TELEFONIE. 3) We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk medewerkers nummerbehoud te geven.

Transcriptie

1 Inleiding TELEFONIE Met het nieuwe geb'ouw is ook een nieuwe telefooncentrale in gebruik genomen. De I\IHL wil optimale bereikbaarheid, zeker nu we werken met het flexibele werkplekconcept. De database van de nieuwe telefooncentrale is volledig opnieuw opgebouwd met enkele belangrijke uitgangspunten: 1) Alle frontoffices en afdelingen met een dienstverlenend karakter hebben een eigen afdelingstelefoonnummer gekregen. Op dat afdelingsnummer kunnen naar eigen inzicht collega's zich aan- en afmelden om deel te nemen aan het telefoonverkeer van de betreffende afdeling (groep). 2) Iedere medewerker heeft een eigen persoonlijk intern nummer waarmee je kunt inloggen op een willekeurig telefoontoestel. Dit telefoonnummer is gekoppeld aan je inlogaccount voor je PC. Alle telefoontoestellen, die op de flexibele werkplekken staan, zijn inlogtoestellen. 3) We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk medewerkers nummerbehoud te geven. Deze uitgangspunten zijn geformuleerd om de bereikbaarheid van een dienstverlenende afdeling zo groot mogelijk te houden. Op die manier is bereikbaarheid ook niet meer een kwestie van de werktijden van een medewerker, maar is er structureel tussen uur en uur iemand aanwezig om de telefoon op te nemen van de betreffende afdeling. Hieronder volgen de aanwijzingen voor het inloggen op je eigen toestel, je aanmelden voor een groepsnummer, het hanteren van de voic en het doorverbinden. Ook worden nog enkele extra faciliteiten toegelicht.

2 2.1. Inloggen op een vaste telefoon. Inloggen kan handmatig, maar ook door middel van het inloggen op een vaste PC (single-sign-on). Single-sign-on: 1) Je logt op gebruikelijke wijze in op PC of laptop met een kabel op een werkplek met een telefoontoestel. (Single-sign-on werkt dus niet als je wireless werkt). NB Single-sign-on werkt niet bij Apple gebruikers; die moeten dus altijd handmatig inloggen (pag. 8). 2) Als de PC is opgestart zie je in de balk rechtsonder een icoontje met een telefoontje. Klik erop met je rechtermuisknop en er verschijnt een schermpje in beeld. 3) Je vult je usernaam in en de pincode (12345). Om je telefoonverbinding te houden als je PC op screensaver komt, moet je ook nog twee opties aanvinken: Vul uw aanmeldgegevens in Gebruikers 10: L~~~~c! =~._.._". "~ , Pincode: ~~::.. "_ i [ 0pslaan I I: Annuleren I ~ Afmelden ihdien staridby/hibernclte QÄfmeldèri;alsscreènsa~èr slart. o Afrneldèn~is PC wordtvergrerideld ~ Oeteèteer hahd~atig afmelderi~an het toestel, '.' -', ','..,',,,,', ' >' " 4. Als alles gelukt is dan zie je dat aan het volgende icoontje rechtsonder op je taakbalk.

3 5) Als je uitlogt op je PC, sluit je ook je telefoontoestel af. Het icoontje ziet er dan als volgt uit: NB: Stappen 1, 2 er 3 zijn er alleen voor de eerste keer dat je inlogt. Daarna zijn er geen extra handelingen meer nodig bij het inloggen. Handmatig inloggen op een vast toestel: i.druk op het knopje met de wereldbol. Volg dan de instructies op het scherm. 2.De telefoon vraagt om je gebruikersnaam. Dit is je normale gebruikersnaam die je ook gebruikt om in te loggen op de computer. Je toetst de letters in via de nummertoetsen. 3.Na het intoetsen van je gebruikersnaam vraagt de telefoon om een pincode. Dit is Na deze handelingen ben je ingelogd op dit toestel met je eigen telefoonnummer en intern en extern bereikbaar. Elke avond om 11 uur loggen alle toestellen automatisch weer uit.

4 2.2. Werken met een groepsnummer Als je werkt op een Informatiepunt (clusterbureau) of secretariaat dan 'hoor' je bij een telefoongroep met een algemeen nummer. In de database van de telefooncentrale is jouw persoonlijke telefoonnummer al gekoppeld aan het betreffende groepsnummer. Je hoeft dus niet apart een handeling uit te voeren om deel te nemen aan de groep. Dus: 1) Als eerste log je in op een telefoon met je eigen persoonlijke nummer. Jouw persoonlijke nummer is gekoppeld aan de groep waarbinnen je werkt. Je bent nu bereikbaar onder het groepsnummer en onder je eigen interne nummer. Afmelden voor de groep Je kunt ervoor kiezen om (even) niet in de groep deel te nemen met telefoonverkeer. Je kunt je actief afmelden voor de groep maar bent dan nog wel bereikbaar onder je eigen persoonlijke nummer: De stappen: 1) Op je display van de telefoon zie je de optie 'meer". Kies voor de optie GLOG. Volg de instructies. Beschikbare opties rh~bî]\igl~:~~lg~!fm!ll~ll!iu~tiqk;;:'r;)~êr i

5 2) In je display krijg je een melding dat je uitgelogd bent. 3) Om je zelf weer aan te melden voor de groep, ga je naar de optie 'meer' in de display van je telefoon, selecteert GLOG en volg de instructies. "'..._-~..._.._~-_...,_...._..~----_. o 2.3. Werken in een groep met een keuzemenu en wachtrii. Deze instructie is alleen bestemd voor medewerkers, die werken op de I-zone, receptie of telefooncentrale. Deze frontoffices werken ook met een algemeen groepsnummer, maar hebben er nog andere functies bij zoals een keuzemenu achter het algemene nummer en een wachtrij met meldtekst van aantal wachtenden. Voor het aan- en afmelden op een groep zal je een actieve handeling moeten verrichten. Dat kan alleen op een type 9760 telefoon. Die heeft een knop voor aan- en afmelden (AFWG). NB: Wel altijd eerst inloggen met je eigen persoonlijke nummer. Aangemeld: Afgemeld:

6 2.4. Voic Elk algemeen telefoonnummer van een groep heeft een voic box. Voorlopig is het zo dat we maar een beperkt aantal licenties hebben voor de voic boxen. Als de mobiele telefonie medio 2010 uitgerold wordt zal deze achtervang bij geen gehoor of in gesprek anders geregeld worden. Docenten hebben nu als achtervang het clusterbureau (Informatiepunt), waarbij ze ingedeeld zijn. Voic box overdag: Als een toestel niet opgenomen wordt of in gesprek is wordt de beller doorverbonden met een voic box. Daar kan de beller een boodschap inspreken. Bij iedereen, die in die groep werkt, gaat dan een lichtje knipperen op de telefoonhoorn. Bericht afluisteren: 1) Druk op de toets met het envelopje. 2) Er wordt gevraagd om een pincode in te toetsen. Dat is ) Luister het bericht af. 4) Toets een 3 om het bericht te wissen. 5) Meld degene, waarvoor de boodschap bestemd is, via dat er gebeld is. Voic buiten kantooruren: Alle secretariaten, frontoffices en Informatiepunten hebben vastgestelde openingsuren. In de telefooncentrale zijn die vastgestelde openingsuren in geprogrammeerd. Als er gebeld wordt na sluitingstijd krijgt de beller een tekst te horen met de mededeling wat de openingstijden zijn. Er is geen mogelijkheid om een boodschap in te spreken. De meldteksten: Alle teksten van voic berichten worden ingesproken door een profession(3le stem. Als je een boodschap wil wijzigen dan kan je dat verzoek doen op onderstaand adres: nhltelefoongids@nhl.nl Op dit adres kun je ook je yragen stellen en eventuele wijzigingen of aanvullingen doorgeven voor de interne nummergids.