basis van automatisch incasso. Bij niet-deelname is verschuldigd (conform besluit ALV d.d ): 7 Toeslag bij betaling contributie ná 1 maart 2012: 12,50 Externe incassokosten zijn voor rekening van het betreffende lid. 10 van 12

11 Competitieregeling Algemeen Het inschrijfgeld per team blijft ongewijzigd. Dit bedrag wordt automatisch geïncasseerd bij de aanvoerder van elk team. Door de KNLTB opgelegde boetes, die te wijten zijn aan onzorgvuldigheid bij het opstellen van invallers bij competitieteams, zijn voor rekening van het competitieteam. Deze regeling geldt alleen indien op eigen initiatief een invaller wordt geregeld en niet via de verenigingscompetitieleider. Competitie senioren Inschrijfgeld per team: In Zondagcompetitie 105, -- Zaterdagcompetitie en andere dagen 105, -- Dit is inclusief ballen voor de thuiswedstrijden (zondag: 4 dozen, de andere dagen: 2 dozen), koeken en koffie/thee. Zowel de eigen speler/speelsters als de spelers/speelsters van de tegenpartij hebben recht op één kop koffie/thee per wedstrijddag. Competitie junioren Geen inschrijfgeld per team verschuldigd Zowel de eigen speler/speelsters als de spelers/speelsters van de tegenpartij hebben recht op één consumptie per wedstrijddag. Begeleiders hebben recht op één gratis kop koffie/thee. Overige regelingen In Bij opzegging na 1 januari is verschuldigd: 25, -- Bij opzegging na 1 maart is verschuldigd: Normale contributie Bij NIET-DEELNAME aan clubhuisdiensten (=afkopen) is verschuldigd: -studerende leden Bij NIET DRAAIEN clubhuisdienst, maar wel ingeschreven is verschuldigd: - voor studerende leden: 25, -- 12,50 40, -- 20,-- Aanvragen nieuwe pas in geval van verlies of andere wijze tenietgaan 5, -- Het bestuur is gemachtigd deze bedragen automatisch te incasseren Het niet aftekenen van de presentielijst staat gelijk met niet draaien van een clubhuisdienst. 11 van 12

12 Opzegging lidmaatschap Opzegging lidmaatschap kan SCHRIFTELIJK en PER MAIL bij de ledenadministratie. De ontvangen opzegbevestiging dient als bewijs. Opzeggen vindt altijd plaats per einde van het contributiejaar. Bij opzeggen in de periode 1 maart tot 31 december is de normale contributie verschuldigd. Rechten en plichten behorende bij het lidmaatschap blijven van kracht tot het einde van het contributiejaar (speelrecht blijft van toepassing, clubhuisdiensten dienen uitgevoerd te worden, etc.) 12 van 12