7T software bouwstenen voor een heldere toekomst

Transcriptie

1 7T software bouwstenen voor een heldere toekomst E D I T I E Handel & Verhuur

2

3 7T software bouwstenen voor een heldere toekomst Beschrijving van de mogelijkheden van de 7T software, voor het gebruik door handels- en/of verhuurbedrijven.

4 Colofon Dit document is een uitgave van: 7T software bv Eglantierbaan LV Capelle aan den IJssel Telefoon : (010) Telefax : (010) Wijzigingen voorbehouden. Vermelde merknamen zijn beschermd door de eigenaars. Deze uitgave mag in zijn geheel of gedeeltelijk worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, mits er geen wijzigingen worden aangebracht en te allen tijde is voorzien van bronvermelding. 7T software bv 4 7T software H

5 Inhoudsopgave 7T Algemeen... 6 Relatiebeheer / CRM... 8 Dossier...12 Documentintegratie Artikelbeheer Voorraadbeheer Aanvragen...22 Inkoop Verkoop...28 Verhuur & Inhuur Balie afhandeling Productie & Assemblage Project Financiële administratie Douane afhandeling Electronic Data Interchange Internet Dienstverlening T software 5

6 7T Algemeen Techniek Modulair Client-Server Microsoft SQL Server Borland Delphi 7T is flexibel van opzet en is bedoeld om ingezet te worden als administratief pakket voor verschillende branches. Een team van specialisten heeft de 7T software ontwikkeld. Hierbij zijn de meest geavanceerde, in de praktijk bewezen technieken gebruikt. Omdat de techniek altijd wordt toegepast in combinatie met uitvoerige kennis van uw branche, wordt een optimale aansluiting met uw dagelijkse praktijk verkregen. Uw organisatie zal zich dan ook direct herkennen in de toepassingen van 7T en onze benadering. Door deze opzet zijn wij in staat om zonder maatwerk een oplossing op maat te bieden. Crystal Reports Citrix Terminal Server Faxination Integraties Microsoft Office Outlook AccountView King Exact Unit 4 6 7T software Moderne technieken De gebruikersinterface van 7T is ontwikkeld in Borland Delphi, de gebruikte database is Microsoft SQL Server en alle rapporten en bonnen zijn gemaakt in Crystal Reports. Alle business rules, dit zijn de regels hoe u wilt dat uw administratie functioneert, liggen vast in de SQL Server database en niet in de Delphi programmatuur. Hierdoor kunt u (samen met een webdesigner) gemakkelijk delen van uw pakket via het internet beschikbaar maken. Op die manier kunt u bijvoorbeeld actuele informatie opvragen vanuit uw hotel tijdens een zakenreis. Tevens kunnen geautoriseerde klanten prijzen opvragen of orders invoeren. Maar ook het direct opvragen van informatie tijdens een gesprek op locatie bij de klant of leverancier behoort tot de mogelijkheden. Hoe de gegevens ook aan de database worden aangeboden, de gestelde regels blijven gelden. Vanzelfsprekend beschikt 7T software over de benodigde koppelingen met standaard pakketten als Microsoft Word, Excel en Outlook. Modulair 7T is modulair van opzet. U kunt dus uw pakket zelf samenstellen. Alle modules sluiten naadloos op elkaar aan. Zo kunt u bij een gefaseerde invoering op een later tijdstip, zonder verlies aan informatie, modules en/of gebruikerslicenties aan uw 7T pakket toevoegen. Rapporten en bonnen Rapporten en bonnen van 7T kunnen niet alleen worden afgedrukt, maar ook als of fax worden verstuurd. Opslaan van de rapporten in bijvoorbeeld de formaten PDF, Word of Excel is ook mogelijk. Alle bonnen die naar uw klanten of leveranciers verstuurd kunnen worden, worden door 7T automatisch in de taal van de contactpersoon of relatie gesteld. Branche specifieke oplossingen Onze dealers zijn samen met ons altijd op zoek naar organisaties die net iets meer nodig hebben dan wat een regulier standaard pakket kan bieden. Samen met een klant, een branchevereniging of zelfs een groep potentiële klanten worden branchepakketten afgeleid van onze standaard modules. Op deze manier is bijvoorbeeld een pakket voor Shipchandlers ontstaan. Het grote voordeel van deze manier van werken is dat u altijd verzekerd bent van een pakket dat met de veranderingen in úw branche meegroeit. Kunt u zich toch niet helemaal herkennen in onze beschrijving en heeft uw bedrijf iets specifieks dat u onderscheidt van uw concurrenten, aarzel dan niet en neem contact met ons op. Wij hopen dat dit boekje u zal overtuigen van de mogelijkheden van 7T. Wij zijn altijd bereid om onze software geheel vrijblijvend aan u te demonstreren. Neem daarvoor contact met ons of één van onze dealers op.

7 Inkoop Verkoop Verhuur Relatiebeheer Dossier Verkoopaanvragen Inkoopaanvragen & offertes Balieafhandeling Projecten & werkorders Meerdere administraties Artikel-, object- & voorraadbeheer Productie & assemblage Serie / batch registratie Meerdere magazijnen Vervoersdocumenten (bijv. DHL) Internet modules Microsoft SQL server ExpoDocs Crystal Reports Accountview King Unit 4 Multivers Exact Microsoft Office Microsoft Outlook Moduleschema De software van 7T is opgebouwd rond de drie basismodules Inkoop, verkoop en verhuur die onafhankelijk van elkaar aangeschaft kunnen worden. Hierbij zijn in ieder geval de geel gemarkeerde modules benodigd. De rood gemarkeerde uitbreidingen op de verschillende basisonderdelen kunnen optioneel aangeschaft worden. De bolletjes geven aan met welke basismodule zij gecombineerd kunnen worden. De met groen aangegeven koppelingen met externe, aparte aan te schaffen pakketten, zijn zonder kosten in de basisversies beschikbaar en kunnen naar behoefte worden aan- en uitgeschakeld. 7T biedt memovelden bij essentiële gegevens, zoals relaties, contactpersonen, artikelen, etc. 7T software 7

8 Relatiebeheer / CRM Mogelijkheden Relaties Contactpersonen Adressen Debiteuren Leveranciers 7T Relatie is het Customer Relation Management systeem van 7T. Met 7T Relatie beheert u alle gegevens van uw klanten, leveranciers, prospects en werknemers centraal in één systeem. U kunt gegevens vastleggen zoals naam, bezoekadres, postadres, afwijkende aflever- en factuuradressen, bankrekeningen, telefoon- en faxnummers. Daarnaast kan een onbeperkt aantal contactpersonen worden vastgelegd met hun eigen telefoonnummers en adressen. Voor de internationale correspondentie kunt u zelfs aangeven in welke taal een bedrijf of contactpersoon moet worden aangesproken en op welke wijze de adressering moet worden opgebouwd. Vestigingsstructuur Werknemers Marketingplannen Mailings Activiteitenbeheer Brieven s Faxen Relatie In 7T Relatie hoeft u uw potentiële klanten niet direct als debiteur in te voeren. U maakt ze eerst aan als relatie. Gaat een offerte die u heeft uitgebracht door, dan maakt u de relatie debiteur (door een vinkje om te zetten bij de relatie en niet door de gegevens opnieuw in te voeren!). De offerte kan dan automatisch omgezet worden in een order. Als u een financieel pakket aan 7T heeft gekoppeld, wordt de debiteur dan ook direct in uw financieel pakket aangemaakt. Dit zelfde geldt ook voor de leveranciers. Sterker nog, als u een relatie heeft die bij u koopt, maar u koopt ook bij hem, dan komt deze slechts één keer als relatie in het systeem: met een vinkje bij de debiteur en een vinkje bij de leverancier. Zo ontstaat dus een echt centraal relatiebestand. Debiteur Bij de debiteur staan alle gegevens die van belang zijn voor het handelen met een klant. U moet hierbij denken aan zaken als: kredietlimiet, betalingsconditie, factuurinterval, aantal factuurduplicaten, aantal pakbonduplicaten, Intrastat/CBS gegevens, EDI-gegevens, etc. Omdat dit zeer financieel gerichte informatie is, kunt u middels ons uitgebreide rechtensysteem, alleen die medewerkers rechten geven die dit mogen inzien en/of aanpassen. Leverancier De leveranciergegevens bevatten zaken als: kwaliteitsaanduiding voor deze leverancier, uw kredietlimiet, Intrastat/CBS gegevens, etc. Ook kunt u aangeven welke merken deze leverancier in zijn assortiment heeft. Zo kunt u bij een aanvraag voor bijvoorbeeld een motoronderdeel, snel zien welke leveranciers u zouden kunnen helpen. Vanuit uw ervaringen in het verleden kunt u zelfs een prioriteit in de leveranciers aanbrengen. Vestigingsstructuur In 7T Relatie kunt u op verschillende manieren uw klanten met veel vestigingen vastleggen. In overleg met u, zal bij de inrichting van het systeem de meest optimale opzet worden gecreëerd. Zo kunnen vestigingen gezien worden als afleveradressen van een hoofdvestiging, maar kan er ook voor gekozen worden om de vestigingen als aparte debiteuren in te voeren, gekoppeld aan de hoofdvestiging. Prijsafspraken met de vestigingen hoeven ook in dit laatste geval niet dubbel te worden ingevoerd, want prijsafspraken met de hoofdvestiging kunt u direct voor de vestigingen laten gelden. 8 7T software

9 Relatiebeheer De instellingen die u per debiteur kunt maken, geven een indicatie van de uitgebreide mogelijkheden van de 7T software. Zoeken In een grote database met relatiegegevens is het van essentieel belang dat u snel de juiste klant en/of persoon kunt terugvinden. Daarom kunnen relaties opgezocht worden via bijvoorbeeld de naam en de relatie-, debiteur- of leveranciercode. Maar ook met bijvoorbeeld de postcode en het telefoonnummer. Gecombineerd zoeken en zoeken met trefwoorden is ook mogelijk. Het is zelfs mogelijk om een relatie op te zoeken via de naam van een contactpersoon of een adres van de relatie. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om te zoeken via marketingplannen. Dit principe wordt hierna uitgebreid behandeld bij het commercieel benutten van uw relatiebestand, maar kortweg kunt u het vergelijken met het aan- en uitzetten van een filter. Marketingplannen kunt u zelf aanmaken. Zo kunt u een filter maken die alleen de klanten in een bepaalde regio toont of alleen de klanten van één doelgroep. Of een combinatie hiervan. Vrije velden Op diverse plaatsen in het pakket kunt u zelf velden toevoegen. Bij het relatiebeheer kunt u vrije velden aan relaties en aan contactpersonen koppelen. In 7T is het altijd zichtbaar door wie en wanneer de gegevens zijn aangemaakt en voor het laatst zijn gewijzigd. 7T software 9

10 Relatiebeheer / CRM Marketingplannen: Commercieel benutten van de relatiegegevens Een relatiedatabase met gegevens van uw klanten en potentiële klanten is commercieel van onschatbare waarde. Het is alleen vaak moeilijk om bij acties de juiste relaties te selecteren. 7T heeft hier een uitstekende oplossing voor in de vorm van marketingplannen. Het principe van de marketingplannen is het beste uit te leggen met een voorbeeld: Stel dat u een bepaald product in uw assortiment heeft dat goed verkoopt. De fabrikant komt met nieuwe accessoires en u wilt dat aan de eerdere kopers van het product melden. U kunt natuurlijk via 7T Relatie een mailing opzetten, maar soms is het effectiever om de klanten te bellen. U start een nieuw marketingplan en laat 7T alle kopers van het product aan dit plan koppelen. In het relatiebeheer zet u het plan aan, wat werkt als een filter op het relatiebestand, waardoor u alleen de nog niet gebelde kopers van het product ziet. U kunt deze klanten nu gaan bellen. Als de klant het nieuwe product wil hebben, kunt u direct een verkooporder invoeren of een offerte maken. Als u klaar bent met de klant, verwijdert u hem uit het plan. U kunt deze marketingplannen aan- en uitzetten, zodat u, als u weer even tijd heeft, met het plan verder kunt gaan. Dit principe is voor een manager ook te gebruiken om marketingplannen klaar zetten voor uw verkopers. Uitgebreide plannen zijn zelfs in meerdere kleine plannen op te delen om zo tegelijk meerdere verkopers ermee te laten werken. Activiteiten / Afspraken historie Gemaakte afspraken kunnen in het systeem worden vastgelegd. Op deze manier kunnen uw collega s bij een vervolgbezoek terugvinden welke afspraken er eerder zijn gemaakt. Aan deze afspraken kunnen ook documenten, foto s, etc. worden gekoppeld. Indien gewenst kunt u 7T na het inloggen een informatiescherm met openstaande acties laten tonen. U kunt kiezen of u hier alleen uw eigen openstaande acties wilt zien, of die van een groep werknemers of alle openstaande acties. Vanuit dit scherm kunt u direct doorschakelen naar het relatiebeheer om de openstaande acties af te handelen. Integratie Microsoft Office Voor de reguliere correspondentie, zoals offertes, bestelbonnen, opdrachtbevestigingen, etc. heeft 7T natuurlijk standaard oplossingen, maar voor de incidentele correspondentie kunt u 7T koppelen aan Microsoft Word. In 7T Relatie kunt u een bestand opbouwen van standaard correspondentie, desgewenst in verschillende talen. Brieven en andere documenten zullen dan volledig automatisch op naam worden gesteld en worden voorzien van de juiste adressering. Vanuit Word kunt u de documenten dan verder bewerken, afdrukken, faxen, en, etc. Op een aantal plaatsen in 7T Relatie worden internet- en adressen getoond. Door hierop te klikken opent de internetpagina of opent een venster om een te versturen. Marketingplannen kunt u dus op deze manier commercieel gebruiken of als filter om gewoon te zoeken in een kleinere groep relaties. 10 7T software

11 Activiteiten & afspraken Per relatie kunt u een uitgebreide activiteiten historie opbouwen, zodat iedereen in de organisatie op de hoogte is welke contacten er met een klant geweest zijn. Uiteraard behoort het plannen van afspraken ook tot de mogelijkheden. Documenten afdrukken Word documenten (zoals brieven, faxvoorbladen, enveloppen, etc.), maar ook s en etiketten kunnen direct vanuit 7T samengesteld worden, automatisch voorzien van de naam en adresgegevens van uw relatie. 7T software 11

12 Dossier 7T Dossier Activiteitenbeheer Workflowsjablonen Werkinstructies Relatie rollen Actielijsten Dossierdelen Standaard is het 7T relatiebeheer voorzien van een systeem voor activiteitenregistratie. Dit kan met de module 7T Dossier uitgebreid worden tot een geïntegreerd actief dossier administratiesysteem. Met 7T Dossier kunt u afgehandelde en lopende activiteiten rubriceren en beheren zoals: afspraken, telefoon- & bezoekverslagen, brieven, offertes, berichten en (gescande) documenten. Maar 7T Dossier gaat verder door u met workflowsjablonen en werkinstructies te ondersteunen in uw dagelijkse werk. Door het bijhouden van de rollen tussen uw klanten en leveranciers onderling, is het mogelijk om op verschillende manieren te kijken naar de lijst van openstaande acties in uw organistatie. Registratie of workflow 7T Dossier kan op verschillende manieren gebruikt worden. Bijvoorbeeld als middel om alle zaken rondom een project, verkoop of verhuuropdracht te registreren, zoals u ook in een dossiermap zou doen. Maar u kunt het ook gebruiken als actief, sturend hulpmiddel die u stap voor stap door complexe aanvragen of opdrachten leidt. 7T Dossier is hiervoor gekoppeld met de overige 7T modules, zoals 7T Project. Dossieropbouw Een dossier bestaat uit één of meer delen. Elk dossierdeel wordt opgebouwd volgens een eerder gedefinieerd sjabloon. Hierin wordt vastgelegd welke stadia het dossierdeel zal gaan doorlopen en welke activiteiten daarbij horen. De verschillende activiteiten kunnen hierbij aan elkaar gekoppeld worden. Zo kan gedefinieerd worden dat het nabellen van een offerte bijvoorbeeld zeven dagen na het uitbrengen van een offerte moet gebeuren. Ook kan vastgelegd worden met welke gebruiker, relatiegroep, relatie en/of contactpersoon deze activiteit te maken heeft. Door uitgekiende sjablonen te definiëren kan het systeem bijvoorbeeld zo ingericht worden, dat afhankelijk van het type opdracht en het stadium waarin de opdracht zit, 7T voorstelt om offertes aan te vragen bij leverancier A, B en C. Uiteraard blijft dit een voorstel en bepaalt de gebruiker uiteindelijk zelf wat voor acties worden ondernomen. Status en actielijst Bij elke statusovergang van het dossierdeel genereert het systeem de activiteiten die bij de nieuwe status horen. Hierbij worden datum en tijd waarop de actie plaats moet vinden gebaseerd op het moment van de statusovergang en eventueel eerder afgeronde activiteiten. Op deze manier wordt de actielijst overzichtelijk gehouden. Acties die wel verricht moeten worden, maar waaraan men nog niet kan beginnen, worden nog buiten de actielijst gehouden. Actielijst en rollen Bij een dossier kunnen meerdere relaties een rol spelen, zoals de klant, leveranciers, gebruikers, etc. Deze relaties kunt u zelf aan het dossier koppelen, maar kunnen ook automatisch n.a.v. het invoeren van een activiteit bij het dossier worden geplaatst. Hierbij wordt ook vastgelegd wat hun rol ten opzichte van elkaar is, dus als A leverancier is van B, weet het systeem dat B klant is van A. 12 7T software

13 Dossiers Per dossierdeel kunt u een uitgebreide registratie opbouwen van afgeronde en geplande activiteiten. Per activiteit kunnen desgewenst verschillende documenten gekoppeld worden. Ook kunnen aanvullende opmerkingen worden ingevuld, evt. door verschillende personen. Een activiteit die gekoppeld is aan een dossier, kan hierdoor meerdere ingangen in verschillende actielijsten hebben. De activiteit is n.l. te zien bij leverancier A, maar ook bij klant B en op de actielijst van de gekoppelde medewerker. Omdat de actielijst per relatie (leverancier, klant of gebruiker) over meerdere dossiers heen gaat, is er een goed overzicht van alle lopende zaken per relatie. Bij het dossier is dan weer goed te zien welke acties er gedaan moeten worden om dat dossier verder af te handelen. Activiteiten Een activiteit bestaat uit een aantal zaken: De periode waarbinnen de activiteit moet worden afgehandeld. De medewerker die de activiteit in zijn actielijst moet krijgen. Een omschrijving van de activiteit, eventueel verdeeld over meerdere items, voorzien van datum en gebruikersinformatie. Het soort activiteit, waaraan eventueel een werkinstructie gekoppeld kan zijn. De relatie/contactpersoon die met de actie te maken heeft. Een datum en tijd waarop de activiteit is afgerond. Aan activiteiten kunnen diverse documenten gekoppeld worden. 7T Mail en faxintegratie Het koppelen van documenten aan activiteiten kan handmatig door het aanwijzen van een bestand op uw netwerk. Het kan echter ook geheel automatisch gebeuren. Meer kunt u hierover lezen in het hoofdstuk Documentintegratie. Gebruik De module 7T Dossier is een prima aanvulling op de overige 7T modules, maar wordt inmiddels ook, samen met 7T Relatie, ingezet als totaaloplossing voor bijvoorbeeld financiële dienstverleners, zoals hypotheekadviseurs. 7T software 13

14 Documentintegratie Export naar o.a. Adobe PDF Microsoft Word Microsoft Excel Gescheiden tekst Normale tekst Archiveren van s Faxen Office documenten Gescande docum. Alle bonnen, rapporten, formulieren en overzichten kunnen direct vanuit 7T g d en/of gefaxt worden. U kunt hierbij de opmaak van het bericht en het voorblad van de fax zelf vormgeven. Vanuit 7T kunnen alle bonnen en lijsten ook geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, gescheiden tekst (CSV) of normale tekst (TXT). Het is ook mogelijk om Excel-rapporten direct te koppelen aan de database van 7T. Op deze manier kunt u snel uw eigen maand- en kwartaalrapportages in Excel maken. Net als de andere delen van 7T levert ook deze functionaliteit een aanzienlijke tijdwinst op. en/of fax versturen Vanuit 7T kunnen eenvoudig berichten verstuurd worden. 7T maakt hierbij optimaal gebruik van de gegevens uit de database. Bij het versturen van een orderbevestiging kent 7T bijvoorbeeld de klant en de contactpersoon. Van daaruit worden zaken als het adres en het faxnummer uit 7T Relatie opgehaald. Per rapport/bon kunnen en faxvoorblad sjablonen (desgewenst in verschillende talen) worden aangelegd. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van allerlei gegevens uit 7T, zoals ordernummer, naam van de vertegenwoordiger, etc. De opdrachtbevestiging zelf wordt meestal als PDF-bijlage aan de gekoppeld. Na een goede inrichting van dit systeem, kunnen onze klanten na een eerste visuele controle van de uitvoer, met één druk op de knop hun opdrachtbevestigingen, aanvragen, offertes en bestelbonnen en, faxen of beide tegelijkertijd. 14 7T software

15 Documentenregistratie Documenten kunnen vanuit een centrale module worden gekoppeld aan relaties, contactpersonen, activiteiten en/of dossiers. 7T zorgt ervoor dat de documenten via uw database gemakkelijk teruggezocht kunnen worden. Archiveren van s De software van 7T is gekoppeld aan Microsoft Outlook/Exchange. Als de gebruiker een wil archiveren, opent een scherm waarin 7T een relatie, contactpersoon, medewerker en/of een dossier(deel) voorstelt. De relatie, contactpersoon en medewerker worden herleid vanuit het adres van de verzender of de ontvanger. Als u 7T Dossier gebruikt en er ergens in het e- mail bericht een codering van het dossier(deel) is opgenomen, stelt 7T ook direct het juiste dossier(deel) voor. Tijdens het archiveren, kan de gebruiker zelf deze gegevens wijzigen en/of aanvullen. Archiveren van faxen Er komen steeds meer faxoplossingen op de markt die het faxverkeer integreren met uw e- mail verkeer via Exchange Server van Microsoft. Uitgaande faxen komen in de outbox terecht en binnenkomende faxen in uw inbox. Op deze manier is het archiveren van faxen binnen 7T even simpel als het archiveren van berichten. Archiveren van documenten Documenten, bijvoorbeeld gescande documenten, kunnen in een map met nog niet gearchiveerde documenten op het netwerk worden gezet. Met een module, die qua interface vergelijkbaar is met het archiveren van s en faxen, kunnen de gescande documenten opgepakt worden en aan een klant, contactpersoon, gebruiker en/of dossier worden gekoppeld. Op deze manier wordt het archiveren door 7T optimaal ondersteund, maar houdt de gebruiker er zelf de controle over. Het papierloze kantoor is voorlopig een utopie, maar het komt door deze mogelijkheden toch weer een stapje dichterbij. 7T software 15

16 Artikelbeheer Mogelijkheden Artikelen Vrije artikelen Assemblage Explosie/Receptuur Aanvullende kosten Objecten Extra artikelcodes Alternatieven Combinatieverkopen Magazijnen/locaties Documenten/foto s 7T kent verschillende soorten artikelen. Sommige artikelen worden als totaalproduct verkocht, maar in onderdelen geleverd. Anderen hebben aanvullende kosten of moeten eerst worden geassembleerd. De basis voor het artikelbeheer is het standaard artikel. Dit is een normaal artikel dat voorraad kan bevatten of alleen een administratief artikel. Bij dit laatste moet u bijvoorbeeld denken aan gewerkte uren. Daarnaast biedt 7T diverse artikelsoorten om uw bestand zo optimaal mogelijk in te kunnen delen. Assemblage-, Explosieof Receptuur-artikel Het is het makkelijkste om via een voorbeeld het verschil in assemblage, explosie en receptuur uit te leggen. We nemen hiervoor een EHBO-kist. De onderdelen die in de EHBO-kist horen zijn: De kist zelf 1 pak verbandwatten 25 g. 1 pak verbandwatten 100 g. 10 stuks wegwerp handschoenen 1 verbandschaar Is de EHBO-kist een assemblage-artikel, dan wordt dit opgenomen in de verkooporder. Daarna moet een productie order voor deze kist aangemaakt worden. 7T maakt dan een picklijst om deze onderdelen uit het magazijn te halen. Bij een tekort aan bepaalde onderdelen komt er natuurlijk eerst een besteladvies van de onderdelen of kunt u desgewenst de samenstelling wijzigen. Tijdens de productie worden alle zaken in de kist gedaan en wordt de productie order gereed gemeld. Bij het gereedmelden kunnen zaken als uitval e.d. in de kostprijs verwerkt worden. De verkooporder kan nu geleverd worden. De verkoopprijs voor de kist hangt aan het assemblage-artikel en de kostprijs is bij de nacalculatie van de productie bepaald als de som van de kostprijzen van de onderdelen. Als de EHBO-kist een explosie-artikel is, wordt dit ook opgenomen in de verkooporder. 7T maakt dan automatisch een picklijst voor alle orderdelen. Deze onderdelen worden in een omdoos verpakt en aan de klant geleverd. De klant moet ze dus zelf in de kist pakken. De klant ziet op zijn bonnen dus een bestelling en levering van de complete kist, maar krijgt alle onderdelen los. De verkoopprijs is vastgelegd bij het explosie artikel en de kostprijs wordt bepaald door het totaal aan kostprijswaarde van de onderdelen. Als de EHBO-kist een receptuur-artikel is, dan wordt het receptuur-artikel zelf niet in de order geplaatst, maar maakt 7T voor alle onderdelen automatisch orderregels aan. In het magazijn komt een picklijst voor deze orderregels (= onderdelen). De klant ziet niet meer dat hij een complete kist had besteld, maar krijgt alle onderdelen los geleverd. Er is hier geen sprake van een totale verkoop- of kostprijs, maar een levering van een aantal losse regels, die alleen maar via een receptuur-artikel zijn aangemaakt, maar die ook gewoon één voor één aangemaakt hadden kunnen worden. Vrij artikel / tekst artikel Een vrij artikel is een artikel dat bij verkoop direct aan een inkoop gekoppeld wordt en dus niet via de voorraad loopt. Dit kunnen artikelen zijn die u niet op voorraad houdt en die u geregeld bij verschillende leveranciers inkoopt. Door dit principe is het ook mogelijk om heel verschillende zaken via één artikelcode af te handelen. Onder dezelfde code kunt u de ene keer een koelkast en de andere keer een wekker verkopen. 16 7T software

17 Artikelbeheer De beschrijving van een artikel kan, als dat gewenst is, in 7T heel gedetailleerd zijn. In dit voorbeeldvenster worden bijvoorbeeld de verschilende eenheden en de extra kosten van het artikel beschreven. Op deze artikelen kan nooit voorraad gehouden worden. Er ligt dus een één op één verband tussen de verkooporderregel en de bijbehorende inkooporderregel. De inkooporder, inclusief de regel, wordt dan ook automatisch door het systeem vanuit de verkooporder aangemaakt. De kostprijs van het artikel wordt overgezet naar de verkooporderregel. Er wordt dus niet gewerkt met een gemiddelde inkoopprijs. Aanvullende kosten Bij elk artikel kan aangegeven worden dat naast de verkoopprijs aanvullende kosten in rekening gebracht moeten worden. U gebruikt dit type artikel als u deze kosten apart op de factuur wilt vermelden. Hierbij moet gedacht worden aan zaken als de verwijderingsbijdrage, Stibat en statiegeld. Speciaal voor deze laatste groepen kan aangegeven worden of de kosten in rekening gebracht moeten worden aan Nederlandse en/of buitenlandse klanten (gesplitst in EU/niet EU) Terugzoeken van artikelen In een groot bestand met artikelen is het van essentieel belang dat uw verkopers snel de juiste producten kunnen vinden. Artikelen kunnen opgezocht worden via de artikelcode die u eraan heeft toegekend, via (delen van) de omschrijving (met wildcards), de artikelcodes van de leveranciers, de artikelcodes van uw klanten en eventuele oude artikelcodes. Als u wilt kunt u bij elk artikel een onbeperkt aantal extra artikelcodes definiëren. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor de EAN codes. Elke gebruiker kan zijn persoonlijke schermkleur en -lettertype instellen. 7T software 17

18 Artikelbeheer Zoekgroepen Artikelen kunnen gerangschikt worden in hiërarchisch ingedeelde zoekgroepen. Met deze filters kan iedereen de juiste producten in uw database eenvoudig menugestuurd terugvinden. Dit is belangrijk als een gebruiker nog niet geheel wegwijs is in uw assortiment. Maar het wordt pas van essentieel belang als u besluit om gedeelten van het systeem beschikbaar te maken via internet. Extra informatie voor de verkoper (of de klant op internet) Per artikel kan aangegeven worden welke andere artikelen als alternatief kunnen fungeren en welke artikelen vaak in combinatie met het artikel worden geleverd. Alternatieve artikelen Alternatieven zijn van belang wanneer er bijvoorbeeld geen voorraad (bij uw leverancier) is van een gevraagd artikel. Er kan ook aangegeven worden waarom het artikel een alternatief is en wat eventueel de verschillen zijn. Zonder deze alternatieven is het afhankelijk van de assortimentskennis van de verkoper of er bij een tekort aan voorraad nog iets verkocht kan worden. Combinatie verkopen Een andere vorm van extra informatie zijn de combinatie-artikelen. U kunt aangeven dat een specifiek artikel heel vaak (vrije combinatie) of altijd (verplichte combinatie) in combinatie met het gevonden artikel wordt verkocht. Hierbij kunt u denken aan een fotocamera in combinatie met een draagtas of een printerkabel bij een printer. De verplichte combinatie lijkt op een receptuurartikel, alleen verdwijnt het hoofdartikel bij receptuur uit de order en bij een verplichte combinatie blijft het hoofdartikel staan en worden de combinatie-artikelen toegevoegd. Documenten Aan elk artikel kunt u documenten koppelen. U kunt denken aan een foto van het product, een certificaat, de specificaties in tekstvorm voor op een offerte, handleidingen of een checklist wat er precies meegeleverd moet worden (voor bijvoorbeeld verhuur). Vrije velden Op diverse plaatsen in het pakket kunt u zelf velden toevoegen. Bij het voorraadbeheer kunt u vrije velden aan artikelen koppelen. Objecten Artikelen kunnen binnen 7T verschillende statussen hebben. Een artikel kan een gewoon voorraad artikel zijn, het kan ook een administratief (geen voorraad) artikel zijn, maar er is ook nog een derde mogelijkheid, namelijk onderverdeeld in objecten. Als een artikel is onderverdeeld in objecten, dan is het een voorraadartikel, maar elke eenheid van het voorraadartikel heeft ook een registratie als object. Een object is een uniek identificeerbare eenheid, zoals een auto (kenteken), vorkheftruck (trucknummer), hoogwerker (objectnummer), etc. Aan een object kunt u allerlei zaken koppelen, zoals onderhoudsgegevens (datum volgende keuring of datum volgende beurt) en allerlei kenmerken (hefhoogte, zwaailicht, kenteken, etc.). Daarnaast kunnen ook zaken zoals draaiuren of kilometerstanden worden bijgehouden. Deze zaken zijn bij een verkooplevering vaak van minder belang, maar in combinatie met 7T Verhuur, kunnen dit essentiële zaken zijn. 18 7T software

19 Artikelen kopieren Bij het aanmaken van nieuwe artikelen kunt u veel tijd besparen door de basisgegevens van eerder aangemaakte artikelen te kopiëren. U kunt hierbij precies aangeven welke gegevens er wel en welke niet meegekopieerd moeten worden. 7T software 19

20 Voorraadbeheer Mogelijkheden Magazijnen/locaties Minimale voorraad Maximale voorraad Voorraadwaardering Serie / batch Voorraadbeheer Bent u een handelsbedrijf die voorraad houdt? Dan is het goed om te weten dat er een uitgebreide voorraadregistratie in 7T aanwezig is. Het houden van voorraad kost geld, daarom is een goede en sluitende voorraadregistratie van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering. Hiervoor is 7T voorraad natuurlijk geheel geïntegreerd met de overige 7T producten, zoals 7T Inkoop, 7T Verkoop en 7T Productie. Een goede logistiek en sluitende voorraadregistratie begint bij een juiste indeling van uw artikelbestand. Eerder is hier al het nodige over verteld. Voor het minimaliseren van de voorraad, kunt u levertermijnen, minimale en maximale voorraden vastleggen. Indien gewenst zelfs per maand. Voorraadwaardering 7T Voorraad waardeert de voorraad via een kostprijs. De kostprijs wordt bepaald via de nacalculatie van de inkoop. De kostprijs kan gebaseerd worden op: de gemiddelde inkoopprijs de laatste inkoopprijs (= vervangingswaarde) de vaste verreken prijs (VVP) Als uitgegaan wordt van de gemiddelde of de laatste inkoopprijs, dan kan deze prijs via de nacalculatie van de inkoop (zie 7T Inkoop) verhoogd worden met aanvullende (leverings-)kosten tot de uiteindelijke kostprijs. Door deze kosten in de kostprijs op te nemen, verkleint u het verschil tussen het bruto en het netto resultaat en kunt u uw verkoopprijzen scherper bepalen. Bij een vrij artikel (zie eerder in dit hoofdstuk) is er geen sprake van voorraad. De kostprijs wordt dan vanuit de nacalculatie van de inkoop één op één doorgezet naar de verkooporder die erbij hoort. Magazijnen 7T kan werken met één of meerdere magazijnen. Een magazijn kan in verschillende locaties worden ingedeeld. De voorraad kan op artikelniveau, op magazijnniveau en op locatieniveau bekeken worden. 7T heeft verder een aantal opties die acties over meerdere locaties kunnen uitvoeren. U kunt hierbij denken aan het tellen van hele paden in het magazijn. 7T Voorraad in combinatie met de Meerdere Magazijnen optie, kan werken met voorraad die is verdeeld over meerdere magazijnen. Elk magazijn heeft zijn eigen bestelniveau en voorraadrubrieken. Het is mogelijk om per magazijn te bepalen of er uit het magazijn verkocht en ingekocht mag worden. Het is zelfs mogelijk om het besteladvies voor aanvulling van de voorraad naar een ander magazijn over te hevelen. Zo kunt u bijvoorbeeld een minimale en maximale voorraad vastleggen voor een serviceauto, maar de gewenste bestellingen voor deze auto laten optellen bij het advies voor het centraal magazijn. 20 7T software