Technische bijlage bij bestek nr Levering van uitrusting Skype for Business (ex-lync) via een raamovereenkomst van vier jaar

Transcriptie

1 Technische bijlage bij bestek nr Levering van uitrusting Skype for Business (ex-lync) via een raamovereenkomst van vier jaar Referte van de aankondiging: Inhoud 1 Vermoedelijke hoeveelheden Uitvoeringsbepalingen van de overeenkomst Technische eisen Prijzen en kortingen Gunning opdracht

2 1 Vermoedelijke hoeveelheden De typische producten die zullen worden besteld zijn: USB Phone Corded Headset Wireless Headset IP Phone Desk Speaker Phone Conference Phone De hoeveelheden (vermeld in de bijgevoegde prijstabel) zijn schattingen en kunnen naar boven of naar beneden worden herzien zonder gevolgen voor de prijslijst van de inschrijvers. Infrabel behoudt zich het recht voor om af te wijken van de voorgestelde configuraties. De technische behoeften (eventueel tijdelijk) kunnen immers variëren waardoor we in het bestaande productaanbod van de opdrachtnemer een andere configuratie of aangepaste opties moeten kiezen. 2 Uitvoeringsbepalingen van de overeenkomst 1. Periodieke rapportering, account meeting Minstens eenmaal per jaar vindt in de gebouwen van Infrabel een account meeting plaats om de volgende punten te bespreken: roadmap van de nieuwe producten; gemelde problemen en ondernomen acties voor de uitwerking van proactieve werkmethoden. 2. Bestellingen Infrabel behoudt zich het recht voor om met de fabrikanten bijzondere voorwaarden te onderhandelen (Special Bid). De opdrachtnemer moet Infrabel de verkregen bijzondere voorwaarden volledig laten genieten. De opdrachtnemer past de bijzondere voorwaarden toe via een vaste uplift (zie inventaris). 3. Leveringen De goederen worden uitsluitend op het volgende adres in Brussel geleverd: Commodity Delivery Information & communication technology I-ICT.221 Tweestationsstraat 82, 1070 Brussel. De leveringstermijn bedraagt maximaal 14 kalenderdagen. Voor een levering mag de pallethoogte niet hoger zijn dan 1,7 m. De paletten moeten op vloerhoogte worden geleverd; de vrachtwagens moeten dus de mogelijkheid hebben om zelf de paletten te lossen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om verpakkingen tot het strikte minimum te beperken en zoveel mogelijk duurzame verpakkingen te gebruiken. Infrabel ziet de leveringen op de leveringsplaats na. Ze stelt eveneens de eventuele beschadigingen vast. Het resultaat van dit nazicht evenals de juiste datum van aankomst van de leveringen worden vermeld in een proces-verbaal of eventueel op de leveringsbon of factuur. De opdrachtnemer treft 2

3 de nodige maatregelen om te beletten dat de afgekeurde producten opnieuw ter keuring of oplevering worden aangeboden of geleverd in de toestand waarin ze zich bevinden. 4. Herstelling / garantie DOA (Death On Arrival): Voor producten waarvan binnen een week (5 werkdagen) na levering bij de eindgebruiker blijkt dat zij defect zijn en Infrabel dit aan de opdrachtnemer heeft gemeld, moet de opdrachtnemer die producten ASAP kosteloos ophalen en vervangen. De periode waarin die DOA kan worden gemeld, is voor Infrabel beperkt tot maximaal een maand; de periode waarin de opdrachtnemer het DOA-product moet vervangen, is na de melding door Infrabel beperkt tot tien kalenderdagen. De garantie op de geleverde uitrusting bedraagt twee jaar vanaf de oplevering bij Infrabel. RMA-procedure (Return Material Authorization): ze moet eenvoudig zijn, kosteloos voor Infrabel en de originele verpakking moet niet worden teruggegeven. De termijn voor de herstelling is maximaal drie weken na ontvangst van het materiaal door de opdrachtnemer. De kosten voor de terugname van defect materiaal bij Infrabel (gecentraliseerde site) en voor de levering van het herstelde/vervangen materiaal zijn ten laste van de opdrachtnemer. 5. Technologische evoluties Wanneer het standaardproduct als gevolg van de technologische evolutie moet worden vervangen door een nieuw product, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om: Infrabel onmiddellijk op de hoogte te brengen van deze noodzaak; de technische documenten omtrent het nieuwe productaanbod onmiddellijk aan Infrabel te bezorgen; minstens een maand voor de opname ervan in de overeenkomst een testtoestel te leveren aan Infrabel; Infrabel de mogelijkheid te geven een laatste keer voor het einde van de levensduur van het product en de vervanging ervan (maximaal 100 onderdelen) een bestelling te plaatsen voor het door de opdrachtnemer oorspronkelijk voorgestelde model. Afhankelijk van de gewijzigde technische behoeften kan Infrabel gedurende de raamovereenkomst steeds afwijken van de in dit bestek beschreven modelkeuzes en voor verwante of alternatieve modellen kiezen. Infrabel behoudt zich het recht voor om via een ander kanaal te kopen (met name bij wijziging van model). 3 Technische eisen De opdrachtnemer stelt een offerte op met materiaal op basis van de onderstaande verplichte minimumspecificaties dat vanaf het indienen van de offerte gedurende minstens zes maanden beschikbaar blijft. 3

4 USB Handset (Wired) Stereo Headset (Wired) Mono Earphone (Wireless Bluetooth) IP Desk Phone Speaker Phone IP Conference Phone Certification & support Certified by the Skype for Business Certification Program Compatible with Skype for Business & Lync 2010 Codec support Microsoft RTAudio G G.711 Power Built-in, auto-sensing IEEE 802.3af-2003 Power Over Ethernet Class 3 Connectivity 802.1x port-based Network Access Control 2 Port Gigabit Ethernet switch (so 1 port for LAN and 1 extra port for PC) Gigabit Ethernet 802.3af 10/100/1000 Base-T with RJ45 connector ports USB connectivity (wired) - Plug-and-play USB connectivity (wireless via charging cradle or dongle included) Bluetooth connectivity to PC & Smartphone Compatibility Compatible with Windows (7 or higher) Compatible with Mac OS X (10.7 or higher) Functionalities Possibility for plug & play expansion modules (speed dial) Headset port (RJ9 or USB) Metal headband with comfort pad Faux leather on-ear cushions (anti-allergic) Adjustable mic (bendable and rotatable) Monochrome screen (call ID viewing) Color screen - 3 inch (or larger) Keypad Buttons for Pick-up/call + Mute + volume up + volume down Carrying case for easy storage and portability Automatically answers calls simply by placing on your ear Audio HD Audio (Wideband - up to 6,800 Hz) Noise-cancelling microphone Hearing protection (protects against sound levels above 125dBA) 360 microphone (at least 3m range) 4

5 4 Prijzen en kortingen 1. Formule voor herziening van de prijzen voor standaardproducten De prijzen zijn vast voor de hele duur van de overeenkomst. Bovendien bezorgt de opdrachtnemer Infrabel een nieuwe prijslijst telkens wanneer Infrabel dit vraagt. Indien de fabrikant (tijdelijke) promotie- of inruilacties organiseert, wordt van de opdrachtnemer verwacht dat hij dit aan Infrabel meldt en er in zijn berekeningen rekening mee houdt. 2. Uplift op onderhandeling met de fabrikant Infrabel behoudt zich het recht voor om rechtstreeks met de fabrikant te onderhandelen. De opdrachtnemer factureert Infrabel voor de geleverde diensten een uplift (%) die gedurende de hele overeenkomst vast is. Voor nieuwe producten waarvan de prijzen door Infrabel rechtstreeks met de fabrikant zijn onderhandeld en waarvoor een beroep op de opdrachtnemer wordt gedaan, is de berekening voor de vergelijking tussen de verschillende opdrachtnemers als volgt: Aankoopprijs bij de fabrikant - distributeur / (1 - % uplift) 5

6 3. Gunning opdracht Van alle regelmatige offertes kiest Infrabel de offerte die ze het interessantst vindt. 1. Uitsluitingscriteria: De offerte waarvan een van de rubrieken (basistoestel, uplift op onderhandelde prijs) niet volledig is, wordt uitgesloten. 2. Gunningscriteria: Financieel: 100% Met de volgende tabel kunnen de offertes van de verschillende opdrachtnemers worden beoordeeld. Gewicht Totaal 1. Materiaal Laagste totaalprijs van de opdrachtnemers / Totaalprijs van de opdrachtnemer * 100 = A 2. Uplift op onderhandeld e prijs met de fabrikant Rekening houdend met de hoeveelheden in de prijslijst bij dit bestek Laagste uplift van de opdrachtnemers / Uplift van de opdrachtnemer * 100 = C 75% 0,75*A 25% 0,25*C Totaalscore = som van 1 en 2 De opdrachtnemer met de hoogste score wint de aanbesteding. 6