Hét jaarlijks topsport & zaken event

Transcriptie

1 De sprong naar bekendheid Standhouder- en sponsorinformatie 2017

2 Hét jaarlijks topsport & zaken event Fijn dat u tijdens Military Boekelo-Enschede 2017 van de partij bent. Wij gaan ervoor om er ook dit jaar sportief en zakelijk weer een fantastisch evenement van te maken. Uiteraard staat ook dit jaar ons team voor u klaar met als doel optimale service te verlenen. Daarnaast hebben wij voor u dit infobulletin samengesteld om u nog beter van dienst te zijn. Mocht u nog vragen hebben staan wij u graag persoonlijk te woord. U kunt ons bereiken op telefoonnummer Graag tot ziens tijdens de Week van de Military, 5 t/m 8 oktober Met sportieve groet, Robert Zandstra, voorzitter Military Boekelo-Enschede. 2

3 Inhoudsopgave Belangrijke gegevens Data, tijden en toegangsprijzen Openingstijden Toegangsprijzen Tijdschema Op- en afbouw & diverse informatie Opbouw Afbouw Diverse informatie Hoe kom ik op de Military Parkeren Wegwijs op de Military Koetsentochten & Business Events Boenders Catering Hotels Onze preferred suppliers Militarypassen & toegangsbewijzen Militarypassen Toegangsbewijzen

4 Belangrijke gegevens Locatie Hoofdterrein Military Boekelo-Enschede, Landsteinerlaan 59, 7548 AL Enschede (Boekelo). Contactgegevens Military Boekelo-Enschede Postbus 535, 7500 AM Enschede Landsteinerlaan 59, 7548 AL Enschede (Boekelo) Telefoon Fax Website Herfst-Fair Sandra Melief, telefoon Astrid Achterberg, telefoon Gemma Jansen, telefoon Sponsoring, marketing & communicatie Helen Wissink, telefoon Sponsoring & relatiemanagement en coördinatie koetsentochten Helen Wissink, telefoon Bestuur Robert Zandstra, voorzitter. Frans van Meggelen, vice-voorzitter. Paul Temmink, penningmeester. Hans Witte, bestuurslid. Roelyn van der Hoek, financieel & juridisch. Jeroen van Dijk, technische zaken. Military Boekelo-Enschede Military Boekelo Bedrijfsbureau Judith Kleinsman-Kuijpers, telefoon Military Boekelo-Enschede 4

5 Data, tijden en toegangsprijzen Openingstijden Military Classic Night-Fair Afbouw Zondag 8 oktober 17:00 tot uur Donderdag 5 oktober 19:00 tot uur Maandag 9 oktober 08:00 tot uur Herfst-Fair Donderdag 5 oktober Vrijdag 6 oktober Zaterdag 7 oktober Zondag 8 oktober Infopunt Zondag 1 oktober Maandag 2 t/m vrijdag 6 oktober 12:00 tot uur 12:00 tot uur 09:00 tot uur 10:00 tot uur tot uur tot uur Toegangsprijzen Donderdag 3 36,- (Military Classic Night Fair) Donderdag en vrijdag 3 8,50 / kind tot 12 jaar gratis. Zaterdag 3 27,50 / kind tot 4 jaar gratis / van 4 tot 12 jaar 3 5,-. Kassa Donderdag 5 oktober Vrijdag 6 oktober Zaterdag 7 oktober Zondag 8 oktober tot uur tot uur tot uur tot uur Zondag 3 10,- / kind tot 4 jaar gratis / van 4 tot 12 jaar 3 2,50. Passepartout 3 40,- (donderdag t/m zondag). Opbouw Herfst-Fair/Military Classic Night-Fair plein/ Hospitalities hoofdterrein Zondag 1 oktober tot uur Maandag 2 t/m woensdag 4 oktober tot uur Attentie: Afwijkende opbouwtijden in overleg met de organisatie. Military VIP Walking Crosscountry 3 130,- (zaterdag). Koetsentochten 3 35,- (maandag t/m vrijdag). 5

6 Tijdschema De Military woensdag 4 oktober uur Veterinaire keuring donderdag 5 oktober uur Dressuur vrijdag 6 oktober uur Dressuur zaterdag 7 oktober uur Crosscountry zondag 8 oktober uur Veterinaire keuring uur Springparcours/shows uur Prijsuitreiking Military Grand Café De Ruif zondag 1 oktober uur Café geopend Vanaf uur Familiy Matinee met live muziek maandag 2 oktober* uur Café geopend uur Mossel & Bokbier avond dinsdag 3 oktober* uur Café geopend uur Live muziek of DJ woensdag 4 oktober* uur Café geopend donderdag 5 oktober* uur Café geopend vrijdag 6 oktober* uur Café geopend uur Live muziek of DJ zaterdag 7 oktober* uur Café geopend zondag 8 oktober* uur Café geopend * 3 t/m 8 oktober uur Restaurant à la carte geopend Perfect Sky Square donderdag 5 oktober uur Square geopend uur Military Classic Night-Fair vrijdag 6 oktober uur Square geopend zaterdag 7 oktober uur Square geopend zondag 8 oktober uur Square geopend Military Classic Night-Fair Een unieke happening die u helemaal in de sfeer van de Military brengt. Tegen het decor van het Military-village is er een boulevard met mode, beauty, wellness en lifestyle. Er zijn shows, presentaties, demonstraties. En niet te vergeten: diverse proeverijen en wine & dine-arrangementen. Geniet van een goed glas, culinaire verrassingen en de bijzondere ambiance. Of trakteer uw businesspartner, vrienden, familie of collega s op de Military Classic Night-Fair. Een all inclusive arrangement voor de Military Classic Night-Fair bedraagt slechts 36,- (incl BTW) per persoon. Herfst-Fair Op onderstaande dagen is ook de mini-military geopend. Een heuse Crosscountry-rit voor de allerkleinsten op jouw favoriete pony. Vrijdag 6 oktober Van tot uur Zaterdag 7 oktober Van tot uur Zondag 8 oktober Van tot uur donderdag 5 oktober uur Military Herfst-Fair uur Military Classic Night-Fair vrijdag 6 oktober uur Military Herfst-Fair zaterdag 7 oktober uur Military Herfst-Fair zondag 8 oktober uur Military Herfst-Fair 6

7 Op- en afbouw & diverse informatie Opbouw De opbouw vindt plaats vanaf zondag 1 oktober t/m woensdag 4 oktober. De Herfst-Fair stands en alle hospitalities op het hoofdterrein dienen uiterlijk woensdag 4 oktober om uur ingericht te zijn. Uw Crosscountry hospitality kunt u vanaf donderdag 5 oktober inrichten. Wij vragen u vooraf contact op te nemen met ons secretariaat op het hoofdterrein om de laatste stand van zaken met betrekking tot toegankelijkheid van de Crosscountry hospitality te vernemen. De Crosscountry hospitality dient uiterlijk vrijdag 6 oktober om uur gereed te zijn. Afbouw De afbouw van de Herfst-Fair vindt plaats zondag 8 oktober vanaf uur en maandag 9 oktober. De afbouw van de Crosscountry hospitality vindt plaats op zondag 8 oktober. Wij raden u aan uw Crosscountry hospitality direct na afloop van de wedstrijd leeg te ruimen. Diverse informatie Schone stand, hospitality & vuilafvoer Protocol en bewegwijzering worden u met de overige bescheiden voor aanvang van het evenment uitgereikt. Gelieve hier strikt kennis van te nemen. Uw stand/hospitality dient aan het eind van het evenement/crosscountry schoon te worden opgeleverd. De schoonmaakkosten die het gevolg zijn van niet schoon opgeleverde stand/hospitalityruimte zullen door Military Boekelo-Enschede in rekening worden gebracht. Afvalprotocol U ontvangt het volledige afvalprotocol separaat. Deze is tevens op te vragen bij het secretariaat. Koffie, lunch & diner Het Military Café is geopend van: zondag 1 oktober uur maandag 2 en dinsdag 3 oktober uur woensdag 4 t/m zaterdag 7 oktober uur zondag 8 oktober uur Het Military Café vindt u direct na de hoofdingang aan uw linkerhand. Parkeren tijdens op- en afbouw Uw P-kaart geeft toegang tot een parkeerplaats nabij het hoofdterrein tijdens de opbouw. Tijdens de op- en afbouw zijn auto s/bussen toegestaan op het terrein van de Herfst-Fair. Om toegang te krijgen tot het hoofdterrein krijgt u bij het infopunt een toegangskaart overhandigd die u achter de autoruit dient te plaatsen. 7

8 Stand/hospitality bevoorrading tijdens de wedstrijd (5 t/m 8 oktober) Tijdens de wedstrijddagen zijn auto s/bussen op de Herfst-Fair en het hoofdterrein niet toegestaan. Wel is de mogelijkheid om gebruik te maken van onze service stand/hospitality bevoorrading voor een bedrag van 3 40,- exclusief BTW per uur. Reserveren via herfstfair@military-boekelo.nl Pinautomaat Er bestaat de mogelijkheid om een mobiele pinautomaat te huren tijdens Military Boekelo-Enschede. Voorafgaand aan de Herfst-Fair ontvangt u per mail het aanvraagformulier. Dit formulier kunt u tot uiterlijk woensdag 27 september retourneren. Indien u geen formulier heeft ontvangen, kunt u deze opvragen via herfstfair@military-boekelo.nl Beveiliging & Stand/hospitality bewaking Nachtbewaking is er vanaf zondag 1 oktober tussen en uur. Dag- en nachtbewaking (24-uurs) is er vanaf woensdag 4 oktober tot en met maandag 9 oktober uur. Wij adviseren om uw stand/hospitality zondag 8 oktober af te bouwen. Nachtbewaking van de Crosscountry is er vanaf vrijdag 6 oktober. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vermiste en/of gestolen goederen. Diefstalpreventie Wij adviseren u zeer dringend om diefstalgevoelige goederen tijdens de opbouwperiode zo laat mogelijk in uw stand/hospitality te plaatsen en om direct met de start van de afbouw de diefstalgevoelige goederen veilig te stellen. Laat deze goederen in geen geval onbewaakt op uw stand/hospitality. De ervaring leert ons dat u door enige aandacht aan preventie te schenken de kans op diefstal zeer klein kan maken. Verzekering De stand/hospitality tent wordt niet door de organisatie verzekerd. Standhouders en Sponsoren dienen hier zelf zorg voor te dragen. EHBO & toilet Op verschillende plaatsen op het hoofdterrein zijn EHBO posten. Deze EHBO posten worden duidelijk aangegeven door middel van borden. Er is op het hoofdterrein een toilet voor gehandicapten. 8

9 Boarding De afmeting van de borden: 1 meter hoog en 3 meter breed. Voorkeur materiaal: 10 mm dik geschuimd PVC. De boarding kan op donderdag 28 september en vrijdag 29 september worden aangeleverd op de daarvoor bestemde glasbokken. Volg hiervoor borden leveranciers. De boarding kan op maandag 9 oktober worden afgehaald op het hoofdterrein in de oefenspringweide achter het secretariaat. Mondice Reklame (boarding) Contactpersoon: de heer M. Brands, telefoon , m.brands@mondice.nl Vlaggen & banieren Vlaggen en banieren kunnen uiterlijk tot 28 september worden aangeleverd. Het afleveradres is: Dynamast BV, T.a.v. Danny Faulhaber, Echelpoelweg 14, 7595 KA Weerselo. Vlag/banier dient voorzien te zijn van: - Naam bedrijf en naam vlag/banier - Retouradres vlag/banier - Afmeting vlag/banier Van de vlaggen en banieren die na deze datum worden afgeleverd, kunnen wij niet garanderen dat deze op tijd worden ingehangen. Na afloop van het evenement zal Dynamast ervoor zorgen dat alle sponsoren hun vlaggen en banieren (ongewassen) opgestuurd krijgen. Deze kunnen niet meer worden opgehaald. Dynamast heeft de beschikking om ook vlaggen en banieren te drukken. Deze dienen tijdig besteld te worden. Dynamast (vlaggen & banieren) Contactpersoon: de heer D. Faulhaber, telefoon , info@dynamast.nl 9

10 Toegangsbescheiden Toegangsbewijzen U heeft recht op een korting op de toegangsbewijzen. Deze korting is reeds verwerkt in onderstaande prijzen: Woensdag Gratis Donderdag (volwassen) 3 6,50 Donderdag (kind 4 tot 12 jaar) Gratis Vrijdag (volwassen) 3 6,50 Vrijdag (kind 4 tot 12 jaar) Gratis Zaterdag (volwassen) 3 22,- Zaterdag (kind 4 tot 12 jaar) 3 4,- Zondag (volwassen) 3 8,- Zondag (kind 4 tot 12 jaar) 3 2,- Military VIP Walking Crosscountry (alleen zaterdag) 3 110,- Military Classic Night-Fair 3 30,- Passepartout 3 32,- (donderdag t/m zondag) Kinderen onder 4 jaar gratis. Prijs per kaart exclusief BTW. De prijzen zijn per persoon/per dag. Reserveren via kaarten@military-boekelo.nl Toegang wedstrijd week Sponsoren en standhouders hebben toegang tot Military Boekelo-Enschede op vertoon van een toegangsbandje. Deze zijn geldig tijdens de wedstrijddagen. Dit toegangsbandje is niet geldig voor de Military Classic Night-Fair op donderdagavond 5 oktober. Elke sponsor ontvangt, naast het sponsorpakket, 2 toegangsbandjes. Elke standhouder ontvangt 3 toegangsbandjes. Het bewakingspersoneel is uitdrukkelijk geïnstrueerd om personen zonder toegangsbandje de toegang te weigeren. Voorafgaand aan het evenement ontvangt elke sponsor/ standhouder een gastenlijst. Hierop kunt u aangeven welke 2 of 3 medewerkers een toegangsbandje nodig hebben. Na verwerking ontvangt u een bevestigingsmail met e-ticket(s) om te downloaden. De toegangsbandjes zijn met het e-ticket op te halen bij de Crew hospitality bij de hoofdingang. Tevens ontvangt elke sponsor/standhouder 1 digitale parkeerkaart. 10

11 Hoe kom ik op de Military Parkeren Parkeerkaarten Elke standhouder heeft recht op 1 parkeerkaart die toegang geeft tot een parkeerplaats dichtbij het hoofdterrein. Deze parkeerkaart is geldig van donderdag 5 t/m zondag 8 oktober. Elke sponsor ontvangt het aantal parkeerkaarten conform de overeenkomst in het sponsorpakket. Deze parkeerkaarten zijn geldig voor zaterdag 7 oktober en zondag 8 oktober. Voor de overige dagen heeft u geen parkeerkaart nodig. U dient de aanwijzingen van onze medewerkers op te volgen. Voor de zaterdag zijn alleen extra parkeerkaarten te bestellen voor het parkeerterrein Het Rutbeek. Per Syntus shuttlebus word u naar de hoofdingang gebracht. Rutbeek parkeerkaart 3 10,- Prijs per kaart exclusief BTW. Reserveren via kaarten@military-boekelo.nl Parkeren touringcar Touringcars dienen geparkeerd te worden op het Unicum terrein aan de Boekelosestraat. Routing en parkeerfaciliteiten Op woensdag 4, donderdag 5 en vrijdag 6 oktober zijn de parkeerterreinen rond het hoofdterrein aan de Boekelosestraat voor alle gasten beschikbaar. Niet-parkeerkaarthouders. Volg de route Bezoekers -> 6. Vanaf de parkeerterreinen Het Rutbeek vervoert Syntus u snel naar de hoofdingang. De tijden van de eerste en laatste pendelbussen van en naar de parkeerterreinen zijn: Zaterdag vanaf uur Laatste bus uur vanaf het Military hoofdterrein Zondag vanaf uur Laatste bus uur vanaf het Military hoofdterrein Vanaf het NS station Op zaterdag en zondag rijdt er een shuttlebus vanaf het NS-station Enschede naar het hoofdterrein en terug. Zaterdag vanaf uur (kwartierdienst) Laatste bus uur vanaf het Military hoofdterrein Zondag vanaf uur (halfuurdienst) Laatste bus uur vanaf het Military hoofdterrein Wegwijs op de Military Toegang tot het hoofdterrein U krijgt alleen toegang tot het hoofdterrein met een voor die dag geldend toegangsbewijs. Wilt u na binnenkomst het terrein weer verlaten om later terug te keren, haal dan een stempel bij de entree, anders wordt u beslist de toegang geweigerd. Parkeerkaarthouders (P1 t/m P4). Op zaterdag 7 en zondag 8 oktober is de verkeerssituatie gewijzigd. Volg route P-kaarthouders -> 7. 11

12 Koetsentochten Stap niet op het paard, maar in de koets en beleef de Military sfeervol en in stijl achter paardenruggen! Laat u ontspannen rondrijden en voel u de koning te rijk terwijl u geniet van de natuur en het Crosscountry parcours. Houd u voldoende tijd vrij in uw programma voor het opstappen. Dit neemt vaak meer tijd in beslag dan u denkt, zeker voor grotere groepen. Alleen op deze manier zijn wij in staat om de koetsen beter op tijd te laten lopen dan de treinen in Nederland! - Maandag 2 oktober t/m vrijdag 6 oktober ,- per persoon. Contactpersoon: Helen Wissink Reserveren via h.wissink@military-boekelo.nl Business Events Wat begon als een hippisch evenement is tegenwoordig ook uitgegroeid tot een van de grootste business-to-business events van Nederland. Ondernemers en bestuurders hebben ontdekt dat het evenement zich bij uitstek leent om zakenrelaties uit binnen- en buitenland uit te nodigen. Ons evenement beschikt tijdens de Week van de Military over ruim zevenduizend vierkante meter congresruimte. Geen saaie systeemplafond omgeving maar een sjiek en professioneel geoutilleerde ambiance waar serieuze zaken en presentaties worden gecombineerd met een activiteit in een sfeervolle outdoor setting. Graag gaan we met u in gesprek om diverse mogelijkheden te bespreken! Interesse? Mail dan naar Helen Wissink. Contactpersoon: Helen Wissink Reserveren via h.wissink@military-boekelo.nl 12

13 Catering Een van de meest prettige trekjes van Military Boekelo-Enschede is de uitstekende verzorging van de inwendige mens. Onder vakkundig toezicht en met de culinaire hoogstandjes is de catering op Military Boekelo-Enschede inmiddels een begrip geworden. Euregioweg 358, 7532 SN Enschede Telefoon Beckumerkerkweg 20, 7554 PV Beckum Telefoon Contactpersoon: Nicole Nijenkamp. Contactpersonen: Marloes en Roy Boenders of Bas ter Beke. Hotels In samenwerking met gerenommeerde hotels hebben wij speciale Military-arrangementen samengesteld. Kijk voor de meest recente aanbiedingen & informatie op Op onze website vindt u tevens informatie over B&B s en campings in de omgeving van Boekelo. 13

14 Preferred suppliers De onderstaande bedrijven zijn de preferred suppliers van Military Boekelo-Enschede Groen Groenvoorziening Axent Groen Contactpersoon: de heer G.J. van Silfhout Telefoon: Inrichting hospitalities Westerhuis Verhuur Twente Contactpersoon: mevrouw E. Janmaat Telefoon: Catering Beleef catering by Good Food Concepts Contactpersoon: mevrouw N. Nijenkamp Telefoon: Catering Boenders Catering Contactpersoon: mevrouw M. Kruip Telefoon: HRM Partner In Person uitzendbureau Contactpersoon: mevrouw A. Pot Telefoon: Standbouw Zwierink standbouw Contactpersoon: de heer M. Luijten Telefoon: Schoonmaak Asito Contactpersoon: de heer G. Westerink Telefoon: Beveiliging RJ Security Contactpersoon: de heer P. Keizers Telefoon: Vlaggenmasten Dynamast Vlaggenmasten Contactpersoon: de heer D. Faulhaber Telefoon: Reclameborden Mondice Reclame Contactpersoon: de heer M. Brands Telefoon: Bloemenleverancier Jongbloed Bloemenhandel/Passie voor groen Contactpersoon: de heer M. Jongbloed Telefoon: Audio & video Hecla Contactpersoon: de heer J. Grooters Telefoon: Uitgever Van Deinse Media Contactpersoon: mevrouw A. Achterberg Telefoon: In deze gids is informatie verwerkt die tot onze beschikking was op het moment van productie. Wij behouden ons het recht voor wijzigingen in de organisatie, logistiek, of voorwaarden door te voeren. Hoewel deze informatiegids met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, zijn de organisatoren niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie. Aan de inhoud van de informatiegids kan op geen enkele wijze rechten worden ontleend of aanspraken worden gemaakt. De voorwaarden waaronder aan de Military Boekelo- Enschede kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in de deelnemingsvoorwaarden. Deelnemers aan dit evenement hebben bij inschrijving verklaard akkoord te zijn met deze voorwaarden. De deelnemingsvoorwaarden zijn op te vragen bij de organisatie. De genoemde prijzen zijn exclusief BTW. 14

15 Stichting CCI Boekelo Postbus AM Enschede T +31(0) F +31(0) E info@military-boekelo.nl I