Jaarverslag KHLeuven

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 KHLeuven

2

3 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 - Organisatiestructuur Vestigingen, departementen en opleidingen van de KHLeuven Bestuurlijke organen KHLeuven : Raad van bestuur en Algemene Vergadering Algemeen De Raad van bestuur De Algemene Vergadering Het Hogeschoolonderhandelingscomité (HOC) Samenstelling van het HOC Activiteitenverslag De Academische Raad Samenstelling Verslag van de werking academiejaar De studentenraad (OSR) Algemeen Samenstelling en functies De werking Bescherming en Preventie op het Werk De interne dienst voor Bescherming en Preventie op het Werk (IDPBW) Het comité voor Bescherming en Preventie op het Werk (CPBW) HOOFDSTUK 2 - ICT Inleiding Basis ICT infrastructuur PC Park Laptops voor studenten en personeel Netwerkinfrastructuur Draadloos netwerk Computerzalen ICT faciliteiten voor studenten en personeel Portaal voor studenten en personeel Mailinglijsten e-learning platform Kotnet Schijf- en webruimte voor studenten en personeel Elektronische bibliotheken Elektronische studenten- en personeelskaart Specifieke toepassingen in de verschillende departementen Realisaties van het academiejaar Verdere uitrol van van MS Sharepoint Projectendatabase voor opvolging projecten rond Onderzoek en Innovatie Verdere evolutie van het Monitoring systeem Verdere evolutie en ingebruikname van het Stage Informatiesysteem (SIS) Corona project Afsprakenplanner Elektronische aanvragen voor Erasmus studenten Portaal facelift Instap Libis Desktop virtualisatie Uitbreiding draadloze netwerk en invoering eduroam Upgrade didactische pc s naar Windows Uitbreiding capaciteit en verdere consolidatie van opslag Voorbereidingen aansluiting associatienetwerk Instap in blade server technologie Jaarverslag KHLeuven II

4 4.16 Continue vernieuwing van de computer- en netwerkinfrastructuur ICT ondersteuning HOOFDSTUK 3 - Onderwijs Onderwijsaanbod Ingericht onderwijsaanbod good s en kood s Kengetallen onderwijsaanbod Nieuw onderwijsaanbod in KHLeuven Onderwijswijsbeleid Onderwijswijsvisie en onderwijsontwikkelingsplan Het onderwijsinnovatiefonds van KHLeuven Naar een nieuw onderwijsmodel? Opbouw van een nieuwe visie op professioneel hoger onderwijs Resultaten onderwijsontwikkeling OOP II Actielijn 1: Opleidingsprogramma OOP II Actielijn 2: Leeromgeving, innovatieve werkvormen en leermiddelen OOP II Actielijn 3: Flexibilisering OOP II Actielijn 4: Studie- en studentenbegeleiding OOP II Actielijn 5: Diversiteit OOP II Actielijn 6: Internationalisering OOP II Actielijn 7: Onderzoek naar onderwijs OOP II Actielijn 8: Permanente Vorming OOP II Actielijn 9: Beleid en Organisatie Kwaliteitszorg onderwijs Interne kwaliteitszorg Externe kwaliteitszorg : visitatie en accreditatie Externe Profilering DKZ Kwaliteitslabels HOOFDSTUK 4 - Onderzoek en valorisatie Onderzoeksbeleid Algemeen beleid en visie van de hogeschool Organisatie Aanwending middelen voor onderzoek Kwaliteitszorg Projectopvolging PWO-procedure Zaaigeld Cofinanciering Speerpunten Vormingen Interactie met werkveld en maatschappij Onderzoeksbudgetten Onderzoeksprojecten Netwerk Personeel Onderzoeks- en valorisatieresultaten Integratie Onderzoek-Onderwijs Kwalitatief Kwantitatief Samenvatting HOOFDSTUK 5 - Personeel Personeelsbestand in cijfers Personeelsbestand (VTE) per departement Personeelsbestand (VTE) per studiegebied Personeelsbestand (VTE) per financieringsbron Personeelsleden (VTE) binnen en buiten de formatie Jaarverslag KHLeuven III

5 1.5 Opsplitsing per categorie en ambt Opsplitsing van het personeel naar leeftijd en geslacht Aantal voltijdse en deeltijdse personeelsleden Aantal doctores aan de KHLeuven Personeelsbeleid Beleidsdoeleinden en realisaties Samenwerking Onderzoek en maatschappelijke dienstverlening Benoemingen Mandaten Premies en persoonlijke vergoedingen Personeelsverloop en onderbreking loopbaan Ziekteverzuim Gastprofessoren Algemeen besluit personeelsbeleid Ratio-analyse Ratio s m.b.t. de personeelskosten Ratio s m.b.t. de personeelsformatie en -tewerkstelling HOOFDSTUK 6 - Toelichting bij de jaarrekening Een commentaar bij de jaarrekening De balans De resultatenrekening Een verantwoording van het financieel beheer Een toelichting bij de variantieanalyses Een commentaar op de ratioanalyse Een commentaar op het investerings- en financieringsbeleid van De evolutie van de thesauriepositie De financiële weerslag van belangrijke projecten en activiteiten in Bijzondere gebeurtenissen na de balansdatum Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Conclusie HOOFDSTUK 7 -Studentenservice KHLeuven Organisatie Organisatiestructuur Personeel Financiële middelen Samenwerking Huisvesting Doelstelling Omkadering Studentenkamers in eigen beheer Informatie, advies en bemiddeling rond huisvesting Sociale Dienstverlening Doelstelling Inleiding Inschrijvingen bij de jobdienst De internationale student De prioriteitstudent De hogeschoolstudent aan het werk binnen de KU Leuven E-jobdienst, informatie en advies Website Advies en spreekuur Visie Sociale dienstverlening Consultaties bij de Sociale dienst Individuele studiefinanciering Tussenkomsten Jaarverslag KHLeuven IV

6 3.14 Bemiddelingen bij afdeling Studietoelagen Grafieken toelagen Grafieken leningen Grafieken voorschotten Informatie voor afstuderenden Nieuwe inschrijfprocedure Financiële beoordelingen Juridische adviesdienst voor studenten Cultuur & Sport & Studentenwerking CJP-lidmaatschap Cultuurkaart KU Leuven Overleg Leuven Evaluatie studentensport werking academiejaar Vervolg nieuw decreet Doelstelling Studentenwerking: Studentencoach Participatie binnen vzw Studentenservice en KHLeuven Voeding Doelstelling De toegang tot Alma De cafetaria s - campus Hertogstraat en campus G&T Analyse resultaat Smiley van het FAVV De catering in SSH Voor de studenten in Diest Project duurzame Catering Mobiliteit Doelstelling De gratis studentenbuspas Evolutie van het gebruik Discussie Velofiets Medische en psychotherapeutische dienstverlening Doelstelling Werkwijze Groepstraining Begrenzing van het aantal sessies per student Registratiegegevens Besluit Communicatie Doelstelling Algemeen Rekruteringscommunicatie Onderzoek SBP Juno Bijlagen aan het jaarverslag Jaarverslag KHLeuven V

7 HOOFDSTUK 1 - Organisatiestructuur 1 Vestigingen, departementen en opleidingen van de KHLeuven De Katholieke Hogeschool Leuven werd opgericht op 2 maart 1995 als gevolg van het decreet van 13 juli 1994 dat het Hoger Onderwijs buiten de Universiteit in Vlaanderen herschikte. Zes scholen die Hoger Onderwijs van het korte type aanboden, traden toe tot de Katholieke Hogeschool Leuven. De Katholieke Hogeschool Leuven biedt professionele bacheloropleidingen aan in de studiegebieden gezondheidszorg, handelswetenschappen en bedrijfskunde, industriële wetenschappen en technologie, onderwijs en sociaal-agogisch werk. Voor het overzicht van hat onderwijsaanbod wordt verwezen naar en naar hoofdstuk 2 Onderwijs. Het onderwijs wordt vanaf september 2007 georganiseerd in vier departementen. Het departement Lerarenopleiding (DLO) heeft twee vestigingen, één in Diest en één in Heverlee. De contactgegevens van de algemene diensten en de departementen van KHLeuven: Algemene diensten Abdij van Park Leuven (Heverlee) tel.: fax : algemeen directeur: Toon Martens Departement Lerarenopleiding - DLO Vestiging Diest: Weerstandsplein Diest tel.: fax: Vestiging Heverlee: Hertogstraat Heverlee tel.: fax: departementshoofd: Wim Bergen adjunct-departementshoofd: Jan Vanderghote ECONOMISCH HOGER ONDERWIJS - ECHO Hertogstraat Heverlee tel.: fax: departementshoofd: Luc Vanhille adjunct-departementshoofd: Annemie Vervrangen Jaarverslag KHLeuven 1

8 Gezondheidszorg en Technologie G&T Herestraat Leuven tel.: fax: departementshoofd: Toon Quaghebeur departementaal beheerder: Steven Piessens Sociale School Heverlee Groeneweg Heverlee tel.: fax: departementshoofd: Imran Uddin departementaal beheerder: Mariëlle Timmermans Jaarverslag KHLeuven 2

9 2 Bestuurlijke organen KHLeuven : Raad van bestuur en Algemene Vergadering 2.1 Algemeen Met de goedkeuring van het integratiedecreet in juli 2013 werd de integratie van de academische hogeschoolopleidingen in de universiteit decretaal verankerd. Alhoewel er geen KHLeuvenopleidingen integreren, heeft deze evolutie gevolgen voor de KHLeuven. De hogeschool maakt immers deel uit van de associatie KU Leuven die ervoor kiest om een geïntegreerde hogeronderwijsruimte met sterke bachelor- en masteropleidingen te vormen. Binnen de associatie is besloten dat de hogescholen na de integratie van de academische opleidingen regionale clusters vormen. In het tweede semester van 2012 besloten KHLeuven en KHLim om snel stappen te zetten naar een structurele samenwerking. Er werd beslist om vanaf 1 januari 2013 een personele unie tussen de Raden van Bestuur van KHLeuven en KHLim momenteel nog afzonderlijke rechtspersonen - te vormen met het oog op een juridische fusie op ten laatste 1 januari Verder werd er ook met de hogeschool Groep T uit Leuven overleg gepleegd. In november 2012 sprak de raad van bestuur van Groep T de intentie uit om met KHLeuven en KHLim samen te werken. Door deze ontwikkelingen wijzigde vanaf 1 januari 2013 de samenstelling van de raad van bestuur van KHLeuven. Op 10 juli 2012 keurde de algemene vergadering van de associatie KU Leuven unaniem en met onmiddellijke ingang een statutenwijziging goed. Tegelijk werd beslist dat de algemene vergaderingen van de hogescholen binnen de associatie dezelfde samenstelling zouden hebben als de algemene vergadering van de associatie KU Leuven. De statuten van de instellingen binnen de associatie KU Leuven dienden hiervoor op elkaar te worden afgestemd. De KHLeuven keurde in de reguliere algemene vergadering van 25 oktober 2012 en vervolgens in de bijzondere algemene vergadering van 20 december 2012 de statutenwijzigingen goed. De gewijzigde statuten werden in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. De samenstelling van de algemene vergadering van de hogeschool wijzigde hierdoor grondig. Het aantal leden in de geleding namens de KU Leuven en de geleding gecoöpteerde leden worden voortaan bepaald door het aantal hogeschoolleden van de associatie. 2.2 De Raad van bestuur Samenstelling en bevoegdheden Na de algemene vergadering van mei 2012 was de Raad van bestuur als volgt samengesteld: Voorzitter: Jos Clijsters Ondervoorzitter: Roger Haest Afgevaardigd Bestuurder: algemeen directeur Toon Martens Penningmeester: Marianne Vael Leden: Karel Baert, Luc Deneffe, Patrick Develtere, Jos Geuvens, Kris Houthuys, Pieter Klingels, Jan Goffin, Lon Holtzer, Jean-Jacques Lepère, Ludo Melis, Marie-Thérèse Smal, Norbert Vanbroekhoven. In mei 2005 werd in uitvoering van het participatiedecreet gekozen voor het model van medebestuur van studenten. In oktober 2011 werden bijgevolg ook twee vertegenwoordigers van de studenten als bestuurder aangesteld, nl. Celine Gerochristos en Laurence Hendrickx die aangesteld werden tot het einde van het academiejaar (30/09/2012). De algemene vergadering stelde op 25 oktober tot 31 december 2012 de studenten Laure Verriest en Robin Coelmont aan tot bestuurder. De departementshoofden en de regeringscommissaris namen deel aan de vergaderingen de Raad van bestuur als genodigden zonder stemrecht. Jaarverslag KHLeuven 3

10 De bevoegdheden van de Raad van bestuur zijn beschreven in het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur van KHLeuven. Op 25 oktober 2012 gaf de raad van bestuur collectief ontslag om de personele unie KHLeuven- KHLim mogelijk te maken. De algemene vergadering besliste op 25 oktober 2012 om het collectief ontslag van de raad van bestuur te aanvaarden en de raad van bestuur met ingang van 1 januari 2013 als volgt samen te stellen: Jos Clijsters, Roger Haest, Kris Houthuys, Toon Martens, Marianne Vael (bestuurders) en Astrid Van Laere (studentenvertegenwoordiger) vanuit KHLeuven enerzijds, en Norbert Van Broekhoven, Lieve De Valck, Karel Peeters, Jef Gabriels, Brigitte Haumont (bestuurders) en Stijn Vermeulen (studentenvertegenwoordiger) vanuit KHLim anderzijds. In de bijzondere algemene vergadering van 20 december 2012 werden nog 3 bestuurders benoemd: Willy Indeherberge (vertegenwoordiger van het Gemeenschappelijk bureau KU Leuven), Joost Lowyck en Roel Nieuwdorp (vertegenwoordigers van de raad van bestuur van GroepT). Dit brengt het totale aantal bestuurders op 15. Eveneens op 20 december 2012 stelde de algemene vergadering in haar bijzondere vergadering Norbert van Broekhoven aan als voorzitter van de raad van bestuur. De algemene vergadering bekrachtigde ook de aanstelling van Toon Martens als algemeen directeur en Theo Creemers als algemeen beheerder van de KHLeuven en de KHLim. Vanaf 1 januari worden de regeringscommissaris en de algemeen beheerder als genodigden zonder stemrecht uitgenodigd naar de raad van bestuur. De stafmedewerker algemene directie zorgt voor de administratieve ondersteuning en de verslaggeving van de raad van bestuur Activiteitenverslag 2012 Hierna zijn de belangrijkste thema s opgenomen waarover de Raad van bestuur in 2012 beslissingen nam of besprekingen voerde: 23 februari 2012 Lastgevingsovereenkomst verzekeringen Voorstel organisatiestructuur KHLeuven na driedaagse directieteam KHLeuven Stand van zaken integratie opleiding sociale readaptatiewetenschappen (SRW) Verslag auditcomité Samenwerking met KHLim 28 maart 2012 Benoemingen 2012 Vacature coördinator studentenbeleid Voorstel ICT-reorganisatie en vacature coördinator ICTsupport Aanbestedingsprocedure bedrijfsrevisor Aanstelling opleidingshoofd bachelor toegepaste informatica Functioneringsbegeleiding aanvangsbegeleiding personeel Organisatie KU Leuven na integratie van de academische opleidingen Rapportering overleg met Groep T 25 april 2012 Aanstellingen opleidingshoofd SRW en departementshoofd G&T Mondeling verslag financieel comité Jaarrekening 2011 Overnameprotocol SRW Verslag van intentie tot samenwerking met Sint- Franciscusinstituut voor verpleegkunde (HBO5) Visitaties banaba s gezondheidszorg Jaarverslag KHLeuven 4

11 23 mei 2012 Studenten aan het woord: uitslag verkieizingen Kwaliteitszorg KHLeuven Loonopvolging en raming enveloppe juni 2012 Goedkeuring Onderwijs- en examenreglement Organisatiestructuur KHLeuven Beleidsplan onderzoek en innovatie Toekomst van de associatie Ontwerpstatuten van de associatie en de hogescholen Kwaliteitszorg: visitaties 23 augustus 2012 Statuten associatie KU Leuven vzw De vorming van één university college voor Leuven en Limburg Statuten en huishoudelijk reglement KHLeuven vzw 20 september 2012 Evolutie studentenaantallen Ontwerpstatuten KHLeuven Fusie KHLeuven KHLim Rapportering overleg met Groep T Aanstelling leidinggevenden Financiën: halfjaarlijkse afsluiting, ESR-rappotering 16 oktober 2012 Studentenaantallen KHLeuven Begroting 2013 Integratie studentenservice vzw Statuten en samenstelling raad van bestuur Stand van zaken fusie KHLeuven-KHLim Toetreding tot samenwerkingsovereenkomst verzekeringen associatie KU Leuven 25 oktober 2012 Stand van zaken fusie KHLeuven-KHLim-Groep T Modelstatuten hogescholen associatie KU Leuven Samenstelling raad van bestuur en algemene vergadering 21 november 2012 Fusieproces KHLeuven-KHLim-Groep T Opvolging raad van bestuur en algemene vergadering van 25 oktober 2012 Bestuursadviesraad KHLeuven Besprekingen met Groep T Verdere planning fusieproces HBO5 en associatiestandpunt HBO5 samenwerking HBO5 Kwaliteitszorg ESF-audit Onderzoek verder studeren en studierendement SAP: stand van zaken Onderwijsaanbod : tendensen hoger onderwijs Studie ecologische voetafdruk 19 december 2012 Aanstellingen leidinggevenden in SSH Leidinggevend kader opleiding bachelor secundair onderwijs Benoemingen 2013: benoemingsruimte en benoemingscommissie Samenwerkingsovereenkomsten KHLeuven HBO5: Sint- Franciscusinstituut voor verpleegkunde en Sociale School Heverlee Jaarverslag KHLeuven 5

12 Fusie KHLeuven-KHLim-Groep T Senaat Statuten KHLeuven in voorbereiding van statutenwijziging door algemene vergadering op 20 december De Algemene Vergadering Samenstelling De samenstelling zag er tot en met 25 oktober 2012 als volgt uit: 1) Leden van de eerste geleding Algemene vergadering KHLeuven: de vaste vertegenwoordigers in de Algemene vergadering van de vzw Associatie K.U.Leuven Bruynseraede Yvan, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven De Graeve Georges, vertegenwoordiger van Groep T Leuven De Groote William, vertegenwoordiger van KHBO Devisch Noël, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven D Hulst Norbert, vertegenwoordiger van K.U.Leuven Genoe Lodewijk, voorzitter en vertegenwoordiger van KH Kempen Goedseels Vic, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Janssens Jef, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Lenaers Rob, vertegenwoordiger van Lessius Antwerpen Rammant J.P, voorzitter en vertegenwoordiger van St. Lukas, Brussel Daems Herman, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Smets Jan, voorzitter en vertegenwoordiger van HUB - EHSAL Smets Jan, voorzitter en vertegenwoordiger van KAHO-St.-Lieven Van Broekhoven Norbert, voorzitter en vertegenwoordiger van KH Limburg Vandemeulebroecke Lieve, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Vanlerberghe, voorzitter en vertegenwoordiger van KATHO Van Liempt Karel, vertegenwoordiger van Thomas Moore Mechelen Vervenne Marc, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Vinck Karel, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven 2) Gecoöpteerde leden in de Algemene vergadering van de vzw Associatie K.U.Leuven: Boonen Carine Geens Koen De Wilde Julien Van Hecke Mieke Jonckheere Robert Lannoo Matthias Oosterlinck André Reynaers Martine Rombouts Theo Verhaeghe Paul Mgr.Bonny Johan 3) Leden van de tweede geleding Algemene vergadering KHLeuven: Clijsters Jos Martens Toon Tavernier Karel Vael Marianne Baert Karel Deneffe Luc Jaarverslag KHLeuven 6

13 Haest Roger Holtzer Lon Houthuys Kris Keirse Manu Melis Ludo Lepère Jean-Jacques Klingels Pieter Geuvens Jos Goffin Jan Pletinck Beatrijs Develtere Patrick Smal Marie-Thérèse Verbaeten Pierre Norbert Van Broekhoven Hendrickx Laurence (tot en met 30/9/2012), Robin Coelmont (van 1/10/2012 tot 25/10/2012) Gerochristos Céline (tot en met 30/9/2012), Laure Verriest (van 1/10/2012 tot 25/10/2012) Vanaf 25 oktober 2012 is de samenstelling van de algemene vergadering gewijzigd. Op de bijzondere algemene vergadering van 20 december 2012 werd Norbert Van Broekhoven tot voorzitter en Jos Clijsters als ondervoorzitter van de algemene vergadering aangesteld. Het register met de leden van de Algemene Vergadering vzw Katholieke Hogeschool Leuven ziet er vanaf 20 december 2012 als volgt uit: Geleding 1 De heer CLIJSTERS Jos, Bierbeekstraat 111b, 3360 Korbeek-Lo De vzw HUB-EHSAL met zetel te 1000 Brussel, Warmoesberg 26 ondernemingsnummer: De vzw Katholieke Hogeschool Sint-Lieven met zetel te 9000 Gent, Gebr. Desmetstraat 1 ondernemingsnummer: De vzw Hogeschool Sint-Lukas Brussel met zetel te 1030 Brussel, Paleizenstraat 70 ondernemingsnummer: De vzw LUCA School of Arts met zetel te 1030 Brussel, Koningsstraat 328 ondernemingsnummer: De vzw Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende met zetel te 8200 Brugge (Sint-Michiels), Xaverianenstraat 10 ondernemingsnummer: De vzw Katholieke Hogeschool Limburg met zetel te 3590 Diepenbeek, Agoralaan gebouw B bus 1, Campus Diepenbeek ondernemingsnummer: Jaarverslag KHLeuven 7

14 De vzw Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen met zetel te 8500 Kortrijk, Doorniksesteenweg 145 ondernemingsnummer: De vzw Thomas More Mechelen met zetel te 2800 Mechelen, Zandpoortvest 13 ondernemingsnummer: De vzw Thomas More Antwerpen met zetel te 2018 Antwerpen, Jozef De Bomstraat 11 ondernemingsnummer: De vzw Thomas More Kempen met zetel te 2440 Geel, Kleinhoefstraat 4 ondernemingsnummer: De vzw GROEP T met zetel te 3000 Leuven, Vesaliusstraat 13 ondernemingsnummer: Geleding 2 professor DAEMS Herman, Kruisbooglaan 20, 3210 Lubbeek professor BRUYNSERAEDE Yvan, Jachthoorn 11, 3210 Lubbeek professor DEVISCH Noël, Kwerpsebaan 269, 3071 Erps-Kwerps de heer D HULST Norbert, Diestsestraat 178a b32, 3000 Leuven de heer GOEDSEELS Vic, Slangenstraat 41, 3010 Kessel-Lo professor JANSSENS Jozef, Steenveldstraat 29, 3210 Lubbeek professor OOSTERLINCK André, Parklaan 13, 3360 Bierbeek professor PEETERS Theo, Jagersdreef 3, 3210 Linden professor VANDEMEULEBROECKE Lieve, Houwaartsebergweg 17, 3390 Tielt-Winge professor VERVENNE Marc, Groot Begijnhof 20, 3000 Leuven de heer VINCK Karel, Rijnkaai 37, 2000 Antwerpen Geleding 3 monseigneur BONNY Johan, Schoenmarkt 2, 2000 Antwerpen mevrouw BOONEN Carine, Guldendal 9, 1850 Grimbergen de heer DE WILDE Julien, Jabekestraat 49, 9230 Wetteren de heer GEENS Koenraad, Kouterstraat 43, 3040 Loonbeek de heer JONCKHEERE Robert, Tiensesteenweg 279, 3800 Sint-Truiden de heer LANNOO Matthias, St. Hubertusstraat 4, 8700 Tielt Aarsele de heer ROMBOUTS Theodoor, Jasmijnlaan 23, 3191 Hever-Boortmeerbeek mevrouw VAN HECKE Maria, Kloosterstraat 29, 9080 Beervelde de heer VERHAEGHE Paul, Ringlaan 80, 3080 Tervuren professor OOSTERLINCK André, Parklaan 13, 3360 Bierbeek Tot en met 25 oktober 2012 namen de departementshoofden van KHLeuven deel aan de algemene vergadering als genodigden zonder stemrecht. De regeringscommissaris ontvangt eveneens een uitnodiging en voor de goedkeuring van de jaarrekening wordt de commissaris-revisor uitgenodigd. De stafmedewerker algemene directie zorgt voor de administratieve ondersteuning en de verslaggeving van de algemene vergadering. De bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn beschreven in de statuten van de KHLeuven vzw. Jaarverslag KHLeuven 8

15 2.3.2 Activiteitenverslag De Algemene Vergadering vergaderde op 23 mei De agenda van de vergadering zag er als volgt uit: 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 27 oktober Goedkeuring van de jaarrekening 2011 (Resultaatsverdeling, jaarverslag, verslag van de commissaris-revisor) 3. Verslag van de revisor 4. Kwijting van de bestuurders en de commissaris-revisor voor de uitoefening van hun mandaten 5. Jaarverslag 2011 en toelichting over kwaliteitsbeleid van de KHLeuven 6. Samenstelling van de Raad van bestuur en de benoeming van de voorgestelde personen als lid van de tweede geleding van de Algemene Vergadering van KHLeuven. 7. Opvolging van Algemene Vergadering van de Associatie dd. 3 april 2012 De algemene vergadering vergaderde vervolgens op 25 oktober 2012: 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 23 mei Integratie studentenservice vzw (STUVO) bekrachtiging Algemene vergadering 3. Goedkeuring investeringsbegroting Associatie K.U.Leuven, alsook de begroting 2013 en de meerjarenbegroting Stand van zaken fusie KHLeuven KHLim - GroepT 5. Samenstelling Raad van bestuur en Algemene vergadering: aanvaarding ontslag bestuurders, verlenging van het mandaat van drie bestuurders tot en met 31 december 2012 en de benoeming van de nieuwe raad van bestuur met ingang van 1 januari Twee studenten werden aangesteld tot en met 30 september 2012; de overige bestuurders voor een mandaatsperiode van 5 jaar met ingang van 1/1/ Aanstelling revisor (na aanbestedingsprocedure) 7. Studentenaantallen KHLeuven (ter info) 8. Statuten KHLeuven: goedkeuring nieuwe statuten Op 20 december 2012 vond er een bijzondere algemene vergadering plaats met de volgende agenda: 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 25 oktober Statutenwijziging KHLeuven vzw 3. Ontslag en benoeming bestuurders 4. Aanduiding voorzitter, ondervoorzitter en secretaris algemene vergadering 5. Aanstelling algemeen directeur en algemeen beheerder Jaarverslag KHLeuven 9

16 3 Het Hogeschoolonderhandelingscomité (HOC) 3.1 Samenstelling van het HOC Voorzitter: Mieke Peeters Personeelsvertegenwoordigers : Marien Laeremans, Nico Nijsten, Flor Ory, Peter Raymaekers, Odette Vanhorenbeek, Kathleen Zonderman. Vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur: Wim Bergen, Toon Martens, Toon Quaghebeur, Imran Uddin, Luc Vanhille. 3.2 Activiteitenverslag Het HOC vergaderde in 2012 acht keer. Hierna volgt het overzicht van de belangrijkste agendapunten: 15 februari 2012 Functioneringsbegeleiding aanvangsbegeleiding nieuwe medewerkers Reglement gastprofessoren Afspraken ivm staking Geïntegreerd personeelsreglement Aanpassing Arbeidsreglement ivm opzegtermijnen Stand van zaken readaptatiewetenschappen 21 maart 2012 Functioneringsbegeleiding aanvangsbegeleiding nieuwe medewerkers vervolg Verslag vormingsfonds Afspraken in geval van staking vervolg Organisatiestructuur KHLeuven stand van zaken Informatie nieuwe regelgeving Goedkeuring ESF-project 2 mei 2012 Huishoudelijk reglement HOC en DOC Overname protocol SRW Aanpak SAP Benoemingen 2012 Secretariaat HOC Sharepoint 13 juni 2012 Opvolging secretariaat HOC en Benoemingen 2012 Resultaten Sociale Verkiezingen 2012 Procedure stakingen (vervolg) HHR en verkiezingsreglement HOC-DOC Jaarverslag 2011, deel personeel Derde examenperiode Prioriteiten september 2012 Gemeenschappelijk HOC KHLeuven KHLim Evolutie Studentenaantallen Beleidsplan onderzoek SAP - opvolging Prioriteiten HOC Nieuwe regeling jobstudenten 24 oktober 2012 Begroting 2013 en meerjarenbegroting Jaarverslag KHLeuven 10

17 7 november 2012 Toelichting CAO 104 Opvolging CAO III Hoger Onderwijs Onderwijsaanbod SAP opvolging HHR HOC-DOC opvolging 19 december 2012 Stand van zaken fusie KHLeuven-KHLim Benoemingen 2013 Structuur Leidinggevend kader BASO Voorstel Vormingsdag KHLeuven Evaluatie onthaal nieuwe medewerkers Blended Learning In 2012 werden de volgende protocols afgesloten: Protocol van akkoord over de tewerkstelling van gastprofessoren Protocol nr. 72 (akkoord) m.b.t. de personeelsformatie 2013 Jaarverslag KHLeuven 11

18 4 De Academische Raad 4.1 Samenstelling De academische raad was in academiejaar als volgt samengesteld: Voorzitter: Toon Martens De vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur: Wim Bergen, Mady Van Cauteren (vanaf 1/10/2012: Toon Quaghebeur), Imran Uddin en Luc Vanhille. De vertegenwoordigers van het personeel: Hilde Bogaerts, Gunther Gehre, An Roelandt. De vertegenwoordigers van de studenten: Robin Coelmont en Jorik Cleenders. Genodigde: Davy Buntinckx (studentencoach) Irène Hermans, secretaris van de Academische raad. Documentatie en verslaggeving: Fons Jordens, algemeen secretaris KHLeuven 4.2 Verslag van de werking academiejaar De Academische Raad vergaderde tijdens academiejaar op volgende datums en heeft de volgende thema s besproken: 26 oktober 2011 Begroting 2012 en Meerjarenbegroting Opvolging van de beleidsplannen Nieuws uit de associatie KU Leuven 23 november 2011 Onderwijs innovatiefonds bestedingen Bijsturing beleidsplannen beleidsplan onderzoek en innovatie Implementatie SAP plan vna aanpak, aandachtspunten vanuit onderwijs Overname opleiding sociale readaptatiewetenschappen Toekomst aanmoedigingsfonds Erasmusbeurzen 22 februari 2012 Besteding innovatiefonds Gewijzigd OOP II Overname opleiding SRW (stand van zaken) Afstemming beleidsplannen Opvolging visitatie toegepaste informatica Stand van zaken voorbereiding NAS 23 mei 2012 Bespreking en goedkeuring van het onderwijs- en examenreglement (OER) Toetsbeleid Onderzoek: jaarverslag onderzoek Onderzoek: krachtlijnen in het neiuwe beleidsplan onderwijs en innovatie Jaarverslag KHLeuven 12

19 5 De studentenraad (OSR) 5.1 Algemeen Binnen de KHLeuven zijn de studenten georganiseerd in twee overkoepelende structuren: de Overkoepelende StudentenRaad (OSR) en de Overkoepelende KringRaad (OKeR). OKeR overkoepelt alle studentenkringen van de KHLeuven. OSR overkoepelt de Departementale Studentenraden (DSR) van de KHLeuven. De werking van OSR situeert zich op het niveau van de hogeschool. De studentenvertegenwoordigers geven advies over sociale zaken en onderwijsaangelegenheden die de studenten rechtstreeks aanbelangen. Binnen de Overkoepelende StudentenRaad van de KHLeuven komen democratisch verkozen studenten uit alle departementen samen om de meer dan 6000 studenten van de KHLeuven te vertegenwoordigen binnen een aantal interne en externe raden en werkgroepen. De studentenvertegenwoordigers kunnen rekenen op de ondersteuning van een voltijdse studentencoach. Gedurende het academiejaar werd deze functie overgenomen door Davy Buntinx. De financiële, materiële en personele ondersteuning van studentenparticipatie wordt in KHLeuven consequent uitgevoerd. Hiertoe stelt zij een autonoom budget ter beschikking van OSR, biedt zij materiële ondersteuning én is er een studentencoach aangeworven. In het gebouw van LOKO (Leuvense Overkoepelende KringOrganisatie), gelegen in het centrum van Leuven, beschikt OSR over een eigen kantoor. 5.2 Samenstelling en functies In het academiejaar heeft er één verkiezingsperiode op het einde van het academiejaar plaatsgevonden. De bureauverkiezingen vonden plaats op het einde van het voorgaande academiejaar. Verkozen studentenvertegenwoordigers Departement Functie Arne Raats - externe Astrid Brans SSH AV lid Astrid Van Laere SSH AV lid Bart Van Doren G&T AV lid Celine Gerochristos ECHO Penningmeester Cynthia De Looze ECHO AV lid Daphne Rahir G&T AV lid Dennis De Cat DLO-H AV lid Dries Vleugels SSH AV lid Evelien Moors SSH AV lid Jessie Callaert DLO-H AV lid Jorik Cleenders SSH AV lid Jaarverslag KHLeuven 13

20 Verkozen studentenvertegenwoordigers Departement Functie Jurgen Jacobs G&T AV lid Katrijn Heselmans ECHO Ondervoorzitter Laure Verriest DLO-H AV lid Laurence Hendrickx ECHO Voorzitter Leonore Gallego Irles SSH AV lid Maarten Vion SSH AV lid Maria Alexandrakis ECHO AV lid Mohamed Auragh ECHO AV lid Natalie Claes DLO-D AV lid Nele Apers ECHO LOKO lid Nick Van Den Heuvel DLO-D AV lid Philippe Beeckmans G&T OKeR lid Robin Coelmont ECHO AV lid Wouter Degroote DLO-D AV lid Wouter Hermans G&T AV lid Yannick Wittemans ECHO AV lid Yasmine Dumoulin - Externe 5.3 De werking De Overkoepelende StudentenRaad is de officiële spreekbuis van alle studenten op het niveau van de hogeschool. De leden van de Overkoepelende StudentenRaad vertegenwoordigen de standpunten van de KHLeuven-studenten in diverse raden binnen en buiten de KHLeuven. Er worden zowel onderwijskundige als sociale zaken behandeld. De Overkoepelende StudentenRaad is samengesteld uit democratisch verkozen studentenvertegenwoordigers. De verkiezingen waren ook in het academiejaar zonder twijfel een succes. In mei 2012 kende het stemmingspercentage een sterke stijging van 19% naar 30%. Op geregelde tijdstippen komt de Algemene Vergadering van OSR samen. Er wordt overleg gepleegd over de standpunten die de studentenvertegenwoordigers innemen in de raden en werkgroepen waarin ze participeren. In het academiejaar heeft de Overkoepelende StudentenRaad 10 Algemene Vergaderingen gehouden. Bijkomend vond één Bijzondere Vergadering plaats gedurende het vormingsweekend. Jaarverslag KHLeuven 14

21 5.3.1 Interne vertegenwoordiging Op onderwijskundig vlak zetelen de studentenvertegenwoordigers van de Overkoepelende StudentenRaad in de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de Academische Raad en de Interdepartementale Opleidingscommissie van de KHLeuven. Daarnaast worden mandaten opgenomen in verschillende werkgroepen zoals de Werkgroep Onderwijs- en Examenreglement en de Inderdepartementale Werkgroep Internationalisering. Voor sociale materies zetelen de studentenvertegenwoordigers van de Overkoepelende StudentenRaad in de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van vzw Studentenservice KHLeuven. De paritaire samenstelling van deze raden maakt dat de studentenvertegenwoordigers een stempel kunnen drukken op het sociale beleid dat gevoerd wordt binnen de KHLeuven Externe vertegenwoordiging Ook op hogere niveaus zendt de Overkoepelende StudentenRaad haar vertegenwoordigers uit om de mening van de KHLeuven-student kracht bij te zetten. Zo zetelen zij onder meer in de Leuvense Overkoepelende KringOrganisatie (LOKO), de Studentenraad van de Associatie Leuven (StAL) en in de Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) Stroomlijnen van de communicatie en onderlinge samenwerking Zoals de voorgaande academiejaren werd ook in heel wat tijd en energie besteed aan het stroomlijnen van de communicatie en de onderlinge samenwerking. Dit zijn immers de basisvoorwaarden om te komen tot een goed functionerende studentenvertegenwoordiging voor de hogeschool en voor de studenten zelf. De uitgebreide vertegenwoordiging binnen verschillende instellingen en op onderscheiden niveaus brengt met zich mee dat een efficiënte doorstroming van informatie van enorm belang is. Als gevolg wordt reeds geruime tijd gestreefd naar een optimalisatie van de communicatie binnen en tussen de verschillende studentenraden, maar ook naar de achterban, de studentenkringen en externen toe. Verschillende initiatieven ter bevordering van de communicatie en onderlinge samenwerking werden opgestart en verdergezet Interne communicatie De onderlinge samenwerking tussen OSR en OKeR werd opnieuw verstevigd. Net als het voorgaande academiejaar maakt een lid van OKeR deel uit van de Algemene Vergadering van de Overkoepelende StudentenRaad. Dit jaar was dit de voorzitter van OKeR (Philippe Beeckmans). Hij creëert een duidelijke band tussen de studentenraden en de studentenkringen van de KHLeuven. Daarnaast werden verschillen blootgelegd tussen de onderscheiden kringen en studentenraden die naar de toekomst toe voor problemen en/of uitdagingen konden zorgen. Op het jaarlijkse OSR-weekend werd sterk de nadruk gelegd op het leggen van externe contacten. Hiervoor werd een VVS-vorming ingericht. Daarnaast was het thema van dit OSR-weekend tolerantie/verdraagzaamheid waaruit een nota voor de dienst Diversiteit voortvloeide. Elk van deze initiatieven heeft reeds haar vruchten afgeworpen. De Overkoepelende StudentenRaad plant dan ook om verder te gaan op deze weg. Voor de nieuw verkozen studentenvertegenwoordigers van OSR is het niet altijd even gemakkelijk zich een weg te banen door de hoeveelheid aan informatie die ze te verwerken krijgen. Om hieraan te verhelpen organiseren de studentenvertegenwoordigers in samenwerking met de studentencoach na de verkiezingen een informatiemoment over studentenparticipatie. Verschillende sprekers geven meer uitleg over de verschillende raden en werkgroepen binnen de hogeschool en vzw Studentenservice teneinde de studentenvertegenwoordigers voor te bereiden op hun opdracht. Naast de formele informatiesessie wordt ruim de tijd genomen voor een informele kennismaking met de personeelsleden van vzw Studentenservice. Jaarverslag KHLeuven 15

22 5.3.5 Externe communicatie Ook dit jaar hebben de studentenvertegenwoordigers van OSR een actieve rol op zich genomen binnen de externe raden. Zowel binnen LOKO, StAL als VVS lieten zij hun stem meermaals horen. Hun afvaardiging binnen het stadsoverleg werd door LOKO overgenomen. Om ook het contact met de andere Leuvense studentenvertegenwoordigers te bevorderen, organiseerde OSR samen met OKeR een Plan Sjarel. Dit is een avond waarop alle Leuvense studentenkringen en studentenraden, zowel van de universiteit als van de hogescholen, uitgenodigd worden voor een informele babbel met een hapje en een drankje. Contact en overleg met andere studentenvertegenwoordigers is immers zeer belangrijk voor een goed functionerende studentenvertegenwoordiging. Studentenvertegenwoordigers van zowel de universiteit als de hogeschool hebben het evenwel moeilijk om hun verwachtingen ten aanzien van elkaar te expliciteren. Enerzijds kan moeilijk gedefinieerd worden welk gericht aanbod kan gedaan worden door LOKO. Anderzijds kan moeilijk door de hogeschoolstudenten aangegeven worden welk gericht aanbod zij verwachten. De Toledo-cursus van het good (=gemeenschappelijk OpleidingsOnderdeel) studentenparticipatie werd geactualiseerd met enkele handleidingen en contactgegevens die voor mogelijke studentenvertegenwoordigers interessant kan zijn. Belangrijkste agendapunten waarover OSR zich boog: De inkanteling van de studentenvoorzieningen. De verdeling van Erasmusbeurzen binnen de eigen hogeschool. Een visietekst Tolerantie vanuit het OSR-weekend aan de dienst Diversiteit. De overname van Sociale Readaptiewetenschappen op Sociale School. De inschrijvingsprocedure voor nieuwe studenten én voor de tweede examenkans. Crisiscommunicatie aan de KHLeuven. De nakende invoering van SAP. De hervorming van de bachelorproef. Leerkrediet. Sociale media en privacy. Jaarverslag KHLeuven 16

23 6 Bescherming en Preventie op het Werk 6.1 De interne dienst voor Bescherming en Preventie op het Werk (IDPBW) Structuur van de interne dienst In 2011 besloot de KHLeuven samen met de K.U.Leuven en enkele andere hogescholen in te stappen in een gemeenschappelijke dienst Veiligheid Gezondheid Milieu (VGM). Door expertise op gebied van veiligheid, gezondheid en milieu te bundelen wil de KHLeuven beter beantwoorden aan de wettelijke voorschriften en personeelsleden en studenten een veiligere en gezondere werkomgeving bieden. De aanvraag tot erkenning bij de federale overheid is lopende. De aanvraag tot oprichting van een gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk Associatie KU Leuven werd de laatste keer in november 2012 toegelicht op het CPBW. De interne dienst IDPBW werd geleid door de coördinerende preventieadviseur Kristof Pollet (vanaf september 2012 vervangen door Daniël Simons) samen met de VGM-consulent van KU Leuven Jos Van Neck. Verder bestaat de interne dienst (IDPBW) van de KHLeuven uit drie lokale VGM-coördinatoren: Wim Vlummens (preventieadviseur arbeidsveiligheid basisvorming) voor de departementen lerarenopleiding (DLO) en Economisch Hoger Onderwijs (ECHO); Valérie Sysmans (preventieadviseur arbeidsveiligheid basisvorming) tot oktober 2012 en vanaf oktober 2012 Daniël Simons (preventieadviseur arbeidsveiligheid in opleiding niveau 2) voor het departement Sociale School Heverlee (SSH); Kristof Pollet (preventieadviseur arbeidsveiligheid niveau 2, tevens coördinerend preventieadviseur tot september 2012) voor het departement Gezondheidszorg en Technologie (G&T); Daniël Simons (preventieadviseur arbeidsveiligheid in opleiding niveau 2 en tevens coördinerend preventieadviseur vanaf september 2012) voor de algemene diensten (AD). De interne dienst ondersteunt de departementen bij het uitwerken van het VGM-beleid en werkt procedures uit met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu. Ze verstrekt adviezen op vraag van (functioneel) leidinggevenden en lectoren rond thema s en concrete situaties die te maken hebben met VGM. Bijkomend is er ook nog een coördinator bio-veiligheid aangesteld (Sara Moens). De coördinator bio-veiligheid is verbonden aan het departement Gezondheidszorg en Technologie die zich in samenwerking met de arbeidsgeneesheren specifiek richt op de (bio)veiligheid van de laboratoria. De interne dienst werkt voor gezondheidsaspecten, ergonomie en psychosociale aspecten samen met de externe dienst IDEWE. Zowel Dr. Anja Vandeputte, preventieadviseur-arbeidsgeneesheer als Björn Wullens, preventieadviseur-psychosociale aspecten behoren tot de externe dienst IDEWE. De preventieadviseur-psychosociale aspecten vormt samen met de vertrouwenspersonen binnen de hogeschool het opvangteam voor klachten van psychosociale aard en ongewenst gedrag op het werk. Er zijn vier vertrouwenspersonen aangesteld in het kader van het psycho-sociaal welzijn: Veerle Desmet (DLOH), Christine De Vos (DLOD), Karoline Vandingenen (ECHO), Lies Verdonck (G&T, SSH, AD), allen werknemers van de KHLeuven Werkzaamheden van de interne dienst In 2012 voerde de interne dienst samen met de VGM-adviseurs van de KU Leuven een VGM-audit in de hogeschool uit. Deze audit werd in het najaar 2011 voorbereid: organisatie van de audit, Jaarverslag KHLeuven 17

24 vragenlijsten opstellen, presentaties op verschillende niveaus voorbereiden, verzamelen van alle interne procedures en afspraken, evaluatie van de risicocodes toegekend aan de personeelsleden en studenten van de KHLeuven. De audit had tot doel om een aantal VGM-aspecten in kaart te brengen op basis waarvan prioritaire acties opgesteld worden. De audit werd per locatie uitgevoerd. Voor de technische audits werden 2 of 3 bezoeken aan elke campus gepland: 1) brandveiligheid, 2) milieu (vergunningen, etc.) en 3) algemene rondgang met IDEWE (arbeidsgeneesheer) waarop ook de personeelsvertegenwoordiging werd uitgenodigd. In alle departementen was er het commitment en de steun om een goede VGM-foto te kunnen maken. De audit betekende een eerste stap om VGM professioneler aan te pakken. Het eindrapport met de aanbevelingen en de actiepunten voor de komende jaren is toegelicht begin Over het geheel werd gerapporteerd aan het CPBW. De deelaudits werden teruggekoppeld per organisatie-eenheid. De procedure, schokkende gebeurtenissen KU Leuven, werd toegelicht. Bjorn Wullus, preventieadviseur psychosociale aspecten IDEWE heeft toelichting gegeven bij eventuele opvangmaatregelen bij schokkende gebeurtenissen. Er zijn defibrilatoren aangekocht voor de campus DLO-ECHO en DLO Diest. In G&T bevindt er zich een defibrilator in het vaardigheidscentrum. Er werden in alle departementen vacuatie-oefeningen gehouden. 6.2 Het comité voor Bescherming en Preventie op het Werk (CPBW) Samenstelling en werking Sinds 2008 is er één centraal CPBW opgericht op niveau van de KHLeuven. Na de sociale verkiezingen van mei 2012 is het CPBW als volgt samengesteld: Voorzitter Toon Martens AD Plaatsvervangend voorzitter Toon Quaghebeur G&T Afvaardiging werkgever Toon Quaghebeur G&T Steven Piessens Jan Vanderghote Mariëlle Timmermans Luc Vanhille Carline Vuylsteke Afvaardiging werknemers Vic Bastiaens Nico Nijsten Katrien Cnudde Ilse Van Nieuwenhove Odette Vanhorebeek Kathleen Zonderman Jan Weckx G&T DLO SSH ECHO ECHO ECHO ECHO DLO H ECHO AD SSH G&T In 2009 werd het Globaal Preventieplan (GPP) opgemaakt en goedgekeurd binnen het CPBW. Het GPP is opgesteld voor een periode van vijf jaar ( ). De strategische doelstellingen, Jaarverslag KHLeuven 18

25 operationele doelstellingen, acties en kritische prestatieindicatoren in dit document worden gekaderd in het 3-P-model van duurzame ontwikkeling: People, Planet en Profit/Prosperity. Er worden 3 strategische doelstellingen onderscheiden: De KHLeuven voert een coherent beleid inzake preventie, welzijn en duurzaamheid ( prosperity ) De KHLeuven streeft naar een verbetering van het welzijn van haar werknemers ( people ) De KHLeuven handelt uit respect voor het milieu ( planet ) Uit het Globaal Preventieplan werden in het Jaaractieplan JAP volgende acties weerhouden: Uitbouwen van de gemeenschappelijke dienst IDPBW (organisatie, rollen, verantwoordelijkheden, procedures, administratieve opvolging etc.); Opstart van een audit VGM (veiligheid, gezondheid en milieu) binnen de verschillende departementen en vestigingen van de KHLeuven; KHLeuven noodplannen uitwerken, gelijklopend met de verschillende VGM-audits (incl. Crisiscommunicatie en internationaal beleid m.b.t. personeel en studenten); Opvolging en verdere implementatie m.b.t. de afvalverwijdering en het afvalbeleid. (o.m. het afsluiten van de contracten voor afvalverwijdering, de scheiding van de verschillende afvalfracties op een uniforme manier en het opzetten van sensibilisatieacties m.b.t. het verbruik van o.a. papier). Samenwerking met associatie KU Leuven gemeenschappelijke dienst De aanvraag tot oprichting van een gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk Associatie KU Leuven werd in november 2012 toegelicht op het CPBW. Het besproken document was bestemd voor FOD werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg, Algemene Directie Humanisering van de Arbeid. Het Comité nam kennis van en ging akkoord met de aanvullingen in het aanvraagdossier. De aanvullingen waren de volgende: - De gemeenschappelijke interne preventiedienst zal worden uitgebreid met de leden van de Associatie KU Leuven die tot op heden nog niet waren opgenomen in het lopende aanvraagdossier. - Het Comité neemt kennis van de samenstelling van de gemeenschappelijke dienst van de Associatie en de tijdsbesteding van de erin vertegenwoordigde preventieadviseurs zoals weergegeven in de tabel in het aangevuld aanvraagdossier. Het Comité gaat akkoord met de keuze van de preventieadviseurs die aan het eigen Comité worden toegewezen en hun respectievelijke tijdsbesteding. - Het Comité neemt kennis van het huishoudelijk reglement van het Overlegcomité voor de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk zoals gevoegd in bijlage bij het aangevuld aanvraagdossier. Het zal een nog nader te bepalen werknemers- en een nader te bepalen werkgeversafgevaardigde aanduiden. Voor elk van beiden zal eveneens een plaatsvervanger worden aangeduid. Het CPBW kwam in 2012 acht keer samen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de data van deze vergaderingen, met telkens een overzicht van de belangrijkste agendapunten die aan bod zijn gekomen. Jaarverslag KHLeuven 19

26 Datum Belangrijkste agendapunten 16 februari 2012 Gemeenschappelijke dienst VGM: stand van zaken Aanstelling coördinerend preventieadviseur KHLeuven VGM-audit: stand van zaken Project KHLeuven op kleine voet Sociale verkiezingen KHLeuven (ter info) 15 maart 2012 Jaarverslag EDPBW Idewe 2011 Jaarverslag IDPBW KHLeuven 2011 Maandverslag IDPBW KHLeuven januari-februari 2012 Sociale verkiezingen KHLeuven (ter info) Procedure arbeidsongevallen 3 mei 2012 Actie Ikkyoto 2012 Maandverslag IDPBW maart 2012 Sociale verkiezingen: stand van zaken 7 juni 2012 Samenstelling CPBW Aanstelling preventieadviseur Organisatiestructuur gemeenschappelijke dienst PBW HHR CPBW KHLeuven Maandverslag IDPBW april-mei september 2012 Functieomschrijving VGM-antennecoördinator Opvolging kopielokaal ECHO Jaaractieplan Maandverslag IDPBW juni-augustus 2012 Griepvaccin 11 oktober 2012 Huishoudelijk reglement CPBW KHLeuven Maandverslag IDPBW oktober 2012 Aanstelling VGM-antenne preventieadviseur SSH Geluidsmeting in sportzaal Griepinenting: opvolging 13 december 2012 Verkeerssituatie fietsers campus Gasthuisberg Interne organisatie VGM fusie KHLim Ziekteverzuim: rapportering Maandverslag IDPBW november 2012 Arbeidsongevallen-incidenten november Afvaardiging in het Overlegcomité associatie KU Leuven Het Comité duidt één afgevaardigde van de werkgever en één afgevaardigde van het personeel aan die deelnemen aan het Overlegcomité, alsook hun resp. plaatsvervangers. Voor de werkgever: Toon Martens (effectief), Toon Quaghebeur(plaatsvervanger) Voor de werknemers: Nico Nijsten (effectief) en Vic Bastiaens (plaatsvervanger) Sociale verkiezingen Overeenkomstig de datum van de sociale verkiezingen (15/05/2012) startte de procedure voor de sociale verkiezingen voor de KHLeuven op vrijdag 16 december Op deze dag communiceerde de werkgever over het aantal bedrijfseenheden en de leidinggevende functies in de organisatie. Jaarverslag KHLeuven 20

27 Zoals in 2008 koos de KHLeuven voor één bedrijfseenheid en één comité voor preventie en bescherming op het werk op hogeschoolniveau. Via de sociale verkiezingen verkoos het personeel de werknemersafvaardiging uit de personen die de vakorganisaties als kandidaat hadden voorgedragen. De leidinggevende functies waren als volgt vastgesteld: algemeen directeur, departementshoofd, adjunct-departementshoofd, opleidingshoofd, hoofd administratieve diensten en hoofd onderwijs & onderzoek. Hieruit werd de werkgeversafvaardiging voor het CPBW samengesteld. Jaarverslag 2012 Jaarverslag KHLeuven 21

28 1 Inleiding HOOFDSTUK 2 - ICT De aanwending van ICT voor als hulpmiddel voor onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten is cruciaal voor het beleid van de hogeschool. Een goed uitgebouwde ICT basisinfrastructuur is daarbij van groot belang. De ruggengraat daarvan wordt gevormd door het netwerk dat een fundament is voor het faciliteren van communicatie en samenwerking binnen en buiten de hogeschool. Dankzij de middelen van de Vlaamse Overheid werden alle sites van de KHLeuven aan Gigabit snelheid verbonden. Ook de overige elementen van de basisinfrastructuur (servers, storage, ) worden continu verder uitgebouwd. Een belangrijke uitdaging voor de toekomst is daarbij het realiseren van redundantie voor de netwerkverbindingen en de belangrijkste componenten om de organisatie minder kwetsbaarheid te maken voor storingen. In het voorbije academiejaar ging er veel aandacht naar de verdere uitrol van Sharepoint als platform om de samenwerking tussen medewerkers te faciliteren en de voorbereidingen voor het Corona project. 2 Basis ICT infrastructuur 2.1 PC Park Om alle studenten en personeelsleden in de gelegenheid te stellen om toegang te hebben tot de ICT faciliteiten van de KHLeuven en tot het internet, beschikt de KHLeuven over een uitgebreid PC park. In tabel 1 hieronder wordt een overzicht gegeven van het aantal toestellen per departement en dit verdeeld per soort (administratieve toestellen, laptops en didactische toestellen). Tabel 2 geeft de evolutie over verschillende academiejaren weer Administratief Laptop Didactisch Totaal Algemene Diensten DLO Diest DLO Heverlee ECHO ECHO/DLO G&T SSH Totaal KHLeuven Tabel 1 Aantal PC s per departement en per type Jaarverslag KHLeuven 22

29 Academiejaar Algemene diensten DLO Diest DLO Heverlee ECHO ECHO/DLO G&T SSH Totaal KHLeuven Tot 06-07: G&T = Rega en V&V 2 Grote verschillen kunnen verklaard worden door optimalisatie van de inventaris, voorheen werden mogelijk recent vervangen of non -actieve toestellen meegeteld Tabel 2 Evolutie aantal PC s 2.2 Laptops voor studenten en personeel Ook in het academiejaar werd er een laptop aanbod voor studenten en personeelsleden opgezet in samenwerking met de associatie KU Leuven en de firma CampusShop.be. De bedoeling hiervan is om studenten en personeelsleden een kwalitatieve laptop aan te bieden tegen een democratische prijs. In totaal kochten 180 studenten en personeelsleden van de KHLeuven een laptop via dit aanbod. 2.3 Netwerkinfrastructuur Alle locaties van de KHLeuven zijn al meerdere jaren (sinds begin 2003) verbonden via een glasvezelverbinding. Hierbij werd er gekozen voor een samenwerking met de KU Leuven waar ook het centrale knooppunt werd gelegd. In het kader van de nieuwbouwprojecten gebeurden er significante wijzigingen aan dit netwerk. Het nieuwe gebouw op Gasthuisberg werd aangesloten op een Gigabitverbinding via Belnet (in het kader van een project van de Vlaamse Overheid). Tevens werd er gekozen voor een andere topologie van het netwerk, waarbij er op elke locatie een router staat. Dit maakt zowel een betere beveiliging als een hogere performantie mogelijk. In dit kader werd er ook een nieuwe telefonie infrastructuur uitgebouwd, gekoppeld aan het datanetwerk via Voice over IP. Onderstaand schema geeft een overzicht van het KHLeuven netwerk: Jaarverslag KHLeuven 23

30 Figuur 1 Overzicht KHLeuven netwerk 2.4 Draadloos netwerk Het draadloze netwerk werd verder uitgebouwd in alle campussen. Hierdoor is Wi-Fi nagenoeg overal beschikbaar. De beveiliging van de toegang tot het wifi-netwerk verloopt via eduroam. Eduroam is een wereldwijde netwerkdienst gericht op onderzoek en onderwijs om eenvoudige toegang tot het internet te voorzien. In de toekomst zullen verdere investeringen gebeuren in functie van de noodzaak, om bij stijgend gebruik de performantie op peil te houden. Het blijft een uitdaging om het toenemend aantal laptops, smartphones en tablets op een vlotte manier van internet toegang te voorzien. 2.5 Computerzalen In beide nieuwe gebouwen op Gasthuisberg en Hertogstraat werd een volledig uitgerust nieuw serverlokaal voorzien, met onder meer noodstroom en koeling. Daarmee beschikt de KHLeuven over een degelijke ICT basisinfrastructuur waarmee een grotere betrouwbaarheid en beschikbaarheid kan geboden worden. Jaarverslag KHLeuven 24

31 3 ICT faciliteiten voor studenten en personeel De KHLeuven stelt een hele waaier aan ICT-faciliteiten gratis of zo goedkoop mogelijk ter beschikking van alle studenten en medewerkers: Portaal e-learning Kotnet eigen schijf- en webruimte elektronische bibliotheken mailinglijsten elektronische studenten- en personeelskaart diverse didactische toepassingen 3.1 Portaal Het KHLeuven portaal (intranet) vormt de digitale draaischijf van de KHLeuven voor communicatie met studenten en personeel. Het portaal is een toegangspoort tot de KHLeuven ICT faciliteiten en geeft op selectieve en beveiligde manier toegang tot allerhande informatie, zoals dienstmededelingen, nieuwsberichten, kalender, documenten, lesroosters, 3.2 voor studenten en personeel is een snelle en efficiënte manier om informatie uit te wisselen die KHLeuven optimaal wil gebruiken. Elke student en personeelslid krijgen een KHLeuven adres. Voor het aanbieden van mail aan studenten wordt er gebruik gemaakt van cloud services, geleverd door Google. Voor personeelsmail werd begin 2011 het groupware platform MS Exchange in gebruik genomen. Zowel inkomende als uitgaande mails worden gecontroleerd op virussen en spam. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van de diensten van Belnet. 3.3 Mailinglijsten Het sturen van mails naar groepen bestemmelingen, is enkel nog mogelijk voor personeelsleden en leden van de studentenraad. Sinds juni 2011 wordt daarvoor gebruik gemaakt van MS Exchange als ondersteunend platform. Het verspreiden van mededelingen aan groepen van bestemmelingen (studenten of personeelsleden) gebeurt echter bij voorkeur via het portaal. 3.4 e-learning platform KHLeuven maakt gebruik van het associatieplatform Toledo. Om tot een vlotte werking te komen, werd een koppeling opgezet met het administratieve systeem. Via deze datastroom worden gegevens over het onderwijsaanbod en gebruikers (studenten en personeel) opgeladen naar Toledo. Op die manier is er voor elk opleidingsonderdeel een Toledo cursus beschikbaar die de lector al dan niet toegankelijk kan maken voor de studenten. 3.5 Kotnet KHLeuven studenten en personeelsleden kunnen gebruik maken van Kotnet dankzij de samenwerking met de KU Leuven. Kotnet stelt de studenten en personeelsleden in staat om op een goedkope manier toegang te krijgen tot het internet en de KHLeuven ICT faciliteiten. De Kotnet faciliteit is beschikbaar in Leuven, Heverlee en een deel van Kessel-lo. Kotnet gebruikers kunnen ook draadloze toegang krijgen op publieke plaatsen (bv. studentenrestaurants). Tijdens het academiejaar 11/12 maakten studenten hiervan gebruik (dit is 87,15% van de studenten waarvoor Kotnet mogelijk is). 3.6 Schijf- en webruimte voor studenten en personeel Elke KHLeuven student of personeelslid kan gratis schijfruimte gebruiken om bestanden te bewaren ( home drive of H-schijf). Deze schijfruimte kan rechtstreeks benaderd worden vanuit KHLeuven PC s (in kantoren, klassen,...). Via het internet is deze schijfruimte eveneens beschikbaar via een web interface. Deze web interface werd vervangen door een modernere, meer gebruiksvriendelijke Jaarverslag KHLeuven 25

32 interface die ook op smartphones en tablets toegankelijk is: HTTP Commander. Gebruikers kunnen via files.khleuven.be op een vlotte manier aan hun bestanden die zijn opgeslagen op de KHLeuven servers. Elke student en personeelslid kan deze faciliteit ook gebruiken om een eigen website te publiceren die beschikbaar wordt gesteld op of Elektronische bibliotheken Elke PC op het KHLeuven netwerk geeft toegang tot een aantal online databanken: Assuropolis (verzekeringen) Academic Search Premier (wetenschappelijke tijdschriften) Bohn Stafleu van Loghum (medische en paramedische publicaties) Business Source Premier (economische tijdschriften) Eric (pedagogische tijdschriften) Invert (inhoudsopgave van 50 verpleegkundige tijdschriften) LiteRom (informatie over literatuur en schrijvers) Jura (juridische informatie) Leerrijk (opvoedkunde, didactiek) MonKEY (economische informatie) Reginal Business News (economische bladen) Science Direct (1.700 wetenschappelijke tijdschriften) Strada lex (wetteksten en juridische tijdschriften) Vakbibliotheek BSL (paramedische tijdschriften) Web of Knowledge (referenties uit wetenschappelijke tijdschriften) Wiley (referentie uit wetenschappelijke tijdschriften) Bovendien heeft elke student ook toegang tot volgende online krantenarchieven: Mediargus (Vlaamse kranten en tijdschriften) LexisNexis (buitenlandse kranten en tijdschriften) Verder staan volgende online woordenboeken ter beschikking: Etymologisch woordenboek van het Nederlands Van Dale verklarende woordenboeken Van Dale vertalende woordenboeken Tenslotte hebben studenten ook toegang tot e-books: Springer e-books ( Engelstalige wetenschappelijke boeken) E-books BSL (100 Nederlandstalige paramedische boeken) De meesten van deze databanken zijn toegankelijk zowel binnen als buiten de hogeschool. In samenwerking met de associatie KU Leuven, werd er een nieuwe service opgezet om deze databanken te benaderen via een meta search engine, namelijk Librisource. 3.8 Elektronische studenten- en personeelskaart Alle studenten en personeelsleden van de KHLeuven beschikken over een elektronische kaart. Deze studenten- en personeelskaart, gebaseerd op Mifare technologie, biedt veel interessante mogelijkheden. Het is in de eerste plaats een visuele herkenning van de persoon en het feit dat hij/zij student of personeelslid is. Verder kan de kaart gebruikt worden om te kopiëren en te printen, te betalen in de cafetaria s, aan de balie en aan automaten. Tenslotte is in verschillende departementen (ECHO, DLO en G&T) ook de toegangscontrole aan deze kaart gekoppeld. 3.9 Specifieke toepassingen in de verschillende departementen In de departementen wordt een waaier aan specifieke toepassingen voor opleidingsdoeleinden gebruikt. In totaal worden er meer dan 160 verschillende applicaties ter beschikking gesteld. Enkele hiervan zijn (niet uitputtende lijst): Jaarverslag KHLeuven 26

33 G&T: Java; Rational Rose; Microsoft Sharepoint; SAP; Digitaal werkboek (e-learning pakket voor taalonderwijs); Perl; Python; Flash Builder; Tortoise CVS; Eclipse; Microsoft Visual Studio; Postgre SQL; Filezilla; Gimp; Labview; OpenOffice; Netbeans; PHPStorm; BlueJ; Economisch Hoger Onderwijs: Adobe Creative Suite; Digitaal werkboek (e-learning pakket voor taalonderwijs); SDL Trados (automatisch vertaalprogramma); SPSS (voor statistische verwerkingen); Bafman (boekhouding); Silicon Brain (ERP); Kluwer software; Microsoft Dynamics Nav; Microsoft Project; Crystal Reports; Kluwer Expert; Lerarenopleiding: Audacity; Dartfish; e-mindmaps; exe; Cabri 3D; Geocadabra; Geogebra; GraphMatica; Hotpotatoes; JCreator; Jing; Mathtype; Formatfactory;Picasa 3.6; Puzzelmaker;Visual Basic Express Edition; Windows Moviemaker; Sociale School: Vakevaluatiesoftware (eigen ontwikkeling van een medewerker); SPSS; Jaarverslag KHLeuven 27

34 4 Realisaties van het academiejaar Verdere uitrol van van MS Sharepoint De technische basisinfrastructuur voor Sharepoint werd in 2010 opgezet. In 2011 werd gestart met de ontwikkeling van de eerste applicatie: gestructureerd vergaderen. Deze applicatie heeft als doel het ondersteunen van agendabeheer, documentenuitwisseling en samenwerking in het kader van structurele vergaderingen zoals Raad Van Bestuur, Directieteam en HOC. Na een periode van testen en verfijnen van de functionaliteit, werd de applicatie begin 2012 in gebruik genomen. Ondertussen werden andere toepassingen uitgewerkt op basis van Sharepoint. De meest uitgebreide daarbij betreft een applicatie ter ondersteuning van de projectwerking binnen Onderzoek en Innovatie. Deze applicatie bevat onder andere: projectrapporteringen, documentenbeheer en teamsites ter ondersteuning van de samenwerking. Verder is er ook een applicatie voor het opvolgen van project calls. Daarnaast werden ook diverse andere project- en teamsites ontwikkeld waaronder: Corona project, ICT team, dienst communicatie en studentenservice. Tenslotte werd een reeks gebruikerstrainingen georganiseerd. 4.2 Projectendatabase voor opvolging projecten rond Onderzoek en Innovatie. De applicatie projectendatabase werd ontwikkeld om een coherent beeld te krijgen van de projecten rond Onderzoek en Innovatie. Deze ontwikkeling gebeurde intern en werd gebaseerd op een MS SQL server database en een PHP web front-end. De userinterface laat toe om gestructureerde data rond projecten vast te leggen zodat deze beschikbaar is voor online consultatie, voor publicatie op de website en om diverse rapporten te genereren. Daartoe werd een groot aantal rapporteringen ontwikkeld, gebruik makend van MS SQL server Reporting Services. Deze projectendatabase werd gedurende het academiejaar veralgemeend in gebruik genomen en vormt de basis voor een Sharepoint applicatie voor het beheer van projectdocumenten en de ondersteuning van samenwerking binnen de projecten (teamsites). 4.3 Verdere evolutie van het Monitoring systeem De uitbouw van een Monitoring systeem werd gestart in het academiejaar Dit systeem heeft als doel het opvolgen van indicatoren die de kwaliteit en de werking van de hogeschool op kwantitatieve manier meten en weergeven. De technische basis is MS SQL server en MS Sharepoint. In het academiejaar werd het systeem verder uitgebouwd en verfijnd. Een belangrijke aanpassing betreft het inbouwen van een de tijdsdimensie zodat het eenvoudiger is om relevante vergelijkingen tussen academiejaren te maken. Verder werd het aantal rapporten en indicatoren uitgebreid. Tenslotte werd er ook een onderzoekscube toegevoegd zodat ook rapportage en indicatoren rond onderzoeksprojecten mogelijk zijn. 4.4 Verdere evolutie en ingebruikname van het Stage Informatiesysteem (SIS) Het Stage Informatie Systeem (SIS) werd uitgewerkt in de periode 2008 tot Dit systeem faciliteert het beheer van stages en is een hulpmiddel voor alle betrokkenen (beheerders, studenten, stagebegeleiders en stage mentoren op de stageplaatsen). Tijdens het academiejaar werd het systeem in gebruik genomen door nagenoeg alle opleidingen van de KHLeuven. Op basis van de behoeften van de nieuwe opleidingen werden de functionaliteiten van dit systeem verder uitgebreid. Daarnaast werd het systeem ook geïmplementeerd bij in de opleiding Bachelor Secundair Onderwijs in de KHLim en werd er gestart met een voorstudie om de implementatie in alle hogescholen van de Associatie KU Leuven te onderzoeken. 4.5 Corona project In het voorjaar 2011 werd de beslissing genomen tot de instap in het project Corona. Het doel van dit project is dat alle instellingen van de associatie KU Leuven gebruik maken van een gemeenschappelijk SAP platform voor studenten- en onderwijs administratie. Jaarverslag KHLeuven 28

35 Voor de KHLeuven is de overschakeling voorzien voor de start van het academiejaar Tijdens het academiejaar werd gestart met de voorbereidingen: het opzetten van een projectorganisatie, het voorzien van de nodige resources en het uitwerken van een gedetailleerde planning. Een eerste realisatie binnen dit project is de minimale HR registratie. Hierbij worden personeelsgegevens doorgestuurd vanuit het personeelsbeheer systeem van de KHLeuven naar SAP. Voor het gebruik van SAP voor studentenadministratie is het belangrijk dat ook personeelsgegevens beschikbaar zijn. Dit was dus een belangrijke eerste stap in dit project. Tijdens het academiejaar zal het overgrote deel van het werk gebeuren, waaronder: conversie van gegevens, aanpassing van gekoppelde systemen, opleiding gebruikers en input van gegevens. 4.6 Afsprakenplanner Samen met een stagiair Toegepaste Informatica, werd er een web applicatie uitgewerkt waarmee studenten (en personeelsleden) elektronische afspraken kunnen maken voor diverse doeleinden. Deze applicatie zal onder andere gebruikt worden door kandidaat studenten om afspraken te maken voor inschrijvingen en afspraken voor exameninzicht bij lectoren. 4.7 Elektronische aanvragen voor Erasmus studenten Er werden webformulieren ontwikkeld waarmee studenten zich kandidaat kunnen stellen voor internationale uitwisseling. Er is zowel een formulier voor inkomende studenten als voor uitgaande studenten. 4.8 Portaal facelift In afwachting van een volledige refactoring van het portaal, werden een aantal aanpassingen gedaan aan de lay-out en de functionaliteit van het portaal. Zo werden onder andere de navigatiestructuur en het design onder handen genomen en werd er een uitgebreide rubriek Onderwijs toegevoegd. 4.9 Instap Libis Gedurende het academiejaar werd er overgeschakeld naar Libis voor de ondersteuning van de werking van de bibliotheken. Daarbij wordt gezamenlijk gebruik gemaakt van de software Aleph door een groot aantal instellingen, waaronder alle associatiepartners. Het systeem wordt uitgebaat en ondersteund door LIBIS-Bibliotheekinformaticadienst van de KU Leuven. Tevens werd er overgeschakeld op de oplossing i-reserve van de firma Teqa voor de reservatie van uitleentoestellen (laptops, beamers, ) Desktop virtualisatie Om de desktopomgeving op een optimalere wijze te kunnen beheren en op een flexibelere wijze te kunnen inspelen op de noden van de opleidingen, maken we gebruik van desktop virtualisatie. Deze technologie laat toe om een deel van het desktopbeheer centraal uit te voeren op servers. Tevens biedt dit ook de mogelijkheid om software in een gecontroleerde omgeving aan te bieden op laptops van studenten. Op termijn kan dit leiden tot een geleidelijke overschakeling naar studentenlaptops (het bring your own device principe) waardoor de investeringen in eigen desktops gereduceerd kunnen worden. Er werd daarbij beslist om het systeem VMWare View uit te testen in een pilootproject. In het voorjaar 2011 werd een testomgeving hiervoor opgezet in samenwerking met de firma Uptime. Tijdens academiejaar werd een voor een beperkte groep studenten onze didactische software image via VMware View ter beschikking gesteld. Zo konden studenten van het 1 ste jaar Toegepaste Informatica en studenten van het 1 ste jaar Medical Management Assistent de software die voor hun opleiding voorheen in computerklassen werd aangeboden vanop hun eigen laptop of tablet, binnen en buiten de schoolmuren gebruiken. De lessons learned zullen naar academiejaar toe geimplementeerd worden, zo zijn verschillende technische obstakels opgedoken. Wat licenties betreft doken en paar belangrijke Jaarverslag KHLeuven 29

36 problemen op die moeten opgelost worden om het welslagen van een bredere implementie in mogelijk te maken Uitbreiding draadloze netwerk en invoering eduroam Teneinde het hoofd te bieden aan de groeiende noden aan capaciteit en beveiliging op het vlak van het draadloze netwerk werd er beslist om gebruik te maken van een wifi controller. Tevens gebeurde een overschakeling naar eduroam, het systeem dat door de associatie KU Leuven werd gekozen als basis voor de beveiliging. Eduroam biedt het voordeel dat de toegang tot het wifi netwerk niet enkel voor personeel en studenten van de eigen instelling kan gecontrolleerd worden maar maakt het tevens mogelijk voor studenten en medewerkers van alle andere instellingen die eduroam ondersteunen. Tijdens het academiejaar werd deze overschakeling uitgevoerd in twee fasen Upgrade didactische pc s naar Windows 7 Windows XP heeft lange tijd dienst gedaan als besturingssysteem op alle KHLeuven computer, nu deze Windows versie op zijn laaste benen loopt werd het tijd om over te schakelen. Windows 7 was de logische opvolger en werd in de eerste plaats op ons didactisch netwerk uitgerold. Aansluitend werd ook het project gestart om op analoge wijze de administratieve pc s om te schakelen. Tegen het einde van academiejaar zal Windows XP uitgefaseerd zijn Uitbreiding capaciteit en verdere consolidatie van opslag Om de verdere groei van opslag voor veeleisende toepassingen zoals virtuele desktops mogelijk te maken stond een vervanging van het NetApp FAS-2050 storage systeem op de agenda. Het nieuwere en meer schaalbaar FAS-3210 systeem is een meer dan waardige opvolger. Met zijn 44 SAS en 13 FC schijven voorziet deze storage array ruimte voor home drives, gedeelde netwerkshares, webserver toepassingen, meer dan 60 virtuele servers en meer dan 200 virtuele desktops. Het volgende academiejaar voorzien wij nog meer systemen te consolideren op deze schaalbare storage infrastructuur Voorbereidingen aansluiting associatienetwerk Vanuit het ICT strategisch plan van de Associatie KU Leuven werd de doelstelling geformuleerd om de netwerken van alle hogescholen te verbinden met het netwerk van de KU Leuven tot één associatie breed bedrijfsnetwerk. De KHLeuven heeft zich geengageerd om zo snel mogelijk aan te sluiten volgens het voorstel van de Werkgroep Intranet Associatie goedgekeurd op 27/9/2012. Het voorstel behelst de nodige afspraken rond adressering, routering en beveiliging en werd op associatieniveau uitvoerig besproken en nog eens extra getoetst door de netwerk specialisten van KHLeuven, KHLim en Groep-T. Effectieve uitvoering is voorzien in april Instap in blade server technologie De introductie van virtualisatie in ons serverpark zorgde tot nu toe voor een toenemende complexiteit van serverconfiguraties. Om hier komaf mee te maken en om meer dense, geoptimaliseerde en gestandardiseerde serverconfiguraties mogelijk te maken keken we al een tijdje richting blade technologie. Na overleg met onze huisleverancier Dell hebben we de stap gewaard. We startten met de aanschaf van een blade chassis en enkele servers en al snel werden de voordelen duidelijk. Er kan nu snel capaciteit worden toegevoerd en de serverinfrastructuur evolueert geleidelijk naar een meer beheersbare omgeving die op de koop toe op termijn de energierekening gunstig zou moeten beïnvloeden. De meeste nieuwe server aankopen werden bijgeplaatst in het blade chassis, een trend die zich de komende jaren zal voorzetten Continue vernieuwing van de computer- en netwerkinfrastructuur Een uitgebreide computer- en netwerkinfrastructuur vereist een continue aandacht voor vernieuwing om een optimale beschikbaarheid te kunnen waarborgen. In alle departementen wordt hiervoor het nodige budget en tijd uitgetrokken. Jaarverslag KHLeuven 30

37 5 ICT ondersteuning Om studenten en personeelsleden te ondersteunen in het gebruik van de ICT faciliteiten, werden er twee ICT support teams opgericht. Eén team stond in voor de ondersteuning van de gebruikers van de Algemene Diensten en de departementen ECHO en DLO. Het andere team stond in voor de ondersteuning van de departementen Sociale School Heverlee en Gezondheidszorg en Technologie. Sinds kort zijn deze twee teams samengevoegd en worden de support medewerkers centraal aangestuurd. Door één team te vormen kan er makkelijk ingespeeld worden op verlofaanvragen of onvoorziene afwezigheden en wordt kennis van de lokale systemen en infrastructuur binnen een breder team opgevangen. Problemen kunnen zowel ter plaatse, telefonisch als elektronisch worden aangemeld. De opvolging gebeurt sinds oktober 2007 via een ticketing systeem gebaseerd op de open source software OTRS. Tijdens het academiejaar werden er ICT problemen aangemeld en opgelost (t.o.v het jaar ervoor). De piekperiode is daarbij de start van het academiejaar. Zie tabel 3 voor een overzicht van het aantal tickets per maand. maand academiejaar sept okt nov dec jan feb ma apr mei jun jul aug Eindtotaal Tabel 3 Aantal tickets per academiejaar en maand In 50% van de gevallen worden tickets opgelost binnen een dag. 81% van de gevallen is op maximum 5 dagen behandeld. Zie tabel 4 voor een verdeling. aantal dagen dat het ticket open stond academiejaar < 20 > % 11% 7% 6% 4% 4% 14% 6% % 9% 5% 4% 4% 3% 12% 6% % 10% 6% 4% 4% 3% 13% 6% % 11% 7% 5% 4% 3% 12% 7% % 10% 7% 5% 3% 3% 12% 8% Tabel 4 Aantal dagen dat tickets open staan Jaarverslag KHLeuven 31

38 1 Onderwijsaanbod HOOFDSTUK 3 - Onderwijs 1.1 Ingericht onderwijsaanbod De KHLeuven organiseert professioneel gerichte bacheloropleidingen met een studieomvang van ten minste 180 studiepunten (ECTS Credits), met een studieomvang van ten minste 60 studiepunten (ECTS Credits) die volgen op een andere bacheloropleiding (bachelor na bachelor opleiding) en postgraduaatopleidngen (PGO) met een studieomvang van ten minste 20 studiepunten (ECTS Credits). Verder organiseert de KHLeuven permanente vorming met een getuigschrift (PVG), met een minimale omvang van ten minste 3 studiepunten (ECTS Credits) permanente vorming met attest van deelname (PVA). Het opleidingsaanbod van de KHLeuven is raadpleegbaar op Het opleidingsaanbod aan de KHLeuven : Studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor in het bedrijfsmanagement Bachelor in het office management Bachelor in de toegepaste informatica Bachelor na bachelor in het advanced business management Postgraduaat fiscaliteit Postgraduaat Berdrijfsinformatisering via business en ERP-software (nieuw in ) Studiegebied: Gezondheidszorg Bachelor in de voedings- en dieetkunde Bachelor in de biomedische laboratoriumtechnologie Bachelor in de verpleegkunde Bachelor in de vroedkunde Bachelor na bachelor in de intensieve zorgen en de spoedgevallenzorg Bachelor na bachelor in de pediatrische gezondheidszorg (in samenwerking met de Associatie K.U.Leuven) Bachelor na bachelor in de geestelijke gezondheidszorg Bachelor na bachelor in de oncologische zorg Postgraduaat verpleegkunde in de ouderenzorg Studiegebied: Industriële wetenschappen en technologie en nautische wetenschappen Bachelor in de chemie Studiegebied Onderwijs Bachelor in het onderwijs: kleuteronderwijs Bachelor in het onderwijs: lager onderwijs Bachelor in het onderwijs: secundair onderwijs Bachelor na bachelor in het onderwijs: buitengewoon onderwijs Studiegebied Sociaal-agogisch werk Bachelor in het sociaal werk Bachelor na bachelor in Internationale samenwerking Noord Zuid Postgraduaat procesgericht leiderschap Postgraduaat agogisch theologisch werker Postgraduaat bemiddeling in familiezaken Jaarverslag KHLeuven 32

39 1.2 good s en kood s De gemeenschappelijke opleidingsonderdelen van KHLeuven (good s) en keuzeopleidingsonderdelen op te nemen in een andere opleidingen van de KHLeuven (kood s), is een aanbod naar studenten toe om de keuzemogelijkheden te vergroten. Tevens geven we zo studenten de oppurtuniteit om hun uitstroomprofiel te differentiëren. Jaarlijks wordt het aanbod met inbegrip van de mogelijkheid voor studenten om ook in de associatie keuzeopleidingsonderdelen op te nemen, weergegeven op De coördinatie en administratie van de good s werd in waargenomen door het departement SSH. Het departement ECHO verzorgt de logistiek. Centraal werd de communicatie verzorgd. De verantwoordelijkheid voor de good s zit in een good scommissie die bestaat uit een voorzitter (een opleidingshoofd) en vertegenwoordiging uit alle departementen. De interesse voor de good s blijft aanzienlijk. In namen 644 studenten deel; in studenten. In het good Studentenparticipatie schreven zich 83 studenten in. good s Totaal Aansprakelijkheid: professioneel en privé 23 Améliorer son français pour le boulot 48 Coachen na de schooluren 17 Communicatiebeleid 24 Effective English 26 Español para principiantes (Spaans voor beginners) 55 Europe in 936 minutes 21 Grafische vormgeving Photoshop 26 Grafische vormgeving Dreamweaver 24 Initiatie tot ondernemen en ondernemingszin 41 Intercultural communication 18 Interprofessioneel samenwerken in de gezondheidswelzijnszorg 25 Op weg naar het Zuiden 52 Opvoeding en gedrag 80 Personenbelasting in 20 stappen 29 Wetenschapscommunicatie 7 Word je eigen gezondheidscoach 87 Totaal per opleiding 603 Tabel 1: Overzicht good s Kengetallen onderwijsaanbod Onderstaande tabellen geven de belangrijkste kengetallen weer van het onderwijsaanbod van KHLeuven. Er wordt telkens vergeleken met het vorige academiejaar. Waar zinvol is eveneens de evolutie opgenomen Evolutie Evolutie % KHLeuven ,35% G&T ,57% SSH ,16% ECHO ,96% DLO ,78% Tabel 2: aantal studenten Jaarverslag KHLeuven 33

40 M V M V KHLeuven 38,51 61,49 37,08 62,92 G&T 39,48 60,52 37,87 62,13 SSH 26,63 73,37 27,30 72,70 ECHO 53,62 46,38 54,15 45,85 DLO 29,82 70,18 27,81 72,19 Tabel 3: percentage mannelijke en vrouwelijke studenten j. +25 j. -24 j. +25 j. KHLeuven 89,55 10,45 88,90 11,10 G&T 87,60 12,40 87,32 12,68 SSH 83,43 16,57 81,24 18,76 ECHO 93,99 6,01 94,34 5,66 DLO 90,58 9,42 90,48 9,52 Tabel 4: percentage -24 jarigen (24 jaar en jonger) versus +25 jarigen (25 jaar en ouder) ASO TSO BSO ASO TSO BSO KHLeuven 57,54 39,56 2,91 57,41 39,44 3,14 G&T 54,56 43,17 2,27 53,40 43,98 2,62 SSH 60,78 36,85 2,37 62,95 34,67 2,37 ECHO 65,29 32,31 2,41 64,75 32,84 2,41 DLO 52,18 43,45 4,37 53,23 42,06 4,71 Tabel 5: percentage studenten volgens diploma secundair onderwijs (ASO, TSO en BSO) Evolutie Evolutie % KHLeuven ,40% G&T ,31% SSH ,97% ECHO ,74% DLO ,02% Tabel 6: aantal generatiestudenten Evolutie Evolutie % KHLeuven ,00% G&T ,93% SSH ,56% ECHO ,94% DLO ,07% Tabel 7: aantal opgenomen studiepunten KHLeuven 52,13 51,94 G&T 52,58 51,96 SSH 47,64 48,39 ECHO 52,71 52,69 DLO 53,60 53,18 Tabel 8: ratio opgenomen studiepunten/aantal studenten KHLeuven 00,81 00,80 G&T 00,81 00,80 SSH 00,81 00,80 ECHO 00,78 00,79 DLO 00,83 00,82 Tabel 9: ratio verworven credits/opgenomen studiepunten Jaarverslag KHLeuven 34

41 KHLeuven 44,39 43,65 G&T 46,74 43,88 SSH 41,50 43,68 ECHO 38,81 39,55 DLO 47,76 46,98 Tabel 10: percentage studenten dat alle opgenomen studiepunten weet om te zetten in verworven credits Evolutie Evolutie % KHLeuven ,55% G&T ,78% SSH ,88% ECHO ,54% DLO ,95% Tabel 11: aantal afgeleverde diploma s initiële bacheloropleiding Evolutie Evolutie % KHLeuven ,68% G&T ,58% SSH ,58% ECHO ,38% DLO ,19% Tabel 12: aantal afgeleverde diploma s bachelor-na-bachelor opleiding KHLeuven 3,2 jaar 3,3 jaar G&T 3,3 jaar 3,4 jaar SSH 3,0 jaar 3,0 jaar ECHO 3,3 jaar 3,3 jaar DLO 3,1 jaar 3,2 jaar Tabel 13: studieduur initiële bacheloropleiding KHLeuven 1,2 jaar 1,2 jaar G&T 1,3 jaar 1,3 jaar SSH 1,0 jaar 1,0 jaar ECHO 1,0 jaar 1,0 jaar DLO 1,3 jaar 1,3 jaar Tabel 14: studieduur bachelor-na-bachelor opleiding De studieduur van tabel 13 en 14 is berekend volgens de VLHORA-richlijn: [(academiejaar behalen diploma + 1) eerste academiejaar in opleiding] waarbij 30 september als teldatum wordt genomen van het afgeronde academiejaar. 1.4 Nieuw onderwijsaanbod in KHLeuven Nieuw onderwijsaanbod KHLeuven Volgend nieuw onderwijsaanbod ging van start in academiejaar : Vanaf ressorteert de afstudeerrichting Medical Managament Assistant onder de bacheloropleiding Bachelor in het Office management van het departement ECHO. Daarvoor was deze afstudeerrichting een opleiding van het departement G&T. Keuzetraject event management in office management Volgend nieuw onderwijsaanbod werd voorbereid in : Na de accrediatie van de opleiding sociale readaptatiewetenschappen (inrichtende macht: HIRL) werden de voorbereidingen getroffen voor de overname. De Bachelor in de Sociale Readaptatiewetenschappen zal van een nieuwe bacheloropleiding worden van het departement SSH. De intentieverklaring tot overname van de opleiding werd opgesteld in december 2011 en in april 2012 werd het protocol afgesloten en ondertekend. Fysiek Jaarverslag KHLeuven 35

42 zaten de studenten vanaf het tweede semester in het departement SSH. De inrichtende macht bleef nog HIRL. Omwille van de accreditatie in 2011 werd aan de afgestudeerden een diploma afgeleverd uitgereikt door HIRL en KHLeuven. Vanaf is deze opleiding een nieuwe volwaardige bacheloropleiding in KHLeuven Strategisch onderwijsaanbod Het directieteam van de KHLeuven wou strategische beslissingen nemen t.a.v. het inrichten van nieuw onderwijsaanbod voor de KHLeuven voor de volgende 5 academiejaren: Geen HBO5-opleidingen in KHLeuven Geen nieuwe basisopleidingen (Tenzij een accreditatie van orthopedagogie) Binnen de basisopleidingen opteren we ervoor om nieuwe doelgroepen aan te spreken. De KHLeuven zet in op flexibele trajecten: o o o o Aanvullingstrajecten in nauwe samenwerking met CVO s uit de regio (ook internationaal?) Werktrajecten in blended learning Verkorte trajecten Gespreide trajecten HBO5 Inzetten op banaba s (verdiepend en/of verbredend (interdisciplinair) werken met een uitbouw van expertisecellen rond dit onderwijsaanbod in het kader van de opbouw van onderzoek dat geïntegreerd is in het onderwijs van KHLeuven). De uitbouw van een internationaal aanbod binnen KHLeuven: o In de basisopleidingen de decretale mogelijkheid tot 18 SP anderstalige OOD benutten waar mogelijk; o Het opzetten van taalvarianten voor bestaande opleidingen;. o Banaba s internationaal richten. Postgraduaten en permanente vorming beter kaderen in functie van LLL en het valoriseren van output van onderzoek en regionale opbouw (in samenwerking met werkveld). DLO ECHO G&T SSH HBO5 onderwijsassistent en eventueel andere HBO5 opleidingen ism CVO s Basisopleiding HRM (ism SSH) Bachelor in de orthopedagogie HRM (Personeel en organisatie) (ism ECHO) onder voorwaarden Verkort traject Aanvullings traject Rechtspraktijk Accountancy Fiscaliteit Jaarverslag KHLeuven 36

43 Werktrajecten Kleuteronderwijs Bedrijfsmanagement (alle richtingen) Office management (alle richtingen) Toegepaste Informatica Voedings- en dieetkunde Banaba Schoolontwikkelin g (heraanvraag) nieuwe banaba s: ABM2 (splitsing bestaande) Bedrijfsinformatis e-ring (vanuit postgraduaat) Radiologische Verpleegkund e in de medische beeldvorming (eerst als postgraduaat ) Sociale Innovatie (3 keuzetrajecten) Postgraduaat Internationaal Tabel 15: voorstellen aanbod KHLeuven Engelstalige versie Marketing HBO5, samenwerking met CVO s KHLeuven startte gesprekken en informatievergaderingen op met het CVO SSH, Sint-Franciscus en ACE-groep T. Jaarverslag KHLeuven 37

44 2 Onderwijswijsbeleid 2.1 Onderwijswijsvisie en onderwijsontwikkelingsplan De belangrijkste elementen van de gemeenschappelijke visie op het onderwijsaanbod van de KHLeuven op: 1. Brede basisopleidingen die gekenmerkt worden door een gemeenschappelijke onderwijsvisie en eenzelfde onderwijs- en examenreglement 1 : a. Competentie ontwikkelend onderwijs i. Doelen van de opleiding zijn competentie-ontwikkelend geformuleerd (competentiematrices) ii. Geleidelijke integratie van kennis, vaardigheden en attitudes iii. Praktijkgericht, kennismaken met praktijk vanaf semester 1 iv. Curriculum opgebouwd van docent gestuurd naar student gestuurd onderwijs v. Aandacht voor informatievaardigheden en onderzoekscompetenties (IOO) vi. Competentie ontwikkelend toetsbeleid vii. Innovatieve leermiddelen en onderwijsvormen b. Flexibilisering: i. Uitgebreide EVC/EVK (erkenning van vorig (in)formeel leren) ii. Semestersysteem iii. Flexibele trajecten voor verschillende doelgroepen: 1. verkorte trajecten, 2. aanvullingstrajecten, 3. werktrajecten, 4. gespreide trajecten iv. Ondersteuning via instroom-, doorstroom- en uitstroombegeleiding (trajectbegeleiding en studie- en studentenbegeleiding) c. Keuzemogelijkheden voor alle studenten i. Afstudeerrichtingen (ruim, meestal meer dan 90 sp) keuzetrajecten ii. goods en koods (3 sp in elke opleiding) en mogelijkheid tot keuze-ood in andere instellingen d. Internationalisering i. Internationaal uitwisselingsprogramma voor elke opleiding ii. Window of mobility voor elke student iii. Korte internationale ervaring voor elke student 2. Banaba s die verdiepend en/of verbredend (interdisciplinair) werken uitbouw van expertisecellen rond dit onderwijsaanbod, dat meestal multidisciplinair is en meer ruimte biedt voor grotere afstudeerprojecten. 3. Geen HBO5 opleidingen in KHLeuven, wel nauwe samenwerking met aanbieders van HBO5 en aandacht voor de uitbouw van aanvullingstrajecten voor studenten die instromen vanuit HBO5 4. Rond postgraduaten en permanente vorming is er nog geen visie op lange termijn gebouwd 1 Het OER van KHLeuven is in lijn met de associatie richtlijnen Jaarverslag KHLeuven 38

45 2.2 Het onderwijsinnovatiefonds van KHLeuven De KHLeuven besliste om ook in tijden van besparingen aan de toekomst van de hogeschool te werken. Daartoe worden er middelen gereserveerd om te investeren in onderwijsinnovatie in de vorm van een innovatiefonds. Om de inspanningen centraal te kunnen opvolgen werd een kader gemaakt voor het innovatiefonds waarin innovatiecriteria en innovatiecategorieën (gekoppeld aan de strategische prioriteiten) werden geformuleerd. Volgende innovatiecategorieën werden vooropgesteld: Verhogen van de instroom Bevorderen van doorstroom Profilering van KHLeuven in EFQ6 Ondersteuning van het onderwijsproces optimaliseren Samenwerking met derden (OOF/ENW) bevorderen Onderzoek naar efficiënter werken In KHLeuven werden de middelen voor het innovatiefonds in als volgt aangewend: Innovatiefonds: % per innovatie 2% 2% 2% 2% SIS Werktrajecten 4% Toetsbeleid 5% 25% Blended Learning 7% Nieuw Onderwijsaanbod Bachelorproef 14% 19% Leerlijn infovaardig & onderzoekscom. Taalbeleid Leerlijn beroepspraktijk Start-up Café 18% Leer-zorgcentrum Grafiek: verdeling middelen innovatiefonds De algemene diensten (onderwijs en onderzoek) namen het initiatief om het innovatiefonds van de algemene diensten aan te wenden om de werking rond het stage-informatiesysteem te ondersteunen. Verder werd er vanuit de algemene diensten initiatief ontwikkeld om het toetsbeleid, de werktrajecten en blended learning te ondersteunen. Het onderwijsinnovatiefonds is een belangrijke motor voor onderwijsinnovatie en wordt daarom ook in de toekomst gecontinueerd. 2.3 Naar een nieuw onderwijsmodel? Opbouw van een nieuwe visie op professioneel hoger onderwijs In de hogeschool groeit het besef dat bij de afloop van OOP II ( ) de onderwijsvisie aan een update toe is. De hogeschool kiest voor de integratie van onderzoek in onderwijs om het professioneel hoger onderwijs te versterken. Dit vraagt dan ook om het onderwijsmodel van de hogeschool te herzien. Jaarverslag KHLeuven 39

46 3 Resultaten onderwijsontwikkeling 3.1 OOP II Actielijn 1: Opleidingsprogramma Implementatie van competentie-ontwikkelend onderwijs Alle opleidingen van de KHLeuven hebben het implementeren van het competentie-ontwikkelend onderwijs opgenomen in hun beleidsplan Ontwikkelen en implementeren van het KHLeuven Toetsbeleid Ontwikkelen en implementeren van het KHLeuven Toetsbeleid Opleidingen van de KHLeuven implementeren het KHLeuven Toetsbeleid geformuleerd in De werking in de opleiding wordt ondersteunt door de IOC-werkgroep Toetsbeleid. Rol werkgroep Toetsbeleid De werkgroep toetsbeleid en toetspraktijken herdefineerde in haar rol als volgt. Statuut De werkgroep toetsbeleid en toetspraktijk blijft een IOC-werkgroep die opdrachten ontvangt van en resultaten rapporteert aan de IOC. De werkgroep kan rekenen op de IOC als kanaal om haar producten te implementeren. Doelstelling De werkgroep toetsbeleid en toetspraktijk heeft met betrekking tot toetsing en assessment 2 functies: 1. ze heeft een ontwikkelingsfunctie en levert daartoe (1) beleidsvoorbereidend en (2) implementatie-ondersteunend werk 2. ze heeft een platformfunctie voor (3) projecten. Wat betreft (1) zijn mogelijke beleidsvoorbereidende opdrachten: visietekst toetspraktijken en toetsbeleid KHLeuven actualiseren o.a. in het licht van het nieuwe visitatie- en accreditatiekader en andere onderwijskundige/ internationale ontwikkelingen (vb. Blended learning); strategie uitwerken voor meten en opvolgen van studierendement. Wat betreft (2) kan ze instrumenten/ procedures/ good practices uitwerken/ opzoeken om de realisatie van bepaalde aspecten uit het KHLeuven Toetsbeleid te faciliteren: handleiding voor toetsplan(ontwikkeling); raamkaders om te beantwoorden aan de accreditatiecriteria inzake toetsing; methoden voor efficiënt toetsen; beoordelingsmethoden bachelorproef; richtlijnen voor bewijsvoering voor toegekende beoordeling op mondelinge examens. Wat betreft (3) toetsprojecten levert ze inspanningen om: samenwerkingsmogelijkheden voor (externe) projectaanvragen te stimuleren; te informeren over stand van zaken van aanvragen, voorgang en/ of resultaten van projecten die inhoudelijk aansluiten bij het KHLeuven Toetsbeleid; te functioneren als resonansgroep voor interne projecten en/of afvaardiging aan te leveren voor deelname aan resonansgroepen van externe projecten waaraan de KHLeuven participeert. De IOC-werkgroep Toetsbeleid voerde onder meer de volgende taken uit. De werkgroep omschreef haar rol en taken, wisselde practices uit, formuleerde richtlijnen rond kwaliteitszorgsystemen betreffende examencommissies, ontwikkelde een checklist kwaliteitsvol toetsen, formuleerde richtlijnen over de rapportering bij niet-schriftelijke examens, wisselde informatie uit betreffende lopende en mogelijk in te dienen toetsprojecten. In het kader van het OOF-project Leerwegonafhankelijk Summatief Toetsen ( ) werden nog enkele navormingsactiviteiten georganiseerd en de publicatie Innovatief Evalueren uitgegeven bij uitgeverij Lannoo Campus. Jaarverslag KHLeuven 40

47 Werkgroep als platform voor projecten Er werden twee onderwijsontwikkelingsprojecten ingediend en goedgekeurd bij het Onderwijsontwikkelingsfonds (OOF): Bachelortoets en Toetskoffer. De intentieverklaringen en de projectvoorstellen kregen een feedbackforum op de werkgroep Toetsbeleid. Werkgroep als beleidsvoorbereidend en implementatie-ondersteunend orgaan De IOC-werkgroep Toetsbeleid diende een voorstel in voor de verdere verfijning en implementatie van Kwaliteitsvol toetsen en de inspiratiegids voor toetscoaches ontwikkeld in Bedoeling is om kwaliteitsvol toetsen verder te implementeren in de opleidingen door middel van toetscoaches die coaching in kwaliteitsvol evalueren organiseren in hun opleiding. De volgende werkpakketten worden omschreven 1) verder verfijnen van de inspiratiegids en 2) het ondersteunen van de toetscoaches door middel van tweemaandelijkse sessies. Deze sessies zullen worden ingevuld door middel van intervisie, vraaggestuurde professionalisering op maat en het bespreken van ontwikkelde of ontsloten kwaliteitszorginstrumenten. Daarnaast voerde de werkgroep toetsbeleid in het licht van haar beleidsvoorbereidende en implementatie-ondersteunende opdracht onder meer de volgende taken uit: advies omtrent de invoering van Contest, het formuleren van concrete adviezen bij mondelinge examen en bedenken van mogelijke implementatie-strategieën, het feedbacken van de nota bachelortoets Integratie van onderzoek in onderwijs Alle KHLeuven opleidingen ondernemen actie om de integratie van onderzoek in onderwijs te realiseren. Opleidingen werken systematisch aan Het bijsturen van de competentiematrices Het opzetten van leerlijnen informatievaardigheden en onderzoekscompetenties Het vorm geven van de bachelorproef Het betrekken van studenten bij onderzoek Het opzetten van speciale werkvormen om onderzoek te integreren in onderwijs (innovatielabs, innovatiestages ) Voor de op hogeschoolniveau opgerichtte werkgroep IOO is een rolomschrijving gebeurd met volgende twee voornaamste doelstellingen: 1. De werkgroep heeft een ontwikkelingsfunctie op het vlak van visie en beleidsvoorbereidend werk en op het vlak van implementatie-ondersteunend werk. 2. De werkgroep heeft een platformfunctie voor projecten. De studenten komen bij uitstek in contact met onderzoek tijdens hun bachelorproef. Binnen deze bachelorproef dienen studenten uiteindelijk de verworven informatie- en onderscompetenties aan te tonen. Onderstaande figuur illustreert dit. Figuur 2: ontwikkeling informatie en onderzoekscompetenties Jaarverslag KHLeuven 41

48 Verder werd deelgenomen aan een driedaagse opleiding over integratie onderzoek-onderwijs bij KU Leuven. Doelstelling is het leren hanteren en opstellen van IOO-profielen. Aan de hand van het instrument IOO-profiel-doelen krijgt een opleiding een beter zicht op de realiteit van de integratie van onderzoek in haar onderwijs Onderwijs- en examenreglement (OER), studiegidsen, ECTS Het OER weerspiegelt de visie van de hogeschool op de flexibilisering en de wijze waarop de KHLeuven in haar onderwijs gestalte wil geven aan de onderwijsvisie. De werkgroep OER herwerkte het OER van de KHLeuven volledig: de volgorde van de artikels, de nummering en de vorm werden afgestemd op het associatie model-oer. Verder werd er gewerkt aan de volgende aspecten binnen het OER: regelgeving voor BaNaBa s en postgraduaten regels voor het opstellen individuele jaarprogramma s het opstellen van een leerkrediet policy het formuleren van KHLeuven brede bindende voorwaarden de uitbouw van het VCB regelgeving bachelorproef Het OER en de ECTS-fiches worden gepubliceerd op de website van de KHLeuven ( Ze zijn eveneens, samen met de studiegidsen van de opleidingen raadpleegbaar op het portaal. Het Oer wordt ook uitgegeven in brochure vorm, zowel in het Nederlands als in het Engels Stages De ontwikkelingen van het Stage Informatie Systeem (dat in van start ging) wordt gestuurd vanuit de KHLeuven stuurgroep waarin zowel vertegenwoordiging uit de departementen als de algemene diensten (ICT en Onderwijs) zetelen. Het SIS wordt sytematisch verder ontplooid voor alle KHLeuven opleidingen. De SIS stuurgroep organiseerde een open SIS-studiedag in de eerste semester van het academiejaar. Tijdens deze SIS-studiedag werd ingezoomd op het innovatieve karakter van stages en het belang van het SIS hiervoor, er werd een SIS-demo gegeven en in verschillende workshops werd ingegaan op de wijze waarop SIS ontplooit wordt in de opleididingen. 3.2 OOP II Actielijn 2: Leeromgeving, innovatieve werkvormen en leermiddelen ICT integratie in onderwijs In dit verslagjaar vinden geen wezenlijke veranderingen plaats m.b.t. de organisatie en aanpak van digitaal leren. Alle opleidingen hebben reeds eerder Toledo, de Associatiebrede digitale leeromgeving geïmplementeerd. In de nieuwe opleiding Sociale readaptatiewetenschappen bereikten mede dankzij een aantal Toledo-voortrekkers afkomstig uit de opleiding Sociaal werk deze Toledo-cursussen van bij de start een hoog niveau met inzet van velerlei Toledo-tools: videomaterialen, wiki s, elektronische opdrachten, elektronisch portfolio, elektronische testen, digitale leerpaden, Op hogeschoolniveau werd een interdepartementale werkgroep blended learning opgestart naast de werkgroep Toledo en elke opleiding heeft blended learning in haar beleidsplan ingeschreven. Beide initiatieven impliceren dat er nog een hele weg dient te worden afgelegd, zowel wat betreft professionalisering als onderwijsorganisatie om het KHLeuvenonderwijs meer plaats-, tijd- en tempo-onafhankelijk te maken. Dat onderwijs wordt gaandeweg meer en meer flexibel en gedigitaliseerd in een blended learning aanpak. Van belang daarbij is het studierendement,het ontwerp van de leeromgeving en een efficiënte begeleiding en toetsing. KHLeuven koos expliciet voor een campusblend en niet voor afstandsonderwijs. Aandachtspunten voor de volgende jaren zijn tegemoet te komen aan het tijdgebrek van de lectoren en de meestal steile leercurve om de technologieën didactisch in de vingers te krijgen. Professionalisering vooral voor het ontwerp van blended learning trajecten en cursussen, de online begeleiding en digitale toetsing, zowel formatief als summatief blijft jaar na jaar bijzondere aandacht opeisen van de lectoren,. Jaarverslag KHLeuven 42

49 Vanzelfsprekend brengen opleidingen verbeteringen aan in hun onderwijs en digitaal leren-aanpak, mede onder impuls van de professionaliseringsactiviteiten. Alle activiteiten staan open voor alle docenten uit de verschillende departementen. Er wordt voorzien in navorming voor beginnende lectoren, maar ook meer geavanceerde topics komen aan bod zoals bijv. webcommunicatie, plagiaatdetectiesoftware,digitaal toetsen ontwerpen, weblectures en screencasts. Een steeds terugkomend pijnpunt blijft het kleine aantal deelnemers aan deze sessies. In de release 9.0 van Toledo zijn een aantal nieuwe functionaliteiten beschikbaar zoals rubrieken om werkstukken en opdrachten van studenten te begeleiden en te beoordelen, journals (een soort blog tussen de student en zijn/haar docent) en blogs, beschikbaar voor alle studenten van een Toledocursus. Ter uitbreiding van de werkvormen werd de zelf en peer assessment tool verder uitgebreid zodat de student op eigen initiatief zijn resultaten van de peers kan raadplegen. Een van de meest in het oog springende realisaties is de ontwikkeling van de Toledo What s Recent. Deze module op de homepagina van Toledo toont in een chronologische lijst wat de recente veranderingen in de leeromgeving zijn. In deze lijst vindt een student bijvoorbeeld nieuwe valvenberichten, nieuwe documenten, nieuwe toetsen, enz. terug op één centrale plaats. De mogelijkheid werd ingebouwd om de titels van deze lijst buiten Toledo te raadplegen via RSS of op mobiele toestellen te lezen via de mobiele pagina. De What s Recent werd kan op veel appreciatie rekenen. Het Videolab platform werd eveneens uitgebreid. Deze tool maakt het mogelijk voor docenten en studenten om ruw beeldmateriaal om te zetten naar een streaming videoformaat dat gemakkelijk in Toledo geplaatst kan worden. Deze toepassing kent een stijgend aantal gebruikers. Tenslotte werd een portable lesopnamesysteem dat verbonden is met de streaming service VideoLAB van de KU Leuven via een pilootopstelling in gebruik genomen. De KHLeuven blijft met haar digitaal leren in het Vlaamse onderwijslandschap, m.n. in de VLIR, VLHORA, de Associatie KU Leuven en het expertisenetwerk School of Education een belangrijke discussiepartner. Zo is de KHLeuven voorzitter van de VLHORA Netwerk Open Hogeschool- Vlaanderen, van de werkgroep onderwijskundige aspecten van digitaal leren (Associatie KU Lezuven) en de ENW-SoE werkgroep digitaal leren Studielandschappen Aansluiting bij het Libisnet Vanaf september traden de KHLeuven-bibliotheken toe tot het Libisnet. Dit is een gevolg van de afspraken binnen de Associatie. Daartoe volgenden alle bibliotheekmedewerkers verschillende uitgebreide opleidingen voor de diverse module: catalografie, circulatie, acquisitie, interbibliothecair leenverkeer (IBL.). Doordat de collectie nu ook beter zichtbaar is dan voorheen namen de IBL-aanvragen toe. Om de administratie daarrond te kunnen afwerken, traden de bibliotheken toe tot Impala, het central IBLclearinghouse, gevestigd aan de Universiteit Antwerpen. E-bibliotheken Het aanbod aan e-bibliotheken werd uitgebreid met Assuropolis en Strada Lex. Beide databanken worden door het departement Echo gefinancierd buiten het bibliotheekbudget. Om technische reden werd de toegang tot Jeugd LiteRom de facto uitgebreid met LiteRom Nederlandstalige literatuur en LiteRom Jeugdliteratuur. De bibliotheken aboneerden zich ook op een pakket e-books van BSL en op de elektronische versie van de journal bij Wiley. Het bezit aan elektronische versies van artikels en boeken is ondertussen ook toegankelijk via het nieuwe platform van Libis, nl. Limo, waarin dergelijke materialen samen met de catalogus van traditionele bibliotheekmaterialen opgenomen zijn. Vanaf 2012 bieden we nog enkel toegang tot Mediargus d.m.v. individueel registreren en inloggen met persoonlijke login en paswoord, zowel on campus als off campus. Als gevolg van de teruglopende bibliotheekbudgetten blijft het moeilijk om het huidige aanbod te behouden, hoewel dit in 2012 nog net lukte zij het door het afzeggen of niet aankopen van papieren documenten. Jaarverslag KHLeuven 43

50 Digitale versies van eindwerken Het aantal digitaal gepubliceerde einderwerken liep in 2012 op tot circa 800. Er waren diverse problemen rond het publiceren van eindwerken waarvan de inhoud achteraf toch vertrouwelijk bleek. Deze eindwerken werden uit de databank geschrapt op vraag van de betrokken auteurs of bedrijven. Voor de eindwerken die in juni en september ingediend werden, werden strikte maatregelen genomen om het al dan niet vertrouwelijke karakter eenduidig te bepalen. Informatievaardigheden In alle bibliotheken werden sessies informatievaardigheden gegeven op vraag van lectoren. Meestal namen die de vorm aan van een overzicht van de verschillende e-bibliotheken en instrumenten, zoals off-campus-toegang via LibriSource. Hoewel er daarnaast ook tal van inspanningen zijn door individuele lectoren, is het duidelijk dat de ideale formule op dit vlak nog niet gevonden is. Publicaties Hoofdbibliothecaris Piet de Keyser publiceerde in 2012 diverse recensies van vaktechnische boeken en het boek Indexing : from thesauri to the Semantic Web (Oxford : Chandos). Maatschappelijke dienstverlening De bibliotheek Campus Hertogstraat bood een stageplaats aan twee leerlingen uit het bijzonder onderwijs, één in het schooljaar en één in het schooljaar Ook in 2012 bood deze bibliotheek nog steeds een stageplaats aan één langdurig psychiatrisch zieke. In het kader van de engagementen binnen VLIR-UOS doceerde de hoofdbibliothecaris op 15 oktober een cursus over Metadata in de opleiding Lib@Web, een drie maanden durende cursus voor bibliotheekmedewerkers uit het Zuiden, georganiseerd door de Vlaamse universiteiten en gelokaliseerd aan de Universiteit Antwerpen. 3.3 OOP II Actielijn 3: Flexibilisering Leertrajecten voor specifieke doelgroepen In het kader van het opzetten van leertrajecten voor specifieke doelgroepen werkten KHLeuven opleidingen verder aan het opzetten van verkorte trajecten, werktrajecten, aanvullingstrajecten en gespreide trajecten. Om de opzet van werktrajecten te ondersteunen werkte de IOC-werkgroep Werktrajecten verder aan het in kaart brengen van goodpractices, een onderwijskundig kader voor werktrajecten en randvoorwaarden. KHLeuven diende een OOF-project rond Werkplekleren in en dit werd goedgekeurd Toelatings en vrijstellingenbeleid In werden 16 aanvragen voor bijzondere toelating ingediend. Van de 16 dossiers leidden er 8 tot effectieve toelating tot het hoger onderwijs, 1 kandidaat stopte de procedure vroegtijdig. 5 van deze toegelaten kandidaten startten effectief een opleiding aan de KHLeuven. 1 niet-toegelaten kandidaat ging een creditcontract aan. Opleiding Aanvraag Toelating Inschrijving Kleuteronderwijs Lager onderwijs (kleuteronderwijs) Secundair onderwijs Bedrijfsmanagement (creditcontract) Sociaal werk Vroedkunde TOTAAL Tabel 16: Aantal dossiers en aantal uitgereikte toelatingsbewijzen, per opleiding waarvoor interesse In werden voor in totaal studiepunten vrijstellinen toegekend, op basis van EVK voor een volledig opleidingsonderdeel, 525 op basis van EVC voor een volledig opleidingsonderdeel en 1879 op delen van opleidingsonderdelen. Jaarverslag KHLeuven 44

51 EVK EVC Deel-vrijstellingen TOTAAL Bedrijfsmanagement Biomedische laboratoriumtechnologie Business Management Chemie Kleuteronderwijs Lager onderwijs Office management Secundair onderwijs Sociaal werk Toegepaste informatica Verpleegkunde Verpleegkunde: brugprogramma Voedings- en dieetkunde Vroedkunde Banaba in de geestelijke gezondheidszorg Banaba in de intensieve zorgen en de spoedgevallenzorg Banaba in de pediatrische gezondheidszorg Banaba in het advanced business management Banaba in het buitengewoon onderwijs Postgraduaat Bemiddeling in familiezaken Creditcontracten (G&T) Eindtotaal Tabel 17: Aantal vrijgestelde studiepunten per opleiding (o.b.v. EVC en EVK Evolutie Evolutie % KHLeuven totaal ,82% Bedrijfsmanagement ,86% Biomedische laboratoriumtechnologie ,93% Business Management ,35% Chemie ,06% Kleuteronderwijs ,40% Lager onderwijs ,58% Office management ,49% Secundair onderwijs ,56% Sociaal werk ,81% Toegepaste informatica ,55% Verpleegkunde ,40% Verpleegkunde: brugprogramma ,28% Voedings- en dieetkunde ,32% Vroedkunde ,32% Banaba in de geestelijke gezondheidszorg ,00% Banaba in de intensieve zorgen en de spoedgevallenzorg ,29% Banaba in de pediatrische gezondheidszorg ,67% Banaba in het advanced business management ,95% Banaba in het buitengewoon onderwijs ,58% Postgraduaat Bemiddeling in familiezaken ,33% Jaarverslag KHLeuven 45

52 Evolutie Evolutie % Creditcontracten (G&T) ,33% Binnenkomende Erasmusstudenten 3-3 Tabel 18: Evolutie totaal aantal vrijgestelde studiepunten In werden 12 EVC-dossiers opgestart. Opleiding Aantal dossiers Office management 1 Bachelor in lager onderwijs 2 Bachelor in secundair 1 onderwijs Bachelor in sociaal werk 8 TOTAAL 12 Tabel 19: Aantal EVC-dossiers per opleiding Leerkrediet Doorheen het academiejaar studeerden 199 studenten met leerkrediettekort aan de KHLeuven. 179 van deze studenten liepen dit tekort (deels) op in een andere instelling. 26 studenten hadden een negatief leerkrediet (tot -40 studiepunten) op het moment van inschrijving. 15 studenten schreven zich doorheen het academiejaar opnieuw uit. Het Onderwijs- en Examenreglement beschrijft de leerkredietregels die de KHLeuven heeft uitgewerkt. De KHLeuven kiest ervoor studenten met leerkrediettekort eenmalig de kans te geven alsnog een opleiding te starten, zij het met een jaarprogramma van beperkte omvang. De studieadviseur bekijkt hiertoe elke individuele situatie. Studenten kunnen op deze manier een jaarprogramma krijgen van maximaal de omvang van hun resterende saldo met een minimum van 27 studiepunten. Op deze manier beperkt de KHLeuven het aantal studiepunten dat studenten meer opnemen dan wat hen aan leerkrediet rest. In namen studenten in de KHLeuven 1104 studiepunten meer op dan hun leerkrediet strikt genomen toeliet. Opleiding Semester 1 Semester 2 Totaal Lager onderwijs Secundair onderwijs TOTAAL DLO Bedrijfsmanagement Office management TOTAAL ECHO Biomedische laboratoriumtechnologie Chemie Toegepaste informatica Voedings- en dieetkunde Verpleegkunde Vroedkunde TOTAAL G&T Sociaal werk TOTAAL SSH TOTAAL KHLEUVEN Tabel 20: Aantal studenten met leerkrediettekort (<60SP op moment van inschrijving) per opleiding, inschrijving in semester 1 en semester OOP II Actielijn 4: Studie- en studentenbegeleiding De Studie- en studentenbegleiding (SSB), wordt in het academiejaar geoptimaliseerd via onderzoek en professionalisering van de medewerkers. De interdepartementale en departementale structuren blijven gehandhaafd: de interdepartementale werkgroep SSB stuurt de werking van de actieve interdepartementale werkgroepen aan: de werkgroepen studiebegeleiding (IWSB), de studentendiensten, de werkgroep taalondersteuning (IWTO) en de werkgroep studietrajectbegeleiding (IWSTB). De evolutie om de ombudsdiensten los te koppelen van de studentendiensten zet zich verder door. Na het departement Gezondheidszorg en Technologie Jaarverslag KHLeuven 46

53 wordt ook in SSH een afzonderlijke ombudsdienst georganiseerd. Het staat de departementen voorlopig nog vrij de verschillende taken op te splitsen. Ombudsdiensten die ook als bemiddelaar optreden, kregen een opleiding rond de juridische aspecten van het bemiddelen en een actieve worskhop Bemiddeling in het HO. Alle departementen gebruiken systematisch de uniforme instructielijst voor surveillanten. De doelstellingen en acties van het onderwijsontwikkelingsplan II worden door de verschillende werkgroepen bewerkstelligd. Het netwerk dat de hogeschool uitbouwde met een groot aantal secundaire scholen en de CLB s in het Leuvense uit beide netten (De Leerbrug) blijft een constante in de werking rond studiekeuzeoriëntering en versterking van studievaardigheden voor de SOHO overstap. Intussen is ook het Onderwijsplatform van de stad Leuven een vast gegeven binnen de Leuvense onderwijscontext. De SSB-visie op talentgerichte, motiverende benadering met als doel de zelfsturing van de student te stimuleren, wordt verder uitgewerkt als ook de professionaliseringsactiviteiten hiertoe, opgezet op KHLeuven- en op associatieniveau. De werkgroepen binnen SSB hebben zich als doel gesteld voor elk aanbod en actie binnen studie(traject)begeleiding en taalondersteuning naar studenten toe, een kwalitatief aanbod te verzekeren. Dit impliceert dat er systematisch voor lectoren professionaliseringsactiviteiten worden aangeboden of materiaal ter beschikking wordt gesteld, om de kwaliteit van het materiaal voor en ter ondersteuning van studenten te verbeteren Instroom Activiteiten rond het versterken van studievaardigheden in de derde graad secundair en het verbeteren van studiekeuze via initiatieven in samenwerking met de partners van de Leerbrug, hebben intussen een vaste plaats gevonden in de werking van de KHLeuven. De KHLeuven verzorgt regelmatig in samenwerking met de KU Leuven infosessies aan laatstejaars SO en op ouderavonden. Naar analogie met de Start to study-reeks voor de Leuvense scholen, waar de KHLeuven vanaf dit academiejaar ook een sessie van TSO naar HO verzorgt, werd ook in Diest een mini- start to study opgezet. KHLeuven engageerde zich binnen het A-team samen met de KU Leuven en Groep T om door het gebruik van rolmodellen studenten uit kansengroepen te stimuleren en te adviseren HO aan te vatten (zie 3.5). Binnen de good (gemeenschappelijk OOD) Coachen na de schooluren kozen 17 laatstejaarsstudenten ervoor elk 2 laatstejaars TSO van 3 Leuvense scholen te begeleiden bij het GIP en dus ook mee te werken aan het versterken van hun studievaardigheden en het informeren bij vragen rond studiekeuze. Binnen het door het Impulsfonds voor migrantenbeleid gesteunde project PONS ontwikkelden 33 laatstejaars uit drie scholen uit het KHLeuven-netwerk (Miniemen, KA-Redingenhof en St-Jozef) een e-portfolio als toegangsticket voor het HO. Zij leren reflecteren rond hun studiekeuze, hun sterktes en zwaktes om sterker in te stappen in het HO. Op de gemeenschappelijke infodag van KHLeuven verzorgde de werkgroep SSB een afzonderlijke stand voor instromers en een aantal succesvolle workshops rond SSB aan de KHLeuven, Hoger Onderwijs voor ouders en Verder studeren aan de KHLeuven. Na het proefprojet ToTaal Klaar werd in alle departementen gestart met de instapcursus Taal voor het HO met als doel studenten die onvoldoende voorbereid zijn op de instructietaal in het hoger onderwijs. Het project wil studenten uit TSO en BSO, maar ook studenten uit ASO die een achterstand t.o.v. het vereiste taalniveau hebben, voorbereiden op het taalgebruik eigen aan een hoger opleidingsniveau. De juiste doelgroep werd bereikt en een tevredenheidsenquête achteraf was positief en vroeg slecht kleine bijsturingen van het aanbod (zie 3.5) Doorstroom De registratie en afname van instromende studenten door de studietrajectbegeleiders in samenwerking met de administratieve diensten en de dienst kwaliteitszorg werd nog verbeterd waardoor nog meer studenten bereikt werden. Nieuwe studietrajectbegeleiders kregen opnieuw een degelijke opleiding rond bespreking van de Lassi-resultaten, gekaderd in het intakegesprek, vanuit de visie motiverend, talentgerichte en zelfsturende benadering van de student. De Masterthesis in de Educatieve studies van Manon Witters voor Professor Lacante De KHLeuven, de Lassi en zijn correlaten leverde een prima basis om een eigen onderzoek te starten naar de profielen van de KHLeuven instromer en zijn studie-efficiëntie (Leerbrug bis). De resultaten van het onderzoek, samen met de intervisies binnen de SSB-groepen, IOC, AR van de KHLeuven en het Leerbrugplatform met de Leuvense scholen en CLB s geeft de SSB-actoren en de opleidingen in het bijzonder de kans om de begeleiding nog beter te stroomlijnen en ook de studiebegeleidingssessies te verfijnen naar gelang het instroomprofiel van verschillende studentengroepen. Jaarverslag KHLeuven 47

54 Als eerste aanbod binnen studiebegeleiding, om o.a. de eerste noden na het intakegesprek te kunnen opvangen, zijn de interdepartementale studieavonden nog steeds erg in trek. Er werd ook hier een tevredenheidsenquête gevoerd. Via QMP werd een vragenlijst opgesteld en doorgestuurd naar 176 studenten die aan de studieavonden deelnamen. Er was slechts een respons van 15% van het totaal aantal deelnemers van De studieavonden werden postief geëvalueerd. Weinig bijsturing van materiaal, inhoud of randvoorwaarden zijn nodig. Het aantal deelnemers stijgt nog jaarlijks: Interdepartementale Studieavonden Aantal afzonderlijke studenten Studeren kan je leren 80 Planningsvaardigheden 70 Faalangst 51 Omgaan met examens 46 TOTAAL 247 Tabel 21: deelname interdepartementale studieavonden Met de departementale sessies bereiken we een veelvoud van deze studentenaantallen (ongeveer 1000 studenten) en indien we het aantal deelnames bekijken komen we aan meer dan 2500 deelnames. Soms geven lectoren ook extra vakmonitoraten; we hebben we dus niet alle correcte cijfers. Partners uit de scholengemeenschappen en eigen lectoren blijven welkom op alle sessies. De Toledo communities SSB voor studenten en SSB voor medewerkers worden up to date gehouden met materiaal uit studiedagen, workshops en eigen SB-sessies. De IWSSB spoort de studenten aan hun rapporten te bespreken met hun STBer en naar Recht van Inzage te komen. Door de visie op motiverend en zelfsturen leren worden de boodschappen naar studenten ook onder de loep genomen en werpen bijvoorbeeld al in deze context via de boodschap Exameninzage vandaag = Kans op beter resultaat in de toekomst op alle schermen verspreid, hun vruchten af. Tegelijk werden de lectoren positief geactiveerd via berichten op het intranet en via een door de interdepartementale werkgroep SSB opgestelde 10 tips voor Recht van Inzage om de kwaliteit van het inzagerecht door lectoren te verbeteren. De positieve samenwerking met de studentenvoorzieningen verzekert de opvolging van studenten met functiebeperkingen en studenten met financiële en psychosociale problemen. Voor de jaarlijks terugkerende wachtlijsten voor hertesting op OCL (attestering voor studenten met dyslexie) werd een oplossing gevonden. De samenwerking met GiBS en CPR (gedragstherapeutische centra) verloopt goed. Door het steeds groter aantal studenten met functiebeperkingen en de problematiek die daarmee gepaard gaat, zijn de intervisies om een aantal gevoelige dossiers op een professionele wijze te kunnen bespreken binnen de studentendiensten geen overbodige luxe. In het academiejaar vroegen 5 studenten met audio- en visuele beperkingen pedagogische hulp aan en werden hierbinnen 6 pedagogische helpers te werk gesteld Uitstroom De coördinator SSB geeft zowel op de infodag van de KHLeuven als in een aantal departementen infosessies aan laatstejaars rond verder studeren: een nieuwe belangrijke stap in studiekeuze, hoe pak je dit aan en wat zijn de mogelijkheden. Er wordt een AMF project uitgeschreven om volgend academiejaar met de schat aan kwalitatieve gegevens rond afhakers, verzameld door de studentendiensten en de profielen van de instromers uit Leerbug bis een onderzoek rond het profiel van afhakers op te starten om de heroriëntering van KHLeuvenstudenten aan te pakken Professionalisering De IWSSB zet de ingeslagen weg verder om naast het aanbod voor studenten: het versterken van studievaardigheden, het adviseren, het informeren en begeleiden, het zelf sturen en motiveren een parallelle weg voor docenten aan te bieden. In de KHLeuven visie is de eerste lijn die van de lector als coach. De sensibilisering, het adviseren, informeren, en versterken van de competenties van de lector in zijn coachende competenties is een belangrijke taak van de SSB-werkgroepen. Naast boven vermelde opleidingen voor de nieuwe STBers (intakegesprekken en Lassi) is er de deontologische code geïllustreerd met opleidingspecifieke voorbeelden en cases voor nieuwe lectoren. De Toledo-community SSB voor medewerkers met uitleg over het StAB, informatie rond instroom-, doorstroom en uitstroom en materiaal voor professionalisering, wordt voorgesteld aan alle nieuwe lectoren. De werkgroep taalondersteuning organiseert een Topic rond de digitale Jaarverslag KHLeuven 48

55 checklist: taal en studeervriendelijk cursusmateriaal voor nieuwe lectoren en vrijblijvend voor de andere lectoren. In de Associatiewerkgroep SSB waar de coördinator deel van uitmaakt, werd besloten de studiedag om de twee jaar te organiseren om dezelfde kwaliteit te kunnen verzekeren en nog meer mensen van binnen en buiten de associatie te bereiken. 3.5 OOP II Actielijn 5: Diversiteit Ontwikkelen/implementeren/evalueren van een visie rond gelijke kansen en diversiteit; In het academiejaar werkt de KHLeuven verder aan de uitbouw van de doelstellingen zoals gesteld in het onderwijs ontwikkelingsplan OOPII ( ). Zij rapporteert over de uitvoering van de verlenging van de beheersovereenkomst met de Vlaamse regering voor het aanmoedigingsfonds (AMF) 2011 en stelt een nieuw actieplan op voor het AMF De visie van de KHLeuven rond gelijke kansen en diversiteit wordt verder verankerd binnen alle niveaus van de hogeschool. De KHLeuven streeft inclusief beleid na met indien noodzakelijk ondersteuning van de in de beheersovereenkomst AMF vermelde kansengroepen. Van bij de aanvang maakt het gelijke kansenbeleid deel uit van de onderwijsvisie van de KHLeuven. Daarvan getuigt de link met de sterk uitgebouwde studie- en studentenbegeleiding (SSB). Het AMF betekent een borgen en een versteviging van de SSB Coördinatie van het beleid rond gelijke kansen en diversiteit; De verdeelsleutel voor de besteding van het aanmoedigingsfonds wordt ook voor aangehouden: centrale structurele verankering, VTE s vrijgemaakt voor de coördinator gelijke kansen en diversiteit, de coördinator studie- en studentenbegeleiding, de coördinator flexibilisering en de leden van de interdepartementale werkgroep studie- en studentenbegeleiding (SSB) en gelijke kansen en diversiteit (GKD), om het gelijke kansen- en diversiteitsbeleid te sturen en op te volgen. Intussen werd de good Coachen na de schooluren in het aanbod van de KHLeuven opgenomen. In begeleidden 17 studenten elk 2 laatstejaars TSO bij hun GIP in 3 verschillende scholen : Miniemen, St Jozef en KA Redingenhof. Vooral de talige projecten, die dankzij het projectenfonds werden opgezet, werden gevaloriseerd en vonden een vaste plaats binnen de werking van de KHLeuven (cfr. infra). In de departementen verzekert het AMF de instroom, doorstroom en uitstroom van kansengroepen via studietrajectbegeleiding en studiebegeleiding. Er werden ook nieuwe samenwerkingsverbanden aangegaan met L4- volwasseneneducatie om anderstalige nieuwkomers een educatief perspectief te bieden. PONS kon gerealiseerd worden door het toekennen van middelen door het sociaal impulsfonds tijdens het academiejaar : warme overdracht van SO naar HO heeft als doel de instroom van kansengroepen in het HO verhogen, hen de tools te geven een haalbare en realistische studiekeuze te maken en de slaagkansen in het HO te vergroten. We verbeteren het studiekeuzeproces door hen te leren reflecteren over hun talenten en competenties enerzijds en reële en ingebeelde hindernissen anderzijds. Tijden de projectfase bereikten we 33 leerlingen uit 3 verschillende partnerscholen (het Miniemeninstituut, Sint Jozef en KA Redingenhof). De coördinator GKD zorgt als actief lid van de Associatie KULeuven diversiteitsstuurgroep dat een aantal medewerkers met het juiste profiel als lid van een aantal ad hoc werkgroepen binnen de stuurgroep bijdragen tot een verhogen van de instroom, doorstroom en uitdstroom van kansengroepen (instroom kansengroepen, stage voor kansengroepen, kwaliteitszorg). Als lid van de Associatie werkgroep Studeren met een functiebeperking is zij samen met KHBO de sturende kracht rond de visienota van de Associatie KU Leuven rond GON in het HO. Twee leden van de IWTO zijn tevens lid van de Associatiewerkgroep Taal Toegankelijke school en onderwijs: Toegankelijkheid van gebouwen, onderwijs en informatiekanalen blijft een aandachtspunt voor de KH Leuven. De website ( en wordt regelmatig gescreend door het toegankelijkheidsbureau om het in 2009 Any-surferlabel te behouden. Het aantal studenten met functiebeperkingen en leerstoornissen volgt de trend van de voorbije jaren en is nog steeds in sterk stijgende lijn in : Jaarverslag KHLeuven 49

56 Leerstoornissen Functiebeperkingen Totaal DLO Echo G&T SSH Totaal Tabel 22: aantal studenten met een functiebeperking De in aangepaste procedures en faciliteiten voor studenten met een functiebeperking worden in alle opleidingen toegepast en ook de pedagogische hulp (PH) voor studenten met een visuele- of auditieve beperking die ingeschreven zijn bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) wordt via een derde betalersregeling met het VAPH verder aangeboden. In werden voor 5 studenten 6 pedagogische helpers aangeboden. Het onderzoek Spijker werd met AMF gelden uitgevoerd naar mogelijkheden van zelfscreening en bijspijkercursussen om op basis van de onderzoeksresultaten de instroomprofielen van de opleidingen te verbeteren, de opleidingen te adviseren bij het ontwikkelen, optimaliseren en organiseren van screening(smateriaal). Acties ter verbetering van vooral het administratief proces voor werkstudenten en trajecten, en de communicatie naar toekomstige werkstudenten werden ondernomen. Het professionaliseringsplan voor de leden van de interdepartemetentale werkgroep diversiteit, opgestart in werd bestendigd. De leden maakten zich hun specifiek domein eigen via professionaliseringsactiviteiten (taal gender begeleiding volwassen studenten en dag van de diversiteit). Het onderzoek Wat met Gender aan de KHLeuven werd opgestart; de literatuurstudie en het verzamelen van cijfergegevens werden voltooid, om de volgende fase: de eigenlijke onderzoeksfase en het formuleren van adviezen voor te bereiden. Het diversiteitsproject TALTO (Talig toetsen) beoogt enerzijds de sensibilisering van docenten om doelbewust om te gaan met taalvereisten in schriftelijke evaluatiesituaties. Anderzijds wil het project de doorstroomkansen van studenten met een beperkte taalvaardigheid verhogen, door ze bewuster te leren omgaan met het eigen schriftelijk taalgebruik in evaluatiesituaties. Zo werd een Taalspiekbriefje als ondersteuning aangeboden voor de eerstejaarstudent bij het talig formuleren van examenantwoorden. Het biedt de student een kans om kwaliteitsvoller examens af te leggen en kan zo een bijdrage leveren om het studierendement te verhogen. Het project ToTaal Klaar dat in een instapcursus Taal voor HO voorbereidde voor studenten die onvoldoende voorbereid zijn op de instructietaal werd in alle departementen ingevoerd. Een bevraging bij de deelnemers na een semester peilde naar doelstellingen en tevredenheid. De juiste doelgroepen werden bereikt en bijsturing van de inhoud was nauwelijks noodzakelijk. De sterkte van het project ligt in het feit dat studenten werken met opleidingsspecifiek materiaal en kennis maken met de leeromgeving waarvan ze deel zullen uitmaken. departement ingeschreven aanwezig vooropleiding thuistaal ASO TSO BSO KSO NL FR Andere Echo G&T SSH DLOH DLOD TOTAAL Tabel 23: Deelnamecijfers project ToTaal Klaar Taalvast ( Taalvaardig van start in het hoger onderwijs), een taaldiagnostische toets van KU Leuven en CLT werd aangekocht; KHLeuven taalmedewerkers hielpen mee aan de ontwikkeling van de versie voor professionele bachelors en draaide proef in een paar opleidingen. De werkgroep volgt dit verder op. Jaarverslag KHLeuven 50

57 3.5.4 Diversiteit in het studentenbeleid bevorderen De KHLeuven monitort haar studentenbestand nog steeds op jaarlijkse basis via de optionele inschrijfgegevens. Deze gegevens vormen samen met de informatie uit een uitgebreid intakeformulier dat peilt naar volledige studieloopbaan, motivatie, sterktes en zwaktes, en de resultaten van de Lassi-test de basis voor een uitgebreid intakegesprek door de persoonlijke studietrajectbegeleiders van elke student aan de KHLeuven. Een Masterthesisstudente van Professor Marlies Lacante verwerkte de gegevens in haar onderzoek; De KHLeuven, De Lassi en zijn correlaten dat dan weer een goede basis vormde voor een eigen onderzoek naar de profielen van de eerstejaarsstudenten in 5 opleidingen gekoppeld aan studierendement Leerbrug bis. Het onderzoek werd gevoerd tot op het niveau van opleidingsonderdelen en heeft als doel de profielen van de eerstejaars in kaart te brengen en adviezen en begeleiding af te stemmen op de studenten en opleidingen, en de professionalisering van STBers te verbeteren (zie ook 3.4.2). The A-team is een samenwerking tussen Groep T, KHLeuven en KU Leuven ( ). De A staat voor allochtoon, autochtoon en ambassadeur. Deze ambassadeurswerking tracht zoveel mogelijk jongeren tijdens het proces van studiekeuze te bereiken. Studenten met een multiculturele achtergrond en/of een functiebeperking, werkstudenten, brengen een getuigenis op basis van hun eigen studieloopbaan. Ze geven uitleg over hoe ze het secundair hebben ervaren, hoe ze hun keuze hebben gemaakt in het hoger onderwijs en de verdere evolutie. Het A-Team vertrekt vanuit die persoonlijke ervaringenen ageert interactief met de toehoorders Sensibiliseren en implementeren van diversiteit: De werkgroep gelijke kansen en diversiteit wordt sterk aangemoedigd zich verder te specialiseren binnen zijn domein. Vanuit de werkgroepen IWGKD en IWSSB worden zelf ook professionaliseringsactiviteiten opgezet naar de opleidingen toe. Vanuit de visie op een talentgerichte, motiverende benadering van de student wordt systematisch elke actie naar studenten ondersteund door een actie naar lectoren om binnen studie(traject)begeleiding en taalondersteuning kwaliteitsvol materiaal te kunnen garanderen. De coördinator van de IWGKD is een actief lid van het Leuvens Diversiteitsoverleg. In maart 2012 werd voor de tweede maal de Party-cipation week georganiseerd. De organisatie van de Partycipationweek is in handen van stad Leuven, KU Leuven, KHLeuven, KSLeuven, LOKO en het integratiecentrum. Met dit initiatief willen de organisatoren alle Leuvenaars en studenten met verschillende achtergronden samenbrengen door een uniek programma samen te stellen dat uitgaat van de raakvlakken tussen mensen en niet van hun verschillen. Het departement SSH organiseerde hierbinnen de dag van Diversiteit en in het departement Gezondheidszorg en Technologie ging een internationale miniweek door. Verder nam de KHLeuven deel aan de Partycipation tour met een stand rond het thema Hoe leid je als professionele bacheloropleiding studenten op die klaar zijn en open staan voor een diverse markt. 3.6 OOP II Actielijn 6: Internationalisering Realisaties in Stijging aantal internationale projectaanvragen Medewerking aan nieuw beleidsplan Onderzoek met grotere nadruk op internationale projecten en de goedkeuring van een Projectencoach internationalisering Intenrationale stafweek naast G&T week Nieuwe visie op partnerkeuze Het bevorderen van de uitgaande mobiliteit van studenten en lectoren: Er is een jaarlijkse stijging van het aantal uitgaande studenten in absolute aantallen, van 170 in naar 216 in De stijging wordt ietwat geneutraliseerd door de grotere instroom van diplomastudenten. De tendens op lange termijn toont aan dat 10% een normaal cijfer is voor de KHLeuven. Het aantal afgestudeerden met een lange internationale ervaring in de initiële bacheloropleiding steeg licht naar 14,29% (12,79% in ). Omdat er een lichte stijging was van het aantal behaalde diploma s met bijna 10% is dit, gezien ook het stagnerende personeelskader voor internationalisering, een goed resultaat. Jaarverslag KHLeuven 51

58 De verdeling over de departementen is voor het eerst in jaren vrij gelijk verdeeld over de departementen, m.u.v. SSH (Tabel 24). Echter, hoewel lange internationale ervaring zo goed als afwezig zijn in andere banaba-opleidingen heeft SSH 31 studenten in de banaba IS NZ. Indien deze studenten wel meegeteld zouden worden dalen de diverse departementen licht in percentage maar stijgt SSH naar iets meer dan 12%. ECHO G&T DLO SSH Absolute aantallen uitgaande studenten Verhouding studenten met internationale ervaring versus afgestudeerden (percentage) 16,76% 18,35% 14,44% 2,44% Tabel 24: Verhouding studenten met internationale ervaring versus afgestudeerden (percentage), per departement Figuur 3: Absoluut aantal studenten per academiejaar in KHLeuven met een lange internationale ervaring ( tot en met ). Het EBM programma en de Banaba Internationale Samenwerking Noord Zuid kenden een verdere stijging van het aantal ingeschreven studenten en het aantal afgeleverde diploma s Aantal studenten in traject Aantal behaalde diploma s Tabel 25: Aantallen studenten in het EBM programma Aantal studenten in traject / Aantal behaalde diploma s Tabel 26: Aantallen studenten in Banaba IS NZ. Positief was dat de ranking voor Erasmusbeurzen die uitgewerkt werd in 2011 in dit academiejaar voor het eerst werd toegepast. KHLeuven diende in tijdelijk garant te staan voor de uitbetaling van de Erasmusbeurzen omdat er een te grote vraag bleek vanuit de instelling naar de overheid toe. Die uiteindelijke vraag was groter dan het geschatte aantal 12 maanden voordien. Deze garantie werd uiteindelijk niet gelicht en de ranking had geen gevolgen voor individuele studenten Het bevorderen van de inkomende mobiliteit van uitwisselingsstudenten en lectoren: Een beperkt aantal opleidingen voorziet nog geen Engelstalig studietraject voor uitwisselingsstudenten van min. 18 ECTS credits: Voeding- en Dieetleer, Verpleeg- en Vroedkunde en Sociaal Werk. Allen verzorgen wel een stageluik in semester 6 op aanvraag. Deze lacune beperkt de instroom van buitenlandse studenten en de creatie van een draagvlak in deze opleidingen voor uitgaande studenten en docenten. Het Directieteam nam het engagement op de Jaarverslag KHLeuven 52

59 3daagse 2011 om alsnog een anderstalig programma in elke opleiding te realiseren in Dit voornemen werd niet gehaald. Het aantal inkomende uitwisselingsstudenten stagneerde in (fig. 3) Figuur 4: Absoluut aantal studenten inkomende uitwisselingsstudenten per academiejaar in KHLeuven ( tot en met ). Het Directieteam besliste om vanaf geen studenten in een diplomatraject meer toe te laten zonder kennis van het Nederlands Niveau 5. Dit moet het inschrijvingsproces in de toekomst, via KU Leuven, eenduidiger laten verlopen met een verhoogde ratio tussen het aantal behandelde dossiers en het aantal effectief ingeschreven studenten. Naast de internationale weken in de diverse departementen (zie 1.1.4) werd ook door AD een algemene stafweek georganiseerd parallel met de Internationale Week van G&T. Deze week trok 6 collega s aan uit diverse instellingen Het verhogen van de korte internationale ervaring voor studenten en docenten in de KHLeuven Het aantal studenten dat een korte internationale ervaring ontving in bleef status-quo sinds Wel werd voor de vierde maal een internationale mini-week georganiseerd in G&T waarbij studenten een eerste kennismaking hadden met het onderwerp internationalisering. ECHO organiseerde voor alle studenten in het 2 de bachelorjaar diverse internationale weken per afstudeerrichting. SSH zette in op een ombouwen van het curriculum voor en geeft daarin haar internationale weken een andere plaats Aandacht voor de internationale competentie in de curricula van alle opleidingen Een OOF project Internationale Competenties werd goedgekeurd in 2011 en gaat van start in 09/2012. Het project, i.s.m. KHLim en Lessius, wordt gecoördineerd door KHLeuven. ICOM wil de internationale competenties in kaart brengen en een richtinggevend instrument ontwikkelen voor opleidingen die deze competenties beter willen inbedden in het programma Het ontwikkelen van curricula en onderzoeksprojecten in samenwerking met internationale partners Bezoek op het niveau van AD werd ontvangen uit Hanzehogeschool (NL). Op voorstel van KHLeuven tekende de Associatie KU Leuven een partnership met FUAS (Finland). Kwaliteitszorg en internationalisering worden als twee pistes voor samenwerking naar voor geschoven. Een nieuwe visie op de samenwerking met internationale partners binnen KHLeuven werd ontwikkeld. Dit werd voorgesteld in de figuur van een piramide. KHLeuven wil, op basis van kwaliteitscriteria, komen tot betrouwbare, gedragen en kwalitatieve partnerships op elk van de zes gedefinieerde niveaus. Er zullen meer partners aanwezig zijn in niveau 1 dan in niveau 6. Partners op niveau 6 komen in principe op elk van de onderliggende niveaus ook terug aan bod. Het zijn dus op alle vlakken kernpartners van KHLeuven. Jaarverslag KHLeuven 53

60 6. Samenwerking beleid 5. Samenwerking kwaliteitszorg 4. Samenwerking in onderwijs 3. Samenwerking in projecten 2. Mobiliteit Staf 1. Mobiliteit Studenten Figuur 5: visie op samenwerking met internationale partners De projectomzet van internationale middelen bleef vrijwel gelijk in vergelijking met 2010 en Omwille van de sterke verhoging van de totale omzet daalde het percentage internationale middelen verder in Een nieuwe strategie is vereist vanaf om die daling om te buigen. Samen met Onderzoek werd in gewerkt aan een nieuw beleidsplan Onderzoek dat ingaat in Bijzondere aandacht daarin werd gegeven aan het stimuleren van internationale projectaanvragen. Hiervoor werd een structuur uitgebouwd van Kennis- en Innovatiecentra in de departementen. Deze kunnen een beroep doen op een centraal Projectenbureau. Binnen dit Projectenbureau zal een projectencoach internationalisering (0,5 VTE) werken die specifieke ondersteuning zal bieden voor internationale projectaanvragen. FIN totaal (Euro) FIN INT (Euro) FIN INT percentage van totaal ,80% ,90% ,50% ,80% ,09% Tabel 27: Omzet in projectmiddelen binnen KHLeuven en percentage van internationale financieringsbronnen t.o.v. de totale omzet Internationale solidariteit KHLeuven ging in 2011 van start met het leer- en kennisnetwerk ICoNS rond de banaba-opleiding IS NZ. Dit netwerk heeft als doelstelling om expertise en vorming rond mobiliteit van jongeren naar het Zuiden te bundelen. In werd hierin en PWO-project gewonnen (PREPARE) dat voorbereidingstrajecten in Vlaanderen in kaart zal brengen. In juni 2012 werd gestart met een Intervisiegroep ontwikkelingssamenwerking. Dit moet coördinatoren in diverse opleidingen toelaten om expertise uit te wisselen rond het thema en ook om beleidsvoorstellen te formuleren aan IWI Een ondersteunend beleid Er werden geen bijkomende stappen gezet in vgl. met De samenwerking met de partners binnen de Associatie en andere fora werd verder gezet. Jaarverslag KHLeuven 54

61 3.7 OOP II Actielijn 7: Onderzoek naar onderwijs De KHLeuven heeft in haar OOP II de ambitie ingeschreven om ook, op KHLeuvenniveau onderzoek naar onderwijs in de KHLeuven te realiseren en de resultaten ervan te integreren in haar onderwijs. De onderwijsontwikkelingsprojecten liggen allemaal in de lijn van de belangrijkste acties in OOP II of zijn voorbereidend op de toekomst Lopende Onderwijsontwikkelingsprojecten Tijdens het academiejaar liepen onderwijsprojecten inzake ICT en onderwijs, levenslang leren, multicampusonderwijs & blended learning en werkplekleren. Titel project Financieringsbron Partners van KHLeuven FLLLEX Europese Overheid & 24 partners over 10 landen KHLeuven ICTI2 OOF KULeuven, KATHO, HUBrussel, KHKempen, KHLim, Lessius, KaHo St. Lieven MuLLLti OOF KHLeuven, KU Leuven, HUBrussel, KATHO. Wegwijs in werkplekleren OOF KHLim, Thomas More Lessius Mechelen, Thomas More Lessius Kempen Tabel 28: Samenvattend overzicht onderwijsontwikkelingsprojecten FLLLEX (thema: levenslang leren) FLLLEX is een Europees project over de vraag hoe hoger onderwijsinstellingen kunnen inspelen op ontwikkelingen rond levenslang leren (LLL). Mede op basis van beleidsgericht onderzoek is in samenwerking met ENQA (de European Association for Quality Assurance in Higher Education) in 2010 een zelf-evaluatie instrument voor hogescholen ontwikkeld als startpunt voor het ontwikkelen van beleid rond LLL. KHLeuven is als coördinator van dit project verantwoordelijk voor coördinatie van de activiteiten, communicatie tussen de partners, administratie en financiële opvolging van het project. De belangrijkste activiteiten en resultaten in zijn: Samenvatten van de projectresultaten voor een breder publiek in de publicatie: Towards an Institutional Strategy for Lifelong Learning in Professional Higher Education, gepubliceerd samen met het instrument, de FLLLEX-Radar. Het mede organiseren van het EURASHE congres Lifelong Learning: professionally oriented higher education & the welfare society in Riga, Letland, met o.a. presentaties van de projectresultaten. Verzorgen van bijdragen aan workshops en congressen over Levenslang Leren in België, Frankrijk en Griekenland. De bespreking van de resultaten voor de zelfevaluatie van KHLeuven heeft geleid tot een nieuw projectvoorstel , waarin dieper wordt ingegaan op mogelijkheden voor Levenslang Leren binnen de hogeschool. Website: ICTi-2 (thema: ICT en onderwijs) Alle hoger onderwijsinstellingen investeerden de afgelopen jaren veel in ICT. Het is echter niet altijd duidelijk met welk doel de beschikbare ICT ingezet wordt. Vervangt ICT simpelweg de traditionele docentgestuurde onderwijsmethodes en leermiddelen of wordt ICT ingezet voor het realiseren van een krachtige leeromgeving, waarin de student leert actief en zelfstandig informatie verwerken en het eigen leren sturen? Met deze vraag in het achterhoofd werd in het OOF-project ICTi een instrument ontwikkeld en gevalideerd in verschillende opleidingen van vijf instellingen binnen de Associatie KU Leuven. Aan de hand van het ICTi-instrument wordt het ICTintegratieprofiel van een opleiding bepaald. Het ICT-integratieprofiel beschrijft in welke mate ICT in een opleiding gebruikt wordt om belangrijke leerdoelen en leeractiviteiten binnen een studentgecentreerde visie op onderwijs en leren te realiseren. Na afloop van het project in 2010 werd het instrument in 2012 verder geoptimaliseerd in een kort vervolgproject: ICTi-2. De ICTi-vragenlijst werd ingekort en verder gevalideerd in een bredere Jaarverslag KHLeuven 55

62 groep opleidingen (o.a. technische opleidingen). Daarnaast werd de handleiding bij het instrument verder uitgewerkt in functie van kwaliteitsverbetering. MuLLLti (multicampusonderwijs en levenslang leren) Het project MuLLLti multicampusonderwijs voor Life Long Learners heeft tot doel opleidingsonderdelen voor werkstudenten uit te werken vanuit het perspectief van blended learning. In het kader van het project bundelen docenten uit twee partnerinstellingen (richtingen sociaal werk, handelswetenschappen en specifieke lerarenopleiding), verantwoordelijk voor gelijkaardige opleidingsonderdelen, de krachten. Zij werken hun opleidingsonderdeel uit vanuit het perspectief van blended learning. De opportuniteiten en beperkingen van multicampusonderwijs, blended learning en levenslangleren die doorheen deze case-studies naar boven komen worden gedocumenteerd in een beleidsdocument. De opgedane ervaringen vormen de basis voor beleidsaanbevelingen om multicampusonderwijs te implementeren binnen de Associatie KU Leuven. In een tweede luik wordt in het kader van dit project een professionaliseringstraject uitgewerkt en aangeboden over verschillende topics van blended leren: (1) efficiënt integreren van onderwijstechnologie in de onderwijsleeromgeving, (2) online coachen van studentengroepen en (3) het ontwikkelen en aanbieden van digitaal leermateriaal met een auteurstool. Verder worden ook steekkaarten uitgewerkt over blended learning, levenslang leren en multicampusonderwijs; alsook visie- en kaderteksten m.b.t. verschillende relevante themata. Wegwijs in werkplekleren (thema: werkplekleren) Het project Wegwijs in werkplekleren heeft als doelstelling om kwaliteitsvol werkplekleren te verwezenlijken voor werkstudenten. Het wil wegwijzers realiseren van kwaliteitsvol werkplekleren binnen curricula voor levenslange leerders. De doelgroep beslaat zowel werkstudenten die op hun eigen werkplek als op een andere werkplek formeel leren op en via de werkplek. Het project concretiseerde zich in een eerste fase in een theoretisch model en kwaliteitscriteria voor kwaliteitsvol werkplekleren. Daarnaast ging het projectteam aan de slag met de ontwikkeling van de volgende instrumenten: samenwerkingsovereenkomsten rond werkplekleren, een profiel van het werkplekleerteam, een quickscan van de werkplek en reflectie-vragen rond de vormgeving van een curriculum/programma met werkplekleren Aangevraagde projecten In de tiende OOF-ronde van de Associatie K.U.Leuven werden er twee projecten van KHLeuven goedgegekeurd. KHLeuven is de de penvoerende instelling voor de volgende projecten die in van start zullen gaan. Toetskoffer Het project Toetskoffer wil de kwaliteit van evalueren verhogen door in te zetten op toetscommissies verantwoordelijk voor de kwaliteitsbevordering, de kwaliteitsbewaking en de kwaliteitsborging van het toetsgebeuren. Partners: KHLim, KHLeuven, Thomas More Mechelen, KAHO, HUB, KATHO Bachelortoets Het project wil opleidingen ondersteunen door een set van gevalideerde evaluatiecriteria voor uitstroomtoetsen te ontwikkelen en te implementeren, conform de vereisten van de nieuwe decretale bepalingen. Bacheloropleidingen kunnen in functie van hun eindtoetsen relevante evaluatiecriteria selecteren uit de set en met behulp van een model een meetinstrument op maat van de toets creëren. Partners: KHLeuven, KHLim, Thomas More Kempen 3.8 OOP II Actielijn 8: Permanente Vorming De KHLeuven biedt verschillende opleidingen van korte of lange duur, in het kader van levenslang leren. Het aanbod van permanente vorming is zeer divers en wordt georganiseerd door de departementen. Het aanbod is raadpleegbaar op In het kader van het FLLLEX project is, in samenwerking met de Europese Kwaliteitszorgorganisatie ENQA en een aantal andere hogescholen in Europa, een zelfevaluatie-instrument ontwikkeld voor het beleid rond Levenslang Leren in de hogeschool. KHLeuven heeft in 2011 het (ontwerp- )instrument getest en er een zelfevaluatie mee uitgevoerd. Op grond van deze zelfevaluatie werd geconcludeerd dat er binnen de hogeschool veel activiteiten zijn in het kader van levenslang leren, Jaarverslag KHLeuven 56

63 zowel in de vorm van flexiblele bacheloropleidingen voor speciale doelgroepen als op permanente vorming. Uit de zelfevaluatie bleek ook dat er op instellingsniveau nog geen coherent beleid rond LLL (inclusief permanente vorming) is ontwikkeld. In een vervolgproject zal hiervoor in het komend academiejaar aanzet voor worden gegeven. 3.9 OOP II Actielijn 9: Beleid en Organisatie Associatie K.U.Leuven De KHLeuven heeft het voorzitterschap van de werkgroepen Onderwijskundige aspecten van de digitale leeromgeving, en de School of Education. De KHLeuven is co-voorzitter van de associatewerkgroep Internationalisering Regionale samenwerking KHLeuven zetelt in het overleg van de Stad Leuven met de studenten van Leuven en neemt deel aan de Onderwijsraad van de stad Leuven Samenwerking met KHLim KHLeuven gaat in de toekomst nauwer samenwerken met KHLim. De focus in deze samenwerking ligt voor onderwijs op Realiseren van een toekomstgericht, efficiënt en behoeftedekkend opleidingenaanbod (professionele bachelors, bachelor na bachelor, postgraduaten) in de provincies Limburg en Vlaams-Brabant met behoud van de bestaande opleidingen in beide hogescholen. KHLim en KHLeuven werken samen een aanbod uit voor werktrajecten van de bacheloropleidingen. Stemmen samenwerking met de centra voor volwassenonderwijs in de regio af om een goed aanbod in hoger beroepsonderwijs te ontwikkelen; Ontwikkelen van een breed aanbod permanente vorming en gepaste organisatiestructuren Academische raad In kwam de Academische Raad van de KHLeuven samen in vijf thematische vergaderingen: Openingsvergadering samen met HOC, thema begroting en personeelsformatie Participatie van studenten Onderwijs en Onderzoek Kwaliteitszorg: opvolging van visitatie en accreditatie KHLeuven strategisch Onderwijs en Onderzoek Interdepartementale Opleidingscommissie (IOC) In kwam de IOC 8 keer samen. Volgende thema s kwamen aan bod: Binnen de interdepartementale opleidingscommissie werd een link gemaakt tussen de strategische doelstellingen van de hogeschool, de IOC-thema s en de beleidsplannen van de hogeschool. In de schoot van de IOC waren in in dit kader drie werkgroepen actief. Deze werkgroepen werden opgericht met het oog op het versterken van de strategische prioriteiten van de KHLeuven Werktrajecten Toetsbeleid en Toetspraktijk Tijdens de IOC werkdag werd er gewerkt rond de implicaties van de opstart van SAP Interdepartementale werkgroepen in onderwijs In waren volgende interdepartementale werkgroepen in het kader van onderwijs actief in de hogeschool: IW Internationalisering IW E-leren IW Blended Learning IW SSB IW Bibliotheken IW Gelijke kansen en Diversiteit Jaarverslag KHLeuven 57

64 IW Onderwijs- en examenreglement Algemene diensten: Cluster Onderwijs en Onderzoek Naar aanleiding van de aanstelling van een hoofd Onderwijs en Onderzoek werd de centrale dienst onderwijsbeleid omgevormd tot de Cluster Onderwijs en Onderzoek. De cluster wordt geleid door het hoofd Onderwijs en Onderzoek en telt zes coördinatoren: Onderzoek & Dienstverlening Internationalisering Studie- en studentenbegeleiding Gelijke kansen en Diversiteit E-leren Bibliotheken en studielandschappen Jaarverslag KHLeuven 58

65 4 Kwaliteitszorg onderwijs 4.1 Interne kwaliteitszorg In functie van de noden van de opleidingen en de hogeschool werden verschillende onderzoeken uitgevoerd. Daarnaast vonden tal van activiteiten plaats in het kader van externe kwaliteitszorg De werking van de interdepartementale Werkgroep Kwaliteitszorg De departementale verantwoordelijken voor kwaliteitszorg komen op regelmatige tijdstippen samen in de interdepartementale werkgroep kwaliteitszorg die geleid wordt door de centrale kwaliteitscoördinator. In het academiejaar kwam de werkgroep 7 keer samen. De werkgroep heeft naast een informerende en vormende functie van kwaliteitsmedewerkers ook een belangrijke rol in het vorm geven van het beleid inzake kwaliteitszorg van KHLeuven. In werd op de vergaderingen van de interdepartementale werkgroep aandacht besteed aan de voorbereiding van een werkveldbevraging, het OOF-project KONDOR, de contouren van het nieuwe visitatie- en accreditatiestelsel en het proces van zelfevaluatieproces tot accreditatie, het evaluatiebeleid en het evaluatieplan, de beleidsplannen en het intern opvolgsysteem Kwaliteitsonderzoek aan de KHLeuven Er worden een aantal periodieke onderzoeken op het niveau van KHLeuven of op het niveau van de opleidingen onderscheiden. Voor deze onderzoeken is er een vaste periodiciteit vastgelegd (Tabel 29). Daarnaast vinden er tal van andere kwaliteitsonderzoeken plaats. CHECK Studietijdmeting Evaluatie van opleidingsonderdelen Tevredenheidsbevraging bij studenten en personeel Bevraging bij pas-afgestudeerden Onderzoek naar loopbaan en opleiding bij afgestudeerden Tabel 29: Periodieke evaluatie in de KHLeuven Periodiciteit minimaal 1X in de 8 jaar Om de 5 jaar Om de 3 jaar Om de 2 jaar minimaal 1X in de 8 jaar Voor werden een aantal periodieke onderzoeken op KHLeuven niveau uitgevoerd en een aantal onderzoeken op niveau van de opleidingen. Naam onderzoek Opleiding / departement Bijkomende inschrijfgegevens Alle nieuw ingeschreven studenten Bevraging werkveld Per opleiding werden werkveldvertegenwoordigers aangeschreven Evaluatie infodagen Alle bezoekers van de infodagen Evaluatie van OOD s Bachelor in het office management, Bachelor in de pediatrische gezondheidszorg Bevraging pas-afgestudeerden Bachelor Internationale samenwerking Noord-Zuid Tabel 30: Overzicht van de onderzoeken uitgevoerd door DKZ ( ) Bevraging werkveld In het academiejaar werd bij bijna alle opleidingen van KHLeuven het betrokken werkveld bevraagd. De opleidingen reikten de namen van organisaties en contactpersonen aan die via mail werden uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. Bijna 60% van de respondenten heeft via het begeleiden van een stagiair(e) met KHLeuven samengewerkt. Ook de bachelorproef of de afstudeerprojecten zijn belangrijke bronnen van samenwerking met het werkveld. Het grootste deel van de organisaties die hebben meegewerkt aan het onderzoek komt uit het Leuvense of elders uit Vlaams Brabant. Bij 44% van de organisatie waren er afgestudeerden van de KHLeuven tewerkgesteld. De belangrijkste reden om een afgestudeerde van KHLeuven aan te werven, Jaarverslag KHLeuven 59

66 is zijn of haar sociale en communicatieve vaardigheden. De inhoud van de opleiding die de sollicitant volgde is een tweede belangrijke reden bij aanwerving, alsook bijzondere kennis of ervaring in een bepaald domein. Het behaalde diploma en de gevolgde stage(s) zijn ook van belang bij een mogelijke aanwerving. De grote meerderheid van respondenten die een afgestudeerde van KHLeuven tewerkstelt (82%) geeft aan dat ze (zeer) tevreden zijn over de inzetbaarheid van de afgestudeerde bachelors. Meer dan drie vierde van de respondenten geeft aan dat ze overwegen om afgestudeerden van KHLeuven aan te werven bij nieuwe aanwervingen. Sommige respondenten die weet niet aangeduid hebben, geven aan dat zij daar niet over kunnen beslissen. Heel wat respondenten zijn betrokken geweest bij de begeleiding of de evaluatie van een stage van KHLeuven. De grote meerderheid (91%) vindt dat de samenwerking tussen de stageplaats en de stagebegeleiders van de opleiding vlot verloopt. De studenten zijn over het algemeen voldoende competent om de stage succesvol te doorlopen. Ongeveer een derde van de organisaties die deelnamen aan de bevraging zijn betrokken geweest bij de begeleiding of evaluatie van een bachelorproef of afstudeerproject. Twee derde van deze respondenten vindt de kwaliteit van deze werken goed. Er zijn niet zo veel organisaties die reeds betrokken waren bij een onderzoeksproject van KHLeuven. Voor de organisaties die er wel ervaring mee hebben, waren de onderzoeksprojecten over het algemeen relevant voor hen en verliep de samenwerking vlot. De dienstverlening door KHLeuven zoals vorming, consultancy of andere wordt niet zo vaak gebruikt door het werkveld. Bijna iedereen die er gebruik van heeft gemaakt, vindt de kwaliteit van de dienstverlening goed. Het aanbod is voor de meesten aangepast aan hun noden Intern opvolgsysteem en beleidsplannen In werd gestart met de opzet van een intern opvolgsysteem. In mei 2008 werden voor alle beleidsdomeinen, departementen en opleidingen beleidsplannen opgesteld en centraal ter beschikking gesteld. De beleidsplannen geven de acties weer die zullen gerealiseerd worden in de periode In oktober 2011 werd voor de tweede keer gerapporteerd over de opvolging van de beleidsplannen en dit zowel voor de departementale plannen als de overkoepelende plannen. Dit gebeurde volgens een vast sjabloon opgesteld volgens het EFQM-model. Op basis van deze opvolgingsrapporteringen werd een syntheseverslag opgesteld door de dienst kwaliteitszorg. Uit dit syntheseverslag blijkt dat voor alle thema s die onderscheiden werden, in de opvolgingsrapporteringen acties werden beschreven. In het syntheseverslag werden beleidsaanbevelingen geformuleerd: deze bevinden zich voornamelijk in de randvoorwaardelijke domeinen en zijn van cruciaal belang voor de verdere uitwerking van de beleidsdoelstellingen van de kernprocessen onderwijs en onderzoek en dienstverlening. Uit het syntheseverslag blijkt ook dat voor elk van de strategische prioriteiten acties worden geformuleerd. Een nieuwe cyclus van beleidsplannen gaat van start van september 2012 en loopt tot 2015 conform de vastgestelde timing van beleidsplanning. Hiervoor worden zowel voor de beleidsdomeinen als voor de departementen en opleidingen nieuwe beleidsplannen opgesteld. Deze beleidsplannen werden opgesteld in de loop van januari-juni Jaarverslag KHLeuven 60

67 Figuur 6: Screenshot van het intern opvolgsysteem: beleidsplan Ook werd er gewerkt aan de verder uitbouw van het intern opvolgsysteem. Momenteel worden verschillende kengetallen (studenten, personeel, financiën, onderzoek) op een gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk gesteld. Figuur 7: Screenshot van het intern opvolgsysteem: studentenaantallen In het intern opvolgsysteem worden ook de resultaten van de onderzoeken die uitgevoerd worden voor alle opleidingen van KHLeuven ter beschikking gesteld: algemene tevredenheidsbevraging, bevraging pas-afgestudeerden en werkveldbevraging. 4.2 Externe kwaliteitszorg : visitatie en accreditatie Tijdspad voor visitatie en accreditatie Elke opleiding wordt om de acht jaar gevisiteerd met het oog op het aanvragen van een accreditatie. Ter voorbereiding daarvan wordt een zelfevaluatierapport opgesteld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van het tijdspad van de huidige cyclus (tot en met 2012) met de belangrijkste bekende mijlpalen voor de bachelor- en banaba-opleidingen. Jaarverslag KHLeuven 61

68 Professionele Bachelor opleiding ZER deadline Visitatiebezoek Openbaar Visitatierapport Accreditatieperiode Verpleegkunde 12/ /11/ Vroedkunde 12/ /05/ Office Management 12/ /11/ Onderwijs : 12/ /04/ Kleuteronderwijs Onderwijs : Lager 12/ /03/ onderwijs Onderwijs : Secundair 12/ /03/ onderwijs Biomedische 12/ /04/ lab.technologie Voedings- en dieetkunde 12/ /04/ Chemie 12/ /11/ Toegepaste informatica 12/ /02/ Sociaal Werk 12/ /10/ Bedrijfsmanagement 07/ /03/ Bachelor na Bachelor opleidingen Advanced business 7/ /03/ management intensieve zorg en 12/ /04/ spoedgevallenzorg Pediatrische 12/ /04/ gezondheidszorg Geestelijke 12/ /04/ gezondheidszorg Oncologische 12/ /04/2012 gezondheidszorg Onderwijs : buitengewoon 12/ /11/ onderwijs Tabel 31: Overzicht tijdspaden visitatie/accreditatie KHLeuven huidige cyclus In 2013 start de nieuwe visitatiecyclus volgens het nieuwe stelsel van visitatie- en accreditatie. De eerste opleidingen waarvan een zelfevaluatierapport wordt verwacht conform de nieuwe richtlijnen zijn de Bachelor in Verpleegkunde, Vroedkunde en de Bachelor Internationale samenwerking Noord-Zuid. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de deadlines voor het indienen van het ZER voor elke opleiding van KHLeuven. Jaarverslag KHLeuven 62

69 Deadline ZER Opleiding Verpleegkunde Vroedkunde Kleuteronderwijs Lager onderwijs Office Management Secundair onderwijs Biomedische laboratoriumtechnologie Chemie Voedings- en dieetkunde Toegepaste informatica Sociale readaptatiewetenschappen Sociaal werk Bedrijfsmanagement Advanced Business Management Geestelijke gezondheidszorg Pediatrische gezondheidszorg Intensieve zorgen en spoedgevallenzorg Oncologische zorg Buitengewoon onderwijs Tabel 32: Overzicht deadlines indienen ZER nieuw visitatiestelsel Centrale ondersteuning bij het opstellen van zelfevaluatierapporten en visitaties De centrale ondersteuning van de zelfevaluatierapporten bestond in uit: - de aanwezigheid van de centrale kwaliteitscoördinator in elke ZER-stuurgroep - het aanleveren van centrale basisteksten (inleiding, personeelsbeleid, internationalisering en kwaliteitszorg) - het aanleveren van de gegevens nodig voor de verplichte bijlagen - het ondersteunen van de voorbereiding op visitaties via draaiboeken, presentaties en ondersteuning op dagen van de opleiding - het ondersteunen van de opleidingen bij het uittekenen van de opvolging en rapportering ervan. Best practices worden uitgewisseld binnen de interdepartementale werkgroep kwaliteitszorg waar ook gezamenlijk gewerkt wordt aan visitatiedraaiboeken en het opstellen van een timing van het ganse proces. Tabel 33 geeft de scores weer per onderwerp en facet van alle opleidingen van KHLeuven. Globaal genomen blijkt dat de opleidingen KHLeuven het goed/excellent doen voor volgende facetten 2 : - niveau / oriëntatie van de doelstellingen - afstemming vormgeving inhoud - kwaliteit personeel - eisen professionele / academische gerichtheid van het personeel - materiële voorzieningen - studiebegeleiding - kwaliteitszorg: evaluatie van resultaten - gerealiseerd niveau. 2 De facetten waarvoor 12 of meer opleidingen (dwz twee derde van de opleidingen) goed of excellent scoren worden hier opgesomd. Jaarverslag KHLeuven 63

70 VPK VRK OM BAKO BALO BASO Chemie V&D BLT TI BM ABM SW BABU GGZ ONCO PED IZSPG Onderwerp 1: doelstellingen V V V V V V V V V V V V V V V V V V Facet 1.1.: Niveau en oriëntatie G G G G G G G E E V V V G E V G G G Facet 1.2.: Domeinspecifieke eisen V V V V G V G V V V G V G G V G E E Onderwerp 2: Programma V V V V V V V V V V V V V V V V V V Facet 2.1.: Relatie doelstellingen en inhoud G V V V G V G V V V G G G G V G G G Facet 2.2.: Eisen professionele en academische gerichtheid V G V V G V V V V V G G G G V E G E Facet 2.3.: Samenhang V V V V V V G V V V V V G G G G V G Facet 2.4.: Studie-omvang OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Facet 2.5.: Studielast V V V V V V G V V V V V G V V V V G Facet 2.6.: Afstemming vormgeving inhoud G G V G(MMA) G G V V V V V G G V G G G G E Facet 2.7.: Beoordeling en toetsing V G V G G V G V V V V G(EBM) V G G G G V G Facet 2.9.: Toelatingsvoorwaarden G V V V G V G V V V G G G G V V V G Onderwerp 3: Inzet van personeel V V V V V V V V V V V V V V V V V V Facet 3.1.: Kwaliteit personeel G V V G G G G G G V G V V E G E G E Facet 3.2.: Eisen professionele / academische V V V V G G G V G V G gerichtheid G(EBM) G G E G G E E Facet 3.3.: Kwantiteit personeel V V V V G G V V V V V V G G V G G V Onderwerp 4: Voorzieningen V V V V V V V V V V V V V V V V V V Facet 4.1.: Materiële voorzieningen V V G V(MMA) V V G G G G G G G G G G G E E Facet 4.2.: Studiebegeleiding G G V G G G G G G G G G G G E E E E Onderwerp 5: Interne kwaliteitszorg V V V V V V V V V V V V V V V V V V Facet 5.1.: Evaluatie resultaten G G G G G V G G G V V V G E G G G G Facet 5.2.: Maatregelen tot verbetering V G V G G V G V V V V G(EBM) V G G G G G G Facet 5.3.: Betrekken van medewerkers, studenten, alumni en beroepenveld V V V G V V V V V V V V G G V E G E Onderwerp 6: Resultaten V V V V V V V V V V V V V V V V V V Facet 6.1.: Gerealiseerd niveau V V V G G G G G G V G G G G V G G G Facet 6.2.: Onderwijsrendement V V V V V V V V V V V G(EBM) V V V G V G G Tabel 33: Scores per onderwerp en facet van alle opleidingen van KHLeuven Jaarverslag KHLeuven 64

71 4.2.3 Voorbereidingen op de zelfevaluatierapporten en de opvolging van visitaties in de verschillende opleidingen van de KHLeuven Visitatie Bachelor Bedrijfsmanagement, Advanced Business Management Voor de opleidingen werd op basis van het openbaar visitatierapport de accreditatie aangevraagd. In de accreditatie-aanvraag werd de aanvraag voor het bijzonder kenmerk internationalisering mee opgenomen Visitatie Bachelor in Buitengewoon Onderwijs Voor de opleiding werd op basis van het openbaar visitatierapport de accreditatie aangevraagd. In de accreditatie-aanvraag werd de aanvraag voor het bijzonder kenmerk innovatie mee opgenomen Visitatie Bachelor in Sociaal werk Voor de opleiding werd op basis van het openbaar visitatierapport de accreditatie aangevraagd. In de accreditatie-aanvraag werd de aanvraag voor het bijzonder kenmerk innovatie mee opgenomen Voorbereiding visitatie Bachelor Geestelijke gezondheidszorg, Pediatrische Gezondheidszorg, Intensieve zorgen en Spoedgevallenzorg en Oncologische zorg De visitatie van de banaba-opleidingen vond plaats op 23, 24 en 25 april Om deze visitatie voor te bereiden, vond er een proefvisitatie plaats en werd er een opvolgingsrapport opgesteld. De visitatie is vlot verlopen. Op basis van de mondelinge rapportering en de conceptvisitatierapporten blijkt een appreciatie van de visitatiecommissies voor elk van de opleidingen Voorbereiding zelfevaluatierapport door opleidingen Bachelor in Verpleegkunde, Bachelor in Vroedkunde en Bachelor Internationale samenwerking Noord-Zuid In het academiejaar bereiden de opleidingen Bachelor in Verpleegkunde en Vroedkunde en de Bachelor Internationale samenwerking Noord-Zuid de zelfevaluatierapporten voor conform de kaders van het nieuwe visitatiestelsel. Een conceptversie van het zelfevaluatierapport werd besproken met een feedbackgroep bestaande uit oa algemeen directeur, hoofd onderwijs en onderzoek, coördinator kwaliteitszorg en een lid van het DT vanuit een andere departement. De definitieve versies van de zelfevaluatierapporten worden in december 2012 ingediend bij VLUHR. De visitaties van de drie opleidingen vinden plaats in het voorjaar Voorbereiding zelfevaluatierapport door opleidingen Bachelor in het onderwijs: Kleuter onderwijs, Bachelor in het onderwijs: Lager onderwijs, Bachelor in het onderwijs: secundair onderwijs en Bachelor in het Office Management Als start van het proces vond in elk van de opleidingen een SWOT-analyse gemaakt samen met de lectorengroep. Op basis daarvan werd gestart met de verdere uitwerking van het zelfevaluatierapport. De zelfevaluatierapporten van de opleidingen Bachelor in het onderwijs: Kleuteronderwijs en Bachelor in het onderwijs: Lager onderwijs moeten ingediend worden eind juni 2013, deze van de opleidingen Bachelor in het onderwijs: Secundair onderwijs en Bachelor in het Office Management december Externe Profilering DKZ De dienst kwaliteitszorg is actief op de fora waar belangrijke ontwikkelingen aangaande kwaliteitszorg worden voorbereid en gestuurd en gaat professionele externe relaties aan om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen binnen kwaliteitszorg om de kwaliteit van de eigen dienstverlening te verbeteren. De kwaliteitscoördinator zetelt in de Stuurgroep kwaliteitszorg van VLHORA. Binnen de Associatie K.U.Leuven is de KHLeuven vertegenwoordigd in de Werkgroep Studietijdmeting en de Stuurgroep Kwaliteitszorg. Vanuit de stuurgroep kwaliteitszorg van de Associatie loopt een OOF-project, genaamd KONDOR (Een Kwaliteitssysteem inzake ONDerwijs Ontwikkelen en Realiseren, sept sept 2012). In het project werden associatiebreed een aantal evaluatie-instrumenten voor kwaliteitszorg te ontwikkeld en leidraden opgesteld voor het op een methodologische wijze omgaan met, Jaarverslag KHLeuven 65

72 interpreteren en opvolgen van meetresultaten. Daarnaast werd ook de methodiek van benchmarking verkend in associatieverband. Er zijn vragenlijsten ontwikkeld voor de beoordeling van een opleiding door studenten en personeel, een instrument voor instellingsevaluatie en verschillende instrumenten die bedoeld zijn om dieper in te zoomen op specifieke thema s (bv vragenlijsten voor evaluatie stage, werkveldbevragingen, bevraging bij alumni, checklist voor afhakers,.). De opleidingen Verpleegkunde, Vroedkunde, Kleuteronderwijs en Lager onderwijs hebben de instrumenten voor de opleidingsbeoordeling tijdens een pilot uitgetest. Wat betreft het instrument voor de instellingsevaluatie heeft KHLeuven deelgenomen aan een pilot. Het project is afgelopen in september De ontwikkelde instrumenten en methodologische leidraden zijn toegankelijk via een website voor alle medewerkers van de instellingen van de Associatie KU Leuven en werden ook voorgesteld op een studiedag die plaatsvond in november Kwaliteitslabels In 2011 kende de Europese Commissie de KHLeuven het ECTS label toe. KHLeuven is de eerste hogeschool in Vlaanderen die het label ontving. ECTS staat voor European Credit Transfer System en is het Europees systeem voor de overdracht van studiepunten. Het ECTS label garandeert dat alle opleidingen in de KHLeuven volgens dit Europees referentiesysteem uitgeschreven zijn. Zo zijn voor KHLeuven-studenten alle opleidingsgebonden documenten en ook het uiteindelijke diploma beschikbaar in het Nederlands én Engels. Op die manier zorgt de KHLeuven er voor dat de mobiliteit van inkomende en uitgaande studenten verhoogt. De KHLeuven behoort met dit label tot een selecte groep Europese instellingen die aan de Europese richtlijnen voldoen. Twaalf Europese instellingen kregen in 2011 het label uitgereikt. Slechts iets meer dan honderd instellingen op een totaal van meer dan ontvingen het label sinds KHLeuven bevestigt hiermee haar traditie van koploper in internationalisering, zowel op Vlaams als op Europees niveau. Jaarverslag KHLeuven 66

73 HOOFDSTUK 4 - Onderzoek en valorisatie 1 Onderzoeksbeleid 1.1 Algemeen beleid en visie van de hogeschool Beleid: Kader Sinds het decreet van 1994 m.b.t. de wetenschappelijke en de maatschappelijke dienstverlening hebben hogescholen een wettelijke basis voor onderzoek en dienstverlening. Sinds 2005 worden - mede door de overheidsmiddelen voor onderzoek (PWO-middelen) en de meerjarenplannen onderzoek en wetenschappelijke en maatschappelijke dienstverlening op Associatieniveau - onderzoek en dienstverlening op een meer systematische manier ingebed in KHLeuven. Onderzoek binnen de professionele bacheloropleidingen heeft een bijzonder en uniek karakter. Het onderzoek is praktijkgebaseerd, innovatief en gericht op de wisselwerking tussen onderzoek, werkveld/maatschappij en onderwijs. Hiermee onderscheidt het onderzoek binnen de professionele bacheloropleidingen zich van het fundamenteel en toegepast wetenschappelijk onderzoek binnen de academische opleidingen aan universiteiten en hogescholen. Deze onderzoeksactiviteiten dienen zich te concentreren op domeinen waarbij de interactie en afstemming tussen werkveld, opleiding en wetenschap essentieel is. Zo levert de deelname van het professioneel hoger onderwijs aan praktijkgericht onderzoek een belangrijke meerwaarde op voor de verschillende actoren binnen de hogescholen (interne professionalisering en kwaliteitszorg), voor spelers uit het werkveld (innovatie- en valorisatiepotentieel), en voor andere kennisinstellingen (toepasbaarheid van kennis, kenniscirculatie en innovatienetwerken) (Visietekst praktijkgebaseerd onderzoek in het professioneel hoger onderwijs, Associatie-werkgroep Onderzoek aan de Professionele Bacheloropleidingen, 2006, p. 9). Maatschappelijke dienstverlening kent een lange traditie aan de hogeschool, onder de vorm van maatschappelijk engagement van docenten, opleidingen en departementen, ten aanzien van het werkveld en de brede samenleving. Deze maatschappelijke dienstverlening vertaalt zich bovendien veelal in lidmaatschap van diverse overleg- en adviesorganen, commissies, werkgroepen en beroepsverenigingen. Activiteiten van maatschappelijke dienstverlening in opdracht van derden vormen elders vaak een spin-off van onderzoeksactiviteiten, maar worden ook als volwaardige activiteiten ontwikkeld aan KHLeuven. Het gaat hier meer specifiek over advies en consulting opdrachten, permanente vorming en opleidingen op maat, detacheringen op basis van de aanwezige expertise van docenten. Advies en consulting is de algemene noemer van een brede waaier van dienstverleningsopdrachten die KHLeuven uitvoert in opdracht van overheden, organisaties en bedrijven. De opdrachten zijn gelinkt met de expertise aanwezig binnen de opleidingen. Permanente vorming organiseren we aan KHLeuven volgens diverse formules. De meest bekende formule is vorming, georganiseerd als breed toegankelijke en formele opleidingen, gekoppeld aan het onderwijsaanbod van KHLeuven. Permanente vorming kent nog andere formules van vorming op maat: opleidingen op vraag en in opdracht van derden, conferenties en studiedagen naar aanleiding van (onderzoeks)projecten en lidmaatschap van netwerken. En tot slot detacheringen op basis van de aanwezige expertise van docenten. Jaarverslag KHLeuven 67

74 Figuur 8: Wisselwerking onderwijs, onderzoek en praktijk Het belang en de meerwaarde van onderzoek en dienstverlening voor professionele bacheloropleidingen zijn veelzijdig (zie Figuur 8; zie Visietekst, 2006, p. 5): 1. Belang van onderzoek en dienstverlening voor studenten en personeel: Door actief deel te nemen aan het innovatieproces worden nieuwe inzichten opgedaan; inzichten die nodig zijn om tot vernieuwing in producten, processen en diensten te komen. Van kenniswerkers wordt verwacht dat zij in hun beroepsleven mee vorm geven aan innovatie. Het bijbrengen van deze op innovatie gerichte houding bij studenten in een professionele bacheloropleiding veronderstelt een actieve onderzoeksbetrokkenheid en deelname van docenten en studenten. Actieve betrokkenheid bij en het zelf uitvoeren van op innovatie gericht onderzoek voedt de attitude van docenten om valorisatie- en innovatiekansen op te sporen en er creatief mee om te gaan. Dit maakt het mogelijk om deze attitude door te geven aan studenten. Door studenten zelf te betrekken bij (onderdelen van) praktijkgebaseerd onderzoek wordt die houding verder aangewakkerd. 2. Meerwaarde van onderzoek en dienstverlening voor de kwaliteit van het professioneel hoger onderwijs: Algemeen bieden onderzoek en dienstverlening in de professionele bacheloropleidingen een kader voor de systematische monitoring en implementatie van up-to-date kennis en expertise uit de beroepspraktijk en uit academische instellingen. Dit kader biedt het professioneel hoger onderwijs de mogelijkheid om zich continu af te stemmen op de verwachtingen van en ontwikkelingen in het werkveld én op de recente evoluties in de wetenschap, een noodzaak om beroepsbekwame professionals op te leiden. Bovendien bevordert dit de mogelijkheden voor professionele bachelors om door te stromen naar vervolgopleidingen, zoals academische masteropleidingen. Onderzoek en dienstverlening kunnen een hefboom zijn voor de verdere interne professionalisering en kwaliteitszorg. Onderzoeksprojecten leiden namelijk tot een uitdieping, verbreding en verrijking van de kennisbasis van docenten die direct of indirect bij deze activiteiten betrokken zijn. Integratie van deze kennis in de onderwijsactiviteiten is dan weer bevorderlijk voor de kwaliteit van het onderwijs. 3. Onderzoek en dienstverlening als maatschappelijke opdracht van het professioneel hoger onderwijs De maatschappelijke taak van het professioneel hoger onderwijs beperkt zich niet louter tot het opleiden. De gerichtheid op de beroepspraktijk en de wisselwerking ermee plaatst een professionele bacheloropleiding in de ideale positie om bij te dragen tot de vernieuwing en innovatie van de beroepspraktijk, niet enkel via kenniscirculatie (opleiding en vorming), maar ook via kennisontwikkeling, kennistoepassing en kennisvalorisatie. Actieve deelname aan en het uitvoeren van praktijkgericht onderzoek is enerzijds een noodzaak voor het professioneel hoger onderwijs wil het zijn maatschappelijke functies op termijn bestendigen. Anderzijds is het een logisch gevolg van de evolutie naar een kennismaatschappij, het veranderende denken over kennis en innovatie en de maatschappelijke en economische verwachtingen ten aanzien van kenniswerkers. Jaarverslag KHLeuven 68

75 1.1.2 Beleid: Doelen en resultaten, genomen acties Conform de interne KHLeuven tijdsspanne voor domeinspecifieke beleidsplannen werd een herziening van het beleidsplan Onderzoek & Dienstverlening ( ) gevraagd tegen januari Gegeven een aantal interne personeelswissels en een aantal terugkerende klachten met betrekking tot de randvoorwaarden voor de uitbouw van de onderzoeksorganisatie aan KHLeuven werd besloten tot een grondige aanpassing waarin naast de doelen ook de organisatiestructuur en de financiële stromen uitgetekend werden. Voor deze uitgebreide herziening werd heel wat tijd uitgetrokken voor bespreking in verschillende overlegorganen. Er werd een interne beleidsadviesgroep samengesteld. Verschillende versies werden meermaals besproken in de werkgroep Onderzoek & Innovatie en in het Directieteam. Het herziene plan werd op 05 juni 2012 door de Raad van Bestuur van KHLeuven goedgekeurd. In september 2012 werd het beleidsplan aan alle KHLeuven-onderzoekers voorgesteld in verschillende infosessies Doelen De beleidsdoelstellingen in dit plan zijn: Aanbrengen van focus en massa Verstevigen relatie Onderzoek en Onderwijs Verhogen van maatschappelijke relevantie en zichtbaarheid Uitbouwen van interne en externe relaties en samenwerkingsverbanden Internationaal uitwisselen en benchmarken Kwalificeren en uitbreiden van personeel en faciliteiten Doorontwikkelen kwaliteit en kwaliteitszorg Opbouwen van solide en substantiële financiering: focus hierbij op internationale financieringskanalen Acties en resultaten: overkoepelend Op overkoepelend niveau werd een projectenbureau opgericht. Dit projectenbureau staat o.a. in voor de administratieve (1 FTE) en financiële (0,9FTE) opvolging van alle onderzoeks- en dienstverleningsprojecten aan KHLeuven. Registratie en opvolging gebeuren in een eigen ontwikkelde projectendatabank. Er werd een projectcoach (0,5 FTE) aangesteld die onderzoekers ondersteunt bij het indienen van internationale projectaanvragen. Om tegemoet te komen aan de stijgende vraag inzake een beleid rond onderzoekscommunicatie, werd door de dienst onderzoekscommunicatie een plan uitgetekend. In het najaar 2012 werd per departement in kaart gebracht welke specifieke noden er zijn inzake onderzoekscommunicatie, en wat de wederzijdse verwachtingen zijn tussen de departementale communicatiemedewerkers en onderzoeksmedewerkers. Op basis van deze informatieronde werden per departement de mogelijkheden tot versterkte samenwerking nagegaan. Overkoepelend werd de dienst communicatie versterkt met 0,5FTE (voor diverse taken). In de departementen werd geen stijging van het opdrachtpercentage voor de communicatiemedewerkers voorzien. Niettemin vormt onderzoekscommunicatie nu zowel op overkoepelend niveau als in de departementen een onderdeel van de opdracht van de KHLeuven-communicatiemedewerkers. Er werd een HRmedewerker geworven (0,5FTE, ) die in oktober 2012 verschillende vraagstukken inzake HR voor onderzoekers in kaart heeft gebracht (roostering onderzoek, combinatie onderzoek-onderwijs, functioneringsbeleid voor onderzoekers, ). In 2013 start zij met het ontwerp en de validering van een tool om de verschillende onderzoeksgerelateerde competenties te screenen in een team van onderzoekers. Deze tool zal vervolgens input geven voor een te ontwikkelen professionaliserings-, functionerings- en aanwervingsbeleid. Het project wordt begeleid door de KHLeuven HR-adviseur. Waar mogelijk wordt er in dit project samengewerkt met één van onze toekomstige fusiepartners, KHLim. Het geheel van deze activiteiten, alsook de externe relaties en vertegenwoordiging, worden gecoördineerd door de coördinator van het projectenbureau (1 FTE) Acties en resultaten: departementaal Om enerzijds focus en massa aan te brengen in het praktijkgericht onderzoek aan de KHLeuven, en anderzijds de innovatieve kracht in de departementen optimaal te vrijwaren, werd een bottom-up proces opgestart. Sinds september 2012 krijgen een aantal sleutelfiguren in het KHLeuvenonderzoek gedurende een academiejaar de tijd (0,2FTE) om een businessplan op te stellen voor een thema waarrond KHLeuven haar onderzoek en dienstverlening kan profileren. Hierbij staan de relatie met één of meerdere KHLeuven-opleidingen, en potentieel tot internationale samenwerking en financiering centraal. Hoewel de thema-keuze duidelijk vanuit het departementale niveau vertrekt (bottom-up), wordt sterk de nadruk gelegd op een multi-disciplinaire uitwerking van het Jaarverslag KHLeuven 69

76 thema. Deze oefening, waarin de betrokkenen, samen met een stuurgroep iteratief het gekozen thema bijstellen en vormgeven (o.m. door SWOT-analyse, stakeholders en financieringspotentieel in kaart brengen, ), geeft het belang aan dat KHLeuven hecht aan de kwaliteitszorg van haar onderzoek(speerpunten). Op basis van het businessplan zal de KHLeuvendirectie in 2013 de meest excellent uitgewerkte thema s selecteren om deze te installeren als onderzoeks- en dienstverleningsspeerpunten. Het indienen van internationale projectaanvragen wordt ondersteund door een overkoepelende projectcoach internationale projecten. Financiële ondersteuning is er in de vorm van een cofinancieringsfonds dat instaat voor de door de opdrachtgever vereiste cofinanciering van projecten met een onderzoekscomponent. Om ook beginnende onderzoekers de kans te geven om kennis te maken met praktijkgericht onderzoek, en/of experten de tijd de geven om een (externe) projectaanvraag uit te schrijven, of op een andere manier aan voorbereidend onderzoek te doen, wordt er jaarlijks een bedrag uitgekeerd aan de departementen. De opvolging van de inzet gebeurt via een jaaractieplan dat voorgelegd en nadien geëvalueerd wordt door de KHLeuvendirectie. Zoals hierboven al aangehaald, wordt er ook ingezet op onderzoekscommunicatie in de departementen. Bovendien werd vanuit het departement Gezondheidszorg en Technologie vanaf september 2012 gedurende één academiejaar geïnvesteerd om de mogelijkheden tot een meer interactieve vorm van onderzoekscommunicatie te onderzoeken (0,1FTE). Indien succesvol, kan dit meer structureel ingebed worden in KHLeuven Beleid: Samenwerking Associatie KU Leuven KHLeuven is lid van associatie KU Leuven. Binnen de associatie KU Leuven is een werkgroep Onderzoek in de professionele bacheloropleidingen actief. Hierin zijn alle professionele bacheloropleidingen van de associatiepartners vertegenwoordigd. Doelstellingen van de werkgroep zijn: Een forum creëren voor de uitwisseling van informatie rond praktijkgericht onderzoek, met inbegrip van PWO. De samenwerking bevorderen rond onderzoeksitems waar departementen van verschillende hogescholen uit de associatie expertise in bezitten. Ondersteunen van initiatieven in de verschillende opleidingen en uitwisseling van goede praktijken. Activiteiten van de werkgroep: Uitwerken en verzorgen van een 2-daagse vorming voor startende praktijkgerichte onderzoekers, op basis van het in 2011 bij ACCO uitgegeven handboek 'Onderzoek in de praktijk' (mei 2012). Opstellen van een inventaris van lopende PWO-projecten in 2011 en Om dit werk in de toekomst te vergemakkelijken werd een databank aangelegd met de gegevens over alle PWO-projecten in de associatie sinds 2004, en werd een procedure opgesteld om nieuwe projecten aan de databank toe te voegen. De databank is raadpleegbaar op Aanpassen en updaten van raamreglement in verband met Praktijkgericht Wetenschappelijk Onderzoek. In navolging van de eind 2011 gewijzigde wetgeving werd het bestaande raamreglement herwerkt. Opvolgen en bespreken van onderzoeksactiviteiten en output via de jaarverslagen onderzoek van alle partners uit de associatie KU Leuven. Mede-organiseren van associatiebrede studiedag "dag van europa" (november 2012) waarop Europese financieringskanalen voor onderzoek werden voorgesteld en geïllustreerd. Bespreken en uitwisselen van beleidsplannen onderzoek van enkele instellingen uit de associatie, dit voornamelijk als inspiratiebron. Evalueren en aanpassen van KPI's voor praktijkgericht onderzoek in de associatie KU Leuven. De KPI s om onderzoek en valorisatie in de professionele bachelors te meten worden in dit jaarverslag voor het eerst toegepast. De KPI s zijn opgedeeld in vier grote rubrieken: Interactie met het werkveld en de maatschappij o Beroepsgerichte dienstverlening # (non-)profit organisaties waarmee wordt samengewerkt obv contracten, overeenkomsten # organisatie van beroepsgerichte bijeenkomst (studiedag, workshop,..) # mededelingen op beroepsgerichte bijeenkomsten (studiedag, congres,..) Jaarverslag KHLeuven 70

77 o Onderzoeksbudgetten financiering uit bilaterale contracten met derden ((non-)profit) financiering uit subsidies (overheid) # Beroepsgerichte publicaties o Interactie met het onderwijs o Bijdrage aan onderwijsactiviteiten: % OP betrokken in onderzoek (min. 10%FTE) % personeel dat zowel bij onderwijs- als onderzoeksactiviteiten betrokken is Interactie met kennisinstellingen o o Grootte onderzoeksnetwerk associatiepartners # gestructureerde samenwerkingsverbanden # gestructureerde dwarsverbanden Grootte onderzoeksnetwerk externe kennisinstellingen # externe kennisinstellingen waarmee wordt samengewerkt (overeenkomst) o # wetenschappelijke dienstverlening o # wetenschappelijke publicaties Intensiteit van de onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten o Financieel PWO middelen % extern gefinancierde budgetten/pwo-middelen % investering eigen middelen/pwo-middelen gegenereerde defiscaliseringsmiddelen o Personeel VTE onderzoek bij OP/koppen onderzoek bij OP # contractuelen met onderzoeksopdracht Regionaal KHLeuven vindt een regionale inbedding erg belangrijk, niet enkel met andere kennisinstellingen, zoals KU Leuven, maar ook met haar werkveldpartners. KHLeuven heeft een breed netwerk van regionale contacten opgebouwd, voornamelijk via haar onderwijs- en dienstverleningsactiviteiten (bv. sshmovi.khleuven.be, scienceflow.khleuven.be). Op basis van deze contacten worden de noden uit het werkveld gescreend, en worden onderzoeksprojecten uitgeschreven, bij voorkeur in samenwerking met onze partners uit het werkveld. De regionale inbedding wordt versterkt door de installatie van een LED (laagdrempelige expertiseen dienstverleningscentrum, financiering: EWI, Agentschap Ondernemen, sinds oktober 2012 onder coördinatie van het innovatiecentrum Vlaams-Brabant. KHLeuven verankerde het LED business development in het departement Economisch Hoger Onderwijs, met mogelijkheid van experten uit andere departementen om hieraan mee te werken (bv. ICT, departement Gezondheidszorg & Technologie) Internationaal KHLeuven heeft een breed netwerk van internationale partners opgebouwd, voornamelijk via haar studenten en stafmobiliteit. Recent wordt er ook op het vlak van onderzoek sterker internationaal ingezet. Jaarverslag KHLeuven 71

78 6. Samenwerking beleid 5. Samenwerking kwaliteitszorg 4. Samenwerking in onderwijs 3. Samenwerking in projecten 2. Mobiliteit Staf 1. Mobiliteit Studenten Figuur 9: Visie op samenwerking met internationale partners Een nieuwe visie (zie Figuur 9) op de samenwerking met internationale partners binnen KHLeuven werd ontwikkeld. Dit werd voorgesteld in de figuur van een piramide. KHLeuven wil, op basis van kwaliteitscriteria, komen tot betrouwbare, gedragen en kwalitatieve partnerships op elk van de zes gedefinieerde niveaus. Er zullen meer partners aanwezig zijn in niveau 1 dan in niveau 6. Partners op niveau 6 komen in principe op elk van de onderliggende niveaus ook terug aan bod. Het zijn dus op alle vlakken kernpartners van KHLeuven. 1.2 Organisatie Algemeen Het directieteam is verantwoordelijk voor het onderzoeksbeleid van de KHLeuven. Het directieteam bestaat uit de Algemeen directeur, het hoofd Onderwijs en Onderzoek, het hoofd Administratie en Financiën en de Departementshoofden. Beslissingen inzake onderzoek en dienstverlening worden, eventueel na advies door de coördinator van het projectenbureau (zie ) en de departementale stafmedewerkers Onderzoek&Innovatie (O&I) door het directieteam genomen. Aangezien het projectenbureau recent werd ingevoerd en onderdeel uitmaakt van het nieuwe beleidsplan, werd de jaaracties hoger beschreven (zie ). Het takenpakket van de coördinator projectenbureau (1FTE) bestaat uit: het aansturen van het projectenbureau; overkoepelendende noden voor ondersteuning in kaart brengen, en waar mogelijk oplossingen aanreiken i.s.m. beleidskader; beleidsvoorbereiding; ontwikkelen en opvolgen van een kwaliteitszorgkader voor PWO, administratieve en financiële projectopvolging, jaaractieplannen, speerpunten; netwerking met koepelorganisaties, regionaal en internationaal; externe rapportering. De office manager (1FTE) is verantwoordelijk voor de correcte administratieve registratie van projecten gedurende hun hele levenscyclus van prospectie tot en met eindrapportering. Hiertoe voert zij systematisch controles uit en is er regelmatig overleg met de financiële medewerker en met de departementale stafmedewerkers O&I. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor een aantal terugkerende administratieve taken zoals planning vergaderingen, verslaggeving, De financiële medewerker (0,9FTE) is verantwoordelijk voor de registratie van ondezoeksopdrachten in het personeelsadministratie-systeem, het ontwikkelen van instrumenten om projectbegrotingen op te maken, voor het opmaken van projectbegrotingen bij complexere, vaak internationale, projectaanvragen, systematische financiële en boekhoudkundige projectopvolging en registratie werkingsbudgetten in financieel systeem. Hij is verantwoordelijk voor financiële projectrapporteringen, en voor de opmaak en controle van de lijst verminderde bedrijfsvoorheffing. Voor de projectcoach (0,5FTE) is het ondersteunen bij het schrijven van complexere, internationale projectaanvragen is een eerste prioriteit. Dit houdt in: vormingen, partner search via eigen netwerking en vertalen van Europese beleidsvraagstukken naar projectaanvraag. Daarnaast verzamelt hij informatie over zowel nationale als internationale onderzoekscalls, vertaalt deze informatie voor KHLeuven-medewerkers en zorgt voor de verspreiding ervan via een Sharepointsite. Jaarverslag KHLeuven 72

79 1.2.2 Per departement Per departement is er een stafmedewerker O&I met een opdrachtvolume tussen 0,3FTE en 1FTE. Het takenpakket van de stafmedewerker bestaat uit: beleidsvoorbereidend werk ten aanzien van het departementale onderzoeksbeleid; het ondersteunen van individuele projectmedewerkers in het schrijven van projectaanvragen; het ondersteunen van projectleiders in het managen van projecten, kwaliteitszorg van hun onderzoek; het ondersteunen van onderzoekers in het ontwikkelen van hun onderzoekscompetenties (via verwijzing naar vormingen, ); interne rapporteringen (bv. jaaractieplan, rapportering aan departementale staf); netwerking. De stafmedewerker rapporteert rechtstreeks aan het departementshoofd, en wordt op vraag en in functie van de agenda uitgenodigd op het overleg met de opleidingshoofden. De departementale stafmedewerkers O&I en de coördinator van het projectenbureau vergaderen in de interdepartementale werkgroep O&I. De werkgroep is verantwoordelijk voor: afstemming van ondersteuning en facilitering met algemene diensten en andere departementen (bv. externe communicatie, faciliterende instrumenten); beleidsvoorbereidend en beleidsondersteunend werk t.a.v. het directieteam. Sinds september 2012 bereidt men in de departementen ook het speerpuntenbeleid van KHLeuven voor (zie ). Rond onderstaande thema s bereidt een KHLeuven-expert (0,2FTE), in nauwe samenwerking met het departementshoofd, de departementale stafmedewerker O&I en een stuurgroep, een businessplan voor: Lerarenopleiding: Participatie, inclusie en succes op school; Het jonge kind; Clustervakdidactiek Economisch hoger onderwijs: Bedrijfscommunicatie Gezondheidszorg en Technologie: Zorg en ICT, Empowerment in de zorg, Voeding Sociale School Heverlee: Noord-Zuid relaties, Sociaal en coöperatief ondernemen Gegeven de toekomstige fusie met KHLim en GroepT wordt in het voorbereidingsproces zowel de multi-disciplinaire, interdepartementale samenwerking, als de mogelijke samenwerking met de fusiepartners centraal gesteld. 1.3 Aanwending middelen voor onderzoek Voor de ontwikkeling en financiering van onderzoek en dienstverlening zijn algemene beleidslijnen en kaders vastgelegd. Er zijn diverse (interne en externe) middelen voor onderzoek en dienstverlening. Samen met Associatie KU Leuven werden KPI s vastgelegd voor onderzoek en innovatie in de professionele bachelors. Om de intensiteit van de onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten van de hogeschool (professionele bachelor) te meten, werden volgende financiële KPI s vastgelegd: KPI Intensiteit - Financieel Bedrag of ratio Totaal ontvangen bedrag aan PWO-middelen Ratio uitgaven extern gefinancierde projecten (som Onderzoeksbudgetten (contractonderzoek en subsidies)) t.o.v. PWO middelen Ratio investering in onderzoek uit eigen middelen (enveloppe) ten opzichte van PWO middelen Totaalbedrag aan defiscalisatie middelen gegenereerd binnen de pba-opleidingen (inkomsten= wat gegenereerd wordt) Tabel 1: KPI Intensiteit onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten Financieel Aanwending van instellingseigen middelen 67,85% 56,61% PWO-enveloppe (2012: ) Ten gevolge van het structuurdecreet en het flexibiliseringsdecreet krijgen de professionele bacheloropleidingen een duidelijke en expliciete opdracht met betrekking tot onderzoek en dienstverlening. Om deze opdracht te realiseren voorziet de Vlaamse overheid in een specifieke enveloppe. Deze middelen worden over de hogescholen verdeeld a rato van het aantal studenten en zijn expliciet bedoeld voor praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek (PWO). Het hogeschooldecreet is de decretale basis voor de jaarlijkse subsidiëring van hogescholen voor praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek (PWO-middelen) in het hoger professioneel onderwijs (art. 190 bis van het decreet van 13 juli 1994 betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap). Jaarverslag KHLeuven 73

80 De PWO-middelen functioneren als impulsfinanciering voor de professionele bacheloropleidingen om op deze manier onderzoekservaring op te doen, expertise en onderzoekscapaciteit te ontwikkelen en relevante netwerken uit te bouwen. Bovendien worden aan aantal performantiecriteria opgelegd aan PWO-projecten. Deze criteria hebben betrekking op wetenschappelijke kwaliteit, relevantie voor het werkveld/de maatschappij en relevantie voor het onderwijs. De overheid wenst ten slotte output van PWO-projecten te garanderen door outputindicatoren te hanteren. De outputindicatoren zullen in de toekomst gebruikt worden als verdeelsleutel voor een flexibel deel van het PWO-budget over de Vlaamse hogescholen. Zowel op het niveau van de Associatie KU Leuven als op het niveau van de KHLeuven zijn reglementen opgesteld voor de besteding van de PWO-middelen. Binnen de Associatie KU Leuven is een raamreglement opgesteld voor de besteding van de PWO-middelen (Raamreglement Projectmatig Wetenschappelijk Onderzoek voor de Associatie KU Leuven van 2 december 2004). Binnen de KHLeuven is een intern reglement voor praktijkgebaseerd onderzoek opgesteld met eenvormige procedures, criteria en instrumenten voor PWO-projecten (zie 2.2). In 2012 werd quasi het volledige budget ingezet voor competitieve PWO-projecten. Het budget voor PWO Oproep 2012 bedroeg Defiscaliseringsmiddelen (aanwending 2012: ) De verlaging van de bedrijfsvoorheffing op onderzoekslonen vindt haar wettelijke basis in art , al 1, WIB1992 van de programmawet 2003 en het generatiepact 23 december Sinds 2005 wordt de defiscaliseringsmaatregel toegepast op contractuelen in onderzoek is het eerste jaar waarvoor de KHLeuven een lijst heeft ingediend voor vermindering van bedrijfsvoorheffing voor OP-leden. De defiscaliseringsmiddelen werden in 2012 gedeeltelijk ingezet voor de financiering van ondersteuning voor onderzoek zowel in de algemene diensten als departementaal, samen ten belope van (projectenbureau, departementale stafmedewerkers O&I, speerpuntvoorbereiders). Dit is een gevolg van de keuze om de PWO-enveloppe quasi volledig te vrijwaren voor projectmatig onderzoek. Een deel van de middelen werd overgedragen naar Een ander deel van de middelen van 2012 en reserve van 2011, samen goed voor werd overgedragen aan de departementen a rato van de door dat departement gegenereerde middelen. Het betrokken departement staat zelf volledig in voor de selectie van de te financieren projecten (start september 2012) en stelt hiervoor een jaaractieplan op. De inzet van de middelen wordt gerapporteerd aan het projectenbureau voor administratieve opvolging. Zowel de plannen als rapportering worden voorgelegd aan het directieteam (zie 2.3). Voor cofinanciering van internationale projectaanvragen werd een som van voorzien uit de defiscaliseringsmiddelen Externe middelen (2012: ) In toenemende mate wordt initiatief genomen om externe middelen aan te trekken voor onderzoek. De KHLeuven is als promotor, onderaannemer of partner actief betrokken bij een brede waaier aan onderzoeksactiviteiten. Dit zowel op Europees, nationaal, Vlaams, provinciaal als op lokaal niveau. Deze activiteiten verlopen in nauwe samenwerking met partners in de Associatie KU Leuven, met andere onderzoeks- en kenniscentra, ondernemingen, organisaties en de overheid in de Leuvense regio, in Vlaanderen en internationaal. Ze laten zich kenmerken als wetenschappelijk en maatschappelijk relevant en hebben een nauwe band met de beroepspraktijk waartoe de KHLeuven studenten opleidt. De middelen uit externe projecten bestaan uit diverse financieringsbronnen: Associatie KU Leuven: Onderwijsontwikkelingsfonds en Expertisenetwerk Lerarenopleiding; Belgische overheden; Europese overheden; Organisaties LED De uitbouw van Laagdrempelige Expertise en Dienstverleningsnetwerken (LEDs) zijn een nieuw initiatief van het Agentschap Ondernemen, voortkomend uit een pilot in West-Vlaanderen. De kennisinstellingen, waaronder de KHLeuven, wensen hierin een actieve rol te spelen. Dit initiatief zal bijdragen tot de regionale verankering van de KHLeuven. Sinds oktober 2012 is er aan KHLeuven een LED business development actief onder coördinatie van het innovatiecentrum Vlaams-Brabant. Het LED is verankerd in het departement ECHO, met mogelijkheid voor andere departementen om hieraan mee te werken. Tijdens de opstartfase werd vooral werk gemaakt van Jaarverslag KHLeuven 74

81 het in kaart brengen van de doelgroep (KMO s) en eventuele doorverwijsmogelijkheden (andere bedrijven, instellingen die dienstverlening rond dit thema verzorgen). Overkoepelend met de andere LEDs werd een ook communicatieplan opgesteld. Het is duidelijk dat er veel vragen komen rond het thema Marketing. In de eerste drie maanden na opstart waren er minder vragen rond de andere thema s zoals fiscaliteit, boekhouding, enz Overhead Conform het decreet Maatschappelijke en Wetenschappelijke dienstverlening (1996), rekent KHLeuven min. 10% overhead aan bij dit type projecten. Dit bedrag komt rechtstreeks ten goede aan het departement dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project. In het kader van het fusieproces met de hogescholen KHLim en GroepT zal een nieuw overhead beleid uitgetekend worden. Jaarverslag KHLeuven 75

82 2 Kwaliteitszorg 2.1 Projectopvolging Alle onderzoeks- en dienstverleningsprojecten worden systematisch administratief en financieel opgevolgd door het projectenbureau. Hiervoor werd een workflow uitgetekend. Onderzoekers geven door aan het projectenbureau als zij een project indienen bij een externe financier. Het projectenbureau kent dan een projectcode toe. Voor intern gefinancierde projecten en voor projecten die ondersteund worden door de projectcoach zorgt het projectenbureau zelf voor de opmaak van een projectcode. De projectcode blijft gelden gedurende de hele levenscyclus van het project, en wordt zowel gebruikt voor de projectadministratie, boekhoudkundige administratie en personeelsadministratie van de betrokken medewerkers. Alle betrokkenen worden op de hoogte gebracht van de projectcode, en herinnerd aan een aantal KHLeuven-afspraken inzake projecten (afspraken met ICT, communicatie, kwaliteitszorg, ). De al bekende gegevens van het project worden geregistreerd in een (eigen ontwikkelde) projectendatabank. Er wordt geregistreerd wanneer het project van status verandert (goedkeuring/afkeuring). Vanaf dat moment voert het projectenbureau regelmatige controles uit. Bij goedkeuring van het project wordt de projectcode ook in de boekhouding aangemaakt en wordt het getekende contract gearchiveerd. De inhoudelijke gegevens worden geupdate en verschijnen op de KHLeuven website. Voor de lopende projecten worden driemaandelijks financiële prognoses gemaakt, zodat eventuele bijsturing mogelijk is. Aan het einde van het project worden rapporteringen en output gearchiveerd. 2.2 PWO-procedure Jaarlijks wordt in september een PWO Oproep gelanceerd. Deze oproep geeft alle personeelsleden uit de departementen van KHLeuven de mogelijkheid om een projectvoorstel in te dienen. Op niveau van de Associatie KU Leuven werd een raamreglement uitgewerkt voor PWO-projecten. Het KHLeuven onderzoeksreglement en de PWO-procedure zijn conform dit reglement opgesteld. Er zijn vaste sjablonen voor zowel de intentieverklaringen, de projectvoorstellen, de beoordeling, de feedback en de projectrapporteringen (voor de weerhouden projecten). Eventuele wijzigingen aan het reglement, en aanpassingen aan de procedure en/of sjablonen worden besproken in en bekrachtigd door het directieteam. Er wordt een externe jury samengesteld die instaat voor de beoordeling. De samenstelling van de jury wordt eveneens bekrachtigd in het directieteam. Naast het panel van vaste juryleden mogen de indieners zelf twee domeinexperts voorstellen, waarvan er één ook het project beoordeelt. Voor de PWO-oproep 2012 (projecten gestart in september 2012) werd een budget van voorzien voor projecten met een looptijd van één jaar (max ) of twee jaar (max ). PWO-projecten zijn onderzoeksprojecten: de onderzoekscomponent moet met andere woorden duidelijk aanwezig zijn in het project. De KHLeuven geeft de voorkeur aan volgende projecten: Het onderzoek is praktijkgebaseerd, innovatief en gericht op kennistransfer binnen de driehoek onderzoek, werkveld/maatschappij en onderwijs. Het project is ingebed in één (of meerdere) van de zes onderzoeksclusters van de KHLeuven Het project is bij voorkeur zoveel mogelijk ingebed binnen de opleidingen. Er wordt geopteerd voor interdisciplinair onderzoek door samenwerking tussen opleidingen en departementen en door samenwerking met externe onderzoekspartners. Internationale samenwerking wordt aangemoedigd. Versnippering van inzet van personeel wordt ontraden omdat dit de kwaliteit en continuïteit van het project in het gedrang brengt. Tot slot wordt belang gehecht aan externe financieringsbronnen van onderzoeksprojecten, als cofinanciering van PWO-projecten. De procedure bestaat uit 2 stappen. In de eerste stap krijgen de indieners de gelegenheid om hun intentieverklaring ook mondeling toe te lichten. De beoordeling is dan gebaseerd op de schriftelijke ingediende intentieverklaring en mondelinge toelichting. In de tweede stap gebeurt de beoordeling op basis van het het schriftelijke projectvoorstel. De indieners worden na iedere ronde schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat door de coördinator van het projectenbureau. Zij krijgen ook gedetailleerde schriftelijke feedback over het ingediende voorstel. Iedere indiener kan een een bijkomende mondelinge toelichting krijgen, indien gewenst. Jaarverslag KHLeuven 76

83 Een intentieverklaring wordt beoordeeld en gescoord a.d.h.v. volgende criteria: Selectiecriteria: Beoordeling Weging Totaal Project kadert in onderzoekscluster(s) ja/nee go/no-go Project draagt bij tot integratie onderzoek/onderwijs ja/nee go/no-go Project heeft een meerwaarde voor het werkveld/ de praktijk/de maatschappij ja/nee go/no-go Beoordelingscriteria: Essentie ptn State-of-the-art ptn Probleemstelling ptn Onderzoeksmethode ptn Doelstellingen ptn Verantwoording ptn Expertise ok/niet ok 5 ptn Stakeholders ok/niet ok 5 ptn Bronnen ok/niet ok 5 ptn Looptijd ok/niet ok 5 ptn go/no-go /100 ptn Een projectvoorstel wordt beoordeeld en gescoord a.d.h.v. volgende criteria: Selectiecriteria: Beoordeling Weging Totaal Project kadert in onderzoekscluster(s) ja/nee go/no-go Project draagt bij tot integratie onderzoek/onderwijs ja/nee go/no-go Project heeft een meerwaarde voor het werkveld/ de praktijk/de maatschappij Er is samenwerking met externen en/of samenwerking met andere departementen Er is geen versnippering in inzet van personeel (onderzoeker min.40% VTE, of goede motivatie) ja/nee ja/nee ja/nee go/no-go go/no-go go/no-go Verplichte bijlagen zijn aanwezig ja/nee go/no-go Beoordelingscriteria: go/no-go Samenvatting & Doelstellingen (2.2, 2.3) ptn State-of-the-art & probleemstelling & Bronnen (2.4, 2.5, 2.8) ptn Onderzoeksmethode & Plan van aanpak (2.6, 2.7) ptn Output (Rubriek 3) ptn Verantwoording (Rubriek 4) ptn Expertise & personeelsinzet (Rubriek 5) ptn Looptijd & begroting (Rubriek 6) ptn /100 ptn In 2012 werden na de eerste ronde 11 projecten weerhouden. Uiteindelijk werden 8 projecten goedgekeurd, waaronder 1 project met een looptijd van 1 jaar. Goedgekeurde projectvoorstellen starten in september. Zij zijn gebonden aan een jaarlijkse schriftelijke rapportering over hun werkzaamheden volgens een vast sjabloon. Twee keer per jaar roepen zij de stuurgroep van hun project bijeen. In deze stuurgroep zitten vertegenwoordigers uit het werkveld, de wetenschappelijke wereld en de hogeschool. De coördinator van het projectenbureau volgt de stuurgroepen en de rapporteringen op, en maakt jaarlijks een samenvattende analyse voor het directieteam. 2.3 Zaaigeld Sinds 2010 wordt een deel van de defiscaliseringsmiddelen ingezet als zaaigeld. Dit geld wordt verdeeld a rato van het aandeel aan gegenereerde middelen door het departement. Voorheen werd Jaarverslag KHLeuven 77

84 een specifieke oproep gedaan voor schrijf- of outputstimuli. Met de huidige formule krijgen de departementen meer vrijheid om het geld in te zetten volgens de specifieke behoeften aan verdere uitbouw van de onderzoekscapaciteit in het departement. De besteding van de middelen wordt opgetekend in een departementaal jaaractieplan volgens een vast sjabloon. De looptijd van het jaaractieplan bedraagt één academiejaar. In het jaaractieplan worden een aantal KPI s worden opgenomen, zoals de verhouding tussen interne en externe middelen, aantal en VTE onderzoekers, output in verschillende categorieën; waarin aansluiting bij strategische KHLeuven-prioriteiten wordt gevraagd; en waarin de specifieke projectfiches (doelstellingen, abstract, onderzoeksvraag, onderzoeksmethode, output) worden opgenomen. Dit jaaractieplan wordt voorbereid door de departementale stafmedewerker O&I, en besproken in verschillende departementale fora met het departementshoofd en de opleidingshoofden. Om synergieën te vinden, en good practices uit te wisselen worden de jaaractieplannen eveneens besproken in de inderdepartementale werkgroep O&I. Ten slotte worden de plannen voorgelegd aan het directieteam ter goedkeuring. Na goedkeuring van de plannen worden de projecten opgenomen in het kwaliteitszorgsysteem van de projectopvolging (zie 2.1). Er wordt 70% van het voorziene bedrag uitgekeerd aan de departementen. Na afloop van het academiejaar wordt een rapportering van alle projecten en eventuele andere bestedingen van het zaaigeld opgevraagd. Het projectenbureau maakt een analyse van de rapporten en legt dit voor aan het directieteam ter goedkeuring. Bij goedkeuring wordt de resterende 30% van het voorziene bedrag uitgekeerd aan de departementen. Naast de vernoemde aantallen werden via het zaaigeld in het academiejaar projecten gerealiseerd waarvan de helft met een omvang van 10% opdrachtvolume, 5 projecten hadden een totale omvang van >50% VTE. Met deze projecten werd veel output gerealiseerd voor zowel onderwijs (bv. ontwikkeling materiaal voor het onderwijs, studentenbijdragen via bachelorproef, interne disseminatie..) als werkveld (bv. materiaal voor werkveld, publicaties in algemene media en vaktijdschriften, ). Een klein aandeel van het zaaigeld werd geïnvesteerd in cofinanciering (aangezien er tijdelijk geen algemeen cofinancieringsfonds bestond), en in het voorbereiden van externe projectaanvragen. 2.4 Cofinanciering Na een jaar onderbreking werd in 2012 het cofinancieringsfonds ( ) opnieuw ingevoerd. Dit fonds staat in voor de cofinanciering van onderzoeksprojecten waarvoor cofinanciering door de opdrachtgever vereist is. Dit is meestal het geval bij Europese projecten, maar komt ook voor bij projecten gefinancierd door andere overheden (bv. provincie). Om in aanmerking te komen voor cofinanciering, dient de onderzoeker een aanvraag in bij het projectenbureau volgens een vast sjabloon. Hierin wordt beschreven: titel, abstract, onderzoeksvraag, onderzoeksmethode, KHLeuven-begroting, totale begroting project, gevraagde cofinanciering, bewijs nood aan cofinanciering. Dit formulier moet ingediend worden voorafgaand aan het indienen van het project zelf. Het projectenbureau formuleert een advies aan het directieteam, eventueel met aandachtspunten voor het project. Het directieteam beslist over het toekennen van de cofinanciering. Indien de cofinanciering werd toegekend, wordt het bedrag uitgekeerd aan het departement zodra het projectvoorstel door de opdrachtgever werd goedgekeurd. 2.5 Speerpunten In het beleidsplan werd gekozen om meer focus en massa aan te brengen in het KHLeuvenonderzoek (zie ). Enkele sleutelfiguren krijgen in de tijd om een businessplan rond een thema uit te werken. Ook de ondersteuning van deze personen door middel van intervies en vormingen (effectief netwerken, project cycle management, coachend leidinggeven) is een sterk aandachtspunt. Eénmaal de speerpunten geselecteerd zijn, wordt dit traject verder gezet en wordt het kwaliteitszorgkader rondom deze speerpunten verder vormgegeven. 2.6 Vormingen In 2012 werd een associatiebrede vorming georganiseerd praktijkgericht onderzoek voor beginnende onderzoekers op basis van een boek dat hierdoor, o.m. KHLeuven, HUB en Thomas More Mechelen ontwikkeld werd. Externe vormingen rond onderzoek worden aangekondigd via het portaal. Interne vormingen werden georganiseerd rond: onderzoekscommunicatie, internationale financiering voor onderzoek, netwerken, project cycle management, e.d. Jaarverslag KHLeuven 78

85 3 Interactie met werkveld en maatschappij 3.1 Onderzoeksbudgetten Samen met Associatie KU Leuven werden KPI s vastgelegd voor onderzoek en innovatie in de professionele bachelors (zie ). Om de interactie met werkveld en maatschappij in kaart te brengen, werden volgende financiële KPI s bepaald: KPI Interactie werkveld en maatschappij Onderzoeksbudgetten (uitgaven) bilaterale contracten met derden subsidies Tabel 2: KPI Interactie met werkveld en maatschappij Financieel Aan KHLeuven werd in 2012 voor aan contractovereenkomsten met derden uitgevoerd, dit gaat om zuivere onderzoeksprojecten op contractbasis of om gemengde dienstverleningsprojecten gebaseerd op eerder onderzoek of op opgebouwde expertise. De subsidies komen grotendeels voort uit Europese projecten (zie Tabel 3). Uit Tabel 4 wordt duidelijk dat het om een relatief klein aantal projecten gaat (N=9), waar een relatief grote financieiring tegenover staat. De financiële KPI betreffende intensteit onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten en de aanwending van de instellingseigen middelen werden hoger al behandeld (zie 1.3.1). Om een vergelijking met vorige jaren te maken, worden hier eveneens de onderzoeksbudgetten per projecttype genoteerd: projectbudget 2011 projectbudget 2012 A: Projecten via instellingseigen middelen PWO School of Education B: Projecten via vergoedingen, subsidies en inkomsten die verband houden met contractuele onderzoeksopdrachten toegekend door publiek- en privaatrechterlijke rechtspersonen en natuurlijke personen (B)Regionale overheden, Vlaamse en federale overheid (B)Europese overheid (B)Organisaties C: Projecten via A-middelen die gepoold en herverdeeld worden binnen de Associatie KU Leuven: OOF Totaal Tabel 3: Vergelijking projectbudgetten Onderzoeksprojecten Vanaf 2012 worden, conform afspraken Associatie KU Leuven, van de interne middelen enkel de School of Education- en PWO-projecten in kaart gebracht. Jaarverslag KHLeuven 79

86 Aantal projecten 2011 Aantal projecten 2012 A: Projecten via instellingseigen middelen PWO School of Education B: Projecten via vergoedingen, subsidies en inkomsten die verband houden met contractuele onderzoeksopdrachten toegekend door publiek- en privaatrechterlijke rechtspersonen en natuurlijke personen (B)Regionale overheden 6 10 (B)Vlaamse en federale overheid 30 9 (B)Europese overheid 11 9 (B)Organisaties C: Projecten via A-middelen die gepoold en herverdeeld worden binnen de Associatie KU Leuven: OOF Totaal Tabel 4: Vergelijking projectaantallen Uit Tabel 3 en Tabel 4 blijkt dat er een stijging is aan (semi-)intern gefinancierde onderzoeksactiviteiten (PWO, OOF), en een daling aan extern gefinancierde onderzoeksactiviteiten ( ; -19 projecten). Echter de stijging tussen 2010 en 2011 aan extern gefinancierde onderzoeksactiviteiten bedroeg Mogelijk verantwoorden de externe maatschappelijke omstandigheden deze daling. KHLeuven heeft als doelstelling om in te zetten om externe, en ook op internationaal gefinancierde onderzoeksactiviteiten en heeft haar beleid hierop geënt. Dit zou in de komende jaren tot een stijging van Europese middelen moeten leiden. We verwachten resultaten van dit beleid vanaf In 60 van deze projecten zijn we promotor, in 31 partner. Van de 91 projecten werden er 23 gerealiseerd door het departement DLO, 26 door het departement G&T, 15 door het departement ECHO, 14 door het departement SSH, en 13 door de algemene diensten. Voor de 38 projecten gefinancierd via het zaaigeld (zie 2.3), geldt de respectievelijke verdeling tussen de departementen: 16, 7, 7, 5 en 3. De thema s die aan bod komen in de projecten zijn divers van aard. In het beleidsplan O&I (zie 1.1.2) wordt ligt een sterke nadruk op het bekomen van meer focus. We verwachten vanaf 2014 de geselecteerde thema s terug te vinden in de projecten. 3.3 Netwerk Samen met Associatie KU Leuven werden KPI s vastgelegd voor onderzoek en innovatie in de professionele bachelors (zie ). Om de interactie met werkveld en maatschappij in kaart te brengen, werden de verschillende organisaties waarmee KHLeuven een contractuele overeenkomst in het kader van onderzoek heeft als inhoudelijke KPI s bepaald. Een organisatie waarmee KHLeuven meerdere overeenkomsten heeft, wordt slechts één keer geteld: Jaarverslag KHLeuven 80

87 KPI Interactie werkveld en maatschappij Netwerk # Aantal kennisinstellingen - associatie 12 Aantal kennisinstellingen nationaal (universteiten, hogescholen, CVO s, ) Aantal kennisinstellingen internationaal 36 Aantal bedrijven (vnl. kleine bedrijven) 14 Aantal nonprofitorganisaties regionaal 60 Aantal nonprofitorganisaties nationaal (incl.koepelorg) 19 Aantal nonprofitorganisaties internationaal (incl. koepelorg) 17 Aantal overheidsinstellingen nationaal 4 Aantal overheidsinstellingen regionaal of lokaal 2 Tabel 5: KPI Interactie met werkveld en maatschappij Netwerk Het KHLeuven netwerk voor onderzoeksprojecten is voornamelijk gericht op nonprofitorganisaties en andere kennisinstellingen. Het aantal bedrijven waar KHLeuven mee samenwerkt is relatief beperkt. Een kanttekening hierbij is dat KHLeuven vaak samenwerkt met koepelorganisaties die in sommige gevallen een groep bedrijven vertegenwoordigt, maar zelf geen profit-organisatie vormt. In de lidmaatschappenn bij PWO-projecten zien we een gelijkaardig patroon: De leden van de stuurgroep bestaan uit bedrijven (N=6), non-profitorganisaties (N=29), overheidsinstellingen (N=2) en kennisinstellingen (N=28). Bij de betrokken kennisinstellingen zijn vaak sub-afdelingen van KU Leuven of UZ Leuven betrokken. Beide organisaties werden slechts één keer geteld. 21 Jaarverslag KHLeuven 81

88 4 Personeel Samen met Associatie KU Leuven werden KPI s vastgelegd voor onderzoek en innovatie in de professionele bachelors. Om de intensiteit van de onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten van de hogeschool (professionele bachelor) te meten, werden volgende personele KPI s vastgelegd: KPI Intensiteit Personeel (01/02/2013) Gemiddeld VTE onderzoek onder OP met onderzoeksopdracht Totaal aantal VTE onderzoek onder OP met onderzoeksopdracht Aantal of VTE 0,23VTE 37,3VTE Totaal aantal OP-leden met onderzoeksopdracht 163 Aantal contractuelen met onderzoeksopdracht 30 Tabel 6: KPI Intensiteit van de onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten Personeel Op 1 februari 2013 telt KHLeuven 193 onderzoekers. Dit is een stijging met 19% ten opzichte van verleden jaar. KHLeuven telde op 1 februari 727 personeelsleden, waarvan één kwart een onderzoeksopdracht opneemt. De gemiddelde onderzoeksopdracht (OP+contr) bedraagt 0,23VTE. In 6.2 wordt verslag gegeven over personeel met een onderzoeks- en onderwijsopdracht. KHLeuven telt 6 doctorandi, waarvan 2 aan KU Leuven, 1 aan VUB, 2 aan Rijksuniversiteit Groningen, 1 aan Universiteit Tilburg. Jaarverslag KHLeuven 82

89 5 Onderzoeks- en valorisatieresultaten In 2012 werd Lirias, een online repository voor wetenschappelijke output, uitgerold naar de verschillende instellingen van Associatie KU Leuven. Ook KHLeuven stapte mee in het systeem eind Om input toe te laten werden alle personeelsleden gelinkt aan een identificatienummer van (Associatie) KU Leuven. Onderzoekers met een dubbele affiliatie KU Leuven KHLeuven krijgen slechts één identificatienummer toegekend. Onderstaande gegevens bevatten daarom ook ouput die gegenereerd werd door personen met een dubbele affilitatie, en de output mogelijk genereerden binnen hun KU Leuven opdracht. Begin 2013 worden verschillende vormingen gegeven aan de onderzoekers. De gegevens werden post hoc ingevoerd door de onderzoekers. Vanaf 2013 is een systematische invoer mogelijk. Samen met Associatie KU Leuven werden KPI s vastgelegd voor onderzoek en innovatie in de professionele bachelors (zie ). Om de interactie met werkveld en maatschappij in kaart te brengen, werden volgende output KPI s bepaald: KPI Interactie werkveld en maatschappij Output Beroepsgerichte dienstverlening obv onderzoek en opgebouwde expertise Organisatie van een beroepsgerichte conferentie, studiedag, workshop, symposium, vakbeurs Mededelingen op internationale of andere vak- of beroepsgerichte congressen en symposia (gericht op een specifieke sector of groep van beroepsbeoefenaars) Aantal Beroepsgerichte publicatie 10 Publicaties in nationale of internationale vaktijdschriften 4 Boeken, delen van boeken (auteur, editor) 3 Bijdragen voor een algemeen publiek (bv. krant) 3 Om de interactie met kennisinstellingen in kaart te brengen, werden volgende output KPI s bepaald: KPI Interactie kennisinstellingen Output Beroepsgerichte dienstverlening obv onderzoek en opgebouwde expertise Mededelingen op internationale of andere wetenschappelijke congressen en symposia Aantal Wetenschappelijke publicaties 112 Publicaties in nationale of internationale tijdschriften 96 Boeken, delen van boeken (auteur, editor) 16 Jaarverslag KHLeuven 83

90 6 Integratie Onderzoek-Onderwijs 6.1 Kwalitatief De KHLeuven heeft de ambitie praktijkgebaseerd onderzoek en dienstverlening intern en extern te profileren rond een aantal onderzoeksdomeinen. Deze profilering gebeurt rond een aantal inhoudelijke speerpunten. Bij voorkeur is het onderzoek zoveel mogelijk ingebed binnen de opleidingen. Bovendien wordt geopteerd voor interdisciplinair onderzoek door samenwerking tussen opleidingen en departementen en door samenwerking met externe onderzoekspartners. De integratie van onderzoek in het onderwijs is hierbij een expliciete beleidskeuze. De integratie van onderzoek in het onderwijs wordt op verschillende manieren georganiseerd en geïmplementeerd. Zowel informatiecompetenties als onderzoekscompetenties worden hierbij betrokken. We onderscheiden grosso modo twee sporen van integratie onderzoek - onderwijs: 1. doelstelling = ontwikkeling van informatie- en onderzoekscompetenties ontwikkeling van competenties van studenten via het curriculum ontwikkeling van competenties van personeel via professionaliseringsinitiatieven 2. doelstelling = onderzoek voor inhoudelijke en methodologische expertiseopbouw, zowel praktijkgebaseerd als onderwijskundig onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten betrokkenheid in onderzoeksnetwerken KHLeuven wil zich profileren met onderzoek en de integratie van onderzoek en onderwijs. In eerste instantie is het belangrijk om het onderzoeksluik een boost te geven. Het betrekken van studenten is een andere doelstelling en een volgende stap na de uitbouw van het onderzoeksluik. Voor de integratie onderzoek in onderwijs is het de bedoeling om geleidelijk aan te groeien en gefundeerde keuzes te maken. De studenten komen bij uitstek in contact met onderzoek tijdens hun bachelorproef. Binnen deze bachelorproef dienen studenten uiteindelijk de verworven informatie- en onderzoekscompetenties aan te tonen. Onderstaande figuur illustreert dit. Figuur 10: Leerlijn informatie- en onderzoeksvaardigheden Integratie van onderzoek in onderwijs heeft ook voor de lectoren consequenties. Zij zullen meer en meer zowel onderzoek- als onderwijstaken moeten opnemen. Voor deze groep zullen professionaliseringsactiviteiten ondernomen worden. Voor de werkgroep IOO is een rolomschrijving gebeurd met volgende twee voornaamste doelstellingen: Ze heeft een ontwikkelingsfunctie op het vlak van visie en beleidsvoorbereidend werk en op het vlak van implementatie-ondersteunend werk Ze heeft een platformfunctie voor projecten. Verder werd deelgenomen aan een driedaagse opleiding over integratie onderzoek-onderwijs bij KU Leuven. Deze opleiding is een verderzetting van het OOFproject IOO-profiel-doelen (Prof. Dr. J. Elen) waarbij het leren hanteren en opstellen van IOO-profielen centraal staat. Op basis van het instrument IOO-profiel-doelen, dat uitgaat van zeven onderzoeksgerelateerde doelen, krijgt een Jaarverslag KHLeuven 84

91 opleiding een beter zicht op de realiteit van de integratie van onderzoek in haar onderwijs. Het instrument IOO-profiel-doelen geeft eveneens aan in welke mate onderzoeksbetrokken doelen in opleidingen worden nagestreefd. 6.2 Kwantitatief Samen met Associatie KU Leuven werden KPI s vastgelegd voor onderzoek en innovatie in de professionele bachelors. Om de interactie tussen onderzoek en onderwijs (professionele bachelor) te meten, werden volgende personele KPI s vastgelegd: KPI Interactie met het onderwijs Personeel (01/02/2013) Aantal of % %OP betrokken bij onderzoek 30% Aantal OP leden met min. 10% onderzoek 153 Totaal aantal OP-leden 509 % personeelsleden die zowel bij onderzoek als onderwijs betrokken zijn Aantal personeelsleden met onderzoeksopdracht >=10% die ook een lesopdracht hebben van min. 10% 88% 152 Aantal personeelsleden met een onderzoeksopdracht van min. 10% 173 Tabel 7: KPI Interactie onderzoek onderwijs Personeel Het KHLeuven beleid inzake integratie onderzoek en onderwijs wordt al meerdere jaren gevolgd. Dit uit zich duidelijk in de personeelsinzet. Maar liefst 88% van onze personeelsleden zijn zowel bij onderwijs als bij onderzoek betrokken. Bijna 1/3 van het OP heeft een onderzoeksopdracht van min. 10%. Jaarverslag KHLeuven 85

92 7 Samenvatting Belangrijkste realisaties voor 2012 zijn: Goedkeuring en opstart uitvoering beleidsplan Onderzoek en Innovatie, met als hoofdlijn: aanbrengen van focus en massa Herorganisatie dienst Onderzoek en Innovatie in projectenbureau, met o.a. extra ondersteuning voor internationale projectaanvragen Opstart kwaliteitszorg rond speerpuntenbeleid Sterkere betrokkenheid andere domeinen bij onderzoek: HR, communicatie,.. KPIs voor Onderzoek en Valorisatie (i.s.m. Associatie KU Leuven) Kwalitatieve projectregistratie en opvolging, o.a. via ICT investeringen Professionalisering onderzoekers via associatiebrede navorming praktijkgericht onderzoek Regionale verankering via sterkere dienstverlening, o.a. via LED-netwerk Hoofdlijnen voor 2013 zijn: Voorbereiden fusieproces voor domein Onderzoek en Dienstverlening met partnerscholen KHLim en GroepT Uitrol speerpuntenbeleid, en opzetten kwaliteitszorgbeleid hiervoor i.s.m. toekomstige fusiepartners Versterken regionale verankering voor alle speerpunten Verdere uitbouw internationaal onderzoeksnetwerk Opzetten competentiegericht personeelsbeleid (HR) voor onderzoekers: aanwerving, functionering, evaluatie, professionalisering Versterken ondersteuning onderzoekers in onderzoekscommunicatie Jaarverslag KHLeuven 86

93 HOOFDSTUK 5 - Personeel 1 Personeelsbestand in cijfers Voor de tellingen is uitgegaan van het effectieve personeelsbestand (dus met uitsluiting van personeel met verlof en inclusief vervangingsovereenkomsten) in VTE, geteld op 31 januari Indien voor bepaalde cijfers afgeweken wordt van deze berekeningsmethode wordt dit specifiek vermeld. Er wordt vanaf 2013 gekozen de cijfers te rapporteren op 31 januari en niet langer op 1 februari. Dit om een toetsing aan het intern opvolgingssysteem mogelijk te maken. 1.1 Personeelsbestand (VTE) per departement De Katholieke Hogeschool Leuven telt vier departementen naast de algemene diensten. Zoals onderstaande grafiek aantoont zijn de departementen Lerarenopleiding en het departement Gezondheidszorg & Technologie (G&T) nagenoeg even groot. Indeling personeel KHLeuven per departement (in VTE) op 31/01/ ,14% 15,41% 28,45% DLO Echo G&T SSH AD 27,39% 17,61% Het totale personeelsbestand in voltijds equivalenten op 31 januari 2013 is met 33,69 VTE gestegen in vergelijking met de situatie op 1 februari De stijging situeert zich vooral in de categorie onderwijzend personeel (+23,45 VTE). Deze stijging is te verklaren door de overname van het Hoger Instituut voor Readaptatiewetenschappen Leuven (HIRL) met ingang van 1/9/2012. Het administratief en technisch personeel stijgt met 2,15 VTE en de contractuele medewerkers stijgen met 8,13 VTE. De gastprofessoren en medewerker van het centraal fonds dalen licht, het hulp opvoedend personeel blijft ongewijzigd. Op 31 januari 2013 zijn er geen medewerkers meer die vergoed worden via het kine-fonds. Dit was gelijkaardig op 1 februari Er wordt dan ook voor gekozen het kine-fonds niet langer op te nemen in de rapportering. De stijging in het OP situeert zich vooral in SSH en de algemene diensten. Beide stijgingen zijn te verklaren door de overname van het HIRL. Op 1/9/2012 werden in totaal 21 medewerkers overgenomen in de ambten praktijklector en lector. Enkele van deze medewerkers nemen een verlofstelsel op. Het gaat in totaal om een stijging met 12,55 VTE effectieve tewerkstelling. De stijging bij de contractueel bedienden is het sterkst in het departement Echo. Deze stijging is te verklaren door de aanwerving van nieuwe lectoren (bedienden). De stijging van de contractuele medewerkers binnen SSH is vooral te verklaren door een uitbreiding van de bestaande opdrachten. Jaarverslag KHLeuven 87

94 Er is een sterke stijging van het ATP binnen de algemene diensten en de contractuele medewerkers. Op 1 januari 2013 werden alle medewerkers van ICT opgenomen in de algemene diensten. In het verleden waren zij tewerkgesteld binnen het ATP-statuut verdeeld over de verschillende departementen. Deze beweging verklaart een stijging met in totaal 9,90 VTE, waarvan 2 VTE contractueel. Onderstaande tabel laat het totale personeelsbestand per departement in VTE zien. De cijfers drukken de effectieve tewerkstelling op 31 januari 2013 uit. DLO Echo G&T SSH AD Totaal OP 128,58 64,05 116,26 64,50 10,62 384,00 72,51% ATP 16,34 13,97 10,70 6,65 37,09 84,75 16,00% HOP 1,14 0,41 2,75 0,00 0,96 5,25 0,99% GP 0,00 0,41 3,10 0,40 0,00 3,91 0,74% CF 0,35 0,20 1,25 0,00 0,00 1,80 0,34% contractuelen 4,27 14,25 10,98 10,08 10,31 49,89 9,42% Totaal 150,68 93,28 145,04 81,63 58,98 529,61 100,00% Legende: OP = onderwijzend personeel ATP = administratief en technisch personeel HOP = hulp opvoedend personeel GP = gastprofessoren CF = Centraal Fonds De departementale verschillen worden in onderstaande tabellen verduidelijkt: DLO 1/02/ /01/ tov 2012 OP 125,69 128,58 2,88 ATP 17,15 16,34-0,81 HOP 0,79 1,14 0,35 GP 0,12 0,00-0,12 CF 0,15 0,35 0,20 contractuelen 4,84 4,27-0,57 Totaal 148,74 150,68 1,94 Echo 1/02/ /01/ tov 2012 OP 60,88 64,05 3,17 ATP 13,8 13,97 0,17 HOP 0,38 0,41 0,03 GP 0,1 0,41 0,31 CF 0,2 0,20 0,00 contractuelen 10,04 14,25 4,21 Totaal 85,4 93,28 7,89 G&T 1/02/ /01/ tov 2012 OP 110,09 116,26 6,17 ATP 15,6 10,70-4,90 HOP 2,73 2,75 0,02 GP 3,34 3,10-0,24 CF 1,5 1,25-0,25 contractuelen 11,05 10,98-0,07 Totaal 144,3 145,04 0,74 Jaarverslag KHLeuven 88

95 SSH 1/02/ /01/ tov 2012 OP 56,44 64,50 8,06 ATP 9,5 6,65-2,85 HOP 0 0,00 0,00 GP 0,37 0,40 0,03 CF 0 0,00 0,00 contractuelen 8,31 10,08 1,77 Totaal 74,61 81,63 7,02 AD 1/02/ /01/ tov 2012 OP 7,46 10,62 3,16 ATP 26,55 37,09 10,54 HOP 1,35 0,96-0,40 GP 0 0,00 0,00 CF 0 0,00 0,00 contractuelen 7,51 10,31 2,80 Totaal 42,87 58,98 16, Personeelsbestand (VTE) per studiegebied Aan de studiegebieden werden enkel de personeelsleden toegewezen die de opleidingen in deze studiegebieden verzorgen. Alle personeelsleden met algemene, onderwijsondersteunende, administratieve, beleidsvoorbereidende of beleidsuitvoerende opdrachten werden onder de noemer overkoepelend samengebracht. We stellen vast dat op 31/01/2013 in vergelijking met 01/02/2012 de wijzigingen in de verschillende studiegebieden gering zijn. Indeling personeel KHLeuven per studiegebied op 31/01/ ,58% 27,10% Onderwijs Gezondheidszorg Handelswet. & bedrijfskunde 13,10% Ind. Wet. & technologie Sociaal Agogisch werk 2,74% Overkoepelend 18,88% 19,60% 1.3 Personeelsbestand (VTE) per financieringsbron De meeste personeelsleden worden betaald door het departement onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, enkelen worden via het centraal fonds betaald. Via het kinefonds worden geen medewerkers meer betaald, deze cijfers zijn dan ook niet langer opgenomen. De personeelsleden die contractueel tewerkgesteld zijn en betaald worden uit de werkingsuitkeringen werken als onderhoudspersoneel (arbeiders), als projectmedewerker op diverse projecten en in tijdelijke lesopdrachten (bedienden). In vergelijking met de toestand op 1/2/2012 stellen we vast dat er in totaliteit 25,6 VTE meer betaald worden op de werkingsuitkeringen en 8,13 VTE meer vanuit het patrimonium. Het aantal medewerkers betaald vanuit het centraal fonds daalt met 0,05 VTE. De stijging van medewerkers betaald op de werkingsuitkeringen is te verklaren door de overname van het HIRL. Voor de medewerkers die opgenomen zijn in het overnameprotocol krijgt de KHLeuven een compensatie van de uitbetaalde lonen. Deze compensatie bedraagt 100% van de Jaarverslag KHLeuven 89

96 uitbetaalde wedden voor de periode september 2012-december Vanaf 2015 daalt de bijdrage van de overheid jaarlijks met 12,5% aangezien dan de toelage via het financieringsmodel van de overheid opstart. Indeling personeel volgens financieringsbron (in VTE) op 31 januari 2013 Personeelsleden betaald met werkingsuitkeringen Personeelsleden betaald vanuit het patrimonium Centraal betaalde personeelsleden Totaal ATP 84,75 0,00 0,00 84,75 OP 384,00 0,00 0,00 384,00 GP 3,91 0,00 0,00 3,91 HOP 5,25 0,00 0,00 5,25 CF 0,00 0,00 1,80 1,80 Arbeiders 0,00 9,42 0,00 9,42 Bedienden 0,00 40,48 0,00 40,48 477,91 49,89 1,80 529,61 90,24% 9,42% 0,34% 100,00% 1.4 Personeelsleden (VTE) binnen en buiten de formatie De Katholieke Hogeschool Leuven stelt hoofdzakelijk personeelsleden binnen de formatie tewerk. Door de toename van projecten die met externe middelen gefinancierd worden zijn er sinds 2005 meer contractuele bedienden in de functie van onderzoeker in de KHLeuven tewerkgesteld. Er is tevens een stijging waarneembaar van het aantal contractuele medewerkers die een lesopdracht opnemen. Personeelsleden binnen % berekend op totaal Personeelsled en buiten formatie (1) formatie (2) % berekend op totaal ATP 82,7 15,62% ATP (interim) 2,05 0,39% OP 339,15 64,04% OP (interim) 44,85 8,47% GP 3,91 0,74% HOP 5,25 0,99% Centraal Fonds (incl.kine fonds) 1,80 0,34% VZW 49,89 9,42% 421,85 107,76 Totaal 529,61 % 79,65% 20,35% (1) Personeelsleden binnen formatie: Medewerkers die houder zijn van een vacante positie, in een tijdelijke aanstelling of als benoemd medewerker (2) Personeelsleden buiten formatie: Medewerkers die niet opgenomen zijn in de formatie zoals o.a. medewerkers met een vervangingsopdracht (interim), gastprofessoren of contractuele medewerkers 1.5 Opsplitsing per categorie en ambt Onderstaande cijfers zijn berekend op het aantal medewerkers, geen rekening houdend met de verlofstelsels en exclusief de medewerkers met een vervangingscontract (interim). Er werd eveneens rekening gehouden met de tijdelijke ambtswijzigingen. Deze berekeningen gelden enkel voor dit onderdeel (punt 5.5) Onderwijzend personeel: opsplitsing naar ambt - in VTE Het onderwijzend personeel van de Katholieke Hogeschool Leuven is ingeschaald in groep 1 en 3 van de ambten (hogescholendecreet art. 101). Jaarverslag KHLeuven 90

97 Docent Hoofdlect or Lector Hoogleraar Hoofddocent Hoofdpraktijklector Praktijklector (H) (D) (HD) (HL) (HP) (L) (PL) Totaal , ,1 67,1 373,9 0,27% 0,00% 0,27% 4,73% 1,07% 75,72% 17,95% 100,00% Groep 2: nihil In de Katholieke Hogeschool Leuven krijgen opleidingsverantwoordelijken een tijdelijke ambtswijziging van (praktijk)lector naar hoofd(praktijk)lector voor de duur van hun mandaat. Het totale OP-bestand per 31 januari 2013 is in vergelijking met 1 februari 2012 gestegen met 25,45 VTE. We nemen een stijging in het ambt van hoofdpraktijklector (+2), het ambt van lector (+ 26,05 VTE) en het ambt van praktijklector (+ 3,9 VTE). Het ambt van hoofdlector daalt (-5,5 VTE) Administratief en Technisch Personeel (ATP): opsplitsing naar niveau en graad in VTE Verdeling van het statutair ATP-kader op 31 januari 2013 A4 A3 A2 A1 B3 B2 B1 C2 C1 D2 D1 Totaal ,4 0 0,5 54,65 1 5,1 1 0,8 0 86,45 0,00% 5,78% 21,28% 0,00% 0,58% 63,22% 1,16% 5,90% 1,16% 0,93% 0,00% 100,00% Het totale ATP-kader per 31/01/2013 stijgt t.o.v. 01/02/2012 met 0,10 VTE. De stijging is gespreid over de verschillende niveaus. Bovenstaande tabel laat zien dat ongeveer 65% van de ATP-leden in de B-schaal is ingeschaald (bachelor diploma). 27% van het ATP-bestand is ingeschaald in het A-niveau (en heeft een universitair diploma), 8% is ingeschaald in het C- of D-niveau Personeelsbestand (VTE) naar benoemden en tijdelijken Benoemingspercentage van het statutair ATP-kader op 31 januari 2013 (*) Benoemd Tijdelijk Totaal 56,8 29,65 86,45 65,70% 34,30% 100,00% (*) Bij de interne berekening van het benoemingspercentage van het administratief en technisch personeel wordt het hulpopvoedend personeel niet verrekend. Benoemingspercentage van het statutair kader onderwijzend personeel op 31 januari 2013 Benoemd Tijdelijk Totaal ,9 373,9 67,13% 32,87% 100,00% De benoemingsvoorwaarden voor onderwijzend personeel en administratief en technisch personeel zijn zo veel mogelijk op elkaar afgestemd, ook wat de benoemingsgrens van 72% betreft. Op 31 januari 2013 is de benoemingsgrens van 72% niet bereikt, omdat de benoemingsbeslissingen voor 2013 ingaan op 1 mei Jaarverslag KHLeuven 91

98 Aantal VTE 1.6 Opsplitsing van het personeel naar leeftijd en geslacht Leeftijdsstructuur van het personeel (in VTE) leeftijdscategorie TOTAAL % <21 0,00 0,00% ,13 2,29% ,38 7,44% ,42 17,07% ,48 15,95% ,31 14,41% ,01 15,48% ,28 13,46% ,90 10,74% ,49 3,11% >65 0,21 0,04% Totaal 529,61 100,00% Leeftijdspiramide KHLeuven (31/01/2013) ,13 39,38 90,42 84,48 76,31 82,01 71,28 56,9 16,49 0,21 Leeftijdscategorie 27,36% van de medewerkers is ouder dan 50 jaar, goed 30% tussen 40 en 50, iets meer dan 33% tussen 30 en 40 en 9,7% is 30 jaar of jonger. Onder invloed van de gewijzigde pensioenwetgeving en de uitdoving van de TBS voorafgaand aan het rustpensioen wordt verwacht dat steeds meer medewerkers zullen werken tot de leeftijd van 60 jaar of tot 62 jaar, voor zij die geen aanspraak kunnen maken op de vervroegde pensioendatum bij lange loopbaan Het personeelsbestand opgesplitst naar geslacht Verdeling personeel (aantal hoofden) volgens geslacht (in absolute cijfers) op 31 januari Personeelsleden uit meerdere categorieën worden geteld bij de categorie waar zij hun grootste opdracht uitvoeren. Jaarverslag KHLeuven 92

99 Man Vrouw Totaal ATP CF GP HOP OP VZW % 67% 100,00% We stellen vast dat aan de Katholieke Hogeschool Leuven twee derde van de tewerkgestelde personeelsleden vrouw en één derde man is. Binnen het onderwijzend personeel is in het reguliere OP-kader is 30% man en 70% vrouw. Terwijl meer dan 2/3 van het personeelsbestand vrouw is, komt deze verhouding niet in elke categorie tot uiting. Voor de categorie leidinggevenden is uitgegaan van de definitie in het protocol nummer 25. Het betreft met name: algemeen directeur, departementshoofden, adjunctdepartementshoofden, hoofden van de algemene diensten en opleidingshoofden. De departementaal beheerders werden eveneens opgenomen in deze vergelijking. Ook in deze categorie vinden we dezelfde verhoudingen terug, 57% vrouwen t.o.v. 43% mannen. Grafiek: man/vrouw per categorie (functies) in KHLeuven op 31/01/2013 (in aantallen) 400 Verdeling personeel volgens geslacht en categorie (in absolute cijfers) op 31/01/ ATP CF GP HOP OP VZW 1.7 Aantal voltijdse en deeltijdse personeelsleden Vooraf: Voltijdse benoemde of aangestelde personeelsleden met verminderde prestaties worden als deeltijds beschouwd; personeelsleden uit meerdere personeelscategorieën worden telkens als deeltijds beschouwd. Op 31 januari 2013 werkte ongeveer 60% van de personeelsleden aan de KHLeuven deeltijds. De tellingen werden gebaseerd op de effectieve tewerkstelling op 31 januari Dit betekent dat ook diegenen die tijdelijk deeltijds werken en voor een gedeelte van hun contract een of ander verlofstelsel voor verminderde prestaties opnemen hier ook opgenomen zijn. We stellen vast dat heel wat personeelsleden deeltijds aan de hogeschool werken. Voor de meesten is dit een keuze waardoor werken en andere verplichtingen (gezin, andere job, doctoraat ) kunnen gecombineerd worden. Jaarverslag KHLeuven 93

100 1.7.1 Aantal voltijdse en deeltijdse personeelsleden (in absolute cijfers) op 31 januari 2013 personeelscategorie voltijds deeltijds Totaal ATP OP HOP GP contractuelen CF ,05% 59,95% 100,00% 1.8 Aantal doctores aan de KHLeuven Op 31/1/2013 stelt KHLeuven 136 personeelsleden tewerk die een doctoraat op proefschrift behaalden. Dit is ongeveer 18% van het totale personeelsbestand. Deze doctores zijn als volgt over de verschillende opleidingen verdeeld: Onderwijsgebied Aantal Gezondheidszorg 55 Handelswetenschappen en bedrijfskunde 13 Industriële wetenschappen en technologie 18 Onderwijs 14 Overkoepelend 33 Sociaal agogisch werk 3 Totaal 136 Jaarverslag KHLeuven 94

101 2 Personeelsbeleid De overtuiging dat medewerkers het belangrijkste kapitaal vormen van onze kennisorganisatie is aan de KHLeuven steeds sterk aanwezig geweest. De hogeschool wenst een personeelsbeleid uit te tekenen dat een antwoord biedt op de evoluties en uitdagingen, die leiden tot nieuwe verwachtingen en noden, zowel bij de medewerkers als bij de organisatie. In 2012 werden een aantal initiatieven genomen die dit personeelsbeleid mee vorm geven. 2.1 Beleidsdoeleinden en realisaties Organisatiestructuur KHLeuven Om het hoofd te kunnen bieden aan toekomstige uitdagingen waarvoor de KHLeuven staat, werd een debat opgestart met de directie en de Raad van bestuur over het organisatiemodel van de KHLeuven. Deze nieuwe organisatiestructuur dient de veelvuldig ingezette veranderingen te faciliteren en dient bij te dragen tot de verdere ontwikkeling en implementatie van een waarderend personeelsbeleid. Volgende beslissingen werden eind juni goedgekeurd door de Raad van bestuur: - Alle KHLeuven departementen dienen te evolueren naar een uniforme structuur waarbinnen verantwoordelijkheden eenduidig zijn toegewezen aan de leidinggevenden - De departementale leiding zal bestaan uit een departementshoofd, een departementaal beheerder en opleidingshoofden - Primaire processen zullen extra worden ondersteund door departementale stafmedewerkers en dit voor volgende domeinen: onderwijs, onderzoek, kwaliteitszorg, studie- en studentenbegeleiding en internationalisering - De aansturing van een opleiding ligt in handen van één opleidingshoofd per opleiding. Deze wijzigingen worden geleidelijk ingevoerd binnen de verschillende departementen rekening houdend met interne en externe factoren en met respect voor toegekende mandaten Integratie HIRL medewerkers In 2011 begonnen gesprekken met het CVO van het Hoger Instituut Readaptatiewetenschappen Leuven (HIRL) over een eventuele integratie binnen de KHLeuven. Sinds 1 september 2012 maken 20 medewerkers deel uit van de KHLeuven. Rekening houdend met de wensen en talenten van deze medewerkers en de noden van de organisatie, hebben al deze mensen een plek gevonden binnen de verschillende departementen en diensten van de KHLeuven Implementatie SAP (Corona project) Voor het academiejaar werden extra volumes voorzien om de implementatie van SAP in academiejaar voor te bereiden: Per departement 30 % voor sleutelgebruikers voor de implementatie van SAP. 1 VTE centraal geworven om de personen die nu zowel administratief als technisch het huidige pakket ondersteunen voldoende tijd te geven om als projectleiders te fungeren voor SAP. 40% extra voor het uitwerken van het onderwijsaanbod in SAP. Het inschrijvingsproces, het onderwijsaanbod en het aanmaken van diploma s wordt gecentraliseerd vanaf academiejaar Hiervoor wordt centraal 1,8 VTE voorzien. Het betreft enerzijds een medewerker die van HIRL overgenomen werd en anderzijds een medewerker van één van de departementale administraties Fusie KHLeuven, KHLim en Groep T Begin academiejaar beslisten KHLeuven, KHLim en Groep T te fusioneren tot 1 juridische entiteit tegen Door een grotere schaal en de nauwe samenwerking met de KU Leuven kan onze nieuwe hogeschool de uitdagingen en verwachtingen vanuit de samenleving beter aan. Om het fusieproces aan te sturen werd er een integratiecomité aangesteld. In dit integratiecomité zetelen volgende personen: voorzitter, ondervoorzitter, algemeen directeur, algemeen beheerder, academisch beheerder, vertegenwoordiger Groep T en een externe procesbegeleider. Nadat er Jaarverslag KHLeuven 95

102 werd gestart met een inventarisatie van de fusiedomeinen en de te behandelen topics, werd er een roadmap opgesteld die de belangrijkste mijlpalen van het fusieproces weergeeft. De Raad van bestuur is sedert januari 2013 volledig gemeenschappelijk voor KHLim en KHLeuven. Het is de bedoeling dat Groep T zo snel mogelijk aansluit. In het vooruitzicht hiervan werden al 2 bestuurders vanuit Groep T in de gemeenschappelijke Raad van bestuur opgenomen Nieuw benoemingsbeleid In 2012 werd er voor het eerst benoemd volgens het nieuwe benoemingsbeleid, ontwikkeld met leidinggevenden, medewerkers en personeelsvertegenwoordigers. Naast de decretale voorwaarden, wordt er vanaf heden gewerkt met kwalitatieve KHLeuven criteria. Dit zijn doelstellingen die vertrekken vanuit de KHLeuven competenties en gelinkt zijn aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Medewerkers kiezen samen met hun direct leidinggevende aan welke doelstellingen zij wensen te werken. De bespreking, ondersteuning en opvolging van deze doelstellingen gebeurt tijdens het functioneringsgesprek. Benoeming in de toekomst zal mogelijk zijn indien er 3 afgesproken benoemingscriteria zijn gerealiseerd en indien de decretale voorwaarden zijn volbracht Uittekenen van een HR beleid voor onderzoekers Gekoppeld aan de strategische KHLeuven doelstelling integratie onderzoek in onderwijs werd er prioriteit gegeven aan het uittekenen van een HR beleid voor onderzoeksgerelateerde functies. In oktober 2012 startte hiervoor een part-time HR projectmedewerker. Er werden een aantal acties uitgewerkt vertrekkende vanuit bestaande HR processen. Ook werden interviews afgenomen met een aantal KHLeuven sleutelfiguren. Vanuit onderzoeksgerelateerde functies werd er een koppeling gemaakt met gewenste resultaatsgebieden, competenties en daaraan gekoppelde relevante gedragsindicatoren. Deze stappen werden getoetst met de werkgroep onderzoek en innovatie en met een focusgroep van medewerkers. Op de planning voor 2013 staat de uitvoering van één of meerdere teamscans om vanuit die bevindingen aanbevelingen voor het aanwervingsbeleid en het functioneringsbeleid te formuleren Vormingsaanbod en ontwikkelingsbeleid Binnen de KHLeuven worden kwaliteitsvolle opleidingen aangeboden voor het personeel. Er wordt naar gestreefd om de expertise van alle medewerkers blijvend te ontwikkelen. Generieke opleidingen en opleidingen over leidinggevende vaardigheden worden centraal ontwikkeld, georganiseerd, gecoördineerd en opgevolgd. Het aanbod aan opleidingen groeide het afgelopen jaar verder en wordt geconcretiseerd per doelgroep. In 2012 werd het opleidingsaanbod voor leidinggevenden verder verstevigd. Zo werd er onder meer een 3-daags opleiding georganiseerd rond Changemanagement. De coördinator professionalisering realiseert samen met de interdepartementale werkgroep het professionaliseringsbeleid en het vormingsaanbod KPI s KHLeuven heeft professionalisering als strategisch doel opgenomen onder de noemer: Ontwikkelingsgericht personeelsbestand uitbouwen. Hier is een kritische prestatie-indicator van 114u/VTE aan gekoppeld. Dat betekent dat we verwachten dat alle personeelsleden 114u/jaar per voltijds equivalent tijd nemen om zich te professionaliseren. Medewerkers wordt gevraagd zijn/haar professionaliseringsactiviteiten te registreren in het elektronisch registratiesysteem ERNA. Vanaf september 2012 heeft de werkgroep professionalisering de ERNA-actie in het leven geroepen. Door ERNA een gezicht te geven, hopen we dat meer collega s hun professionaliseringsactiviteiten registreren. In academiejaar heeft 63,25% van de medewerkers van KHLeuven professionaliseringsactiviteiten geregistreerd. De effecten van de ERNA-actie zullen pas zichtbaar zijn vanaf september In onderstaande tabel zien we dat voor een medewerker gemiddeld u/vte professionaliseringtijd geregistreerd heeft. Hierbij dienen we op te merken dat bepaalde professionaliseringsactiviteiten ook niet geregistreerd worden, bv vakliteratuur. Aantal uren professionaliseringsactiviteiten (intern + extern) per VTE ERNA registratie Jaarverslag KHLeuven 96

103 Aantal uren gevolgde navorming Aantal personeel ERNA registratie Aantal VTE ERNA registratie Aantal u/vte ERNA registratie ,03 89, ,82 89,28 Bron: monitoringsyteem KHLeuven Overzicht vormingsactiviteiten 2012 In het verslag van het Vormingsfonds 2012 wordt een overzicht gegeven van de verschillende activiteiten die de KHLeuven organiseerde voor haar medewerkers. Het volledige overzicht werd ter goedkeuring voorgelegd aan het HOC (Protocol 71 van 27/03/2012) en ingediend bij het Sectoraal Vormingsfonds. Bij elke activiteit wordt een beknopte omschrijving gegeven en wordt verwezen naar het desbetreffende thema waar de activiteit bij aansluit. We zien een sterke stijging (295 %) (N=342) van het aantal medewerkers dat vorming gevolgd heeft m.b.t. onderzoekcompetenties t.o.v (N=116). Dit is een rechtstreeks gevolg van het nieuwe onderzoeksbeleid dat in AJ gelanceerd werd. Ook hebben we in 2012 een specifiek aanbod rond de nieuwe pensioenregeling ingericht. Hier hebben een 60-tal medewerkers aan deelgenomen Deelname aan vormingsactiviteiten In werd door KHLeuven-medewerkers in totaal aan 3133 vormingsactiviteiten deelgenomen. Dit betekent een lichte stijging ten opzichte van het vorige academiejaar (2900). Ook het aantal gegeven navormingsactiviteiten (467) door KHLeuven medewerkers stijgt ten opzichte van vorig academiejaar (397). Academiejaar Aantal gevolgde activiteiten Tabel: Evolutie deelname vormingsactiviteiten KHLeuven-medewerkers Bron: ERNA (Elektronische Registratie van Navormingsactiviteiten) Academiejaar Aantal gevolgde activiteiten Tabel: Evolutie zelf gegeven vormingsactiviteiten KHLeuven-medewerkers Bron: ERNA (Elektronische Registratie van Navormingsactiviteiten) Opstart project werkveldstages Vanuit de School of Education startte DLO in academiejaar het project docentenstages op. In 2012 bundelde de werkgroep professionalisering deze ervaringen en doet een aanvraag aan het DT om in 2013 een KHLeuven breed beleid rond werkveldstages uit te werken. De bedoeling is dat er een kader en een stage-overeenkomst ontwikkeld worden zodat in de toekomst iedere KHLeuven medewerker in overleg met de leidinggevende een voorstel tot werkveldstage kan indienen. 2.2 Samenwerking Samenwerkingsovereenkomsten In werden 32 samenwerkingsovereenkomsten gesloten. Van deze 32 waren dit er 6 met de vzw Studentenservice en 9 met universiteiten. In werden 27 samenwerkingsovereenkomsten gesloten. Van deze 27 waren dit er 6 met de vzw Studentenservice. Deze samenwerkingsovereenkomsten namen een einde op 31 december De vzw Studentenservice werd vanaf 1/1/2013 opgenomen in KHLeuven Verzekeringen In augustus 2012 startte er een werkgroep verzekeringen op associatieniveau. Deze werkgroep heeft ondertussen alle verzekeringspolissen van de associatie heraanbesteed zodat binnen de associatie de instellingen dezelfde voorwaarden en verzekeringsdekkingen hebben. Ook de verzekering arbeidsongevallen voor contractuelen, stagiairs en vrijwilligers werd opnieuw afgesloten. De medewerkers van KHLeuven kregen de kans om in te stappen of over te stappen naar de hospitalisatieverzekering van Ethias die door KU Leuven werd afgesloten voor haar Jaarverslag KHLeuven 97

104 medewerkers. Deze verzekering voorziet in een sociale formule en een privé formule. De privé formule is vergelijkbaar wat betreft dekkingen met de formule die het departement onderwijs aanbiedt maar is voordeliger ASAP Interim Op 20 april 2012 werd een beperkte aanbesteding uitgeschreven om de samenwerking met een uitzendkantoor voor de dossiers van de jobstudenten van KHLeuven op te starten. Deze aanbesteding werd met ingang van 1 juni 2012 toegewezen aan ASAP interim. De aanbesteding loopt gedurende 4 jaar, tot en met 31 mei Er werden met het ASAP kantoor te Leuven praktische afspraken vastgelegd om een vlotte behandeling van deze dossiers te garanderen. Zo werd per departement een contactpersoon aangeduid die instaat voor de communicatie met ASAP. De volledige aanvraagprocedure voor jobstudenten werd opgenomen in ProCure, het geautomatiseerde systeem voor bestellingen en budgetopvolging. Sinds de aanvang van de samenwerking werden reeds 72 studenten tewerkgesteld via ASAP, goed voor ongeveer 17 VTE of 360 werkdagen Participatie Participatie en overleg zijn voor de KHLeuven basisbegrippen. Ook in 2012 kende de KHLeuven aan de leden van de centraal opgerichte participatieorganen, zijnde het hogeschoolonderhandelingscomité, het comité voor preventie en bescherming op het werk en de academische raad, een percentage opdracht toe voor hun werk binnen deze organen. De overeenkomende loonlasten werden zoals de voorbije jaren solidair gedragen. 2.3 Onderzoek en maatschappelijke dienstverlening De KHLeuven heeft voor het academiejaar een lijst ingediend met leden van het statutair onderwijzend personeel die binnen onderzoeksprojecten tewerkgesteld zijn. Hieruit blijkt dat er in academiejaar meer statutaire OP-leden met onderzoek bezig zijn dan het academiejaar ervoor. Het aantal goedgekeurde tewerkstellingen bedroeg voor ,20 VTE ofwel 152 medewerkers (tegenover 32,75 VTE in ; 45,75 VTE in ; 88,45 VTE in en 112,55 VTE in ). Voor meer informatie over de inzet van personeel voor onderzoek, stand van zaken op 1/02/2013, verwijzen we naar Hoofdstuk 4 Onderzoek in dit jaarverslag. 2.4 Benoemingen In 2012 heeft de hogeschool 11,45 VTE (of 28 personeelsleden) in de categorie onderwijzend personeel en 5,90 VTE (of 11 personeelsleden) in het administratief en technisch personeel benoemd. De benoemingen van ATP en OP gingen in op 1 mei In 2011 werd een nieuw benoemingsreglement onderhandeld waarvoor op 22 december 2011 een protocol van akkoord afgesloten werd in het HOC. Het nieuwe benoemingsreglement ging in op 1 september 2011 en werd voor het eerst worden toegepast tijdens de benoemingsronde Het reglement geldt voor zowel OP als ATP. De algemene voorwaarden en manier van ranken bleven grosso modo gelijk met de vroegere protocols. Er werden kwalitatieve criteria opgenomen die tijdens functioneringsgesprekken tussen leidinggevende en personeelslid worden afgesproken en die het personeelslid dient te behalen vóór zijn/haar benoeming. Op associatieniveau was de benoemingsgraad in boekjaar 2011 gemiddeld 64% voor het OP en 66% voor het ATP. 2.5 Mandaten Mandaatsvergoedingen blijven beperkt tot de leidinggevende functies binnen KHLeuven. Voor de systeembeheerders werd een specifiek mandaat uitgewerkt. 2.6 Premies en persoonlijke vergoedingen Na decreetswijziging werd in de KHLeuven in 2009 een HOC-protocol van akkoord afgesloten met betrekking tot persoonlijke vergoedingen. Tijdens het boekjaar 2012 werd in het totaal een brutobedrag van euro aan persoonlijke vergoedingen betaald, voornamelijk voor vervanging van zieke collega s. Jaarverslag KHLeuven 98

105 De verdeling over de departementen zag er in 2012 als volgt uit: Premies ,87 285, AD DLO 42328,54 ECHO G&T SSH 52555, Personeelsverloop en onderbreking loopbaan Gedurende het kalenderjaar 2012 verlieten in het totaal 65 personeelsleden de organisatie (ongeveer 8,5%). Departement Einde contract Ontslag (*) Pensioen Andere Totaal Algemene Diensten DLO Echo G&T SSH Totaal (*) Onder de noemer ontslag wordt verstaan ontslag door de medewerker of door KHLeuven. Het gaat hier over 11 medewerkers (1,4% van het totale personeelsbestand). In bovenstaande cijfers zijn de gastprofessoren eveneens opgenomen. In 2012 namen in het totaal 230 personeelsleden een verlofstelsel op goed voor 64,5 VTE. Sommige voor een korte periode (bijvoorbeeld 1 maand ouderschapsverlof, beperkt aantal dagen TBS/PA). Jaarverslag KHLeuven 99

106 SOORT VERLOF Aantal VTE Deeltijdse TBS ,33 G.LBO 32 7,28 G.LBO ,24 V.LBO 11 3,94 Gedeeltelijk ouderschapsverlof 16 1,54 volledig ouderschapsverlof 5 0,28 gedeeltelijke TBS/PA 33 5,14 Volledige TBS/PA 20 8,03 TBS ,34 TBS 58+ (bonus) 13 5,17 VVP 41 7,21 Totaal ,5 2.8 Ziekteverzuim Deze cijfers geven enkel een beeld van het ziekteverzuim van de statutaire medewerkers gedurende het kalenderjaar De contractuele medewerkers werden niet opgenomen in deze cijfers. Als basis voor de berekening van het totaal aantal werk- en kalenderdagen werd de totale statutaire tewerkstelling (excl. gastprofessoren) op 31/12/2012 genomen Aantal ziektedagen t.o.v. het aantal werkdagen in 2012 Departement Aantal ziektedagen Totaal aantal werkdagen % AD ,67% DLO ,37% Echo ,64% G&T ,20% SSH ,63% Totaal ,60% In KHLeuven hebben we een gemiddeld ziekteverzuim van nagenoeg 4,6% van het aantal werkdagen. De werkdagen zijn berekend volgens de afgesproken prestatienorm (1596 uur op jaarbasis en 7,6 uur per dag in een 38-urenweek). De ziektedagen voor het personeel betaald door het departement onderwijs worden echter wel uitgedrukt in kalenderdagen. Dit speelt vooral een rol bij langdurige ziekteperiodes waar de weekends ook als een ziektedag gerekend worden Aantal ziektedagen t.o.v. het aantal kalenderdagen in 2012 Wanneer we de ziektedagen vergelijken met aantal kalenderdagen, dan bedraagt het gemiddelde ziekteverzuim voor heel KHLeuven 2,64%. Jaarverslag KHLeuven 100

107 Departement Aantal ziektedagen totaal aantal kalenderdagen % AD ,11% DLO ,94% Echo ,09% G&T ,57% SSH ,24% Totaal ,64% Aantal ziekteperiodes in 2012 Departement Aantal ziekteperiodes Algemene Diensten 104 Echo 75 G&T 172 SSH 35 DLO 179 Totaal Aantal ziekteperiodes opgesplitst naar duur van de periode Departement 1 dag 2 tot 14 dagen 15 tot 41 dagen meer dan 42 dagen Algemene Diensten Echo G&T SSH DLO Totaal Totaal % van het totale ziekteverzuim zijn ziekteperiodes van 1 dag, 41% van de verzuimperiodes duren tussen de 2 en de 14 dagen. De langdurende ziekteperiodes maken ongeveer 7% van het totaal aantal ziekteperiodes uit, waarvan 3% langer dan 42 dagen. Het ziekteverzuimpercentage,berekend op het aantal kalenderdag per jaar, ligt in de buurt van het gemiddelde van de 6 voorafgaande jaren (tussen 2,2 en 2,9). Het aantal ziektemeldingen daarentegen ligt in 2012 hoger dan in 2011 (505 ziekteperiodes). Het aantal ziektemeldingen van één dag zijn toegenomen en t.o.v zelfs verdubbeld (2008: 126). Dit varieert per departement. In SSH en Echo daalde het aantal ééndagsziekten licht. In DLO, G&T en algemene diensten steeg het aantal ziekteperiodes van één dag. Aangezien er voor een ziektemelding van één dag geen ziekteattest nodig is, is de registratie afhankelijk van de informatie die de zieke personeelsleden aan de personeelsdienst doorgegeven. 2.9 Gastprofessoren In 2011 stelde KHLeuven 3,91 VTE gastprofessoren tewerk. Dit zijn 60 personen zodat het gemiddelde tewerkstellingspercentage ongeveer 6,52 % bedraagt Algemeen besluit personeelsbeleid Binnen het personeelsbeleid werd er in 2012 veel aandacht besteed aan het hertekenen van de KHLeuven organisatiestructuur, het uitwerken van een HR beleid voor onderzoekers, het professionaliseringsbeleid voor leidinggevenden en medewerkers en de opstart van het fusieproces. Jaarverslag KHLeuven 101

108 Volgende uitdagingen zien we de komende jaren op vlak van personeelsbeleid: De juridisch fusie van 3 hogescholen (KHLeuven, KHLim en Groep T) is een complex proces dat zowel opportuniteiten als uitdagingen biedt. Door krachten te bundelen en gebruik te maken van elkaars talenten en best practices kunnen zaken professioneler worden aangepakt. De uitdagingen liggen vooral in het samensmelten van bestaande organisaties, visies, processen en culturen en in het opbouwen van een sterke gemeenschappelijke visie op personeelsbeleid. KHLeuven heeft een sterk uitgebouwde professionaliserinswerking. KHLeuven heeft er steeds voor gekozen om professionalisering breed in te vullen en niet enkel te beperken tot onderwijskundige topics. Dit brede aanbod (technische navormingen, management development, onderzoeksvaardigheden, Topics, Basics, ) verder uitbouwen samen met KHLim en Groep T en openstellen naar de betrokken partners, is zeker een opportuniteit. Sinds de invoering van het nieuwe financieringsdecreet in 2008 is er een systematische ondermaatse financiering van de hogescholen. In de voorbije 5 jaren ( ) is de reële loonkost maar liefst met 10,21% gestegen, terwijl de indexering vanwege de overheid slechts 4.93% bedraagt. Daarenboven zijn er de laatste 5 jaren 34 % KHLeuven studenten bijgekomen zonder dat financiering onmiddellijk volgt. De onvoldoende financiering, de toenemende verwachtingen en eisen uit diverse hoeken van de samenleving hebben een zware impact op de werkdruk van medewerkers en brengen kwalitatief onderwijs en onderzoek in het gedrang. Jaarverslag KHLeuven 102

109 3 Ratio-analyse Voor een meer gedetailleerde bespreking en ruimere inbedding van de gegevens verwijzen we naar rubriek 7 waar het financiële jaarverslag en de jaarrekening aan bod komen. We nemen hieruit de toelichting bij de financiële en personeelsratio s. Die werden berekend overeenkomstig het advies uitgewerkt door de commissie boekhoudtechnische problemen bij het I.B.R. 3.1 Ratio s m.b.t. de personeelskosten 2012 Ratio 1 drukt de 80/20-norm uit met correcties. Voor de KHLeuven bedraagt deze ratio in ,04% (exclusief de vrijstelling bedrijfsvoorheffing onderzoekers= officiële ratio) en 83,92% (inclusief de vrijstelling bedrijfsvoorheffing onderzoekers). In 2011 bedroeg de 80/20-norm exclusief de vrijstelling BV onderzoekers 85,43%. De 80/20-norm in de associatie KU Leuven lag voor het boekjaar ,43%. KHLeuven spendeert in vergelijking met de overige hogescholen veel middelen aan personeel. In de begroting 2012 voorzagen we een officiële ratio van 86,1% en inclusief de vrijstelling bedrijfsvoorheffing 84,06%. De cijfers van boekjaar 2012 liggen in lijn van de begroting. Uitgedrukt in % van de totale bedrijfsopbrengsten (ratio 2) bedragen de totale bezoldigingskosten 74,84% (t.o.v. 74,54% in 2011), te vergelijken met het associatiegemiddelde van 2011 van 72,88%. In 2012 bestaan de bezoldigingskosten van KHLeuven voor 90,89% (tegenover 93,23% in 2011) uit bezoldigingen betaald via het Departement Onderwijs (ratio 3). We zien dit percentage jaarlijks dalen. De totale bezoldigingskosten tot de werkingsuitkeringen en inschrijvings- en examengeld bedraagt 83,01% (tegenover 83,01% in 2011) (ratio 4). Dit percentage stijgt de laatste drie jaren. Het aandeel van de totale bezoldigingskosten in de totale bedrijfskosten bedraagt 74,97% (tegenover 74,71% in 2011) (ratio 5), wat iets hoger is dan het Associatie gemiddelde in 2011 van 73,08%. De loonkosten van het onderwijzend personeel (exclusief gastprofessoren) vertegenwoordigen 76,88% (tegenover 78,52% in 2011) van de totale loonkosten (ratio 7). Met de gastprofessoren en onderzoekers inbegrepen wordt dit 82,52% (ratio 8). Het aandeel van de kostprijs van de gastprofessoren in de totale bezoldiging van de OP-leden (inclusief de gastprofessoren) vertegenwoordigt 4,09% (tegenover 0,73% in 2011) (ratio 9). Dit is een sterke stijging gegeven de sterke stijging van de contractuele gastprofessoren. Met 26,96% (tegenover 4,93% in 2011) van de inschrijvings- en examengelden kunnen de loonkosten van de gastprofessoren worden gedekt (ratio 10). We zien ook hier een sterke stijging van inzet van contractuele gastprofessoren. Vorig jaar werden een aantal contractuele echter ten onrechte niet mee opgenomen als gastprofessor. Het aandeel van de loonkosten van de ATP-personeelsleden, opgenomen in de personeelsformatie, in de totale loonkosten bedraagt 12,68% (tegenover 13,04% in 2011) (ratio 11) tegenover het Vlaamse gemiddelde voor 2010: 13,93%. Indien de loonkosten van de personeelsleden belast met administratieve taken buiten formatie hieraan worden toegevoegd, bekomt men een aandeel van 14,36% (tegenover 13,68% in 2011) (ratio 12). Het gemiddelde voor de Vlaamse hogescholen in 2010 bedroeg hier: 14,93%. De loonkosten van alle onderwijsondersteunend personeel (ATP, HOP, contractuele arbeiders en bedienden)(ratio 13) bedraagt in ,48% van de totale loonkosten en daalt in vergelijking met vorig jaar (19,20%). Het Vlaamse gemiddelde in 2010 lag op 21%. De economische loonnorm, dit is de totale kosten voor bezoldigingen met aftrek van recuperaties en terugbetalingen tegenover de totale bedrijfsopbrengsten met aftrek van recuperaties en terugbetalingen bedraagt in ,18% tegenover 78,80% in Het Vlaamse gemiddelde lag in 2010 op 77,83%. KHLeuven scoort op deze ratio dus gemiddeld. Jaarverslag KHLeuven 103

110 3.2 Ratio s m.b.t. de personeelsformatie en -tewerkstelling Noemer en teller worden steeds uitgedrukt in voltijdse eenheden. Tot op heden is het jaarverslag van het regeringscommissariaat voor 2011 nog niet beschikbaar, daarom worden de cijfers van 2012 vergeleken met de cijfers van Het totaal OP-bestand (exclusief centraal betaalde OP ers en gastprofessoren) ten opzichte van het totaal personeelsbestand bedraagt 70,55% (bezetting) (2011: 71,82%). (ratio 1). De ratio voor effectieve tewerkstelling voor het OP bedroeg 72,60% (2011:74,08%). Volgens de cijfers opgenomen in het jaarverslag van het regeringscommissariaat voor 2010 bedraagt deze tewerkstellingsratio voor Vlaamse hogescholen 63,81%. Het totaal OP-bestand (inclusief centraal betaalde OP ers) ten opzichte van het totaal personeelsbestand bedraagt 70,80% (2011: 72,04%) (bezetting - ratio 2). De tewerkstellingsratio bedroeg 75,96%, tegenover de tewerkstellingsratio van de Vlaamse hogescholen voor 2010: 67,65%. Het totaal OP-bestand (inclusief centraal betaalde OP ers en inclusief gastprofessoren) ten opzichte van het totaal personeelsbestand bedraagt 73,93% (bezetting) (2011: 74,11%) (ratio 3). De totale bezetting OP (inclusief centraal betaalde OP ers, gastprofessoren, contractuele OP ers en gedetacheerde OP ers) bedraagt 76,08% van het totale personeelsbestand (tegenover 76,02% in 2011) (ratio 4). De effectieve tewerkstelling van het totale OP bedraagt in ,28% tegenover 78,33% in Volgens de cijfers opgenomen in het jaarverslag van het regeringscommissariaat voor 2010 bedraagt deze tewerkstellingsratio voor Vlaamse hogescholen 71,94%. De totale tewerkstelling van het OP is in KHLeuven 6,34% hoger dan de totale ratio van de Vlaamse hogescholen. Het totale ATP-bestand tegenover het totale personeelsbestand bedraagt 17,66% (bezetting) (17,86% in 2011) (ratio 5). De tewerkstellingsratio voor ATP bedroeg in ,08% tegenover 15,98% in De ratio van de Vlaamse hogescholen bedroeg 17,26% voor Het totale ATP-bestand (inclusief centraal betaald AP-OHP-MVD-personeel, personeel op persoonlijke titel, contractuelen en gedetacheerden) tegenover het totale personeelsbestand daalde en bedraagt 23,92% (bezetting) (vergelijk 2011: 23,98%) (ratio 6). De tewerkstellingsratio bedraagt in ,72% tegenover 21,67% in 2011 Volgens de cijfers opgenomen in het jaarverslag van het regeringscommissariaat voor 2010 bedraagt deze tewerkstellingsratio voor Vlaamse hogescholen 27,94%. De totale tewerkstelling binnen het ATP ligt in KHLeuven 6,22% lager dan de ratio van de hogescholen. Het aantal contractuelen (exclusief gastprofessoren) ten opzichte van het totale personeelsbestand bedraagt 7,18% (bezetting) tegenover 6,43% in 2011 (ratio 7). De tewerkstellingsratio voor KHLeuven in 2012 bedraagt voor deze ratio 6,88%. De tewerkstellingsratio van de Vlaamse hogescholen bedroeg 13,28% voor KHLeuven stelt dus 6,4% minder contractuelen tewerk dan de ratio van de Vlaamse hogescholen aangeeft. Het totale tewerkgestelde OP-bestand in KHLeuven (ratio 3) daalde in 2012 met 0,05% t.o.v Het totale tewerkstelling administratief personeel (ratio 5) is in 2012 gestegen met 0,05% terwijl de contractuele tewerkstelling met 0,60% gestegen is. Om de 80/20 norm onder controle te houden maar anderzijds toch te kunnen inspelen op de groei van de studentenaantallen en de uitbouw van projectmatig wetenschappelijk onderzoek, worden meer contractuele personeelsleden ingezet. Jaarverslag KHLeuven 104

111 HOOFDSTUK 6 - Toelichting bij de jaarrekening 1 Een commentaar bij de jaarrekening 1.1 De balans Het balanstotaal van KHLeuven bedraagt per einde euro Activa Per einde 2012 bedraagt de netto boekwaarde van de vaste activa 39,6 mio euro. Er werd in 2012 voor 1,7 mio euro geïnvesteerd. Zie punt 2.3 voor een toelichting bij het investeringsbeleid. De vorderingen op ten hoogste één jaar bedragen 6,9 mio euro en bestaan voor het grootste gedeelte (4,4 mio euro) uit vorderingen ten aanzien van de overheid. Het betreft enerzijds de overboeking van de historische loonmassa vanuit de overlopende rekeningen waarbij tot uiting wordt gebracht dat er een vordering ten aanzien van de overheid is van de lonen van december die pas begin januari van het volgende jaar betaald worden. KHLeuven heeft ten aanzien van de overheid ook nog een vordering voor de loonkosten van de medewerkers die we vanuit het HIRL overgenomen hebben ( euro) en de werkingsmiddelen van kwartaal 4. Er zijn nog te ontvangen projectgelden van lopende projecten voor 1 mio euro en een bedrag van euro aan te ontvangen defiscaliseringsmiddelen. De liquiditeitspositie van de KHLeuven is gunstig. Per einde 2012 is er een financiële reserve op bankrekeningen en beleggingen voor 14,4 mio euro. Hiervan is 2,5 mio euro te reserveren voor toekomstige projectwerking. De over te dragen kosten naar 2012 bedragen euro en bestaan enerzijds uit over te dragen kosten voor kosten met betrekking tot boekjaar 2013 en anderzijds uit verkregen intresten met betrekking tot boekjaar Bij de over te dragen kosten betreft het voornamelijk ICT licenties die voor een academiejaar worden afgesloten en betaald Passiva Het eigen vermogen van KHLeuven bedraagt per 31/12/ ,3 mio euro. Hiervan bestaat 5,2 mio uit de fondsen van de organisatie. De bestemde fondsen bedragen en bestaan voor euro uit fondsen voor projectwerking. Het gaat over nog te besteden PWO middelen en eigen middelen in volgende boekjaren. De overige euro zijn middelen die einde 2012 zijn overgedragen vanuit de randvzw KHO Echo en dienen ter ondersteuning van het departement Echo. De middelen van KHL Lerarenopleiding zijn begin 2013 overgedragen. Deze vzw zal ontbonden worden in de loop van De overgedragen overschotten van vorige boekjaren. Deze vormen per einde ,7 mio euro. De investeringssubsidies bedragen 7,3 mio euro. In 2012 werden er voor euro collegemiddelen opgenomen. Deze worden in resultaat genomen a rato van de afschrijvingen en de inresultaatname van kapitaal en intrestsubsidies ter financiering van de leningslasten. De vroegere investeringssubsidies (Agion 60%) werden aangevraagd voor de bouw van campus Hertogstraat en de sporthal. De voorzieningen bedragen euro en bestaan uit voorzieningen voor brugpensioenen, groot onderhoud, loonregularisaties en betwistingen. Het bedrag voor groot onderhoud betreft enkel een herstelling van de fitnessvloer in de sporthal waar in 2012 van de verzekeringsmaatschappij compensatie voor ontvangen werd. De schulden op meer dan één jaar omvatten het bedrag aan leningen dat in de komende jaren moet afgelost worden. Het gaat hier over de leningen die zijn opgenomen voor de bouw van de nieuwbouw van SSH, de aankoop van Campus Clenardus en de financiering van de bouwprojecten campus Hertogstraat en nieuwbouw G&T. Binnen de schulden op ten hoogste één jaar vinden we het gedeelte van deze leningen dat in 2013 zal terugbetaald worden. In totaal is er per einde 2012 nog een af te lossen kapitaal van 12,7 mio euro. Bij de handelsschulden vinden we enerzijds de uitstaande schulden ten aanzien van leveranciers voor 1,2 mio, anderzijds ook een bedrag aan terug te betalen studiegelden van Dit bedrag is een simulatie van het bedrag dat per 15 maart berekend wordt. Het gaat hier voornamelijk over een teruggave van studiegeld aan studenten die bij de start van het academiejaar het volledige studiegeld betaalden, maar in realiteit minder dan 53 studiepunten opnemen en hierdoor een gedeelte van hun studiegeld terugbetaald krijgen. Jaarverslag KHLeuven 105

112 Bij de vooruitbetalingen op bestellingen (46 rek) vinden we een groot bedrag van 3,1 mio euro bestaande enerzijds uit euro aan voorschotten ontvangen van studenten waar tegenover in 2013 nog kosten en afrekeningen zullen staan. Het grootste bedrag betreft echter de overdracht van de projectmiddelen naar volgend boekjaar voor 2,7 mio euro. Om te vermijden dat de volledige opbrengst ook in het resultaat van het opstartende boekjaar van een project wordt opgenomen, wordt er via de passiefzijde van de balans (46-rekeningen) een overdracht gedaan naar het volgende boekjaar (matching principe) van de nog niet besteedde middelen. Deze matching van opbrengsten en kosten wordt ook toegepast op de projecten gefinancierd met defiscaliseringsmiddelen. Binnen de schulden op ten hoogste één jaar vinden we ook nog de schulden met betrekking tot bezoldigingen en belastingen en de andere schulden. Binnen de andere schulden zien we euro aan door te storten subsidies aan projectpartners en uit te betalen subsidies met betrekking tot internationale beurzen. De overlopende rekeningen passief bedragen 2,6 mio euro en bestaan 2,5 mio euro uit over te dragen studiegelden, zijnde 8/12e van de studiegelden van het academiejaar De resultatenrekening De bedrijfsopbrengsten De bedrijfsopbrengsten bedragen euro en bestaan uit de omzet, subsidies en andere bedrijfsopbrengsten. De totale omzet bedraagt euro en bestaat uit Werkingsuitkeringen: euro (83,05%) De effectieve werkingsmiddelen bedragen voor euro. Hierbij komt er nog een bedrag voor de medewerkers van HIRL die we hebben overgenomen van euro en een bedrag voor de uitvoering van cao III van euro. Het aanmoedigingsfonds bedraagt voor het boekjaar euro. Voor hetzelfde bedrag dient er bovendien een cofinanciering te gebeuren. De middelen worden binnen KHLeuven gebruikt voor de uitbouw en coördinatie van gelijke kansen en diversiteit en studie en studentenbegeleiding. Er werden ook enkele diversiteitsprojecten uitgevoerd, taalbegeleiding georganiseerd en er wordt ondersteuning geboden bij pedagogische hulp. De middelen voor de geïntegreerde lerarenopleiding bedragen euro. Het betreft de middelen voor de voor de lerarenopleiding secundair onderwijs (van 3 naar 2). De compensatie voor de stijging van het vakantiegeld naar aanleiding van de uitvoering van CAO II bedraagt euro. Dit bedrag bereikte in 2011 zijn plafond. De uitkering bevallingsverloven bedraagt euro. Bij de overige werkingsuitkeringen vinden we voornamelijk een terugvordering met betrekking van teveel voorafgenomen centrale middelen uit het verleden (kiné fonds). De middelen voor het vormingsfonds bedragen euro. Ook voor deze middelen moet er door de hogeschool eenzelfde bedrag aan cofinanciering tegenover gesteld worden. De actualisatie van de loonmassa werd tegengeboekt en opgenomen bij de effectieve werkingsmiddelen voor een bedrag van euro. Studiegeld: euro (9,77%) De studiegelden zijn samengesteld uit deze van het academiejaar 2011/2012 (8/12e) en deze van het academiejaar 2012/2013 (4/12e). De studiegelden voor de bacheloropleiding zijn het belangrijkste onderdeel (3 mio euro). De studiegelden van de Banaba s, de postgraduaten en de Permanente vorming bedragen respectievelijk euro, euro en euro. Opbrengsten uit onderwijsactiviteiten en verkoop: euro (4,87%) De opbrengsten uit onderwijsactiviteiten en verkoop bestaan uit hoofdzakelijk uit verkopen uit verkopen aan studenten (o.a. boeken en cursussen, studiereizen, ) en de exploitatie van de catering ( euro). Dienstverlening en onderzoek op contractuele basis, incl. PWO: euro (2,31%) Het gaat hier voornamelijk over de PWO middelen door de overheid toegekend ( euro) en de opbrengsten uit maatschappelijke dienstverlening, voornamelijk van het departement SSH. De PWO middelen werden intern verdeeld over 8 projecten na een interne competitie. Het betreft meestal 2 jarige projecten met een budget van euro. Binnen de subsidies vinden we de opbrengsten uit externe projecten bedragen euro. Als voornaamste financieringsbronnen voor externe projecten zien we Expertisenetwerk Lerarenopleiding (ENW) ( ), Onderwijsontwikkelingsfonds associatie KULeuven (OOF)( Jaarverslag KHLeuven 106

113 ( euro), Europese subsidies (incl. ESF) ( euro) en subsidies van de Federale en Vlaamse overheid en van lokale besturen ( euro). De boekhoudkundige opbrengst voor gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing (defiscaliseringsmiddelen) voor onderzoekers bedraagt voor 2012 voor KHLeuven Dit is het bedrag dat ook effectief besteed is in In totaal werd er in euro gegenereerd aan defiscaliseringsmiddelen. In 2012 werden van deze middelen de loonkosten voor de centrale en departementale coördinatoren en de projectadministratie betaald ( euro). De andere middelen gingen voor naar de departementen. De departementen kunnen dit onder meer inzetten voor financiering van eigen interne onderzoeken, voor ondersteuning van de onderzoeksorganisatie maar ook voor cofinanciering van externe projecten. De niet-besteedde middelen werden overgedragen om te gebruiken in een volgend boekjaar. We ontvingen ook euro in de vorm van Vlaamse OndersteuningsPremie. De andere bedrijfsopbrengsten bedragen euro. Het gaat hier voornamelijk uit inkomsten uit verhuur van onze sportinfrastructuur en de recuperatie van loonkosten omwille van detacheringen De bedrijfskosten De handelsgoederen bedragen euro. Alle aankopen bestemd voor verkoop werden in deze rubriek geboekt. Het zijn o.a. de aankopen van boeken en cursussen, didactisch materiaal, reis- en verblijfskosten. Hierin vinden we ook de werkingskosten voor de exploitatie van de cafetaria terug ( ). In 2012 heeft de hogeschool voor 6,1 mio euro diensten en diverse goederen aangeschaft. Een indeling van deze besteding in grote rubrieken wordt weergeven in de variantieanalyses die volgen. De bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen bedragen euro waarvan 28,2 miljoen euro toe te wijzen is aan de statutaire personeelsleden, betaald door het Agentschap Hoger Onderwijs, en 2,7 miljoen euro aan de contractuele personeelsleden, betaald door de hogeschool. De afschrijvingen bedragen 2,6 miljoen euro en werden berekend conform de waarderingsregels, goedgekeurd door de Raad van Bestuur. De hogeschool heeft een bijkomende voorziening voor grote herstellings- en onderhoudswerken aangelegd voor euro en van euro voor brugpensioenen. Deze voorziening werd ook voor euro teruggenomen door besteding. De bedrijfswinst bedraagt voor boekjaar euro De financiële opbrengsten De Opbrengsten uit vlottende activa bedragen euro en betreffen de renteopbrengsten van de spaarrekeningen en gemeenschappelijke beleggingen. De verschillende departementen van KHLeuven hebben hun eigen bankrekeningen voor onder meer de betaling van leveranciers en de inning van de studiegelden. De overschotten worden zoveel mogelijk gepoold en samen op belegd. De Andere financiële opbrengsten ( euro) bestaan uit de intrestsubsidies van het ter dekking van rentelasten. In 2012 werden de collegemiddelen ( euro) opgevraagd op basis van aflossingen van leningen. De inresultaatname van de terugvordering van de intresten gebeurt via de financiële opbrengsten, de inresultaatname van de terugvordering van het kapitaal via de uitzonderlijke opbrengsten De financiële kosten De financiële kosten betreffen voornamelijk ( euro) de intresten op de leningen aangegaan voor de nieuwbouw van Sociale School Heverlee in 2000, voor Campus Clenardus in 2005 en voor de nieuwbouwprojecten Gasthuisberg en campus Clenardus in In 2008 werd een nieuwe lening aangegaan voor de financiering van de bouwprojecten voor 3 miljoen euro. Het overschot uit de gewone bedrijfsuitoefening voor 2012 bedraagt euro. Tot slot dienen we de Uitzonderlijke opbrengsten en kosten in rekening te brengen om tot het resultaat van het boekjaar te komen De uitzonderlijke opbrengsten De Uitzonderlijke opbrengsten bestaan uit een meerwaarde uit de verkoop van een vast actief (5.785 euro), collegemiddelen verkregen voor kapitaalsaflossingen van leningen ( euro) en de recuperatie vanwege de verzekeringsmaatschappij omwille van waterschade in de sporthal ( euro). Jaarverslag KHLeuven 107

114 1.2.6 De uitzonderlijke kosten In 2012 waren er geen Uitzonderlijke kosten Het resultaat De KHLeuven sluit het boekjaar 2012 af met een positief resultaat van euro. Jaarverslag KHLeuven 108

115 2 Een verantwoording van het financieel beheer 2.1 Een toelichting bij de variantieanalyses In dit hoofdstuk worden de grote verschillen besproken in de balans en resultatenrekening tussen de cijfers van 2012, de vergelijkende bedragen van het vorige boekjaar 2011 en de vergelijkende bedragen van de begroting De variantieanalyse van de balans van 2012 met deze van 2011 Het balanstotaal stijgt met euro of 1,5% ACTIVA De daling in de boekwaarde van de vaste activa is te verklaren door de afschrijvingen. Het bedrag aan afschrijvingen (2,6 mio euro) ligt hoger dan de nieuwe investeringen in 2012 (1,7 mio euro). De vorderingen op ten hoogste één jaar stijgen met 4,6 mio euro. De belangrijkste reden is de overboeking van de loonmassa per einde 2012 van de overlopende rekeningen naar een vordering op korte termijn. De geldbeleggingen en de liquide middelen stijgen met 1,3 mio euro. De positieve netto cashflow van het boekjaar resulteert in een aangroei van de liquiditeiten. De daling in de overlopende rekeningen wordt in hoofdzaak veroorzaakt door de verkregen loonmassa (rek 491). Deze werd overgeboekt naar een vordering op ten hoogste één jaar PASSIVA Het eigen vermogen stijgt met euro. Dit is het gecombineerde effect van enerzijds een stijging van de bestemde fondsen omwille van de overdracht van de middelen van de randvzw van Echo ( euro), het positieve resultaat van het boekjaar ( euro) en anderzijds de daling van de investeringssubsidies ( euro). Er werden meer investeringssubsidies in het resultaat opgenomen dan er nieuwe ontvangen werden. De voorzieningen voor risico s en kosten kennen een kleine toename omwille van de aanleg van een provisie voor groot onderhoud en de actualisatie van de voorziening brugpensioenen. De schulden op meer dan één jaar zijn afgenomen met de aflossingen die in 2013 zullen betaald worden. We zien een daling van euro: aflossing van de lening voor de nieuwbouw van SSH voor euro aflossing van de lening voor Campus Clenardus voor euro aflossing van de lening ter financiering van de bouwprojecten campus Hertogstraat en nieuwbouw G&T (12 miljoen) voor euro. De schulden op ten hoogste één jaar stegen met euro. De reden is terug te vinden in de toename van de schulden m.b.t. bezoldigingen en sociale lasten, maar voornamelijk in de stijging van de overdracht van projectmiddelen ( euro). De toename in de overlopende rekeningen wordt in hoofdzaak veroorzaakt door hogere over te dragen studiegelden De variantieanalyse van de resultatenrekening van 2012 met deze van De Bedrijfsopbrengsten De totale bedrijfsopbrengsten stijgen met euro of 7,2%. De omzet nam toe met euro of 5,7%. Hierin zien we volgende onderliggende bewegingen. De werkingsuitkeringen kenden een stijging van euro: Compensatie van de loonkosten voor HIRL medewerkers: euro De effectieve werkingsuitkeringen stijgen met 3,9% ( euro). Dit is het gecombineerde effect van: Stijging door kliksysteem (2%) Groeipad van de Vlaamse overheid Stijging door indexering (2,16%) (2,7% lonen +0% werking in de 80/20 verhouding) Daling door aandeel van KHLeuven in totaal aantal financieringspunten: Jaarverslag KHLeuven 109

116 enveloppe 2012 enveloppe 2011 enveloppe 2010 KHL Totaal aandeel 6,49% 6,543% 6,721% We zien dat zelfs gegeven de groei in het aantal financieringspunten, het aandeel van KHLeuven in de enveloppe 2012 daalt in vergelijking met We zien hier duidelijk het effect van het vertragingsmechanisme in het financieringsmodel. De daling van onze studentenaantallen in academiejaar telt nog steeds mee in deze cijfers (tijdsvenster financiering 2012 = ac jr tem ; de laatste academiejaren waarin KHLeuven sterk groeiden tellen nog niet mee). De overige werkingsuitkeringen zijn in lijn met vorig boekjaar. De studiegelden kenden een stijging van euro of 12%. Enerzijds is er sterke stijging van het aantal studenten zowel in academiejaar als (de jaren die meetellen in boekjaar 2012). Anderzijds is er ook een indexering van de studiegelden. We zien procentueel de sterkste stijging in de studiegelden van de banaba s (Echo). De opbrengsten uit onderwijsactiviteiten en verkoop kenden een stijging van euro of 20%. De voornaamste reden is de stijging van de kopieprijs in Dit effect is voor het eerst voor een volledig boekjaar zichtbaar in Dienstverlening en onderzoek op contractuele basis tonen een toename van euro. De omzet van dienstverlening groeit met euro, voornamelijk in SSH. De subsidies voor Projectmatig Wetenschappelijk Onderzoek stijgen met euro. We zien verder, net zoals in 2011, ook in 2012 een toename van de subsidies uit externe projecten. Deze toename in 2012 met ongeveer euro. De totale inkomsten aan defiscalisering stijgen met euro in vergelijking met In de opbrengsten zien we een stijging van euro. Dit zijn de effectief besteedde middelen in De Andere bedrijfsopbrengsten zijn toegenomen met euro. De voornaamste redenen betreffen stijging van de recuperatie van loonkosten ( euro) en van onkosten van internationalisering ( euro) De Bedrijfskosten De totale bedrijfskosten stijgen met 2,8 mio euro of 7,3%. De handelsgoederen kennen een toename van euro. Hier staan ook extra opbrengsten tegenover, zie hoger. Bij de diensten en diverse goederen zien we een stijging van euro of 7,6%. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste verschillen met vorig boekjaar: 31/12/ /12/2011 Verschil % vgl Huur % Onderhoud % Water en energie % ICT % Administratiekosten % Materiaal % Bibliotheek/Mediatheek % Communicatie % Studentenwerking % Personeelskosten (niet lonen) % terugbetaling reiskosten % Internationalisering % Extern personeel % Honoraria/consultancy % Verzekeringen % Uitzendpersoneel Vergoeding bestuurders % Bijdrage adviesorganen % Overige % Totaal ,63% Jaarverslag KHLeuven 110

117 De onderhoudskosten van gebouwen stijgen voornamelijk omwille van de nieuwe onderhoudscontracten voor technieken in G&T en een afrekening van 2011 die in 2012 ontvangen werd en niet voorzien was De zeer sterke stijging in water en energie wordt vertekend door een creditnota in 2011 van het departement G&T van euro over boekjaar Hierdoor zijn er voor dit departement in 2011 negatieve kosten. Als we dit effect uitfilteren zien we een stijging van 6%. We zien een stijging van de ICT kosten met euro: de voornaamste reden betreft de factuur van de KULeuven voor SAP van euro. Materiaal: stijging euro, we zien vooral bij G&T een stijging van de kosten voor didactisch materiaal. Vorig jaar zagen we het omgekeerde. Aangezien we niet werken met voorraadbeheer, kan dit een afwijking geven tussen de cijfers van verschillende boekjaren. De uitgaven voor communicatie dalen. Vorig jaar zagen we een stijging omwille van de viering van 100 jaar DLO. De vergoedingen betaald aan extern personeel stijgen met euro. Ook vorig jaar zagen we een stijging van euro in vergelijking met vorig boekjaar. Als voornaamste reden zien we: Stijgende studentenaantallen in de Banaba Business Management van Echo: euro Uitbouw banaba in SSH: euro Bijdrage aan KULeuven voor gemeenschappelijke VGM dienst: euro Uitbouw management development programma KHLeuven en vormingsdag: euro Bij de rubriek verzekeringen zien we enerzijds een daling omwille van een aantal niet voorziene afrekeningen in 2011 en anderzijds de eerste effecten van de gemeenschappelijke aanbestedingen op associatieniveau. De rubriek uitzendpersoneel is nieuw vanaf We werken sinds medio 2012 met een interimkantoor voor de loonafhandeling van de dossiers van jobstudenten. Bij de bijdrage van de koepelorganen zien we de bijdragen aan: VLHORA: euro: werking: euro + Elektron: euro VVKHO: euro Associatie: euro: werking euro en Onderwijsontwikkelingsfonds: euro De overige werkingskosten dalen. Vorig jaar boekten we de kosten voor de visitatiekosten bij Echo (EBM: euro) en G&T (banaba s: euro). In de werkingskosten vinden we voor euro werkingskosten voor projecten. In 2011 was dit euro. De bezoldigingen en sociale lasten stegen met euro of 7,6%. De statutaire loonkosten stijgen met euro of 4,72%. De contractuele loonkosten stijgen met euro of 42%. In 2011 was er een indexaanpassing op 1 juni 2011 en in 2012 op 1 maart Beide indexeringen zijn voelbaar in de loonkosten van Cfr de berekeningen van VLHORA stijgen de loonkosten in 2012 met 2,85%. De overheid heeft de werkingsuitkeringen slechts met 2,16% geïndexeerd. VLHORA heeft berekend dat de indexering voor de periode ,21% bedraagt, waar de overheid slechts 4,93% indexeert. Dit betekent voor de hogescholen voor die periode ca. 50 mio euro te weinig financiering, louter omwille van de desindexering. Aanpassing omwille anciënniteit De overname van de medewerkers van het HIRL per 1 september 2012 betekent een stijging van de kosten van euro binnen de statutaire loonkosten. We zien een stijging van het aantal VTE in KHLeuven De stijging tussen academiejaar en (grootste impact op loonkost van 2012) betreft 9,67 VTE (1/2/2011 versus 1/2/2012). In academiejaar zien we nog Jaarverslag KHLeuven 111

118 een sterkere stijging van de VTE van 33,69 VTE. Hierin zijn 12,55VTE van de overname van HIRL voorzien. We zien bijkomend heel wat VTE voor de uitbouw van nieuwe opleidingen en de uitbouw van onderzoek. We zien dat het aantal VTE betrokken in onderzoek en maatschappelijke dienstverlening stijgt van 24,38 VTE (2010) naar 43,5 VTE in De afschrijvingen zijn in lijn met vorig jaar. De voorzieningen stijgen met euro omwille van de bijkomende voorziening brugpensioenen en de voorziening groot onderhoud De Financiële opbrengsten De Opbrengsten uit vlottende activa zijn gestegen met euro omwille van een hogere liquiditeitspositie. De rentetarieven zijn gezakt. De Andere financiële opbrengsten zien we een stijging van euro omwille van de stijging van de investeringssubsidies De Financiële kosten De Kosten van schulden dalen aangezien de leningen zijn afgesloten met vaste kapitaalsaflossingen De Uitzonderlijke opbrengsten en kosten De Uitzonderlijke opbrengsten stijgen voornamelijk omwille van het hogere bedrag aan investeringssubsidies Besluit De bedrijfswinst is euro lager dan in boekjaar Opbrengsten en kosten stijgen ongeveer in dezelfde mate. De Financiële en Uitzonderlijke opbrengsten (vooral investeringssubsidies) verbeteren het resultaat en zorgen voor een stijging van het overschot met euro in vergelijking met het boekjaar De variantieanalyse van de balans van 2012 met de begrote balans 2012 Het balanstotaal is 3,9 mio euro of 6,8% hoger dan de begrote balans in ACTIVA De afwijking van de begroting in Vaste Activa is beperkt. De begroting was euro hoger. Er is een verschuiving van de overlopende rekeningen naar de handelsvordering omwille van de overflow boeking zie hoger en een onderschatting van de vorderingen op korte termijn. De voornaamste reden voor de afwijking met de begroting zijn echter de grotere geldbeleggingen dan in de begroting voorzien. Enerzijds omdat er een beter resultaat is dan begroot, anderzijds omdat er nog heel wat projectmiddelen te besteden zijn en omdat er een inbreng was vanuit een randvzw PASSIVA Aan de passiefzijde zien we enerzijds een groter eigen vermogen dan begroot. De redenen zijn het betere resultaat van het boekjaar en de inbreng van de middelen van de vzw KHO (Echo gedeelte). De aanleg van bijkomende voorzieningen werd niet begroot. De schulden op lange termijn werden correct begroot, maar de schulden op minder dan één jaar zijn hoger dan begroot. We zien een beperkte onderschatting van de loonschulden, maar voornamelijk een onderschatting van de overdracht met betrekking tot projectmiddelen. De overlopende rekeningen zijn hoger dan begroot omwille van de hogere opbrengsten aan studiegelden en de overdracht die daarop van toepassing is De variantieanalyse van de resultatenrekening 2012 met de begrote resultatenrekening 2012 In de begroting werd een tekort voorzien van euro. In realiteit zien we dat we het euro beter doen dan begroot. Jaarverslag KHLeuven 112

119 De Bedrijfsopbrengsten De bedrijfsopbrengsten zijn euro of 2,38% hoger dan begroot. Het grootste gedeelte betreft de omzet die euro hoger is dan in de begroting voorzien. De grootste verklaringen zijn: De hogere werkingsuitkeringen: de overname van HIRL was niet voorzien in het budget De studiegelden zijn euro of 3,75% hoger dan begroot. Ook hier zien we het effect van de overname van de opleiding Sociale Readaptatie Wetenschappen van HIRL. De opbrengsten uit verkopen aan studenten zijn euro onderschat in de begroting Dienstverlening en onderzoek op contractuele basis bedraagt euro meer dan begroot. Zowel in dienstverlening als in contractonderwijs werd er een hogere verkoop gerealiseerd. Ook de PWO middelen bedroegen euro meer dan begroot. De subsidies liggen in werkelijkheid euro hoger dan geraamd in de begroting. De defiscaliseringsmiddelen werden onderschat. De andere bedrijfsopbrengsten zijn euro hoger dan begroot. Het grootste verschil zien we in de opbrengsten uit verhuur en de recuperatie van onkosten De Bedrijfskosten De totale bedrijfskosten zijn euro lager dan begroot. Het betreft een afwijking van 0,17%. De handelsgoederen liggen euro hoger dan voorzien in de begroting. Hier tegenover staan ook opbrengsten. Het totaal van de diensten en diverse goederen is euro lager dan gebudgetteerd. 31/12/2012 Begroting 2012 Verschil % vgl Huur % Onderhoud % Water en energie % ICT % Administratiekosten % Materiaal % Bibliotheek/Mediatheek % Communicatie % Studentenwerking % Personeelskosten (niet lonen) % terugbetaling reiskosten % Internationalisering % Extern personeel % Honoraria/consultancy % Verzekeringen % Uitzendpersoneel Vergoeding bestuurders % Bijdrage adviesorganen % Overige % Werkingskosten projecten Opleidingsbudget DLO Totaal ,58% In de begroting hebben we de werkingskosten van projecten en de opleidingsbudgetten van DLO apart begroot. Het is op niveau van een opleiding of project duidelijk hoeveel werkingskosten er zijn, maar niet aan welke kostensoort deze exact worden besteed. In de reële kosten zitten deze kosten wel in de verschillende rubrieken geboekt. In totaal zijn er in euro aan werkingskosten voor projecten geboekt en voor euro ten laste van de opleidingsbudgetten van DLO. In vergelijking met de begroting zien we dat volgende kosten lager zijn dan begroot: Jaarverslag KHLeuven 113

120 Communicatie: vooral binnen de Algemene Diensten is het budget voor interne communicatie niet volledig besteed. Internationalisering: vooral in Echo is het voorziene budget minder benut, ook omdat de Nibs case competition voorzien was in boekjaar 2012 maar pas effectief plaatsvond in Overige: G&T had voor euro visitatiekosten voorzien. Deze visitaties zullen pas in 2013 plaatsvinden. We zien ook dat het werken met het interimkantoor voor de loonafhandeling van jobstudenten niet voorzien was in de begroting. De totale loonkosten overschreden de begroting met euro of 1,1%. De statutaire loonkosten zijn euro of 0,7% hoger dan begroot. De contractuele loonkosten zijn euro of 5,41% hoger dan begroot. In de begroting was een indexering van de lonen voorzien van 2,34%. In realiteit stijgen de lonen met 2,7%. Dit verklaart al euro van de stijging. De grootste verklaring zit echter in de overname van de personeelsleden van HIRL ( euro) en de stijging van het aantal VTE in academiejaar omwille van de stijgende studentenaantallen en de verdere uitbouw van het onderzoek. Bij de contractuele medewerkers zien we een overschrijding van het budget bij Echo omwille van het succes van de Banaba opleiding, bij SSH omwille van het succes van de opleiding SRW en omwille van de uitbouw van de projectwerking. Bij AD werden de 3 VTE extra voor het Coronaproject grotendeels ingevuld met eigen statutaire medewerkers. De afschrijvingen bedragen euro minder dan voorzien in de begroting omdat er minder geïnvesteerd werd dan begroot. Het verschil in de Andere bedrijfskosten ( euro) wordt verklaard door de hogere roerende voorheffing De Financiële opbrengsten Deze opbrengsten waren in de begroting voorzichtig geschat en bedragen in realiteit euro meer. De begroting ging uit van een lagere financiële reservepositie. De Andere Financiële opbrengsten en uitzonderlijke opbrengsten moeten samen bekeken worden. Het bedrag aan investeringssubsidies was te laag begroot De Financiële kosten De Kosten van schulden werden correct begroot De Uitzonderlijke opbrengsten en kosten Uitzonderlijke opbrengsten: zie hoger voor toelichting met betrekking tot de kapitaalsubsidies. De overige uitzonderlijke opbrengsten werden niet begroot Besluit De begroting voorziet een negatief resultaat van euro. Het boekjaar wordt afgesloten met een overschot van euro. Indien de Uitzonderlijke en Financiële kosten en opbrengsten buiten beschouwing worden gelaten, bedraagt het begrote bedrijfsresultaat een tekort van euro t.o.v. het werkelijke bedrijfstekort van euro. We zien een combinatie van vooral hogere opbrengsten en iets lagere kosten. 2.2 Een commentaar op de ratioanalyse De berekening van de ratio s werd in bijlage bijgevoegd De liquiditeitsratio s De netto-werkingsmiddelen en de quick-ratio geven aan in welke mate onze schulden op korte termijn kunnen vereffend worden met de beperkt vlottende activa. Deze metingen tonen aan dat de hogeschool tijdens de laatste drie boekjaren een gunstige liquiditeitspositie had en dat de liquiditeit gestegen is in vergelijking met Dankzij de positieve cashflow verwerft de hogeschool bijkomende liquiditeiten. De quick ratio bedraagt voor ,10. Het rekenkundig gemiddelde voor alle hogescholen in Vlaanderen in 2010 bedroeg 2,78. Het gemiddelde voor de associatie in 2011 bedroeg 2,37. De liquiditeit van de werkingsschulden geeft een indicatie van het gemiddeld aantal dagen leverancierskrediet. Voor 2011 bedraagt het gemiddeld betalingsuitstel 69 dagen. Het leverancierskrediet is daarmee gestegen t.o.v. vorig jaar (67 dagen). Jaarverslag KHLeuven 114

121 2.2.2 De resultatenratio s Alle resultatenratio s zijn positief omwille van het positieve resultaat van het boekjaar. De nettomarge (bedrijfswinst/bedrijfsopbrengsten) bedraagt voor KHLeuven in ,19% en is daarmee lager dan vorig jaar (2011: 0,26%). Het rekenkundige gemiddelde voor alle hogescholen in Vlaanderen in 2010 bedroeg 0,42%. Het gemiddelde voor de associatie in 2011 bedroeg 0,29%. We zien de netto-marge van alle hogescholen dalen door enerzijds de besparingen en anderzijds de groei van het aantal studenten die het onmogelijk maakt om in de omkadering te snoeien De solvabiliteitsratio s De graad van financiële onafhankelijkheid (eigen vermogen / balanstotaal) is gelijk aan vorig jaar en bedraagt 59,32%. Hiermee wordt de norm van 50% ruim overschreden, wat als streefdoel aanzien wordt in het hoger onderwijs. Het eigen vermogen groeit dankzij het positieve resultaat. Dit is in lijn van het rekenkundige gemiddelde van alle hogescholen voor 2010: 61,60%. Het gemiddelde voor de associatie in 2011 bedroeg 55%. De algemene schuldgraad kent een kleine daling omwille van een toename van het eigen vermogen en een afname van het vreemd vermogen. De dekking van het vreemd vermogen op lange termijn door de cashflow geeft aan dat de hogeschool iets meer dan 4 jaren nodig heeft om haar schuld op lange termijn terug te betalen in de veronderstelling dat zij daarvoor haar jaarlijkse cashflow inzet en dat deze constant blijft Personeelsratio: 80/20 norm Voor de KHLeuven bedraagt deze ratio in ,04% (exclusief de vrijstelling bedrijfsvoorheffing onderzoekers= officiële ratio) en 83,92% (inclusief de vrijstelling bedrijfsvoorheffing onderzoekers). In 2011 bedroeg de 80/20-norm exclusief de vrijstelling BV onderzoekers 85,43%. De 80/20-norm in de assocatie KULeuven lag voor het boekjaar 2011 op 82,43%. KHLeuven spendeert in vergelijking met de overige hogescholen veel middelen aan personeel. In de begroting 2012 voorzagen we een officiële ratio van 86,1% en inclusief de vrijstelling bedrijfsvoorheffing 84,06%. De cijfers van boekjaar 2012 liggen in lijn van de begroting. 2.3 Een commentaar op het investerings- en financieringsbeleid van 2012 In 2012 werd er voor euro geïnvesteerd. Dit is een vrij beperkt bedrag. We vinden het volgende terug: ICT investeringen: Software: euro waaronder Verdere uitrol Sharepoint: euro Uitrol teamsites/vergadersites voor projecten: euro Instap in Libis: euro Hardware: euro: voornamelijk vervanging PC s in de verschillende departementen en euro voor server infrastructuur en euro voor het project virtuele desktops Investeringen met betrekking tot gebouwen en vaste uitrusting: Gebouwen: euro waaronder: Afwerking aanpassingswerken gebouw Weerstandsplein: euro Laatste facturen voor afwerking kroonlijsten en schrijnwerk Flos Campi: euro Aanpassingen herendouches sporthal: euro Vaste uitrusting: euro waaronder: Laatste afwerkingen keukenklas DLO: euro Electriciteitswerken voor laptopproject Echo: euro Evacuatietrap G&T: euro Aanpassingswerken SSH in functie van huisvesting SRW: euro Stookolie ketel en vervanging electriciteitskast Flos Campi: euro Fietsenstallingen G&T : euro Aanpassingswerken labo s G&T: euro Jaarverslag KHLeuven 115

122 Investeringen in meubilair: euro in de verschillende departementen waarvan euro voor de herinrichting van de vergaderzalen en bureelruimtes in het Gastenkwartier van de algemene diensten. Rollend materieel: Nieuw busje voor DLO: euro Overige materiële vaste activa: euro. Het betreft voornamelijk aanpassingen aan gebouwen niet in eigendom. Het grootste deel van de investeringen betreft de aanpassingswerken in het Gastenkwartier van Abdij van Park. Het betreft schilderwerken, nieuwe verlichting, vloerbekleding en electrictiteits- en databekabeling. Een deel van de kostprijs zal worden teruggevorderd in de vorm van een huurverlaging door de Stad Leuven al goedgekeurd. De investeringen werden gefinancierd met eigen middelen. De investeringen zijn euro lager dan vorig jaar. Vorig jaar was er meer geïnvesteerd in gebouwen (voornamelijk de vervanging van de ramen in Flos Campi) De investeringen zijn euro lager dan begroot: We zien voornamelijk dat de ICT investeringen lager liggen dan gebudgetteerd. Een aantal projecten hebben vertraging opgelopen of zijn ter discussie in het kader van de fusie. Ook voor meubilair is er minder uitgegeven dan begroot. 2.4 De evolutie van de thesauriepositie De cashflow van het boekjaar 2012 (zie berekening in bijlage) bedraagt 2,9 miljoen euro. Dit bedrag staat ter beschikking voor aanwending buiten de courante activiteiten. De KHLeuven heeft deze cashflow in hoofdzaak aangewend voor de financiering van investeringen en de afbetaling van leningen. De hogeschool heeft voor euro investeringssubsidies ontvangen. De liquide middelen namen toe gedurende het boekjaar met euro. Op het lijntje overige in 2012 zien we de euro inbreng vanuit de randvzw van Echo. De KHLeuven heeft eind 2012 een stevige financiële reserve van 14,4 mio euro noodzakelijk voor toekomstige investeringen. 2.5 De financiële weerslag van belangrijke projecten en activiteiten in 2012 In 2012 vonden geen projecten of activiteiten plaats met een belangrijke financiële weerslag buiten deze hoger vermeld. Jaarverslag KHLeuven 116

123 3 Bijzondere gebeurtenissen na de balansdatum Er hebben zich geen bijzondere gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan. 4 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Niet van toepassing. 5 Conclusie Opnieuw zien we dat de desindexering van de werkingsuitkeringen een aanzienlijke financiële impact hebben op de middelen van het hoger onderwijs. De overname van de opleiding Sociale Readaptatiewetenschappen van HIRL was niet voorzien in de begroting 2012 en we zien zowel meer opbrengsten (werkingsuitkeringen en studiegelden) als loonkosten hiertegen over staan. Het succes van de opleiding leidde ook tot een aantal noodzakelijke investeringen. We zien dat de investeringen zeer beperkt zijn. De belangrijkste bedragen betreffen de afwerking van investeringen die al gepland waren in de voorbije jaren. Ook in de begroting werden de investeringsnoden onvoldoende tot uiting gebracht. Nochtans kampen zowel de departementen als de algemene diensten met belangrijke huisvestingsnoden door de stijgende studentenaantallen. We zien dat het overschot op de begroting gerealiseerd wordt door meer inkomsten. De personeelskosten stijgen aanzienlijk omwille van indexering maar ook door de uitbreiding van het aantal VTE, door de personeelsleden van HIRL, maar ook omwille van de toename van VTE voor de uitbouw van nieuwe opleidingen en van onderzoek. We verwachten een nog grotere stijging van de personeelskosten en VTE in boekjaar Boekjaar 2012 was een boekjaar waarin de KHLeuven ondanks een tekort op de begroting toch kan eindigen met een overschot van ongeveer euro kan eindigen. We behouden een grote financiële reserve, die wel voor een gedeelte bestemd is voor toekomstige projecten en de uitbouw van en ondersteuning voor praktijkgericht onderzoek. De balanssituatie en financiële ratio s zijn gezond. De 80/20 norm wijst er wel op dat we maximaal inzetten op personeel. Jaarverslag KHLeuven 117

124 HOOFDSTUK 7 -Studentenservice KHLeuven 1 Organisatie Vzw Studentenservice KHLeuven biedt alle nodige logistieke ondersteuning aan de medewerkers die nodig is om kwaliteitsvol te werken. Beleidsplan Hieronder volgt een beschrijving van de organisatie van de studentenvoorzieningen in de KHLeuven. 1.1 Organisatiestructuur Vzw Studentenservice KHLeuven Oprichting: 28 oktober 1994 (Belgisch Staatsblad 1 maart 1995) Nieuwe statuten: bijlagen Belgisch Staatsblad 31 maart 2008 Maatschappelijke zetel: Naamsestraat 80, 3000 Leuven Tel of (coördinator) (algemeen) (algemeen) (sport) (catering) (studentencoach) Fax studentenservice@khleuven.be Vzw Studentenservice KHLeuven is een vereniging zonder winstoogmerk. De Algemene Vergadering is paritair samengesteld. Er zetelen 18 personen in, waarvan 9 verkozen studenten en 9 personen aangeduid door het Hogeschoolbestuur. De Algemene Vergadering vergadert tweemaal per jaar: in oktober voor de goedkeuring van de begroting van het volgend kalenderjaar en de meerjarenbegroting, en in maart-april voor de goedkeuring van de jaarrekening. De Raad van Bestuur is eveneens paritair samengesteld: er zijn 5 bestuurders aangeduid door het Hogeschoolbestuur en 5 verkozen studenten (waarvan 1 vertegenwoordiger van OKeR en 4 van OSR). Het voorzitterschap wordt waargenomen door een van de vertegenwoordigers van het Hogeschoolbestuur; een student-bestuurder is ondervoorzitter. De Raad vergadert 8 à 10 maal per jaar. In het kader van het nieuwe Stuvodecreet van 29 juni 2012 is bij het einde van 2012 een ontbindingsprocedure opgestart. Na de ontbinding van de vzw Studentenservice wordt de werking ervan verdergezet in de vzw KHLeuven. 1.2 Personeel Vzw Studentenservice heeft 4,4 VTE, verdeeld over 6 medewerkers die allen gedetacheerd zijn vanuit KHLeuven: een voltijdse coördinator (ATP) twee voltijdse medewerkers (ATP) een sportfunctionaris, voor 40% gedetacheerd vanuit de KHLeuven (OP) een studentencoach, voor 50% gedetacheerd vanuit de KHLeuven (ATP) een coördinator catering, voor 50 % gedetacheerd vanuit de KHLeuven (ATP) In 2012 is er een wijziging gebeurd in het personeelsbestand. In oktober is een nieuwe medewerker catering aangeworven, nadat de vorige had beslist de organisatie te verlaten. De coördinator is op pensioen gegaan in 2012, zij werkte 80% voor de vzw Studentenservice. De nieuwe coördinator die, ook coördinator Studentenbeleid is in de KHLeuven werkt 100% en wordt ook voor 100% gefinancierd door de Studentenservice via detachering. De vzw had na de pensionering van de coördinator geen eigen personeel meer, enkel nog via detachering. Jaarverslag KHLeuven 118

125 1.3 Financiële middelen Vzw Studentenservice KHLeuven werkt uitsluitend met toelagen van de overheid. De reguliere sociale toelage bedroeg voor het jaar ,79. Binnen het sportbeleidsplan werd in 2012 een bedrag van ,18 uitgekeerd. 1.4 Samenwerking KU Leuven Traditioneel gaat bijna een derde van de middelen van vzw Studentenservice KHLeuven naar de samenwerking met Studentenvoorzieningen van de KU Leuven. Vanaf medio 2009 loopt een nieuwe raamovereenkomst. Raamovereenkomst - JR % % % LOKO Huisvesting Alma Sociale dienst en jobdienst % De engagementen van de KU Leuven omvatten: de toegang tot de sociale dienst, de jobdienst en de juridische adviesdienst voor studenten, de huisvestingsdienst en de studentenrestaurants Alma; de garantie dat de subsidies die de Raad voor Studentenvoorzieningen (KU Leuven) toekent aan LOKO enkel zullen verleend worden voor zover LOKO de volledige deelname voor studenten KHLeuven aan de studentenwerking van LOKO organiseert; beheer van het studiefinancieringspakket bestemd voor individuele financiële tussenkomsten, de elektronische verwerking en de opvolging; tijdens academiejaar werd een overeenkomst bereikt over de toegang van KHLeuvenstudenten tot de gesubsidieerde residenties van de KU Leuven (als bijlage bij de raamovereenkomst). Naast de verderzetting van de licht gewijzigde afspraken over residentie Steil worden bijkomend 138 kamers bestemd voor gesubsidieerd verhuur aan KHLeuvenstudenten. Deze kamers zijn verspreid over de residenties De Vesten, Sedes, Arenberg, Wisteria en UCMS; terbeschikkingstelling van een contingent aangepaste en toegankelijke kamers uit de nietgesubsidieerde zone aan kostprijs voor studenten met een functiebeperking; verstrekken van folders en brochures. De Studentenservice draagt financieel bij voor de dienstverlening en stelt een budget ter beschikking voor de individuele studiefinanciering, garandeert de afname van het contingent kamers aan kostprijs, en zorgt voor toegang door de KU Leuven tot de personalia en andere gegevens ten behoeve van de dienstverlening. De aanrekening gebeurt op basis van verdeelsleutels. Voor de huisvestingsdienst en de Alma werd een correctie gehanteerd op de studentenaantallen omwille van het lager percentage kotstudenten Jaarverslag KHLeuven 119

126 bij KHLeuven dan bij KU Leuven. Voor de bijdrage voor LOKO werd een correctie ingevoerd met aftrek van de studenten in de lerarenopleiding in Diest Psychotherapie Vanaf 1 januari 2005 wordt op externe organisaties beroep gedaan (Gedragstherapeutische begeleiding van studenten GiBS; Centrum voor Psychotherapie en Relaties - C.P.R). De mondelinge overeenkomst houdt afspraken in over: de procedure voor aanmelding; de tijd tussen de aanmelding en de eerste (intake-)sessie; de prijs én de hoogte van de persoonlijke bijdrage van de studenten. Voor de studenten van de lerarenopleiding in Diest werd een samenwerkingscontract met C.G.G. Oost-Brabant afgesloten, waarin afspraken staan over de aanrekening aan vzw Studentenservice KHLeuven, over het remgeld ten laste van de student en over de wachttijden. In 2012 werden de tarieven in deze overeenkomst heronderhandeld Velo-fietsen Binnen het werkveld vervoer werd vanaf het academiejaar jaarlijks een contract afgesloten met vzw Velo, waardoor de studenten van de KHLeuven een fiets kunnen huren; zij betalen zelf de waarborg en vzw Studentenservice KHLeuven betaalt de huur. Vanaf volgend academiejaar zal in de huurprijs een herstelabonnement begrepen zijn, waardoor de huurprijs zal verhogen. De meerkost van het herstelabonnement zal evenzeer door vzw Studentenservice KHLeuven worden gedragen CJP-lidmaatschap Eveneens vanaf het academiejaar is er jaarlijks een overeenkomst met CJP, die inhoudt dat de studenten die dit wensen gratis een CJP-lidmaatschap kunnen krijgen Orthopedagogische Consultatiedienst Leuven Vanaf het academiejaar loopt een overeenkomst van de Studentenservice met de Orthopedagogische Consultatiedienst Leuven. De OCL beoordeelt onderzoeksverslagen dyslexie én verricht diagnostiek van dyslexie en dyscalculie bij studenten van de KHLeuven. Er werden afspraken vastgelegd over de procedure van aanmelding, de timing en over de betaling van de kostprijs (de student betaalt het volledige bedrag van de diagnostiek en krijgt, op voorlegging van het betalingsbewijs, een gedeelte van dit bedrag terugbetaald door de Studentenservice) Kantoren De Studentenservice huurt drie kantoren (1.42, 1.44 en 1.45) in het Van Dalecollege in het centrum van Leuven (Naamsestraat 80). Dit gebouw, beheerd door KU Leuven, huisvest ook de studentenvoorzieningen van de KU Leuven. Hiervoor werd een huurovereenkomst afgesloten met KU Leuven. Jaarverslag KHLeuven 120

127 2 Huisvesting 2.1 Doelstelling De Studentenservice KHLeuven bewaakt als universele voorziening de toegang van KHLeuvenstudenten tot goede studentenhuisvesting aan verantwoorde prijzen waarin enerzijds het wooncomfort en anderzijds het sociaal contact prioritair zijn. Studentenservice KHLeuven streeft naar samenwerking met verschillende partners. Studentenservice KHLeuven behoudt als selectieve voorziening het huidig aanbod aan studentenhuisvesting in eigen beheer, maar bereidt tegelijk alternatieven voor. Studentenservice KHLeuven realiseert aangepaste huisvesting als selectieve voorziening voor de doelgroep studenten met een functiebeperking. Studentenservice KHLeuven continueert en evalueert de samenwerking met de Huisvestingsdienst van de KU Leuven en realiseert op die wijze de dienstverlening van de huisvestingsdienst als universele voorziening. Beleidsplan Huisvesting - JR ,040 25% Huisvestingsdienst Residentiebeheer ,540 75% 2.2 Omkadering 2012 In het academiejaar werd het omkaderingsproject verder gezet in Residentie De Vesten, 2 studenten werden omkaderd door 11 medestudenten. Twee studenten met een fysieke functiebeperking worden geholpen door de medestudenten bij de activiteiten van het dagelijks leven. Bij de start van het academiejaar is er een korte training door een verpleegkundige rond hef- en til technieken. Het is in het academiejaar allemaal erg vlot verlopen in de omkaderingsgroep: permanentieroosters raakten snel opgevuld, studenten namen hun permanentie op, De Studentenservice KHLeuven kreeg wel de vraag naar omkadering voor studenten met ASS, deze vraag is de afgelopen jaren geregeld terug gekomen. De Studentenservice heeft echter niet de know-how of deskundigheid om hierop een positief antwoord te geven. Deze problematiek vraagt ook van de medestudenten een heel andere omkadering. 2.3 Studentenkamers in eigen beheer Aanbod Sinds enkele jaren is er een nauwe samenwerking met de dienst residentiebeheer van de KU Leuven. Eerst kwam de uitbating van Studentenhuis Steil bij de KU Leuven (die eigenaar is van het gebouw) die de kamers bestemt voor KHLeuvenstudenten; vanaf september 2011 kwamen er 26 Jaarverslag KHLeuven 121

128 kamers in De Vesten, 22 kamers in studentenwijk Arenberg en 10 kamers in Sedes Vlamingenstraat bij, alle bestemd voor KHLeuvenstudenten. In september 2012 kwamen daar 40 kamers bij in Residentie Wisteria en 40 kamers in de Rijschoolstraat. De aanvraagprocedure, huurprijsberekening, toewijzing en administratieve afhandeling gebeurt op dezelfde manier als bij de KU Leuvenstudenten. Alle beschikbare kamers in de voor KHLeuvenstudenten voorziene gangen en residenties werden opgevuld. De huurprijs wordt berekend op basis van het gezinsinkomen, hoe lager het inkomen, hoe lager de huurprijs. Boven op de huurprijs komt een forfaitaire bijdragen van 71 en 100 poetswaarborg Procedure Half maart krijgen alle studenten op een residentie een heraanvraagformulier, waarin ze dus hun kamer voor het volgende academiejaar opnieuw kunnen aanvragen. Deze aanvragen worden door Residentiebeheer verwerkt tegen de eerste week van mei. De residenties kunnen door abituriënten worden bezocht tijdens 3 bezoekdagen (zie punt ) die de huisvestingsdienst organiseert. De Sociale dienst berekent op de bezoekdagen of studenten in aanmerking komen voor de gesubsidieerde huurprijs en hoeveel de huurprijs zal bedragen. De studenten dienen tegen begin mei hun aanvraag in, Residentiebeheer maakt dan een rangschikking volgens de inkomensgrenzen en de te betalen huurprijzen. Te hoge inkomens vallen uiteraard uit de boot. Studenten kunnen hun voorkeur residentie doorgeven, Residentiebeheer probeert hier zo veel mogelijk aan tegemoet te komen. Ten laatste begin juni weten abituriënten of ze in het volgende academiejaar recht hebben op een gesubsidieerde residentie Huurprijs De huurprijzen worden bepaald op basis van het inkomen, enkel in Steil zijn er verschillende categorieën omdat er een groot verschil is in de kameroppervlakte. De prijzen liggen tussen 102 en 275. In Steil ligt de gemiddelde huurprijs op 176, andere residenties op Aantal studenten per huurprijs Informatie, advies en bemiddeling rond huisvesting De samenwerking met de Huisvestingsdienst binnen het kader van de raamovereenkomst liep ook in 2012 gewoon verder Registratiegegevens Huisvestingsdienst KU Leuven 2012 De Huisvestingsdienst registreerde consultaties waarvan 5433 via mail (= 35%). Jaarverslag KHLeuven 122

129 Dat is een toename van 838 consultaties t.o.v De grote toename van het aantal consultaties de laatste jaren (2009: 9845, 2010: 12986, 2011: 14650) noodzaakte een personeelsuitbreiding. Vanaf januari 2013 werd een voltijds adviseur aangeworven. Het drukst was het in september 2012 met 2206 (consultaties+mails) op 19 dagen: 116/dag, gevolgd door mei 2012 met 1664 op 19 dagen: 87,5/dag en juni met 1807 op 21 dagen: 86/dag. November 2012 blijkt de minst drukke maand geweest te zijn met 715 op 20 dagen = 35,75/dag gevolgd door december 2012: 636 op 15 dagen = 42,4/dag Van de contacten tijdens het spreekuur en via telefoon waren er 71,3% consultaties met studenten (7169) 44% internationale studenten (4424) 27,3% Belgische studenten (2745) 28,7% met verhuurders (2886) Van de 5433 mails kwamen er : 31 % van internationale studenten (1680) 43 % van Belgische studenten (2342) 26 % van verhuurders (1411) We noteerden 780 consultaties/mails van KHLeuvenstudenten (= 7 % van het aantal studenten, een stijging van 73 consultaties t.o.v. 2011) Registratiegegevens Kotwijs: Er werden in deze periode unieke bezoekers geregistreerd met een piek in juni van bezoekers. Gemiddeld duurt één Kotwijs-bezoek 10 minuten. Uit het profiel van de bezoekers halen we dat 59% van hen uit België afkomstig is en 41% uit het buitenland (waarvan de koplopers Nederland met 10 % en V.S. met 9% zijn) Bezoekdagen studentenresidenties 21/4, 28/4 en 05/ Er kwamen 3946 bezoekers langs in de auditoria Jean Monnet en Max Weber voor de infosessies over de huisvestingsmogelijkheden in residenties in Leuven. Dat waren 333 bezoekers meer dan het jaar voordien. Wonen in een residentie blijft dus populair. KHLeuvenstudenten konden een gesubsidieerde kamer aanvragen in 6 gesubsidieerde residenties van de KU Leuven. Een aanvraag voor een kamer in een niet-gesubsidieerde residentie van de KU Leuven waar men geen engagement van de bewoners verwacht, moest online gedaan worden. Die kamers werden via loting toegekend. In de residenties met engagement werden de kamers toegekend o.b.v. een motivatiebrief en/of een persoonlijk gesprek. De private residenties werken met wachtlijsten De Kamermarkt en wachtlijsten 2012 was opnieuw een moeilijk jaar om vooral internationale studenten aan goede en betaalbare huisvesting te helpen. Zowel bij de start van het tweede semester (januari/februari 2012) als in de zomer (augustus) heeft de Huisvestingsdienst voor hen een wachtlijst moeten aanleggen omdat het aanbod op die momenten zeer beperkt en erg duur was. De kamers die vrijkwamen in de universitaire residenties werden door de Huisvestingsdienst toegewezen In functie van het beschikbare budget, de nationaliteit van de student en de gevraagde huurperiode. Voor de anderen werd een oplossing gezocht in de privé. In januari 2012 noteerden we 178 internationale studenten op de wachtlijst voor het tweede semester waarvan er 109 op een universitaire residentie een kamer kregen. Op deze wachtlijst telden we 57 KHLeuvenstudenten waarvan er 45 in een residentie van Studentenvoorzieningen terecht konden en de rest in de privé. Op 13 augustus werd een wachtlijst aangelegd voor internationale studenten die op zoek waren naar huisvesting voor het eerste semester of voor een kortere periode. Daarop noteerden we 168 namen. 124 studenten konden een kamer in een residentie krijgen; 44 huurden in de privé. Op 10 september startte de Huisvestingsdienst met een wachtlijst voor 25 internationale studenten die voor een gans academiejaar onderdak zochten. 17 van hen kregen een kamer in een residentie terwijl de rest alsnog in de privé terecht kon. Op deze lijsten vinden we respectievelijk 17 en 1 KHLeuvenstudenten terug waarvan er 10 een kamer in een gesubsidieerde residentie kregen; de Huisvestingsdienst heeft voor de andere 8 huisvesting in de privésector gevonden. Jaarverslag KHLeuven 123

130 Het probleem van guesthousing stelde zich in september minder dan de voorbije jaren omdat er in de gesubsidieerde residentie Guido Gezelle tijdelijk (mid augustus-mid oktober) 40 gastenkamers werden verhuurd. Deze kamers waren gedurende deze ganse periode steeds volzet. De extra guesthousing bleek niet alleen nodig, maar zorgde ook voor een betere opvang van de internationale studenten Contractenstudie De ingezamelde huurcontracten voor studentenkamers en studio s van de hogeschoolstudenten worden ieder jaar allemaal ingeput. Voor de contracten van de KU Leuvenstudenten worden als steekproef 500 contracten opgevraagd. Om de 5 jaar worden echter ook alle ingezamelde (en volledige) contracten van KU Leuvenstudenten ingeput. Dit academiejaar ( ) was dat opnieuw het geval. Hierbij de resultaten van deze algemene contractstudie. 33% van de kotstudenten (privé + private en KU Leuven-residenties) huurde een kamer met een 10-maandencontract, 9% met een 11-maandencontract en 58% met een 12-maandencontract. Als we enkel de privémarkt bekijken (dus zonder private en KU Leuven-residenties): 21% 10-maandencontracten; 10% 11-maandencontracten; 69% 12-maandencontracten. Gebruik van modelcontracten in de privé-sector: 34%. De gemiddelde huurprijs voor een kamer in de privé-sector: - een kamer met basiscomfort die verhuurd wordt met een 10-maandencontract kost gemiddeld 301 per maand, all-in (jaarkost: 3010, d.i. een stijging van 200/jaar t.o.v ). Voor een kamer met extra comfort voor 10-maanden all-in, betaalt men gemiddeld 335 per maand (jaarkost: 3350, d.i. een stijging van 140/jaar t.o.v ). - een kamer met basiscomfort die verhuurd wordt met een 12-maandencontract kost gemiddeld 349 per maand all-in (jaarkost 4 188, d.i. een stijging van 418/jaar t.o.v ); met extra comfort wordt dat gemiddeld 409/maand (jaarkost 4 908; d.i. een stijging van 498/jaar t.o.v ) Kamers met extra comfort zijn kamers die privé-sanitair of een kookmogelijkheid op de kamer voorzien (geen studio s). Kamers zonder extra comfort zijn de gewone studentenkamers met gemeenschappelijke keukens en sanitair. De gemiddelde huurprijs van een studio: 452 per maand (jaarkost: 5424) contractduur kamers KHLeuven ctr-duur Aantal % % % % andere 8 1% totaal % Gebruik modelcontract k/s per departement aantal % 1 SHH 45 17% 4 DLO 65 24% 5 ECHO 44 16% 2 G&T % totaal % gemiddelde hpr KHLeuven kamers basis comfort jaarprijs hp/mnd Jaarverslag KHLeuven 124

131 gemiddelde hpr KHLeuven kamers extra comfort jaarprijs hp/mnd gemiddelde hpr KHLeuven kamers extra comfort jaarprijs hp/mnd Jaarverslag KHLeuven 125

132 3 Sociale Dienstverlening 3.1 Doelstelling Studentenservice KHLeuven biedt universeel sociale dienstverlening (informatie en advies betreffende het studentenstatuut) aan. De selectieve dienstverlening (toelagen, leningen, voorschotten, ) wordt aangeboden aan de studenten van de decretaal vastgelegde doelgroepen. Studentenservice KHLeuven continueert en verbetert de samenwerking met de sociale dienst van de KU Leuven (raamovereenkomst). Studentenservice KHLeuven biedt als universele voorziening de jobdienst aan die toegankelijk is voor alle studenten van de KHLeuven. Studentenservice KHLeuven biedt ook een selectieve voorziening aan door middel van de jobprioriteit voor studenten uit de decretaal vastgelegde selectieve doelgroepen. Studentenservice biedt informatie en advies aan als universele voorziening Selectieve voorzieningen worden uitsluitend voorzien voor de buitenlandse studenten die decretaal als selectieve doelgroep bepaald worden (toelagen/leningen). Beleidsplan Sociale dienstverlening - JR ,790 25% Studiefinanciering Advisering en Jobdienst ,0 75% 3.2 Inleiding De zorg om de studenten goed te informeren en te adviseren over hun sociaal statuut én om hen financieel te steunen, ligt vervat in het decretale werkveld sociale dienstverlening met inbegrip van studiefinanciering en juridische advisering. Via universele dienstverlening én via selectieve individuele financiële tussenkomsten wordt een bijdrage geleverd aan het gelijke kansenbeleid. De financiële tussenkomsten kunnen gericht worden op welbepaalde doelgroepen die beantwoorden aan voorop gestelde criteria, én/of op individuele interventies, waarover discretionair geoordeeld wordt. Onderstaand bestedingsprofiel omvat onder RO soc + jobdienst de bijdrage binnen de raamovereenkomst met de KU Leuven voor het geheel van de dienstverlening door de Sociale dienst, de Juridische adviesdienst voor studenten én de Jobdienst. 3.3 Inschrijvingen bij de jobdienst Elke student die gebruik wenst te maken van de Databank Studentenjobs, dient zich in te schrijven op de Jobdienst. Deze inschrijving is gekoppeld aan het hoofdstatuut van de betrokkene in een academiejaar en moet jaarlijks hernieuwd worden. In schreven 704 hogeschoolstudenten zich in op de Jobdienst. In vergelijking met is dit een daling van 23,56 %. Jaarverslag KHLeuven 126

133 Ter vergelijking: in werden er KU Leuven-studenten (- 17%) ingeschreven M V Totaal M V Totaal ECHO ,59 G&T ,72 DLO Diest ,67 DLO Heverlee ,30 SSH ,29 KHLeuven ,47 Tabel 1: Aantal inschrijvingen Verschil in % KHLeuven Groep T Lemmensinstituut Totaal 3.4 De internationale student De totale groep internationale studenten van de hogescholen (56) daalde met 17%. Hiermee is 8 % van de totale groep ingeschreven hogeschoolstudenten bij de jobdienst een internationale student KHLeuven Groep T Lemmensinstituut 6 5 Totaal Tabel 2: Internationale studenten per hogeschool 3.5 De prioriteitstudent In samenwerking met de Sociale dienst bouwde de Jobdienst een prioritaire werking uit voor studenten waarvoor studentenarbeid een noodzaak is om de studies te kunnen aanvatten of verderzetten. Deze sociale prioriteit is deel van het bijkomende studiefinancieringsaanbod in beheer van de Sociale dienst. Studenten die deze tussenkomst krijgen worden uitgenodigd voor een intakegesprek waarbij gekeken wordt naar de tewerkstellingsmogelijkheden en wensen van de betrokken student. Deze groep ontvangt gerichte mailings en krijgt regelmatig een dag voorsprong om te solliciteren voor het jobaanbod publiek wordt gemaakt. Enkel KHLeuven doet beroep op de Sociale Dienst voor het beheer van haar eigen budget bijkomende studiefinanciering. Dit jaar werd aan geen enkele hogeschoolstudent jobprioriteit toegekend. Jaarverslag KHLeuven 127

134 3.6 De hogeschoolstudent aan het werk binnen de KU Leuven De KU Leuven bood individuele studenten één of meerdere studentenjobs aan. Deze jobs staan zonder beperking ook open voor de hogeschoolstudenten uit de raamakkoorden. Een student ingeschreven in de Databank Studentenjobs (zie infra) kan het beschikbare aanbod zo dikwijls raadplegen als hij wenst. Is het persoonlijke profiel van de student ingevuld, dan kunnen ook de KU Leuvendiensten via eigen matchings in contact komen met een geschikte (hogeschool) kandidaat M V Totaal M V Totaal ECHO G&T DLO Diest DLO Heverlee SSH KHLeuven Tabel 3: Jobstudent aan de KU Leuven Hogeschoolstudenten presteerden 5 % van de totale jobstudentenarbeid aan de KU Leuven. De KHLeuvenstudenten presteerden ruim 79 % van de arbeidsuren van de hogeschoolstudenten. 3.7 E-jobdienst, informatie en advies Databank Studentenjobs De online jobdatabank met studentenjobs ( werd keer bezocht door hogeschoolstudenten. In vergelijking met is dit een daling van 11 %. Tijdens 1 E-bezoek kan een student informatie raadplegen van alle beschikbare jobs. Zij kregen hierdoor toegang tot jobs, waarvoor er minstens studenten werden gezocht. Gemiddeld werd de databank 6 keer geraadpleegd per geregistreerde hogeschoolstudent. De studenten maken gretig gebruik van het online inschrijvingsformulier. Gezien dit op elk moment van de dag van thuis of op kot kan ingevuld worden, werkt dit zeer laagdrempelig. Voor de studenten van de KHLeuven en het Lemmensinstituut checkt de Jobdienst voor elke student of deze is ingeschreven voor meer dan 27 studiepunten alvorens de student definitief in te schrijven. Binnen de Associatie KU Leuven wordt gestreefd naar één databank waarin alle studenten van de associatie zijn opgenomen. 3.8 Website De Databank Studentenjobs is niet de enige dienstverlening van de Jobdienst. Via het web wordt zeer uitgebreide informatie m.b.t. het thema studentenarbeid aangeboden. Deze pagina s maken inherent deel uit van de adviesverlening van de Jobdienst aan studenten (zie infra) Advies en spreekuur Vele adviesvragen zijn anoniem en gebeuren steeds meer via en telefoon. Elke werkdag is er vrij spreekuur tussen 14 en 17 uur. Alle (hogeschool)studenten met vragen kunnen op dat moment zonder afspraak op de Jobdienst terecht. Buiten deze uren kan een student na afspraak terecht voor informatie of probleembemiddeling. Het blijft zeer moeilijk om alle contacten met en voor de (hogeschool)studenten in kaart te brengen. Naast de student stellen ook ouders of de eigen instelling informatieve vragen, hierbij neemt de vraagstelling via een steeds belangrijkere plaats in. Er werden in totaal adviesvragen gesteld. Voor 160 contacten werd duidelijk aangegeven dat het een hogeschoolstudent betrof. Voor de hogeschoolstudenten verliepen de meeste contacten (73 %) via , gevolgd door 13 % face-to-face contacten en 14 % telefonische. 3 Voor 49 van de jobs werd een onbeperkt aantal studenten gezocht. Jaarverslag KHLeuven 128

135 De meeste vragen betroffen de jobdatabank (meestal zijn dit vragen over aangeboden jobs) en vragen over jobadministratie (studenten die een contract hebben aan de KU Leuven) 13% over sociale en fiscale aspecten (belastingen, RSZ, en kinderbijslag) en 8% vragen over hun statuut Visie Sociale dienstverlening De visie van de Studentenservice is de volgende: Individuele financiële steun is mogelijk onder de vorm van toelagen (niet terug te betalen door de student), leningen (terug te betalen 2 jaar na het verlaten van KHLeuven), leningen korte termijn (terug te betalen binnen het lopende academiejaar) en voorschotten op de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap (deze worden door de Afdeling Studietoelagen in mindering gebracht op de toelage voor de student, en rechtstreeks aan de stuvo terugbetaald); De RvB besliste om vanaf het academiejaar ook toelagen toe te kennen aan studenten die een 2 e bachelordiploma of een banaba volgen; Samenhang met de jobbereidheid wordt steeds onderzocht, rekening houdend met de studievereisten, het studieverloop, de sociale omstandigheden én de stagevereisten; Onderzoek toont aan dat de studietoelagen Vlaamse Gemeenschap de studiekosten niet volledig dekken. Bovendien varieert de feitelijke studiekost van jaar tot jaar en van opleiding tot opleiding; in de mate van het mogelijke worden deze verschillen meegenomen in de besluitvorming; Studentenservice KHLeuven houdt uitdrukkelijk rekening met de reële financiële situatie van de student, en niet alleen met de fiscaal vastgestelde gegevens. Zo zijn bijvoorbeeld faillissement, schuldbemiddeling, schuldbeheer, eenmalige uitkeringen bij sluiting van bedrijven, uitzonderlijke medische kosten, het ontbreken van (uitbetaling van) alimentatie,... uiterst relevant in de bepaling van de financiële mogelijkheden voor de student; De student wordt geresponsabiliseerd, in die zin dat hij aangesproken wordt op zijn eigen capaciteit om zijn studiebudget te beheersen en mogelijk gunstig te beïnvloeden, maar uiteraard wordt daarbij tevens de studievoortgang in aanmerking genomen Consultaties bij de Sociale dienst Aantal consultaties In het AJ waren er 1376 consultaties door studenten van de KHLeuven bij de Sociale dienst. Dit bedraagt 15,42% van het totaal aantal consultaties op de Sociale Dienst (8920). Ter vergelijking: vorig academiejaar waren er 1306 consultaties. zie de volgende grafiek: Totaal aantal consultaties Het aantal consultaties is gestegen ten opzichte van vorig jaar. Dit komt vooral door een verbeterde registratie van de consultaties die via mail gebeurden. Deze consultaties werden voorheen niet zo goed geregistreerd. Jaarverslag KHLeuven 129

136 Astitel Astitel Aanmelding Meestal nam de student zelf contact op met de Sociale dienst: dit gebeurde in 952 gevallen. In 347 gevallen gebeurde de consultatie door de ouder(s) van een student, in 19 gevallen door een relatie, in 23 gevallen door een dienst van de KHLeuven of door de Studentenservice KHLeuven en in 11 gevallen door een andere dienst. 090% 080% 070% 060% 050% 040% 030% 020% 010% 000% Wie nam contact op met de sociale dienst? Student Ouders Relatie KHL-dienst Andere dienst Niet gereg % 026% 001% 004% 000% 000% % 019% 001% 003% 001% 000% % 028% 002% 002% 001% 000% % 023% 001% 002% 002% 000% % 025% 001% 002% 001% 002% Wijze van consultatie In 697 gevallen ging het om een persoonlijk contact met de dienst. 312 consultaties gebeurden telefonisch en in 361 gevallen was er een contact per mail. Per brief of fax werd de dienst 6 keer geraadpleegd. 080% 070% 060% 050% 040% 030% 020% 010% 000% Wijze van aanmelding Gesprek Telefoon Mail Brief/Fax % 023% 009% 003% % 022% 008% 000% % 028% 010% 000% % 018% 033% 000% % 023% 026% 000% Jaarverslag KHLeuven 130

137 Astitel Inhoud van de vragen De meeste studenten vragen (27,70%) naar informatie over de studiefinancieringsmogelijkheden in het algemeen en over het stelsel van studietoelagen van de Vlaamse Gemeenschap (de studiebeurzen). 23,20% vraagt informatie over het studiegeld en 26,41% vraagt financiële hulp. 0,98% stelt vragen over het statuut van de student en de overige vragen (13,38%) hadden betrekking op zeer uiteenlopende thema s: OCMW, huisvesting, studentenbudget, conflicten thuis, psychosociale problemen, kinderbijslag, werkloosheid 040% 035% 030% 025% Inhoud van de vragen 020% 015% 010% 005% 000% Info. Studiegeld Fin. Soc. Stat. Andere % 029% 018% 003% 012% % 022% 026% 002% 019% % 026% 024% 001% 017% % 025% 028% 001% 014% % 023% 026% 001% 013% Attesten verminderd studiegeld Voor 333 KHLeuvenstudenten werd een dossier studiegeld aangelegd en een attest voor de onderwijsinstelling opgemaakt Individuele studiefinanciering Sociale insteek Voor een goed begrip van onderstaande tekst is het van belang aan te geven dat de individuele studiefinanciering binnen de basisfilosofie van Studentenservice KHLeuven moet gezien worden, wat meebrengt dat ook bij de opvolging van de dossiers een sociale opstelling gehanteerd wordt. Uiteraard is het de bedoeling dat leningen worden terugbetaald, maar in vergelijking met (of in tegenstelling tot) commerciële instellingen worden wellicht meer kansen aan de (ex-)studenten geboden om de terugbetalingsverplichting na te komen. Mits er afdoende redenen zijn voor het niet kunnen terugbetalen of het niet tijdig terugbetalen kan er een uitstel of een spreiding van betaling worden verleend. Dit is zelfs mogelijk na het versturen van een aanmaning door de Juridische dienst. Er is m.a.w. een grote marge van interpretatie Schuldenlast De totale schuldenlast van de studenten wordt bewaakt (voor zover dit mogelijk is; de gegevens van de studieperiode aan de KU Leuven en aan KHLeuven kunnen alvast globaal bepaald worden). Soms blijken oud-studenten de toegekende lening niet te kunnen terugbetalen in de contractueel bepaalde periode omdat ze weliswaar afgestudeerd aan KHLeuven inmiddels student zijn in een ander bachelor- of een masterprogramma. Het Comité Studiefinanciering kan de oorspronkelijke voorziene terugbetalingdatum uitstellen naar twee jaar na het behalen van het bijkomend diploma. Jaarverslag KHLeuven 131

138 Wanneer een student zonder bewijs van bijzondere sociale omstandigheden de toegekende lening niet tijdig terugbetaalt, wordt hij eerst aangemaand door de Sociale Dienst, waarna eventueel tot dagvaarding wordt overgegaan Dubieuze debiteuren Op het einde van ieder boekjaar moet een lijst worden opgemaakt van dubieuze debiteuren, nl. de (ex-)studenten van wie we niet zeker weten of ze een verschuldigde betaling ook daadwerkelijk zullen doen. Vraag is wie als dubieuze debiteur dient te worden beschouwd en welke waarderingsregels hiervoor worden gebruikt. Als definitie wordt het volgende voorgesteld: dossiers waarin er een aangetekende brief door de Juridische dienst is verstuurd (waardoor het volledige openstaande saldo opvorderbaar wordt), de dossiers die voor verder opvolging naar een advocaat zijn verstuurd en de dossiers waarvan we het spoor van de schuldenaar kwijt zijn (onvindbare schuldenaren) Masters Inform niet verbonden met boekhouding van de Studentenservice noch met Epsa Masters Inform is het informaticapakket waarin de Sociale dienst (KU Leuven) de persoons-, financiële, inkomens- en sociale gegevens van de studenten die een aanvraag tot individuele tussenkomst doen, opneemt en boekhoudkundig en naar opvolging toe verwerkt. Enerzijds dienen alle boekhoudkundige gegevens uit Masters Inform manueel ingevoerd te worden in de boekhouding van Studentenservice KHLeuven, wat tevens manueel dient gecontroleerd te worden. Anderzijds dienen alle student- en inschrijfgegevens uit Epsa (Studentenadministratie KHLeuven) die relevant (kunnen) zijn voor de opvolging van de studiefinanciering manueel opgevraagd en ingevoerd te worden in Masters Inform. Zowel Studentenservice als de Sociale dienst hopen dat met de komst van SAP binnen de KHLeuven een deel van de problematiek al kan opgelost worden. Hierbij zal het zeker zaak zijn om de verschillende partners rond de tafel te brengen om te kijken in welke mate de Sociale dienst toegang zou kunnen hebben tot de studentengegevens van de KHLeuven Procedure De procedure voor het aanvragen van een financiële tussenkomst inclusief de beroepsprocedure en de verschillende soorten financiële tussenkomsten staan beschreven op de website en het aanvraagformulier kan van daar gedownload worden. Jaarlijks wordt ook een brochure opgesteld. Er is géén uiterste indieningdatum voorzien voor een aanvraag tot het bekomen van individuele studiefinanciering: tijdens het academiejaar kan de student op ieder moment een aanvraag indienen. De student bezorgt het aanvraagformulier aan een adviseur van de Sociale dienst. Dit kan ook met de post gebeuren. De adviseur kijkt na of het aanvraagformulier volledig is ingevuld, of de vraag van de student voldoende is gemotiveerd en of alle gevraagde documenten bijgevoegd zijn. Alle gegevens van het dossier worden ingevoerd in Masters Inform. Voor de aanvragen vullen de studenten een aanvraagformulier in waarin de persoonsgegevens en de familiale context precies dient vermeld te worden. Daarnaast moet ook de studievoortgang aangegeven worden én dient de studentaanvrager te preciseren wat hij vraagt (soort tussenkomst, nl. een toelage en/of een lening) en om welk bedrag het gaat. Bovendien wordt gevraagd naar de reden of motivatie van de aanvraag (bijv. compensatie van een gemiste studiebeurs, aanvulling bij een studiebeurs, conflict thuis, extra studiekosten, enz.). Ook dit aanvraagformulier is rechtstreeks te downloaden, maar kan ook verstrekt worden bij informatiedagen, opendeurdagen, inschrijving, enz. In overleg met de student wordt het dossier verder gestoffeerd met onderzoek naar en attestering allerhande (sociaal statuut van de ouders, inkomen van de ouders, kinderbijslag, belastingvermindering, gerechtelijke uitspraken betreffende echtscheiding, onderhoudsgeld, werkloosheid, ziekteverzekering, invaliditeit, schuldbemiddeling en beheer, enz...) en wordt eventueel tussengekomen bij externe instanties (bemiddeling ingeval van onderhoudsgeldproblemen tussenkomst bij OCMW-procedures inzake leefloon enz. ). Tenslotte legt de adviseur van de Sociale dienst die het dossier behandelt een voorstel voor ter beslissing. Jaarverslag KHLeuven 132

139 De beslissing wordt genomen door het Comité Studiefinanciering (CSF), waarin minstens 2 adviseurs van de Sociale Dienst én de coördinator of een medewerker van Studentenservice KHLeuven zetelen. De uitvoering van de beslissing wordt door de samenwerkingsovereenkomst tussen Studentenservice KHLeuven en de KU Leuven eveneens aan de Sociale Dienst opgedragen. De beslissingen worden in Masters Inform ingevoerd met de nodige motivering. Vervolgens worden ze schriftelijk meegedeeld aan de student. Indien een financiële tussenkomst wordt toegekend, worden de contracten samen met de beslissingsbrief ter ondertekening aan de student bezorgd. Binnen de 14 dagen na ontvangst van de beslissing kan de student een schriftelijk en gemotiveerd beroep indienen bij de voorzitter van Studentenservice KHLeuven. Het beroepscomité, bestaande uit de voorzitter en de ondervoorzitter van Studentenservice KHLeuven, én één bestuurder van Studentenservice KHLeuven uit de fractie hogeschool neemt een eindbeslissing Nieuwe criteria In maart 2010 nam de Studentenservice deel aan de beleidsdag van de Sociale Dienst van de KU Leuven. Naar aanleiding van deze beleidsdag werd beslist om de huidige criteria studiefinanciering van de Sociale Dienst op te lijsten en onder de loep te nemen. In oktober 2010 richtte de Sociale Dienst een werkgroep op met als doel het herbekijken van de criteria en een draaiboek voor studiefinanciering op te stellen. Een medewerker van de Studentenservice is lid van deze werkgroep. Naar aanleiding van de resultaten hiervan zal ook de Studentenservice in 2012 de criteria voor studiefinanciering aan de KHLeuven herbekijken. De nieuwe criteria zullen gebruikt worden vanaf het academiejaar Soorten contracten Er zijn 4 mogelijke tussenkomsten: een toelage, een gewone lening, een lening korte termijn en een voorschot op de Studietoelage Vlaamse Gemeenschap. Voor elk wordt een geëigend contract opgemaakt. Leningen lange termijn moeten terugbetaald worden (zij het in schijven) vanaf 2 jaar na het afstuderen of stopzetten van de studie waarvoor de lening is aangegaan. Bij deze leningen wordt een administratiekost van 7% op het volledig ontleend bedrag aangerekend, die in principe samen met de eerste schijf dient terugbetaald te worden. Leningen korte termijn en voorschotten dienen terugbetaald te worden binnen het academiejaar Tussenkomsten Het Comité Studiefinanciering kende 132 tussenkomsten toe voor een totaal bedrag van Sommige studenten kregen meer dan één tussenkomst (bijvoorbeeld een toelage én een lening): 109 toelagen (104 studenten) voor een totaal bedrag van leningen (18 studenten) voor een totaal bedrag van leningen korte termijn (3 studenten) voor een bedrag van Daarnaast werden aan 120 studenten 135 voorschotten toegekend op de studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap. In totaal ging het om een bedrag van studenten kregen meerdere voorschotten omdat de uitbetaling van hun studietoelage zo lang op zich liet wachten Bemiddelingen bij afdeling Studietoelagen Voor 31 studenten van de KHLeuven werd bemiddeld bij de afdeling Studietoelagen van de Vlaamse Gemeenschap. Jaarverslag KHLeuven 133

140 3.15 Grafieken toelagen Individuele studiefinanciering TOELAGEN Aantal contracten Individuele studiefinanciering TOELAGEN Evolutie totaal bedrag Individuele studiefinanciering TOELAGEN Evolutie gemiddeld bedrag/student Jaarverslag KHLeuven 134

141 3.16 Grafieken leningen 25 Individuele studiefinanciering LENINGEN Aantal contracten Individuele studiefinanciering LENINGEN Evolutie totaal bedrag Jaarverslag KHLeuven 135

142 1200 Individuele studiefinanciering LENINGEN Evolutie gemiddeld bedrag / student Individuele studiefinanciering LENINGEN Evolutie totaal bedrag Jaarverslag KHLeuven 136

143 6 Individuele studiefinanciering KT LENINGEN Aantal contracten Individuele studiefinanciering KT LENINGEN Evolutie totaal bedrag Individuele studiefinanciering KT LENINGEN Evolutie gemiddeld bedrag / student Jaarverslag KHLeuven 137

144 3.17 Grafieken voorschotten Individuele studiefinanciering VOORSCHOTTEN Evolutie aantal contracten Individuele studiefinanciering VOORSCHOTTEN Evolutie totaal bedrag Individuele studiefinanciering VOORSCHOTTEN Evolutie gemiddeld bedrag / student Jaarverslag KHLeuven 138

145 3.18 Informatie voor afstuderenden Er werd tevens een infosessie gegeven voor laatstejaarsstudenten over het sociaal statuut bij verder studeren en de mogelijkheden om te studeren als werkstudent, op infomomenten georganiseerd door G&T en DLO Heverlee Nieuwe inschrijfprocedure Er was een eerste verkennend gesprek over de aanwezigheid van adviseurs van de Sociale Dienst tijdens de nieuwe inschrijvingsprocedure vanaf Financiële beoordelingen Meer en meer komt ook naar voren dat de sociale dienst louter een financiële beoordeling dient te maken omtrent de vermogendheid van de student of zijn/haar ouders. Bijvoorbeeld bij de ranking voor Erasmusbeurzen dient de Sociale dienst enkel en alleen een onderzoek te doen naar de vermogendheid. Hetzelfde soort onderzoek moet ook gebeuren wanneer een student meer dan 12 sessies psychotherapie wil volgen. Dit kan enkel en alleen wanneer de student beweert financieel onvermogend te zijn of wanneer de ouders het niet mogen weten. Dit soort onderzoek, dat louter een financiële beoordeling vraagt van de Sociale dienst, komt dan ook vaker dan vroeger voor Juridische adviesdienst voor studenten Deze dienst is een gespecialiseerde tweedelijnsdienst waar studenten terecht kunnen; hetzij na afspraak, hetzij na doorverwijzing door de sociale dienst, de huisvestingsdienst of de jobdienst (de eerstelijnsdiensten ) Consultaties In het academiejaar registreerde de Juridische adviesdienst 86 registraties m.b.t. studenten van de KHLeuven. Dit is een lichte daling in vergelijking met vorig jaar (110 consultaties). In 38 gevallen ging de vraag uit van de student zelf; in 23 gevallen consulteerden de ouders de dienst. In 13 gevallen ging het om een raadpleging door de Studentenservice of een studentendienst van de KHLeuven; in 12 gevallen ging het om een raadpleging door een andere dienst binnen studentenvoorzieningen (eerstelijnsdiensten). 58 consultaties hadden betrekking op vrouwelijke studenten, 27 op mannelijke studenten. In 1 geval werd het geslacht niet geregistreerd. De grote meerderheid van de consultaties had betrekking op een Belgische student (82). Er waren 2 registraties van een consultatie m.b.t. een niet-europeaan en 1 registratie betrof een Europese student. In 1 geval werd de nationaliteit niet geregistreerd. Bij de consultaties werden er 119 vragen gesteld. De vragen hadden betrekking op onder meer het sociaal statuut van de student (22), het studiegeld en de inschrijving (12), studiefinanciering (11), toegang tot sociale voorzieningen (7), de onderhoudsplicht van de ouders (6) en het statuut van de schoolverlater (4) Overleg met KHLeuven Vanaf academiejaar is gestart met een overleg tussen de juridische adviseur studenten enerzijds en de studentendiensten en de studentenadministratie van de KHLeuven anderzijds. Dit overleg vindt tweemaal per academiejaar plaats en wil de informatie-uitwisseling op het vlak van het sociaaljuridische statuut van de student en van het beleid betreffende inschrijvingen en studiegeld bevorderen. Jaarverslag KHLeuven 139

146 4 Cultuur & Sport & Studentenwerking Studentenwerking - JR ,330 18% 18846,10 13% 16274,040 11% 24020,0 16% 54793,040 37% 6232,940 4% 1965,910 1% LOKO CJP-kaarten Culturele activiteiten Sportkaarten Sportactiviteiten Detachering sport Detachering Studentencoach 4.1 CJP-lidmaatschap In 2012 werd aan studenten van de KHLeuven opnieuw het gratis CJP-lidmaatschap aangeboden. In totaal vroegen 1289 KHLeuvenstudenten een kaart aan. Dat is opnieuw een stijging tegenover Het CJP-lidmaatschap is niet enkel een kortingskaart, die korting geeft in heel Europa. CJP informeert -26 jarigen over het cultuuraanbod in Vlaanderen via de website en gerichte e-zines zoals onder andere een specifiek e-zine voor Leuven. CJP heeft ook geregeld Superdeals met culturele en commerciële partners. CJP is al jaren aanwezig op de Studentenwelkom en organiseert geregeld fijne wedstrijden. In februari 2012 organiseerde CJP een ontbijtactie in het departement G&T en in oktober een spelrad-actie in het departement SSH. 4.2 Cultuurkaart KU Leuven Sinds september 2010 kunnen de KHLeuvenstudenten bij inschrijving voor 15 een cultuurkaart KU Leuven aankopen waarmee ze in de Leuvense cultuurhuizen kortingen ontvangen en kunnen deelnemen aan wedstrijden. In 2012 kochten 336 studenten een cultuurkaart KU Leuven, dat is ongeveer een status-quo ten opzichte van Overleg Leuven Sinds september 2010 is er onder impuls van de KU Leuven een cultuurplatform opgestart met alle Leuvense cultuurhuizen en de hoger onderwijsinstellingen. Studentenservice medewerker Bart Sahuc vertegenwoordigde in dit orgaan zowel de Studentenservice als de hogeschool. Sinds september 2012 is er binnen de dienst communicatie van de KHLeuven een medewerker die zich meer zal bezig houden met cultuur in de KHLeuven. Op vraag van de Studentenservice zal hij vanaf nu de KHLeuven vertegenwoordigen in het cultuurplatform. De taken en de doelstellingen in dit platform overstegen immers de doelstellingen van de Studentenservice inzake cultuur. Binnen de KU Leuven bestaat al jaren de cultuurcommissie waarin alle medewerkers die rond cultuur en kunst werken, samen overleggen. Sinds september 2010 zijn ook de KHLeuven en het Lemmensinstituut lid van deze vergadering. Jaarverslag KHLeuven 140

147 4.4 Evaluatie studentensport werking academiejaar Organisatie sportieve evenementen (WSF) Activiteiten Bijgevoegd de aantallen (inclusief overzicht voorbije academiejaren) Naar analogie van vorig jaar werden sporten gezocht die enerzijds de studenten kunnen aanspreken en anderzijds op een relatief goedkope manier kunnen georganiseerd worden. In die optiek werd oa. gekozen voor breakdance i.p.v. acrobatie. Het financieel plaatje werd ruimschoots binnen de perken gehouden, wetende dat 50% van de kosten door Loko Sport KU Leuven gedragen worden. Jaarverslag KHLeuven 141

148 Financieel overzicht (inclusief overzicht voorbije academiejaren) Noot: traditiegetrouw ontbreken op dit ogenblik van het academiejaar nog enkele projectmappen, wegens nog in handen van collega s. Opmerkingen De formule is voor het 5 de jaar op rij ongewijzigd gebleven. Praktische organisatie in handen van studenten 2BR KHLeuven. Financieel samenwerkingsverband met LOKO Sport KU Leuven (50/50). Dit academiejaar was er extra aandacht om deelnemers te hebben uit de verschillende departementen van de KHLeuven. Dit is slechts gedeeltelijk Jaarverslag KHLeuven 142

149 gelukt. Er zijn inderdaad meer deelnemers van Echo en vooral G&T komen opdagen. Eigenaardig genoeg is er wel een sterke stijging merkbaar van derden. Dit zijn zowel studenten Groep T, personeelsleden van de associatie als effectief derden. Zij hebben de weg blijkbaar meer gevonden. Naar effectieve derden toe zal strenger toegezien worden daar zij niet verzekerd zijn. Het mentaliteitsprobleem of maatschappelijke probleem van inschrijven en niet komen opdagen is een stevige ziekte waar we geen pasklaar antwoord voor vinden Andere sportieve activiteiten Diest Waar we vorig jaar blij waren dat de studenten te Diest de weg gevonden hadden naar het sportaanbod, zijn we nu iets minder gelukkig. Een plotse toeloop van studenten KU Leuven die ongevraagd en voor ons ongewild hun thuis sportbeoefening op kosten van de KHLeuven realiseerden is een halt toegeroepen. Naar volgend jaar wordt opnieuw bekeken hoe we studenten lichamelijke opvoeding met keuzetraject Management kunnen inschakelen voor het optimaliseren van het aanbod te Diest. Heverlee Bijgevoegd de aantallen (inclusief overzicht voorbije academiejaren) Aankopen Opmerkingen o o Globaal bekeken is er een mooi aanbod dat met beperkte middelen wordt gerealiseerd. Naar absolute aantallen kijkend, is er een sterke daling te wijten aan zumba en spinning. Vooral Zumba, daling van 700 deelnemers, is over zijn hoogtepunt heen. Het niveau van de lesgevers blijft veel bepalend. Na de aankoop van spinning fietsen in 2011 werden geen spectaculaire aankopen gedaan in Om het aanbod van o.a. fitswung te optimaliseren werd een pakket van specifieke kleine materialen aangekocht t.w.v euro Vernieuwde website De website heeft zijn nut bewezen. Verdere progressie is steeds welkom. Ons toekomstbeeld blijft het verkrijgen van een geïntegreerd systeem (automatisering van boeking tot betaling). Jaarverslag KHLeuven 143