1. Regulier wat kan en speciaal wat moet (door te investeren in basiszorg proberen we de

Transcriptie

1 Einddocument Organisatie uitvoering Vroegsignalering Juni 2014 Vastgestelde randvoorwaarden/criteria om te komen tot (her)inrichting Vroeghulp: 1. Regulier wat kan en speciaal wat moet (door te investeren in basiszorg proberen we de drempel op te hogen). 2. Kind in kaart brengen / ouders hun rol en verantwoordelijkheid laten behouden: voor alle kinderen een MDA-plan. 3. Eén stevige Voordeur Vroeghulp: los van aantallen of disciplines dient er voldoende expertise te zijn om een goede inschatting te kunnen maken van wat het probleem is en wat nodig is om tot een oplossing te kunnen komen (dit betekent goede triage!). 4. Vindplaats is werkplaats. 5. Korte responstijden / geen wachttijden / korte doorlooptijden. 6. Vroeg inschakelen. 7. Multidisciplinaire en intersectorale samenwerking (over doelgroepen heen). 8. Transparantie naar cliënten/ouders, verwijzers (goede terugkoppeling bijv. huisartsen), financiers. 9. Transparant: Eenduidig beeld naar gemeenten en vindplaatsen. 10. Efficiënt zowel op inhoud als op middelen (dit leidt tot eenduidigheid). 11. Verbinding met transities. Aanmelding door ouders De basis is: ouders worden gemotiveerd om zelf aan te melden, is dit niet mogelijk, dan kunnen ze worden ondersteund door een professional. Ouders zijn altijd betrokken en behouden de regie tenzij. Het betreft een laagdrempelige toegang. Vanuit de breedte kan er aangemeld worden bij Vroeghulp. Eén voordeur vroegsignalering vroeghulp Regio Zuidoost Brabant op 1 locatie Dat wat niet regulier kan voor de specifieke doelgroep van Vroeghulp worden opgeschaald naar Vroeghulp. Professionals in het veld weten deze afweging kundig te maken en verwijzen ouders indien nodig door naar Vroeghulp. Bij twijfel kan het consultatieteam te allen tijde door professionals geconsulteerd worden. Ouders bellen of mailen met het Voordeurteam Vroeghulp. Op de site van vroeghulp is het aanmeldingsformulier digitaal te vullen. Hier vindt d.m.v. triage een filter plaats (zie formulier Triage Vroeghulp) en vindt wel/niet doorverwijzing plaats naar Vroeghulp. Dit gebeurt op basis van opgevraagde informatie bij bijv. kinderopvang, school, Consultatie Bureau, peuterspeelzalen etc. De mogelijkheid is ook dat ouders bijv. een filmpje maken van het gedrag. Dit is een verantwoordelijkheid van ouders in samenspraak met de voordeur Vroeghulp Zuidoostbrabant. Hiertoe is het belangrijk dat ouders een akkoordverklaring tekenen bij aanvang. Dit vraagt specifieke competenties, taken en bevoegdheden van de voordeurmedewerkers (zie bijlage profiel medewerkers voordeur). Pagina 1 van 8

2 Ontwikkelde documenten Formulier Triage Formulier Kinderopvang opvragen informatie (standaardbrief) De voordeur van Vroeghulp wordt uitgevoerd door JGZ (Zuidzorg) en MEE (beiden voor regio Zuidoost Brabant De telefonische bereikbaarheid van de voordeur Vroeghulp is op dit moment gepositioneerd bij JGZ (Zuidzorg). Met het oog op alle ontwikkelingen wordt dit vooralsnog gecontinueerd, gemeenten worden de komende periode betrokken bij het maken van eventuele andere keuzen. Te bereiken onder het telefoonnummer Secretariaat fungeert als achtervang (bijv. door het maken van terugbelafspraken), Vroeghulp is per mail altijd bereikbaar onder het volgende Communicatie Er vindt wekelijks indien nodig (maandag van uur) afstemming plaats tussen voordeurmedewerkers (mogelijk telefonisch). Mocht inhoudelijk kennis en kunde nodig zijn, dan kan er te allen tijde afgestemd worden met het Vroeghulp Kernteam. Medewerkers Voordeur wordt uitgevoerd door medewerker JGZ (ZuidZorg) en een medewerker MEE. Dit om kwetsbaarheid te verminderen en kennis en kunde vanuit beide sectoren te koppelen. Beide medewerkers dragen zorg voor een goede bereikbaarheid voor cliënten. Traject Vroeghulp Proces coördinatie De voordeur medewerker neemt tijdelijk de coördinatie van de zorg- en dienstverlening binnen het traject vroeghulp over en draagt zorg voor een tijdelijke registratie binnen Vroeghulp (dossier). Na afloop vindt overdracht van deze informatie plaats naar het dossier van JGZ en Huisarts. Tijdens deze coördinatie van zorg- en dienstverlening staat procesbewaking op cliëntniveau centraal en een zichtbare korte lijn met de transities in de zorg (verbinding met de wijkteams/lokale teams). De inzet van zorg- en dienstverlening tijdens proces Vroeghulp vindt plaats door de reguliere professionals/organisaties. Vroeghulp levert geen zorg- en dienstverleningsproducten. Dit geldt ook voor trajectbegeleiding. Intake De voordeurmedewerker draagt zorg voor het verzamelen van de benodigde informatie. Indien toch nog specifieke informatie bij ouders thuis opgevraagd dient te worden, dan kan dit worden teruggelegd bij verwijzer, b.v. de JGZ verpleegkundige of bij trajectbegeleiding. De voordeur blijft het gezin/kind volgen tot hulp- of onderzoektraject in gang gezet is. Dus na afgeven MDA wordt cliënt weer overgedragen naar de reguliere zorg (b.v. JGZ verpleegkundige, kinderarts, trajectbegeleiding) Ondersteuning ouders Op verzoek van ouders kan een hulpverlener die het dichtst naast ouders staat en die ze deze rol willen geven, ondersteuning bieden tijdens het proces Vroeghulp. Pagina 2 van 8

3 Consultatie Daarnaast kunnen verwijzers en/of professionals in de zorg, een consultatievraag stellen binnen Vroeghulp. Hierbij is geen sprake van procescoördinatie, maar van een consultatie naar het reguliere circuit, hierbij wordt een beroep gedaan op de kennis en kunde die aanwezig is binnen het netwerk Vroeghulp inzake vroegsignalering. De voordeur en waar nodig het Vroeghulp Kernteam, kunnen een rol hebben m.b.t. consultaties door belanghebbenden in de regio (zorgen dienstverleningsorganisaties). Vroeghulp kernteam Doel van het Vroeghulp kernteam is om de vragen van ouders gericht door te leiden op grond van beschikbare aanmeldgegevens. Het Vroeghulp kernteam bestaat uit de medewerker Voordeur, een jeugdarts en een gedragskundige. Voordat de vraag van de ouder doorgeleid wordt naar het Vroeghulp Kernteam dient alle benodigde informatie aanwezig te zijn. Signalering Het Vroeghulp kernteam is direct betrokken bij de vraagstelling van de ouders en het uitzetten van trajecten. Zij zien als eersten waar knelpunten in de hulpverlening (gaan) ontstaan. Door hun bilaterale lijnen met de netwerkpartners zijn de medewerkers van het Vroeghulp kernteam bij uitstek de personen die de signalerende taak op kunnen pakken. Zij bespreken deze signalen met de procescoördinator. Bij structurele problematiek vindt bespreking in de Stuurgroep Vroeghulp plaats. Samenstelling In het Vroeghulp kernteam hebben zitting: Indien nodig, doorgaans bij complexere casuïstiek is een multidisciplinaire team nodig. Ouders en op verzoek van ouders een hulpverlener die het dichtst naast ouders staat en die ze deze rol willen geven Voordeur medewerker Gedragsdeskundige (liefst onafhankelijk) Jeugdarts 0-4 en/of jeugdarts 4+ Frequentie* Bijeenkomst 1 x per 2 weken Helmond 1,5 uur Bijeenkomst 1 x per week Eindhoven 2 uur (* dit is een frequentie en duur waar mee gestart gaat worden, maar die wellicht naar beneden kan worden bijgesteld). MDA Dit advies leidt tot het opstellen van een integraal multidisciplinair adviesplan (MDA) dat aan de ouders aangeboden wordt als leidend advies voor de in te zetten expertise. Dit plan gaat ook naar de verwijzer(s) na toestemming ouders. Het MDA wordt door de voordeurmedewerker op basis van input van het Vroeghulp Kernteam geschreven. Vroeghulp kernteam + aanvullende expertise Mocht dit niet voldoende zijn dan wordt een uitgebreid Vroeghulp kernteam (Helmond en/of Eindhoven) gepland alwaar verdere benodigde disciplines worden uitgenodigd (opschalen). Pagina 3 van 8

4 De in te zetten deskundigheid wordt afgestemd op de vraagstelling van het aangemelde cliëntsysteem. Er wordt geput uit een overzicht met disciplines met specifieke deskundigheid (moet nog worden opgesteld). Deze lijst is intersectoraal en multidisciplinair samengesteld. Deze experts zijn op individueel niveau beschikbaar voor (proces)diagnostiek, consultatie, advisering over de begeleiding, behandeling en verwijzing en gewoon wat kan, speciaal wat moet. Indien nodig kunnen meerdere experts betrokken zijn bij het aangemelde cliëntsysteem. De samenstelling van deze groep is wisselend. In dit opgeschaalde overleg participeert altijd de voordeur en mogelijk een verdere afvaardiging van het Vroeghulp kernteam (verbinding), ouders (neemt deel tijdens bespreken casus) en aanvullende verder benodigde disciplines. Het uitgebreide Vroeghulp kernteam geeft vervolgens een advies (MDA). Dit wordt door voordeurmedewerker op basis van input van het uitgebreide Vroeghulp Kernteam geschreven. Communicatie Er vindt periodiek afstemming (minimaal 1x per maand) plaats tussen de procescoördinator en de voordeurmedewerkers. De procescoördinator is hiervoor verantwoordelijk. Er vindt periodiek afstemming (minimaal 2x per jaar) plaats tussen procescoördinator en afvaardiging van organisaties die zorg- en dienstverlening leveren. De procescoördinator is hiervoor verantwoordelijk. Doorlooptijd Planning casuïstieken in Vroeghulp Kernteam < 1 maand na aanmelding, waarbij alle benodigde informatie aanwezig is (verantwoordelijkheid ouders/verwijzers/voordeurmedewerkers). Proces coördinatie Het toewerken naar de nieuwe werkwijze van vroeghulpteams behoeft de nodige ondersteuning. Voor 2014 is deze rol weggelegd voor de procescoördinator. Deze houdt zich tevens bezig met het positioneren van Vroeghulp bij gemeenten (met het oog op de transities). Tot slot draagt de procescoördinator zorg voor de verbinding tussen primair proces en Stuurgroep. Hiermee opereert deze voornamelijk op het tactische en strategisch niveau. Om de positionering naar gemeenten te versterken wordt er voor gekozen om de coördinatie tussen inhoud en proces (op tactisch/strategisch niveau) aan elkaar te koppelen. Hierin wordt de combinatie gemaakt tussen de procescoördinatie vanuit MEE met de stafarts van ZuidZorg (belangrijk is dat dit regiobreed vorm krijgt zowel regio de Peel als Eindhoven/de Kempen). Vervolg Acties Uitwerken primaire proces Werkafspraken voor Voordeurmedewerkers maken (technisch: gsm, beantwoording s binnen een week) inclusief caseloadverdeling, registratie en opstellen MDA. Werkafspraken facultatieve uitgebreide Vroeghulp kernteam. Lijst met specifieke disciplines/expertise opstellen (dus niet de organisaties). Implementatieplan (inclusief teams). Handboek aanpassen (processen en protocollen). Structuur Registratie uniformeren. 1 secretariaat (nu gecentreerd bij MEE (18 uur) en Zuidzorg (4 uur) Koppeling secretariaat aan Voordeur en procescoördinator. Pagina 4 van 8

5 Bijlage 1 Stroomschema Pagina 5 van 8

6 Bijlage 2 Profielschets medewerker Voordeur Taken Triage (telefonische screening en weging)=> doorlopen beslisboom (vraag en antwoord=> is dit helder, dan vroeghulp of terug naar regulier - vindplaatsen) en daaraan gerelateerd het opstellen van de werkinstructies. Inventariserende verslaglegging naar verwijzers (na toestemming ouders). Procesbewaker (doen we wat er is afgesproken volgens afspraak)=> volgen van de cliënt van A tot Z. Afgeleide taken Informatievoorziening (verzamelen van de benodigde informatie in het eventuele vervolgtraject, uniforme werkwijze, centrale borging) NB: deze info moet aanwezig zijn voordat doorgeleiding naar Kernteam Vroeghulp plaatsvindt. Opstellen van het MDA en versturen naar ouders en na toestemming naar verwijzers (zoals JGZ en HA) (ouders krijgen MDA met begeleidend schrijven dat zonder reactie na 2 weken wordt doorgestuurd), regie voor verdere verspreiding blijft bij ouders. Uitzetten evaluaties. Participeren in Kernteam Vroeghulp. Afstemming met de procescoördinator Medewerkers Zorginhoudelijke HBO er. Deze wordt functioneel aangestuurd door de procescoördinator en hiërarchisch door de betreffende manager van de organisatie waar hij/zij onder valt. Achtervang voor voordeurteam medewerkers is het Kernteam vroeghulp. De voordeurmedewerker zit het periodiek overleg (uitgebreide) Vroeghulp Kernteam voor als technisch voorzitter. Profiel Kennis van en ervaring met de doelgroep (het jonge kind 0-12 jaar en ouders) Procesmatig op inhoud Resultaatgericht Sociale kaart Zuidoost Brabant Pagina 6 van 8

7 Bijlage 3 Profielschets medewerker Vroeghulp Kernteam (Jeugdarts, gedragskundige => ondersteund door Voordeur medewerker) Taken Consultatieteam Analyseren van de vraag Juiste inschatting van benodigde expertise Adequaat doorlopen criteria Vroeghulpteam Signaleren Profiel Consultatieteam Cliëntgericht Efficiënt Deskundigheid Bekend met de regio, organisaties en disciplines Resultaatgerichtheid Profiel disciplines Flexibiliteit Bereidheid Deskundig Pagina 7 van 8

8 Bijlage 4 Profielschets Procescoördinatie Netwerk Vroeghulp Functie-inhoud In de procescoördinatie Vroeghulp, procesregisseur, ga je leden van het netwerk stimuleren een gezamenlijke en actieve bijdrage te (blijven) leveren aan het netwerk en het realiseren van de doelstellingen. Het implementeren van de nieuwe werkwijze is hier een belangrijke pijler in. Als bruggenbouwer is aan jou de taak toebedeeld tussen de leden en stakeholders verbindingen te leggen, met name in het kader van de transities in de zorg. Daarbinnen is de positionering van het netwerk Vroeghulp evident! Kerntaken procescoördinatie is verantwoordelijk voor het realiseren van de opgestelde doelstellingen, een belangrijk onderdeel hierin is het implementeren van de nieuwe werkwijze. verantwoordelijk binnen vroegsignalering en kennisdelen voor de coördinatie in de vorm van procesbewaking en de terugkoppeling hiervan naar de stuurgroep. verantwoordelijk voor de uitwerking en voorbereiding van de agenda van de stuurgroep en het opstellen van jaarplannen. verantwoordelijk voor het leggen van interne en externe verbindingen om de positie van het Netwerk Vroeghulp te verstevigen, de interne (Vroeghulp) en externe communicatie is hier een onderdeel van. Plaats in de organisatie De coördinator Vroeghulp wordt functioneel aangestuurd door de voorzitter van de Stuurgroep SVA. Hiërarchische aansturing vindt plaats vanuit de organisatie waar de procescoördinatie ondervalt. Competenties Analytisch Schakelen tussen de verschillende niveaus (tactisch en operationeel) Innovatief Resultaatgericht Procesgericht (planning & controlcyclus) Verbindingen kunnen leggen tussen mensen en inhoud op meerdere niveaus. Functie-eisen Academisch werk- en denkniveau Brede ervaring met het zorgveld en met vroeghulp Goede communicatieve, sociale, redactionele en computervaardigheden Ervaring met projectmatig werken In bezit van een rijbewijs en auto Pagina 8 van 8