CONCEPTONTWIKKELING LOGISTIEK IN ZORG. 14 november 2012 VERSLAG

Transcriptie

1 CONCEPTONTWIKKELING LOGISTIEK IN ZORG 14 november 2012 Aanwezig: Luc Vullers voorzitter Tom Vanpoucke secretaris Anja Van Coillie administratief medewerker/patrimonium Ines Cardoen - verantwoordelijke Residentie Deeveland Eveline Depruyst - hoofdverpleegkundige Filip Vandendriessche - technische dienst Rita Latré centrumleider lokaal dienstencentrum Griet Seroels directeur WZC Alex de Kind Probis Verontschuldigd: Bernard Pottie financieel beheerder VERSLAG 1. DOELSTELLING WORKSHOP De doelstelling van deze workshop is het uitwerken/vastleggen van het logistiek concept i.f.v. de doelstellingen van de organisatie en dit te vertalen op strategisch, tactisch (ordermanagement, distributiematerialen, distributieschema s en assortiment) en operationeel niveau. Pagina 1 van 8

2 2. TOELICHTING THEMA A) Algemeen Doelstellingen logistiek: verzorgen van de juiste goederen of service naar de juiste plaats op het juiste moment in de gewenste toestand op een wijze die voor het uitvoerend bedrijf het meest gunstig is Kenmerken logistiek in de zorg Te onderscheiden (logistieke) aspecten Statements inzake logistiek in de zorg Kosten en opbrengsten Formuleren van basisdoelstellingen: Lage operationele kosten; personeelskosten / kosten onderhoud / transportkosten / bestelkosten Lage kapitaalkosten; kosten van de voorraden (geïnvesteerd kapitaal), kosten voor het houden van voorraden (ruimte, verwarming, verlichting), afschrijvingen Hoge / optimale opbrengsten (klantenservice); korte levertermijnen, hoge flexibiliteit, voldoende voorraden (geen néé verkopen) B) Processen Inkoop (is geen logistiek proces, maar heeft wel een belangrijke impact) Goederenontvangst: basistaken en aandachtspunten Distributie: interne en externe transporten Magazijnen: aantallen en samenstelling C) Te maken keuzes Uitgangspunten logistiek concept bepalen Doelstellingen van de organisatie. Te vertalen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Thema s op strategisch niveau: - Doelen t.a.v. operationele kosten - Doelen t.a.v. kapitaalslasten KOSTEN - Locatie voorraden - Doelen t.a.v. klantenservice - Automatiseringsniveau en beheersinformatie OPBRENGSTEN Pagina 2 van 8

3 PRODUCT COMBINATIE MET AANDACHTSPUNTEN Voeding Keuken - Toegang - HACCP - Goederenontvangst Technisch materiaal Atelier technische dienst - Goederenontvangst (beschikbaarheid) Medicijnen Leefgroep/afdeling? - Goederenontvangst Overige goederen - Centraal / decentraal? - Magazijn? - Verzorgingssets - Leefgroep / afdeling of centraal? - Medisch materiaal - Leefgroep / afdeling of centraal? - Incontinentiemateriaal - Bewonerskamer? - Dranken Keuken? - Leefgroep / afdeling of centraal? - Schoonmaakartikelen - Dosering maxiverpakking - Computermateriaal - Afzonderlijke berging (temperatuur)? - Kantoormateriaal - Leefgroep / afdeling of centraal? - Linnen en bedrijfskleding - Noodzaak? 3. BESPREKING THEMA LOGISTIEK A) Concept logistiek De centrale strategische vraag betreft de zogenaamde autonomie van de organisatie: Hoe groot moeten de voorraden zijn of hoe lang wil men verder kunnen werken als de bevoorrading wegvalt? Ook in deze bestaat de mogelijkheid om uit te besteden (cfr. systeem Hospital Logistics, Essers). De bespreking heeft geleid tot volgende conclusies: - De belangrijkste doelstellingen zijn: geen nee-verkopen te realiseren en het aanleggen van voorraden van cruciale producten. - Het logistieke niveau van de voorziening moet goed aansluiten bij de interne distributie. Vertaald naar het concept betekent dit dat de logistieke diensten (afh. van de eventuele Pagina 3 van 8

4 huidige inplanting goed moeten (kunnen) aansluiten op de toekomstige gebouwen en diensten (loopafstanden, bereikbaarheid, ). - Ontvangst van de goederen verloopt veelal via de technische dienst. Het kan een voordeel zijn om met specifieke leverperiodes te werken en om op de bestelbon de uren van levering aan te geven (en een consequente toepassing ervan) om de controle over het geleverde te behouden. Tevens dient er over gewaakt te worden dat een pakbon wordt afgetekend voor ontvangst om latere discussies te vermijden. - Het OCMW van Meulebeke werkt voor sommige bestellingen over de verschillende disciplines heen (woonzorgcentrum, centrale diensten, lokaal dienstencentrum, ) en naar de toekomst toe mogelijk over gemeentelijk vlak (OCMW diensten, gemeentelijke diensten (gemeentehuis, gemeenteschool, ) heen. - De keuze van autonomie bepaalt het volume (= te vertalen in oppervlakte) van opslag (autonomie; bijv. 2-wekelijks of maandelijks, bepaalt het aantal bestellingen en bijgevolg de grootte van het centrale magazijn). Tijdens de bespreking werd gesproken om een voorraad van ca. 4 weken (een maand) aan te leggen (cfr. huidige situatie). - Het OCMW is voorstander van het systeem waarbij door de externe leveranciers wordt aangeleverd op loskadeniveau. - Het wordt niet wenselijk geacht dat er veel mensen van buiten de eigen organisatie rondlopen in huis. In die optiek zijn leveringen tot op de plaats van gebruik (op de afdeling) niet aan de orde. Vanuit het centrale magazijn zal er geleverd worden op niveau van de afdelingen. Bijgevolg zijn op dit niveau de nodige bergruimten te voorzien. B) Keuzes PRODUCT COMBINATIE MET AANDACHTSPUNTEN Voeding Technisch materiaal Medicijnen Keuken (zie workshop keuken) Atelier technische dienst (huidige locatie is té beperkt in ruimte). De opslag van medicatie dient aan de verpleegpost (op afdelingsniveau 32/33 - Toegang: apart, individuele entiteit - HACCP - Goederenontvangst: (chef-kok) - Technische dienst is overkoepelend (dit betekent voor het volledige OCMW incl. serviceflats) werkzaam. - Het nieuwe woonzorgcentrum zal een belangrijke klant zijn van de technische dienst. - afgesloten ruimte!! - samenwerking lokale apotheken Pagina 4 van 8

5 Overige goederen - Verzorgingssets en -materiaal bewoners) plaats te vinden - centraal magazijn - decentraal op de afdelingen (32 bewoners) - Centrale voorraad met incontinentiemateriaal - Op afdeling per 32/33 bewoners gecombineerd met proper linnen (= opslagruimte proper linnen) - Koelkast te voorzien voor (gekoelde/te koelen medicatie) detail bij bespreking verpleegpost - Voor alle goederen wordt gemiddeld een autonomie voorzien van ca. 4 weken (magazijn) + ca. 1 week (afdelingen) = 5 weken - - Medisch materiaal - Cfr. verzorgingssets en materiaal - Incontinentiemateriaal - Centrale voorraad met incontinentiemateriaal - Per bewonerskamer - Op afdeling per 32/33 bewoners (beperkte noodvoorraad) in opslagruimte proper linnen) - Dranken - Centrale voorraad centraal laten leveren en stockeren - Op afdeling per 32/33 bewoners - Cafetaria - Schoonmaakartikelen - Centrale voorraad in centrale schoonmaakruimte (zie workshop Schoonmaak) - Voor opslag van incontinentiemateriaal op de kamer dient iets voorzien te worden. - Op afdeling (nabij afdelingskeuken en leefeetruimte) - op afdeling beperkte weekvoorraad in ruimte schoonmaak op afdelingsniveau (zie workshop schoonmaak) Pagina 5 van 8

6 MATERIAAL LOCATIE AANDACHTSPUNTEN - Rolstoelen (rolstoelen gaan na het overlijden van een bewoner terug naar mutualiteit dus de bestaande (centrale) voorraad zal niet meer aanzwellen) - Afdeling / leefgroep - WZC - Centrale voorraad - Dagelijks gebruiker: in de kamer (praktisch de rolstoel volgt het individu) - Incidentele gebruiker: parkeergelegenheid voor standaard plooirolstoel in de kamer te voorzien - Géén ruimte/opslag van andere rolstoelen op leefgroep/afdelingsniveau te voorzien - Beperkt aantal rolstoelen (3-tal) zichtbaar aan inkom met muntsysteem (voor bezoekers) in nabijheid van inkom - Centrale voorraad van rolstoelen in huidige kelder WZC (uitdovende voorraad) - Looprekken/rollators - Afdeling - Enkel persoonlijke looprekken - Standplaats enkel op kamer - Geen voorraad op afdelingsniveau - Beperkte voorraad op niveau WZC - Elektrische scooters (er wordt slechts zeer uitzonderlijk verwacht dat er bewoners in het WZC zullen beschikken over een elektrische scooter) - Afdeling (onder strikte voorwaarden, quid reglement inwendige orde) - Uit veiligheidsoverwegingen kan dit in principe niet op de afdeling/leefgroep toegestaan worden (staan in de gang = mogelijkheid tot opslag en om te chargeren in de nabijheid van de afdeling (maar buiten de leef- en woongelegenheden). - Hef- en tilmateriaal - Afdeling (per + 32 bewoners) voorzien in één passieve tillift - Leefgroep (per 16 bewoners) voorzien in één actieve tillift - Stockage van in de onmiddellijke nabijheid van de kamers (nissen?) - Ten aanzien van een plafondlift wordt bekeken wat de discussie mbt de douches op de kamer uitwijst (aandachtspunten zijn constructieve voorzieningen, investering in motors, en Pagina 6 van 8

7 - Meubilair (bed, nachtkast, stoelen en tafel van de bewonerskamers worden door het OCMW voorzien) De bewoner mag eigen relaxzetel meenemen op voorwaarde dat deze afwasbaar en in goede/propere staat is en verrijdbaar is. Van zodra de zorgbehoefte stijgt kan het WZC deze zetel vervangen door een aangepast zorgmodel (quid intern reglement van orde) - WZC (centrale voorraadruimte) - Afdeling mogelijk ziekenhuisimago <> woonzorgcentrum) - Opslag van relaxzetels, eettabletten, bed eettafels. - Per afdeling zou een zeer beperkte voorraad aan eettabletten en bedeettafels voorzien dienen te worden (opslag proper linnen) - Matrassen - Afdeling: Oplegmatras, matrasvervangend systeem, alternating = aankoop (zelden stockage) - WZC (centrale voorraad): gewone matras - Kussens - Afdeling - WZC (centrale voorraad) - Kine (beheer en inzet van positioneringskussens) - Alternating meestal allen in gebruik indien op te slaan in opslag proper linnen - Gewone matrassen, beperkte centrale voorraad te voorzien - Bij overlijden zou het hoofdkussen weggegooid worden - Centraal: beperkte voorraad gewone kussens - toekomstig zou het beheer en de inzet van positioneringskussens én ander zorgondersteunend materiaal vanuit de kine dienen te gebeuren. - Plooibed(den) - Afdeling - momenteel worden er relaxzetels voorzien om te waken bij een palliatieve situatie (toekomstig te behouden per afdeling - géén plooibedden) - Verzorgingskarren - Per leefgroep (organisatie zorg: per + 16 bewoners) voorzien in een verzorgingskar en linnenkar - Verzorgingskar en materiaal staat volledig los van het linnen - Stockage centraal gelegen in de nabijheid van de bewonerskamers (in een nis van de gang afsluitbaar!!) - Archief - WZC Indien de bestaande kelder blijft en(evenals Pagina 7 van 8

8 de functies ervan!) is er geen behoefte aan bijkomend archief) - Computermateriaal - Kantoormateriaal - WZC (centrale voorraad) Ruimte te voorzien die toelaat om stockage van paletten te doen (voor kopieerpapier en enveloppen) C) Technische Dienst De technische dienst staat momenteel in voor een brede waaier aan activiteiten zoals: - Technisch beheer (WZC, Serviceflats, Lokaal dienstencentrum) - Groenonderhoud - Preventiedienst - Logistiek (Intern & Extern) - Magazijn en voorraadbeheer - Overig Ten aanzien van de toekomstig geplande uitbreiding aan zowel woongelegenheden in het WZC als serviceflats is het van belang te weten of de activiteiten zoals die nu uitgevoerd worden door de technische dienst behouden zullen worden of dat er naar verdergaande interne samenwerking (gemeente bijv. groenonderhoud) of de Mandel gestreefd zal worden? Of net niet, zal de Mandel zelf instaan voor klusjes en onderhoud van de toekomstige serviceflatgebouwen? Tevens dient benadrukt dat de techniciteit van de nieuwe of verbouwde gebouwen (ingevolge eisen naar duurzaamheid en energievriendelijkheid) zal stijgen. De ruimtebehoefte voor de technische dienst is hiervan afhankelijk en nog in detail te bespreken. Toekomstig is er in ieder geval behoefte aan een goed uitgeruste atelierruimte, met opslagruimte voor courante toestellen en materialen evenals een werkpost (bureauruimte) voor het doen van de nodige bestellingen, telefonische contacten, ontvangen van vertegenwoordigers,. Voor verslag, Alex de Kind Pagina 8 van 8