- niet begrote mutaties in de reserves onder het grensbedrag (plus aanvullende criteria).

Transcriptie

1 NOTITIE FINANCIEEL AFWIJKINGENBELEID gemeente Schiedam Aan de raad van Schiedam. Onderwerp: Toedelen bevoegdheden budgetrecht naar het college. 1. Inleiding. Bij de voorbereiding van de nieuwe financiële verordening gemeente Schiedam is met de auditcommissie afgesproken dat er een beleidskader Financieel Afwijkingenbeleid wordt opgesteld. Dit werd veroorzaakt door twee vragen naar voren kwamen, t.w.: 1. Welke afwijkingen van de vastgestelde begroting vindt de raad acceptabel en welke niet? 2. Op welke moment informeert het college de raad vooraf en wanneer gebeurt dat achteraf? Deze notitie is bedoeld om de rol van het college op het terrein van de formele budgetbevoegdheid van de raad en de begrotingsrechtmatigheid 1 vast te leggen en transparant te maken. Uiteraard wordt in deze lijn de verhouding tussen het college en het ambtelijke apparaat vastgelegd in bijvoorbeeld de Organisatieverordening en de regeling Financiële Budgetverantwoordelijkheden. De notitie geeft een samenhangend kader voor het college en gaat in op de wijze en het tijdstip van informeren door het college aan de raad bij budgettaire afwijkingen. Het voordeel van zo n kader is dat de financiële verordening niet telkens gewijzigd hoeft te worden. In voorkomende gevallen wordt het beleidskader gewijzigd, wat ook meer voor de hand liggend is. Het vastleggen van een financieel afwijkingenbeleid is ingewikkelder dan op het eerste oog lijkt. Er zijn vele oorzaken en type begrotingsafwijkingen. De notitie gaat daarom eerst in op deze aspecten. Opgemerkt wordt nog dat het voorliggende onderwerp niet nieuw is. Onderdeel van het accountantsprotocol dat uw raad jaarlijks vaststelt, is de bijlage Richtlijnen begrotingswijzigingen programmabegroting van november De onderwerpen die in dat stuk benoemd zijn worden in deze notitie verfijnder uitgewerkt. Een vertaling van de oude richtlijnen van november 2005 naar het voorgestelde kader treft u aan in bijgevoegde transponeringstabel. De voornaamste verschillen zijn: - Bij een overschrijding op een krediet was de grens ; een overschrijding kleiner dan dit bedrag kan achteraf geautoriseerd worden door uw Raad. Voorgesteld wordt nu de grens aan te passen naar De inzet van reserves: was altijd vooraf; is nu voorgesteld een grens van te hanteren bij afwijkingen. Een onttrekking kleiner dan wordt dan achteraf door uw Raad geautoriseerd en hoeft de accountant niet als onrechtmatig mee te tellen. - Verder wordt meer gewerkt met de financiële rapportages die nu zijn voorgesteld en die in 2005 niet gebruikt werden. De essentie van het voorgestelde kader is dan ook dat: a. de voorstellen nieuwe beleid altijd vooraf door de raad worden geautoriseerd; b. voor afwijkingen binnen het bestaande beleid grensbedragen gehanteerd worden waaronder het college bevoegd is te beslissen en de raad achteraf de afwijking autoriseert. Het betreft de volgende grensbedragen: - voor kredieten onder het grensbedrag van ; - voor lasten en baten onder een grensbedrag van en afhankelijk van het type begrotingsafwijking; - niet begrote mutaties in de reserves onder het grensbedrag (plus aanvullende criteria). 1 Criterium: Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand gekomen te zijn binnen de grenzen van de vastgestelde begroting en hiermee samenhangende programma s De begroting hanteert maxima voor de lasten en baten die de raad beschikbaar heeft gesteld voor het college. Dit betekent dat de financiële beheershandelingen moeten passen binnen die begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van de raming, alsmede het juiste begrotingsjaar van belang zijn. 1

2 2. Formeel budgetrecht van de raad. Als er niets is geregeld over de wijze waarop en tot hoever het college mag handelen bij begrotingsafwijkingen of nieuwe activiteiten en hoe en wanneer ze de raad informeert, dan is iedere euro afwijking van de begroting inclusief wijzigingen formeel gezien onrechtmatig. Vanuit het formele budgetrecht van de raad (Gemeentewet) gezien zou het college, vooraf voor ieder euro die niet begroot is (ook overschrijdingen), eerst naar de raad moeten voor autorisatie. Een dergelijke werkwijze bevordert niet het efficiënt besturen van de stad noch een soepele bedrijfsvoering en/of besluitvorming. Transparante regels in deze zijn dus wel in ieders belang. 3. Niveaus van begroten In de financiële kolom 2 van Schiedam komen 3 begrotingsniveaus voor. In hiërarchische volgorde: 1. Programmabegroting: (De Raad o.g.v. de Gemeentewet formele budgetrecht en BBV): De Raad stelt de programmabegroting vast en daarmee per programma de uitgaven, inkomsten en mutaties in de reserves voor de programma s. Tevens worden de investeringskredieten vastgesteld. De inkomsten per programma worden als taakstellend beschouwd; uitzondering zijn de rijksinkomsten. Uitgaven en inkomsten worden conform het BBV (art.2 lid3 de bruto-benadering) afzonderlijk in een budget vastgesteld en dus niet als saldo! De begroting is de opdracht aan het college om bevoegd tot uitvoering conform de vastgestelde programmabudgetten, kredieten of mutaties in de reserves over te gaan.. 2. Productenbegroting: (het College o.g.v. het BBV uitvoering van de programmabegroting): De vastgestelde programmabegroting en wijzigingen daarop, worden vertaald naar de productenbegroting. Daarmee stelt het College de budgetten per product vast. 3. Afdelingsbegroting (Uitwerking van de Productenbegroting): Deze begroting bestaat uit een budget voor apparaatskosten en budgetten voor producten/activiteiten die zijn toegewezen aan een organisatieonderdeel. Deze toedeling gebeurt onder verantwoordelijkheid van de Directie en op basis van de productenbegroting; dit geldt ook voor investeringskredieten. Met het vaststellen van de Productenbegroting, geeft het College de kaders voor de afdelingsbegroting. Het werken met drie begrotingen houdt in dat er sprake is van drie autorisatieniveaus. Om de ramingen op orde te houden wordt gewerkt met begrotingswijzigingen. De centrale gedachte bij begrotingswijzigingen is dat zij volgend zijn op genomen besluiten door raad of college. Begrotingswijzigingen vinden goed beschouwd plaats op drie niveaus t.w.: Begrotingsniveau Autorisatie door: Doorwerking naar: a. Programma de Raad altijd ook b en c b. Product het College wel c, niet noodzakelijk a c. Afdeling Afdelingsmanager kan, maar hoeft niet. Het college kan autoriseren binnen één programma; dus bij 2 of meer producten uit hetzelfde programma als: - het programmatotaal niet wijzigt; - de realisatie van andere producten in dat programma niet in gevaar komt. De ambtelijke autorisatie ligt nu voornamelijk op de afwijking binnen één product (op niveau van economische categorie (ecl) en binnen de afdelingsbudgetten. Formeel invoeren van wijzigingen op dit niveau impliceert een opwaarts effect op het aantal. Toch kan het van belang zijn te kunnen sturen op dit laagste niveau. Denk bijvoorbeeld aan de beheersing van de kosten van externe inhuur in relatie tot het personele budget (ecl. 30 resp. 10). 4. Soorten begrotingsafwijkingen De eisen aan begrotingsrechtmatigheid maakt dat tussentijdse bewaking noodzakelijk is. Anders worden de oorzaken van begrotingsafwijkingen niet tijdig gesignaleerd en geanalyseerd. Voor de rechtmatigheid is het van belang dat begrotingsafwijkingen binnen het beleid blijven dat de raad heeft vastgesteld. Deze 2 Hiermee worden bedoeld alle betrokkenen, zowel bestuurlijk als ambtelijk, die financiële handelingen doen. 2

3 zijn dan niet strijdig met het budgetrecht mits deze in de tussenrapportages of jaarrekening (verplicht op basis van de BBV) achteraf worden gemeld en toegelicht met bijvoorbeeld een verwijzing naar raadsbesluiten of informatieverstrekking aan de raad. De accountant betrekt dit in de afweging voor al dan niet een goedkeurende accountantsverklaring voor rechtmatigheid. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad worden deze posten alsnog geautoriseerd. Deze gang van zaken geldt ook voor afwijkingen in prestaties of activiteiten die binnen de ramingen zijn gebleven. Enerzijds is dit moeilijk te meten en anderzijds volgt over het algemeen hierover een politiek debat en is geen terrein voor de accountant. In dit verband kennen we twee soorten begrotingsafwijkingen en wel: A. Begrotingsafwijkingen passend binnen het bestaande beleid: 1. Kostenoverschrijding of - onderschrijdingen van activiteiten die geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten (bijv. kostendekkende omzet, huur, subsidie). 2. Idem die een gevolg zijn van interne factoren: - doorberekening interne kosten, o.v.v. dat de totale apparaatskosten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden; - kapitaallasten mits de investeringskredieten door de raad zijn geautoriseerd; - afwijking als gevolg van fouten in de begroting; - dotaties aan voorzieningen. 3. Idem die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door externe factoren: - open-einde regeling (WWB klanten, WMO aanvragen, gladheidbestrijding e.d); - faillissement debiteur/vorderingen die niet meer geïnd kunnen worden; - wijzigingen landelijke wet- en regelgeving met financiële consequenties; - aanpassingen algemene uitkering gemeentefonds; - uitgaven van gemeenschappelijke regelingen; - realisatie op begrote subsidieverwachtingen; - de renteontwikkelingen; - uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn; - noodzakelijke afwaarderen door marktomstandigheden (duurzame waardevermindering); - onderzoeken achteraf. B. Begrotingsafwijkingen niet passend binnen het bestaande beleid: Kostenafwijkingen waarvoor de raad geen goedgekeurde begroting(swijzing) voor de betreffende activiteiten heeft vastgesteld. Als voorbeeld hiervoor wordt genoemd de doelgroep of de activiteiten zijn in de praktijk ruimer geïnterpreteerd en toegepast dan in de regelgeving omschreven. Dergelijke afwijkingen zijn goedbeschouwd onrechtmatig maar kunnen via de eerder aangegeven procedure van de jaarrekening of tussentijds via de bestuurlijke rapportages alsnog worden geautoriseerd door de raad. Dit moet wel inzichtelijk en helder worden gedaan. 5. Toetsing afwijkingen Hier worden de onderscheiden afwijkingen (uit hoofdstuk 4) verder benoemd. Aangegeven wordt de wijze waarop deze aan de raad kunnen worden voorgelegd. Dit vormt de opmaak voor het definitieve voorstel in hoofdstuk 6 b. 1. Beleidswijzigingen en investeringen Beleidswijzigingen worden in principe altijd 3 voorafgaand aan de implementatie voorgelegd aan de Raad. Eventuele begrotingswijzigingen die het gevolg zijn van de beleidswijziging worden tegelijkertijd met de behandeling van de beleidswijziging vastgesteld door de Raad. In de loop van het jaar dient uiterst terughoudend te worden omgegaan met beleidsvoorstellen met structurele budgettaire consequenties. Voor alle voorstellen voor nieuw beleid is de procedure van de Zomer- 3 Altijd wil zeggen in alle gevallen waar sprake is van beleidswijziging, al dan niet met financiële gevolgen. Het al dan niet hebben van financiële dekking doet aan deze procedure niks af. Dit geldt ook voor een beleidswijziging waarvoor dekking is gevonden binnen de begroting of hetzelfde programma en/of product. Immers de taakuitvoering binnen het programma wijzigt en een budget is taakgebonden. 3

4 nota en de Programmabegroting afgesproken. Hierdoor kunnen de voorstellen integraal worden afgewogen. Voorstellen voor beleidswijzigingen in het bestaande beleid met structurele budgettaire consequenties geldt in principe ook de procedure van de Zomernota en Programmabegroting. In principe wil zeggen dat de voorstellen tot beleidswijziging (accentverschuivingen) met een beperkte financiële omvang door het College afgehandeld zouden kunnen worden. Wel dient de Raad hierover geïnformeerd te worden. De grens voor het college om de raad vooraf of achteraf hierover te informeren wordt vastgelegd in het budgetkader voor het college (zie voorstel grens van en niet voor kapitaallasten). Voorstellen voor beleidswijzigingen in het bestaande beleid met incidentele budgettaire consequenties worden zoveel als mogelijk aangedragen in de bestuurlijke rapportage die in een begrotingsjaar wordt uitgebracht. Dit geldt ook voor accentverschuivingen binnen een programma om de geformuleerde prestaties te realiseren. Aangezien het bestaand beleid betreft wordt er een grens vastgesteld voor het college om de raad vooraf of achteraf hierover te informeren in het budgetkader (zie voorstel grens van ). In spoedeisende gevallen 4 kan bij beleidswijzigingen de procedure van het aparte raadsvoorstel met verplichte financiële dekking worden gebruikt. Dit gebeurt naar oordeel van het college. De autorisatie door de raad gebeurt dan vooraf. Investeringen die in de begroting zijn opgenomen worden bij de vaststelling van de programmabegroting beschikbaar gesteld. Het college kan deze uitvoeren. De Raad kan investeringen aanwijzen waar zij, voorafgaand aan de uitvoering ervan, eerst nog een apart voorstel voor wil hebben. De Raad autoriseert vooraf kredieten die niet in de programmabegroting staan. Dit is vergelijkbaar met beleidswijzigingen (wijziging van bestaand beleid/ starten nieuwe activiteiten/ intensiveren bestaande activiteiten, waarvoor geen budget in de begroting is opgenomen). Hetzelfde geldt ook voor het openen van voorbereidingskredieten. Ook het overschrijden van kredieten is niet begroot en dient vooraf door de raad te worden geautoriseerd. Om stagnatie in de uitvoering van het bestaande beleid door nieuwe resp. afwijking van geautoriseerde kredieten te voorkomen, wordt een grens in het budgetkader voor het college voorgesteld voor het vooraf of achteraf informeren aan de raad (zie voorstel grens ). 2. Nominale ontwikkelingen (onvermijdbaar, onuitstelbaar en onvoorzienbaar) Ook onontkoombare begrotingsafwijkingen moeten aan de raad worden gemeld. Hierop heeft het college geen invloed. Het gaat hierbij uitdrukkelijk niet om effecten van beleidswijzigingen (zie punt 1) In de begroting wordt op onderscheiden begrotingsposten uitgegaan van het prijsniveau van het voorafgaande jaar plus een geschatte compensatie voor loon- en prijsstijgingen. Omtrent dit laatste worden bij de Zomernota afspraken gemaakt over het percentage dat hiervoor gehanteerd mag worden. Bij aantoonbare hogere stijgingen kan tussentijds de aanpassing toegewezen worden aan afdelingsproducten. Er zijn ook andere externe oorzaken zoals open-einderegelingen en deelname aan gemeenschappelijke regelingen (=verplichte uitgaaf). Het gaat om onontkoombare meer of minder kosten voor de uitvoering van de afgesproken taak. Denk bijv. aan een onverwachte stijging of daling van het aantal aanvragen WMO, WWB cliënten, kwijtschelding OZB, verhoging van (verplichte) bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen e.d. Kortom effecten die het gevolg zijn van het lopende beleid en op basis van geldende regelgeving. De omvang wordt bij de begroting zo als mogelijk begroot. De effecten van deze nominale ontwikkelingen op de budgetten worden achteraf via de financiële rapportage(s) voorgelegd aan de Raad (huidige lijn geen grens). 3. Afwijkende inkomsten/meevallende middelen (onderschrijdingen) In het kader van de nieuwe financiële rapportages wordt aan de afdelingen gevraagd of de geraamde inkomsten volgens planning worden gerealiseerd en/of de budgetten bijstelling behoeven. Dit laatste gebeurt uiteraard alleen indien aangetoond kan worden dat het niet realiseren van de ramingen (nadeel) 4 Hieronder wordt ook verstaan de politiek gevoelige afwijkingen. 4

5 buiten de eigen invloedsfeer ligt. Denk aan legesinkomsten, belastingopbrengsten. Deze afwijkingen worden achteraf gerapporteerd in de financiële rapportages of programma rekening (huidige lijn). Uiteraard zal - indien een tegenvaller in de inkomstensfeer zich aandient - gekeken worden of uitgaven voor datzelfde product of in dat programma kunnen worden bijgesteld door het nemen van maatregelen. Het nemen van maatregelen is een vorm van beleidswijziging. Hier dreigt de realisatie van andere producten in gevaar te komen. Het nemen van beleidsmaatregelen is voorbehouden aan goedkeuring vooraf door de Raad (zie punt 1). Indien hiervan geen sprake is, dan wordt de raad achteraf geïnformeerd (binnen 1 programma en het programmatotaal wijzigt niet). Positieve afwijkingen op inkomstenramingen leiden niet automatisch tot bijstelling van de uitgavenbudgetten voor het uitoefenen van taken (bijv. hogere legesinkomsten aanwenden voor bijv. inhuur personeel). De taakuitvoering binnen het programma wijzigt en een budget is taakgebonden. Dit geldt ook voor budget-onderschrijdingen. De grens voor het college om de raad vooraf of achteraf te informeren wordt vastgelegd in het budgetkader voor het college (zie voorstel grens ). Regelmatig ontvangen we niet geraamde subsidies (van rijk, provincie) waar een bepaald doel aan verbonden is. Het geld mag dus alleen aan dat bepaalde doel gebruikt worden. Op het moment dat we dat geld gaan aanwenden en geld uitgeven, gebeurt dat formeel zonder toestemming van de raad. Hoewel dus per saldo er geen financiële gevolgen te verwachten zijn is het goed af te spreken dat dergelijke gevallen de raad geïnformeerd wordt (wel bruto!). De (huidige) grens voor het college om de raad vooraf of achteraf te informeren wordt vastgelegd in het budgetkader voor het college (zie voorstel grens ). 4. Administratieve correcties Bij het opstellen van de begroting kunnen fouten zijn gemaakt, waardoor ramingen moeten worden aangepast. Dit vraagt een duidelijke motivatie om de correctie rechtmatig te maken. Het college informeert de raad altijd zo snel mogelijk bij correcties met grote effecten. Leidt de correctie tot eventuele beleidswijzingen, dan wordt de raad vooraf geïnformeerd. Is de omvang beperkt dan wordt volgens de huidige lijn de raad achteraf geïnformeerd; in deze via de financiële rapportages. 5. Reserves en voorzieningen De reserves en voorzieningen zijn het wettelijke domein van de Raad. Uitgangspunt is dat de raad vooraf wordt geïnformeerd via de begroting, de bestuurlijke of financiële rapportages of een apart raadsvoorstel, als van het vastgestelde kader wordt afgeweken. In de begroting wordt rekening gehouden met de planmatige inzet van reserves, veelal bestemmingsreserves, voor het realiseren van beleidsvoornemens. Tot de geautoriseerde omvang en voor het aangewezen doel mag het college de inzet rechtmatig doen. Echter in de loop van een begrotingsjaar kan het nodig zijn om de reserves meer of anders in te zetten dan eerder was begroot vanwege het: - realiseren van nieuwe beleidsvoornemens/taken die nog niet zijn begroot; - overschrijden van geautoriseerde ramingen in de begroting voor de uitvoering van een taak/activiteit. De grens voor het college om de raad vooraf of achteraf te informeren wordt vastgelegd in het budgetkader (zie voorstel grens ). Aanvullende criteria voor het achteraf informeren zijn: - mits passend in het doel en - tot de maximale reikwijdte van de bestemmingsreserve (niet overschrijden). - aanspraken die onvermijdbaar, onuitstelbaar en onvoorzienbaar zijn. Voorzieningen zijn afgezonderde bedragen die worden aangewend voor bepaalde verplichtingen of risico s. De hoogte van de voorziening is hierop afgestemd en het doel kan niet worden gewijzigd. Het verschil met een bestemmingsreserve is dat de raad daar de mogelijkheid heeft om de bestemming van zo n reserve te veranderen; bij een voorziening kan dat niet of de verplichting moet vervallen. Voorzieningen worden gevormd ten laste van de begroting. Daarmee geeft de raad toestemming om dat geld voor dat specifieke doel, de verplichting, te besteden. Het is dan niet meer nodig dat de raad nog 5

6 een keer toestemming geeft om over de voorziening te beschikken. Verantwoording vindt achteraf plaats via de rapportages en de jaarrekening. Het instellen van een voorziening is een bevoegdheid van de raad. Dit gebeurt vooraf via een apart raadsvoorstel of de bestuurlijke rapportages. Een voorstel hiervoor van het college bij de jaarrekening, dus achteraf, is mogelijk. De raad autoriseert. 6. Begrotingsaanpassingen op basis van beheersbeslissingen Bij de begrotingsuitvoering doen zich allerlei beheersmatige afwijkingen van de begrotingsramingen voor. Zo kan de samenstelling van de kostensoorten wijzigen, een pand kan worden verkocht waardoor zowel lasten als baten wegvallen, binnen de afdelingsproducten kan een andere mix van activiteiten worden uitgevoerd binnen de taakstelling van het afdelingsproduct, lagere kosten op een kostenplaats met een lagere doorbelasting naar producten, e.d. Verandert de taakstelling dan is er sprake van een beleidswijziging; raad wordt vooraf geïnformeerd. Verandert de taakstelling niet en de aanpassing gebeurt budgetneutraal, dan wordt de Raad wordt achteraf geïnformeerd via de financiële rapportages of programmarekening. Dit is de huidige lijn. 7. Gevolgen bedrijfsvoering/interne organisatie Als gevolg van wijzigingen in de gemeentelijke bedrijfsvoering, interne organisatie, kunnen financiële afwijkingen optreden. Dit kan door huisvesting, personeel, gevolgen van interne planningen e.d. Het doorschuiven van investeringen is een voorbeeld dat op een product lagere kosten tot uitdrukking komen. Ook kan door intensivering werkzaamheden een investering in de tijd naar voren zijn gehaald. Eventuele beleidswijzigingen worden vooraf aan de raad voorgelegd (zie punt 1). De effecten op de budgetten van de gevolgen van de bedrijfsvoering worden achteraf via de financiële rapportages voorgelegd aan de Raad (= de huidige lijn). 8. Grondexploitaties: Het voornemen bestaat om een nota grondbeleid uit te brengen. Daarin moet worden aangegeven op welke wijze de middelen beschikbaar worden gesteld en hoe om te gaan met tussentijdse wijzigingen. Het kader voor dit onderwerp wordt separaat overeengekomen bij de vaststelling van de bedoelde nota. Het is een beleidsterrein waarop snel geschakeld moet kunnen worden. Zelfs als dit niet past in de fase van een exploitatie. Werkruimte voor het college kan dan van groot nut zijn. Dit zou wel impliceren dat verantwoording achteraf gebeurt! Soms is snel handelen geboden. Bijvoorbeeld de aan- of verkoop van panden die niet geraamd zijn. Vooraf de raad consulteren is niet altijd mogelijk (wel formeel nodig). Dit zou op te lossen zijn door in dit soort gevallen een kader te maken waarin het college gemachtigd is om in een bepaald deel van de stad grond of panden aan te kopen die in het belang van de ontwikkeling van dat gebied. Dit ware in de nota Grondbeleid mee te nemen. 9. Beleidslijn onvoorzien De algemene financiële beleidslijn is dat in alle gevallen waar geen sprake is van onvoorzienbare, onuitstelbare en onvermijdbare en incidentele budgetverhogingen, bij voorstellen c.q. bestuursbesluiten tot budgetverhoging gelijktijdig de financiële dekking wordt aangegeven (begrotingsevenwicht). Het college is voor een adequate begrotingsuitvoering door de Raad gemachtigd over de post Onvoorzien te beschikken (staande afspraak) indien: - het gaat om incidentele dekking door, - overschrijding van geautoriseerde lasten of onderschrijding van geautoriseerde baten, - van onvoorzienbare, onvermijdbare of onuitstelbare lasten. In de financiële rapportages legt het college hierover achteraf verantwoording af aan de raad. Gevolg hiervan is wel dat de post Onvoorzien in de begroting dus nimmer zonder toestemming vooraf van de gemeenteraad kan worden overschreden! 10. Ad hoc beslissingen bij privaatrechtelijk handelen In het politieke proces dient ruimte te zijn voor ad hoc beslissingen, waarbij verantwoording achteraf plaatsvindt. Dit met de bedoeling dat de raad de rechtmatigheid van deze besluiten achteraf accordeert. 6

7 Bij het verrichten van privaatrechtelijke handelingen, zoals aan- of verkoop van onroerend goed, is de bestendige gedragslijn dat volgens art. 160 lid lid 1 letter e van de Gemeentewet het college bevoegd is te besluiten. Echter op grond van artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet legt het college dit voorgenomen besluit, indien dit ingrijpende gevolgen heeft, aan de raad voor met de mogelijkheid om binnen een afgesproken termijn, te reageren. Het college verzoekt de raad hierbij, alvorens definitief te besluiten, eventuele wensen en/of bedenkingen van de raad ten aanzien van deze transactie kenbaar te maken. Wij merken hierbij op dat in het kader van de actieve informatieplicht (art. 169) de raad al rechtstreeks de besluitenlijsten van het college krijgt. Indien de raad vooraf is geïnformeerd en heeft ingestemd, dan vindt de formele verantwoording door het college achteraf plaats. 6. Voorstel Financieel Afwijkingenbeleid Binnen het Financieel afwijkingenbeleid maakt het college afspraken met de raad over de uitvoering van het budgetrecht van de raad en de begrotingsrechtmatigheid door het college. Daarbij is afgewogen het formele budgetrecht van de raad en de mogelijkheden om voor het college een soepele bedrijfsvoering en besluitvormingstrajecten mogelijk te maken. Het college heeft reële vrijheid bij het besturen van de stad en de uitvoering van de vastgestelde begroting. Het is ondenkbaar dat er niet of nooit van het vastgestelde beleid of de begroting wordt afgeweken omdat er gewoonweg gehandeld moet worden op of net over het randje van de kaders. Het is ook niet mogelijk van tevoren alle ramingen exact te doen. Dit vraagt om wederzijds vertrouwen en van het college tijdig en adequaat informeren van de raad zodat deze haar kaderstellende en controlerende rol kan waarmaken. De entree van de rechtmatigheid 5 maakt transparantie in de verhouding tussen raad en college wenselijker. Reële vrijheid voor het college om bevoegd van de vastgestelde begroting te mogen afwijken, is een gangbare optie. Daarvoor zijn de volgende punten in het geding: a. rapporteergrenzen; b. welke afwijkingen van de vastgestelde begroting vindt de raad acceptabel en welke niet en op welke moment informeert het college de raad hierover. De voor te stellen grenzen lijken wellicht stevig. Maar bedacht dient te worden dat de begrotingsomvang van Schiedam ruim 300 mln. is. Verder is meegewogen dat de raad op hoofdlijnen stuurt en uitgebreid behandelen van raadsvoorstellen van kleine financiële omvang ten koste gaat van de majeure beleidzaken. Dit stelt eisen aan de omvang van het ambtelijke apparaat. A. Rapporteergrenzen: Met rapporteergrens wordt bedoeld de grens waarboven een geconstateerde afwijking op een geautoriseerd budget (lasten, baten en investeringskredieten) in de p&c documenten moet worden toegelicht. Indien de geconstateerde afwijking onder de voorgestelde grens blijft, wordt alleen het bedrag gemeld; er volgt geen nadere toelichting. Daarbij moet op grond van het BBV (artikel 2 lid 3) de brutobenadering gehan-teerd worden; salderen van lasten en baten is niet toegestaan. De grens geldt voor zowel de voordelige als de nadelige afwijkingen. Voorstel rapporteergrenzen: 1. De rapporteergrens waarboven een afwijking verplicht moet worden toegelicht voor geautoriseerde: a. lasten en baten, te stellen op ; b. investeringskredieten, te stellen op ; c. mutaties in de reserves en voorzieningen, te stellen op Deze rapporteergrenzen hanteren in alle documenten van de p & c cyclus. 3. Onderwerpen van groot politiek belang, worden ongeacht de omvang van de afwijking en ongeacht de rapporteergrens toegelicht. B. Welke afwijkingen van de vastgestelde begroting vindt de raad acceptabel en welke niet 5 De accountant onderzoekt ten behoeve van de raad of alle uitgaven, inkomsten en balansmutaties passen binnen het kader van de door de raad vastgestelde begroting. 7

8 En op welke moment informeert het college de raad hierover? Het formele budgetrecht van de raad gaat er vanuit dat het college bevoegd is de programmabegroting uit te voeren en de budgetten te besteden die daarin zijn opgenomen. Indien lasten, baten of kredieten overschreden of onderschreden (dreigen) te worden of nieuw zijn, is dit niet in overeenstemming met de vastgestelde begroting en is er sprake van een onrechtmatige begrotingsafwijking. In de notitie is hieraan uitgebreid aandacht geschonken. Ook ontstaan in de loop van een jaar nieuwe lasten, baten en kredieten die nog niet begroot zijn maar voortvloeien uit het bestaande beleid. Voorstel voor het budgetkader van het College: 1. De bevoegdheid voor het college ten aanzien van besluitvorming over begrotingsafwijkingen binnen het bestaande beleid als volgt te bepalen: Soort College vooraf bevoegd en Raad autoriseert Raad autoriseert achteraf vooraf Investeringskredieten < > Eenmalige lasten en baten < > Structurele lasten, niet zijnde kapitaallasten, per jaar < > Lasten open-einde regelingen v.z.v. passend binnen betreffende regeling en verplichte uitgaven Geen limiet Bij beleidswijziging Hogere / nieuwe inkomsten aanwenden voor lasten (neutraal) voor doeluitkeringen < > Niet begrote mutaties in reserves < > Besluiten die het college bevoegd heeft genomen op grond van punt 1 worden zoveel als mogelijk in de eerstvolgende financiële rapportage verwerkt en daarmee achteraf door de raad geautoriseerd. Dit met in achtneming van het bepaalde in artikel 7. In de worden deze toegelicht. 3. Voor besluiten van het college die vooraf aan de raad moeten worden voorgelegd wordt de procedure van: a. het aparte raadsvoorstel gevolgd; een begrotingswijzing met financiële dekking is toegevoegd; b. de financiële rapportages, maar dat wordt expliciet in de rapportage aangegeven; c. de bestuurlijke rapportage indien beleidswijzigingen het bestaande beleid betreffen. 4. Het college is bevoegd te beschikken over voorzieningen en de raad hierover achteraf te informeren in de financiële rapportages of programmarekening, mits: a. de voorzieningen door de raad zijn ingesteld; b. het college bij de aanwending ervan binnen het doel en de omvang van de voorziening blijft waarvoor deze is ingesteld. 5. Het college is bevoegd over de gehele post Onvoorzien te beschikken indien dit is voor incidentele overschrijdingen op geautoriseerde lasten of onderschrijding op geautoriseerde baten die als onvoorzienbaar, onvermijdbaar of onuitstelbaar geduid worden. Daarover wordt de raad achteraf geïnformeerd in de financiële rapportages. In alle andere gevallen beslist het college naar eigen inzicht en via een apart voorstel aan de raad. 6. Het college is bevoegd te besluiten over afwijkingen die zich binnen één programma afspelen, mits; - het programmatotaal niet wijzigt; - de realisatie van andere producten in dat programma niet in gevaar komt; Dit wordt achteraf gerapporteerd in de financiële rapportages. 7. Er wordt apart een kader vastgesteld voor de grondexploitaties op basis van de nieuw op te stellen nota Grondbeleid. Daarin wordt ook een kader gemaakt voor aan- of verkoop van grond of panden zodat het college snel en adequaat kan handelen in het belang van de ontwikkeling van de stad. 8. Bij wijziging van het beleid dan autoriseert de budgettaire effecten de raad altijd vooraf. a. Voor lasten, baten en investeringskredieten die niet in de begroting zijn opgenomen en voortvloeien uit nieuw beleid, wordt de raad altijd vooraf gerapporteerd via de zomernota of programmabegroting (integrale afweging). 8

9 b. Bij incidentele budgeteffecten van beleidswijzigingen in het bestaande beleid wordt de raad op basis van de grenzen in artikel 1 geïnformeerd in de bestuurlijke rapportage (vooraf) of financiële rapportages (achteraf). c. Bij structurele budgeteffecten van beleidswijzigingen in het bestaande beleid wordt de raad op basis van de grenzen in artikel 1 geïnformeerd in de zomernota / programmabegroting (vooraf) of bestuurlijke rapportage (achteraf inhoudelijk en financieel via de financiële rapportages) of programmarekening. d. In spoedeisende gevallen, naar het oordeel van het college, wordt de procedure van het aparte raadsvoorstel met financiële dekking gevolgd. Dit gebeurt altijd vooraf. 9

10 SAMENVATTING budgetkader van het College Soort afwijking Afspraak Raad - College Informeren door College Wanneer Hoe 1. Beleidswijzigingen In het nieuw beleid Alle voorstellen nieuw beleid incl. financiële gevolgen In het bestaande beleid Politiek gevoeligheid Investeringen Bij vaststellen begroting uitgezonderd Afwijking geautoriseerd bedrag ter uitvoering bestaand beleid Nieuwe kredieten in het kader van bestaand beleid Krediet i.h.k.v. nieuw beleid de structurele budgettaire gevolgen: a. > per jaar, niet zijnde kapitaallasten Vooraf Zomernota of Programmabegroting. SPOED: apart voorstel Vooraf Zomernota of Programmabegroting. SPOED: apart voorstel b. < per jaar, niet zijnde kapitaallasten Achteraf Bestuurlijke rapportage (inhoud) en Financiële rapportages (budgettair) met incidentele budgettaire gevolgen: a. < Achteraf b. > Vooraf of via apart voorstel Gaat over bestuurlijke topics of budgettaire consequenties. Wordt eerst een apart voorstel gemaakt, dekking in begroting Als afwijking < ; Als afwijking > ; Vooraf Brief, eerstvolgende raadsvergadering en afspraak maken Vooraf Achteraf Vooraf Apart voorstel of apart voorstel Ongeacht omvang Vooraf, Bestuurlijke rapportage Apart voorstel zie punt 1. beleidswijzigingen Vooraf Zomernota of Programmabegroting. SPOED: apart voorstel 2. Nominale ontwikkelingen (onvermijdbaar, onvoorzienbaar en onuitstelbaar) Loon- en prijsstijgingen Open einde regelingen College heeft geen directe invloed op Bijdragen aan gemeenschappelijke re- werkelijke uitgaven. De geraamde budgetten zijn een schatting bij het opstellen van gelingen de begroting Eventuele beleidswijzigingen zie punt 1 Achteraf 10

11 3. Afwijkende inkomsten/meevallende lasten (onderschrijdingen) Zo snel mogelijk melden Achteraf Niet realiseren geraamde inkomsten Indien maatregelen getroffen worden zie punt 1 (nadeel) Indien budgetneutraal binnen één programma Achteraf Melden zo snel mogelijk Achteraf Positieve afwijkingen Niet automatisch beschikbaar voor bijstelling nadelen (hogere of nieuwe inkomsten of intensivering andere budgetten/taken: en lager uit- a. < Achteraf vallen uitgaven i.h.k.v. b. > (geen beleidswijziging) Vooraf bestaand beleid) c. meeropbrengsten leges en belastingen Achteraf event. aanwending voor lasten aangeven. Niet geraamde subsidies en bijdragen voor bepaalde doelen (doeluitkeringen) 4. Administratieve correcties Correctie foute ramingen in begroting (geen nieuwe) Bedragen alleen aanwenden voor het aangegeven doel en tot het bedrag dat is toegezegd c.q. ontvangen, indien bedrag: a. < Achteraf b. > Vooraf c. leidt tot beleidswijziging Vooraf Bestuurlijke rapportage Fouten maken aanpassing begroting nodig. a. Omvang is < Achteraf b. Omvang is > Vooraf c. Correcties leiden tot beleidswijzigingen. Vooraf Apart voorstel of bestuurlijke rapportage 5. Reserves en voorzieningen * RESERVES: Raming in begroting College mag beschikken over geplande inzet, dus tot het doel en begrote omvang van de individuele reserves. Afwijken van raming of door nieuwe voornemens die nog niet begroot zijn i.h.k.v. bestaand beleid m.u.v. die reserves die in nota Reserves en Voorzieningen zijn aangemerkt als egalisatiereserve. Achteraf a. als afwijking < en passend in het doel en tot de maximale omvang (niet overschrijden) en aanspraken die onvermijdbaar, onuitstelbaar en Achteraf onvoorzienbaar zijn b. als afwijking > Vooraf c. indien gevolg van beleidswijzigingen Vooraf Apart voorstel of bestuurlijke rapportage * VOORZIENINGEN: Instellen voorziening en toevoeging (budget). In begroting opgenomen voorzieningen Achteraf mogen door het college aangewend worden - dus voor doel en tot maximale omvang van de voorziening. Er zijn risico's/verplichtingen ontstaan waar nog geen voorziening voor bestaat. Vooraf of Bestuurlijke rapportage (voorstel) 11

12 6. Begrotingsaanpassingen o.b.v. beheersbeslissingen Gevolg van beheersmatige aanpassingen beleidswijziging Verandert de taakstelling, dan is dit een bij uitvoering begroting Geen verandering in taakstelling en budgetneutraal Toepassen hetgeen punt 1 aangeeft. Achteraf 7. Gevolgen bedrijfsvoering/interne organisatie Eventuele optredende beleidswijzigingen Toepassen hetgeen punt 1 aangeeft. Effect op budgetten Achteraf 8. Grondexploitaties(Grex'en) Afspraken over het budgetkader voor grex'en worden opgenomenin de nota Grondbeleid. 9. Beleidslijn post Onvoorzien Beleidslijn: In alle gevallen zijn voorstellen voorzien van financiële dekking (begrotingsevenwicht). Aanwending begrotingspost College is gemachtigd om te beschikken over de post voor Onvoorziene uitgaven indien: voor bud- - het gaat om om een incidentele uitgaaf, getoverschrijdingen en - voor overschrijding van geautoriseerde Achteraf nieuwe budgetten lasten of onderschrijden van geautoriseerde i.h.k.v. bestaand beleid baten, - van onuitstelbare, onvoorzienbare en onvermijdbare lasten. De ramingspost mag niet worden overschreden. 12