3X3 MASTERS 2017 DRAAIBOEK INDOOR

Transcriptie

1 3X3 MASTERS 2017 DRAAIBOEK INDOOR

2 Inhoud HOOFDSTUK 1: ALGEMENE PRINCIPES Inleiding Draaiboek Event naam Duur van het tornooi/event Kandidaten Kandidaatstelling Data Taken van VBL Taken van de organisator Financiële verantwoordelijkheden... 5 HOOFDSTUK 2: OPERATIONELE EN ORGANISATORISCHE BEPALINGEN Projectplan Communicatie EHBO Toelatingen & aanvragen... 6 HOOFDSTUK 3: COMPETITIE Deelnemers en categorieën Inschrijven en registraties Scheidsrechters Spelregels Competitiesysteem en schema Prijzen... 7 HOOFDSTUK 4: LOKALE MEDEWERKERS Opbouw en afbouw Event staff... 8 HOOFDSTUK 5: LOKALE MATERIALEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN... 9 HOOFDSTUK 6: VBL-MATERIALEN...10 HOOFDSTUK 7: ENTERTAINMENT EN SIDE-EVENTS...11 HOOFDSTUK 8: PROMOTIE X3 Masters website Social Media Promotieplan Logo s en print HOOFDSTUK 9: MULTIMEDIA Foto s Highlight video s HOOFDSTUK 10: COMMERCIËLE RECHTEN & MARKETING Sponsors Exclusiviteit Naamsponsor Visibiliteit Rang Visibiliteit Rang

3 34. Specifieke sponsordeals HOOFDSTUK 11: LOGISTIEK Transport van materialen Parking Beveiliging

4 HOOFDSTUK 1: ALGEMENE PRINCIPES 1. Inleiding 3X3 Masters is de jaarlijkse toer met 3X3-tornooien georganiseerd door VBL. De federatie wil clubs en individuele organisatoren aanmoedigen om in te stappen in de 3X3 Masters tour en dus tornooien te organiseren onder dezelfde naam en noemer. 2. Draaiboek In dit kader doet VBL een oproep aan clubs en individuele organisatoren (hierna Organisator genoemd) om zich kandidaat te stellen voor de organisatie van een 3X3 Masters-tornooi in haar eigen stad/gemeente. Dit draaiboek biedt een overzicht van alle taken die zowel door VBL als door de organisator zullen uitgevoerd worden om van het tornooi een succes te maken. 3. Event naam De officiële naam van het tornooi zal 3X3 Masters zijn. Een sub-element kan echter toegevoegd worden na de officiële naam, enkel mits schriftelijke goedkeuring door VBL. Voorbeelden: 3X3 Masters Kortrijk, 3X3 Masters Guco, 3X3 Masters HBBC Het is niet toegestaan om een merknaam of commerciële entiteit als subelement te gebruiken, tenzij VBL daar expliciet en schriftelijk toestemming voor gegeven heeft. 4. Duur van het tornooi/event De Organisator bepaalt zelf de duur van het event, waarbij min. 1 en max. 3 tornooidagen de norm zijn. Onder event worden alle acties vanaf opbouw tot en met afbouw gerekend. Een tornooidag is elke dag waarop er een georganiseerde basketbalcompetitie doorgaat op het event. De data van op- en afbouw zullen in onderling overleg tussen VBL en de Organisator bepaald worden. 5. Kandidaten Kandidaten om een 3X3 Masters-tornooi te organiseren kunnen enkel zijn: - Clubs aangesloten bij VBL of AWBB - Elke entiteit of organisatie die werkt in opdracht/functie van een club aangesloten bij VBL of AWBB - Elke entiteit of organisatie die niet verbonden is aan een club aangesloten bij VBL of AWBB maar voldoet aan alle extra gestelde voorwaarden 6. Kandidaatstelling De kandidaatstellingsprocedure bestaat uit volgende stappen: Stap 1: potentiële kandidaten sturen de ingevulde en ondertekende kandidaatstellingsbrief op naar benjamin.bogaert@vlaamsebasketballiga.be vóór 15 november Stap 2: VBL contacteert de potentiële organisatoren om tot een werkbare kalender te komen. Elke goedgekeurde kandidaat zal dan een overeenkomst toegestuurd krijgen Stap 3: de potentiële kandidaat stuurt de ondertekende overeenkomst terug naar VBL voor 31 december

5 7. Data Organisatoren kunnen zich kandidaat stellen om een 3X3 Masters-tornooi te organiseren op bij voorkeur - één van volgende data: mei mei 3-4 juni juni juni juni 1-2 juli 8-9 juli juli juli Deze data kunnen uitgebreid worden indien de Organisator extra tornooien/categorieën toevoegt aan het event. Data buiten de voorgestelde data kunnen eveneens voorgelegd worden mits de nodige motivatie. 8. Taken van VBL VBL zal alle bovenlokale taken op zich nemen, die hieronder gespecifieerd worden. VBL zal er alles aan doen om de 3X3 Masters Tour zo goed mogelijk te promoten en clubs in staat stellen om van hun tornooi een succes te maken. De organisator zal een financiële bijdrage leveren van 800 voor deze ondersteuning. Draaiboek: Inschrijvingsmodule: Sponsoring: FIBA-verplichtingen: Gebruik & transport materiaal: Prijzen: Personeel: Promotie: Verzekering: VBL stelt een draaiboek ter beschikking als leidraad voor elke organisator VBL zal alle inschrijvingen voor elk tornooi verzamelen en beheren via zijn online inschrijvingsmodule. Ook de opvolging van de betalingen horen hierbij. VBL staat in voor het zoeken van Tour-sponsors VBL zal alle FIBA-verplichtingen m.b.t. 3X3 Planet nakomen, zoals registratie op 3X3 Planet, invoeren van alle spelers en resultaten etc. VBL stelt de materialen gespecifieerd in HOOFDSTUK 6: VBL-MATERIALEN ter beschikking voor elk tornooi en staat in voor het transport ervan. VBL zal voor de winnaars van de 3X3 Masters-categorieën voorzien in prijzen VBL voorziet 1 sportief coördinator, een coördinator voor de set-up van de courts en 6 referees VBL zal alle bovenlokale promotie voeren gaande van het onderhoud van de website, Facebookpagina, opmaak en print van posters en flyers tot mailing campagnes en persberichten. VBL zal voldoende verzekering afsluiten voor alle deelnemende spelers en VBLmaterialen. 9. Taken van de organisator De organisator zal voldoen aan alle eisen die gesteld worden in dit draaiboek. 10. Financiële verantwoordelijkheden De organisator is verantwoordelijk voor alle financiële aspecten die gepaard gaan met: - Algemene lokale organisatiekosten - Lokale medewerkers (zie HOOFDSTUK 4: LOKALE MEDEWERKERS) - Lokale materialen (zie HOOFDSTUK 5: LOKALE MATERIALEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN) - Animaties en side-events - Verzekering lokale materialen - Lokale promotie- en communicatiecampagnes - Parkeerkosten voor de vrachtwagen (indien nodig) - Referees (betaling gebeurt door organisator ter plaatse) De organisator zal alle inkomsten houden uit: - Gemeentelijke en provinciale subsidies - Lokale sponsoring (goedkeuring sponsor door VBL is nodig) - Inschrijvingsgelden - Inkomsten uit drankverkoop e.a. VBL is verantwoordelijk voor alle financiële aspecten die gepaard gaan met: - Algemene promotie 3X3 Masters-tour - Logistiek en transport van alle VBL-materialen - Medewerkers federatie & partners 5

6 HOOFDSTUK 2: OPERATIONELE EN ORGANISATORISCHE BEPALINGEN 11. Projectplan De organisator dient bij zijn kandidaatstelling een projectplan mee te sturen. In het projectplan staan volgende zaken omschreven: - Locatie: adres en inplantingsplan - Datum: voorkeursdatum en eventuele alternatieve data - Competitie: welke categorieën spelen wanneer - Animaties en side-activiteiten - Lokaal media- en promotieplan - Lijst met verantwoordelijken - Lijst met sponsors en partners - Budgetinformatie 12. Communicatie We willen ernaar streven om een zo efficiënt mogelijke communicatie tussen alle partijen te bewerkstelligen. In principe gaan we hiervoor uit van een 1-tegen-1 communicatie. Aan VBL-kant is Benjamin Bogaert de contactpersoon (benjamin.bogaert@vlaamsebasketballiga.be / ). VBL werkt voor alle logistieke zaken indien vereist - samen met Sportizon NV en Evertech Europe. De contacten met deze partners worden door VBL onderhouden. 13. EHBO De organisator zal instaan voor het bemannen van een EHBO-post op elke tornooidag. De EHBO-medewerkers en - stand moeten eveneens duidelijk aangegeven zijn. 14. Toelatingen & aanvragen De organisator staat in voor het volbrengen van alle lokale toelatingen en aanvragen: Locatie: aanvraag ingebruikname van de voorziene locatie vanaf de dag van de opbouw tot het eind van de afbouw. De locatie moet volledig vrij zijn van obstakels en reclame vanaf de start van de opbouw tot na de afbouw Muziek: zowel SABAM als Billijke Vergoeding Vuilnis en vuilnisophaling: voldoende vuilnisbakken aanwezig op de locatie zodat de locatie proper blijft gedurende het event. De Organisator staat ook in voor de ophaling van het vuilnis. Meestal kan de gemeente hierin een ondersteunende rol spelen. Elektriciteit: voldoende elektriciteitsvoorzieningen (indien outdoor: min. 2 elektriciteitskoffers met aansluitingen van 220V) zodat er elektriciteit kan voorzien worden op elk veld en over de hele locatie. Tafels en stoelen: min. 10 tafels en 20 stoelen moeten beschikbaar zijn voor de start van de opbouw tot het einde van de afbouw. 6

7 HOOFDSTUK 3: COMPETITIE 15. Deelnemers en categorieën Iedereen kan deelnemen aan de 3X3 Masters-tornooien in één van de volgende categorieën: U13, U15, U18 Boys, U18 Girls, 18+ Men, 18+ Women, Elite Men. Deze categorieën worden minimaal aangeboden op elk 3X3 Masters tornooi. De organisator kan op eigen initiatief een competitie in extra categorieën organiseren, bv. bedrijventornooi, veteranencompetitie, competitie voor personen met een mentale of fysieke beperking, U8, U10 etc. De organisatie van dergelijke extra initiatieven is volledig in handen van de Organisator, zonder tussenkomst van VBL. 16. Inschrijven en registraties Deelnemers in de 3X3 Masters-categorieën dienen verplicht in te schrijven op voorhand via de website Alle inschrijvingen en de betalingen in die categorieën worden door VBL opgevolgd. De deelnameprijs per speler wordt op voorhand door VBL bepaald en is dezelfde op elk 3X3 Masters-tornooi. Er worden geen inschrijvingen ter plaatse toegelaten en een maximum aantal inschrijvingen kan ingesteld worden op basis van het aantal beschikbare terreinen. De inschrijvingen en opvolging van alle extra categorieën zal besproken worden om tot een efficiënte opvolging te komen. De 3X3 Masters zijn erkende FIBA 3X3-tornooien waarmee spelers officiële 3X3 Ranking Points kunnen verdienen. VBL zal instaan voor de input van alle spelersdata in 3X3 Planet om te voldoen aan alle FIBA-vereisten. 17. Scheidsrechters VBL zal instaan voor de aanduiding van 6 referees per tornooi. De organisator staat echter in voor de opvang en betaling van de scheidsrechters ter plaatse. Extra scheidsrechters kunnen indien nodig ingeschakeld worden. De kosten voor de referees worden gedragen door de Organisator. Elke scheidsrechter krijgt een dagvergoeding van 60 + een kilometervergoeding van max. 20. Daarnaast voorziet de Organisator in een lichte maaltijd s middags (broodje is voldoende) en voldoende drinken gedurende het tornooi. 18. Spelregels Het spelreglement van de 3X3 Masters zal op elk tornooi gevolgd worden voor de 3X3 Masters categorieën. Dit reglement is in lijn met de officiële FIBA 3X3-spelregels en zal beschikbaar zijn op de website van 3X3 Masters. 19. Competitiesysteem en schema VBL zal instaan voor de opmaak van het wedstrijdschema voor elke 3X3 Masters-categorie. Deze zal voor de start van het tornooi opgemaakt en gecommuniceerd worden. 20. Prijzen VBL voorziet prijzen voor de winnaars in de 3X3 Masters-categorieën. De organisator dient prijzen te voorzien voor alle andere categorieën. 7

8 HOOFDSTUK 4: LOKALE MEDEWERKERS Volgende medewerkers moeten door de organisator voorzien worden 21. Opbouw en afbouw Coördinator: één (1) persoon die alle zaken coördineert in overleg met VBL, Sportizon en Evertech. Elektricien: één (1) persoon die instaat voor de correcte elektrische leidingen van en naar de courts en andere plaatsen waar elektriciteit nodig is Op/afbouwers: min. vier (4) personen die helpen bij de opbouw van het event: ophangen spandoeken, klaarzetten tafels, registratiedesk, wedstrijdsecretariaat etc. 22. Event staff Sportief coördinator: één (1) persoon die de sportieve leiding over het tornooi neemt en verantwoordelijk is voor de planning, timing en coördinatie van het hele event. Staff aanmeldingen*: minimum drie (3) personen die tijdens de aanmeldingen zorgen voor een snelle ontvangst van de teams, controle van de identiteitskaarten en betalingen en het uitdelen van de goodie bag per team. Deze personen kunnen ook als courtmonitor fungeren tijdens het tornooi. Courtmonitors*: minimum twee (2) personen per terrein die instaan voor het invullen van het wedstrijdblad, bediening van de shotklok, wedstrijdklok en scorebord. Barman/vrouw: minimum één (1) persoon die gedurende de dag de bar bemand. Host/speaker*: één (1) persoon die op een dynamische manier de wedstrijden en side-events aankondigt, spelers aanmoedigt en als rechterhand van de sportief coördinator optreedt. Hij/zij staat eveneens in voor het in goede banen leiden van alle side events en contests. DJ: min. één (1) ervaren DJ die muziek speelt en de spelers en toeschouwers entertaint. EHBO: min/ één (1) erkende en gebrevetteerde EHBO-medewerker die ten allen tijde onmiddellijk beschikbaar is tijdens het tornooi. Beveiliging: indien nodig personeel om tijdens het tornooi een oogje in het zeil te houden of s nachts de locatie te bewaken tegen vandalisme en diefstal. *Indien nodig, kan VBL deze personen voorzien. De club staat echter in voor de correcte betaling in dat geval: Courtmonitors: 60/dag, Host: 150/dag 8

9 HOOFDSTUK 5: LOKALE MATERIALEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN De organisator moet volgende zaken voorzien: Tribunes (optioneel) Court(s): minimum 4 3X3 courts met officiële afmetingen en voorzieningen (basketbalring) in goede staat. Internetconnectie met een voldoende snelle verbinding die enkel toegankelijk is voor het wedstrijdsecretariaat, foto- en videograaf etc. Aansluiting elektriciteitsnet: voldoende elektriciteitsvoorzieningen en -kabels zodat er elektriciteit kan voorzien worden op elk veld en over de hele locatie. Toiletten: er moeten in de directe omgeving publieke toiletten aanwezig zijn, apart voor mannen en vrouwen. Drank/eetstand waar spelers, toeschouwers en medewerkers terecht kunnen voor drank (verlicht) en kleine versnaperingen (optioneel) Tafels en stoelen: min. 4 tafels en 4 stoelen moeten beschikbaar zijn in het wedstrijdsecretariaat, 1 tafel en 2 stoelen op elke court en op andere nuttige plaatsen tijdens het event. 9

10 HOOFDSTUK 6: VBL-MATERIALEN VBL voorziet volgende materialen per tornooi: Item Aantal Opmerkingen/foto scoreborden 6 shotklokken 6 Banners en spandoeken T-shirts spelers 200 T-shirts crew 20 basketballen 3X3 8 Truss (incl. doek) - optioneel 1 Klein materiaal pennen, krijt, Posters wedstrijdschema 5 10

11 HOOFDSTUK 7: ENTERTAINMENT EN SIDE-EVENTS De organisator staat in voor de organisatie van entertainment en side-events voor het tornooi. Dit dient om een unieke belevenis te garanderen. Het is uiterst belangrijk om deze te communiceren aan VBL zodat hiermee rekening kan gehouden worden in het wedstrijdschema. Side-events en entertainment kan bestaan uit: - Cheerleaders/dansers - Freestyle basketbal/soccer/bmx/ - Promo games - All Star Game - Demo Game - Basketbalgerelateerde competities - Sociale activiteiten - Kids Area - Volgende side-events zijn verplicht: - Dunk contest - Shootout contest voor U13/U15 - Shootout contest voor U18/18+ Regels voor deze side-events zullen door VBL worden voorzien. 11

12 HOOFDSTUK 8: PROMOTIE 23. 3X3 Masters website VBL zal informatie over alle tornooien, inschrijvingsmodule etc. beheren via De organisator kan input geven voor hun tornooi op deze website en sponsors toevoegen aan hun webpagina. Het is de organisator niet toegestaan om een eigen website m.b.t. hun 3X3 Masters-tornooi op te starten of te onderhouden. 24. Social Media VBL beheert verschillende sociale mediakanalen in functie van de 3X3 Masters: - Facebookpagina 3X3 Masters - Eventpagina op Facebook per tornooi - - De officiële hashtag die gebruikt wordt in het kader van de 3X3 Masters is #3X3masters. 25. Promotieplan Terwijl VBL instaat voor de bovenlokale promotie via de website, mailingcampagnes, persberichten etc., is de organisator verantwoordelijk voor lokale promotievoering. Dit houdt in, maar is niet beperkt tot: - Advertenties in lokale media - Lokale verdeling posters en flyers - Persberichten naar lokale perscontacten - Ontwikkelen van eigen content (foto s, video s etc.) die kan gedeeld worden via de officiële kanalen van 3X3 Masters De bovenlokale promotie van VBL houdt in: - Website 3X3 Masters - Sociale media - Mailingcampagnes - Design & print algemene flyers & posters 26. Logo s en print VBL zal elke Organisator de nodige 3X3 Masters -logo s bezorgen. Deze logo s kunnen gebruikt worden op de website van de club of andere promotiematerialen. Elk gebruik van het logo moet echter voorgelegd worden aan VBL ter goedkeuring en moet de aangeleverde opmaakrichtlijnen volgen. 12

13 HOOFDSTUK 9: MULTIMEDIA 27. Foto s De Organisator staat in voor de aanwezigheid van een bekwame fotograaf op het 3X3 Masters-tornooi. Alle foto s zullen in hoge resolutie gedeeld worden met VBL, zodat deze kunnen gebruikt worden voor verdere promotievoering. De foto s moeten ten laatste 24u na het einde van het tornooi in het bezit zijn van VBL. Indien nodig kan VBL een fotograaf voorzien tijdens het tornooi. De Organisator staat echter in voor de correcte betaling ter plaatse ( 150). 28. Highlight video s VBL moedigt organisatoren aan om een videograaf in te schakelen op elk tornooi, maar dit is niet verplicht. 13

14 HOOFDSTUK 10: COMMERCIËLE RECHTEN & MARKETING Er wordt een strikte sponsorhiërarchie toegepast zodat elke partij alle kansen krijgt om het product 3X3 Masters te verkopen. 29. Sponsors VBL zal een lijst met sponsors van de hele 3X3 Masters-tour aan elke Organisator bezorgen ten laatste 1/5/2016. Deze sponsors zullen visibiliteit krijgen op elk 3X3 Masters tornooi volgens de hieronder aangegeven rechten. Elke Organisator kan zelf lokale sponsors toevoegen voor haar eigen 3X3 Masters-tornooi. Indien een Organisator een Tour-sponsor kan aanbrengen, zal de Organisator 25% van de financiële bijdrage van aangebrachte sponsor ontvangen. Een sponsordossier voor de 3X3 Masters Tour kan op aanvraag verkregen worden bij VBL. De totale visibiliteit die beschikbaar is op het tornooi wordt verdeeld tussen VBL en de club/organisator volgens een verdeling. Enkel tour-sponsors hebben recht om logovermelding te krijgen op bovenlokale promotiematerialen zoals posters, flyers, homepage website etc. Concreet houdt de verdeling on site het volgende in: - VBL krijgt alle ruimte aan de binnenkant van de nadars op court 1, 3 en 5 en aan de buitenkant van court 2 en 4 - De club/organisator krijgt alle ruimte aan de binnenkant van de nadars op court 2 en 4 en aan de buitenkant van court 1, 3 en 5. Sponsorstanden naast de terreinen zijn mogelijk, mits voorafgaande goedkeuring door VBL. 30. Exclusiviteit Enkel VBL heeft het recht om exclusiviteit in een productcategorie toe te kennen aan een bepaalde sponsor. 31. Naamsponsor Enkel VBL heeft het recht om een overeenkomst te sluiten m.b.t. de naam van de 3X3 Masters-tour. In het geval van een naamsponsor, zal de naam van de tour in overeenstemming met deze sponsor gekozen worden. Bv. JIM Mobile 3X Visibiliteit Rang 1 Enkel VBL heeft het recht om visibiliteit uit Rang 1 toe te kennen aan sponsors. VBL kan echter een deel van deze rechten afstaan aan de Organisator na voorafgaandelijke vraag en goedkeuring. Visibiliteit Rang 1 omvat: alle banners/spandoeken die aan de binnenkant van de vooraf bepaalde courts zichtbaar zijn, alle branding op de courts en VBL-materiaal, alle on-court promotiematerialen zoals beachflags, reclamepanelen aan de scorerstafel etc. 33. Visibiliteit Rang 2 Rang 2 omvat alle andere visibilteitsopties die mogelijk zijn op en rond het tornooi. Bv. Banners/spandoeken aan de buitenkant van het veld, branding van de bar, DJ-booth, sponsorstanden, sampling van producten etc. Visibilteit uit Rang 2 kan na onderling akkoord toegekend worden door zowel VBL als de Organisator. De inkomsten van deze sponsorovereenkomsten zullen toegekend worden aan degene die de sponsorovereenkomst afsluit. Let op: alle sponsors en bijhorende visibiliteit of promotie-acties moeten voorafgaandelijk door VBL goedgekeurd worden. 14

15 34. Specifieke sponsordeals Enkel VBL heeft het recht om de hieronder vernoemde sponsordeals toe te kennen: - Balsponsor - Kledijsponsor - Technische partners 15

16 HOOFDSTUK 11: LOGISTIEK 35. Transport van materialen VBL zal instaan voor het transport de VBL-materialen, gespecifieerd in HOOFDSTUK 6: VBL-MATERIALEN, van en naar het tornooi. Alle kosten gepaard met het transport zijn voor VBL. De Organisator zal echter ruim op voorhand de nodige informatie verschaffen en toelatingen regelen zodat het transport probleemloos kan verlopen. 36. Parking De Organisator zal zowel min. 3 gratis parkeerplaatsen voorzien voor VBL-medewerkers in de onmiddellijke omgeving van het tornooi en, indien nodig, een parkeerplaats voor de vrachtwagen gedurende de duur van het tornooi. 37. Beveiliging De organisator is verantwoordelijk voor het bewaken van alle VBL-materialen vanaf opbouw tot en met de afbouw. In geval van een meerdaags tornooi/event, zal de Organisator in voldoende nachtbewaking voorzien om de veiligheid van alle materialen te garanderen die zich in een publieke ruimte bevinden. 16

17 KANDIDAATSTELLING 3X3 MASTERS 2017 Basketbalclub... (naam club) met stamnummer (stamnummer) stelt zich bij deze kandidaat voor de organisatie van een 3X3 Masters-tornooi in 2017 op mei mei 3-4 juni juni juni juni 1-2 juli 8-9 juli juli juli andere : datum. (mogelijkheden aanvinken) te... (locatie tornooi), te Datum, plaats Naam en handtekening voorzitter club Deze kandidatuur moet VBL bereiken ten laatste op 15 november (Post - aangetekend: Vlaamse Basketballiga vzw, Paul-Henri Spaaklaan 27/17, 1060 Brussel of benjamin.bogaert@vlaamsebasketballiga.be) 17