Relatiebeheerder voor 32 uur per week

Transcriptie

1 Vacature voor Relatiebeheerder voor 32 uur per week Word jij onze spin in het web? Praat je net zo makkelijk met een wethouder als met een jeugdverpleegkundige of leraar? Pak je snel de actualiteit op en blijf je alert op nieuwe ontwikkelingen? Dan zijn we op zoek naar jou! Als relatiebeheerder bij Stichting Opvoeden.nl kom je terecht in een klein team binnen een breed werkveld met als doel: betrouwbare online informatie verspreiden onder ouders, opvoeders en jongeren. Korte profielschets Stichting Opvoeden.nl is een kleine organisatie in de non-profit sector met als doel het aanbieden van betrouwbare opvoedinformatie voor ouders en jongeren. Onder meer gemeenten en jeugdgezondheidszorgorganisaties (waaronder CJG s) ontsluiten deze informatie via hun websites. De stichting zelf is weliswaar klein; het werkveld is heel breed. Als relatiebeheerder van stichting Opvoeden.nl onderhoud je dan ook de verschillende contacten en ben je voor hen het aanspreekpunt. Om goed in te kunnen springen op de signalen die binnenkomen, zorg je dat je goed op de hoogte bent van alle ins en outs van de stichting. Je weet wat er kan en adviseert daarover. - Je bent proactief, neemt initiatief en bent alert in het registreren van je contacten en afspraken en de controle daarop. - Je steekt graag de handen uit de mouwen en beschikt over een vriendelijke maar overtuigende communicatie. Daarbij is het belangrijk dat je kunt communiceren op verschillende niveaus. - Je bent servicegericht en kunt zelfstandig werken binnen de gegevens kaders. - De stichting bevindt zich in een dynamisch werkveld. Je monitort actief wat er op het gebied van opvoedinformatie in gemeenteland gebeurt, zodat je de directeur en communicatiemanager daarover kunt briefen. - Je schroomt niet om opdrachten en werkzaamheden van naaste collega s op te pakken. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1: Het proactief en professioneel onderhouden van externe contacten. Taken: - voert contacten met gemeenten en andere organisaties uit ten aanzien van het gebruik en de afname van content - controleert en checkt beschikbaarstelling van de content op lokale websites - registreert contacten en afspraken in het geautomatiseerde systeem CRM

2 Resultaatgebied 2: Het tijdig, adequaat en zorgvuldig uitvoeren van helpdesk- en administratieve werkzaamheden Taken: - voert telefonische gesprekken en handelt zoveel mogelijk de daaruit voortvloeiende werkzaamheden af - verzorgt het mailverkeer van de helpdesk en handelt deze zoveel mogelijk zelf af. Eventueel vindt doorzetting plaats naar andere medewerkers van de stichting waarbij je de afhandeling monitort - verzorgt samen met collega s: de telefonische bereikbaarheid van stichting Opvoeden.nl de correspondentie en het agendabeheer het beheer en het archief van (online) gegevens, documenten, voorraadartikelen en doet bestellingen Profiel van de functie Kennis - HBO werk- en denkniveau - Kennis en ervaring met kantoorautomatisering (Windows, Excel, Word, etc.) - Bij voorkeur kennis en ervaring op het gebied van relatiebeheer - Bij voorkeur kennis en ervaring met brede administratieve werkzaamheden Competenties - Communiceren Communiceert relevante informatie op heldere en beknopte wijze. Past de boodschap aan aan de ontvanger en luistert naar de zienswijze van anderen. - Organisatiebewustzijn Toont besef en begrip van de structuur, politieke verhoudingen en doelstellingen van de organisatie en de invloed die zij kunnen hebben op situaties en thema s die spelen. - Resultaatgerichtheid Is erop gericht om resultaten en doelen te bereiken. Streeft er constant naar om aan verwachtingen te voldoen of deze te overtreffen. - Kwaliteitsgerichtheid Handhaaft een hoge kwaliteitsnorm in het werk en moedigt anderen aan om aan deze norm te voldoen. - Klantgerichtheid

3 Brengt behoeften van de klant aan het licht en toont hiervoor begrip. Is erop gericht om aan deze behoeften te voldoen en streeft klanttevredenheid na. - Probleemoplossend vermogen Deelt problemen op in deelgebieden en analyseert informatie op effectieve wijze. Herkent de oorzaken van problemen en stelt realistische en praktische oplossingen voor om ze aan te pakken. - Flexibiliteit Past zich makkelijk aan aan nieuwe situaties en manieren van werken. Staat open voor veranderingen en is bereid zich hier effectief aan aan te passen. - Stresstolerantie Behoudt een kalme, gecontroleerde houding onder druk en blijft gefocust op de taak - Organiseren en prioriteiten stellen Ordent informatie en hulpmiddelen effectief. Geeft prioriteit aan taken op basis van hun noodzaak en/of belangrijkheid. Dienstverband en salariëring Het betreft een dienstverband voor de duur van één jaar (bij goed functioneren is verlenging mogelijk). Afhankelijk van de relevante ervaring is het fulltime salaris (gebaseerd op een 36- urige werkweek) maximaal 2.800,-- bruto per maand. Sollicitatie U kunt tot 31 juli 2015 solliciteren door uw sollicitatiebrief en CV te mailen naar helpdesk@stichtingopvoeden.nl ter attentie van mevrouw E. Verkerk, directeur Stichting Opvoeden.nl.

4 Bijlage bij competenties COMMUNICEREN Definitie: Communiceert relevante informatie op heldere en beknopte wijze. Past de boodschap aan aan de ontvanger en luistert naar de zienswijze van anderen. Geeft informatie op een duidelijke en beknopte manier, waardoor het begrip wordt vergroot Past stijl en vorm van de communicatie aan aan de doelgroep Communiceert die informatie die relevant is voor de andere persoon Communiceert complexe informatie op zodanige wijze dat anderen het kunnen begrijpen Luistert actief naar standpunten van anderen en vat informatie samen om zich ervan te verzekeren dat de informatie goed is overgekomen Communicatie is onnodig complex en moeilijk te volgen Gebruikt dezelfde stijl en vorm van communiceren ongeacht de doelgroep Communiceert irrelevante informatie en is overvloedig waardoor er onduidelijkheid ontstaat Maakt gebruik van voor de doelgroep onbekende termen en jargon Luistert niet met volle aandacht naar anderen ORGANISATIEBEWUSTZIJN Definitie Toont besef en begrip van de structuur, politieke verhoudingen en doelstellingen van de organisatie en de invloed die zij kunnen hebben op situaties en thema s die spelen Begrijpt de doelen en doelstellingen van de organisatie en relateert deze aan het eigen werk. Geeft blijk van besef van de organisatiestructuur en welke invloed dit kan hebben op het nemen van besluiten. Onderkent de politieke belangen binnen de organisatie. Is niet op de hoogte van de doelen en doelstellingen van de organisatie. Is zich weinig bewust van de invloed die de organisatiestructuur met zich meebrengt bij het tot stand komen van een beslissing. Weet niet wat er speelt binnen de organisatie.

5 Weet wie de belangrijkste beslissingsnemers binnen organisaties zijn. Begrijpt welke consequenties bepaalde acties hebben op anderen binnen de organisatie. Weet niet wie de voornaamste beslissers zijn binnen organisaties. Neemt niet in ogenschouw welke invloed genomen acties hebben op anderen in de organisatie. RESULTAATGERICHTHEID Definitie: Is erop gericht om resultaten en doelen te bereiken. Streeft er constant naar om aan verwachtingen te voldoen of deze te overtreffen. Richt zich op het eindresultaat en vermijd afleidingen Toont een vastberaden en betrokken benadering om resultaten te behalen Volgt taken en projecten op totdat deze voltooid zijn Levert consequent resultaten Zet uitdagende doelen en wil verwachtingen overtreffen Is gemakkelijk afgeleid door irrelevante of onbelangrijke activiteiten Toont weinig betrokkenheid bij het bereiken van de juiste resultaten Laat het voltooien van taken over aan anderen Behaalt resultaten regelmatig niet Bereikt het minimum aan resultaten behorende bij de rol KWALITEITSGERICHTHEID Definitie: Handhaaft een hoge kwaliteitsnorm in het werk en moedigt anderen aan om aan deze norm te voldoen. Stelt hoge kwaliteitseisen aan het eigen werk Moedigt anderen aan, aan hoge kwaliteitseisen te voldoen in hun werk Controleert het werk om zeker te zijn dat kwaliteitseisen bereikt worden Levert consequent werk dat voldoet aan hoge kwaliteit Blijft gericht op kwaliteit zelfs onder druk Levert werk van gemiddelde kwaliteit Benadrukt kwantiteit boven kwaliteit Controleert het eigen werk of dat van anderen nauwelijks op kwaliteit Levert maar af en toe werk van hoge kwaliteit Negeert de kwaliteit van het werk onder druk

6 KLANTGERICHTHEID Definitie: Brengt behoeften van de klant aan het licht en toont hiervoor begrip. Is erop gericht om aan deze behoeften te voldoen en streeft klanttevredenheid na. Richt zich op activiteiten die ervoor zorgen dat de klant tevreden is Begrijpt en komt tegemoet aan behoeften van klanten Overtreft de oorspronkelijke verwachtingen van de klant om toegevoegde waarde te leveren Neemt persoonlijke verantwoordelijkheid voor de vragen van klanten en zorgt voor opvolging Identificeert kansen en volgt deze op om klantenservice te verbeteren Toont weinig interesse in het garanderen van klanttevredenheid Veronderstelt wat de klant wil Richt zich op de onmiddellijke behoefte van de klant zonder verder te bekijken naar andere mogelijkheden om toegevoegde waarde te bieden Vermijdt het nemen van verantwoordelijkheid voor klantonderwerpen; laat dit over aan anderen Toont weinig interesse in het vinden van manieren om klantenservice te verbeteren PROBLEEMOPLOSSEND VERMOGEN Definitie: Deelt problemen op in deelgebieden en analyseert informatie op effectieve wijze. Herkent de oorzaken van problemen en stelt realistische en praktische oplossingen voor om ze aan te pakken. Maakt onderscheidt tussen belangrijke informatie en irrelevante of minder belangrijke details Analyseert informatie op een logische en systematische manier Identificeert de oorzaak of oorzaken van een probleem Stelt praktische oplossingen voor om gesignaleerde problemen aan te pakken Bedenkt en onderzoekt verschillende oplossingsmogelijkheden Richt zich op informatie die onbelangrijk of irrelevant is Getuigt van weinig structuur of logica bij de analyse van informatie Kan moeilijk de juiste oorzaken van problemen aanwijzen Komt met oplossingen die niet praktisch of inefficiënt zijn Richt zich op een mogelijke oplossing zonder alternatieven te overwegen

7 FLEXIBILITEIT Definitie: Past zich makkelijk aan aan nieuwe situaties en manieren van werken. Staat open voor veranderingen en is bereid zich hier effectief aan aan te passen. Past zich gemakkelijk aan aan nieuwe situaties en veranderingen op het werk Verandert eigen gedrag in overeenstemming met de behoefte van de situatie Stelt zich positief op ten opzichte van verandering Toont een flexibele aanpak in de omgang met anderen Past aanpak aan op basis van nieuwe informatie of gebeurtenissen Toont tegenzin om zich aan te passen aan nieuwe situaties en veranderingen Negeert de noodzaak om het eigen gedrag te veranderen ten behoeve van de nieuwe situatie Staat niet open voor nieuwe benaderingen en veranderingen Past procedures en regels op rigide wijze toe met weinig flexibiliteit Blijft dezelfde aanpak hanteren ondanks veranderende omstandigheden STRESSTOLERANTIE Definitie: Behoudt een kalme, gecontroleerde houding onder druk en blijft gefocust op de taak. Behoudt kalmte bij confrontatie met onverwachte problemen Werkt effectief onder toenemende tijdsdruk Plaatst gebeurtenissen in een kader; reageert niet overdreven Vertoont een kalme en gecontroleerde manier van handelen in moeilijke situaties Blijft doelgericht onder druk Wordt ongerust en verliest kalmte in de omgang met onverwachte problemen Prestaties verslechteren onder groeiende tijdsdruk Reageert buiten proporties op gebeurtenissen Wordt zichtbaar nerveus en ongemakkelijk in moeilijke situaties Verliest onder druk de doelstellingen uit het oog

8 ORGANISEREN EN PRIORITEITEN STELLEN Definitie: Ordent informatie en hulpmiddelen effectief. Geeft prioriteit aan taken op basis van hun noodzaak en / of belangrijkheid. Verzamelt informatie en hulpmiddelen die nodig zijn om doelen te voltooien Herkent de noodzaak en het belang van taken en verheldert dit wanneer nodig Organiseert het werk en zijn/ haar aanpak op een systematische manier Geeft prioriteit aan taken en projecten op basis van hun relatieve belang en urgentie Organiseert en beheert tijd effectief Heeft moeite met het ordenen van informatie of hulpmiddelen voor een taak Houdt weinig rekening met de urgentie of het belang van specifieke taken Laat een weinig georganiseerde en gestructureerde aanpak zien Ziet het relatieve belang en de urgentie van bepaalde taken over het hoofd Behoeft meer tijd dan nodig om taken te voltooien