: Bevindingen toetsing rechtmatigheid subsidieverstrekking

Transcriptie

1 Memo Aan Van Betreft : Leden commissie ABM : Dennis van Zundert/F. Adriaenssen : Bevindingen toetsing rechtmatigheid subsidieverstrekking Kopie aan : Datum : 4 november 2005 Inleiding in het kader van het rechtmatigheidstraject van de gemeente Drimmelen heeft een toetsing plaatsgevonden van de rechtmatigheid van de subsidieverstrekking. Het doel van deze toetsing is tweeledig. Enerzijds het vaststellen van de mate waarin subsidies rechtmatig (lees: in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving) worden verstrekt en afgerekend. Anderzijds het inventariseren van mogelijke onrechtmatigheden (lees: handelen in afwijking van de geldende wet- en regelgeving) en deze voorleggen aan de raad met het verzoek deze onrechtmatigheden voor 2005 te gedogen. Met een dergelijk besluit worden onrechtmatigheden ongedaan gemaakt. Omvang proces De subsidieverstrekking binnen de gemeente Drimmelen bedraagt circa 8,4 miljoen (totaal geraamd op kostencategorie 4.2). Hiervan kan het volgende overzicht worden gegeven: Sociale uitkeringen (incl. leenbijstand) wordt afzonderlijk gecontroleerd Kwijtscheldingen wordt afzonderlijk gecontroleerd Voorzieningen WVG wordt afzonderlijk gecontroleerd Collectief vervoer wordt afzonderlijk gecontroleerd Oud ID-en WIW-loonkosten wordt afzonderlijk gecontroleerd Vangnetregeling huursubsidie wordt afzonderlijk gecontroleerd Inkomensoverdrachten aan overheden (niet Rijk) ) Subsidie aan marktgerichte organisaties ) Overige inkomensoverdrachten ) Diversen ) De selectie is onttrokken aan deze drie posten met een totaalbedrag van Bij de selectie van de te toetsen subsidies is uitgegaan van de staat van inkomensoverdrachten bij de begroting Uit deze staat blijken de volgende bedragen: Inkomensoverdrachten aan overheden (niet Rijk) Overige inkomensoverdrachten Tevens is bij de selectie van de te toetsen subsidies getracht alle beleidsregels te raken. Pagina 1

2 De volgende subsidies zijn geselecteerd: Harmonie Terheijden Voetbalvereniging Madese Boys Judoclub Made Balletvereniging t Zwaluwnest Stichting Lokale Omroep Drimmelen Stichting Welzijn Ouderen Stichting Vluchtelingenwerk SKW (Blitz) Stichting Trema Bureau Halt Breda Zorgloket Volwassenen- en basiseducatie Stichting Bibliotheek Drimmelen Centrum voor de kunsten Stichting De Markenlanden Relevante wet- en regelgeving Bij het proces van subsidieverstrekking is de volgende wet- en regelgeving van belang: Verordening welzijnssubsidies Beleidsregels Algemene Wet Bestuursrecht (verwijzing vanuit de verordening Welzijnssubsidies) Bevindingen Inleiding De aanpak van de interne toetsing is als volgt geweest: Overleg met P. Brekelmans over aanpak toetsing, selectie dossiers, communicatie, etc. Selectie dossiers op basis van de staat van inkomensoverdrachten (ontvangen van P. Brekelmans) Opvragen stukken bij de beleidsmedewerkers (via P. Brekelmans) Vooroverleg met beleidsmedewerkers (o.a. over aanlevering stukken, volledigheid) Toetsing Eindoverleg met beleidsmedewerkers (o.a. over bevindingen) Bespreken hoofdlijnen bevindingen met R. Oomen Presentatie bevindingen aan beleidsmedewerkers, controller en K. Weber. Eventueel aan te vullen met overige bij het proces betrokken collega s. In dit memo wordt slechts ingegaan op de bij toetsing geconstateerde tekortkomingen. Voor de volledige bevindingen van de toetsing wordt verwezen naar de ingevulde checklist en de bijbehorende aantekeningen per instelling. Bij elke tekortkoming wordt een voorstel gegeven hoe dit in de toekomst te voorkomen. 1. Rechtspersoonlijkheid aanvrager In artikel 5 van de verordening welzijnssubsidies 2005 is geregeld dat de subsidie-aanvrager de rechtspersoonlijkheid van een stichting of een vereniging moet bezitten, danwel moet zijn ingeschreven in het verenigingsregister van de KvK. Uit gesprekken met de beleidsmedewerkers is gebleken dat deze informatie veelal wordt opgevraagd bij een eerste subsidieaanvraag. Bij latere aanvragen wordt dit niet meer gecontroleerd. Kleine instellingen maken gebruik van een standaard-aanvraagformulier, waarop zij de rechtspersoonlijkheid van de instelling aangeven. Bij de toetsing is vastgesteld dat van één instelling, namelijk Stichting Vluchtelingenwerk, niet expliciet is vastgesteld dat deze instelling rechtspersoonlijkheid bezit. Deze tekortkoming kan worden opgeheven door dit alsnog na te gaan (bijvoorbeeld aan de hand van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel). Pagina 2

3 Voorstel: Volledigheid naleving eisen opnemen in checklist. Daarbij expliciet vaststellen dat de rechtspersoonlijkheid is vastgesteld (via het aanvraagformulier óf via het opvragen van nadere informatie). 2. Toepassing afdeling AWB In artikel 19 van de Verordening welzijnssubsidies is geregeld dat voor een beperkt aantal instellingen afdeling van de AWB van toepassing is. Voorwaarde hierbij is dat de betreffende instelling personeel in dienst heeft. Van de 6 instellingen in de steekproef waarop de betreffende afdeling van de AWB betrekking heeft, voldoet de aanvraag in alle gevallen aan de gestelde eisen. Hierbij moet worden opgemerkt dat van 1 instelling (Harmonie Terheijden) niet uit de stukken blijkt dat geen personeel in dienst is. Overigens valt op dat afdeling van de AWB niet van toepassing is op de Stichting Bibliotheek. Mogelijk behoeft de verordening op dit punt aanpassing. Voorstel: Te allen tijde zichtbaar maken in het dossier dat een toets heeft plaatsgevonden op eventueel personeel. Overwegen afdeling AWB ook van toepassing te verklaren op de bibliotheek. Voorwaarden in afdeling AWB opnemen in een checklist. 3. Indieningstermijn In de verordening word een indieningstermijnen van 1 april en 1 juni genoemd. Bij een achttal instellingen (van de 12) is de aanvraag te laat ingediend. Deze aanvragen zijn wel in behandeling genomen. Het betreft: Stichting Vluchtelingenwerk: Begroting toegestuurd per mail. Deze mail is niet meer beschikbaar. Oorzaak gebrekkige aanvraag ligt volgens Jan Razenberg in de persoonlijke situatie van de contactpersoon van de stichting (overspannen). Stichting Welzijn Ouderen: Aanbieding begroting en productenboek op 20 september 2004 Balletvereniging t Zwaluwnest: Aanvraag ingediend op 16 april 2004 Blitz: Aanvraag ingediend op 6 juli 2004 Stichting Trema: Aanvraag ingediend op 4 oktober 2004 Judoclub: Aanvraag ingediend op 6 mei 2004 Voetbalvereniging Madese Boys: Aanvraag ingediend op 6 mei 2004 Ook de Stichting Bibliotheek leek te laat met het indienen van een aanvraag. Zij heeft op 28 april 2005 een activiteitenverslag 2004 en een begroting 2006 ingediend. Echter de gemeente heeft de deadline van 1 april met een brief d.d. 30 maart 2005 verruimd tot 1 mei. Dit uitstel is niet geregeld in de subsidieverordening of in de van toepassing zijnde artikelen van de AWB. De aanvraag blijft daarom formeel te laat. Voorstel: Instellingen (opnieuw) informeren over de indieningstermijn. Afwijkingen van deze termijn toestaan (regelen in verordening?) en opnemen in het toekenningsbesluit. Pagina 3

4 4. Juiste aanvraagformulier Balletvereniging t Zwaluwnest heeft geen gebruik gemaakt van het (standaard) aanvraagformulier. Overigens is het gebruik van dit formulier niet geregeld in de verordening of beleidsregels. Het wordt daarom niet als tekortkoming in het kader van de rechtmatigheidstoetsing beschouwd. 5. Meerdere subsidies vermeld in de aanvraag? Indien voor dezelfde uitgaven tevens subsidie is aangevraagd bij één of meer andere bestuursorganen, moet daarvan mededeling worden gedaan in de aanvraag (artikel 4.65 AWB). Het Centrum voor de kunst ontvangt, volgens haar begroting, subsidies van andere gemeenten. Dit heeft zij niet aangegeven in de subsidieaanvraag. Voorstel: Aandacht besteden aan deze eis in het besluit. Aspect opnemen in checklist en (zonodig) communiceren met de betreffende instelling. 6. Financiële noodzaak De gemeente kan, aan de hand van bijvoorbeeld jaarrekeningen of begrotingen nagaan of er sprake is van financiële noodzaak voor een subsidie. Deze toets blijkt niet expliciet uit de stukken / het dossier. Bij enkele instellingen is het zelfs niet mogelijk om deze toets uit te voeren omdat zij slechts eens in de drie jaren (financiële) informatie moeten overleggen. Voorstel: Bestaan financiële noodzaak standaard opnemen in het toekenningsbesluit. Indien nodig normen formuleren voor het begrip financiële noodzaak. 7. Inhoud beschikking In de subsidietoekenning van de lokale omroep wordt niet aangegeven voor welke activiteiten de subsidie wordt verleend. Dit is voorgeschreven ingevolge artikel 4.30 AWB. Voorstel: Deze eis opnemen in een (volledigheids)checklist. 8. Inrichting administratie In artikel 4.69 AWB is geregeld dat de subsidieontvanger zijn administratie zodanig moet inrichten dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, betalingen en ontvangsten kunnen worden nagegaan. Deze toets wordt in de praktijk waarschijnlijk wel uitgevoerd, maar blijkt niet uit de stukken / het dossier. Ook zijn de eisen waaraan de administratie concreet moet voldoen niet expliciet gemaakt. Voorstel: Kwaliteit inrichting administratie standaard opnemen in het toekenningsbesluit. Indien nodig normen formuleren voor de inrichting van de administratie. 9. Communicatie over verschillen In artikel 4.70 AWB is geregeld dat de subsidie ontvanger de gemeente onverwijld in kennis stelt als gedurende het boekjaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke en begrote inkomsten en uitgaven. In de beschikking aan de subsidiënten wordt deze eis beperkt tot het melden van afwijkingen in de prestatieafspraken. Het is in de beschikking als volgt verwoord: Uw organisatie dient tijdig tussentijds verslag aan de gemeente Drimmelen uit te brengen, zodra afwijkingen geconstateerd worden met betrekking tot de genoemde prestatieafspraken. Pagina 4

5 Uit de vastleggingen / dossiervorming blijkt niet dat instellingen hier actief mee omgaan, maar zij zijn waarschijnlijk niet bekend met de eis in artikel 4.70 AWB. Bij het vaststellen van de subsidie (achteraf) wordt meestal wel gekeken naar de vergelijking begroot werkelijk, maar dit wordt niet expliciet vastgelegd. Ook veel communicatie verloopt telefonisch of via de mail. Bij de toetsing is opgevallen dat bij de Stichting Vluchtelingenwerk de werkelijk pensioenlasten van afwijken van de begroting. Hier is bij de vaststelling geen aandacht aan besteed. Voorstel: Via de beschikking communiceren met de instellingen over de eis in artikel 4.70 AWB (dus niet alleen afwijkingen van prestaties, maar ook inkomsten en uitgaven signaleren). Bij subsidievaststelling nagaan of afwijkingen hebben plaatsgevonden en of de instellingen daarover met de gemeente hebben gecommuniceerd. 10. Aanvraag subsidievaststelling Artikel 4.2 AWB regelt de inhoud van een aanvraag tot subsidievaststelling. Bij geen enkele instelling is een dergelijke aanvraag aangetroffen. Veelal wordt volstaan met het indienen van een jaarrekening. Er bestaat (nog) geen standaardformulier voor het doen van een aanvraag tot vaststelling. Voorstel: Vereiste inhoud aanvraag tot vaststelling communiceren met de instellingen en zonodig gebruik maken van een standaardformulier. Mogelijkheid om subsidieaanvraag volgend jaar te combineren met aanvraag tot vaststelling afgelopen jaar. 11. Nakomen afspraken Bij een aantal instellingen is in de opdrachtformulering voor de subsidie 2005 afgesproken dat zij tussentijds (twee maal per jaar) informatie opleveren over de prestaties. Trema: Geen data afgesproken, wel informatie opgevraagd, niet ontvangen. Centrum voor de kunsten: opleveren informatie in september en januari. Tot op heden niets ontvangen. Stichting Vluchtelingenwerk: Geen data afgesproken, geen informatie opgevraagd, niets ontvangen. Het opvragen van dergelijke prestatiecijfers, bijvoorbeeld bij de subsidievaststelling, is ook voor de andere instellingen een aandachtspunt. Met de Harmonie Terheijden is afgesproken (in de beleidsregel) dat zij vóór 1 oktober een verantwoording moet indienen over het aantal lesuren muziekonderwijs en aantal leerlingen. Deze verantwoording heeft over het schooljaar (nog) niet plaatsgevonden. Voorstel: Naleving afspraken in opdrachtformulering moet een expliciet aandachtspunt zijn bij de subsidievaststelling en bij tussentijdse contacten met de instellingen. 12. Tijdigheid aanvraag subsidievaststelling De meeste instellingen hebben stukken ingediend aan de hand waarvan de subsidie kon worden vastgesteld. Deze aanvraag was in 9 gevallen niet tijdig (dat wil zeggen: binnen 6 maanden). Voorstel: Instellingen (opnieuw) informeren over de indieningstermijn. Afwijkingen van deze termijn toestaan (regelen in verordening?) en opnemen in het vaststellingsbesluit. Pagina 5

6 13. Eisen financieel verslag In de artikelen 4.77 en 4.78 AWB is aangegeven dat de subsidie-ontvanger opdracht geeft tot onderzoek van het financiële verslag aan een accountant. Bij de door de Stichting Vluchtelingenwerk en Stichting Welzijn Ouderen ingediende jaarstukken is ten onrechte geen accountantsverklaring opgenomen. Overigens is er een mogelijkheid om onder deze verplichting uit te komen, maar daaraan is wel een aantal eisen gesteld (artikel 396, lid 8, BW2). De betrokken medewerkers zijn van deze eisen veelal niet op de hoogte. In artikel 4.78, lid 5 AWB is aangegeven dat bij de subsidieverlening vrijstelling of ontheffing kan worden verleend. Hiervan is / wordt in de praktijk geen gebruik gemaakt. Voorstel: Nagaan of gebruik kan worden gemaakt van de vrijstelling uit BW2. Eisen volgens AWB opnemen in beschikking. Bij de vaststelling nadrukkelijk aandacht voor de naleving van deze eis. 14. Vaststelling subsidie In het collegebesluit voor de subsidie 2004 van Stichting Vluchtelingenwerk is een foutief bedrag opgenomen. In het bedrag in het raadsbesluit is geen rekening gehouden met een eigen bijdrage van de stichting. Het bedrag in de beschikking is wel juist. Voorstel: Afstemmen collegebesluit met beschikking. 15. Betaling subsidie(voorschotten) In de subsidiebeschikking voor de Stichting Vluchtelingenwerk en Stichting De Markenlanden is opgenomen dat de subsidie in 4 termijnen wordt betaald. De bedragen zijn echter in 2 termijnen betaald. Het subsidiebedrag voor De Markenlanden bedraagt Er is uitbetaald. Verrekening zal plaatsvinden bij de definitieve subsidievaststelling. Voorstel: Interne controle op uitbetaling, waarbij aandacht voor naleving toegezegd betalingsschema. 16. Onderbouwing (jeugd)leden De subsidie voor de Voetbalvereniging Madese Boys en de Judoclub is onder meer gebaseerd op het aantal jeugdleden en het aantal leden uit de gemeente Drimmelen. Uit de dossiers bleek niet dat deze aantallen onlangs zijn getoetst. Overigens is de wijze waarop deze aantallen worden getoetst niet formeel geregeld. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de toetsing van het aantal instrumenten en jeugdleden bij de Harmonie Terheijden. Deze informatie is wel door de instelling opgegeven, maar niet getoetst op validiteit. Voorstel: Intern afspraken maken hoe om te gaan met de toetsing van de aantallen (jeugd)leden en instrumenten. Pagina 6

7 Conclusie Het algehele beeld uit de toetsing is dat de betrokken medewerkers zorgvuldig omgaan met de toekenning en vaststellingen. De aanpak wordt gekenmerkt door een klantvriendelijke houding en een praktische benadering. In het kader van de rechtmatigheidstoets zijn de formele aspecten van belang. In een aantal gevallen (zie hiervoor) worden formele aspecten niet nageleefd en in een aantal gevallen is de naleving niet vast te stellen. Het is daarom aan te bevelen: Uitgevoerde controles / afstemmingen en gemaakte afwegingen duidelijk zichtbaar te maken in de dossiers, zonodig in het besluit; Bekendheid geven aan alle eisen die vanuit de verordening, beleidsregels en AWB worden gesteld; Gebruik maken van een checklist om na te gaan dat aan alle eisen aandacht is besteed; Communiceren met de instellingen over de naleving van indieningsvereisten en termijnen; Toepasselijkheid AWB etc. heroverwegen. Aan de raad voorstellen om aan bovenstaande constateringen geen financiële gevolgen te verbinden. Pagina 7