Achmea Projecten Portfolio Management

Transcriptie

1 Achmea Projecten Portfolio Management Fortes Seminar 9 oktober 2008 Door: Gerard Bijlholt Jan Wilmink! Moet = Moet! Belang vaststellen Clusteren Prioriteren Executeren Project X Project X Project X Project X 1

2 Wat is Achmea? 2

3 Inhoud 1. Context van Project Portfolio Management 2. Hoe doen we Project Portfolio Management? 3. Benodigde Gegevens 4. Gebruik Principal Toolbox (aanpak, hoe ziet het eruit?) 5. Advies 6. Reacties en Vragen 3

4 Context van Project Portfolio Management 4

5 Missie Achmea Portfolio Management Office (APMO) Het APMO ondersteunt de EB bij de besturing van de Achmea Project Portfolio* *Vernieuwing sturen via: Project Portfolio, die zowel projecten als programma s (een totaal van samenhangende projecten) omvat. 5

6 Waar past Project Portfolio Management? 6

7 Sturen vanuit de strategie van Achmea Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 DIVISIE Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 Project Portfolio Sturing per divisie Achmea SSC Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 Project Portfolio Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 Sturing per SSC Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 VERBINDEND Project Portfolio Sturing GIM Sturing 7 7

8 Project Portfolio Management Scope Initiatie- & aanloopfase Fase 1 Fase 2 Afronding Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 PIF PB PID VGR VGR RFC VGR EPR Strategisch plan BIP Projectenkalender Besluitvorming In DPSC / APSC Adviseren Monitoren PMO Rapporteren Registreren Entry Screening Toetsen 8

9 Achmea Project Portfolio Management: Inzicht in de strategische richting, omvang en samenhang in de project portefeuille Focus op doen we de goede projecten i.p.v. doen we de projecten goed Divisies blijven verantwoordelijk voor hun eigen project portfolio management, inclusief het aansluiten van de project portfolio bij de divisie strategie. Sturing vanuit APMO zal met name plaats vinden bij significante (strategische) veranderingen of grote wijzigingen in de project portfolio We monitoren wel of we de projecten goed doen: Voortgangsbewaking van projecten/programma s op TKGIOR* in het licht van de bijdrage aan de Achmea strategie / portfolio. *TKGIOR = Tijd, Kwaliteit, Geld, Informatie, Organisatie en Risico 9

10 Portfolio analyse Fasering Tijd Portfolio (product, proces en project) is continue in lijn met wijzigende strategie Portfolio analyse gericht op sturing DPSC s en DPMO s van voldoende volwassen niveau Optimalisatie 2008 Management Mapping project portfolio op SMART strategie Analyse project portfolio budget t/m dec 2007 Alignment Eerste portfolio analyse gericht op inzicht Introductie van de Project Portfolio Management methodiek t/m aug 2007 Inzicht Mei

11 Hoe doen we Project Portfolio Management? 11

12 Project Portfolio!Moet = Moet! Doelen Inspanningen Netwerk Belang Vaststellen (THEFD) Vaststellen prioriteiten Clusteren Volgtijdelijkheid en Samenhang Uitvoeren Projecten Plannen en Sturen : Executeren 12

13 Belang vaststellen (THEFD)? Doelgerichtheid = Bijdrage aan strategische doelen. Tempo = Bijdrage per maand doorlooptijd nog te gaan (gebaseerd op start en eind data). Haalbaarheid = Kan de lijn het aan (Verandervermogen van de lijn groot genoeg)? Kan GITS (als leverancier) het aan? Risico s voldoende afgedekt? (Kritieke) Resources beschikbaar (geld, medewerkers, tools)? Samenhang met andere activiteiten (projecten, beheer, lijn) geborgd? Voortgang tot nu toe goed genoeg (TGKIOR*)? Proven technology gebruikt? Efficiency = Bijdrage per geïnvesteerd geld (kosten en opbrengsten gebaseerd). Flexibiliteit = Zijn veranderingen in TGKIOR en Resources mogelijk zonder andere strategische doelen, projecten of de lijn teveel geweld aan te doen. *TKGIOR = Tijd, Kwaliteit, Geld, Informatie, Organisatie en Risico 13

14 Voorbeeld THEFD in Doel Inspanningen Netwerk Winst Doelen Meer omzet Minder kosten 30??? ER-Doelen M meer verkoop bestaande producten 25M Verkoop nieuwe producten SMART Doelen Project X D= 9,6 K=4,0 E=2,4 B= E= T=1.2 Programma Y D= 12,0 K=12 E=1,0 B= E= T=1,5 Project Z D= 6,0 K=4.0 E=1,5 B= S= T=3,0 Projecten / Programma s (maar ook Lijn inspanningen) % = Relatieve bijdrage 14

15 Clusteren Projecten kunnen een dusdanige afhankelijkheid van elkaar hebben dat ze niet afzonderlijk kunnen worden uitgevoerd. Dan worden ze geclusterd. Clusters van projecten worden in de besluitvorming en aansturing als cluster (totaalpakket) behandeld. Dus: je voert ze allemaal uit of geen. De portfolioanalyse is derhalve gericht op besluitvorming over de gehele cluster (dus alsof het 1 project betreft) Voortgangs monitoring kan wel plaats vinden op afzonderlijke projecten, om de voortgang van de totale cluster te monitoren. 15

16 Prioriteren Wat moet dat moet, maar je kunt je afvragen: moet het nu of kan het later moet het zo (duur) of kan het eenvoudiger accepteren we de consekwenties van niet doen Rangschikken langs verschillende THEFD invalshoeken geeft verschillende inzichten: Automatisch prioriteren gaat niet. Belang van de THEFD factoren verschilt na verloop van tijd en is afhankelijk van de situatie waarin het bedrijf(sonderdeel) zich bevindt. 16

17 Plannen en Sturen Projecten(Executie) Op basis van afgesproken Prince II methodiek, met bijbehorende templates en procesmodel Hier ligt de relatie met project management (executie) Hier ligt ook de relatie met de samenhang vraag, op inhoudelijke samenhang en op resources Nb Principal Toolbox ondersteunt dit met de modules Portfolio Management, Portfolio Gantt, Project Management, Resource Planning en Tijdschrijven, Boekingsregels 17

18 Besluitvorming Project Portfolio Inventarisatie projecten Belang; Samenhang; Haalbaarheid Prioriteren Besluiten Uitvoering projecten Voortgangs- Monitor Impact bij verandering Continue cyclus Strategie wijzigingen Organisatie wijzigingen Proces wijzigingen Project wijzigingen 18

19 Benodigde Gegevens 19

20 Project Portfolio Gegevensstromen Q1-08 Q2-08 Q3-08 Q4-08 Q1-09 Q2-09 Q3-09 Q4-09 Q1-10 Projectenkalender DPMO s Gegevensuitwisseling in PMO Raad afgestemd ( het Kasteel ) APMO Programma s; Projecten Programma / Project Manager Terug melden Programma / Project gegevens Aanvullende DPMO info voor APMO Aanvullende DPMO info voor DPSC Aanleveren Aanleveren Terug melden Programmagegevens Aanvullende DPMO info voor APMO APMO info tbv APSC DPMO en APMO gegevens in Principal Toolbox Gegevensuitwisseling o.b.v. Achmea Project Kompas (APK) templates, met Prince II als basis Rapportages en Voorstellen DPSC (Voorgenomen) Besluiten en Akties Rapportages en Voorstellen APSC Besluiten en Akties Divisie Directie EB Achmea 20

21 Gegevensset voor PPM Basis set Projectkenmerken: divisie, projectnaam, eigenaar, projectmanager Voortgang: scope, tijd, geld, kwaliteit, overall in stoplichten en toelichting Financials: jaarbegroting, werkelijk besteed, ETC of EAC op jaarbasis en projectdoorlooptijd, PBT effect Specifiek Score strategische waarde projecten Bijdrage aan change in domeinen (zoals Schade, Leven, Pensioenen,..) 21

22 Gebruik Principal Toolbox 22

23 Waarom ondersteunen met een tool? Complex Veel informatie Grote dynamiek Op 1 plaats vastleggen Beter inzicht in informatie Verminderen fouten bij overdracht Vasthouden van historie Minder handwerk Meer analyse en rapportage mogelijkheden 23

24 Hoe gedaan? Stap 1: Vooronderzoek Gevraagd is een voorstel pakketkeuze, voorziend in een puntoplossing om huidige proces en gegevens te ondersteunen, niet geïntegreerd met resource planning, financiële administratie,... Dit om het primaire Portfolio Management probleem op te lossen, zonder de hele integratieproblematiek* van Achmea op de schouders te nemen. Resulterend Advies is: gebruik Principal Toolbox. Dit tool is sterk vanuit Prince II project aanpak, flexibiliteit en eenvoud. Inzet van Principal Toolbox als applicatie benadrukt het eigenaarschap van gegevens door verantwoordelijkheden (project manager, DPMO, APMO) * De verwachting is dat over 2 á 3 jaar SAP hierin binnen Achmea meer geïntegreerd kan voorzien. Hiervoor nu SAP voor Portfolio Management implementeren is te zware overkill en vereist een groot en complex implementatie en inrichtingstraject met grote impact, kosten en doorlooptijd (advies CAP). Wordt t.z.t. weer bekeken. 24

25 Stap 2: Toets advies op werkelijke voordelen Vraagstelling Functioneel Passen de huidige gegevens: input en rapportages Zijn aanpassingen eenvoudig Is het gebruik eenvoudig Vraagstelling Technisch Past de applicatie in het eigen Achmea applicatie landschap Conclusies Principal Toolbox voldoet functioneel, vooral vanwege flexibiliteit en eenvoud, op gebied van besluitvorming en voortgangsbewaking. Technische fit van de applicaties in het Achmea applicatie landschap: SAAS is het aantrekkelijkst (snelle implementatie, schaalbaarheid, geen koppelingsproblematiek) Security aspecten bij SAAS nog verder af te dekken 25

26 Stap 3: POC Doelstelling was dat de divisies GITS, Sociale Zekerheid, en APMO in het eerste kwartaal van 2008 een functionele Proof of Concept (POC) met Principal Toolbox realiseerden. Hieruit bleek dat Principal Toolbox daadwerkelijk geschikt is om Project Portfolio Management te ondersteunen De te gebruiken architectuur / security is getoetst. Dit betreft voor security met name de afzonderlijke aspecten: security van de verbinding en security van de hosting partner(s). Nb - Er kan redelijkerwijs over Achmea totaal gerekend worden met 6 FTE besparing, resp. minder noodzaak tot uitbreiding. De totale investering verdient zich dus binnen 1 jaar terug. - Belangrijkste opbrengst is evenwel de kwaliteitsverbetering, omdat PMO s meer met hun wezenlijke taken bezig kunnen zijn, i.p.v. administratieve handelingen 26

27 Stap 4: Implementie Implementeer Principal Toolbox t.b.v. Portfolio Management bij alle PMO s: SZ, GITS en APMO gaan meteen door, o.b.v. de POC inrichting De andere DPMO s gaan, uiterlijk in 2008, eveneens aansluiten* Iedere nieuwe deelnemende PMO wordt standaard ingericht volgens het nieuwe gegevens-uitwisselingsmodel, zoals afgesproken in de PMO Raad**. Iedere PMO krijgt een eigen (gehoste) omgeving, opdat: Zelf aanvullende gegevens onderhouden kunnen worden (functioneel beheer) Overdracht van gegevens naar APMO gecontroleerd kan geschieden Projectleiders projectrapportages kunnen aanleveren in Excel vorm (volgens APK model). Divisie mag ook kiezen PL s in Principal Toolbox aan DPMO te laten rapporteren, resp. de gehele projectbeheersing met Principal Toolbox te faciliteren. Beheer: Gezamenlijke gegevens-uitwisselingsmodel door de PMO Raad Iedere PMO beheert zijn eigen aanvullende gegevens Richt een Principal Toolbox gebruikersvereniging op, o.l.v. PMO Raad * Implementatie volgorde onder regie van APMO af te spreken * * PMO Raad omvat alle hoofden PMO 27

28 Project model Achmea Project Kompas 28

29 Belang vaststellen: Strategische scores (GITS) Voorbeeld van gedeeltes strategische scores. 29

30 Samenhang vaststellen Ingebouwde Gantt editor in de Principal Toolbox 30

31 Genereren rapportages i.v.m. Executie Automatische rapportage op basis van de gegevens uit de Toolbox. 31

32 Vastleggen van historie i.v.m. Executie (aangevraagd budget, benodigde resources, etc.) 32

33 Portfolio Overzicht (Divisie SZ) 33

34 Consolidatie overzicht (bij APMO) Customized velden, hierdoor eenvoudig samen te stellen APMO overzichten. 34

35 Advies t.a.v. Aanpak Project Portfolio Management Zo n aanpak blijkt tot resultaten te leiden Scope vastleggen van Project Porfolio Management Eerst Organiseren Dan Processen afspreken, inclusief de besluitvorming Vervolgens Informatie uitwisseling afspreken, met glasheldere definities Moet-Moet ; en dan Belangrijkheid; Samenhang; Executie (driehoek) vaststellen Dan proefdraaien (met excel, powerpoint, word en papier) Als laatste pas een ondersteunend tool inzetten In Tool Quick Wins eerst Dan verder uitbouwen (dus faseren) 35

36 Meer informatie verkrijgbaar via Fortes Solutions Hoofdkantoor Enschede Capitool PL Enschede Tel: +31 (0) Vestiging Amersfoort Spacelab 9C 3824 MR Amersfoort Tel: +31 (0) Verenigd Koninkrijk Tel: +44 (0) info@principaltoolbox.co.uk Australië Tel: +61 (0) info@fortes.com.au info@principaltoolbox.com 36